فرآیند اعطای قدرت قانونی به یک سند. نیروی قانونی سند: ماهیت، مراحل ارائه

نیروی قانونی یک ملک است سند رسمیتوسط قانون جاری به وی ابلاغ شده، صلاحیت ارگانی که آن را صادر کرده و طبق روال تعیین شدهثبت غیبت جزئیات لازمو یا اجرای نادرست آنها ممکن است منجر به این واقعیت شود که سند نخواهد داشت نیروی قانونی(مثلاً بدون امضا یا تاریخ). اگر حاوی عنوانی برای متن یا یادداشتی در مورد مجری نباشد، این تنها به مشکلات خاصی در کار با سند منجر می شود، اما بر اهمیت حقوقی آن تأثیر نمی گذارد.

جزئیات اجباری که اعتبار قانونی اسناد را تضمین می کند عبارتند از:

نام شرکت ( رسمی) -- نویسنده سند؛

نام نوع سند؛ تاریخ سند؛

شماره ثبت;

مهر تایید سند؛

متن; امضا؛

امضا است شرط اجباریهر مدرکی یک مقام رسمی با امضای سند مسئولیت می‌پذیرد: صحت سند. برای همه عواقب احتمالیاجرا (اجرا کردن) سند. حق امضا داده می شود افراد خاصو می توان آن را قید کرد: در اساسنامه شرکت؛ در مقررات مربوط به شرکت (در مورد واحد ساختاری)؛ در دستورالعمل کار اداری؛ در شرح شغل کارمند؛ در دستور توزیع مسئولیت ها. اسناد سازمان به امضای مدیر یا معاونان وی می رسد. اسناد بخش‌های ساختاری توسط رؤسای آنها امضا می‌شود. در تعدادی از مسائل، سایر کارمندان، به عنوان مثال، متخصصان برجسته شرکت، ممکن است حق امضا داشته باشند. امضا در اولین نسخه سند، و در صورت لزوم، روی نسخه های دیگر، به عنوان مثال، هنگام انعقاد قرارداد، قرار می گیرد.

تاریخ سند یکی از مهمترین جزئیات سند است. عدم وجود تاریخ در یک سند باعث بی اعتباری آن می شود.

مهر - قانونی لوازم قابل توجهو برای تأیید امضای یک مقام رسمی در مهمترین اسناد (یا مالی) استفاده می شود.

مهر نشان می دهد: اصالت سند و وابستگی سند به سازمان درج شده روی مهر. مهر به اسنادی الصاق می شود که انتشار آن مستلزم موارد زیر است:

• - هر عواقب قانونیبه عنوان مثال، ایجاد، سازماندهی مجدد یک شرکت؛
• - پیامدهای مادیبه عنوان مثال انتقال دارایی های مادی، شناسایی حق سازمان یا شخصیبرای هرچیزی.

مهر تأیید - برخی از اسناد تنها از لحظه تأیید آنها توسط رئیس یا مقام بالاتر. مهر تایید لازمه یک سند رسمی است که مقررات یا ماهیت حقوقیمحتوای آن تایید اجباریموضوع: اساسنامه، مقررات مربوط به شرکت ها (شعبه ها)؛ میزهای پرسنل; گزارش های بازرسی، گواهی های پذیرش؛ شرح شغل; برآوردها، طرح های تجاری، گزارش ها و غیره پ.

شماره ثبت است تضمین اضافیاصالت سند این نشان می دهد که سند تمام مراحل پردازش را طی کرده است، ثبت شده است و بنابراین یک سند رسمی شرکت است. برای قوه قانونی دادن به سند الکترونیکی از امضای دیجیتال الکترونیکی استفاده می شود. یک سند الکترونیکی فقط در صورتی از نظر قانونی مهم شناخته می شود نتیجه مثبتاحراز هویت الکترونیکی امضای دیجیتال

امضای دیجیتال الکترونیکی (EDS) -- جزئیات سند الکترونیکی، در نظر گرفته شده برای محافظت از این سند الکترونیکی در برابر جعل، به دست آمده در نتیجه تبدیل رمزنگاری اطلاعات با استفاده از کلید خصوصیامضای دیجیتال الکترونیکی و به شما امکان می دهد صاحب گواهی کلید امضا را شناسایی کنید و همچنین عدم تحریف اطلاعات را در سند الکترونیکی ایجاد کنید. امضای الکترونیکی در یک سند الکترونیکی معادل امضای دست نویس در یک سند است بر روی کاغذمشروط به شرایط زیر:

• - گواهی کلید امضا صادر شده توسط مرکز صدور گواهینامه در زمان امضای سند الکترونیکی معتبر است. صحت امضای دیجیتال الکترونیکی در سند الکترونیکی تایید شده است.
• - یک امضای دیجیتال الکترونیکی مطابق با اطلاعات آن مشخص شده در گواهی کلید امضا استفاده می شود. به لطف این فناوری، یک سند الکترونیکی به دست می آید: داشتن نیروی قانونی. تایید نویسندگی سند؛ تأیید عدم تحریف اطلاعات در سند. برای کپی کردن سند کاغذیدارای قدرت قانونی نسخه اصلی باشد، باید به ترتیب مقرر گواهی شود. برای این منظور، "علامت گواهی کپی" الصاق می شود که حاوی: گواهی نامه"درست"؛ موقعیت شخصی که کپی را تأیید کرده است. امضای او؛ تاریخ صدور گواهینامه؛
• - چاپ (برای مهمترین یا اسناد خارجی). صدور گواهینامه توسط خود شرکت یا در صورت لزوم توسط یک دفتر اسناد رسمی انجام می شود.

مطابق با مقررات اعمال حقوقییا با توافق طرفین، یک سند کاغذی با مهر، در صورت تبدیل به سند الکترونیکی، می تواند به صورت الکترونیکی تأیید شود. امضای دیجیتالیرسمی شرکت ها مجاز به صدور گواهینامه هستند:

• - کپی اسناد ارائه شده توسط شهروندان هنگام درخواست کار یا تحصیل؛
• - کپی اسناد برای تصمیم گیری مشکلات اجتماعیکارگران در شرکت، کپی ها توسط: رئیس سازمان تأیید می شود. مقام (رئیس اداره منابع انسانی).

