Как заверить документ копия верна образец. Примеры заверения копий различных документов

Давайте представим, что Вам надо срочно сдать копии документов в банк, на получение предприятием кредита или в налоговую инспекцию в ходе проводимой плановой проверки. Одно дело, когда заверяется копия одного листа. А если их 300? Заверять каждый – дня не хватит. Сегодня говорим о том, как провести заверение многостраничных копий.

Не забывайте, что при сшивке пачки необходимо обеспечить не только свободное чтение текста, но и доступ ко всем подписям, датам, визам и резолюциям, что стоят на подлинниках. Пачка копий должна быть крепко сшита и не рассыпаться в руках.

Заверение многостраничных копий

Все страницы пачки должны быть пронумерованы, начиная с единицы. Это важно.

На выведенные на обороте нити наклеивается бумажная наклейка так, чтобы кончики нитей торчали из-под нее. Если сшивали степлером, то заклеивающая его бумажка должна быть достаточного размера, чтобы проставить на ней заверительную надпись. Если заверение многостраничных копий в вашей организации не редкость, то проще напечатать реквизит заверения на клейкой бумаге, вырезать и оборачивать ей.

На наклейке пишется: «Всего пронумеровано, сшито, скреплено печатью (указать число) листов» . Количество листов обозначается цифрой, и словами. В остальном реквизит «Отметка о заверении копии» оформляется в обычном порядке.

Вспоминаем, что в него входит:

• заверительная надпись от руки или оттиск штампа «Копия верна» (другой вариант — «Верно»);
• должность, личная подпись должностного лица, имеющего право заверения, расшифровка подписи;
• дата, когда происходит заверение (день, месяц, год);
• при необходимости – оттиск печати

И мы , что лучше дополнить этот набор указанием места нахождения подлинников документов. Например, подлинники находится в архиве ООО «Ромашка» (наименование юридического лица), дело № 09-12

Например:

Копия верна.

Всего пронумеровано, прошнуровано, скреплено печатью 50 (пятьдесят ) листов.

Начальник отдела кадров Ефимова И.А. Ефимова

Подлинник находится в архиве (ООО «Ромашка»), дело № 09-12

В процессе работы организации часто требуется предоставить копию того или иного документа. Однако мало кто из нас задумывался над тем, как правильно заверить копию, чтобы при этом не возникало сомнений в юридической силе подобного документа.

Наверняка многие из нас полагают, что такая процедура, как заверка копий юридическими лицами, не урегулирована действующим законодательством. Это не так. В настоящее время действует (далее - Указ). Последние изменения в этот нормативный акт сняли запрет на заверку копий паспорта, заменяющих его документов, профсоюзного, военного билетов, депутатского удостоверения, служебных удостоверений организациями. Также порядок свидетельствования копий документов частично регламентируется ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (далее - ГОСТ Р 51141-98) и ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (далее - ГОСТ Р 6.30-2003), которые носят рекомендательный характер, не нуждаются в регистрации Министерством юстиции РФ, поэтому их положения в части свидетельствования копий следует применять с оглядкой на требования Указа.

В соответствии с п. 2.1.30 ГОСТ Р 51141-98 заверенной копией документа является копия, на которую в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.

Порядок действий и необходимые реквизиты копии документа указаны в : «Верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью. На копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится в данном предприятии, учреждении, организации».

В соответствии с п. 3.26 ГОСТ 6.30-2003 при заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись «верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения.

На практике для экономии времени все реквизиты, кроме подписи заверяющего лица, объединены одним штампом.

Иногда приходится слышать мнение о том, что заверение копии документа печатью необязательно. Данное мнение ошибочно формируется из неправильного толкования п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003 в части, где говорится о том, что «допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации». В данном случае имеется в виду, что организация самостоятельно определяет тип печати, используемой для заверения: печать организации, используемая для скрепления подписей руководителя организации, печать канцелярии, печать филиала и т.д. Во избежание недоразумений необходимо заранее определить тип печати, которая будет использоваться для заверения документов. Для этого необходимо либо издать приказ об организации, либо указать в положениях, регламентирующих документооборот или оборот, учет и хранение штампов и печатей.

