نگهداری اسناد کاغذی آرشیو خانواده

سلام، خوانندگان عزیز و مهمانان وبلاگ! امروز می خواهم به شما بگویم که چگونه اسناد خانه خود را تمیز کنید و ذخیره سازی راحت آنها را سازماندهی کنید. این اتفاق می افتد که شما نیاز فوری به گواهی دارید، به خانه می آیید و نمی دانید برای یافتن گواهی یا سند دیگری در کوهی از کاغذ به کجا مراجعه کنید. و برای اینکه چنین مواردی هرگز برای شما اتفاق نیفتد، بیایید یک طرح گام به گام را بررسی کنیم که در نهایت نظم را در آرشیو منزل شما به ارمغان می آورد.

همه اسناد خانه باید همیشه مرتب باشند، حتی به این دلیل که بتوانید کاغذ مورد نیاز خود را در هر زمان پیدا کنید، اول از همه ایمنی است. اوراق بهادار باید به دور از چشمان کنجکاو نگهداری شوند و آسیب یا از بین رفتن آنها به این معنی است که باید به سازمان ها و مقامات دولتی بدوید. بهبودی ممکن است طولانی و نامحدود طول بکشد، اما شما بیشتر از پول برای جریمه اعصاب خود را خرج خواهید کرد.

موارد بسیار خطرناکی نیز وجود دارد، به عنوان مثال، آتش سوزی، سیل و سایر موارد اضطراری، زمانی که نیاز فوری به خروج از خانه باشد. در چنین مواقعی معمولاً افراد قبل از هر چیز اسناد و پول را به دست می آورند. خوب، اگر آنها در یک مکان ناشناخته دراز کشیده اند، پس شما می توانید به طور کامل بدون آنها بمانید. بنابراین، اجازه دهید این موضوع را با جزئیات بیشتری بررسی کنیم.

نگهداری اسناد در منزل

اول از همه، شما باید وضعیت را ارزیابی کنید - تا چه اندازه دفتر خانه شما نادیده گرفته شده است. زنان خانه‌داری هستند که به معنای واقعی کلمه هر تکه کاغذ، رسید غذا و گواهی را ذخیره می‌کنند. اما هر سند محدودیت های خاص خود را دارد - از 2 هفته تا بی نهایت.

وقتی سعی کردم این موضوع را بفهمم، با اطلاعات متناقضی در مورد عصاره ها، گواهی ها و اظهارنامه ها مواجه شدم. بنابراین، با کسانی که مستقیماً آنها را صادر می کنند، زحمت نکشید و مدت نگهداری اسناد را بررسی کنید.

اما مطمئناً اسناد آپارتمان، شناسنامه، TIN، پاسپورت باید همیشه ایمن باشد. ضمناً، گاهی اوقات مدتی که آنها در طی آن قوه قانونی یا قانونی خواهند داشت، روی گواهی ها و اوراق نوشته می شود.

در مورد رسیدهای لوازم خانگی خریداری شده، همه چیز در اینجا ساده تر است. آنها فقط در طول دوره گارانتی معتبر خواهند بود. اما کارشناسان در این زمینه همچنان توصیه می کنند که همیشه از آنها مراقبت کنید، تا زمانی که آن را دور بیندازید. این در درجه اول در مورد تجهیزات بزرگ، به عنوان مثال، تلویزیون های گران قیمت، یخچال ها، ماشین آلات و غیره صدق می کند.

به توصیه یک وکیل، من شخصاً 3 سال قبض پرداخت را نگه می دارم، اگرچه به نظر من این خیلی زیاد است. اما کجا برویم، هر چیزی ممکن است در زندگی اتفاق بیفتد. به طور کلی، آنچه می خواهم بگویم. مراقب یکپارچگی و امنیت اسناد خود باشید و به این موضوع عاقلانه برخورد کنید.

چگونه موارد را در اسناد خود مرتب کنیم؟

مرحله 1. تمام کاغذها را در یک توده جمع کنید.پیچیدگی کل وضعیت را ارزیابی کنید. شخصاً تمام اسناد خانه من یک جعبه متوسط ​​را اشغال می کند. هیچ چیز اضافی وجود ندارد.

• اسناد برای آپارتمان
• اسناد پزشکی
• مالیات
• اعتبار
• رسید پرداخت
• چک و کارت گارانتی و غیره

می توانید آنها را بر اساس اعضای خانواده (اسناد مادر، پدر، فرزندان و غیره) توزیع کنید. موارد عمومی نیز می توانند مانند مثال قبلی جهت گیری شوند.

نکته اصلی این است که شما احساس راحتی می کنید و می توانید کاغذ مورد نیاز خود را در هر زمان پیدا کنید. مرتب سازی باید با چیزهایی که دیگر مورد نیاز نیست ترکیب شود و بیرون بریزد. خوب، تراکت ها و بروشورهای تبلیغاتی باید فوراً در سطل زباله ریخته شوند.

