Что такое штатное расписание организации? Штатное расписание Унифицированная форма 3.

Как заполнять штатное расписание (форма Т-3), какие сведения вносить в бланк штатного расписания.

Из статьи вы узнаете:

Как составить штатное расписание формы Т-3

Штатное расписание (форма Т-3) применяют в организациях для оформления штатного состава, структуры и штатной численности (статья 57 ТК РФ, раздел 1 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1).

В Трудовом кодексе РФ прямо не указано, что штатное расписание формы Т-3 должно присутствовать в каждой организации. Однако стоит учитывать, нет и рекомендаций, позволяющих отменить его составление. Узнайте, нужно ли вносить в штатное расписание

Не пропустите: главная статья месяца от эксперта-практика

Как не ошибиться в пяти главных графах штатного расписания.

Штатное расписание форма Т-3

Скачайте документы по теме:

При этом существуют веские аргументы, подтверждающие пользу заполнения бланка штатного расписания:

• документ помогает четко определиться с количеством работников, необходимых в организации, с денежными суммами, которые пойдут на их содержание, со структурой самого предприятия;
• заполненный бланк штатного расписания подтверждает фонд оплаты труда организации.

Что нужно указывать в бланке штатного расписания 2017

Нужно ли указывать в бланке Т-3 штатного расписания должности, иные сведения о совместителях?

Стоит учитывать, что по общим правилам в штатном расписании указывают все штатные единицы в организации, в том числе и неполные, независимо от времени занятости: совместителей, основных сотрудников с . Исключение делается для временных совместителей, которые изначально приняты для , так как они не увеличивают общее количество единиц в штатном расписании. В унифицированной прописывать условия работы сотрудников не нужно. Штатное расписание лишь включает сведения о количестве штатных единиц.

Вопрос из практики: нужно ли включать в штатное расписание формы Т-3 и в штат организации сотрудников надомников?

Да, нужно. При этом стоит учитывать, что если надомников принимают временно, чтобы заместить основного сотрудника, то специалист, работающий на дому, будет считаться штатным сотрудником, но количество единиц в штатном расписании не увеличится.

Обратите внимание! Сотрудники, с которыми заключен трудовой договор, относятся к штатным, и должны быть отражены в штатном расписании. Исключением являются временные работники, не увеличивающие количество штатных единиц.

Какие сведения вносить в штатное расписание

Обратите внимание! Не стоит устанавливать в штатном расписании по одинаковым должностям разные оклады. Это позволит избежать претензий со стороны проверяющих органов.

Подписание штатного расписания Т-3 и ознакомление сотрудников

Когда штатное расписание составлено, документ подписывает главный бухгалтер и руководитель кадровой службы. После чего штатное расписание утверждает руководитель организации соответствующим приказом. Об этом говорится в указаний, утвержденных .

Приказ о внесении изменений в бланк штатного расписания 2017

). Знакомить всех сотрудников компании с документом под роспись руководитель не обязан, так как основные условия труда всегда отражены в трудовом договоре и в дополнительном соглашении. Узнайте, можно ли , прием на которые будет проходить через несколько месяцев или лет.

организации (форма Т-3 ) – это один из обязательных кадровых документов, который должен присутствовать на каждом предприятии. В качестве бланка штатного расписания можно использовать форму Т-3, а можно и самостоятельно разработать удобную для вашей организации форму, которая будет учитывать индивидуальные особенности вашей деятельности. Скачать штатное расписание Т-3 можно ниже. Как правильно заполнить этот бланк?

Штатное расписание образец заполнения

Форма Т-3 содержит информацию о штатном составе организации. Сюда включаются сведения о подразделениях предприятия, наименование должностных единиц, их количество. Также для каждой должности указывается тарифная ставка, различные премии и надбавки. Далее по всем должностям считается суммарные затраты на в месяц. Таким образом, штатное расписание позволяет оценить уровень месячного бюджета на заработную плату.

Утверждается этот кадровый документ , составляться он может, например, в начале года, или с начала деятельности организации. Срок действия организация выбирает самостоятельно. Если организация динамично развивается, то имеет смысл составлять каждый год новое штатное расписание и указывать срок его действия – 1 год. Если организация не большое, то, возможно, ваше расписание будет действовать несколько лет. В любом случае на бланке Т-3 нужно указать дату начала действия документа и срок действия.

Если в процессе деятельности в штате предприятия возникают какие-то не значительные изменения (меняется количество штатных единиц, меняется оклад у какой-то должностной единицы, меняется наименование должности), то имеет смысл не утверждать новое штатное расписание, а изменить действующее. Для этого руководителем составляется соответствующий приказ, а в действующую форму Т-3 вносятся необходимые изменения. Если же изменения имеют массовый характер в связи, например, с , то лучше составить новое штатное расписание.

