Что входит в журнал по основной деятельности. Журнал регистрации приказов

Порядок регистрации приказов и их нумерации в организациях

Руководитель нашей компании требует внести корректировку в электронный документооборот в части регистрации ОРД, а именно: регистрацию производственных, административно-хозяйственных, кадровых и других приказов производить в одном журнале по порядковым номерам. То есть это будет выглядеть примерно так: 001-Пр, 002-Пр, 003-ПрК, 004-Пр, 005-Пр/ЛС, 006-Пр и т.д. Я давно работаю с делопроизводством, но с таким вопросом столкнулась только сейчас. Подскажите мне, пожалуйста, возможна ли такая регистрация или нет, на какие регламентирующие документы можно в этом случае сослаться, а также возникает вопрос, как хранить эти документы (номенклатура дел) и составлять опись при сдаче их в архив?

Ответ

К сожалению, порядок регистрации приказов в организациях и их нумерации можно отнести, скорее, к обычаям делового оборота, чем к нормам, которые хоть как-то регламентируются. Судите сами: в настоящее время описание порядка регистрации приказов дано в документах, которые не являются нормативными и могут использоваться только как методические.

Интересная информация о системах делопроизводства размещена здесь.

Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (одобрена коллегией Главархива СССР от 27.04.1988, Приказ Главархива СССР от 23.05.1988 № 33)

п. 3.2.1.2. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и др.), как создаваемые и используемые внутри организации, так и направляемые в другие организации: поступающие из вышестоящих, подведомственных и других организаций и от частных лиц.

3.2.1.3. Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания документов. Например, отдельно регистрируются приказы руководителя по основной деятельности, приказы руководителя по кадрам, приказы руководителя вышестоящей организации по основной деятельности, решения коллегии вышестоящей организации, акты ревизии финансово-хозяйственной деятельности, бухгалтерские сводки, отчеты предприятий, акты внедрения результатов научных разработок, планы работы подведомственных организаций, заявки на материально-техническое снабжение и др.

Статья о делопроизводстве поможет вам не допускать ошибок в работе.

Основные Правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002)

3.5.5. Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями:

* приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу;

* приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения. Целесообразно при больших объемах документов приказы по личному составу, касающиеся различных сторон деятельности организации (прием на работу, увольнение и перемещение, командировки и т.д.), группировать в отдельные дела.

Для большинства руководителей ссылка на методические документы вряд ли станет существенным аргументом. С моей точки зрения, в первую очередь необходимо попытаться установить реальные причины желания вашего руководства регистрировать приказы именно таким образом, задав руководителю прямой вопрос о том, почему он хочет ввести общую регистрацию всех приказов организации. Если вам удастся установить причины требований руководителя, то, возможно, вы сможете ему предложить альтернативное решение, которое устроит и его, и вас.

Эксперт делится важной информацией об отличии форматов PDF от PDF/A в материале по ссылке.

Самым большим недостатком предложенного руководителем варианта, с моей точки зрения, является риск того, что контролирующие органы, привыкшие к раздельной нумерации приказов, могут в каких-то случаях заподозрить организацию в непредставлении запрошенных документов. Так что если вам все-таки придется

переходить на сплошную нумерацию приказов, рекомендую всегда держать под рукой нормативный документ, которым установлены эти правила, а также общий журнал регистрации, - с тем, чтобы при необходимости доказать, что все запрошенные приказы определенного вида были представлены.

Оптимизированная система документооборота – один из важнейших факторов, необходимый для обеспечения качественного кадрового учета предприятия. В статье расскажем про учет приказов в организации: обязательно ли регистрировать приказы, в какой форме необходимо составлять Журнал учета, а также разберем основные ошибки и ответим на распространенные вопросы по теме.

Для чего нужен журнал приказов

Основная задача Журнала – оптимизировать информацию о приказах для максимального удобства работы с документами. Данная цель обеспечивается особым способом заполнения Журнала:

• информация в Журнал вносится в хронологическом порядке;
• Журнал ранжирует приказы по видам (информационные, распорядительные) и сферам деятельности компании (основная деятельность, личный состав).

Таким образом, при наличии Журнала, процесс поиска необходимого приказа займет совсем немного времени.

