اعلام اخطار به نمونه کارمند. زمان و نحوه صحیح اخطارهای رسمی به یک کارمند

دو سناریو را تصور کنید:

سناریوی الف.
چندین گفتگو با یکی از اعضای تیم در مورد کیفیت پایین کار او انجام شده است. اما پس از چندین هفته، با وجود آموزش با همکاران و حمایت مدیر، هیچ بهبودی حاصل نشد. بعد چه باید کرد؟

سناریوی B
یکی از نمایندگان تیم ساعت کاردر حال تماشای فیلم گرفتار شد این امر مستقیماً خط‌مشی اینترنتی شرکت را نقض می‌کند و به طور بالقوه می‌تواند منجر به ایجاد جو سرد در تیم شود. با این حال، قوانین می‌گویند که نمی‌توانید بلافاصله یک کارمند را اخراج کنید. چه اقداماتی باید انجام دهم؟

در سناریوی الف، شخص قادر به نشان دادن بهبود در کارهای روزانه نبود، علیرغم اینکه همه شرایط برای این اتفاق فراهم بود. در سناریوی B، رفتار فرد کاملاً غیرقابل قبول است و این باید توسط همه اعضای تیم تشخیص داده شود.

در هر دوی این شرایط امکان صدور اخطار رسمی وجود دارد که یکی از انواع آن است اقدامات انضباطی، به طور رسمی به زیردستان از پیامدهای قریب الوقوع در صورت عدم بهبود رفتار آگاه می کند. عواقب آن ممکن است شامل اخراج باشد اگر فرد وظایف خود را به میزان لازم انجام ندهد یا رفتار نامناسبی از خود نشان دهد، ممکن است مجبور به جدایی شوید.

هشدارهای رسمی معمولاً بخشی از رویه انضباطی مترقی سازمان است که در آن مدیر به افراد فرصت هایی برای تغییر رفتار می دهد.

اگر تصمیم برای صدور اخطار قبلاً گرفته شده است، لازم است توصیه های حاصل از عملکرد بسیاری از مدیران را در نظر بگیرید:

دانستن قوانین کار کشورتان بسیار مهم است.
قوانین کار اغلب پیچیده هستند، روابط علت و معلولی زیادی دارند و راه درستعمل همیشه واضح نیست اما اشتباهات ممکن است پرهزینه، زمان بر و برای شهرت سازمان در جامعه مضر باشد.

بنابراین، عجله ای برای رسیدگی به امور انضباطی وجود ندارد و مهم است که همه رویه ها مطابق قانون باشد.

چه زمانی اخطار رسمی کتبی صادر کنیم؟

اخطارها معمولاً پس از پیشرفت تکنیک‌هایی صادر می‌شوند که می‌توانند برای کمک به کارمند در درک اینکه دقیقاً چه چیزی را باید برطرف کنند و چقدر مشکل جدی است دنبال کرد.

توالی اقدامات زیر به طور موثر خود را نشان می دهد:

هشدار شفاهی؛
هشدار کتبی؛
هشدار کتبی رسمی؛
خاتمه همکاری.

قبل از صدور اخطار کتبی به مدیر، مهم است که تماس بگیرید کد انضباطیسازمان ها و تنها پس از اطمینان از اینکه تصمیم یک سهم واحد از ارزیابی ذهنی ندارد و کاملاً با آن مطابقت دارد تاسیسات داخلیشرکت، شما می توانید شروع به آماده سازی کنید. رویکرد عینی به این تصمیم مهم است، زیرا برخی از مسائل چندان مهم نیستند یا برای اولین بار ظاهر شده اند و با یک هشدار شفاهی ساده می توان وضعیت را حل کرد.

با این حال، برخی از جرایم می توانند بسیار جدی باشند و نیاز به اقدامات شدید فوری داشته باشند، بدون اینکه یک هشدار شفاهی را دور بزنند. مثلا دزدی یا تهدید به خشونت.

اخطار شفاهی

اگر تذکر شفاهی موجه باشد، به ندرت تبدیل به رسمی می شود رویه های انضباطیو برای رسیدن به نتیجه مطلوب کافی است. مانند هر موقعیتی، قبل از صدور اخطار، مدیر و همه ذینفعان باید منصفانه عمل کنند و به کارمند فرصت بدهند تا نظرات خود را در مورد وضعیت توضیح دهد.

قاعدتاً در حضور شهود تذکر شفاهی داده می شود، این دو اثر دارد. اول اینکه شخصی وجود دارد که تذکر گفته شده را تأیید کند و دوم پیشگیری برای بقیه زیردستان.

