Gemäß der Verordnung „Über das Staatswappen der Russischen Föderation“ ist die Reproduktion des Staatswappens der Russischen Föderation obligatorisch:

auf Briefköpfen und Briefmarken

über die Formen der zentralen Organe der föderalen Exekutive

auf Briefköpfen anderer Exekutivbehörden

02 - Wappen eines Subjekts der Russischen Föderation

Das Wappen einer konstituierenden Körperschaft der Russischen Föderation wird auf den Briefköpfen der Vertretungs- und Exekutivbehörden der konstituierenden Körperschaften der Russischen Föderation angebracht. Die Führung des Wappens wird durch die einschlägigen Vorschriften (Gesetze, Satzungen etc.) der Subjekte des Bundes geregelt.

Das Wappen einer Stadt oder Region der Russischen Föderation wird auf den Dokumentenformularen der Vertretungs- und Exekutivbehörden der Stadt und Region angebracht und durch die Vorschriften der Städte und Regionen der Russischen Föderation geregelt.

03 – Emblem oder Warenzeichen der Organisation

Das Emblem der Organisation oder Marke (Dienstleistungsmarke) wird gemäß dem Gesetz der Russischen Föderation „Über Marken, Dienstleistungsmarken und Ursprungsbezeichnungen“ auf den Dokumentenformularen angebracht. Das Bild des Emblems wird gemäß den Gründungsdokumenten (Satzung, Verordnung) auf dem Briefkopf der Organisation platziert. Das Emblem wird nicht wiedergegeben, wenn das Staatswappen der Russischen Föderation oder das Wappen einer konstituierenden Einheit der Russischen Föderation auf dem Formular angebracht ist.

04 – Organisationscode

Der Organisationscode wird gemäß dem Allrussischen Klassifikator für Unternehmen und Organisationen (OKPO) angebracht. Für Behörden und Verwaltung wird der Code nach dem Allrussischen Klassifikator für Behörden und Verwaltung (OKOGU) angebracht. Der Code ist ein Element der elektronischen Identifizierung eines Dokuments und dient dazu, die Übertragung dokumentierter Informationen über elektronische Kommunikationskanäle zu beschleunigen und mögliche Fehler zu reduzieren, die bei der Übertragung langer und schwer verständlicher Namen von Organisationen auftreten.

05 – Hauptstaatliche Registrierungsnummer (OGRN) einer juristischen Person

Die staatliche Hauptregistrierungsnummer einer juristischen Person wird gemäß den von den Steuerbehörden ausgestellten Dokumenten angebracht.

06 – Steueridentifikationsnummer/Registrierungsgrundcode (TIN/KPP)

Die Steueridentifikationsnummer/der Registrierungsgrundcode wird gemäß den von den Steuerbehörden ausgestellten Dokumenten eingetragen.

07 – Formularcode des Dokuments

Der Dokumentformularcode wird gemäß dem Allrussischen Klassifikator der Managementdokumentation (OKUD) angebracht. Der Dokumentformularcode dient dazu, die Übermittlung dokumentierter Informationen über elektronische Kommunikationskanäle zu beschleunigen und mögliche Fehler zu reduzieren. Das OKUD präsentiert die Namen und Codebezeichnungen der einheitlichen Dokumentenformen, die in den Unified Documentation Systems (UDS) enthalten sind.

08 – Name der Organisation

Der Name der Organisation ist eine Sammelbezeichnung des Autors des Dokuments und muss mit dem in den Gründungsdokumenten festgelegten Namen übereinstimmen. Geben Sie über dem Namen der Organisation gegebenenfalls den abgekürzten oder vollständigen Namen der Mutterorganisation an. Der Name in einer Fremdsprache wird in den Fällen wiedergegeben, in denen er in den Gründungsdokumenten der Organisation verankert ist, und befindet sich unter dem Namen in russischer Sprache oder rechts davon.

Der Name der Zweigstelle, des Gebietsbüros, der Repräsentanz, der Struktureinheit und des Beamten wird angegeben, wenn diese die Autoren des Dokuments sind, und steht unter der Variable „Name der Organisation“.

Wenn das Dokument von zwei oder mehr Organisationen erstellt wird, wird es nicht auf Formularen erstellt. In diesem Fall werden die Namen der Organisationen nach dem Rang geordnet. Wenn Organisationen denselben Rang haben, werden ihre Namen auf derselben Ebene platziert, andernfalls wird der Name der niedrigeren Organisation unter dem Namen der übergeordneten Organisation platziert.

Allgemeine Anforderungen an die Ausführung von Dokumenten.

Designanforderungen Unterlagen Die von der Bank von Russland erstellten Dokumente werden gemäß den Anforderungen staatlicher Standards festgelegt.

Bei der Erstellung von Dokumenten müssen die Regeln eingehalten werden, die die Rechtskraft des Dokuments gewährleisten, zur zügigen Ausführung und späteren Verwendung von Dokumenten beitragen und die Möglichkeit bieten, Dokumente mithilfe von Computertechnologie zu verarbeiten. Jeder Dokumenttyp muss über einen genau definierten Satz von Dokumenten verfügen Einzelheiten (Komponenten) und eine stabile Reihenfolge ihrer Anordnung.

Offizielle Dokumente von Institutionen werden am ausgestellt Formen, etabliertes Muster. Für Dokumente sind zwei Formularformate festgelegt: A4 (210 x 297 mm) und A5 (148 x 210 mm) gemäß GOST 9327. Die Namen der Institutionen des Systems der Bank von Russland in den Teilgebieten der Russischen Föderation, die werden neben der russischen Sprache als staatliche Landessprache in zwei Sprachen gedruckt – Russisch und National.

Auf leeren Blättern (nicht auf Formularen) werden gedruckt:

Gemeinsam mit anderen Organisationen erstellte Dokumente;

Dokumente, die zur Verwendung im Apparat der Einrichtung bestimmt sind.

2.2 Die Zusammensetzung der Details des Dokuments.

Form – Als Muster werden 30 Requisiten festgelegt, die bei der Erstellung und Ausführung von Organisations- und Verwaltungsdokumenten verwendet werden. Sie beinhalten:

1 - Staatswappen der Russischen Föderation;

2 - Wappen der konstituierenden Einheit der Russischen Föderation;

3 – Emblem der Organisation oder Marke (Dienstleistungsmarke);

4 – Organisationscode;

5 – Hauptstaatliche Registrierungsnummer (OGRN)
juristische Person;

6 – Steueridentifikationsnummer/Begründungscode
Registrierung (TIN/KPP);

7 – Formularcode des Dokuments;

8 – Name der Organisation;

9 – Referenzdaten über die Organisation;

10 – Name des Dokumenttyps;

11 - Dokumentdatum;

12 - Registrierungsnummer des Dokuments;

14 - Ort der Erstellung oder Veröffentlichung des Dokuments;

15 – Adressat;

16 - Dokumentengenehmigungsstempel;

17 – Beschluss;

18 -Überschrift zum Text;

19 – Kontrollzeichen;

20- Text des Dokuments;

21 - Markieren Sie das Vorhandensein des Antrags;

22- Unterschrift;

23- Stempel der Dokumentengenehmigung;

24 – Genehmigung des Visumdokuments;

25- Siegelabdruck;

26- Vermerk der Beglaubigung der Kopie;

27- Mark über den Darsteller;

28 - Eine Notiz über die Ausführung des Dokuments und seine Übermittlung an den Fall;

29- Vermerken Sie den Eingang des Dokuments in der Organisation;

30- Kennung der elektronischen Kopie des Dokuments.

Voraussetzungen , Die bei der Gestaltung des ORD verwendeten Werte sind konstant und variabel.

ZU dauerhaft Es ist möglich, solche Angaben aufzunehmen, die in unveränderter Form ständig auf dem Dokument vorhanden sind und daher vorab auf dem Briefkopf der Organisation angebracht werden können. Dabei handelt es sich um Details wie das Staatswappen der Russischen Föderation oder das Wappen einer konstituierenden Körperschaft der Russischen Föderation (sofern die Organisation das Recht hat, das Wappen auf ihrem Briefkopf abzubilden), das Emblem der Organisation (falls … die Organisation hat einen), den Namen der Organisation, Referenzdaten über die Organisation, den Organisationscode, den Dokumentformularcode (z. B. einen Geschäftsbrief), andere Codes (OGRN, TIN / KPP).

ZU Variablen Es ist möglich, solche Angaben aufzunehmen, die von bestimmten Umständen abhängen, zum Beispiel hängt die Angabe 11 „Datum des Dokuments“ davon ab, wann das Dokument erstellt wurde, die Angabe 20 „Text des Dokuments“ hängt davon ab Ö was im Dokument gesagt wird, d. h. über den Inhalt des im Dokument behandelten Themas.

Daher wird der Wert variabler Details je nach den Umständen der Erstellung und der Art des Dokuments immer unterschiedlich sein. Aber der Ort ihrer Platzierung im Dokument und die Regeln für ihre Gestaltung bleiben unverändert.

Details können in obligatorische und optionale Details unterteilt werden.

Erforderliche Angaben sorgen für die Rechtskraft des Dokuments und sind auf jeder Art von ORD immer vorhanden.

Folgende Angaben sind zwingend erforderlich: der Name der Organisation, d.h. der Autor des Dokuments, Datum, Registrierungsnummer des Dokuments, Titel des Textes, Text des Dokuments, Unterschrift usw.

Weitere Details sind nicht auf allen Arten von Dokumenten (zum Beispiel ein Emblem, ein Kontrollzeichen). Zusätzliche Anforderungen können die Phasen der Dokumentenverarbeitung charakterisieren (z. B. 29 „Anmerkung zum Eingang des Dokuments bei der Organisation“, 30 „ID der elektronischen Kopie des Dokuments“), das Fehlen zusätzlicher Anforderungen auf dem Dokument kann jedoch keinen Einfluss darauf haben die Rechtskraft des Dokuments.

Layoutschlüssel bietet zwei Möglichkeiten für die Gestaltung von Details: eckig und längs.

Bei Eckversion Die Überschrift des Dokumentformulars befindet sich in der oberen linken Ecke des A4- oder A5-Blatts.

Bei Längsversion Die Überschrift des Formulars wird bis zum Rand des rechten Randes erweitert.

Es gibt zwei Möglichkeiten, Attribute zu entwerfen: Flagge und zentriert.

Bei Fahnenweg Bei der Attributposition liegt der Anfang des Attributs immer am linken Rand der Attributpositionszone.

Bei zentrierter Weg Erforderliche Standorte Der Anfang und das Ende jeder Anforderungsreihe sind gleich weit von den Grenzen des erforderlichen Standortbereichs entfernt.

Damit legt der Layoutschlüssel die wesentlichen Grundpunkte fest, auf deren Grundlage einheitliche Regeln für die Gestaltung von Details zur Erstellung organisatorischer und administrativer Dokumente entwickelt wurden.

Der Ort der Angaben zu den Formen organisatorischer und administrativer Dokumente wird durch Landesnormen geregelt.

GOST R 6.30-2003 legt bestimmte Anforderungen für die Ausführung aller Details von Organisations- und Verwaltungsdokumenten fest.

Staatswappen der Russischen Föderation. (Requisiten 01)

Das Staatswappen der Russischen Föderation wird gemäß den geltenden Gesetzgebungs- und Verordnungsgesetzen der Russischen Föderation auf den Dokumentenformularen angebracht.

Auf der Grundlage des Bundesverfassungsgesetzes der Russischen Föderation „Über das Staatswappen der Russischen Föderation“ vom 25. Dezember 2000 Nr. 2-FKZ wird das Staatswappen auf Briefbögen in einer einfarbigen Version mit Wappenschild wiedergegeben.

Wappen der konstituierenden Einheit der Russischen Föderation (Requisiten 02)

Das Erfordernis wird auf den Dokumentenformularen gemäß den Rechtsakten der Teilstaaten der Russischen Föderation festgelegt. In diesem Fall ist es ratsam, auf dem Formular auch den Namen des Staates anzugeben – die Russische Föderation.

Auf Dokumentenformularen können zusätzlich auch ordnungsgemäß genehmigte Abbildungen (Wappen) von Territorien oder Siedlungen wiedergegeben werden (Anforderungen an deren Gestaltung sind in GOST R 6.30-2003 nicht festgelegt).

Emblem der Organisation oder Marke (Dienstleistungsmarke) (Requisiten 03)

Das Emblem der Organisation ist ein symbolisches grafisches Bild. Das Emblem kann ein Bild oder ein Symbol sein oder eine Buchstabenbezeichnung enthalten. Eine Reihe von Bundesbehörden haben ihre eigenen heraldischen Zeichen – Embleme.

Das Emblem der Organisation wird auf dem Briefkopf der Organisation angebracht V gemäß der Satzung (Organisationsordnung). Die Abmessungen des Emblems sind nicht begrenzt, aber GOST R 6.30-2003 legt den Emblempositionsbereich als oberstes Feld des Dokuments fest. Häufig wird das Logo am linken Rand des Dokuments auf der Ebene des Organisationsnamens platziert, das Logo darf den Namen der Organisation jedoch nicht ersetzen.

Das Emblem darf nicht auf einem Briefkopf abgebildet werden, wenn darauf bereits das Staatswappen der Russischen Föderation oder das Wappen einer konstituierenden Körperschaft der Russischen Föderation abgebildet ist.

Auf dem Formular sind Warenzeichen und Dienstleistungsmarken in Übereinstimmung mit den Anforderungen des Gesetzes der Russischen Föderation vom 23. September 1992 Nr. 3520-1 „Über Marken, Dienstleistungsmarken und Ursprungsbezeichnungen“ abgebildet. Eine Marke ist eine Bezeichnung, die dazu geeignet ist, Waren und Dienstleistungen einer juristischen oder natürlichen Person von ähnlichen Waren und Dienstleistungen anderer juristischer oder natürlicher Personen zu unterscheiden.

Zone I Für die Platzierung der Marke auf den Formularen gelten die gleichen Regeln wie für das Emblem.

Organisationscode (props 04)

Jede Organisation (juristische Person) muss registriert sein und über einen eigenen Code gemäß dem Allrussischen Klassifikator für Organisationen und Unternehmen (OKPO) verfügen. So muss beispielsweise jede Organisation (juristische Person) in Moskau bei der staatlichen Steuerinspektion registriert sein und über eine Bescheinigung über ihre Eintragung im Register verfügen. Anschließend weist das Statistikkomitee der Stadt Moskau der Organisation einen OKPO-Code zu. Der Code ist eine achtstellige Zahl, deren letzte Ziffer mit einem Leerzeichen gedruckt ist. Der Code der Moskauer Polytechnischen Schule lautet beispielsweise -0509876 5. Jede Ziffer im Code trägt eine bestimmte Informationslast und gibt an, dass die Organisation Zugehörigkeit zu einer bestimmten Branche, zu einem bestimmten Niveau in dieser Branche, Art der Tätigkeit usw. d.

Der Organisationscode sowie der Dokumentformularcode werden auf Dokumentformularen nach der erforderlichen Angabe 08 „Name der Organisation“ (auf allgemeinen Formularen) oder nach der erforderlichen Angabe 09 „Referenzdaten der Organisation“ (auf offiziellen Briefköpfen) platziert. Der Organisationscode ist eine Art Bestätigung der Berechtigung der Organisation – des Autors des Dokuments. Der Code ist auch bei der Einführung von Computertechnologien zur Informationsverarbeitung erforderlich.

Die staatliche Hauptregistrierungsnummer (OGRN) einer juristischen Person (erforderlich 05)

In Übereinstimmung mit dem Bundesgesetz vom 8. August 200! Nr. 129-FZ „Über die staatliche Registrierung juristischer Personen“ führen die Steuerbehörden das einheitliche staatliche Register juristischer Personen. OGRN ist die Registrierungsnummer eines Eintrags zur Gründung einer juristischen Person oder eines Eintrags zur ersten Übermittlung von Informationen über eine juristische Person (für juristische Personen, die vor dem 1. Juli 2002 registriert wurden). Eintragung in das Unified State Register of Legal Entitäten werden durch ein Zertifikat bestätigt, das einer juristischen Person ausgestellt wurde. PSRN ist ein 13-stelliger digitaler Code, der als Teil der Referenzdaten über die Organisation und nur in Briefformularen platziert wird, sowie die Details 04 und 06 – „Organisationscode“ gemäß OKPO und „Steueridentifikationsnummer / Registrierungsgrundcode“. ” ( TIN/KPP).

Steueridentifikationsnummer/Registrierungsgrundcode (TIN/KPP) (erforderlich 06)

Diese Anforderung wird gemäß den von den Steuerbehörden ausgestellten Dokumenten angebracht. Eine Steueridentifikationsnummer (TIN) ist ein digitaler Code, der angibt, dass ein Steuerzahler – eine juristische Person, ein Einzelunternehmer oder eine Einzelperson – bei den Steuerbehörden registriert ist. Die TIN wird als digitaler Code gebildet, dessen Zusammensetzung durch die Anzahl der Zeichen bei den oben genannten Personen unterschiedlich sein kann. Für eine Organisation handelt es sich also um einen 10-stelligen digitalen Code, für eine Einzelperson um einen 12-stelligen digitalen Code.

Im Zusammenhang mit den Besonderheiten der Rechnungslegung von Organisationen, die durch die Bestimmungen der Abgabenordnung (Artikel 83) festgelegt sind, wird zusätzlich zur TIN ein Registrierungsgrundcode (KPP) eingeführt, der aus neun Zeichen besteht.

TIN/KPP wird ebenfalls nur auf Briefköpfen als Teil der Referenzdaten der Organisation nach dem Code für die OGRN angebracht.