Обязательно ли вести Журнал

Действующее законодательство не содержит прямых норм относительно обязательного порядка ведения Журнала. Однако при объемном документообороте Журнал является «жизненной» необходимостью. Ведь с его помощью кадровик может оптимально систематизировать документы с целью удобства их использования в дальнейшей работе.

Еще одно преимущество ведения Журнала – дополнительное подтверждение факта издания документа датой регистрации. При возникновении спорных вопросов, когда дата вступления приказа в силу не соответствует дате подписания документа, дата регистрации приказа в Журнале является дополнительным подтверждением правомерности распоряжений, описанных в приказе.

Законодательная база для учета документации

Как указано выше, действующий закон не требует от компаний обязательной регистрации приказов в Журнале. Учет приказов остается на усмотрение руководства компании, в связи с этим порядок внесения информации в Журнал, его форма и порядок хранения определяется каждой фирмой в индивидуальном порядке. При этом существует ряд действующих нормативных актов, которые предоставляют рекомендации относительно процедуры ведения Журнала.

Организация учета приказов

Как нумеровать приказы в журнале

Прежде чем внести данные о приказе в Журнал, документу следует присвоить индивидуальный номер. Для удобства работы с документами и в соответствии с действующими инструкциями применяется следующая система нумерации и индексации приказов:

1. Все приказы следует группировать по основным видам (основная деятельность, личный состав, административная и хозяйственная деятельность).
2. Исходя из вида приказа, к номеру документа присваивается индекс (ОС – основная деятельность, ЛС – личных состав, АХД – административно-хозяйственная деятельность).
3. Документы номеруются в цифровом выражении по правилам сквозной нумерации.

Предприятия с большим штатом и крупным массивом документов, как правило, разрабатывают дополнительные правила кодировки и индексации. К примеру, приказы по личному составу дополнительно разбиваются на приказы по приему на работу (ПрР), увольнение (Ув), переводу на другую должность (Пер) и пр.

Для дополнительной оптимизации документооборота некоторые предприятия нумерую приказы в соответствии с датой регистрации (дата приказа по основной деятельности – 14.07.17, приказ пронумерован 140717 – ОД).

Несмотря на то, что в данном случае нарушается принцип сквозной нумерации, данный механизм присвоения номеров не противоречит действующему законодательству и может быть использован в случае, если порядок закреплен во внутренних нормативных документах компании.

Пример №1. ООО «Бланк» имеет небольшой штат сотрудников и использует общую систему нумерации и индексации приказов:

• сквозная нумерация в соответствии с хронологией издания приказов;
• индексация по видам документов (ОД, ЛС, АХД).

Во 2-м полугодии 2017 «Бланком» изданы следующие приказы:

1. 07.17 согласно приказу в штат ООО «Бланк» принят экономист. Приказ пронумерован 14-ЛС.
2. 07.17 издан приказ об открытии новой торговой точки (№15-ОД).
3. 07.17 по приказу №16-АХД назначены сотрудники, ответственные за подключение торговой точки к городской теплосети.

Пример №2. АО «ГлавСтрой» имеет большой штат сотрудников и использует специальную систему нумерации и индексации приказов:

• номер приказа присваивается в соответствии с датой подписания документа;
• приказы по личному составу индексируются специальным способом (приему на работу – ПрР, увольнение – Ув, переводу на другую должность – Пер).

В июле 2017 АО «ГлавСтрой» изданы следующие приказы:

• 07.17 принят на работу технолог производственного цеха (приказ №130717-ПрР);
• 07.17 уволен по собственному желанию главный экономист планового отдела (приказ №140717-Ув);
• 07.17 сотрудник отдела продаж переведен на должность начальника отдела (приказ №150717-Пер).

Как оформить Журнал учета приказов

В общем порядке Журнал учета приказов составляется сроком на один год, то есть в него вносится информация о приказах, подписанных и вступивших в силу в течение календарного года. В случае, если речь идет о крупной компании с объемным документооборотом, то таким организациям целесообразно начинать вести новый Журнал каждое полугодие или ежеквартально.

Новый Журнал следует оформить титульным листом, с указанием:

• наименования предприятия;
• названия документа;
• даты начала и окончания ведения Журнала;
• ФИО и должность лица, ответственного за ведение Журнала.

По окончанию срока, указанного на титульном листе, документ следует прошить в соответствии с общими требованиями, а именно указать количество листов, скрепить печатью.

