نحوه ذخیره سفارشات نقدی ورودی و خروجی دوره های نگهداری اسناد فردی

سوال مربوط به دوره نگهداری اسناد حسابداری در مورد تسویه حساب کارکنان است. ما حساب های شخصی کارمندان را حفظ نمی کنیم. ما سوابق حقوق و دستمزد داریم از طریق صندوق و یا به کارت پلاستیکی کارکنان (غیر نقدی). مشخص است که نگهداری سوابق حقوق و دستمزد 75 سال الزامی است، اما در صورت عدم نگهداری حساب های شخصی چند سال باید اسناد صدور حقوق (نقد، بانک) را نگهداری کنیم؟ گزارش هزینه های کارکنان چند سال باید نگهداری شود؟

ما موارد زیر را گزارش می کنیم:بند 1.9 مقررات بانک مرکزی فدراسیون روسیه بیان می کند که پول نقد و سایر اسنادی که در طی معاملات نقدی تهیه می شود برای دوره هایی که توسط قانون امور بایگانی در فدراسیون روسیه تعیین شده است ذخیره می شود. بنابراین، با توجه به هنر. 362 از فهرست اسناد آرشیوی استاندارد مدیریت تولید شده در جریان فعالیت سازمانها، نشان دهنده مدت زمان نگهداری، اسناد نقدی و بانکی از جمله پیش گزارشات به مدت 5 سال ذخیره می شود.

دلیل این موقعیت در زیر در توصیه های سیستم گلابوخ و در سند تنظیمی آورده شده است که می توانید آنها را در برگه پایه حقوقی بیابید.

مدارک برای صدور حقوق

حقوق از طریق صندوق قابل صدور است:*

قبل از پرداخت دستمزد، صندوقدار باید اسناد پرداخت دریافتی از بخش حسابداری را بررسی کند، یعنی:

· وجود امضای مدیر و حسابدار ارشد یا حسابدار، مطابقت آنها با نمونه های موجود.

· مطابقت مقادیر در ارقام با مقادیر در کلمات.

· هنگام صدور وجه نقد طبق دستور گردش نقدی - مطابقت نام خانوادگی، نام، نام خانوادگی گیرنده نقدی که در دستور جریان نقدی مشخص شده است با داده های ارائه شده توسط گیرنده سند اثبات کننده هویت وی.

حقوق همچنین می تواند با استفاده از رسیدهای نقدی صادر شود (بند 4.1 مقررات بانک روسیه شماره 373-P مورخ 12 اکتبر 2011). در این صورت، سفارشات را در فرم شماره KO-2 برای هر کارمند به طور جداگانه پر کنید.*

اطلاعات شناسایی کارمند را در فیلدهای مربوطه سفارش وارد کنید.

نینا کوویازینا، معاون مدیر

وزارت آموزش و پرورش و منابع انسانی وزارت بهداشت روسیه

2-وضعیت:یک سازمان برای چه مدت باید اسناد حسابداری را نگه دارد؟

این قانون پاسخ روشنی به این سوال ندارد.

بنابراین، برای جلوگیری از مسئولیت عدم رعایت قوانین تعیین شده توسط قانون 6 دسامبر 2011 شماره 402-FZ، اسناد را حداقل به مدت پنج سال ذخیره کنید. و آنهایی که مدت نگهداری طولانی تری برای آنها تعیین شده است - برای مدت تعیین شده توسط قانون.

سرگئی رازگولین، معاون مدیر

وزارت امور مالیاتی و سیاست تعرفه گمرکی وزارت دارایی روسیه

3. دستور وزارت فرهنگ روسیه مورخ 25 اوت 2010 شماره 558 "در مورد تصویب "فهرست اسناد آرشیوی مدیریت استاندارد تولید شده در جریان فعالیت های ارگان های دولتی، دولت های محلی و سازمان ها، نشان دهنده دوره های ذخیره سازی ””

حسابداری معاملات نقدی همواره توجه بیشتری را به خود جلب می کند، از کارکنان شرکت گرفته تا سازمان های بازرسی. و تعجب آور نیست، زیرا در جایی که امور مالی رایج است، سوء استفاده از قدرت رخ می دهد. اسناد نقدی یک شرکت یا کارآفرین فردی باید مطابق با الزامات قانون تنظیم شود. تشکیل اسناد در نتیجه جابجایی منابع مالی اتفاق می افتد. پر کردن صحیح فرم ها و همچنین ذخیره سازی صحیح آنها، یک هدف واقعاً جدی حسابداری سازمانی است. در این مقاله نحوه نگهداری دفترچه نقدی و سایر اسناد نقدی بحث خواهد شد.

