دوره های ذخیره سازی اسناد با توجه به نامگذاری پرونده ها. فهرست دوره های نگهداری اسناد تایید شده توسط آرشیو فدرال

چه دوره هایی برای نگهداری موقت اسناد بایگانی توسط قانون فدرال مورخ 2 مارس 2016 شماره 43-FZ تعیین شده است؟ تفاوت بین ذخیره موقت اسناد بایگانی و ذخیره موقت اسناد از صندوق آرشیو فدراسیون روسیه چیست؟

اسناد پرسنلی اسناد آرشیوی هستند که منعکس کننده روابط کار بین کارمند و کارفرما هستند. قانون فدرال شماره 43-FZ مورخ 2 مارس 2016 "در مورد اصلاحات قانون فدرال "در مورد بایگانی در فدراسیون روسیه" (از این پس به عنوان قانون فدرال شماره 43-FZ نامیده می شود) دوره های ذخیره سازی موقت را برای چنین اسنادی تعیین کرد. این مهلت ها چیست؟ تفاوت بین ذخیره موقت اسناد بایگانی و ذخیره موقت اسناد از صندوق آرشیو فدراسیون روسیه چیست؟ ویژگی های نگهداری اسناد در آرشیو مؤسسه چیست؟ اسناد به دلیل اتمام مدت نگهداری به چه ترتیبی از بین می روند؟ اسناد چگونه به بایگانی دولتی یا شهرداری منتقل می شود؟ پاسخ این سوالات را در این مقاله خواهید یافت.

در مورد تعهد به اطمینان از ایمنی اسناد آرشیوی

با توجه به هنر. 3 قانون فدرال 22 اکتبر 2004 شماره 125-FZ "در مورد بایگانی در فدراسیون روسیه" (از این پس به عنوان قانون فدرال شماره 125-FZ نامیده می شود)، یک سند بایگانی یک رسانه ملموس با اطلاعات ثبت شده روی آن است. که دارای جزئیاتی است که امکان شناسایی آن را فراهم می کند و به دلیل اهمیت رسانه ها و اطلاعات مشخص شده برای شهروندان، جامعه و دولت قابل ذخیره سازی است. اسناد صندوق بایگانی فدراسیون روسیه اسناد بایگانی هستند که ارزش اسناد را مورد بررسی قرار داده اند که در دولت ثبت شده و در معرض نگهداری دائمی هستند.

بر اساس قسمت 1 هنر. 17 قانون فدرال شماره 125-FZ، تعهد به اطمینان از ایمنی اسناد بایگانی، از جمله اسناد مربوط به پرسنل، شامل موارد زیر است:

• به ارگان های دولتی؛
• به دولت های محلی؛
• در سازمان ها؛
• برای شهروندانی که بدون تشکیل یک شخص حقوقی به فعالیت های کارآفرینی می پردازند.

ارگان های دولتی، ارگان های دولتی محلی یک منطقه شهرداری، منطقه شهری و منطقه درون شهری موظفند آرشیوهایی را برای ذخیره، گردآوری، ثبت و استفاده از اسناد آرشیوی ایجاد شده در روند فعالیت خود ایجاد کنند (بخش 1، ماده 13 قانون فدرال شماره 125-FZ).

جهت اطلاع شما

آرشیو یک واحد ساختاری یک موسسه است که جمع آوری، حسابداری، ذخیره و استفاده از اسناد آرشیوی را انجام می دهد (GOST R 7.0.8-2013 "استاندارد ملی فدراسیون روسیه. سیستم استانداردهای اطلاعات، کتابخانه و انتشارات. نگهداری سوابق و بایگانی، اصطلاحات و تعاریف»، تأیید شده توسط دستور Rosstandart مورخ 17 اکتبر 2013 شماره 1185). سند هنجاری و روش شناختی که فعالیت های بایگانی را تعریف می کند، قوانین اساسی عملیات بایگانی سازمانی است (مصوب با تصمیم هیئت روزارخیف مورخ 02/06/2002).

به منظور اطمینان از اصول یکسان برای سازماندهی ذخیره سازی، کسب، ثبت و استفاده از اسناد آرشیوی، ارگان های دولتی، دولت های محلی و سازمان ها باید در کار خود با اسناد بایگانی توسط قانون فدراسیون روسیه (از جمله قوانین تعیین شده توسط) هدایت شوند. دستگاه اجرایی فدرال که مخصوصاً توسط دولت فدراسیون روسیه مجاز است)، موضوعات قانون فدراسیون روسیه و قوانین حقوقی شهرداری (بخش 5 ماده 14 قانون فدرال شماره 125-FZ). قوانین ذکر شده به ویژه شامل قوانین سازماندهی ذخیره سازی، کسب، ثبت و استفاده از اسناد از صندوق بایگانی فدراسیون روسیه و سایر اسناد بایگانی در ارگان های دولتی، دولت های محلی و سازمان ها است.

ایمنی اسناد بایگانی در طول دوره ذخیره سازی آنها توسط قوانین فدرال، سایر قوانین قانونی نظارتی فدراسیون روسیه و همچنین لیست اسناد مندرج در قسمت 3 هنر تضمین می شود. هنر 6 و قسمت 1 ماده 23 قانون مذکور.

قسمت 3 هنر. 6 قانون فدرال شماره 125-FZ مقرر می دارد که لیست اسناد بایگانی استاندارد که دوره نگهداری آنها را نشان می دهد و همچنین دستورالعمل استفاده از این لیست ها توسط یک نهاد اجرایی فدرال که به طور ویژه توسط دولت فدراسیون روسیه مجاز است تأیید می شود. در حال حاضر در حال اجرا:

این فهرست مطابق با قانون فدرال شماره 125-FZ با در نظر گرفتن مفاد سایر قوانین فدرال و سایر قوانین قانونی نظارتی فدراسیون روسیه که ترکیب و دوره های نگهداری انواع خاصی از اسناد را تنظیم می کند تهیه شده است. می توان فرض کرد که پس از اصلاحات در قانون فدرال شماره 125-FZ، تغییراتی در این لیست ایجاد خواهد شد.

به شما یادآوری می کنیم که اسناد پرسنلی در لیست به بخش ها اختصاص داده شده است. 7 "روابط کار" و 8 "کارکنان". علاوه بر این، برخی از اسناد پرسنلی در بخش‌های دیگر این فهرست آمده است. به عنوان مثال، ترتیبات کارکنان و شرح وظایف در بند 1.2 "مبنای سازمانی مدیریت"، بخش مشخص شده است. 1 "سازمان سیستم مدیریت".

بسته به اهمیت اسناد، موارد زیر ممکن است:

• ذخیره دائم اسناد از صندوق آرشیو فدراسیون روسیه؛
• نگهداری موقت اسناد آرشیوی؛
• ذخیره موقت اسناد از صندوق آرشیو فدراسیون روسیه.

ذخیره سازی دائم اسناد از صندوق بایگانی فدراسیون روسیه شامل ذخیره چنین اسنادی بدون تعیین دوره (ذخیره سازی نامحدود) است (بند 12، ماده 3 قانون فدرال شماره 125-FZ).

ذخیره سازی موقت اسناد بایگانی تا زمانی که در دوره های مقرر در قوانین قانونی نظارتی از بین بروند انجام می شود (بند 13 از ماده 3 قانون فدرال شماره 125-FZ).

در مورد ذخیره موقت اسناد از صندوق بایگانی فدراسیون روسیه مطابق بند 14 هنر. 3 قانون فدرال شماره 125-FZ ذخیره این دسته از اسناد است تا زمانی که آنها برای ذخیره سازی دائمی منتقل شوند. روش چنین انتقالی توسط هنر تعیین شده است. 21 قانون فدرال شماره 125-FZ.

طبق قوانین قسمت 1 هنر. 21 قانون فدرال شماره 125-FZ، اسناد صندوق بایگانی فدراسیون روسیه که در مالکیت ایالتی یا شهرداری هستند، پس از انقضای دوره نگهداری موقت آنها در ارگان های دولتی، دولت های محلی یا سازمان های ایالتی و شهری منتقل می شوند. ذخیره سازی دائمی در آرشیو دولتی و شهرداری مربوطه.

نامگذاری پرونده ها به سازماندهی صحیح ذخیره سازی اسناد در حین کار اداری و همچنین هنگام آماده سازی آنها برای ذخیره سازی بایگانی کمک می کند. نام پرونده ها لیستی سیستماتیک از نام پرونده های باز شده در مدیریت سوابق یک سازمان است که دوره های ذخیره آنها را به شکل تعیین شده نشان می دهد (بند 3.4.1 از قوانین اساسی برای عملکرد بایگانی سازمان ها). شکل نامگذاری پرونده ها در ضمیمه 7 قوانین آمده است.

نامگذاری پرونده ها هنگام بررسی ارزش اسناد و همچنین برای تعیین مدت نگهداری پرونده های حاوی اسناد ذخیره سازی موقت (بند 2.3.3 از قوانین اساسی برای عملکرد بایگانی سازمان ها) استفاده می شود.

بر اساس بند 3.4.3 قوانین اساسی عملکرد بایگانی سازمان ها، نامگذاری پرونده ها مبنایی برای تنظیم موجودی پرونده های ذخیره سازی دائم و موقت (بیش از 10 سال) و سند اصلی حسابداری در امور اداری است. و در آرشیو یک سازمان برای ثبت فایل های موقت (تا 10 سال) ذخیره سازی استفاده می شود. طرح نظام‌بندی پرونده ثابت شده در نام‌گذاری می‌تواند هنگام توسعه نمودار فایل کارت برای اسناد اجرا شده استفاده شود.

