आईपी ​​​​लेटरहेड क्या है और इसे कैसे बनाएं। संगठनात्मक दस्तावेज़ों के Microsoft Word नमूने में एक लेटरहेड बनाना

किसी संगठन का लेटरहेड कैसा दिखना चाहिए और इसे कैसे बनाया जाए? इसके बारे में हमारे लेख में पढ़ें।

लेख से आप सीखेंगे:

आपको किन मामलों में लेटरहेड का उपयोग करना चाहिए?

व्यावसायिक पत्राचार भागीदारों और आधिकारिक संरचनाओं के साथ कंपनी की सूचना बातचीत का एक अभिन्न अंग है।

यह किसी भी संगठन के सामान्य दस्तावेज़ प्रवाह की संरचना में आउटगोइंग और इनकमिंग प्रवाह का हिस्सा है। व्यावसायिक पत्रों की शैली विविधता बहुत बड़ी है: व्यावसायिक प्रस्तावों और विज्ञापन सामग्री से लेकर दावों, मांगों और निर्देश पत्रों तक।

व्यावसायिक पत्राचार के मौजूदा मानदंडों और नियमों के अनुसार सचिव को आउटगोइंग पत्राचार को ठीक से प्रारूपित करने में सक्षम होना आवश्यक है।

समय से पहले डिज़ाइन किया गया व्यक्तिगत व्यवसाय पत्र प्रपत्रइस कार्य को बहुत आसान बना देता है. यह न केवल एक पत्र बनाने की प्रक्रिया को गति देता है, बल्कि कंपनी के लिए एक व्यवसाय कार्ड के रूप में भी कार्य करता है, एक सम्मानजनक छवि के निर्माण में योगदान देता है और इसके प्रबंधन के बीच शैली की उपस्थिति को प्रदर्शित करता है।

बदले में, पत्राचार के प्राप्तकर्ताओं को आपकी कंपनी, उसके विवरण और संपर्क जानकारी के बारे में आवश्यक जानकारी प्राप्त होगी। सख्त व्यावसायिक शैली में लिखा गया एक पत्र संदेश को आधिकारिक दर्जा देता है और आपके पते से आने वाले दस्तावेज़ों के बाद के प्रसंस्करण और भंडारण की सुविधा प्रदान करता है। किसी कंपनी के विकास के प्रारंभिक चरण में, जब व्यावसायिक प्रतिष्ठा गठन के चरण में होती है, और बड़े पैमाने पर प्रचार की लागत अभी भी बहुत सीमित होती है, व्यावसायिक पत्रों की शैली व्यावसायिक छवि के निर्माण में निर्णायक भूमिका निभाती है।

कंपनी लेटरहेड के डिज़ाइन के लिए आवश्यकताएँ

किसी संगठन का लेटरहेड बनाने का कार्य आमतौर पर कार्यालय प्रबंधन सेवा को सौंपा जाता है। बेशक, इस प्रक्रिया में कई लोग भाग लेते हैं - सचिव एक व्यावसायिक पत्र के डिजाइन के लिए मौजूदा मानकों के अनुपालन की निगरानी करता है, एक लेखा कर्मचारी बैंक विवरण की प्रासंगिकता की जांच करता है, और एक पेशेवर डिजाइनर एक शैली विकसित करता है फॉर्म का पंजीकरण.

रूसी संघ में, विधायी स्तर पर "संगठन लेटरहेड" की कोई परिभाषा नहीं है। व्यावसायिक पत्राचार की तैयारी के लिए कई सामान्य आवश्यकताएँ हैं। इनमें कुछ GOSTs के प्रावधान शामिल हैं:

पत्र का पाठ स्वयं कम से कम 12 बिंदु के फ़ॉन्ट में टाइप किया गया है, टाइपफेस मानक माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस सेट में से कोई भी हो सकता है, अक्सर यह टाइम्स न्यू रोमन होता है।

फॉर्म के हेडर में दो अलग-अलग फ़ॉन्ट का उपयोग करना उचित नहीं है। संदेश में ही, आप महत्वपूर्ण बिंदुओं को उजागर करने के लिए इटैलिक या बोल्ड टेक्स्ट का उपयोग कर सकते हैं। पाठ के कुछ हिस्सों को बड़े अक्षरों में उजागर करना बिल्कुल वर्जित है, यह भी अच्छा नहीं है, जैसे बातचीत के दौरान चिल्लाना।