Dokumentformularcode (props 07)

Der Code des Dokumentformulars gemäß dem Allrussischen Klassifikator für Verwaltungsdokumente (OKUD) muss dem Code des einheitlichen Dokumentformulars entsprechen, das in einem bestimmten Abschnitt des Klassifikators enthalten ist. Der Code für die einheitliche Form eines Geschäftsbriefs in OKUD im Abschnitt („Einheitliches System der Organisations- und Verwaltungsdokumentation“) lautet also 0200200. Dieser Code kann vorab auf die ***-Form eines Geschäftsbriefs angewendet werden. Der OKUD Der Code ist rechts neben dem Organisationscode angebracht. Auf dem allgemeinen Formular wird das Codedokumentformular beim Erstellen eines bestimmten Dokumenttyps eingeprägt.

Name der Firma. (Requisiten 08)

Voraussetzung 08 „Name der Organisation“, d.h. Der Autor des Dokuments ist eine zwingende Angabe und muss daher auf allen Dokumenten der Organisation angegeben werden – intern, ausgehend, sowohl auf Briefköpfen als auch auf einem leeren Blatt Papier (im Falle der Erstellung gemeinsamer Dokumente mit anderen Organisationen).

Das Fehlen dieser Voraussetzung kann die Grundlage dafür sein, das Dokument für illegal zu erklären.

Zum Beispiel:

Geben Sie über dem Namen der Institution des Systems der Bank von Russland den vollständigen Namen der Mutterorganisation an.

Der Name der Zentralbank der Russischen Föderation wird gemäß dem Bundesgesetz der Russischen Föderation „Über die Zentralbank der Russischen Föderation (Bank von Russland)“ angegeben, nämlich: Zentralbank der Russischen Föderation (vollständiger Name). ), die Bank von Russland (abgekürzter Name). Der abgekürzte Name (in Klammern) wird im Formular unter dem vollständigen Namen angegeben. Anschließend wird der Name der Gebietskörperschaft mit den Worten „Hauptdirektion für ...“ eingetragen, gefolgt von (im Dativ) dem Namen der Region, in der die Gebietskörperschaft tätig ist, oder den Worten „Nationalbank ...“ “, dann der Name des Subjekts der Russischen Föderation, in dem diese Institution betrieben wird.

Zum Beispiel: Zentralbank der Russischen Föderation

(Bank von Russland)

Hauptdirektion für die Region Krasnojarsk oder

Zentralbank der Russischen Föderation

(Bank von Russland)

Hauptdirektion für die Region Krasnojarsk

Abwicklungs- und Bargeldzentrum von Jenisseisk

Auf den Briefköpfen der Struktureinheiten (bei von deren Leitern unterzeichneten Dokumenten) wird der Name der Struktureinheiten gemäß den genehmigten Bestimmungen angegeben und unter dem Namen der Institution aufgeführt.

Von der Leitung der Einrichtung unterzeichnete Dokumente sollten nicht auf Briefköpfen von Struktureinheiten erstellt werden.

Referenzdaten über die Organisation (props 09)

Diese Requisite beinhaltet:

Postanschrift, deren Elemente in der Reihenfolge angegeben sind, die in den Regeln für die Erbringung von Postdiensten festgelegt ist, die durch das Dekret der Regierung der Russischen Föderation vom 26. September 2000 Nr. 725 genehmigt wurden. Die Postanschrift ist im Folgenden angegeben Reihenfolge:

Straßenname, Hausnummer, Name der Stadt, Region, des Territoriums oder des autonomen Bezirks, Name des Landes, Postanschrift Die Russische Föderation stellt auf das internationale Adressschreibsystem um;

Telefonnummern und andere Informationen nach Ermessen der Organisation (Fax-, Telexnummern, Bankkontonummer. Eine E-Mail-Adresse usw. kann angegeben werden).

Diese Voraussetzung wird nur auf den Formularen eines Geschäftsbriefs angegeben, da es sich bei dem Brief um eine Korrespondenz handelt.

Die Angabe einer Bankverbindung erfolgt nur, wenn ein Formular mit einer Längsversion der Angaben verwendet wird, da Angaben zu einer Bankverbindung einen erheblichen Betrag einnehmen und in der Regel nicht in ein Formular mit einer Winkelversion passen.

Name des Dokumenttyps (Requisiten 10)

Das Erfordernis wird nur auf Formularen eines bestimmten Dokumenttyps verwendet, sein Name wird durch die Satzung (Bestimmungen über die Organisation) geregelt und muss den von USORD vorgesehenen Dokumententypen entsprechen – Anordnung, Satzung, Verordnung, Weisung usw.

Der Buchstabe gibt nicht den Namen des Dokumenttyps an.

Bei einem bestimmten Dokumenttyp wird dieses Attribut nach dem Namen der Organisation – dem Autor des Dokuments – angehängt. Der Name des Typs ist auf jedem Dokument (mit Ausnahme eines Buchstabens) angegeben und muss der Zuständigkeit des Instituts des Systems der Bank von Russland, der Struktureinheit und dem Inhalt der dokumentierten Maßnahme entsprechen.

Dokumentdatum (Requisiten II)

Das Datum des im Formular angegebenen Dokuments an der Stelle des erforderlichen ] 1 ist das Datum der Unterzeichnung (z. B. eines Geschäftsbriefs), das Datum der Sitzung (im Protokoll), das Datum der Veranstaltung (im Gesetz). Hinzu kommen: das Datum der Genehmigung (in Pflichtfeld 16 „Dokumentengenehmigungsstempel“), die Datumsangaben der Genehmigung in Pflichtfeld 23 „Dokumentengenehmigungsstempel“ und in Pflichtfeld 24 „Dokumentengenehmigungsvisa“.

Es gibt zwei Möglichkeiten, ein Datum zu formatieren: digital und Wort-zu-Ziffer.

Digitale Datumsformatierung ist zu verwenden, wenn das Datum im Formular an der in der Zeile für Attribut II angegebenen Stelle eingetragen wird, je nach Formulartyp unter Attribut 09 oder 10. Das Datum wird in arabischen Ziffern in der folgenden Reihenfolge geschrieben: Tag des Monats, Monat, Jahr. Der Tag des Monats und der Monat werden als zwei Paare arabischer Ziffern geschrieben, die durch einen Punkt getrennt sind. Jahr – vier arabische Ziffern, zum Beispiel: 01.09.2000.

Es ist erlaubt, das Datum nach internationalen Regeln zu gestalten und die umgekehrte Zahlenfolge vorzusehen: 2000.09.01.

Es ist immer notwendig, 0 zu schreiben, wenn die Ziffer im Monat oder Tag kleiner als 10 ist. Ein digitales Datum eignet sich für die automatisierte Verarbeitung der im Dokument enthaltenen Informationen. Ebenso wird das Datum bei anderen Angaben angebracht.

Wortnumerische Methode zur Datumsregistrierung wird am häufigsten im Text von Regulierungs- und Finanzdokumenten verwendet, zum Beispiel vom 15. September 2000.

Das Datum eines Dokuments, das nicht auf einem Briefkopf steht und nicht registrierungspflichtig ist, wird unterhalb des Textes neben der Unterschrift angegeben.

Alle Vermerke auf dem Dokument bezüglich seiner Verabschiedung und Ausführung sind datiert und unterzeichnet.

Registrierungsnummer des Dokuments. (Requisiten I2)

Die von der Organisation, die das Dokument erstellt hat, vergebene Registrierungsnummer ist auf dem Dokument angebracht.

Die Registrierungsnummer der Dokumente von Institutionen der Bank von Russland wird gemäß den internen Anforderungen vergeben Geschäftsanweisungen.

In den Briefen, die Antworten auf Anfragen sind, sind die Nummer und das Datum der Dokumente angegeben, auf die die Antwort gegeben wird. Diese Daten werden an der vorgeschriebenen Stelle des Formulars oder vor der Überschrift des Dokuments eingegeben, die nicht auf dem Formular erstellt wird.

Ort der Erstellung bzw. Veröffentlichung des Dokuments (Stütze 14)

Das Erfordernis wird nur in der allgemeinen Form und der Form einer bestimmten Art von Dokument verwendet. Der Ort der Erstellung oder Veröffentlichung des Dokuments wird nur dann angegeben, wenn er anhand der Anforderung 08 „Name der Organisation“ schwer zu ermitteln ist.

Der Ort der Zusammenstellung bzw. Veröffentlichung wird entsprechend der im Land geltenden administrativ-territorialen Aufteilung angegeben, wobei allgemein anerkannte Abkürzungen verwendet werden: Stadt – Stadt, Siedlung. - Dorf, Dorf - Dorf usw.

Das Erfordernis ist unter dem Datum und der Registrierungsnummer des Dokuments angegeben.

Adressat (Requisiten 15)

Dieses Erfordernis wird am häufigsten in offiziellen Briefen sowie in Anweisungen und Anordnungen verwendet. Die Requisiten sind komplex und bestehen aus mehreren Komponenten, die durch 1,5-2,0 Zeilenabstände voneinander getrennt sind. In sich selbst wird jede Komponente in einem Intervall gedruckt. Die erste Zeile des Attributs wird ab der 4. Position der Registerkarte in der oberen rechten Ecke des ersten Blatts des Dokuments auf der Ebene der ersten Zeile des Attributs 08 „Name der Organisation“ gedruckt.

Die maximale Anzahl der Bestandteile des Attributs „ Ziel " beinhaltet:

Name der Firma;

Name der Struktureinheit;

Position, Initialen und Nachname;

Postanschrift.

Elemente der Postanschrift auf Dokumenten und Umschlägen werden in der Reihenfolge angegeben, die in den „Regeln für die Erbringung von Postdiensten“ festgelegt ist, die durch einen Erlass der Regierung der Russischen Föderation genehmigt wurden

Name des Adressaten (Organisation oder Nachname, Vorname, Vatersname);

Straßenname, Hausnummer, Wohnungsnummer;

der Name der Region, Region, Republik;

Land (für internationale Briefe);

PLZ.

Zum Beispiel:

Ausschuss für sozialen Schutz der Bevölkerung Moskaus

Abteilungsleiter

berufliche Rehabilitation

V.A. Konyaeva

st. Novaya Basmannaya, 10 Moskau, 110252

Beim Versand eines Geschäftsbriefes per Fax kann anstelle der Postanschrift die Faxnummer angegeben werden.

Wenn Sie ein Dokument an eine Einzelperson richten, geben Sie zunächst die Postanschrift und dann die Initialen und den Nachnamen des Empfängers an.

Beim Versenden eines Dokuments an einen bestimmten Beamten wird der Name der Institution im Nominativ, die Position und der Nachname im Dativ angegeben.

Zum Beispiel:

Zentralbank der Russischen Föderation An den Direktor der Verwaltungsabteilung Initialen Nachname

Wenn ein Dokument an mehrere homogene Organisationen oder mehrere Strukturabteilungen einer Organisation gerichtet ist, sollten deren Namen verallgemeinert angegeben werden.

Zum Beispiel:

Abwicklungs- und Bargeldzentren der Hauptabteilung der Bank von Russland in der Region Smolensk

Das Dokument sollte nicht mehr als vier Empfänger enthalten. Das Wort „Kopie“ vor der Bezeichnung des zweiten, dritten und vierten Adressaten ist nicht angegeben.

Wenn ein Dokument an mehr als vier Adressen gesendet wird, wird eine Mailingliste erstellt, der allgemeine Name des Adressaten auf dem Dokument angegeben oder auf jeder Kopie nur ein Adressat angebracht. In diesem Fall werden den Adressaten Kopien des unterzeichneten und registrierten Dokuments zugesandt.

An die Behörden und die Bank von Russland werden nur Originalkopien von Briefen gesendet.

Beim Versenden des Dokuments an einmalige Korrespondenten ist die vollständige Postanschrift anzugeben.

Die Postanschrift wird nicht auf Dokumenten angegeben, die an die höchsten Organe der Staatsgewalt und Verwaltung sowie an nachgeordnete Organisationen (als ständige Korrespondenten) gesendet werden. In diesen Fällen können vorgedruckte Adressumschläge verwendet werden.

Dokumentengenehmigungsstempel. (Requisiten 16)

Die Dokumentengenehmigung ist eine besondere Art, ein Dokument in die Tat umzusetzen.

In der Regel unterliegen Handlungen, Aufgaben, Berichte, Programme, Preise für die Werkleistung, Kostenvoranschläge, Pläne, Bilanzen, Stellenbeschreibungen von Mitarbeitern usw. der Genehmigung.

Die Genehmigung der von einer Institution des Systems der Bank von Russland erstellten Dokumente erfolgt durch deren Leiter, stellvertretende Leiter entsprechend ihrer Zuständigkeit sowie durch Beschluss und Protokoll des Kollegialorgans durch Anbringung des Genehmigungsstempels.

Genehmigungsstempel (wenn das Dokument von einem bestimmten Beamten genehmigt wurde) besteht aus den folgenden Elementen: dem Wort I APPROVE (ohne Anführungszeichen), dem Titel der Position, der Unterschrift, den Initialen und dem Nachnamen der Person, die das Dokument genehmigt hat, dem Datum der Genehmigung .

Zum Beispiel:

GENEHMIGEN

Leiter der Hauptabteilung der Bank von Russland für die Region Tula

(Unterschrift) Initialen Nachname 12.09.2005

Wenn ein Dokument durch einen Beschluss, eine Entscheidung, eine Anordnung oder ein Protokoll genehmigt wird, enthält der Genehmigungsstempel Folgendes:

die Wörter genehmigt (genehmigt, genehmigt oder genehmigt), der Name des genehmigenden Dokuments im Instrumentalfall, sein Datum, seine Nummer..

Zum Beispiel:

GENEHMIGT

Beschluss der Hauptabteilung der Bank von Russland für das Oblast Wologda vom 21. Oktober 2005 Nr. ODT-49

GENEHMIGT

Durch Beschluss der Hauptversammlung vom 15.0.2005 Nr. 8

Der Genehmigungsstempel wird in der oberen rechten Ecke des ersten Blattes des Dokuments angebracht.

Wenn ein Dokument von den Leitern zweier Organisationen oder struktureller Unterabteilungen genehmigt wird, befinden sich die Genehmigungsstempel auf derselben Ebene. Zum Beispiel:

Ich stimme zu. Ich stimme zu

Berufsbezeichnung Berufsbezeichnung
Leiter der Organisation, Leiter der Organisation

(Unterschrift) Initialen Nachname (Unterschrift) Initialen Nachname
12.10.2005 12.10.2005

Es ist untersagt, ohne Zustimmung der Person, die das Dokument genehmigt hat, Korrekturen und Ergänzungen an den genehmigten Dokumenten vorzunehmen.

Auflösung (Stützen 17)

Der Beschluss wird von einem oder mehreren Beamten, zu deren Zuständigkeit es gehört, dieses Dokument zu prüfen und über die Organisation seiner Ausführung zu entscheiden, handschriftlich auf das Dokument aufgebracht.

Die Auflösung wird immer auf dem ersten Blatt des Dokuments an einer beliebigen freien Stelle platziert, mit Ausnahme der Ränder. Wenn auf der ersten Seite kein solcher freier Platz vorhanden ist oder das Dokument von autorisierten Personen (Assistent des Leiters, Leiter des Sekretariats, Referent) vorläufig geprüft wird, zu deren Aufgaben die Erstellung eines Beschlussentwurfs für den Leiter gehört, kann der Beschluss erstellt werden auf einem separaten Blatt im A6-Format erstellt, das an das Dokument geheftet wird.

Die Resolution beinhaltet:

Nachnamen der Darsteller mit ihren Initialen (an wen?);

Fälligkeitsdatum (wann?)

persönliche Unterschrift des Beamten (ohne vollständige Namensdekodierung);

Datum der Lösung (Datum der tatsächlichen Prüfung des Dokuments).

Zum Beispiel:

Chadaeva A.P.

Petrova E. N.

Kolobukhova M.V.

Bitte bereiten Sie ein Projekt vor

documentac 01.08.2003

persönliche Unterschrift

Sind im Beschluss mehrere Testamentsvollstrecker angegeben, so ist die zuerst genannte Person für die Ausführung des Dokuments verantwortlich. Der erste Auftragnehmer ist für die Organisation und Qualität der Ausführung verantwortlich, die übrigen sind als Mitausführende beteiligt und führen die ihnen übertragenen Arbeiten aus. Der verantwortliche Testamentsvollstrecker trägt das gesamte Material zusammen, ist für die Gestaltung und Genehmigung des Dokuments verantwortlich.

Es gibt mehrere Beschlüsse zu dem Dokument in Fällen, in denen das Dokument vom Leiter der Organisation geprüft wird und in seinem Beschluss die Namen des stellvertretenden Leiters der Organisation oder des Leiters der Struktureinheit (oder der Leiter von Struktureinheiten) angegeben sind Bestimmen Sie nach Durchsicht des Dokuments den konkreten Testamentsvollstrecker.

Titel des Textes (Requisiten 18)

Der Titel zum Text des Dokuments enthält einen kurzen Inhalt des Dokuments und wird vor dem Text des Dokuments erstellt, jedoch unter der Voraussetzung 13 „Hinweis auf die Registrierungsnummer und das Datum des Dokuments“ auf den Formularen von Zustellungsschreiben oder darunter Voraussetzung 14 „Ort der Erstellung oder Veröffentlichung des Dokuments“ auf allen anderen Formulararten.

In der Regel wird der Titel vom Rand des linken Randes (Null-Tab-Position) bis zum Rand des Bereichs gedruckt, der für die Winkelanordnung der Angaben auf den Formularen (73 mm) reserviert ist, wobei ein Zeilenabstand zwischen den Zeilen einzuhalten ist die Details.

Wenn die Überschrift in der Winkelversion mehr als 5 Textzeilen mit einem Zeilenabstand umfasst und nicht gekürzt werden kann, ist eine Verlängerung bis zum Rand des rechten Randes unter Einhaltung des gleichen Zeilenabstands und nicht mehr als 5 Zeilen zulässig. Der Titel sollte grammatikalisch mit dem Titel des Dokuments übereinstimmen. Zum Beispiel: eine Anordnung (worüber?) zur Liquidation der Geschäftsführung; Karte (was?) Bilanzierung der Bewegung des Anlagevermögens.