در سازمان های درون فرایند تولیدکارمندان مکاتبات داخلی را بین خود انجام می دهند. آنها بیانیه می نویسند و از طریق اعلان هایی در مورد پیشرفت کار انجام شده یا نحوه انجام آن به یکدیگر اطلاع می دهند. اغلب چنین اسنادی از اهمیت بالایی برخوردار هستند و بنابراین باید دارای قدرت قانونی باشند.

برای قوت قانونی دادن به سند، رعایت آن الزامی است قوانین زیر:

کارفرما ایجاد یک سند مکاتبات داخلی، باید به مقررات قانونی جاری پایبند باشد.

یک کارمند فقط در محدوده صلاحیت خود می تواند سند صادر کند.

کارفرما موظف است از قوانین تنظیم و پردازش اسناد و همچنین آشنایی کارکنان با آنها (در صورت لزوم) پیروی کند.

جزئیاتی که به سند قدرت قانونی می دهد

جزئیات اجباری که به اسناد ایجاد شده قدرت قانونی می دهد:

1. نویسنده سند (نام سازمان، موسسه، مؤسسه، نشان دهنده وابستگی دپارتمان یا شکل قانونی). یک جایگزین می تواند چاپ سند بر روی آن باشد سربرگ. برخی اسناد علاوه بر این، شهری را که در آن قرار دارد نشان می دهد این سندمنتشر شد.

2. عنوان سند (دستور، آیین نامه و ...).

3. تاریخ ایجاد سند، تصویب آن، لازم الاجرا شدن.

4. فهرست (شماره) ثبت این سند مطابق با سیستم ثبتی اتخاذ شده توسط شرکت.

6. امضای رئیس سازمان یا نماینده تام الاختیار وی شخص مسئول. امضای مدیر را می توان به چند شکل الصاق کرد، به ویژه:

6.1. امضای مستقیم (مانند دستورات در فرم های یکپارچهآه - نشان دهنده موقعیت، رونوشت امضا و خود امضا).

6.2. مهر تأیید مستقیم با امضای رئیس (یا مقام مجاز) این سازمان. مهر تأیید به عنوان بالای سند در سمت راست چسبانده می شود.

6.3. مهر تأیید غیرمستقیم، با واسطه، مثلاً از طریق تأیید سفارش. چنین مهری معمولاً روی عنوان بالای سند در سمت راست نیز قرار می گیرد (مانند فرم یکپارچه T-3 - جدول کارکنان).

6.4. در قالب تصمیم یک مدیر، به عنوان مثال، در مورد درخواست یک کارمند. قطعنامه الزاماً باید شامل چهار جزء باشد: گیرنده قطعنامه، یعنی اقدام ادارییا علامت، امضای مدیر و تاریخ تصمیم. رزولوشن معمولاً با دست در هر یک چسبانده می شود فضای خالیسند، اما معمولا در بالای آن.

7. تائید ویزا برای آن دسته از اسنادی که بدون چنین ویزاهایی قدرت قانونی کامل ندارند. به عنوان مثال، ویزاهای توافق شده با اولیه ارگان صنفی، با در نظر گرفتن نظرات نهاد نمایندگی، هماهنگی با وکیل، با حسابدار ارشد و ... اسنادی که نیاز به تایید دارند بر اساس الزامات تعیین می شوند قانون فعلیفرم های یکپارچه و مقررات داخلی داخلی خود سازمان به ویژه دستورالعمل های مربوط به امور اداری یا مقررات بخش ها و غیره (در صورت وجود). ویزای تاییدیه می تواند در انواع زیر باشد:

7.1. نشانی از سندی که تأیید را تأیید می کند (فرم یکپارچه T-7). مهر تأیید معمولاً در قسمت طراحی پایین در سمت چپ قرار می گیرد.

7.2. ذکر عبارت تأیید کننده توافق، موقعیت شخص یا افرادی که با آنها توافق نامه انجام شده است، امضا / امضاها، رمزگشایی آنها و تاریخ توافق. ویزای تأیید معمولاً در پایین سند یا در هر فضای آزاد نصب می شود.

8. ویزاهای معرفی باید تحت همه باشد دستورات پرسنلو اسناد دیگری که در اصل باید به دایره خاصی از کارمندان ابلاغ شود. این لوازمهمچنین شامل تاریخ دست نویس آشنایی توسط کارمندان تحت سند امضا شده است. ویزای آشنایی در پایین سند در مرکز یا سمت چپ چسبانده شده است.

فرم های یکپارچه توسعه یافته توسط Goskomstat با در نظر گرفتن قدرت قانونی اسناد ساخته شده و حاوی تمام جزئیات مشخص شده است (اگرچه استثنائاتی وجود دارد، به عنوان مثال، کارت شخصی یک کارمند - فرم یکپارچه T-2 شامل شماره ثبت نیست، زیرا این موارد وجود دارد. اسناد نه به ترتیب زمانی، بلکه بر اساس حروف الفبا ذخیره می شوند).

مثال از همه جزئیات مشخص شدهدر یک فرم یکپارچه در زیر با استفاده از مثال فرم یکپارچه T-6 - دستور مرخصی آورده شده است.

اعطای قدرت قانونی به اسناد مکاتبات داخلی

مکاتبات داخلی در یک سازمان وظایف زیر را حل می کند:

1. نظر، درخواست، پیشنهاد یکی از طرفین، کارفرما یا کارمند را کتباً بیان و مستند کند و یا در ماهیت اطلاع طرف مقابل باشد.

2. بخشی جدایی ناپذیر در روند فسخ قرارداد کار، انتقال کارکنان، درخواست مرخصی و سایر مراحل پرسنلی است.

3. در هنگام رسیدگی به یک اختلاف کار به عنوان مدرک مستند لازم عمل می کند.

به منظور انجام مکاتبات داخلی برای انجام کلیه وظایف فوق، شرایط زیر باید رعایت شود:

1. سند باید به درستی اجرا شود، با تمام جزئیات لازم.

2. سند باید دارای شماره ثبت مطابق با لاگ اسناد ورودی و خروجی باشد.

3. پاسخ رسمی از طرف گیرنده باید به این سند داده شود. مثلا در قالب قطعنامه.