Составление данного документа возлагается на сотрудников кадровой службы, а при отсутствии таковых на сотрудников бухгалтерии.

Сам бланк формы Т-3 заполняется достаточно просто: нужно оформить шапку и таблицу с должностями.

Таблица штатного расписания по форме Т-3 содержит информацию о структурных подразделениях предприятия с указанием их кодов по внутренней классификации организации; наименование должностей по классификатору ОКПДТР и их количество. Также отражается система оплаты труда для данной должности (оклад, надбавки).

Суммарная зарплата для каждой должностной единицы умножается на количество этих единиц, полученная величина будет отражать месячный бюджет для сотрудников данной должности. Далее складываются месячные величины заработных плат всех должностей, и получается месячный бюджет для всего штата организации.

После того, как форма Т-3 заполнена, она передается на утверждение руководителю, который ставит отметку о своем утверждении вверху бланка.

Для организации кадрового учета в компании начинающим кадровикам и бухгалтерам отлично подходит авторский курс Ольги Ликиной (бухгалтера М.Видео менеджмент) ⇓

★

Помимо законов, деятельность российских предприятий регламентируется их внутренними документами. Часть из них необходимо вести в обязательном порядке по строго установленным формам. Другие – разрабатываются организациями самостоятельно по мере потребности в них.

К локальным документам относятся всевозможные инструкции, положения, правила, договоры и прочее.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Они отличаются от иных актов:

• утверждение осуществляется руководством предприятия;
• действуют только в пределах одной организации;
• содержание не противоречит законам, не ухудшает положение работников;
• имеют определенный срок действия.

К такой документации относится штатное расписание, которое формируется в большинстве современных организаций. Оно выполняет сразу несколько функций одновременно.

Что такое штатное расписание?

Для формирования штатного состава и общей численности персонала предприятия составляется штатное расписание. Оно представляет собой локальный документ, отражающий структуру компании и включающий перечень должностей, штатных единиц и общую численность работников. В штатном расписании также отражается информация об окладах, заработной плате и действующих надбавках.

Единого мнения относительно того, следует ли вести штатное расписание в организации, нет. Определяется оно или положением.

Нормативная база

Законодательное закрепление определения «штатное расписание» встречается только в Уголовном кодексе РФ. В части 2 статьи 57 оно трактуется как организационно-распорядительный документ, закрепляющий численный и должностной состав предприятия и отражающий фонд заработной платы.

Бланк штатного расписания (форма Т-3) установлена Госкомстатом. Правильность ее заполнения закреплена Постановлением № 1 от 05.01.2004 г. Она носит рекомендательный характер, поэтому может изменяться в организации в соответствии с потребностями. Скачать оригинал бланка бесплатно можно из любой правовой системы.

Законом установлено, что при упоминании в трудовом договоре только специальности или должности работника, ведение обязательно. Составляться оно должно по всем установленным правилам.

В случае подробного описания трудовых обязанностей в договоре с сотрудником предприятия, оформление расписания не обязательно.

Кроме того, законодательством освобождены от его формирования индивидуальные предприниматели, т.е. оно предусмотрено только для юридических лиц. Однако, на деле инспекторами налагаются штрафы на работодателей в размере 50 тысяч рублей за то, что они нарушают Трудовой кодекс.

Зачем составлять документ?

Штатное расписание несет значительный эффект предприятию. Во-первых, оно облегчает проведение анализа кадрового состава. Во-вторых, из него видна полная картина об оплате труда персонала.

На основе расписания решаются следующие вопросы:

• наем и увольнение работников;
• судебные трудовые споры;
• составление .

Данный документ требуется и при осуществлении проверок Фондом социального страхования и налоговой инспекцией. Несмотря на то, что его ведение не обязательно, ревизорам он необходим для сверки расчетов по произведенным денежным начислениям сотрудникам предприятия.

При необходимости предоставления информации из штатного расписания третьим лицам в ограниченном объеме, делается выписка из него. Требований к ее оформлению нет.

Кто ответственный за составление

Закон не устанавливает, кем должно формироваться штатное расписание. На практике его составляет специалист кадрового отдела или бухгалтер. Однако, доверить это дело можно любому иному специалисту: руководителю компании, специально организованной группе, сотрудникам юридического или экономического отдела.

Квалифицированный справочник должностей свидетельствует о том, что составление расписания входит в компетенцию экономиста по труду. Поэтому принимать участие в го заполнении должен хотя бы один специалист в области экономики.

Правила заполнения и образец унифицированной формы Т-3

Пошаговый алгоритм заполнения, составленный в соответствии с установленными правилами, следующий:

Из приведенного примера видно, что штат ООО «Алиса» утвержден на 2019 год в количестве 9 единиц приказом № 74 от 24.12.2017 г. Тарифная ставка составляет 306000 рублей, месячный ФОТ – 340850 рублей.

