कर्मचारी से एक व्याख्यात्मक नोट के बजाय एक अधिनियम। व्याख्यात्मक नोट कैसे लिखें (चरण-दर-चरण निर्देश, उदाहरण)

वाणिज्यिक या में श्रम संबंधों की प्रक्रिया में सरकारी संस्थान, यह क्या है इसके बारे में अक्सर एक व्याख्यात्मक कथन तैयार किया जाता है व्याख्यात्मक नोटकर्मचारीहम आज के विषय में इसकी परिभाषा, प्रकार, नमूने पर विचार करेंगे।

एक व्याख्यात्मक नोट हैएक व्याख्यात्मक दस्तावेज़ जो मुख्य दस्तावेज़ (परियोजना, रिपोर्ट, योजना) के अन्य प्रावधानों का वर्णन करता है या किसी विशेष कार्रवाई, तथ्य या घटना के कारणों की व्याख्या करता है। हालांकि वर्तमान कानूनकिसी कर्मचारी का व्याख्यात्मक नोट क्या है, इसकी कोई निर्धारित परिभाषा प्रदान नहीं करता है।

एक नियम के रूप में, लेखन के आरंभकर्ता इस दस्तावेज़ का, कंपनी का प्रमुख है, कानून प्रवर्तन एजेन्सीया सुरक्षा सेवा. ऐसी हरकतें की हैं कानूनी आधार, जो नियोक्ताओं को कुछ स्थितियों में श्रमिकों से उनके द्वारा किए गए कार्यों के बारे में लिखित स्पष्टीकरण मांगने के लिए बाध्य करता है (एलसी अनुच्छेद संख्या 408, 199)।

अगर हम इसे सामान्य तौर पर देखें तो एक व्याख्यात्मक नोट की तैयारी, को गैर-मानक दस्तावेज़ माना जाता है जो किसी कार्रवाई या स्थिति, किसी निष्क्रियता, घटना या किसी निश्चित घटना के घटित होने के कारणों की व्याख्या कर सकता है। यह उद्यम के एक कर्मचारी द्वारा तैयार किया जाता है और प्रबंधक या उच्च पद के व्यक्ति को प्रदान किया जाता है।

संविधान के अनुसार, व्याख्यात्मक नोट तैयार करना किसी भी कर्मचारी का अधिकार है, दायित्व नहीं। उसी समय, नियोक्ता इस दस्तावेज़ (लिखित प्रपत्र) की तैयारी की मांग करने के लिए बाध्य है:

अनुशासनात्मक मंजूरी लागू होने से पहले (टीसी अनुच्छेद संख्या 199);
किसी आदेश के जारी होने से पहले जो किसी निश्चित की वसूली से संबंधित होगा कूल राशि का योगकर्मचारी के वेतन से (टीसी अनुच्छेद संख्या 408)।

अन्य मामलों में, नियोक्ता के पास कर्मचारियों से स्पष्टीकरण मांगने का अधिकार है, लेकिन वह बिल्कुल भी बाध्य नहीं है (किसी भी स्थिति में कंपनी के कर्मचारी की स्थिति का पता लगाने के लिए) समग्री मूल्यांकनकिए गए कार्यों के कारण, या निर्णय लेने के लिए)।

व्याख्यात्मक नोट्स के प्रकार

वहाँ हैं निम्नलिखित प्रकारव्याख्यात्मक नोट्स, जिन्हें निम्न में विभाजित किया गया है:

जब नोट में निष्क्रियता या गलत कार्रवाई के कारण शामिल हों तो दोषमुक्ति।
व्याख्यात्मक, जब किसी संगठन का कोई कर्मचारी अन्य व्यक्तियों के कार्यों की व्याख्या करता है, तो उसके नियंत्रण से परे कारणों से हुई कुछ घटनाओं की परिस्थितियों या स्थितियों का वर्णन करता है।

एक नियम के रूप में, व्याख्यात्मक संबंध निम्नलिखित पहलुओं पर विचार से है:

अनुपस्थिति या कोई प्रदर्शन नहीं कार्यस्थलसही समय पर;
नशे में या किसी अन्य प्रकृति (शराब, ड्रग्स) के दौरान काम पर रहना;
देरी करना;
श्रम सुरक्षा आवश्यकताओं और मानकों का उल्लंघन;
किसी और की संपत्ति की चोरी, अगर चोरी कार्यस्थल पर हुई हो;
अनैतिक कार्य;
नं. उपलब्ध कराना सच्ची जानकारीवी विभिन्न प्राधिकारी;
उल्लंघन श्रम अनुशासन;
कर्तव्यों का अपूर्ण या ख़राब प्रदर्शन।

एक कर्मचारी से नमूना व्याख्यात्मक नोट और संकलन के नियम

यह नोट विशेष रूप से एक ही प्रति में ए4 पेपर की एक शीट पर तैयार किया गया है।

कुछ उद्यम अपने कर्मचारियों के लिए विशेष रूप से स्थापित वर्दी का उपयोग करते हैं। मान लें कि फॉर्म सेट करेंइसकी प्रकृति केवल अनुशंसात्मक है; इसके विकल्प का अनुमोदन स्थानीय नियामक कानूनी अधिनियम की सहायता से किया जाता है।

लेकिन इसके बावजूद, दस्तावेज़ में कई भाग होने चाहिए:

वास्तविक(आपको उपयुक्त क्षेत्र में उन सभी तथ्यों को इंगित करना होगा जो इस मुद्दे पर विचार करने का कारण बने);
करणीय(कारण विस्तार से दिए और दर्ज किए गए हैं जो घटित स्थिति को पूरी तरह से स्पष्ट करते हैं);

हर किसी को चाहिए उद्देश्य बिंदुआपके पक्ष में गवाही देने वाले सभी दिए गए तथ्यों को प्रदर्शित करने के लिए देखें।

यदि इसकी तुलना किसी ज्ञापन से की जाए तो इसमें कोई तार्किक हिस्सा नहीं हो सकता है जिसमें निष्कर्ष लिखे गए हों।

हमने जो पहले ही लिखा है उसके अलावा, नोट में निम्नलिखित प्रदर्शित होना चाहिए:

उस संगठन का सटीक नाम जहां कर्मचारी काम करता है;
दस्तावेज़ की तैयारी का स्थान;
वह जानकारी जो प्राप्तकर्ता के बारे में पर्याप्त जानकारी प्रदान करती है;
दस्तावेज़ का सटीक नाम;
लिखने की तिथि;
पंजीकरण संख्या;
नोट के अंत में एक हस्ताक्षर अवश्य होना चाहिए।

ऐसी स्थितियाँ होती हैं जिनमें कोई कर्मचारी नोट लिखने से इंकार कर सकता है विभिन्न घटनाएँजो वैध और अवैध दोनों हैं। यदि पर कानूनी इनकारकर्मचारी एक नोट तैयार करता है, जिसमें सभी उपलब्ध गवाह प्रदर्शित होते हैं। दो से अधिक गवाह होने चाहिए। में अनिवार्य अधिनियमवर्तमान स्थिति की उन सभी परिस्थितियों का संकेत दिया गया है जिन पर ये असहमति हुई थी। व्यक्तिगत और संपर्क जानकारीगवाह, निवास स्थान, स्थिति, इत्यादि।