در مورد دوره های نگهداری موقت اسناد روی پرسنل

شرایط نگهداری موقت اسناد صندوق بایگانی فدراسیون روسیه قبل از انتقال آنها برای ذخیره سازی دائم در هنر تعیین شده است. 22 قانون فدرال شماره 125-FZ. قبل از اعمال تغییرات در پاراگراف ها «ب» بند 4 این ماده، برای اسناد مربوط به پرسنل، دوره نگهداری موقت تا ورود آنها به بایگانی دولتی و شهرداری - 75 سال در نظر گرفته شد. با این حال، با توجه به اصلاحات ارائه شده توسط قانون فدرال شماره 43-FZ، این هنجار از متن پاراگراف ها. "ب" بند 4 از هنر. 22 قانون فدرال شماره 125-FZ حذف شد. اکنون مقاله جداگانه ای به دوره های ذخیره سازی موقت اسناد در مورد پرسنل اختصاص داده شده است - هنر. 22.1.

لطفاً توجه داشته باشید که قانون فدرال شماره 43-FZ کاهش دوره ذخیره سازی اسناد پرسنل را از 75 به 50 سال پیش بینی می کند.

درست است، این نوآوری در مورد اسناد پرسنل اعمال نمی شود:

• ایجاد شده قبل از سال 2003؛
• در ارتباط با عبور شهروندان از خدمات عمومی که خدمات دولتی دولتی نیست تشکیل شده است.

بنابراین، بسته به تاریخ ایجاد، اسناد ذخیره می شوند:

اسناد پرسنلی ایجاد شده است	تا سال 2003 (بند 1 - 3، قسمت 1، ماده 22.1 قانون فدرال شماره 125-FZ)	از سال 2003 (بند 1 - 3، قسمت 2، ماده 22.1 قانون فدرال شماره 125-FZ)
در ارگان های دولتی، دولت های محلی و سازمان هایی که به عنوان منابع کسب آرشیو دولتی و شهرداری با اسناد آرشیوی عمل می کنند.	به مدت 75 سال از تاریخ ایجاد با بررسی ارزش اسناد پس از انقضای مدت نگهداری مشخص شده	به مدت 50 سال از تاریخ ایجاد، با بررسی ارزش اسناد پس از انقضای مدت نگهداری مشخص شده
در بایگانی های دولتی و شهرداری که اسناد مربوط به پرسنل ارگان های دولتی منحل شده را دریافت می کنند.	از تاریخ دریافت تا انقضای 75 سال از تاریخ ایجاد با بررسی ارزش اسناد	از تاریخ دریافت تا انقضای 50 سال از تاریخ ایجاد با بررسی ارزش اسناد پس از
دولت های محلی، ایالتی، شهرداری و سازمان های غیر دولتی	پس از انقضای مدت نگهداری مشخص شده	انقضای دوره ذخیره سازی مشخص شده
در سازمان های دیگر	حداقل 75 سال از تاریخ ایجاد	حداقل 50 سال از تاریخ ایجاد

بر اساس قسمت 3 هنر. 22.1 قانون فدرال شماره 125-FZ، اسناد مربوط به پرسنل ایجاد شده در ارتباط با عبور شهروندان خدمات عمومی که خدمات دولتی ایالتی نیستند ذخیره می شود:

• در ارگانهای دولتی که در آن شهروندان در خدمات عمومی غیر از خدمات دولتی ایالتی خدمت می کردند - به مدت 75 سال پس از خاتمه خدمات عمومی با بررسی ارزش اسناد پس از انقضای دوره ذخیره سازی مشخص شده.
• در بایگانی های دولتی که اسناد مربوط به پرسنل ارگان های دولتی منحل شده را دریافت می کنند ، به نام بند 1 ، قسمت 3 ، - از تاریخ دریافت تا انقضای 75 سال از تاریخ خاتمه خدمات عمومی با بررسی ارزش اسناد پس از پایان دوره ذخیره سازی تعیین شده.

نگهداری اسناد در آرشیو موسسه

اسناد نگهداری دائمی و طولانی مدت که توسط کار اداری تکمیل شده است باید برای نگهداری به بایگانی موسسه منتقل شود.

بر اساس بند 3.7.2 قوانین اساسی برای عملکرد بایگانی سازمان ها در یک مؤسسه، فهرست ها باید سالانه در هر واحد ساختاری تحت هدایت روش شناختی مستقیم بایگانی تنظیم شود. بر اساس این موجودی ها، اسناد به بایگانی منتقل می شود. موجودی های تولید شده توسط بخش های ساختاری به عنوان مبنایی برای تهیه فهرست تلفیقی از امور مؤسسه است که توسط آرشیو تهیه می شود و طبق آن پرونده ها را برای ذخیره سازی دائمی ارسال می کند.

جهت اطلاع شما

موجودی بایگانی یک فهرست بایگانی است که حاوی فهرستی سیستماتیک از واحدهای ذخیره سازی صندوق آرشیوی است، مجموعه ای که برای ضبط و افشای محتوا در نظر گرفته شده است (بند 3.7.1 از قوانین اساسی عملیات بایگانی سازمانی). موجودی به طور جداگانه جمع آوری می شود:

• برای امور ذخیره سازی دائمی؛
• برای موارد ذخیره سازی موقت (بیش از 10 سال)؛
• در مورد مسائل پرسنلی؛
• برای پرونده هایی که شامل اسنادی است که فقط برای یک موسسه خاص (قضایی، پرونده های تحقیقاتی، گزارش های علمی در مورد موضوعات و غیره) تشکیل شده است.

فهرست امور واحدهای ساختاری در قالب مقرر (پیوست 12 آیین نامه اساسی عملکرد بایگانی سازمان ها) در سه نسخه تنظیم و یک سال پس از اتمام امور در امور اداری به بایگانی مؤسسه ارائه می شود. .

انتقال اسناد و مدارک به بایگانی بر اساس برنامه زمانبندی تنظیم شده توسط بایگانی و توافق با روسای واحدهای ساختاری انتقال اسناد به بایگانی و تایید رئیس موسسه انجام می شود.

اسناد ذخیره سازی موقت (تا 10 سال) نباید برای ذخیره به بایگانی موسسه منتقل شود. بند 3.3.2 قوانین اساسی عملکرد بایگانی سازمانی تصریح می کند که این گونه اسناد در بخش ها نگهداری می شود و با انقضای مدت نگهداری در معرض نابودی است.

جهت اطلاع شما

آرشیو موسسه با استفاده از اسناد انتخاب شده توسط کمیسیون کارشناسی تکمیل می شود.

یک کمیسیون دائمی کارشناسی فعال در موسسه، بر اساس معیارهای ارزش اسناد، آنها را برای نگهداری در آرشیو موسسه انتخاب می کند (بررسی ارزش آنها انجام می دهد). بایگانی هنگام انتخاب آنها برای ذخیره سازی دائمی تحت هدایت روش شناختی بایگانی ایالتی یا شهرداری مربوطه، ارزش اسناد را بررسی می کند (بند 2.3.4 قوانین اساسی عملیات بایگانی سازمانی).

از بین رفتن اسناد به دلیل اتمام مدت نگهداری آنها

قوانین مربوط به تخصیص پرونده برای تخریب پس از تنظیم موجودی های آرشیوی پرونده ها برای دوره های نگهداری دائم و موقت تنظیم می شود. موجودی پرونده ها و اعمال باید در کمیسیون کارشناسی در یک مجموعه واحد بررسی و به تایید رئیس موسسه برسد (بند 3.7.24 ضوابط اساسی عملکرد بایگانی سازمان ها).

پس از تایید موجودی های موسسه، امحای پرونده های دارای دوره نگهداری موقت برای مدت زمان منطبق با موجودی های مصوب مجاز است.

انهدام پرونده ها با مصوبه ای در مورد تخصیص امحای پرونده هایی که مشمول نگهداری نیستند با تأیید رئیس مؤسسه رسمیت می یابد. شکل این قانون در ضمیمه 4 قوانین اساسی عملیات بایگانی سازمانی آمده است.

مواردی که برای تخریب انتخاب شده و مشمول اعمال می شود به ترتیب مقرر برای تخریب منتقل می شود. استفاده از این اسناد برای نیازهای تجاری ممنوع است.

بر اساس بند 2.4.7 قوانین اساسی عملکرد بایگانی سازمان ها، پرونده هایی که در معرض انهدام قرار می گیرند برای رسیدگی (محوول) منتقل می شوند. انتقال با یک برگه پذیرش رسمی می شود که تاریخ انتقال، تعداد پرونده های تحویل و وزن کاغذ باطله را نشان می دهد. بارگیری و حذف برای دفع باید تحت نظارت کارمندی که مسئول اطمینان از ایمنی اسناد بایگانی است انجام شود.

انتقال اسناد به بایگانی دولتی یا شهرداری

مطابق با قسمت 2 هنر. 23 قانون فدرال شماره 125-FZ، موسسات باید از انتخاب، تهیه و انتقال اسناد به بایگانی ایالتی یا شهرداری مطابق با قوانین تعیین شده توسط دستگاه اجرایی فدرال که به ویژه توسط دولت فدراسیون روسیه مجاز است اطمینان حاصل کنند.

بنابراین، اسناد موسسه مربوط به اسناد صندوق بایگانی فدراسیون روسیه باید به سرعت به بایگانی دولتی یا شهرداری ارسال شود. اسناد نامگذاری شده از موسسات توسط بایگانی دولتی و شهرداری، سازمان آکادمی علوم روسیه مطابق با برنامه زمانی که توسط مدیریت بایگانی در توافق با موسسه تایید شده است (بند 4.4.1 قوانین) پذیرفته می شود. . پذیرش بدون برنامه اسناد از صندوق بایگانی فدراسیون روسیه، و همچنین اسناد بایگانی که دوره نگهداری موقت آنها منقضی نشده است، پس از انحلال یک موسسه یا در صورت تهدید ایمنی اسناد بایگانی انجام می شود.

اسناد بایگانی در آرشیوهای دولتی و شهرداری، سازمان آکادمی علوم روسیه در حالت منظم با دستگاه مرجع علمی مناسب و کپی های بیمه برای اسناد ویژه ارزشمند و منحصر به فرد پذیرفته می شوند.

توجه داشته باشید

کارهای مربوط به انتخاب، تهیه و انتقال اسناد آرشیوی برای نگهداری دائمی از جمله سازماندهی و حمل و نقل آنها با هزینه مؤسسه انتقال دهنده این اسناد انجام می شود.