Приказ об утверждении

Утверждение штатного расписания предприятия производится по специальному приказу, о чем делается отметка в его тексте.

Пример текста приказа по вышеприведенному образцу: «Утвердить штатное расписание от 24 декабря 2019 года № 74 с численным составом в количестве 9 штатных единиц с месячным ФОТ 4090 200 рублей».

В данном примере ФОТ рассчитан следующим образом: 340850 * 12 = 4090200 (рублей).

Подписывается расписание руководителем предприятия и его главным бухгалтером. Когда оно включает несколько листов, можно проставлять подписи на каждом листе. Для этого в документе предусмотрены специальные поля. Такое заверение необходимо в компаниях, в которых изначально утверждается расписание в филиалах, а после – в центральном офисе.

Проставлять печать на утвержденном штатном расписание допускается, хотя не является обязательным. Составляется оно, как правило, сроком на один год.

Образец заполнения формы Т-3:

Внесение изменений

В течение действия штатного расписания может потребоваться внесение изменений в него в следующих случаях:

• изменяется состав персонала;
• создаются новые подразделения;
• исключаются старые или вводятся новые должности.

Вносить изменения можно одним из двух способов: заменить документ полностью или внести корректировки по отдельному приказу.

Если издается приказ на дополнение, необходимо указать причину:

• расширение или сокращение деятельности компании;
• устранение повторяющихся функций;
• новеллы законодательства, требующие такого изменения;
• повышение эффективности менеджмента;
• реорганизация предприятия.

Изменяя штатное расписание, корректировки должны быть внесены и в персональную документацию сотрудников компании: личную карточку, трудовую книжку.

Об изменении оклада (премии, надбавки) работник в письменной форме уведомляется об этом за 2 месяца до свершения данного события. Такие коррективы должны быть внесены не только в расписание, но и в основной договор с сотрудником путем заключения дополнительного соглашения.

Согласно Инструкции № 69 сначала о внесенных в штатное расписание изменениях информируется персонал, а после этого – осуществляется корректировка трудовых договор на основании приказа, распоряжения или другого решения.

Штатное расписание - это внутренний нормативный акт организации, существенно упрощающий ведение кадрового учета. Хотя действующее законодательство не обязывает работодателей заполнять данный документ, обычно он утверждается еще на этапе создания компании. Ведь, именно в нем фиксируется вся кадровая структура организации, состав и численность работников, а также ежемесячный фонд заработной платы. О том, как составить эту форму и как выглядит унифицированный пример штатного расписания, вы узнаете из этой статьи. Внизу вы найдете заполненный образец бланка, а также сможете скачать пустую форму и заполнить ее самостоятельно.

Штатное расписание (ШР) по Трудовому кодексу совсем не обязательно. При желании работодатель может работать и без бланка этого образца, включая наименование должностей и размеры окладов в трудовые договоры и приказы о приеме сотрудников на работу. Такие документы будут являться полноценными внутренними нормативными актами, и ни у каких проверяющих не возникнет вопросов по этому поводу. Однако не все так просто с этим документом. Ведь из содержания статьи 15 ТК РФ и части второй статьи 57 ТК РФ следует, что если в условиях трудового договора определено, что трудовая функция работника заключается в выполнении работы по определенной должности, такая должность должна соответствовать штатному расписанию. Следовательно, расписание в организации должно быть, и изучить его образец необходимо. По мнению юристов вступление сотрудника в должность в отсутствие штатного расписания можно отнести к нарушению трудового законодательства, за которое положена административная ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ РФ. Поэтому потратим совсем немного времени на данный материал и рассмотрим образец штатного расписания на 2019 год подробнее.

Для чего нужно штатное расписание

В первую очередь для планирования. По своей сути ШР структурирует всю компанию и иерархию в ней. Посмотрев в него, можно сразу понять, сколько в организации отделов, какие руководящие органы предусмотрены и какое направление является приоритетным. Имея под рукой форму расписания, любой человек сможет без труда составить мнение о средней численности сотрудников, о ежемесячном фонде заработной платы и о роде деятельности фирмы.

На основании этого локального акта очень удобно формировать фонд оплаты труда, подтверждать обоснованность расходов для ФНС, а также составлять статистические отчеты и заявки в службу занятости и кадровые агентства. Кстати, важно помнить о том, что если должность обозначена в штатном расписании, то она должна быть занята. Если вакансия есть, а работника нет, служба занятости должна об этом знать. В противном случае могут наказать. Это следует из норм Закона РФ от 19.04.1991 N 1032-1 о занятости .