Die Überschrift ist ein obligatorischer Bestandteil des Papierkrams. Die Überschrift wird nicht auf Telegrammen, Mitteilungen und anderen Dokumenten angebracht, deren Text auf einem A5-Formular gedruckt ist. Die Überschrift wird auch nicht bei Briefen, Memoranden und Erläuterungen angebracht, deren Text nicht mehr als einen Absatz umfasst.

Häkchen. (Requisiten 19)

Das Kontrollzeichen ist auf dem Dokument angebracht, dessen Ausführung der Kontrolle unterliegt, und wird durch den Buchstaben „K“, das Wort oder den Stempel „Kontrolle“ mit dem Kontrolldatum gekennzeichnet.

Dokumenttext. (Requisiten 20)

Der Text des Dokuments muss zuverlässige und begründete Informationen enthalten, seine genaue und eindeutige Wahrnehmung gewährleisten und prägnant sein. Der Inhalt sollte mit bereits veröffentlichten Dokumenten zum Thema verlinkt sein.

Zum Beispiel: Beschluss der Bank von Russland vom 03.10.2005 Nr. OD-371.

Beim Verfassen des Texts des Dokuments sollten Sie die direkte Wortstellung und stabile Phrasen verwenden, die den Normen der russischen Sprache entsprechen.

Willkürliche Abkürzungen sind nicht zulässig, mit Ausnahme der allgemein anerkannten Abkürzungen, der Namen von Institutionen und Organisationen sowie einzelner Wörter. Insbesondere die Verwendung der Abkürzung „RF“ anstelle von „Russische Föderation“ oder „Russland“, „Zentralbank“, „Zentralbank der Russischen Föderation“ oder „Zentralbank“ anstelle von „Zentralbank der Russischen Föderation“ oder „Bank of Russia“ ist nicht erlaubt.

Die Texte der Dokumente werden bei der Übermittlung nur in russischer Sprache verfasst:

An föderale Landesbehörden, staatliche Behörden anderer Subjekte der Russischen Föderation;

Unternehmen, Organisationen und Verbände, die nicht der Gerichtsbarkeit dieser konstituierenden Einheit der Russischen Föderation unterliegen oder sich auf dem Territorium anderer konstituierender Einheiten der Russischen Föderation befinden.

Die Spalten der Tabelle sollten nummeriert werden, wenn sie mehr als eine Seite umfasst.

Markieren Sie das Vorhandensein eines Anhangs zum Dokument. (Requisiten 21)

Wenn das Dokument *** im Text genannte Anhänge enthält, werden diese vor der Unterzeichnung in folgender Form vermerkt: Anhang: 14 Blatt. in 2 Exemplaren.

Wenn die Anträge im Text nicht namentlich genannt werden, ist es erforderlich, ihre Namen, die Anzahl der Blätter und die jeweiligen Exemplare anzugeben. Bei mehreren Anträgen werden diese nummeriert. Zum Beispiel:

Bewerbung: 1. Besetzungstabelle ... für 4 Jahre. in 2 Exemplaren. 2. Kostenvoranschlag ... für 5 Liter. in 3 Exemplaren.

Wird dem Dokument ein weiteres Dokument mit Anlagen beigefügt, so wird der Vermerk über das Vorhandensein der Anlage wie folgt erteilt:

Anhang: Schreiben des Justizministeriums Russlands vom 11.07.2000 Nr. 2-14 / N und eine Anlage dazu, nur 12 Blatt.

Wenn der Anhang gebunden ist, wird die Anzahl der Blätter nicht angegeben. Zum Beispiel:

Anhang: in 2 Exemplaren.

Wenn der Antrag nicht an alle im Dokument angegebenen Adressen gesendet wird, wird sein Vorliegen wie folgt vermerkt: Antrag: 3 Blätter. in 5 Exemplaren. zur ersten Adresse.

In Verwaltungsdokumenten (Anordnungen, Weisungen) wird im Text auf das Vorliegen von Anträgen hingewiesen. Zum Beispiel: „Erstellen Sie einen Urlaubsplan in der in Anlage 1 angegebenen Form.“

Bei Anhängen zu Verwaltungsdokumenten ist in der oberen rechten Ecke des ersten Blattes ein Vermerk mit dem Namen des Verwaltungsdokuments, seinem Datum und seiner Nummer angebracht. Zum Beispiel:

Anwendung

gemäß der Anordnung der Hauptabteilung der Bank von Russland für die Region Pskow vom 12. September 2000 Nr. ODT-11

Wenn dem Dokument mehrere Anlagen beigefügt sind, werden diese mit Seriennummern versehen (ohne das Zeichen „Nein“): Anlage 1, Anlage 2 usw.

Anhänge zu Briefen müssen alle für das Dokument erforderlichen Angaben enthalten (Name der Organisation – Autor des Dokuments, Name der Dokumentart, Titel, Datum, Index, Unterschrift des Autors des Dokuments usw.).

Die Anträge werden von den zuständigen Testamentsvollstreckern oder dem Leiter der Struktureinheit, die die Anträge erstellt hat, unterzeichnet (genehmigt). Der Ausdruck „Bewerbung“ darf in Großbuchstaben geschrieben und relativ zur längsten Zeile zentriert werden.

3.1.20. Es ist erlaubt, die Angaben „Adresse“, „Genehmigungsstempel“, „Unterschrift des Dokuments“ in Bezug auf die längste Zeile zu zentrieren.

Unterschrift (Requisiten 22)

Die Unterschrift ist ein obligatorisches Attribut jedes Dokuments.

Die Zusammensetzung der erforderlichen „Signatur“ umfasst:

der Name der Position der Person, die das Dokument unterzeichnet hat (vollständig, wenn das Dokument nicht auf Briefkopf erstellt wurde, und abgekürzt - auf einem Dokument, das auf Briefkopf erstellt wurde);

persönliche Unterschrift;

Entschlüsselung der Signatur (Initialen, Nachname, ohne Anführungszeichen und Klammern).

Bei der Erstellung eines Dokuments auf dem Briefkopf eines Beamten der Bank von Russland wird die Position dieser Person in der Unterschrift nicht angegeben.

*** Der Leiter der Einrichtung oder (in seiner Abwesenheit) die Person, die vorübergehend seine Aufgaben wahrnimmt, unterschreibt:

Verwaltungsdokumente (Bestellungen, Bestellungen);

Dokumente, die im Zusammenhang mit Beschlüssen und Anordnungen staatlicher Behörden der Teilstaaten der Russischen Föderation ausgestellt wurden;

Dokumente, die an die staatlichen Behörden der Mitgliedsstaaten der Russischen Föderation und an die Geschäftsführung der Bank von Russland gesendet werden;

Andere Dokumente, deren Unterzeichnung durch den Leiter des Instituts des Systems der Bank von Russland aus behördlicher Notwendigkeit erfolgt.

Bei der Unterzeichnung eines Dokuments durch eine Person, die als Leiter fungiert, muss die erforderliche „Unterschrift“ die Worte enthalten:

Und über. Abteilungsleiter -

Stellvertreter Unterschrift des Chefs Initialen Nachname

Stellvertreter des Institutsleiters unterzeichnen Verwaltungs- und sonstige Dokumente im Rahmen der vom Institutsleiter übertragenen Befugnisse (genehmigte Aufgabenverteilung).

Dokumente, die im Namen der Institution an höhere Organisationen, andere Institutionen und Organisationen gesendet werden, werden vom Leiter oder seinen Stellvertretern unterzeichnet.

Die Leiter der Strukturabteilungen der Institution unterzeichnen Dokumente nur im Namen ihrer Abteilungen im Rahmen ihrer Zuständigkeiten und gewährten Rechte.

Die erforderliche „Unterschrift“ von Dokumenten, die auf dem Briefkopf der Institution erstellt werden (unabhängig von der Anzahl der Blätter des Dokuments), umfasst: die Kurzbezeichnung der Position der Person, die das Dokument unterschreibt, persönliche Unterschrift und deren Abschrift (Initialen, Nachname). ).

Zum Beispiel:

Stellvertretender Chef (Unterschrift) Initialen Nachname

Bei Dokumenten, die nicht auf Formularen erstellt werden, ist der Name der Struktureinheit in der erforderlichen „Dokumentunterschrift“ enthalten. Zum Beispiel: Chef

(Name der Struktureinheit)
Nationalbank
Republik Altai (Unterschrift) Initialen Nachname

In Dokumenten, die von Kommissionen oder anderen Kollegialorganen erstellt werden, muss die erforderliche „Dokumentensignatur“ auf die Pflichten von Beamten in der Zusammensetzung der Kommission (Kollegialorgan) hinweisen. Zum Beispiel:

Vorsitzender der Kommission (Unterschrift) Initialen Nachname
Kommissionsmitglieder (Unterschrift) Initialen Nachname

(Unterschrift) Initialen Nachname

Wenn ein Dokument von mehreren Beamten unterzeichnet wird, werden ihre Unterschriften entsprechend der Position untereinander platziert.

Wenn ein Dokument von mehreren gleichberechtigten Personen unterzeichnet wird, werden ihre Unterschriften auf derselben Ebene platziert.

Wenn der Beamte, dessen Unterschrift auf dem Entwurf des Dokuments vorbereitet ist, abwesend ist, wird das Dokument vom Stellvertreter oder der Person, die als Abwesender fungiert, unterzeichnet. Gleichzeitig wird eine neue erste Kopie erstellt, aus der die Position des Unterzeichners hervorgeht. Auf der Visumkopie wird der Name der Position und der Name der Person vermerkt, die das Dokument tatsächlich unterzeichnet hat. Es ist nicht akzeptabel, ein Dokument mit der Präposition „Für“ oder einem Schrägstrich vor dem Titel der Stelle zu unterschreiben.

Es ist verboten, ohne Zustimmung der Person, die das Dokument unterzeichnet hat, Korrekturen und Ergänzungen an den unterzeichneten Dokumenten vorzunehmen.

Dokumentengenehmigungsstempel. (Requisiten 23)

Die externe Genehmigung des Dokuments wird durch den entsprechenden Stempel formalisiert, der die Zustimmung einer anderen Organisation oder Abteilung, eines Kollegialorgans (nicht des Autors des Dokuments) zum Inhalt dieses Dokuments zum Ausdruck bringt.

Der Genehmigungsstempel enthält die folgenden Elemente: das Wort EINVERSTANDEN (ohne Anführungszeichen), die Positionsbezeichnung der Person, mit der das Dokument vereinbart wurde (einschließlich des Namens der Organisation), persönliche Unterschrift, Abschrift (Initialen und Nachname), Datum . Der Gütesiegel befindet sich auf der Vorderseite des Dokuments unterhalb der erforderlichen „Unterschrift“ oder auf einem separaten Blatt. In diesem Fall wird auf dem Dokument ein Vermerk angebracht: „Vereinbarungsblatt liegt bei.“

Zum Beispiel:

EINVERSTANDEN

Erster stellvertretender Chef

Hauptfiliale der Bank von Russland

in der Region Wologda

(Unterschrift) Initialen Nachname

Visumgenehmigungsdokument. (Requisiten 24)

Die Genehmigung eines Dokuments (interne Genehmigung eines Dokumententwurfs) ist erforderlich, um die Machbarkeit der Erstellung eines Dokuments, seine Gültigkeit und die Einhaltung der geltenden Gesetzgebung zu beurteilen.

Das Visum enthält:

Name der Position des Genehmigers:

persönliche Unterschrift,

Signaturdekodierung (Initialen, Nachname);

Sichtungsdatum.

Zum Beispiel:

Leiter (Name der Abteilung)

Persönliche Unterschrift. Unterschriftenprotokoll. Initialen Nachname

Beamte haben nicht das Recht, die Genehmigung zu verweigern und damit ihre Ablehnung des Dokumententwurfs zum Ausdruck zu bringen. Bei Anmerkungen zum Dokument wird das Visum wie folgt ausgestellt:

Notizen sind beigefügt.

Leiter der Rechtsabteilung

Persönliche Unterschrift Initialen Nachname 22.05.2000

Die Bemerkungen werden in der Regel auf einem gesonderten Blatt aufgeführt, unterschrieben und dem Dokument beigefügt.

Dokumente werden vom Testamentsvollstrecker, den für ihre Erstellung verantwortlichen Beamten und den Beamten der Strukturabteilungen, deren Aktivitäten im Dokument abgedeckt sind, bestätigt.

Die Dokumente werden den Testamentsvollstreckern (Beamten der Strukturabteilungen) zur Genehmigung vorgelegt.

Auf dem Dokument, dessen Original von der Organisation gesendet wird, sind unten auf der Vorderseite der Kopie (2. Kopie des Dokuments) Visa angebracht.

Bei Bedarf ist eine blattweise Sichtung des Dokuments und seiner Anlage zulässig.

Nach der Genehmigung des Projekts sind Änderungen seines Textes untersagt. Über die Neufassung des Entwurfsdokuments wird erneut abgestimmt.

Für den Text sind jeweils die Personen verantwortlich, die das Dokument gebilligt haben

Der Auftragnehmer, der den Entwurf des Dokuments erstellt hat, ist für die Einhaltung des festgelegten Verfahrens zur Genehmigung (Visierung) verantwortlich.

Siegelabdruck (Requisiten 25)

Eindruck Drucken wird angebracht, wenn es erforderlich ist, die Unterschrift eines Beamten auf bestimmten Arten von Dokumenten zu beglaubigen, beispielsweise auf Dokumenten im Zusammenhang mit dem Erhalt von Geld und Sachwerten: einem Garantieschreiben, einer Vollmacht, einem Bankscheck oder einer Bestellung; zu Ausweisdokumenten, Berufserfahrung und Qualifikationen: im Reisepass, Personalausweis, Arbeitsbuch, Diplom, Zeugnis, Bescheinigungsbogen usw.

Die Liste der Dokumente, auf denen ein Siegel angebracht werden muss, wird durch besondere Vorschriften und das Verfahren zur Verwendung von Siegeln festgelegt V Die Organisation ist in den Anweisungen für die Büroarbeit, Vorschriften und Verwaltungsdokumenten festgelegt.

Es gibt zwei Arten von Drucken:

offizielles Siegel (oder ein gleichwertiges Siegel in kommerziellen Organisationen);

einfacher Druck.

Das offizielle Siegel zeigt in der Mitte das Bild des Staatswappens der Russischen Föderation oder des Subjekts der Russischen Föderation.

*** Das Verfahren zur Reproduktion auf den Siegeln des Staatswappens der Russischen Föderation wird durch die Verordnung über das Staatswappen der Russischen Föderation (genehmigt durch Dekret des Präsidenten der Russischen Föderation vom 30. November) 993, Nr. geregelt. 2050) und das Dekret der Regierung der Russischen Föderation vom 27. Dezember 1995 Nr. 1268 „Über die Rationalisierung der Produktion, Verwendung, Lagerung und Vernichtung von Siegeln und Briefköpfen mit Reproduktion des Staatswappens der Russischen Föderation“.

***Anforderungen an das allgemeine Erscheinungsbild des Drucks sind geregelt. So sind beispielsweise die Anforderungen an die Presse von Aktiengesellschaften in und beschrieben. 6 Kunst. 2 des Bundesgesetzes „Über Aktiengesellschaften“: „Die Gesellschaft muss über ein rundes Siegel verfügen, das ihren vollständigen Namen in russischer Sprache und eine Angabe ihres Standorts enthält.“ Das Siegel kann den Handelsnamen des Unternehmens in einer beliebigen Fremdsprache oder der Sprache der Völker der Russischen Föderation enthalten.

Einfache Siegel weisen keine Abbildung des Wappens auf, stattdessen wird der Name der Organisation bzw. Strukturorganisation (Geschäftsverwaltung, Amt etc.) wiedergegeben.

Manchmal geben sie in einem einfachen Siegel an, wofür das Siegel bestimmt ist (z. B. „für Telegramme“).

Einfache Siegel gibt es in verschiedenen Formen: rund, quadratisch, rechteckig, dreieckig.

Eine Organisation kann über mehrere einfache Siegel verfügen und diese zur Beglaubigung von Unterschriften auf Pässen, auf Zertifikaten, zur Anfertigung großer Auflagen von Kopien offizieller Dokumente, beim Versiegeln von Paketen, Päckchen usw. verwenden.

Das Siegel muss gut lesbar sein und auf Organisations- und Verwaltungsdokumenten einen Teil des Titels der Person wiedergeben, die das Dokument unterzeichnet. Das Siegel wird nicht auf eine persönliche Unterschrift gesetzt. Bei bestimmten Arten von Dokumenten, die nicht im USORD enthalten sind, wird das Siegel an einer genau definierten Stelle angebracht, beispielsweise in einem Zahlungsauftrag.

Zertifizierungszeichen kopieren (Requisiten 26)

Die Beglaubigung einer Kopie eines Dokuments wird durchgeführt, um ihm Rechtskraft zu verleihen.

Eine Institution des Systems der Bank von Russland stellt Kopien nur der Dokumente aus und beglaubigt sie, die sich in der Aktenverwaltung dieser Institution befanden.

Bei der Beglaubigung der zweiten (Visa-)Kopie des in der Akte verbliebenen Ausgangsdokuments werden alle bei der Unterzeichnung am Originaldokument vorgenommenen Korrekturen vorgenommen und das Datum und die Registrierungsnummer angebracht.

Die zweite (Visa-)Kopie wird beglaubigt, indem unter der erforderlichen „Unterschrift“ der Beglaubigungsvermerk „Richtig“, der Name der Position des Mitarbeiters, der die Kopie gegenüber dem Original beglaubigt hat, die Unterschrift, die Niederschrift und das Datum der Beglaubigung angebracht werden. Zum Beispiel:

Auszüge aus Anordnungen und Protokollen werden in gleicher Weise beglaubigt.

