फ़ाइल में 250 शीट. मामलों का गठन

दस्तावेजों के साथ काम पूरा होने के बाद, वे मामलों में रखा गया(फ़ोल्डर, रिकॉर्डर) और उनमें एक निश्चित क्रम में रखे गए हैं।

मामलों का गठनमामलों के नामकरण के साथ ϲᴏᴏᴛʙᴇᴛϲᴛʙii में मामलों में निष्पादित दस्तावेजों के समूहन को कहा जाता है।

में छोटे संगठनसेवा में मामले केंद्रीय रूप से बनते हैं दस्तावेज़ीकरण समर्थनप्रबंधन या सचिव. यदि संगठन बड़ा है, तो प्रबंधन दस्तावेज़ तैयार किए जाते हैं और प्रबंधन दस्तावेज़ीकरण सहायता सेवा में संग्रहीत किए जाते हैं, और शेष दस्तावेज़ों को फ़ाइलों में समूहीकृत किया जाता है और उन संरचनात्मक इकाइयों में संग्रहीत किया जाता है जिनमें उनके साथ काम किया गया था।

मामले बनाने के नियम एवं प्रक्रिया

मामलों का गठन निहित नियमों के अनुसार किया जाता है कार्यशील अभिलेखों के लिए बुनियादी नियमसंगठन, मानक निर्देशऑफिस के काम परवी संघीय निकाय कार्यकारिणी शक्ति.

वापस शीर्ष पर कैलेंडर वर्षमामलों की सूची में सूचीबद्ध सभी मामलों के लिए फ़ोल्डर तैयार किए जाते हैं।

कवर इंगित करते हैं:

• संगठन का नाम (पूर्ण और संक्षिप्त);
• संरचनात्मक इकाई का नाम;
• मामलों के नामकरण के अनुसार केस सूचकांक;
• मामलों के नामकरण के साथ मामले का पूरा शीर्षक;
• केस प्रतिधारण अवधि.

मामले बनाते समय, कई नियमों का पालन किया जाना चाहिए। उनका कार्यान्वयन हमेशा किसी भी दस्तावेज़ के भंडारण स्थान को सही ढंग से निर्धारित करने में मदद करेगा।

केवल मामले में डाल दिया पूर्ण और सही ढंग से निष्पादित दस्तावेज़, जो ϲᴏᴏᴛʙᴇᴛϲᴛʙइसके शीर्षक की उपस्थिति और सामग्री। फ़ाइल में दस्तावेज़ों की ड्राफ्ट और दोहरी प्रतियाँ शामिल करना निषिद्ध है।

यह याद रखना आवश्यक है कि स्थायी और अस्थायी भंडारण अवधि वाले दस्तावेज़ों को एक फ़ाइल में समूहीकृत नहीं किया जाता है।

जिसके अनुसार एक नियम है 4 सेमी से अधिक मोटाई वाले केस में 250 से अधिक शीट न रखें. यह शर्त सुनिश्चित करती है इष्टतम स्थितियाँमामले तैयार करते समय जानकारी खोजना और श्रम लागत को कम करना अभिलेखीय भंडारण. अगर इस केस से जुड़े और भी दस्तावेज़ बनाए जाते हैं. नई मात्राउसी शीर्षक के साथ.

कार्य एक कैलेंडर वर्ष के भीतर बनते हैं. शैक्षणिक संस्थानों में, दस्तावेजों को आमतौर पर शैक्षणिक वर्ष के दौरान (यानी सितंबर से अगस्त तक) समूहीकृत किया जाता है, हालांकि, मामलों की कई श्रेणियों के गठन में एक निश्चित विशिष्टता होती है। इनमें अदालती मामले, मामले, फैसले शामिल हैं जिन पर कैलेंडर (शैक्षणिक) वर्ष से परे जाते हैं। कार्य की पूरी अवधि के दौरान, आयोगों और रचनात्मक समूहों के निर्वाचित निकायों के मामले बनते हैं।

मुख्य गतिविधियों के आदेशों को इनके आदेशों से अलग समूहीकृत किया जाना चाहिए कार्मिक. कर्मियों पर आदेशों को स्थापित भंडारण अवधि के साथ ϲᴏᴏᴛʙᴇᴛϲᴛʙii में फाइलों में समूहीकृत किया जाता है।

केस के अंदर दस्तावेज भी होने चाहिए सुव्यवस्थित करना. प्रशासनिक दस्तावेज़अनुप्रयोगों के साथ मिलकर व्यवसाय का रूप लेते हैं दस्तावेज़ों के प्रकार और कालक्रम के अनुसार. यानी सबसे पहले डॉक्यूमेंट को और रखें प्रारंभिक तिथि, फिर बाद में। प्रोटोकॉल दाखिल किए गए हैं कालानुक्रमिक क्रम मेंऔर संख्याओं द्वारा.

अनुलग्नक आमतौर पर उन दस्तावेज़ों से जुड़े होते हैं जिनसे वे संबंधित होते हैं। यदि आवेदन बड़े हैं, तो वे एक अलग शीर्षक के साथ एक अलग मामला बन सकते हैं।

व्यवसाय बनाते समय पत्र-व्यवहारयह ध्यान में रखा जाना चाहिए कि प्रतिक्रिया पत्र अनुरोध पत्र के बाद रखा जाए। इसका मतलब यह है कि पहल दस्तावेजों के संबंध में कालक्रम के सिद्धांत का पालन किया जाता है।

योजना बनाई और लेखांकन दस्तावेजों उन्हें उस वर्ष की फ़ाइलों में संग्रहीत किया जाता है, जिस वर्ष से वे संबंधित हैं, चाहे उनके निर्माण का समय कुछ भी हो। वार्षिक, त्रैमासिक और मासिक योजनाएँ अलग-अलग संग्रहित की जाती हैं।

अलग-अलग मामलों में रखा गया नागरिकों से अपील, उन्हें वर्णानुक्रम में व्यवस्थित करना। इस मामले में, संगठन के काम के मुद्दों पर नागरिकों के प्रस्तावों, बयानों और शिकायतों और उनके विचार और निष्पादन के लिए सभी दस्तावेजों को व्यक्तिगत मुद्दों पर नागरिकों के बयानों से अलग समूहीकृत किया जाता है।

दस्तावेज़ में व्यक्तिगत मामला उन्हें प्राप्त होते ही कालानुक्रमिक क्रम में व्यवस्थित किया जाता है।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ और डेटाबेस को दस्तावेज़ों से अलग, संगठन की फ़ाइलों के नामकरण के साथ ϲᴏᴏᴛʙᴇᴛϲᴛʙii में फ़ाइलों (फ़ोल्डरों, निर्देशिकाओं) में बनाया जाता है। कागज मीडिया, एक विशेष रूप से समर्पित कंप्यूटर की हार्ड ड्राइव पर। इलेक्ट्रॉनिक डेटाबेसडेटा को अलग-अलग मामलों में बनाया जाता है।

केस भंडारण

गठित और पूर्ण किए गए मामलों को संरचनात्मक इकाइयों में तब तक संग्रहीत किया जाता है जब तक कि उन्हें संगठन के संग्रह में स्थानांतरित नहीं किया जाता है। दस्तावेजों की सुरक्षा, से सुरक्षा नकारात्मक प्रभावताले में भंडारण से प्रकाश और धूल सुनिश्चित होती है अलमारियाँ, तिजोरियाँ या एलिवेटर फ़ाइलिंग अलमारियाँ.

चीजें व्यवस्थित हो रही हैं अलमारियों पर लंबवत. प्रत्येक फ़ाइल की रीढ़ पर उसका नामकरण सूचकांक दर्शाया गया है। केस सूची कैबिनेट दरवाजे के अंदर से जुड़ी होनी चाहिए। आवश्यक दस्तावेज़ ढूंढने के लिए, नामकरण में वर्तमान मामले की संख्या और फिर उसी संख्या वाला एक फ़ोल्डर ढूंढें।

फाइलों में पहले से संकलित दस्तावेज़ों की कर्मचारियों को काम के लिए आवश्यकता हो सकती है। इस स्थिति में, फ़ाइल से निकाले गए दस्तावेज़ के स्थान पर एक स्थानापन्न शीट रखी जाती है। स्थानापन्न शीट दस्तावेज़ की संख्या और तारीख को इंगित करती है सारांशयह कब और किसे जारी किया गया था। संपूर्ण रूप से जारी किए गए मामले के लिए, एक स्थानापन्न कार्ड भरा जाता है। यह जारी किए गए मामले की संख्या, जारी करने की तारीख, किसे जारी किया गया था, कितने समय के लिए जारी किया गया था, मामले की वापसी के बाद रसीद और स्वीकृति पर हस्ताक्षर इंगित करता है। स्थानापन्न कार्ड को जारी किए गए मामले के स्थान पर कैबिनेट में रखा जाता है।

संघीय कार्यकारी निकायों में कार्यालय कार्य के नियमों के संयोजन में स्थायी और अस्थायी (10 वर्ष से अधिक) भंडारण की फ़ाइलें संग्रह में स्थानांतरित कर दी जाती हैंसंघीय कार्यकारी निकाय संरचनात्मक इकाइयों में उनके उपयोग या भंडारण की शुरुआत की तारीख से 1 वर्ष से पहले और 3 वर्ष से अधिक नहीं। संघीय कार्यकारी निकाय के अभिलेखागार में मामलों का स्थानांतरण केस सूची के आधार पर किया जाता है स्थायी भंडारण, अस्थायी (10 वर्ष से अधिक) भंडारण और कर्मियों के लिए, संघीय कार्यकारी निकाय के संरचनात्मक प्रभागों में संकलित। संघीय कार्यकारी निकाय के अभिलेखागार में अस्थायी (10 वर्ष तक के) भंडारण के मामले स्थानांतरित नहीं किए जाते हैं और विनाश के अधीन हैं निर्धारित तरीके से.