ये सामान्य बिंदु थे, अब हम चरण दर चरण देखेंगे कि एक भी घटक छूटे बिना स्वयं लेटरहेड हेडर कैसे बनाया जाए।

आइए तुरंत ध्यान दें कि सभी डिज़ाइन तत्वों को गलती से बदले जाने से बचाने के लिए हेडर में बनाना सबसे सुविधाजनक है।

लेटरहेड हेडर का चरण-दर-चरण निर्माण

स्टेप 1।

हम कंपनी का लोगो और नाम रखते हैं। इन तत्वों का मुख्य उद्देश्य प्रेषक की तत्काल पहचान और पत्राचार की आगे की प्रक्रिया की सुविधा है। यदि कंपनी का लोगो विकासाधीन है या गायब है, तो इसके बजाय आप बड़े फ़ॉन्ट में कंपनी का पूरा नाम दे सकते हैं। यदि आपकी कंपनी के चार्टर या अन्य घटक दस्तावेजों में नाम का संक्षिप्त संस्करण है, तो इसे मुख्य के ठीक नीचे (कोष्ठक में) दर्शाया जाना चाहिए। हम फ़ॉन्ट का आकार लगभग इस प्रकार निर्धारित करते हैं: यदि संदेश का मुख्य पाठ 12 बिंदु में टाइप किया गया है, तो 16 बिंदु नाम के लिए उपयुक्त है, यदि मुख्य पाठ 14 है, तो नाम 18 है।

चरण दो।

हम आधिकारिक कंपनी डेटा और टिन/केपीपी विवरण पोस्ट करते हैं। यह जानकारी एक पंक्ति में रखी गई है. नहीं के ठीक नीचे आप अपना ओजीआरएन नंबर दे सकते हैं। इस डेटा को टाइप करने के लिए उपयोग किया जाने वाला फ़ॉन्ट आकार 8-10 है।

चरण 3.

हम बैंक विवरण, चालू खाता और संवाददाता खाता, बैंक का नाम और बीआईसी पोस्ट करते हैं।

चरण 4।

हम आपकी कंपनी की संपर्क जानकारी पोस्ट करते हैं: शहर कोड के साथ टेलीफोन नंबर, ज़िप कोड के साथ डाक पता, ईमेल और इंटरनेट पर किसी पेज या वेबसाइट का पता।

जब आप डेटा दर्ज करना समाप्त कर लें, तो हेडर को मुख्य टेक्स्ट से एक ठोस लाइन से अलग करना न भूलें।

आपके संगठन के लेटरहेड पर टेक्स्ट को फ़ॉर्मेट करने के लिए युक्तियाँ:

1. आधुनिक व्यवसाय मानक के अनुसार, दिनांक प्रारूप डिजिटल 08/01/2017 होना चाहिए;
2. "पताकर्ता" फ़ील्ड निम्नलिखित क्रम में भरा गया है: कंपनी का नाम, स्थिति, प्रारंभिक और प्राप्तकर्ता का उपनाम।
3. उपनाम से पहले आद्यक्षर अवश्य लगाना चाहिए - ए.ई. पेत्रोव,और नहीं पेत्रोव ए.ई..
4. प्राप्तकर्ता की स्थिति और उपनाम मूल मामले में दिया गया है, अर्थात। प्रश्न का उत्तर "कौन?"
5. व्यवसाय पत्र का शीर्षक इंगित करना हमेशा आवश्यक होता है: "निमंत्रण", "अधिसूचना", "दावा", "मांग", आदि।
6. पत्र के अंत में न केवल इसे लिखने वाले व्यक्ति का उपनाम और आद्याक्षर, बल्कि उसकी स्थिति भी बताना आवश्यक है।
7. केवल राज्य संगठनों को रूसी संघ के राज्य प्रतीकों का उपयोग करने का अधिकार है, निजी कंपनियों को ऐसा करने से प्रतिबंधित किया गया है।