Beim Versenden einer Kopie des Dokuments an andere Organisationen oder bei der Übergabe an einen Vertreter einer anderen Organisation oder einer Einzelperson wird die Beglaubigungsvermerk auf der Kopie mit dem Siegel des DOW-Dienstes oder der Struktureinheit, die das Dokument aufbewahrt, versiegelt.

Es ist verboten, anderen Organisationen oder Einzelpersonen Kopien von Dokumenten mit Reproduktionen von Visumssignaturen, Kommentaren und Notizen der Personen, die das Dokument befürwortet haben, zu senden (zu übergeben).

Mark über den Darsteller (Requisiten 27)

Wenn die im Dokument aufgeworfenen Fragen geklärt werden müssen, ist es nicht üblich, sich an denjenigen zu wenden, der das Dokument unterzeichnet hat, d. h. an den Vorgesetzten. Manchmal ist es einfach schwierig umzusetzen, also wenden sie sich an denjenigen, der am Entwurf des Dokuments gearbeitet hat – den Auftragnehmer. Für die operative Kommunikation mit dem Darsteller tragen Sie auf der Vorder- oder Rückseite des letzten Blattes des Dokuments in der unteren linken Ecke den Nachnamen (oder Nachnamen, Vornamen, Vatersnamen) und seine Telefonnummer ein, zum Beispiel:

Chadayeva 400 00 74

Chadayeva Alla Petrovna 400 00 74

GOST R 6.30-2003 enthält in dieser Anforderung nur die angegebenen Informationen, Organisationen können jedoch Informationen zur Anzahl der Kopien hinzufügen Und deren Verteilung, wenn das Dokument eine besondere Berücksichtigung erfordert, zum Beispiel:

Savina Natalya Evgenievna 406 50 28

Kopieren. 1 - an den Adressaten

Kopieren. 2-Delo 03-15

Kopieren. 3 - im Personalmanagement.

Bei Verwaltungsdokumenten werden diese Informationen ohne Vermerk auf dem Originaldokument in SADD TS eingegeben.

Eine Notiz zur Ausführung des Dokuments und zur Übermittlung an den Fall (Requisiten 28)

Ein Hinweis zur Ausführung des Dokuments und zum Versenden an Fall zeigt an, dass die Arbeit am Dokument abgeschlossen ist.

Das Dokument gilt als ausgeführt, wenn die darin dargelegte Angelegenheit vollständig geklärt und die Korrespondenz darüber abgeschlossen ist.

Unter Kontrolle gestellte Dokumente gelten als ausgeführt, nachdem der kontrollierenden Person Informationen über die Ergebnisse der Ausführung in der von der Institution festgelegten Form (einschließlich der Verwendung von SADD TS) mitgeteilt wurden.

Bei eingehenden und internen Dokumenten wird am unteren Rand des ersten Blattes des Dokuments ein Vermerk über die Ausführung und Übersendung an den Fall angebracht und sollte aus folgenden Daten bestehen: den Worten „An den Fall“, der Nummer des Falls in wo das Dokument aufbewahrt werden soll, das Datum, an dem das Dokument an den Fall gesendet wurde, die Unterschrift der Person, die das Dokument an den Fall übermittelt. Informationen zur Fallnummer werden in SADD TU eingegeben.

Der Leiter des Dienstes der vorschulischen Bildungseinrichtung oder sein Stellvertreter setzt einen Vermerk über die Anweisung, die ausgestellten Dokumente an den Dienst der vorschulischen Bildungseinrichtung zurückzugeben.

Die Entscheidung über die Übermittlung ausgeführter Dokumente, für die kein Beschluss des Anstaltsleiters oder seiner Stellvertreter vorliegt, trifft der Leiter der Struktureinheit, die den Auftrag zur Ausführung der Dokumente erteilt hat.

Dokumente, die keine Ausführungsvermerke haben, gelten als nicht ausgeführt und werden nicht in der Datei abgelegt.

Ein Vermerk über den Eingang des Dokuments bei der Organisation (Requisiten 29)

Wenn ein Dokument bei einer Organisation eintrifft, ist es wichtig, das Datum und manchmal auch die Uhrzeit des Eingangs zu kennen

Diese Requisite enthält die folgenden Daten:

Seriennummer und Empfangsdatum (und ggf. Stunden und Minuten). Dieses Attribut wird automatisch oder manuell eingegeben. Manchmal umfasst diese Anforderung den abgekürzten Namen der Organisation oder Struktureinheit, wenn die Organisation über eine dezentrale Registrierung verfügt. Dieses Attribut wird unten auf dem ersten Blatt des Dokuments rechts von Attribut 28 im Bereich von 16 x 30 mm platziert, zum Beispiel:

Wenn das Dokument per Fax oder Computerpost eingeht, werden Datum und Uhrzeit des Eingangs automatisch erfasst.

ID der elektronischen Kopie des Dokuments (Requisiten 30)

Wenn ein Dokument auf einem Computer erstellt oder in die Datenbank einer Organisation (in den Speicher des PCs) eingegeben wurde, ist es häufig erforderlich, es für die zukünftige Verwendung schnell wiederzufinden. Dieses Attribut wird gesetzt, um die Suche nach dem Dokument zu erleichtern. Die Kennung der elektronischen Kopie des Dokuments ist eine Markierung (Fußzeile), die in der unteren linken Ecke jeder Seite des Dokuments angebracht ist und den Namen der Datei auf dem Maschinenmedium, das Datum und andere in der Organisation festgelegte Suchdaten enthält.

Die in GOST R 6.30-2003 festgelegten Anforderungen an die Gestaltung von Details zielen nicht nur auf den Einsatz moderner Technologien zur Erstellung und Verarbeitung von Organisations- und Verwaltungsdokumenten ab, sondern auch auf die Gewährleistung der Rechtskraft dieser Dokumente. Aber wie bereits erwähnt, werden nicht alle 30 Angaben gleichzeitig in einem Dokument verwendet. Ein offizielles Dokument einer bestimmten Art verfügt über einen festgelegten Satz von Angaben, die in einer bestimmten Reihenfolge angeordnet sind, das sogenannte Dokumentenformular. Darüber hinaus haben Organisationen je nach Niveau und Kompetenz das Recht, bestimmte Arten von Organisations- und Verwaltungsdokumenten auszustellen.

Um die Rechtskraft von Dokumenten sicherzustellen, ist es daher erforderlich, nicht nur die allgemeinen Anforderungen an die Gestaltung von Details zu kennen, sondern auch die Ziele der Erstellung eines bestimmten Dokumenttyps, eine Reihe von für ihn charakteristischen Details und Merkmale von Textaufbau, Merkmale der Vereinbarung, Unterzeichnung und Genehmigung eines Dokuments, das Verfahren für sein Inkrafttreten, die Dauer seiner Wirkung, das Verfahren für seine Änderung, Ergänzung oder Aufhebung.

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1.1. Registrierung von Details

Standard- ein Dokument, das die Eigenschaften von Produkten, die Regeln für die Umsetzung und Eigenschaften der Prozesse der Produktion, des Betriebs, der Lagerung, des Transports, des Verkaufs und der Entsorgung, der Ausführung von Arbeiten oder der Erbringung von Dienstleistungen zum Zweck der Mehrfachnutzung festlegt.

Dokumentdetails- Inschriften, die obligatorische Elemente der Gestaltung offizieller Dokumente sind.

Jedes Dokument verfügt über individuelle Details, die seine Merkmale und seinen Zweck widerspiegeln.

Dokumentformular- eine Reihe von Einzelheiten eines offiziellen schriftlichen Dokuments, angeordnet in einer bestimmten Reihenfolge.

Leeres Dokument– eine Reihe von Angaben zur Identifizierung des Autors eines offiziellen schriftlichen Dokuments.

Header(Details: von 01 bis 17 und 19) enthält Informationen über die Organisation und Primärdaten über das Dokument selbst.

Teil machen(Angaben von 22 bis 30) enthält Angaben, die die Echtheit des Dokuments und die Richtigkeit der darin enthaltenen Informationen bestätigen.

Erinnern!

Einzelheiten wirken sich auf die Rechtskraft des Dokuments aus. Daher ist es wichtig, es gemäß den geltenden Vorschriften korrekt zu erstellen.

Zu den obligatorischen Angaben zählen dauerhafte Angaben und Angaben, die sich ändern oder vollständig ändern.

Einzelheiten zum Dokument finden Sie auf der Vorderseite des Blattes.

Bei der Erstellung von Dokumenten mit kurzer Aufbewahrungsfrist ist eine beidseitige Dokumentenausführung zulässig.

Bei Dokumenten, die einer langfristigen, langfristigen Aufbewahrung unterliegen, ist es sinnvoller, sie auf einer Seite des Blattes zu erstellen, um ein höheres Maß an Papiersicherheit zu gewährleisten.

Gemäß Abschnitt 2 von GOST R 6.30-2003 „Einheitliche Dokumentationssysteme. Einheitliches System der organisatorischen und administrativen Dokumentation. Anforderungen an die Ausführung von Dokumenten „Die Zusammensetzung der Details des Dokuments umfasst 30 Elemente.

01 - Staatswappen der Russischen Föderation;

02 - Emblem der konstituierenden Einheit der Russischen Föderation;

03 - Emblem der Organisation oder Marke (Dienstleistungsmarke);

04 – Organisationscode;

05 – die staatliche Hauptregistrierungsnummer des Unternehmens;

06 – individuelle Steuerzahlernummer/Registrierungsgrundcode (TIN/KPP);

07 - Dokumentformularcode;

08 – Name der Organisation;

09 – Referenzdaten über die Organisation;

10 - Name des Dokumenttyps;

11 – Dokumentdatum;

12 - Registrierungsnummer des Dokuments;

14 – Ort der Erstellung oder Veröffentlichung des Dokuments;

15 - Angaben zum Adressaten;

16 - Dokumentengenehmigungsstempel;

17 - Auflösung;

18 - Titel des Textes;

19 - eine Markierung auf der Erklärung des Dokuments zur Kontrolle;

20 – Dokumententext;

21 - eine Markierung für das Vorhandensein von Anträgen;

22 - Unterschrift;

23 - Dokumentengenehmigungsstempel;

24 – Dokumentengenehmigungsvisa;

25 - Abdruck des Siegels der Organisation;

26 – eine Markierung auf der Beglaubigung einer Kopie des Dokuments;

27 - eine Notiz über den Testamentsvollstrecker;

28 - Vermerk über die Ausführung des Dokuments und dessen Übermittlung an den Fall;

29 - ein Vermerk über den Eingang des Dokuments in der Organisation;

30 – Kennung der elektronischen Kopie des Dokuments.

Schema 1. Die Position der Details und die Grenzen der Zonen auf dem A4-Format des Eckformulars (Abmessungen sind in mm angegeben).

Schema 2. Die Lage der Details und die Grenzen der Zonen im A4-Format der Längsform.

Schema 3. Ein Musterbriefkopf mit Eckanordnung von Details.

Schema 4. Ein Musterbriefkopf mit einer Längsanordnung der Details.

Requisiten 01. Staatswappen der Russischen Föderation

Gemäß der Verordnung über das Staatswappen, genehmigt durch das Dekret des Präsidenten der Russischen Föderation vom 30. November 1993 Nr. 2050, ist das Staatswappen auf folgenden Formularen abgebildet:

der Präsident der Russischen Föderation;

Kammern der Bundesversammlung;

Regierung der Russischen Föderation;

das Verfassungsgericht der Russischen Föderation;

der Oberste Gerichtshof der Russischen Föderation;

das Oberste Schiedsgericht der Russischen Föderation;

Zentrale Organe der Bundesvollzugsgewalt (Ministerien, Abteilungen);

Bundesgerichte;

Staatsanwaltschaft der Russischen Föderation;

die Zentralbank der Russischen Föderation;

Kommissar für Menschenrechte;

Rechnungskammer;

Diplomatische Vertretungen, Konsularbüros und andere offizielle Vertretungen der Russischen Föderation im Ausland.

Das Bild des Wappens befindet sich im oberen Feld des Dokuments, zentriert relativ zum Namen der Organisation.

Erinnern!

In Dokumenten, die von Nichtregierungsorganisationen erstellt wurden, ist das Wappen nicht abgebildet.

Requisiten 02. Wappen der konstituierenden Einheit der Russischen Föderation

Das Wappen einer konstituierenden Körperschaft der Russischen Föderation wird gemäß den Rechtsakten der Behörden der konstituierenden Körperschaften der Russischen Föderation auf Briefköpfen angebracht. In der Regel wird das Wappen einer konstituierenden Einheit der Russischen Föderation auf den Briefköpfen von Vertretungs- und Exekutivbehörden und Verwaltungen von Republiken, Territorien, Regionen, autonomen Einheiten und Städten mit föderaler Unterordnung abgebildet – darunter auch Moskau und St. Petersburg sowie auf Briefköpfen der ihnen unterstellten Organisationen. Gleiches gilt für die Abbildung auf den Briefköpfen der Gemeindewappen (Städte, ländliche Siedlungen).

Requisiten 03. Emblem der Organisation oder Marke (Dienstleistungsmarke)

Das Emblem der Organisation oder die Marke (andere Dienstleistungsmarken) werden in Übereinstimmung mit dem Gesetz der Russischen Föderation vom 23. September 1992 N 3520-I „Über Marken, Dienstleistungsmarken und Ursprungsbezeichnungen von Waren“ (in der geänderten und ergänzten Fassung) verwendet am 27. Dezember 2000, 30. Dezember 2001, 11., 24. Dezember 2002).

Unternehmensemblem- Hierbei handelt es sich um eine grafische Bezeichnung, mit der Sie die Waren und Dienstleistungen einiger juristischer oder natürlicher Personen von ähnlichen Waren anderer unterscheiden können.

Erinnern!

Sie können den Namen eines Unternehmens oder einer Institution nicht durch ein Emblem ersetzen.

Das Emblem muss amtlich registriert sein.

Die Marke darf nicht von anderen verwendet werden.

Wenn das Wappen auf dem Formular angegeben ist, wird das Emblem nicht wiedergegeben.

Das Markenzeichen (Emblem) wird im oberen Feld des Dokuments mittig zum Namen der Organisation platziert.

Es ist erlaubt, Embleme auf dem Teil der Fläche anzubringen, der von den Requisiten „Name der Organisation“ eingenommen wird.

Requisiten 04. Organisationscode

Alle registrierten Institutionen verfügen über einen Organisationscode. Der Organisationscode wird gemäß der Allrussischen Klassifikation von Unternehmen und Institutionen (OKPO) angebracht.

Code der Organisation – der Autor des Dokuments dient dazu, die Übertragung dokumentierter Informationen über elektronische Kommunikationskanäle zu beschleunigen und die Anzahl der Fehler zu reduzieren, die bei der Übertragung langer und schwer verständlicher Namen von Organisationen auftreten.

Voraussetzung 05. Staatliche Hauptregistrierungsnummer (OGRN) des Unternehmens (juristische Person)

Voraussetzung 06. Individuelle Steuernummer/Registrierungsgrundcode (TIN/KPP)

Die Anbringung erfolgt gemäß den vom Finanzamt ausgestellten Unterlagen. Die Anforderung befindet sich laut OKPO auf dem Formular rechts oder unter der Anforderung 04.

Ein Beispiel für die Anwendung der Details: 04, 05 und 06 sind in den Diagrammen 3 und 4 dargestellt.

Requisiten 07. Dokumentformularcode

Der Formularcode wird angehängt, wenn der entsprechende Dokumenttyp im Klassifikator gemäß dem Allrussischen Klassifikator für Verwaltungsdokumente (OKUD), Klasse 0200000, enthalten ist. Diese Anforderung wird bei der Zusammenstellung eines bestimmten Dokumenttyps ausgedruckt und in die Referenz aufgenommen Informationen über die Organisation in Briefköpfen, in anderen Fällen werden sie neben dem Namen des Dokumenttyps angebracht.

Ein Beispiel für das Design und die Position des Dokumentformularcodes

Voraussetzung 08. Name der Organisation

Erinnern!

Geben Sie über dem Namen der Organisation den abgekürzten und, falls nicht, den vollständigen Namen der Mutterorganisation an.

Die Namen der Organisationen der Teilstaaten der Russischen Föderation, die neben der Staatssprache der Russischen Föderation (Russisch) die Staatssprache der Teilstaaten der Russischen Föderation haben, werden in zwei Sprachen gedruckt.

Der Name der Organisation in der Staatssprache der konstituierenden Einheit der Russischen Föderation oder in einer anderen Sprache wird unterhalb oder rechts neben dem Namen in der Staatssprache der Russischen Föderation platziert.

Der abgekürzte Name der Organisation wird in den Fällen angegeben, in denen er in den Gründungsdokumenten der Organisation verankert ist. Der abgekürzte Name (in Klammern) steht unter dem vollständigen Namen.

Der Name der Zweigniederlassung, des Gebietsbüros oder der Repräsentanz wird angegeben, wenn diese der Autor des Dokuments ist, und unter dem Namen der Organisation platziert.

Requisiten 09. Referenzdaten über die Organisation

Dieses Erfordernis dient nur der Korrespondenz und wird nicht an interne Dokumente angehängt.

Zu den Referenzdaten der Organisation gehören: Postanschrift; Telefonnummern und andere Informationen nach Ermessen der Organisation (Faxnummern, Telexnummern, Bankkonten, E-Mail-Adresse usw.).

Die Postanschrift wird gemäß den Anforderungen der Regeln für die Erbringung von Postdiensten erstellt.

Erinnern!

Die Postanschrift sollte keine Abkürzungen oder Symbole enthalten.