اسناد صندوق بایگانی فدراسیون روسیه باید در بایگانی دولتی و شهرداری پذیرفته شود، سازمان آکادمی علوم روسیه با توجه به موجودی موارد و اسناد تایید شده توسط کمیسیون تأیید کارشناسی (EPC)، اسناد مربوط به پرسنل - با توجه به به موجودی موارد، اسناد تایید شده توسط EPC، اسناد بایگانی با شرایط ذخیره موقت منقضی نشده - طبق لیست های تحویل.

پذیرش اسناد آرشیوی مستند به یک عمل پذیرش و انتقال اسناد برای ذخیره سازی است که در دو نسخه تنظیم شده است. یک نسخه در بایگانی و دیگری در موسسه باقی می ماند. همراه با اسناد آرشیوی، سه نسخه از موجودی پرونده ها و اسناد به بایگانی منتقل می شود. ذخیره سازی بیشتر اسناد از صندوق بایگانی فدراسیون روسیه توسط بایگانی دولتی یا شهرداری انجام می شود.

در پایان، ما توجه می کنیم که بر اساس هنر. 27 قانون فدرال شماره 125-FZ برای نقض قوانین مربوط به امور بایگانی در فدراسیون روسیه، از جمله برای از بین بردن اسناد در نقض دوره های ذخیره سازی تعیین شده توسط فهرست اسناد، اشخاص حقوقی، و همچنین مقامات و شهروندان. مسئولیت مدنی، اداری و کیفری مقرر در قوانین فدراسیون روسیه را بر عهده دارد.

بنابراین، با توجه به هنر. 13.20 قانون تخلفات اداری فدراسیون روسیه، نقض قوانین ذخیره سازی، کسب، ضبط یا استفاده از اسناد بایگانی مستلزم اخطار یا اعمال جریمه اداری است:

• برای شهروندان - از 100 تا 300 روبل؛
• برای مقامات - از 300 تا 500 روبل.

تایید شده توسط وزارت فرهنگ فدراسیون روسیه مورخ 31 مارس 2015 شماره 526 مطابق با بند 2، قسمت 1، هنر. 4، بخش 5 هنر. 14 قانون فدرال شماره 125-FZ، بند 5.2.4 مقررات مربوط به وزارت فرهنگ فدراسیون روسیه، تصویب شد. فرمان دولت فدراسیون روسیه مورخ 20 ژوئیه 2011 شماره 590.

تایید شده توسط وزارت فرهنگ فدراسیون روسیه مورخ 25 اوت 2010 شماره 558.

تایید شده توسط وزارت فرهنگ فدراسیون روسیه مورخ 31 ژوئیه 2007 شماره 1182.

تایید شده توسط آرشیو اصلی اتحاد جماهیر شوروی در 15 اوت 1988.

قوانین سازماندهی ذخیره، کسب، ثبت و استفاده از اسناد از صندوق بایگانی فدراسیون روسیه و سایر اسناد بایگانی در بایگانی های دولتی و شهرداری، موزه ها و کتابخانه ها، سازمان های آکادمی علوم روسیه تصویب شده است. به دستور وزارت فرهنگ فدراسیون روسیه مورخ 18 ژانویه 2007 شماره 19.

در مارس 2016، ماده جدیدی از قانون فدرال 22 اکتبر 2004 شماره 125-FZ "در مورد بایگانی در فدراسیون روسیه" به اجرا درآمد که نه تنها دوره ذخیره سازی بسیاری از اسناد پرسنل را از 75 سال به 50 سال کاهش داد. ، بلکه کار فناوری جدید را نیز معرفی کرد. نحوه اجرای آن در عمل هنوز به طور رسمی توضیح داده نشده است. اما اکنون باید الزامات قانون را رعایت کنیم. ما در حال کشف نحوه "بستن" لیست موارد برای سال 2016 هستیم (آیا چیزی در آن باید تغییر کند، چگونه ورودی نهایی را پر کنیم؟). نحوه ایجاد لیستی از پرونده ها برای سال 2017 (ما راه حلی برای بهترین روش انجام این کار ارائه می دهیم و فهرست تقریبی از موارد را برای بخش منابع انسانی نشان می دهیم). ما تصمیم خواهیم گرفت که اسناد پرسنلی در کجا تولید و ذخیره شوند و همچنین تغییراتی در جلد پرونده ها ایجاد خواهیم کرد.

قانون فدرال شماره 43-FZ مورخ 02.03.2016 "در مورد اصلاحات قانون فدرال "در مورد امور بایگانی در فدراسیون روسیه" دوره های ذخیره سازی اسناد مربوط به پرسنل را با معرفی آنها به ماده 22.1 تنظیم کرد.

این مقاله یک معیار جدید برای تعیین مدت نگهداری اسناد در مورد پرسنل ایجاد می کند - 2002/2003 به عنوان یک محدودیت مشروط هنگام ایجاد دوره های ذخیره سازی 50 ساله یا 75 ساله. اما تغییرات به همین جا ختم نمی شود.

توجه به این نکته نیز ضروری است که اکنون سازمان های تجاری که منابع کسب هستندبایگانی های دولتی و شهرداری باید اسناد پرسنلی خود را تا زمانی که سازمان های دولتی نگه دارند (از آنجایی که آنها در یک نقطه واحد در قسمت های 1 و 2 ماده 22.1 قرار گرفته اند) - عبارت مورد استفاده در آنجا "در حین" 75/50 سال. آ سایر سازمان های تجاریباید این مدارک را نگه دارد "نه کمتر" 75/50 سال (بند 3 قسمت 1 و 2 ماده 22.1). فقط اسناد مربوط به پرسنل سازمانهای منحل شده قابل انتقال به بایگانی دولتی و شهرداری است. بدین ترتیب، وظیفه اصلی تضمین حقوق اجتماعی و بازنشستگی شهروندان / کارگران در واقع به کارفرمایان واگذار می شود.

برای اطلاعات بیشتر در مورد دوره های جدید نگهداری اسناد روی پرسنل، مقاله: "دوره های نگهداری اسناد روی پرسنل" را مطالعه کنید.

قطعه سند

نمایش کوچک کردن

قانون فدرال "در مورد بایگانی در فدراسیون روسیه" مورخ 22 اکتبر 2004 شماره 125-FZ. ماده 22.1 "شرایط نگهداری موقت اسناد در مورد پرسنل"

1. اسناد مربوط به پرسنل (به استثنای اسنادی که در قسمت 3 این ماده مشخص شده است). قبل از سال 2003 ایجاد شده است، ذخیره می شوند:

به مدت 75 سال

2) در بایگانی های دولتی و شهرداری که اسناد مربوط به پرسنل سازمان های دولتی منحل شده، ارگان های دولتی محلی، سازمان های دولتی، شهرداری و غیر دولتی را دریافت می کنند - از تاریخ دریافت تا انقضای 75 سال از تاریخ ایجاد با بررسی ارزش اسناد پس از انقضای مدت زمان ماندگاری مشخص شده؛

3) در سازمان های دیگر – حداقل 75 سال سناز تاریخ ایجاد

2. مدارک مربوط به پرسنل (به استثنای اسناد مندرج در قسمت 3 این ماده). ایجاد شده از سال 2003، ذخیره می شوند:

1) در ارگان های دولتی، ارگان ها و سازمان های دولتی محلی که به عنوان منابع کسب آرشیو دولتی و شهرداری با اسناد آرشیوی عمل می کنند، - به مدت 50 سالاز تاریخ ایجاد با بررسی ارزش اسناد پس از انقضای دوره ذخیره سازی مشخص شده؛

2) در بایگانی های دولتی و شهرداری که اسناد مربوط به پرسنل سازمان های دولتی منحل شده، ارگان های دولتی محلی، سازمان های دولتی، شهرداری و غیر دولتی را دریافت می کنند - از تاریخ دریافت تا انقضای 50 سال از تاریخ ایجاد با بررسی ارزش اسناد پس از انقضای مدت زمان ماندگاری مشخص شده؛

3) در سازمان های دیگر – حداقل 50 سالاز تاریخ ایجاد

3. اسناد مربوط به پرسنل ایجاد شده در ارتباط با عبور شهروندان از خدمات عمومی که خدمات دولتی دولتی نیستند ذخیره می شوند:

1) در ارگانهای دولتی که در آن شهروندان در خدمات عمومی غیر از خدمات دولتی خدمت می کردند - به مدت 75 سال پس از خاتمه خدمات عمومی با بررسی ارزش اسناد پس از انقضای دوره ذخیره سازی مشخص شده.

2) در بایگانی های دولتی که اسناد مربوط به پرسنل ارگان های دولتی منحل شده مندرج در بند 1 این قسمت را دریافت می کنند - از تاریخ دریافت تا انقضای 75 سال از تاریخ خاتمه خدمات عمومی با بررسی ارزش اسناد پس از انقضای مدت نگهداری مشخص شده.

تاکنون هیچ توضیحی از Rosarkhiv در مورد اینکه چگونه بایگانی های دولتی و شهرداری که اسناد مربوط به پرسنل را طبق برنامه دریافت کرده اند، اکنون باید توافق نامه هایی را که قبلاً با سازمان هایی که منابع کسب هستند منعقد کرده اند، انجام دهند.

علاوه بر این، اگر شعب و دفاتر نمایندگی یک سازمان پراکنده جغرافیایی قبلاً می توانستند اسناد مربوط به پرسنل را به بایگانی دولتی یا شهرداری در محل ثبت واحد جداگانه (بر اساس قراردادها و بر اساس برنامه زمان بندی) انتقال دهند، در این صورت در ارتباط با هنجار جدید قانون شماره 125-FZ "رئیس" سازمان، بدیهی است که در صورت عدم انحلال و ادامه فعالیت، باید ذخیره سازی اسناد را در مورد پرسنل کارکنان اخراج شده بخش های سرزمینی خود سازماندهی کند.

