14 मार्च 2014 शाम ​​4:28 बजे

तकनीकी विनियमन और मेट्रोलॉजी के लिए संघीय एजेंसी ने GOST R 51141-98 के स्थान पर एक नई शब्दावली GOST प्रकाशित की है।

प्रस्तावना

1. संघीय पुरालेख एजेंसी के संघीय बजटीय संस्थान "अखिल रूसी वैज्ञानिक अनुसंधान संस्थान दस्तावेज़ प्रबंधन और संग्रह" (VNIIDAD) द्वारा विकसित।

2. मानकीकरण के लिए तकनीकी समिति द्वारा प्रस्तुत टीसी 191 "वैज्ञानिक और तकनीकी जानकारी, पुस्तकालय और प्रकाशन।"

3. तकनीकी विनियमन और मेट्रोलॉजी के लिए संघीय एजेंसी के आदेश दिनांक 17 अक्टूबर, 2013 संख्या 1185-सेंट द्वारा अनुमोदित और लागू किया गया।

4. यह मानक 27 जुलाई 2006 नंबर 149-एफजेड "सूचना, सूचना प्रौद्योगिकी और सूचना सुरक्षा पर", दिनांक 22 अक्टूबर 2004 नंबर 125-एफजेड "रूसी संघ में संग्रह पर" संघीय कानूनों के मानदंडों को लागू करता है।

5 GOST R 51141-98 के बजाय

इस मानक को लागू करने के नियम GOST R 1.1-2012 (धारा 8) में स्थापित हैं। इस मानक में परिवर्तनों के बारे में जानकारी वार्षिक (चालू वर्ष के 1 जनवरी तक) सूचना सूचकांक "राष्ट्रीय मानक" में प्रकाशित की जाती है, और परिवर्तनों और संशोधनों का आधिकारिक पाठ मासिक सूचना सूचकांक "राष्ट्रीय मानक" में प्रकाशित किया जाता है। इस मानक के संशोधन (प्रतिस्थापन) या रद्दीकरण की स्थिति में, संबंधित सूचना मासिक सूचना सूचकांक "राष्ट्रीय मानक" के अगले अंक में प्रकाशित की जाएगी। प्रासंगिक जानकारी, सूचनाएं और पाठ सार्वजनिक सूचना प्रणाली में भी पोस्ट किए जाते हैं - इंटरनेट पर तकनीकी विनियमन और मेट्रोलॉजी के लिए संघीय एजेंसी की आधिकारिक वेबसाइट (gost.ru) पर।

परिचय

मानक में स्थापित शब्दों को एक व्यवस्थित क्रम में व्यवस्थित किया गया है, जो रिकॉर्ड प्रबंधन और संग्रह के क्षेत्र में अवधारणाओं की शब्दावली प्रणाली को दर्शाता है।

प्रत्येक अवधारणा के लिए एक मानकीकृत शब्द है।

मानकीकृत शब्दों को बोल्ड में दिखाया गया है, उनके संक्षिप्त रूपों को संक्षिप्ताक्षरों द्वारा दर्शाया गया है, और उनके पर्यायवाची शब्द इटैलिक में दिखाए गए हैं।

"एनआरके" चिह्न के बिना समानार्थी शब्द संदर्भ डेटा के रूप में दिए गए हैं और मानकीकृत नहीं हैं।

मानकीकरण दस्तावेज़ों में शब्द का उपयोग करते समय कोष्ठक में संलग्न शब्द का भाग छोड़ा जा सकता है।

जिन शर्तों की परिभाषा में डेवलपर्स आम सहमति पर नहीं पहुंचे हैं उनमें दो परिभाषा विकल्प शामिल हैं, जो एक ही संख्या के तहत दर्शाए गए हैं।

एक बहुअर्थी शब्द के अनुप्रयोग के दायरे को दर्शाने वाला एक नोट शब्द के बाद हल्के फ़ॉन्ट में कोष्ठक में दिया गया है। कूड़ा-कचरा शब्द का हिस्सा नहीं है।

दी गई परिभाषाओं को, यदि आवश्यक हो, तो उनमें व्युत्पन्न विशेषताओं को शामिल करके बदला जा सकता है जो उनमें प्रयुक्त शब्दों के अर्थ को प्रकट करते हैं, परिभाषित अवधारणा के दायरे में शामिल वस्तुओं को इंगित करते हैं। परिवर्तनों को इस मानक में परिभाषित अवधारणाओं के दायरे और सामग्री का उल्लंघन नहीं करना चाहिए।

मानकीकृत शब्द मोटे फ़ॉन्ट में हैं, संक्षिप्त रूपों द्वारा दर्शाए गए उनके संक्षिप्त रूप हल्के फ़ॉन्ट में हैं, और समानार्थक शब्द इटैलिक में हैं।

1 उपयोग का क्षेत्र

यह मानक अभिलेख प्रबंधन और संग्रह के क्षेत्र में उपयोग की जाने वाली बुनियादी अवधारणाओं के नियम और परिभाषाएँ स्थापित करता है।