Не подлежат свидетельствованию копии с документов, имеющих неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления (

Копия документа должна достоверно передавать его содержимое. В даже копии, сделанные на ксероксе, нуждаются в юридически грамотном подтверждении их соответствия оригиналу. Сделать это можно разными способами. Как правильно заверить копии документов в установленном порядке, зависит от конкретной ситуации.

В разных случаях копий производится на основании либо закона, либо определенного нормативного акта. В соответствии с их требованиями достоверность копии должен подтверждать нотариус, предприниматель или сам владелец документа. Нужно только знать, когда и как действовать.

Заверяем нотариально

Консультация нотариуса нужна не только при оформлении определенной сделки или получении доверенности. Многие документы и их копии нуждаются в заверении. Нотариальная служба действует четко в соответствии с ее законодательством. Чтобы не случалось отступлений от закона, деятельность нотариусов скрупулезно контролируется. Даже мелкие нарушения этих служащих строго караются. Благодаря этому доверие к нотариально подписанным копиям и актам остается незыблемым.

Чтобы подтвердить своей подписью бумагу, нотариус тщательно все перепроверит. Существуют общие правила подтверждения копий у нотариуса:

• В качестве оригинала принимаются только неламинированные документы, чтобы можно было подтвердить их подлинность
• Подпись на оригинале должна быть от руки, а не факсимильная
• Документы, состоящие из нескольких листов, должны быть скреплены надлежащим образом
• На всех листах должна быть подпись уполномоченного лица
• Если бумаги оформлялись заграницей, их следует легализовать согласно международным правилам
• Если оригинал поврежден, отчего часть текста не читается, то его копия не может быть нотариально заверена
• Копия документа, целиком написанного или только с пометками карандашом, не допускается для подтверждения у нотариуса
• Копия с исправлениями или добавлениями не заверяется нотариально
• Копии об образовании без номера регистрации и подписей не могут подтверждаться нотариусом
• Копию договора, написанного от руки, нотариус заверить не имеет права
• Зачетная ведомость без наличия диплома нотариусом не заверяется
• Некоторые виды медицинских актов, приведенные в указах Минздрава по заболеваниям, не могут заверяться нотариусом
• Не заверяются данные не на русском языке, к которым отсутствует подтвержденный надлежащим образом перевод
• Служебные и другие виды бумаг, имеющие обозначение о секретности или запрете копирования, не принимаются к рассмотрению
• Наличие даже мелких отступлений от правил оформления является основанием для отказа свидетельствования его копии

Необходимость заверить копии документов у нотариуса может возникнуть у юридического или физического лица. У каждого для этого могут возникнуть свои причины.

Заверка любой копии производится только при наличии оригинала. Все должно отвечать существующим требованиям.

После проверки всех деталей юрист убедится в правильности регистрационных номеров и других реквизитов, подтверждающих подлинность. Клиент, обращающийся за подтверждением копии, показывает свой паспорт. Но для подтверждения личности подходит также водительское удостоверение.

Кто имеет право на получение данной услуги

Когда юрист оказывает такую услугу, не обязательно, чтобы при этом присутствовал владелец того документа, копию которого нужно подтвердить. Не требуется также свидетельство о его дееспособности. Все могут обращаться к нотариусу с данной просьбой. Но заказать подтверждение копии паспорта может только его владелец.

Что касается подростков до 18 лет, то они могут обратиться к нотариусу, лишь чтобы подтвердить копию собственных документов, включая свидетельство о рождении, аттестат или паспорт.

В общем, нотариус заверяет копии только самых важных документов. В таком случае получается наиболее весомое документирование достоверности дубликатов. В менее существенных ситуациях допускается подтверждение другим порядком.