این، در واقع، نیازمند شفاف سازی یا تعدیل چارچوب نظارتی است، که ما در آغاز سال 2017 انتظار داریم. اما حتی در صورت عدم شفاف سازی رسمی در مورد اعمال قوانین فعلی، هنجارهای آن باید رعایت شود! اکنون چه کاری می توان و باید انجام داد؟

اسناد پرسنلی در کجا تولید و ذخیره می شوند؟

طبق قانون شماره 125-FZ، سازمان ها حق ایجاد آرشیو دارند، اما موظف استذخیره آرشیوی اسناد را انجام دهید.

از همین رو، اگر سازمان یک بایگانی را به عنوان یک واحد ساختاری ایجاد کرده باشد، سپس در بخش آیین نامه بایگانی که ترکیب اسنادی را که با آنها تکمیل می شود تعیین می کند ، لازم است اسناد مربوط به پرسنل را به طور مناسب ذکر کنید و محدودیت زمانی را هنگام تعیین دوره های نگهداری آنها مشخص کنید.

مثال 1

بخشی از مقررات آرشیو

نمایش کوچک کردن

آرشیو سازمان ذخیره سازی آرشیوی را انجام می دهد و با موارد زیر تکمیل می شود:

• - اسناد سازمانی برای تمام زمینه های فعالیت؛
• - اسناد اداری در مورد فعالیت های اصلی؛
• <. . .>
• - اسناد مربوط به پرسنل ایجاد شده قبل از سال 2002 شامل؛
• - اسناد مربوط به پرسنل ایجاد شده از سال 2003؛
• <. . .>

اگر آرشیو به عنوان یک واحد ساختاری ایجاد نشده باشد، آن مسئولیت نگهداری آرشیوی اسناد پرسنلباید به بخش دیگری و کارمندان آن شخصاً منصوب شود. این امر به دستور اولین مدیری که مسئولیت سمت خود را بر عهده دارد رسمیت می یابد برای سازماندهیذخیره سازی عملیاتی و آرشیوی فعلی اسناد شرکت.

معمولاً مسئول اسناد پرسنلی تعیین می شود بخش منابع انسانی و یکی از کارکنان آن، که بر اساس آن می توان همزمان با مسئولیت "معمول" برای نگهداری دفترچه های کاری و پرونده های شخصی کارمندان ، پردازش و ایمنی داده های شخصی ، مسئولیت جدیدی برای ذخیره آرشیوی اسناد روی پرسنل تعیین کرد.

مثال 2

نمایش کوچک کردن

من سفارش می دهم:

1. به رئیس بخش منابع انسانی M.V. (تعویض در صورت غیبت موقت - معاون رئیس اداره منابع انسانی Sokova N.A.) مسئولیت نگهداری سوابق کاری کارکنان، ایجاد و نگهداری پرونده های شخصی، پردازش و ایمنی داده های شخصی و همچنین ذخیره سازی آرشیوی و اطمینان از ایمنی اسناد مربوط به پرسنل

اگر آرشیو به عنوان یک واحد ساختاری ایجاد نشود، ممکن است مسئولیت نگهداری آرشیوی اسناد سازمان به برای یکی از کارمندان مدیریت دفتر(و در یک سازمان کوچک - به عنوان منشی) یا کارمند بخش پرسنل.

مثال 3

بند بخشنامه دستور واگذاری مسئولیت نگهداری آرشیوی اسناد پرسنلی

نمایش کوچک کردن

من سفارش می دهم:

1. به متخصص ارشد بخش مؤسسه آموزشی پیش دبستانی Kuznetsova S.L. (تعویض در صورت غیبت موقت - رئیس موسسه آموزشی پیش دبستانی N.S. Morozova) مسئولیت نگهداری بایگانی و اطمینان از ایمنی اسناد از صندوق بایگانی سازمان از جمله اسناد مربوط به پرسنل.

این نوع مسئولیت‌های تعیین‌شده توسط دستور باید در شرح وظایف کارمندان (با رضایت کتبی آنها) درج شود:

• خدمات پرسنلی یا خدمات مدیریت دفتر (منشی) و
• افرادی که جایگزین کارکنان مسئول در صورت غیبت موقت آنها می شوند.

همچنین لازم است در نظر گرفته شود که مفهوم "اسناد پرسنلی" شامل اسناد مربوط به دستمزد و سایر حقوق و دستمزدها (برگ های زمان کار، حساب های شخصی، اطلاعات حسابداری شخصی شخصی، کارت های ثبت مالیات بر درآمد و درآمد، فیش های پرداخت در صورت عدم حضور شخصی است. حساب ها و غیره) نگهداری می شود حسابداری. از آنجایی که توصیه می شود ذخیره سازی آرشیوی اسناد روی پرسنل را به صورت متمرکز (تحت مسئولیت سرویس پرسنل یا سرویس مدیریت دفتر / منشی) سازماندهی کنید، موضوع تعامل بین بخش ها در این فرآیند باید حل شود. توصیه می کنیم تعیین کنید که به چه شکلی (البته به صورت پردازش شده و اجرا شده بهتر است)، در چه بازه زمانی (برنامه ای تنظیم می شود) و همراه با چه اسناد حسابداری (احتمالاً فهرستی از امور پرسنلی که توسط بخش حسابداری تهیه شده است). و یک موجودی تحویل ساده) اسناد تسویه حساب برای دستمزد، بخش حسابداری برای ذخیره سازی بایگانی به بایگانی یا به خدمات پرسنل / خدمات دفتر کار منتقل می کند.

نام‌گذاری پرونده‌ها برای سال‌های 2016 و 2017

همانطور که مشخص است، خدمات مدیریت دفتر برای تهیه فهرستی از پرونده ها برای سال تقویم بعدی، از نسخه کاری خود استفاده می کند که در طول سال جاری تغییرات و شفاف سازی های لازم را انجام می دهد، عناوین پرونده ها را مشخص می کند، شماره های ذخیره را می گیرد، نگهداری می کند. جدول مطابقت شاخص های موردی در هنگام تغییر ساختار سازمان و غیره. دوره‌های نگهداری جدید برای اسناد مربوط به پرسنل باید از زمان لازم‌الاجرا شدن تغییراتی که ما در قانون شماره 125-FZ تجزیه و تحلیل می‌کنیم - در 13 مارس 2016 در نسخه کار نام‌گذاری پرونده 2016 منعکس شود. و اگر ماندگاری 75 سال در برخی موارد به 50 سال تغییر کند، دوره های کوتاهتر (10 سال، 5 سال، 3 سال و غیره) بدون تغییر باقی می مانند.

به عنوان مثال، اگر کارمندانی در سال 2002 یا قبل از آن استخدام شده باشند، دوره های ذخیره سازی پرونده های شخصی و حساب های شخصی آنها با دوره های زمانی برای کارمندانی که بعدا استخدام می شوند متفاوت است.

مثال 4

بخشی از لیست موارد برای سال 2016 یک سازمان تجاری (با نظرات برجسته شده با رنگ نارنجی)

نمایش کوچک کردن

از مثال 4 مشخص است که در لیست موارد برای سال 2017 نیز لازم است منعکس کننده تغییر در دوره های ذخیره سازی در امتداد خط زمانی متعارف - 2002/2003 (یعنی تعدادی از موارد به نظر می رسد دوشاخه هستند).

اما اسناد مربوط به پرسنل کارگران اخراجی، ایجاد شده قبل از سال 2002 فراگیر و مشمول ذخیره سازی طولانی مدت (بیش از 10 سال)، با جابجایی پرسنل مدرن، باید مدت ها قبل در فهرست پرونده های پرسنل گنجانده شده و به بایگانی منتقل شده باشد (پس از همه آنها معمولاً ظرف یک تا سه سال پس از اخراج تهیه و به آنجا منتقل می شوند). و در این مورد، یک سوال کاملاً متفاوت مبرم ترین می شود: آیا لازم است موجودی های قبلاً جمع آوری شده پرونده های پرسنل و پرونده های تکمیل شده را در ارتباط با تغییر دوره های ذخیره آنها مجدداً ثبت کنید؟ قانون دارای قدرت عطف به ماسبق نیست (حداقل نباید داشته باشد)، با این حال، نیاز به شفاف سازی از طرف روزارخیف همچنان باقی است.

هنگام تنظیم عناوین پرونده ها در نامگذاری پرونده ها، محدودیت زمانی 2002/2003 را مشخص کنید. اگر خود سازمان پس از سال 2002 تشکیل شده باشد، ممکن است ضروری نباشد. من قبلا اسناد پرسنلی ایجاد نکرده ام. سپس فقط مدت نگهداری آن دسته از اسناد پرسنلی که برای آنها به 50 سال تغییر می کند (با استناد به ماده 22.1 قانون شماره 125-FZ) از 75 معمول (که توسط PTUD ایجاد شده است) قابل توضیح است.

قوانین تالیف ورود نهایی به لیست پرونده ها برای سال 2016، که یک عملکرد حسابداری را انجام می دهد، ممکن است به طور رسمی تغییر نکند. از این گذشته، هر دو دوره نگهداری اسناد مربوط به پرسنل (75 سال، همانطور که قبلا بود، و 50 سال، در رابطه با تغییرات قانون شماره 125-FZ) به دوره های ذخیره سازی موقت (بیش از 10 سال) اشاره دارد. رکورد نهایی نشانی از تعداد کل پرونده‌هایی با دوره ذخیره‌سازی مشابه برای سال، از جمله موارد قابل انتقال (پرونده‌های شخصی، کتاب‌ها و مجلات و غیره) را ارائه می‌کند. به مثال 5 مراجعه کنید.

فقط علامت "EPK".در آخرین ورود به فهرست پرونده های در حال حاضر در رابطه با اسناد / پرونده های پرسنل باید با علامت "EK" جایگزین شود، زیرا بررسی ارزش مطابق با الزامات قانونی پس از انقضای دوره 75 ساله یا 50 ساله ذخیره سازی بلندمدت دپارتمان اسناد پرسنلی در سازمان انجام می شود.