هنگام صدور یک هشدار شفاهی، مدیر باید اطمینان حاصل کند که کارمند متوجه شده است:
- چرا صادر شد؛
- چه اقداماتی برای اصلاح وضعیت لازم است.
- عواقب آتی در صورت عدم توجه به هشدار.

به عنوان مثال، متن زیر را در نظر بگیرید.
"آناتولی، همانطور که می دانید، ایگور به من گفت که امروز هنگام چای در اتاق غذاخوری به او فحش دادی.(هر دو طرف تعریف شده اند، ماهیت و تاریخ، زمان و مکان مشخص شده است جنایت انجام شده.) من دیدگاه شما را از این داستان شنیدم و نظر ایگور را شنیدم. خیلی خوبه که تونستی اشتباهت رو بپذیری و عذرخواهی کنی. اما چنین رفتاری برخلاف آیین نامه انضباطی شرکت است. اکنون در حضور همکاران تذکر شفاهی می دهم و یادآوری می کنم که لعن و نفرین به همکارانتان به هر دلیل غیر قابل قبول است و قابل تحمل نخواهد بود. به شما هشدار داده می شود که از الفاظ رکیک و توهین آمیز نسبت به هیچ فردی در این شرکت استفاده نکنید.(این به مجرم می گوید که برای اصلاح وضعیت چه کاری باید انجام دهد.)

اخطار به مدت 3 ماه معتبر است،(این نشان می دهد که چقدر زمان برای اصلاح مشکل داده شده است) و در صورت عدم توجه به این اخطار، شیوه های انضباطی شدیدتری اعمال خواهد شد.(این نشان می دهد که اگر حادثه دوباره تکرار شود چه اتفاقی می افتد) چگونه منظور من از هشدار را متوجه شدید و اگر رفتار را اصلاح نکنید چه اتفاقی می افتد؟(این تضمین می کند که هیچ سوء تفاهمی از طرف مقصر وجود نداشته باشد.)

پس از صدور اخطار، مدیر باید در دفتر خاطرات خود یا مکان مناسب دیگری که اطلاعات صادر شده، تاریخ و زمان، دلیل آن و تاریخ انقضا را برای مراجعات بعدی نگهداری می‌کند، ثبت کند.

هیچ فایده ای برای ارسال پست وجود ندارد پرونده شخصیاطلاعات در مورد یک اخطار شفاهی، زیرا تخلف آنقدر مهم نیست و در تیم حل می شود. اگر در داخل دوره آزمایشیهیچ گونه رفتار مشابهی تکرار نخواهد شد، یادداشت هایی که مدیر در دفتر خاطرات خود نوشته است ممکن است حذف شود.

اگر اخطار شفاهی داده شده و وضعیت تغییر نکرده است، زمان آن فرا رسیده است که اقدامات جدی تری انجام داده و آماده سازی اخطار کتبی را آغاز کنیم.

آماده شدن برای صدور اخطار کتبی

جمع آوری اطلاعات در مورد مشکل

قبل از ایجاد یک هشدار کتبی، باید همه را جمع آوری کنید اطلاعات لازمدر مورد کارمند و موضوع مورد توجه. تجزیه و تحلیل اطلاعات به ما امکان می دهد امکان چنین تصمیمی را ارزیابی کرده و یک هشدار دقیق و مؤثر بنویسیم.

اطلاعات ارزیابی شده:
تاریخ و زمان هرگونه تخلف
هر مکالمه یا قبلی هشدارهای شفاهیدر مورد این مشکل
اسناد قدیمی که توسط کارمند امضا شده است، منعکس کننده موافقت وی با شرایط شرکت و همچنین نشان دهنده نقض وی از آنها است.

گفتگو با یک کارمند

قبل از صدور اخطار کتبی، گفتگوی محرمانه با متخلف انجام می شود. این جلسه به شما امکان می دهد شرایط را بهتر درک کنید و قبل از آن تصمیم عادلانه بگیرید گام مهم. مکالمه ممکن است نشان دهد که موضوع یک سوء تفاهم بوده و نیازی به اقدام دیگری نیست.

تاییدیه شخص مسئول حل مشکل

تعیین کنید که آیا این مسئولیت فوری کارمند است که اخطار بدهد. در سازمان های بزرگهمیشه مشخص نیست چه کسی باید این مسئولیت را بر عهده بگیرد، به خصوص اگر کارمند چندین سرپرست داشته باشد.

به عنوان یک قاعده، چنین "نامه هایی" توسط مدیر فوری صادر می شود، اما در برخی موارد ممکن است تصمیم برای صدور اخطار در جلسه گروهی از مدیران گرفته شود.

نوشتن اخطار

1. در حالی که الزامات ممکن است در بین سازمان ها متفاوت باشد، تعدادی از آنها وجود دارد عناصر مشترکدر هر هشدار کتبی رسمی گنجانده شده است. برای ایجاد یک هشدار کتبی آموزنده و موثر، مهم است:
نام همه طرف های درگیر را درج کنید.
ماهیت جرم را شرح دهید.
تاریخ و زمان تخلف را ذکر کنید.
جزئیات مربوط به اخطارهای از پیش صادر شده، دوره، زمان بندی و کارکنان درگیر را توضیح دهید.
دستورالعمل هایی را که به کارمند برای اصلاح وضعیت داده می شود، درج کنید.
عواقب بیان شده این تخلف و همچنین پیامدهای مشکلات آینده را یادداشت کنید.

2. تا حد امکان خاص باشید. جزئیات واضح و مختصر اخطار به انتقال دقیق شکایت کمک می کند و به کارمند اجازه می دهد رفتار را سریعتر اصلاح کند تا از تخلفات بعدی جلوگیری کند.

هشدارها باید روشن کنند که اگر رفتار کارمند اصلاح نشود چه اتفاقی خواهد افتاد. به عنوان مثال: «اگر اتفاق بیفتد تکرار تخلفقبل از اخراج آخرین اخطار داده خواهد شد.»

3. اخطار کتبی را شخصاً ارائه دهید. با اینکه نوشته شده بفرست از طریق ایمیلیا به هر طریق دیگری بی معنی است، زیرا جدیت حادثه تعیین شده کاملاً از بین رفته است.

با ارسال یک هشدار در طول یک جلسه خصوصی با یک کارمند، فرصتی وجود دارد که یک بار دیگر تأکید درست و پاسخ به سؤالات را انجام دهید. این امر به ویژه در صورتی مهم است که کارمند سازنده باشد و هدفی برای نگه داشتن او در شرکت وجود داشته باشد، می توانید به آن اشاره کنید نکات مثبتکار او، و تنها پس از آن بر روند منفی وقایع تمرکز کنید.

4. مطمئن شوید که کارمند هشدار را درک کرده است. هنگامی که اخطار نوشته شد و به زیردستان داده شد، مهم است که در مورد شرایط آن (مدت، دلیل، رفتار مورد انتظار و چارچوب زمانی برای اصلاح) بحث شود.

اکثریت هشدارهای کتبیامضا می شوند و قبل از آن با مفاد قرارداد موافقت می کنند. اگر به کارمند اجازه داده شود چنین تصمیماتی را به چالش بکشد، انسانی است. هر چه می توان گفت، نمی توان از تفسیر نادرست اولیه رویدادها و اطلاعات مصون ماند.

نمونه ای از اخطار کتبی

"به متخصص برجسته خدمات تحویل، آرتمی ترخوف

قبلاً برای بازگرداندن نظم و انضباط با شما صحبت هایی انجام شده بود. پیوندهای مربوط به کار انجام شده را می توانید در پیوست پیدا کنید. (به موارد فوق اشاره شده است رسیدگی انضباطی، که در آن اتهامات نافرمانی مطرح شد، بارها و بارها پس از تحویل دیرهنگام محصول به مشتریان، کامیون کار خود را در کنار جاده نزدیک خانه خود رها کردید. شما به درخواست ها و هشدارها در مورد لزوم پارک در منطقه حفاظت شده پاسخ ندادید و رفتار خود را با دور بودن پارکینگ و اهمیت ویژه دستورات در حال اجرا استدلال کردید.

در شب 27 مارس 2017، شما دوباره از انجام دادن خودداری کردید این شرایطدر نتیجه باطری کامیونی که در حیاط پارک شده بود در شب به سرقت رفت خسارت مالیبرای خرید باتری نو. (کارمند شناسایی شده و تاریخ، زمان، محل و ماهیت جرم به صراحت قید شده است.)

شما به گناه خود اعتراف کرده اید و باید به وضوح درک کنید که عدم رعایت یک تخلف جدی محسوب می شود و نمی توان بیشتر آن را تحمل کرد. (کارمند گفت که او این فکر را می کند سوال جدی.) بدینوسیله به شما اخطار داده می شود که اگر وسیله نقلیه کاری خود را در طول دوره آزمایشی خود در مناطق غیرمجاز پارک کنید، مشمول برخوردهای انضباطی شدیدتر، تا پایان خدمت می شوید.