Заверяем самостоятельно

Часто различные декларации и другие документы в скопированном виде необходимо заверять подписью. Согласно действующему законодательству, такие копии может подтверждать, например, получатель кредита. Он должен подписывать все страницы копии документа фразой «Копия верна», своей подписью, указанием фамилии и даты. Нотариус в подобных ситуациях не обязан ничего удостоверять. Самостоятельно подтверждаются скопированные листы документов, выданных конкретной организацией, то есть бухгалтерские справки, внутренние приказы, исходящие официальные письма и так далее.

В ряде случаев необходимо заверить копии документов самостоятельно, включая дубликаты паспорта, номеров счетов, свидетельства о рождении, браке или смерти. Но это не для подтверждения личности человека. Даже если они заверены нотариусом, такая копия не берется во внимание в суде, банке и других учреждениях. Если копия документа заверена, то это только для доказательства точности передачи содержимого оригинала.

Такой способ – самый простой. И только человек сам будет нести ответственность за то, что он удостоверил. Поэтому пренебрегать подобным актом не следует.

Заверяем для налоговой

Особого внимания требуют случаи, когда нужно заверить копии документов для налоговой. Тогда в ИФНС нужно подать перечень документов, включая подшивки из множества страниц. Согласно Налоговому кодексу РФ (ст. 93) в подтверждении достоверности нуждается каждый скопированный лист.

При единой подтверждающей подписи на всю книгу налоговики могут не принять отчет и даже наложить штраф за некорректное оформление. В суде действия инспектора будут поддержаны.

Если речь идет о договоре на много страниц, то нужно будет прошить листы нитью, пронумеровать их, на обратной стороне место сшива зафиксировать бумажной наклейкой, на которой указать печать и количество листов. В таком случае каждая страница не должна быть подтверждена. При этом нужно учитывать такие правила:

• четко виден текст, читается дата и визирование документа
• со всех страниц можно свободно снять ксерокопию
• страницы прошиты прочно, не распадаются во время перелистывания
• каждый лист пронумерован, а в конце указано число прошитых страниц
• на последней странице нужна подтверждающая подпись и печать

В таких книгах должно быть меньше 150 страниц, при условии, что на каждом листе только одна копия, с одной стороны листа. В случае если дубликат отчета или другого документа состоит из большего количества страниц, несколько отдельных пачек. Желательно исходный документ прошивать в такую же книгу, чтобы налоговики не настаивали на переоформлении копий.

Сшивка должна выполняться через 2, 3 или 4 прокола, которые можно пробить дыроколом, шилом или иголкой. Важно, чтобы при этом не был задет содержащийся в копиях текст. Сшивание подборки страниц через один прокол, сделанный в верхнем углу, считается неправильным.

Рекомендации, приведенные в статье, соответствуют действующему законодательству. Если сделать все, как указано в инструкции, то можно будет избежать существенных штрафов от налоговиков, которые очень любят грешить подобными санкциями.

Заверяет предприниматель

Руководитель может подтверждать копии разнообразных отчетов, справок, исходящих писем, приказов и других внутренних документов. Во всех остальных случаях копии заверяют лишь при условии, что настоящая бумага будет храниться на предприятии, например, это может быть трудовая книжка. Такое подтверждение копий позволяет в ситуации, когда данные при копировании искажены, возлагать на заверяющего, а не на нотариуса ответственность, в том числе материальную.

Например, при неточном введении цифр в номере счета в банке, деньги могут быть переведены налоговиками на другого получателя. Если же нужно будет их возвращать плательщику, то это потянет за собой существенные материальные затраты. При наличии подтверждения неправильного дублирования отвечать за ошибку будет тот, кто подал некорректные реквизиты, а не налоговик.

Случается, что ошибка закралась на этапе подачи данных по счетам самим банком. Тогда выход из ситуации будет искать финансовое учреждение, а не владелец документов, подававший копию. То есть человек уполномочен заверять корректность копирования данных документа, а не его самого. В таком случае он и отвечает за них. И требования налоговой инспекции при сдаче отчетности в таких ситуациях вполне законны.