اگر در این مورد شک دارید، اوراق را کنار بگذارید. در اسرع وقت از زمان ماندگاری آنها مطلع شوید. در مورد کارت ویزیت، آنها را می توان در یک سازمان دهنده خاص یا یک جعبه کوچک قرار داد.

مرحله 3. انتخاب یک روش ذخیره سازی.به عنوان یک قاعده، پوشه های فایل اغلب برای ذخیره اسناد در خانه استفاده می شود. آنها را می توان به طور جداگانه یا قبلاً با پوشش یکپارچه قرار داد. این روش سازماندهی اوراق بسیار راحت است. می توانید چندین پوشه مشابه خریداری کنید و هر کدام را به یکی از دسته بندی ها (مالیات، اسناد پزشکی و ...) اختصاص دهید.

پوشه های کیف می توانند به خوبی با این کار کنار بیایند. آنها نه تنها برای ذخیره اسناد، بلکه برای بردن آنها نیز راحت هستند.

به عنوان یک قاعده، در چنین سازمان دهندگانی یک مکان کوچک وجود دارد که در آن امکان نوشتن امضا وجود دارد. سپس مطمئناً آن را با دسته های دیگر اشتباه نخواهید گرفت. بهتر است، هر نوع کاغذ را رنگ مخصوص به خود اختصاص دهید. به عنوان مثال اسناد خانه در پوشه قرمز رنگ، گواهی پزشکی، نقشه و ... در پوشه سبز رنگ، اوراق مالیاتی در پوشه آبی قرار دارد.

راه دیگر برای سازماندهی ذخیره سازی اسناد در خانه، بایگانی کابینت با پارتیشن است. در این مورد، کاغذها عمدتاً می توانند در پرونده ها یا پوشه های نازک - کلاسورها قرار گیرند. در این مورد، مرتب کننده صفحات مخصوص با برآمدگی است که در آن می توانید انواع اسناد را امضا کنید. چنین دستگاه هایی ارزان نیستند. اما شما می توانید آنها را خودتان بسازید. به عنوان مثال، مقوای رنگی ضخیم را به عنوان جداکننده در نظر بگیرید و یک برآمدگی را برش دهید. به این ترتیب، نه تنها ذخیره سازی اوراق خانه خود را سازماندهی می کنید، بلکه در هزینه نیز صرفه جویی می کنید.

خوب، آخرین گزینه ای که می خواهم به شما پیشنهاد کنم جعبه است. در اصل، می توانید همان پوشه ها و فایل ها را در آنها قرار دهید، یعنی چندین روش ذخیره سازی را با هم ترکیب کنید. اما اکنون من در مورد چیز کمی متفاوت صحبت می کنم. به عنوان مثال، نامه ها و رسیدهای پرداخت زمانی که واقعاً با اندازه پوشه مناسب نیستند، فرمت خیلی استانداردی ندارند، به خصوص اگر تعداد آنها زیاد باشد. سپس جعبه های کوچک ساده به کمک می آیند. آنها برای ذخیره اسناد کوچک بسیار راحت هستند.

مرحله 4. وقت آن است که در مورد مکانی برای اوراق بهادار خود فکر کنید.اول از همه، باید برای غریبه ها و مهمانان غیر قابل دسترس باشد. یعنی از چشمان کنجکاو پنهان است. این می تواند یک نیم طبقه، یک قفسه بالای میز، یک گاوصندوق یا یک کشو باشد، ترجیحاً با کلید قفل شود. برای کسانی که بچه دارند، همچنین ارزش این را دارد که ببینند آیا کوچکترها می توانند به اوراق بهادار برسند یا خیر. بالاخره آنها مردم کنجکاویی هستند و می توانند همه جا از دستان کوچکشان استفاده کنند.

همچنین نباید مکان های آفتابی را انتخاب کنید، اگرچه برای کودکان غیرقابل دسترس هستند. رطوبت و آفتاب می تواند باعث محو شدن و خراب شدن کاغذها شود.

و یک نکته دیگر که فراموش کردم ذکر کنم. پوشه ای ایجاد کنید که در آن تمام فتوکپی های مهم ترین مدارک مانند گذرنامه، بیمه نامه، گواهی بازنشستگی، اسناد یک آپارتمان و غیره ذخیره می شود. اگر نیاز فوری به کپی دارید، اما دستگاه فتوکپی در دسترس ندارید، زمان رو به اتمام است، این ترفند شما را نجات خواهد داد.

و در آخر، با آن انبوهی از کاغذها که باعث شده در مورد ماندگاری شک دارید، معطل نکنید. به محض پرداختن به این موارد، بلافاصله آنها را در جای خود قرار دهید. پس از همه، اکنون شما ذخیره اسناد در خانه را در بالاترین سطح سازماندهی کرده اید!