आपको यह भी याद रखना होगा कि व्याख्यात्मक नोट का पंजीकरण क्रम में किया जाता है मुखिया द्वारा स्थापितऔर कोई नहीं।

मामले की सामग्रियों की समीक्षा करने के बाद, आपका पर्यवेक्षक आदेश को पूरा करने के लिए एक संकल्प निर्धारित करता है। किसी भी संगठन में इस दस्तावेज़ की भंडारण अवधि कम से कम तीन वर्ष है।

शायद ये सभी मुख्य बिंदु हैं जो सही ढंग से वर्णन करते हैं कि किसी कर्मचारी का व्याख्यात्मक नोट क्या है, इसकी परिभाषा, प्रकार और दस्तावेज़ीकरण के नमूने क्या हैं।

पहली नज़र में, व्याख्यात्मक नोट कुछ महत्वहीन लगता है, लेकिन ऐसा नहीं है। यह एक दस्तावेज़ है जो प्रबंधन को यह समझने और स्वीकार करने में मदद करेगा कि क्या हुआ सही निर्णयअनुशासनात्मक कार्रवाई की आवश्यकता के बारे में.

की गई गलती और उसके परिणामों की गंभीरता के आधार पर, संभावित दंड का प्रकार निर्भर करता है, जिसे लगाने का आदेश आदेश द्वारा जारी किया जाता है, जिसका एक नमूना लिंक से डाउनलोड किया जा सकता है।

बचने की कोशिश करना संभावित सज़ा, कर्मचारी को व्याख्यात्मक नोट की सामग्री के बारे में सोचना चाहिए, इसे सही ढंग से लिखना चाहिए, संक्षेप में और संक्षेप में स्थिति का वर्णन करना चाहिए और खोजने का प्रयास करना चाहिए वस्तुनिष्ठ कारणकाम में हुई एक गलती.

नीचे हम देखेंगे कि ऐसे दस्तावेज़ को ठीक से कैसे तैयार किया जाए। उदाहरण के तौर पर, हम काम में त्रुटि के बारे में एक नमूना व्याख्यात्मक नोट डाउनलोड करने का सुझाव देते हैं; मुफ्त डाउनलोड फॉर्म लेख के नीचे स्थित है।

कर्मचारी को पता होना चाहिए कि अनुशासनात्मक मंजूरी लागू करने के लिए नियोक्ता को यह जानना होगा अनिवार्यकर्मचारी से लिखित स्पष्टीकरण प्राप्त करें। इसलिए, यदि निष्पादन में कोई त्रुटि होती है, तो कर्मचारी श्रम जिम्मेदारियाँआपको शांत हो जाना चाहिए, बिना स्पष्टीकरण के नियोक्ता को कर्मचारी को दंडित करने का कोई अधिकार नहीं है। आपको अपने आप को कागज की एक खाली शीट और एक कलम से लैस करना चाहिए और दस्तावेज़ की सामग्री के बारे में सोचना चाहिए। आप इसमें दस्तावेज़ जमा कर सकते हैं इलेक्ट्रॉनिक रूप, और फिर उसका प्रिंट आउट ले लें। इस पल, एक नियम के रूप में, महत्वपूर्ण नहीं है।

कार्य में त्रुटि के बारे में व्याख्यात्मक नोट सही ढंग से कैसे लिखें?

पाठ को संकलित किया गया है मुफ्त फॉर्म, लेकिन दस्तावेज़ में स्वयं कई अनिवार्य विवरण होने चाहिए:

• पताकर्ता - प्रबंधक का पूरा नाम और पद, संगठन का नाम, दस्तावेज़ में यह संकेत होना चाहिए कि यह किसके लिए है;
• दस्तावेज़ का शीर्षक और उसका शीर्षक;
• लिखने की तिथि;
• कर्मचारी का हस्ताक्षर;
• पाठ घटना का वर्णन करता है और बताता है कि क्या हुआ।

मुख्य फोकस पाठ पर होना चाहिए। स्थिति का संक्षेप में और संक्षेप में वर्णन करना आवश्यक है - कार्य में किस प्रकार की त्रुटि हुई, इस त्रुटि के कारण संगठन की गतिविधियों पर क्या परिणाम हुए।

पाठ संक्षिप्त एवं सारगर्भित होना चाहिए। आपको एक व्याख्यात्मक नोट को निबंध में नहीं बदलना चाहिए, यह अभी भी है महत्वपूर्ण दस्तावेज़, संगठन के प्रमुख के लिए अभिप्रेत है। अत्यधिक जानकारी और भावनाएँ प्रबंधन से अनावश्यक प्रश्न उठा सकती हैं, इसलिए संक्षेप में और मुद्दे पर लिखना उचित है।

कर्मचारी द्वारा की गई त्रुटि का विवरण देने के बाद उसका कारण भी लिखना चाहिए। आपको एक वस्तुनिष्ठ और वैध कारण बताने का प्रयास करना चाहिए। लेकिन यदि यह संभव नहीं है, तो आपको दोष किसी और पर नहीं मढ़ना चाहिए, अन्य कर्मचारियों को दोष देना चाहिए, प्रबंधन इसे स्वीकार नहीं करेगा; वर्तमान परिस्थितियों का संदर्भ लेने का प्रयास करना बेहतर है - काम पर भारी काम का बोझ, ग्राहकों का एक बड़ा और निरंतर प्रवाह, व्यस्त दिन के कारण एक यांत्रिक त्रुटि, बीमार महसूस कर रहा हैया कोई अन्य कारण.

यदि कोई कर्मचारी गलती करने पर अपना अपराध स्वीकार करता है, तो उसे पश्चाताप व्यक्त करना अनिवार्य है, प्रबंधन को आश्वस्त करना कि भविष्य में ऐसी गलती नहीं होगी, और सभी को यह विश्वास दिलाना कि सभी की बात स्वीकार की जाएगी आवश्यक उपायऐसा होने से रोकने के लिए.

कार्य त्रुटि के बारे में व्याख्यात्मक नोट का एक उदाहरण:

अल्फ़ा एलएलसी के निदेशक को

टुपोलेव ए.ए.

एक अकाउंटेंट से

कुहरकिना ए.पी.

व्याख्यात्मक नोट

दस्तावेज़ भरने में त्रुटि के बारे में

26 अगस्त 2015 को, मैंने डिलीवरी नोट संख्या 432 और चालान संख्या 564 में उत्पादों की कीमतों को गलत तरीके से दर्शाया था; उन्हें 10% बढ़ा दिया गया था; बढ़ी हुई कीमतों को देखकर खरीदार ने सामान लेने से इनकार कर दिया और इसलिए वह अल्फा एलएलसी के गोदाम में लौट आया।

जो त्रुटि हुई वह दस्तावेज़ तैयार होने के दिन बढ़े हुए कार्यभार के कारण हुई थी। 26 अगस्त को, मेरा साथी बीमारी के कारण अनुपस्थित था, और इसलिए उसे दो लोगों का काम करना पड़ा। दस्तावेज़ कार्य दिवस के अंत में तैयार किए गए थे, जब काम करते समय गंभीर थकान के कारण असावधानी होती थी।

मैं अपनी गलती मानता हूं. मैं भविष्य में अपने काम और दस्तावेज़ भरने के प्रति अधिक चौकस रहने का प्रयास करूँगा।

08/26/2015 कुहरकिना ए.पी.

साथ ही, उदाहरण के तौर पर, हम नीचे दिए गए लिंक से एक नमूना व्याख्यात्मक नोट डाउनलोड करने का सुझाव देते हैं।

कार्य में त्रुटि के बारे में व्याख्यात्मक नोट का नमूना - .

चर्चा: 5 टिप्पणियाँ

नमस्ते, मैंने बर्खास्तगी पर अधिक भुगतान किया है, मुझे एक व्याख्यात्मक नोट लिखना होगा।

उत्तर

1. नमस्ते, ऐलेना।
   मुक्त रूप में लिखें, अधिक भुगतान का कारण बताएं - असावधानी, काम का बोझ, थकान, किसी का ध्यान भटकाना, गलत प्रारंभिक डेटा, आदि। लेख में नमूने का प्रयोग करें.

   उत्तर

नमस्ते! जिस कंपनी से मुझे 18 नवंबर, 2016 को निकाल दिया गया था, वहां आंकड़ों की जांच की गई, जिसके परिणामस्वरूप 12 टन की रिपोर्ट पर डेटा की विकृतियां सामने आईं, उन्होंने मेरे खिलाफ एक रिपोर्ट और एक प्रोटोकॉल तैयार किया। कल मुकदमा है. मुझे एक व्याख्यात्मक नोट लिखने की ज़रूरत है ताकि अगर वे मुझे सज़ा दें तो वह न्यूनतम हो। में नौकरी का विवरणजिम्मेदारियों में कहा गया है "मसौदा तैयार करना।" स्थापित रिपोर्टिंग" आदेशानुसार, मैं इस रिपोर्ट के लिए ज़िम्मेदार नहीं था। + इसके अलावा, मैं बीमार छुट्टी पर था, और मुझे नहीं पता कि रिपोर्ट के लिए डेटा किसने प्रदान किया। सामान्य तौर पर, कल हमें जज को सब कुछ समझाना होगा।

उत्तर

नमस्ते, मुझे बताएं कि व्याख्यात्मक नोट कैसे लिखें। मैं हेमोडायलिसिस प्रयोगशाला में एक नर्स के रूप में काम करती हूं। मैंने नेफ्रॉन प्रोग्राम में गलती की है। अगस्त माह में. और अब निरीक्षण के बाद वे स्पष्टीकरण की मांग कर रहे हैं. मैं उसी वर्ष जून से हेमोडायलिसिस पर काम कर रहा हूं। और इसीलिए अगस्त में मैं वास्तव में इस कार्यक्रम को अभी तक समझ नहीं पाया। और मुझे नहीं पता कि क्या करना है

उत्तर

1. नमस्ते वेरोनिका.
   तो लिखें, आपके पास कार्यक्रम के क्षेत्र में पर्याप्त स्तर का ज्ञान नहीं था, आपके पास बहुत कम अनुभव था। आपने गलती की है, इसलिए व्याख्यात्मक पाठ में गलती स्वीकार करें और अधिक चौकस रहने का वादा करें।

   उत्तर

यदि कोई अनुशासनात्मक है या श्रम अपराध, नियोक्ता को कर्मचारी पर थोपने का अधिकार है अनुशासनात्मक सज़ा, लेकिन साथ ही, वह उल्लंघनकर्ता से उत्पन्न स्थिति के लिखित स्पष्टीकरण का अनुरोध करने के लिए बाध्य है। कर्मचारी द्वारा तैयार किए गए व्याख्यात्मक नोट के आधार पर, नियोक्ता न केवल कर्मचारी को दंडित करने का निर्णय ले सकता है, बल्कि उसके अपराध की गंभीरता का आकलन भी कर सकता है।

आपको व्याख्यात्मक नोट की आवश्यकता क्यों है?

दस्तावेज़ प्रवाह में, व्याख्यात्मक नोट सहित कई अलग-अलग दस्तावेज़ हैं। इसका उपयोग कुछ स्थितियों, कार्यों या तथ्यों के कारणों को समझाने के लिए किया जाता है। कानून द्वारा कागज को कर्मचारी आत्मरक्षा का एक रूप माना जाता है। और यह इसकी संरचना की शुद्धता और तथ्यों की प्रस्तुति के तर्क पर है कि प्रबंधन का अगला निर्णय निर्भर करता है।

अक्सर एक व्याख्यात्मक नोट की आवश्यकता होती है निम्नलिखित स्थितियाँ:

• उत्पादन को प्रभावित करने वाली विभिन्न आपातकालीन स्थितियाँ;
• विभिन्न विकारश्रम अनुशासन;
• उल्लंघन उत्पादन अनुशासन;
• विभिन्न अनुशासनात्मक अपराध;
• कदाचार.

विशेष रूप से, अधिकांश व्याख्यात्मक नोट काम पर देर से आने या अनुपस्थिति, या आधिकारिक दायित्वों को पूरा करने में विफलता के कारण तैयार किए जाते हैं। यहां एक नमूना आउट-ऑफ़-ऑफ़िस नोट है:

डिज़ाइन नियम

इस तथ्य के बावजूद कि अभी भी कोई समानता नहीं है एकीकृत रूपहालाँकि, एक व्याख्यात्मक नोट तैयार करने के लिए, दस्तावेज़ प्रवाह के नियम इसके लिए कई आवश्यकताएँ रखते हैं:

1. दस्तावेज़ A4 पेपर की एक शीट पर तैयार किया गया है, जो हस्तलिखित और मुद्रित दोनों है।
2. लिखते समय इसका प्रयोग सख्ती से किया जाता है व्यापार शैलीसूचना की प्रस्तुति. दस्तावेज़ लिखते समय भावनात्मक रूप से आवेशित भाषा के उपयोग की अनुमति नहीं है।
3. अश्लील एवं बोलचाल की शब्दावली का अनिवार्य अभाव।
4. जानकारी की संक्षिप्त प्रस्तुति. दस पृष्ठों पर एक कविता लिखने की आवश्यकता नहीं है; मुख्य बिंदुओं को संक्षेप में और अनिवार्य रूप से बता देना ही पर्याप्त है।
5. दस्तावेज़ हमेशा प्रथम पुरुष में लिखा जाता है।
6. घटना की प्रस्तुति में तर्क और स्पष्ट कालक्रम दिखना चाहिए।
7. व्याख्यात्मक नोट परीक्षण में अंतिम निष्कर्ष नहीं होते हैं। अर्थात्, आपको दस्तावेज़ के अंत में यह नहीं लिखना चाहिए: "प्रस्तुत तथ्यों के आधार पर, मैं काम के लिए देर से आने के लिए खुद को दोषी नहीं मानता।"

एक सही ढंग से तैयार किया गया नोट, जो न केवल उन तथ्यों को इंगित करता है जिनके कारण इसे लिखा गया, बल्कि कर्मचारी के पक्ष में वजनदार तर्क भी अपराध को कम कर सकते हैं और इसलिए, सजा से बचने में मदद नहीं कर सकते हैं, तो कम से कम आंशिक रूप से राशि को कम कर सकते हैं। जुर्माना.

आवश्यक विवरण

व्याख्यात्मक नोट में, किसी भी अन्य दस्तावेज़ की तरह, कई विवरणों का उल्लेख होना चाहिए। इसमे शामिल है:

• संगठन का नाम, संरचनात्मक इकाई;
• अभिभाषक, अक्सर संगठन का प्रमुख;
• अभिभाषक, अर्थात् प्रत्यक्ष उल्लंघनकर्ता;
• दस्तावेज़ के प्रकार का नाम;
• पंजीकरण संख्या. पंजीकरण पर मानव संसाधन विभाग में दर्शाया गया;
• दस्तावेज़ पाठ;
• लिखने की तिथि;
• संकलक के हस्ताक्षर.

सभी को ध्यान में रखते हुए सूचीबद्ध विवरण, लिखने के बाद आपको इस जैसा एक दस्तावेज़ मिलेगा:

पाठ की रचना

व्याख्यात्मक नोट के पाठ में दो भाग होते हैं:

1. तथ्यात्मक भाग, जो उन तथ्यों को उजागर करता है जिनके कारण दस्तावेज़ लिखा गया। उदाहरण के लिए: "23 जून 2016 को, मैं काम पर नहीं गया।"
2. व्याख्यात्मक, जो कारण बताता है कि स्थिति क्यों उत्पन्न हुई।

डेटिंग सुविधाएँ

नोट पर दिनांक उसकी रचना की तिथि के अनुसार अंकित है, न कि अपराध के घटित होने की तिथि के अनुसार, जो बहुत महत्वपूर्ण है। यह इस तथ्य के कारण है कि कदाचार का पता चलने के एक महीने के भीतर, उस समय की गणना न करते हुए जब कर्मचारी छुट्टी (बीमार छुट्टी) पर था, इसे लागू किया जा सकता है। सही निर्दिष्ट तिथिसंकलन उस तारीख के संकेतक के रूप में कार्य करता है जिससे रिपोर्ट बनाए रखी जाती है।

नोट लिखने की प्रक्रिया

कोई भी व्याख्यात्मक नोट लिखते समय, आप निम्नलिखित क्रम का पालन कर सकते हैं:

1. ऊपरी दाएं कोने में, उस व्यक्ति की स्थिति और नाम इंगित करें जिसे आप व्याख्यात्मक नोट जमा कर रहे हैं।
2. पते के नीचे प्रवर्तक की स्थिति और नाम दर्शाया गया है।
3. नीचे दस्तावेज़ का शीर्षक है.
4. मुख्य भाग उन तथ्यों को उजागर करता है जिनके कारण यह स्थिति उत्पन्न हुई।
5. नोट के अंत में, दस्तावेज़ तैयार करने की तारीख और एक व्यक्तिगत हस्ताक्षर दर्शाया गया है।

नोट के साथ संलग्नक

अक्सर, व्याख्यात्मक नोट के पाठ के साथ परिशिष्ट जुड़े होते हैं। ये विभिन्न प्रकार के प्रमाणपत्र हो सकते हैं (उदाहरण के लिए, एक पैरामेडिक द्वारा जारी किया गया प्रमाणपत्र), कार्य (उदाहरण के लिए, तैयार किया गया एक अधिनियम) आपातकालीन सेवापानी या गैस पाइपलाइनों की मरम्मत करते समय), निधियों से संबंधित मद संचार मीडिया, किसी दुर्घटना के तथ्य की पुष्टि, राजमार्ग को नुकसान, आदि।

इन कागजातों की उपस्थिति व्याख्यात्मक नोट के पाठ को महत्वपूर्ण रूप से प्रभावित करती है, जिससे इसमें बताए गए तथ्यों की पुष्टि होती है।

व्याख्यात्मक नोट के उदाहरण

हम आपको इससे परिचित होने के लिए आमंत्रित करते हैं विशिष्ट उदाहरणव्याख्यात्मक नोट.

गैर-अनुपालन का नोट नौकरी की जिम्मेदारियां:

काम पर देर से आने के बारे में ध्यान दें:

किसी कर्मचारी द्वारा अनुशासनात्मक या के मामले में एक व्याख्यात्मक नोट तैयार किया जाता है श्रम उल्लंघनऔर कर्मचारी को दंड लगाने या उनके शमन से बचाने का कार्य करता है। नियोक्ता के अनुरोध पर कर्मचारी द्वारा A4 शीट पर हाथ से या कंप्यूटर रूप में संकलित किया गया।

यदि संगठन के प्रत्येक कर्मचारी को आधिकारिक या ज्ञापन लिखने की आवश्यकता नहीं है, तो देर-सबेर लगभग किसी भी कर्मचारी को एक नमूना व्याख्यात्मक नोट की आवश्यकता हो सकती है। इनमें से प्रत्येक प्रकार आधिकारिक दस्तावेजसूचना और संदर्भ प्रकृति का अपना विशिष्ट उद्देश्य है। आइए विचार करें कि किसी विशेष मामले के लिए किस प्रकार के नोट सबसे उपयुक्त हैं।

सूचनात्मक या संदर्भ उद्देश्यों के लिए दस्तावेज़ का प्रकार, जिसे संबोधित किया गया है अधिकृत व्यक्तिउदाहरण के लिए, किसी विभाग के प्रमुख या किसी उद्यम के प्रमुख को रिपोर्ट कहा जाता है। कानून इसे स्पष्ट परिभाषा नहीं देता है; इसका उद्देश्य प्रबंधक को निर्णय लेने के लिए प्रोत्साहित करने के लिए निष्कर्ष और प्रस्ताव प्रस्तुत करना है।

इसे या तो कर्मचारी की पहल पर या मौखिक के अनुसार तैयार किया जा सकता है मुखिया के आदेश से. अक्सर, इसकी मदद से, वे उत्पादन में तकनीकी उपकरणों में सुधार से संबंधित प्रस्ताव रखते हैं, किसी भी प्रबंधन निर्णय से असहमति व्यक्त करते हैं और सहकर्मियों के साथ संघर्ष के मामले में अपनी स्थिति बताते हैं।

व्याख्यात्मक नोट नमूना

इस दस्तावेज़ के मुख्य पाठ का उद्देश्य आपकी स्थिति तैयार करना और मुद्दे के गुण-दोष पर आपके तर्क स्पष्ट रूप से प्रस्तुत करना है।

निम्नलिखित प्रकार के मेमो प्रतिष्ठित हैं:

• रिपोर्टिंग. इनमें किसी कार्य या चरण के पूरा होने, आदेशों के निष्पादन आदि के बारे में सूचित करना शामिल है;
• सूचनात्मक. कार्य के परिणाम, विवरण, प्रगति और निष्पादन के तरीकों को प्रस्तुत करने के लिए संकलित। नियमित हैं;
• पहल। पहल, प्रस्ताव, सिफारिशें आदि शामिल हैं।

ज्ञापन नमूना

दस्तावेज़ का प्राप्तकर्ता कौन है, इसके आधार पर रिपोर्टें बाहरी या आंतरिक हो सकती हैं।

बाहरी लोगों को उच्च-स्तरीय उद्यम या संगठन के प्रमुख को संबोधित किया जाता है। इस दस्तावेज़ को बनाने के लिए उपयोग करें सामान्य रूपउद्यम. उदाहरण के अनुसार, ज्ञापन में निम्नलिखित तत्व शामिल होने चाहिए:

• संस्था, उद्यम के नाम;
• खजूर;
• अनुक्रमणिका;
• पंजीकरण पते;
• पता प्राप्तकर्ता डेटा;
• रिपोर्ट के विषय का शीर्षक;
• कहा गया पाठ;
• प्रबंधक के हस्ताक्षर;
• कलाकार का पूरा नाम, संपर्क फ़ोन नंबर दर्शाते हुए।

आधिकारिक कर्तव्यों को पूरा करने में विफलता पर ज्ञापन

संगठन के प्रमुख को संबोधित आंतरिक ज्ञापन तैयार किए जाते हैं; उनके निष्पादन के लिए साधारण शीट का उपयोग किया जाता है। ऐसे दस्तावेज़ में निम्नलिखित तत्व होते हैं:

• विभाग पदनाम;
• दस्तावेज़ का नाम;
• दिनांक और पंजीकरण संख्या;
• विषय के लिए शीर्षक;
• मूलपाठ;
• प्राप्तकर्ता का पूरा नाम;
• हस्ताक्षर, उपनाम और आद्याक्षर, साथ ही संकलक की स्थिति।

प्रकारों में से एक आंतरिक दस्तावेज़आधिकारिक कर्तव्यों को पूरा करने में विफलता के बारे में एक ज्ञापन है। इसका उद्देश्य गैर-अनुपालन या के बारे में सूचित करना है अनुचित निष्पादनकर्मचारी को उसके तत्काल कर्तव्यों से मुक्त कर दिया जाएगा, और इस कर्मचारी पर अनुशासनात्मक प्रतिबंध लगाने का प्रस्ताव भी शामिल है।

सेवा ज्ञापन - उदाहरण और लॉग बुक लिखना

मेमो के प्रकारों में से एक आधिकारिक है। वह एक दस्तावेज है सूचनात्मक प्रकृतिऔर इसका उपयोग विभिन्न क्षैतिज (अर्थात् एक-दूसरे के अधीन नहीं) वस्तुओं की परस्पर क्रिया के लिए किया जाता है प्रबंधन संरचनाताकि उनकी क्षमता से संबंधित मुद्दों को हल किया जा सके। मेमो कैसे लिखें?

में अखिल रूसी वर्गीकरणकर्ता प्रबंधन दस्तावेज़ीकरण(ओकेयूडी) इस प्रकार के दस्तावेज उपलब्ध नहीं कराता है। साथ ही इनका उपयोग भी किया जाता है विभिन्न प्रयोजनों के लिएऔद्योगिक उद्देश्य:

• जानकारी का अनुरोध करना;
• निर्देश जारी करते समय;
• एक संलग्न दस्तावेज़ के रूप में;
• एक सूचना पत्र के रूप में.

इस प्रकार के दस्तावेज़ के पाठ में इसके निष्पादन का कारण क्या था, इसके बारे में डेटा होता है, अर्थात। अनुरोध, आवेदन, प्रस्ताव, आदि। इसमें आयोजित बैठकों, कर्मचारियों के कार्मिक आंदोलनों, संगठन और उसके प्रभागों के काम में किसी भी बदलाव आदि के बारे में जानकारी हो सकती है। दस्तावेज़ में सुरक्षा सेवा के लिए सप्ताहांत पर काम करने वाले कर्मचारियों के बारे में जानकारी भी हो सकती है ताकि उन्हें कंपनी परिसर में प्रवेश की अनुमति मिल सके।

के लिए श्रम सफलताएँकर्मचारियों को कोई मूल्यवान उपहार या उपाधि, प्रमाणपत्र प्राप्त हो सकता है। ऐसा करने के लिए, बोनस के लिए एक ज्ञापन तैयार किया जाता है, जिसे विभाग, ट्रेड यूनियन या टीम के प्रमुख द्वारा तैयार किया जाता है।

पुरस्कार के लिए ज्ञापन

आधिकारिक नोट तैयार करने के लिए कानून में कोई सख्त आवश्यकताएं नहीं हैं। हालाँकि, मेमो भरने का एक नमूना एक रिपोर्ट के समान होता है, इसे उद्यम की बारीकियों को ध्यान में रखते हुए सीधे संगठन में विकसित और संकलित किया जा सकता है।

दस्तावेज़ीकरण को नियंत्रित करने के लिए एक विशेष जर्नल बनाया जाना चाहिए। नमूना लॉग बुक के अनुसार मेमो, इसमें इसके बारे में डेटा हो सकता है पंजीकरण संख्यादस्तावेज़, उनकी तिथि, नाम या सारांश, दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करने वाले अधिकारी के बारे में जानकारी, आदि।

आधिकारिक मेमो का नमूना लॉग

जर्नल पंजीकरण के अलावा, दस्तावेज़ीकरण की कार्ड या स्वचालित रिकॉर्डिंग भी प्रदान की जाती है।

व्याख्यात्मक नोट प्रपत्र

किसी भी घटना और तथ्य की परिस्थितियों को समझाने के लिए, एक प्रकार का दस्तावेज़ प्रदान किया जाता है, जैसे कि उद्यम के किसी कर्मचारी द्वारा किसी वरिष्ठ अधिकारी को संबोधित किया गया एक व्याख्यात्मक नोट।

इसका अभिप्राय नियमित रूप से एक प्रति में हाथ से लिखा जाना है पेपर शीटउस व्यक्ति के नाम पर जिसने इसका अनुरोध किया था। कुछ संगठन कंप्यूटर पर व्याख्यात्मक नोट तैयार करने की सुविधा प्रदान करते हैं। पर व्याख्यात्मक नोट का प्रपत्र विधायी स्तरहालाँकि, निश्चित नहीं है, कुछ संस्थानों में हैं मानक प्रपत्रइसका डिज़ाइन. उसी समय, एक व्याख्यात्मक नोट जो फॉर्म के अनुसार तैयार नहीं किया गया है वह मान्य है।

