نمونه ثبت نام مکاتبات ورودی. ما گزارش‌های سند ایجاد می‌کنیم، یا نمی‌توانید ثبت نام را فراموش کنید

آن اجازه می دهد:

• در نظر گرفتن، سیستماتیک کردن، پردازش مکاتبات ورودی؛
• اجرای به موقع تصمیمات مدیریتی؛
• کنترل فعالیت های کارکنان در مورد مسائل داخلی و خارجی؛
• انجام کار مرجع مؤثر بر روی اسناد.

این مجله توسط منشی، دستیار، منشی یا مدیر دفتر پر می شود. در غیاب کارمند مسئول ثبت اسناد دریافتی ، وظایف وی توسط شخصی که توسط مدیریت منصوب می شود انجام می شود.

قانون فدراسیون روسیه دارای الگوی مجله تأیید شده نیست.

مدیریت به طور مستقل تعیین می کند:

• ثبت اسناد دریافتی به چه صورت انجام می شود: کاغذی یا الکترونیکی
• کدام ستون ها (از جمله ستون های اجباری) باید در مجله گنجانده شود.

فرم کاغذی مجله برای ثبت اسناد دریافتی

فرم کاغذی مجله ثبت اسناد دریافتی یک کتاب چاپی با فرمت A 4 می باشد.

صفحات به صورت جدول ساخته شده اند. معمولاً امکان وارد کردن فیلدهای مورد نیاز یک کارفرمای خاص وجود دارد.

اطلاعات مربوط به سند دریافتی هم در سمت چپ صفحه و هم در سمت راست ثبت می شود. از یک خودکار با جوهر فیروزه ای، آبی، بنفش یا سیاه استفاده کنید. برای ایمن نگه داشتن یادداشت های خود، قلم توپی ترجیح داده می شود.

فرم مجله الکترونیکی

ژورنال الکترونیکی در یک فایل معمولی در رایانه شخصی که مسئول کارهای اداری است نگهداری می شود. فرمت های مورد استفاده xls، doc، docx هستند. مجله معمولاً روی کاغذ کپی نمی شود.

در اینجا آسان تر از یک مجله کاغذی است که سند مورد نظر خود را پیدا کنید. اما امکان تحریف ساده اطلاعات مربوط به تاریخ دریافت نامه، مجری یا مصوبه وجود دارد. بنابراین، فرم کاغذی مجله ارجحیت دارد.

سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی

یک روش مدرن برای ثبت مکاتبات ورودی یک سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی است.

برای هر سند یک کارت ایجاد می شود. امکان نظارت بر اجرای قطعنامه وجود دارد.

در EDMS خطر دسترسی به اسناد توسط افرادی که هیچ ارتباطی با موضوع خاصی ندارند وجود دارد. اگرچه کارمندان صفحات جداگانه با رمز عبور دارند، مهاجمان می توانند آنها را هک کنند.

برای کاهش احتمال آشنایی با اسناد محدود، سازمان های بزرگ راهی برای خروج پیدا کرده اند. تمام بخش های ساختاری گزارش های کاغذی مکاتبات دریافتی را نگهداری می کنند. EDMS فقط برای اسناد اداری استفاده می شود: دستورالعمل ها، دستورات مدیریت.

ستون های اصلی گزارش اسناد دریافتی

ستون های گزارش اصلی وجود دارد:

• شماره ثبت
• تاریخ سند
• نوع سند
• خبرنگار
• محتوا
• مجری

شماره ثبت مجموعه منحصر به فردی از اعداد (حروف و اعداد) است که به یک سند دریافتی اختصاص می یابد.

• رقم اول کد واحد سازه (طبق جدول پرسنل) است.
• رقم دوم کد ثبت نامه مکاتبات دریافتی (طبق نامگذاری امور سازمان یا واحد ساختاری) است.
• رقم سوم شماره سریال سند است.

اعداد در شماره ثبت با یک خط تیره یا اسلش از هم جدا می شوند. یک مثال ساده کد واحد سازه 100 می باشد.در نامگذاری دفترچه ثبت به شماره 25 می باشد.

شماره ثبت اسناد دریافتی این بخش به صورت زیر خواهد بود:

• 100-25/01 (گزینه - 100-25-01)
• 100-25/02
• 100-25/03 و غیره

تاریخ سند- روز، ماه، سال ورود وی به سازمان (بخش). پس از وارد کردن تمام اطلاعات لازم در مجله، شماره ثبت و تاریخ بر روی خود سند در گوشه سمت راست پایین قرار می گیرد. مثال: در. شماره 100-25/01 مورخ 24 دی 1392.

مکاتبات ورودی می تواند داخلی و خارجی باشد. پایه ای انواع اسناد:

• نامه ها
• تلگرام
• بیانیه
• یادداشت های اداری
• یادداشت های توضیحی
• سفارشات
• گواهینامه ها

مجری- کارمندی که توسط مدیر برای حل مشکل مشخص شده در سند منصوب می شود.

ستون های اضافی در گزارش اسناد دریافتی

برای کنترل کامل اجرای یک مسئله مشکل ساز، توصیه می شود ستون های اضافی را در گزارش وارد کنید:

• وضوح
• علامت عملکرد

پس از بررسی سند دریافتی، مدیر بر روی آن قطعنامه می نویسد.

این کتیبه - روشی برای نفوذ اداری - نه تنها شامل نام مجری، بلکه یک دستورالعمل خاص است: آنچه باید انجام شود.

وضوحبه طور کامل در لاگ ثبت نام کپی شده است. اطلاعات به نظارت بر اجرای صحیح دستورالعمل های مدیر کمک می کند. گزینه های رزولوشن ممکنی وجود دارد که مستلزم اعمال مختلفی توسط مجری است:

• ایوانف P.P. برای اطلاعات
• ایوانف P.P. جمع آوری اطلاعات
• ایوانف P.P. جمع آوری اطلاعات، تهیه پیش نویس پاسخ
• ایوانف P.P. جمع آوری اطلاعات، تهیه پاسخ، ارسال تا تاریخ 1393/02/01.

علامت اعدام- این نتیجه نهایی کار با یک سند ورودی خاص است. اغلب فقط کلمه "تکمیل شده" در اینجا نوشته می شود. انجام این کار توصیه نمی شود. اطلاعات دقیق به شما کمک می کند از موقعیت های ناخوشایند در آینده جلوگیری کنید.

