क्या एचआर डिपार्टमेंट को पासपोर्ट की कॉपी रखनी चाहिए। क्या किसी कर्मचारी के दस्तावेजों की प्रतियां (पासपोर्ट, एसएनएल, वर्क रिकॉर्ड बुक की एक प्रति) को उसकी व्यक्तिगत फाइल में स्टोर करना संभव है? रोस्ट्रूड का स्पष्टीकरण

व्यक्तिगत डेटा पर कानून को कड़ा करने के संबंध में, कई कार्मिक विशेषज्ञ इस सवाल में रुचि रखते हैं कि क्या कर्मचारी की व्यक्तिगत फाइल में दस्तावेजों की प्रतियां संग्रहीत करना संभव है। इस प्रश्न का उत्तर रोस्ट्रुड ने नागरिकों और संगठनों की अपीलों का विश्लेषण करते हुए दिया था।

जिस स्थिति में दस्तावेजों की प्रतियां संग्रहीत करना सुरक्षित है, श्रम और रोजगार के लिए संघीय सेवा के विशेषज्ञ इस तथ्य पर ध्यान आकर्षित करते हैं कि विधायी स्तर पर एक व्यक्तिगत फ़ाइल को बनाए रखने की प्रक्रिया स्थापित नहीं है। इस संबंध में, अधिकारी गोपनीयता के क्षेत्र में संबंधों को नियंत्रित करने वाले नियमों के साथ-साथ व्यक्तिगत जानकारी के संग्रह और भंडारण पर ध्यान केंद्रित करने का प्रस्ताव करते हैं।

रोस्ट्रड इस बात पर जोर देते हैं कि संविधान के अनुसार, किसी नागरिक के व्यक्तिगत डेटा को एकत्र करने, संग्रहीत करने, उपयोग करने और वितरित करने के लिए केवल तभी मना किया जाता है, जब उसने स्वयं अपनी व्यक्तिगत जानकारी के प्रसंस्करण के लिए सहमति नहीं दी हो। इसी तरह के मानदंड 27 जुलाई, 2006 के संघीय कानून संख्या 152 "व्यक्तिगत डेटा पर" में निहित हैं।

इसे ध्यान में रखते हुए, यदि कर्मचारी अपने बारे में जानकारी संग्रहीत और संसाधित करने के लिए सहमत हो गया है, तो नियोक्ता को कर्मचारी की फाइल में दस्तावेजों की प्रतियां रखने का अधिकार है, विशेष रूप से, पासपोर्ट, एसएनआईएलएस, टिन।

उसी समय, अधिकारी निर्दिष्ट करते हैं कि कला में। रूसी संघ के श्रम संहिता के 86, जिन उद्देश्यों के लिए नियोक्ताओं को कर्मचारियों के व्यक्तिगत डेटा का उपयोग करने की अनुमति है, वे निर्दिष्ट हैं। इनका उपयोग किया जाता है: कानूनों और अन्य विनियमों का अनुपालन सुनिश्चित करना; नौकरी खोजने में सहायता; शिक्षा और कैरियर विकास प्रदान करना; कर्मचारियों की व्यक्तिगत सुरक्षा सुनिश्चित करना; प्रदर्शन किए गए कार्य की मात्रा और गुणवत्ता का नियंत्रण और संपत्ति की सुरक्षा सुनिश्चित करना।

जिन उद्देश्यों के लिए नियोक्ता कर्मचारियों के व्यक्तिगत डेटा का उपयोग कर सकते हैं, उनकी सूची बंद है, और प्रतियों का किसी अन्य तरीके से उपयोग नहीं किया जा सकता है। उदाहरण के लिए, पासपोर्ट कापियर कर्मचारी के व्यक्तिगत कार्ड को भरने में मदद करेगा, शायद कुछ और दस्तावेज, लेकिन फिर इसकी आवश्यकता नहीं है। लेकिन कई संगठन पासपोर्ट और अन्य दस्तावेजों की प्रतियां परंपरा के अनुसार रखते हैं, बिना पूरी तरह से समझे कि उनकी आवश्यकता क्यों है। और नौकरी से निकाले जाने के बाद भी।

अब एक कर्मचारी के व्यक्तिगत डेटा के भंडारण के लिए "ठीक उसी तरह" जुर्माना लगाया जाता है, और नियोक्ता चिंता करने लगे: क्या करना है? यदि संगठन को वास्तव में ऐसे दस्तावेजों की आवश्यकता है, तो इसे एलएनए के साथ निर्धारित करें, भंडारण के लिए सहमति प्राप्त करें, और फिर निरीक्षकों को यह समझाने के लिए तैयार रहें कि उनका उपयोग किस लिए किया जाता है।

कानून का पालन न करने पर जुर्माना क्या अधीनस्थों की व्यक्तिगत फाइलों में दस्तावेजों की प्रतियां रखना संभव है, जैसे, अधिकारियों ने उत्तर दिया। फिर भी, न्यायिक व्यवहार में पहले से ही ऐसे मामले हैं जब न्यायाधीशों ने नियोक्ता के लिए प्रतियां रखना अनावश्यक माना। विशेष रूप से, मार्च ११, २०१४ के उत्तरी काकेशस जिले की संघीय एंटीमोनोपॉली सेवा के मामले में संख्या A53-10287 / २०१३ में कहा गया है कि काम पर रखे गए कर्मचारियों के व्यक्तिगत डेटा के प्रसंस्करण के लिए, यह जानकारी को सत्यापित करने के लिए पर्याप्त है मूल के साथ, और पासपोर्ट की प्रतियां रखने की कोई आवश्यकता नहीं है। यह आपको तय करना है कि कर्मचारियों की फाइलों में उनके व्यक्तिगत दस्तावेजों की प्रतियां निवेश करना है या नहीं।

हम आपको केवल यह याद दिलाएंगे कि व्यक्तिगत डेटा के क्षेत्र में मानदंडों के उल्लंघन के लिए कला के तहत सजा प्रदान की जाती है। 13.11 रूसी संघ के प्रशासनिक संहिता के। इसलिए, कानून द्वारा निर्धारित नहीं किए गए मामलों में व्यक्तिगत जानकारी के प्रसंस्करण के लिए, साथ ही स्थापित लक्ष्यों के साथ असंगत प्रसंस्करण के लिए, अधिकारियों पर 5,000-10,000 रूबल और संगठन पर 30,000-50,000 रूबल का जुर्माना लगाया जा सकता है। रोस्ट्रुड के स्पष्टीकरण के आलोक में, नियोक्ता कला के अनुच्छेद 2 के अनुसार जुर्माना लगाने में सक्षम हो सकते हैं। 13.11 रूसी संघ के प्रशासनिक संहिता के। इसके अनुसार, व्यक्तिगत डेटा के विषय की लिखित सहमति के बिना सूचना के प्रसंस्करण के लिए, अधिकारियों के लिए जुर्माना 10,000-20,000 रूबल तक बढ़ाया जाता है, और कंपनियों के लिए - 15,000-75,000 रूबल तक।

किसी भी नियोक्ता के लिए यह महत्वपूर्ण है कि कंपनी के कर्मचारियों का व्यक्तिगत डेटा व्यवस्थित रूप से संग्रहीत किया जाए।

• पहला तर्क यह है कि यह अधिक सुविधाजनक और सरल है, यदि आवश्यक हो, तो आप किसी विशेषज्ञ के बारे में आसानी से और जल्दी से जानकारी प्राप्त कर सकते हैं।
• दूसरा व्यक्तिगत डेटा की विश्वसनीय सुरक्षा है।
• और तीसरा समायोजन और परिवर्धन को शीघ्रता से करने की क्षमता है।

इन कार्यों में से प्रत्येक को एक उपकरण द्वारा अच्छी तरह से संभाला जाता है जैसे कि कर्मचारी की व्यक्तिगत फाइल।

क्या किसी कर्मचारी की निजी फाइल रखना अनिवार्य है?

कर्मचारी की व्यक्तिगत फाइल दस्तावेजों का एक संग्रह है जिसमें विशेषज्ञ और उसकी कार्य गतिविधि के बारे में पूरी जानकारी होती है। यह संगठन में एक पद के लिए एक नागरिक के नामांकन पर एक आदेश जारी करने के बाद तैयार किया जाता है।

एक व्यक्तिगत फ़ाइल में एक शीर्षक पृष्ठ (कवर) और दस्तावेज़ होते हैं जिनमें किसी व्यक्ति और उसकी कार्य गतिविधि के बारे में आवश्यक जानकारी होती है।

नियोक्ताओं के लिए, सरकारी निकायों के विपरीत, कर्मचारियों की व्यक्तिगत फाइलों के गठन की प्रक्रिया प्रदान नहीं की जाती है और इस तथ्य के कारण अनिवार्य नहीं है कि वाणिज्यिक संगठनों के कर्मियों के कर्मियों के रिकॉर्ड का रखरखाव नियामक दस्तावेजों द्वारा नियंत्रित किया जाता है, न कि विधायी स्तर। इस प्रकार, कार्मिक विभाग के विशेषज्ञ पूरी टीम के लिए नहीं, बल्कि केवल इसके मुख्य भाग के लिए व्यक्तिगत फाइलें बना सकते हैं, जिसमें शामिल हैं:

• प्रमुख पद और उनके प्रतिनिधि;
• प्रमुख विशेषज्ञ;
• वित्तीय रूप से जिम्मेदार कर्मचारी (, कैशियर, आदि);
• पदोन्नति की संभावना वाले विशेषज्ञ, आदि।

लेकिन अभ्यास से पता चलता है कि सभी कर्मचारियों के रिकॉर्ड रखना उनकी स्थिति की परवाह किए बिना बहुत आसान है, क्योंकि दस्तावेजों का यह पैकेज किसी भी समय उपलब्ध प्रत्येक विशेषज्ञ के बारे में जानकारी का एक आदेशित स्रोत है। अधिकांश कंपनियों में वे यही करते हैं, क्योंकि कर्मचारी के दस्तावेजों, आदेशों और अन्य महत्वपूर्ण कागजात की सभी प्रतियां व्यक्तिगत फाइल में रखी जाती हैं।

इसका रूप एकीकृत नहीं है, किसी कर्मचारी की व्यक्तिगत फ़ाइल का एक भी नमूना नहीं है, इसलिए प्रत्येक कंपनी का मालिक इस मुद्दे को स्वतंत्र रूप से तय करता है। पैकेज बनाते समय, GOST 6.30-2003 "संगठनात्मक और प्रशासनिक प्रलेखन की एकीकृत प्रणाली" की आवश्यकताओं से खुद को परिचित करना अतिश्योक्तिपूर्ण नहीं होगा। पंजीकरण के लिए आवश्यकताएँ ”।

कार्मिक विभाग कंपनी में वर्तमान में काम कर रहे कर्मचारियों की केवल व्यक्तिगत फाइलों को संग्रहीत करता है, और बर्खास्त किए गए लोगों के कागजात व्यक्ति के कंपनी छोड़ने के तीन साल बाद तक संग्रह में नहीं भेजे जाते हैं।

अपने व्यक्तिगत डेटा के प्रसंस्करण के लिए कर्मचारियों की सहमति की कमी के लिए दंड क्या हैं?

यदि आप कर्मचारियों की व्यक्तिगत फाइलें रखते हैं, तो आपकी कंपनी व्यक्तिगत डेटा की संचालिका है, जो उनके प्रसंस्करण की वैधता सुनिश्चित करने के लिए जिम्मेदार है।

इलेक्ट्रॉनिक पत्रिका "वाणिज्यिक निदेशक" के लेख में पता करें कि किसी कर्मचारी के व्यक्तिगत डेटा के गलत भंडारण के लिए जुर्माना क्या है और इससे कैसे बचा जाए।

दस्तावेज़ जो कर्मचारी की व्यक्तिगत फ़ाइल का हिस्सा हैं

कर्मचारी की व्यक्तिगत फाइल में शामिल किए जाने वाले दस्तावेजों की सूची केवल सिविल सेवकों के लिए अनुमोदित है। इसके बावजूद, जो कंपनियां सरकारी सेवा से जुड़ी नहीं हैं, वे भी इस सूची का उपयोग कर सकती हैं और यह निर्धारित कर सकती हैं कि कर्मचारी के व्यक्तिगत पैकेज को बनाने के लिए उन्हें किन कागजात की आवश्यकता है।

1. काम पर रखने के समय एक नागरिक द्वारा प्रदान किया गया दस्तावेज:

• आपके पासपोर्ट या किसी अन्य पहचान दस्तावेज की एक प्रति;
• शिक्षा, योग्यता या किसी विशेष ज्ञान पर दस्तावेजों की एक प्रति;
• राज्य पेंशन बीमा के बीमा प्रमाण पत्र की एक प्रति;
• सैन्य सेवा के लिए उत्तरदायी नागरिकों के लिए सैन्य पंजीकरण दस्तावेजों की एक प्रति जो भर्ती के अधीन हैं;
• राज्य वित्तीय प्राधिकरण के साथ किसी व्यक्ति के कर पंजीकरण के प्रमाण पत्र की एक प्रति;
• प्रारंभिक चिकित्सा परीक्षा के परिणामों का प्रमाण पत्र, जो कानून में प्रदान की गई स्थितियों में निर्धारित कार्य करने के लिए कर्मचारियों की उपयुक्तता निर्धारित करने के लिए किया जाता है;
• रूसी संघ के श्रम संहिता, अन्य संघीय कानूनों के अनुसार, गतिविधियों से संबंधित नौकरी के लिए आवेदन करते समय एक आपराधिक रिकॉर्ड की उपस्थिति / अनुपस्थिति और / या आपराधिक अभियोजन के तथ्य, या पुनर्वास के आधार पर इसकी समाप्ति का प्रमाण पत्र दोषी नागरिकों या उन लोगों को अनुमति न दें जो पहले से ही समय की सेवा कर चुके हैं और आपराधिक अभियोजन के अधीन हैं (अतीत में शामिल हैं)।

2. दस्तावेज़ जो कर्मचारियों के काम के दौरान दिखाई देते हैं:

• विवाह / तलाक प्रमाण पत्र की प्रति, बच्चों का जन्म प्रमाण पत्र, चालक का लाइसेंस;
• दायित्व समझौते की एक प्रति (उन कर्मचारियों के लिए जिनके पास क्षति की भरपाई करने का दायित्व है);
• नौकरी विवरण;
• रोजगार अनुबंध के लिए अतिरिक्त समझौते;
• स्थानांतरण, प्रोत्साहन, आवेदन और अनुशासनात्मक प्रतिबंधों को हटाने, पदोन्नति, आदि के आदेशों की प्रतियां;
• आवधिक चिकित्सा परीक्षाओं / परीक्षाओं के परिणामों पर प्रमाण पत्र;
• विकलांगता की स्थापना और काम करने की क्षमता की सीमा पर दस्तावेजों की प्रतियां (इन साक्ष्यों वाले कर्मचारियों के लिए);
• गोपनीय जानकारी का गैर-प्रकटीकरण समझौता (यदि कर्मचारी के पास ऐसे डेटा तक पहुंच है);
• प्रमाणन पत्रक;
• रिपोर्ट, व्याख्यात्मक और सेवा नोट, कर्मचारी को छुट्टी देने के लिए आवेदन;
• विभिन्न अधिनियम और अधिसूचनाएं;
• व्यावसायिक विकास, आदि पर दस्तावेजों की प्रतियां।

3. रोजगार की समाप्ति पर दस्तावेज:

• कर्मचारी की बर्खास्तगी का बयान;
• बर्खास्तगी के आदेश की प्रति।

इस तथ्य पर ध्यान देना आवश्यक है कि कार्य रिकॉर्ड बुक की एक प्रति कर्मचारी की व्यक्तिगत फ़ाइल में शामिल की जा सकती है, लेकिन इसकी मूल नहीं। यह ध्यान देने योग्य है कि उनके लिए कार्य पुस्तकें और आवेषण सख्त जवाबदेही के दस्तावेज के रूप में संग्रहीत किए जाते हैं, अर्थात तिजोरियों में, विशेष रूप से सुसज्जित कमरे ऐसी परिस्थितियों में जो उनके गायब होने या क्षति को रोकते हैं, और उनके रखरखाव के लिए जिम्मेदार अधिकारी को जारी किए जाते हैं, केवल उसके अनुरोध पर।

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व्यक्तिगत फ़ाइल में किसी कर्मचारी का व्यक्तिगत कार्ड कैसे भरें

एक व्यक्तिगत कार्ड एक दस्तावेज है जो कंपनी में नामांकन के समय प्रत्येक कर्मचारी के लिए मानव संसाधन विभाग द्वारा तैयार किया जाता है। उद्यम के कर्मियों के श्रम पर नज़र रखने के लिए इसकी आवश्यकता होती है। कार्ड कर्मचारी की व्यक्तिगत फाइल का हिस्सा है और रोजगार के आदेश के आधार पर कार्मिक सेवा में एक विशेषज्ञ द्वारा भरा जाता है, रूसी संघ के नागरिक का पासपोर्ट, एक कार्य पुस्तिका, एक शिक्षा दस्तावेज, का एक प्रमाण पत्र राज्य पेंशन बीमा, एक सैन्य कार्ड और अन्य दस्तावेज जो रूसी कानून द्वारा प्रदान किए जाते हैं, साथ ही साथ व्यक्ति द्वारा स्वयं आवाज उठाई गई जानकारी।

आधिकारिक कर्तव्यों के सक्षम प्रदर्शन के लिए, प्रत्येक मानव संसाधन विशेषज्ञ को पता होना चाहिए कि कर्मचारी का व्यक्तिगत कार्ड, फॉर्म टी -2, कैसे भरा जाता है।

कर्मचारी की व्यक्तिगत फ़ाइल के विपरीत, कार्ड एक सरलीकृत संस्करण में, टीम के नए सदस्य के लिए प्रासंगिक सभी डेटा को संयोजित करने की अनुमति देता है। इसके अलावा, कार्मिक विभाग के विशेषज्ञ इसमें समायोजन करते हैं: नाम का परिवर्तन, निवास का पता, वैवाहिक स्थिति, आदि।

व्यक्तिगत मामलों के विपरीत, जो एक नियम के रूप में, सामान्य श्रमिकों (कनिष्ठ कर्मचारियों के लिए) के लिए जारी नहीं किए जाते हैं, सभी कर्मचारियों के पास उनकी स्थिति की परवाह किए बिना व्यक्तिगत कार्ड होना चाहिए। वे हाथ से भरे जाते हैं ताकि एक व्यक्ति खुद को इससे परिचित कर सके और उस पर हस्ताक्षर कर सके।

आइए चर्चा करें कि व्यक्तिगत कार्ड का प्रत्येक भाग कैसे तैयार किया जाता है।

खंड संख्या १।

यह खंड नागरिक के बारे में सामान्य जानकारी के लिए आरक्षित है: उसका पासपोर्ट डेटा, निवास स्थान, जन्म तिथि, शिक्षा का डिप्लोमा, आदि। कर्मचारी के साथ रोजगार अनुबंध की संख्या और संख्या भी यहां लिखी गई है। संक्षिप्ताक्षरों का उपयोग करके सूचना का संकेत दिया जा सकता है; ऐसी स्थिति में, आम तौर पर स्वीकृत प्रणाली को लागू करना आवश्यक है। पिछला कार्य अनुभव कार्यपुस्तिका (रोजगार अनुबंध, आदि) में प्रविष्टियों से लिया जाता है। यह दिनों, महीनों, वर्षों में परिलक्षित होता है।

सेवा की लंबाई की गणना करते समय, अनिवार्य पेंशन बीमा प्रणाली में व्यक्तिगत (व्यक्तिगत) लेखांकन के रूपों को भरने के लिए निर्देशों के खंड 61 का उपयोग करना आवश्यक है, जिसे पीएफआर बोर्ड संख्या 192पी के संकल्प द्वारा अनुमोदित किया गया है। 31.07.06 से।

कार्य अनुभव की अवधि को कार्यपुस्तिकाओं में इंगित अवधियों की समाप्ति और शुरुआत की तारीखों के बीच के अंतर के रूप में निर्धारित किया जाता है। चूंकि बर्खास्तगी का दिन काम का आखिरी दिन है, इसलिए इसे रोजगार की कुल अवधि में जोड़ा जाना चाहिए। परिकलित कुल अनुभव कुल में लिखा जाता है - यह वर्षों, महीनों और दिनों की संख्या है जो एक व्यक्ति ने काम किया है।

खंड संख्या २।

यह खंड आधी आबादी के पुरुष के लिए आवश्यक है और इसमें सैन्य पंजीकरण की जानकारी शामिल है। यह एक सैन्य आईडी (या इसके बदले जारी किया गया एक अस्थायी प्रमाण पत्र) के आधार पर या एक नागरिक के प्रमाण पत्र के डेटा के अनुसार भरा जाता है। स्टॉक में व्यक्तियों के लिए, व्यक्तिगत कार्ड में जानकारी दर्ज करने के लिए कई विशेषताएं हैं।

जिन विशेषज्ञों के पास अधिकारी का पद है, उनके लिए "आरक्षित श्रेणी" कॉलम भरने की आवश्यकता नहीं है। उसी समय, संक्षिप्त नाम, विवरण या पदनाम निषिद्ध हैं।

यदि कर्मचारी सैन्य सेवा के लिए अनुपयुक्त है, तो इस बारे में एक नोट भी बनाया जाना चाहिए। इस स्थिति में, यह निर्धारित किया जाता है कि उसे उम्र या शारीरिक स्थिति के आधार पर रजिस्टर से हटा दिया गया था।

खंड संख्या 3.

तीसरा खंड किसी कर्मचारी को काम पर रखने के समय पूरा नहीं होता है और इसकी आवश्यकता तभी होती है जब कंपनी का प्रमुख अपने कर्मियों का प्रमाणन करता है।

कर्मचारी के व्यक्तिगत कार्ड में समायोजन करने का आधार वह आदेश है जिसके आधार पर उद्यम के कर्मचारियों की व्यावसायिक योग्यता के प्रमाणीकरण की प्रक्रिया आयोजित की जाती है।

यह बताना भी अनिवार्य है कि प्रमाणन आयोग ने क्या निर्णय लिया है। परीक्षा प्रक्रिया पूरी होने के बाद, समायोजन किया जाता है, कर्मचारी अपने व्यक्तिगत कार्ड से खुद को परिचित कर सकता है और उस पर अपना हस्ताक्षर कर सकता है।

खंड संख्या 4, संख्या 5 और संख्या 6।

इस भाग में उन्नत प्रशिक्षण के भाग के रूप में टी-2 कार्ड भरने की आवश्यकताएं शामिल हैं। प्रशिक्षण की अवधि, प्राप्त विशेषज्ञता आदि पर सभी डेटा यहां प्रदर्शित किए गए हैं। जानकारी उस डिप्लोमा या प्रमाण पत्र से लिखी गई है जो कर्मचारी को शैक्षिक प्रक्रिया के पूरा होने के बाद जारी किया गया था।

आप यह भी रिकॉर्ड कर सकते हैं कि क्या किसी विशेषज्ञ का प्रशिक्षण कंपनी की पहल है। यदि ऐसा है, तो व्यक्तिगत कार्ड पर ऑर्डर की संख्या और तारीख पर एक नोट लगाया जाता है, जो इस निर्णय की पुष्टि करता है। यदि प्रशिक्षण पहल स्वयं कर्मचारी से आई है, तो इस संबंध में उसे जारी किए गए दस्तावेज़ के प्रकार को दर्ज करने के लिए पर्याप्त होगा, उदाहरण के लिए, एक डिप्लोमा, प्रमाण पत्र, प्रमाण पत्र और उसकी संख्या।

खंड संख्या 7.

यह खंड उन पुरस्कारों को इंगित करता है जो कर्मचारी को उसकी स्थिति में काम करने के दौरान प्राप्त हुए थे। प्रचार बैज के नाम के अलावा, इसके पुरस्कार के लिए आदेश की संख्या और तारीख दर्ज की जानी चाहिए। काम के घंटों के लिए भुगतान प्रणाली में शामिल मासिक नकद बोनस के बारे में जानकारी इस खंड में शामिल नहीं है।

खंड संख्या 8.

धारा 8 इस बात की जानकारी प्रदान करती है कि कर्मचारी कब और कैसे छुट्टी पर जाता है। इसे वर्तमान क्रम में आवश्यकतानुसार भरा जाता है। सबसे पहले, मानव संसाधन विभाग में एक विशेषज्ञ, छुट्टी पर जाने के आदेश के आधार पर, कर्मचारी की आराम अवधि शुरू होने की तारीख में प्रवेश करता है, और फिर, व्यक्ति के सेवा में फिर से प्रवेश करने के बाद, कार्मिक अधिकारी एक रिकॉर्ड बनाता है उसकी छुट्टी के अंत में।

व्यक्तिगत कार्ड में परिवर्तन से बचने के लिए सूचना के प्रतिबिंब के लिए इस तरह के एक विनियमन को अपनाया गया था: एक कर्मचारी काम से इस्तीफे के लिए आवेदन कर सकता है, या उसकी छुट्टी के दौरान उसे स्वास्थ्य समस्याएं हो सकती हैं, और वह बीमार छुट्टी पर जाएगा। अपने खर्च पर छुट्टी की जानकारी भी बाकी डेटा की तरह कर्मचारी के व्यक्तिगत कार्ड में दर्ज की जाती है।

अन्य खंड।

दो और अनुभागों में लाभों के बारे में, उनके प्रावधान की प्रक्रिया के बारे में जानकारी है। अतिरिक्त आंकड़े भी यहां लिखे गए हैं, जो पिछले आठ भागों में शामिल करने के लिए उनकी सामग्री के संदर्भ में उपयुक्त नहीं हैं।

कर्मचारी के व्यक्तिगत कार्ड के अंतिम खंड में उसकी बर्खास्तगी के बारे में जानकारी होती है। यह वह जगह है जहां संगठन में विशेषज्ञ के काम के इतिहास के बारे में अंतिम प्रविष्टि की जाती है। कार्मिक विभाग का एक कर्मचारी किसी व्यक्ति के अंतिम कार्य दिवस पर कार्यालय से रिहाई पर डेटा दर्ज करता है और उसे इस जानकारी से परिचित होने के लिए आमंत्रित करता है। एक इस्तीफा देने वाला विशेषज्ञ अपने व्यक्तिगत कार्ड और कार्यपुस्तिका पर हस्ताक्षर करने के लिए बाध्य है।

• 153 दस्तावेज जो निरीक्षकों को अब मांगने का अधिकार नहीं है

कर्मचारियों की व्यक्तिगत फाइलों का चरणों में पंजीकरण

चरण 1. कवर डिजाइन (शीर्षक पृष्ठ)।

दस्तावेज़ों वाले किसी भी फ़ोल्डर के बाहरी हिस्से में मिली जानकारी को खोजने और पहचानने के लिए सभी महत्वपूर्ण डेटा को प्रतिबिंबित करना चाहिए। एक कर्मचारी की व्यक्तिगत फ़ाइल के कवर के डिजाइन के लिए आवश्यकताएं और एक नमूना 17 जुलाई, 1972 के GOST 17914-72 में प्रस्तुत किया गया है।

GOST मानता है कि फ़ोल्डर के शीर्ष पर लाइनें हैं, जिसमें डेटा केवल राज्य / नगरपालिका अभिलेखागार द्वारा भरा जाता है जब कर्मचारी की व्यक्तिगत फ़ाइल भंडारण के लिए स्वीकार की जाती है। उदाहरण के लिए, कंपनी का कोड जिसने बचत के लिए मामला भेजा, राज्य संग्रह का कोड, उसका नाम।

लेकिन फिलहाल, अधिकांश भंडार व्यवस्थित हैं और इस जानकारी को मैन्युअल रूप से नहीं भरते हैं, जैसा कि पहले था, लेकिन पहले से तैयार मुहर डाल दिया। इस संबंध में, कंपनी को इस तरह के निशान के लिए व्यक्तिगत फ़ाइल के कवर के शीर्ष पर केवल थोड़ी सी जगह छोड़ने की आवश्यकता होगी।

निम्नलिखित जानकारी प्रदर्शित करना अनिवार्य है:

1. केंद्र में, शीर्ष किनारे से इंडेंट किया गया है और संग्रह को प्रिंट करने के लिए जगह, कर्मचारी की व्यक्तिगत फ़ाइल को संकलित करने वाले संगठन का पूर्ण और संक्षिप्त नाम इंगित किया गया है।
2. नीचे कवर के बीच में कंपनी के स्ट्रक्चरल डिपार्टमेंट का नाम भी लिखा होता है जिसमें कर्मचारी काम करता है। जब कोई विशेषज्ञ किसी उत्पादन स्थल को बदलता है तो इस लाइन के बाद डेटा स्पष्टीकरण के लिए जगह छोड़ना महत्वपूर्ण है। इस स्थिति में, कंपनी की पिछली संरचनात्मक इकाई का नाम कोष्ठक में लिया जाता है।
3. कर्मचारी की व्यक्तिगत फ़ाइल की संख्या पंजीकृत है, लेकिन उसके सामने, शुरुआत में, उद्यम के मामलों के नामकरण के अनुसार सूचकांक इंगित किया गया है (केस नंबर 17 (इंडेक्स) - 348 (संख्या))।
4. फिर व्यक्तिगत फ़ाइल का शीर्षक इस प्रकार है, इस स्थिति में यह उस कर्मचारी का पूरा नाम है जिसे इसे दायर किया गया था।
5. दाईं ओर निचले कोने में, समय सीमा दर्ज की जाती है: व्यक्तिगत खाते खोलना, यानी जिस दिन कर्मचारी को काम पर रखा गया था, और समापन, यानी कंपनी से बर्खास्तगी की संख्या। इसकी सूची और भंडारण अवधि के बाद फ़ोल्डर में चादरों की संख्या भी इंगित की जाती है।

चरण 2. फ़ोल्डर का गठन।

यह भी कहा जाना चाहिए कि GOST 17914-72 के अनुसार, कर्मचारी की व्यक्तिगत फाइल सहित दीर्घकालिक भंडारण के लिए दस्तावेज विशेष रूप से एक ठोस कार्डबोर्ड कवर के साथ होना चाहिए। संग्रह को कंपनी से प्लास्टिक बाइंडरों या फाइलों को स्वीकार करने की अनुमति नहीं है।

सिविल सेवकों के लिए कवर में बाध्य होने वाले दस्तावेजों की सूची देश के कानून द्वारा विनियमित होती है। कर्मचारियों के अन्य समूहों के लिए, उनकी सूची कंपनी के स्थानीय कृत्यों द्वारा स्थापित की जाती है।

केवल वे दस्तावेज जो सबसे अधिक महत्व के हैं, कर्मचारी की व्यक्तिगत फाइल में शामिल हैं, साथ ही साथ कंपनी के कागजात लंबी अवधि के भंडारण के लिए - कम से कम 75 वर्ष।

इस संबंध में, किसी को ऐसे कृत्यों को दर्ज नहीं करना चाहिए जिन्हें इस अवधि से कम समय के लिए सहेजे जाने की आवश्यकता है। उदाहरण के लिए, यह छुट्टी की शुरुआत की अधिसूचना, इसके प्रावधान के लिए आवेदन, साथ ही साथ अगली अवधि के आराम के आदेश, जो रजिस्टर में अलग से दर्ज किए जाते हैं, पर लागू होता है। उनका शेल्फ जीवन केवल पांच वर्ष है।

चरण 3. दस्तावेजों में भरना।

केवल एचआर विशेषज्ञ जिसे कंपनी के प्रबंधन के आदेश से इन सभी कार्यों को करने के लिए नियुक्त किया गया था, वह नमूना, नंबरिंग, एक सूची बनाने, कोई समायोजन करने, बंद करने और संग्रह को दस्तावेज जमा करने के अनुसार कर्मचारी की व्यक्तिगत फाइल तैयार कर सकता है।

केवल इस कर्मचारी के पास कर्मचारियों की व्यक्तिगत फाइलों तक पहुंच है, और ऐसी स्थिति में यदि व्यक्तिगत डेटा का खुलासा हो जाता है, तो यह वह है जिसे जवाबदेह ठहराया जाएगा।

साथ ही, ऐसे विशेषज्ञ के आधिकारिक कर्तव्यों में किसी व्यक्ति को उसकी व्यक्तिगत फ़ाइल के साथ हस्ताक्षर से परिचित कराना शामिल है, आमतौर पर यह प्रक्रिया एक कैलेंडर वर्ष में कम से कम एक बार होती है।

चरण 4. एक सूची तैयार करना।

कर्मचारी की व्यक्तिगत फाइल में सभी दस्तावेजों को प्राप्ति की तारीख के अनुसार व्यवस्थित किया जाना चाहिए, उन्हें भी क्रमांकित, वर्णित और सिले माना जाता है।

यदि व्यक्तिगत लेखा पत्र एक कार्डबोर्ड कवर में एकत्र किए जाते हैं, तो आंतरिक सूची को शीर्षक पृष्ठ के पीछे रखा जा सकता है या अंतिम दर्ज किया जा सकता है। दस्तावेज़ का शीर्षक शीर्ष पर इंगित किया गया है। नीचे, नाममात्र के मामले में, कर्मचारी का पूरा नाम निर्धारित है। आंतरिक इन्वेंट्री में निम्नलिखित आइटम होते हैं, जिसमें डेटा उनके नाम के अनुसार दर्ज किया जाता है:

• पी / पी - कर्मचारियों की व्यक्तिगत फाइलों के लेखांकन के जर्नल के अनुसार;
• दस्तावेज़ सूचकांक - मामलों के नामकरण के अनुसार स्थापित किया गया है;
• दस्तावेज़ की तारीख - अरबी अंकों में इसके जारी होने की तारीख का संख्यात्मक पदनाम;
• दस्तावेज़ का शीर्षक - उसका नाम (प्रमाण पत्र, डिप्लोमा, आदेश);
• मामले की चादरों की संख्या संख्या के अनुसार एक डिजिटल पदनाम है, जो इस दस्तावेज़ पर चिपका हुआ है;
• शामिल करने की तिथि - मामले की सामग्री में इसकी उपस्थिति की कैलेंडर तिथि;
• नोट - जानकारी को सही करने के लिए उपयोग किया जाता है, उदाहरण के लिए, मूल या एक प्रति को चिह्नित किया जाता है।

सबसे नीचे, शब्दों और संख्याओं में, व्यक्तिगत फाइलों की सूची के दस्तावेजों और पृष्ठों की संख्या इंगित की जाती है। फिर सभी डेटा को जिम्मेदार विशेषज्ञ के डिकोडिंग के साथ हस्ताक्षर द्वारा प्रमाणित किया जाता है और तारीख चिपका दी जाती है।

• निदेशक को पद पर नियुक्त करना: नियम और दस्तावेज

कर्मचारियों की व्यक्तिगत फाइलों के प्रबंधन में क्या शामिल है

कर्मचारियों की व्यक्तिगत फाइलों को बनाए रखने की प्रक्रिया में कई चरण होते हैं।

1. पंजीकरण और लेखा।

कर्मचारियों की व्यक्तिगत फाइलों को पंजीकृत करने और रिकॉर्ड करने की प्रक्रिया उद्यम द्वारा ही स्थापित की जाती है। कर्मचारियों के व्यक्तिगत डेटा के पंजीकरण को नियंत्रित करने वाले संगठन के क्रम में विस्तार से इसे अनिवार्य रूप से लिखा जाना चाहिए।

आमतौर पर कर्मचारियों के निजी मामलों की एक किताब या जर्नल शुरू किया जाता है। उनमें, क्रम में, एक नए पैकेज को एक नंबर सौंपा जाता है, जिसे बाद में सीधे फ़ोल्डर में ही डाल दिया जाता है। उद्यम के लिए मामलों की संख्या केवल इस पत्रिका के अनुसार की जाती है।

रिकॉर्ड बुक में व्यक्तिगत दस्तावेज़ीकरण के प्रत्येक ब्लॉक पर संक्षिप्त जानकारी होती है, अर्थात, उसे दी गई संख्या, व्यक्ति का पूरा नाम, कर्मचारी की व्यक्तिगत फ़ाइल के गठन और बंद होने की तिथि, संग्रह के निर्धारण की कैलेंडर तिथि या स्थानांतरण (एक राज्य निकाय से दूसरे राज्य निकाय में स्थानांतरण प्रक्रिया के दौरान सिविल सेवकों के लिए किया गया)।

2. परिवर्तनों का परिचय।

केवल उस कंपनी के विशेषज्ञ, जिसे प्रबंधन ने नौकरी के लिए यह आरोपित किया है, को व्यक्तिगत फ़ाइल में जानकारी को सही करने का अधिकार है। यदि ऐसा कोई कर्मचारी अनुपस्थित है, तो अस्थायी रूप से इस कार्य को करने वाले कर्मचारी द्वारा व्यक्तिगत क्रेडेंशियल में परिवर्तन किया जाता है, जिसे प्रशासन के आदेश द्वारा भी नियुक्त किया जाता है।

कर्मचारियों की कार्य रिकॉर्ड पुस्तकों में सुधार के अनुरूप सुधार करने की सिफारिश की जाती है। उदाहरण के लिए, एक व्यक्तिगत फ़ाइल के कवर पर एक कर्मचारी के नाम पर एक टाइपो एक क्षैतिज रेखा के साथ पार किया जाता है, और सही अक्षर शीर्ष पर इंगित किया जाता है। किसी भी अन्य जानकारी को उसी तरह सही किया जाना चाहिए।

सभी समायोजन कड़ाई से दस्तावेज़ की एक प्रति और उसके लिंक के साथ संलग्न किए जाते हैं, उदाहरण के लिए, विवाह प्रमाण पत्र के लिए।

3. भंडारण।

कर्मचारियों की सभी व्यक्तिगत फाइलों में व्यक्तिगत जानकारी होती है। यह याद किया जाना चाहिए कि ऐसी जानकारी परोक्ष या प्रत्यक्ष रूप से एक विशिष्ट या पहचान योग्य व्यक्ति से संबंधित है (27 जुलाई, 2006 के संघीय कानून संख्या 152-एफजेड के अनुच्छेद 3 के अनुसार)। नियोक्ता अनिवार्य रूप से व्यक्तिगत डेटा की सुरक्षा के लिए सभी आवश्यकताओं का पालन करने के लिए बाध्य है। इन स्थितियों को अध्याय में दर्शाया गया है। रूसी संघ के श्रम संहिता के 14 और 27 जुलाई, 2006 के संघीय कानून में, नंबर 152-FZ।

कर्मचारियों के व्यक्तिगत डेटा की सुरक्षा पर कानून की आवश्यकताओं के उल्लंघन के दोषी व्यक्तियों को निम्नलिखित प्रकार के दायित्व में लाया जा सकता है:

• अनुशासनात्मक (रूसी संघ के श्रम संहिता के कला। 81 और कला। 192 के खंड 6 के अनुसार);
• सामग्री के लिए (रूसी संघ के श्रम संहिता के अनुच्छेद 243 के भाग 1 के खंड 7 के अनुसार);
• नागरिक और प्रशासनिक (रूसी संघ के प्रशासनिक संहिता के अनुच्छेद 13.11 और 13.14 के अनुसार);
• आपराधिक (रूसी संघ के आपराधिक संहिता के अनुच्छेद 137 और 140 के अनुसार)।

कंपनी के निदेशक को उचित आदेश द्वारा एक विशेषज्ञ नियुक्त करना चाहिए जो कर्मचारियों की व्यक्तिगत फाइलों के प्रबंधन और भंडारण के लिए जिम्मेदार होगा। उसी समय, जिन कर्मचारियों के पास व्यक्तिगत डेटा तक पहुंच होती है, वे उन्हें तीसरे पक्ष के सामने प्रकट नहीं करने और इस जानकारी के विषय की सहमति के बिना जानकारी का खुलासा नहीं करने के लिए बाध्य होते हैं, जब तक कि अन्यथा संघीय कानून द्वारा प्रदान नहीं किया जाता है।

कर्मचारियों की व्यक्तिगत फाइलों को ऐसे स्थान पर संग्रहित किया जाना चाहिए जहां तीसरे पक्ष तक पहुंच सीमित हो, और उन्हें चोरी करना या नुकसान पहुंचाना भी असंभव है। उदाहरण के लिए, तिजोरियों या धातु के अलमारियाँ में। आप मामलों को वर्णानुक्रम में, उनकी संख्या के आधार पर, या कंपनी के संरचनात्मक विभागों द्वारा व्यवस्थित कर सकते हैं।

व्यक्तिगत डेटा की गोपनीयता बनाए रखने के लिए, कर्मचारियों का अधिकार है:

• उनकी व्यक्तिगत फाइलों की सामग्री और इस जानकारी के उपयोग के बारे में पूरी जानकारी;
• कला के पैराग्राफ 8 में प्रदान की गई स्थितियों को छोड़कर, व्यक्तिगत फ़ाइल में निहित किसी भी रिकॉर्ड की प्रतियां प्राप्त करने के अधिकार सहित, उनके डेटा तक मुफ्त पहुंच के लिए। २७.०७.२००६ के संघीय कानून के १४ नंबर १५२-एफजेड;
• उन व्यक्तियों का निर्धारण करना जो कंपनी के कर्मचारियों के व्यक्तिगत डेटा की रक्षा करेंगे;
• कर्मचारियों की शारीरिक स्थिति के बारे में जानकारी प्रदर्शित करने वाले चिकित्सा दस्तावेजों में प्रवेश के लिए;
• गलत (या अधूरी) व्यक्तिगत जानकारी के साथ-साथ कानून के प्रावधानों के उल्लंघन में संसाधित की गई जानकारी को बाहर करने या ठीक करने के लिए। यदि प्रबंधन कर्मचारी के व्यक्तिगत डेटा को बाहर करने या सही करने के अनुरोध पर नकारात्मक प्रतिक्रिया देता है, तो उसे नियोक्ता को लिखित रूप में यह घोषित करने का अधिकार है कि वह इस मामले पर तर्क से असहमत है। एक व्यक्ति की व्यक्तिगत जानकारी, जो एक मूल्यांकनात्मक प्रकृति की है, को इस मुद्दे पर अपने स्वयं के दृष्टिकोण को दर्शाते हुए एक बयान द्वारा पूरक किया जा सकता है;
• नियोक्ता के लिए उन सभी व्यक्तियों को सूचित करने की आवश्यकता के लिए जिन्हें कर्मचारी के गलत या अपूर्ण व्यक्तिगत डेटा को सभी अपवादों, सुधारों या परिवर्धन के बारे में सूचित किया गया था;
• किसी व्यक्ति की व्यक्तिगत जानकारी के प्रसंस्करण और संरक्षण में नियोक्ता के अवैध कार्यों/निष्क्रियता के खिलाफ अदालत में अपील करना।

किसी कर्मचारी के व्यक्तिगत डेटा को केवल उसकी लिखित सहमति से तीसरे पक्ष को आवाज देने की अनुमति है। एक अपवाद केवल उन मामलों में किया जा सकता है जहां किसी व्यक्ति के बारे में बाहरी लोगों को जानकारी का हस्तांतरण उसके जीवन और / या स्वास्थ्य के साथ-साथ रूसी संघ के संघीय कानून द्वारा निर्धारित अन्य स्थितियों में खतरे को रोकने के लिए किया जाता है। .

कर्मचारियों की व्यक्तिगत फाइलों को संग्रह में कैसे पहुंचाया जाता है

मामलों को अभिलेखागार में जमा करना कार्यप्रवाह का एक अभिन्न अंग है। यह एक विशेष तैयारी प्रक्रिया से पहले है। संग्रह में दाखिल करने के लिए किसी कर्मचारी की व्यक्तिगत फ़ाइल को कैसे पंजीकृत करें? भंडारण में भेजने के लिए आवश्यक जानकारी दर्ज करने की व्यवस्था, दस्तावेजों का विवरण कार्मिक विभाग द्वारा प्राप्त संस्थान की पद्धतिगत सहायता से किया जाता है। इस प्रक्रिया में शामिल हैं:

• कर्मचारी की व्यक्तिगत फाइल को दाखिल करना / बाध्य करना;
• फ़ोल्डर के पेजिनेशन की जाँच करना;
• एक आवेदक पत्रक का गठन;
• कर्मचारी की व्यक्तिगत फ़ाइल की आंतरिक सूची का संकलन / स्पष्टीकरण;
• फ़ोल्डर के सामने के कवर के विवरण को समायोजित करना।

कर्मचारियों की व्यक्तिगत फाइलों की सुरक्षा सुनिश्चित करने के लिए, आपको निम्नलिखित कार्य करने होंगे:

• बर्खास्त किए गए श्रमिकों की व्यक्तिगत फाइलों को एक सामान्य कवर में, यानी एक संयुक्त फाइल में समूहित करें, ताकि पृष्ठों की संख्या 250 शीट से अधिक न हो। बर्खास्तगी के वर्षों के अनुसार उन्हें सिलाई करके व्यक्तिगत सामग्री बनाना आवश्यक है;
• कर्मचारी फ़ोल्डरों को एक केस / वॉल्यूम की सीमाओं के भीतर वर्णानुक्रम में (अंतिम नाम से) रखें, अलग-अलग लोगों को संदर्भित करने वाले दस्तावेज़ों का परिसीमन, कागज की एक सफेद शीट के साथ बर्खास्त व्यक्ति के नाम का संकेत;
• प्रत्येक संयुक्त मामले / मात्रा में निवेश करने के लिए एक आंतरिक सूची जिसमें पूरा नाम और चादरों की संख्या का संकेत होता है, जिसकी सीमाओं के भीतर संबंधित सामग्री स्थित होती है।

लंबी अवधि की बचत के लिए कर्मचारियों की व्यक्तिगत साख जमा करना, कार्यालय के काम के पूरा होने के 3 साल बाद तक अनुसूची के अनुसार नहीं किया जाता है। कर्मचारी की व्यक्तिगत फ़ाइल को संग्रह में भेजने से पहले, गोदाम विशेषज्ञ स्थानांतरण के लिए उसकी तैयारी की पूर्णता और साक्षरता की जाँच करता है। ऑडिट के दौरान पाई गई त्रुटियों को कंपनी के मानव संसाधन विभाग द्वारा ठीक किया जाता है। उनकी उपस्थिति के बारे में चिह्नों की स्थापना के साथ सूची के अनुसार फ़ोल्डरों का संचरण और स्वागत किया जाता है।

कर्मचारियों की व्यक्तिगत फाइलों का प्रबंधन निश्चित रूप से हमारे लेख में निर्दिष्ट सख्त नियमों के अनुसार किया जाना चाहिए, यहां तक ​​कि उन नियोक्ताओं द्वारा भी जिनके लिए यह प्रक्रिया अनिवार्य नहीं है। लेकिन ये मानदंड उन दस्तावेजों की तैयारी पर लागू नहीं होते हैं जिन्हें "व्यक्तिगत फ़ाइल" नहीं कहा जाता है, बल्कि "व्यक्तिगत फ़ोल्डर", "व्यक्तिगत फ़ाइल", "डोजियर" कहा जाता है। इस मामले में, मानव संसाधन विभाग के एक विशेषज्ञ को याद रखना चाहिए:

• किसी भी स्थिति में, नाम की परवाह किए बिना, इन फ़ोल्डरों में किसी व्यक्ति की व्यक्तिगत जानकारी होती है, जिसके संबंध में व्यक्तिगत जानकारी की सुरक्षा के संबंध में रूसी संघ के श्रम संहिता में निर्धारित सभी प्रावधानों का पालन करना आवश्यक है;
• किसी विशेषज्ञ के श्रम अनुबंध को उसकी व्यक्तिगत फ़ाइल में रखा जा सकता है, लेकिन किसी भी मामले में फ़ाइल आदि में नहीं। एक अनुबंध जो किसी नागरिक के व्यक्तिगत दस्तावेज़ीकरण में शामिल नहीं था, उसे एक स्वतंत्र फ़ाइल के रूप में तैयार किया जाना चाहिए "एक के साथ श्रम अनुबंध कर्मचारी।"

इलेक्ट्रॉनिक रूप में कर्मचारी की व्यक्तिगत फाइल

अधिक से अधिक संगठन अपने कर्मचारियों के बारे में जानकारी दर्ज करने के इलेक्ट्रॉनिक विकल्प पर स्विच कर रहे हैं। आज तक, बड़ी संख्या में रूसी संगठनों ने मानव संसाधन रिकॉर्ड प्रबंधन के स्वचालन को लागू किया है या अभी इस प्रक्रिया को शुरू किया है। इसे एक प्रवृत्ति प्रवृत्ति नहीं कहा जा सकता है, बल्कि ऐसे कदम तत्काल आवश्यकता के कारण होते हैं। कर्मचारियों की व्यक्तिगत फाइलें तेजी से इलेक्ट्रॉनिक रूप से संचालित और संग्रहीत की जा रही हैं, अर्थात एक पीसी पर डेटाबेस में। कागज प्रारूप में दस्तावेज़ अभी भी उपयोग किए जाते हैं, लेकिन केवल पुनर्बीमा की भूमिका में।

इलेक्ट्रॉनिक प्रारूप में कर्मचारियों की व्यक्तिगत फाइलों के साथ काम करना सबसे पहले सुविधाजनक है। मानव संसाधन विशेषज्ञ को धूल में सांस लेने और सही फ़ोल्डर की तलाश करने की आवश्यकता नहीं है। इस संबंध में, इलेक्ट्रॉनिक फाइलों के स्पष्ट लाभों में समय और प्रयास बर्बाद किए बिना, आवश्यक जानकारी को जल्दी से खोजने की क्षमता है।

इस तथ्य पर ध्यान देना आवश्यक है कि सभी रिकॉर्ड कंप्यूटर प्रारूप में नहीं रखे जा सकते हैं। उदाहरण के लिए, कार्य पुस्तकों की अनुमति नहीं है।

यदि दस्तावेज़ में कर्मचारी के व्यक्तिगत हस्ताक्षर करना आवश्यक है, तो यह भी कागज के रूप में होना चाहिए।

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बर्खास्त कर्मचारियों की निजी फाइलें कैसे बंद की जाती हैं

यदि कोई कर्मचारी आपकी कंपनी में काम करना बंद कर देता है, तो उसकी बर्खास्तगी के समय उसका निजी खाता बंद कर दिया जाता है। ऐसे मामले को उचित रूप से औपचारिक रूप दिया जाना चाहिए। ऐसा करने के लिए, आपको सभी दस्तावेजों की उपस्थिति और फ़ोल्डर में इसके प्लेसमेंट की जांच करने की आवश्यकता है, क्योंकि कागजात को कालानुक्रमिक क्रम में व्यवस्थित किया जाना चाहिए, साथ ही साथ पृष्ठ क्रमांकन भी।

सभी उपलब्ध केस सामग्री को आंतरिक सूची में सूचीबद्ध किया गया है, जिसे उस कर्मचारी द्वारा अनुमोदित किया जाना चाहिए जिसने इसे निष्पादित किया है। इसके लिए एक अंतिम नोट बनाया जाता है, जिसमें इसमें शामिल दस्तावेजों की संख्या और अंतरतम सूची के पृष्ठों की संख्या जिनकी अपनी संख्या होती है, संख्याओं और शब्दों में चिपका दी जाती है।

एक सत्यापन पत्रक अलग कागज पर तैयार किया जाता है, इस दस्तावेज़ का रूप नियमों के परिशिष्ट संख्या 9 में दिया गया है। य़ह कहता है:

• अंकों और शब्दों में, मामले के क्रमांकित पृष्ठों की संख्या;
• मामले की आंतरिक सूची की चादरों की संख्या;
• एक फ़ोल्डर में दस्तावेज़ क्रमांकन की विशिष्टताएँ: अक्षर केस नंबरों की उपस्थिति, छूटी हुई संख्याएँ, पृष्ठ संख्याएँ जिन पर तस्वीरें चिपकाई जाती हैं, गैर-मानक शीटों की संख्या, संलग्नक के साथ लिफाफे और उनमें रखी गई चादरों की संख्या;
• ब्रोशर की मुद्रित प्रतियों के मामले में उपस्थिति, उनमें पृष्ठों की संख्या के साथ, यदि वे मामले की सामान्य सकल संख्या में नोट नहीं किए गए थे।

इसे जारी करने वाले कर्मचारी के हस्ताक्षर प्रमाणन पत्रक पर लगाए जाते हैं। इस दस्तावेज़ में संबंधित अधिनियम के संदर्भ में फ़ोल्डर की संरचना और स्थिति (मूल दस्तावेज़ों की क्षति या प्रतिस्थापन) में सभी और समायोजन नोट किए गए हैं।

इसके अलावा, कर्मचारी की निजी फाइल को सिला जाता है। साथ ही, प्रत्येक फ़ोल्डर के अंत में एक सत्यापन पत्रक संलग्न होता है, और शुरुआत में - एक आंतरिक सूची। ऐसी स्थिति में जहां यह दस्तावेज़ीकरण मामले से जुड़ा नहीं था, तब इन्वेंट्री को फ़ोल्डर के सामने के कवर के अंदरूनी हिस्से से चिपका दिया जाता है, और शीट के ऊपरी भाग के लिए इन्वेंट्री पर प्रमाणन शीट चिपका दी जाती है।

फिर, मामले के शीर्षक पृष्ठ पर, इसके समापन का दिन लिखा जाता है, अर्थात, कर्मचारी को बर्खास्त करने के आदेश के जारी होने की सही तारीख और व्यक्तिगत जानकारी के लिए भंडारण अवधि। बचत अवधि की गणना कर्मचारी की बर्खास्तगी के वर्ष के 1 जनवरी से की जाती है। कला के अनुसार। २२.१. 22.10.2004 के संघीय कानून संख्या 125-एफजेड, भंडारण अवधि 50 वर्ष (यदि व्यक्तिगत फ़ाइल 2003 के बाद बनाई गई थी) या 75 वर्ष (यदि फ़ोल्डर 2003 से पहले बनाई गई थी) हो सकती है। यह मत भूलो कि यदि व्यक्तिगत फ़ाइल में विभिन्न अस्थायी बचत व्यवस्थाओं वाले दस्तावेज़ शामिल हैं, उदाहरण के लिए, एक काम पर रखने के आदेश के लिए, भंडारण अवधि 75 वर्ष है, और बर्खास्तगी आदेश के लिए - 50 वर्ष, तो कर्मचारी की व्यक्तिगत फ़ाइल को में रखा जाना चाहिए संग्रह, अधिकतम अवधि के लिए निर्देशित।

यदि किसी कर्मचारी के लावारिस व्यक्तिगत दस्तावेज हैं, उदाहरण के लिए, एक कार्यपुस्तिका, एक सैन्य आईडी, तो उन्हें एक लिफाफे में बदल दिया जाता है जिसे एक व्यक्तिगत फ़ोल्डर में दर्ज किया जाता है।

व्यक्तिगत फाइल में संलग्न संलग्नक वाले सभी लिफाफों की अपनी संख्या होती है। इस मामले में, लिफाफे को पहले नंबर दिया जाता है, और फिर उसमें संलग्न प्रत्येक दस्तावेज़ को अगले नंबर के साथ क्रमांकित किया जाता है।

"सामान्य निदेशक के स्कूल" में नया पाठ्यक्रम

संगठन के कर्मचारियों की व्यक्तिगत फाइलों के रखरखाव और भंडारण की जिम्मेदारी

व्यक्तिगत फ़ाइल में संग्रहीत सभी जानकारी व्यक्तिगत डेटा की श्रेणी से संबंधित है, इसलिए नियोक्ताओं को संबंधित कानून के मानदंडों और आवश्यकताओं का पालन करना चाहिए।

कला में निर्धारित नियमों के अनुसार। रूसी संघ के श्रम संहिता के 14, कर्मचारियों की व्यक्तिगत फाइलों के प्रबंधन को 27 जुलाई, 2006 के व्यक्तिगत डेटा एन 152-एफजेड की सुरक्षा पर कानून के सभी प्रावधानों का पालन करना चाहिए। यदि कंपनी के निदेशक ने निर्णय लिया है कि अपने कर्मचारियों के कार्मिक रिकॉर्ड को व्यवस्थित करना आवश्यक है, तो वह व्यक्तिगत जानकारी के रिसाव से बचने के लिए इस प्रक्रिया को जिम्मेदारी से लेने के लिए बाध्य है। यह याद रखना चाहिए कि कला के अनुसार। रूसी संघ के श्रम संहिता के 90, व्यक्तिगत डेटा की सुरक्षा के उल्लंघन के दोषी लोगों को कानून के अनुसार दंडित किया जा सकता है।

रूसी संघ के प्रशासनिक अपराधों की संहिता कर्मचारियों की व्यक्तिगत जानकारी के भंडारण और उपयोग की प्रक्रिया के लिए आवश्यकताओं का पालन न करने पर सजा का प्रावधान करती है। कला में। इस तरह के उल्लंघन के लिए उपरोक्त संहिता के 13.11, जुर्माना जारी किया जाता है:

• एक अधिकारी के लिए - 500 से 1,000 रूबल तक;
• कंपनियां - 5,000 से 10,000 रूबल तक।

यदि किसी कर्मचारी की ओर से अधिकार का दुरुपयोग पाया गया, जिसके पास व्यक्तिगत डेटा बेस तक पहुंच है और वह अपनी फ़ाइल, कला में संग्रहीत किसी व्यक्ति के व्यक्तिगत जीवन के बारे में जानकारी के अवैध संग्रह और प्रसार में लगा हुआ है। रूसी संघ के आपराधिक संहिता का 137, जिसका अर्थ है जुर्माना और सुधारात्मक श्रम के रूप में सजा।

कंपनी के प्रबंधन के लिए, यह जानना पर्याप्त नहीं है कि कर्मचारी के व्यक्तिगत रिकॉर्ड में क्या होना चाहिए, विभाग के कामकाज को सुनिश्चित करने के लिए सभी प्रक्रियाओं पर काम किया जाना चाहिए, जो पंजीकरण करेगा, नई जानकारी दर्ज करेगा और व्यक्तिगत सामग्री का भंडारण करेगा। इस तरह के नौकरी कर्तव्यों, एक नियम के रूप में, कार्मिक विभाग के विशेषज्ञों द्वारा किए जाते हैं जो कार्यालय की कार्य प्रक्रिया से परिचित हैं और जिम्मेदारी के पूर्ण दायरे को समझते हैं, उनके पास उपयुक्त शिक्षा भी है।

यह ध्यान में रखा जाना चाहिए कि कर्मचारी डेटा की सुरक्षा न केवल उन कर्मचारियों द्वारा सुनिश्चित की जाती है जो आवश्यक दस्तावेज तैयार करने में सीधे शामिल होते हैं, बल्कि कंपनी के निदेशक द्वारा भी सुनिश्चित किए जाते हैं।

इस संबंध में, व्यक्तिगत जानकारी के प्रकटीकरण को रोकने के लिए, विशेषज्ञों और प्रबंधकों का एक संकीर्ण चक्र निर्धारित किया जाता है, जिन्हें व्यक्तिगत लेखांकन तक पहुंच की अनुमति है। संगठन के निदेशक द्वारा हस्ताक्षरित एक आदेश द्वारा पदों और पूर्ण नामों और नामों के संकेत के साथ उनकी एक पूरी सूची स्थापित की जानी चाहिए।

मसौदा विनियमों को पोस्ट करने के लिए एक ही पोर्टल पर, 2 बिल सामने आए हैं जो नियोक्ताओं सहित नागरिकों के व्यक्तिगत डेटा को संसाधित और संग्रहीत करने वाली सभी कंपनियों को प्रभावित करेंगे। पहले दस्तावेज़ के पाठ को देखते हुए, व्यक्तिगत डेटा एकत्र करते समय, ऑपरेटरों को इस डेटा को प्रतिरूपित करने की आवश्यकता होगी।

कला के अनुसार। 3, व्यक्तिगत डेटा का प्रतिरूपण क्रियाओं का एक समूह है जो आपको किसी विशिष्ट विषय से संबंधित जानकारी को आंशिक रूप से छिपाने की अनुमति देता है: यह पता लगाना असंभव है कि अतिरिक्त जानकारी के बिना डेटा का मालिक कौन है। अब इस तरह के आयोजन केवल राज्य और नगरपालिका अधिकारियों के लिए अनिवार्य हैं, लेकिन अगले साल नियोक्ताओं सहित अधिकांश कंपनियों द्वारा प्रतिरूपण की आवश्यकताओं को पूरा करना होगा।

जानकारी को Roskomnadzor आदेश संख्या 996 दिनांक 09/05/2013 के अनुसार प्रतिरूपित किया जाएगा, जो निम्नलिखित विधियों का उपयोग करने की अनुशंसा करता है:

• जानकारी के हिस्से का प्रतिस्थापन;
• डेटा की संरचना या शब्दार्थ बदलना;
• व्यक्तिगत अभिलेखों या अभिलेखों के समूहों का मिश्रण (पुनर्व्यवस्था), जो सूचना और विशिष्ट विषयों के बीच संबंध खोजने की अनुमति नहीं देगा।

व्यक्तिगत डेटा को प्रतिरूपित करने के दायित्व का पालन करने में विफलता या स्थापित आवश्यकताओं या विधियों का अनुपालन न करने के लिए, एक अलग सजा शुरू करने की योजना है। यह अधिकारियों द्वारा चर्चा किए गए एक अन्य विधेयक द्वारा प्रदान किया गया है। यदि अनुमोदित हो, तो वे संकेत देंगे कि इस तरह के उल्लंघन के लिए नागरिकों पर 1,500 रूबल तक का जुर्माना लगाया जा सकता है, और अधिकारियों पर - 6,000 रूबल तक। व्यक्तिगत उद्यमियों को 10,000 रूबल तक के जुर्माने की धमकी दी जाती है, और संगठनों को - 30,000 तक।

जैसा कि दूरसंचार और जन संचार मंत्रालय में बताया गया है, जहां दोनों दस्तावेज विकसित किए गए थे, व्यक्तिगत डेटा पर कानून बताता है कि व्यक्तिगत जानकारी एकत्र करने और संसाधित करने के लक्ष्यों को प्राप्त करने के बाद, सभी डेटा को नष्ट या प्रतिरूपित किया जाना चाहिए। इसलिए, कंपनियां अक्सर सूचनाओं की एक श्रृंखला जमा करती हैं जिन्हें किसी तरह निपटाने की आवश्यकता होती है। जबकि डेटा प्रतिरूपण के लिए विशिष्ट आवश्यकताएं और विधियां राज्य और नगरपालिका अधिकारियों के लिए प्रदान की जाती हैं, वे अन्य ऑपरेटरों के लिए अनिवार्य नहीं हैं, इसलिए कंपनियां अपने स्वयं के तरीकों का उपयोग कर सकती हैं। इस स्थिति को हल करने के लिए, साथ ही नागरिकों की व्यक्तिगत जानकारी की सुरक्षा के स्तर को बढ़ाने के लिए, सभी ऑपरेटरों के लिए अनुमोदित नियमों का विस्तार करने का प्रस्ताव किया गया था। और Roskomnadzor कानून के कार्यान्वयन को नियंत्रित करेगा।

व्यक्तिगत डेटा संग्रहीत करने के बारे में अधिकारी अब क्या कह रहे हैं: ऐसी शर्तें जिनके तहत दस्तावेज़ों की प्रतियां संग्रहीत करना सुरक्षित है

श्रम और रोजगार के लिए संघीय सेवा के विशेषज्ञ इस तथ्य की ओर ध्यान आकर्षित करते हैं कि निजी कंपनियों के लिए विधायी स्तर पर एक व्यक्तिगत फ़ाइल के संचालन की प्रक्रिया स्थापित नहीं है। इस संबंध में, अधिकारी गोपनीयता के क्षेत्र में संबंधों को नियंत्रित करने वाले नियमों के साथ-साथ व्यक्तिगत जानकारी के संग्रह और भंडारण पर ध्यान केंद्रित करने का प्रस्ताव करते हैं।

रोस्ट्रड इस बात पर जोर देते हैं कि संविधान के अनुसार, किसी नागरिक के व्यक्तिगत डेटा को एकत्र करने, संग्रहीत करने, उपयोग करने और वितरित करने के लिए केवल तभी मना किया जाता है, जब उसने स्वयं अपनी व्यक्तिगत जानकारी के प्रसंस्करण के लिए सहमति नहीं दी हो। इसी तरह के मानदंड निहित हैं। इसे ध्यान में रखते हुए, यदि कर्मचारी अपने बारे में जानकारी संग्रहीत और संसाधित करने के लिए सहमत हो गया है, तो नियोक्ता को कर्मचारी की फाइल में दस्तावेजों की प्रतियां रखने का अधिकार है, विशेष रूप से, एसएनआईएलएस, टिन।

वहीं, अधिकारी स्पष्ट करते हैं कि कला। रूसी संघ के श्रम संहिता के ८६जिन उद्देश्यों के लिए नियोक्ताओं को कर्मचारियों के व्यक्तिगत डेटा का उपयोग करने की अनुमति है, वे इंगित किए गए हैं। इनके लिए उपयोग किया जाता है:

• कानूनों और अन्य विनियमों का अनुपालन सुनिश्चित करना;
• नौकरी खोजने में सहायता;
• शिक्षा और कैरियर विकास प्रदान करना;
• कर्मचारियों की व्यक्तिगत सुरक्षा सुनिश्चित करना;
• प्रदर्शन किए गए कार्य की मात्रा और गुणवत्ता का नियंत्रण और संपत्ति की सुरक्षा सुनिश्चित करना।

संपादकीय बोर्ड से

जिन उद्देश्यों के लिए नियोक्ता कर्मचारियों के व्यक्तिगत डेटा का उपयोग कर सकते हैं, उनकी सूची बंद है, और प्रतियों का किसी अन्य तरीके से उपयोग नहीं किया जा सकता है। उदाहरण के लिए, पासपोर्ट कापियर कर्मचारी के व्यक्तिगत कार्ड को भरने में मदद करेगा, शायद कुछ और दस्तावेज, लेकिन फिर इसकी आवश्यकता नहीं है। लेकिन कई संगठन पासपोर्ट और अन्य दस्तावेजों की प्रतियां परंपरा के अनुसार रखते हैं, बिना पूरी तरह से समझे कि उनकी आवश्यकता क्यों है। और नौकरी से निकाले जाने के बाद भी।

अब एक कर्मचारी के व्यक्तिगत डेटा के भंडारण के लिए "ठीक उसी तरह" जुर्माना लगाया जाता है, और नियोक्ता चिंता करने लगे: क्या करना है? यदि संगठन को वास्तव में ऐसे दस्तावेजों की आवश्यकता है, तो इसे एलएनए के साथ निर्धारित करें, भंडारण के लिए सहमति प्राप्त करें, और फिर निरीक्षकों को यह समझाने के लिए तैयार रहें कि उनका उपयोग किस लिए किया जाता है।

कानून का पालन न करने पर जुर्माना

क्या अधीनस्थों की व्यक्तिगत फाइलों में दस्तावेजों की प्रतियां रखना संभव है, जैसे, अधिकारियों ने उत्तर दिया। फिर भी, न्यायिक व्यवहार में पहले से ही ऐसे मामले हैं जब न्यायाधीशों ने नियोक्ता के लिए प्रतियां रखना अनावश्यक माना। विशेष रूप से, मार्च ११, २०१४ के उत्तरी काकेशस जिले की संघीय एंटीमोनोपॉली सेवा के मामले में संख्या A53-10287 / २०१३ में कहा गया है कि काम पर रखे गए कर्मचारियों के व्यक्तिगत डेटा के प्रसंस्करण के लिए, यह जानकारी को सत्यापित करने के लिए पर्याप्त है मूल के साथ, और पासपोर्ट की प्रतियां रखने की कोई आवश्यकता नहीं है।

यह आपको तय करना है कि कर्मचारियों की फाइलों में उनके व्यक्तिगत दस्तावेजों की प्रतियां निवेश करना है या नहीं। हम आपको केवल यह याद दिलाएंगे कि व्यक्तिगत डेटा के क्षेत्र में मानदंडों के उल्लंघन के लिए सजा का प्रावधान है। इसलिए, कानून द्वारा निर्धारित नहीं किए गए मामलों में व्यक्तिगत जानकारी के प्रसंस्करण के लिए, साथ ही स्थापित लक्ष्यों के साथ असंगत प्रसंस्करण के लिए, अधिकारियों पर 5,000-10,000 रूबल और संगठन पर 30,000-50,000 रूबल का जुर्माना लगाया जा सकता है।

रोस्ट्रुड के स्पष्टीकरण के आलोक में, नियोक्ता पर खंड 2 के अनुसार जुर्माना लगाया जा सकता है। इसके अनुसार, व्यक्तिगत डेटा के विषय की लिखित सहमति के बिना सूचना के प्रसंस्करण के लिए, अधिकारियों के लिए जुर्माना 10,000-20,000 रूबल तक बढ़ाया जाता है, और कंपनियों के लिए - 15,000-75,000 रूबल तक।

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नमस्कार! इस लेख में, हम एक कर्मचारी की व्यक्तिगत फ़ाइल जैसी अवधारणा के बारे में बात करेंगे।

आज आपको पता चलेगा:

1. व्यक्तिगत फ़ाइल क्या कहलाती है और किन मामलों में यह रखने योग्य है;
2. इसमें कौन से दस्तावेज शामिल होने चाहिए;
3. मामलों को कितना और कैसे स्टोर करना है।

नियोक्ताओं की सभी श्रेणियों को अपने कर्मचारियों की व्यक्तिगत फाइलें रखने की आवश्यकता नहीं है। लेकिन टीम प्रबंधन की प्रभावशीलता के लिए, उन्हें बनाने की सलाह दी जाती है। इसे सही तरीके से कैसे करें, हम आज चर्चा करेंगे।

व्यक्तिगत फ़ाइल: यह क्या है और क्यों रखें

सबसे पहले, यह दस्तावेज़ीकरण का एक सेट है जो किसी विशिष्ट कार्यस्थल पर किसी कर्मचारी की गतिविधियों की विशेषता है। माना जाता है कि यह मामला उस क्षण से स्थापित किया गया था जब इसमें पहला दस्तावेज सामने आया था। रखरखाव आमतौर पर कार्मिक विभाग द्वारा किया जाता है, कम अक्सर लेखा विभाग द्वारा।

अक्सर, एक व्यक्तिगत मामले को एक कार्यपुस्तिका के बराबर रखा जाता है, हालांकि यह गलत है। कार्य रिकॉर्ड में कार्य के अतीत और वर्तमान स्थान को छोड़कर, डोजियर के विपरीत कोई जानकारी नहीं होती है।

व्यक्तिगत फ़ाइल की संरचना बदल जाती है और पूरक होती है क्योंकि एक व्यक्ति अपनी श्रम गतिविधि करता है।

किसके लिए जारी करें

बिना असफल हुए, राज्य सिविल सेवा में कार्यरत लोगों पर व्यक्तिगत मामलों का संचालन किया जाता है। यह रूसी संघ के कानून द्वारा आवश्यक है। उद्यमी इस मुद्दे को स्थानीय नियमों द्वारा नियंत्रित कर सकते हैं। और इसका मतलब है कि कार्मिक विभाग के कर्मचारी केवल प्रमुख कर्मचारियों के लिए व्यक्तिगत फाइलें शुरू कर सकते हैं।

इस समूह में शामिल हैं:

• नेतृत्व कर्मचारी और उनकी जगह लेने वाले व्यक्ति;
• मुख्य विशेषज्ञ;
• संपत्ति और क़ीमती सामानों के लिए जिम्मेदार व्यक्ति;
• करियर में उन्नति की संभावना वाले कर्मचारी।

लेकिन फिर भी, सभी कर्मचारियों पर ऐसे डोजियर शुरू करना उपयोगी होगा, क्योंकि वे किसी भी समय आवश्यक कर्मचारियों के बारे में जानकारी दर्शाते हैं।

व्यवसाय तक किसके पास पहुंच है

केवल एक कार्मिक अधिकारी या प्रमुख के आदेश से नियुक्त एक लेखाकार ही जानकारी दर्ज कर सकता है और मामले को संग्रह में जमा कर सकता है। यदि मामले से गोपनीय जानकारी का रिसाव होता है, तो इसके लिए सभी जिम्मेदारी इस व्यक्ति पर आ जाएगी।

ऐसी अप्रिय स्थितियों से बचने के लिए, व्यक्तिगत फाइलों को विशेष रूप से निर्दिष्ट कमरे में, या तिजोरियों और धातु के अलमारियाँ में रखना बेहतर होता है, जहाँ तक तीसरे पक्ष की पहुँच नहीं हो सकती है।

इसके अलावा, जिम्मेदार व्यक्ति प्रत्येक कर्मचारी को हर 12 महीने में कम से कम एक बार अपनी व्यक्तिगत फाइल से परिचित कराने के लिए बाध्य है।

कानून प्रवर्तन एजेंसियों को मामले प्रस्तुत करना

यदि आवश्यक हो और अनुरोध पर, कर्मचारियों की व्यक्तिगत फाइलों के कागजात कानून प्रवर्तन अधिकारियों को प्रदान किए जा सकते हैं।

एक व्यक्तिगत फ़ाइल का पंजीकरण

किसी कर्मचारी की व्यक्तिगत फ़ाइल कैसे तैयार करें, इस पर एक छोटा वीडियो देखें और सब कुछ स्पष्ट हो जाएगा:

व्यक्तिगत मामलों के संचालन के बारे में बात करने से पहले, आइए हम उन्हें सही तरीके से व्यवस्थित करने के तरीके पर अधिक विस्तार से ध्यान दें। मामले का गठन किसी व्यक्ति को काम पर रखने की तारीख से शुरू होता है और उसके रोजगार के क्षण तक जारी रहता है। प्रत्येक मामले के लिए, या कम से कम एक फ़ाइल के लिए एक अलग फ़ोल्डर लेना बेहतर है।

जब एक मानव संसाधन कर्मचारी एक व्यक्तिगत फाइल बनाता है, तो उसे याद रखना चाहिए कि:

• दस्तावेजों के मूल को फोटोकॉपी के साथ बदलना बेहतर है, ऐसी स्थिति से बचने के लिए जब एक महत्वपूर्ण दस्तावेज का मूल खो जाता है (अक्सर ऐसे मामले होते हैं जब डिप्लोमा के मूल खो जाते हैं, और उन्हें पुनर्स्थापित करना आसान नहीं होता है);
• प्रत्येक दस्तावेज़ की एक प्रति मामले में शामिल है;
• अस्थायी भंडारण और स्थायी के दस्तावेज - एक साथ संग्रहीत नहीं;
• यह बेहतर है कि एक मामला 4 सेमी मोटाई से अधिक न हो;
• दस्तावेज़ीकरण के रूप में उसी स्थान पर अनुप्रयोगों को संग्रहीत करना बेहतर है।

सभी व्यक्तिगत फाइलों को उसी तरह से तैयार किया जाना चाहिए, साथ ही महत्वपूर्ण दस्तावेजों के नुकसान से बचने के लिए व्यक्तिगत रिकॉर्ड का लॉग भी रखना चाहिए।

तो, एक व्यक्तिगत फ़ाइल के पंजीकरण का एक नमूना:

• व्यक्तिगत फ़ाइल के कवर में कर्मचारी का उपनाम और आद्याक्षर होता है, जिस तारीख को मामला शुरू किया गया था;
• यदि मामलों को संग्रहीत करने के लिए कोई अलग फ़ोल्डर नहीं हैं, तो उन्हें वर्णानुक्रम में एक फ़ोल्डर में व्यवस्थित करना बेहतर है;
• पृष्ठों की संख्या 250 से अधिक नहीं होनी चाहिए;
• प्रत्येक फ़ोल्डर को केस नंबर के साथ चिह्नित किया जाता है।

कर्मचारी की व्यक्तिगत फाइल में क्या होना चाहिए

व्यक्तिगत फ़ाइल की संरचना नियामक अधिनियमों के स्तर पर विनियमित नहीं है। यह केवल राज्य के लिए सख्ती से स्वीकृत है। कर्मचारियों। कोई भी संगठन स्वीकृत सूची का उपयोग कर सकता है और यह तय कर सकता है कि उसके कर्मचारियों की फाइलों में कौन से दस्तावेज शामिल किए जाएं और कौन से नहीं।

सूची इस प्रकार है:

• पासपोर्ट की एक फोटोकॉपी (अक्सर पहला पृष्ठ, वैवाहिक स्थिति और पंजीकरण का स्थान);
• एक डिप्लोमा की एक फोटोकॉपी, उन्नत प्रशिक्षण पर एक दस्तावेज, और इसी तरह;
• एसएनआईएलएस की फोटोकॉपी;
• यदि कर्मचारी सैन्य सेवा के लिए उत्तरदायी है - इसकी पुष्टि करने वाले दस्तावेज़ की एक प्रति;
• फोटोकॉपी;
• पेशेवर परीक्षा और चिकित्सा परीक्षा के पारित होने पर दस्तावेज़ीकरण (यदि यह कंपनी की गतिविधियों द्वारा प्रदान किया जाता है);
• नागरिक का आपराधिक रिकॉर्ड है या नहीं, इसका प्रमाण पत्र (यदि कानून द्वारा प्रदान किया गया हो);
• कर्मचारी द्वारा व्यक्तिगत रूप से लिखा गया एक नौकरी आवेदन;
• आत्मकथा;
• उदाहरण;
• कार्यपुस्तिका की एक फोटोकॉपी;
• सत्यापन सामग्री (यदि कोई हो);
• कर्मचारी की तस्वीरें, जो समय-समय पर अपडेट की जाती हैं;
• व्यक्तिगत फाइलों की सूची।

इस सूची को बदला जा सकता है, पूरक किया जा सकता है, यह इस बात पर निर्भर करता है कि कंपनी किन गतिविधियों का संचालन करती है और कौन सी कार्मिक नीति लागू करती है।

इसके अलावा, सभी दस्तावेजों को कालानुक्रमिक क्रम में मामले में व्यवस्थित किया जाना चाहिए: सबसे पहले जो किसी व्यक्ति को काम पर रखने के दौरान निवेश किए गए थे, फिर वे जो उसकी गतिविधि के दौरान दिखाई दिए।

कानून द्वारा किसी कर्मचारी के व्यक्तिगत जीवन के बारे में जानकारी, राजनीति और धर्म पर उसके विचारों के बारे में जानकारी शामिल करना कानून द्वारा निषिद्ध है, अगर उसने इसके लिए लिखित सहमति नहीं दी है।

व्यक्तिगत फाइलों के लिए नमूने और दस्तावेजों के रूप

• व्यक्तिगत फ़ाइल प्रश्नावली
• व्यक्तिगत फाइलों की आंतरिक सूची
• व्यक्तिगत फ़ाइल का शीर्षक पृष्ठ / कवर

एक व्यक्तिगत फ़ाइल और एक जेवेरिटेल शीट के लिए एक आंतरिक सूची को भरने का एक नमूना।

व्यापार करना

इस प्रक्रिया में शामिल हैं:

• संबंधित अनुभागों में प्रविष्टियां करना;
• दस्तावेज़ीकरण को वापस लेने की प्रक्रिया जो अप्रासंगिक हो गई है या जिसकी अब आवश्यकता नहीं है;
• दस्तावेज़ीकरण की सुरक्षा के लिए व्यक्तिगत फ़ाइलों की जाँच करना;
• एक व्यक्तिगत फ़ाइल के हिस्से के रूप में।

यदि किसी कर्मचारी का व्यक्तिगत डेटा बदलता है, तो वे आमतौर पर मानव संसाधन विभाग को इसकी सूचना देते हैं। बेशक, इसे लिखित रूप में करना बेहतर है। कार्मिक विभाग के कर्मचारी द्वारा फ़ाइल में उपयुक्त रिकॉर्ड बनाने के बाद, मूल दस्तावेज़ कर्मचारी को वापस कर दिया जाता है। यदि आवश्यक हो, तो आपको दस्तावेज़ की एक प्रति बनानी होगी और उसे फ़ाइल में संलग्न करना होगा।

सभी रिकॉर्ड केवल दस्तावेज़ीकरण के मूल या नोटरी द्वारा प्रमाणित प्रतियों के आधार पर बनाए जाते हैं। प्रविष्टियां हाथ से काली, नीली या बैंगनी स्याही से सावधानीपूर्वक, दाग और सुधार से बचने के लिए की जाती हैं। यदि आवश्यक हो, तो रिकॉर्ड को संगठन की मुहर और मानव संसाधन कर्मचारी के हस्ताक्षर का उपयोग करके प्रमाणित किया जाता है।

मामले में घिरी हुई सभी चादरें क्रमांकित हैं। और नंबरिंग आंतरिक इन्वेंट्री में परिलक्षित होती है। ऐसी सूची को उन दस्तावेजों को ध्यान में रखने के लिए संकलित किया जाता है जिन्हें 10 से अधिक वर्षों से संग्रहीत किया गया है।

यदि मामला संग्रह में दाखिल करने के लिए तैयार किया जा रहा है, तो आंतरिक सूची के सभी पत्रक भी क्रमांकित किए जाते हैं, केवल मामले की चादरों से अलग।

पंजीकरण लॉग: कैसे बनाए रखें

कर्मचारियों की व्यक्तिगत फाइलों को ध्यान में रखना आवश्यक है। इसका मानक रूप स्वीकृत नहीं किया गया है, जिसका अर्थ है कि आप इंटरनेट से एक नमूना ले सकते हैं या इसे किसी स्टोर में खरीद सकते हैं। प्रत्येक कॉलम की सामग्री को संगठन के आधार पर बदला जा सकता है।

जर्नल में निम्नलिखित दर्ज किया गया है: केस नंबर, उनकी शुरुआत की तारीख, कर्मचारियों का उपनाम और आद्याक्षर और अन्य जानकारी। जब कोई व्यक्तिगत फ़ाइल बंद हो जाती है, तो जर्नल में एक नोट बनाया जाता है: वे एक तारीख डालते हैं और उस कारण को दर्ज करते हैं जिसके लिए फ़ाइल बंद की गई थी।

अतिरिक्त जानकारी आमतौर पर "अन्य" या "नोट्स" कॉलम में दर्ज की जाती है।

इलेक्ट्रॉनिक व्यक्तिगत फ़ाइल

आजकल, कई रूसी कंपनियों ने स्वचालन को लागू करना या लागू करना शुरू कर दिया है। इसे शायद ही फैशन-फॉलोइंग कहा जा सकता है, बल्कि एक आवश्यकता है। कर्मचारियों की व्यक्तिगत फाइलें तेजी से कंप्यूटर डेटाबेस में रखी और संग्रहीत की जा रही हैं। कागजी दस्तावेजों का उपयोग किया जाता है, लेकिन ज्यादातर पुनर्बीमा के रूप में।

व्यक्तिगत फ़ाइल को इलेक्ट्रॉनिक रूप में बनाए रखना और संग्रहीत करना, सबसे पहले, सुविधाजनक है। एक मानव संसाधन कर्मचारी को सही खोजने के लिए, धूल को निगलने, चीजों को स्थानांतरित करने की आवश्यकता नहीं है। इसलिए, इलेक्ट्रॉनिक फ़ाइलों के निस्संदेह लाभों में से एक समय और प्रयास बर्बाद किए बिना, सब कुछ जल्दी से खोजने की क्षमता है।

यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि सभी दस्तावेज इलेक्ट्रॉनिक रूप में नहीं रखे जा सकते हैं; उदाहरण के लिए, कार्य पुस्तकें नहीं हो सकती हैं।

यदि दस्तावेज़ में कर्मचारी के व्यक्तिगत हस्ताक्षर होने चाहिए, तो यह कागज के रूप में भी होना चाहिए।

बर्खास्त कर्मचारियों के मामलों से कैसे निपटें

जब कोई व्यक्ति इस्तीफा देता है, तो उसका केस बंद कर दिया जाता है, फ़ोल्डर से हटा दिया जाता है और सिलाई कर दी जाती है। उसी समय, एक सत्यापन पत्र तैयार किया जाना चाहिए। इसमें डेटा शामिल है कि कितनी चादरें सिले और क्रमांकित की जाती हैं। साथ ही, यह शीट इंगित करती है कि क्या फ़ाइल में क्षतिग्रस्त दस्तावेज़ हैं, क्या नए संलग्न किए गए हैं।

गवाह पत्र अंदर से केस के कवर पर चिपका हुआ है। कार्मिक विभाग का कर्मचारी इस शीट पर अपना हस्ताक्षर करता है।

कर्मचारी की व्यक्तिगत फ़ाइल को 75 वर्षों तक संग्रह में रखा जाता है, प्रबंधकों के लिए यह अवधि आमतौर पर बढ़ जाती है। लेकिन साथ ही, यदि कोई कर्मचारी अंतिम कार्य दिवस पर आवश्यक दस्तावेजों की प्रतियां सौंपने के लिए कहता है, तो ऐसा किया जा सकता है, ऐसी स्थिति में फ़ाइल को संग्रहीत नहीं करना होगा, और संग्रह को उतार दिया जाएगा।

निष्कर्ष

यदि आप हैं, तो हो सकता है कि आपके कर्मचारियों के लिए आपके व्यक्तिगत मामले न हों। हालांकि ऐसा करना बेहतर है, क्योंकि व्यावहारिक अनुभव के आधार पर यह स्पष्ट हो जाता है कि व्यक्तिगत मामले के लिए धन्यवाद, आप तुरंत कर्मचारी के बारे में आवश्यक जानकारी प्राप्त कर सकते हैं।

उद्यमी तय करता है कि कर्मचारियों के लिए व्यक्तिगत मामलों का संचालन करना है या नहीं, लेकिन निस्संदेह उनकी उपस्थिति किसी भी कंपनी के लिए एक महत्वपूर्ण प्लस है।

सभी मानव संसाधन विशेषज्ञ, साथ ही साथ उनके प्रबंधक यह नहीं जानते हैं कि ऐसे दस्तावेज़ और उनकी प्रतियां भी हैं जिन्हें कर्मचारी की व्यक्तिगत फ़ाइल में नहीं रखा जा सकता है। कुछ दस्तावेजों के लिए, आपको एक बड़ा जुर्माना मिल सकता है, क्योंकि उनमें व्यक्तिगत डेटा होता है जो आधिकारिक कर्तव्यों के प्रदर्शन से संबंधित नहीं होता है।

क्या हुआ?

रोस्ट्रड ने मानव संसाधन विशेषज्ञों को याद दिलाया कि सभी दस्तावेजों को कर्मचारियों की व्यक्तिगत फाइलों में संग्रहीत नहीं किया जा सकता है। और व्यक्तिगत मामलों का संचालन स्वयं करना आवश्यक नहीं है: कानून में ऐसी कोई आवश्यकता नहीं है। लेकिन अगर मामला अभी भी खुला है, तो इसमें काम से संबंधित कागजात को सीधे स्टोर करना आवश्यक है, और व्यक्तिगत डेटा की सुरक्षा के लिए आवश्यकताओं के बारे में नहीं भूलना चाहिए। विशेष रूप से, संगठन को पासपोर्ट की एक प्रति रखने का भी अधिकार नहीं है।

व्यक्तिगत फ़ाइल की संरचना: क्या संग्रहीत किया जा सकता है और क्या नहीं

विधायी रूप से, कार्मिक विभाग में व्यक्तिगत फ़ाइल की संरचना, साथ ही उन दस्तावेज़ों की सूची जिन्हें संगठन संग्रहीत कर सकता है, किसी भी तरह से विनियमित नहीं है। आमतौर पर कंपनियां अपने द्वारा बनाए गए दस्तावेज़ों को अपने पास रखती हैं:

• श्रम अनुबंध;
• रोजगार और अन्य घटनाओं के लिए आदेश;
• कर्मचारी प्रोफ़ाइल;
• अनिवार्य रूप से एक कार्य पुस्तक।

लेकिन काम पर रखने पर भी, कर्मचारी अन्य दस्तावेज भी लाता है: एक डिप्लोमा, एसएनआईएलएस, एक टिन के असाइनमेंट का प्रमाण पत्र, एक पासपोर्ट, एक सैन्य आईडी। क्या इन दस्तावेजों की प्रतियां बनाना और उन्हें एक व्यक्तिगत फाइल में रखना भी संभव है ताकि वे हमेशा हाथ में रहें? विधान और रोस्ट्रुड स्पष्ट रूप से कहते हैं: "नहीं"। इसलिए, यदि कार्मिक अधिकारी जुर्माना प्राप्त नहीं करना चाहता है, उदाहरण के लिए, किसी कर्मचारी के विवाह प्रमाण पत्र की एक प्रति रखने के लिए, ऐसे कागजात को व्यक्तिगत फ़ाइल से बाहर रखा जाना चाहिए और कर्मचारियों को दिया जाना चाहिए।

विशेष रूप से, आवश्यकताओं का उल्लंघन 27.07.2006 संख्या 152-FZ . का संघीय कानून"व्यक्तिगत डेटा के बारे में" किसी भी दस्तावेज़ का भंडारण होगा जो सीधे नागरिक के काम से संबंधित नहीं है। आखिरकार, मानदंडों के अनुसार रूसी संघ के श्रम संहिता का अनुच्छेद 86:

किसी कर्मचारी के संसाधित व्यक्तिगत डेटा की मात्रा और सामग्री का निर्धारण करते समय, नियोक्ता को निर्देशित किया जाना चाहिए रूसी संघ का संविधान, यह संहिता और अन्य संघीय कानून।

इसका मतलब यह है कि उनकी राय में, ज़रूरत से ज़्यादा इंस्पेक्टर रोसकोम्नाडज़ोर भी निर्धारित कर सकते हैं। दरअसल, व्यक्तिगत डेटा पर संघीय कानून के अनुच्छेद 5 में स्पष्ट रूप से कहा गया है कि व्यक्तिगत डेटा उनके प्रसंस्करण के घोषित उद्देश्यों के संबंध में बेमानी नहीं होना चाहिए। आप प्रक्रिया में आवश्यक तृतीय-पक्ष दस्तावेजों (बच्चों के जन्म प्रमाण पत्र, विवाह प्रमाण पत्र, आदि) का अनुरोध कर सकते हैं, लेकिन आप उनकी प्रतियां नहीं रख सकते। उसी समय, अदालतें इस स्थिति का समर्थन करती हैं (अस्त्रखान शहर के किरोव्स्की न्यायिक जिले का संकल्प, दिनांक 24 मई, 2012 को मामला संख्या 5-244 / 2012, 21 अप्रैल के उत्तरी काकेशस जिले के मध्यस्थता न्यायालय का संकल्प। , 2014 मामले में संख्या A53-13327 / 2013, आदि)।

उल्लंघन के लिए जिम्मेदारी

दस्तावेजों के कर्मचारियों की व्यक्तिगत फाइल को संलग्न करने के लिए जिसे नियोक्ता को रखने का कोई अधिकार नहीं है, भाग 1 के तहत एक प्रशासनिक जुर्माना प्रदान किया जाता है प्रशासनिक संहिता का अनुच्छेद 13.11... इसका आकार 50 हजार रूबल तक पहुंच सकता है। संभावित दंडों की पूरी सूची इस तरह दिखती है:

• चेतावनी;
• 1 हजार से 3 हजार रूबल की राशि में नागरिकों पर प्रशासनिक जुर्माना लगाना;
• अधिकारियों पर प्रशासनिक जुर्माना लगाना - 5 हजार से 10 हजार रूबल तक;
• कानूनी संस्थाओं के लिए प्रशासनिक जुर्माना - 30 हजार से 50 हजार रूबल तक।

उसी समय, निरीक्षकों को कोई दिलचस्पी नहीं होगी, जिसका अर्थ है कि नियोक्ता को इस तथ्य से सजा से नहीं बचाया जाएगा कि कर्मचारी ने व्यक्तिगत डेटा के प्रसंस्करण के लिए सहमति प्राप्त की है। न्यायिक अभ्यास भी इसे साबित करता है।