एक मामला एक दस्तावेज़ या किसी एक मुद्दे या गतिविधि के क्षेत्र से संबंधित दस्तावेजों का एक सेट है, जिसे रखा जाता है अलग आवरणऔर होना एक समान समय सीमाभंडारण संगठनों के अभिलेखागार के संचालन के लिए बुनियादी नियमों के अनुसार, फाइलों का निर्माण निष्पादित दस्तावेजों को उनके नामकरण के अनुसार फाइलों में समूहित करना है। इसमें ऐसे दस्तावेज़ शामिल हैं जो उनकी सामग्री में शीर्षक के अनुरूप हैं, लेकिन उनमें दस्तावेज़ों की प्रारूप और दोहरी प्रतियों (विशेष रूप से मूल्यवान लोगों को छोड़कर) के साथ-साथ ऐसे दस्तावेज़ों को समूहित करना निषिद्ध है जो वापसी के अधीन हैं।

केंद्रीकृत रिकॉर्ड प्रबंधन वाले संगठनों में मामले बनते हैं - संगठन की रिकॉर्ड प्रबंधन सेवा द्वारा, विकेंद्रीकृत वाले - दोनों संरचनात्मक इकाइयों (रिकॉर्ड प्रबंधन के लिए जिम्मेदार व्यक्ति) और संगठन की रिकॉर्ड प्रबंधन सेवा द्वारा।

मामलों का गठन संगठन के पुरालेख और, यदि आवश्यक हो, संबंधित राज्य पुरालेख के प्रत्यक्ष पद्धतिगत मार्गदर्शन के तहत किया जाता है। उन्हें बनाते समय यह आवश्यक है:

निम्नलिखित बुनियादी आवश्यकताओं का अनुपालन करें: स्थायी और अस्थायी भंडारण के दस्तावेजों को अलग-अलग फाइलों में समूहीकृत किया जाना चाहिए; फ़ाइल में प्रत्येक दस्तावेज़ की एक प्रति शामिल करें; इसे उसी कैलेंडर वर्ष के दस्तावेज़ों में समूहित करें;

अपवाद हैं: हस्तांतरणीय; न्यायिक; व्यक्तिगत फ़ाइलें जो संगठन में इस व्यक्ति के काम की पूरी अवधि के दौरान बनती हैं; निर्वाचित निकायों के दस्तावेज़ और उनके स्थायी कमीशन, उप समूहों के दस्तावेज़, जिन्हें उनके दीक्षांत समारोह की अवधि के दौरान समूहीकृत किया जाता है; प्रलेखन शिक्षण संस्थानों, जो के दौरान बनते हैं शैक्षणिक वर्ष; थिएटर सत्र के दौरान मंच गतिविधियों की विशेषता बताने वाले थिएटर दस्तावेज़; फ़िल्मों, पांडुलिपियों, चिकित्सा इतिहास, आदि की फ़ाइलें; मामले में 250 से अधिक शीट नहीं होनी चाहिए और मोटाई 4 सेमी से अधिक नहीं होनी चाहिए।

मामले के भीतर, दस्तावेज़ों को व्यवस्थित किया जाना चाहिए ताकि उनकी सामग्री लगातार कुछ मुद्दों को कवर करे। इस मामले में, दस्तावेज़ों को कालानुक्रमिक क्रम में व्यवस्थित किया जाता है (आने वाले दस्तावेज़ प्राप्ति की तारीख के अनुसार, बाहर जाने वाले दस्तावेज़ प्रस्थान की तारीख के अनुसार) या लेखकों और संवाददाताओं द्वारा वर्णानुक्रम में। दस्तावेज़ों के अनुलग्नक, उनके अनुमोदन या तैयारी की तारीख की परवाह किए बिना, उन दस्तावेज़ों से जुड़े होते हैं जिनसे वे संबंधित होते हैं। आवेदन पत्र 250 से अधिक शीट हैं अलग मात्रा, जिसके बारे में दस्तावेज़ में एक नोट बनाया गया है। प्रशासनिक दस्तावेज़ों को संबंधित अनुप्रयोगों के साथ प्रकार और कालक्रम के आधार पर मामलों में समूहीकृत किया जाता है।

प्रशासनिक दस्तावेजों द्वारा अनुमोदित चार्टर, विनियम, निर्देश उनके परिशिष्ट हैं और उन्हें एक साथ समूहीकृत किया गया है निर्दिष्ट दस्तावेज़. यदि उन्हें इस रूप में अनुमोदित किया जाता है स्वतंत्र दस्तावेज़, फिर उन्हें अलग-अलग मामलों में समूहीकृत किया जाता है। मुख्य गतिविधियों के आदेशों को कर्मियों के आदेशों से अलग समूहीकृत किया गया है। कर्मियों के लिए आदेश उनके भंडारण की स्थापित अवधि के अनुसार समूहीकृत किए जाते हैं।

बड़ी मात्रा में दस्तावेज़ों के लिए संबंधित कर्मियों के लिए आदेश शामिल करना उचित है विभिन्न पक्षसंगठन की गतिविधियाँ (नियुक्ति, बर्खास्तगी और स्थानांतरण, व्यापार यात्राएँ, आदि), अलग-अलग मामलों में समूहीकृत। आदेश उच्च संगठनऔर उनके कार्यान्वयन के लिए दस्तावेजों को संगठन की गतिविधि के क्षेत्रों के अनुसार समूहीकृत किया जाता है। स्वीकृत योजनाओं, रिपोर्टों, अनुमानों और अन्य दस्तावेजों को उनकी परियोजनाओं से अलग समूहीकृत किया जाता है। व्यक्तिगत फाइलों में दस्तावेज़ प्राप्त होते ही कालानुक्रमिक क्रम में व्यवस्थित किए जाते हैं।

श्रमिकों और कर्मचारियों के व्यक्तिगत खाते के अनुसार वेतनअलग-अलग मामलों में समूहीकृत किया जाता है और उनमें अंतिम नाम के अनुसार वर्णानुक्रम में व्यवस्थित किया जाता है। संगठन के काम के संबंध में नागरिकों के प्रस्ताव, बयान और शिकायतें और उनके विचार और निष्पादन के लिए सभी दस्तावेजों को व्यक्तिगत मुद्दों पर नागरिकों के बयानों से अलग समूहीकृत किया जाता है, एक नियम के रूप में, एक कैलेंडर वर्ष के लिए पत्राचार को समूहीकृत किया जाता है कालानुक्रमिक क्रम, प्रतिक्रिया दस्तावेज़ अनुरोध दस्तावेज़ के पीछे रखा गया है। जब किसी विशेष मुद्दे पर पिछले वर्ष में शुरू हुआ पत्राचार फिर से शुरू किया जाता है, तो दस्तावेज़ों को चालू वर्ष की फ़ाइल में शामिल किया जाता है, जो पिछले वर्ष की फ़ाइल की अनुक्रमणिका को दर्शाता है। संगठन की गतिविधियों की बारीकियों के आधार पर, पत्राचार को शैक्षणिक वर्ष, निर्वाचित निकायों के आयोजन की अवधि आदि के आधार पर भी समूहीकृत किया जा सकता है। भंडारण अवधि के आधार पर सभी फाइलों को निम्नलिखित श्रेणियों में विभाजित किया गया है: - स्थायी भंडारण फ़ाइलें; - 10 वर्ष से अधिक की भंडारण अवधि वाली अस्थायी भंडारण फ़ाइलें; - 10 वर्ष तक की भंडारण अवधि के साथ अस्थायी भंडारण फ़ाइलें।

एक नियम के रूप में, 10 वर्ष तक की भंडारण अवधि वाली अस्थायी भंडारण फ़ाइलें, संगठन के संग्रह में स्थानांतरण के अधीन नहीं हैं। मामलों को कार्यालय प्रबंधन सेवा में संग्रहीत किया जाता है (यदि संगठन दस्तावेजों के साथ काम करने के केंद्रीकृत रूप का उपयोग करता है) या संरचनात्मक इकाइयों में (यदि यह विकेंद्रीकृत है या मिश्रित रूप) मामलों में उनके गठन के स्थान पर। छोटे संगठनों में, दस्तावेज़ीकरण सहायता सेवा में फ़ाइलों को केंद्रीय रूप से संग्रहीत करने की सलाह दी जाती है। प्रबंधकों संरचनात्मक विभाजनऔर दस्तावेज़ीकरण के लिए ज़िम्मेदार कर्मचारी दस्तावेज़ों और फ़ाइलों की सुरक्षा सुनिश्चित करते हैं। फाइलों को कार्य कक्षों या विशेष रूप से इस उद्देश्य के लिए निर्दिष्ट कमरों में बंद अलमारियों और तालिकाओं में रखा जाता है जो दस्तावेजों की पूरी सुरक्षा सुनिश्चित करते हैं।