Также копии данных документов могут подтверждаться таким способом для различных фондов внебюджетного типа, контрагентов, для выдачи подчиненным и так далее.

Подписывать достоверность дубликата может каждый сотрудник, на которого приказом должна быть возложена такая обязанность, что подтверждается через выданную ему доверенность. Что касается печати, то она подходит не только от руководителя, но и от отдела кадров. Индивидуальный предприниматель не обязан изготовлять печать, а следовательно, и подтверждать с ее помощью что-либо.

Руководствоваться в процессе подтверждения документов нужно ГОСТом № 6.30-2003, который называется «Унифицированные системы документации…» и утвержден Постановлением Госстандарта в 2003 году.

По его данным человек вправе сам заверять копию, которая снята с документа, выданного конкретно в его организации. Также под эту категорию подходят дубликаты документов, которые выданы другими учреждениями, но хранятся в этом.

Если копии документов заверяет предприниматель или руководитель предприятия, на них должны быть такие данные:

• «копия правильна»
• должность заверяющего дубликат
• если должность не указана, то это начальник
• подпись человека, подтверждающего дубликат
• фамилия с инициалами как уточнение подписи
• печать начальника или отдела кадров
• информация о местонахождении оригинала документа
• дата подтверждения копии или ее выдачи

Например, оформление подтверждающей части копии может выглядеть следующим образом:

Копия верна

Оригинал находится в ООО «Отрадное»

Исполнительный директор ООО «Отрадное» Подпись. Степанов Е. М.

Как и при нотариальном подтверждении, бумаги, дубликаты которых подтверждает начальник, не должны иметь подчисток, нечетко напечатанного текста, исправлений без оговорки «исправленному верить» с соответствующим подтверждением. Такой дубликат непригоден для делопроизводства или налоговой.

При подтверждении дубликатов бумаг, состоящих из нескольких страниц, они должны быть прошиты. В подобных случаях может подтверждаться дубликат каждого листа отдельно. Но если все составляющие сшиты ниткой в единую книгу, каждый лист пронумерован, то участок прошивки может быть заклеен листом с подтверждающей подписью, печатью и указанием числа листов.

Подтверждение правильности дубликата, сделанное начальником, должно быть максимально достоверным. Ведь за ним могут стоять как производственные проблемы, так и личные ситуации сотрудников. Основной способ наиболее точного выполнения данной операции – соблюдение действующего законодательства. А если это затрудняет, то можно заказать стандартный штамп с исчерпывающим комплектом формулировок, включая подтверждающие копии.

Когда процедура необязательна

Есть ряд ситуаций, когда не обязательно заверять копии документов в надлежащем порядке. Например, когда в законе говорится лишь о копии, а не о документе, то можно подать ксерокопию, достоверность которой никак не подтверждается. Не нужно заверять, например, нулевую ставку НДС. Однако в суде часто принимаются решения иного плана. Так, согласно разъяснению Высшего Российского арбитражного суда, акционерные общества должны предоставлять подтвержденные копии, когда на этом настаивают акционеры.

Не нуждается в подтверждении и документооборот электронного типа. Еще с 1979 года в СССР копии и сами документы, созданные посредством ЭВМ, принимаются в суде как доказательство. В те времена оригиналом считался первый образец электронной версии документа. А чтобы доказать что-либо в суде, нужно было предоставлять весь компьютер.

В современной юриспруденции подлинник – это чаще всего распечатанный документ с живой подписью и мокрой печатью.

Электронный вариант дубликата документа принимается к рассмотрению, например, в арбитражном суде, но не всегда. Такой суд сканы принимает как копии документов. Они подаются в электронном виде через сайт суда, где можно заполнить установленную форму, загрузить имеющиеся в наличии доказательства, то есть отсканированные документы формата pdf. Участники процесса должны предварительно зарегистрироваться в ресурсе «Мой арбитр».