किसी संगठन का नमूना लेटरहेड

निष्कर्ष

चूँकि किसी संगठन के लेटरहेड के संबंध में कोई कानूनी नियम नहीं हैं, प्रत्येक कंपनी इसे अपने स्वाद के अनुसार विकसित कर सकती है, केवल व्यावसायिक नैतिकता द्वारा निर्देशित। हालाँकि, ध्यान रखें कि अच्छी तरह से लिखा हुआ, अच्छी तरह से डिज़ाइन किया गया और महंगे कागज पर मुद्रित किया गया हो रूपदर्जनों खाली विज्ञापन वाक्यांशों की तुलना में आपकी कंपनी के बारे में बहुत कुछ कहेगा। एक पेशेवर डिजाइनर द्वारा डिजाइन किया गया कॉर्पोरेट लोगो आपकी कंपनी की पहचान बढ़ाएगा और उसकी स्थिति पर जोर देगा।

सख्त व्यावसायिक शैली में लिखा गया एक पत्र संदेश को आधिकारिक दर्जा देता है और आपके पते से आने वाले दस्तावेज़ों के बाद के प्रसंस्करण और भंडारण की सुविधा प्रदान करता है। किसी कंपनी के विकास के प्रारंभिक चरण में, जब व्यावसायिक प्रतिष्ठा गठन के चरण में होती है, और बड़े पैमाने पर प्रचार की लागत अभी भी बहुत सीमित होती है, व्यावसायिक पत्रों की शैली व्यावसायिक छवि के निर्माण में निर्णायक भूमिका निभाती है।

"दस्तावेज़ प्रपत्र" की अवधारणा. रूसी संघ और कोमी गणराज्य के राज्य प्रतीक की छवि के साथ मुख्य प्रकार, रूप। उनकी रिकॉर्डिंग एवं उपयोग की प्रक्रिया.

दस्तावेज़ प्रपत्र- आधिकारिक लिखित दस्तावेज़ के लेखक की पहचान करने वाले विवरणों का एक सेट (GOST R 51141-98। कार्यालय कार्य और संग्रह। नियम और परिभाषाएँ)

दस्तावेज़ प्रपत्र एक मानक प्रारूप के कागज की एक शीट है, जिस पर इस प्रकार के दस्तावेज़ के लिए निरंतर जानकारी वाले विवरण विभिन्न तकनीकी साधनों का उपयोग करके लागू किए जाते हैं।

अधिकांश संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेज़: पत्र, प्रमाणपत्र, प्रोटोकॉल, आदेश, निर्देश, विनियम, निर्देश, आदि। - दस्तावेज़ प्रपत्रों पर बनाया जाना चाहिए।

सूचना और संदर्भ दस्तावेज़ - इस प्रकार के दस्तावेज़ों के लिए, आप इलेक्ट्रॉनिक प्रपत्र विकसित कर सकते हैं और उन्हें अपने कंप्यूटर पर सहेज सकते हैं। इस दृष्टिकोण का उपयोग करने से आंतरिक जानकारी और संदर्भ दस्तावेज़ एकीकृत हो जाएंगे और उनके निर्माण में लगने वाला समय कम हो जाएगा।

प्रत्येक संगठन को स्वतंत्र रूप से फॉर्म तैयार करने की विधि पर निर्णय लेने का अधिकार है, यानी, दस्तावेज़ के उत्पादन के दौरान फॉर्म को सीधे टाइपोग्राफी, ऑनलाइन प्रिंटिंग या कंप्यूटर प्रौद्योगिकी के माध्यम से मुद्रित किया जा सकता है। अपवाद रूसी संघ के राज्य प्रतीक के पुनरुत्पादन के साथ प्रपत्र है, जो 27 दिसंबर, 1995 नंबर 1268 के रूसी संघ की सरकार के डिक्री के अनुसार "मुहरों के उत्पादन, उपयोग, भंडारण और विनाश को सुव्यवस्थित करने पर" और रूसी संघ के राज्य प्रतीक के पुनरुत्पादन के साथ प्रपत्र केवल मुद्रण और मुद्रांकन और उत्कीर्णन उद्यमों द्वारा उत्पादित किए जाने चाहिए जिनके पास उचित गुणवत्ता स्तर पर निर्दिष्ट प्रकार के उत्पाद के निर्माण के लिए तकनीकी और तकनीकी क्षमताओं का प्रमाण पत्र है।

