عبارات رایجی که هنگام نوشتن یادداشت های توضیحی استفاده می شود. نحوه صحیح نوشتن یادداشت های توضیحی

همه گاهی اوقات در محل کار «اشتباهاتی» دارند - دیر کردن، تخلفات داوطلبانه یا غیر ارادی نظم و انضباط و غیره. در این موارد چه انتظاری از کارفرما باید داشته باشید؟

ماده 193 قانون کاربیان می کند که برنامه اقدام انضباطیکارفرما به کارمند در صورت تخلف باید قبل از توضیح کتبی دومی باشد. یعنی باید از او یادداشت توضیحی گرفت. آن چیست؟ چگونه یادداشت های توضیحی بنویسیم؟ کسانی که برای اولین بار با آن مواجه می شوند اغلب گم می شوند و شروع به وحشت می کنند. در ضمن همه چیز چندان ترسناک نیست.

نامه توضیحی- این سندی است که حاوی نسخه رسمی اتفاقی است که از طرف کارمند "مقصر" با امضا و تاریخ او رخ داده است. امتناع مرئوس از ارائه توضیحات لازم دلیلی بر مجازات نیست. اما در این مورد (اگر سند توضیحیغایب ظرف دو روز کاری) باید گزارش مربوطه تهیه شود.

چه کسی می تواند آن را ادعا کند؟

از این رو نتیجه - این کارفرما است که حق دارد توضیحی را مطالبه کند و نه همه (به عنوان مثال، نماینده مقامات بازرسی چنین حقی را ندارد). و دیگری - هنوز هم بهتر است یک یادداشت توضیحی بنویسید تا تا حد امکان وضعیت را روشن کنید و موارد موجود را مستند کنید. دلایل خوبتخلفات

در صورت اختلاف نظر بیشتر با مقامات، یادداشت توضیحی - رسماً سند پذیرفته شده، که می تواند به نفع شما باشد. عدم وجود آن به مافوق شما این حق را می دهد که اعمال شما را به صلاحدید خود تفسیر کنند.

دروغ نگو!

بخور قوانین ناگفتهدر مورد نحوه نوشتن یادداشت های توضیحی که باید رعایت شود تا از مشکلات بزرگتر جلوگیری شود. اول از همه، هرگز در یادداشت های توضیحی خود دروغ ننویسید. احتمال اینکه غیرقابل اعتماد بودن گرفتار شوید بسیار زیاد است و با دروغ ها بیشتر شهرت خود را از بین خواهید برد.

سعی نکنید تقصیر را به گردن همکاران خود بیندازید، زیرا در این صورت آنها نیز ملزم به ارائه توضیحات خواهند بود. هرکس نسخه خود را ارائه خواهد کرد و هنوز مشخص نیست که چه جزئیاتی ممکن است ظاهر شود. و قطعا دشمن خواهید داشت.

"نمیدونستم..."

ننویسید که چیزی برای شما توضیح داده نشده یا آموزش داده نشده است. شرح شغل وجود دارد، شما آن را هنگام استخدام امضا کردید. به طور معمول، تمام وظایف، حوزه مسئولیت و اکثر موارد فورس ماژور باید به وضوح در آن ذکر شود. بهتر است قبل از نوشتن یادداشت های توضیحی، مفاد آن را دوباره مرور کنیم تا دقیقا بدانیم چه چیزهایی را نباید بنویسیم.

اگر در جهل خود پافشاری کنید، کارفرما از شما یک بیانیه توضیحی می خواهد. سرپرست فوری، که در پذیرایی شما موظف بود همه چیز را بگوید و نشان دهد. و این بهتر از توضیحات همکاران نیست.

دستورالعمل همه چیز است

چگونه با توجه به تمام قوانین یادداشت های توضیحی بنویسیم؟ برای وزن دادن به سند، بهتر است با توجه به نکات آن را تنظیم کنید شرح شغل. اشتباهات آشکار را می توان به عنوان یک تفسیر نادرست ارائه کرد. و اگر واقعاً می‌خواهید کسی را بدون احساسات غیرضروری سرزنش کنید، بر اساس برداشت‌های مختلف از همین نکات به سوء تفاهم‌ها رجوع کنید. یا در به عنوان آخرین چاره، به نگرش مغرضانه نسبت به خود.

یک ترفند کوچک: برای اینکه احساس گناه خود را به حداقل برسانید و به موقعیت حالتی تجاری بدهید، عنوان سند را نه "توضیحی" بلکه "یادداشت توضیحی" بگذارید.

اگر تخلف شما خیلی آشکار است و خروج از آن فایده ای ندارد، بهترین راه رجوع به بیماری، وضعیت نامناسب سلامتی یا فشار بیش از حد در محل کار است. در این صورت در انتها حتماً نشان دهید که اشتباه را پذیرفته اید و متعهد می شوید که اجازه ندهید در آینده چنین اتفاقی بیفتد.

فرم نوشتن

چگونه یادداشت توضیحی را درست بنویسیم؟ تمام یادداشت های توضیحی بر اساس یک الگوی خاص نوشته می شوند که اول از همه شامل نشانی از سازمان، موقعیت و نام کامل شخصی است که به آن خطاب می شود. سپس - دقیقاً از چه کسی (همچنین نشان دهنده موقعیت) و عنوان "یادداشت توضیحی (یا توضیحی)".

متن معمولاً با کلمات "در رابطه با..." یا "در رابطه با..." شروع می شود و به دنبال آن توضیح مستقیمی از وضعیت وجود دارد. باید آموزنده باشد، اما بدون جزئیات غیر ضروری، و کاملاً دقیق نوشته شود.

در انتهای یادداشت توضیحی نام خانوادگی گردآورنده قید شده و امضای وی و تاریخ جاری قید شده است.

زمانی که مورد نیاز است

در چه مواردی یادداشت توضیحی در محل کار نوشته می شود؟ طومار موقعیت های ممکندر قانون کار آمده است. بیایید نگاهی دقیق تر به آنها بیندازیم.

اغلب در موارد تخلف یادداشت های توضیحی نوشته می شود انضباط کار. این موارد عبارتند از: تأخیر، غیبت از محل کار به مدت 4 ساعت یا بیشتر، حضور در محل کار مستدر محل کار. به هر حال، در مورد دوم ممکن است بلافاصله اخراج شوید.