Порядок внесения данных в Журнал приказов

Каждое предприятие вправе самостоятельно разрабатывать и использовать форму Журнала. Однако, как правило, документ заполняется в виде таблицы и содержит следующие данные:

1. Порядковый номер. Так как Журнал предполагает хронологическое внесение информации и сквозную нумерацию, все приказы, отраженные в Журнале, должны иметь свой порядковый номер.
2. Дата документа. В графу вносят дату подписания приказа руководителя и вступления документа в силу. Именно эта дата является критерием для ведения хронологической записи.
3. Номер документа. Приказы нумеруются согласно порядку, утвержденному в организации. В Журнал вносится полный номер приказа (в том числе индекс).
4. Описание документа. В графе приводится краткое содержание приказа (О создании службы финансового мониторинга, О направлении в командировку, О выдаче спецодежды).
5. Ответственный за исполнение. В тексте приказа содержится информация о лице, на которого возложена обязанность по исполнению распоряжения. Данные об ответственном (ФИО, должность) следует перенести в Журнал.
6. Ознакомленные лица. В графе необходимо отразить данные о лицах, которых нужно ознакомить с приказом (например, все сотрудники, сотрудники того или иного отдела, лица, занимающие определенные должности, конкретные сотрудники – по ФИО).

Образец журнала учета приказов

В августе 2017 ООО «Глобус» изданы следующие приказы:

• 08.17 – о создании новой линейки продукции;
• 08.17 – о внесении изменений в штатное расписание;
• 08.17 – об организационных работах, связанных с переездом в новый офис.

Приказы пронумерованы в соответствии с внутренним порядком. Журнал приказов оформлен следующим образом:

Ответственные лица за исполнение

В случае использования Журнала приказов, руководством организации назначается лицо, ответственное за его ведение, оформление, хранение и сшив. В общем порядке таким лицом выступает сотрудник отдела кадров. Если Журнал ведется на небольшой фирме, то ответственным сотрудником может выступать бухгалтер.

Лицо, ответственное за ведение документа, следует указать во внутреннем нормативном документе (в Порядке кадрового учета). Целесообразно указывать не ФИО конкретного сотрудника, а должность, ведь в таком случае при увольнении работника его обязанности перейдут к преемнику.

Распространенные ошибки при оформлении журнала приказов

Ниже мы рассмотрим ТОП-3 распространенных ошибок, допускаемых при ведении Журнала приказов.

Ошибка №1. Порядок ведения Журнала приказов не закреплен внутренними нормативными документами.

Ошибка №2. ИП ведет Журнал в обязательном порядке.

Обязательства по ведению Журнала приказов отсутствуют для всех компаний и предпринимателей, независимости от организационно-правовой структуры, сферы деятельности, количества сотрудников, т.п. Таким образом, необходимость ведения Журнала для ИП остается на усмотрение предпринимателя.

Ошибка №3. Отсутствует лицо, ответственное за ведение Журнала.

Во внутреннем документе, регламентирующем общие правила заполнения и оформления Журнала, должно быть закреплено лицо, ответственное за ведение документа. Таким лицом, как правило, выступает представитель кадровой службы, но по усмотрению руководства, ответственность может возлагаться и на других сотрудников. За ответственным сотрудником закрепляются обязательства по оформлению, заполнению, хранению и сшиву Журнала.

Рубрика “Вопрос – ответ”

Вопрос №1. Можно ли вести Журнал в электронном виде?

Форма ведения Журнала, как и порядок его заполнения, законодательством не закреплены. Поэтому на усмотрение организации журнал можно вести в электронном виде. Форма электронного файла и механизм внесения в него информации разрабатывается и утверждается компанией индивидуально. Как правило, электронная форма Журнала используется в крупных компаниях и тех организациях, в которых внедрен электронный документооборот. Данная форма значительно уменьшает затраты времени при заполнении Журнала и последующей работе с документами.

Вопрос №2. Можно ли в Порядке ведения кадрового учета указывать ФИО сотрудника, ответственного за ведение Журнала?

Указание ФИО конкретного сотрудника в качестве лица, ответственного за ведение Журнала, не противоречит действующему законодательству. При этом такой способ назначения ответственного является не самым рациональным. Ведь при увольнении работника или переводе его на иную должность организации потребуется вносить изменения в Порядок. В данном случае целесообразно указывать конкретную должность, за которой закрепляется ответственность (например, старший специалист отдела кадрового учета).