Die Reihenfolge, in der die Adresse des Adressaten geschrieben wird:

1) Name des Adressaten (für Einzelpersonen - Nachname, Vorname, Vatersname);

2) Straßenname, Hausnummer, Wohnungsnummer;

3) der Name der Siedlung (Stadt, Gemeinde);

4) der Name der Region, des Territoriums, der autonomen Region, der Republik;

5) Land (für internationale Postsendungen);

6) Postleitzahl;

7) Telefon-, Fax-, E-Mail- und Website-Nummer;

8) Bankdaten (Briefe über Abrechnung und Geldtransaktionen).

Requisiten 10. Name des Dokumenttyps

Art des schriftlichen Dokuments- Dies ist seine Zugehörigkeit nach Inhalt und Zweck zum Dokumentationssystem.

Die Bezeichnung der Art des von der Organisation erstellten oder veröffentlichten Dokuments ist in der Satzung (Ordnung der Organisation) geregelt und muss den von OKUD vorgesehenen Dokumenttypen (Klasse 0200000) entsprechen.

Erinnern!

Der Brief gibt keinen Hinweis auf die Art des Dokuments.

Voraussetzung 11. Dokumentdatum

Das Datum ist eines der wichtigsten Details, die die Rechtskraft des Dokuments gewährleisten.

Das Datum des Dokuments wird in arabischen Ziffern in der Reihenfolge geschrieben: Tag des Monats, Monat, Jahr. Der Tag des Monats und der Monat werden mit zwei Paaren arabischer Ziffern dargestellt, die durch einen Punkt getrennt sind; Jahr in vier arabischen Ziffern.

Datumsangaben können gemäß internationalen Standards eine andere Reihenfolge haben: Jahr, Monat, Tag:

2005.29.12

Es ist erlaubt, ein wortnumerisches Datum zu entwerfen:

Erinnern!

Das Datum des Dokuments ist das Datum seiner Unterzeichnung oder Genehmigung, für das Protokoll das Datum der Sitzung (Beschlussfassung), für die Handlung das Datum der Veranstaltung.

Von zwei oder mehr Organisationen ausgestellte Dokumente müssen ein (einziges) Datum haben.

Nach dem Schreiben des Datums wird das Wort „Jahr“ nicht eingefügt.

Römische Ziffern sind nicht erlaubt.

Das Datum auf dem Dokument wird vom Beamten direkt bei der Unterzeichnung oder Genehmigung angebracht.

Das Datum kann handschriftlich sein.

Requisiten 12. Registrierungsnummer des Dokuments

Die Registrierungsnummer (Index) eines Dokuments ist eine digitale oder alphanumerische Bezeichnung, die jedem ausgehenden (gesendeten), internen und eingehenden (eingehenden) Dokument bei seiner Registrierung zugewiesen wird. Die Registrierung von Dokumenten erfolgt gemäß dem von der Organisation angenommenen Indexierungssystem, das auf der Seriennummer des Dokuments basiert.

Abhängig von der Art der Dokumente, der Art des in der Organisation vorhandenen Büroarbeitssystems, der Verfügbarkeit von Klassifikatoren usw. können der Seriennummer weitere Komponenten hinzugefügt werden, beispielsweise bei der Registrierung offizieller Briefe das Fallregister gemäß der Seriennummer wird die Nomenklatur der Fälle und bei Bedarf der Dokumentcode nach thematischem Klassifikator, entsprechendem Code usw. hinzugefügt.

Auf Dokumenten, die von mehreren Organisationen gemeinsam erstellt werden, werden die Registrierungsnummern der Autoren durch einen Schrägstrich in der Reihenfolge angegeben, in der die Autoren im Dokument angegeben sind. Das Vorhandensein einer Registrierungsnummer auf dem Dokument weist darauf hin, dass es im Informationsbereich der Organisation enthalten ist und unter ihrer Kontrolle und Verantwortung steht.

Die Anforderung besteht aus einem Schablonenteil „_________№_______“, der handschriftlich mit Datum und Registriernummer ausgefüllt wird.

Die Anforderung wird nur auf den ausgehenden Antwortschreiben vermerkt und umfasst die Registrierungsnummer und das Datum des Dokuments, auf das die Antwort gegeben wird:

Am Nr. 03–15/45 vom 29.12.2005

Requisiten 14. Ort der Erstellung oder Veröffentlichung des Dokuments

Das Erfordernis wird nur in allgemeinen Formen und Formen spezifischer Dokumentarten (außer Briefen) verwendet. Bei der Registrierung dieser Anforderung wird die administrativ-territoriale Aufteilung des Landes unter Verwendung allgemein anerkannter Abkürzungen berücksichtigt. Zum Beispiel:

Moskau. Balakowo, Region Saratow

Georgievsk, Gebiet Stawropol. Iwanowka, Bezirk Mytischtschi, Region Moskau.

Der Ort der Erstellung oder Veröffentlichung des Dokuments darf nicht angegeben werden, wenn der Name des Territoriums im Namen der Organisation enthalten ist:

Samara Akademie für Kultur und Kunst

Erinnern!

Es ist notwendig, die administrativ-territoriale Aufteilung zu berücksichtigen, da es zu Wiederholungen der Namen einiger Siedlungen in verschiedenen Regionen kommen kann.

Die Abkürzung „g.“ es wird nicht im Namen „Moskau“ und in den Namen von Städten verwendet, die auf „grad“ und „burg“ enden.

Requisiten 15. Angaben zum Adressaten

Ziel- Dies ist eine Organisation, Struktureinheit, ein Beamter oder eine Einzelperson, an die das Dokument gerichtet ist.

Das Erfordernis wird in Briefen und internen Dokumenten verwendet, die zur Prüfung durch das Management bestimmt sind (Stellungnahmen, Memoranden, Erläuterungen usw.). Die erforderliche „Adresse“ kann eine Postanschrift enthalten.

Der Name der Organisation und ihrer Struktureinheit wird im Nominativ angegeben.

CJSC BUSINESSCONSULT, aber nicht

"Aktiengesellschaft" Businessconsult "

Das Dokument kann an den Leiter der Organisation gerichtet werden. Geben Sie in diesem Fall im Dativ den Titel der Position an, einschließlich des Namens der Organisation sowie der Initialen und des Nachnamens des Leiters. Vor dem Nachnamen stehen Initialen:

zum CEO

CJSC „Businessconsult“

A. P. Ignatiev

Bei der Adressierung eines Dokuments an die Leiter einer Struktureinheit oder an Spezialisten beginnt die Adressierung mit dem Namen der Organisation im Nominativ:

CJSC „Businessconsult“

Hauptbuchhalter

I.P. Karpova

CJSC „Businessconsult“

Leiter der Abteilung Öffentlichkeitsarbeit

S.B. Markin

Bei der Ansprache eines Beamten wird das Wort Berufung verwendet (Akademiker, Herr, Professor):

An den Präsidenten der JSCB

„Rosinvest“

Herr Panyukin A.K.

Es ist erlaubt, jede Zeile des Attributs „Adresse“ im Verhältnis zur längsten Zeile zu zentrieren:

Vorsitzender des Gartenbauvereins

„Zavolzhsky gab“

Kryukin O.P.

Wenn der Brief an eine Organisation und nicht an eine bestimmte Person gerichtet ist, werden Name und Postanschrift angegeben:

Allrussisches Forschungsinstitut für Dokumentation und Archivierung

Profsoyuznaya Str., 82,

Moskau, 117393

Manchmal muss ein Dokument gleichzeitig an mehrere homogene Organisationen gesendet werden. Solche Dokumente richten sich im Allgemeinen an:

Generaldirektoren der Unternehmen des Gaskomplexes

Wenn Sie ein Dokument an eine Einzelperson richten, geben Sie zunächst die Postanschrift und dann die Initialen und den Nachnamen des Empfängers an:

st. Tulupnaya, 10, Apt. 32

Siedlung Alekseevka,

Region Samara, 419108

IST. Flüsterer

Bei der Adressierung interner Dokumente können Sie nur den Namen der Einheit oder Position, die Initialen und den Nachnamen ihres Leiters angeben.

Erinnern!

Die Postanschrift wird nicht angegeben, wenn das Dokument an die höchsten Organe der Staatsgewalt und -verwaltung, eine übergeordnete Organisation, nachgeordnete Organisationen oder ständige Korrespondenten gesendet wird.

Die Anforderung ist auf dem Formular des Dokuments rechts angebracht.

Versuchen Sie, das Dokument an eine bestimmte Person zu senden.

Auf dem Dokument dürfen maximal vier Adressen angegeben werden.

Requisiten 16. Dokumentengenehmigungsstempel

Ein Genehmigungsstempel ist eine Voraussetzung für ein offizielles Dokument, das seinem Inhalt einen normativen oder rechtlichen Charakter verleiht.

Verwaltungsdokumente, die eine Stempelgenehmigung erfordern.

Gesetze, Aufgaben, Weisungen, Normen, Listen, Berichte, Pläne, Programme, Vorschriften, Kostenvoranschläge, Tarifsätze, Formen einheitlicher Dokumente, Besetzungstabellen, Stellenbeschreibungen, Preise für die Erbringung von Werken oder Dienstleistungen.

Das Dokument wird genehmigt:

Ein Beamter (Manager);

Ausstellung des entsprechenden Verwaltungsdokuments;

Kollegium.

Bei der Genehmigung eines Dokuments enthält der Stempel das Wort „ICH GENEHMIGE“, die Positionsbezeichnung der Person, die das Dokument genehmigt, eine persönliche Unterschrift, die Niederschrift und das Datum der Genehmigung:

GENEHMIGEN

Generaldirektor

CJSC „Businessconsult“

Unterschrift A.P. Ignatiev

29.12.2005

Wird das Dokument durch ein Verwaltungsdokument oder ein Kollegialorgan genehmigt, muss der Genehmigungsstempel den Namen, die Nummer und das Datum des Dokuments enthalten, in dem die Genehmigungsentscheidung festgehalten ist.

GENEHMIGT

nach Reienfolge

Generaldirektor

CJSC „Businessconsult“

vom 29. Dezember 2005 Nr. 178

Befinden sich auf dem Dokument mehrere Genehmigungsstempel, so befinden sich diese parallel (links und rechts) auf gleicher Höhe.

Erinnern!

Der Genehmigungsstempel muss aus dem Wort „ICH GENEHMIGE“ ohne Anführungszeichen bestehen.

Bei der Genehmigung eines Dokuments wird im Instrumentalfall der Name des genehmigenden Dokuments angegeben.

Wenn ein Dokument von mehreren Personen genehmigt wird, werden ihre Unterschriften auf derselben Ebene geleistet.

Requisiten 17. Auflösung

Auflösung- Dies ist die Inschrift auf dem Dokument, das vom Beamten angebracht wird und die von ihm getroffene Entscheidung enthält.

Anweisungen zur Ausführung des Dokuments müssen enthalten: den Nachnamen und die Initialen des Testamentsvollstreckers, den Inhalt der Bestellung und die Ausführungsfrist.

Der Beschluss wird handschriftlich in die Überschrift des Dokuments an einer beliebigen Stelle ohne Text geschrieben. Es ist zulässig, einen Beschluss auf separaten Blättern zu verfassen und dabei die Registrierungsnummer und das Datum des Dokuments anzugeben, auf das sich der Beschluss bezieht.

IST. Botkin

Erstellen Sie am 26.12.2005 einen Vertragsentwurf

Unterschrift 12.12.2005

Sind im Dokument mehrere Darsteller angegeben, so wird der erste als Verantwortlicher benannt, es werden jedoch keine weiteren Vermerke gemacht.

Requisiten 18. Titel des Textes

Texttitel ist die Zusammenfassung des Dokuments.

Grammatisch stimmt die Überschrift mit dem Namen des Dokumenttyps überein:

Einstellungsauftrag, Protokoll der Gesellschafterversammlung, Stellenbeschreibung eines Verfahrensingenieurs, Regelung der Abteilung für externe Kontakte, interne Arbeitsordnung, Anordnung zur Gewährung von Urlaub an einen Mitarbeiter.

Erinnern!

Die Überschrift befindet sich links über dem Text des Dokuments.

Bei Dokumenten im A5-Format ist die Überschrift zum Text nicht angegeben.

Die Überschrift wird unter den Angaben des Formulars ohne Anführungszeichen gedruckt und nicht unterstrichen.

Am Ende des Titels steht kein Punkt.

Der Umfang sollte 5 Zeilen mit jeweils nicht mehr als 28–30 Zeichen nicht überschreiten.

Voraussetzung 19. Markieren Sie die Kontrolle des Dokuments

Das Kontrollzeichen bedeutet, dass das Dokument während seiner Ausführung unter Kontrolle gestellt wird, um die im Beschluss festgelegten Fristen bzw. Standardfristen für die Ausführung sicherzustellen.

Es gibt zwei Arten von Fristen für ein Dokument:

1) Standardfrist für die Ausführung des Dokuments- die Frist für die Ausführung des Dokuments, für eine Gruppe von Standarddokumenten (z. B. für Bürgerbeschwerden), die Frist für die Ausführung von Standardanträgen usw.;

2) individuelles Fälligkeitsdatum- die Frist für die Ausführung des Dokuments, die im erhaltenen Dokument, der Anweisung oder im Beschluss festgelegt ist. Alle ausführungspflichtigen Dokumente unterliegen der Kontrolle.

Gemäß GOST wird das Ausführungskontrollzeichen auf den wichtigsten Dokumenten angebracht und durch den Buchstaben „K“, das Wort oder den Stempel „Control“ gekennzeichnet. Zur besseren Übersichtlichkeit kann dieses Attribut farblich hervorgehoben werden.

Requisiten 20. Dokumenttext

Dokumenttext- Dies ist das Hauptmerkmal des Dokuments, das objektive und zuverlässige Informationen enthält, die in rechtlicher Hinsicht kurz, genau, klar und einwandfrei dargelegt sind.

In Übereinstimmung mit der Gesetzgebung der Russischen Föderation und der Mitgliedsstaaten der Russischen Föderation zu den Staatssprachen wird der Text des Dokuments in Russisch oder der Landessprache verfasst.

Das Dokument kann in Form eines Fragebogens, einer Tabelle oder eines Textes präsentiert werden.

Große Texte sind in Absätze, Absätze, Unterabsätze und Abschnitte unterteilt, die in arabischen Ziffern nummeriert sind:

1.1.Unterabschnitt

1.1.1.Artikel

1.1.1.1 Unterabschnitt

Verlinkter großer Text besteht in der Regel aus zwei Teilen. Der erste Teil gibt den Grund, die Grundlage und den Zweck der Erstellung des Dokuments an.

Der zweite Teil enthält Beschlüsse, Schlussfolgerungen, Bitten, Vorschläge und Empfehlungen.

In Dokumenten (Anordnung, Anordnung usw.) von Organisationen, die nach den Grundsätzen der Befehlseinheit arbeiten, sowie in Dokumenten, die an die Leitung der Organisation gerichtet sind, wird der Text in der ersten Person Singular („Ich bestelle“, „Angebot“) angegeben ", "Bitte").

In den Urkunden kollegialer Gremien wird der Text in der dritten Person Singular („beschließt“, „beschlossen“) angegeben.

In gemeinsamen Dokumenten wird der Text in der ersten Person Plural („wir bestellen“, „beschlossen“) angegeben.

Der Wortlaut des Protokolls wird in der dritten Person Plural („zugehört“, „sprach“, „entschieden“, „entschieden“) angegeben.

Verwenden Sie in Dokumenten, die die Rechte und Pflichten von Organisationen, ihre Strukturgliederung (Vorschriften, Weisungen) festlegen sowie eine Beschreibung, Sachverhaltsbewertung oder Schlussfolgerungen (Gesetz, Bescheinigung) enthalten, die Darstellungsform des Textes aus der dritten Person Singular oder Plural („die Abteilung nimmt Aufgaben wahr“, „sind Teil des Vereins“).

Der Text in Form eines Fragebogens enthält ständige Informationen zu einem Objekt anhand einer Reihe von Indikatoren. Fragebogentexte werden am häufigsten in Personal- und Marketingdokumenten verwendet.

Der Text in Form einer Tabelle enthält aus verschiedenen Gründen Informationen zu mehreren Objekten. Tabellen werden häufig in Berichts-, Planungs-, Finanz- und anderen Dokumenten verwendet.

Wenn die Tabelle auf mehreren Seiten platziert ist, werden die Spalten nummeriert und auf den folgenden Seiten werden nur die Nummern der Spalten gedruckt. Wenn das Dokument mehrere Tabellen enthält, wird rechts über der Tabelle das Wort „Tabelle“ geschrieben und ihre Seriennummer ohne Vorzeichen angegeben

Verbundener Text kann willkürlich zusammengestellt werden oder auf Schablonen basieren, die konstante Informationen und Leerzeichen zur Einführung variabler Informationen enthalten:

Durch die Verwendung von Vorlagentexten kann die Geschwindigkeit der Dokumentenerstellung erheblich gesteigert werden, während die Schritte der Textbearbeitung und des Nachdrucks entfallen. Besonders effektiv ist der Einsatz von Schablonen beim Zusammenstellen von Dokumenten am Computer.

Erinnern!

Die Texte des Dokuments werden in russischer Sprache verfasst und an folgende Adresse gesendet:

1) Bundesbehörden;

2) an die staatlichen Behörden der Teilstaaten der Russischen Föderation;

3) in Organisationen und Unternehmen, die nicht der Gerichtsbarkeit dieser Einrichtung unterliegen;

4) in Organisationen und Unternehmen, die sich auf dem Territorium anderer Teilstaaten der Russischen Föderation befinden.

Requisiten 21. Markieren Sie das Vorhandensein von Anwendungen

In Verwaltungsdokumenten wird im Text auf das Vorliegen von Anträgen hingewiesen.

Informationen über das Vorhandensein von Anlagen zu Briefen, Zeugnissen, Plänen, Berichten etc. werden in der folgenden Reihenfolge erstellt.