مثال 5

نمایش کوچک کردن

هنگام تهیه لیستی از موارد برای سال 2017، توصیه می کنیم به 3 عامل مهم توجه کنید:

در مثال 6 ما عناوین پرونده ها و سیستم بندی آنها، دوره های ذخیره سازی صحیح را در پیش نویس نامگذاری پرونده ها برای خدمات پرسنلی یک سازمان تجاری برای سال 2017 نشان خواهیم داد. با این حال، لطفا توجه داشته باشید که:

• هنگام تعیین دوره های ذخیره سازی برای فایل ها، به عنوان هنر اعمال می شود. 22.1 قانون شماره 125-FZ و PTUD.
• طبق قانون شماره 125-FZ، دوره ذخیره سازی 75 ساله تعیین شده در PTUD برای اسناد پرسنل را به 50 سال کاهش می دهیم. اما در خدمات پرسنلی ما اسناد دیگری نیز داریم، به عنوان مثال اسناد سازمانی، که مدت نگهداری 75 سال مقرر در PTUD به قوت خود باقی است (به عنوان مثال موارد 03-06، 03-08 و 03-09 در مثال 6)؛
• دوره‌های ذخیره‌سازی کوتاه‌تر برای اسناد پرسنل (10 سال، 5 سال، 3 سال و غیره) طبق PTUD مرتبط باقی می‌ماند و در نام‌گذاری موارد بدون تغییر منعکس می‌شود (به عنوان مثال موارد با نمایه‌های 03-20، 03-45 را ببینید، 03- 66 در مثال 6);
• برای تعدادی از اسناد، دوره ذخیره سازی ثابت تعیین شده توسط PTUD در سایر بخش های سازمان (به عنوان مثال، در سرویس امنیتی یا خدمات مدیریت دفتر) رعایت می شود و در خدمات پرسنلی ما آنها را کمتر ذخیره می کنیم (نگاه کنید به به عنوان مثال، موارد با شاخص های 03-04، 03 -66، 03-67)؛
• علاوه بر این، دوره ذخیره سازی دائمی تحت PTUD در واقع به معنای دوره ذخیره سازی "تا زمان انحلال سازمان" است.

مثال 6

نمایش کوچک کردن

روشن شدن زمان ماندگاری روی جلد کیس

با در نظر گرفتن الزامات حفاظت از داده های شخصی، توصیه می شود برای هر کارمند به طور جداگانه پرونده های شخصی ایجاد کنید و در فرآیند ثبت پرونده های شخصی کارکنان اخراج شده در آماده سازی برای بایگانی آنها در بایگانی، چندین پرونده شخصی را ترکیب نکنید. حتی اگر حجم آن از 250 برگ تجاوز نکند. چندین پرونده شخصی را با توجه به سال اخراج به هم نچسبانید.

پرونده های شخصی کارمندان در یک کابینت فلزی در بخش پرسنل (یا در منشی) همیشه به دو آرایه تقسیم می شد:

1. کارمندان اخراجی که پرونده شخصی آنها هنوز به بایگانی منتقل نشده است.
2. کارمندان شاغل این گروه از پرونده ها اکنون باید به دو بخش تقسیم شوند:
   1. فعالیت از سال 2003 (اسناد موجود در آنها از این سال ایجاد شد و طبق ماده 22.1 قانون شماره 125-FZ به مدت 50 سال ذخیره می شود).
   2. کسانی که در سال 2002 و قبل از آن استخدام شده اند (آنها همانطور که در ابتدا در نظر گرفته شده بود به مدت 75 سال ذخیره می شوند).

برای گروه 2.1 پرونده های شخصی روی جلدها، لازم است که مقدمه توضیحات با استناد به قانون شماره 125-FZ همانطور که در مثال 7 نشان داده شده است (به رنگ نارنجی برجسته شده) سازماندهی شود.

در مورد تمام مواردی که این قانون مدت نگهداری آنها را تعدیل کرده است باید به همین ترتیب عمل کرد. برای جلوگیری از وارد کردن مکرر متن طولانی به صورت دستی، می توانید از یک مهر تایپ خودکار برای سرعت بخشیدن به فرآیند استفاده کنید.

از طریق نسخه آزمایشی مجله چاپ شده نگاه کنید

اسناد تولید شده در حین کار یک سازمان، حتی پس از تکمیل آنها در امور اداری، ممکن است دارای اهمیت عملی، تاریخی یا علمی خاصی باشد. و اگر ذخیره برخی از انواع اسناد غیر عملی باشد ، زیرا اطلاعات موجود در آنها فقط برای اهداف عملیاتی قابل استفاده است ، سایرین برای مدت تعیین شده توسط قانون مشمول ذخیره سازی می شوند. در این مقاله دوره های اصلی نگهداری اسناد در سال 2016 را مشاهده می کنید و همچنین به سوالاتی مانند اینکه: چه مقرراتی دوره های نگهداری اسناد را تعیین می کند، پاسخ می دهید؟ دوره های نگهداری اسناد در سازمان چقدر است؟ بررسی ارزش اسناد هر چند وقت یکبار باید انجام شود؟

از این مقاله یاد خواهید گرفت:

• چه مقرراتی دوره های نگهداری اسناد را تعیین می کند.
• دوره های نگهداری اسناد در سازمان چقدر است.
• هر چند وقت یک بار باید بررسی ارزش اسناد انجام شود؟

نحوه تعیین دوره های نگهداری اسناد 2016

از دست ندهید: مقاله اصلی ماه از یک کارشناس کاربردی

کلیه قوانین و شرایط برای ذخیره اسناد پرسنل در یک برگه تقلب بصری.

روش و شرایط نگهداری اسناد در سال 2016 ایجاد شده است:

• قوانین سازماندهی ذخیره سازی، کسب، ثبت و استفاده از اسناد از صندوق بایگانی فدراسیون روسیه و سایر اسناد آرشیوی در ارگان های دولتی، دولت های محلی و سازمان ها، مصوب 31 مارس 2015 شماره وزارت فرهنگ روسیه. 526;
• فهرستی از اسناد آرشیوی مدیریت استاندارد که به دستور وزارت فرهنگ فدراسیون روسیه به تاریخ 25 اوت 2010 به شماره 558 تأیید شده است.
• فهرستی از اسناد آرشیوی استاندارد تولید شده در فعالیت های علمی، فنی و تولیدی سازمان ها که به دستور وزارت فرهنگ فدراسیون روسیه مورخ 31 ژوئیه 2007 شماره 1182 تأیید شده است.
• فهرستی از اسناد استاندارد تولید شده در فعالیت های کمیته های ایالتی، وزارتخانه ها، ادارات و سایر موسسات، تایید شده توسط آرشیو اصلی اتحاد جماهیر شوروی در 15 اوت 1988.
• مقررات مربوط به رویه و دوره های نگهداری اسناد شرکت های سهامی، مصوب قطعنامه کمیسیون فدرال بازار اوراق بهادار فدراسیون روسیه مورخ 16 ژوئیه 2003 شماره 03-33/ps.

قانون اساسی در مورد دوره های نگهداری اسناد (قانون فدرال شماره 125-FZ مورخ 22 اکتبر 2004 "درباره بایگانی در فدراسیون روسیه") هر سازمان را موظف می کند که از ایمنی کلیه اسناد بایگانی، از جمله اسناد پرسنلی، در سراسر کل اطمینان حاصل کند. دوره تعیین شده توسط مقررات فدرال. به منظور تنظیم روش ذخیره سازی، پردازش و بررسی ارزش اسناد، به کارفرمایان توصیه می شود که بندهای مربوطه را در اسناد تشکیل دهنده بگنجانند (دستور دولت فدراسیون روسیه 21 مارس 1994 شماره 358-R "در مورد بهبود ایمنی اسناد بر روی پرسنل").

اطلاعات مفید برای مدیر منابع انسانی: ما مطالعه می کنیم.

دوره نگهداری اسناد در سازمان در سال 1395

دوره های نگهداری اسنادممکن است موقت یا دائمی باشد. توصیه می شود اسناد مربوط به پرسنل را در بایگانی سازمان جدا از سایر اسناد ذخیره کنید تا زمانی که به آرشیو شهرداری یا فدرال منتقل شوند. اسناد نگهداری کوتاه مدت (حداکثر 10 سال) تا پایان مدت مقرر در بایگانی سازمان نگهداری می شود و سپس معدوم می شود و اسناد نگهداری طولانی مدت و دائمی (مدت نگهداری اسناد از این دست 10 سال می باشد. سال یا بیشتر) به دلیل اهمیت آنها می توان به بایگانی دولت مرکزی (براساس قرارداد تملک) یا بایگانی تجاری که خدمات آن پولی است منتقل کرد.

کارشناس بهت میگه

سازمان می تواند به ذخیره سازی فایل های مهم در آرشیو خود ادامه دهد و شرایط مناسبی برای آنها فراهم کند. مدت نگهداری اسناد مقرر در قانون قابل کاهش نیست. اما در سال 2016، همه کارفرمایان می‌توانند با در نظر گرفتن هنجار مربوطه در یک قانون محلی، دوره‌های نگهداری طولانی‌تری را برای اسناد در مقایسه با هنجار استاندارد تعیین کنند. مدت نگهداری اسناد در یک سازمان از اولین روز سال تقویمی پس از سال تکمیل آنها در امور اداری محاسبه می شود. با این حال، نوع رسانه ای که سند در آن ذخیره می شود به هیچ وجه بر مدت زمان ذخیره سازی تأثیر نمی گذارد.