दस्तावेज़ प्रपत्र विकसित करते समय और उनका आगे उत्पादन करते समय, यह याद रखना आवश्यक है कि दस्तावेज़ प्रपत्रों के लिए बुनियादी आवश्यकताएँ GOST R 6.30-2003 "दस्तावेज़ तैयार करने के लिए संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेज़ीकरण आवश्यकताओं की एकीकृत प्रणाली" द्वारा स्थापित की गई हैं , फॉर्म के उत्पादन के लिए उपयोग किया जाने वाला कागज सफेद या हल्के रंग का होना चाहिए)।

दस्तावेज़ प्रपत्रों की आवश्यकताएं संगठन के संगठनात्मक दस्तावेज़ों, कार्यालय कार्य के निर्देशों और दस्तावेज़ प्रसंस्करण के नियमों में निर्दिष्ट की जा सकती हैं। मुख्य बात यह है कि ये आवश्यकताएँ मानक के विपरीत नहीं हैं।

विवरण के स्थान के आधार पर, प्रपत्रों के दो संस्करण स्थापित किए जाते हैं: कोणीय और अनुदैर्ध्य.

दस्तावेज़ के प्रकार के आधार पर, प्रपत्रों को इसमें विभाजित किया गया है: सामान्य फ़ॉर्म; पत्र प्रपत्र; एक विशिष्ट प्रकार के दस्तावेज़ का रूप।

सामान्य रूप का प्रयोग किया जाता हैपत्रों को छोड़कर किसी भी प्रकार के दस्तावेज़ के उत्पादन के लिए।

संगठन के घटक दस्तावेजों के आधार पर सामान्य प्रपत्र में निम्नलिखित विवरण शामिल हैं:

14 - दस्तावेज़ के संकलन या प्रकाशन का स्थान।

संगठनात्मक एवं प्रशासनिक दस्तावेज़ का सामान्य स्वरूप विवरण की अनुदैर्ध्य अथवा कोणीय व्यवस्था के आधार पर तैयार किया जा सकता है।

पत्र प्रपत्रसंगठन के घटक दस्तावेजों के आधार पर, इसमें विवरण शामिल हैं:

01 - रूसी संघ का राज्य प्रतीक (02 - रूसी संघ के एक घटक इकाई के हथियारों का कोट या 03 - किसी संगठन या ट्रेडमार्क (सेवा चिह्न) का प्रतीक);

04 - संगठन कोड;

05 - कानूनी इकाई की मुख्य राज्य पंजीकरण संख्या (ओजीआरएन);

06 - करदाता पहचान संख्या/पंजीकरण के लिए कारण कोड (टीआईएन/केपीपी);

08 - संगठन का नाम";

09 - संगठन के बारे में संदर्भ जानकारी, साथ ही विवरण के लिए प्रतिबंधात्मक चिह्न:

11 - दस्तावेज़ की तारीख;

12 - दस्तावेज़ की पंजीकरण संख्या;

और, यदि आवश्यक हो, तो उन क्षेत्रों की ऊपरी सीमाओं के लिए निशान सीमित करें जहां विवरण स्थित हैं।2

15 - अभिभाषक;

18 - पाठ का शीर्षक;

19 - नियंत्रण चिह्न;

20 - दस्तावेज़ का पाठ.

प्रसंस्करण के लिए सबसे सुविधाजनक और शीट क्षेत्र के उपयोग की दृष्टि से किफायती कोने का रूप है। ऐसे मामलों में अनुदैर्ध्य पत्र प्रपत्र का उपयोग उचित है जहां संगठन के नाम में बड़ी संख्या में मुद्रित अक्षर होते हैं, उदाहरण के लिए, यह मामला हो सकता है जब प्रपत्र विवरण दो या दो से अधिक भाषाओं में दिया गया हो। इस मामले में, विवरण बाईं ओर रूसी में और दाईं ओर - राष्ट्रीय भाषा में, समान स्तर पर मुद्रित किया जाना चाहिए। यदि उपयोग की जाने वाली राष्ट्रीय भाषाओं की संख्या एक से अधिक है, तो विवरण को शीर्ष पर रूसी में और नीचे राष्ट्रीय भाषा में, पंक्ति को दाहिने हाशिये की सीमा तक विस्तारित करते हुए दर्शाया जाना चाहिए।