दस्तावेजों की खोज की दक्षता बढ़ाने के लिए, मामलों को मामलों के नामकरण के अनुसार व्यवस्थित किया जाता है, जिसकी एक प्रति कैबिनेट के दरवाजे के अंदर रखी जाती है। नामकरण के अनुसार केस नंबर केस कवर की रीढ़ पर दर्शाए गए हैं। अनुपयुक्त डेस्कटॉप पर दस्तावेज़ संग्रहीत करना निषिद्ध है। कॉलेजियम निकायों की बैठकों के फोनोग्राम वाले चुंबकीय टेप कार्यकारी सचिव द्वारा रखे जाते हैं। टेप और बॉक्स पर बैठक की तारीख और रिकॉर्डिंग के समय का संकेत देने वाले निशान बने होते हैं।

सचिव कॉलेजियम निकायउनकी सुरक्षा की जिम्मेदारी लेता है. मामले जारी करना तीसरे पक्ष कोसंगठन के प्रमुख की अनुमति से किया गया। जारी किए गए मामले के लिए एक स्थानापन्न फ़ाइल कार्ड बनाया जाता है (परिशिष्ट 16 देखें)।

भंडारण अवधि की समाप्ति के बाद, 10 साल तक की भंडारण अवधि वाली अस्थायी भंडारण फाइलें दस्तावेजों के मूल्य की जांच के परिणामस्वरूप तैयार किए गए कृत्यों के अनुसार नष्ट हो जाएंगी, जो प्रबंधन के कर्मचारियों द्वारा सालाना की जाती है। सेंट्रल के साथ मिलकर दस्तावेज़ीकरण सहायता सेवा विशेषज्ञ आयोग(सीईसी) या संग्रह के पद्धतिगत मार्गदर्शन के तहत संगठन का एक विशेषज्ञ आयोग (ईसी)। भंडारण के अधीन नहीं होने वाली फ़ाइलों के विनाश के लिए आवंटन पर अधिनियम का रूप परिशिष्ट 15 में दिया गया है। मामलों को अधिनियम में शामिल किया गया है यदि उनके लिए प्रदान की गई भंडारण अवधि उस वर्ष के 1 जनवरी तक समाप्त हो गई है जिसमें अधिनियम है खींचा। उदाहरण के लिए, 2005 में तीन साल की भंडारण अवधि के साथ पूरी की गई फाइलों को एक अधिनियम में शामिल किया जा सकता है जिसे 1 जनवरी 2009 से पहले तैयार नहीं किया जाएगा। जो फाइलें भंडारण के अधीन नहीं हैं उन्हें नष्ट करने के लिए आवंटन पर एक अधिनियम तैयार किया गया है संपूर्ण संगठन की फ़ाइलों के लिए। यदि अधिनियम कई प्रभागों के मामलों को इंगित करता है, तो प्रत्येक प्रभाग का नाम इस प्रभाग के मामलों के शीर्षकों के समूह से पहले दर्शाया गया है।

विनाश के लिए चुने गए समान मामलों के शीर्षकों को इस समूह को सौंपे गए मामलों की संख्या दर्शाते हुए एक सामान्य शीर्षक के तहत अधिनियम में शामिल किया गया है। नष्ट किये जाने वाले मामलों को प्रसंस्करण (निपटान) के लिए स्थानांतरित कर दिया जाता है। मामलों के हस्तांतरण को एक स्वीकृति नोट द्वारा औपचारिक रूप दिया जाता है, जो स्थानांतरण की तारीख, सौंपे जाने वाले मामलों की संख्या और वजन को इंगित करता है बेकार कागज. निपटान के लिए लोडिंग और निष्कासन संग्रह दस्तावेजों की सुरक्षा सुनिश्चित करने के लिए जिम्मेदार कर्मचारी की देखरेख में किया जाता है।

संग्रह में स्थानांतरण के लिए स्थायी और अस्थायी (10 वर्ष से अधिक) भंडारण की फ़ाइलों का चयन करने, संरचनात्मक इकाइयों में संग्रहीत करने के लिए अस्थायी भंडारण अवधि वाली फ़ाइलों का चयन करने, विनाश के लिए फ़ाइलों को आवंटित करने के मुद्दे को हल करना पिछला साल, जिनकी भंडारण अवधि समाप्त हो गई है, दस्तावेजों के मूल्य की जांच के आधार पर स्वीकार किए जाते हैं। दस्तावेजों के मूल्य की जांच संग्रह के पद्धतिगत मार्गदर्शन के तहत संगठन के केंद्रीय चुनाव आयोग (ईसी) के साथ प्रबंधन प्रलेखन सहायता सेवा के कर्मचारियों द्वारा सालाना की जाती है। स्थायी और अस्थायी (10 वर्ष से अधिक) भंडारण के लिए दस्तावेजों का चयन फाइलों की शीट-दर-शीट समीक्षा के माध्यम से किया जाता है।

केवल केस शीर्षक के आधार पर भंडारण और नष्ट करने के लिए दस्तावेज़ों का चयन करने की अनुमति नहीं है। "ईपीसी" ("विशेषज्ञ सत्यापन आयोग") के रूप में चिह्नित मामले शीट-दर-शीट समीक्षा के अधीन हैं ताकि स्थायी भंडारण के अधीन दस्तावेजों को उनकी संरचना से पहचाना और अलग किया जा सके। स्थायी भंडारण के दस्तावेजों वाले "ईपीके" चिह्नित मामले सुधार के अधीन हैं। स्थायी भंडारण के दस्तावेज़ उनकी संरचना से अलग होकर सजातीय मामलों से जुड़े होते हैं या स्वतंत्र मामलों के रूप में पंजीकृत होते हैं।

अस्थायी भंडारण के शेष दस्तावेज़ों वाली फ़ाइलों की भंडारण अवधि उनके भंडारण अवधि को इंगित करने वाले दस्तावेज़ों की सूची या संगठन की फ़ाइलों के नामकरण द्वारा निर्धारित की जाती है। साथ ही, दस्तावेजों के मूल्य की जांच करते समय, संगठन की फाइलों के नामकरण की गुणवत्ता और पूर्णता और फाइलों के लिए भंडारण अवधि निर्धारित करने की शुद्धता की जांच की जाती है। संगठन में दस्तावेजों के मूल्य की जांच के परिणामों के आधार पर, भंडारण के अधीन नहीं होने वाली फ़ाइलों को नष्ट करने के लिए आवंटन पर उपर्युक्त अधिनियम के अलावा, संगठन स्थायी सूची तैयार करता है (परिशिष्ट 17), अस्थायी (10 वर्ष से अधिक) भंडारण (परिशिष्ट 18) और कार्मिक (परिशिष्ट 19) )।

निर्दिष्ट सूची और कृत्यों पर संगठन की केंद्रीय कार्यकारी समिति (ईसी) की बैठक में एक साथ विचार किया जाता है। केंद्रीय कार्यकारी समिति (ईसी) द्वारा अनुमोदित अधिनियम और सूची को ईपीसी द्वारा अनुमोदन के बाद ही संगठन के प्रमुख द्वारा अनुमोदित किया जाता है। पुरालेख संस्थास्थायी भंडारण मामलों की सूची। अभिलेखीय संस्थाएँ स्थायी भंडारण के लिए फ़ाइलों के चयन की शुद्धता की जाँच करती हैं और संगठनों के अभिलेखागार के संचालन के लिए बुनियादी नियमों के अनुसार, यदि आवश्यक हो, तो उन्हें यह मांग करने का अधिकार है कि अस्थायी भंडारण या विनाश के लिए चुने गए मामलों को सूची में शामिल किया जाए। स्थायी भंडारण फ़ाइलों की, इसलिए संगठन को स्थायी भंडारण फ़ाइलों की सूची के पुरालेख संस्थान के ईपीसी द्वारा अनुमोदन के बाद ही इन अधिनियमों में शामिल फ़ाइलों को नष्ट करने का अधिकार है।

मामले का गठन मामलों के नामकरण और मामले के भीतर दस्तावेजों के व्यवस्थितकरण के अनुसार निष्पादित दस्तावेजों को एक मामले में समूहीकृत करना कहा जाता है।*

* GOST R 51141-98 रिकॉर्ड रखना और संग्रह करना। नियम और परिभाषाएँ, s.Z.