چگونه اوراق را پنهان می کنید؟ اسرار خود را به اشتراک بگذارید نظر بدهید دوباره می بینمت!

در عصر سوابق و فناوری اینترنتی ما، به نظر می رسد که این سؤال که "آن کاغذ کوچک آبی کجا رفت؟"، دیگر نباید اصولاً کسی را نگران کند. با این حال، اینطور نیست. اکنون، تکه های کاغذ مختلف اغلب وضعیت یک خاطره شگفت انگیز را دارند که واقعاً می خواهید برای همیشه آن را حفظ کنید. اینها می تواند پوسته هایی از بلیط های کشورهای دوردست، دعوت به تئاتر یا فقط یادداشت شیرینی باشد که زمانی برای شما روی میز گذاشته است. با گذشت زمان، تعداد چنین "رسوبات" کاغذی رشد می کند و رشد می کند و به طور نامحسوس اتاق را به یک انبار تبدیل می کند. و در مورد افرادی که دوست دارند پیام‌هایی را روی یادداشت‌های چسبناک بنویسند، آنها را اینجا و آنجا آویزان کنند، چه بگوییم... ما هشت ایده برای ذخیره کاغذ پیدا کردیم که به شما امکان می‌دهد حتی یک سند مهم را از دست ندهید و در عین حال فضای خود را در اتاق.

1. پوشه

پوشه برای کاغذ - این اولین چیزی است که هنگام فکر کردن به ذخیره آنها به ذهن می رسد، به خصوص اگر بیشتر آنها کاغذهای مربوط به کار باشند. پوشه راحت است زیرا به شما امکان می دهد کاغذها را به ترتیب و طبقه بندی خاصی مرتب کنید، علاوه بر این، می توانید کاغذهایی با اندازه های مختلف را در آن ذخیره کنید.

پوشه ها را می توان در رنگ ها و طرح های مختلف ساخت، بنابراین به راحتی در فضای هر رومیزی جا می شوند. علاوه بر این، آنها بسیار جادار هستند و فضای زیادی را اشغال نمی کنند، بنابراین اگر کاغذهای زیادی دارید، راه حل عالی خواهند بود، اما مطلقاً جایی برای چرخش با آنها وجود ندارد.

2. سبد خرید

سبد زباله یک راه حل بسیار کاربردی و همه کاره است. بسته به جایی که قصد دارید آن را قرار دهید، طراحی خارجی آن نیز تغییر می کند. اگر کاغذها باید همیشه در دسترس باشند، بهتر است یک سبد شفاف انتخاب کنید: به این ترتیب خواهید دید که چیست و کجاست.

اگر فقط می‌خواهید تکه‌های کاغذ را دور از دید قرار دهید، اما حوصله دور انداختن آن‌ها را ندارید، می‌توانید یک سبد با بافت متراکم‌تر و متناسب با رنگ داخلی بخرید. می توانید آن را روی کابینت یا زیر میز قرار دهید، اما به شما توصیه می کنیم آن را برچسب بزنید تا فراموش نکنید که چه چیزی در آنجا گذاشته اید.

3. نگهدارنده کاغذ

نگهدارنده کاغذ برای ذخیره اقلام کاغذی به یاد ماندنی و همچنین برای تکه های کاغذی با شماره تلفن های ضروری یا نکات راهنمایی مفید است.

نگهدارنده را می توان هم به سبک لاکونیک و هم به سبک پیچیده ساخت، بنابراین به یک عنصر تزئینی عالی برای اتاق تبدیل می شود.

4. جعبه ها

اگر واقعاً کاغذهای زیادی دارید و همه آنها دارای ویژگی های کاملاً متفاوت هستند، راه حل مناسب این است که آنها را در جعبه ها ذخیره کنید و آنها را بر اساس موضوع یا اندازه قرار دهید. البته جعبه ها نباید پژواک خرید لوازم خانگی باشند - مدل های روشن و غیر استاندارد را انتخاب کنید که سبک داخلی را تکمیل کنند.

همچنین بهتر است جعبه ها را برچسب گذاری کنید، چه کسی می داند، شاید بخواهید محتوای آنها را دوباره بخوانید؟

5. هیئت سازمان

یک راه حل ایده آل برای کسانی که زمان زیادی را پشت میز خود می گذرانند و بنابراین دائماً نگران یافتن برچسب گم شده یا رسید مناسب هستند.

تخته سازماندهی را می توان در انواع مختلفی ساخت، از یک قاب که یادداشت ها با دکمه ها به آن متصل می شوند تا کشوهای چند منظوره و یک تخته مغناطیسی. همه چیز بستگی به این دارد که چه چیزی برای شخص شما راحت تر است.