पत्र के अलावा किसी विशिष्ट प्रकार के दस्तावेज़ का रूप(पत्र के लिए एक विशेष प्रकार का फॉर्म है), संगठन के घटक दस्तावेजों के आधार पर, इसमें विवरण शामिल हैं:

01 - रूसी संघ का राज्य प्रतीक (02 - रूसी संघ के एक घटक इकाई के हथियारों का कोट या 03 - किसी संगठन या ट्रेडमार्क (सेवा चिह्न) का प्रतीक);

08 - संगठन का नाम;

10 - दस्तावेज़ के प्रकार का नाम;

14 - दस्तावेज़ के संकलन या प्रकाशन का स्थान, साथ ही विवरण के लिए प्रतिबंधात्मक चिह्न:

11 - दस्तावेज़ की तारीख;

12 - दस्तावेज़ की पंजीकरण संख्या।

और, यदि आवश्यक हो, तो उन क्षेत्रों की ऊपरी सीमाओं के लिए निशान सीमित करें जहां विवरण स्थित हैं:

18 - पाठ का शीर्षक; 19 - नियंत्रण चिह्न.

उनकी रिकॉर्डिंग एवं उपयोग की प्रक्रिया

अनुक्रमिक संख्याएँ, और, यदि आवश्यक हो, तो इन संख्याओं की श्रृंखला को टाइपोग्राफ़िकल विधि या अंश का उपयोग करके मुद्रांकित रूपों में चिपका दिया जाता है। स्टाम्प प्रपत्रों का लेखांकन पंजीकरण और लेखा प्रपत्र (कार्ड, जर्नल) में प्रपत्र के प्रकार के अनुसार अलग-अलग किया जाता है, और निम्नलिखित विवरण का उपयोग किया जाता है:

फॉर्म प्राप्त होने पर:

- स्टाम्प प्रपत्र के प्रकार का नाम; - प्राप्ति की तिथि; - संलग्न दस्तावेज़ की संख्या; - संगठन का नाम - स्टाम्प प्रपत्रों का आपूर्तिकर्ता; - प्रतियों की संख्या; - स्टाम्प प्रपत्रों की श्रृंखला और संख्या;

फॉर्म जारी करते समय:

स्टाम्प प्रपत्र के प्रकार का नाम; - प्रतियों की संख्या; - स्टाम्प प्रपत्रों की श्रृंखला और संख्या; - संगठन की संरचनात्मक इकाई का नाम, स्टाम्प प्रपत्र प्राप्तकर्ता अधिकारी का उपनाम और आद्याक्षर; - रसीद की प्राप्ति; - नोट (विनाश का निशान, आदि)।

मुद्रांकित प्रपत्रों को सुरक्षित रूप से बंद और सीलबंद अलमारियों में संग्रहीत किया जाता है। स्टाम्प प्रपत्रों का विनाश पंजीकरण प्रपत्र में एक चिह्न के साथ एक अधिनियम के अनुसार किया जाता है" (GOST R 6.30-2003 खंड 5.4, 5.5, 5.6)।

नमस्ते! इस लेख में हम एलएलसी और व्यक्तिगत उद्यमियों के लिए लेटरहेड पर चर्चा करेंगे।

आज आप सीखेंगे:

• किसी कंपनी को लेटरहेड की आवश्यकता क्यों है;
• स्वयं एक फॉर्म कैसे बनाएं या इसके उत्पादन का ऑर्डर कहां दें।

कंपनी का नाम

कंपनी लेटरहेड एक प्रकार का मुद्रण उत्पाद है। यह एक A4 शीट है जिसमें स्थायी छवि सामग्री और भरने के लिए खाली जगह है।

रूसी संघ का कानून किसी भी तरह से कंपनी के लेटरहेड की अवधारणा को विनियमित नहीं करता है। कोई भी वाणिज्यिक या गैर-लाभकारी गैर-सरकारी संगठन स्वतंत्र रूप से दस्तावेजों के लिए एक व्यक्तिगत फॉर्म को मंजूरी देने का निर्णय ले सकता है।