فرم های حسابداری

اسناد برای ثبت تراکنش های نقدی دوره های نگهداری خاص خود را دارند که با مدت نگهداری سایر اشکال اسناد متفاوت است.

انجام معاملات نقدی همراه با تهیه مدارک زیر است:

• رسید و سفارش نقدی (PKO). این سند باید در زمان دریافت وجه در صندوق نقدی سازمان ایجاد شود. تشکیل PKO یک بار در طول یک روز کاری مجاز است، اما در چنین شرایطی رعایت شرایط ضروری است. در این مورد، دریافت وجوه باید با یک رسید نقدی یا یک فرم گزارش دقیق (SSR) همراه باشد.
• هزینه و سفارش نقدی (RKO). لازم است در هنگام دفع مالی از صندوق صندوق ایجاد شود. پس از بررسی دریافت کننده وجوه (با استفاده از مدرک شناسایی)، صدور وجه نقد و صدور تسویه نقدی الزامی است. این سند توسط حسابدار ارشد تایید شده است. در صورتی که موقعیت حسابدار ارشد در جدول کارکنان پیش بینی نشده باشد، رئیس شرکت می تواند RKO را امضا کند.
• کتاب نقدی. این ثبت همه جابجایی وجوه را منعکس می کند. هر روز در پایان شیفت، صندوقدار در دفترچه نقد گزارش می دهد، وجوه را برداشت و مجدداً محاسبه می کند. پر کردن کتاب در صورتی که هیچ حرکتی در صندوق در طول روز وجود نداشته باشد الزامی نیست.
• دفتر کل. حضور آن زمانی الزامی است که سازمان دارای بیش از یک صندوقدار باشد. این ثبت جابجایی منابع مالی بین صندوقداران ارشد و خردسال را ثبت می کند. اطلاعات باید در حین شیفت وارد شود و با امضای هر دو صندوقدار تأیید شود.
• صورت‌حساب حقوق و دستمزد هنگام انتقال امور مالی (حقوق، حقوق، و غیره) به زیردستان ایجاد می‌شود.

حسابداری نقدی به دو صورت انجام می شود:

• در قالب کاغذی؛
• الکترونیکی.

محل نگهداری

نگهداری اسناد باید طبق مقررات انجام شود. اختیارات رئیس شرکت ایجاد مکانی برای ذخیره سازی و شرایط ایمنی برای مدت کامل نگهداری اسناد نقدی تعیین شده توسط قانون است.

اطلاعات مربوط به دوره های ذخیره اسناد نقدی در سازمان و همچنین ثبت اسناد وجه نقد در قانون فدرال فدراسیون روسیه "در مورد حسابداری" مقرر شده است. در صورت پایان یافتن مدت معینی از حفظ و در صورت عدم وجود اختلاف و دعوا، امحای اوراق مجاز است.

بایگانی شرکت یا شرکت های تخصصی که با همکاری آنها برای ارائه خدمات ذخیره سازی فراخوانده شده اند، می تواند به عنوان مکانی برای ذخیره اسناد عمل کند. حفظ اسناد نقدی مطابق با استانداردهای تعیین شده الزامی است:

• هر روز، نه دیرتر از شروع شیفت بعدی، لازم است برش را بخیه بزنید.
• منگنه داخلی اسناد نقدی با توجه به افزایش تعداد حساب های حسابداری انجام می شود. ابتدا فاکتورها بر اساس Dt وارد می شوند سپس طبق Kt.
• برگه هایی که قرار است منگنه شوند باید شماره گذاری شوند.
• ورود اسناد نقدی برای نگهداری در زیربخش بایگانی با توجه به موجودی انجام می شود که تعداد و نام بخیه ها را مشخص می کند. در این لحظه، مقاله مربوطه که توسط شرکت تعیین می شود، قابل نوشتن است.

دوره ذخیره سازی

طبق ماده 23 قانون مالیات فدراسیون روسیه، اسناد حسابداری و مالیاتی باید به مدت 4 سال ذخیره شوند. دوره مشابهی برای اسناد هزینه و دریافت تعیین شده است. قانون شماره 402-FZ "درباره حسابداری" بیان می کند که عمر مفید دفترچه نقدی پنج سال است که از سال گزارش بعدی شروع می شود. علاوه بر این، قانون، رئیس شرکت را موظف می کند که از ایمنی اوراق اطمینان حاصل کند.