На практике ШР необходимо в работе не только кадровикам, но и бухгалтерам. Оно является одной из форм, которые наиболее часто требуются при налоговых проверках. ШР — это документ первичного учета.

Когда разрабатывается ШР и какие сведения содержит

Разработать и утвердить форму ШР желательно в самом начале деятельности фирмы. Но если расписание забыли утвердить, сделать это можно в любой момент существования бизнеса. Кроме того, его можно утверждать заново хоть каждый месяц. Или вносить необходимые изменения в уже действующий образец на основании специального приказа.

Унифицированная форма Т-3 утверждена постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 . Хотя с 2013 года это постановление утратило силу и все образцы из него перешли в разряд рекомендованных, а не обязательных, обычно ШР составляется на основе этой формы. Однако компания может изменять эту форму, исходя из своих потребностей. В любом случае, перечень обязательных сведений, которые должен содержать данный локальный акт, является небольшим:

• структурные подразделения;
• должности;
• сведения о количестве штатных единиц;
• должностные оклады;
• месячный фонд заработной платы.

Если компания решила разработать свою форму расписания, то она не должна противоречить требованиям части второй статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Ведь, как уже было сказано, это первичный документ. Форма, разработанная самостоятельно, может абсолютно не соответствовать образцу, приведенному ниже.

Этот внутренний акт организации всегда обезличен. В нем не указаны фамилии и имена лиц, занимающих те или иные должности. Поэтому при приеме на работу и увольнении сотрудников образец ШР никак не изменяется. Однако существует подчиненный ему документ — штатная расстановка. Ее утверждают на уровне структурных подразделений и в ней могут значиться и конкретные лица. Никаких унифицированных форм и образцов для заполнения расстановки не существует, поэтому каждый руководитель может составлять (или не составлять) ее на свое усмотрение. Как правильно составить штатное расписание (образец 2019) для ООО и других организационных форм юрлиц, мы рассмотрим ниже.

Порядок принятия ШР

Штатное расписание составляет любое должностное лицо организации, которому делегированы такие полномочия (руководитель, бухгалтер, специалист по кадрам). При его составлении нужно обязательно опираться на нормы трудового законодательства и внутренние акты компании. В частности, это могут быть:

• Устав;
• структура предприятия (при ее наличии);
• учетная политика;
• профессиональные стандарты;
• расчеты месячных должностных окладов;
• другие нормативно-правовые и нормативные технические документы.

Иногда перед составлением ШР составляется другой кадровый нормативный акт — структура организации: схема всех подразделений, их взаимосвязь и подчиненность. Эта форма обязательной также не является, однако на ее основе проще составить образец ШР.

Утвердить штатное расписание можно только приказом, который подписывает руководитель организации или другое уполномоченное лицо. При этом право на издание таких приказов должно быть изначально закреплено в учредительных документах. Круглая печать на этом документе не ставится, даже если организация ее использует. Подписать форму ШР должен тот, кто ее составил, а в верхнем грифе необходимо вписать реквизиты соответствующего приказа и заверить их подписью руководителя.

Важные нюансы

При определении профессий и должностей нельзя брать их наименования, что называется, «с потолка». Следует придерживаться названий, которые содержатся в квалификационных справочниках или утвержденных профстандартах. Более того, в некоторых случаях это является обязательным: в статье 57 ТК РФ определено, что если какие-либо должности, специальности либо профессии связаны с предоставлением компенсаций и льгот или наличием противопоказаний, то их наименования должны строго совпадать с наименованиями и требованиями из нормативных документов, т.е. профстандартов и справочников. Аналогичные требования предъявляются к специалистам, которые имеют право на досрочный выход на пенсию. В этом случае стоит также руководствоваться списками 1 и 2 производств, работ, профессий и показателей, дающих право на льготное пенсионное обеспечение (постановление Кабинета Министров СССР от 26.01.1991 N 10 и постановление Совмина СССР от 22.08.1956 N 1173 ). Если принебречь этими требованиями, то у работника, у которого в трудовой книжке будет указана фактически вымышленная профессия, могут возникнуть проблемы при оформлении пенсии. А записи в трудовой можно делать только в соответствии со штатным расписанием и приказом о приеме на работу. Кроме того, за несоблюдение требований ТК РФ на работодателя могут наложить административный штраф.

Другая сложность может возникнуть, когда в форме ШР нужно указать не профессию или должность, а конкретный вид работы. Этот вопрос законодательно не урегулирован, но на практике работодатели часто вынуждены указывать именно вид работы, чтобы не получить проблем при подтверждении сокращения штата или численности работников. Это бывает необходимо, когда в организации есть также должности. В этом случае можно воспользоваться Порядком применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденным постановлением Госкомстата России от 24.03.1999 N 20. В этом документе указано, что руководство организации может издать приказ (распоряжение) и в нем указать все дополнительные реквизиты, подлежащие внесению в форму Т-3. Если организация применяет только виды работ и численность работников небольшая, ШР можно не составлять.