Вопрос №3. Можно ли регистрировать приказы не в хронологическом порядке подписания, а по дате вступления в силу?

Применение данного способа не запрещено. В таком случае в Журнал следует добавить графу «Дата вступления документа в силу» и по этой дате применять хронологический порядок. Однако практика показывает, что такой механизм регистрации является не самым удобным и в значительной степени затрудняет поиск и последующую работу с документам.

В компании со значительным количеством сотрудников издается множество распорядительных актов, регулирующих деятельность предприятия. Чтобы обеспечить их учет, систематизировать, а также облегчить их поиск в случае необходимости, ведется журнал учета . Унифицированной формы данного журнала нет. Как правило, его применяют, чтобы обеспечить надлежащий учет потоку распорядительных актов.

Из статьи вы узнаете:

Журналы регистрации приказов по основной деятельности

Распорядительные акты, затрагивающие основную деятельность компании, наиболее многочисленны. От приказов по личному составу их отличает то, что содержание касается большого количества работников или всех сотрудников.

Распорядительные акты, касающиеся личного состава, более относимы к конкретным сотрудникам (приказы о направлении в командировку, о предоставлении отпуска, о поощрении или дисциплинарном взыскании, например).

Не пропустите: главный материал месяца от ведущих специалистов Минтруда и Роструда

Энциклопедия кадровых приказов от Системы Кадры.

Распоряжения руководителя по основной деятельности могут регулировать, например:

1. вопросы рабочего времени (об изменении графика работы структурного подразделения);
2. введение внутренних локальных нормативных актов (об утверждении положения о порядке премирования , об утверждении штатного расписания, об утверждении положения об аттестации);
3. меры защитного характера (о мерах по обеспечению коммерческой тайны, о назначении комиссии);
4. проведение контрольных процедур (о создании комиссии для проведения инвентаризации, о проверке знаний);
5. вопросы руководства организацией (назначение генерального директора, заместителя).

Кроме того, в актах по основной деятельности содержатся вопросы планирования, отчетности, охраны, управления, стратегии, развития и так далее. Как видим, весь этот пласт документации необходимо учесть, пронумеровать, обеспечить сохранность, систематизировать и иногда выдать срочно по запросу. Для этого и применяют журнал приказов по основной деятельности (образец можно скачать здесь ), иное название данного документа - книга регистрации приказов по основной деятельности.

Скачайте документы по теме:

Не стоит забывать также, что книга приказов по основной деятельности выполняет еще одну функцию – фиксирует факт издания приказа и его юридической силы. Бывают случаи, когда только с помощью журнала возможно доказать наличие и действие того или иного распоряжения как внутри организации, так и для третьих лиц (например, в судах).

Для коммерческих организаций и индивидуальных предпринимателей в законе отсутствует обязанность обеспечить ведение данного документа. Однако большинство фирм все же оформляют журнал приказов по основной деятельности, образец которого может быть утвержден руководителем, а может быть составлен произвольно, исходя из задач такого документа. Напомним, что унифицированной обязательной формы нет.

Форма журнала регистрации приказов по основной деятельности

По аналогии с иными журналами регистрации и исходя из обычаев документооборота, журнал, как правило, имеет титульный лист с информацией о наименовании фирмы, даты начала ведения журнала. В основной части регистрация идет с указанием номера приказа, даты, сути. Может содержаться информация о том, на кого из сотрудников распространяется действие распорядительного акта или кто ознакомлен с ним.

Для некоторых компаний может быть удобным включить в журнал приказов по основной деятельности (образец заполнения мы покажем ниже) информацию, где (в каком отделе, подразделении, у какого специалиста) хранятся копии регистрируемого акта или кто является ответственным за исполнение распоряжения.

Журнал может вестись как на бумажном носителе, так и в электронном виде. Ответственный за него, как правило, сотрудник, исполняющий обязанности обеспечения документооборота в организации, должность может называться по-разному. Ведение журнала может быть поручено отдельным распорядительным актом и иному сотруднику, например, бухгалтеру.

По срокам ведения – чаще всего нумерация приказов начинается с нового календарного года, таким образом, период ведения журнала – год. Но в зависимости от задач и предпочтений собственников и руководства компании, периоды учета могут быть иными.