दस्तावेज़ निष्पादित होने के बाद, उन्हें उपयुक्त फ़ाइलों में रखा जाता है और उनके भीतर व्यवस्थित किया जाता है। मामले को उस क्षण से शुरू माना जाता है जब पहला निष्पादित दस्तावेज़ इसमें दिखाई देता है।

फ़ाइलों में दस्तावेज़ों का सही वितरण बहुत महत्वपूर्ण है, क्योंकि यह आवश्यक दस्तावेज़ों की त्वरित खोज और उनकी सुरक्षा सुनिश्चित करता है।

वर्तमान में विकसित समान आवश्यकताएँमामलों के गठन एवं निष्पादन हेतु. वे राज्य दस्तावेज़ीकरण प्रबंधन प्रणाली और बुनियादी संचालन नियमों में निर्धारित हैं विभागीय अभिलेख. पर आधारित मौजूदा मानकमामलों के गठन, भंडारण और पंजीकरण की प्रक्रिया कार्यालय कार्य के निर्देशों में निहित होनी चाहिए विशिष्ट संगठन, क्योंकि इससे उनके काम और दस्तावेज़ीकरण की विशिष्टताओं को ध्यान में रखना संभव हो जाता है।

छोटे संगठनों में, कार्यालय के काम के लिए जिम्मेदार कर्मचारी (उदाहरण के लिए, एक सचिव) द्वारा फाइलों को केंद्रीय रूप से संकलित और संग्रहीत किया जाता है। बड़े संस्थानों और संगठनों में, मामले संरचनात्मक इकाइयों में उस स्थान पर बनते हैं जहां दस्तावेज़ बनाए गए या निष्पादित किए गए थे। प्रशासनिक दस्तावेज़, प्रबंधकों के पत्राचार और सबसे महत्वपूर्ण आंतरिक दस्तावेज़ प्रबंधन के कार्यालय या सचिवालय में बनाए और संग्रहीत किए जाते हैं।

गठन कैलेंडर वर्ष की शुरुआत में शुरू होता है, जब नामकरण में नामित प्रत्येक मामले के लिए एक अलग फ़ोल्डर (बाइंडर फ़ोल्डर या रिकॉर्डर फ़ोल्डर) बनाया जाता है।

मामलों के निर्माण पर कार्य में निम्नलिखित ऑपरेशन शामिल हैं: फ़ोल्डरों (मामलों) में निष्पादित दस्तावेज़ों का वितरण और लेआउट; एक निश्चित क्रम में फाइलों के भीतर दस्तावेजों की व्यवस्था; केस कवर का डिज़ाइन।

के अनुसार मामले दर्ज किये जाने चाहिए मौजूदा नियम. कवर पर कई डेटा प्रदर्शित किए जाते हैं, जो संगठन के साथ दस्तावेजों की संबद्धता, उनकी संरचना और सामग्री और शेल्फ जीवन का अंदाजा देते हैं। संगठन का पूर्ण और/या संक्षिप्त नाम, यदि इसे आधिकारिक तौर पर मान्यता प्राप्त है, प्रत्येक मामले के कवर पर रखा जाता है, उदाहरण के लिए: रूसी राज्य मानवतावादी विश्वविद्यालय - आरएसयूएच। इसके अंतर्गत संरचनात्मक इकाई का नाम लिखा है: वित्तीय विभाग, मानव संसाधन विभाग।

संरचनात्मक इकाई के नाम के तहत, नामकरण के अनुसार केस इंडेक्स दर्शाया गया है, उदाहरण के लिए: केस नंबर 01-05, जहां 01 संरचनात्मक इकाई का सूचकांक है, 05 नामकरण में केस की क्रम संख्या है।

केवल वे दस्तावेज़ जो नामकरण में प्रदान किए गए हैं, दाखिल किए जा सकते हैं। यदि नए दस्तावेज़ सामने आते हैं, तो उनसे एक स्वतंत्र मामला बनता है और उसका नाम (शीर्षक) एक आरक्षित संख्या के तहत मामलों के नामकरण में दर्ज किया जाता है।

फ़ाइल के भीतर दस्तावेज़ों की सही व्यवस्था बहुत महत्वपूर्ण है। आवश्यक जानकारी ढूंढने में लगने वाला समय काफी हद तक उस क्रम पर निर्भर करता है जिसमें वे स्थित हैं।

दस्तावेज़ों को कुछ सिद्धांतों के अनुसार फाइलों में व्यवस्थित किया जाता है। सबसे महत्वपूर्ण और व्यावहारिक रूप से सबसे सुविधाजनक हैं: प्रश्न-तार्किक, कालानुक्रमिक, वर्णमाला, क्रमांकन। वे अलग-अलग हो सकते हैं और संयुक्त हो सकते हैं।

बहुधा प्रयोग किया जाता है प्रश्नवाचक(प्रश्न-तार्किक) सिद्धांत, जिसके अनुसार किसी विशेष मुद्दे को हल करने के लिए दस्तावेजों को तार्किक क्रम में फाइलों में रखा जाता है। यह व्यवस्थितकरण मेल खाता है कालक्रमबद्धदस्तावेज़ों की व्यवस्था.

पर वर्णमालादस्तावेज़ों के व्यवस्थितकरण में उनके लेखकों के नाम, संबंधित संस्थानों के नाम, प्रशासनिक-क्षेत्रीय इकाइयों के नाम आदि का उपयोग किया जाता है।

में नंबरिंगसजातीय दस्तावेज़ जिनमें अनुक्रमिक क्रमांकन (प्रोटोकॉल, आदेश, रसीदें, चालान, आदि) होते हैं, उन्हें क्रम में समूहीकृत किया जाता है।

प्रशासनिक दस्तावेज़ (आदेश, निर्देश, संकल्प, आदि) दस्तावेज़ के प्रकार और कालक्रम (परिशिष्टों के साथ) द्वारा फाइलों में बनाए जाते हैं। मुख्य गतिविधियों और कर्मियों के लिए आदेश अलग-अलग समूहीकृत किए गए हैं;

प्रोटोकॉल को कालानुक्रमिक क्रम में और संख्याओं के आधार पर मामलों में समूहीकृत किया जाता है;

पत्राचार को एक कैलेंडर वर्ष की अवधि में समूहीकृत किया जाता है और कालानुक्रमिक क्रम में व्यवस्थित किया जाता है: प्रतिक्रिया दस्तावेज़ को अनुरोध दस्तावेज़ के बाद रखा जाता है;

योजना और रिपोर्टिंग दस्तावेजों को उस वर्ष की फाइलों में संग्रहित किया जाना चाहिए, जिससे वे अपनी सामग्री से संबंधित हैं, उनकी तैयारी के समय या प्राप्ति की तारीख की परवाह किए बिना;

रिपोर्ट में दस्तावेज़ निम्नलिखित क्रम में रखे जाने चाहिए: व्याख्यात्मक नोट, रिपोर्ट, परिशिष्ट;

वार्षिक योजनाएँ और रिपोर्ट त्रैमासिक और मासिक से अलग की जाती हैं;

वित्तीय मौद्रिक दस्तावेज़ ( नकद आदेश, अग्रिम रिपोर्ट, बैंक विवरण इत्यादि) को संख्या के आधार पर समूहीकृत किया जाता है। रसीदें, चालान इत्यादि समान रूप से व्यवस्थित किए जाते हैं;

व्यक्तिगत फ़ाइलों में दस्तावेज़ निम्नलिखित क्रम में रखे गए हैं: व्यक्तिगत फ़ाइल में उपलब्ध दस्तावेज़ों की आंतरिक सूची; नौकरी के लिये आवेदन; प्रश्नावली, कार्मिक रिकॉर्ड शीट; आत्मकथा; शैक्षिक दस्तावेज़; नियुक्ति, स्थानांतरण, बर्खास्तगी पर आदेशों से उद्धरण; इसके अलावा व्यक्तिगत पत्रककार्मिक रिकॉर्ड पर; प्रोत्साहनों के लेखांकन के लिए व्यक्तिगत शीट में अतिरिक्त; प्रमाण पत्र और अन्य दस्तावेज इस व्यक्ति को(निवास प्रमाण पत्र, स्वास्थ्य स्थिति और माध्यमिक महत्व के अन्य दस्तावेजों को छोड़कर, जिन्हें व्यक्तिगत फाइलों से अलग समूहीकृत किया गया है)।

इन समूहों के भीतर, दस्तावेज़ों को कालानुक्रमिक रूप से व्यवस्थित किया जाता है। जुर्माना, प्रोत्साहन, नाम परिवर्तन आदि लगाने के आदेशों की प्रतियां। उन्हें व्यक्तिगत फ़ाइल में दर्ज नहीं किया जाता है, क्योंकि यह जानकारी व्यक्तिगत कार्मिक रिकॉर्ड शीट के अतिरिक्त दर्ज की जाती है।

श्रमिकों और कर्मचारियों के व्यक्तिगत खातों को कैलेंडर वर्ष के भीतर वर्णानुक्रम में स्वतंत्र मामलों में समूहीकृत किया जाता है।

नागरिकों की अपीलें वर्णानुक्रमिक समूहीकरण क्रम का उपयोग करके अलग-अलग मामलों में बनाई जाती हैं।

दस्तावेज़ों को व्यवस्थित करने के सिद्धांतों के साथ-साथ, मामले बनाते समय, आपको सभी श्रेणियों के दस्तावेज़ों के लिए सामान्य बुनियादी नियमों का पालन करना चाहिए:

फाइलों में केवल निष्पादित दस्तावेज ही दाखिल किये जाते हैं। अधूरे दस्तावेज़ों के साथ-साथ वापसी के अधीन दस्तावेज़ों को फ़ाइल में दाखिल करना निषिद्ध है;

फ़ाइल में रखे गए प्रत्येक दस्तावेज़ को राज्य मानकों और अन्य नियमों की आवश्यकताओं के अनुसार तैयार किया जाना चाहिए। * इसलिए, फ़ाइल में दस्तावेज़ दाखिल करने से पहले, इसके निष्पादन की शुद्धता की जाँच की जानी चाहिए: आवश्यक हस्ताक्षर, वीज़ा की उपस्थिति , सूचकांक, दिनांक, चिह्न, आदि;

* बुनियादीविभागीय अभिलेखागार के संचालन हेतु नियम, खण्ड 2.2.3.