Внештатные сотрудники

Еще одна трудность, возникающая у кадровиков при составлении штатного расписания по образцу формы Т-3, связана с внештатными сотрудниками. Такими сотрудниками можно считать лиц, которые сотрудничают с организацией на основании договоров гражданско-правового характера. На них в силу статьи 11 ТК РФ не распространяется действие ни трудового законодательства, ни других актов, содержащих нормы трудового права. Поэтому и к ШР они никакого отношения не имеют, ведь они исполняют разовые работы. Однако на практике к внештатникам иногда относят работников, трудоустроенных на основании трудового договора и исполняющих конкретный вид работы. Если работодатель не издал приказ и не включил такую работу в ШР, возникает своеобразный казус: должности нет, а работник есть. Таких ситуаций желательно избегать.

Порядок внесения изменений

Изменение ШР происходит всегда на основании приказа. Такие поправки могут быть связаны:

• с исключением вакантных мест в связи с организационными изменениями в работе компании;
• вводом новых штатных единиц при необходимости расширения бизнеса;
• сокращением штатных единиц, связанных с сокращением численности или штата;
• изменением окладов;
• переименованием подразделений, наименований структурных единиц и прочего.

Изменения можно внести в действующую форму ШР или же просто утвердить новый документ на основании страрого образца. В обоих случаях потребуются документальное оформление, а также сопутствующие документы. Кроме того, необходимо строго соблюдать требования законодательства. Например, при сокращении численности работников надо издать приказ об исключении из штатного расписания определенных должностей, а также о введении в действие нового расписания, соблюдая требования статьи 180 ТК РФ . Этой статьей определена обязанность работодателя предупредить о сокращении не менее, чем за два месяца. Поэтому дата ввода в действие обновленного ШР с занятыми должностями не может наступать ранее, чем через два месяца после издания приказа о внесении изменений (например, дата издания приказа о внесении изменений — 15.02.2019, а изменения должны вводиться в действие не ранее 16.04.2019). Если изменения касаются вакантных мест, этот срок можно не выдерживать.

Аналогично, при изменении окладов необходимо соблюдать требования статьи 74 ТК РФ , согласно которой изменение условий трудового договора по инициативе работодателя допускается только в том случае, если оно является следствием изменения организационных или технологических условий труда. Об этом также необходимо уведомить всех работников, оклады которых должны изменится, не позднее, чем за два месяца.

Образец заполнения штатного расписания (форма Т-3)

Рассмотрим образец штатного расписания строительной организации, в которой 10 штатных единиц. Образец составлен по унифицированной форме Т-3.

Пример штатного расписания является приблизительным, в документ могут быть включены обособленные подразделения, филиалы и другие структурные единицы компании.

Руководителям предприятий рекомендуется использовать унифицированную форму, которая утверждена постановлением от 24.03.1999 N 20. Если расписание составляется первично, то руководство должно четко продумать перечень всех должностей, которые будут на предприятии, а также составить дополнительный документ, который фактически регламентирует оплату рабочего труда. Определяется, что штатное расписание может составляться любым сотрудником, но практика показывает, что руководители доверяют такое дело бухгалтерам или же сотрудникам кадровых отделов.

В трудовом кодексе определено, что любой предприниматель или же юридическое лицо, которое осуществляет процесс заключения трудового договора с сотрудниками, обязан осуществить составление штатного расписания. В тоже время в законе не определены отличия составления данного документа для ИП или же ООО. То есть, все руководители имеют право использовать форму Т-3, заполнение которой не имеет особых сложностей и проблем.

Форма Т-3 в своем составе содержит информацию обо всех подразделениях организации, количества штата единиц, перечисление должностей и пр. То есть, можно использовать унифицированную форму, в которую просто нужно внести индивидуальные данные. Заметим, что расписание внесено в перечень унифицированных форм. Большинство руководителей используют данную форму по той причине, что она содержит в своем составе все необходимые колонки и графы. Применение документа не является обязательным. В письме Роструда N ПГ/409-6-1 четко указывается на то, что Т-3 - рекомендуемая форма, но руководитель вправе осуществить разработку собственной формы документа, главное учесть в его составлении все требования законодательных норм. В статьях 15 и 57 ТК РФ указываются определенные нюансы оформления расписания, с учетом того, что наименования всех должностей, которые существуют на предприятии, непременно должны быть внесены в расписание.

Также устанавливается требование использовать такие реквизиты:

• Перечень всех подразделений, которые разработаны в организации;
• Указываются все должности, а также сведения, которые касаются количества штатных единиц;
• Обязательно вносится в документ информация об окладах по должностям, также вносятся данные о надбавках и пр.