Wenn der Text den vollständigen Namen der Bewerbung enthält, wird der Hinweis auf das Vorhandensein von Bewerbungen abgekürzt.

Anwendung: für 3 Liter. in 3 Exemplaren.

Verfügt das Dokument über einen Anhang, der nicht im Text angegeben ist, muss im Hinweis auf dessen Vorhandensein der vollständige Name der darin enthaltenen Dokumente angegeben werden.

Anhang: 1. Standardanleitung zur Büroarbeit – 2 Blätter. in 2 Exemplaren.

2. Liste der Dokumente mit Angabe der Lagerzeiten – für 4 Liter. in 2 Exemplaren.

Wenn dem Brief ein Dokument beigefügt ist, zu dem bereits eine Anlage vorhanden ist, erfolgt die Kennzeichnung des Vorhandenseins von Anlagen wie folgt.

Beilage: Mietvertrag vom 03.04.2003 Nr. 07/23 und Anlagen dazu, für insgesamt 12 Blätter.

Bei gebundenen Bewerbungen wird die Anzahl der Blätter nicht angegeben.

Wenn das Dokument an mehrere Adressen gesendet wird und die Anlage dazu nicht an alle Adressen gesendet wird, wird dies im Vermerk über das Vorliegen des Antrags angezeigt.

Anwendung: für 3 Liter. in 2 Exemplaren. nur in der ersten Adresse

Auf den Anträgen selbst ist in der oberen rechten Ecke eine Markierung angebracht, an der das Wort „Antrag“ steht, in arabischen Ziffern die Nummer des Antrags (falls mehrere vorhanden sind), der Name, das Datum und die Nummer des Hauptdokuments.

Anhang 1

vom 26. Dezember 2005 Nr. 76

Es ist erlaubt, den Ausdruck „ANHANG-Nr.“ in Großbuchstaben zu drucken, diesen Ausdruck auch mit dem Namen des Dokuments, seinem Datum und der Registrierungsnummer relativ zur längsten Zeile zu zentrieren, zum Beispiel:

Anhang 1

auf Befehl des Direktors von CJSC „Atlant“

vom 26. Dezember 2005 Nr. 76

Requisiten 22. Unterschrift

Unterschrift- Dies ist eine zwingende Voraussetzung für jedes offizielle und persönliche Dokument. Die Zusammensetzung der erforderlichen „Signatur“ umfasst:

1) der Name der Position der Person, die das Dokument unterzeichnet hat (mit dem Namen der Organisation, wenn das Dokument nicht auf Briefkopf erstellt wurde, und ohne den Namen der Organisation, wenn das Dokument auf Briefkopf erstellt wurde );

2) persönliche Unterschrift;

3) Entschlüsselung der Unterschrift (Initialen und Nachname).

Generaldirektor von ZAO Businessconsult Signature A.P. Ignatjew

Wenn ein Dokument von mehreren Beamten unterzeichnet wird, werden ihre Unterschriften entsprechend ihrer Position untereinander platziert:

Generaldirektor von ZAO Businessconsult Unterschrift A.P. Ignatiev

Hauptbuchhalter von CJSC „Businessconsult“ Unterschrift I.P. Karpow

Wird ein Dokument von mehreren gleichberechtigten Personen unterzeichnet, liegen deren Unterschriften beispielsweise auf derselben Ebene.

Alle in den Angelegenheiten des Unternehmens verbleibenden Kopien von Dokumenten müssen enthalten authentisch Unterschriften von Beamten und Visumgenehmigung. Eine Ausnahme bilden lediglich Kopien ausgehender Briefe, bei denen anstelle einer Unterschrift ein Vermerk auf der Beglaubigung der Kopie angebracht ist.

Ist auf dem Entwurf des Dokuments kein Beamter vorgesehen, dessen Unterschrift vorgesehen ist, kann das Dokument von seinem Stellvertreter oder der in seiner Eigenschaft handelnden Person unterzeichnet werden. In diesem Fall ist es zwingend erforderlich, die tatsächliche Position und den Nachnamen der Person anzugeben, die das Dokument unterzeichnet hat. Behebt „Zam“. oder „I.O.“ Werden handschriftlich oder maschinenschriftlich eingegeben, ist es nicht erlaubt, vor dem Titel der Stelle einen Schrägstrich oder die Präposition „für“ zu setzen.

Dokumente eines Kollegialorgans (Hauptversammlung der JSC-Mitglieder, Vorstand usw.) werden vom Vorsitzenden dieses Gremiums und dem Sekretär unterzeichnet.

Die von der Kommission erstellten Dokumente geben nicht die tatsächlichen Positionen der Personen wieder, die das Dokument erstellt haben, sondern die Verteilung der Zuständigkeiten in der Zusammensetzung der Kommission (Vorsitzender, Mitglieder der Kommission).

Das Attribut „Signatur“ wird unter dem Attribut „Text“ abgelegt und wie folgt gedruckt: Position - vom Rand des linken Feldes; Entschlüsselung der Signatur – nach 48 gedruckten Zeichen ab dem Rand des linken Randes

Requisiten 23. Genehmigungsstempel

Koordinierung- Hierbei handelt es sich um eine vorläufige Betrachtung der im Text des Dokuments enthaltenen Fragen, die für das Treffen der richtigen Managemententscheidungen erforderlich ist. Die Koordination kann sowohl mit Beamten innerhalb der Organisation (interne Koordination) als auch mit Beamten anderer Organisationen (externe Koordination) erfolgen. Zur externen Genehmigung gehört auch die Genehmigung des Dokuments durch öffentliche Verbände (Arbeitsgemeinschaftsräte, Gewerkschaftsgremien usw.).

Für die interne Genehmigung wird die Dokumentenfreigabe verwendet, für die externe Genehmigung wird der Genehmigungsstempel verwendet.

Der Genehmigungsstempel enthält das Wort „EINVERSTANDEN“ ohne Anführungszeichen, den Namen der Position der Person, mit der das Dokument vereinbart wurde (einschließlich des Namens der Organisation), eine persönliche Unterschrift, deren Niederschrift und das Datum.

EINVERSTANDEN

Leiter der Abteilung Öffentlichkeitsarbeit

CJSC „Businessconsult“

Unterschriften S.B. Markin

29.12.2005

Bei der Vereinbarung eines Dokuments mit einem Kollegialorgan werden auf dem Genehmigungsstempel der Name des Dokuments (im Nominativ), sein Datum und seine Nummer angegeben

EINVERSTANDEN

Protokoll der Aktionärsversammlung

26.12.2005 № 6

Erfolgt die Genehmigung eines Dokuments durch Ausstellung eines anderen Dokuments, so werden im Genehmigungsstempel die Art des Dokuments, sein Autor (Name der Organisation), Datum und Index des Dokuments angegeben:

EINVERSTANDEN

Brief des Präsidiums der Russischen Akademie der Wissenschaften

vom 26.12.05 Nr. 08-124

Erinnern!

Das Attribut „Vereinbarungsstempel“ befindet sich unterhalb des Attributs „Unterschrift“, bei mehreren Genehmigungsstempeln werden diese in der Regel auf einem separaten Genehmigungsblatt platziert.

Voraussetzung 24. Dokumentgenehmigungsvisa

Dokumentgenehmigungsvisa- Einzelheiten des Dokuments, aus denen hervorgeht, dass der Beamte der Organisation – der Autor des Dokuments – mit seinem Inhalt einverstanden ist oder nicht.

Dokumentieren - wird je nach Art und Inhalt des Dokuments vom Testamentsvollstrecker, interessierten Beamten, Verantwortlichen der Rechts-, Finanz- und Wirtschaftsdienste, dem stellvertretenden Leiter der für diese Angelegenheit zuständigen Organisation, dem Leiter des Aktenverwaltungsdienstes gebilligt.

Das Visum enthält die Unterschrift des Genehmigers, die Niederschrift der Unterschrift (Initialen, Nachname) und das Datum; ggf. die Position des Genehmigers:

Unterschrift A.S. Antonenko

29.12.2005

Wenn Kommentare zum Dokument vorhanden sind, wird deren Vorhandensein vermerkt:

Kommentare beigefügt

Direktor der Fabrik „Krasnaya Zarya“

Unterschrift A.S. Antonenko

29.12.2005

Visa werden auf der Rückseite der letzten Seite des Originals des Verwaltungsdokuments auf einer Kopie des zu versendenden Dokuments (Briefes) angebracht.

Wenn während des Genehmigungsprozesses wesentliche Änderungen am Entwurfsdokument vorgenommen werden, unterliegt dieser einer erneuten Genehmigung. Eine erneute Genehmigung ist nicht erforderlich, wenn bei der Fertigstellung des Dokumententwurfs Klarstellungen vorgenommen werden, die dessen Wesensgehalt nicht ändern.

Requisiten 25. Siegelabdruck der Organisation

Siegelabdrücke, die das Staatswappen der Russischen Föderation, das Wappen einer konstituierenden Einheit der Russischen Föderation, das Wappen einer Stadt, eines Bezirks der Russischen Föderation sowie das Siegel von Organisationen (mit dem Namen) darstellen Organisationen), die nicht das Recht haben, staatliche Symbole darzustellen (im Folgenden als Siegel bezeichnet), werden auf Dokumenten angebracht, die eine Beglaubigung der Unterschrift gemäß den geltenden Gesetzen oder Vorschriften der Organisation erfordern. Eine ungefähre Liste der Dokumente, die gestempelt werden: Handlungen, Verträge, Vollmachten, Garantieschreiben, Anweisungen, Kostenvoranschläge, Zertifikate, Satzungen und Vorschriften für Organisationen, Besetzungstabellen, Normen usw.).

Siegel sind offiziell und einfach.

Offizielles Siegel rund, in der Mitte befindet sich ein Bild des Wappens und entlang des Umfangs ist der vollständige Name der Institution angegeben.

Einfache Siegel Die Form kann sein: rund, quadratisch, dreieckig und rechteckig. Auf solchen Siegeln findet sich kein Wappen, sondern nur der Name der Institution bzw. ihrer Struktureinheit.

Erinnern!

Der Siegelabdruck ist so anzubringen, dass der Siegelabdruck und die persönliche Unterschrift gut lesbar sind.

Briefe auf Briefpapier benötigen kein Siegel.

Die Liste der Dokumente, auf denen der Stempel angebracht ist:

1) zivilrechtliche Vereinbarungen oder Verträge (über Lieferungen, Verträge, gemeinsame Aktivitäten, Miete von Räumlichkeiten, über die Ausführung von Arbeiten usw.);

2) Arbeitsverträge, Haftungsverträge;

3) Vollmachten (um Inventargegenstände zu erhalten, Geschäfte im Schiedsverfahren abzuwickeln usw.);

4) Akte der Abnahme von Einrichtungen, Ausrüstung, durchgeführten Arbeiten, Abschreibungen, Untersuchungen usw.;

5) Garantie- und Handelsbriefe (für die Ausführung von Arbeiten, Dienstleistungen usw.);

6) Bescheinigungen, die die rechtliche Tatsache bestätigen;

7) offizielle persönliche Dokumente (Diplom, Arbeitsbücher, Heiratsurkunde usw.);

8) Buchhaltungsunterlagen (Bestellungen usw.);

9) Beantragung eines Akkreditivs, Annahmeverweigerung usw.;

10) Haushalts-, Bank-, Renten- und Zahlungsaufträge (konsolidiert in Bai für den Empfang und Transfer von Währungen, für Importe usw.);

11) Scheckregister, bei Banken eingereichte Haushaltsaufträge

12) Bescheinigungen über die Zahlung der Versicherungssummen, abgezogene und fällige Gehälter usw.;

13) Kostenvoranschläge (für die Herstellung neuer Produkte für den Kapitalbau, Kostenkalkulation für den Vertrag usw.);

14) Anträge für Ausrüstung usw.;

15) Reisebescheinigungen;

16) Muster von Siegeln und Unterschriften von Mitarbeitern, die zur Durchführung von Finanz- und Geschäftstransaktionen berechtigt sind;

17) Spezifikationen (von Produkten, Produkten usw.);

18) Besetzungstabellen und deren Änderungen.

Requisiten 26. Vermerken Sie auf der Beglaubigung eine Kopie des Dokuments

Dieses Erfordernis wird angebracht, um der Kopie Rechtskraft zu verleihen. Das Zeichen auf der Beglaubigung einer Kopie des Dokuments besteht aus dem Wort „richtig“, dem Namen der Position des Mitarbeiters, der die Kopie beglaubigt hat, einer persönlichen Unterschrift, deren Abschrift und dem Datum der Beglaubigung.

Rechts

Leiter der Abteilung Öffentlichkeitsarbeit

ZAO Businessconsult Signatur S.B. Markin

29.12.2005

Erinnern!

Wird eine Kopie des Dokuments an eine andere Institution gesendet oder ausgehändigt, so wird das Prüfzeichen durch ein Siegel beglaubigt.

Ein per Fax übermitteltes Dokument hat keine Rechtskraft, daher werden beglaubigte Kopien per Post verschickt.

Requisiten 27. Hinweis zum Testamentsvollstrecker

Voraussetzung ist die operative Kommunikation mit der Person, die das Dokument erstellt hat, zur Klärung und Klärung etwaiger Probleme.

Das Zeichen des Testamentsvollstreckers enthält den Nachnamen (oder Nachnamen, Vornamen, Vatersnamen) des Testamentsvollstreckers und seine Telefonnummer.

Die Anforderung befindet sich auf der Vorder- oder Rückseite des letzten Blattes des Dokuments in der unteren linken Ecke.

Jawohl. Kondratjew

248 75 39

Julia Pavlovna Kondratieva 248 75 39

Soll das Dokument vervielfältigt werden, ist auf der Vorderseite der Vermerk über den ausübenden Künstler angebracht.

Requisiten 28. Eine Notiz zur Ausführung des Dokuments und zur Übermittlung an den Fall

Das Erfordernis wird nur auf den ausgeführten Dokumenten angebracht, die zur späteren Aufbewahrung und Verwendung zu Referenzzwecken in der Akte abgelegt werden.

Notieren Sie die Details auf der ersten Seite des Dokuments am unteren Rand.

Erinnern!

Zu den Requisiten gehören:

Das Wort „Im Geschäft“;

Aktenzeichen, unter dem das Dokument gespeichert wird (ggf. mit Angabe des Jahres);

Unterschrift des Testamentsvollstreckers;

Das Datum der Markierung.

Die Ausführungsmarke wird entweder vom ausübenden Künstler selbst oder vom Leiter der Struktureinheit angebracht und datiert.

Im Fall 13–45 für 2005

Unterschrift 24.01.2005

Brief verschickt

23.12.2005 № 01–11/201

Im Fall 7–1 Unterschrift 24.12.2005

Am 23.12.2005 telefonisch an O.A.Antonova gemeldet

Im Fall 02-7

Unterschrift 24.12.2005

Voraussetzung 29. Vermerken Sie den Eingang des Dokuments bei der Organisation

Der Vermerk über den Eingang des Dokuments bei der Organisation wird handschriftlich oder mit einem speziellen Registrierungsstempel auf den eingehenden Dokumenten angebracht.

Die Anforderung umfasst eine Seriennummer, das Eingangsdatum des Dokuments sowie ggf. Stunden und Minuten.

Die Markierung befindet sich in der unteren rechten Ecke der Vorderseite des ersten Blattes des Dokuments.

Voraussetzung 30. Kennung der elektronischen Kopie des Dokuments

ID der elektronischen Kopie des Dokuments- Hierbei handelt es sich um eine Markierung, die in der unteren linken Ecke jeder Seite des Dokuments angebracht wird und den Namen der Datei auf dem Maschinenmedium, den Bedienercode, das Datum, den Herstellungsort und andere in der Organisation akzeptierte Suchdaten enthält.

Es empfiehlt sich, den vollständigen Pfad zur Datei anzugeben:

C: Befehle an das Personal von Izmailov

GOST R6.30-2003 enthält Anforderungen an die Formulare, auf denen Dokumente des Unternehmens erstellt werden. Gemäß den Anforderungen von GOST werden Formulare im Format A4 (210 x 297 mm) oder A5 (148 x 210) verwendet.

Tabelle 1. Abmessungsmerkmale von Verbraucherpapierformaten (mm)

Das zur Herstellung von Briefbögen verwendete Papier muss weiß oder in Ausnahmefällen leicht cremefarben oder gelb sein. Formulare für Dokumente zur dauerhaften Aufbewahrung sollten auf Papier höchster Qualität erstellt werden.

Bei Dokumentenformularen muss der linke Rand mindestens 20 mm betragen, der rechte - mindestens 10 mm, der obere (einschließlich des Feldes für Details 01,02,03,16,19) - mindestens 20 mm, der untere - mindestens 20 mm.

Die Gestaltung von Dokumenten sollte überwiegend typografisch erfolgen. Für die vorübergehende Aufbewahrung von Dokumenten ist es erlaubt, mit Hilfe von betrieblichen Druckwerkzeugen erhaltene Formulare (Fotokopien) zu verwenden und alle erforderlichen Details des Formulars direkt bei der Erstellung eines bestimmten Dokuments auf einem PC zu reproduzieren.

Formulare werden ausschließlich im typografischen Verfahren erstellt, wobei als Stütze das Staatswappen der Russischen Föderation oder das Wappen einer konstituierenden Körperschaft der Föderation verwendet wird und die einer strengen Rechenschaftspflicht unterliegen. Die gleiche Regel sollte bei der Erstellung von Organisationsformen und dem Bild des eingetragenen Logos der Organisation befolgt werden.

GOST legt die folgenden Arten von Organisations- und Verwaltungsdokumenten für eine Organisation, ihre Struktureinheit und ihren Beamten fest:

1) ein allgemeines Formular für die Erstellung von Dokumenten jeglicher Art (außer einem Brief);

2) Briefkopf;

3) ein Formular für eine bestimmte Art von Dokument (außer einem Brief).

Sowohl auf der Grundlage der Winkel- als auch der Längsanordnung von Dokumenten können Formulare aller Art erstellt werden. Bei einer Längsanordnung der Details werden deren Ränder bis zum Rand des rechten Feldes des Formulars verlängert.

In Fällen, in denen die in der Landes- und russischen Sprache gedruckten Angaben innerhalb des für die Eckversion vorgesehenen Bereichs platziert werden, empfiehlt es sich, Formulare mit der Ecklage der Angaben zu erstellen. Darüber hinaus wird jedes Attribut oben in der Landessprache und unten auf Russisch angegeben.

8.2. DOKUMENTATION Das Album der einheitlichen Formen der primären Buchhaltungsdokumentation, genehmigt durch das Dekret des Staatlichen Statistikausschusses Russlands vom 30. Oktober 1997 Nr. 71a, enthält nur das Formular einer Buchhaltungskarte für immaterielle Vermögenswerte (Formular Nr. NMA-1). . Es wird verwendet, um alle Typen zu berücksichtigen

Aus dem Buch Investment Projects: From Modeling to Implementation Autor Wolkow Alexej Sergejewitsch

4.3.5. Einen Deal abschließen Der Abschluss eines Deals (Strukturierung) besteht aus den folgenden Schritten: Schritt 1 – Definition und Vereinbarung der Struktur der Transaktion (Term-Sheet);? Schritt 2 – Abhalten eines Investitionsausschusses – Schutz des Investitionsprojekts vor dem Investor;? Schritt 3 -

Aus dem Buch Alles über Rechnungen Autor Klokowa Anna Walentinowna

1.5. Fehlende Angaben Der vorherige Abschnitt enthält die Angaben, die in den ausgestellten Rechnungen enthalten sein müssen. Wenn Sie auf Rechnungen mit fehlenden Angaben Mehrwertsteuer zur Verrechnung einreichen, verweigert das Finanzamt die Prüfung

Aus dem Buch Steuern und Gebühren zahlen: So erhalten Sie einen Aufschub Autor Klokowa Anna Walentinowna

5.2. Dokumentation Um einen Aufschub, einen Ratenzahlungsplan oder eine Steuergutschrift für Investitionen zu erhalten, muss der Steuerzahler einen Antrag in der entsprechenden Form einreichen, dessen empfohlene Form in der Verordnung des Föderalen Steuerdienstes der Russischen Föderation Nr. SAE-3 angegeben ist -19 / 798@ vom 21. November

Aus dem Buch Steuerverbrecher der Putin-Ära. Wer sind Sie? Autor Vitkina Julia Wladimirowna

1.2. Registrierung von Transaktionen Wenn Dritte in die Beziehung zwischen dem Unternehmen und seiner Tochtergesellschaft eingreifen, ist dies immer verdächtig und wird sorgfältig geprüft, was auch aus dem Fall Udmurtneft hervorgeht. Die Waren, die sie (über andere Organisationen) kaufte, wurden von RAO Norilsk Nickel herausgegeben.

Autor Smirnova Elena Petrovna

Kapitel 1. Die Zusammensetzung der Einzelheiten von Dokumenten In der Büroarbeit gibt es eine Reihe einheitlicher Anforderungen und Regeln für die Bearbeitung von Dokumenten, die durch staatliche Regulierungsgesetze-Standards festgelegt werden. Die Einhaltung der Papierkramregeln stellt sicher, dass sie legal sind

Aus dem Buch Papierkram für den Sekretär Autor Smirnova Elena Petrovna

Kapitel 2

Aus dem Buch Moderne Anforderungen an den Personaldienst (Abteilung) Autor Ponomareva Natalya G.

3.4. Registrierung von Feiertagen gemäß Absatz 5 der Kunst. 37 der Verfassung der Russischen Föderation hat jeder das Recht auf Ruhe. Einer Person, die im Rahmen eines Arbeitsvertrags arbeitet, ist der durch Bundesgesetz festgelegte bezahlte Jahresurlaub garantiert. Bei der Registrierung von Feiertagen stellen sich viele Fragen.

Aus dem Buch Qualitätsmanagement. Werkstatt Autor Rschewskaja Swetlana

6 Erstellung eines Forschungsberichts

Aus dem Buch Papierkram. Erstellung offizieller Dokumente Autor Demin Yuri

Anwendung Registrierung von Standarddetails von Verwaltungsdokumenten 2.3.1. Bei der Erstellung von Standarddetails von Verwaltungsdokumenten gelten die Bestimmungen von GOST R 6.30-2003 „Unified Documentation Systems. einheitliches System

Aus dem Buch Human Resources ohne Personalreferent Autor Gusyatnikova Daria Efimovna

4.1. Registrierung von Urlaub Kapitel 19 des Arbeitsgesetzbuchs der Russischen Föderation sieht folgende Urlaubsarten vor: jährlicher Grundurlaub, zusätzlicher Urlaub und unbezahlter Urlaub. Darüber hinaus sieht das Arbeitsgesetzbuch der Russischen Föderation auch Urlaub für Frauen und Personen mit Familienangehörigen vor

Aus dem Buch Büroarbeit des Unternehmens Autor Schlechtes Wetter Alexander V.

3.5. Bildung und Durchführung von Fällen Unter Bildung von Fällen versteht man die Gruppierung ausgeführter Dokumente in Fälle gemäß der Nomenklatur der Fälle und die Systematisierung von Dokumenten innerhalb des Falles.

Aus dem Buch Personaldienst des Unternehmens: Büroarbeit, Dokumentenmanagement und Regulierungsrahmen Autor Gusyatnikova Daria Efimovna

2.6.4. Urlaubsanmeldung Grundlage für die Gewährung von Urlaub und die Erteilung entsprechender Anordnungen ist die persönliche Erklärung des Arbeitnehmers. Der Antrag hat eine beliebige Form, muss jedoch folgende Angaben enthalten: Position und Nachname, Vorname, Vatersname des Leiters,

Aus dem Buch Reisebüro: Wo man anfängt, wie man erfolgreich ist Autor Mokhov Georgy Avtondilovich

Bürodesign für ein Reisebüro Wenn das Budget es zulässt, empfehlen wir, die Dienste eines professionellen Designers in Anspruch zu nehmen; Glauben Sie mir, das Geld, das Sie für die Schaffung eines schönen und einladenden Büros ausgeben, wird Ihnen Stammkunden und stabile Umsätze bescheren. Wenn Sie dazu bereit sind

Aus dem Buch Werbung. Prinzipien und Praxis von William Wells

form typisch.

04 – Organisationscode;

07 - Dokumentformularcode;

11 - Dokumentdatum;

15 - Adressat;

17 - Auflösung;

18 - Titel des Textes;

19 - Kontrollmarke;

20 - Dokumenttext;

22 - Unterschrift;

25 - Druckabdruck;

27 - Markieren Sie den Darsteller;

Grundlegende Verwaltungsdokumente

1. Organisatorische Dokumente – Satzungen, Vorschriften, Anweisungen, Besetzungstabellen usw.

2. Verwaltungsdokumente – Beschlüsse, Entscheidungen, Anordnungen, Anordnungen usw.

3. Informationen und Referenzdokumente

4. Dokumentation der Aktivitäten der Hochschulorgane

5. System der Planungsdokumentation

6. System der Berichtsdokumentation

HR-Dokumentation

8. Buchhaltungsdokumentationssystem

Die Aktivitäten einer Institution, Organisation, eines Unternehmens spiegeln sich in verschiedenen Dokumenten wider, die miteinander verbunden sind und Dokumentationssysteme darstellen, die in einem bestimmten Bereich verwendet werden. Es gibt viele Dokumentationssysteme, die nach verschiedenen Kriterien (territoriale, funktionale, Managementebene usw.) klassifiziert werden. Zuordnen funktionell Dokumentationssysteme – organisatorisch und administrativ, Planung, Berichterstattung und Statistik usw., d.h. allen Leitungsgremien gemeinsam. Als Dokumentationssysteme gelten, die die Aktivitäten sektoraler Regierungsstellen (Ministerien, Abteilungen) widerspiegeln Industrie. Es ist möglich, verschiedene Teilsysteme der Dokumentation nach Führungsebenen zu unterscheiden, sie stehen in engem Zusammenhang miteinander und sind schwer zu unterscheiden.

In unserem Land wurden im Zusammenhang mit der Entwicklung der Automatisierung von Managementprozessen einheitliche Dokumentationssysteme entwickelt. Definition, Zweck und Zusammensetzung des einheitlichen Dokumentationssystems werden von GOSTs festgelegt. Dokumente verschiedener Systeme sollten eine einheitliche Form haben.

Einheitliches Dokumentationssystem (UDS)- ein nach einheitlichen Regeln und Anforderungen erstelltes Dokumentationssystem, das Informationen enthält, die für das Management in einem bestimmten Tätigkeitsbereich erforderlich sind.

Einheitliche Dokumentenformen werden von Ministerien und Abteilungen entwickelt und genehmigt. Sie sind für den Einsatz in allen Institutionen, Organisationen und Unternehmen verpflichtend, unabhängig von der Eigentumsform. Das Gesundheitsministerium der Russischen Föderation entwickelt medizinische Dokumente, das Staatliche Komitee der Russischen Föderation für Statistik entwickelt Formen der primären Buchhaltungs- und Berichtsdokumentation, das Bundesarchiv der Russischen Föderation entwickelt ein System der Organisations- und Verwaltungsdokumentation usw. Einheitliche Dokumentationssysteme werden von OKUD eingerichtet.

Es ist möglich, eine Klassifizierung von Dokumentationssystemen vorzunehmen, deren Verhältnis in der Büroarbeit verschiedener Institutionen nicht gleich ist:

1. Organisationsdokumente

2. Verwaltungsdokumentation

3. Informations- und Referenzdokumente sowie Referenz- und Analysedokumentation

4. Planungsdokumentation

5. Berichterstattung und Statistik

6. Personaldokumentation

7. Buchhaltungsdokumentation.

Die Liste könnte durch weitere Dokumentengruppen ergänzt werden: Vertragsdokumentation, Protokolldokumentation der kollegialen Leitungsorgane, Steuerdokumentation, Sozialschutzdokumentation (für entsprechende Organisationen).

Unter den vielfältigen Dokumenten der in den aufgeführten Gruppen enthaltenen Unternehmen und Organisationen nimmt die Organisations- und Ve(ORD) einen zentralen Platz ein. RD wird in drei Gruppen eingeteilt: 1) Organisationsdokumente (Satzungen, Vorschriften, Anweisungen, Personalbesetzung usw.); 2) Verwaltungsdokumentation (Anordnungen, Anweisungen, Beschlüsse, Entscheidungen, Anweisungen usw.); 3) Informations- und Referenzdokumentation (Briefe, Urkunden, Protokolle, Zertifikate usw.).

ORD ist Teil anderer Systeme (Personal, Buchhaltungsdokumentation etc.), den sogenannten Sondersystemen. Leider funktionieren in der Praxis in vielen Fällen verschiedene Gruppen von Dokumenten nach eigenen Regeln, die nicht durch gemeinsame Prinzipien vereint sind. Es ist notwendig, die einzelnen Gruppen von Dokumenten, die in der vorgeschlagenen Klassifizierung enthalten sind, zu charakterisieren und die Regeln für die Verarbeitung verschiedener Arten von Dokumenten zu berücksichtigen.

Organisationsdokumente - Satzungen, Verordnungen,

Verwaltungsdokumente – Beschlüsse, Entscheidungen,

Anordnungen, Weisungen etc.

Alle Verwaltungsdokumente müssen den Bestimmungen der geltenden Gesetzgebung strikt entsprechen.

Der erste Schritt bei der Entwicklung eines Entwurfs eines Regulierungsdokuments besteht darin, den Umfang der Themen festzulegen, die darin berücksichtigt werden sollen. Zunächst studieren sie Gesetzgebungsakte und Regierungsverordnungen sowie zuvor erlassene Verwaltungsdokumente zu diesem Thema. Dann beginnen sie mit der Ausarbeitung. Anschließend wird das Dokument vereinbart und unterzeichnet. Beschlüsse und Entscheidungen werden noch diskutiert.

Der Text des Verwaltungsdokuments besteht meist aus zwei voneinander abhängigen Teilen – aufschlussreich und lehrreich. Der Feststellungsteil ist eine Einführung in den Kern des betrachteten Themas. Im Feststellungsteil wird häufig die Handlung einer höheren Stelle nacherzählt, auf deren Grundlage dieses Verwaltungsdokument ausgestellt wird. In diesem Fall sind die Art des Rechtsakts, sein Autor, Datum und Nummer, vollständiger Titel (Überschrift), d. h. Alle Suchdaten werden bereitgestellt. Der Feststellungsteil kann entfallen, wenn kein Klarstellungsbedarf besteht.

Der administrative Teil wird in zwingender Form formuliert. Je nach Dokument beginnt es mit den Worten: „ entscheidet“ („entschieden"") - in der Entscheidung; " entscheidet“ (beschlossen"") - in der Entscheidung; " Ich schlage vor" - verfügbar; " Befehl"- in der Reihenfolge. Diese Wörter werden in Großbuchstaben oder in Aufschlüsselung geschrieben, d. h. Sie heben sich optisch ab und trennen so den feststellenden Teil des Dokuments vom administrativen Teil. Diese Wörter stehen in einer separaten Zeile direkt von den Feldern mit einem Doppelpunkt.

Der Text des Tenors wird ab der neuen Zeile des Absatzes gedruckt.

Der administrative Teil kann in Absätze unterteilt werden, die mit arabischen Ziffern nummeriert sind. In jedem Absatz sind der Ausführende (Organisation, Struktureinheit, konkreter Beamter, z. B. in Anordnungen), die auszuführende Handlung und die Frist angegeben. Der Darsteller wird im Dativ angegeben. Sie können auch allgemein angeben, zum Beispiel: Rektoren von Universitäten, Direktoren von Schulen. Die vorgeschriebene Handlung wird durch das Verb in der unbestimmten Form ausgedrückt - „vorbereiten“, „einschreiben“, „organisieren“, „bereitstellen“, „zuordnen“, „entwickeln“ usw.

Am Ende des Textes des Verwaltungsdokuments wird eine Liste der Dokumente platziert, die mit Erlass dieses Gesetzes ungültig geworden sind oder Änderungen unterliegen. Wenn Verwaltungsdokumente Anträge enthalten, werden diese in den entsprechenden Textabschnitten angegeben.

HR-Dokumentation

Die Arbeitsbeziehungen eines Unternehmens mit einem Arbeitnehmer werden durch das Arbeitsgesetzbuch der Russischen Föderation (im Folgenden als Arbeitsgesetzbuch der Russischen Föderation bezeichnet) geregelt. Auf der Grundlage der Artikel des Kodex sollte das Unternehmen ein einheitliches Verfahren für die Registrierung der Aufnahme, Entlassung und Versetzung von Arbeitnehmern einführen. Der Dokumentensatz, in dem die Phasen der Arbeitstätigkeit der Arbeitnehmer festgehalten werden, wird als Personaldokumentation (Personal, Personal) bezeichnet. Zu diesen Dokumenten gehören:

Vom Unternehmen mit Arbeitnehmern abgeschlossene Arbeitsverträge;

Anordnungen zum Personal (zur Aufnahme, Entlassung, Versetzung eines Arbeitnehmers);

Arbeitsbücher;

Persönliche Karten der Form T-2, T-2 GS und Kommunalbediensteter;

Persönliche Dinge;

Lohnkonten

Urlaubspläne usw.

Die Arbeit mit Personaldokumenten hat ihre eigenen Besonderheiten. Seit dem 1. Januar 2004 wurden neue einheitliche Dokumentenformen eingeführt:

Anordnung (Anweisung) zur Einstellung (Formular T-1, T-1 a);

Persönliche Karte (Formular T-2, T-2 GS und Kommunalbediensteter);

Meldekarte eines wissenschaftlichen und wissenschaftlich-pädagogischen Mitarbeiters (Formular T-4);

Anordnung (Anweisung) zur Überweisung (Formular T-5, T-5 a);

Anordnung (Anweisung) zur Gewährung von Urlaub (Formular T-6, T-6a);

Urlaubsplan (f. T-7);

Anordnung (Anweisung) zur Beendigung des Arbeitsvertrages (f. T-8, T-8a);

Anordnung (Anweisung) zur Entsendung eines Mitarbeiters auf eine Geschäftsreise (f. T-9, T-9a);

Reisezertifikat (f. T-10);

Arbeitsauftrag zur Entsendung auf eine Dienstreise und Bericht über deren Durchführung (f. T-10 a);

Anordnung (Anweisung) zur Beförderung eines Mitarbeiters (f. T-11, T-11a).

Standardformulare gelten für Unternehmen aller Eigentumsformen auf dem Territorium der Russischen Föderation.

Personaldokumente sind die wichtigsten Dokumente und erfordern besondere Sorgfalt und Genauigkeit bei der Registrierung, Pflege und Aufbewahrung über einen langen Zeitraum.

Bei der Arbeit mit Personaldokumenten ist dies zu berücksichtigen Persönliche Angaben(Informationen über Tatsachen, Ereignisse und Umstände des Arbeits- und Privatlebens) der Bürger. Das Bundesgesetz „Über Information, Informatisierung und Informationsschutz“ vom 20. Februar 1995 Nr. 24-FZ klassifiziert sie als vertrauliche Informationen.

Im Arbeitsgesetzbuch der Russischen Föderation ist ein Antrag als eine Art Dokument, das dem Arbeitgeber bei der Zulassung vorgelegt werden muss, in der Praxis nicht vorgesehen.