केस फ़ाइल में एक प्रति में दस्तावेज़ शामिल हैं। ड्राफ्ट और डुप्लिकेट प्रतियां मूल के साथ दाखिल नहीं की जाती हैं। एकमात्र अपवाद विशेष रूप से मूल्यवान दस्तावेज़ों या प्रतियों के ड्राफ्ट हो सकते हैं जिनमें पहली प्रतियों की सामग्री को पूरक करने वाले चिह्न, वीज़ा आदि होते हैं;

स्थायी और अस्थायी भंडारण अवधि वाले दस्तावेज़ों को अलग-अलग फ़ाइलों में समूहीकृत किया जाता है;

संक्रमणकालीन मामलों को छोड़कर, एक ही कैलेंडर वर्ष के दस्तावेज़ों को मामलों में समूहीकृत किया जाता है। अलावा, अलग श्रेणियांमामलों की अपनी गठन विशेषताएँ होती हैं। इस प्रकार, संगठन में किसी व्यक्ति के काम की पूरी अवधि के दौरान व्यक्तिगत फ़ाइलें बनती हैं; दीक्षांत समारोह की अवधि के दौरान निर्वाचित निकायों और उनके स्थायी आयोगों के मामलों का गठन किया जाता है; शैक्षणिक संस्थानों के दस्तावेज़ीकरण को शैक्षणिक वर्ष के अनुसार फाइलों में संकलित किया जाता है;

दस्तावेज़ों को सभी संबंधित अनुलग्नकों और अतिरिक्त सामग्रियों के साथ फ़ाइल में रखा गया है। यदि अनुप्रयोग बड़े हैं, तो वे एक स्वतंत्र व्यवसाय बन जाते हैं।

प्रत्येक केस की मोटाई 30-40 मिमी, यानी लगभग 250 शीट से अधिक नहीं होनी चाहिए। यदि अधिक दस्तावेज़ हैं, तो मामले को खंडों में विभाजित किया गया है। प्रत्येक मामले की मात्रा की संख्या वर्ष के अंत में मामलों के नामकरण में इंगित की गई है।

फ़ाइलों में दस्तावेज़ों का सही समूहीकरण और फ़ाइल में उनका व्यवस्थितकरण दस्तावेज़ों के मूल्य की जांच, बाद के भंडारण और उपयोग के लिए दस्तावेज़ तैयार करने में बहुत सुविधा प्रदान करता है।

यह सभी देखें:

केस गठन- यह मामलों के नामकरण और मामले के भीतर उनके व्यवस्थितकरण के अनुसार एक मामले में निष्पादित दस्तावेजों का समूहीकरण है।

निष्पादित दस्तावेज़ों पर एक निशान होना चाहिए जो यह दर्शाता हो कि दस्तावेज़ निष्पादित कर दिया गया है और फ़ाइल में भेज दिया गया है (अपेक्षित 28) और निष्पादन पूरा होने के दिन फ़ाइल में रखा गया है। इस सरल नियम का कड़ाई से पालन करने से दस्तावेजों का नुकसान नहीं होगा और उनकी सुरक्षा सुनिश्चित होगी।

कोई मामला बनाते समय, इसमें दस्तावेज़ रखे जाते हैं, जो उनकी सामग्री में मामले के शीर्षक के अनुरूप होते हैं, हालांकि, दस्तावेजों की प्रारूप और दोहरी प्रतियां (विशेष रूप से मूल्यवान लोगों के अपवाद के साथ) को समूहीकृत करना निषिद्ध है; दस्तावेज़ जो मामलों में लौटाए जाने के अधीन हैं।

केंद्रीकृत रिकॉर्ड रखने वाले संगठनों में मामले बनते हैं - संगठन की रिकॉर्ड प्रबंधन सेवा द्वारा, विकेंद्रीकृत के साथ - संरचनात्मक प्रभागों के रूप में ( जिम्मेदार व्यक्ति), और संगठन की रिकॉर्ड प्रबंधन सेवा। साथ ही, फ़ाइलों का निर्माण संगठन के संग्रह के प्रत्यक्ष पद्धतिगत मार्गदर्शन के तहत किया जाता है, और यदि आवश्यक हो, तो संबंधित राज्य संग्रह।

मामले बनाते समय, निम्नलिखित बुनियादी आवश्यकताओं का पालन किया जाना चाहिए:

10 वर्ष तक की शेल्फ लाइफ वाले मामलों की मोटाई 10 सेमी से अधिक नहीं होनी चाहिए।

यदि किसी मामले में कई खंड (भाग) हैं, तो मामले का सूचकांक और शीर्षक प्रत्येक खंड पर "टी.1", "टी.2" आदि जोड़कर रखा जाता है।

मामले के भीतर, दस्तावेज़ों को व्यवस्थित किया जाना चाहिए ताकि उनकी सामग्री लगातार कुछ मुद्दों को कवर करे। इस मामले में, दस्तावेजों को कालानुक्रमिक क्रम में (आने वाली - प्राप्ति की तारीख तक, आउटगोइंग - प्रस्थान की तारीख तक) या लेखकों और संवाददाताओं द्वारा वर्णानुक्रम में व्यवस्थित किया जाता है।

दस्तावेज़ों के अनुलग्नक, उनके अनुमोदन या तैयारी की तारीख की परवाह किए बिना, उन दस्तावेज़ों से जुड़े होते हैं जिनसे वे संबंधित होते हैं। 250 से अधिक शीटों के अनुप्रयोग एक अलग खंड बनाते हैं, जिसके बारे में दस्तावेज़ में एक नोट बनाया गया है।

निम्नलिखित नियमों को ध्यान में रखते हुए, संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेजों को संबंधित अनुबंधों के साथ प्रकार और कालक्रम के आधार पर फाइलों में समूहीकृत किया जाता है:

दस्तावेज़ जो आदेश जारी करने के आधार के रूप में कार्य करते हैं (आवेदन, प्रमाण पत्र, अधिनियम, नोट्स) को आदेशों से अलग समूहीकृत किया जा सकता है।

योजना बनाई और रिपोर्टिंग दस्तावेज़ीकरण(योजनाएँ, अनुप्रयोग, अनुमान, रिपोर्ट) उस वर्ष की फ़ाइल में रखी जाती है, जिसकी सामग्री उसकी तैयारी के समय या प्राप्ति की तारीख की परवाह किए बिना होती है। उदाहरण के लिए, 2008 के लिए एक रिपोर्ट 2009 में लिखी जाएगी, लेकिन उसे 2008 की फ़ाइल में रखा जाएगा। इसके विपरीत, 2009 की योजना 2008 में तैयार की गई और 2009 की फ़ाइल में रखी गई। दीर्घकालिक योजनाएँउनकी वैधता के प्रारंभिक वर्ष को जिम्मेदार ठहराया जाना चाहिए।

अतिरिक्त जानकारी:

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1 गोस्ट आर 7.0.8-2013। सूचना, पुस्तकालय और के लिए मानकों की प्रणाली प्रकाशित करना. रिकार्ड रखना और संग्रह करना। शब्द और परिभाषाएं। - प्रवेश करना। 2014-03-01. - एम.: एफएसयूई "स्टैंडर्डइनफॉर्म", 2014. - आइटम 98।
2 कुज़नेत्सोव एस.एल. आधुनिक प्रौद्योगिकियाँप्रबंधन के लिए दस्तावेज़ीकरण समर्थन: दूसरा संस्करण, संशोधित और विस्तारित। - एम.: पब्लिशिंग हाउस "टर्मिका", 2014 - 288 पी।
संगठनों के अभिलेखागार के काम के लिए 3 बुनियादी नियम, 6 फरवरी 2002 को रोसारखिव बोर्ड के निर्णय द्वारा अनुमोदित - धारा 3.5।
4 वही. - धारा 3.5.
5 वही. - धारा 3.5.
6 दिशा-निर्देशसंघीय कार्यकारी अधिकारियों में कार्यालय के काम के लिए निर्देशों के विकास पर, 23 दिसंबर, 2009 संख्या 76 के संघीय पुरालेख के आदेश द्वारा अनुमोदित। - परिशिष्ट संख्या 21।
7 वही. - परिशिष्ट संख्या 21.
संगठनों के अभिलेखागार के काम के लिए 8 बुनियादी नियम, 6 फरवरी 2002 को रोसारखिव बोर्ड के निर्णय द्वारा अनुमोदित - धारा 3.5
9 वही. - धारा 3.5.
10 वही. - धारा 3.5.
11 कुज़नेत्सोव एस.एल. प्रबंधन के दस्तावेज़ीकरण समर्थन के लिए आधुनिक प्रौद्योगिकियाँ: दूसरा संस्करण, संशोधित और विस्तारित। - एम.: पब्लिशिंग हाउस "टर्मिका", 2014 - 288 पी।
12 वही.