Чтобы данный документ приобрел юридическую значимость нужно составить приказ руководителя, который фактически одобряет разработанное расписание, принимая его в качестве внутреннего, локального документа. Что касается срока действия штатного расписания, то руководство вправе самостоятельно его определять. Например, в организации может каждый год разрабатываться расписание, но нужно указывать его срок на составленном документе. Как правило, составление расписания на год импонирует компаниям, которые развиваются очень динамично, что приводит к расширению штата, формированию новых должностей, формированию более высоких показателей оклада, премий и пр. Маленькие организации чаще всего осуществляют процесс составления расписания на более существенный срок. На бланке нужно будет указать дату начала действия, то есть, дату, с которой данное расписание применяется на предприятии. Обязательно указывается срок действия.

Бывают ситуации, когда в процессе деятельности предприятия возникают определенные изменения. Например, меняется оклад, появляются новые штатные единицы, меняется наименование должностей. В данном случае, можно составить новое расписание, а можно просто осуществить процесс внесения изменений в действующий документ. Для внесения изменений руководитель составляет специальный приказ с указанием на проведение необходимых изменений. В разработанную и действующую форму Т-3 вносят все необходимые изменения, но исключительно в соответствии с ранее выпущенным приказом.

Впрочем, бывают достаточно крупные изменения. Например, на предприятии осуществляется сокращение штата, в данном случае рациональнее будет составить новое штатное расписание.

Таблица данного расписания в стандартной форме Т-3 содержит в себе информацию о подразделениях с обязательным указанием кодов, внутренней классификации, а также с указанием наименований всех должностей, причем с использованием классификатора ОКПДТР. Указывается количество должностей, и непременно указывается информация по окладу, а также различным надбавкам, если такие будут иметь место.

На основании штатного расписания можно достаточно быстро осуществить процесс просчета месячного бюджета для сотрудников подразделений. Так как фактически можно будет суммировать заработную плату должностных единиц, и умножить на количество, которое предусмотрено по каждой должностной единице.

После заполнения формы она должна быть обязательно передана руководителю на утверждение. Если руководитель формирует замечания по составлению, то форма перезаполняется. В конечном итоге форма должна быть подписана руководителем. Вверху бланка должна стоять специальная отметка - «утверждено».

Обязательные реквизиты формы Т-3

1. Обязательно указывается полное наименование организации. Причем устанавливается необходимость указать наименование, которое будет соответствовать учредительным документам организации;
2. Ставится 8-значный код предприятия (код ОКПО). Указывается номер штатного расписания. Нужно сразу же сказать о том, что по номеру нет никаких особых требований. Фактически, каждый год расписание может иметь номер 1, а можно просто следить за порядковой нумерацией;
3. Проставляется дата составления документа. Помните о том, что на документе ставится фактическая дата его составления, тем не менее, она может фактически отличаться от даты введения расписания в действие. Например, расписание может быть составлено в декабре, а вводить его на предприятии можно только с января;
4. Прописывается срок действия расписания. Как вы уже поняли, мелкие предприятия с минимальными аспектами развития могут составлять расписание на несколько лет. Если предприятие имеет весьма высокую динамику развития, то в данном случае расписание составляется на год. Но, в течение данного времени формируется возможность вносить определенные изменения;
5. Чтобы штатное расписание приобрело значимость, оно непременно должно быть принято руководителем. Причем, в данном случае составляется специализированный приказ. Гриф «утверждено», а также все реквизиты составленного приказа непременно должны быть указаны на форме Т-3. Также поверх грифа принято ставить печать организации. Тем не менее, данное правило не закреплено на законодательном уровне.

Как заполнить форму Т-3?

Порядок составления формы Т-3 потребует использования определенных данных первичных документов организации. Очень важно, чтобы в шапке фигурировало именно то название предприятия, которое отражено в учредительных документах (то есть, организационное, а не коммерческое наименование).

В первой графе указывается наименование структурного подразделения. Обратите внимание на то, что речь идет о филиалах, цехах, отделах, представительствах. В данном случае осуществляется процесс распределения подразделений по значимости. То есть, изначально указываются данные о представительствах, отделах, цехах. Что касается распределения информации по отделам, то начинать нужно с тех отделов, которые имеют более существенные аспекты финансовой значимости. Например, отдел инвестиции, после чего, отдел реализации и пр. Это рекомендательный аспект заполнения, он не является обязательным. Так что, можно указывать все данные о подразделениях так, как вам это будет удобно.

Во второй графе вам нужно будет указать код подразделения. В принципе, кодирование присваивается на самом предприятии, причем можно использовать обычную порядковую очередность, можно использовать кодификацию по отделам, и подчиненным ему отраслям. Например, отделу финансов вы присваиваете код 02, а бухгалтерия, которая будет работать в данном отделе будет иметь код 02.1 и пр. Заметим, что на мелких предприятиях данная графа вовсе не заполняется.