باید از ارتکاب هر عملی خودداری کنید رفتار نادرستدر طول کار شما برای این شرکت. این اخطار به مدت 6 ماه از تاریخ این سند معتبر است.
(کارمند همچنین توضیح داد که برای اصلاح وضعیت چه اقداماتی از او لازم است.)

ارادتمند شما
رئیس خیلی اذیت شده
من محتوای این هشدار را می دانم و درک می کنم و یک نسخه از آن را دریافت کرده ام.
امضای کارمند __________________________ تاریخ: ______________
امضای شاهد: _________________________________"

اشتباهات مرگبار هنگام صدور اخطارهای کتبی

- صدور اخطارهای کتبی از طریق پیامک در چت، پست و سایر وسایل ارتباطی کاری.

البته این هم راهی برای حل مشکل است. و بسیاری از مدیران تازه کار، نگران این روش، انتخاب می کنند این فرمت. اما این رویکرد حرفه ای نیست. زیردستان ممکن است وانمود کند که پیام را دریافت نکرده است و بدون درک اهمیت کامل موقعیت، هشدار را به چالش می کشد و در نتیجه به سادگی بهبود نمی یابد.

- صدور اخطار از طریق مدت طولانیپس از یک تخلف

برای جلوگیری از وقوع حادثه باید بلافاصله این کار انجام شود مشکلات احتمالیدر آینده

اخطار دادن (چه شفاهی و چه کتبی) رویه ای ناخوشایند برای یک مدیر است و اغلب با استرس یا اضطراب همراه است. اما مهمترین چیزی که یک مدیر باید به خاطر داشته باشد این است که این تنها ابزاری است که نقض سیستماتیک نظم و انضباط، نگرش نسبت به کار و بهره وری از دست رفته را اصلاح می کند. اگر به کارمندان نشان ندهید که چیزی در رفتار آنها اشتباه است یا این رویه ها را به تعویق بیندازید، تصویری از رفتار نادرست در تیم شکل می گیرد و این مگس در مرهم کل بشکه عسل را خراب می کند. اخطارها اگر به صورت تصاعدی صادر شوند راهی برای اصلاح و حفظ کارکنان هستند.

در چه مواردی حکم صادر می شود؟ اقدام انضباطیبه عنوان نظر؟ قوانین چیست؟ قانون کارآیا این رویه در سال 2017 تنظیم می شود؟ برای چه تخلفاتی می توان به صدور چنین دستوری متوسل شد؟ این مسائل را در نظر بگیریم و دستور اعلام تذکر را مثال بزنیم.

توجه - به عنوان گزینه ای برای مجازات

تخلف انضباطی عبارت است از عدم رعایت یا اجرای نادرست مسئولیت های کاری، که در آن کارمند مقصر است (ماده 192 قانون کار فدراسیون روسیه). برای یک تخلف انضباطی، کارفرما حق دارد یکی از مجازات های انضباطی را برای کارمند اعمال کند (بخش 1 ماده 192 قانون کار فدراسیون روسیه):

• نظر
• سرزنش کردن
• اخراج

تذکر بخش "آسان" است. مجازات انضباطی، در صورتی که کارفرما بخواهد کارمندی را تنبیه کند می تواند اعمال شود.

سبک ترین مجازات

برخورد انضباطی باید عادلانه باشد. بنابراین، به عنوان مثال، اگر کارفرمایی کارمندی را که 5 دقیقه به محل کارش دیر کرده اخراج کند، چنین مجازاتی متناسب با شدت تخلف نیست. و، به احتمال زیاد، کارمند می تواند چنین مجازاتی را به عنوان مثال در دادگاه به چالش بکشد. از منظر "امنیتی"، صدور توبیخ برای کارفرما آسان تر است. بنابراین، کارفرما در اصل نشان می دهد که کمترین مجازات را برای کارمند اعمال کرده است.

اگر مدیریت سازمان بر این باور باشد که توبیخ، مجازات بسیار ضعیفی برای مجرم است، می توان توبیخ صادر کرد. از نظر قانون کار این مکان سخت تری است. سانتی متر "".

مهلت جمع آوری را رعایت کنید

مجازات انضباطی در قالب توبیخ می تواند در مورد کارمند حداکثر یک ماه از تاریخ کشف تخلف اعمال شود. روزی که جرم کشف شد باید روزی باشد که به سرپرست فوریکارمند از تخلف مطلع شد. در این صورت از لحظه وقوع جرم نباید بیش از شش ماه بگذرد.