Поскольку законодательные требования к порядку оформления такого документа отсутствуют, то и вопросы необходимости прошивания журнала, нумерации его страниц, фиксации прошивки указанием на количество листов и закрепления это печатью разрешаются компанией самостоятельно.

Важно: Хранятся такого рода приказы весь период деятельности организации (ст. 19 Перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558), следовательно, и журнал приказов по основной деятельности подлежит хранению этот же период.

Журнал регистрации приказов по основной деятельности (бланк)

Бланк журнала разрабатывается организацией самостоятельно. Однако можно воспользоваться и готовыми формами, отпечатанными типографским способом, если предлагаемый в такой форме журнал удовлетворяет интересам организации.

В электронном виде журнал учета приказов по основной деятельности возможно вести в программе Excel или с помощью таблиц. Крупные фирмы могут использовать программное обеспечение, позволяющее вести документооборот полностью в электронном виде и формировать журналы нужной формы.

Книга регистрации приказов по основной деятельности (образец) представлена во многих справочных системах, а также на правовых ресурсах.

Журнал регистрации приказов по основной деятельности (образец)

После того, как информация, подлежащая внесению, определена, заполнение граф журнала не вызывает затруднений. Образец заполнения может быть таким:

Реестр приказов по основной деятельности (образец)

Реестр приказов по основной деятельности – это тот же журнал учета. То есть в данном случае слова «реестр» и «журнал» синонимы и означают документ, в котором ведется учет распорядительных актов. Таким образом, реестром может быть названа таблица, где отражены те же самые сведения, что и в журнале.

Каких-то изменений в общепринятые формы журналов и реестров за последний год не вносилось. Поэтому если при поиске для скачивания образцов будет предложено скачать журнал учета приказов по основной деятельности образец 2017, то он будет идентичен аналогичному журналу, который использовался и в предыдущие годы.

Подводя итог, можно сказать, что понятия журнал учета приказов по основной деятельности, книга приказов по основной деятельности, реестр приказов обозначают по сути один и тот же документ, которым обеспечивается систематизация и учет распорядительных актов на предприятии. И хотя закон не принуждает коммерческие предприятия вести такие документы учета, практика показывает, что они выполняют свою функцию и значительно облегчают деятельность сотрудника, отвечающего за документооборот. Кроме того, наличие порядка в учете – признак серьезности организации и наличия у нее деловой культуры.

Скачать в.doc

Скачать в.doc

Образец журнала на законодательном уровне официально не утвержден, поэтому каждая компания должна разработать собственную форму такого регистра. О содержании и порядке ведения журнала вы узнаете из нашей статьи.

Для чего используется журнал учета приказов по основной деятельности

Журнал регистрации приказов по основной деятельности заводится для систематизации информации и учета всех издаваемых в компании распоряжений, которые связаны с решением общехозяйственных вопросов. В этом заключается его основное отличие от журнала учета распоряжений по личному составу, в котором регистрируются приказы, касающиеся кадровой сферы.

Так, журнал приказов по основной деятельности, образец которого разрабатывается в отделе кадров, может включать информацию о распоряжениях:

• о назначении первого руководителя;
• учреждении обособленного подразделения;
• утверждении штатного расписания;
• проведении внутренней проверки или аттестации;
• сокращении численности штата;
• утверждении должностных инструкций;
• по иным общехозяйственным вопросам.

Обзавестись собственным образцом журнала регистрации приказов по основной деятельности необходимо сразу после учреждения компании. Это связано с тем, что уже в начале деятельности на предприятии издается ряд важных приказов, которые должны быть зарегистрированы должным образом.

Не знаете свои права?

В момент регистрации в журнал не только заносятся сведения о конкретном приказе, но и ему присваивается порядковый номер. Таким образом, благодаря журналу регистрации будет невозможно издать какой-то приказ задним числом, ведь в регистре предусмотрен хронологический порядок ввода информации.

Форма журнала регистрации приказов по основной деятельности

может быть индивидуальным в каждой компании. Но, следуя общим правилам делопроизводства, необходимо соблюдать общепринятую структуру:

• Титульный лист. На нем приводится название регистра, наименование компании, срок начала и окончания ведения журнала. Внизу или с обратной стороны этого листа обычно указывается должность и Ф. И. О. лица, ответственного за заполнение журнала.
• Основная часть, куда заносится вся подробная информация о регистрируемых общехозяйственных распоряжениях. Эта часть имеет табличную форму, состоящую из следующих граф:
  • порядковый номер;
  • дата утверждения приказа;
  • регистрационный (обычно буквенно-цифровой) номер приказа;
  • краткое содержание (название) приказа;
  • данные лица, издавшего приказ;
  • ответственное за исполнение лицо;
  • примечания.