بازرس را بررسی کنید

یکی دیگر از گزینه های کم تکرار بازرسی و ممیزی است. بر اساس نتایج آنها، گزارشی تهیه می شود که تمام تخلفات و ناهماهنگی های شناسایی شده را فهرست می کند. چنین عملی لزوماً باید حاوی ارجاع به بند دستورالعملی باشد که شما نقض کرده اید.

اتفاق می افتد که بازرسان فرم گزارش را از بازرسی های قبلی کپی می کنند (تخلفات، به طور معمول، از همان نوع هستند)، بدون اینکه زحمت بررسی ارتباط قوانین و دستورالعمل ها را بدهند. در این صورت استناد به مقررات قبلاً لغو شده امکان پذیر است.

چگونه در این مورد یادداشت توضیحی را به درستی بنویسیم؟ که در منافع خودشما باید تخلفاتی که از شما گرفته می شود را با امتیازات شرح وظایف مقایسه کنید. که در در بعضی مواردممکن است معلوم شود که هیچ تخلفی وجود نداشته است. لطفا این را در سند پشتیبان. اگر اعمال مطابق فرم تنظیم نشده باشد یا حاوی ارجاع به مقررات نباشد، اثبات تخلف اگر غیرممکن نباشد، مشکل خواهد بود.

وای این همکاران...

گزینه دیگر زمانی است که یادداشتی از یک بخش همسایه برای شما ارسال شده است واحد ساختاری. دلایل زیادی برای این می تواند وجود داشته باشد. چگونه واکنش نشان دهیم؟ اگر مافوق شما شکایت می کند، بهتر است برای جلوگیری از سوء تفاهم، جزئیات را گزارش دهید.

هنگامی که همکاران هم سطح شما دروغ می گویند، یافتن پیشینه آنچه در حال رخ دادن است و ارائه نسخه خود به مافوق خود اضافی نخواهد بود. چگونه در این شرایط یادداشت توضیحی بنویسیم؟ این سوال آسانی نیست.

در مواردی که توضیح اجتناب ناپذیر است چه باید بنویسید؟

اگه دیر اومدی

بنابراین، بیایید دیر رسیدن به محل کار را در نظر بگیریم (یک گزینه رایج). به طور دقیق، قانون کار فعلی حاوی مفهوم "تأخیر" نیست. قانون از اصطلاح « زمان کاریو در مورد "غیبت از کار بدون دلیل موجه" صحبت می کند. یعنی کارفرما حق دارد که در هر دوره ای از روز کاری در محل کار خود نبوده اید تحریم اعمال کند.

دقیقا چه تحریمی؟ در صورتی که به دلیل عدم حضور شما، تولید متوقف نشد و ضرری رخ نداد، حداکثر مجازات توبیخ یا توبیخ است. اما مفهوم "تأخیر"، به عنوان یک قاعده، توسط خود شخص (داخلی) تنظیم می شود. آئین نامهسازمان هایی که هنگام درخواست کار امضا کرده اید.

گم نشو

ارائه مثالی از یک یادداشت توضیحی در مورد دیر رسیدن به کار بسیار دشوار است - هر مورد فردی است. ولی اصول کلینوشته های او قطعا وجود دارد. این کاغذمانند دیگران برای مدیر نوشته می شود و توضیحی در مورد وضعیت و دلایل تاخیر ارائه می دهد. تاریخ تدوین باید ذکر شود و البته امضای شخصی.

اگر قصد دارید با عواقب احتمالی تاخیر در آینده مخالفت کنید، مطمئن شوید که این سند را در دو نسخه بنویسید. اولی به دفتر می رود و نفر دوم با برگه قبولی منشی نزد شما می ماند.

یک مثال خوب از یک یادداشت توضیحی در مورد دیر رسیدن به محل کار زمانی است که فرد پس از ذکر دلایل تخلف، نگرش خود را نسبت به وضعیت روشن می کند، به عنوان مثال: «بر اساس همه موارد ذکر شده در بالا، دلیل دیر رسیدن را این موضوع می دانم. معتبر."

در صورت وجود مدارکی برای توجیه غیبت شما (گواهی مراجعه به درمانگاه، احضاریه و ...) باید به یادداشت توضیحی پیوست شود.

شما یک فراری هستید

در مورد غیبت، که قانون کار غیبت از محل کار را به مدت 4 ساعت یا بیشتر در نظر گرفته است، دلیل آن اغلب بی احترامی است. یک استثنا ممکن است یک موقعیت فورس ماژور باشد - به عنوان مثال، پیک یک سازمان در حین انجام وظایفش توسط افسران پلیس بازداشت و برای تعیین هویت به بخش منتقل می شود. علاوه بر این، او فرصتی برای تماس با مافوق خود و روشن کردن وضعیت نداشت. در توجیه باید یک کپی از پروتکل ارائه دهید.

اگر یک کارمند برای مدت طولانی در محل کار "گم شده" باشد (مثلاً شرایط ممکن است، شرکت بزرگبا کارگاه های بسیار و مقدار زیادپرسنل)، دلایل این ممکن است بسیار متفاوت باشد. به عنوان مثال، دندان درد حاد و سفر فوری به دندانپزشک. این اتفاق می افتد که شخص وقت ندارد یا فرصت هشدار در مورد نیاز به ترک فوری کار را ندارد. سپس باید گواهی از کلینیک تهیه کنید که تاریخ و زمان ملاقات شما را نشان می دهد.

اگر آسیب خانگی دارید

هر توضیح توضیحی با خطا همراه نیست. گاهی اوقات در شرایطی که از کنترل شما خارج است لازم است. به عنوان مثال، در مورد آسیب خانگی. اگر مجروح شدید، چه چیزی ثبت شده است مرخصی استعلاجی، در محل کار مجبور خواهید بود در نوشتارشرایط حادثه را به تفصیل شرح دهد. این برای پرداخت مرخصی استعلاجی شما لازم است.