لیست سال 2016 به شما کمک می کند تا دوره های دقیق ذخیره سازی اسناد را در یک سازمان پیدا کنید - جدول ویژه ای که به دستور وزارت فرهنگ روسیه شماره 558 "در مورد تایید لیست اسناد بایگانی مدیریت استاندارد" مورخ 08/25 تایید شده است. /1389 با تغییرات فعلی مورخ 1394/02/04 با توجه به الزامات فهرست، مدت نگهداری اسناد در سازمان عبارت است از:

• برای سفارشات و دستورالعمل ها در مورد پرسنل، برگه های تعرفه، قراردادهای کاری و موافقت نامه های اضافی به آنها - 75 سال؛
• برای ارجاعات و اطلاعیه های استخدام، پرسشنامه ها و درخواست های افراد استخدام نشده - 3 سال؛
• برای دستورات مجازات های انضباطی، سفرهای کاری کوتاه مدت، تعطیلات - 5 سال؛
• برای برگه های زمانی و برنامه زمان کار در شرایط کاری عادی - 5 سال، در شرایط کاری مضر و (یا) خطرناک - 75 سال؛
• برای کارت های شخصی کارمندان - 75 سال؛
• برای اصل کتاب های کار، دیپلم ها، گواهی ها و سایر اسناد شخصی - تا زمانی که کارمندان تقاضای آنها را نداشته باشند، به مدت 75 سال ذخیره می شوند.

گاهی اوقات مدت نگهداری اسناد در یک سازمان محدود به چند سال مشخص نیست: به عنوان مثال، قراردادهای جمعی به طور دائم ذخیره می شوند.

کارفرما سالانه ارزش اسناد را مورد بررسی قرار می دهد که طی آن موارد برای نگهداری موقت و دائمی در بایگانی سازمان انتخاب می شوند. پرونده ها با دقت بررسی می شوند و در صورت لزوم گسترش و قالب بندی مجدد می شوند. توجه ویژه ای به پوشه هایی با علامت "EPC" است که حاوی اسناد ذخیره سازی دائمی است. در طول بررسی، دوره های نگهداری اسناد با توجه به نامگذاری پرونده های اتخاذ شده در سازمان تعیین و مشخص می شود. بر اساس نتایج کار کمیسیون کارشناسی، اسنادی با مدت نگهداری منقضی شده برای تخریب اختصاص داده می شود.

تشکیل شده در طول فعالیت های ارگان های دولتی، دولت های محلی و سازمان ها، نشان دهنده دوره های ذخیره سازی (پیوست) به دستور وزارت فرهنگ RF مورخ 25 اوت 2010 شماره 558)

تشکیل شده در طول فعالیت های ارگان های دولتی، دولت های محلی و سازمان ها، نشان دهنده دوره های ذخیره سازی است

کاربرد
به دستور وزارت فرهنگ
فدراسیون روسیه
مورخ 25 آگوست 2010 شماره 558

I. مقررات عمومی

ب) در سازمان های دیگر

قبل از تعویض با موارد جدید

الف) در محل توسعه و/یا تایید

ب) در سازمان های دیگر

قبل از تعویض با موارد جدید

سریع. ** (1)

(1) ارسال برای اطلاعات - تا زمانی که نیاز به پایان برسد

موافقت نامه های عمومی، بین منطقه ای، منطقه ای، بخشی (بین بخشی)، سرزمینی و غیره

مکاتبه در مورد پیشرفت انعقاد قراردادهای دسته جمعی

اسناد (پروتکل ها، تجزیه و تحلیل ها، گواهی ها، اقدامات، گزارش ها) در مورد تأیید انطباق با شرایط قرارداد جمعی

مکاتبه در مورد تأیید انطباق با شرایط قرارداد جمعی

اسناد (الزامات، گواهی ها، اطلاعات، پروتکل ها، توصیه ها) در مورد اختلافات کار جمعی با مشارکت یک میانجی

اسناد (تصمیمات، فهرست اختلافات، پیشنهادات، اطلاعات) در مورد جنبش اعتصابی

اسناد (گزارش ها، گواهی ها، اطلاعات) در مورد انتقال کارکنان به یک روز کاری کوتاه شده یا هفته کاری

5 لیتر (1) EPC

اسناد (برنامه ها، یادداشت ها، گواهی ها، محاسبات، پروتکل ها) در مورد حل و فصل اختلافات کار

اسناد (خلاصه، اطلاعات، یادداشت ها، تراز زمان کاری) در مورد ردیابی زمان کار

(1) در شرایط کاری سخت، مضر و خطرناک - 75 لیتر.

اسناد (اعمال، پیام ها، اطلاعات، گزارش ها، یادداشت ها، گواهی ها، مکاتبات) در مورد رعایت نظم و انضباط کار

7.2. جیره بندی نیروی کار، تعرفه گذاری، دستمزد

استانداردهای کار استاندارد:

الف) در محل توسعه و تصویب

ب) در سازمان های دیگر

قبل از تعویض با موارد جدید

استانداردهای تولید و قیمت (1):

(1) استانداردهای موقت تولید و قیمت - 3 سال پس از جایگزینی با موارد جدید

الف) در محل توسعه و تصویب

ب) در سازمان های دیگر

قبل از تعویض با موارد جدید

اسناد (گواهینامه ها، محاسبات، یادداشت ها، پیشنهادات) در مورد توسعه استانداردهای تولید و قیمت ها

فهرست تعرفه ها و صلاحیت ها، شبکه ها، نرخ ها:

الف) در محل توسعه و تصویب

ب) در سازمان های دیگر

تا زمانی که نیاز بگذرد

مکاتبه در مورد اضافات و تغییرات در کتابهای مرجع تعرفه و صلاحیت، گریدها، نرخها

برگه های تعرفه (فهرست)

اسناد (محاسبات، تجزیه و تحلیل، گواهی) در مورد بازنگری و اعمال استانداردهای تولید، قیمت ها، جدول تعرفه ها و نرخ ها، بهبود اشکال مختلف پاداش، اشکال پرداخت.

اسناد (گواهینامه ها، یادداشت ها، اقدامات، گزارش ها، پروتکل ها) در مورد نظارت بر رعایت قوانین مقررات کار و هزینه های صندوق دستمزد.

مکاتبه در مورد تنظیم و تعیین دستمزد و کمک هزینه و محاسبه پاداش

مکاتبه در مورد پرداخت کار در روزهای تعطیل، روزهای استراحت و اضافه کاری

دسته بندی (سطح) مصوب دستمزد، پرداخت حقوق برای موقعیت های کارمند:

الف) در محل توسعه و تصویب

ب) در سازمان های دیگر

قبل از تعویض با موارد جدید

مدارک (پروتکل ها، قوانین، گواهی ها، اطلاعات) در مورد حقوق و دستمزد، پرداخت کمک هزینه و تعهدی سابقه کار برای افراد دارای پست های دولتی

اسناد (محاسبات، گواهی ها، لیست ها) در مورد پرداخت پاداش به کارکنان

مکاتبه در مورد آموزش و استفاده از صندوق های تشویقی مادی

7.3. ایمنی و بهداشت شغلی

اسناد (آیین نامه ها، پروتکل ها، تصمیمات، پیشنهادات، نتیجه گیری، فهرست استانداردها و هنجارها، لیست محل کار، توجیهات، داده ها، اطلاعات، اظهارات محل کار، کارت گواهی محل کار، طرح ها) در مورد گواهی محل کار با توجه به شرایط کار

45 لیتر (1) EPC

(1) در شرایط کاری سخت، مضر و خطرناک - 75 لیتر.

قوانین، مقررات ایمنی؛ اسناد (گواهینامه ها، یادداشت ها، گزارش ها) در مورد اجرای آنها

برنامه های جامع برای بهبود شرایط کار و ایمنی

مکاتبه در خصوص تدوین و پیشرفت اجرای طرح های جامع بهبود شرایط کار و اقدامات حفاظتی، بهداشتی و بهداشتی کار

اسناد (گواهینامه ها، پیشنهادات، توجیهات، توصیه ها) در مورد وضعیت و اقدامات برای بهبود شرایط کار و حفاظت از کار، مقررات ایمنی

مکاتبه در مورد وضعیت و اقدامات برای بهبود شرایط کار و حفاظت از کار و مقررات ایمنی

برنامه های اقدام برای بهبود شرایط کار برای کارگران

اسناد (اعمال، گواهی، اطلاعات) در مورد نتایج بازرسی از انطباق با توافق نامه در مورد مسائل حفاظت از کار

اسناد (یادداشت ها، گواهی ها، گزارش ها، گزارش ها، اعمال، مکاتبات) در مورد وضعیت شرایط و اعمال نیروی کار برای زنان و نوجوانان.

فهرست مشاغل با شرایط کاری سخت، زیان آور، خطرناک که در آن اشتغال زنان و افراد زیر 18 سال مجاز نمی باشد:

الف) در محل توسعه و تصویب

ب) در سازمان های دیگر

قبل از تعویض با یک جدید

لیست مشاغل با شرایط کاری سخت، مضر و خطرناک:

الف) در محل توسعه و تصویب

ب) در سازمان های دیگر

قبل از تعویض با یک جدید

لیست کارگران در تولید با شرایط کاری سخت، مضر و خطرناک

بیمه نامه مسئولیت مدنی برای تاسیسات تولیدی خطرناک

گزارش کارت و دستور کار برای کارگران در مشاغل سنگین، مضر و خطرناک

قوانین حمایت از کار کارگران معلول:

الف) در محل توسعه و تصویب

ب) در سازمان های دیگر

قبل از تعویض با موارد جدید

اسناد (اعمال، نتیجه گیری، گواهی و غیره) که شرایط کاری دشوار، مضر و خطرناک را تأیید می کند

مکاتبه در مورد اقدامات پیشگیرانه در مواقع بلایای طبیعی و اضطراری

طرح ها و طرح هایی برای تخلیه افراد و دارایی های مادی در مواقع اضطراری

قبل از تعویض با موارد جدید

استانداردهای نگهداری تجهیزات و مواد در مواقع اضطراری:

الف) در محل توسعه و تصویب

ب) در سازمان های دیگر

قبل از تعویض با موارد جدید

اسناد (گزارش ها، گواهی ها، اطلاعات) در مورد علل بیماری در بین کارکنان سازمان ها

اقدامات بررسی مسمومیت ها و بیماری های شغلی

قراردادهای بیمه حوادث کارکنان

(1) پس از انقضای مدت قرارداد. در صورت تصادف - 75 لیتر.