Все страницы в регистрационном журнале в обязательном порядке должны быть пронумерованы и сшиты. Это позволит избежать подлога путем замены и/или изъятия страниц.

При разработке образца журнала регистрации приказов по основной деятельности за основу можно взять унифицированную форму Т-53а, утвержденную постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1. А еще можно скачать образец этого журнала на нашем сайте.

Как заполнить бланк журнала регистрации приказов по основной деятельности

Обычно журналы по регистрации распоряжений заводятся на 1 календарный год. В начале следующего года оформляется новый регистр, в котором нумерация приказов начинается заново. Журналы могут вестись как в бумажной форме, так и в электронном виде. В последнем случае ответственное за ведение журнала лицо должно обладать электронной подписью.

Если журнал ведется в бумажном формате, то при необходимости внести исправление следует соблюдать требования, изложенные в п. 8 ст. 10 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ, о заверке поправок подписью ответственного за ведение журнала лица с указанием его фамилии и должности, а также даты внесения исправления.

Для контроля издаваемых в организации приказов в системе делопроизводства применяется журнал регистрации приказов. Данный документ позволяет организовать систему контроля издаваемых документов, а также отследить действующие на данный момент приказы и его назначение по краткому описанию. Регистрация документов позволяет облегчить и упорядочить труд отдела кадров. К тому же хронологическая регистрация издаваемых приказов позволяет защитить организацию от издания документов “задним числом”.

Порядок регистрации, оформления и составления распорядительных документов издаваемых в организации регламентируются на основании разработанного порядка ведения документооборота для внутреннего пользования. Приказы должны издаваться в хронологическом порядке, учитывая при этом дату составления и очередной порядковый номер документа по средством цифровых и буквенных обозначений.

По индивидуальному шифру в последующем будет гораздо проще найти необходимый документ. При этом можно применять определенные коды для установления принадлежности документов к конкретным подразделениям организации. Группировка приказов может осуществляться также и по их смысловому назначению.

Например:

• “В” – статус применяется для документов издаваемых при вынесении взысканий и поощрения сотрудников.
• “О” – для группировки приказов по отпускам сотрудников.
• “КМ” – приказы по командировкам работников.
• “К” – кадровые.
• “ЛС” – по личному составу, срок хранения таких документов составляет 75 лет.

Такая группировка документов позволяет быстрее находить необходимые документы. Как таковой специализированной и утвержденной формы журнала нет, поэтому его можно разработать сами, так и при желании, можно приобрести в специализированных магазинах уже готовый журнал. Отметим, что для правильного ведения все страницы должны быть пронумерованы и прошнурованы, а на обороте скреплен печатью и подписью руководителя.

Добавлять, вырывать листы запрещается, иначе смысл такого документа теряется. Кроме того, на сшиве должно быть указано общее количество листов в журнале, после чего на нем ставится подпись руководителя и печать организации. Ответственность за правильное ведение и хранение документа возлагается на отдел кадров.

Требования к оформлению журнала

• Графа порядкового номера, который должен присваиваться для каждого документа, для того, чтобы избежать появления документов изданных задним числом.
• Номер приказа и его дата издания.
• Вид приказа (Перемещение, и т.д.). Описание краткого содержания, например, если он издается для направления сотрудников в командировку, то необходимо указать пункт назначения, сроки поездки.
• ФИО нескольких работников или конкретного, в отношении которого издается приказ.
• Может быть указано основание создание документа, например, письмо, заключение срочного трудового договора или по стандартной форме.
• Также в некоторых случаях стоит указывать, кто принял документ на хранение, в особенности, если предприятие имеет сложную организационную структуру.

Ведение журнала в электронном виде

В случае большого документооборота регистрация приказов может быть организована и в электронном виде. Так например, программа 1C осуществляет такой процесс автоматически. Но в программу, как известно можно внести изменения, поэтому периодически необходимо распечатывать листы документа, пронумеровывать, ставить визу руководителя, скреплять и передавать в архив. Также можно вести хронологию при помощи электронных таблиц, таких как Excel.