Der Antrag wird meist handschriftlich verfasst, die Organisation kann jedoch auch ein Schablonenformular verwenden. In der Bewerbung sind die Position, die Struktureinheit, in der der Arbeitnehmer beschäftigt ist, und die Zulassungsbedingungen angegeben. Das Gehalt und das Beschäftigungsdatum sind in Visa oder im Beschluss des Leiters angegeben. Der Antrag ist unterschrieben, das Datum ist angegeben.

Lebensläufe und Fragebögen werden auf Wunsch der Personalabteilung (Personalabteilung) erstellt. Der Fragebogen ist ein obligatorisches Dokument für die Beschäftigung in staatlichen Unternehmen.

Eines der wichtigsten Dokumente, die das Rechtsverhältnis zwischen einem Unternehmen und einem Arbeitnehmer regeln, ist ein Arbeitsvertrag. Nach Vertragsunterzeichnung wird ein Auftrag zur Aufnahme eines Arbeitnehmers erteilt.

Auf der Grundlage des Zulassungsbescheids wird eine Personalkarte der Form T-2 ausgestellt bzw. eine Personalakte angelegt, ein Eintrag im Arbeitsbuch vorgenommen.

Kopien des Aufnahmebescheids gelangen in die Personalakte und in die Buchhaltung, wo dem Mitarbeiter eine Personalnummer zugewiesen und ein persönliches Gehaltskonto für ihn eröffnet wird.

Der Arbeitnehmer verfasst zwei Wochen vor dem voraussichtlichen Kündigungstermin ein Kündigungsschreiben und legt es dem Vorgesetzten zur Genehmigung vor (Artikel 80 des Arbeitsgesetzbuches der Russischen Föderation). Der Leiter des Unternehmens erlässt einen Kündigungsbefehl für das Personal, wonach ein Eintrag im Arbeitsbuch und in der Personalkarte f.T-2 erfolgt. Kopien der Bestellungen gehen in die Personalakte des Mitarbeiters und in die Buchhaltung ein, wo auf der Grundlage der Bestellung eine vollständige Abrechnung mit dem Mitarbeiter erfolgt.

Der Leiter des Unternehmens erteilt dem Personal eine Anordnung zur Versetzung des Arbeitnehmers auf eine andere Stelle, auf deren Grundlage ein entsprechender Eintrag unter Angabe der neuen Stelle im Arbeitsbuch und in der Personalkarte f.T-2 erfolgt. Kopien der Bestellung werden an die Personalakte und an die Buchhaltung gesendet und im Falle einer Gehaltsänderung wird eine entsprechende Änderung im persönlichen Lohnkonto vorgenommen.

Liste der Details und deren kurze Beschreibung

Jedes Dokument besteht aus Elementen, die als Attribute bezeichnet werden. Verschiedene Dokumente enthalten unterschiedliche Details. Der Satz von Details, die sich auf eine bestimmte Weise im Dokument befinden, ist form dieses Dokument. Es werden Formulare aufgerufen, die für einen bestimmten Dokumenttyp spezifisch sind typisch. Grafische Modelle oder Schemata zur Erstellung von Dokumenten werden als „Musterformular“ bezeichnet.

GOST R 6.30-2003 „Einheitliches Dokumentationssystem. Einheitliches System der organisatorischen und administrativen Dokumentation. „Anforderungen an den Papierkram“ definiert 30 Details für Organisations- und Verwaltungsdokumente, die im Unified System of Organizational and Administrative Documentation (USORD) enthalten sind.

Einzelheiten zu den Verwaltungsdokumenten:

01 - Staatswappen der Russischen Föderation;

02 - Emblem der konstituierenden Einheit der Russischen Föderation;

03 - Emblem der Organisation oder Marke (Dienstleistungsmarke);

04 – Organisationscode;

05 – die staatliche Hauptregistrierungsnummer (OGRN) einer juristischen Person;

06 – Steueridentifikationsnummer/Registrierungsgrundcode (TIN/KPP);

07 - Dokumentformularcode;

08 – Name der Organisation;

09 – Referenzdaten über die Organisation;

10 - Name des Dokumenttyps;

11 - Dokumentdatum;

12 - Registrierungsnummer des Dokuments;

14 – Ort der Erstellung oder Veröffentlichung des Dokuments;

15 - Adressat;

16 - Dokumentengenehmigungsstempel;

17 - Auflösung;

18 - Titel des Textes;

19 - Kontrollmarke;

20 - Dokumenttext;

21 - Vermerken Sie das Vorhandensein des Antrags;

22 - Unterschrift;

23 - Dokumentengenehmigungsstempel;

24 - Dokumentengenehmigungsvisa;

25 - Druckabdruck;

26 – eine Markierung auf der Beglaubigung einer Kopie;

27 - Markieren Sie den Darsteller;

28 - Vermerk über die Ausführung des Dokuments und dessen Übermittlung an den Fall;

29 – ein Vermerk über den Eingang des Dokuments bei der Organisation;

30 – Kennung der elektronischen Kopie des Dokuments.

Einheitliche Dokumentationssysteme. Einheitliches System der organisatorischen und administrativen Dokumentation. Lernelemente: Dokumentdetails.

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Literatur

1. GOST R 6.30-2003. Einheitliche Dokumentationssysteme. Einheitliches System der organisatorischen und administrativen Dokumentation. Dokumentationsanforderungen. M.: Publishing House of Standards, 2003. Sh, 19 S. Gruppe Т.54.
2. GOST R 51141-98 „Büroarbeit und Archivierung. Begriffe und Definitionen".
3. Büroarbeiten: Muster, Dokumente. Organisation und Technologie der Arbeit. Über 120 Dokumente. 2. Aufl., überarbeitet. und zusätzlich / V. V. Galakhov, I. K. Korneev und andere; Ed. I. K. Korneeva, V. A. Kudryavtseva. M.: TK Velby, Prospect Publishing House, 2004.

Lernelemente:

Dokumentdetails.

Musterformular.

Jedes Dokument besteht aus Elementen, die als Attribute bezeichnet werden.Verschiedene Dokumente enthalten unterschiedliche Details. Der Satz von Details, die sich auf eine bestimmte Weise im Dokument befinden, ist form dieses Dokument. Es werden Formulare aufgerufen, die für einen bestimmten Dokumenttyp spezifisch sind typisch . Es werden grafische Modelle oder Schemata zur Erstellung von Dokumenten genannt„Modellschlüssel“.

Einzelheiten zu den Verwaltungsdokumenten:

01 Staatswappen der Russischen Föderation;

02 Wappen der konstituierenden Einheit der Russischen Föderation;

03 Firmenemblem oder Warenzeichen (Dienstleistungsmarke);

04 Organisationscode;

05 Hauptstaatliche Registrierungsnummer (OGRN) einer juristischen Person;

06 Steueridentifikationsnummer/Registrierungsgrundcode (TIN/KPP);

07 Dokumentformularcode;

08 Name der Organisation;

09 Referenzdaten über die Organisation;

10 Name des Dokumenttyps;

11 Dokumentdatum;

12 Registrierungsnummer des Dokuments;

14 Ort der Erstellung oder Veröffentlichung des Dokuments;

15 Adressat;

16 Dokumentengenehmigungsstempel;

17 Auflösung;

18 Titel des Textes;

19 Kontrollmarke;

20 Dokumententext;

21 Vermerk über das Vorliegen des Antrags;

22 Unterschrift;

23 Dokumentengenehmigungsstempel;

24 Visumgenehmigungsdokument;

25 Siegelabdruck;

26 ein Vermerk auf der Beglaubigung einer Kopie;

27 Anmerkung zum Interpreten;

28 eine Notiz über die Ausführung des Dokuments und seine Übermittlung an den Fall;

29 Vermerk über den Eingang des Dokuments bei der Organisation;

30 ID der elektronischen Kopie des Dokuments.

Der Standard gibt den maximalen Satz an Details an, der bei der Verarbeitung von Dokumenten verwendet werden kann. In einem bestimmten Dokument wird es nur einen Teil der Details geben, deren Platz grafisch dargestellt ist.

Requisiten 01 Staatswappen der Russischen FöderationAuf den Formularen sind Urkunden nach Maßgabe des Bundesverfassungsrechts anzubringen 1 .

Requisiten 02 Wappen der konstituierenden Einheit der Russischen Föderationwerden auf Blankodokumenten gemäß den Rechtsakten der Teilstaaten der Russischen Föderation erstellt.

Requisiten 03 Emblem der Organisation oder Marke wird auf Briefköpfen von Organisationen aller Eigentumsformen gemäß der Satzung (Organisationsordnung) verwendet.

Erforderlich: 04 OrganisationscodeEinstufung nach dem Allrussischen Klassifikator der Unternehmen und Organisationen (OKPO) oder nach dem Allrussischen Klassifikator der Regierungsbehörden (OKOGU) 2 . Der Code dient der elektronischen Identifizierung des Autors des Dokuments.

Voraussetzung 05 Primäre staatliche Registrierungsnummer (OGRN) einer juristischen Person

Requisiten 06 Steueridentifikationsnummer/Registrierungsgrundcode (TIN/KPP)wird gemäß den von den Steuerbehörden ausgestellten Unterlagen angebracht.

Requisiten 07 Dokumentformularcodeauf dem Formular gemäß dem Allrussischen Klassifikator der Managementdokumentation (OKUD) eintragen 3 .

Requisiten 08 Name der Firmamuss dem in den Gründungsurkunden festgelegten Namen entsprechen. Unter dem vollständigen Namen der Organisation ist in Klammern die Abkürzung angegeben.

Requisiten 09 Referenzdaten über die Organisation: Postanschrift; Telefonnummern und andere Informationen liegen im Ermessen der Organisation.

Requisiten 10 Name des Dokumenttypsmüssen den von OKUD vorgesehenen Dokumententypen entsprechen. Der Buchstabe gibt nicht den Namen des Dokumenttyps an.

Requisiten 11 Datum des DokumentsErfordernis, das den auf dem Dokument und (oder) der Unterschrift angegebenen Zeitpunkt seiner Erstellung enthält Und Saniya, Genehmigung, Akzeptanz, Vereinbarung, Veröffentlichung 4 . Das Datum des Dokuments wird digital ausgestellt, n und Beispiel: 01.05.2000 und Wort-zu-Digital: 1 mA r und 2000

Erforderlich 12 RegistrierungsnummerHierbei handelt es sich um eine numerische oder alphanumerische Bezeichnung, die dem Dokument bei seiner Registrierung zugewiesen wird.

Requisiten 14 Ort der Zusammenstellung oder Ausgabe eines Dokuments wird nicht angegeben, wenn der Name des Gebiets, in dem die Organisation ihren Sitz hat, nicht in ihrem offiziellen Namen enthalten ist.

Voraussetzung 15 Adressat . Adressaten können Organisationen, deren Strukturgliederungen, Amtsträger oder Einzelpersonen sein. Der Name der Organisation und ihrer Struktureinheit wird im Nominativ angegeben, zum Beispiel:

Justizministerium Russlands

Abteilung für Systematisierung der Gesetzgebung

Im Dativ wird die Stellung des Adressaten des Dokuments angegeben, zum Beispiel:

CJSC „Russisches Textil“

Buchhaltung

Leitender Ökonom

ALS. Nikolaev

oder

zum CEO

CJSC „Tjumenvodoochistka“

W. I. Petrow

Die Zusammensetzung der erforderlichen „Adresse“ kann bei Bedarf eine Postanschrift enthalten (wird gemäß den Regeln für die Erbringung von Postdienstleistungen erstellt). 5 .

Voraussetzung 16 Dokumentengenehmigungsstempelverleiht seinem Inhalt einen normativen oder rechtlichen Charakter 6 . Das Dokument wird von einem Beamten, einem Kollegium oder einem speziell ausgestellten Dokument genehmigt.

GENEHMIGEN

Generaldirektor

CJSC „Russisches Textil“

Persönliche Unterschrift von I.V. Anenkow

12.02.2005

Wenn ein Dokument von mehreren Beamten genehmigt wird, werden ihre Unterschriften auf derselben Ebene platziert.

Wenn ein Dokument von Kollegialorganen, durch einen Beschluss, eine Entscheidung, eine Anordnung oder ein Protokoll genehmigt wird, besteht der Genehmigungsstempel aus dem Wort GENEHMIGT ohne Anführungszeichen (GENEHMIGT, GENEHMIGT, GENEHMIGT).

Zum Beispiel:

GENEHMIGT

Versammlung der Hauptversammlung der Aktionäre

Protokoll

vom 15.08.2005 Nr. 14

oder

GENEHMIGT

Anordnung des Vorsitzenden

Bankvorstand

vom 30.09.2005 Nr. 54

Requisiten 17 Resolution dokumentieren wird von einem Beamten auf das Dokument geschrieben und enthält die Namen der Darsteller, die Reihenfolge, die Fristen für die Ausführung, die Unterschrift des Leiters und das Datum, zum Beispiel:

I.A. Medvedeva

V. N. Egorov

Bitte bereiten Sie ein Projekt vor

allgemeine Vereinbarung

mit der Firma „Zarechye“

bis 13.02.2005

Smirnow

21.01.2005

Requisiten 18 Titel des Textes des offiziellen Dokuments: fasst den Inhalt des Dokuments kurz zusammen und beantwortet die Fragen:

über was (über wen)?, zum Beispiel:

Anordnung zur Einsetzung einer Beglaubigungskommission;

was (wem)?, zum Beispiel:

Prüfbericht;

Die Überschrift sollte nicht mehr als 28 Zeichen umfassen und mit 1 Zeilenabstand gedruckt werden, wenn sie aus zwei Zeilen besteht.

Requisiten 19 HäkchenDies ist ein Zeichen der Kontrolle über die Ausführung des Dokuments. Gekennzeichnet mit dem Buchstaben „K“ oder dem Stempel „Control“ am linken Rand des Dokuments auf der Ebene der Überschrift zum Text.

Requisiten 20 Der Text des offiziellen Dokuments. Besteht aus zwei Teilen. Geben Sie im ersten Teil die Gründe, Gründe und Ziele für die Erstellung des Dokuments an, im zweiten (endgültigen) Teil Entscheidungen, Schlussfolgerungen, Wünsche, Vorschläge, Empfehlungen.

Requisiten 21 Markieren Sie das Vorhandensein der Anwendung, im Text genannt, sind wie folgt abgefasst:

Anwendung: für 5 Liter. in 2 Exemplaren.

Wenn das Dokument einen Anhang hat, der nicht im Text genannt wird:

Anwendung:

1. Regelungen zur regionalen Kreditabteilung für 5 S. in 2 Exemplaren.
2. Regeln für die Erstellung und Ausführung von Dokumenten der regionalen Kreditabteilung für 7 Blätter. in 2 Exemplaren.

Anhänge zum Verwaltungsdokument erstellen:

ANHANG Nr. 2

auf Anordnung des Institutsleiters

vom 15.01.2005 Nr. 319

Requisiten 22 Unterschriftist eine handschriftliche Unterschrift eines bevollmächtigten Beamten 7 .

Die Zusammensetzung umfasst: den Namen der Position der Person, persönliche Unterschrift; Signaturdekodierung (Initialen, Nachname), zum Beispiel:

Geschäftsführer

AOZT „Partner“ Nikitenko N.A. Nikitenko

Requisiten 23 Genehmigungsstempeldrückt die Zustimmung einer Institution oder eines Beamten aus, der nicht der Autor des Dokuments mit seinem Inhalt ist, zum Beispiel:

EINVERSTANDEN

Rektor des Staates Tjumen

Universität

Persönliche Unterschrift G.F. Kutsev

23.04.2005

Erforderliches 24-Dokumentengenehmigungsvisumdrückt die Zustimmung oder Ablehnung des Beamten mit dem Inhalt des Dokuments aus, zum Beispiel:

Leiter der Rechtsabteilung

Petrochenko V.A. Petrotschenko

25.11.2005

Requisiten 25 Siegelabdruck. Bestätigen Sie die Echtheit der Unterschrift des Beamten.

Erforderlich: 26 Zeichen einer beglaubigten Kopie.

Zum Beispiel:

Rechts

Inspektor der Personalabteilung

Khlebnikov S.A. Chlebnikow

07.03.2001

Requisiten 27 Künstlermarke

Zum Beispiel:

A.K. Petrow

925 45 67

Requisiten 28 Dokumentausführungsmarke Und ihn zum Handeln anleiten.

Zum Beispiel

Schreiben vom 28.01.2000 Nr. 12/06-13 vorbereitet

Im Fall Nr. 07-06,

Berufsbezeichnung

Unterschrift B.L. Osipow

Datum

Requisiten 29 Empfangszeichen des Dokuments in der Organisationenthält die Seriennummer und das Eingangsdatum des Dokuments und befindet sich in der rechten Ecke des unteren Randes des ersten Blattes.

Requisiten 30 ID der elektronischen Kopie

Layoutschlüssel

Ort der Details des Eckformulars (Handout)

Lage der Details der Längsform (verteilen)

1 Bundesverfassungsgesetz vom 25. Dezember 2000 Nr. 2-FKZ „Über das Staatswappen der Russischen Föderation“ (in der Fassung vom 9. Juli 2002, 30. Juni 2003)//СЗ RF. 200. Nr. 52 (Teil I). Kunst. 5021.

2 Allrussischer Klassifikator der Regierungsbehörden OK 006-93. M., 1997.

3 Allrussischer Klassifikator der Managementdokumentation OK 011-93. M., 1999.

5 Beschluss der Regierung der Russischen Föderation vom 15. April 2005 N 221 „Über die Genehmigung der Regeln für die Erbringung von Postdiensten“ / / SZ RF. 2005. Nr. 17. Kunst. 1556.

6 GOST R 51141-98. Büroarbeiten und Archivierung. Begriffe und Definitionen. M.: Verlag der Standards, 1998.

7 GOST R 51141-98. Büroarbeiten und Archivierung. Begriffe und Definitionen. M.: Verlag der Standards, 1998.

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