किसी भी हिस्से का पुनरुत्पादन या उपयोग निषिद्ध है इस दस्तावेज़ काकॉपीराइट धारक - TERMIKA LLC की अनुमति के बिना किसी भी माध्यम से (ग्राफिक, इलेक्ट्रॉनिक या मैकेनिकल, जिसमें फोटोकॉपी, रिकॉर्डिंग, चुंबकीय टेप या सूचना भंडारण और पुनर्प्राप्ति प्रणाली में स्थानांतरित करना शामिल है)। अनुमति प्राप्त करने के लिए कृपया हमें ई-मेल द्वारा संपर्क करें।

के लिए संग्रहित किया गया है निश्चित समय सीमा, जिसके बाद उन्हें स्थानांतरित किया जाना चाहिए राज्य भंडारणराज्य और नगरपालिका अभिलेखागार के लिए। संघीय कानूनदृढ़ निश्चय वाला समय सीमाके भाग के रूप में निर्धारित तरीके से शामिल दस्तावेजों का भंडारण पुरालेख निधि रूसी संघ:

• कार्मिक दस्तावेज़, अभिलेख नोटरी कार्रवाई, घरेलू किताबें और निजीकरण से संबंधित आवासीय स्टॉकदस्तावेज़ - 75 वर्ष;
• के लिए परियोजना प्रलेखन पूंजी निर्माण- 20 साल;
• तकनीकी और डिज़ाइन दस्तावेज़ीकरण- 20 साल;
• आविष्कार पेटेंट, उपयोगिता मॉडल, औद्योगिक मॉडल- 20 साल:
• वैज्ञानिक दस्तावेज़ीकरण - 15 वर्ष;
• फ़िल्म और फ़ोटोग्राफ़िक दस्तावेज़ - 5 वर्ष;
• वीडियो और फोटो दस्तावेज़ - 3 वर्ष।

संगठन के परिसमापन के मामले में, दस्तावेज़ स्थायी पदभंडारण और कर्मियों को राज्य (नगरपालिका) संग्रह में स्थानांतरित कर दिया जाता है। के लिए ग़ैर सरकारी संगठन, जिनमें से कुछ दस्तावेजों को रूसी संघ के अभिलेखीय कोष के हिस्से के रूप में वर्गीकृत किया गया है, ऐसे हस्तांतरण के लिए रूस की संघीय अभिलेखीय सेवा की प्रणाली की स्थापना के साथ एक समझौता करना आवश्यक है। यदि संगठन ने संग्रह के साथ समय पर समझौता नहीं किया है, तो इस मामले में राज्य (नगरपालिका) संग्रह भंडारण के लिए केवल संगठन के कर्मचारियों के दस्तावेजों को स्वीकार करने के लिए बाध्य है। अन्य दस्तावेज़ों के भंडारण का स्थान अध्यक्ष द्वारा निर्धारित किया जाएगा परिसमापन आयोगया दिवालियापन ट्रस्टी.

संग्रह में स्थानांतरण के लिए दस्तावेज़ तैयार करना

प्रत्येक संगठन वर्ष के दौरान एक निश्चित संख्या में मामले उत्पन्न करता है। उनमें से कुछ के बाद अंतिम तारीखभंडारण को संग्रहित किया जाना चाहिए. ये स्थायी" अस्थायी (10 वर्ष से अधिक) भंडारण और कर्मियों के लिए निष्पादित दस्तावेजों वाली फाइलें हैं। कार्यालय का काम पूरा होने के एक वर्ष बाद मामलों को संग्रहीत किया जाता है। संग्रह में स्थानांतरण के लिए दस्तावेजों की तैयारी पूर्वस्कूली शिक्षा सेवा के कर्मचारियों और संरचनात्मक प्रभागों के सचिवों द्वारा की जाती है। मामले पूरी तरह से संसाधित होने के बाद संग्रहीत किए जाते हैं।

मामलों को दाखिल करने में शामिल हैं अगले ऑपरेशन:

• फ़ाइलों में दस्तावेज़ों के सही समूहन की जाँच करना;
• सिलाई (बाध्यकारी);
• शीटों की संख्या;
• एक प्रमाणन शिलालेख (प्रमाणीकरण पत्रक) तैयार करना;
• में संकलन आवश्यक मामले आंतरिक सूचीमामले के दस्तावेज़;
• मामले के कवर के विवरण में स्पष्टीकरण दर्ज करना (संगठन के नाम का स्पष्टीकरण, पंजीकरण सूचकांक, मामले की समय सीमा, मामले का शीर्षक);
• केस इन्वेंट्री का संकलन और निष्पादन।

कार्य अस्थायी अवधिभंडारण (10 वर्ष तक सम्मिलित) के अधीन है आंशिक पंजीकरण, इस मामले में इसकी अनुमति है:

• मामले में दस्तावेज़ों को व्यवस्थित न करें;
• केस शीट पर नंबर न डालें;
• प्रमाणपत्र न लिखें;
• सिलाई मत करो (सिलाई मत करो)।

फ़ाइलों में दस्तावेज़ों के सही समूह की जाँच एक बार फिर नामकरण के अनुसार शीर्षक के साथ मामले में दस्तावेज़ों के अनुपालन की जाँच करने के लिए की जाती है, कुछ सिद्धांतों के अनुसार मामले के भीतर दस्तावेज़ों का स्थान: विचाराधीन मुद्दों पर ; कालानुक्रमिक रूप से; भौगोलिक दृष्टि से; संवाददाताओं द्वारा वर्णानुक्रम में, आदि।

चावल। 6.2. प्रमाणन पत्र प्रपत्र

पर पूर्ण पंजीकरणमामले को घेरने या बाध्य करने की जरूरत है। सबसे पहले, सभी धातु की वस्तुओं को केस से हटा दिया जाता है: पेपर क्लिप, पिन, आदि। दस्तावेज़ फ़ोल्डर से हटा दिए जाते हैं. बाद नवीनतम दस्तावेज़प्रमाणित रिकॉर्ड के लिए एक शीट मामले में शामिल है" मामले की शुरुआत में, यदि आवश्यक हो, तो आंतरिक इन्वेंट्री के लिए एक शीट या शीट शामिल की जाती है (यदि कोई हो, तो आंतरिक इन्वेंट्री के मुद्रित रूप)। केस 250 शीट से अधिक नहीं होना चाहिए। यदि वर्ष के दौरान मामले में अधिक दस्तावेज़ जमा किए गए थे, तो उन्हें कई खंडों में विभाजित किया जाना चाहिए।

सभी दस्तावेज़ एक हार्ड कवर में दाखिल या बंधे हुए हैं। चूंकि मामले में दस्तावेजों में देरी हो रही है विभिन्न प्रारूप, फिर आपको उन्हें 4 पंचर के लिए हेम करने की आवश्यकता है। इससे यह सुनिश्चित होगा कि सभी दस्तावेज़ सुरक्षित रूप से सुरक्षित हैं।

चावल। 6.3. मामले के दस्तावेज़ों की आंतरिक सूची का प्रपत्र

व्यवसाय में लंबी शर्तेंभंडारण, आप कवर के ऊपर और नीचे दोनों तरफ से केस को सिलाई कर सकते हैं। स्थायी शेल्फ जीवन वाले मामले दायर किए जाते हैं, जो कवर के बाद शीट से शुरू होते हैं। कवर का शीर्ष भाग घेरा हुआ नहीं है। 1 सेमी तक चौड़ा एक पतला कार्डबोर्ड स्पेसर पहली शीट पर रखा जाता है, और केस को इसके माध्यम से सिला जाता है। चूँकि इस तरह के मामले को हमेशा के लिए संग्रहीत किया जाना चाहिए, इस तरह की फाइलिंग धागों को घर्षण से बचाती है और मामले को अधिक सौंदर्यपूर्ण रूप देती है।

दाखिल करते समय, आपको यह सुनिश्चित करना होगा कि दस्तावेज़ों का सारा पाठ पढ़ा जा सके। 10 वर्ष से कम शेल्फ जीवन वाले दस्तावेज़ दाखिल नहीं किए जा सकते हैं, लेकिन एक फ़ोल्डर में बने रहेंगे।

दस्तावेज़ों की सुरक्षा और उपयोग में आसानी सुनिश्चित करने के लिए स्थायी और अस्थायी भंडारण फ़ाइलों की सभी शीटों को क्रमांकित किया गया है। शीटों को केवल ऊपरी दाएं कोने में काले ग्रेफाइट पेंसिल या नंबरर से क्रमांकित किया जाता है सामने की ओरदस्तावेज़ के पाठ को प्रभावित किए बिना शीट। स्याही और रंगीन पेंसिल का उपयोग निषिद्ध है। चादर बड़ा प्रारूप A4 की तुलना में, एक किनारे पर घिरा हुआ, खुला हुआ और एक शीट के रूप में क्रमांकित। बीच में मुड़ी हुई और घेरेदार एक शीट को दो शीटों के रूप में गिना जाता है। सचित्र सामग्रियों और तस्वीरों को क्रमांकित किया गया है पीछे की ओरऊपरी बाएँ कोने में. शिलालेखों या अनुलग्नकों के साथ मामले में दाखिल किए गए लिफाफों को स्वतंत्र रूप से क्रमांकित किया जाता है। लिफाफे में संलग्नक को लिफाफे के बाद अगले नंबर से क्रमांकित किया गया है। एक मामले के कई खंड बनाते समय, उनमें से प्रत्येक को स्वतंत्र रूप से क्रमांकित किया जाता है।