اسناد (برنامه ها، لیست ها، مکاتبات) در مورد آموزش ایمنی کارگران

پروتکل های صدور گواهینامه ایمنی

الف) کار ایمنی پیشگیرانه

مدارک (شرایط، برنامه ها، پروتکل ها، توصیه ها) مسابقات ایمنی و بهداشت حرفه ای

اطلاعیه های پایگاه کمک های اولیه در مورد قربانیان حوادث

5 لیتر (1) EPC

(1) اطلاعات در مورد حوادث مربوط به تلفات انسانی - پست. **

الف) در محل توسعه و تصویب

ب) در سازمان های دیگر

قبل از تعویض با موارد جدید

پرسشنامه برای بررسی شرایط کاری کارگران

8. پرسنل

شماره مقاله	نوع سند	مدت نگهداری اسناد*	یادداشت
1	2	3	4
8.1. پذیرش، جابجایی (انتقال)، اخراج کارکنان
	اسناد (گزارش ها، خلاصه ها، گواهی ها، اطلاعات) در مورد وضعیت و تایید کار با پرسنل
	مکاتبه در مورد پذیرش، توزیع، حرکت، ثبت نام کارگران
	اسناد (درخواست، اطلاعات، مکاتبات) در مورد نیاز به کارگر، کاهش (آزادی) کارگران
	مکاتبه در مورد انتقال کارکنان به سایر سازمانها
	اسناد (لیست ها، دادخواست ها، ارسال ها، ویژگی ها، پرسشنامه ها) برای تشکیل ذخیره کارکنان برای استخدام
	اطلاعات در مورد ترکیب کارکنان دارای پست های دولتی بر اساس جنسیت، سن، تحصیلات، سابقه کار برای سال
	اطلاعیه های کتبی کارفرما در مورد اخراج کارکنان با ذکر دلایلی که در پرونده های شخصی گنجانده نشده است.
			(1) پس از جایگزینی با موارد جدید
	الف) در محل توسعه و تصویب
	ب) در سازمان های دیگر
				امور میدانی متخصصین اعزامی به خارج از کشور
		اطلاعات مربوط به درآمد، اموال و تعهدات مربوط به اموال کارکنان مدنی و شهرداری ایالتی که در پرونده های شخصی گنجانده نشده است
		مشخصات و رزومه کارمندان در پرونده های شخصی گنجانده نشده است
	مکاتبه در مورد مسائل توانبخشی (سیاسی، حرفه ای، پزشکی) کارگران
	مدارک (فرم های درخواست، زندگی نامه، سوابق پرسنل، درخواست ها، توصیه نامه ها) افراد استخدام نشده
	اصل مدارک شخصی (دفتر کار، دیپلم، گواهینامه، گواهینامه)	Poste Restante (1)	(1) مطالبه نشده -75 لیتر.
	اسناد (گواهینامه ها، گزارش ها، یادداشت ها، رونوشت های سفارش ها، گزیده های سفارشات، بیانیه ها و غیره) که در پرونده های شخصی گنجانده نشده اند.
	اسناد (اظهارات رضایت کارکنان به پردازش داده های شخصی، اطلاعات، اطلاعیه ها) در مورد موضوع داده های شخصی
	اعمال پذیرش و انتقال پرونده های شخصی کارکنان عمران و شهرداری های دولتی پس از انتقال به شغل دیگر
			(1) پس از بازگشت از سفر کاری. برای کارگران اعزامی به سفرهای کاری به شمال دور و مناطق معادل - 75 لیتر.
	اسناد (تکالیف رسمی، گزارش، مکاتبات) در مورد اعزام کارگران	5 لیتر EPA (1)	(1) برای سفرهای تجاری طولانی مدت خارجی - 10 لیتر. EPK
	صورتجلسه جلسات کمیسیون های رقابت در مورد پر کردن پست های خالی، انتخاب سمت ها، تشکیل ذخیره پرسنل. انعقاد قراردادهای خدماتی با کارمندان دولتی که به سن 60 سال رسیده اند. مدارک (گواهینامه، مشخصات و غیره) برای آنها
	اسناد (گزیده صورتجلسات، فهرست آثار، گزارشات) برای کمیسیون های مسابقه برای تکمیل پست های خالی، انتخاب افراد (کارمندان) که پرونده شخصی ندارند.
	مدارک (درخواست، گواهینامه و ...) متقاضیان پست های خالی		(1) پس از برگزاری مسابقه برای پر کردن پست های خالی
	مکاتبه در مورد پر کردن پست های خالی، انتخاب به سمت، آموزش ذخیره پرسنل
	مکاتبه در مورد خدمات دولتی و شهری
	مکاتبه در مورد تایید سابقه کار کارکنان
	اسناد (تسلیمات، دادخواستها، پرسشنامه ها، اقدامات) در مورد تعیین نرخ شخصی، حقوق، کمک هزینه		(1) در صورت عدم سفارش - 75 لیتر. EPK
	مکاتبه در مورد ایجاد و پرداخت نرخ شخصی، حقوق، کمک هزینه
	صورتجلسه جلسات کمیسیون در مورد رعایت الزامات رفتار رسمی کارکنان دولتی و شهرداری و حل تعارض
	اسناد (بیانیه ها، پروتکل ها، تصمیمات، گزارش ها، یادداشت ها) در مورد انطباق با الزامات رفتار رسمی کارکنان و حل تضاد منافع	5 لیتر (1) EPC	(1) پس از رفع تعارض
	اسناد (یادداشت‌های رسمی، توضیحی، نتیجه‌گیری، پروتکل‌ها، بیانیه‌ها و غیره) در مورد حقایق تجدیدنظر به منظور ترغیب کارمندان دولتی و کارمندان شهرداری به ارتکاب جرایم فساد اداری. در مورد انطباق با الزامات رفتار رسمی، تنظیم تضاد منافع
	اطلاعیه حقایق تجدیدنظر به منظور ترغیب کارمندان دولتی و کارمندان شهرداری به ارتکاب جرایم فساد اداری. در مورد اجرای سایر فعالیت های پرداخت شده توسط کارمندان دولتی و کارمندان شهرداری
	اسناد (درخواست، یادداشت ها، نتیجه گیری و غیره) در مورد بازرسی های رسمی از کارمندان دولتی و کارمندان شهرداری
	الف) اطلاع از حقایق تجدیدنظر به منظور ترغیب کارمندان دولتی و کارمندان شهرداری به ارتکاب جرایم فساد اداری.
	ب) اطلاعیه در مورد اجرای سایر فعالیتهای حقوقی توسط کارمندان دولتی و کارمندان شهرداری
	ج) بازرسی داخلی از کارمندان دولت و کارمندان شهرداری
	د) اظهارات در مورد انطباق با الزامات رفتار رسمی، تنظیم تضاد منافع			ثبت نام کارمندان دولت فدرال، کارمندان دولت ایالتی نهادهای تشکیل دهنده فدراسیون روسیه و کارمندان شهرداری		(1) ترکیب اسناد و اطلاعات موجود در رجیسترها توسط قوانین و مقررات فدراسیون روسیه تعیین می شود. در سازمانی که وظیفه نگهداری ثبت را انجام می دهد ذخیره می شود و پس از اتمام نگهداری برای ذخیره سازی دائمی منتقل می شود
			(1) در صورت عدم وجود حساب شخصی - 75 لیتر.
	الف) اعضای دستگاه های حاکمیتی و اجرایی سازمان
	ب) جانبازان و شرکت کنندگان در جنگ بزرگ میهنی و سایر عملیات نظامی
	ج) با جوایز دولتی و سایر جوایز، عناوین دولتی و سایر عناوین، جوایز اعطا شده است
	د) کارگران
	ه) کسانی که گواهینامه را گذرانده اند
	ز) نامزدهای ارتقای مقام	قبل از تعویض با موارد جدید
	ح) دریافت نرخ شخصی، حقوق
	ط) دانشجویان حین کار
	ی) کارمندان بازنشسته
	ک) افرادی که به خارج از کشور سفر می کنند			اسناد (گزارش ها، اعمال، اطلاعات) در مورد حسابداری دفتر کار و درج برای آنها
			(1) برای سفرهای کاری خارجی - 10 لیتر. EPK
	مکاتبه در مورد اخذ پاسپورت خارجی توسط کارکنان سازمان
	مکاتبات (درخواست) در خصوص ثبت و دریافت ویزای خارجی
	اسناد (مشخصات، یادداشت ها، گواهی ها، مکاتبات) در مورد محاکمه افراد متخلف از انضباط کار
			(1) پس از اخراج (2) برای سفرهای کاری خارجی - 10 لیتر.
	و) اشخاص مشمول ثبت نام نظامی
	الف) ثبت ورود و خروج کارمندان و اعضای خانواده آنها که به نمایندگی ها و مؤسسات خارجی فدراسیون روسیه، سازمان های بین المللی اعزام می شوند.
	ی) صدور گواهی سفر
	ک) صدور گذرنامه عمومی و خارجی
8.2. ایجاد صلاحیت کارگران
	صورتجلسات جلسات، تصمیمات صدور گواهینامه، صلاحیت، کمیسیون های تعرفه. اسناد (پروتکل های کمیسیون های شمارش، آرای مخفی) به آنها	15 لیتر (1) EPC	(1) در شرکت هایی با شرایط کاری دشوار، مضر و خطرناک - 75 لیتر. EPK
	گزارش های تصدیق؛ اسناد (پیشنهادات، توصیه ها، کپی اسناد، برنامه های اجرای توصیه های صادر شده در حین صدور گواهینامه) به آنها که در پرونده های شخصی گنجانده نشده است.
	مدارک (نمایندگی، نتیجه‌گیری، مدرک، گواهینامه، گواهینامه) در مورد تخصیص رتبه کلاس و عناوین خاص که در پرونده شخصی درج نشده است.
	اظهارات عدم موافقت با تصمیمات کمیسیون های صدور گواهینامه، صلاحیت و تعرفه؛ اسناد (گواهینامه، نتیجه گیری) در مورد بررسی آنها
	شرایط صلاحیت:
	الف) در محل توسعه و تصویب
	ب) در سازمان های دیگر	قبل از تعویض با موارد جدید
	اسناد (آزمون ها، پرسشنامه ها، پرسشنامه ها) برای تعیین (ارزیابی) کیفیت ها و قابلیت های حرفه ای کارکنان:
	الف) در محل توسعه
	ب) در سازمان های دیگر	قبل از تعویض با موارد جدید
	مکاتبه در مورد صدور گواهینامه، امتحانات واجد شرایط
8.3. بهبود صلاحیت کارکنان
	اسناد (گزارش ها، گواهی ها، اطلاعات، محاسبات، یادداشت ها، گزارش ها) در مورد بازآموزی کارگران، آموزش در مشاغل دوم، آموزش پیشرفته
	مکاتبه در مورد بازآموزی و آموزش پیشرفته کارکنان سازمان
	نمونه برنامه های آموزشی (بلند مدت و هدفمند):
	الف) در محل توسعه
	ب) در سازمان های دیگر	تا زمانی که نیاز بگذرد
		(1) پس از جایگزینی با موارد جدید
		متن سخنرانی های معلمان
		دوره ها و آزمون ها برای دانش آموزان مؤسسات آموزشی (سازمان ها) ارائه آموزش های پیشرفته برای کارگران
	مکاتبات در مورد سازماندهی کار موسسات آموزشی (سازمانها) ارائه دهنده آموزش پیشرفته برای کارکنان
	اسناد (اعمال، یادداشت ها، بیانیه ها، مکاتبات) در مورد تجهیزات آزمایشگاه های آموزشی، کلاس های درس، کارگاه ها، ارائه برنامه های آموزشی، ادبیات آموزشی و روش شناختی، فیلم های آموزشی		(1) پس از جایگزینی با موارد جدید
	مدارک (برنامه ها، طرح ها، نمودارها) در مورد برگزاری کلاس ها، مشاوره ها، آزمون ها
	مدارک (ارسالی، فهرست مشخصات، مکاتبات) در مورد اعطای بورسیه تحصیلی به کارگران دانشجو
	اسناد (برنامه ها، برنامه ها، برنامه ها، طرح ها، گزارش ها، بررسی ها، فهرست ها، ویژگی ها، مکاتبات) در مورد سازماندهی و انجام آموزش های عملی و کارآموزی برای دانشجویان
	اسناد (طرح ها، اطلاعات، مکاتبات) در مورد سازماندهی و اجرای گردش های آموزشی و صنعتی
	فهرست ها، بیانیه های توزیع بر اساس مشخصات آموزشی دانش آموزان از موسسات آموزشی (سازمان ها) ارائه دهنده آموزش های پیشرفته برای کارگران		(1) پس از اتمام آموزش
	لیست افرادی که از موسسات آموزشی (سازمان ها) فارغ التحصیل شده اند که آموزش های پیشرفته ای را برای کارمندان ارائه می دهند
	ثبت نام برای صدور گواهی پایان کار موسسات آموزشی (سازمان ها) ارائه دهنده آموزش های پیشرفته برای کارکنان
8.4. جوایز
	اسناد (ارسالی، گواهی جوایز، دادخواست ها، گواهی نامه ها، زندگی نامه ها، گزیده هایی از تصمیمات، قطعنامه ها، پروتکل ها، و غیره) در مورد نامزدی برای جوایز دولتی، شهرداری و ادارات، اعطای عناوین، اعطای جوایز:	اسناد (پروتکل ها، عصاره ها، تصمیمات، گواهینامه ها، قطعنامه ها، دفاتر ثبتی) تأیید کننده حق صدور گواهی برای شرکت کنندگان در درگیری های مسلحانه، تصفیه حوادث و سایر شرایط اضطراری.
		درخواست برای صدور اسناد تکراری برای جوایز دولتی، شهرداری و ادارات برای جایگزینی موارد گمشده. اسناد (برنامه، گواهی) به آنها:
		الف) در سازمان های اهدا کننده
ب) در سازمان های دیگر
	دفترهای ثبت اسناد برای صدور اسناد تکراری جوایز دولتی، شهرداری و ادارات، جایگزینی اسناد گمشده
	مکاتبه در مورد پاداش کارکنان، اعطای عناوین افتخاری و اعطای پاداش
	پروتکل های ارائه جوایز دولتی، شهرداری و ادارات
	الف) در محل توسعه و تصویب
	ب) در سازمان های دیگر	قبل از تعویض با موارد جدید
	اسناد (نمایندگی، دادخواست، مکاتبات) در مورد محرومیت از جوایز دولتی
	اسنادی (نمایندگی، دادخواست، شهادت نامه، شرح حال، گزیده تصمیمات، مصوبات، دستورات، مکاتبات) در مورد درج در هیئت افتخار که در پرونده شخصی گنجانده نشده است.
	کتاب افتخار سازمان