इस मानक द्वारा स्थापित शर्तों को कार्यालय कार्य और संग्रह पर सभी प्रकार के दस्तावेज़ीकरण और साहित्य में उपयोग के लिए अनुशंसित किया जाता है जो मानकीकरण कार्य के दायरे में हैं और (या) इस कार्य के परिणामों का उपयोग करते हैं।

2. मानक संदर्भ

यह मानक निम्नलिखित मानकों के मानक संदर्भों का उपयोग करता है:

GOST R 1.2-2004 रूसी संघ में मानकीकरण। रूसी संघ के राष्ट्रीय मानक। विकास, अनुमोदन, अद्यतनीकरण और रद्दीकरण के नियम

GOST R 1.5-2004 रूसी संघ में मानकीकरण। रूसी संघ के राष्ट्रीय मानक। निर्माण, प्रस्तुति, डिज़ाइन, अंकन के नियम

GOST R ISO 704-2010 शब्दावली कार्य। सिद्धांत और तरीके

ध्यान दें - इस मानक का उपयोग करते समय, सार्वजनिक सूचना प्रणाली में संदर्भ मानकों की वैधता की जांच करने की सलाह दी जाती है - इंटरनेट पर तकनीकी विनियमन और मेट्रोलॉजी के लिए संघीय एजेंसी की आधिकारिक वेबसाइट पर या वार्षिक सूचना सूचकांक "राष्ट्रीय मानक" का उपयोग करके। , जिसे चालू वर्ष के 1 जनवरी को प्रकाशित किया गया था, और चालू वर्ष के लिए मासिक सूचना सूचकांक "राष्ट्रीय मानक" की विज्ञप्ति के अनुसार। यदि किसी संदर्भ मानक को, जिसके लिए दिनांकित संदर्भ दिया गया है, प्रतिस्थापित किया जाता है, तो ऊपर बताए गए अनुमोदन (गोद लेने) के वर्ष के साथ उस मानक के संस्करण का उपयोग करने की अनुशंसा की जाती है। यदि, इस मानक के अनुमोदन के बाद, संदर्भित मानक में कोई परिवर्तन किया जाता है जिसके लिए एक दिनांकित संदर्भ बनाया गया है जो संदर्भित प्रावधान को प्रभावित करता है, तो यह अनुशंसा की जाती है कि उस प्रावधान को उस परिवर्तन के संबंध में लागू किए बिना लागू किया जाए। यदि संदर्भ मानक को प्रतिस्थापन के बिना रद्द कर दिया जाता है, तो जिस प्रावधान में इसका संदर्भ दिया गया है उसे उस हिस्से में लागू करने की अनुशंसा की जाती है जो इस संदर्भ को प्रभावित नहीं करता है।

3. नियम और परिभाषाएँ

3.1 सामान्य अवधारणाएँ

1. कार्यालय का काम: गतिविधियाँ जो दस्तावेज़ीकरण, दस्तावेज़ प्रवाह, परिचालन भंडारण और दस्तावेज़ों का उपयोग सुनिश्चित करती हैं।

2. दस्तावेज़ीकरण समर्थन (प्रबंधन), पूर्वस्कूली शैक्षणिक संस्थान: गतिविधियाँ जो विशेष रूप से दस्तावेज़ प्रबंधन कार्य प्रदान करती हैं।

3. दस्तावेज़ प्रबंधन: गतिविधियाँ जो संगठन के दस्तावेजी कोष के संबंध में समान नीतियों और मानकों के कार्यान्वयन को सुनिश्चित करती हैं।

4. अभिलेखीय मामला: गतिविधियाँ जो अभिलेखीय दस्तावेजों के भंडारण, अधिग्रहण, लेखांकन और उपयोग के संगठन को सुनिश्चित करती हैं।

5. कार्यालय सेवा: एक संरचनात्मक इकाई जिसे रिकॉर्ड रखने का कार्य सौंपा गया है, साथ ही संगठन के अन्य प्रभागों में रिकॉर्ड रखने के लिए जिम्मेदार व्यक्ति भी हैं।

6. पुरालेख (एनआरके पुरालेख भंडारण): एक संगठन या किसी संगठन की संरचनात्मक इकाई जो अभिलेखीय दस्तावेजों के अधिग्रहण, लेखांकन, भंडारण और उपयोग का कार्य करती है।

7. दस्तावेज़: किसी माध्यम पर विवरण के साथ दर्ज की गई जानकारी जो उसे पहचानने की अनुमति देती है।

8. सरकारी दस्तावेज़: किसी संगठन, अधिकारी या नागरिक द्वारा निर्धारित तरीके से निष्पादित दस्तावेज़।

9. पुरालेख दस्तावेज़: नागरिकों, समाज और राज्य के लिए इसके महत्व के कारण संरक्षित या संरक्षित किया जाने वाला दस्तावेज़।

10. इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़: एक दस्तावेज़ जिसकी जानकारी इलेक्ट्रॉनिक रूप में प्रस्तुत की जाती है।