चावल। 6.4. स्थायी और अस्थायी (10 वर्ष से अधिक) भंडारण की फाइलों के लिए कवर फॉर्म

नंबरिंग के परिणाम विशेष रूप से इसके लिए सिल दी गई केस की अंतिम शीट पर एक गोपनीय रिकॉर्ड में दर्ज किए जाते हैं। यह संख्याओं और शब्दों में दस्तावेज़ों की क्रमांकित शीटों की संख्या को इंगित करता है और अलग से "+" चिह्न के माध्यम से आंतरिक सूची की शीटों की संख्या, अक्षरांकित और लुप्त संख्याओं को इंगित करता है।

प्रमाणीकरण रिकॉर्ड पर उस व्यक्ति द्वारा हस्ताक्षर किया जाता है जिसने इसे संकलित किया है, स्थिति का संकेत देते हुए, व्यक्तिगत हस्ताक्षर, संकलन के नाम और तारीखें। केस के कवर पर या अंतिम शीट के पिछले हिस्से पर प्रमाणन शिलालेख बनाना निषिद्ध है।

केस सर्टिफिकेशन शीट का रूप संगठनात्मक अभिलेखागार के संचालन के लिए बुनियादी नियमों द्वारा स्थापित किया गया है।

ऐसे मामले में जहां मामले में विशेष रूप से शामिल है बहुमूल्य दस्तावेज़- व्यक्तिगत मामलों में, पुरस्कार के मामले में शैक्षणिक डिग्री (sऔर विनियोग

राज्य मानक आर 51141-98 आंतरिक इन्वेंट्री की निम्नलिखित परिभाषा को स्थापित करता है: "केस दस्तावेजों की आंतरिक इन्वेंट्री है लेखा दस्तावेज़, जिसमें केस दस्तावेजों की एक सूची दर्शाई गई है क्रम संख्याएँदस्तावेज़, उनकी अनुक्रमणिका, नाम, दिनांक, शीट नंबर" 1।

आंतरिक सूची मामले के दस्तावेज़ों के सामने दर्ज की जाती है और उनमें से प्रत्येक के बारे में जानकारी होती है। आंतरिक इन्वेंट्री का अंतिम रिकॉर्ड इसमें शामिल दस्तावेजों की संख्या और इन्वेंट्री की शीटों की संख्या को इंगित करता है।

का उपयोग करते हुए स्वचालित प्रणालीदस्तावेज़ों का पंजीकरण, फ़ाइल में रखे गए दस्तावेज़ों के पंजीकरण कार्ड में दर्ज जानकारी के आधार पर एक आंतरिक सूची स्वचालित रूप से बनाई और मुद्रित की जा सकती है। दस्तावेज़ दाखिल होने के बाद, क्रमांकित, और प्रमाणीकरणऔर मामले के दस्तावेजों की आंतरिक सूची तैयार की जाती है अतिरिक्त डिज़ाइनकेस कवर

मामलों के कवर का डिज़ाइन कार्यालय कार्य में मामलों को स्थापित करने की प्रक्रिया में किया जाता है और आवश्यकताओं के अनुसार किया जाता है राज्य मानकगोस्ट 17914-72. "केस कवर" दीर्घावधि संग्रहण. प्रकार, आकार, तकनीकी आवश्यकताएं" जिस समय मामला खोला गया, उस समय मामलों के नामकरण के अनुसार, कवर पर कई जानकारी पहले से ही शामिल थी:

• संस्था (संगठन) का नाम और उसकी अधीनता;
• संरचनात्मक इकाई का नाम;
• मामले का लिपिकीय सूचकांक;
• मामले का शीर्षक;
• केस प्रतिधारण अवधि.

पुरालेख में प्रस्तुत करने के लिए मामला तैयार करते समय, इन विवरणों को स्पष्ट और पूरक किया जाता है। उदाहरण के लिए, कवर पर वे डालते हैं:

• वॉल्यूम संख्या, यदि केस में कई वॉल्यूम हैं;
• मामले की समय सीमा;
• फ़ाइल में शीटों की संख्या;
• फंड नंबर, इन्वेंट्री और इन्वेंट्री फ़ाइलें।

अंतिम विवरण पुरालेख में शामिल हैं।

चावल। 6.5. स्थायी और अस्थायी (10 वर्ष से अधिक) भंडारण के लिए इन्वेंटरी फॉर्म

कवर डिज़ाइन करते समय कुछ आवश्यकताओं का अनुपालन करना बहुत महत्वपूर्ण है। इस प्रकार, नामवाचक मामले में संगठन का नाम लिखा जाता है। यदि वर्ष के दौरान नाम बदला जाता है, तो दोनों नाम कवर पर दिए जाते हैं, पिछला नाम कोष्ठक में लिया जाता है और नया नाम उसके नीचे लिखा जाता है।

मामले का शीर्षक वर्ष की शुरुआत में कवर में स्थानांतरित कर दिया जाता है। लेकिन दस्तावेज़ों की सामग्री का विश्लेषण करने के बाद, शीर्षक में कुछ स्पष्टीकरण देना आवश्यक हो सकता है। यदि ऐसी आवश्यकता उत्पन्न होती है, तो मामलों के नामकरण में एक परिवर्धन किया जाना चाहिए और इस परिवर्धन के अनुसार शीर्षक और सूचकांक को कवर पर रखा जाना चाहिए। सबसे पहले, शीर्षक में मामले का प्रकार (मामला, पत्राचार, दस्तावेज, आदि) या दस्तावेजों के प्रकार (प्रोटोकॉल, आदेश, रिपोर्ट, अधिनियम) का संकेत होना चाहिए। फिर लेखक या संवाददाता को संकेत दिया जाता है (यदि यह पत्राचार है) और फिर दस्तावेजों की सामग्री को दर्शाने वाला एक प्रश्न। यदि एक ही मुद्दे से संबंधित हों तो एक फ़ाइल में कई लेखकों या संवाददाताओं के दस्तावेज़ बनाना संभव है। शीर्षकों में दस्तावेज़ों की प्रामाणिकता का संकेत नहीं दिया गया है, लेकिन दस्तावेज़ों की प्रतियों की उपस्थिति निर्दिष्ट की गई है। मामले के कवर पर अनिवार्यसबसे पुराने और नवीनतम दस्तावेजों की तारीखें और फ़ाइल की अवधारण अवधि दर्शाई गई है। स्थायी भंडारण के दस्तावेजों वाले मामलों पर इसे "स्थायी रूप से रखें" दर्शाया गया है, अन्य पर - विशिष्ट तारीखसूची के अनुसार भंडारण.

शीटों की संख्या दर्शाते समय, आंतरिक इन्वेंट्री और प्रमाणन रिकॉर्ड की शीटों को ध्यान में नहीं रखा जाता है।

स्थायी और दीर्घकालिक भंडारण अवधि वाली सभी फ़ाइलों के लिए एक सूची संकलित की जाती है। एक इन्वेंट्री एक अभिलेखीय संदर्भ पुस्तक है जिसमें भंडारण इकाइयों की एक व्यवस्थित सूची होती है, साथ ही उनकी रिकॉर्डिंग और व्यवस्थितकरण के समेकन का इरादा होता है। इन्वेंट्री मुख्य लेखांकन के रूप में कार्य करती है संदर्भ पुस्तिकाअभिलेख प्रबंधन और अभिलेखागार में। स्थायी भंडारण फ़ाइलों, अस्थायी (10 वर्षों से अधिक) भंडारण फ़ाइलों और कार्मिक फ़ाइलों के लिए अलग-अलग सूची संकलित की जाती है। में कुछ मामलों मेंसंगठन की विशिष्टताओं के आधार पर, सूची संकलित की जा सकती है कुछ श्रेणियांमामले (न्यायिक और जांच मामले, वैज्ञानिक रिपोर्टविषय के अनुसार, आदि)।

मामलों को महत्व के क्रम में सूची में व्यवस्थित किया गया है। उदाहरण के लिए, अनुक्रम इस प्रकार हो सकता है: उद्यम का चार्टर, प्रोटोकॉल सामान्य बैठकेंशेयरधारक, निदेशक मंडल की बैठकों के कार्यवृत्त, मुख्य गतिविधियों के लिए निदेशक के आदेश, वार्षिक योजनाएँवगैरह। कार्यालय प्रबंधन सेवा के कर्मचारियों द्वारा प्रत्येक संरचनात्मक इकाई में केस सूची संकलित की जाती है।

चावल। 6.6. स्थायी भंडारण मामलों की सारांश सूची के वार्षिक अनुभाग का प्रपत्र

सूची में शामिल हैं वार्षिक अनुभाग. वार्षिक अनुभागों का संकलन इसके अनुसार किया जाता है निर्धारित प्रपत्र में. सूची में शामिल प्रत्येक मामले की जानकारी को वर्णनात्मक लेख कहा जाता है। इसमें शामिल है:

• इन्वेंट्री के अनुसार मामले की क्रम संख्या (मात्रा);
• केस (मात्रा) सूचकांक;
• मामले का शीर्षक (मात्रा);
• मामले की तारीखें (मात्रा);
• फ़ाइल में शीटों की संख्या (मात्रा);
• भंडारण अवधि (10 वर्षों से अधिक समय से संग्रहीत फ़ाइलों के लिए);
• टिप्पणी।

सूची में प्रत्येक मामले की एक स्वतंत्र क्रमांक संख्या होती है।

यदि केस में कई खंड हैं, तो प्रत्येक खंड की अपनी संख्या होती है। संगठन का संग्रह सूची में फाइलों को क्रम से व्यवस्थित करता है। वह संरचनात्मक इकाई को इन्वेंट्री नंबर भी निर्दिष्ट करता है।

कई वर्षों के मामलों को संग्रह में स्थानांतरित करते समय, उन्हें व्यवस्थित करने की आवश्यकता होती है। सामान्य क्रमसंगठन में मामलों का व्यवस्थितकरण - कालानुक्रमिक और संरचनात्मक। इसका मतलब यह है कि, सबसे पहले, मामलों को वर्ष के अनुसार व्यवस्थित किया जाता है। दूसरे, फाइलों को उन संरचनात्मक इकाइयों के नाम से व्यवस्थित किया जाता है जिनमें वे संग्रहीत हैं। वर्ष के लिए सभी स्थायी भंडारण फ़ाइलों को महत्व के क्रम में व्यवस्थित किया गया है। यह आमतौर पर उस क्रम से मेल खाता है जिसमें संरचनात्मक प्रभाग और केस शीर्षक मामलों के नामकरण में स्थित होते हैं।

चावल। 6.7. अंतिम प्रविष्टि एवं प्रमाणीकरण हस्ताक्षर का प्रपत्र

इस प्रकार, हमें एक वर्ष के लिए समान शेल्फ जीवन के सभी मामलों की एक व्यवस्थित सूची मिलती है। खोज में आसानी के लिए, संरचनात्मक इकाई के नाम को संबंधित संरचनात्मक इकाई के पहले मामले से पहले सूची में दर्शाया जा सकता है।

ऐसे संगठनों में जहां प्रति वर्ष उत्पन्न होने वाले मामलों की संख्या कम है, हर साल एक नई सूची संकलित करना व्यावहारिक नहीं है। एक सूची तैयार करना संभव है जिसमें कई वर्षों के मामले शामिल हों।

चावल। 6.8. कार्मिक मामलों की सारांश सूची के वार्षिक अनुभाग का प्रपत्र

चावल। 6.9. इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के स्थायी भंडारण के लिए इन्वेंटरी फॉर्म

ऐसे संगठनों में, मामलों की निरंतर संख्या के साथ सूची का एक वार्षिक अनुभाग सालाना संकलित किया जाता है। इन्वेंट्री का प्रत्येक वार्षिक अनुभाग संबंधित वर्ष के संकेत के साथ शुरू होता है, और फिर मामलों को स्वीकृत संरचना के अनुसार व्यवस्थित किया जाता है।

प्रत्येक इन्वेंट्री का अपना नंबर होता है। आमतौर पर, स्थायी भंडारण फ़ाइलों के लिए इन्वेंट्री में 1 होता है, 10 साल से अधिक की भंडारण अवधि वाली फ़ाइलों के लिए - एन और 2, कार्मिक फ़ाइलों के लिए - अक्षर सूचकांक "एल/एस" के अतिरिक्त के साथ नंबर 3 होता है।

सूची अंतिम प्रविष्टि के साथ समाप्त होती है। यह संख्याओं और शब्दों में सूची में शामिल मामलों की संख्या को इंगित करता है, पहला और अंतिम संख्याइन्वेंट्री के अनुसार फ़ाइलों में, क्रमांकन की विशिष्टताएँ (अक्षरयुक्त और लुप्त संख्याएँ) निर्दिष्ट की जाती हैं। सूची पर संकलक द्वारा अपनी स्थिति और उपनाम दर्शाते हुए हस्ताक्षर किए जाने चाहिए। सूची के संकलन की तिथि दर्शाई गई है।

स्थायी भंडारण अवधि वाली फ़ाइलों की सूची के अलावा, अस्थायी (10 वर्ष से अधिक) भंडारण अवधि वाली फ़ाइलें कार्मिक सेवाएँसंगठनों को वार्षिक रूप से कार्मिक फाइलों की सूची तैयार करनी होगी। कार्मिक दस्तावेजों में एक विशेष बात होती है सामाजिक महत्व- वे पुष्टि का आधार हैं सेवा की लंबाई, धारित पद, इस संगठन में कार्य की अवधि और अन्य तथ्य श्रमिक संबंधी. इन दस्तावेजों के नुकसान को रोकने के लिए के सबसेबर्खास्त कर्मचारियों के कर्मियों पर दस्तावेज़ 75 वर्षों तक संग्रहीत और संग्रहीत किए जाते हैं।

विकास के कारण कंप्यूटर प्रौद्योगिकी, दस्तावेज़ों की मात्रा में वृद्धि इलेक्ट्रॉनिक मीडियासंगठनों को दृश्य-श्रव्य और संग्रहित करने की आवश्यकता है इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ीकरण. संगठन के संग्रह में, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों की संरचना और मात्रा के आधार पर, स्थायी भंडारण अवधि वाले इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों की सूची संकलित की जाती है। इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ स्वतंत्र सूची में शामिल हैं।

इन्वेंट्री की प्रतियों की संख्या फ़ाइलों की भंडारण अवधि द्वारा निर्धारित की जाती है। स्थायी भंडारण फ़ाइलों की एक सूची चार प्रतियों में तैयार की जाती है। एक प्रति संबंधित संरचनात्मक इकाई में रहती है, इन्वेंट्री की दूसरी प्रति स्थानांतरित कर दी जाती है पूर्वस्कूली शैक्षणिक संस्थान सेवा, संगठन के अभिलेखागार में तीसरा। चौथी प्रति उपयुक्त राज्य या नगरपालिका संग्रह को भेजी जाती है।

वे संगठन जो दस्तावेज़ जमा नहीं करते हैं राज्य अभिलेखागार, स्थायी भंडारण के लिए फ़ाइलों की एक सूची बनाएं, 10 वर्ष या उससे अधिक की भंडारण अवधि वाली फ़ाइलों के लिए, और तीन प्रतियों में कर्मियों के लिए।

अस्थायी भंडारण अवधि वाली फ़ाइलों के लिए कोई सूची तैयार नहीं की जाती है; उन्हें फ़ाइलों के नामकरण द्वारा प्रतिस्थापित किया जाता है, जहां भंडारण अवधि को इंगित करने वाला एक चिह्न प्रत्येक शीर्षक के सामने रखा जाता है।

संगठन के संग्रह में स्थानांतरण के लिए एक संरचनात्मक इकाई द्वारा मामलों की तैयारी की अवधि के दौरान, संग्रह कर्मचारी पहले मामलों की सूची (संरचनात्मक इकाई की) में शामिल मामलों की संख्या के उनके गठन, निष्पादन और अनुपालन की शुद्धता की जांच करता है। ) संगठन की फाइलों के नामकरण के अनुसार खोले गए मामलों की संख्या के साथ। संरचनात्मक इकाई के कर्मचारियों को निरीक्षण के दौरान पहचाने गए मामलों के गठन और निष्पादन में सभी कमियों को दूर करना आवश्यक है। यदि मामलों की कमी का पता चलता है, तो एक संबंधित प्रमाणपत्र तैयार किया जाता है।

प्रत्येक मामले को संरचनात्मक इकाई के एक कर्मचारी की उपस्थिति में संगठन के संग्रह के लिए जिम्मेदार व्यक्ति द्वारा स्वीकार किया जाता है। इस मामले में, संरचनात्मक इकाई के मामलों की सूची की दोनों प्रतियों पर, इसमें शामिल प्रत्येक मामले के खिलाफ मामले की उपस्थिति के बारे में एक नोट बनाया गया है। इन्वेंट्री की प्रत्येक प्रति के अंत में, संग्रह में वास्तव में स्वीकार किए गए मामलों की संख्या, लापता मामलों की संख्या, मामलों की स्वीकृति और हस्तांतरण की तारीख, साथ ही संग्रह के लिए जिम्मेदार व्यक्ति और व्यक्ति के हस्ताक्षर भी शामिल हैं। मामलों को स्थानांतरित करने वालों को संख्याओं और शब्दों में दर्शाया गया है। विशेष रूप से मूल्यवान मामलों को स्वीकार करते समय, मामलों में शीटों की संख्या की जाँच की जाती है।

बंडलों में जुड़े मामले संरचनात्मक प्रभागों के कर्मचारियों द्वारा संगठन के संग्रह में पहुंचाए जाते हैं। फ़ाइलों के साथ, दस्तावेज़ों के लिए पंजीकरण फ़ाइलें संग्रह में स्थानांतरित कर दी जाती हैं। प्रत्येक फ़ाइल कैबिनेट का नाम सूची में शामिल है।