4. سند باید با در نظر گرفتن الزامات آرشیوی تعیین شده ذخیره شود.

اغلب، کارمند مکاتبات داخلی را از طریق بیانیه ها، یادداشت ها و یادداشت ها انجام می دهد و کارفرما - در قالب اعلان ها. اسناد مکاتبات داخلی نه تنها در صورت نیاز به مبادله تنظیم می شود پیام های رسمیبین کارمندان، بلکه بین روسای ادارات و کارمندان، روسای برخی ادارات و سایرین و غیره.

در حال حاضر بیشتراین مکاتبات در در قالب الکترونیکی, با ارسال پیام با ایمیل . با چنین پیام هایی، اثبات اینکه این سند الکترونیکی توسط این کارمند خاص ایجاد شده است بسیار دشوار است (حتی هنگام تنظیم رمز عبور، باید ثابت کنید که هیچ کس غیر از این کارمند خاص، رمز عبور برای دسترسی به یک ایمیل خاص را نمی دانستم). بنابراین، در صورت بروز تعارض یا درگیری احتمالی، توصیه می شود اسناد را در آن تنظیم کنید نسخه کاغذیتایید با امضای شما و ثبت نام از طریق افسر رسمی در شرکت مسئول ثبت سند.

اگر کارمند چاپ کند، می توان به چنین مکاتباتی قدرت قانونی داد ایمیل ها، و مقام رسمی آنها را ثبت می کند. بعلاوه اسناد داخلیشرکت (مقررات داخلی داخلی) باید دقیقاً این روش تبادل اطلاعات را به عنوان مکانیزم ارتباطی کارآمد و همچنین دفعات بررسی پیام ها ایجاد کند.

در نظر بگیریم اصول کلیقدرت قانونی به اسناد مکاتبات داخلی - بیانیه ها و اطلاعیه ها. این اسناد اغلب شواهد اصلی در اختلافات کارگری، از همین رو کار شایستهحفاظت از منافع کارفرما با آنها بسیار مهم است.

ویژگی های ثبت و قدرت قانونی دادن به اظهارات

به نفع کارفرماست که اظهارات شخصیکارگران با دست صادر شدند. به طور معمول، سازمان‌ها از فرم‌های الگو استفاده می‌کنند که در آن حداقل امضای کارمند و تاریخ امضای درخواست باید به صورت دستی پر شود. اغلب چنین اظهاراتی در درگیری قضایی به عنوان یک واقعیت فشار بر کارمند تفسیر می شود.

در اصل، برنامه را می توان به طور خودکار ایجاد کرد، اما، با این وجود، پس از آن توسط شخصی چاپ و امضا می شود که این بیانیهتساوی.

مطلوب است که درخواست، با در نظر گرفتن روش فوق برای اعطای قدرت قانونی اسناد، حاوی جزئیات زیر باشد:

1. عنوان سند "برنامه" است.

2. مخاطب - که برنامه برای او ارسال می شود، با ذکر موقعیت در سازمان خاص، نام و نام خانوادگی. رسمی

3. کامپایلر - از چه کسی ارسال می شود، با ذکر موقعیت و نام کامل. کارمند

4. متن بیانیه.

5. امضای نویسنده درخواست.

6. تاریخ درخواست.

7. امضای تایید (اغلب با مدیر واحد ساختاری- در صورت لزوم). این جزئیات اختیاری است. بنابراین، در دسترس بودن آن با اصول کار با چنین اسنادی در یک سازمان خاص تعیین می شود.

8. شماره ثبت درخواست. شماره با توجه به مجله اسناد دریافتی (یا مجله دیگری، بسته به طراحی سیستم ثبت در یک سازمان خاص) با ذکر شماره، تاریخ پذیرش سند و امضای شخص مسئول به سند اختصاص می یابد. (مثلا منشی). مسئول دریافت این مدارک شماره را درج می کند.

9. تصمیم شخصی که درخواست به او خطاب شده یا مجاز به تصمیم گیری است سوال خاص. این قطعنامه باید حاوی یک امضای دست‌نویس، تاریخ و تصمیم اداری در مورد درخواست باشد که نشان دهنده مقام خاص (نام وی یا به سادگی اداره) باشد که این دستور برای او ارسال شده است و (در صورت لزوم) تاریخی که دستور مشخص شده در قطعنامه باید تا آن زمان باشد. اعدام شود.

10. پس از اجرا بر اساس این برنامه انجام می شود رویه های پرسنلی، می توان در مورد اجرای دستور مدیر روی آن علامت گذاری کرد (به مثال 8 مراجعه کنید). آنها معمولاً در پایین سند در سمت چپ یا در هر فضای آزاد قرار می گیرند.

11. ممکن است علائم شماره پرونده ای که این درخواست به آن ارسال شده است وجود داشته باشد.

اجازه دهید مثالی از یک برنامه کاربردی حاوی تمام جزئیات لازم ارائه دهیم.

ویژگی های ثبت و قوه قانونی دادن به اطلاعیه ها

کارفرما اخطاریه می نویسد تا کارمند را از چیزی مطلع کند. به عنوان مثال، برای هشدار به او در مورد کاهش پیشنهادی کارکنان (ماده 180 قانون کار فدراسیون روسیه)، در مورد آینده آینده مرخصی سالانه، با توجه به برنامه تعطیلات شرکت (ماده 123 قانون کار فدراسیون روسیه)، در مورد تغییر آتی در شرایط قرارداد کار (ماده 74 قانون کار فدراسیون روسیه)، که یک فوریت قرارداد استخدامبا کارمند کاهش می یابد (ماده 79 قانون کار فدراسیون روسیه) و غیره.

اطلاعیه های رسمی برای رعایت رویه مقرر در قانون کار باید فقط به صورت کاغذی صادر شود، زیرا این اسناد به عنوان تأییدیه انطباق عمل می کنند. نظم برقرار کرد، و کارمند واقعیت دریافت را تأیید می کند این اطلاعیه، به عنوان یک قاعده، در خود سند.

در زیر عصاره هایی از قانون کار، تأیید الزام اخطار کتبی در برخی موارد از انطباق قانون کار.