11. प्रलेखित जानकारी: संरचित जानकारी एक माध्यम पर कैप्चर की गई।

12. (प्रलेखित) जानकारी का वाहक: भाषण, ध्वनि या दृश्य जानकारी को पकड़ने, संग्रहीत करने (और पुन: पेश करने) के लिए डिज़ाइन की गई एक भौतिक वस्तु।

14. दस्तावेज़ का कानूनी महत्व: व्यावसायिक गतिविधियों या व्यक्तिगत घटनाओं की पुष्टि के रूप में कार्य करने के लिए दस्तावेज़ की संपत्ति।

15. दस्तावेज़ का कानूनी बल: कानूनी परिणामों का कारण बनने वाली आधिकारिक दस्तावेज़ की संपत्ति।

16. प्रामाणिकता (इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़): इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ की एक संपत्ति जो यह सुनिश्चित करती है कि इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ घोषित दस्तावेज़ के समान है।

17. विश्वसनीयता (इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़): एक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ की संपत्ति जिसमें इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ की सामग्री सत्यापित किए जा रहे लेनदेन, गतिविधियों या तथ्यों का पूर्ण और सटीक प्रतिनिधित्व है और बाद के लेनदेन या बाद की गतिविधियों में भरोसा किया जा सकता है।

18. सत्यनिष्ठा (इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़): किसी इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ की स्थिति जिसके निर्माण के बाद से इसमें कोई परिवर्तन नहीं किया गया है।

19. उपयोग के लिए उपयुक्तता (इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़): इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ की एक संपत्ति जो इसे किसी भी समय स्थानीयकृत और पुन: प्रस्तुत करने की अनुमति देती है।

20. मूल दस्तावेज़: एक दस्तावेज़ जिसके लेखक, निर्माण के समय और स्थान के बारे में जानकारी, दस्तावेज़ में ही मौजूद है या अन्यथा पहचानी गई है, इसके मूल की प्रामाणिकता की पुष्टि करता है।

21. मूल दस्तावेज़: किसी दस्तावेज़ की पहली या एकमात्र प्रति।

22. डुप्लिकेट दस्तावेज़: मूल दस्तावेज़ की डुप्लिकेट प्रति।

23. दस्तावेज़ की प्रति: दस्तावेज़ की एक प्रति जो मूल दस्तावेज़ की जानकारी को पूरी तरह से पुन: प्रस्तुत करती है।

24. दस्तावेज़ की इलेक्ट्रॉनिक प्रति: इलेक्ट्रॉनिक रूप में बनाए गए दस्तावेज़ की एक प्रति।

25. दस्तावेज़ की प्रमाणित प्रति: दस्तावेज़ की एक प्रति जिस पर, स्थापित प्रक्रिया के अनुसार, इसके कानूनी महत्व को सुनिश्चित करने के लिए विवरण चिपकाए गए हैं।

26. दस्तावेज़ से निकालें: दस्तावेज़ के भाग की एक प्रति, निर्धारित तरीके से प्रमाणित।

27. लिखित दस्तावेज़: एक दस्तावेज़ जिसकी जानकारी लिखित अक्षरों में दर्ज की जाती है।

28. सामग्री या लेख दस्तावेज़: किसी भी प्रकार के लेखन या किसी ध्वनि रिकॉर्डिंग प्रणाली द्वारा रिकॉर्ड की गई भाषण जानकारी शामिल है।

29. बढ़िया दस्तावेज़: एक दस्तावेज़ जो किसी वस्तु की उपस्थिति और/या आंतरिक संरचना को पुन: प्रस्तुत करता है।

30. फोटो दस्तावेज़: फोटोग्राफ़िक या इलेक्ट्रॉनिक रूप से (डिजिटल रूप से) बनाया गया एक सचित्र दस्तावेज़, व्यक्तिगत छवियों - स्थिर छवियों के रूप में जानकारी कैप्चर करता है।

31. दृश्य-श्रव्य दस्तावेज़: एक दस्तावेज़ जिसमें दृश्य और/या श्रव्य जानकारी होती है।

32. वीडियो दस्तावेज़: वीडियो रिकॉर्डिंग विधि द्वारा बनाया गया एक दृश्य-श्रव्य दस्तावेज़ जो अनुक्रमिक छवियों - गतिशील छवियों के रूप में जानकारी कैप्चर करता है।

33. फ़िल्म दस्तावेज़: एक सचित्र या दृश्य-श्रव्य दस्तावेज़ जो फोटोग्राफ़िक या इलेक्ट्रॉनिक रूप से (डिजिटल रूप से) बनाया गया है, जो अनुक्रमिक छवियों - गतिशील छवियों के रूप में जानकारी कैप्चर करता है।

34. फोनोडॉक्यूमेंट: एक दृश्य-श्रव्य दस्तावेज़ जिसमें किसी भी ध्वनि रिकॉर्डिंग सिस्टम द्वारा रिकॉर्ड की गई ऑडियो जानकारी शामिल है।

35. ग्राफ़िक दस्तावेज़: एक सचित्र दस्तावेज़ जिसमें किसी वस्तु की छवि रेखाओं, स्ट्रोक, प्रकाश और छाया, बिंदुओं और रंग के माध्यम से प्राप्त की जाती है।

36. दस्तावेज़ विवरण: दस्तावेज़ डिज़ाइन तत्व.

37. दस्तावेज़ प्रपत्र: निर्धारित अनुक्रम में व्यवस्थित दस्तावेज़ विवरण का एक सेट।

38. दस्तावेज़ भंडारण: तर्कसंगत प्लेसमेंट का आयोजन करना और दस्तावेजों की सुरक्षा सुनिश्चित करना।

39. दस्तावेजों के मूल्य की जांच: दस्तावेजों की भंडारण अवधि निर्धारित करने के लिए उनके मूल्य के मानदंडों के आधार पर दस्तावेजों का अध्ययन।

40. दस्तावेज़ भंडारण अवधि: समय की वह अवधि जिसके दौरान किसी दस्तावेज़ को किसी वृत्तचित्र या अभिलेखीय संग्रह के हिस्से के रूप में संग्रहीत किया जाना चाहिए।

41. दस्तावेज़ों का स्थायी भंडारण: दस्तावेजों को नष्ट करने के अधिकार के बिना उनका सतत भंडारण।

42. दस्तावेज़ों का अस्थायी भंडारण: नियामक कानूनी कृत्यों द्वारा स्थापित समय सीमा के भीतर उनके नष्ट होने तक दस्तावेजों का भंडारण।

43. दस्तावेज़ पहुंच: दस्तावेज़ प्राप्त करने और उपयोग करने की संभावना और शर्तें

3.2. कार्यालय का काम

3.2.1. प्रलेखन

44. प्रलेखन: स्थापित नियमों के अनुसार किसी माध्यम पर जानकारी रिकॉर्ड करना।

45. दस्तावेज़ीकरण उपकरण: किसी माध्यम पर जानकारी रिकॉर्ड करने के लिए उपयोग किए जाने वाले संगठनात्मक और कंप्यूटर उपकरण।

46. दस्तावेज़ीकरण प्रणाली: उनके उद्देश्य, गतिविधि के दायरे और उनके निष्पादन के लिए समान आवश्यकताओं के आधार पर परस्पर संबंधित दस्तावेजों का एक सेट।

47. दस्तावेज़ का प्रकार: एक वर्गीकरण अवधारणा जो दर्शाती है कि कोई दस्तावेज़ उनके सामान्य कार्यात्मक उद्देश्य के आधार पर दस्तावेज़ों के एक निश्चित समूह से संबंधित है या नहीं।

48. दस्तावेज़ प्रपत्र: कागज की एक शीट या इलेक्ट्रॉनिक टेम्पलेट जिसमें किसी आधिकारिक दस्तावेज़ के लेखक की पहचान करने वाले विवरण हों।

49. एकीकृत दस्तावेज़ प्रपत्र; यूवीडी: एक निश्चित प्रकार का दस्तावेज़ रूप, जिसमें पाठ का एक स्थिर भाग होता है।

50. दस्तावेजों के एकीकृत रूपों की तालिका: उपयोग के लिए स्थापित दस्तावेजों के मानकीकृत रूपों की सूची।

51. एकीकृत दस्तावेज़ प्रपत्रों का एल्बम: उन्हें भरने के निर्देशों के साथ उपयोग के लिए स्थापित दस्तावेजों के मानकीकृत प्रपत्रों का संग्रह।

52. दस्तावेज़ की तैयारी: दस्तावेज़ पर आवश्यक विवरण डालना।

53. दस्तावेज़ अनुमोदन; दर्शन: इच्छुक संगठनों, अधिकारियों और विशेषज्ञों द्वारा एक मसौदा आधिकारिक दस्तावेज़ का मूल्यांकन।

54. दस्तावेज़ अनुमोदन (अनुमोदन) शीट: अनुमोदन के चिह्न (वीज़ा) के साथ एक आधिकारिक दस्तावेज़ का हिस्सा।

55. वीज़ा: एक विवरण जो दस्तावेज़ की सामग्री के साथ अधिकारी की सहमति या असहमति को रिकॉर्ड करता है।

56. अनुमोदन मोहर: किसी ऐसे संगठन की सहमति व्यक्त करने वाली एक आवश्यकता जो इसकी सामग्री के साथ दस्तावेज़ का लेखक नहीं है।

57. (किसी दस्तावेज़ पर) हस्ताक्षर करना: निर्धारित प्रपत्र में किसी अधिकारी या व्यक्ति के हस्तलिखित हस्ताक्षर से किसी दस्तावेज़ का प्रमाणीकरण।

58. हस्ताक्षर: किसी अधिकारी या व्यक्ति के हस्तलिखित हस्ताक्षर युक्त प्रॉप्स।

59. इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर: इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ से जुड़ी या अन्यथा जुड़ी इलेक्ट्रॉनिक रूप में जानकारी जो इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करने वाले व्यक्ति की पहचान की अनुमति देती है।