कंपनी का लेटरहेड कंपनी की छवि बनाता है, दृढ़ता प्रदर्शित करता है और भागीदारों की नज़र में स्थिति बढ़ाता है।

कंपनी (या ब्रांडेड) लेटरहेड का उपयोग निम्नलिखित स्थितियों में किया जाता है:

• आदेश (एक फॉर्म पर, उदाहरण के लिए, जारी किया जा सकता है या);
• समझौते (संगठन के भीतर और भागीदारों के साथ दोनों);
• वकील की शक्तियाँ;
• प्रमाणपत्र (फ़ॉर्म पर आप कार्यस्थल से कर्मचारियों के लिए प्रमाणपत्र प्रिंट कर सकते हैं: आय के बारे में, वीज़ा के लिए, और इसी तरह);
• (यह लेटरहेड पर एक ईमेल या कागज के लिफाफे में मुद्रित संदेश हो सकता है);
• वाणिज्यिक प्रस्ताव;
• जारी किए गए चालान;
• रिपोर्ट.

प्रत्येक कंपनी स्वयं निर्णय लेती है कि उसे अपना स्वयं का फॉर्म डिज़ाइन बनाना है या नहीं। जो लोग प्रपत्रों के कॉर्पोरेट डिज़ाइन का उपयोग करने जा रहे हैं, उनके लिए इलेक्ट्रॉनिक और मुद्रित कागज दोनों रूपों में नमूने हाथ में रखने की अनुशंसा की जाती है।

एलएलसी लेटरहेड के नमूने

हम आपके लिए नमूना लेटरहेड पोस्ट कर रहे हैं. आपको उन्हें डाउनलोड करना होगा और दिए गए डेटा को अपने डेटा से बदलना होगा।

एलएलसी "सिटी पोर्टल" का लेटरहेड डाउनलोड करें;

YugraDomoStroy LLC का कॉर्पोरेट फॉर्म डाउनलोड करें;

व्यक्तिगत उद्यमी लेटरहेड के नमूने

आईपी ​​शेमेट एम.ए. का कॉर्पोरेट फॉर्म डाउनलोड करें।;

आईपी ​​कोटेनेव वी.ओ. का कॉर्पोरेट फॉर्म डाउनलोड करें।

लेटरहेड बनाने की विशेषताएं

कोई भी फॉर्म "हेडर" से शुरू होता है, जिसमें शामिल हैं:

1. (वैकल्पिक);
2. संगठन का नाम और विवरण (ओजीआरएन, के लिए - केपीपी);
3. बैंक विवरण (बैंक का नाम, बीआईसी, खाता संख्या);
4. कानूनी पता;
5. संपर्क जानकारी (भौतिक पता, फ़ोन नंबर, ईमेल पता, वेबसाइट)।

हेडर का स्थान या तो कोणीय (शीट के ऊपरी बाएँ या दाएँ कोने में एक स्तंभ) या अनुदैर्ध्य (पूरी पंक्ति के साथ) हो सकता है।

बहुत कम सामान्यतः, दस्तावेज़ टेम्पलेट फ़ुटर का उपयोग करते हैं। उदाहरण के लिए, आप पृष्ठ के नीचे से संपर्क जानकारी हटा सकते हैं, लेकिन शीर्ष पर नाम और लोगो छोड़ सकते हैं।

लेटरहेड पर न केवल नाम, बल्कि कंपनी का लोगो भी लगाने की अनुमति है।

एलएलसी और, दोनों अपने लेटरहेड पर पढ़ने योग्य आकार के किसी भी फ़ॉन्ट का उपयोग कर सकते हैं। एकमात्र शर्त यह है कि पाठ सुपाठ्य होना चाहिए (कम से कम 10 अंकों के फ़ॉन्ट का उपयोग करने की अनुशंसा की जाती है), और कागज सफेद या हल्का होना चाहिए (यह GOST R 6.30 में बताया गया है)।