रूसी संघ के श्रम संहिता (अनुच्छेद 193) के अनुसार, किसी कर्मचारी के लिए आवेदन करने से पहले आनुशासिक क्रिया, उससे एक व्याख्यात्मक नोट का अनुरोध किया जाना चाहिए, जहां कर्मचारी उठाए गए कदमों की परिस्थितियों और कारणों की रिपोर्ट कर सके।

व्याख्यात्मक नोट या तो किसी कर्मचारी द्वारा या समग्र रूप से संरचनात्मक इकाई द्वारा तैयार किए जा सकते हैं।

केवल कुछ मामलों में ही लिखित स्पष्टीकरण अनिवार्य हो जाता है। किसी कर्मचारी के अनुशासनात्मक अपराध (कर्मचारी द्वारा श्रम या आधिकारिक कर्तव्यों का उल्लंघन) के कारणों की वैधता का आकलन करते समय सबसे आम है। यह कला के तहत अनुशासनात्मक मंजूरी लगाने की प्रक्रिया के लिए आवश्यक है। 193 श्रम संहिता(इसके बाद रूसी संघ के श्रम संहिता के रूप में संदर्भित), जिसके परिणामस्वरूप न केवल फटकार या फटकार हो सकती है, बल्कि बर्खास्तगी भी हो सकती है। यह सब परिस्थितियों पर निर्भर करता है, जिसे सुलझाने की जरूरत है। इस मामले में, व्याख्यात्मक नोट दस्तावेज़ बनाता है और प्रबंधन को कर्मचारी की स्थिति, स्थिति के बारे में उसकी दृष्टि और उसके तर्कों से अवगत कराता है।

दस्तावेज़ खंड

रूसी संघ का श्रम संहिता। अनुच्छेद 193 "अनुशासनात्मक प्रतिबंध लागू करने की प्रक्रिया"

अनुशासनात्मक कार्रवाई लागू करने से पहले, नियोक्ता को कर्मचारी से लिखित स्पष्टीकरण का अनुरोध करना होगा। यदि दो कार्य दिवसों के बाद कर्मचारी निर्दिष्ट स्पष्टीकरण नहीं देता है, तो एक संबंधित अधिनियम तैयार किया जाता है।

किसी कर्मचारी द्वारा स्पष्टीकरण देने में विफलता अनुशासनात्मक कार्रवाई लागू करने में बाधा नहीं है।

अनुशासनात्मक कार्रवाई कदाचार का पता चलने की तारीख से एक महीने के बाद लागू नहीं की जाती है, जिसमें कर्मचारी की बीमारी का समय, छुट्टी पर रहना, साथ ही राय को ध्यान में रखने के लिए आवश्यक समय की गणना नहीं की जाती है। प्रतिनिधि संस्थाकार्यकर्ता.

अनुशासनात्मक मंजूरी अपराध होने की तारीख से छह महीने के बाद लागू नहीं की जा सकती है, लेकिन ऑडिट, वित्तीय और आर्थिक गतिविधियों के निरीक्षण के परिणामों के आधार पर या अंकेक्षण- इसके कमीशन की तारीख से दो साल बाद। में निर्दिष्ट समय सीमाआपराधिक कार्यवाही का समय शामिल नहीं है.

प्रत्येक के लिए अनुशासनात्मक अपराधकेवल एक अनुशासनात्मक मंजूरी लागू की जा सकती है।

अनुशासनात्मक मंजूरी लागू करने के लिए नियोक्ता का आदेश (निर्देश) कर्मचारी को उसके प्रकाशन की तारीख से तीन कार्य दिवसों के भीतर हस्ताक्षर के विरुद्ध घोषित किया जाता है, कर्मचारी के काम से अनुपस्थित रहने के समय की गणना नहीं की जाती है। यदि कर्मचारी हस्ताक्षर के विरुद्ध निर्दिष्ट आदेश (निर्देश) से खुद को परिचित करने से इनकार करता है, तो एक संबंधित अधिनियम तैयार किया जाता है।

किसी कर्मचारी द्वारा अनुशासनात्मक मंजूरी के खिलाफ अपील की जा सकती है राज्य निरीक्षणव्यक्तिगत श्रम विवादों पर विचार के लिए श्रम और (या) निकाय।

लेकिन व्याख्यात्मक नोट अन्य कारणों से भी तैयार किए जा सकते हैं, हालांकि "खुद को सही ठहराने की आवश्यकता" का पहलू बना रहता है (आखिरकार, अन्य मामलों में, आधिकारिक और मेमो का उपयोग किया जाता है)। उदाहरण के लिए, नियोक्ता की संपत्ति को नुकसान की परिस्थितियों की जांच करते समय और कला के तहत इसकी राशि निर्धारित करते समय। 247 रूसी संघ का श्रम संहिता।

लिखित स्पष्टीकरण के लिए अनुरोध

इसलिए, "अनुशासनात्मक कार्रवाई करने से पहले, नियोक्ता को कर्मचारी से लिखित स्पष्टीकरण का अनुरोध करना होगा।" जैसा कि आप देख सकते हैं, कानून सटीक रूप से निर्दिष्ट नहीं करता है कि स्पष्टीकरण की मांग मौखिक रूप से की जानी चाहिए या नहीं लेखन में. विशेष रूप से कठिन मामले, जब कर्मचारी और नियोक्ता दोनों बहुत गंभीर हैं और, जैसा कि वे कहते हैं, कड़वे अंत तक जाने का इरादा रखते हैं, तो नियोक्ता को कर्मचारी से लिखित रूप में स्पष्टीकरण का अनुरोध करना चाहिए ताकि वह निर्धारित प्रक्रिया के अनुपालन की पुष्टि करने में सक्षम हो सके। रूसी संघ के श्रम संहिता के अनुच्छेद 193 में अनुशासनात्मक प्रतिबंध लगाना (उदाहरण 1) . स्वीकृत प्रपत्रयह कार्मिक दस्तावेज़यह कभी अस्तित्व में नहीं था, इसलिए प्रत्येक संगठन इसे अपने तरीके से डिज़ाइन करता है। यहां तक ​​कि इसके लिए उपयोग किए जाने वाले दस्तावेज़ का प्रकार भी अलग है (अधिसूचना, मांग, पत्र, आदि), हालांकि इसे "मांग" कहना अधिक सही है, क्योंकि कला के भाग 1 में। रूसी संघ के श्रम संहिता के 193 में कहा गया है कि लिखित स्पष्टीकरण का "अनुरोध" करना आवश्यक है। अधिसूचना का एक अलग अर्थ है - जानकारी प्रदान की जाती है और कुछ भी करने की आवश्यकता नहीं है। पत्र - निवर्तमान दस्तावेज़, जो कि ओर जा रहा है तृतीय पक्ष संगठनया एक व्यक्ति को, और कर्मचारी ऐसा कोई "अजनबी" व्यक्ति नहीं है।