60. दस्तावेज़ अनुमोदन: किसी दस्तावेज़ को कानूनी दर्जा देने की एक विधि।

61. अनुमोदन मोहर: दस्तावेज़ की कानूनी स्थिति को दर्शाने वाले आधिकारिक दस्तावेज़ का विवरण।

62. दस्तावेज़ पहुंच प्रतिबंध स्टाम्प: किसी दस्तावेज़ में जानकारी की विशेष प्रकृति को इंगित करने वाली और उस तक पहुंच को सीमित करने वाली एक आवश्यकता।

63. कागजातों की तारीख: किसी दस्तावेज़ या उसमें दर्ज किसी घटना पर हस्ताक्षर (अनुमोदन) के समय को दर्शाने वाला विवरण।

64. दस्तावेज़ के संकलन (प्रकाशन) का स्थान: उस इलाके का नाम दर्शाने वाला विवरण जो उस संगठन का स्थान है जिसने दस्तावेज़ लिखा है।

65. संकल्प: दस्तावेज़ के निष्पादन के लिए अधिकारी के निर्देशों वाला विवरण।

66. दस्तावेज़ पाठ: दस्तावेज़ की मुख्य सामग्री.

67. गंतव्य: दस्तावेज़ प्राप्तकर्ता के बारे में जानकारी युक्त विवरण।

68. आवेदन पत्र की उपस्थिति अंकित करना: अतिरिक्त संलग्न दस्तावेज़(दस्तावेजों) के बारे में जानकारी युक्त विवरण।

69. दस्तावेज़ प्राप्ति चिह्न: संगठन द्वारा दस्तावेज़ की प्राप्ति की पुष्टि करने वाला विवरण।

70. प्रमाणीकरण चिह्न की प्रतिलिपि बनाएँ: एक प्रतिलिपि को कानूनी दर्जा देने के लिए उपयोग की जाने वाली एक आवश्यकता।

71. मुहर: दस्तावेज़ पर अपनी छाप लगाकर किसी अधिकारी के हस्ताक्षर की प्रामाणिकता को प्रमाणित करने के लिए उपयोग किया जाने वाला उपकरण।

3.2.2. दस्तावेज़ों के साथ कार्य का संगठन

73. दस्तावेज़ प्रवाह: किसी संगठन में दस्तावेजों के बनने या प्राप्त होने से लेकर निष्पादन या प्रेषण के पूरा होने तक उनकी आवाजाही।

74. इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन: स्वचालित सूचना प्रणाली (इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रवाह प्रणाली) का उपयोग करके दस्तावेज़ प्रवाह।

75. दस्तावेज़ प्रवाह की मात्रा: एक निश्चित अवधि के दौरान संगठन द्वारा प्राप्त और बनाए गए दस्तावेज़ों की संख्या।

76. दस्तावेज़ प्रवाह: एक ही प्रकार या उद्देश्य के दस्तावेज़ों का एक सेट, जिसका एक ही मार्ग हो।

77. दस्तावेज़ प्रवाह घनत्व: समय की प्रति इकाई एक विशिष्ट प्रसंस्करण बिंदु से गुजरने वाले दस्तावेज़ों की संख्या।

78. ईडीएमएस में एक दस्तावेज़ शामिल है: इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली में किसी दस्तावेज़ और/या दस्तावेज़ के बारे में जानकारी की नियुक्ति सुनिश्चित करने के लिए कार्रवाई करना।

79. मेटाडाटा: दस्तावेज़ों के संदर्भ, सामग्री, संरचना का वर्णन करने वाला डेटा, सूचना प्रणाली में दस्तावेज़ प्रबंधन सुनिश्चित करना।

80. रूपांतरण (इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़), रूपांतरण (इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़): इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों को एक माध्यम से दूसरे माध्यम या एक प्रारूप से दूसरे प्रारूप में ले जाने की प्रक्रिया।

81. प्रवासन (इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़): दस्तावेजों की प्रामाणिकता, अखंडता, विश्वसनीयता और उपयोग के लिए उनकी उपयुक्तता को बनाए रखते हुए इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों को एक सूचना प्रणाली से दूसरे में ले जाना।

82. दस्तावेज़ों का प्राथमिक प्रसंस्करण; अग्रेषित दस्तावेज़ प्रसंस्करण: संगठन द्वारा प्राप्त होने पर दस्तावेज़ों का प्रसंस्करण (अखंडता, पूर्णता, छँटाई आदि की जाँच करना)।

83. दस्तावेज़ों की प्रारंभिक समीक्षा: उस अधिकारी को निर्धारित करने के लिए संगठन द्वारा प्राप्त दस्तावेज़ का अध्ययन जिसकी क्षमता पर विचार करना शामिल है।