गैर-सरकारी संगठनों द्वारा देश के प्रतीकों (ध्वज, हथियारों का कोट) का उपयोग निषिद्ध है। सामान्य तौर पर, लेटरहेड की उपस्थिति, किसी भी अन्य प्रबंधन दस्तावेज़ की तरह, GOST R 30-2003 के अधीन है, लेकिन इसकी आवश्यकताएं केवल प्रकृति में सलाहकार हैं।

ग्राफिक छवियों (बड़े लोगो) के साथ दस्तावेज़ को ओवरलोड न करें। फॉर्म पर जितनी अधिक तस्वीरें होंगी, प्रिंट करना उतना ही महंगा होगा और फैक्स और ईमेल द्वारा भेजना उतना ही कठिन होगा। आपको छोटे विवरण और पृष्ठभूमि छवियों वाली तस्वीरों से पूरी तरह बचना चाहिए।

हेडर केवल फॉर्म के पहले पृष्ठ पर मौजूद होना चाहिए, लेकिन फ़ॉर्मेटिंग (फ़ॉन्ट, उसका रंग और आकार, पंक्ति रिक्ति, आदि) पूरे दस्तावेज़ के लिए एक समान रखी जानी चाहिए, चाहे उसका आकार कुछ भी हो।

लेटरहेड पर बोल्ड या इटैलिक फ़ॉन्ट के उपयोग की अनुमति है, लेकिन एक साथ कई फ़ॉन्ट का उपयोग न करना बेहतर है।

उच्च गुणवत्ता वाले मोटे कागज पर छपाई से लेटरहेड की विश्वसनीयता बढ़ सकती है। कंपनी के लोगो और हेडर के साथ खाली फॉर्म एक प्रिंटिंग हाउस में अग्रिम रूप से ऑर्डर किए जा सकते हैं, और फिर एक नियमित कार्यालय प्रिंटर का उपयोग करके उन पर आवश्यक दस्तावेज मुद्रित किए जा सकते हैं।

लेटरहेड कैसे बनाये

आप निम्नलिखित में से किसी एक तरीके से लेटरहेड टेम्पलेट बना सकते हैं:

• एक पाठ संपादक में स्वतंत्र रूप से (उदाहरण के लिए, लोकप्रिय वर्ड में);
• ऑनलाइन सहित विशेष कार्यक्रमों का उपयोग करना;
• पेशेवरों की सेवाओं के माध्यम से.

आप भविष्य में उपयोग के लिए तैयार किए गए टेम्पलेट्स को प्रिंटिंग हाउस में बड़ी मात्रा में प्रिंट कर सकते हैं, जिसकी कीमत कंपनी को 0.5-1 रूबल होगी। प्रति प्रतिलिपि, या स्वतंत्र रूप से प्रिंटर पर। दोनों ही मामलों में, कीमत कागज की गुणवत्ता, स्याही और मुद्रण विधि (डिजिटल प्रिंटिंग, ऑफसेट) पर निर्भर करेगी।

आपको हर चीज़ में संयम जानना होगा, इसलिए आपको सबसे महंगे विकल्प का पीछा नहीं करना चाहिए। चमकदार या बहुत मोटे कागज पर बने फॉर्म प्रभावशाली दिखते हैं, लेकिन उपयोग करने में पूरी तरह से असुविधाजनक होते हैं।

प्रपत्रों की ऑफसेट प्रिंटिंग केवल बड़े प्रिंट रन (3,000 प्रतियों से) के लिए फायदेमंद है, और गति के मामले में यह हमेशा डिजिटल प्रिंटिंग (5 दिन बनाम 1 घंटे) से कम है।

एक टेक्स्ट एडिटर में

कंप्यूटर पर अपना स्वयं का फॉर्म बनाने के लिए (उदाहरण के लिए, माइक्रोसॉफ्ट वर्ड या ओपनऑफिस राइटर में), आपको एक नया दस्तावेज़ बनाकर शुरुआत करनी होगी।

पेज पैरामीटर सेट करें:

• ए4 प्रारूप;
• पोर्ट्रेट (ऊर्ध्वाधर) अभिविन्यास;
• ऊपर और नीचे का मार्जिन 15 मिमी;
• बायां मार्जिन 20-25 मिमी है (ताकि दस्तावेज़ दाखिल किया जा सके), दायां मार्जिन 10 से 15 मिमी तक है।