6. مینی صندوق عقب

یک صندوق کوچک یک راه حل ذخیره سازی بسیار ظریف است و می توانید آن را به دلخواه تزئین کنید: تنها کاری که باید انجام دهید این است که یک تخته چوبی از Ikea بخرید یا از یکی از دوستان بخواهید که آن را شخصا برای شما بسازد.

کشوهای این کمد بسیار کاربردی و ایده آل برای نگهداری کوچکترین تکه های کاغذی هستند که بلافاصله برای همیشه گم می شوند. حالا دیگر این اتفاق نخواهد افتاد! اگر نسخه چوبی لاکونیک چنین صندوقچه ای را دوست دارید، به خصوص در فضای داخلی مینیمالیستی نیز بسیار مناسب خواهد بود.

7. صندوق پستی

یک راه حل بسیار اصلی، ایده آل برای ذخیره نامه ها و کارت پستال ها. با این حال، شما همچنین می توانید یادداشت های زیبا را در آنجا پنهان کنید که دوست دارید آنها را از چشمان کنجکاو پنهان کنید، اما تحت هیچ شرایطی از دست ندهید!

بهتر است جعبه را روی دیوار یا در قرار دهید و رنگ‌های روشن را انتخاب کنید: به این ترتیب، هر نگاهی که به آن می‌اندازید روحیه شما را بهبود می‌بخشد. علاوه بر این، می توانید پیام هایی را برای خانواده خود در جعبه بگذارید. - نکته اصلی این است که فراموش نکنید آن را بررسی کنید، در غیر این صورت کسی سه روز است که منتظر پاسخ کتبی به این سوال است که جوراب هایش کجا رفته است.خوب، در روز ولنتاین می توانید از صندوق پستی خود برای هدف مورد نظر خود استفاده کنید!

با اوراق بهادار باید با احتیاط رفتار شود، زیرا آسیب می تواند منجر به عواقب نامطلوب بسیاری شود. بهبودی زمان می برد. برای جلوگیری از این امر، لازم است از نگهداری مناسب اسناد در خانه اطمینان حاصل شود. برای این کار می توانید از روش های مختلفی استفاده کنید.

ویژگی های ذخیره سازی

سازماندهی ذخیره سازی اسناد در خانه ویژگی های خاص خود را دارد. ایمنی باید رعایت شود. کاغذها باید از دید پنهان و همچنین از آسیب محافظت شوند. اگر کودکان در خانه زندگی می کنند، باید اسناد را طوری قرار دهید که در دسترس آنها نباشد. می توانید برای خانه خود گاوصندوق و همچنین نیم طبقه و قفسه های کابینت بالایی را انتخاب کنید.

لطفا توجه داشته باشید که دسکتاپ مکان امنی نیست. ریختن تصادفی قهوه یا پیش نویس می تواند باعث آسیب دیدن کاغذ شود. اما اگر آنها را در جعبه هایی با یک کلید یا یک ته مخفی قرار دهید، این آنها را از آسیب محافظت می کند.

اسناد را در خانه کجا ذخیره کنیم؟ گزینه های زیادی وجود دارد، اما به خاطر داشته باشید که مکان باید در دسترس مالک باشد. اغلب مواقعی پیش می آید که به فوریت نیاز به گرفتن چند کاغذ دارید. در مواقع اضطراری، هر ثانیه مهم است. اکنون عناصر داخلی کاربردی برای این کار وجود دارد، از جمله مخفیگاه های ویژه. آنها قفسه هایی با کشو، کتاب های امن، سوکت های ساختگی هستند.

مرتب سازی اسناد

مقالات را می توان بر اساس معیارهای زیر تقسیم کرد:

• به آپارتمان. قبض های آب، گاز و برق در آنجا ذخیره می شود.
• ارتباط. این بخش شامل قراردادها و رسیدهای تلفن، تلویزیون و اینترنت خواهد بود.
• وام. این شامل قراردادها و چک می شود.
• خدمات اجتماعی. اگر از خدمات این سازمان ها استفاده می شود، اسناد آنها باید جداگانه قرار گیرد.
• کپی ها. توصیه می شود 5 کپی از اسناد تهیه کنید. بهتر است آنها را اسکن کنید.
• اسناد شخصی این شامل گذرنامه و گواهی است.
• دارو. لازم است کاغذهای مربوط به سلامت را جداگانه تا بزنید.
• عکس ها. آنها باید در یک پاکت قرار داده شوند.
• دستورالعمل و تضمین. در صورت لزوم، همیشه می توانید کاغذ مورد نیاز خود را پیدا کنید.
• اسنادی که به ندرت استفاده می شود.