قطعه سند

قانون کار فدراسیون روسیه ماده 74. تغییر توسط طرفین تعیین می شودشرایط قرارداد کار به دلایل مربوط به تغییرات سازمانی یا شرایط تکنولوژیکیکار یدی (…) در باره تغییرات آتیشرایط قرارداد کار تعیین شده توسط طرفین و همچنین دلایلی که چنین تغییراتی را ایجاب می کند، کارفرما موظف است به کارمند اطلاع دهد. نوشتن حداکثر تا دو ماه، مگر اینکه در این آیین نامه طور دیگری مقرر شده باشد. در صورتی که کارمند با شرایط جدید موافقت نکند، کارفرما موظف است نوشتن به او شغل دیگری را که در دسترس کارفرما است پیشنهاد دهید (مانند موقعیت خالییا شغلی که با صلاحیت های کارمند مطابقت دارد و همچنین موقعیت خالی کمتر یا شغلی با دستمزد کمتر) که کارمند می تواند با در نظر گرفتن وضعیت سلامتی خود انجام دهد. ماده 79. فسخ قرارداد کار مدت معین قرارداد کار با مدت معین پس از انقضای مدت اعتبار آن فسخ می شود. خاتمه قرارداد کار به دلیل انقضای آن باید حداقل سه بار از قبل کتباً به کارمند اطلاع داده شود. روزهای تقویمقبل از اخراج، مگر در مواردی که قرارداد کار با مدت معین منعقد شده برای مدت وظایف کارمند غایب منقضی شود. ماده 123. ترتیب اعطای مرخصی استحقاقی سالانه ترتیب اعطای مرخصی استحقاقی سالانه بر اساس برنامه مرخصی (...) تعیین می شود. کارمند باید از زمان شروع مرخصی مطلع شود برای امضا حداکثر دو هفته قبل از شروع. ماده 180. ضمانت و جبران خسارت کارکنان در صورت انحلال سازمان، کاهش تعداد یا کارکنان کارکنان سازمان. (…) در باره اخراج آیندهدر رابطه با انحلال سازمان، کاهش تعداد یا کارکنان سازمان، به کارکنان توسط کارفرما شخصاً اخطار داده می شود. برای امضا حداقل دو ماه قبل از اخراج

در تمام این موارد، کارفرما باید تأیید کند که کارمند مطلع شده است دوره مشخص، دوره معین، که الزامات قانون کار را برآورده می کند. بنابراین، چنین تذکراتی به کارمند تحت امضای شخصی. و مهمترین چیز هنگام تحویل اخطار نه چندان امضای کارمند، بلکه نشان دادن تاریخ دریافت چنین اخطاری است.

اعلان شامل تمام جزئیاتی است که باید در هر سند پرسنلی وجود داشته باشد.

سامانه ثبت اسناد مکاتبات داخلی

اگر سازمان دارای سیستم صالح برای ثبت اسناد باشد، دفاع از خود در صورت درگیری کارگری (از جمله شکایت) برای کارفرما آسان تر خواهد بود. سیستم ثبت شرکت برای موارد زیر ضروری است:

ثبت در دسترس بودن اسناد و ردیابی حرکت آنها؛

اعطای قدرت قانونی به اسناد شرکت؛

سازماندهی بهینه جریان اسناد داخلیدر شرکت؛

حفاظت از منافع کارفرما در صورت درگیری قضایی. که در در این موردسیستم ثبت مجله تأیید می کند که سند در تاریخ خاصی ایجاد شده است.

تعداد مجلات (دفترهای حسابداری) که باید نگهداری شوند به طور مستقیم به ویژگی های فعالیت سازمان بستگی دارد. برای اینکه مجلات (کتاب) حسابداری نه تنها وظیفه ثبت اسناد را انجام دهند، بلکه در صورت بروز تضاد، به عنوان مدرکی مبنی بر اینکه سند واقعاً در دوره مشخص، دوره معینزمان و بعداً نمی توان وارد کرد، توصیه می شود قوانین زیر را برای قالب بندی این گزارش ها دنبال کنید.

مجلات باید:

دارای یک پوشش سخت (برای رعایت عمر مفید)؛

دارای یک اتصال چسبی (برای اثبات عدم امکان یا دشواری حذف یک برگه یا اضافه کردن یک برگه به ​​یک مجله موجود)؛

دارای صفحات شماره گذاری شده از ابتدا تا انتها

دوخته شود؛

با مهر شخص حقوقی و امضای رئیس سازمان (به استثنای دو دفتر اول حسابداری) باشد. سوابق کاری، که باید با مهر و موم یا مهر تأیید شود (بند 41 فرمان دولت فدراسیون روسیه مورخ 16 آوریل 2003 شماره 225 "در مورد کتابهای کار").

ظاهر داخلی مجلات، که اسناد مکاتبات داخلی را می توان در آن ثبت کرد، توسط خود سازمان ها ایجاد می شود، زیرا هیچ گونه استانداردی از مجلات وجود ندارد. شکل تقریبی آنها در زیر آمده است.

کپی و تکراری

اغلب اسناد مکاتبات داخلی به صورت کپی یا تکراری به مقامات تحویل داده می شود، به ویژه اگر اصل سند برای مقام بالاتر ارسال شده باشد یا در پرونده ثبت شده باشد، اما باید اقدامات بیشتری در مورد سند انجام شود.

کپی 🀄 سند می تواند فکس یا رایگان باشد. کپی فکسمحتویات سند و تمام موارد آن را به طور کامل بازتولید می کند نشانه های خارجی- جزئیات موجود در اصل (شامل امضا و مهر) یا بخشی از آنها، ویژگی های محل آنها. کپی رایگانایجاد شده بر روی ماشین تحریر، حاوی تمام جزئیات سند است، اما لزوماً شکل آن را تکرار نمی کند.

کارمند مسئول اسناد، کپی ها را تأیید می کند. تصدیق کپی ها با الصاق کلمه «صحیح» یا «کپی صحیح است» و با ذکر امضا، رونوشت آن و تاریخ شخص مسئول رسمیت می یابد. سوابق گواهی معمولاً در پایین سند در هر فضای آزاد قرار می گیرد.