84. दस्तावेज़ पंजीकरण: किसी दस्तावेज़ को एक पंजीकरण संख्या निर्दिष्ट करना और दस्तावेज़ के बारे में डेटा को पंजीकरण और लेखांकन फॉर्म में दर्ज करना।

85. दस्तावेज़ पंजीकरण संख्या; दस्तावेज़ पंजीकरण सूचकांक: किसी दस्तावेज़ को पंजीकृत होने पर उसे सौंपा गया एक संख्यात्मक या अल्फ़ान्यूमेरिक पदनाम।

86. पंजीकरण एवं लेखा प्रपत्र: एक दस्तावेज़ (कार्ड, जर्नल), जिसमें इलेक्ट्रॉनिक रूप भी शामिल है, का उपयोग लेखांकन, खोज और नियंत्रण उद्देश्यों के लिए किसी दस्तावेज़ के बारे में जानकारी रिकॉर्ड करने के लिए किया जाता है।

87. दस्तावेज़ की पंजीकरण संख्या बताएं: किसी दस्तावेज़ को उपयुक्त राज्य रजिस्टर में शामिल किए जाने पर उसे निर्दिष्ट संख्या दी जाती है।

88. दस्तावेज़ निष्पादन नियंत्रण: कार्रवाइयों का एक सेट जो दस्तावेज़ों का समय पर निष्पादन सुनिश्चित करता है।

89. दस्तावेज़ निष्पादन के लिए विशिष्ट समय सीमा: एक नियामक कानूनी अधिनियम द्वारा स्थापित दस्तावेज़ के निष्पादन की समय सीमा।

90. दस्तावेज़ निष्पादन के लिए व्यक्तिगत समय सीमा: संगठन या संकल्प के संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेज़ द्वारा स्थापित दस्तावेज़ के निष्पादन की समय सीमा।

91. दस्तावेज़ के निष्पादन और उसे फ़ाइल में भेजने पर एक नोट: वह विशेषता जो दस्तावेज़ के साथ काम पूरा होने के बाद उसका भंडारण स्थान निर्धारित करती है।

92. दस्तावेज़ों का शीघ्र भंडारण: किसी संरचनात्मक इकाई में दस्तावेज़ों का भंडारण तब तक करना जब तक कि उन्हें संगठन के अभिलेखागार में स्थानांतरित या नष्ट न कर दिया जाए।

93. दस्तावेजी कोष: किसी संगठन की गतिविधियों में उत्पन्न दस्तावेजों का एक सेट।

94. मामलों का नामकरण: संगठन में बनाए गए केस शीर्षकों की व्यवस्थित सूची, जिसमें उनकी अवधारण अवधि का संकेत दिया गया है।

95. मामला: एक मुद्दे या गतिविधि के क्षेत्र से संबंधित एक दस्तावेज़ या दस्तावेज़ों का एक सेट, एक अलग कवर में रखा गया।

96. इलेक्ट्रॉनिक व्यवसाय: एक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ या इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों का एक सेट और उनके लिए मेटाडेटा, मामलों के नामकरण के अनुसार तैयार किया गया।

97. व्यवसाय शुरू करने के संकेत: वह आधार जिस पर मामले का शीर्षक तैयार किया जाता है और मामला बनता है।

98. केस गठन: मामलों के नामकरण और मामले के भीतर उनके व्यवस्थितकरण के अनुसार निष्पादित दस्तावेजों को एक मामले में समूहीकृत करना।

99. मामले का पंजीकरण: अभिलेखीय भंडारण में स्थानांतरण के लिए मामला तैयार करना।

100. केस का शीर्षक: केस दस्तावेजों की संरचना और सामग्री के बारे में जानकारी का संक्षिप्त पदनाम।

101. आंतरिक सूची: मामले के दस्तावेज़ों को रिकॉर्ड करने, उनकी संरचना और सामग्री का खुलासा करने के लिए मामले में शामिल एक दस्तावेज़।

102. मामले के लिए प्रमाणन पत्र: एक दस्तावेज़ जिसमें मामले की शीटों की संख्या, दस्तावेज़ों की भौतिक स्थिति और मामले के गठन की विशेषताओं के बारे में जानकारी होती है।

103. केस इंडेक्स: संगठन के मामलों के नामकरण के अनुसार किसी मामले का संख्यात्मक या अल्फ़ान्यूमेरिक पदनाम।

104. एक संरचनात्मक इकाई के मामलों की सूची: एक लेखांकन दस्तावेज़ जिसमें विभाग में गठित और अभिलेखीय भंडारण के लिए स्थानांतरण के अधीन मामलों के बारे में जानकारी शामिल है।

105. दस्तावेज़ों को नष्ट करना: निर्धारित तरीके से बाद में विनाश (निपटान) के साथ भंडारण अवधि की समाप्ति के बाद दस्तावेजी या अभिलेखीय निधि से दस्तावेजों का बहिष्करण।

3.3. अभिलेखीय मामला

3.3.1. अभिलेखीय दस्तावेज़ों का भंडारण और लेखांकन

106. राज्य अभिलेखागार: रूसी संघ द्वारा बनाई गई एक संघीय राज्य संस्था, या रूसी संघ की एक घटक इकाई की एक राज्य संस्था, जो रूसी संघ की एक घटक इकाई द्वारा बनाई गई है, जो अभिलेखीय निधि के दस्तावेजों का अधिग्रहण, लेखांकन, भंडारण और उपयोग करती है। रूसी संघ के, साथ ही अन्य अभिलेखीय दस्तावेज़।

107. नगर पुरालेख: एक नगरपालिका जिले, शहर जिले या एक नगरपालिका जिले, शहर जिले द्वारा बनाई गई एक नगरपालिका संस्था के स्थानीय सरकारी निकाय की एक संरचनात्मक इकाई और रूसी संघ के अभिलेखीय निधि के दस्तावेजों का भंडारण, अधिग्रहण, लेखांकन और उपयोग करती है, जैसे साथ ही अन्य अभिलेखीय दस्तावेज़।

108. प्रोफ़ाइल पुरालेखित करें: संग्रह के लिए संग्रहीत किए जाने वाले दस्तावेज़ों का सेट।

109. पुरालेख निधि: अभिलेखीय दस्तावेज़ों का एक सेट जो ऐतिहासिक और/या तार्किक रूप से एक दूसरे से संबंधित हैं।

110. रूसी संघ का अभिलेखीय कोष: स्थायी भंडारण के अधीन, ऐतिहासिक, वैज्ञानिक, सामाजिक, आर्थिक, राजनीतिक और सांस्कृतिक महत्व वाले, समाज के भौतिक और आध्यात्मिक जीवन को प्रतिबिंबित करने वाले अभिलेखीय दस्तावेजों का एक ऐतिहासिक रूप से स्थापित और लगातार अद्यतन सेट।

111. यूनाइटेड आर्काइव फंड (एनआरके समूह अभिलेखीय निधि, व्यापक अभिलेखीय निधि): दो या अधिक निधि-निर्माताओं के दस्तावेज़ों से गठित एक अभिलेखीय निधि, जिनके बीच ऐतिहासिक और/या तार्किक संबंध होते हैं।

112. व्यक्तिगत मूल की पुरालेख निधि: पुरालेख निधि, जिसमें किसी व्यक्ति, परिवार, कबीले के जीवन और गतिविधियों के दौरान बने दस्तावेज़ शामिल होते हैं।

113. पुरालेख संग्रह: दस्तावेज़ों का एक सेट जो उनमें समान एक या अधिक आवश्यक विशेषताओं से एकजुट होता है।

114. दस्तावेज़ों का वित्तपोषण: किसी विशिष्ट निधि निर्माता से दस्तावेजों की संबद्धता और अभिलेखीय निधि की कालानुक्रमिक सीमाओं का निर्धारण।

115. संस्थापक: एक कानूनी या प्राकृतिक व्यक्ति जिसकी गतिविधियों की प्रक्रिया में एक दस्तावेजी कोष बनता है।

116. दस्तावेजों की सुरक्षा सुनिश्चित करना: अभिलेखीय दस्तावेजों के भंडारण की नियामक शर्तों, व्यवस्थाओं और उचित संगठन को बनाने और उनका अनुपालन करने के लिए उपायों का एक सेट।

117. दस्तावेजों की भौतिक और रासायनिक सुरक्षा सुनिश्चित करना: वैज्ञानिक और तकनीकी साधनों और भंडारण, बहाली, संरक्षण, जैव रासायनिक संरक्षण और अभिलेखीय दस्तावेजों के पुनरुत्पादन के तरीकों का विकास, निर्माण और व्यावहारिक अनुप्रयोग।

118. पुरालेख भंडारण (एनआरके पुरालेख): अभिलेखीय दस्तावेजों के भंडारण के लिए विशेष रूप से सुसज्जित कमरा।

119. पुरालेख दस्तावेज़ भंडारण मोड: दस्तावेजों की सुरक्षा सुनिश्चित करने और उनके कार्यान्वयन पर नियंत्रण सुनिश्चित करने के लिए अभिलेखीय भंडारण सुविधाओं में बनाई गई अग्नि सुरक्षा और सुरक्षा उपायों, तापमान, आर्द्रता, स्वच्छता, स्वच्छता और प्रकाश व्यवस्था की स्थिति का एक सेट।

120. एक अभिलेखीय दस्तावेज़ की बहाली: क्षतिग्रस्त या नष्ट हो चुके अभिलेखीय दस्तावेज़ की मूल या मूल संपत्तियों और बाहरी संकेतों की बहाली।

121. पुरालेखीय दस्तावेज़ का संरक्षण: दस्तावेजों को बाहरी वातावरण के विनाशकारी प्रभावों से बचाने के उपायों की एक प्रणाली।

122. दस्तावेज़ की उम्र बढ़ना: बाहरी और आंतरिक कारकों के प्रभाव में किसी दस्तावेज़ के मूल भौतिक और रासायनिक गुणों में परिवर्तन।