مفید است که در دفترچه گزارش ستون " تاریخ قطعنامه" زمانی که مدیر سند دریافتی را بررسی کرد، اطلاعات نشان داده می شود. یک مثال معمولی منشی نامه را در روز دریافت - 1393/01/27 ثبت کرد. مدیر فقط در 30 ژانویه 2014 وقت داشت آن را بخواند.

حل مشکل مشخص شده در نامه به تعویق می افتد. اما مقصر مجری نیست، منشی نیست، بلکه مدیری است که در روز ثبت سند نتوانسته آن را بررسی کند. ستون "تاریخ حل" به شما کمک می کند چنین وضعیتی را ببینید.

برای انعکاس اطلاعات کامل در مورد خبرنگار در مجله، توصیه می شود ستون " شماره خروجی، تاریخ سند" با استفاده از این داده ها، می توانید به سرعت نامه مورد نیاز خود را پیدا کنید. هنگامی که هیچ شماره خروجی در سند ورودی وجود ندارد، "b/n" (بدون شماره) را بنویسید.

همچنین امکان درج ستون در مجله وجود دارد

• در صورت شماره
• توجه داشته باشید
• روش تحویل سند
• تعداد برگه های سند

مجله نمونه ثبت اسناد دریافتی نمونه هایی از نحوه پرکردن صحیح ستون های خود را ارائه می دهد.

قوانین اساسی برای پر کردن مجله

قبل از شروع کار با مجله، باید نام سازمان و تاریخ را در صفحه عنوان بنویسید.

هنگامی که یک دفتر مکاتبات ورودی خاص به طور کامل پر شد، تاریخ پایان مجله ثبت می شود.

صفحات دوم و سوم مجله معمولا حاوی اطلاعاتی در مورد افرادی است که مسئول ثبت مکاتبات دریافتی هستند. این داده ها است:

• نام و نام خانوادگی.
• عنوان شغلی
• سند تخصیص تعهد به نگهداری یک مجله (سفارش، دستورالعمل)
• دوره کاری
• امضا

ثبت واقعی اسناد از صفحه چهارم مجله آغاز می شود. قبل از شروع کار، کتاب به طور کامل شماره گذاری شده است. پاره کردن صفحات از آن ممنوع است. ماندگاری - 5 سال. مجله یک سند گزارش دقیق نیست: لازم نیست آن را بخیه کنید.

ثبت مکاتبات دریافتی بر اساس اصول زیر انجام می شود:

• به موقع بودن سند دریافتی باید در روز دریافت توسط سازمان (واحد ساختاری) ثبت شود. گاهی اوقات با سفارش مدت زمان ثبت نام به 3 روز افزایش می یابد
• یکبار مصرف. سند 1 بار با اختصاص یک شماره منحصر به فرد ثبت می شود
• کامل بودن اطلاعات به عنوان مثال، پر کردن صحیح ستون "محتوا": در مورد کاهش برداشت سیب زمینی در سال 2012 به دلیل استفاده از تجهیزات قدیمی. اگر در اینجا به طور خلاصه "در مورد سیب زمینی" بنویسید، معنای سند دریافتی از بین می رود
• شماره گذاری مستمر در یک سال تقویمی.

هنگام انجام کارهای اداری، باید قوانین جاری برای ثبت مکاتبات خروجی را بدانید. این دانش هنگام وارد کردن اطلاعات اولیه در دفترچه ثبت اسناد خروجی، کارت های ثبت نام و غیره مفید خواهد بود. همچنین می توانید با حجم زیادی از اطلاعات لازم در مطالب منتشر شده قبلی در مورد: هماهنگی و ثبت سفارشات (داده شده) آشنا شوید.

مرسوم است که اسنادی را که توسط مدیر در خدمات مدیریت دفتر امضا شده است، توسط منشی ثبت شود. در عین حال، اسناد ایجاد شده در بخش ها (حسابداری، واحد منابع انسانی، دفتر و ...) ممکن است از قوانین مستثنی باشد و در محل ایجاد آنها ثبت شود.

مهم است که به یاد داشته باشید: سند فقط پس از تکمیل کامل آن ثبت می شود که با امضای یک شخص مجاز ثبت می شود. این قانون بخش مهمی از روند جریان سند است، زیرا هنگام ایجاد یک سند، ممکن است ویرایش ها، اضافات رخ دهد یا نیاز به این سند به طور کلی ناپدید شود و ممکن است عدم تعادل ایجاد شود - یک ورودی در مجله وجود دارد، اما خود سند مفقود است اگر چه، بر اساس تمرین، شرایطی وجود دارد که در آن لازم است برای سندی که هنوز در حال تشکیل است، شماره ای را در دفترچه ثبت نام رزرو کنید و پس از امضای آن، تمام داده های لازم وارد شود.

ثبت اسناد در آرایه های جداگانه انجام می شود و شماره سریال با شروع سال جدید برای هر گروه به طور جداگانه آغاز می شود. محبوب ترین مثال جدایی:

• نامه های خروجی از ماهیت تجاری (در مورد تعداد زیادی اسناد ورودی، می توان یک آرایه واحد را به چند گروه تقسیم کرد: مکاتبات با شعب، گروه هایی برای مناطق جداگانه و غیره)
• (همچنین می توان بر اساس دوره ذخیره اسناد - در مورد پذیرش، پاداش (75 سال)، مجازات (5 سال) و غیره تقسیم کرد).
• (باید به خاطر داشت که مکاتبات داخلی همراه با مکاتبات تجاری خارجی ثبت نمی شود).
• انواع دیگر گروه ها - بسته به اسناد موجود در شرکت بر اساس دسته بندی ایجاد می شوند (به عنوان مثال، عملی برای ثبت جداگانه صورتحساب ها، اعمال، برآوردها و غیره وجود دارد).

اگر نامه باید به بیش از 4 گیرنده ارسال شود، در این مورد باید آنها را به طور کلی مشخص کنید (به عنوان مثال، "کمیته اجرایی")، و در زیر در پرانتز پیوندی به لیست ایجاد کنید (به عنوان مثال، "از طریق لیست پستی" ”). چنین فهرستی به طور جداگانه در تعداد مورد نیاز نسخه (تعداد گیرندگان، به علاوه یک نسخه برای نسخه باقی مانده در شرکت) در فرم تأیید شده در دستورالعمل های مدیریت دفتر یا به صورت رایگان جمع آوری می شود.

فرم ثبت اسناد خروجی

امکان نگهداری گزارش اسناد خروجی هم بر روی رسانه دیجیتال و هم بر روی کاغذ مجاز است. با این حال، راحت ترین گزینه نسخه الکترونیکی است. با نگه داشتن گزارشی از اسناد خروجی در ویرایشگرهای متن (ورد، اکسل)، می‌توانید با صرفه‌جویی در زمان پر کردن اطلاعات و سپس جستجوی داده‌های لازم، کار خود را آسان‌تر کنید. چاپ مجله الکترونیکی ضروری نیست. به عنوان مثال، سفارشات مربوط به فعالیت کار پرسنل (به مدت 75 سال ذخیره می شود)، سفارشات مربوط به فعالیت اصلی (دوره ذخیره سازی دائمی است).

همچنین هیچ فرم تایید شده مورد نیازی برای ورود به سیستم وجود ندارد، بنابراین مثال زیر می تواند به عنوان یک نمونه ثبت گزارش عمل کند.

یک مثال تقریبی از پر کردن یک مجله

فرم زیر فقط به عنوان نمونه در نظر گرفته شده است و ممکن است بر اساس نیازهای فردی سازمان ویرایش شود.

اگر در شرکت باشد، ثبت تمام اسناد به صورت الکترونیکی با استفاده از EDMS انجام می شود.

با استفاده از یک مجله نمونه برای ثبت اسناد خروجی، سایر اشکال ثبت گروه های ضروری اسناد ایجاد می شود. و مقررات اصلی در مورد نحوه ثبت اسناد در دستورالعمل کار اداری ذکر شده است.

ثبت اسناد ورودی و خروجی (نامه ها، تلگراف ها، اظهارنامه ها، گواهی ها، اعلان ها و غیره) در هر سازمانی انجام می شود. برای ثبت اسناد، یک مجله ویژه ایجاد می شود که داده های مربوط به مکاتبات ورودی و خروجی را ثبت می کند.

به طور رسمی ثبت سند به معنای اختصاص شماره شناسایی به سند دریافتی یا ارسالی و ثبت اطلاعات مربوطه در مجله فوق الذکر است. اسناد مشمول ثبت نام به منظور موارد زیر هستند:

• حصول اطمینان از ثبت اسناد و کنترل اجرای آن؛
• سیستم سازی و پردازش مکاتبات؛
• تسهیل جستجوی اسناد در صورت لزوم، ایجاد سیستم های جستجوی سازمانی؛
• اطمینان از ایمنی اسناد؛
• انجام کار مرجع تولیدی بر روی اسناد و غیره

برخی از انواع اسناد بلافاصله پس از ثبت قدرت قانونی پیدا می کنند. بنابراین گواهی صادر شده برای کارمند تنها در صورتی معتبر تلقی می شود که دارای شماره ثبت باشد. در مورد اسناد دریافتی، اسناد دریافتی به هر روش تحویل اعم از ایمیل و فکس مشمول ثبت نام می باشد.

اگر در مورد اسناد داخلی شرکت صحبت می کنیم، سندی که به واحد ساختاری دیگر منتقل می شود فقط یک بار ثبت می شود که جستجو و پیگیری اسناد را آسان می کند. در صورت نیاز به کسب اطلاعات در مورد داده های ثبتی سند یک بخش دیگر، مجاز است از صفحه ثبت مکاتبات ورودی/خروجی کپی تهیه کند.

گزارش ثبت نام توسط منشی، دستیار، مدیر دفتر، منشی یا کارمند دیگری که وظایف مشابهی را انجام می دهد پر می شود. در حال حاضر هیچ قالب تایید شده ای برای طراحی مجله وجود ندارد. مدیریت هر سازمان حق دارد تصمیم بگیرد که چگونه مکاتبات را ثبت کند و چه ستون هایی در مجله درج شود. می توانید نامه های ورودی و خروجی را ثبت کنید:

1. در یک مجله کاغذی معمولی. علیرغم این واقعیت که این روش سنتی دارای معایبی است، به ویژه، روند طولانی تر یافتن اطلاعات در مورد یک نامه خاص، در بسیاری از شرکت های حتی بسیار بزرگ، همچنان بیشتر مورد اعتماد است. به صورت کاغذی، ثبت مکاتبات یک کتاب A4 است که با استفاده از ستون های مناسب چاپ می شود. مزیت دیگر چنین ژورنالی این است که اگر کارمند در محل نباشد، به جای جستجوی این اطلاعات در رایانه شخص دیگری، برای سایر کارمندان راحت تر خواهد بود که اطلاعات مربوط به سند را پیدا کنند.
2. در یک مجله الکترونیکی با فرمت doc، docx، xls. مزیت اصلی این شکل از حسابداری سرعت یافتن اطلاعات لازم است. با این حال، خرابی در سیستم می تواند منجر به تحریف داده های فردی شود. اما برای اسناد اداری، سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی ترجیح داده می شود، زیرا به شما امکان می دهد اجرای قطعنامه را پیگیری کنید.
3. در سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی ویژه. این روش حفظ سوابق مکاتبات، مدیریت مؤثر جابجایی اسناد، افزایش انضباط اجرایی، کاهش زمان روال تأیید اسناد و کاهش هزینه های اداری را تضمین می کند. در نتیجه، شما یک پایگاه داده یکپارچه و مؤثر از اطلاعات اسنادی دریافت می‌کنید که امکان تکثیر اوراق را از بین می‌برد و راحت‌ترین سیستم گزارش‌دهی را از بین می‌برد.

ستون های اصلی ثبت نام شامل موارد زیر است:

• شماره ثبت؛
• تاریخ دریافت/ارسال سند؛
• نوع سند؛
• نام خبرنگار (نام کامل، نام سازمان)؛
• موضوع/محتوای نامه؛
• مجری.

ستون های اضافی مجاز هستند، به عنوان مثال:

• در صورت شماره؛
• روش تحویل نامه و غیره؛
• تعدادی از صفحات؛
• وضوح؛
• علامت اعدام؛
• امضا شده توسط؛
• یادداشت و غیره

شماره ثبت مجموعه ای از حروف و اعدادی است که به یک سند اختصاص داده می شود. اغلب برای این کار از یک ساختار سه قسمتی استفاده می شود که در آن:

• رقم اول نشان دهنده کد بخش طبق جدول کارکنان است.
• رقم 2 نشان دهنده کد مجله ثبت بر اساس نام سازمان/بخش است.
• رقم 3 نشان دهنده شماره سریال نامه است.

مکاتبات ثبت نشده شامل بروشورهای تبلیغاتی، نشریات، کارت تبریک و غیره می باشد.

نمونه سند:

نمونه سند:

اگر سوالی در مورد این موضوع دارید می توانید در نظرات بپرسید.

به ورودی "ثبت اسناد. مکاتبات ورودی و خروجی." 12 نظر

لطفا بفرمایید در صورت ارسال کلیه مکاتبات اصلی به پست سازمان و ثبت نام توسط منشی مدیر، آیا ثبت اسناد ورودی و خروجی توسط رئیس واحد ساختاری الزامی است؟ و در این مورد چه سندی باید رعایت شود؟

• سلام ناتالیا
  ثبت اسناد ورودی و خروجی در ادارات به دستور یا آیین نامه معرفی می شود. توسط دستورالعمل برای کارهای اداری تنظیم می شود. گاهی اوقات اسناد در بخش ها به ابتکار خود کارمندان (بدون دستور یا دستورالعمل) نگهداری می شود.
  رئیس یک واحد می تواند برای معرفی ثبت نام در واحد خود پیشنهاد و در دستورالعمل مدیریت دفتر ثبت کند.
  در برخی از شرکت‌ها، منشی سوابق تمام اسناد و مدارک شرکت را نگه می‌دارد و در بخش‌ها سوابق اضافی را در بخش نگهداری می‌کنند.
  این توسط هیچ قانونی تنظیم نشده است. تصمیم گیری در مورد روش ثبت اسناد در داخل شرکت گرفته می شود. اگر مشکل این است که منشی همه مدارک را ثبت نمی کند، این مشکل با درج لیست اسناد ثبت شده در دستورالعمل کار دفتر حل می شود.

عصر بخیر لطفا به من بگویید که ما یک مجله ref.cr داریم. در پایان اکتبر به پایان رسید، ما می خواهیم یک مورد جدید را شروع کنیم. اما نمی‌دانم در مجله جدید شماره سریال با ۱،۲،…… شروع می‌شود یا ۲۲۱،۲۲۲،…….

• آناستازیا، ظهر بخیر.
  یک مجله جدید در ابتدای سال شروع می شود و بر این اساس شماره گذاری از 1 فقط در ابتدای سال شروع می شود.
  اگر وسط سال مجله تمام شود، درج می کنند و مطابق شماره سریال شماره گذاری آن را ادامه می دهند و تا آخر سال ادامه می دهند. در ابتدای سال آینده، یک مجله جدید راه اندازی کنید و شماره گذاری جدید را از 1 شروع کنید.

عصر بخیر.
1. آیا می توان یک ژورنال فقط برای نامه های دریافتی/خروجی فکس و کاغذ ایجاد کرد؟
2. اگر شرکتی روی پروژه ها کار می کند و نامه های اطلاعاتی پروژه ها دریافت می شود، این نامه ها نیز در ژورنال ثبت می شوند، اما کجا باید ذخیره شوند؟ در مستندات پروژه یا در آرشیو کاغذی مربوط به اسناد ورودی/خروجی (یا کجا مناسب‌تر است کپی‌ها را ذخیره کنیم؟ یا فقط پیوندی به جزئیات ذخیره‌سازی در مجله ایجاد کنیم؟
ps من فقط در حال حاضر به نامگذاری و جریان اسناد داخلی در شرکت فکر می کنم تا همه چیز به راحتی برای شب سال نو تنظیم شود.

• ظهر بخیر آنا
  1. گزارش مکاتبات ورودی و خروجی معمولاً برای همه اسناد و نه فقط نامه ها ایجاد می شود. از شماره گذاری پیوسته استفاده می کنند. اما برای آسان‌تر کردن جستجو، می‌توانید ستون «رده» را به مجله اضافه کنید و در آن مشخص کنید که یک سند خاص به کدام دسته تعلق دارد (نامه‌ها، اطلاعیه‌ها، پیشنهادات تجاری و غیره). در مجلات الکترونیکی، اگر یک ویژگی "دسته" وجود داشته باشد، فیلتر کردن اسناد بسیار راحت است.
  همچنین می‌توانید گزارش‌های جداگانه مکاتبات ورودی و خروجی را فقط برای نامه‌ها ایجاد کنید. و سایر مدارک را در مجله دیگری ثبت کنید. در نامگذاری موارد، بر این اساس، شما نشان می دهید که چندین گزارش مکاتبات دارید. این معمولا زمانی انجام می شود که جریان حروف بسیار زیاد باشد. در این صورت باید در عنوان مجله مشخص کنید که این مجله برای ثبت نامه در نظر گرفته شده است.
  2. حروف پروژه باید در مورد شما در دو نسخه ذخیره شوند. یکی در پوشه با مکاتبات ورودی، دیگری در پوشه با اسناد پروژه. هر نسخه باید دارای همان شماره ثبت باشد.
  در مورد اینکه نسخه اصلی کجا و کجا کپی باشد. به عنوان یک قاعده، نسخه اصلی در پوشه با اسناد دریافتی در منشی (کارمند یا شخص مسئول دیگر) ذخیره می شود و کپی ها به بخش ها منتقل می شوند یا در پوشه های دیگر قرار می گیرند. اما استثناهایی وجود دارد. اگر مدیر می خواهد که نامه اصلی در پوشه با اسناد پروژه نگهداری شود، این کار را انجام دهید. اما همیشه یک کپی از نامه را برای خود نگه دارید، همراه با یادداشتی که اصل آن در کجا ذخیره شده است (می توانید در پشت یا در پایین نامه یادداشت کنید که نامه اصلی در فلان بخش در فلان و فلان بخش است. یک پوشه). این قانون را در نظر بگیرید که هیچ شماره گمشده ای در پوشه با اسناد ورودی و خروجی وجود نداشته باشد. تمام اسناد ثبت شده باید در پوشه موجود باشد. اصل یا کپی - اینطوری معلوم می شود. در غیر این صورت، آشفتگی پیش خواهد آمد که حل آن نه تنها برای شما، بلکه برای سایر کارمندان نیز دشوار خواهد بود.

  بعد از ظهر بخیر، اوکسانا!
  1. شماره ورودی. شماره ورودی فقط هنگام ثبت مکاتبات ورودی نشان داده می شود. هنگام ثبت مکاتبات خروجی، چنین جزئیاتی وجود ندارد.
  2. شماره خروجی. این جزئیات هم در مکاتبات ورودی و هم در مکاتبات خروجی وجود دارد. اما هنگام ثبت مکاتبات ورودی، شماره خروجی طرف مقابل (یعنی شرکتی که نامه را برای شما ارسال کرده است) در دفترچه ثبت درج می شود و هنگام ثبت مکاتبات خروجی، خود شما شماره ای را به سند صادر شده توسط شرکت خود اختصاص می دهید.

1. سلام!
   1. اگر یک مجله ورودی یا یک مجله مکاتبات خروجی به صورت الکترونیکی دارید، از سال جدید باید یک مجله جدید ایجاد کنید و شماره گذاری را از 1 شماره شروع کنید.
   2. اگر مجله ای را به صورت کاغذی نگهداری می کنید و فضای کافی برای ادامه ثبت مکاتبات در آن وجود دارد، می توانید در همان ژورنال به ضبط ادامه دهید، اما حتما باید ثبت نام را از اول سال از یک برگه جدید شروع کنید. از شماره 1. یعنی. سال 2015 را در برگه جدید بنویسید و سپس مکاتبات شماره 001 و 002 و ... را ثبت کنید.

هر سازمان یک گزارش از اسناد دریافتی نگهداری می کند. بدون آن، مدیریت تمام عیار شرکت غیرممکن می شود. این برای نظارت صحیح بر مکاتبات ورودی ضروری است. در عین حال، خود مدیریت می تواند انتخاب کند که چنین مجلاتی به چه شکلی نگهداری شود.

• انجام کار مرجع سازنده با مقالات مهم.
• کنترل کار بیرونی و درونی کارکنان
• اجرای تصمیمات مدیریتی در بازه های زمانی مشخص.
• حسابداری، سیستم سازی و پردازش شایسته مکاتبات دریافتی.

پر کردن گزارش اسناد دریافتی کاری است که توسط مدیر دفتر، مدیر پرونده یا دستیار یا منشی انجام می شود. اگر چنین کارکنانی در شرکت حضور نداشته باشند، مدیر می تواند خود فردی را که مسئول پر کردن چنین اوراقی است منصوب کند.

مدیریت به طور مستقل با مسائل مربوط به:

• تعداد نمودارها در مجلات
• فرم های ثبت نام برای اسناد دریافتی. کاغذی هست یا الکترونیکی

ثبت اسناد دریافتی به صورت کاغذی

این کتابی است که در شرکت ها با روش چاپ تولید می شود. با فرمت A4 اجرا شده است. در هر صفحه یک جدول وجود دارد. کارفرما به طور مستقل انتخاب می کند که کدام ستون ها و در چه مقداری وارد شود.

در ژورنال اطلاعات مربوط به اسناد دریافتی در سمت چپ و راست وارد می شود. همه چیز با خودکار نوشته شده است؛ استفاده از جوهر سیاه یا بنفش، آبی یا فیروزه ای مجاز است. توصیه می شود از خودکارهای توپی استفاده کنید.

می توانید از نحوه تنظیم وکالت نامه برای حق امضای اسناد و دانلود نمونه آن مطلع شوید.

ثبت اسناد دریافتی به صورت الکترونیکی

یک مسئول نیز برای این کار تعیین شده است. از یک فایل آشنا برای ایجاد تغییرات استفاده می کند. پشتیبانی برای فرمت های زیر ارائه می شود: docx، doc، xls. روی کاغذ، مجلات تکراری نیستند.

جستجوی مقالات مورد علاقه به لطف فرم های الکترونیکی در مقایسه با سایر گزینه های مدیریتی ساده شده است. تنها تحریف ها در داده های مصوبات و مجریان و تاریخ دریافت نامه ها ایجاد می شود. بنابراین گزینه های کاغذی گزینه ارجح در نظر گرفته می شود.

وکالتنامه برای دریافت کتاب کار پس از اخراج یک کارمند: چرا لازم است و چگونه سند را به درستی تنظیم کنید - بخوانید

مدیریت اسناد الکترونیکی

سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی روشی است که ثبت اسناد دریافتی را تسهیل می کند.

برای هر سند یک کارت جداگانه ایجاد می شود. اجرای قطعنامه به شدت توسط هر دو طرف کنترل می شود.

تنها خطر چنین جریان اسنادی این است که گاهی اوقات افرادی که به درخواست خاصی مرتبط نیستند به اسناد دسترسی پیدا می کنند. مهاجمان بیشتر احتمال دارد پایگاه داده را هک کنند، حتی اگر هر کارمند یک صفحه رمز عبور جداگانه داشته باشد.

سازمان های بزرگ راهی برای محدود کردن دسترسی افراد غیرمجاز به اطلاعات مهم یافته اند. لاگ های کاغذی برای ثبت اسناد دریافتی در هر یک از بخش های ساختاری نگهداری می شوند. و دستورالعمل ها یا دستورالعمل های مدیریت به صورت الکترونیکی ذخیره می شود.

درباره ستون های گزارش

در لاگ اسناد ورودی، ستون های اصلی به صورت زیر خواهد بود:

• با اشاره مجری.
• بخش محتوا
• داده های خبرنگار
• انواع اوراق تجاری
• شماره ثبت.

ثبت نام مستلزم تخصیص شماره برای کلیه مقالات دریافتی است. این کتیبه ای از اعداد و حروف است.

هنگام پر کردن، ساختار سه قسمتی ترجیح داده می شود:

1. شماره با کد واحدهای سازه ای طبق جدول پرسنلی اول می باشد.
2. کاراکتر دوم نشان دهنده شماره خود مجله است.
3. آخرین مورد، شماره سریال سند است.

برای جدا کردن اعداد، از خط تیره یا اسلش استفاده کنید.

تاریخ شامل روز، ماه و سالی است که اوراق تجاری توسط سازمان دریافت شده است. تاریخ و شماره ثبت در سمت راست و در پایین نوشته شده است.

مکاتبات ورودی می تواند خارجی یا داخلی باشد.

انواع اصلی کاغذ عبارتند از:

• متن گواهینامه ها و سفارشات.
• یادداشت ها همراه با توضیحات
• یادداشت از نوع رسمی
• بیانیه ها، تلگرام
• نامه ها

به گردآورندگان مستندات، خبرنگار می گویند. شما نمی توانید بدون ذکر نام کامل سازمان، حروف اول و نام خانوادگی انجام دهید. مجریان کسانی هستند که مدیران آنها را برای حل مشکل مشخص شده در متن تعیین می کنند.

در مورد ستون های اضافی چطور؟

• علامت اجرایی
• قطعنامه ها

معرفی این دو نکته به کنترل حل مسائل مهم مشخص شده در متن کمک می کند. چنین کتیبه هایی به عنوان روش های نفوذ اداری طبقه بندی می شوند. با کمک آنها، نام مجریان و تکالیف خاص مشخص می شود.

قطعنامه به طور کامل در گزارش ثبت نام نوشته شده است. به لطف این اطلاعات، پیگیری نحوه انجام سفارشات آسان تر است. بر اساس نتایج آشنایی با سند و اقدامات خاص، یک علامت داده می شود. توصیه نمی شود که عبارت "تکمیل شده" را قرار دهید. این منجر به شرایط ناخوشایند در آینده خواهد شد.

تاریخ حل و فصل یکی دیگر از موارد اضافی ضروری است. این کمک می کند تا بفهمید مدیر در چه روزی سند را بررسی کرده است. و ممکن است این تاریخ با تاریخ ثبت مقاله مطابقت نداشته باشد.

این در شرایطی که به دلایلی حل مشکل به تأخیر می افتد، مرتبط است. و مقصر این امر متوجه مدیری است که بررسی را به موقع شروع نکرده است.

همچنین ستون هایی وجود دارد که به درخواست مدیران درج می شود:

1. چند برگه در سند موجود است؟
2. اوراق تجاری چگونه تحویل داده شد؟
3. در یادداشت ها چه می توانید بگویید؟
4. سند و سوال آن در چه شماره ای شرح داده شده است؟

نمونه گزارش اسناد دریافتی:

پر کردن ژورنال: قوانین انجام این کار چیست؟

این سازمان قبل از شروع کار نام و تاریخ را روی عنوان قرار می دهد. تاریخ پایان در همان لحظه ای نوشته می شود که یک کتاب خاص به طور کامل پر شده است.

صفحات دوم و سوم مجله باید حاوی اطلاعاتی در مورد افرادی باشد که مسئول پر کردن آن هستند. دوره های کار، نام خانوادگی و نام نوشته می شود، امضای شخصی قرار می گیرد.

ثبت اسناد از صفحه چهارم شروع می شود. کتاب قبل از شروع کار شماره گذاری می شود. بیرون کشیدن حتی یک صفحه ممنوع است. سند به مدت 5 سال ذخیره می شود. نرم افزار مورد نیاز نیست، زیرا گزارش ها برای اسناد گزارش کامل اعمال نمی شوند.

اصول اولیه ثبت مکاتبات ورودی

• در عرض یک سال، شماره گذاری فقط پیوسته است.
• فقط اطلاعات کامل مجاز است. اگر داده ها فقط به صورت اختصاری ارائه شوند، معنای سند از بین می رود.
• یکبار مصرف. شما فقط یک بار ثبت نام را انجام می دهید. در این مرحله به اسناد شماره های منحصر به فرد اختصاص داده می شود.
• مهلت ها ثبت نام در همان روزی که اوراق تجاری به سازمان می رسد انجام می شود. این دوره به 3 روز تمدید می شود، اما فقط در موارد استثنایی.

اگر نمی دانید چگونه لاگ اسناد دریافتی را پر کنید، می توانید نمونه آن را از لینک زیر دانلود کنید.

فرم های ثبت نام

مدارکی که برای آنها ثبت نام لازم نیست:

1. مطالب اطلاعاتی
2. کپی دستورات ارگانهای دولتی، مقررات و اسناد نظارتی.
3. بسته های "شخصی" بر این اساس علامت گذاری شده اند
4. مجلات، بروشورها و کتابها، سایر مواد چاپی.
5. توضیحات برنامه کنفرانس ها، جلسات و سمینارها، دعوت به رویدادها.
6. تلگرام و نامه های تبریک.
7. نامه هایی با محتوای تبلیغاتی.
8. اطلاعات و مستندات مرجع.

چه زمانی لازم است یک LLC در اداره مالیات ثبت شود و عواقب عدم رعایت مهلت های ثبت نام چیست، می توانید با کلیک بر روی آن بخوانید.

درباره فرم مجله

اگر حسابداری از اهمیت بالایی برخوردار باشد قابل اجرا است. سپس ثبت نام برای اسناد با بیشترین ارزش انجام می شود. هر سازمانی اوراق بهادار خود را دارد که به این رویه نیاز دارد. سیستم های مجله برای کار با اسناد با اعتبار محدود مرتبط هستند.

این در مورد داده های محرمانه صدق می کند. فرم مجلات برای هر نوع مقاله تجاری ایجاد می شود. جزئیات اطلاعات در مورد یک سند درجات مختلفی دارد.

هنگامی که جریان اسناد ناچیز است، فرم های مجله انتخاب می شوند. اگر حجم افزایش یابد، چنین سیستمی دارای معایب زیادی است. نگهداری همزمان کلیه اسناد فقط برای یک نفر امکان پذیر است. فرآیند ثبت نام زمانی طولانی می شود که اطلاعات زیادی وجود داشته باشد.

سازماندهی کنترل بر اجرای تصمیمات مهم غیرممکن است.