اسناد با فرمت کوچک معمولا دارای یک جلد سخت هستند. اگر اغلب از آنها استفاده می شود، به عنوان مثال، گذرنامه، شناسه، پس باید آنها را در یک پوشه کوچک با تقسیم کننده ها ذخیره کنید.

گزینه های ذخیره سازی اسناد

اگر اوراق بهادار زیادی دارید، این سوال پیش می آید: چگونه اسناد را در خانه ذخیره کنیم؟ ایده ها می توانند متفاوت باشند، نکته اصلی این است که همه چیز مرتب باشد. در غیر این صورت، زمان زیادی صرف جستجو می شود.

برای نگهداری از گاوصندوق، پوشه و کابینت استفاده می شود. مقالات باید بر اساس معیار مورد نظر: هدف، تاریخ یا نوع در آنها قرار گیرد. این کار پیدا کردن کاغذ مورد نیاز را بسیار آسان تر می کند.

پوشه ها

پوشه ای برای ذخیره اسناد در خانه یک انتخاب عالی در نظر گرفته می شود. این برای بسیاری از فایل ها و مقالات مناسب است. اکثر این محصولات در فرمت A4 هستند، بنابراین برای ذخیره گواهی ها، گواهی ها و قراردادها عالی هستند.

برای راحتی، می توانید اسناد را با کتیبه ها علامت گذاری کنید، به عنوان مثال، "کار"، "بانک"، "مسکن". این کار پیدا کردن سند مورد نیاز را بسیار آسان تر می کند. می توانید لیستی از تمام محتویات را در فایل اول قرار دهید. توصیه می شود چک ها و رسیدها را روی برگه های A4 بچسبانید. بهتر است گوشه را درست کنید تا سند خراب نشود.

کیف

ذخیره سازی اسناد در خانه را می توان با استفاده از یک کیف مخصوص انجام داد. معمولا محفظه های زیادی دارد. این محصول را می توان از فروشگاه لوازم التحریر خریداری کرد. این دستگاه ها در طرح های مختلف از جمله انواع کلاسیک و اصلی عرضه می شوند. انتخاب مناسب کار سختی نخواهد بود.

یک پوشه کیف برای نگهداری اسناد در خانه می تواند حاوی کاغذهای مختلفی باشد. نقطه ضعف آن عدم توانایی در ورق زدن و مرور آزادانه است. بنابراین، برای راحتی، توصیه می شود کتیبه ها و یادداشت ها را ایجاد کنید.

آلبوم های عکس

نگهداری اسناد در منزل نیز در این دستگاه ها امکان پذیر است. آنها باید صفحات مغناطیسی داشته باشند. به عنوان مثال، آنها می توانند حاوی رسیدهای پرداختی باشند که برای ایمن کردن آنها نیازی به چسب نیست. هر تکه کاغذ جایی برای یادداشت ها خواهد داشت که بسیار راحت است.

پاکت نامه ها

"جیب های" کاغذی برای ذخیره اسنادی که باید به بایگانی ارسال شوند عالی هستند. چنین کاغذهایی به ندرت مورد نیاز هستند و خیلی زود است یا نمی خواهید آنها را دور بیندازید. پس از علامت گذاری، می توانید آن را در کشو یا قفسه قرار دهید.

می توانید خودتان پاکت بسازید. برای این کار از کاغذ قوی، چسب و لوازم جانبی استفاده می شود. اگر از تخیل خود استفاده کنید و کار را به نحو احسن انجام دهید، نتیجه عملی خواهد بود. با چنین پاکتی نیازی نیست نگران سالم بودن اوراق باشید.

جعبه ها

آنها برای ذخیره بسیاری از چیزها استفاده می شوند و اسناد نیز از این قاعده مستثنی نیستند. شما می توانید تعداد زیادی کاغذ را در آنها قرار دهید، فقط باید آنها را به درستی مرتب کنید تا در هر زمان چیزی را که نیاز دارید پیدا کنید. توصیه می شود ابتدا آنها را در پوشه ها مرتب کنید.

برای نگهداری گذرنامه ها، دیپلمات ها و سایر اسناد غیر استاندارد در جلدهای سخت، بهتر است از یک پاکت ضخیم استفاده کنید. امروزه بسیاری از لوازم جانبی دیگر در فروش وجود دارد که بسیاری از آنها حتی قفل هستند. جعبه ای برای ذخیره اسناد در خانه نیز یک چیز مناسب در نظر گرفته می شود، زیرا از کاغذها در برابر دسترسی آسان محافظت می کند.

گاوصندوق

گاوصندوق های خانگی به عنوان قابل اعتمادترین دستگاه ها در نظر گرفته می شوند. می توانید کتاب کار، پول و تمبر را در آنجا قرار دهید. برخی از طرح‌ها دارای سلول‌های متعددی هستند که به شما امکان می‌دهد اشیاء با ارزش زیادی را قرار دهید.

