जहां प्रतिलिपि रखी गई है वह दस्तावेजों पर सही है। किसी दस्तावेज़ की प्रतिलिपि कैसे प्रमाणित करें? दस्तावेजों की नोटरीकृत प्रतियां

हममें से लगभग प्रत्येक के पास ऐसी स्थिति होती है जब एक निश्चित तरीके से प्रमाणित दस्तावेज़ प्रदान करना आवश्यक होता है। कुछ अधिकारियों को अधिकारियों के प्रत्येक दस्तावेज़ के प्रमाणीकरण की आवश्यकता होती है। ऐसे निशान बनाए बिना, कुछ कार्यों को अंजाम देना असंभव हो सकता है।

सामान्य तौर पर, दस्तावेज़ प्रदान करने वाले व्यक्ति के हस्ताक्षर ही पर्याप्त होते हैं। लेकिन कुछ मामलों में, किसी संगठन या नोटरी से विशेष पदनाम की आवश्यकता हो सकती है।

ऐसी कार्रवाई की आवश्यकता क्यों पड़ सकती है?

किसी दस्तावेज़ की फोटोकॉपी के सही प्रमाणीकरण का अर्थ है कानून द्वारा निर्दिष्ट सभी विवरणों की उपस्थिति। यह दस्तावेज़ को कानूनी बल देता है.

प्रमाणित दस्तावेज़ का उपयोग अदालत, कर अधिकारियों, समकक्षों, अतिरिक्त-बजटीय निधि के कर्मचारियों, विशेषज्ञों को प्रावधान आदि प्रस्तुत करने के लिए किया जा सकता है। यह व्यक्तियों और कानूनी संस्थाओं के हितों की रक्षा और अधिकारों का प्रयोग करने में महत्वपूर्ण है। किसी व्यक्ति को किसी शैक्षणिक संस्थान में, रोजगार ढूंढ़ते समय, भुगतान और पेंशन प्राप्त करते समय, और विभिन्न संपत्ति लेनदेन के लिए विरासत दर्ज करने के लिए प्रमाणित प्रति की आवश्यकता हो सकती है।

इस प्रकार, रूसी संघ के प्रशासनिक संहिता के आधार पर, एक मानक निर्धारित किया जाता है जिसके अनुसार फोटोकॉपी और मूल दस्तावेज, सही ढंग से प्रमाणित, न्यायिक अधिकारियों को प्रस्तुत किए जाने चाहिए। अन्यथा, अदालत के फैसले को रद्द कर दिया जाएगा या चुनौती दी जाएगी।

संगठन में आश्वासन

अक्सर किसी संगठन में दस्तावेज़ की एक प्रति या उसका उद्धरण बनाना आवश्यक हो जाता है। प्रतियों को कानूनी बल प्राप्त करने के लिए, आपको विवरण के संबंध में कार्यालय कार्य के मानकों के अनुसार कार्यों की शुद्धता के बारे में पता होना चाहिए।

पाठ के बाद, बहु-पृष्ठ दस्तावेज़ की एकल या अंतिम शीट के रिक्त स्थान में, निम्नलिखित जानकारी इंगित की जानी चाहिए:

• मूल दस्तावेज़ की उपस्थिति (यह बिंदु संघीय अधिकारियों के लिए सबसे महत्वपूर्ण है);
• प्रतिलिपि सही है;
• प्रमाणित करने वाले व्यक्ति का कार्य शीर्षक;
• प्रतिलेख के साथ गवाह के हस्ताक्षर;
• संचालन की तारीख;
• किसी दस्तावेज़ को दूसरी कंपनी में भेजने के लिए एक स्टाम्प लगाया जाता है।

प्रबंधकीय पदों पर आसीन और समान जिम्मेदारियां रखने वाले विशेषज्ञों को प्रतियों को प्रमाणित करने का अधिकार है।

यदि किसी दस्तावेज़ में एक से अधिक शीट हैं, तो उनमें से प्रत्येक को क्रमांकित किया गया है। डिजिटल प्रतीकों का स्थान कोई मायने नहीं रखता, लेकिन उन्हें मूल के अनुरूप होना चाहिए।

दस्तावेज़ क्रमांकन के अनुसार सभी शीटों को लोहे के स्टेपल या धागे से बांधना सुनिश्चित करें। जंक्शन उस क्षेत्र में स्थित है जहां कोई पाठ नहीं है।

उस क्षेत्र में जहां धागा या स्टेपल बांधा जाता है, शीटों की संख्या और प्रमाणित करने वाले व्यक्ति के हस्ताक्षर को इंगित करने के लिए विशेष कागज चिपकाया जाता है। एक मुहर भी लगाई जाती है, जिसका एक हिस्सा पेज नंबरिंग वाली शीट पर और दूसरा दस्तावेज़ पर स्थित होता है।

विनियम इंगित करते हैं कि बहु-पृष्ठ दस्तावेज़ीकरण की शीटों को एक-दूसरे से कनेक्ट करने की आवश्यकता नहीं है। लेकिन फिर प्रत्येक शीट पर डुप्लिकेट की वैधता का संकेत देने वाले निशान लगाए जाते हैं।

नोटरी पर

यदि नियामक दस्तावेज़ प्रतियों के नोटरीकरण की आवश्यकता स्थापित करते हैं, तो आपको नोटरी से संपर्क करना होगा, अन्यथा पेपर मान्य नहीं होगा। यह पासपोर्ट, कार्य रिकॉर्ड बुक या किसी आदेश की प्रतिलिपि हो सकती है।

एक नोटरी दस्तावेज़ों की प्रतियों को प्रमाणित कर सकता है उनके मूल के प्रावधान पर, जिसका डिज़ाइन और संरचना रूसी कानून के अनुसार बनाई गई है। स्थापित नियमों के अनुसार, नोटरी उस व्यक्ति की पहचान निर्धारित करता है जिसने डुप्लिकेट दस्तावेजों की पुष्टि के लिए आवेदन किया था। उसी समय, पासपोर्ट या अन्य पहचान दस्तावेज की जाँच की जाती है।

कागजात की प्रतियों को पावर ऑफ अटॉर्नी द्वारा तभी प्रमाणित किया जा सकता है जब इसमें ऐसी शक्तियां शामिल हों। इसे स्थापित नियमों के अनुसार तैयार किया जाना चाहिए, जो नोटरी पर कानूनों द्वारा निर्धारित हैं।

नोटरी द्वारा प्रमाणित दस्तावेजों की प्रतियों की वैधता अवधि कानून द्वारा सीमित नहीं है।

लेकिन ऐसी स्थितियाँ होती हैं जब उसके पास निम्नलिखित दस्तावेज़ों के डुप्लिकेट को प्रमाणित करने का अधिकार नहीं होता है:

• वर्गीकृत के रूप में वर्गीकृत;
• नोटरी द्वारा प्रमाणित नहीं किए गए हस्ताक्षरों के साथ लिखित रूप में तैयार किए गए अनुबंध;
• पंजीकरण संख्या, व्यक्तियों के हस्ताक्षर के बिना प्रशिक्षण डिप्लोमा;
• डिप्लोमा के बिना प्रतिलेख;
• बीमारियों आदि का संकेत देने वाला चिकित्सा दस्तावेज।

दस्तावेज़ों की सामग्री और निष्पादन के लिए भी कुछ आवश्यकताएँ हैं। नोटरी को निम्नलिखित दस्तावेजों की प्रतियों को प्रमाणित करने का अधिकार नहीं है:

• यदि पाठ में अनिर्दिष्ट परिवर्धन, समायोजन, कटे हुए शब्द और अन्य सुधार या विशेषताएं हैं;
• पेंसिल से कुछ टुकड़े लिखते समय;
• यदि अपठनीय शब्द, विवरण, मुहर या हस्ताक्षर हों;
• अखंडता से समझौता होने की स्थिति में;
• बहु-पृष्ठ दस्तावेज़ की क्रमांकन, सीलिंग और सिलाई के अभाव में;
• प्रतिकृति हस्ताक्षर के साथ;
• किसी दस्तावेज़ को लैमिनेट करते समय, जब उसकी प्रामाणिकता निर्धारित करना कठिन हो।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ में कुंजी प्रमाणपत्र के स्वामी की पहचान करने वाला इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर होना चाहिए। प्रमाणपत्र उस व्यक्ति को प्रदान किया जाता है जो पावर ऑफ अटॉर्नी या चार्टर के अनुसार अपनी ओर से या कानूनी इकाई की ओर से कार्य करता है।

इन दस्तावेज़ों का उपयोग किसी भी कानूनी रिश्ते में किया जा सकता है जब कानून उनके उपयोग पर रोक नहीं लगाता है। ये अधिनियम, कथन, रिपोर्ट, खाते और अनुबंध हो सकते हैं।

सख्त रिपोर्टिंग दस्तावेजों को इलेक्ट्रॉनिक रूप में संकलित करने की अनुमति नहीं है।

विदेशों में भेजने के लिए विदेशी दस्तावेज का प्रमाणीकरण

रूस में तैयार किए गए दस्तावेज़ीकरण को केवल उसकी सीमाओं के भीतर ही कानूनी बल प्राप्त है। इसे विदेश में उचित दर्जा दिलाने के लिए इसे आगे बढ़ाया जाना चाहिए।' वैधीकरण या एपोस्टिल का उपयोग.

वैधीकरण इस प्रकार किया जाता है:

• दस्तावेज़ की प्रतियां नोटरी द्वारा प्रमाणित और दूसरी भाषा में अनुवादित की जाती हैं;
• न्याय मंत्रालय विवरण की प्रामाणिकता की पुष्टि करता है;
• मुहर विदेश मंत्रालय द्वारा प्रमाणित है;
• दस्तावेज़ वाणिज्य दूतावास को भेजा जाता है।

विदेशी दस्तावेज़ों को प्रमाणित करने का एक आसान तरीका एपोस्टिल है। यह बिंदुओं के साथ एक मोहर के रूप में एक विशेष प्रोप है, जिसे एक शीट पर लगाया जाता है।

इन प्रक्रियाओं के बारे में विस्तृत जानकारी निम्नलिखित वीडियो में प्रस्तुत की गई है:

यही स्थिति है. समझौते में कहा गया है कि प्रतिपक्ष के खर्चों की प्रतिपूर्ति संगठन द्वारा खर्चों की पुष्टि करने वाले दस्तावेजों की प्रतियों के आधार पर की जाती है। इन खर्चों की राशि प्रतिपक्ष द्वारा प्रदान की गई सेवाओं की लागत में शामिल है।

प्रतिपक्ष स्पष्ट रूप से उसके द्वारा प्रदान किए गए सहायक दस्तावेजों की प्रतियों को प्रमाणित करने से इनकार करता है, अर्थात। लिखें: “कॉपी करें। सही। हस्ताक्षर, प्रतिलिपि. मुहर।" और दस्तावेजों के निष्पादन और सवालों के जवाब के संबंध में दावों को प्रमाणित करने के लिए कहता है: “दस्तावेजों को प्रमाणित करने की आवश्यकता क्यों है? ये कहाँ लिखा है?

खर्चों की पुष्टि करने वाले दस्तावेजों को प्रमाणित करने की आवश्यकता को कोई कैसे उचित ठहरा सकता है?

आपको सही साबित करने में क्या मदद मिलेगी?

दुर्भाग्य से, ऐसा कोई प्रत्यक्ष नियम नहीं है कि ऐसी स्थिति में प्रतिपक्ष वर्तमान नागरिक कानून में एक निश्चित तरीके से प्रमाणित दस्तावेजों की प्रतियां प्रदान करने के लिए बाध्य होगा।

फिर भी, हम निम्नलिखित पर ध्यान आकर्षित करना संभव मानते हैं।

GOST R 51141-98 के अनुसार “कार्यालय प्रबंधन और संग्रह। नियम और परिभाषाएँ" (रूस के राज्य मानक दिनांक 27 फरवरी, 1998 संख्या 28 के डिक्री द्वारा अनुमोदित)

• किसी दस्तावेज़ की प्रतिलिपि एक दस्तावेज़ है जो मूल दस्तावेज़ और उसकी सभी बाहरी विशेषताओं या उनके हिस्से की जानकारी को पूरी तरह से पुन: प्रस्तुत करता है, और इसमें कोई कानूनी बल नहीं होता है।(खंड 2.1.29)।
• दस्तावेज़ की प्रमाणित प्रति - यह दस्तावेज़ की एक प्रति है जिस पर स्थापित प्रक्रिया के अनुसार आवश्यक विवरण दर्ज किए जाते हैं, इसे कानूनी बल देना (खंड 2.1.30).

तथ्य यह है कि केवल उचित प्रमाणीकरण ही दस्तावेज़ की एक प्रति को कानूनी बल प्रदान करता है, इसकी पुष्टि इस तथ्य से भी होती है कि अनुचित प्रमाणीकरण से इस प्रति के साक्ष्य मूल्य को पहचानने से इनकार किया जा सकता है।

विशेष रूप से, कला के अनुच्छेद 8 के अनुसार। रूसी संघ के मध्यस्थता प्रक्रिया संहिता के 75, लिखित साक्ष्य मूल रूप में या विधिवत प्रमाणित प्रति के रूप में मध्यस्थता अदालत में प्रस्तुत किए जाते हैं। अदालत में दस्तावेजों की प्रतियां जमा करते समय इस आवश्यकता का पालन करने में विफलता का मतलब है कि मामले में कोई उचित सबूत नहीं है।

इसके अलावा, 4 अगस्त, 1983 नंबर 9779-एक्स के यूएसएसआर के सर्वोच्च सोवियत के प्रेसिडियम का फरमान "नागरिकों के अधिकारों से संबंधित दस्तावेजों की प्रतियों के उद्यमों, संस्थानों और संगठनों द्वारा जारी करने और प्रमाणित करने की प्रक्रिया पर" ( इसके बाद पैराग्राफ 1 में डिक्री संख्या 9779-एक्स के रूप में संदर्भित किया गया है, जिसमें कहा गया है कि दस्तावेज़ की प्रतिलिपि की सटीकता प्रबंधक या अधिकृत अधिकारी के हस्ताक्षर और मुहर से प्रमाणित होती है। इसके जारी होने की तारीख प्रतिलिपि पर इंगित की गई है और एक नोट बनाया गया है कि मूल दस्तावेज़ दिए गए उद्यम, संस्थान या संगठन में स्थित है।

बेशक, यह डिक्री, जैसा कि इसके नाम और सामग्री से पता चलता है, नागरिकों के अधिकारों (और नागरिकों को जारी) से संबंधित दस्तावेजों की प्रतियां जारी करने की प्रक्रिया से संबंधित है। साथ ही, कुछ न्यायिक अधिकारी कानूनी संस्थाओं की गतिविधियों से संबंधित विवादों पर विचार करते समय इस डिक्री के प्रावधानों को लागू करते हैं।

इसलिए, उदाहरण के लिए, संग्रहकर्ता संगठन ने देनदार के बैंक खातों के बारे में जानकारी प्रदान करने के लिए एक आवेदन के साथ कर प्राधिकरण को आवेदन किया। संगठन ने आवेदन के साथ निष्पादन की रिट की एक प्रति संलग्न की, जो संगठन के प्रमुख के हस्ताक्षर और उसकी मुहर द्वारा प्रमाणित है। निष्पादन की रिट की प्रति के अनुचित प्रमाणीकरण के कारण कर प्राधिकरण ने जानकारी प्रदान करने से इनकार कर दिया।

हालाँकि, मध्यस्थता अदालत ने कर प्राधिकरण के इनकार को गैरकानूनी पाया। उसी समय, मध्यस्थता अदालत ने डिक्री संख्या 9779-एक्स का उल्लेख किया और बताया कि यदि कानून नोटरी द्वारा प्रमाणित दस्तावेजों की प्रतियां जमा करने का प्रावधान नहीं करता है, तो दस्तावेज़ की प्रतिलिपि की सटीकता हस्ताक्षर द्वारा प्रमाणित होती है। मुखिया या प्राधिकृत अधिकारी की मुहर (मामले संख्या A76-2529/08 में यूराल जिले की संघीय एंटीमोनोपॉली सेवा का संकल्प दिनांक 01.09.2008, रूसी संघ के सर्वोच्च मध्यस्थता न्यायालय के दिनांक 26.12.2008 के निर्णय द्वारा, इस मामले को स्थानांतरित करने से इनकार कर दिया गया था पर्यवेक्षण के तरीके से समीक्षा के लिए रूसी संघ के सर्वोच्च मध्यस्थता न्यायालय का प्रेसीडियम).

इसी तरह की स्थिति वोल्गा जिले की संघीय एंटीमोनोपॉली सेवा के 19 फरवरी, 2014 के मामले संख्या A55-11264/2013 के संकल्प में निर्धारित की गई है।

लेकिन प्रतिपक्ष को उपकृत करना अभी भी असंभव है

लेकिन फिर भी, नागरिक कानून अनुबंध के दूसरे पक्ष को दस्तावेजों की प्रमाणित प्रतियां प्रदान करने के लिए प्रतिपक्ष के दायित्व का प्रावधान नहीं करता है।

और उन मामलों में जब अदालतों ने यूएसएसआर के सर्वोच्च सोवियत के प्रेसिडियम के दिनांक 08/04/1983 नंबर 9779-एक्स के डिक्री के प्रावधानों को लागू किया, तो उन्होंने उन्हें मुख्य रूप से इस सवाल को स्पष्ट करने के लिए लागू किया कि दस्तावेजों की प्रतियां किस क्रम में हैं प्रमाणित किया जाना चाहिए.

अर्थात्, जब कोई विनियमन या अनुबंध किसी दस्तावेज़ की प्रमाणित प्रति प्रदान करने के लिए किसी व्यक्ति के दायित्व को स्थापित करता है, लेकिन यह नहीं बताता है कि इसे कैसे प्रमाणित किया जाना चाहिए (नोटरीकृत या प्रबंधक के हस्ताक्षर पर्याप्त हैं, आदि), तो अदालतें इस प्रश्न का उत्तर देना चाहिए और डिक्री संख्या 9779-एक्स के प्रावधानों का उल्लेख करना चाहिए।

साथ ही, हमें एक भी न्यायिक अधिनियम नहीं मिला है जो कहता हो कि यदि, किसी समझौते की शर्तों के तहत, एक पक्ष को दूसरे पक्ष को दस्तावेज़ की एक प्रति प्रदान करनी होगी, तो इस प्रति को प्रमाणित रूप में प्रस्तुत किया जाना चाहिए।

इसके अलावा, कुछ अदालतों ने राय व्यक्त की है कि डिक्री संख्या 9779-एक्स के प्रावधान उस मामले में बिल्कुल भी लागू नहीं होते हैं जहां दस्तावेज़ की एक प्रति किसी व्यक्ति को नहीं, बल्कि एक कानूनी इकाई को जारी की जाती है (देखें, के लिए) उदाहरण के लिए, मामले संख्या A09-2109/2015, आदि में 23 दिसंबर, 2015 को बीसवीं मध्यस्थता अदालत का संकल्प।

इसलिए, किसी समझौते का समापन करते समय दस्तावेजों की प्रतियां जमा करने की प्रक्रिया और इन प्रतियों को प्रमाणित करने की प्रक्रिया के मुद्दे को हल करना उचित है।

यदि अनुबंध प्रतिपक्ष को एक निश्चित तरीके से प्रमाणित दस्तावेजों की प्रतियां प्रदान करने के लिए प्रदान नहीं करता है, तो इन प्रतियों को प्रमाणित करने के लिए प्रतिपक्ष (अदालत सहित) को मजबूर करना काफी मुश्किल होगा।

दूसरा विकल्प

जैसा कि स्थिति से पता चलता है, पुष्टि के लिए खर्च, जिसकी पुष्टि के लिए प्रतिपक्ष दस्तावेजों की प्रतियां प्रदान करता है, प्रतिपक्ष द्वारा प्रदान की गई सेवाओं की लागत में शामिल है।

तदनुसार, एक विकल्प के रूप में, संगठन प्रतिपक्ष द्वारा किए गए लागतों की पुष्टि करने में विफलता के कारण प्रदान की गई सेवाओं के लिए पूर्ण या आंशिक रूप से भुगतान करने से इनकार कर सकता है।

जैसा कि हमने ऊपर बताया, GOST R 51141-98 के प्रावधानों के अनुसार, केवल दस्तावेज़ की प्रमाणित प्रति में ही कानूनी बल होता है।

परिणामस्वरूप, यदि व्यय दस्तावेजों की प्रतियां प्रमाणित नहीं की जाती हैं, तो उनका कोई साक्ष्य मूल्य नहीं है। दूसरे शब्दों में, ऐसी प्रतियां किए गए खर्चों का उचित रूप से समर्थन नहीं करती हैं।

इसके अलावा, संगठन के पास व्यय दस्तावेजों की मूल प्रति से परिचित होने का अवसर नहीं है, वे प्रतिपक्ष के निपटान में हैं;

इसलिए, यह काफी तर्कसंगत है कि किसी संगठन को दस्तावेज़ों की प्रतियां भेजते समय, प्रतिपक्ष को किसी तरह यह पुष्टि करनी चाहिए कि ये प्रतियां उसके पास मौजूद मूल प्रतियों से मेल खाती हैं। यह कैसे करें? खास तौर पर उन्हें आश्वासन देकर.

और फिर भी, आपको यह समझने की आवश्यकता है कि व्यय दस्तावेजों की प्रतियां उचित रूप से प्रमाणित नहीं होने के आधार पर सेवाओं के लिए भुगतान करने से इनकार करने पर देर से भुगतान के लिए संगठन पर प्रतिबंध लागू होने का जोखिम शामिल होगा, क्योंकि, जैसा कि हमने ऊपर कहा, न तो अनुबंध न ही विचाराधीन स्थिति के संबंध में कानून, दस्तावेजों की प्रमाणित प्रतियां प्रदान करने के लिए प्रतिपक्ष का दायित्व स्थापित नहीं किया गया है।

हालाँकि, व्यय दस्तावेजों की प्रतियों को प्रमाणित करने की आवश्यकता के बारे में प्रतिपक्ष को समझाने की कोशिश करना उचित है। एक तर्क के रूप में, आप न्यायिक अभ्यास के लिए डिक्री संख्या 9779-एक्स, गोस्ट आर 51141-98 के प्रावधानों का उल्लेख कर सकते हैं, और आप उपरोक्त तर्कों का भी हवाला दे सकते हैं।

आपको कर कार्यालय, अतिरिक्त-बजटीय निधियों के प्रतिनिधियों, ठेकेदारों, कर्मचारियों को जारी किए गए दस्तावेजों आदि की प्रमाणित प्रतियों की आवश्यकता हो सकती है। और आमतौर पर प्रतियों को "ठीक से", "निर्धारित तरीके से" प्रमाणित करने की आवश्यकता होती है। . ऐसी स्थिति में नौसिखिए एकाउंटेंट नुकसान में हैं, क्योंकि यह स्पष्ट नहीं है कि इस "प्रक्रिया" को कहां देखना है, किसी दस्तावेज़ को कैसे प्रमाणित करना है। परिष्कृत योगों के अंतर्गत क्या छिपा है?

प्रमाणित कैसे करें

हालाँकि प्रमाणीकरण आवश्यकताओं में वही भाषा उपयोग की जाती है जिसे आपने ऊपर पढ़ा है, नियम इन शर्तों को परिभाषित नहीं करते हैं। लेकिन आइए सोचें कि हमें दस्तावेज़ों की प्रतियों की आवश्यकता क्यों है? इसका उद्देश्य यह पुष्टि करना है कि प्रतिलिपि मूल दस्तावेज़ से मेल खाती है।

दस्तावेज़ों की प्रतियों को इनके द्वारा प्रमाणित किया जा सकता है:

- नोटरी;

- संगठन ही.

नोटरीकरण तब होता है जब नियामक अधिनियम सीधे ऐसी आवश्यकता को इंगित करता है। लेकिन अगर कोई आवश्यकता नहीं है तो इस पर खर्च किया गया समय और पैसा उचित नहीं होगा।

अक्सर, कोई संगठन अपने पास मौजूद दस्तावेज़ों को स्वयं ही प्रमाणित करता है। लेकिन यहां आपके सामने एक प्रति है जिसे आपको प्रमाणित करना होगा। क्या करें, कैसे लिखें, किस पर भरोसा करें?

विनियामक दस्तावेज़

एक काफी प्राचीन दस्तावेज़ है - यूएसएसआर के सर्वोच्च सोवियत के प्रेसिडियम का डिक्री दिनांक 08/04/1983 एन 9779-एक्स "अधिकारों से संबंधित दस्तावेजों की प्रतियों के उद्यमों, संस्थानों और संगठनों द्वारा जारी करने और प्रमाणन की प्रक्रिया पर" नागरिकों का।”

अपनी सम्मानजनक उम्र और सीमित दायरे (जैसा कि इसके नाम से पता चलता है) के बावजूद, यह एक वैध दस्तावेज़ है, और इसमें निर्धारित प्रमाणन प्रक्रिया अन्य दस्तावेज़ों (व्यावसायिक रीति-रिवाजों के अनुसार) पर भी लागू होती है।

एक अधिक आधुनिक दस्तावेज़ भी है - GOST R 6.30-2003 “एकीकृत दस्तावेज़ीकरण प्रणाली। संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेज़ीकरण की एकीकृत प्रणाली। दस्तावेजों की तैयारी के लिए आवश्यकताएँ", जिसे यूक्रेन के राज्य मानक के दिनांक 03.03.2003 के डिक्री द्वारा अपनाया गया था। नंबर 65-सेंट.

ये दस्तावेज़ एक दूसरे के पूरक हैं और विरोधाभासी नहीं हैं।

क्या आश्वासन दिया जा सकता है

आप प्रतियाँ प्रमाणित कर सकते हैं:

— आपके संगठन द्वारा संकलित दस्तावेज़;

- अन्य संगठनों द्वारा संकलित मूल दस्तावेज़ जो आपके पास संग्रहीत हैं।

विवरण

कॉपी पर क्या लिखें? निम्नलिखित विवरण होने चाहिए:

- प्रमाणीकरण ("प्रतिलिपि सही है" या "सही");

— उस व्यक्ति की स्थिति जिसने प्रतिलिपि प्रमाणित की (डिफ़ॉल्ट रूप से - प्रबंधक)। कोई भी कर्मचारी हो सकता है यदि उसे पावर ऑफ अटॉर्नी या आदेश द्वारा ऐसे कर्तव्यों का पालन करने का काम सौंपा गया हो;

- प्रमाणित करने वाले व्यक्ति के हस्ताक्षर;

— हस्ताक्षर का डिकोडिंग (अंतिम नाम और आद्याक्षर);

- मुहर (यदि उपलब्ध हो तो मानव संसाधन विभाग की मुहर सहित। एक व्यक्तिगत उद्यमी के पास मुहर नहीं हो सकती है);

- एक नोट जो दर्शाता है कि मूल दस्तावेज़ संगठन में स्थित है;

- प्रमाणन की तिथि (जारी)।

अब एक शिलालेख का एक विशिष्ट उदाहरण:
प्रतिलिपि सही है
मूल JSC "ज़गाडका" में स्थित है
जेएससी "ज़गडका" के जनरल डायरेक्टर ओटगाडकिनओटगाडकिन ओ.ओ.
20 मार्च 2013 म.प्र.

कृपया ध्यान दें: प्रमाणित दस्तावेज़ में मिटाया हुआ, अस्पष्ट रूप से पढ़ने योग्य पाठ या अनिर्दिष्ट सुधार नहीं होना चाहिए, अन्यथा प्रतिलिपि स्वीकार नहीं की जाएगी।

यदि आप किसी दस्तावेज़ को कई पृष्ठों पर प्रमाणित कर रहे हैं, तो आप प्रत्येक शीट को अलग-अलग प्रमाणित कर सकते हैं या सभी शीटों को धागे से एक साथ सिलाई कर सकते हैं, उन्हें नंबर दे सकते हैं, सिलाई के स्थान पर कागज का एक टुकड़ा चिपका सकते हैं और उस पर एक प्रमाणन शिलालेख बना सकते हैं। इसके अलावा, आपके द्वारा सिली गई शीटों की संख्या भी शामिल करें।

संघीय कर सेवा को दस्तावेजों की प्रतियां प्रमाणित करने के लिए, आपको लिखना होगा:

- प्रमाणीकरण पत्र;

- अधिकारी (प्रबंधक) के हस्ताक्षर;

- मुहर।

यह पता चला है कि किसी दस्तावेज़ को प्रमाणित करना इतना कठिन नहीं है। आप क्या सोचते हैं? कृपया टिप्पणी में साझा कीजिए!

दस्तावेजों की प्रमाणित प्रतियों की आवश्यकता कहीं भी हो सकती है, यह उन लोगों के लिए विशेष रूप से सच है जो मूल प्रतियों को अपने साथ नहीं ले जाना चाहते हैं, या जब एक ही समय में कई स्थानों पर महत्वपूर्ण कागजात की आवश्यकता होती है। कभी-कभी किसी दस्तावेज़ को प्रमाणित करने का तरीका अदालती मामले के नतीजे को प्रभावित कर सकता है, क्योंकि नियमित फोटोकॉपी में कोई कानूनी बल नहीं होता है और इसे सबूत के रूप में स्वीकार नहीं किया जाता है। ऐसा करने के लिए, आपके पास सत्यापन के लिए मूल प्रति या विधिवत प्रमाणित प्रति होनी चाहिए।

कॉपी और मूल दस्तावेज़ में क्या अंतर है?

एक प्रति बिल्कुल मूल दस्तावेज़ की उपस्थिति और सामग्री को पुन: प्रस्तुत करती है, लेकिन मूल नहीं है। सरकारी एजेंसियों, कार्य स्थल, अध्ययन स्थल या अदालतों को मूल के बजाय इसे प्रदान करने के लिए और इसमें समान बल होने के लिए, किसी अधिकृत व्यक्ति द्वारा इस दस्तावेज़ की डुप्लिकेट को प्रमाणित करना आवश्यक है। मुख्य दस्तावेज़ से ली गई प्रतिलिपि को बिना किसी बदलाव या अस्पष्टता के सभी डेटा को पूरी तरह से पुन: पेश करना होगा, इसलिए उच्च गुणवत्ता वाली तकनीक का उपयोग करके ऐसा करना महत्वपूर्ण है।

किन मामलों में दस्तावेजों की प्रतियों को प्रमाणित करना आवश्यक है?

किसी दस्तावेज़ को प्रमाणित करने से पहले, यह पता लगाना सही होगा कि इसे किन उद्देश्यों के लिए किया जाना चाहिए, और फिर आप यह तय कर सकते हैं कि दस्तावेज़ों को ठीक से कैसे प्रमाणित किया जाए। यदि हम सरकारी एजेंसियों को दस्तावेज़ जमा करने के बारे में बात कर रहे हैं (उदाहरण के लिए, लाइसेंस प्राप्त करने के लिए), तो डुप्लिकेट तैयार करने की आवश्यकताएं काफी कड़ी कर दी गई हैं। इस संगठन की आवश्यकताओं का पता लगाना आवश्यक है, अर्थात, उनके लिए विशेष रूप से दस्तावेजों की प्रतियों को ठीक से कैसे प्रमाणित किया जाए। अन्यथा, आप आसानी से गलती कर सकते हैं और दस्तावेज़ अमान्य माना जाएगा।

यदि यह आंतरिक उपयोग के लिए आवश्यक है, तो आमतौर पर किसी विशिष्ट उद्यम में अनुमोदित सामान्य मानकों का पालन किया जाता है। सबसे अधिक बार, व्यक्तिगत दस्तावेज़ प्रमाणित होते हैं: रजिस्ट्री कार्यालय द्वारा जारी प्रमाण पत्र, पासपोर्ट, डिप्लोमा, संपत्ति के शीर्षक दस्तावेज़। स्थितियाँ भिन्न हैं, और नौकरी के लिए आवेदन करते समय, शैक्षणिक संस्थानों में, कर कार्यालय, सरकारी एजेंसियों में आवेदन दाखिल करते समय, लेन-देन समाप्त करते समय, प्रतियोगिताओं में भाग लेते समय, अनुदान प्राप्त करते समय, बैंकिंग संगठनों में, अदालतों में कागजात की आवश्यकता हो सकती है।

आश्वासन के लिए

मूल दस्तावेज़ का उपयोग करके या दस्तावेज़ की स्कैन की गई कॉपी को प्रिंट करके एक फोटोकॉपियर का उपयोग करके दस्तावेज़ की एक प्रति तैयार की जाती है। मुख्य बात यह है कि प्रतिलिपि मूल के सभी विवरणों को स्पष्ट रूप से प्रतिबिंबित करती है, पाठ पढ़ने योग्य है, और सभी मुहरें, हस्ताक्षर और ग्राफिक छवियां दिखाई देती हैं। यदि दस्तावेज़ में कई शीट हैं, तो इसे चिपकाने के स्थान पर शीटों की संख्या दर्शाते हुए क्रमांकित और सिला जाना चाहिए। साथ ही, यदि आवश्यक हो, तो आप संपूर्ण दस्तावेज़ को नहीं, बल्कि आवश्यक जानकारी वाले उसके एक अंश को प्रमाणित कर सकते हैं। इस मामले में, आपको रुचि की शीट की प्रतियां तैयार करने की आवश्यकता है। इसके बाद, आपको अधिकृत व्यक्तियों से संपर्क करना होगा जो दस्तावेजों की प्रतियों को ठीक से प्रमाणित करना जानते हों।

दस्तावेज़ों की प्रतियों को प्रमाणित करने के लिए मुझे किससे संपर्क करना चाहिए?

यह सेवा प्रदान करने के लिए, आपको सबसे विश्वसनीय तरीके से संपर्क करना होगा। एक नोटरी किसी उद्यम या संस्थान द्वारा जारी किए गए दस्तावेजों की प्रतियों को प्रमाणित करेगा, यदि यह कानून के अनुपालन में तैयार किया गया है और आवेदन के दिन वैध है। आप किसी नागरिक को जारी किए गए दस्तावेज़ की एक प्रति भी प्रमाणित कर सकते हैं यदि उसका मूल हस्ताक्षर नोटरी द्वारा प्रमाणित किया गया हो। उदाहरण के लिए, अचल संपत्ति या अदालत में प्रतिनिधित्व के प्रबंधन के अधिकार के लिए वकील की शक्ति।

किसी निश्चित संगठन द्वारा जारी किए गए दस्तावेज़ों को उसके निदेशक या उपयुक्त प्राधिकारी वाले अन्य जिम्मेदार व्यक्ति द्वारा प्रमाणित किया जाता है, यह उनकी ज़िम्मेदारी है और उन्हें पता होना चाहिए कि दस्तावेज़ों को ठीक से कैसे प्रमाणित किया जाए; एक नियम के रूप में, इस मुद्दे को सचिव या कार्यालय प्रबंधन सेवा, लेखा विभाग या कार्मिक विभाग द्वारा निपटाया जाता है। इन कार्यों को करने का अधिकार नौकरी विवरण और विशेष रूप से जारी आदेशों में परिलक्षित होता है। दस्तावेज़ को केवल प्रबंधन द्वारा ऐसे कार्यों को करने के लिए अधिकृत विशेषज्ञ द्वारा प्रमाणित किया जाना चाहिए। अन्यथा, प्रतिलिपि अमान्य होने का जोखिम है। कार्य रिकॉर्ड बुक, नियुक्ति और बर्खास्तगी के आदेश कार्यस्थल पर कार्मिक विभाग द्वारा प्रमाणित किए जा सकते हैं।

कुछ सरकारी एजेंसियों में, जब नागरिक किसी सेवा के लिए आवेदन करते हैं, तो रिसेप्शनिस्ट विशेषज्ञ के रूप में कार्य करते हैं और प्रतिलिपि के साथ मूल की जांच करने के बाद, इसे अपने पहचान पत्र के साथ प्रमाणित करने का अधिकार रखते हैं। यह पहले से स्पष्ट करना एक अच्छा विचार होगा कि दस्तावेज़ों को उस प्राधिकारी में ठीक से कैसे प्रमाणित किया जाए जहां उन्हें जमा किया जा रहा है।

प्रमाणन शिलालेख और प्रमाणन प्रक्रिया

प्रतिलिपि की प्रामाणिकता की पुष्टि संगठन की मुहर लगाने, टिकट भरने या किसी अधिकृत व्यक्ति के विशेष शिलालेख से की जाती है। इसके अलावा, तारीख, विशेषज्ञ की स्थिति, उसका अंतिम नाम, पहला नाम और संरक्षक नाम बताना महत्वपूर्ण है। कभी-कभी विशेष खाली टिकटों का उपयोग किया जाता है; उनकी मदद से बनाई गई मुहर में तारीख बस लिखी जाती है, और एक हस्ताक्षर सही जगह पर रखा जाता है। इन कार्यों को करने के लिए अधिकृत अधिकारी दस्तावेजों को प्रमाणित करना जानता है। "प्रतिलिपि सही है" सबसे अधिक उपयोग किए जाने वाले शिलालेखों में से एक है; कभी-कभी इसका एक छोटा संस्करण भी पाया जाता है - "सही"। एक से अधिक शीट वाले बाध्य दस्तावेज़ को प्रमाणित करने के तरीके पर कई नियम हैं। एक नियम के रूप में, सभी शीटों को क्रमांकित किया जाता है, दस्तावेज़ को सिला जाता है, शीर्ष पर कागज चिपकाया जाता है, जिस पर शीटों की संख्या इंगित की जाती है और एक पहचान शिलालेख लगाया जाता है। यदि दस्तावेज़ बाध्य नहीं है तो प्रत्येक पृष्ठ को अलग से प्रमाणित करना संभव है;

नोटरीकृत दस्तावेज़ प्रमाणीकरण

कानून द्वारा प्रदान किए गए कुछ मामलों में, नोटरी द्वारा एक प्रति का प्रमाणीकरण अनिवार्य है। ऐसे मामलों में, किसी भी अधिकारी को नोटरी के पुष्टिकरण हस्ताक्षर को बदलने का अधिकार नहीं है। ये अपवाद हैं, हालाँकि, कई विभाग नोटरीकृत दस्तावेज़ों पर भरोसा करते हैं। इस प्रक्रिया को पूरा करने के लिए, नोटरी से संपर्क करना, एक पहचान पत्र, मूल और दस्तावेज़ की एक प्रति प्रस्तुत करना पर्याप्त है। नोटरी दस्तावेज़ की सावधानीपूर्वक जांच करता है, मूल के साथ प्रतिलिपि की जांच करता है, जांचता है कि क्या दस्तावेज़ कानूनी रूप से जारी किया गया था और क्या सभी आवश्यक विवरण और हस्ताक्षर मौजूद हैं।

नोटरी से किसी दस्तावेज़ को प्रमाणित करने में कितना खर्च होता है यह शीटों की संख्या और स्वयं प्रमाणीकरण के अधीन दस्तावेज़ पर निर्भर करता है, अक्सर व्यक्तिगत दस्तावेज़ या किसी उद्यम के चार्टर और प्रमाणपत्र प्रमाणित होते हैं;

किन मामलों में नोटरी प्रमाणीकरण से इंकार कर देगा?

यदि मूल पर संदेह है या स्पष्ट रूप से जालसाजी के निशान हैं, तो प्रतिलिपि के प्रमाणीकरण से इनकार कर दिया जाएगा। नोटरी को उन मामलों में भी मना करने का अधिकार है जहां दस्तावेज़ में अस्पष्ट पाठ, परिवर्धन, धुंधली मुहरें, अनिर्दिष्ट सुधार हैं, जब इसे पढ़ना असंभव है, या इसमें महत्वपूर्ण क्षति या खरोंच है। इनकार के इन मामलों के अलावा, ऐसे मामले भी हैं जब दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर एक प्रतिकृति का उपयोग करके किया गया था, या इसे टुकड़े टुकड़े में किया गया था, विदेश में जारी किया गया था, लेकिन वैध नहीं किया गया था। चिकित्सा दस्तावेज़ या राज्य रहस्य वाले कागजात भी प्रमाणीकरण के अधीन नहीं हैं। कभी-कभी दस्तावेज़ स्वयं इसकी प्रामाणिकता के बारे में संदेह पैदा कर सकता है, तो नोटरी को इसे जांच के लिए भेजने का अधिकार है।

दस्तावेज़ों से उद्धरणों का प्रमाणीकरण

कुछ मामलों में, पूरे दस्तावेज़ की एक प्रति प्रमाणित करने की आवश्यकता नहीं होती है। नोटरी से अक्सर वे नागरिक संपर्क करते हैं जिन्हें किसी दस्तावेज़ के केवल कुछ पृष्ठों की प्रतियों की आवश्यकता होती है। हालाँकि, नोटरी चयनित शीट को प्रमाणित नहीं कर सकता, क्योंकि इससे पूरे दस्तावेज़ की अखंडता का उल्लंघन होगा। सच है, अगर ऐसे पेपर में कई अलग-अलग प्रश्न हों जो एक-दूसरे से संबंधित न हों, तो यह संभव है।

नोटरी कार्यालय में दस्तावेजों के प्रमाणीकरण की प्रक्रिया

आप यह पता लगा सकते हैं कि किसी भी कार्यालय में दस्तावेज़ों को ठीक से कैसे प्रमाणित किया जाए। ऐसी प्रक्रिया को पूरा करने की आवश्यकताएं आमतौर पर समान होती हैं। यह हाथ में निर्दिष्ट दस्तावेज़ के साथ इच्छुक नागरिक की भौतिक उपस्थिति है। यह जरूरी नहीं है कि दस्तावेज़ का मालिक ही किसी वकील से संपर्क कर सकता है, बल्कि कोई भी नागरिक जिसे ऐसा करने का काम सौंपा गया है। ऐसा करने के लिए, उसके पास पासपोर्ट, दस्तावेज़ की मूल और उच्च गुणवत्ता वाली प्रति होनी चाहिए, जिस पर पाठ स्पष्ट रूप से पढ़ने योग्य हो और ग्राफिक तत्व प्रदर्शित हों।

नोटरीकृत दस्तावेज़ों की वैधता अवधि कानून द्वारा निर्धारित नहीं होती है, अर्थात यह अनिश्चित काल तक वैध होती है। किसी दस्तावेज़ को नोटरीकृत करने में कितना खर्च आता है, इसका प्रश्न कार्यालय द्वारा अनुमोदित टैरिफ पर निर्भर करता है। एक नियम के रूप में, यह इन मुद्दों को नियंत्रित करता है, इसलिए सभी नोटरी के लिए लागत लगभग समान है। जहां तक ​​विदेशी भाषा में दस्तावेजों का सवाल है, ऐसी सेवाओं की कीमत अधिक है, क्योंकि इसमें अनुवादक के काम की लागत शामिल है।

दस्तावेज़ों का अनुवाद और उनका प्रमाणीकरण

ऐसे मामलों में जहां दस्तावेज़ किसी विदेशी भाषा में तैयार किए जाते हैं, सबसे पहले उनका रूसी में अनुवाद करना आवश्यक है। एक अनुवादक आपको यह पता लगाने में मदद करेगा कि उन दस्तावेज़ों को सही ढंग से कैसे प्रमाणित किया जाए जिनमें आंशिक रूप से किसी विदेशी भाषा के शब्द या मुहरें हों।

ऐसा करने के लिए, आपको एक विशेष अनुवाद एजेंसी या इस प्रकार की गतिविधि के लिए अधिकृत किसी अनुवादक से संपर्क करना होगा। वे दस्तावेज़ों का नोटरीकृत अनुवाद सौंपेंगे। यह उपयुक्त योग्यता वाला कोई भी विशेषज्ञ हो सकता है, सुप्रसिद्ध और जो नोटरी की भाषा के ज्ञान पर संदेह नहीं करता हो। नोटरी इस दस्तावेज़ पर अनुवादक के हस्ताक्षर को सत्यापित करेगा। फिर अनुवाद को मूल में उपयोग किया जा सकता है, या इसकी एक प्रति बनाई जा सकती है और नोटरी द्वारा प्रमाणित भी किया जा सकता है। हमारे देश में रहने वाले किसी भी विदेशी नागरिक के लिए यह बेहतर है कि वह नौकरी के लिए आवेदन करते समय, शादी करते समय या कोई लेन-देन करते समय दस्तावेजों का नोटरीकृत अनुवाद अपने पास रखे।

दस्तावेज़ों को ठीक से प्रमाणित करने के तरीके के आधार पर, किसी कानूनी मुद्दे को बहुत जल्दी हल किया जा सकता है या लंबा खींचा जा सकता है। यह बहुत महत्वपूर्ण है कि दस्तावेजों की प्रतियों को प्रमाणित करने का अधिकार किसके पास है, साथ ही उनके प्रमाणीकरण की प्रक्रिया भी। कुछ मामलों में, सही ढंग से निष्पादित दस्तावेज़ों की उपलब्धता कुछ अधिकारियों द्वारा आपके आवेदन के संबंध में सकारात्मक निर्णय लेने में निर्णायक भूमिका निभाती है।

यदि आप सभी बारीकियों को पहले से ध्यान में रखते हैं, सभी दस्तावेजों को सही ढंग से तैयार करते हैं, उन्हें ठीक से प्रमाणित करते हैं और प्राप्तकर्ता प्राधिकारी की आवश्यकताओं के अनुसार करते हैं, तो दस्तावेजों के साथ कोई समस्या उत्पन्न नहीं होगी।

और इसका डुप्लिकेट और अर्क भी, हम पहले ही बता चुके हैं। आज हम कॉपी सर्टिफिकेशन के विषय पर विस्तार से चर्चा करेंगे। किसी दस्तावेज़ की एक प्रति को कैसे प्रमाणित करें ताकि सरकारी एजेंसियों के सबसे सख्त प्रतिनिधि भी गलती न ढूंढ सकें? किसी प्रति को प्रमाणित करते समय कौन सी जानकारी शामिल की जानी चाहिए? आपको किन नियामक दस्तावेज़ों का संदर्भ लेना चाहिए?

आज रूस में दो दस्तावेज़ हैं जो सभी संगठनों पर लागू होते हैं और जो सीधे तौर पर बताते हैं कि प्रतियों को कैसे प्रमाणित किया जाना चाहिए। यह:

1. 4 अगस्त, 1983 नंबर 9779-x के यूएसएसआर के सर्वोच्च सोवियत के प्रेसिडियम का फरमान "नागरिकों के अधिकारों से संबंधित दस्तावेजों की प्रतियों के उद्यमों, संस्थानों और संगठनों द्वारा जारी करने और प्रमाणन की प्रक्रिया पर" ()।

इन दो दस्तावेजों में से, केवल यूएसएसआर की सर्वोच्च परिषद का फरमान ही मानक प्रकृति का है। यह ठीक है कि यह पहले से ही 30 वर्ष से अधिक पुराना है: किसी ने इसे रद्द नहीं किया है, जिसका अर्थ है कि डिक्री प्रभावी है। उपयोग के लिए राज्य मानक स्वैच्छिक हैं।

किसी दस्तावेज़ की प्रतिलिपि को ठीक से कैसे प्रमाणित करें?

दस्तावेजों की प्रतियों के प्रमाणीकरण के बारे में उल्लिखित GOST और डिक्री क्या कहते हैं? दरअसल, उनकी आवश्यकताओं और सिफ़ारिशों में कोई विरोधाभास नहीं है। विसंगतियां हैं. आइए इसे एक तालिका में देखें (सभी चित्र क्लिक करने योग्य हैं):

*यदि कोई संगठन मुहर का उपयोग करता है, तो अधिक विवरण "कानूनी संस्थाओं के लिए मुहर रद्द करना" लेख में पाया जा सकता है।

तालिका में उद्धरणों और प्रतियों के प्रमाणीकरण के लिए आवश्यक डेटा का एक संपूर्ण सेट शामिल है। समस्या यह है कि यदि आप केवल डिक्री का पालन करते हैं, तो इन नियमों के अनुसार प्रमाणित प्रतिलिपि हस्ताक्षर की डिक्रिप्शन की कमी के कारण संभवतः स्वीकार नहीं की जाएगी। और यदि आप केवल GOST का पालन करते हैं, तो डिक्री से परिचित लोग मूल के स्थान पर एक निशान की अनुपस्थिति का उल्लेख कर सकते हैं। इसलिए, सिफारिश (ठीक एक सिफारिश) सरल होगी: GOST और डिक्री दोनों से, चिह्न के सभी सूचीबद्ध घटकों का उपयोग करें। तब वास्तव में कोई गलती नहीं ढूंढेगा। प्रतिलिपि प्रमाणन चिह्न इस प्रकार दिखाई देगा:

केस संख्या इंगित नहीं की जा सकती; केवल संगठन का नाम आवश्यक है। यदि किसी को अभी भी मूल की तलाश करनी है तो यह जानकारी है। केस नंबर तब खोज में बहुत मददगार हो सकता है।

डिक्री यह नहीं कहती कि सभी आवश्यक जानकारी हाथ से लिखी जानी चाहिए। GOST में ऐसा कुछ भी नहीं है। इसलिए, प्रतियों को प्रमाणित करने के लिए अधिकतम स्थायी डेटा को एक विशेष स्टाम्प में रखा जा सकता है:

दस्तावेज़ों की प्रतियों को प्रमाणित करने का अधिकार

किसी दस्तावेज़ की एक प्रति को सही ढंग से प्रमाणित करने के तरीके के बारे में जानकारी के अलावा, डिक्री में ऐसा करने के लिए या तो संगठन के प्रमुख या "अधिकृत अधिकारी" की आवश्यकता होती है। मुख्य शब्द "अधिकृत" है। प्रतियों को प्रमाणित करने वाले कर्मचारी को यह अधिकार दिया जाना चाहिए। सशक्तिकरण विभिन्न तरीकों से किया जा सकता है।