В третьей графе отражается информация о должности. Наименование указывается в единственном числе и исключительно в именительном падеже. Определена необходимость указания должности без сокращений и аббревиатур. Все должности, которые связаны с тяжелыми, а также вредными условиями труда определяются профессиональными стандартами, и все данные по таким должностям нужно будет получать посредством квалификационно-тарифных справочников. Наименования остальных должностей могут быть выбраны руководителем самостоятельно, так как законодатель не устанавливает никаких ограничений по данному вопросу.

В процессе выбора наименований должностей рекомендуется использовать специализированный классификатор профессий (ОКПДТР). В данном справочнике предложены наименования всех должностей, а также различных профессий, причем с их точным кодовым обозначением.

В четвертой графе указывается количество штатных единиц. Вы должны указать количество рабочих мест по каждой отдельной должности. Причем, вы должны помнить, что можно указывать целые и дробные единицы. Например, это может быть целая ставка, или же всего 0,25 ставки. Заметим, что работодатель имеет право указывать в штатном расписании предполагаемое количество работников, несмотря на то, сколько специалистов работает на предприятии. Например, в расписании указано 3 бухгалтера, но фактически может быть всего 2 бухгалтера, а одна должность остается вакантной. Но, тут есть исключение, если есть штатная единица, которая отведена под квоту для работников-инвалидов, то о ее вакантности непременно нужно сразу же сообщать в центр занятости.

В пятой графе определяется информация о тарифной ставке или же окладе. В данную графу может проставляться определенная тарифная ставка, а также указываться информация о принятом окладе. Если же нет возможности четко указать конкретное цифровое значение, то в данном случае можно указать форму оплаты труда. Это может быть аккордная или же сдельная оплата. Но, в следующей графе вы непременно должны поставить ссылку на положение, которое касается оплаты труда, где осуществляется детальное описание расчета оплаты фактически выполненной работы.

Заметим, что стоимостные показатели при заполнении унифицированных форм первичных документов указываются исключительно в рублях. Причем, устанавливается необходимость указания показателей с точностью до второго знака, который следует после запятой. В тоже время, если ваша организация не формирует окладов, то никто не может вам запретить в штатном расписании не указывать конкретные данные по окладу по той или же иной штатной единице. Можно просто определить возможные границы. Например, можно указать сумму в размере 1000-1500 рублей. Такая граница позволит вам в дальнейшем правильно, не нарушая норм законодательства осуществлять выплату заработной платы с учетом совместительства, квалификации, определенных иных характеристик работника.

В 6-8 графах указываются надбавки. Сюда вносится информация по всем надбавкам, которые формируются на основании работы специалистов в ночное время. Также, формируются надбавки за перевыполнение плана, за работу в сложных климатических условиях и пр.

Если на вашем предприятии применяются различные виды надбавок и их весьма существенное количество, то составляется отдельный документ, в котором прописывается вся необходимая информация, после чего, в указанных строках формы Т-3 просто дается ссылка на ваш локальный документ по надбавкам.

В девятой графе указывается информация по бюджету организации по определенной должности с учетом всех штатных единиц. Но, данная графа заполняется исключительно в том случае, если были заполнены все графы по оплате труда. Если же такие данные вы не вносили, то ставится прочерк. Если же данные вносились, то по всем должностям умножается сумма оклада на количество предусмотренных рабочих единиц.

В десятой графе указываются примечания. Именно тут вы сможете указать внутренний документ, который фактически определяет все нюансы начисления заработной платы. В процессе составления документа работодатель вправе фактически исключать те графы, которые ему не нужны, или же показатели которых определить на данном, конкретном предприятии будет невозможно.

Так как в законодательных актах не определена обязанность работодателей каждый год осуществлять составление расписания, нередко работодатели осуществляют составление расписания на все время работы, и в случае возникновения определенных изменений не занимаются созданием нового расписания, а осуществляют процесс его изменения.

Чтобы внести в документ все необходимые изменения, нужно составить специализированный приказ. Причем, в данном приказе должны быть отражены все данные, которые касаются существующего и действующего штатного расписания, а также должны быть предоставлены указания, которые касаются внесения определенных изменений. Все изменения описываются детально и точно.

Все изменения, которые формируются на предприятии определяются исключительно работодателем, который также имеет право принимать решения по вопросу внесения изменений в штатное расписание. Законодатель не устанавливает ограничений на количество и сроки внесения изменений. В тоже время, в трудовом законодательстве определена необходимость в четко определенные сроки внести изменения в штатное расписание в том случае, если производится процедура сокращения сотрудников.