Все сканы должны по формату и размеру соответствовать порядку, утвержденному в Постановлении № 80 (08.11.13) ВАС РФ. Важно учесть, что данные правила касаются лишь предоставления в «Мой арбитр» копий, а не оригиналов. Суд имеет право затребовать и оригиналы на бумажном носителе.

Если копия для суда не нуждается в нотариальном подтверждении, то для ее заверения хватит только подписи, а также печати, если вопрос касается юридического лица. В таком случае нужно также указать дату создания копии и место хранения оригинала.

Необязательность подтверждения копий в разных ситуациях суд может рассматривать по-разному. Но вам все равно нужно быть готовыми предоставлять бумажный оригинал на подтверждение электронный копии документа. В суде обязательно проверят наличие подписи, даты отправления и получения и другие нюансы. А электронную подпись, если она приемлема в конкретных обстоятельствах, может подтвердить оператор ЭДО.

Современное делопроизводство приемлет применение вместо оригиналов документов их копий, оформленных и заверенных в установленном порядке. В некоторых случаях требуются именно надлежащим образом подтвержденные дубликаты документов. Из таких нормативно-правовых актов можно отметить, например, статьи Кодекса внутреннего водного транспорта России, а также Трудового кодекса РФ (ст. 84.1). При надлежащей заверке копии будут приняты в любой ситуации и не потребуют исправления. Такая подготовленность зачастую может спасти деловую репутацию и уберечь от финансовых потерь. Поэтому нужно знать отечественное законодательство в части применения копий и руководствоваться им в соответствующем порядке.

Напишите свой вопрос в форму ниже

В современном деловом обороте допускается использование вместо подлинников документов их надлежащим образом заверенных копий. Так, к примеру, в процессуальном законодательстве РФ предусмотрено, что письменные доказательства представляются в подлиннике или в форме надлежащим образом заверенной копии (ч. 2 ст. 71 ГПК РФ, ч. 8 ст. 75 АПК РФ, ч. 2 ст. 70 КАС РФ). Требование о необходимости представления надлежащим образом заверенных копий документов содержат многие нормативные правовые акты. Например, такое требование можно найти в ст. 161 Кодекса внутреннего водного транспорта РФ, п. 4 ст. 226.1 НК РФ, ст. 84.1 Трудового кодекса РФ.

Что следует понимать под "надлежащим образом заверенной копией документа"?

Общие правила

В соответствии с пп. 25 п. 3.1 ГОСТ Р 7.0.8-2013 "Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст, под заверенной копией документа понимается такая копия, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.

В ГОСТе Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации", утв. Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст, предусмотрены порядок и форма заверения копий различных видов документов. В п. 3.26 указано, что при заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись: "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения. Если копия документа не заверена в соответствии с приведенными требованиями, она считается ненадлежащей (Постановление ФАС Поволжского округа от 07.07.2011 по делу N А57-9000/2010). Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

Копии документов, не заверенные надлежащим образом, а также документы, не содержащие обязательных реквизитов, суды не принимают в качестве доказательств. Это можно увидеть из следующих показательных примеров из судебной практики:

Простая копия доверенности представителя, подписавшего исковое заявление от имени организации, послужила основанием для его оставления без рассмотрения. Суд посчитал, что (про недопустимое доказательство в данном судебном акте ничего не сказано!) полномочия представителя не были подтверждены (Апелляционное определение Нижегородского областного суда от 28.06.2016 по делу N 33-7798/2016);

Поскольку приложенная к жалобе на бездействие судебного пристава копия доверенности не была надлежащим образом заверена, вышестоящий орган ФССП РФ правомерно отказал в рассмотрении поданной жалобы (Определение Пермского краевого суда от 18.07.2011 по делу N 33-7178).