جریان دوره ماهانهتعلیق برای مدت:

• بیماری کارکنان؛
• هر مرخصی کارمند؛
• زمان مورد نیاز برای در نظر گرفتن نظر اتحادیه در صورت وجود آن در سازمان.

سفارش بده

اگر کارفرما همه چیز را جمع آوری کرده باشد مدارک لازم، تأیید واقعیت کمیسیون تخلف انضباطی(گزارش ها، اعمال، یادداشت های توضیحی)، سپس می توانید به مهمترین مرحله - صدور دستور اعمال مجازات انضباطی در قالب تذکر بروید. چنین دستوری در فرم آزاد. در اینجا نمونه ای از یک دستور واقعی "زندگی واقعی" است که در سال 2017 صادر شده است. به نظر می رسد این است:

شما همچنین می توانید یک نظر بنویسید فرمت ورد(منتشر شده در سال 2017) و آن را با شرایط خود تنظیم کنید.

هر شرکت استخدام کننده موظف است با کارکنانی که استخدام می کند قرارداد کاری منعقد کند.

یکی از شروط این قرارداد، الزام کارمند به رعایت انضباط تولید است.

در تحقق همه نهفته است قوانین داخلیشرکت ها

طبیعتاً می توان فرض کرد که عدم رعایت این الزامات منجر به مجازات می شود.

این اقدام ممکن است به دلیل اعمال نادرست کارمند به او تحمیل شود.

دلیل دومی که ممکن است منجر به بهبودی شود عدم اقدام است.

در هر صورت، اعمال مجازات باید قانونی و به درستی اجرا شود.

حکم انضباطی چیست

حق شرکت کارفرما برای مجازات تخلف انضباطیدر تولید همانطور که در قانون کار فدراسیون روسیه. برای این منظور ماده 192 وجود دارد. این شامل اعمال مجازات برای کارمند متخلف است درجات مختلفو سنگینی

اینجا ما در موردکه ساده ترین کار صدور تذکر رسمی است. نکته مهم بعدی صدور توبیخ است. حتی ممکن است توبیخ شدید، با تولید رکورد در کتاب کار. اقدامات شدید اخراج است که با فسخ قرارداد کار همراه است.

علاوه بر این، مجموعه می تواند اشکال دیگری نیز داشته باشد. نکته اصلی این است که آنها به وضوح در رویه های شرکت بیان شده اند، قرارداد کار, شرح شغلکارمند و در سایر اعمال اهمیت محلی. چنین اقداماتی اغلب شامل برکناری یک کارمند از موقعیت خود است. می تواند دائمی یا موقت باشد. در میان اقدامات نرم، معمولاً هشداری مبنی بر عدم رعایت الزامات توسط کارمند اعمال می شود.

در هر صورت هر یک از اقدامات فوق باید مستند باشد. چنین سندی یک دستور است. برای هر کارمند جداگانه منتشر می شود و برای بررسی در اختیار او قرار می گیرد. همراه داشتن امضای سفارش یا در ژورنال مبنی بر آشنایی کارمند با آن الزامی است. واقعیت این است که حتی یک هشدار محلی (داخلی) متعاقباً می تواند به پشتوانه اخراج یک کارمند تبدیل شود. هنگام تلاش برای اعتراض به تصمیم رئیس شرکت مبنی بر عزل، این دستور تعیین کننده خواهد بود.

مختصری در مورد تهیه سند

این نوع سند باید شامل جزئیات کامل شرکت باشد. علاوه بر این، اطلاعات مربوط به کارمند متخلف در آن وارد می شود. خود متن باید اصل تخلف را بیان کند و قانونی بودن اعمال مجازات را توجیه کند.

طبیعتاً باید به وضوح مشخص شود که این مجازات شامل چه مواردی است. همانطور که قبلا ذکر شد، در متن دستور باید ستونی برای امضای کارمند در مورد آشنایی قرار دهید. این سند در دو نسخه منتشر شده است. یکی از آنها به کارمند داده می شود، دومی در بایگانی شرکت باقی می ماند. این دستور توسط رئیس شرکت امضا شده است. واحد ساختاریو غیره امضای مدیر باید با مهر شرکت معتبر باشد.

در زیر قرار دارد فرم استانداردو نمونه دستور انضباطی که نسخه ای از آن به صورت رایگان قابل دانلود است.