यह याद रखना चाहिए कि "अनुशासनात्मक मंजूरी अपराध की खोज की तारीख से एक महीने के बाद लागू नहीं की जाती है" (रूसी संघ के श्रम संहिता के अनुच्छेद 193 के भाग 3)। इसकी खोज के तथ्य की पुष्टि एक अधिनियम से होती है, किसी आवश्यकता से नहीं। इसलिए, इस महीने की गणना खोज की तारीख से की जानी चाहिए (जो आदर्श रूप से अधिनियम तैयार करने की तारीख से मेल खाना चाहिए), न कि लिखित स्पष्टीकरण के अनुरोध की तारीख से।

एक और अवधि की गणना अनुरोध की तारीख से की जाती है - लिखित स्पष्टीकरण देने के लिए 2 दिन (उदाहरण 3 देखें)। इसलिए, न केवल मांग को औपचारिक बनाना महत्वपूर्ण है, बल्कि यह साबित करना भी महत्वपूर्ण है कि यह कर्मचारी को सौंप दिया गया था या उसने इसे प्राप्त करने से इनकार कर दिया था। ऐसा करने के लिए, आप तुरंत शीट के नीचे संबंधित रिक्त स्थान बना सकते हैं (उदाहरण 1 में संख्या 1 और 2 के साथ चिह्नित): यदि पहला (अनुरोध प्राप्त होने पर हस्ताक्षर) तैयार नहीं किया गया है, तो दूसरा वाला तैयार किया गया है (गवाह इस दस्तावेज़ को प्राप्त करने से कर्मचारी के इनकार के तथ्य की पुष्टि करते हैं, यह चिह्न तैयार करने की आवश्यकता को समाप्त करता है अलग अधिनियमइस बारे में)।

कर्मचारी से स्पष्टीकरण के लिए एक लिखित अनुरोध

काम और हस्ताक्षर से अनुपस्थिति के कारणों के बारे में कर्मचारी से स्पष्टीकरण के अनुरोध का पाठ

अनुशासनात्मक अपराध के कारणों का लिखित स्पष्टीकरण देने की अवधि की गणना

मान लीजिए कि एक कर्मचारी ने सोमवार, 1 सितंबर 2014 को लापरवाही से नियोक्ता की संपत्ति को नुकसान पहुंचाया, इसके गवाह थे, और उसी दिन एक रिपोर्ट तैयार की गई थी। 2 सितंबर 2014 को कर्मचारी को लिखित स्पष्टीकरण देना था। हम अगले दिन से समय सीमा गिनना शुरू करते हैं:

• 09/03/2014 - पहला दिन,
• 09/04/2014 - दूसरा दिन (जब व्याख्यात्मक नोट जमा करना अभी भी समय पर माना जाएगा),
• 05 सितंबर 2014 को स्पष्टीकरण प्रदान करने में विफलता के तथ्य को सक्रिय करना पहले से ही संभव है।

यदि कर्मचारी को लिखित स्पष्टीकरण देने की आवश्यकता शुक्रवार 09/05/2014 को प्रस्तुत की गई थी, और शनिवार और रविवार उसकी छुट्टी के दिन हैं (अर्थात वे 2-दिन की अवधि की गणना में शामिल नहीं हैं), तो समय सीमा समय पर प्रस्तुतीकरणव्याख्यात्मक नोट केवल मंगलवार 09/09/2014 को समाप्त होगा।

को कर्तव्यनिष्ठ कार्यकर्ताहिसाब-किताब में मत उलझो दी गई अवधि, आवश्यकता में तुरंत संकेत देना बेहतर है विशिष्ट तिथि, जिसके पहले व्याख्यात्मक नोट प्रदान किया जाना चाहिए। यहां आप उस विशिष्ट विभाग/अधिकारी को जोड़ सकते हैं जिसे यह दिया जाना चाहिए (उदाहरण 1 से आवश्यकता के पाठ का दूसरा पैराग्राफ देखें)। व्याख्यात्मक नोट का पताकर्ता (जिसके नाम पर इसे तैयार किया गया है, उदाहरण के लिए, सामान्य निदेशक) और वह व्यक्ति जिसे इसे स्थानांतरित किया जाना चाहिए (उदाहरण के लिए, एक सचिव या बॉस) कार्मिक सेवा), संभवतः अलग-अलग लोग होंगे।

यदि कर्मचारी के पास वास्तव में था अच्छे कारणऐसा व्यवहार जो नियोक्ता को पसंद नहीं आया, और सामान्य तौर पर वे पर्याप्त लोग हैं, तो आपको व्याख्यात्मक नोट से डरना नहीं चाहिए - यह "आरोपी" के बचाव में आएगा। फिर रुको लिखित अनुरोधनियोक्ता से आवश्यक नहीं है. उसके मौखिक अनुरोध पर, तुरंत एक व्याख्यात्मक नोट तैयार करना बेहतर है, जिसमें जितना संभव हो सके उतने सबूत संलग्न करें कि वह सही है। न केवल उपयुक्त आधिकारिक दस्तावेज़, यहां तक ​​कि मेट्रो लाइन के काम में रुकावटों के बारे में एक समाचार साइट का प्रिंटआउट भी काम करेगा जिसका उपयोग देर से आने वाला व्यक्ति काम पर जाने के लिए करता है। यदि कर्मचारियों के बीच कोई संघर्ष है, तो एक अच्छी तरह से लिखा गया व्याख्यात्मक पत्र प्रबंधन को उसके लेखक के पक्ष में "खींच" भी सकता है।

व्याख्यात्मक नोट किसके नाम पर लिखा गया है?

इस प्रश्न का सटीक उत्तर देने के लिए, आपको आंतरिक नियमों पर गौर करने की आवश्यकता है श्रम नियमयह हर संगठन में प्रभावी होना चाहिए। सबसे अधिक संभावना है, यह कहता है कि कर्मचारी अपने तत्काल वरिष्ठ और सामान्य निदेशक को रिपोर्ट करता है। फिर, यदि कुछ होता है, तो कर्मचारी अपने बॉस या सामान्य निदेशक को संबोधित स्पष्टीकरण लिखेगा।

स्थानीय नियम एक अलग पदानुक्रम स्थापित कर सकते हैं: उदाहरण के लिए, सदस्य काम करने वाला समहूइस समूह के नेता के अधीनस्थ, इस तथ्य के बावजूद कि वे इसका प्रतिनिधित्व करते हैं विभिन्न प्रभाग. समूह नेता पूछ सकता है लिखित स्पष्टीकरणकेवल तभी जब अपराध समूह के कार्य से संबंधित हो।

इस प्रकार, सुरक्षा सेवा, कॉर्पोरेट संस्कृति प्रबंधक, या कार्मिक विभाग के प्रमुख को अन्य विभागों के कर्मचारियों से स्पष्टीकरण मांगने का अधिकार नहीं है जो उन्हें रिपोर्ट नहीं करते हैं, जब तक कि यह स्थानीय नियमों में स्पष्ट रूप से नहीं कहा गया हो। नियमोंसंगठन. सच है, इन और दूसरों की संगत शक्तियाँ अधिकारियोंअभी भी प्रत्यायोजित किया जा सकता है महानिदेशकआदेश द्वारा (उदाहरण के लिए, किसी विशिष्ट घटना की जांच के लिए आयोग के अध्यक्ष को)। उदाहरण 1 और 2 में विस्मयादिबोधक चिह्न से चिह्नित कैप्शन देखें।

हाथ से या कंप्यूटर पर?