فرم های خودکار و کارت

با کمک یک سیستم کارت می توان به راحتی بر تعدادی از معایب که قبلا ذکر شد غلبه کرد. در کمدهای فایل، اطلاعات در هر ترتیب مناسبی مرتب می شوند. چند نفر همزمان مشغول کار هستند. خود موسسه به طور جداگانه فرم هایی را برای پر کردن کارت ایجاد می کند.

فرآیندهای ثبت خودکار دسکتاپ به دنبال ترین راه حل برای مشاغل مدرن تبدیل شده است. ثبت نام در محل های مختلف کار انجام می شود. اطلاعات مربوط به اسناد در یک پایگاه داده واحد وارد می شود.

شرکت ها و نامگذاری امور

نام پرونده ها فهرستی از پرونده هایی است که در سازمان باز می شود. دوره های ذخیره سازی نشان داده شده است. ثبت نام فقط به روش مقرر در قانون انجام می شود.

این شامل موارد مربوط به واحدهای ساختاری است. همین امر در مورد کتابهای ثبت نام نیز صدق می کند. فقط نشریات چاپی و اسناد علمی و فنی جزو بخشهای نامگذاری نیستند.

معاون منشی مسئول تهیه آن است. همین عملکرد به بایگانی سازمانی اختصاص داده شده است که مسئولیت کار با تمام اسناد را بر عهده دارد. نام ساختارهای تقسیم به عنوان بخش عمل می کند. اگر آنها وجود ندارند، از تعیین حوزه های فعالیت، موقعیت های مدیران یا متخصصان استفاده کنید.

قوانین اضافی

تلگرام در شرکت در قبال دریافت پذیرفته می شود.این امر در مورد اسناد ورودی و خروجی صدق می کند. قوانین ثبت نام مانند همه نامه ها باقی می ماند.

مدیریت شرکت تلگرام ها را بررسی و در صورت نیاز به رفع مشکلات شناسایی شده در آنها می پردازد. گیرنده از یک فرم یا ژورنال برای انتقال متن تلگرام استفاده می کند.

هنگامی که نامه ها به صورت الکترونیکی دریافت می شوند، بلافاصله وارد سیستم می شوند.یک کارت جداگانه با اطلاعات ثبت نام برای هر حرف ایجاد می شود. اصل به همراه نامه همراه با فایل ارسال می شود.

امکان استفاده از نرم افزار ویژه برای ساده سازی مراحل ثبت نام وجود دارد. به راحتی بر روی کامپیوترهای شخصی نصب می شود. کلیه کارت ها در پایگاه داده ذخیره می شوند و در صورت لزوم اطلاعات در آنها وارد می شود.

در صورت تمایل می توان فرم های ثبت نام الکترونیکی را به راحتی بر روی کاغذ چاپ کرد. استفاده از سیستم‌های خودکار راحت‌تر است، اما هیچ‌کس شما را مجبور نمی‌کند که فرم کاغذی نگهداری اسناد را کنار بگذارید. توصیه می شود قوانین تنظیم اسناد در مقررات محلی درج شود.

اطلاعات بیشتر در مورد نحوه ثبت سند ورودی در یک مجله الکترونیکی در رایانه در ویدیوی زیر موجود است:

در مورد لغو نمایشگاه "Inform-2006"

مجله ثبت اسناد خروجی

تهیه فهرستی از موارد

نام پرونده ها یک لیست سیستماتیک از سرفصل ها (اسامی) پرونده های باز شده در یک سازمان با ذکر دوره های ذخیره آنها است که به روش مقرر تهیه شده است.

نامگذاری پرونده ها برای سازماندهی گروه بندی اسناد اجرا شده به پرونده ها، سیستم سازی و ضبط پرونده ها، تعیین دوره های ذخیره آنها و مبنایی برای جمع آوری موجودی پرونده ها برای ذخیره سازی دائم و موقت (بیش از 10 سال) و همچنین برای ضبط است. فایل ها برای ذخیره سازی موقت (حداکثر 10 سال).

دوره های ذخیره سازی اسناد توسط فهرست اسناد مدیریت استاندارد تولید شده در فعالیت های سازمان ها تعیین می شود که نشان دهنده دوره های ذخیره سازی است که توسط رئیس سرویس بایگانی فدرال روسیه در 6 اکتبر 2000 تأیید شده است.

فهرست موارد یک واحد ساختاری توسط مسئول ثبت و با توافق آرشیو و خدمات مؤسسه آموزشی پیش دبستانی تهیه و با امضای رئیس واحد به سرویس مؤسسه آموزشی پیش دبستانی ارائه می شود. واحد تازه ایجاد شده موظف است ظرف یک ماه فهرستی از امور واحد تهیه و به خدمات مؤسسه آموزشی پیش دبستانی ارائه کند.

نامگذاری تلفیقی موارد توسط سرویس مؤسسه آموزشی پیش دبستانی بر اساس نامگذاری موارد تقسیمات ساختاری تهیه می شود.

فهرست تلفیقی پرونده ها در پایان هر سال به روز می شود و از اول ژانویه سال تقویمی بعدی لازم الاجرا می شود. در صورت تغییرات اساسی در عملکرد و ساختار سازمان، فهرست تلفیقی از موارد تهیه و مجدداً مورد توافق قرار می گیرد.

اسامی بخش‌هایی از فهرست امور سازمان، نام بخش‌های ساختاری است. در نام‌گذاری تلفیقی موارد، بخش‌ها مطابق با ساختار مصوب سازمان تنظیم می‌شوند. نشریات ادواری در فهرست موارد گنجانده نشده است.

ستون های نامگذاری موارد به شرح زیر پر می شود:

در ستون 1 - شاخص هر مورد موجود در نامگذاری نشان داده شده است. نمایه موردی شامل نام دیجیتالی واحد ساختاری مستقر در سازمان و شماره سریال عنوان پرونده با توجه به نامگذاری درون واحد ساختاری است. شاخص های مورد با اعداد عربی نشان داده شده است، به عنوان مثال: 12-05، که در آن 12 تعیین واحد سازه است، 05 شماره سریال عنوان پرونده با توجه به نامگذاری است.بخش اول نامگذاری "دبیرخانه" است ("مدیریت" ، "بخش مؤسسه آموزشی پیش دبستانی" ، "اداره کل") ، به آن شاخص 1 اختصاص داده شده است ، سایر بخش های ساختاری به ترتیب اهمیت مرتب شده اند. در صورت عدم وجود تقسیمات ساختاری می توان از حوزه های فعالیت بنگاه یا سمت های مدیران و متخصصان به عنوان بخش استفاده کرد: 1- مدیر کل، 2- معاون مدیر، 3- مدیر بازرگانی. در نام‌گذاری موارد، توصیه می‌شود که شاخص‌های یکسانی برای موارد همگن در بخش‌های ساختاری مختلف حفظ شود. برای موارد متحرک، شاخص حفظ می شود.

در ستون 2 - عناوین موارد (جلدها، قطعات) گنجانده شده است. سرفصل پرونده باید به وضوح، به شکل کلی، محتوای اصلی و ترکیب اسناد پرونده را منعکس کند. استفاده از عبارات غیر اختصاصی در عنوان پرونده (مواد مختلف، مکاتبات کلی) و همچنین کلمات مقدماتی و عبارات پیچیده مجاز نمی باشد.

عنوان پرونده شامل عناصری است که به ترتیب زیر مرتب شده اند: نام نوع سند (مکاتبات، دستورات). نام سازمان یا واحد ساختاری (نویسنده سند)؛ نام سازمانی که اسناد به آن خطاب می شود یا مدارک از آن دریافت می شود (مخاطب یا خبرنگار سند). خلاصه اسناد پرونده؛ نام محل (سرزمین) که محتوای اسناد پرونده با آن مرتبط است. تاریخ (دوره) که اسناد پرونده به آن مربوط می شود.

در عناوین پرونده‌هایی که حاوی اسناد یک موضوع هستند، اما از نظر ترتیب اجرا به یکدیگر مربوط نمی‌شوند، از عبارت «اسناد» به عنوان نوع پرونده استفاده می‌شود و در انتهای عنوان در داخل پرانتز انواع اصلی اسنادی که باید به موارد (طرح ها، گزارش ها، گزارش ها) گروه بندی شوند، به عنوان مثال: " مستندات برگزاری نمایشگاه های موضوعی (طرح ها، فهرست ها، گزارش ها، ویژگی های نمایشگاه ها)».

سرفصل پرونده های حاوی مکاتبات نشان می دهد که با چه کسی و در مورد چه موضوعی انجام می شود. در عناوین موارد حاوی مکاتبات با خبرنگاران مشابه، موارد اخیر ذکر نشده است، اما نام خاص عمومی آنها ذکر شده است، به عنوان مثال: "مکاتبات با موسسات بایگانی در مورد کسب اسناد علمی و فنی در صندوق بایگانی فدراسیون روسیه."در عناوین پرونده های حاوی مکاتبات با خبرنگاران مختلف، موارد اخیر ذکر نشده است، به عنوان مثال: مکاتبات در مورد برگزاری سمینارها و جلسات در مورد مسائل مستندسازی فعالیت های مدیریتی.اگر مکاتبه فقط با او انجام شود، عناوین پرونده نشان دهنده یک خبرنگار خاص است، به عنوان مثال: "مکاتبات با VNIIDAT در مورد مسائل کار علمی و روش شناختی."

در تعیین واحدهای اداری-سرزمینی در عناوین پرونده ها موارد زیر در نظر گرفته می شود: اگر مفاد پرونده مربوط به چند واحد اداری-سرزمینی همگن باشد، عنوان پرونده نشان دهنده نام خاص آنها نیست، بلکه نام خاص عام آنها است. ، مثلا: مکاتبه با روسای ادارات منطقه ای در مورد حمایت اجتماعی از جمعیت.

عناوین پرونده های حاوی اسناد برنامه ریزی یا گزارش نشان دهنده دوره (سه ماهه، سال) است که برای آن برنامه ها (گزارش ها) تهیه شده است، به عنوان مثال: "گزارش سالانه JSC "Bolshevsky Textile" در مورد کار حمل و نقل موتوری."

اگر پرونده از چند جلد یا قسمت تشکیل شده باشد، عنوان کلی پرونده تنظیم می شود و در صورت لزوم سرفصل های هر جلد (قسمت) با روشن شدن محتوای عنوان پرونده تنظیم می شود.

ترتیب عناوین پرونده ها در بخش ها و زیربخش های فهرست پرونده ها بر اساس درجه اهمیت اسناد تشکیل دهنده پرونده ها و ارتباط آنها تعیین می شود. اول سرفصل های پرونده های حاوی مستندات سازمانی و اداری است.

عناوین پرونده ممکن است در طی مراحل تشکیل و تشکیل پرونده روشن شود.

جعبه 3 - در پایان سال تقویمی تکمیل شود.

در ستون 4- مدت زمان نگهداری پرونده، تعداد مقالات مطابق فهرست مشخص شده است، و در صورت عدم وجود آن - با توجه به نامگذاری استاندارد یا تقریبی موارد یا دوره ذخیره سازی توافق شده با خدمات موسسه آموزشی پیش دبستانی.

در ستون 5 - "تبصره" نشان دهنده اسامی لیست اسناد مورد استفاده در تعیین دوره های نگهداری پرونده ها، علامت گذاری در مورد ایجاد پرونده، انتقال پرونده (به عنوان مثال، انتقال از سال 2000)، تخصیص پرونده برای تخریب، افراد مسئول است. برای تشکیل پرونده، انتقال پرونده به سازمان دیگر برای ادامه و...

اگر در طول سال زمینه های کار مستند جدید یا موارد غیرقابل پیش بینی در سازمان ایجاد شود، آنها نیز به نامگذاری اضافه می شوند. برای پرونده های تازه افتتاح شده، اعداد ذخیره در هر بخش از نامگذاری باقی مانده است.

در پایان سال، در پایان نامگذاری پرونده ها، یک رکورد نهایی از تعداد پرونده های باز شده (حجم) ثبت می شود.

مرکز سینما "تمپ" را تایید کردم

نامگذاری پرونده ها مدیر کل مرکز سینمایی

00.00.0000 امضای شماره 00 نام خانوادگی

برای 0000 سال

امضای منشی نام خانوادگی I.O

امضای منشی نام خانوادگی I.O

رئیس بایگانی امضاء نام خانوادگی