قانون شماره 125-FZ اجازه می دهد تا گزارش ها را در آرشیوهایی که به طور مستقل در خارج از سازمان سازماندهی شده اند ذخیره کنند.

طبق دستور شماره 588 RF MC، گزارش صندوقدار باید به مدت 5 سال حفظ شود. بنابراین، با توجه به اینکه حداکثر مدت نگهداری 5 سال است، اسناد باید در این مدت ذخیره شوند. اوراق منعکس کننده انتقال دستمزد در انواع مختلف، طبق دستور شماره 588، باید به مدت 75 سال از ابتدای سال گزارش بعدی نگهداری شود.

این دوره زمانی معتبر است که هیچ حساب شخصی ارائه نشود.

در مواردی که چنین اسنادی درگیر مراحل قانونی باشد، مدت نگهداری باید تا پایان پرونده حقوقی تمدید شود.

این کار یکی از سخت ترین هاست. مقررات زیادی برای مدت نگهداری اسناد نقدی وجود دارد.

این شامل:

• دستورات هزینه PKO ها زمانی صادر می شوند که وجوه در صندوق نقدی دریافت می شود.
• دفاتر نقدی که حاوی اطلاعات کلی در مورد معاملات یک سازمان است. پس از پایان شیفت، کارمند مسئول وجوه را شمارش می کند.
• صورت‌حساب حقوق و دستمزد، که اطلاعاتی در مورد پرداخت‌ها به کارکنان نشان می‌دهد.
• کتابهای حسابداری نقدی. آنها فقط زمانی ضروری هستند که سازمان چندین صندوقدار داشته باشد.

ماندگاری

طبق قانون مدت نگهداری اسناد نقدی در بایگانی سازمان 5 سال است. یک استثنا در لیست سوابق حقوق و دستمزد است: اگر حساب شخصی کارمندان وجود نداشته باشد، اسناد به مدت 75 سال ذخیره می شوند. در مواردی که اسناد در پرونده های قضایی ظاهر می شود، اوراق باید تا زمان صدور رای دادگاه در بایگانی نگهداری شود. اگر در مورد هر نوع کاغذ به طور جداگانه صحبت کنیم، تفاوت های ظریف زیادی وجود دارد. به علاوه، پیروی از نوآوری ها (مالیات، قانون حسابداری) ضروری است.

مدت نگهداری اسناد نقدی چقدر است؟

در برخی موارد، سازمان دوره های ذخیره سازی خود را برای اسناد تعیین می کند. اگر مایلید از مدت زمان دقیق نگهداری اسناد نقدی موجود در سازمان خود مطلع شوید، با کارمندان ما مشورت کنید.

نکات مهم در نگهداری اسناد نقدی

1. با در نظر گرفتن تعداد فزاینده حساب های شخصی، کاغذها باید هر روز کاری منگنه شوند.
2. یا رئیس سازمان یا صندوقدار موظف به کنترل فرآیند هستند.
3. پس از انقضای مدت نگهداری اسناد نقدی، پیش از انتقال به بایگانی (و همچنین ارسال آنها برای امحاء) از اسناد موجودی تهیه می شود.
4. لازم است نه تنها بر نگهداری صحیح اسناد حسابداری، بلکه ظاهر آنها نیز نظارت شود. کتاب ها، بیانیه ها، دستورات نباید خیس شوند، فرسوده شوند و غیره.
5. مسئولیت اداری نگهداری صحیح اسناد نقدی بر عهده رئیس شرکت است. اگر اسناد به اشتباه ذخیره شود، جریمه صادر می شود.

بنابراین در صورت داشتن سوال در مورد ماندگاری اسناد نقدی موجود در بایگانی سازمان با ما تماس بگیرید.

دوره نگهداری اسناد در سال 2018 (جدول)

مدت نگهداری اسناد نقدی

مراحل تهیه اسناد نقدی در واحد حسابداری

اسنادی که به عنوان مبنای معاملات نقدی عمل می کنند توسط بخش حسابداری دریافت می شوند که در آن کارکنان حسابداری مطابق با مسئولیت های شغلی خود:

بررسی صحت اسناد، انطباق آنها با قوانین جاری و ماهیت معاملات انجام شده و همچنین وجود دستورالعمل های کتبی لازم از رئیس سازمان یا اشخاصی که از طرف وی مجاز به انجام معاملات تجاری هستند.

· تنظیم رسیدهای نقدی و دستورهای بدهکار یا اسناد جایگزین آنها.

دریافت امضاهای لازم از افراد مجاز که در قالب اسناد نقدی ارائه شده است.

· ثبت نام (قبل از انتقال به صندوق نقدی) در دفترچه ثبت اسناد نقدی ورودی و خروجی (فرم شماره KO-3).

· تحویل وجه وصول وجه نقد یا اسناد جایگزین آن به همراه مدارک پشتیبانی و اداری ضمیمه به صندوقدار.

اسناد باید در یک کپی، واضح و واضح با جوهر، با قلم توپی، یا بر روی دستگاه (نوشتن، محاسبات) نوشته شوند. هیچ گونه پاک کردن، پاک کردن یا اصلاحی در این اسناد مجاز نیست.

دستور وصول وجه نقد و قبض وصول وجه نقد که بخشی از آن است به طور همزمان تکمیل و به امضای حسابدار ارشد یا شخصی که مجاز به انجام آن است به دستور کتبی رئیس بنگاه می رسد. فقط پس از دریافت وجه، رسید دستور دریافت صادر می شود.

فرم یکپارچه شماره KO-3

تایید شده توسط قطعنامه کمیته آمار دولتی روسیه

از 18.08.98 شماره 88

پوشش نمونه

ثبت نام

اسناد و مدارک نقدی درآمد و هزینه

صندوقدار بابچینسکی پتو ایوانوویچ

موقعیت نام خانوادگی، نام، نام خانوادگی

دستورهای نقدی هزینه صادر شده در صورت‌های پرداخت (بازپرداخت) دستمزد و سایر پرداخت‌های معادل آن پس از صدور ثبت می‌شوند.

دستور هزینه نقدی به امضای رئیس سازمان و حسابدار ارشد یا شخص مجاز می رسد.

ثبت اسناد نقدی ورودی و خروجی با استفاده از فناوری کامپیوتری قابل انجام است. در عین حال، در نمودار ماشینی "درج برگه مجله برای ثبت سفارشات نقدی ورودی و خروجی" که برای روز مربوطه گردآوری شده است، از تشکیل داده ها نیز برای حسابداری جریان وجوه برای هدف مورد نظر خود اطمینان حاصل می شود.

پذیرش و صدور وجه تحت سفارش نقدی فقط در روز تنظیم انجام می شود.

صدور فیش نقدی و حکم بدهی یا اسناد جایگزین آن در دست واریز کننده یا دریافت کننده وجه ممنوع است.

طبق قوانین فدراسیون روسیه، شرکت ها و سازمان ها موظفند سوابق حسابداری کلیه معاملات تجاری را نگه دارند. برای حل این مشکل از اسناد اولیه استفاده می شود. تأیید واقعیت معاملات نقدی در میز نقدی شرکت نیز با استفاده از اسناد اولیه انجام می شود.

بیایید انواع اصلی اسناد نقدی (که از این پس به عنوان سی دی نامیده می شود) و اینکه چه جزئیات اجباری می توانند و باید داشته باشند را در نظر بگیریم.

انواع بسته به ماهیت عملیات:

• رسیدها؛
• مواد مصرفی؛
• رجیسترهای حسابداری شامل ثبت و اطلاعات خلاصه شده از سی دی های اولیه فهرست شده در بالا.

در سطح قانونگذاری (قطعنامه کمیته آمار روسیه شماره 88) این نوع اسناد طراحی تایید شده است.:

• سفارش دریافت نقدی - شماره КО1 (از این پس PKO نامیده می شود).
• سفارش نقدی هزینه - شماره KO2 (RKO);
• دفترچه نقدی - شماره KO4 (КК);
• مجله ثبت اسناد نقدی ورودی و خروجی - شماره KO3 (ZhR);
• دفتر حسابداری وجوه پذیرفته شده و صادر شده توسط صندوقدار - شماره KO5 (KVD).

جزئیات اجباری اصلی اسناد ذکر شده در بالا را برجسته کنید، برای مثال:

• نام؛
• تاریخ تهیه آن؛
• نام کامپایلر آن، به عبارت دیگر، نام سازمان/موسسه.
• محتوای عملیات؛
• اندازه گیری های کمی و پولی معامله؛
• موقعیت افرادی که مرتکب و اعدام شدند.
• امضای افراد ذکر شده در بالا

الزامات اولیه طراحی

با توجه به اینکه مدارک طراحی تایید شده و ذکر شده در بالا با یکدیگر متفاوت هستند، اجازه دهید قوانینی را برای تهیه هر یک در نظر بگیریم.

ویژگی های طراحی PKO:

• ماهیت عملیات در خط "پایه" وارد می شود.
• مقدار کل مالیات بر ارزش افزوده در خط "شامل" وارد می شود. در اصطلاح دیجیتال این خط نمی تواند خالی باشد. اگر مالیات اعمال نمی شود، عبارت "بدون (مالیات بر ارزش افزوده)" را وارد کنید.
• داده های مربوط به اسناد پشتیبانی اضافی (در صورت وجود) در خط "ضمیمه" در PQR وارد می شود.

هنگام پر کردن صندوق نقدی، باید تفاوت های ظریف زیر را در نظر بگیرید::

• وجود اسناد اضافی (به عنوان مثال، وکالتنامه) در خط "ضمیمه" با ذکر اجباری تاریخ و شماره وارد می شود.
• خط "پایه" نشان می دهد که محتوای معامله هزینه را منعکس می کند.
• امضای مدیر در صورت موجود بودن در سند پیوست الزامی نیست. به عنوان مثال، اگر امضای مدیر شرکت در دستور همراه با قطعنامه "من اجازه می دهم" یا "موافقم" وجود داشته باشد، RKO می تواند بدون امضای او برای کار پذیرفته شود.

ما به طور جداگانه موضوع الزامات چسباندن تمبر به RKO و PKO را بررسی خواهیم کرد. طبق دستورالعمل بانک مرکزی فدراسیون روسیه به شماره 3210-U مورخ 11 مارس 2014 در مورد انجام تراکنش های نقدی، مانند قبل از سال 2014، هیچ الزام اجباری برای چاپ تمبر وجود ندارد. قبلاً تمبرها "پرداخت" در سفارش رسید و "بازپرداخت" در دستور هزینه استفاده شد. قوانین فعلی فقط مستلزم الصاق اجباری مهر بر روی رسید پارگی برای PKO است. بنابراین، مهر "پرداخت" را می توان به رسید PKO الصاق کرد. وجود مهر «پرداخت شده» تأییدی بر واریز واقعی پول و ارسال آن است.

در مورد تمبر "Redeemed":

• به عنوان مثال هنگام صدور حقوق برای کارمندان به اظهارات الصاق می شود.
• به عنوان مثال، اگر تمبر به دلیل دیگری گم شده یا گم شده باشد، می تواند به جای "پرداخت" استفاده شود.

3 قانون اساسی برای ثبت CC وجود دارد:

1. دوختن.
2. عدد. نکته آخر: هر برگه شماره گذاری شده است (تعداد متوالی).
3. مهر. نکته پایانی: باید تعداد برگه ها را با توجه به شماره گذاری در CC مشخص کنید و این کتیبه را تأیید کنید. این کتیبه در انتهای کتاب قرار گرفته و در صورت امضای مدیر و حسابدار ارشد مصدق محسوب می شود.

فرم QC وجود 2 قسمت را فرض می کند. علاوه بر این، قسمت دوم قابل جدا شدن است. این به عنوان گزارش صندوقدار در پایان روز عمل می‌کند و تنها پس از تکمیل تمام تراکنش‌ها قابل حذف است.

خود نام به این سوال پاسخ می دهد که این فرم برای چه منظوری در نظر گرفته شده است، یعنی تخصیص شماره ثبت سریال به اسناد نقدی.

شامل پر کردن چنین اطلاعاتی است:

• شماره PKO/RKO، تاریخ و مبلغ به روبل روسیه به صورت دیجیتال.
• ستون های "یادداشت" در صورت لزوم پر می شوند.

پر کردن KVD در صورتی موجه است که سازمان چندین موقعیت صندوقدار در کارکنان خود از جمله یک ارشد داشته باشد.

ویژگی های طراحی KVD:

• مبلغی که توسط صندوقدار ارشد به کارمند زیرمجموعه منتقل می شود در ردیف "صدور" یا "انتقال" منعکس می شود.
• قرار دادن امضای هر دو نفر در ردیف «وجه دریافتی» الزامی است.