هنگام خرید این دستگاه به نکات زیر توجه کنید:

• حجم، وجود قفسه، کشو نقدی.
• ابعاد، وزن.
• نمایی از قلعه.

گاوصندوق هایی با قفل الکترونیکی یا کلیدی وجود دارد که نگهداری اسناد در خانه را ایمن می کند. شما باید کد را خودتان وارد کنید. هزینه گاوصندوق هایی که با کلید باز می شوند کمی کمتر است. اگر افراد زیادی به دستگاه دسترسی دارند، باید یکی را با کلید انتخاب کنید.

گاوصندوق ها دارای قفسه های متعددی هستند که برای نگهداری راحت پوشه ها می توان آنها را در ارتفاع های مختلف ثابت کرد. برخی از دستگاه ها دارای محفظه های داخلی برای مهر هستند. شما باید دستگاه های دارای گواهی را انتخاب کنید، زیرا این امر مطابقت آنها با کیفیت را تأیید می کند.

Dاسناد در هر خانه وجود دارد، و تعداد زیادی از آنها جمع می شوند. رسید، کارت گارانتی، دستورالعمل، اسناد املاک، خودرو، کارت پزشکی، پاسپورت، گواهینامه، مدارک تحصیلی و …. همانطور که تمرین نشان می دهد آنها فضای بسیار زیادی را اشغال می کنند و معمولاً اغلب مورد نیاز نیستند، اما تقریباً همیشه ناگهانی و فوری هستند.به همین دلیل است که باید آنها را مرتب و ساختار داد و همچنین ... تعداد آنها را به حداقل ممکن کاهش داد. امروز در این مورد).

برای مرتب کردن اسناد خود، باید این سه مرحله را به ترتیب دنبال کنید:

1 مرحله اضافی را دور بریزید

گام 2. دسته بندی باقی مانده

مرحله 3. ذخیره سازی را سازماندهی کنید.

اسناد من دو کشو در کابینت اتاق نشیمن را اشغال کرده بود. اولی حاوی مدارک واقعی و دومی حاوی دستورالعمل ها و کارت های گارانتی بود. تقریباً سالی یک بار همه چیز را مرتب می کردم، بخشی از آن بیرون می ریخت، اما در هر صورت، هنوز دو جعبه با این چیزها مشغول بود. امسال تصمیم گرفتم فضای ذخیره سازی را متفاوت سازماندهی کنم. اما ابتدا باید همه چیز را مرتب کنید و از شر چیزهای غیر ضروری خلاص شوید.اوه، من این کلمه را دوست ندارم، اما ... به طور خلاصه روند را مشخص می کند). بنابراین شروع کردم به فکر کردن، اگر گچ روی پایم نبود، آیا این رویداد را شروع می کردم؟ معلوم شد زمان بسیار خوبی است.

1 مرحله آشغال ریختن.

ما تمام اسناد را در یک یا چند توده قرار دادیم، من آن را در دو قسمت قرار دادم و در دو مرحله مرتب کردم: دستورالعمل ها و اسناد. این دقیقاً چگونه بود که قبلاً آنها را در جعبه ها مرتب کرده بودم.

ما دستورالعمل ها را از دستگاه هایی که برای مدت طولانی فوت کرده اند، کارت های گارانتی منقضی شده را بیرون می آوریم. رسیدهایی که بیش از سه سال قدمت دارند. مابقی مدارک فردی است.

گام 2. بیایید مرتب کنیم.

مرحله 3. سازماندهی انبار.

لذت بخش ترین و خلاقانه ترین فرآیند.

من با دستورالعمل ها و کارت های گارانتی شروع کردم.فکر می کنم با من موافق باشید که ما به ندرت از آنها استفاده می کنیم. برخی از آنها اولین بار است، در حالی که ما در حال خرید هستیم، و برخی را حتی باز نمی کنیم - همه چیز واضح است. چیزها خریداری می شوند، دستورالعمل ها انباشته می شوند. من عموماً عاشق فن آوری هستم. من تصمیم گرفتم کاملاً تمام دستورالعمل ها را به فرم الکترونیکی تبدیل کنم. در نتیجه، انبوه کاغذ چشمگیر به یک پوشه کوچک الکترونیکی "دستورالعمل" در لپ تاپ تبدیل شد.