Порядок заверения копий

С одной стороны, приведенные нормативные документы носят рекомендательный характер, и формально не обязательны к применению. В судебной практике есть примеры случаев, когда суды считали несоблюдение порядка заверения копий документов несущественным и не лишали владельцев таких копий полагающегося им объема прав и гарантий. К примеру, получение налогоплательщиком от своего контрагента копий документов, заверенных с нарушением рекомендованного порядка, без указания того или иного реквизита, не означает его недобросовестность и не лишает права на получение причитающейся ему налоговой выгоды (Постановление Арбитражного суда Поволжского округа от 14.09.2015 N Ф06-27279/2015).

Однако лучше не рисковать и настаивать в таких случаях на получении надлежащим образом заверенных копий документов, тем более что сам по себе порядок не вызывает никаких сложностей. Отметим также, что если законом или нормативным правовым актом никаких иных специальных требований к порядку заверения документов не предусмотрено, то использование приведенного порядка признается достаточным.

К такому выводу пришел суд, признав незаконным постановление судебного пристава об отказе в возбуждении исполнительного производства по мотиву того, что к заявлению взыскателя была приложена ненадлежащим образом заверенная копия доверенности. По мнению суда, нормы Федерального закона от 02.10.2007 N 229-ФЗ "Об исполнительном производстве" не предусматривают каких-либо специальных правил относительно порядка заверения доверенности, прилагаемой к заявлению взыскателя, в связи с чем оснований для отказа в возбуждении исполнительного производства не было. Представленная копия доверенности была оформлена надлежащим образом: она была выполнена на бланке компании-взыскателя, заверена печатью и подписью уполномоченного лица. Отметка о заверении копии проставлена в нижнем правом углу первой страницы доверенности (Постановление Арбитражного суда Северо-Западного округа от 06.03.2015 N Ф07-1185/2014).

В действующем законодательстве можно встретить и другие дополнительные требования к порядку заверения копий документов. Так, в абз. 4 п. 1 Указа Президиума ВС СССР от 04.08.1983 N 9779-X "О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан" установлено, что верность документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью. На копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится в данном предприятии, учреждении, организации. Эту отметку, как правило, никто не проставляет, чтобы не "утяжелять" удостоверительную надпись, тем более что суды не настаивают на обязательном соблюдении такого требования, ограничиваясь только требованием о проставлении тех обязательных реквизитов, которые приведены выше.

Про оригиналы нельзя забывать

При предъявлении заверенных копий документов следует учитывать, что у суда может возникнуть желание проверить наличие подлинников, с которых были сняты копии. Заверение соответствия копии документа подлиннику возможно лишь в случае, если лицо, заверяющее правильность копии документа, располагает подлинником документа. Установленные реквизиты заверительной надписи (должность лица, заверившего копию; личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия); дата заверения) о соответствии копии документа его подлиннику имеют целью предотвращение неправомерного заверения копий документов лицами, у которых подлинники таких документов отсутствуют.

В соответствии с ч. 6 ст. 71 АПК РФ арбитражный суд не может считать доказанным факт, подтверждаемый только копией документа или иного письменного доказательства, если утрачен или не передан в суд оригинал документа, а копии этого документа, представленные лицами, участвующими в деле, не тождественны между собой и невозможно установить подлинное содержание первоисточника с помощью других доказательств.

Так, при рассмотрении одного дела суд установил, что лицо, заверившее документ, не имеет никакого отношения к организации, от имени которой оно заверяло копию. Поскольку в материалы дела не было представлено доказательств в подтверждение того, имело ли оно право заверять документы и располагало ли подлинниками, суд признал заверенные им копии недопустимыми доказательствами (Постановление ФАС Московского округа от 11.01.2012 по делу N А40-26778/11-5-185).

Если речь идет о деле о банкротстве, в рамках которого кредитор пытается включить свои требования к должнику в реестр, он обязан предъявить оригиналы документов, подтверждающие его требования. Такая необходимость связана с тем, что с целью защиты конкурсной массы от недобросовестных кредиторов суд обязан установить действительность таких требований и отсутствие признаков злоупотребления правом со стороны заявителей.