در صورتی که سند به سازمان های دیگر ارائه شود، روی کپی اسناد (گزیده ای از آنها) باید مهر شود .

تکراری – تکرار کپیسند رسمی که دارای اعتبار قانونی اصل باشد.

* * *

بنابراین، اسناد مکاتبات داخلی را نباید دست کم گرفت - اغلب از آنها طراحی صحیحو پردازش بستگی به تشخیص قانونی بودن رویه انجام شده دارد. اما دقیقاً این اسناد است که کارفرمایان در حال حاضر اغلب نمی دانند چگونه با آنها رفتار کنند. چنین اوراقی ثبت نشده، مورد توجه قرار نمی گیرد یا مورد توافق قرار نمی گیرد، که نه تنها بر قوت قانونی سند، بلکه بر رویه های مدیریتی انجام شده در شرکت تأثیر منفی می گذارد. اغلب به این دلیل، کارفرما نمی تواند گناه کارمند خاصی را اثبات کند و نمی تواند درخواست کند راه های قانونیبرنامه های کاربردی اقدام انضباطییا فسخ قرارداد کار با یک کارمند. بسیاری از شرکت ها شروع به ساختن سیستمی برای کار با اسناد بر اساس اشتباهات خود می کنند، اما همچنان بهتر است از آن جلوگیری شود پیامدهای منفیبه جای مبارزه با نتایج آنها.

1 تاریخ دست نویس

2 تاریخ شخصی

1؟ مفهوم "نیروی قانونی یک سند"، تلفیق آن در استاندارد دولتی.

GOST 51141-98 "مدیریت دفتر و بایگانی. اصطلاحات و تعاریف". قوه قانونی یک سند، ویژگی یک سند رسمی است که توسط قانون فعلی، صلاحیت مرجع صادر کننده آن و روش تعیین شده برای اجرا به آن منتقل شده است.

2؟ اطلاعات در فرم سند محتویات سند، ماهیت اجباری آن. ترکیب شناسایی سند: تایید، امضا، مهر و موم.

برای اینکه یک سند قدرت قانونی داشته باشد، باید:

فرمت مناسب؛

در محتوا تناقض نداشته باشید قانون فعلی;

توسط سازمانی که این حق را دارد منتشر شود.

عدم وجود جزئیات لازم یا اجرای نادرست آنها ممکن است منجر به این واقعیت شود که سند دارای اعتبار قانونی نخواهد بود (مثلاً امضا یا تاریخ وجود ندارد). اگر حاوی عنوانی برای متن یا یادداشتی در مورد مجری نباشد، این تنها به مشکلات خاصی در کار با سند منجر می شود، اما بر اهمیت حقوقی آن تأثیر نمی گذارد.

نیروی قانونی یک سند با مجموعه ای از جزئیات تعیین شده برای هر نوع سند تضمین می شود - عناصر اجباریاجرای سند رسمی سند اصلی تشکیل دهنده جزئیات و الزامات اجرای آنها می باشد GOST R 6.30-2003 "سیستم های اسناد یکپارچه. سیستم یکپارچه اسناد سازمانی و اداری. الزامات برای تهیه اسناد."جزئیات اجباری که اعتبار قانونی اسناد را تضمین می کند عبارتند از:

نام سازمان (رسمی) - نویسنده سند؛

نام نوع سند؛

تاریخ سند؛

شماره ثبت؛

مهر تایید سند؛

امضا؛

بر اساس برخی منابع نیز: ویزای تایید، علامت گواهی کپی، اطلاعات مرجع در مورد سازمان.

امضالازمه اجباری هر سند است. مسئول با امضای سند، مسئولیت صحت سند و کلیه عواقب احتمالی اجرای سند را بر عهده می گیرد.

تاریخ سند- یکی از مهمترین جزئیات سند. عدم وجود تاریخ در یک سند باعث بی اعتباری آن می شود.

مهر- یک شرط قانونی مهم که برای تأیید امضای یک مقام رسمی در مهمترین اسناد (یا مالی) استفاده می شود.

مهر تایید- برخی از اسناد تنها از لحظه تأیید توسط رئیس یا مقام بالاتر قدرت قانونی پیدا می کنند.

شماره ثبتتضمین اضافی صحت سند است. این نشان می دهد که سند تمام مراحل پردازش را طی کرده است، ثبت شده است و بنابراین سند رسمی شرکت است.

چارچوب قانونی و نظارتی برای مدیریت سوابق پرسنل

تقنینی و چارچوب قانونیمدیریت منابع انسانی:
1. قوانین فدراسیون روسیه.
2. احکام رئیس جمهور فدراسیون روسیه، تصمیمات دولت فدراسیون روسیه. اسناد روش شناختیسازمان های، مسئولان محلی قدرت اجراییتوسط مدیریت سوابق پرسنل.
3. اقدامات نظارتی استاندارد دولتی فدراسیون روسیه، وزارتخانه ها، ادارات، ارگان های فدرالقدرت اجرایی.

کار و قانون بازنشستگیدر مورد الزام به اسناد کار با پرسنل.

· قانون کار فدراسیون روسیه. این قانون اساسی است که یک متخصص پرسنل هر سازمانی باید در کار خود از آن پیروی کند. هنجارهای قانون کار روش استخدام و اخراج کارکنان، سازماندهی زمان کار و زمان استراحت آنها و شرایط پرداخت را تنظیم می کند. دستمزد، ارائه کارکنان مزایای مختلفو جبران خسارت

· کتابچه راهنمای صلاحیتموقعیت های مدیران، متخصصان و سایر کارکنان (مصوب با قطعنامه وزارت کار روسیه مورخ 21 اوت 1998 شماره 37 (اصلاح شده در 20 آوریل 2001): یکی از وظایف شغلیرئیس بخش منابع انسانی است برای اطمینان از آماده سازی اسناد در بیمه بازنشستگی، و همچنین ارائه آنها به مرجع امنیت اجتماعی. قوانین درخواست بازنشستگی، تعیین مستمری و محاسبه مجدد میزان بازنشستگی، انتقال از یک بازنشستگی به دیگری مطابق با قوانین فدرال «در مورد حقوق بازنشستگی کارگریدر فدراسیون روسیه" (شماره 173-FZ مورخ 17 دسامبر 2001) و "در دولت تامین حقوق بازنشستگیدر قانون فدراسیون روسیه(مورخ 15 دسامبر 2001 شماره 166-FZ) (مصوب با قطعنامه وزارت کار روسیه و صندوق بازنشستگی RF مورخ 27 فوریه 2002 شماره 17/19pb; ثبت شده در وزارت دادگستری روسیه در 31 مه 2002 (ثبت شماره 3491). منتشر شده در " روزنامه Rossiyskaya"برای 06/05/2002).