که در در این موردبه زیان دیدگان یک تبصره توضیحی در خصوص خسارت وارده به کمیسیون بیمه اجتماعی سازمان ارائه می شود. نمونه ای از آن از رئیس کمیسیون مذکور قابل اخذ است. یادداشت باید حاوی شرح حادثه باشد که نشان دهنده آن باشد موسسه پزشکیکه گواهی ناتوانی در کار و مدت اعتبار اخیر را صادر کرده است.

یادداشت توضیحی برای مدرسه

علاوه بر یادداشت های توضیحی در محل کار، همه والدین هر از گاهی باید سندی مشابه برای مدرسه ای که کودک در آن تحصیل می کند تهیه کنند. به عنوان یک قاعده، یک چیز لازم است - بیان دلایل غیبت دانش آموز از کلاس ها. شکل چنین بیانیه توضیحی می تواند دلخواه باشد، اما همچنان بهتر است به یک ساختار خاص پایبند باشیم.

چگونه یک نامه توضیحی به مدرسه بنویسیم؟

سربرگ سند باید شامل شماره و عنوان باشد موسسه تحصیلیو نام خانوادگی شخصی که به نام او نوشته شده است (معمولاً کارگردان) در حالت داتیو. عنوان «یادداشت توضیحی» بدون گیومه آورده شده است.

در متن پس از نشان دادن واقعیت از دست دادن کلاس ها (با تاریخ دقیق) دلایل واقعی این واقعیت آورده شده است. اغلب این بیماری یا سلامت ضعیف، شرکت در یک مسابقه یا شرایط خانوادگی(مثلاً سفر به جایی).

یادداشت توضیحی باید دارای تاریخ تنظیم و امضا باشد.

مواقعی که شما مجبور به نوشتن یک یادداشت توضیحی هستید اغلب پیش می آید. بنابراین، ارزش دارد که بدانید چگونه این سند را به درستی تنظیم کنید. در مقاله ما در مورد تمام ویژگی های طراحی یک یادداشت توضیحی، بسته به محل ارسال آن صحبت خواهیم کرد.

○ یادداشت توضیحی چیست؟

یادداشت توضیحی سندی است که دلایلی (غیبت از کار، تأخیر، عدم انجام وظایف و غیره) را توضیح می دهد. باید در نظر داشت که قانون پیش بینی نکرده است این مفهوم، اما کارفرما موظف است قبل از اعمال مجازات انضباطی نسبت به کارمند، از او توضیح بخواهد.

قبل از اعمال اقدامات انضباطی، کارفرما باید از کارمند توضیح کتبی درخواست کند. اگر پس از دو روز کاری کارمند توضیحات مشخص شده را ارائه ندهد، عمل مربوطه تنظیم می شود.
(ماده 19 قانون کار فدراسیون روسیه).

○ قوانین تنظیم یادداشت های توضیحی.

قانون تنظیم نمی کند فرم اجباریتنظیم سند وجود دارد فرم یکپارچهسند ارائه شده که در تاریخ 24 اردیبهشت 1386 به شماره 25 تصویب شد، اما ماهیت مشورتی دارد. بنابراین سازمان ها می توانند استفاده کنند ساختار خود، که قبلاً دستور تنظیم آن را صادر کرده بود.

✔ ساختار متن

صرف نظر از فرم استفاده شده، قسمت های زیر باید در سند گنجانده شود:

• واقعی، جایی که حقایقی که دلیل ایجاد سند بوده اند نشان داده شده است.
• علت، تبیین جرم.

همچنین باید حقایق زیر را ذکر کنید:

• نام سازمانی که فرد در آن کار می کند.
• مکانی که سند جمع آوری شده است.
• اطلاعات مربوط به کامپایلر (نام کامل و موقعیت).
• نام سند ("یادداشت توضیحی").
• اشاره به توضیحات دلایل تخلف.
• تاریخ نگارش.
• شماره ثبت شده
• امضا.

✔ چگونه دلایل را تدوین کنیم؟

فرم تنظیم سند رایگان است. این بدان معنی است که شما می توانید افکار خود را آزادانه بیان کنید. با این حال، سبک نوشتن باید در نظر گرفته شود - رعایت آن ضروری است اخلاق کسب و کارو انطباق با هنجارهای زبان روسی.

نکته اصلی در این سند- دلیل سوء رفتار خود را به درستی بیان کنید تا مدیریت در عدم عمد و صداقت کارمند شک نداشته باشد. قوانینی که در توضیح دلایل باید در نظر گرفت:

• مختصر - به طور خلاصه و دقیق بنویسید.
• منطقی بودن - دلایل سوء رفتار را مشخص کنید.
• آگاهی - نشان دهید که اشتباه خود را درک می کنید.

استفاده از این قوانین به شما امکان می دهد سندی تهیه کنید که به شما کمک می کند از اقدامات انضباطی اجتناب کنید.

○ کجا می تواند مفید باشد؟

علیرغم این واقعیت که توضیحی بیشتر در آن استفاده می شود روابط کارگری، ممکن است در شرایط دیگر مورد نیاز باشد. بیایید هر گزینه را با جزئیات در نظر بگیریم.

✔ یادداشت توضیحی برای مدرسه.

ممکن است به دلیل غیبت کودک از کلاس های بدون مدرک، مدرک مشابهی در مدرسه مورد نیاز باشد هشداریا در صورت عدم حضور والدین در جلسه. این سند به صورت دستی تنظیم شده است، حاوی داده های استاندارد است: مخاطب درخواست تجدیدنظر، تاریخ و محل نگارش، داده های مبتکر، توضیحات داده شده و امضا.

ویژگی بارز این نوع بیانیه توضیحی این است که نه توسط کودک فراری، بلکه توسط والدین او تهیه می شود.

مثال سند مشابهدر اینجا آورده شده است:

✔ یادداشت توضیحی به مؤسسه.

این نوع سند توسط دانشجو خطاب به رئیس دانشکده محل تحصیل وی تنظیم می شود. در سند، علاوه بر اطلاعات استاندارد، باید تعداد مفقودان را نیز مشخص کنید روزهای مدرسه، تاریخ و دلیل غیبت را ذکر کنید. اگر یک سند پشتیبان وجود دارد (به عنوان مثال، گواهی پزشکی) باید به توضیح پیوست شود.