Так, в одном деле суд усомнился в представленных компанией документах в подтверждение ее вексельных требований. Копии документов, представленные в материалы дела, были заверены самой компанией, хотя она не имеет отношения к их составлению и оригиналами не располагала. Представитель компании пояснил, что документы получил из материалов дела в ходе ознакомления с ними, однако данный довод не был проверен нижестоящими судебными инстанциями, поэтому суд округа направил дело на новое рассмотрение (Постановление ФАС Московского округа от 26.06.2014 N Ф05-6271/2014).

Кто вправе заверять копии?

Таким образом, надлежащим образом заверенной копией документа является такая копия, которая полностью соответствует оригиналу, и верность копии свидетельствует уполномоченное лицо. Верность копий подлинникам документов может свидетельствовать руководитель организации, который от ее имени действует без доверенности, а также иное лицо, которому такое право предоставлено по доверенности или локальным актом организации.

Так, в одном деле суд пришел к выводу о том, что копия доверенности на представление интересов лица на подачу жалобы в таможенные органы может быть заверена лицом, которому она была выдана, вследствие чего является незаконным отказ в принятии жалобы на бездействие таможенного поста со ссылкой на то, что доверенность не соответствует требованиям надлежащего заверения. Заверение копии доверенности специалистом соответствовало приказу генерального директора общества, согласно которому в связи с большим документооборотом с таможенными органами, судебными инстанциями и иными государственными структурами, с целью организации наиболее эффективной работы всем работникам фирмы предоставлено право заверения копий документов. Такой порядок заверения копий документов не противоречит закону (Постановление ФАС Дальневосточного округа от 02.02.2011 N Ф03-10026/2010 по делу N А51-10967/2010).

Закон не содержит обязательного требования заверения печатью организации отдельно каждого листа, представленного в пакете прошитых и скрепленных печатью документов. В деле о взыскании задолженности за поставленный товар суд признал допустимыми доказательствами копии товарных накладных и счетов-фактур, прошитых и скрепленных печатью вместе (Постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 26.08.2011 по делу N А10-41/2011). Копии документов могут заверять и государственные органы в пределах своей компетенции для выполнения возложенных на них задач. Такие копии могут быть представлены в качестве доказательств в суде. Например, распечатки сообщений электронной почты, информации с жестких дисков и иных носителей, заверенные антимонопольным органом, который получил эти материалы в ходе проведенной им проверки, являются надлежащими доказательствами по делам о нарушении антимонопольного законодательства (Постановление Президиума ВАС РФ от 12.11.2013 N 18002/12 по делу N А47-7950/2011).

При рассмотрении дел в порядке упрощенного производства действуют общие правила представления письменных доказательств в виде подлинников или надлежаще заверенных копий, выписок из документов (Постановление Пленума ВАС РФ от 08.10.2012 N 62 "О некоторых вопросах рассмотрения арбитражными судами дел в порядке упрощенного производства"). Необходимо учитывать, что если для обычного судебного разбирательства на стадии подачи иска можно приложить простые копии доказательств по делу или даже не все доказательства сразу раскрыть, то для упрощенного производства это не подходит. Поскольку особенность данной судебной процедуры состоит в принятии решения без вызова сторон на основании документов, своевременное представление надлежащим образом заверенных копий является принципиально важным.

Участники гражданского оборота при использовании судебных актов в исполнительном производстве, в деле о банкротстве и в иных случаях должны иметь на руках их надлежащим образом заверенные копии с подписью судьи и гербовой печатью. Перечень требований к заверению копий судебных актов (от прошивания и места наклеивания наклейки до проставления подписи и гербовой печати суда) предусмотрены в п. 10 раздела II Инструкции по делопроизводству в арбитражных судах Российской Федерации (первой, апелляционной и кассационной инстанций), утв. Постановлением Пленума ВАС РФ от 25.12.2013 N 100.