هنگام تهیه سی دی های اولیه چه قوانین و الزامات اجباری باید رعایت شود:

1. امضای حسابدار ارشد و صندوقدار الزامی است.
2. مهر اجباری روی رسید پارگی "پرداخت" است.
3. مهر (مهر) روی صندوق نصب نمی شود، اما امضای گیرنده الزامی است.
4. اسناد طراحی را می توان بر روی کاغذ یا الکترونیکی تکمیل کرد.
5. نسخه الکترونیکی سند با استفاده از ویژه تهیه شده است تجهیزات (کامپیوتر، چاپگر).
6. نسخه کاغذی به صورت دستی با خودکار، جوهر یا با استفاده از ماشین تحریر پر می شود.
7. خطوط خالی که حاوی اطلاعات نیستند با خط تیره مشخص می شوند.

حسابدار ارشد مسئول تنظیم اسناد طراحی است. در غیاب او، مدیر مسئول تنظیم اسناد نقدی می شود که تحت کنترل او انجام می شود.

اصلاحات در سی دی

قاعده یا الزام اصلی برای سی دی ها که باید برجسته شود، عدم وجود اصلاحات در ثبت حسابداری است.

سی دی نباید حاوی اصلاحات یا لکه باشد. در عمل، معمول است که مجریان با استفاده از سیالات تصحیح، تغییراتی در سند ایجاد کنند. چنین اقداماتی مجاز نیست.

بیایید گزینه های اصلی را برای نحوه اصلاح اسناد نقدی در نظر بگیریم:

1. اشتباهی در PKO یا RKO صورت گرفت.

انجام اصلاحات به هر صورت (دستی، خط زدن، پوشاندن) ممنوع است. تنها راه حل در این مورد، خط زدن PKO/RKO با خطا و ترسیم یک مورد جدید است. سفارش خراب ( خط خورده ) به گزارش صندوق نقدی روز اضافه می شود. انجام عملیات خرج یا دریافت وجه بر اساس سند معیوب ممنوع است.

1. در ژورنال یا کتاب نقدی خطایی رخ داده است.

استفاده از مایع اصلاح یا پاک کن ممنوع است.

اصلاحات انجام شده به شرح زیر مجاز است:

• کتیبه ای که به اشتباه وارد شده است خط زده می شود تا کتیبه اشتباه خوانده شود.
• تصحیحات بالای کتیبه خط خورده با نوشتن مقدار یا متن صحیح انجام می شود.
• در نزدیکی سند تصحیح شده یا در فیلدهای آزاد سند عبارت زیر قرار داده شده است: "تصحیح شده" و باید توسط کلیه افرادی که مسئول نگهداری و تشکیل CD هستند امضا شود.
• امضاها رمزگشایی می شوند و تاریخ ویرایش مشخص می شود.
• اصلاحات در تمام نسخه ها انجام می شود.

ذخیره سازی سی دی

مدیر فرآیند را سازماندهی و انجام می دهد، مکان های ذخیره سازی را تعیین می کند و روش تشکیل و ذخیره اسناد نقدی در سازمان را تأیید می کند. او باید چنین شرایط ذخیره سازی را تضمین کند که اسناد برای کل دوره تعیین شده توسط قانون ایمن باشد.

الزامات عمومی در مورد دوره های ذخیره سازی در قانون فدرال "در مورد بوخ" تعیین شده است. حسابداری» که بر اساس آن اسناد اولیه و رجیسترهای سی دی حداقل به مدت 5 سال در بایگانی ذخیره می شوند. پس از انقضای مهلت مقرر، قابل معدوم شدن است، اما مشروط بر اینکه در مورد آنها اختلاف و رسیدگی قانونی در جریان نباشد.

لازم به ذکر است که دوره 5 ساله از تاریخ ایجاد سند، اما از تاریخ سال گزارشی که در آن ایجاد شده اند، محاسبه می شود.

ذخیره سازی را می توان هم در بایگانی در شرکت و هم با مشارکت شرکت های تخصصی سازماندهی کرد. آنها ذخیره سازی را به صورت قراردادی و پولی برای هر چند سالی که نیاز دارید فراهم می کنند.

قانون فوق مقرر می دارد که هنگام انجام معاملات نقدی به صورت الکترونیکی، مدت زمان ماندگاری رسانه های الکترونیکی نیز باید مانند رسانه های کاغذی باشد - حداقل 5 سال. استثناء حقوق و دستمزد است که بر اساس آن کارکنان حقوق خود را دریافت می کنند. آنها به مدت 75 سال ذخیره می شوند.

ذخیره سازی سی دی باید بر اساس قوانین زیر انجام شود:

1. اسناد باید به صورت روزانه منگنه شوند. مهلت دوخت حداکثر تا روز کاری بعد می باشد.
2. در داخل دوخت سی دی ها باید به ترتیب انتخاب شوند: به ترتیب صعودی شماره حساب های حسابداری. در دنباله ابتدا با توجه به Dt حساب و سپس با توجه به Kt.
3. تمامی ورق های دوخت مشمول شماره گذاری می باشند.
4. هنگامی که به بایگانی منتقل می شود، موجودی تولید می شود که نشان دهنده مقدار و نام دوخت سی دی است که می تواند مطابق با نامگذاری تایید شده توسط سازمان وارد شود.

اسناد نقدی در یک سازمان یا شرکت فردی به دلیل تنظیم می شود حرکت سرمایه مالی. پر کردن مناسب و اطمینان از ایمنی آنها کافی است کار آسانی نیستدر حسابداری شرکت

این اسناد مطابق با قطعنامه کمیته آمار دولتی فدراسیون روسیه، قانون مالیات، قوانین فدرال و مقررات بانک مرکزی روسیه نگهداری می شود. تغییرات منظم در مقررات و قوانین قانونی، پیچیدگی انجام معاملات با استفاده از اسناد نقدی را برای یک کارآفرین یا شرکت افزایش می دهد.

چگونه اتفاق می افتد

معاملات نقدی مطابق با موارد زیر انجام می شود:

روش های تکمیل مدارک فوق می تواند روی کاغذ یا رسانه الکترونیکی باشد. آنها باید طبق روش تأیید شده برای تشکیل و ذخیره اسناد نقدی ذخیره شوند. محل نگهداری توسط رئیس سازمان تعیین می شود که باید شرایط مناسبی را برای نگهداری اسناد برای تمام مدت تعیین شده توسط نهادهای قانونگذاری ایجاد کند.

اطلاعات در مورد الزامات عمومی برای دوره نگهداری اسناد اولیه و ثبت اسناد نقدی در قانون فدرال فدراسیون روسیه "در مورد حسابداری" مقرر شده است. زمانی که مدت نگهداری تعیین شده منقضی شده باشد و اختلافی وجود نداشته باشد یا روند قانونی در جریان باشد، اسناد نقدی قابل معدوم شدن است.

محل نگهداری آنها می تواند باشد آرشیو سازمانیا شرکت های تخصصی که این شرکت تحت یک قرارداد قراردادی با آنها همکاری می کند و هزینه خدمات آنها را پرداخت می کند.

اسناد نقدی باید مطابق با قوانین خاص:

1. هر روز، نه دیرتر از شروع یک شیفت کاری جدید، آنها را در امتداد برش بخیه می زنند.
2. دوخت داخلی سند نقدی باید مطابق اعداد صعودی حساب های حسابداری به ترتیب انتخاب شود. حساب ها ابتدا به عنوان بدهی و سپس به عنوان اعتبار ثبت می شوند.
3. ورق هایی که قرار است منگنه شوند باید شماره گذاری شوند.
4. دریافت اسناد نقدی برای ذخیره سازی در بخش بایگانی با توجه به موجودی انجام می شود که مقدار و نام دوخت آن را نشان می دهد و ممکن است شماره مربوطه از مقاله ایجاد شده در شرکت نشان داده شود.

نحوه تعیین

مطابق با قوانین فدراسیون روسیه، دوره ای که طی آن اسناد نقدی در بخش بایگانی هر شرکت ذخیره می شود برابر است با حداقل پنج سال، به جز صورتحساب حقوق و دستمزد، مشروط بر اینکه هیچ حساب شخصی کارکنان ذخیره نشده باشد تا 75 سال سن. زمانی که مراحل قانونی در میان باشد، تا زمانی که قاضی تصمیمی نگیرد، اوراق از بین نمی روند.

گاهی اوقات یک شرکت به طور مستقل تصمیم می گیرد که چه مدت می تواند اوراق را در بایگانی خود ذخیره کند، اما غیرممکن است که از نوآوری های قانون مالیات و حسابداری پیروی نکنید.

مدت نگهداری اوراق از همان روز اول سال یعنی اول دی ماه یک سال پس از ثبت شروع می شود. رئیس سازمان است فرد مسئول برای اطمینان از ایمنی اسناد نقدی. در صورت تشخیص تخلف از قوانین، ادعاهایی علیه وی در قالب مجازات اداری بیان شده در مجازات های مالی مطرح می شود.

میزان جریمه ها طبق قانون تعیین می شود.

• میزان جریمه اداری برای مقامات طبق ماده 15.11 قانون تخلفات اداری فدراسیون روسیه از 2000 تا 3000 روبل است.
• میزان مجازات برای یک غیرنظامی 200 یا 300 روبل است، برای یک مقام رسمی - از 300 تا 500 روبل طبق ماده 13.20 قانون تخلفات اداری فدراسیون روسیه.

حسابدار ارشد باید در زمینه نگهداری اوراق برای معاملات نقدی از صلاحیت کافی برخوردار باشد. طبق قوانین مربوط به فعالیت بایگانی، فقط اسنادی با دائمی یا بلند مدت، یعنی بیش از ده سال، عمر مفید و همچنین اوراق شخصی.

بیش از پنج سالاوراق تسویه حساب باید نگهداری شود. فهرست آنها شامل صورت‌های تسویه و پرداخت برای صدور دستمزد یا سایر پرداخت‌ها بدون داشتن حساب شخصی است. بنابراین، مقالات ذکر شده در بالا، به دلیل طولانی بودن مدت نگهداری، باید به بخش بایگانی ارسال شود.

قبل از انتقال آنها، باید آنها را دوباره بررسی کرد و به نحوه طراحی، شکل گیری آنها و اینکه آیا شماره گذاری آنها با نامگذاری فعلی اسناد در شرکت مطابقت دارد، توجه کرد. هنگامی که خطاها و نقص ها شناسایی می شوند، کارکنان مسئول ثبت نام آنها نقص های شناسایی شده را برطرف می کنند.

هر مورد پذیرفته شده در بایگانی همراه است حضور اجباری کارمند این بخشتحویل اوراق نقدی آنها باید همیشه با یک موجودی در دو نسخه همراه باشند که در آن تاریخ دریافت اسناد خاص ذکر شده و امضای کارمند مسئول درج شده است.

زمانی که سازمانی واحد بایگانی نداشته باشد و نتواند شرایطی را برای ایمنی اسناد مهم ایجاد کند، اوراق در بایگانی دولتی مربوطه نگهداری می‌شود و به همراه ثبت‌های تایید شده توسط کارشناسان کمیسیون بازرسی ارسال می‌شود.

ویژگی های اصلی

صندوقدار موظف است اوراق گزارش را در پایان هر روز کاری مطابق با شماره سریال های فزاینده ثبت ثبت شده منگنه کند. یک کارمند ارشد مرکز تسویه نقدی یا مدیر کل شرکت باید دوخت مناسب اوراق را کنترل کند.

پس از انقضای مدت نگهداری اسناد نقدی، ثبتی برای ارسال آن به بایگانی یا قبل از دفع تنظیم می شود.

اوراق حسابداری باید به درستی پر شده و ظاهر مناسبی داشته باشد. تحت هیچ شرایطی نباید اظهارات، کتاب ها یا دستورات را مچاله کنید، خیس کنید یا اصلاح کنید.

بنابراین، پر کردن اسناد نقدی - این روند کاملاً مسئول است، زیرا آنها به شما امکان می دهند داده های اطلاعاتی مختلف را خلاصه کنید، گزارش تهیه کنید و معاملات تسویه را به درستی ثبت کنید. اگر صندوقدار در مرحله اولیه پر کردن تراکنش‌های مالی اشتباه کند، این می‌تواند به طور جدی بر گزارش نهایی اثر بگذارد.

مسئول تنظیم اسناد و مدارک نقدی باید دانش و تجربه مناسب را داشته باشد، کار وی باید توسط یک مقام ارشد بررسی و به تایید مدیر کل برسد.

مجلات و کتاب ها باید پر شوند مطابق با مهلت ها و استانداردهای تعیین شده. تمام اصلاحات باید با روش پردازش اسناد نقدی مطابقت داشته باشد. آنها باید کاملاً مطابق با قوانین قانونی تعیین شده ذخیره شوند تا از مجازات های اداری جلوگیری شود و از آنها برای مدیریت سازمان در آینده استفاده شود.

جزئیات اجباری و دوره های ذخیره سازی در این دستورالعمل ارائه شده است.