ارائه اسناد پرسنلیهنگام انجام فعالیت های نظارتی و کنترلی توسط مقامات بازرسی فدرالکارگری، دیگر فدرال و نهادهای عمومینظارت و کنترل؛ توسط دادستانی

· مطابق مقررات قانون کار فدراسیون روسیه, بازرسی دولتینیروی کار این اختیار را دارد که بر انطباق کارفرمایان با قانون کار نظارت و کنترل کند. بازرسان دولتیکار در اختیار دارد حقوق گستردهدر هنگام اعمال نظارت و کنترل، در هر زمانی از روز در صورت داشتن شناسنامه، آزادانه حق دارند نمونه تاسیس شدهبازدید به منظور بازدید از سازمان های بازرسی از کلیه اشکال و اشکال سازمانی و قانونی و مالکیت و همچنین کارفرمایان - اشخاص حقیقیدرخواست از کارفرمایان و نمایندگان آنها اسناد، توضیحات، اطلاعات لازم برای انجام وظایف نظارتی و کنترلی.

· قانون فدرال RF مورخ 27 ژوئیه 2006 شماره 149-FZ "در مورد اطلاعات، فناوری اطلاعاتو حفاظت از اطلاعات." همه کارها بر اساس این قانون است. خدمات پرسنلیبا اطلاعات شخصی کارکنان به عنوان مثال، این سؤال که اطلاعات دریافتی از یک کارمند هنگام شروع کار چگونه پردازش می شود و در کجا ذخیره می شود.

· قانون فدراسیون روسیه 29 ژوئیه 2004 شماره 98-FZ "در مورد اسرار تجاری". فهرستی از اطلاعاتی که ممکن است تشکیل شود را ایجاد می کند راز تجارتسازمان، فهرستی از کارکنانی که به آن دسترسی دارند، روشی برای آشنایی با داده های طبقه بندی شده و همچنین مسئولیت انتشار اطلاعات محرمانه.

· قانون فدراسیون روسیه مورخ 17 ژوئیه 1999 شماره 181-FZ "در مورد اصول حمایت از کار در فدراسیون روسیه". مفاد این سند این امکان را فراهم می کند که به طور شایسته یک سیستم حفاظت از کار در یک سازمان ایجاد شود. اگر نقض قوانین حفاظت از کار و ایمنی تشخیص داده شود بازرس کارمقامات مجرم را به مسئولیت اداری می رساند.

· قانون فدراسیون روسیه 8 اوت 2001 شماره 134-FZ "در مورد حمایت از حقوق" اشخاص حقوقیو کارآفرینان فردیهنگام انجام کنترل دولتی(نظارت)". قانون در مورد حقوق و مسئولیت های کارفرما هنگام انجام بازرسی های مختلف در سازمان ایده می دهد. به عنوان مثال، قانون در مورد اسنادی صحبت می کند که کارفرما حق دارد از بازرس هنگام حضور در سازمان مطالبه کند، در مورد حق حضور شخص نماینده شرکت در حین بازرسی و اینکه چگونه یک سازمان می تواند در مورد بازرسی نامطلوب اعتراض کند. نتایج.

یکی از اهداف پشتیبانی مستنداتمدیریت - شواهدی از فعالیت های سازمان. فقط به این منظور که در مواقعی برای انجام کاری یا تصمیمی استدلال شود، اتفاقی در زندگی شرکت ثابت شود و کارهای اداری انجام شود. اما هر سندی نمی تواند مدرک شود، بلکه فقط سندی است که به اصطلاح دارای قدرت قانونی باشد. قدرت قانونی یک سند چیست و چگونه می توان به آن دست یافت، در مقاله خواهیم فهمید.

قوه قانونی سند

قوه قانونی سند: دارایی سند رسمی برای ایجاد عواقب قانونی. این تعریف توسط .

به عبارت دیگر از نظر قانونی سند قابل توجهمی تواند به عنوان مدرک به دادگاه ارائه شود، می تواند ضمیمه قرارداد باشد یا در حین هر بازرسی ارائه شود. حال بیایید ببینیم که چگونه اسنادی را که دارای قوه قانونی هستند از آنهایی که ندارند تشخیص دهیم.

جزئیات به قوت قانونی

جزئیات اصلی ("دستور اول") که به سند قدرت قانونی می دهد امضا و.

فقط مقامی که صلاحیت این کار را داشته باشد حق امضای هر سندی را دارد. مثلاً مدیرعامل می تواند هر سندی را در شرکت خود امضا کند. مدیر منابع انسانی ممکن است تمام یا برخی از اسناد را امضا کند پرسنل، اما به شرط داشتن وکالت برای این کار. و وکالتنامه توسط همان صادر و امضا می شود مدیر کل. رئیس یک بخش می تواند برای مثال دستورالعمل هایی را امضا کند که فقط در مورد بخش او اعمال می شود. اما حق این کار دوباره توسط نفر اول شرکت به او داده شد. در مورد تایید هم همینطور.

یک سند می تواند دارای امضا یا مهر تأیید باشد.

یک شرط "درجه دوم" که قدرت قانونی یک سند نیز ممکن است به آن بستگی داشته باشد، داده های ثبت سند (،) است. این شامل یک فرم سند نیز می شود که اگرچه به خودی خود یک الزام نیست، اما چندین فرم را در یک زمان ترکیب می کند. ضمناً توجه داشته باشید: سند بدون امضا/مهر تایید، اگرچه بر روی فرم ثبت و چاپ شده باشد، وجه قانونی نخواهد داشت.

قوه قانونی رونوشت سند

به خودی خود هیچی نیروی قانونیندارد. اگر علامت گواهی را روی کپی بگذارید همه چیز تغییر می کند. علامت به این معنی است که این نسخه خاص کاملاً معادل اصلی است و شخص خاصی مسئول این کار است - او علامت را امضا می کند.

نیروی قانونی سند الکترونیکی

بدون ابهام و تزلزل، یک سند الکترونیکی تنها در یک مورد دارای قدرت قانونی است: اگر با یک سند تقویت شده امضا شده باشد. امضای واجد شرایطرسمی این امضاها در مراجع صدور گواهینامه مجاز ویژه ثبت می شوند.

در سطح سازمانی می توان با صدور آیین نامه محلی مناسب مشخص کرد که اقدامی که از حساب کارمند انجام می شود دارای وجه قانونی است. به عنوان مثال، اگر یک کارمند وظیفه ای را در EDMS بپذیرد، ابتدا با نام کاربری و رمز عبور خود وارد سیستم شده باشد. اما این فقط در داخل شرکت است: در محیط خارجیبعید به نظر می رسد که بتوان ثابت کرد که این شخص خاص این عمل را انجام داده است.

نتیجه می گیریم: فقط اسناد کاغذی اصلی و کپی های تایید شده آنها، و همچنین اسناد الکترونیکی امضا شده با امضای الکترونیکی واجد شرایط پیشرفته، دارای قدرت قانونی هستند.

با این حال، این قانون تمرکز محدودی دارد: بر نیروی قانونی امضای الکترونیکی در اسناد متمرکز شده و آن را با امضای دست‌نویس برابر می‌داند. در عین حال ژنرال قانون قانونگذاریهنوز کسی که ED را در کشور ما تنظیم کند وجود ندارد. انواع مختلفی از اسناد در مدیریت اسناد مورد استفاده قرار می گیرد که بیان هر یک از آنها در قانون بسیار مشکل است. چون امروز مدیریت اسناد دیجیتالبه طور غیر مستقیم از طریق چندین قانون مختلف تنظیم می شود. یکی از آنها - قانون مدنیفدراسیون روسیه، به ویژه، ماده 160. این امکان را برای امضای اسناد نه تنها فراهم می کند امضای دست نویس، بلکه هر دیگری که ارائه می شود قانون روسیهاعم از الکترونیکی و دیجیتالی. نیروی قانونی اسناد کاغذی و الکترونیکی امروزه فقط در مواردی که تمام جزئیات لازم رعایت شده باشد برابر شناخته می شود.

اعطای قدرت قانونی به اسناد در رسانه های الکترونیکی

یکی از نکات اساسی استفاده از امضای دیجیتال الکترونیکی، تایید مالکیت یک باز است کلید EDS به یک فرد خاصبا صدور گواهی کلید امضا که باید حاوی: شماره ثبت منحصر به فرد گواهینامه کلید امضا، تاریخ شروع و پایان گواهی کلید امضا، واقع در دفتر ثبت مرکز صدور گواهینامه باشد. نام خانوادگی، نام و نام خانوادگی صاحب گواهی کلید امضا؛ کلید عمومی امضای دیجیتال الکترونیکی؛ نام ابزار امضای دیجیتال الکترونیکی که از این کلید عمومی امضای دیجیتال الکترونیکی استفاده می شود. نام و محل مرکز صدور گواهینامه که گواهینامه کلید امضا را صادر کرده است. اطلاعاتی در مورد روابطی که در آن یک سند الکترونیکی با امضای دیجیتال الکترونیکی اهمیت قانونی دارد.

قدرت قانونی دادن به سند الکترونیکی

توجه

جولای 2010 09:19 В اخیراسازمان‌های بیشتر و بیشتری در حال تغییر هستند سیستم های الکترونیکیجریان سند و برخی می خواهند اسناد کاغذی را به طور کامل از عمل حذف کنند. پس از تنظیم یک سند، ما اغلب آن را تا زمان بازرسی، گزارش یا درگیری که در آن این سند به عنوان مدرک استفاده می شود، فراموش می کنیم.

درگیری ها در روابط کارگریاغلب در دادگاه حل می شود. و اسناد الکترونیکی در این مورد چطور؟ شواهد موجود در پرونده مطابق با هنر. 55 قانون آیین دادرسی مدنی فدراسیون روسیه دریافت شده است توسط قانون ارائه شده استترتیب اطلاعات در مورد حقایقی که بر اساس آن دادگاه وجود یا عدم وجود شرایطی را که ادعاها و اعتراضات طرفین را توجیه می کند و همچنین سایر شرایط مربوط به آن را مشخص می کند. در نظر گرفتن صحیحو حل و فصل پرونده

ویژگی های نگهداری، حفاظت و قوه قانونی دادن به اسناد الکترونیکی

به عنوان مثال، قانون آیین دادرسی مدنی این شرط را قائل است که مدارک دیجیتالی را نیز می توان به عنوان دلیل در دادرسی تلقی کرد، اما صحت آنها باید تأیید شود. و در اینجا ممکن است مشکلی در شناسایی فرستنده ایجاد شود. لذا قرارداد دوجانبه با سازمانی که با آن مکاتبات ایمیلی، در این صورت اقدام بسیار مطلوبی خواهد بود.
به مطالب توصیه های عملیبرای جلوگیری روند قانونیتوصیه می شود گزارشی از مکاتبات، فکس ها و ایمیل ها. این ضروری نیست، اما به عنوان تضمین اضافی برای عبور یک پیام خاص عمل می کند. علاوه بر این، برخی از سازمان ها استفاده می کنند فرم مخلوطجریان اسناد، که در آن اوراق امضا شده در بایگانی ذخیره می شود و از نسخه دیجیتالی آنها در کار استفاده می شود.
این رویکرد به طور قابل اعتماد سازمان شما را در برابر حوادث قانونی مختلف محافظت می کند.

نیروی قانونی یک سند الکترونیکی و ویژگی های اجباری آن

علاوه بر این، محرمانه بودن اطلاعات ارسالی نمی تواند به درستی تضمین شود. بنابراین، اینکه آیا اسناد الکترونیکی دارای قدرت قانونی هستند یا خیر، می توان با چند نکته مشخص کرد:

• وجود امضای دیجیتال الکترونیکی که در توسط قانون ایجاد شده استخوب؛
• فقط از امضای دیجیتال الکترونیکی استفاده کنید وسیله گواهی شدهمخابرات؛
• وجود توافق بین طرفین در مورد استفاده از امضای دیجیتال الکترونیکی یا مقرراتی که روش نگهداری اسناد الکترونیکی و استفاده از امضای دیجیتال الکترونیکی را مشخص می کند.

تنها در صورت تحقق این شرایط می توان اعتبار قانونی را تضمین کرد. مدیریت اسناد الکترونیکی. بازگشت به مطالب موارد خاص بر کسی پوشیده نیست که بخش قابل توجهی از مکاتبات بین همکاران یا مشتریان از طریق تبادل پیام از طریق ایمیل انجام می شود.

33.. دادن قدرت قانونی به اسناد در رسانه های رایانه ای

مدیریت اسناد الکترونیکی در روسیه توسط:

• قانون فدرال شماره 402-FZ "در مورد حسابداری" مورخ 6 دسامبر 2011،
• قانون فدرال شماره 63-FZ "در مورد امضای الکترونیکی" مورخ 04/06/2011،
• دستور وزارت دارایی روسیه N 174n "در مورد تصویب روش صدور و دریافت فاکتورها در فرم الکترونیکیاز طریق کانال های مخابراتی با استفاده از امضای الکترونیکی واجد شرایط پیشرفته" مورخ 10 نوامبر 2015.

چه چیزی به سند الکترونیکی قدرت قانونی می دهد؟ سند ایجاد شده در رایانه یا اسکن یک سند کاغذی هنوز از نظر قانونی لازم الاجرا نیست. برای انواع متفاوتاسناد دارای ضمانت های متفاوتی از قدرت قانونی هستند. اسناد رسمی چنین اسنادی شامل فاکتورها، گزارش، قراردادهای کاری با کارمند از راه دور، لیستی از مدارک مورد نیاز

نیروی قانونی سند الکترونیکی

بدون شک مدتی طول می کشد تا امضای الکترونیکی در هنگام تبادل اسناد بین سازمان ها به طور گسترده مورد استفاده قرار گیرد. اما هیچ چیز مانع اجرای سریع امضای دیجیتال و بر این اساس، اسناد الکترونیکی در سازمان ها نمی شود. در واقع، مفهوم امضای الکترونیکی به عنوان آنالوگ امضای معمولی قبلاً در قانون وجود داشت.

مهم

این وضعیت امکان استفاده را فراهم کرد امضای الکترونیکمشروط بر اینکه توافق نامه ای بین طرفین امضا شده باشد که کلیه شرایط استفاده از امضای دیجیتال را درج کند. با تشکر از این در تمرین روسینمونه هایی از واقعی وجود دارد استفاده از امضای دیجیتالمثلاً در صرافی بین بانکی. اگر پتانسیل خاصی باشد درگیری های حقوقیهنوز باعث نگرانی است، ما می توانیم یک مسیر سازش را انتخاب کنیم.

اسناد الکترونیکی که دارای تبعات حقوقی می باشد می تواند همراه باشد کپی های کاغذیبا یک "امضای واقعی".

مفهوم سند الکترونیکی، نیروی قانونی آن

تبادل الکترونیکی داده ها واقعیتی است که امروزه تقریباً همه افراد با آن روبرو هستند. سیستم های اطلاعاتی, شبکه های کامپیوتر, پست الکترونیک- دور نیست لیست کاملابزارهایی که از طریق آنها داده ها به صورت الکترونیکی مبادله می شوند. استفاده از سیستم اتوماسیون اسناد - عامل مهمکمک به افزایش کارایی کار کسانی که تصمیم می گیرند و اجرای آنها را کنترل می کنند، یعنی.
روسای سازمان ها بیش از 80 درصد در اسناد متمرکز شده است منابع اطلاعاتشرکت ها و جریان اسناد یک فناوری مدیریت کلیدی است: تصمیمات مدیریتیتهیه و به مجریان ابلاغ و سپس در قالب اسناد کنترل می شوند.

افزایش منحصر به فرد

جزئیات تعیین کننده قوه قانونی تنظیم حقوقیفعالیت با اسناد الکترونیکی ارائه شده است جزئیات زیر. همچنین بخوانید

• نام نوع سند (به جز حروف)؛
• شماره سریال؛
• نام شرکت،
• تاریخ ثبت نام؛
• محل توسعه و امضا؛
• امضای دیجیتال الکترونیکی (روی کاغذ - این یک امضای معمولی است).

هم به سند و هم به سند کاغذی قوت قانونی می دهند. شما می توانید امضای دیجیتال الکترونیکی را فقط در یک مرکز صدور گواهینامه که در ناحیه فدرال اورال ثبت شده است، دریافت کنید.
چنین امضایی معادل دست نویس است و دارای همان قدرت قانونی است. بازگشت به محتویات حفاظت از مکاتبات گزارش، درخواست یا سفارش به صورت الکترونیکی خود دارای اعتبار قانونی نیست، زیرا هیچ تضمینی وجود ندارد که سند در طول پردازش تغییر نکند.

اسناد الکترونیکی به عنوان مدرک

مشکل استفاده از اسناد الکترونیکی در آزمایشچندان جدید نیست، اولین بار در سال 1979 در نظر گرفته شد دستورالعمل هادادگاه داوری ایالتی اتحاد جماهیر شوروی N I-1-4 "در مورد استفاده به عنوان مدرک برای پرونده های داوریاسناد تهیه شده با استفاده از فناوری رایانه الکترونیکی. و با انتشار اولین آیین نامه تنظیم کننده این موضوع عمل هنجاری، در بند 1 خود، یک مشکل هنوز حل نشده در تعیین اصل و کپی یک سند الکترونیکی به وجود آمد. می گوید اگر برای حل اختلاف نیاز به اصل سند است، اولین نسخه باید به دادگاه ارائه شود. به این ترتیب، موضوع ارائه رایانه ای که پرونده بر روی آن ایجاد شده بود، در اختیار دادگاه بود. این عجیب و غریب از تفاوت اساسی بین شواهد مکتوب و شواهد الکترونیکی ناشی می شود.