• Наименование должностей, которые указываются в расписании, непременно должны соответствовать тем наименованиям, которые указываются в трудовом соглашении. Причем, при внесении данных в тот или же иной документ нельзя использовать сокращения;
• Сама запись должностей осуществляется в своеобразном убывающем порядке. То есть, стразу указывается основная - главная должность, после - должности по убыванию;
• Документ должен быть подписан руководителем, а также главным бухгалтером, рекомендуется ставить на расписании печать организации;
• Если в процессе заполнения документа были допущены ошибки, то исключается возможность их исправления при помощи корректора, но допускается легкое и аккуратное зачеркивание, причем, рядом должны быть указаны правильные данные. При внесении исправлений, напротив исправления ставится печать ответственного лица, которое осуществляет составление документа;
• Если речь идет о серьезных ошибках, например, в наименовании должности, то внесение исправлений в данном случае курируется исключительно приказом руководителя. Составляется приказ, в котором четко указывается на то, какие именно должны быть внесены изменения в расписание. После чего, ответственное лицо осуществляет внесение всех необходимых изменений.

Для чего нужно расписание?

Расписание - документ, который фактически является необходимым для приема на работу наемных работников, так как он курирует все данные по должностям, единицам рабочих мест, местам по квотам, а также позволяет контролировать аспект начисления оплаты тем или же иным сотрудникам в соответствии с предусмотренными ставками. Также такое расписание становится основой возможности систематически осуществлять кадровый анализ предприятия. На основании предусмотренных должностей, и фактически затребуемых, формируется возможность правильно балансировать вопрос найма работников в будущем.

Для руководителя расписание становится основой быстрого расчета возможных расходов на оплату труда всем сотрудникам, так как в расписании формируется указание суммы затрат на оплату деятельности сотрудников по тем или же иным должностям. Сотрудники кадровых отделов имеют возможность на основании расписания правильно осуществлять анализ необходимости набора или же увольнения сотрудников. Кроме всего прочего, расписание может стать надежным элементом защиты интересов работодателя в суде, при возникновении определенных спорных ситуаций с работниками, которые касаются сокращения численности, или же по вопросам отказа в трудоустройстве.

Нужно ли составлять расписание формы Т-3?

В 2013 году был создан законодательный акт, который определяет, что коммерческие организации имеют право не осуществлять оформление кадровых документов по ранее составленным формам, который были обязательными. То есть, форма Т-3 является рекомендуемой, но не обязательной. В тоже время, законодатель отменяет необходимость использовать стандартные и унифицированные формы, но нет отмены на составление расписания. Обязанность составлять расписание штатного значения сохраняется как за юридическими лицами, так и за индивидуальными предпринимателями.

Руководитель имеет право самостоятельно проработать форму штатного расписания, которая будет использоваться именно на четко определенном предприятии. Структура, форма и содержание документа не нормированы законодателем, но устанавливается ряд обязательных реквизитов. Что фактически говорит в пользу готовой формы Т-3, которая содержит в себе все необходимые данные. Форма представляет собой практический и удобный способ оформления расписания, так как в нее внесены все те сведения, которые должны быть отражены в расписании в соответствии с трудовым законодательством. В тоже время, определенные графы руководитель имеет право не заполнять.

Хранение документа

Руководитель может хранить оригинал расписания в бухгалтерии или же отделе кадров. При этом, оба подразделения должны иметь данный документ на руках, чтобы в соответствии с ним осуществлять составление иной документации.

Расписание должно храниться в организации постоянно. При проведении определенных проверок, контрольные и надзорные инстанции могут осуществить процесс затребования оригинала расписания, и руководство должно предоставить данный документ на изучение. Если же на предприятии данного документа не будет, то формируется возможность наложить на предпринимателя или же юридическое лицо штраф, причем, будет также выдано предписание о составлении расписания, как одного из основных документов, имеющих важное значение во взаимоотношениях работодателя и работника.

Выводы

Расписание штатного типа является обязательным документом, так как оно фактически определяет все нюансы по приему на работу тех или же иных сотрудников, а также определяет начисление денежных средств в качестве оплаты труда. Законодатель предлагает предпринимателям и юридическим лицам воспользоваться отработанной формой Т-3, которая содержит в себе все данные, касающиеся обязательных и дополнительных реквизитов расписания. Но, закон не запрещает вам самостоятельно осуществить составление расписания по индивидуальной форме, в зависимости от особенностей именно вашего конкретного предприятия.

Форма Т-3 очень проста в заполнении, содержит незначительное количество строк, которые нужно будет заполнить, при этом, есть проработанные инструкции, посредством которых можно быстро осуществить заполнение документа. Также вы можете использовать автоматическое составление расписания при помощи специализированных программ.