من به شما می گویم چگونه. تقریباً تمام دستورالعمل ها در اینترنت وجود دارد، فقط باید نام تجهیزات (ساخت و مدل) را در موتور جستجو وارد کنید و فایل را دانلود کنید. pdf یا یک فایل متنی معمولی برای چند مورد من نتوانستم دستورالعمل ها را دانلود کنم بنابراین آنها را اسکن کردم. من همچنین یک پوشه متنی ایجاد کردم که در آن اطلاعات مهمی در مورد مواد تکمیلی (به عنوان مثال، چیست و کجا کاشی ها (مدل، مجموعه)، پارچه روی مبل، مقالات کفپوش، سازنده و رنگ رنگ) ذخیره کردم. این به من اجازه داد تا حتی با کاغذبازی های بیشتری خداحافظی کنم. بله، این کار زمان برد، اما در نهایت برای یافتن آنچه نیاز داشتید سریعتر و راحت تر شد. نیازی نیست در میان دسته‌ای از کاغذها زیر و رو کنید، نیازی نیست به نحوی آنها را مرتب کنید، مرتباً آنها را مرور کنید و آنها را پر کنید، فضا را اشغال نمی‌کنند، و همچنین بزرگ کردن فونت کوچک در رایانه شخصی شما راحت است. . جدا از یک بار صرف شده (و فقط به این دلیل که قبلاً هنگام خرید این کار را انجام نداده بودم)، هیچ ضرری برای ذخیره دستورالعمل ها به این روش ندیدم. تنها کاری که من انجام می دهم کپی اسناد و عکس ها در رسانه های خارجی است، فقط در صورتی که لپ تاپ خسته شود و از کار کردن امتناع کند.
اگر ذخیره سازی الکترونیکی برای شما ناخوشایند است، می توانید یک پوشه ایجاد کنید و تمام دستورالعمل ها را به گروه ها تقسیم کنید. مرتب سازی می تواند بر اساس هدف (الکترونیک، لوازم خانگی، بهداشت، متفرقه) یا بر اساس مکان (آشپزخانه، حمام، اتاق) باشد. شما نباید یک پوشه جداگانه برای هر دستگاه بسازید، چنین فضای ذخیره سازی تفاوت زیادی با یک پشته نخواهد داشت و به ندرت نیاز به استفاده از آن خواهید داشت.

اسناد دیگرآنها قبلاً در گروه ها طبقه بندی شده اند و حجم آنها مشخص است. بر اساس حجم، باید به فکر ذخیره سازی باشید. ذخیره سازی راحت☝!

بهتر است اسناد را به صورت عمودی ذخیره کنید. هنگام ذخیره سازی به صورت عمودی، لازم نیست چیزی را حذف کنید تا به مورد زیرین برسید.

من قبلا یک جعبه برای اسناد دارم - وقتی مبلمان را سفارش دادم، ابعاد جعبه ها را طوری ساختم که در فرمت A4 قرار بگیرند. من یک مرتب کننده خریدم (می توانستم بدون آن کار کنم)، پاکت های لوازم التحریر با زیپ و دکمه. او اسناد را در پوشه‌ها گذاشت، امضا کرد و در جعبه گذاشت. آنهایی که کمتر مورد استفاده قرار می گیرند (اسناد مالکیت، رسیدهای قدیمی که هنوز ذخیره می شوند) در عمق، آنهایی که اغلب استفاده می شوند نزدیکتر هستند.
! اگر پوشه ها قابل مشاهده هستند، پس ارزش آن را دارد که پول خرج کنید و چیزی زیبا انتخاب کنید تا فضای داخلی را خراب نکنید.

! تعداد زیادی از پوشه ها، به نظر من، خیلی راحت نیستند، بنابراین اسناد باید به طور گسترده گروه بندی شوند، و پاکت های کوچکتر را می توان در پوشه های بزرگتر قرار داد تا اسناد درون آن ساختار یابد. هیچ کس هر روز به اسناد خانه نگاه نمی کند، به این معنی که غیرت بیش از حد و ایجاد یک پوشه جداگانه برای هر تکه کاغذ هیچ فایده ای ندارد. شاید زیبا و جالب باشد، اما من در مورد امکان سنجی بحث خواهم کرد))).

پوشه ها به این شکل درآمدند:

• اسناد املاک و مستغلات برای هر شی به طور جداگانه.
• مدارک خودرو؛
• پوشه شخصی برای هر یک از اعضای خانواده؛
• پوشه پزشکی برای کودک؛
• پوشه آپارتمان (اسناد برق، کنتور آب، توافق با مرکز تلفن...);
• پرداخت های قدیمی (بایگانی برای سه سال)؛
• پرداخت های جاری "پرداخت های 2018" (در یک پاکت بزرگ یک متوسط ​​اضافی با علامت "پرداخت" قرار دادم).

من فکر می کنم پوشه با قبوض آب و برق نیز در آینده نزدیک لغو می شود، اما من هنوز ریسک نکرده ام، باید ببینم همه چیز چگونه کار می کند. همانطور که من وضعیت را درک می کنم، هنگام پرداخت آنلاین، سابقه آنها 3-5 سال ذخیره می شود. یعنی در صورت هرگونه سوء تفاهم با شرکت های خدماتی، می توانید مجددا درخواست صدور رسید کنید و رسید مربوطه را در سابقه پرداخت بیابید. از امسال چاپ چک را متوقف کردم، به سادگی روی رسید "پرداخت" یادداشت می کنم، تاریخ پرداخت را می گذارم (تا اگر اتفاقی افتاد، سریعاً بتوانم چک را پیدا کنم) و آن را به پاکت مربوطه ارسال می کنم.