कानून के अनुसार व्याख्यात्मक नोट्स को हाथ से लिखने की आवश्यकता नहीं है; उन्हें कंप्यूटर पर टाइप किया जा सकता है। लेकिन अनुभवी कार्मिक अधिकारियों को कर्मचारियों से स्पष्टीकरण की आवश्यकता होती है, जो केवल उनकी अपनी लिखावट में लिखा जाता है। श्रम विवाद की स्थिति में, इससे नियोक्ता को खुद को बचाने में मदद मिलेगी दुराचारकर्मचारी की ओर से, जो दावा कर सकता है कि उसे उस पाठ पर हस्ताक्षर करने के लिए "मजबूर" किया गया था जो पहले से ही किसी और द्वारा तैयार किया गया था।

न्यूनतम आवश्यक रचनाव्याख्यात्मक नोट पर कर्मचारी के हाथ से खींचे गए हस्तलिखित तत्व इस प्रकार हैं:

• नौकरी का शीर्षक,
• व्यक्तिगत स्पर्श और
• आई.ओ. उपनाम।

आप स्वयं को केवल हस्तलिखित व्यक्तिगत स्ट्रोक तक सीमित नहीं रख सकते, क्योंकि... ग्राफोलॉजिकल परीक्षण स्पष्ट रूप से कुछ हस्ताक्षरों की पहचान करने में सक्षम नहीं है एक निश्चित व्यक्ति को. और पूरे शब्दों (पद और उपनाम) के आधार पर, यह निश्चित रूप से किया जा सकता है।

व्याख्यात्मक नोट का विवरण

व्याख्यात्मक नोट का रूप अपेक्षाकृत मुफ़्त है। किसी भी कर्मचारी को दस्तावेज़ तैयार करने के मानकों का गहन ज्ञान होना आवश्यक नहीं है; आवश्यक न्यूनतम अनुपालन ही पर्याप्त है;

शीट के शीर्ष दाईं ओर एक कॉलम में यह जानकारी लिखी गई है कि व्याख्यात्मक नोट को किसने और किसके द्वारा संबोधित किया है। कर्मचारी को अपना संकेत देना होगा संरचनात्मक इकाई, स्थिति, और पूरा अंतिम नाम, पहला और संरक्षक। दस्तावेज़ के प्रकार का नाम - एक व्याख्यात्मक नोट - कुछ पंक्तियों के बाद, केंद्र में लिखा जाता है (आमतौर पर इसके साथ) बड़े अक्षरया बस बड़े अक्षर में, जैसा कि उदाहरण 4 में दिखाया गया है)। उदाहरण 5 एक पुराना संस्करण दर्शाता है, जहां दस्तावेज़ प्रकार का नाम पूरी तरह से छोटे अक्षरों में लिखा गया है और उसके बाद एक बिंदु है, यानी। संपूर्ण "हेडर" एक ही वाक्य में पढ़ा जा सकता था; ऐसे डिज़ाइन विकल्प पहले अनुप्रयोगों में पाए जाते थे।

व्याख्यात्मक नोट का "प्रमुख"।

व्याख्यात्मक नोट के "हेडर" का पुराना संस्करण

सही शब्दांकन करें और जब भी संभव हो उपयोग करें औपचारिक व्यवसाय शैलीप्रस्तुति,

केवल सटीक तिथियां, यदि आवश्यक हो - समय,

वर्तमान स्थिति के तथ्य और कारण।

परिस्थितियाँ अलग-अलग होती हैं, और किसी कर्मचारी से व्याख्यात्मक कथन में संक्षिप्तता की मांग करना गलत है। नोट कागज की कई शीट ले सकता है, इसमें प्रत्यक्ष भाषण हो सकता है और एक अच्छी जासूसी कहानी की तरह पढ़ा जा सकता है, या इसमें एक पंक्ति हो सकती है। नियोक्ता को किसी कर्मचारी को ऐसी "रचनात्मकता" में सीमित करने का अधिकार नहीं है।

कोई भी कर्मचारी से यह अपेक्षा नहीं करता है कि वह व्याख्यात्मक नोट में निष्कर्ष और सुझाव देगा, हालाँकि उसे उन्हें शामिल करने से रोकना संभव नहीं होगा।

व्याख्यात्मक नोट की सामग्री केवल उस कर्मचारी द्वारा निर्धारित की जाती है जिसे इसे लिखने की आवश्यकता है। बॉस को पाठ को निर्देशित करने, "यह कारण नहीं है" जैसे वाक्यांश कहने, फिर से लिखने की मांग करने या अन्यथा दस्तावेज़ की सामग्री को प्रभावित करने का अधिकार नहीं है। कुछ संगठन इससे भी आगे बढ़कर सृजन करते हैं मानक पाठव्याख्यात्मक नोट। कर्मचारी को यह निर्णय लेने का अधिकार है कि उनका उपयोग करना है या स्वयं एक व्याख्यात्मक नोट लिखना है। जो कुछ हुआ उसका वर्णन करना उसके हित में है जैसा कि वह सही समझता है। नियोक्ता, बदले में, कर्मचारी के किसी भी स्पष्टीकरण से खुद को परिचित करने के लिए बाध्य है, चाहे वह उन्हें पसंद करे या नहीं।

आवेदन पत्रों की उपस्थिति अंकित करना

व्याख्यात्मक नोट तैयार कर लिया गया है। आगे क्या करना है?

नियोक्ता, व्याख्यात्मक नोट प्राप्त करने के बाद, उस पर एक पंजीकरण संख्या डालता है आने वाली संख्यादस्तावेज़ और - बिना किसी असफलता के - प्राप्ति की तारीख।

कला के अनुसार. रूसी संघ के श्रम संहिता के 193, जिसका हमने शुरुआत में उल्लेख किया था, कर्मचारी के पास व्याख्यात्मक नोट लिखने के लिए 2 कार्य दिवस हैं। यदि इस समय के बाद कर्मचारी स्पष्टीकरण नहीं देता है, तो नियोक्ता को इस बारे में उचित अधिनियम तैयार करने का अधिकार है। नियोक्ता की ओर से गैरकानूनी कार्यों के खिलाफ बीमा करने के लिए, कर्मचारी के लिए बेहतर है कि वह अपने व्याख्यात्मक नोट को कार्यालय में या सचिव के पास दस्तावेज़ पर उचित चिह्न के साथ पंजीकृत करें, और फिर व्याख्यात्मक नोट की एक प्रति ले लें। इस निशान के साथ. दूसरा विकल्प: कर्मचारी 2 प्रतियों में एक व्याख्यात्मक नोट लिख सकता है, और स्वीकृति को चिह्नित करने के बाद उनमें से एक को रख सकता है। तब कोई यह नहीं कह पाएगा कि कर्मचारी ने लिखित स्पष्टीकरण नहीं दिया वैधानिकअवधि।