لطفا توجه کنید!از 13 مارس 2016، دوره های نگهداری اسناد پرسنلی خاص تغییر کرده است.

طبق قوانین جدید ایجاد شده توسط قانون فدرال شماره 43-FZ در 2 مارس 2016 که قانون امور بایگانی را اصلاح کرده است، اسناد پرسنلی که از سال 2003 ایجاد شده اند باید ذخیره شوند:

· ظرف 50 سال از تاریخ ایجاد - در سازمان های دولتی، دولت های محلی و سازمان هایی که به عنوان منابع کسب آرشیو دولتی و شهرداری با اسناد آرشیوی عمل می کنند. پس از انقضای 50 سال، بررسی ارزش اسناد انجام می شود.

· قبل از انقضای 50 سال از تاریخ ایجاد - در بایگانی های دولتی و شهرداری که اسناد مربوط به پرسنل سازمان های دولتی منحل شده، دولت های محلی، ایالتی، شهرداری و سازمان های غیر دولتی را دریافت می کنند. پس از انقضای دوره 50 ساله، بررسی ارزش اسناد انجام می شود.

· حداقل 50 سال از تاریخ ایجاد - در سایر سازمانها.

اسناد مربوط به پرسنل که قبل از سال 2003 ایجاد شده اند هنوز 75 سال از تاریخ ایجاد ذخیره می شوند.

اسنادی که به مدت 5 سال نگهداری می شوند (ماده 19 فهرست شماره 558): دستور مرخصی های عادی و تحصیلی، سفرهای کاری کوتاه مدت داخلی و خارجی.

اسناد ذخیره سازی دائمی - تمام اسنادی که در بند "ب" ماده 19 فهرست شماره 558 پیدا نمی کنید. همه این اسناد باید به طور خودکار به عنوان سفارشات برای فعالیت اصلی طبقه بندی شوند که به طور دائم ذخیره می شوند.

ذخیره سازی مدارک الکترونیکی پرسنل در سال 1395

شرایط ذخیره سازی اسناد الکترونیکی به دستور وزارت فرهنگ روسیه مورخ 31 مارس 2015 شماره 526 "در مورد تصویب قوانین سازماندهی ذخیره سازی، کسب، ضبط و استفاده از اسناد صندوق آرشیو روسیه ایجاد شده است. فدراسیون و سایر اسناد آرشیوی در ارگان های دولتی، دولت های محلی و سازمان ها.

شرایط اجباری برای نگهداری اسناد الکترونیکی عبارتند از:

حضور حداقل دو نسخه از هر واحد ذخیره سازی اسناد الکترونیکی در بایگانی سازمان (نسخه اصلی و کار باید بر روی دستگاه های فیزیکی مختلف قرار گیرد).

· در دسترس بودن ابزارهای فنی و نرم افزاری طراحی شده برای تکثیر، کپی، بازنویسی اسناد الکترونیکی، نظارت بر وضعیت فیزیکی و فنی.

· تضمین یک رژیم ذخیره سازی برای اسناد الکترونیکی که از دست دادن، توزیع غیرمجاز، تخریب یا تحریف اطلاعات جلوگیری می کند (بند 2.30 قوانین).

سازمان در فرآیند نگهداری اسناد الکترونیکی در بایگانی حداقل هر 5 سال یک بار باید کنترل فنی وضعیت فیزیکی حاملان اسناد الکترونیکی و تکرارپذیری اسناد الکترونیکی را انجام دهد.

بنابراین، اگر شرکت مدیریت اسناد الکترونیکی را حفظ می کند، می توانید آنها را به روش زیر برای ذخیره سازی انتقال دهید. ابتدا وضعیت فیزیکی رسانه سند الکترونیکی را بررسی کنید، سپس آنها را در رسانه ماشینی بنویسید. کیفیت ضبط را بررسی کنید. کدهای آرشیوی را روی کیس ها قرار دهید و سپس از اسناد الکترونیکی موجودی تهیه کنید.

تخریب اسناد پرسنلی: روش، ثبت نام

اگر بر اساس نتایج بررسی ارزش اسناد، اسناد غیر ضروری شناسایی شود، لازم است اقدامی در مورد تخصیص امحای اسنادی که در معرض نگهداری نیستند تنظیم شود. این برای تأیید از بین رفتن اسناد ضروری است.

ارسال برای پردازش اسناد تخریب بسته بندی و برای دفع به کارخانه های پردازش کاغذ یا بازیافت منتقل می شوند. انتقال اسناد با فاکتورهای ویژه ای رسمیت می یابد که در عمل تخصیص برای تخریب ذکر شده است.

خرد کردن. اسناد تخریب را نیز می توان با خرد کردن از بین برد. بر اساس میزان محرمانه بودن، بین تخریب استاندارد و تخریب محرمانه تمایز قائل می شود. همه چیز به میزان کاهش قطعات سند بستگی دارد. پس از از بین رفتن سند، ورودی مربوطه در پایگاه داده انجام می شود و سپس می توانید از نگهداری تاریخچه اسناد از بین رفته خودداری کنید.

رویداد با این موضوع: