अनुबंध को एक नंबर निर्दिष्ट करना। समझौते की पंजीकरण संख्या (प्रत्येक पक्ष द्वारा पंजीकरण के साथ दोहरी संख्या की समस्या)

नंबरिंग रोजगार अनुबंधकानून के दृष्टिकोण से अनिवार्य नहीं है, जिसका अर्थ है कि नियोक्ता को स्वयं निर्णय लेने का अधिकार है कि दस्तावेजों को कैसे क्रमांकित किया जाए खुद का उद्यमया किसी संगठन में.

हमारे लेख में हम विस्तार से बात करेंगे मौजूदा नियमक्रमांकन करें, और उन प्रश्नों पर भी प्रकाश डालें जिनमें आपकी रुचि है।

में श्रम संहिता रूसी संघकोई नियम नहीं हैं या रोजगार अनुबंधों की संख्या के संबंध में विशेष नियम. हालाँकि, 9 अगस्त 2007 को संख्या 3045-6-0 के तहत रोस्ट्रुड के एक पत्र में कहा गया है कि यह संख्या नहीं है अनिवार्य जानकारी, जो रूसी संघ के श्रम संहिता के सत्तावनवें लेख में प्रदान किया जाएगा।

साथ ही, वहाँ है एकीकृत रूपआयोजन लेखांकन दस्तावेज़ीकरणश्रम और उसके भुगतान के लेखांकन पर, जिसे 5 जनवरी 2004 को संख्या 1 के तहत रूसी संघ की राज्य सांख्यिकी समिति के संकल्प द्वारा अनुमोदित किया गया था, यह ऐसे दस्तावेजों की संख्या के तथ्य को भी प्रदान करता है।

फिर भी, यह संकल्प अनुशंसित है और अनिवार्य नहीं है, जिसका अर्थ है कि नियोक्ता स्वयं निर्णय लेता है कि रोजगार अनुबंधों को कैसे क्रमांकित किया जाए।

क्रमांकन कार्य

नंबरिंग में प्रत्येक रोजगार अनुबंध को अपना स्वयं का नंबर निर्दिष्ट करना शामिल है। यह व्यवसाय में काम को सरल बनाने और व्यवस्थित करने के साथ-साथ संभावित भ्रम और विसंगतियों को दूर करने के लिए प्रथागत है।

व्यवहार में, नंबरिंग रोजगार अनुबंधों और संगठन में तैयार किए गए अन्य समझौतों का रिकॉर्ड रखने में मदद करती है और परिणामस्वरूप, इन दस्तावेजों की सरल खोज होती है। मानव संसाधन विभागया कंपनी संग्रह.

रोज़गार अनुबंधों को क्रमांकित करने की सिफ़ारिशें और विशेषताएं

क्योंकि मौजूदा कानूनरूसी संघ कोई प्रावधान नहीं करता है विशेष नियमक्रमांकन, फिर व्यवहार में सबसे अधिक अलग-अलग तरीकेउद्यमों और फर्मों में दस्तावेजों का लेखांकन।

5 जनवरी 2004 के राज्य सांख्यिकी समिति के संकल्प, जिसका हमने ऊपर उल्लेख किया है, में टीडी और अन्य समझौतों की संख्या के लिए वर्तमान सिफारिशें शामिल हैं। इसलिए यह अनुशंसा की जाती है कि रोजगार अनुबंध की संख्या और उसके निष्पादन के दिन, महीने और वर्ष को इंगित करने वाली संख्याओं से नंबरिंग की रचना की जाए।

उदाहरण के लिए, यदि रोजगार अनुबंध 8 जनवरी 2016 को संपन्न हुआ था और था व्यक्तिगत नंबर 11, तो नंबरिंग इस तरह दिखेगी: 11-0812016। जहां 11 टीडी संख्या है, और शेष संख्या दस्तावेज़ जारी होने की तारीख है।

किसी संगठन में नंबरिंग बनाए रखने के लिए कई अन्य विकल्प हैं: आप संगठन के पैमाने और इच्छा के आधार पर केवल दस्तावेज़ संख्या और पंजीकरण का वर्ष, या दस्तावेज़ संख्या, साथ ही पंजीकरण का महीना और वर्ष निर्दिष्ट कर सकते हैं। नियोक्ता.

राज्य सांख्यिकी समिति के उसी संकल्प में कहा गया है कि रोजगार अनुबंधों की संख्या शुरू करने की सिफारिश की गई है सबसे पहले नये साल के साथ. हालाँकि, व्यवहार में, संगठन अक्सर टीडी को हर साल अपडेट किए बिना नंबर देना जारी रखते हैं। कानून में इस संबंध में कोई अनिवार्य प्रावधान नहीं हैं।

अतिरिक्त समझौतों को क्रमांकित करने की बारीकियाँ

व्यवहार में अंकन करते रहने की भी प्रथा है अतिरिक्त समझौते, उपरोक्त अनुशंसाओं या अपनी स्वयं की विकसित लेखा प्रणाली का उपयोग करना।

कुछ संगठन केवल अनुबंध संख्या और दस्तावेज़ निष्पादित होने के वर्ष का उपयोग करके अतिरिक्त समझौतों का सरलीकृत रिकॉर्ड रखते हैं। इस मामले में, नंबरिंग इस तरह दिखेगी: 08-2016 या 082016। जहां 08 अतिरिक्त समझौते की व्यक्तिगत संख्या है, और 2016 वह वर्ष है जब दस्तावेज़ निष्पादित किया गया था।

एक नौसिखिया व्यवसायी को अपनी गतिविधियों में कई समस्याओं का सामना करना पड़ता है। लेखांकन प्रणाली को कैसे व्यवस्थित करें; करों की राशि की गणना कैसे करें और "गहरे ऋण" में न रहें; बैंक खाता कहाँ खोलें; अंत में, जिन कर्मचारियों को काम पर रखने की योजना है उन पर क्या आवश्यकताएं लागू की जानी चाहिए...
अंततः, इन सभी मुद्दों का समाधान आपको न केवल अधिकारियों के अनावश्यक दावों से बचाएगा, बल्कि आपको व्यवसाय प्रक्रिया को सबसे कुशलता से व्यवस्थित करने की भी अनुमति देगा ताकि यह अधिकतम आर्थिक रिटर्न लाए।
हालाँकि, यदि कुछ संभावित के लिए समस्याग्रस्त मुद्देवी रूसी विधानसंपूर्ण निर्देश लिखे गए हैं, फिर आपको स्वयं दूसरों के लिए समाधान का आविष्कार करना होगा, केवल अपने तर्क पर या सहकर्मियों के अनुभव पर भरोसा करते हुए, जिसे आमतौर पर व्यावसायिक रीति-रिवाज कहा जाता है।

हम इन "गैर-पूंजी" नियमों में से एक के बारे में आगे बात करेंगे।

अनुबंधों के लिए निर्दिष्ट विवरण की कोई आवश्यकता नहीं है। नियामक दस्तावेज़. समझौते बिना संख्याओं के भी तैयार किए जा सकते हैं। इस प्रकार, एक संविदात्मक संख्या प्रणाली का निर्माण पूरी तरह से व्यवसायी की कल्पना पर निर्भर करता है।

इनकमिंग और आउटगोइंग

किसी कंपनी या व्यक्तिगत उद्यमी द्वारा संपन्न समझौतों की पूरी मात्रा को इनकमिंग और आउटगोइंग में विभाजित किया जा सकता है। कभी-कभी इन्हें "आर्थिक" और "औद्योगिक" भी कहा जाता है। अंतर, ऐसा कहा जाए तो, वस्तुओं, कार्यों या सेवाओं के स्रोत में है। पहले मामले में, वे आपको प्रदान किए जाते हैं या बेचे जाते हैं, और दूसरे में, आप स्वयं अनुबंध के तहत निष्पादक होते हैं, जबकि ग्राहक आपका प्रतिपक्ष होता है।

ज्यादातर मामलों में, अनुबंध का रूप, यानी इसका विशिष्ट पाठ और शर्तें, ठेकेदार द्वारा प्रस्तावित किया जाता है। यह आउटगोइंग अनुबंधों की संख्या भी निर्धारित करता है। तदनुसार, यदि आप एक ग्राहक हैं, तो सबसे अधिक संभावना है कि आपको एक तैयार नंबर के साथ एक समझौते पर हस्ताक्षर करना होगा।

अपनी ही कल्पनाओं में मत खो जाओ

जो लोग स्वयं नंबरिंग का आविष्कार करने के लिए मजबूर हैं, उन्हें सबसे पहले किसी प्रकार की प्रणाली विकसित करनी चाहिए जिसमें वे स्वयं आसानी से नेविगेट कर सकें। आप वर्ष की शुरुआत से ही अनुबंधों को सरलता से और क्रमिक रूप से क्रमांकित कर सकते हैं: नंबर 1, नंबर 2 और आगे। यह एक पूरी तरह से उचित तरीका है, हालांकि, इस मामले में, पूरी तरह से अलग विवरण अधिक जानकारीपूर्ण होंगे - समझौते के समापन की तारीख।

यदि कई अनुबंध हैं या वे, उदाहरण के लिए, विविध हैं, तो सरल अनुक्रमिक क्रमांकन पर्याप्त नहीं है। इस प्रकार, कई प्रकार की गतिविधियों को संयोजित करने वाली कंपनी या व्यक्तिगत उद्यमी के लिए, वस्तुओं, सेवाओं या कार्यों के एक विशिष्ट समूह को दर्शाने वाले अक्षरों को दस्तावेज़ संख्या में "सिलाई" करने की सलाह दी जाती है। उदाहरण के लिए, यदि कोई व्यवसायी लेआउट के विकास और व्यवसाय कार्ड और फॉर्म के उत्पादन के लिए सेवाएं प्रदान करता है, और पुस्तिकाएं और तस्वीरें भी प्रिंट करता है, तो आउटगोइंग अनुबंधों की संख्या के लिए वह दो "मास्क" का उपयोग कर सकता है: "ХХХ-ДЗ" और "ХХХ -पी"। इस मामले में, अनुबंध संख्या के लिए डिज़ाइन सेवाएँऔर मुद्रण सेवाओं की नकल भी की जा सकती है, लेकिन उन्हें भ्रमित करने का कोई जोखिम नहीं होगा।

दूसरा तरीका अनुबंध संख्या में तारीख को एन्क्रिप्ट करना है: वर्ष या महीना, या यहां तक ​​कि इसके समापन का विशिष्ट दिन। में इस मामले मेंदस्तावेज़ संख्या इस तरह दिख सकती है: "नंबर 005/01-2013", जिसका अर्थ है जनवरी 2013 में संपन्न पांचवां समझौता। सच है, इस मामले में विवरण आंशिक रूप से तारीख में दोहराया जाएगा - "ऐसी और ऐसी जनवरी को।"

एक व्यवसायी जो भी अनुबंध क्रमांकन प्रणाली का उपयोग करता है, विशेष रजिस्टरों में संपन्न समझौतों को पंजीकृत करना अतिश्योक्तिपूर्ण नहीं होगा। हालाँकि, जैसा कि अभ्यास से पता चलता है, कानून में इसकी कोई आवश्यकता नहीं है विश्वसनीय तरीकाकिसी भी दस्तावेज़ के आकस्मिक नुकसान से बचें.

रजिस्टर एक तालिका हो सकती है जिसमें अनुबंधों का विवरण और मुख्य शर्तें कॉलम में सूचीबद्ध की जाएंगी, उदाहरण के लिए: संख्या, तिथि, प्रतिपक्ष, अनुबंध का विषय, राशि, क्या अग्रिम अपेक्षित है, वैधता अवधि। यह अभ्यास न केवल अनुबंधों के संग्रह को बेहतर ढंग से संरचित करने में मदद करता है, बल्कि उनके निष्पादन की प्रक्रिया को ट्रैक करने में भी मदद करता है।

क्रमांकन कब अनुक्रमिक होना चाहिए?

भले ही आप अनुबंधों की निरंतर अनुक्रमिक संख्या का उपयोग नहीं करते हैं, फिर भी ध्यान रखें कि संपन्न समझौतों के हिस्से के रूप में जारी किए गए कुछ दस्तावेज़ों को ठीक इसी दृष्टिकोण के उपयोग की आवश्यकता होती है। हम बात कर रहे हैं आउटगोइंग की प्राथमिक दस्तावेज़ीकरण, और वैट भुगतानकर्ताओं के लिए भी चालान, जिसमें तारीखों के अनुरूप अनुक्रमिक संख्याएं होनी चाहिए। हालाँकि, यह ध्यान देने योग्य है कि इस सिद्धांत का उल्लंघन करने पर कोई जुर्माना नहीं है। हालाँकि, कृत्यों या चालानों की संख्या में "छेद" पाए जाने पर, संघीय कर सेवा निरीक्षक कम से कम एक स्पष्टीकरण की मांग करेंगे, जो निरंतर और निरंतर तरीके से रिकॉर्ड बनाए रखने के सिद्धांत के उल्लंघन का सुझाव देगा, या, अधिक सीधे शब्दों में कहें तो, संदेह करेगा। एक अल्पकथन कर आधार. इसलिए हम अभी भी इसे नज़रअंदाज़ करने की अनुशंसा नहीं करते हैं, आइए इसे इच्छा कहते हैं।

सेवा में क्रमांकन निम्नानुसार किया जाता है: नवीनतम तिथि वाला दस्तावेज़ लिया जाता है, उसके नंबर में 1 जोड़ा जाता है, और यह नंबर सेट किया जाता है। अर्थात्, यदि आप वर्ष की शुरुआत से नहीं सेवा में काम करना शुरू करते हैं और नंबरिंग जारी रखने की आवश्यकता है, तो आपको बस वह नंबर दर्ज करना होगा जिसकी आपको आवश्यकता है, उदाहरण के लिए 45, और नंबरिंग स्वचालित रूप से जारी रहेगी, अर्थात अगला समझौता 46 नंबर दिया जाएगा।

यदि आप क्रमांकित दस्तावेज़ों में उपसर्गों और कोडों का उपयोग करते हैं, तो आपको संख्याओं की विशिष्टता स्वयं सुनिश्चित करनी होगी।

करार संख्या

पहली नज़र में, अनुबंध क्रमांकन का मुद्दा महत्वहीन लगता है। अनुबंध के विस्तृत नाम की तरह, अनुबंध संख्या एक वैकल्पिक विवरण है। हालाँकि, नंबर होने से अनुबंध की पहचान करना आसान हो जाता है। इसके अलावा, अनुबंधों को संख्याएँ निर्दिष्ट करना भी आवश्यक हो सकता है महत्वपूर्णउद्यमी के लिए संपूर्ण लेखा प्रणाली को व्यवस्थित करना। कुछ परिस्थितियों में, एक नंबर रखना न केवल सुविधाजनक है, बल्कि सुविधाजनक भी है आवश्यक विवरणविवादों को हल करते समय अनुबंध की सही पहचान के लिए। यह, विशेष रूप से, उन मामलों में ध्यान में रखा जाना चाहिए जहां एक ही पार्टियों के बीच कई समान अनुबंध संपन्न होते हैं।

आइए मान लें कि ZAO अल्फ़ा (अल्फ़ा) LLC Stroitel (Stroitel) को निर्माण सामग्री की आपूर्ति करता है, जो कई साइटों पर एक ठेकेदार है। बिल्डर अल्फा के साथ समाप्त होता है अलग अनुबंधप्रत्येक सुविधा के लिए समान निर्माण सामग्री की आपूर्ति के लिए अलग-अलग शर्तेंआपूर्ति. इसके अलावा, कई अनुबंध एक ही दिन में संपन्न होते हैं। अल्फा इन अनुबंधों के तहत डिलीवरी में देरी की अनुमति देता है, और बिल्डर प्रत्येक अनुबंध के तहत दंड के लिए मुकदमा करता है। समझौते समान पार्टियों के बीच संपन्न हुए, उनकी तारीख एक ही है और उनमें संख्याएं नहीं हैं। विवादों पर विचार करते समय, यह सवाल उठता है कि प्रत्येक अनुबंध के लिए कितनी निर्माण सामग्री भेजी गई थी और प्रत्येक अनुबंध के लिए दंड की गणना के उद्देश्य से अप्राप्त सामग्रियों की लागत क्या है। जाहिर है, प्रत्येक पक्ष अनुबंधों के बीच शिप की गई सामग्रियों के वितरण के उस संस्करण पर जोर देगा जो उसके लिए सबसे अधिक फायदेमंद हो। उनकी पहचान के साधन के रूप में अनुबंध संख्या के अभाव में, ऐसी स्थिति में सच्चाई स्थापित करने का कोई उद्देश्यपूर्ण तरीका नहीं है। यदि बिल्डर समय पर सामग्री का भुगतान करने में विफल रहता है, और अल्फा देर से भुगतान दंड के लिए दावा दायर करता है, तो इसी तरह की समस्या उत्पन्न होगी।

चूँकि किसी समझौते में कम से कम दो पक्ष होते हैं, इसलिए समझौतों को क्रमांकित करने के लिए कम से कम दो विकल्प होते हैं। पहले विकल्प में, अनुबंध में एक नंबर होता है, जिसे आमतौर पर उस पार्टी द्वारा सौंपा जाता है जिसने इसे शुरू किया है, या वह पार्टी जो अनुबंध के तहत मुख्य दायित्व को पूरा करने के लिए जिम्मेदार है (बिक्री अनुबंध में विक्रेता, निर्माण अनुबंध में ठेकेदार, आदि) दूसरे विकल्प में, अनुबंध में दो संख्याएँ होती हैं, जो प्रत्येक पक्ष के लिए अनुबंध की संख्या प्रणाली के अनुसार निर्दिष्ट होती हैं। इससे नंबरिंग अधिक बोझिल हो जाती है। हालाँकि, यदि प्रत्येक पक्ष के पास बड़ी मात्रा में अनुबंध हैं और उसका अपना है विकसित प्रणालीअपने लेखांकन में, वे दोहरी संख्या को प्राथमिकता दे सकते हैं। इस मामले में, अनुबंध के निष्पादन (शिपिंग चालान, स्वीकृति प्रमाण पत्र, भुगतान दस्तावेज इत्यादि) से संबंधित सभी दस्तावेजों में, दोनों संख्याओं को इंगित किया जाना चाहिए। अन्यथा, अनुबंध की दोहरी संख्या, इसके लिए आवश्यक है सही लेखांकनप्रत्येक पक्ष की प्रणाली में इसका अर्थ खो जाएगा।

पार्टियों की संख्या प्रणाली उद्यमी द्वारा संपन्न अनुबंधों की मात्रा और उनकी विविधता पर निर्भर करती है। कोई नहीं सामान्य दृष्टिकोणयहाँ नहीं. अनुबंध संख्या में ये शामिल हो सकते हैं:

अभी क्रम संख्यालगातार बढ़ते क्रम में (1, 2, 3, आदि);

किसी दिए गए वर्ष के लिए क्रमांक और अनुबंध संपन्न होने का वर्ष (1-05, 1/05 या 1-2005, 1/2005, आदि),

किसी दिए गए वर्ष, महीने और अनुबंध के समापन के वर्ष के लिए क्रमांक (1-02/05 या 1-02/2005, आदि);

संक्षिप्त नाम या अन्य संक्षिप्त नाम के रूप में एक उपसर्ग जो समझौते के प्रकार को दर्शाता है, साथ ही ऊपर बताए गए भिन्न संख्याओं में से एक (आपूर्ति समझौतों के लिए पी-1-02/05; पट्टा समझौतों के लिए ए-1-02/05, एसपी- प्रदर्शन अनुबंधों के लिए 1-02/05 निर्माण कार्यवगैरह।)।

उपसर्ग का चयन भी मनमाना है। उदाहरण के लिए, खरीद और बिक्री के लिए आप संक्षिप्त नाम "केपी" या संक्षिप्त "कुप" का उपयोग कर सकते हैं। निर्माण कार्य के अनुबंध के लिए, आप संक्षिप्ताक्षरों "सी" या "एसपी" का उपयोग कर सकते हैं ( निर्माण अनुबंध). पट्टा समझौतों के लिए, केवल उपसर्ग "ए" या पट्टे पर दी गई वस्तु को प्रतिबिंबित करने वाले अक्षरों के संयोजन का उपयोग किया जा सकता है: "एए" - कार किराये के समझौते के लिए या "एपी" - परिसर किराये के समझौते के लिए।