✔ یادداشت توضیحی برای کار.

این نوع یادداشت توضیحی رایج ترین است و قبل از تصمیم گیری مدیریت در مورد اقدامات انضباطی تهیه می شود.

می تواند به عنوان توضیح برای غیبت یا عدم تطابق شخص صادر شود وظایف رسمی. در مورد دوم، تبصره توضیحی جزء سند اصلی است.

✔ گزارش توجیهی به پلیس

شرایطی وجود دارد که باید توضیحاتی برای پلیس نوشته شود. چنین نیازی ممکن است در موارد زیر ایجاد شود:

• تماس با تیم، که باید اطمینان کتبی بدهد که به تماس پاسخ داده شده است.
• تعهد اقدامات غیرقانونیعلیه متقاضی، که توضیح می دهد دقیقا چه اتفاقی افتاده است.
• اجرای سند توسط متخلف که توضیح می دهد در یک مقطع زمانی مشخص کجا بوده و چه می کرده است.

این سند حاوی اطلاعات استاندارد در مورد گیرنده یادداشت توضیحی، سازنده، ماهیت سند، تاریخ اجرا و امضا است. یک نمونه در اینجا قابل مشاهده است.

این اتفاق افتاد. کار. خطا. "یک یادداشت توضیحی بنویس!" - لب های جمع شده، نگاهی آموزش دیده و رئیس. چنین الزامی مملو از بد و در عین حال است عواقب قانونی. اگر بدانید سند چه چیزی را تهدید می کند، چگونه و در مورد چه چیزی بنویسید و چه کاری باید انجام دهید، می توان آنها را به حداقل رساند. خوب است که یک نمونه یادداشت توضیحی در مورد یک خطا در کار خود در مقابل چشمان خود داشته باشید. این مقاله در مورد این موارد صحبت خواهد کرد.

هنگامی که یک کارمند ادعاهایی مبنی بر عدم رعایت یا ارائه به او ارائه می کند، یادداشت توضیحی تهیه می شود. اجرای نادرستمسئولیت ها دلایل وضعیت فعلی را بیان می کند. بر اساس آن، مدیریت تعیین می کند که آیا کارمند مقصر است یا نه و تا چه حد. در نهایت، رسیدگی به موضوع مجازات تصمیم می گیرد. سه گزینه وجود دارد:

• خاتمه دعاوی؛
• بخشش کارمند یا هشدار شفاهی;
• اقدام انضباطی

در نظر بگیریم آخرین مورد.

قانون کار فدراسیون روسیه (ماده 192) مجازات های انضباطی را در قالب موارد زیر مجاز می کند:

• نظرات،
• توبیخ
• اخراج ها

کارفرما حق استفاده از مجازات های دیگر (از جمله جریمه) را ندارد. در این صورت می تواند ثبت نام کند اسناد داخلیتاثیر این تحریم ها بر پاداش ها را ثابت می کند.

که در کتاب کاراطلاعات در مورد نظرات و توبیخ گنجانده نشده است.

کارفرما حق دارد یک کارمند را در صورت عدم رعایت قوانین اخراج کند (بند 5 ماده 81 قانون کار فدراسیون روسیه). مسئولیت های کاریبدون دلیل موجه، با یک مجازات انضباطی موجود به همان دلیلی که لغو نشده است. دومی برای 1 سال معتبر است.

مجازات انضباطی حداکثر یک ماه از تاریخ کشف جرم و شش ماه از تاریخ ارتکاب آن قابل اعمال است. بر اساس حقایق کشف شده در جریان حسابرسی، حسابرسی یا حسابرسی مالی، این مدت به 2 سال افزایش می یابد.

نامه توضیحی - جزءرویه هایی که می تواند گسترده باشد و عواقب ناخوشایندبرای یک کارمند اگر سند را به درستی تهیه کنید، می توان آنها را کاهش داد.

نوشتن یا ننوشتن

آیا می توان به مسئولین خودداری کرد و یادداشت توضیحی ننوشت؟ بله، تو میتونی. کارمند این حق را دارد. اقدامات دولت برای اجبار به این امر غیرقانونی تلقی می شود.

از سوی دیگر، فقدان توضیح کتبی کمکی به اجتناب از کارمند نخواهد کرد مسئولیت انضباطی(ماده 193 قانون کار فدراسیون روسیه). کارفرما گواهی امتناع صادر می کند. امضای متهم لازم نیست. روند سلب حق مالکیت بیشتر پیش خواهد رفت.

یادداشت توضیحی ارائه شده دلایل معتبر کارمند را برای این حادثه مستند می کند. او به دولت اجازه نخواهد داد که اعمال او را به صلاحدید خود تفسیر کند. کارمند آسیب پذیری های موقعیت خود را بهتر درک خواهد کرد.

روند شروع شده است

کارفرما می تواند به صورت کتبی یا شفاهی درخواست توضیح دهد. ضمناً موظف است واقعیت تخلف را تشریح و تقاضای توضیح کند. درخواست کتبی روی کاغذ با مهر رسید داده می شود. می تواند به شکل یک تقاضا، دستور، دستورالعمل باشد.

یک درخواست شفاهی باعث ایجاد بحث در بین وکلا می شود. یک موقعیت: در این صورت نباید توضیح کتبی به کارمند ارائه شود. شما باید مؤدبانه اصرار کنید نسخه کاغذیمطالبات و یا ارائه نظرات شفاهی در مورد حادثه. دلیل آن ادعاهای ثبت نشده کارفرما است. همچنین اثبات واقعیت درخواست در دادگاه برای دومی دشوار خواهد بود - شاهدان مورد نیاز خواهند بود.

موضع دیگر: حتی در صورت درخواست شفاهی توضیح دهید. استدلال - در صورت لزوم، کارفرما به راحتی خواسته را به صورت کتبی رسمی و به دادگاه ارائه می کند.

از نرمی نباید سوء استفاده کرد. اگر رئیس نمی تواند به وضوح بگوید که برای چه تخلفی توضیح لازم است، باید بر درخواست کتبی پافشاری کرد. بهتر است این کار را با اظهارنامه کتبی به کارفرما انجام دهید. باید وضعیت را با جزئیات نشان دهد (تاریخ، شرکت کنندگان، الزامات نامشخص).

رئیس سازمان یا شخص مجاز از طرف وی می تواند تقاضای تبصره توضیحی نماید. اگر چنین ابتکاری از طرف مافوق مستقیم شما باشد، توصیه نمی شود که او را به تأیید این حقوق ملزم کنید. از یک طرف اگر پرونده به دادگاه برود، او به قانونی بودن مجازات تعیین شده علاقه مند می شود نه به هویت شخصی که درخواست توضیح کرده است. در صورت لزوم کارفرما صلاحیت را تایید می کند. از سوی دیگر، چنین الزامی روابط کارمند با اداره را بیشتر تیره خواهد کرد.

توضیح کتبی مطابق با قانون کار فدراسیون روسیه ظرف دو روز کاری ارائه می شود. روز دریافت درخواست شامل نمی شود.

شما نباید تسلیم فشارهای مافوق خود شوید و یادداشت توضیحی «در حال حاضر» بنویسید. باید اولین هیجان عصبی را از بین برد و در فضایی آرام وضعیت را تحلیل کرد. شرح شغل را دوباره بخوانید. با یک وکیل مشورت کنید. سپس شروع به نوشتن کنید.

یک یادداشت توضیحی باید با این انتظار نوشته شود که در نهایت روی میز قاضی قرار گیرد. هدف نویسنده این است که خود را به وضوح توصیف کند شهروند مطیع قانونآماده انجام کار ارائه شده قرارداد استخدام.

مدیر حق تأثیرگذاری بر سند را ندارد: متن را دیکته کنید، خواستار بازنویسی آن شوید، نشان دهید "این دلیل نیست". محتوای یادداشت توضیحی توسط کارمند تعیین می شود.

متن یادداشت لاکونیک است. اطلاعات غیر اجباری ممکن است سوالات غیرضروری را از مدیریت ایجاد کند. شوخی و عبارات محاوره ای نامناسب است. لحن داستان محترمانه است. اگر دادرسی به دادگاه کشیده شود، شهرت و شهرت یک پسر به پیروزی در پرونده کمکی نمی کند. ارائه در ترتیب زمانیاولین فرد.

• تایید یا رد واقعیت نقض؛
• شرایط رویداد (تاریخ، زمان، مکان)، علل آن را شرح دهد.
• مشخص کردن گناه: عمدی، به دلیل سهل انگاری، عدم وجود آن؛
• شاهد بیاورید؛
• اظهار نظر در مورد اجرای عدالت؛
• نگرش خود را نسبت به کار بیشتر شرح دهید.

دلایل خطا

بیایید به گزینه های رایج نگاه کنیم.

1. حجم کاری بالا نتیجه اوج بار کاری و کمبود نیروی کار است. توضیح خوب است زیرا مسئولیت را به عهده کارفرما می اندازد. مناسب برای یک واحد کوچک در یک تیم بزرگ که تحت شرایط یکسان کار می کنند (حداقل به طور رسمی) کار نمی کند. مدیریت با حسادت از عصمت خود در توزیع حجم کار محافظت می کند. اگر شهرت یک مزاحم تنبل نامطلوب است، بهتر است دلایل دیگری پیدا کنید.
2. تجربه کمی - در مورد کار می کند متخصص جوان.
3. احساس بد- می تواند به عنوان بهانه باشد. کارمند باید تاکید کند که در این حالت به دلیل نگرانی برای شرکت و ادامه فعالیت های موزون آن کار کرده است.
4. شرایط شخصی و خانوادگی - اگر دلیل جدی باشد می تواند کمک کند. شما نباید از این دارو سوء استفاده کنید.
5. یک بند متناقض و نامشخص در شرح شغل که امکان تفسیر نادرست را فراهم می کند. استدلال برای استفاده مناسب است، اما بهتر است ابتدا یک کپی تایید شده از این سند تهیه کنید.

سایر شرکت کنندگان

اگر افراد دیگری در این حادثه دخیل بودند، باید بی‌طرفانه اطلاع دهید که هر فرد چه کرده است. شما نباید مستقیماً از مقصر نام ببرید. این حق مدیریت است. اما برای چنین نتیجه‌گیری باید اطلاعات کافی دریافت کند. تو نباید دروغ بگی در داستانی مانند این، همه شرکت کنندگان توضیحاتی را می نویسند و حقیقت آشکار خواهد شد.

انصراف

کارمند باید سابقه کار وظیفه شناسانه خود را با کارفرما شرح دهد، عدم وجود مجازات های انضباطی در گذشته را ذکر کند و مشوق های دریافتی (پاداش، گواهی، هدایا) را فهرست کند. اگر پرونده به دادگاه برود، این اطلاعات در هنگام تصمیم گیری در نظر گرفته می شود.

اگر کارمند به اشتباه خود اعتراف کند، باید اظهار پشیمانی کند. همچنین لازم است به مدیریت اطمینان داده شود که موارد مشابهدر آینده تکرار نخواهد شد.

چگونه آهنگسازی کنیم

قانونیهیچ استانداردی برای قالب بندی توضیح نوشتاری وجود ندارد. رعایت حداقل ها کافی است قوانین عمومیتهیه اسناد

یادداشت بر روی یک برگه A4 تهیه شده است. می توان آن را دست نویس یا تایپ در رایانه کرد.

در بالای برگه، در سمت راست، در یک ستون نشان داده شده است که سند برای چه کسی و توسط چه کسی ارسال شده است. گیرنده - شخصی که توضیح را درخواست کرده است. موقعیت، نام خانوادگی و حروف اول او آورده شده است. کارمند بخش، موقعیت، نام کامل خود را می نویسد.

چند خط زیر، در مرکز، نام سند نشان داده شده است - یک یادداشت توضیحی. متن توضیح در ادامه می آید.

سپس سمت دست نویس، امضای شخصی، حروف اول و نام خانوادگی کارمند الصاق می شود. تاریخ نوشته شدن یادداشت مشخص شده است. کارمند حق دارد اسنادی را که اطلاعات خود را تأیید می کند پیوست کند.

یادداشت توضیحی باید با دریافت رونوشت یا رونوشت دوم با علامت مناسب در دفترخانه ثبت شود. این امر از احتمال محافظت می کند رفتار نادرستمدیریت.

مثال

به مدیر Prod-Service LLC

N.N. نیکولایف

از یک حسابدار

ایوانووا ایرینا ایوانونا

نامه توضیحی

در تاریخ 21 بهمن 1394 در برگه تحویل شماره 331 و فاکتور شماره 434 قیمت های نادرستی را ذکر کردم و 5 درصد آنها را اغراق کردم. بنابراین خریدار از پذیرش کالا خودداری کرد و کالا به انبار بازگردانده شد. این خطا ناشی از افزایش حجم کاری آن روز بود. دلیل آن عدم حضور حسابدار E.E. Rakova بود که در مرخصی بود. من وظایف دو نفر را انجام دادم. من اشتباه را می پذیرم. لطفاً در نظر بگیرید که Prod-Service LLC هیچ شکایتی در مورد کار من نداشته است. در آینده متعهد می شوم در تکمیل مدارک دقت بیشتری داشته باشم.

حسابدار I.I. ایوانووا

نامه توضیحی به مدیر چیست و در چه مواردی باید نوشته شود؟ این در این مقاله مورد بحث قرار خواهد گرفت.

یادداشت توضیحی چه زمانی نوشته می شود؟

شایان ذکر است که کارگردان در همه موارد نیازی به توضیح ندارد. علاوه بر این، در برخی شرایط توصیه می شود که اصلاً آن را ننویسید. با این حال، چنین مواردی از قاعده مستثنی هستند. این بسیار به ندرت اتفاق می افتد. درباره زمان و در چه مواردی صدور یادداشت توضیحی است رویه لازم، بیشتر مورد بحث قرار خواهد گرفت.

اولین و متداول ترین دلیل، ارزیابی قابل احترام بودن انگیزه هایی است که منجر به جرم یا تخلف انضباطیکارمند به زبان ساده، شخص درگیر در سازمان کارگری، باید با کمک یک یادداشت توضیحی، دخالت یا عدم دخالت خود را در این یا آن حادثه ثابت کند. همچنین شایان ذکر است که نوشتن این نوع سند رایج ترین و فرم رسمیگفتگو بین مافوق و زیردستان

مدیریت نیاز به یک یادداشت توضیحی دارد: چه باید کرد؟

در شرکتی که این یا آن شخص کار می کند، یک وجود داشت اضطراریو مدیریت خواستار توضیح از کارگران شد. بسیاری از کارمندان بلافاصله شروع به نگرانی و تعجب می کنند که آیا باید سندی را تهیه کنند یا خیر. فوراً باید توجه داشت: برای گفتگوی سازنده با مافوق خود ، البته ارزش آن را دارد که یک یادداشت توضیحی تهیه کنید. علاوه بر این، کارمند از این امر مزایایی خواهد داشت. بنابراین، اولاً این امکان وجود خواهد داشت که موضع خود را تا حد امکان واضح و روشن بیان کنید. و ثانیا، نوشتن یک سند به جلوگیری از مشکلات در آینده کمک می کند. واقعیت این است که توضیح به کارگردان نوعی محافظت از خود است، فرصتی برای کاهش یا به تعویق انداختن اعمال احتمالی تحریم ها. در صورتی که ظرف 2 روز تبصره به دست مراجع نرسد، مجازات کامل و اجتناب ناپذیر خواهد بود.

بنابراین ، صرف نظر از آنچه اتفاق افتاده است ، هنوز ارزش دارد که یک سند توضیحی تهیه شود. تأخیر، باعث آسیب مادی, اقدامات نامناسبدر محل کار و غیره - همه اینها می تواند کاملاً تصادفی اتفاق بیفتد. مدیریت فرصتی برای توضیح اقدامات شما فراهم می کند که نباید از دست داد.

یادداشت توضیحی به نام چه کسی نوشته شده است؟

با درک اینکه نوشتن یک بیانیه توضیحی یک رویه است، اگرچه اجباری نیست، اما مطلوب است، ارزش دارد که به سوال بعدی: در مورد طراحی مناسب آن. متأسفانه اکثر شهروندان یادداشت های توضیحی را کاملاً برخلاف قوانین می نویسند. بله، اغلب در بسیاری از شرکت ها تهیه سند مورد نظر در اولویت نیست. با این حال، این بدان معنا نیست که می توانید یادداشت را به هر شکلی که دوست دارید قالب بندی کنید. به مدیر شایستگی و طبق قوانین؟ بیشتر در این مورد بعدا.

اولین چیزی که باید در مورد آن صحبت کنید این است که چه کسی باید یک یادداشت توضیحی بنویسد. در اینجا، به نظر می رسد، همه چیز ساده است. با این حال، اکثر شهروندان از قبل در مرحله اول مشکل دارند. و این مشکلات موجه است: مدیریت اغلب نماینده یک ستاد بزرگ است و درک اینکه چه کسی مافوق فوری است چندان آسان نیست. با این حال، هنوز هم امکان کشف آن وجود دارد. برای انجام این کار باید بررسی کنید سند ویژهکه به آن می گویند آنجاست که باید نوشته شود که مافوق بلافصل فرد شاغل کیست.

درباره گزینه های نوشتن یادداشت توضیحی

دقیقاً چگونه باید یک یادداشت توضیحی بنویسید: روی یک کاغذ یا رایانه؟ در اینجا هیچ الزامات روشنی وجود ندارد. قانون هیچ یک از این گزینه ها را منع نمی کند. اما همچنان شایان ذکر است که اکثر شرکت ها یادداشت های توضیحی را می پذیرند که با دست نوشته شده اند. این حتی راحت تر است.

طبیعتاً متن دست نویس باید خوانا باشد. در واقع، اگر مدیریت در شناسایی آنچه نوشته شده مشکل داشته باشد، ممکن است مشکلاتی ایجاد شود.

بنابراین، تفاوت اساسیدر مورد نحوه دقیق تنظیم سند، البته، خیر. اما اگر مدیریت خواسته های خاصی را مطرح می کند، البته بهتر است که آنها را برآورده کنید.

قوانین تنظیم یادداشت توضیحی: هدر

یک یادداشت توضیحی چاپ شده روی رایانه برای مدیر باید داشته باشد یک ساختار خاص. چگونه باید باشد؟ نحوه نوشتن یادداشت توضیحی خطاب به کارگردان در زیر مورد بحث قرار خواهد گرفت.

در برگه بالا سمت راست نوشته شده است که این یادداشت به چه کسی و از طرف چه کسی است. سازمان و بخش، و همچنین موقعیت و حروف اول شما در اینجا نشان داده شده است. در زیر، وسط، عنوان نوشته شده است: «یادداشت توضیحی».

اغلب مدیریت اقتضا می کند که اسناد مطابق با تمام استانداردهای ممکن و غیرممکن تهیه شود. افراد دارای روسای مشابه باید توجه داشته باشند قانون بعدی: سربرگ به صورت یکپارچه و بدون فاصله نوشته می شود. در زیر یک نمونه است یادداشت توضیحی به کارگردان. نمونه ای از طراحی صحیح و نادرست به وضوح نشان داده شده است.

قوانین تنظیم یادداشت توضیحی: بخش اصلی

پس از طراحی هدر، باید شروع به نوشتن قسمت اصلی سند کنید. دقیقاً چه چیزی را می توانم در اینجا توصیه کنم؟ یادداشت توضیحی خطاب به کارگردان باید کوتاه، مختصر و خوانا باشد. ارزش این را دارد که تاریخ رویداد را مشخص کنید، فقط همین نام های مورد نیازو نام خانوادگی، و همچنین با جزئیات نسبتاً دلایل آنچه رخ داده است، توضیح دهد.

چه کاری را هرگز نباید انجام دهید؟ اول از همه دروغ بنویس. شما نباید رهبری خود را دست کم بگیرید. دیر یا زود، ممکن است حقیقت همچنان آشکار شود. ثانیاً نمی توانید در یادداشت خود از فحاشی یا ناسزا استفاده کنید. انواع مختلفکلمات نامناسب سبک باید صرفاً تجاری و رسمی باشد. مطلقاً هر شخص، صرف نظر از موقعیتی که دارد، باید در مواردی، با مهارت و شایستگی یادداشت توضیحی خطاب به مدیر تهیه کند.

اقدامات بعدی با یک یادداشت توضیحی

فهمیدن نحوه نوشتن یادداشت توضیحی خطاب به کارگردان چندان دشوار نیست. در مرحله بعد، باید بدانید که سند تکمیل شده باید کجا و به چه مقاماتی ارسال شود.

همانطور که قبلا ذکر شد، کارمند فقط دو روز فرصت دارد تا یادداشت توضیحی را برای مافوق خود تنظیم و ارسال کند. که در در غیر این صورتکارفرما می تواند جریمه کاملی را برای متخصص اعمال کند با نوشتن یادداشتی، کارمند آن را به مرجع مربوطه می دهد. می توانید دقیقاً از اقدامات محلی خاص دریابید.

توصیه می شود کارمند یادداشت توضیحی را در دو نسخه بنویسد. این امر ضروری است تا در آینده هیچ ادعایی مبنی بر ارسال سند توسط متخصص در زمان اشتباه وجود نداشته باشد. به هر حال، اغلب زمان زیادی طول می کشد تا توضیح به مقامات برسد. اگر مدیر از شهادت کارمند راضی نبود و الف را تحمیل کرد مسئولیت کامل، مشکل باید در سطح کاملاً متفاوتی حل شود - از طریق گفتگوی مستقیم. همچنین شایان ذکر است که ماده 193 قانون کار فدراسیون روسیه که همه موارد را ارائه می دهد اطلاعات لازمدر مورد چنین مفهومی به عنوان یادداشت توضیحی خطاب به کارگردان.

ماده 193 قانون کار فدراسیون روسیه: ویژگی های عمومی

این قانون همچنین حاوی اطلاعات ارزشمند دیگری است. به عنوان مثال، آن مدیریت نمی تواند یک کارمند را شش ماه پس از حادثه مسئول بداند یا تنها برای یک تخلف چندین نوع مجازات را اعمال کند.

در مورد نوشتن یادداشت توضیحی به یک موسسه آموزشی

یادداشت توضیحی برای مدیر موسسه آموزشی معمولاً مستقیماً توسط شرکت کننده تنظیم می شود. فرآیند آموزشی. در اینجا نیز الزامات کلی روشنی وجود ندارد. باز هم هر فردی موسسه آموزشیقادر به مطرح کردن خود است الزامات فردیدر مورد تهیه سند

یادداشت توضیحی خطاب به مدیر مدرسه تقریباً مانند یادداشت توضیحی برای کارمندان تنظیم می شود. سربرگ باید در سمت راست بالا و بدنه باید کوتاه و مختصر باشد. خیر تفاوت های خاصو در انواع توضیحی. فرقی نمی کند که برای تأخیر باشد یا برای نقض نظم و انضباط یا هر چیز دیگری.

در برخی موقعیت های زندگیممکن است به یک نمونه یادداشت توضیحی نیاز داشته باشید، بنابراین بهتر است از قبل ایده ای در مورد نحوه صحیح قالب بندی مقاله داشته باشید.

اگر می خواهید بدانید کدام موارد اجباریباید در این فرم موجود باشد مکاتبات تجاری، سپس در این مقاله به تمام سوالات خود پاسخ خواهید داد، یعنی نحوه نوشتن یادداشت توضیحیبه محل کار و مدرسه

چگونه یادداشت توضیحی بنویسیم؟

بیایید بفهمیم که یادداشت توضیحی چیست. این شکل خاص سند تجاریکه در مواقعی استفاده می شود که نیاز به ارزیابی وضعیت موجود از هر طرف باشد و به همین دلیل توضیحاتی از شرکت کنندگان در حادثه گرفته می شود.

درک این نکته مهم است که توضیح با گزارش کردن یکسان نیست. شخصی که یادداشت توضیحی را می نویسد هیچ اظهارنظری نمی کند، از کارگردان نمی خواهد که برخی را مرتب کند وضعیت بحث برانگیز، نتیجه گیری نمی کند، بلکه صرفاً منعکس می کند نوشتنحادثه ای که اتفاق افتاد

ممکن است در موارد زیر از کارمند خواسته شود که یادداشت توضیحی بنویسد:

• غیبت.
• برای کار دیر است.
• نقض مهلت های انجام وظایف محوله.
• عدم انجام وظیفه محول شده و غیره

یک یادداشت توضیحی با استفاده از آن نوشته شده است قوانین استانداردمکاتبات تجاری:

• تمام اطلاعات ارائه شده باید قابل اعتماد باشد.
• سبک کسب و کار ارائه وضعیت.
• عدم وجود ناسزا و زبان محاوره ای.
• ارائه مختصر
• جملات به ترتیب، منطقی و به ترتیب زمانی مرتب می شوند.
• یادداشت توضیحی به صورت اول شخص نوشته می شود.
• در پایان سند باید تاریخ تنظیم و امضای شخصی درج شود.

یادداشت توضیحی برای کار. در صورت تأخیر نمونه بگیرید

شما قبلاً قوانین مربوط به تهیه یادداشت توضیحی را می دانید، اجازه دهید به طور خاص به آن نگاه کنیم نحوه نوشتن یادداشت توضیحی برای کار. یک سند نمونه به شکل زیر است:

• نام مدیر (یا شخص دیگری که مناسب است اختیارات رسمی) برای چه کسی یادداشت توضیحی می نویسید. باید در گوشه سمت راست بالا نوشته شود. به عنوان مثال: "به مدیر Severny Bridge LLC، آناتولی ایوانوویچ اگورکین."
• در زیر مخاطب، در سطر زیر، باید نام و سمت خود را ذکر کنید: «از یک متخصص در کار پیمانیایلچنکو واسیلی پتروویچ."
• در قسمت مرکزی مقاله عنوان سند نوشته شده است: "توضیح".
• بخش اصلی یادداشت توضیحی شامل توصیف حقایق خاصی است که باعث ایجاد موقعیتی شده است که نیاز به توضیح دارد. به عنوان مثال:

  در 24 مهر 1394 به دلیل ترکیدن باتری خانه با 5 ساعت تاخیر سر کار حاضر شدم. با اورژانس تماس گرفتم و تلاش کردم تا خسارت اموالم به حداقل برسد. اورژانس یک ساعت پس از تماس وارد شد و فقط ساعت 10 شروع به کار کرد. کار آنها 2 ساعت طول کشید، بنابراین آنها فقط در ساعت 12:00 به پایان رسیدند. در حین تعمیر کارمن نمی توانستم آپارتمانم را ترک کنم زیرا تنها زندگی می کنم. بعد از اتمام کار بلافاصله سر کار رفتم و تا ساعت 13 به دفتر رسیدم. من از قبل با تماس تلفنی وضعیت را به رئیس اداره اطلاع دادم. من سندی را به یادداشت توضیحی پیوست می‌کنم که واقعیت پیشرفت رخ داده را مستند می‌کند. دستگاه گرمایش، زنگ زدن خدمات اضطراریو رفع خرابی باتری

• در پایان سند باید تاریخ تدوین را وارد کرده و شخصاً آن را امضا کنید. با استفاده از یک مثال، به نظر می رسد: "10/15/2015 Ilchenko V.P.

اکنون می دانید که یک یادداشت توضیحی نمونه چیست.

پس از ارسال سند توسط مدیر یا رسمیمجاز به انجام آن است. پس از بررسی، مدیر یک قطعنامه در مورد اقدامات بعدیدر رابطه با یک کارمند

در صورتی که مدیر تصمیم به اعمال اقدامات انضباطی نسبت به کارمند داشته باشد، تبصره توضیحی کارمند به عنوان مدرک ضمیمه پرونده می شود.

یادداشت توضیحی برای مدرسه. نمونه در صورت حذف

اگر نیاز به نوشتن یک یادداشت توضیحی برای مدرسه دارید، تفاوت قابل توجهی با نمونه ای که قبلاً به عنوان مثال ارائه شد، نخواهد داشت.

تنها تفاوت در مخاطب خواهد بود و افراد زیر می توانند به عنوان او عمل کنند:

• سر معلم
• معلم کلاس.
• سر معلم

در بالای برگه سمت راست باید بنویسید، به عنوان مثال: "به معلم مدرسه شماره 15، یوری واسیلیویچ پیمکین." از چه کسی: "از دانش آموز کلاس 11-"B" Vasechkin Pyotr Gennadievich یا "از gr. Vasechkina Yulia Vladimirovna" - در صورتی که یادداشت توضیحی توسط یکی از والدین دانش آموز ارسال شود.

قسمت اصلی یادداشت توضیحی باید حاوی توضیح شرایطی باشد که نیاز به توضیح دارد. تاکید می کنیم که اگر سند توسط یکی از والدین ارائه شده باشد، قسمت اصلی مقاله باید حاوی توضیحات مربوطه باشد.

به عنوان مثال:
من، نینا میخایلونا سوکولووا، مادر دانش آموز کلاس 11-B ایوان پتروویچ سوکولوف، می توانم توضیحات زیر را در مورد غیبت از کلاس ها در 10/10/2015 ارائه کنم. هنگام آماده سازی صبح، پسرم معده درد داشت، حالش خوب نبود و این موضوع را به من گفت. پس از اندازه گیری دما، متوجه شدم که افزایش یافته است و به همین دلیل با پزشک محلی تماس گرفتم. به همین دلیل تصمیم گرفتم او را در خانه رها کنم و طبق توصیه پزشک به درمان ادامه دهم. یک یادداشت روی کارت پسرم (فتوکپی) و یک گواهی از یک موسسه پزشکی که حرف من را تأیید می کند ضمیمه شده است.

از اینجا می توان دریافت که در نوشتن یادداشت های توضیحی برای محل کار و مدرسه تفاوت معنی داری وجود ندارد. نکته اصلی این است که مشخص شود سند به نام چه کسی تنظیم می شود. به طور معمول، ارتباط بین مدرسه و والدین برای اختلالات جزئی مقررات داخلی، می رود از طریق معلم کلاس. در برخی موارد، یادداشت توضیحی ممکن است نشان دهنده دانش آموز باشد که سندی برای کنترل دسترسی به موسسه آموزشی است.