इसके बाद, हम हेडर बनाते हैं। परिवर्तन को कठिन बनाने के लिए, टेक्स्ट को पाद लेख में रखना बेहतर है। केवल "हेडर" यानी हेडर का उपयोग करना सबसे आम है, लेकिन अगर चाहें तो जानकारी को दो भागों में विभाजित किया जा सकता है और हेडर और फ़ुटर दोनों में रखा जा सकता है।

हेडर प्रिंट करना:

1. लोगो, नाम. पहचान के लिए, फॉर्म को लोगो छवि से शुरू करना बेहतर है, लेकिन यदि कोई नहीं है, तो आपको कंपनी का नाम लिखना होगा। इसे बड़े बोल्ड फ़ॉन्ट में करने की सलाह दी जाती है (यदि सभी पाठ 12 फ़ॉन्ट में मुद्रित हैं, तो नाम सुरक्षित रूप से 18 फ़ॉन्ट में लिखा जा सकता है)।
2. टिन और एक पंक्ति, पहले से ही छोटे फ़ॉन्ट में (लगभग 10)।
3. अगली पंक्ति (फ़ॉर्म के आधार पर)।
4. पूर्ण बैंक विवरण. न केवल खाता संख्या, बल्कि बैंक का नाम और बीआईसी भी।
5. सम्पर्क करने का विवरण।

हेडर के बाद (या फ़ुटर से पहले) हम शीट की पूरी चौड़ाई पर एक ठोस रेखा के रूप में एक रेखा खींचते हैं। दस्तावेज़ की मुख्य सामग्री से विवरण और संपर्क जानकारी को स्पष्ट रूप से अलग करने के लिए यह आवश्यक है।

फॉर्म का शीर्षक पृष्ठ तैयार है. जो कुछ बचा है वह दस्तावेज़ के बाकी हिस्सों के लिए एक शैली विकसित करना है और इसे भरते समय उस पर कायम रहना है।

ऑनलाइन एक फॉर्म बनाएं

आप अपना स्वयं का लेटरहेड ऑनलाइन भी बना सकते हैं। इसके अलावा, दस्तावेज़ डिज़ाइन के लिए विशेष रूप से डिज़ाइन किए गए प्रोग्राम में काम करना टेक्स्ट संपादकों की तुलना में कहीं अधिक सुविधाजनक है।

उदाहरण के लिए, आप कैनवा वेबसाइट और कुछ प्रिंटिंग हाउस की वेबसाइटों पर ऑनलाइन एक व्यक्तिगत फॉर्म बना सकते हैं।

ऐसी सेवाओं का लाभ मुख्य रूप से तैयार समाधानों और टेम्पलेट्स के पुस्तकालयों में निहित है। अधिकांश साइटें आपको शुरुआत से नहीं, बल्कि किसी एक डिज़ाइन के अनुसार एक फॉर्म बनाने की अनुमति देती हैं, जिसमें आपको केवल अपना लोगो और विवरण जोड़ने की आवश्यकता होती है।

तैयार टेम्पलेट को एक छवि या पीडीएफ दस्तावेज़ के रूप में डाउनलोड किया जा सकता है, या सीधे प्रिंट करने के लिए भेजा जा सकता है।

लेटरहेड कहां ऑर्डर करें

प्रपत्र स्वयं बनाना आवश्यक नहीं है; यह कार्य विशेषज्ञों को सौंपा जा सकता है। आप अपने शहर के किसी प्रिंटिंग हाउस, विज्ञापन कंपनी, डिज़ाइन स्टूडियो से या दूर से ब्रांडेड दस्तावेज़ डिज़ाइन का ऑर्डर दे सकते हैं। देश के बाहर भी ऑनलाइन ऑर्डर भेजे जा सकते हैं.

शुरुआत से कॉर्पोरेट पहचान बनाने पर कंपनी को 5,000-60,000 रूबल का खर्च आएगा। तैयार लोगो के साथ एक फॉर्म डिजाइन करना, या सिर्फ शैली को समायोजित करने में कम लागत आएगी - 1000-4000 रूबल।