В противном случае они рискуют получить отрицательный результат. Так, к примеру, арбитражный суд не может установить размер требований конкурсного кредитора к должнику на основании не заверенных надлежащим образом копий актов суда общей юрисдикции (Постановление Президиума ВАС РФ от 22.11.2005 N 10161/05 по делу N А55-13072/04-38).

В Постановлении Пленума ВАС РФ от 08.10.2012 N 61 "Об обеспечении гласности в арбитражном процессе" в отношении дел, касающихся государственной тайны, указано, что при представлении лицами, участвующими в деле, копий документов суд проверяет, заверены ли они надлежащим образом в соответствии с требованиями ч. 8 ст. 75 АПК РФ (п. 16.1).

Нотариальное заверение копий

Нотариальное заверение копии документа является обязательным в случаях, прямо предусмотренных законом (например для представления интересов в суде, в Росреестре и др.). Если на законодательном уровне не установлено, что копии документов должны быть удостоверены нотариусом или иным государственным органом, организация вправе самостоятельно заверить копии необходимых документов. Нотариус удостоверяет копии документов в соответствии с Методическими рекомендациями по свидетельствованию верности копий документов и выписок из них, утв. решением Правления ФНП от 25.04.2016, протокол N 04/16.

В отличие от обычного заверения копий для нотариуса не имеет значения тот факт, является ли заявитель владельцем соответствующего подлинника или нет. Перед выполнением нотариального действия он обязан установить личность заявителя (п. 2.1 названных Рекомендаций).

Нотариус не станет заверять копию биометрического загранпаспорта гражданина, который является технически сложным документом, включающим заламинированные страницы, содержащие скрытую информацию в электронном виде, что не позволяет нотариусу сделать однозначный вывод об отсутствии признаков подделки документа и свидетельствовать верность его копии (Определение Московского городского суда от 26.12.2011 по делу N 33-40341).

Нотариально заверенная копия по своей юридической силе более значима. Особенностью любых нотариальных документов, в том числе нотариальных копий, является то, что обстоятельства, подтвержденные нотариусом при совершении нотариального действия, не требуют доказывания, если подлинность нотариально оформленного документа не опровергнута путем подачи заявления о подложности доказательств или не установлено существенное нарушение порядка совершения нотариального действия, и нотариальный акт был отменен (п. 5 ст. 61, ст. 186 ГПК РФ, п. 5 ст. 69, ст. 161 АПК РФ).

Предоставлений копий участникам / акционерам общества

Помимо предоставления документов в суд, необходимость предоставления копий документов имеется и в случае раскрытия информации обществу своему участнику или акционеру. В п. 9 информационного письма Президиума ВАС РФ от 18.01.2011 N 144 "О некоторых вопросах практики рассмотрения арбитражными судами споров о предоставлении информации участникам хозяйственных обществ" предусмотрено, что если участник обратился с требованием к обществу о предоставлении заверенных копий документов, то исполнение обществом обязанности по предоставлению участнику информации может считаться надлежащим только при условии, что копии таких документов заверены должностным лицом общества, полномочия которого вытекают из устава общества, его внутренних документов, или лицом, полномочия которого на заверение копий документов общества явствуют из обстановки, в которой такое лицо действует (например, сотрудником общества, присутствующим при ознакомлении участника с документами) в установленном порядке с проставлением печати общества, либо верность копий документов засвидетельствована нотариусом.

В случае предоставления информации в виде копий, записанных на компьютерные носители данных, удостоверение подлинности документа может быть осуществлено с использованием электронной цифровой подписи. Если у общества отсутствует электронная цифровая подпись, оно может предоставить участнику информацию в электронном виде без соответствующего удостоверения подлинности либо, если участник настаивает на предоставлении информации с удостоверением ее подлинности, в виде документа на бумажном носителе, заверенного надлежащим образом.

(Бычков А.И.) (Подготовлен для системы КонсультантПлюс, 2017)