اگر جعبه "مبلمان" خاصی برای ذخیره پوشه ها مانند من وجود ندارد، پس هر جعبه، سبد، ظرف مناسبی که بتواند پاکت های A4 را در خود جای دهد این کار را انجام می دهد.شما همچنین می توانید از یک جعبه معمولی با اندازه دلخواه استفاده کنید، فقط آن را با کاغذ دیواری یا فیلم خود چسب بپوشانید. اینجا محدودیتی برای تخیل وجود ندارد.

اسناد باید در مکانی که مخصوص آنها تعیین شده است ذخیره شوند: یک پوشه، یک جعبه، یک جعبه، یک گاوصندوق. تمام خانواده به جز بچه های کوچک باید به آنها دسترسی داشته باشند. بنابراین، خوب است که کاغذها در جعبه ای نگهداری شوند که بتوان آن را با کلید قفل کرد. از تماس با رطوبت یا نور قوی برای حفظ شرایط خوب خودداری کنید.

اسناد خود را مرتب کنید

پوشه ها، کلاسورها یا پاکت های پلاستیکی را از فروشگاه لوازم اداری بخرید. آنها برای سازماندهی اسناد به دسته ها مناسب هستند، به عنوان مثال:

اصلی(گذرنامه، شناسنامه، شناسنامه، شناسنامه و ...)

تحصیلات(دیپلم، گواهینامه، مدرک تحصیلی)

سلامتی(کارت های پزشکی، سیاست ها، گواهی ها)

خودرو(بیمه، سوابق خدمات، رسید از تعمیرگاه های خودرو)

کار(کارنامه، رزومه، قرارداد با کارفرمایان)

مشاور املاک(اسناد آپارتمان، فیش پرداختی، قرارداد اجاره)

لوازم خانگی(دستورالعمل، رسید، کارت گارانتی).

یک پوشه ذخیره سازی موقت ایجاد کنید

می‌توانید یک سینی یا پوشه موقت برای کاغذها بسازید که می‌توانید اسنادی را که روز گذشته استفاده کرده‌اید، اما وقت گذاشتن آنها را نداشتید، در آن قرار دهید. فقط تنبل نباشید، به محض اینکه وقت دارید، مقالات را از آنجا در پوشه های صحیح مرتب کنید.

مرتب سازی بر اساس لوازم جانبی

هر دسته از اسناد را نیز می توان بر اساس وابستگی مرتب کرد. برای این کار، کاغذهای هر یک از اعضای خانواده را در یک پاکت جداگانه قرار دهید که نام آنها روی آن نوشته شده است، یا انتخاب مناسب را با یک یادداشت، نشانگر یا کاغذ رنگی علامت بزنید. این امر ضروری است تا خانواده شما بدون کمک شما مدارک لازم را پیدا کنند.

از اسناد فتوکپی تهیه کنید

از گذرنامه ها، شناسنامه ها، شناسنامه ها، گواهینامه های ثبت نام وسیله نقلیه و گواهینامه های رانندگی فتوکپی تهیه کنید. در صورت گم شدن یا دزدیده شدن نسخه اصلی به کار خواهند آمد. در این حالت، کپی ها را جدا از اسناد اصلی ذخیره کنید.

رسیدها و رسیدها را نگه دارید

رسیدهای خریدهای کم و بیش بزرگ را برای یک سال نگه دارید. اگر گارانتی برخی از محصولات بیش از 12 ماه است، رسیدها را برای مدت مشخص شده در کارت گارانتی نگه دارید.

قبوض آب و برق فروشگاه

قراردادهای اتصال کلیه خدمات برق: گاز، برق، آب، تلفن، اینترنت، تلویزیون کابلی و غیره را حفظ کنید. رسیدهای آب و برق را نمی توان به مدت پنج سال دور انداخت.

اسناد مهم را با کاغذهای غیر ضروری مخلوط نکنید

بسیاری از مردم بلیط های کنسرت، منوهای عروسی خود، دعوت نامه ها، نامه ها و پرینت هزینه های کارت اعتباری سال گذشته را به عنوان سوغاتی نگه می دارند. اما در میان این زباله های کاغذی، یافتن یک سند واقعا مهم می تواند دشوار باشد. بنابراین، دور ریختن کاغذهای غیر ضروری را که جرات دور ریختن آن ها را ندارید، یک قانون بگذارید و آنها را جداگانه نگهداری کنید.