123. अभिलेखीय दस्तावेज़ की बीमा प्रति: मूल खो जाने या क्षतिग्रस्त होने की स्थिति में इसमें मौजूद जानकारी को संरक्षित करने के लिए विशेष रूप से मूल्यवान या अद्वितीय अभिलेखीय दस्तावेज़ की एक प्रति।

124. अभिलेखीय दस्तावेजों का बीमा कोष: विशेष रूप से मूल्यवान और अद्वितीय अभिलेखीय दस्तावेजों की बीमा प्रतियों का एक सेट।

125. उपयोग हेतु निधि (संग्रह): अभिलेखीय दस्तावेज़ों की प्रतियों का एक सेट जो उनकी टूट-फूट को रोकने के लिए मूल दस्तावेजों के स्थान पर उपयोग के लिए है।

126. रूसी संघ के पुरालेख निधि के दस्तावेजों का निक्षेपागार भंडारण: राज्य निकायों और संगठनों द्वारा रूसी संघ के अभिलेखीय कोष के दस्तावेजों का उनके और रूसी संघ की सरकार द्वारा विशेष रूप से अधिकृत संघीय कार्यकारी निकाय के बीच प्रासंगिक समझौतों द्वारा निर्धारित अवधि और शर्तों पर भंडारण।

127. अभिलेखीय दस्तावेज़ों के लिए लेखांकन: लेखांकन इकाइयों में अभिलेखीय दस्तावेजों की मात्रा और संरचना का निर्धारण और उनकी उपलब्धता और स्थिति की निगरानी के लिए लेखांकन दस्तावेजों में इस मात्रा और संरचना का प्रतिबिंब।

128. रूसी संघ के अभिलेखीय कोष से दस्तावेजों का केंद्रीकृत राज्य लेखांकन: रूसी संघ के एक घटक इकाई और समग्र रूप से राज्य के स्तर पर रूसी संघ के अभिलेखीय कोष के दस्तावेजों को रिकॉर्ड करने की एक प्रणाली, अभिलेखीय निधियों की मात्रा, संरचना और अभिलेखीय प्रबंधन निकायों में जानकारी की एकाग्रता के आधार पर। भंडारण इकाइयों की संख्या.

129. अभिलेखीय दस्तावेज़ों के रिकार्ड की इकाई: लेखांकन दस्तावेजों और अभिलेखीय संदर्भ पुस्तकों में इस मात्रा को प्रतिबिंबित करने के लिए संग्रह में दस्तावेजों की संख्या के लिए माप की एक इकाई।

130. अभिलेखीय दस्तावेजों के लिए भंडारण इकाई: एक लेखांकन और वर्गीकरण इकाई, जो एक भौतिक रूप से पृथक दस्तावेज़ या दस्तावेज़ों का एक समूह है जिसका स्वतंत्र अर्थ होता है।

131. लेखांकन दस्तावेज़ (अभिलेखागार): स्थापित प्रपत्र के दस्तावेजों का एक सेट, लेखांकन इकाइयों में अभिलेखीय दस्तावेजों की प्राप्ति, निपटान, मात्रा, संरचना और स्थिति को रिकॉर्ड करना।

132. निधियों की सूची: एक लेखांकन दस्तावेज़ जिसमें संग्रह में संग्रहीत आधिकारिक नामों की सूची, साथ ही सेवानिवृत्त अभिलेखीय निधियों को उन्हें सौंपी गई संख्याओं के आरोही क्रम में शामिल किया गया है।

133. फंड शीट: एक लेखांकन दस्तावेज़ जिसमें अभिलेखीय निधि के भीतर, मामलों की सूची की संख्या और संरचना, दस्तावेजों और उनकी संख्या, अभिलेखीय दस्तावेजों की संख्या और संरचना, उनके विवरण की स्थिति, मामलों की प्रत्येक सूची के लिए परिवर्तन की गतिशीलता के बारे में जानकारी होती है। , दस्तावेज़ और समग्र रूप से अभिलेखीय निधि, नाम अभिलेखीय निधि में परिवर्तन दर्ज करना।

134. पुरालेख सिफर: पहचान और लेखांकन के उद्देश्य से अभिलेखीय दस्तावेजों की भंडारण इकाई पर लागू एक पदनाम, जिसमें संग्रह का संक्षिप्त नाम (आधिकारिक संक्षिप्त नाम), संग्रह निधि की संख्या, मामलों, दस्तावेजों की सूची की संख्या शामिल है। भंडारण इकाई की संख्या, लेखा इकाई की संख्या।

135. अभिलेखीय दस्तावेजों की उपलब्धता एवं स्थिति की जाँच करना: संग्रह के लेखांकन दस्तावेजों में रिकॉर्ड के लिए भंडारण इकाइयों की संख्या की वास्तविक उपलब्धता के पत्राचार की स्थापना करना, साथ ही उन अभिलेखीय दस्तावेजों की पहचान करना जिनके लिए संरक्षण, बहाली और कीटाणुशोधन की आवश्यकता होती है।

136. स्थलाकृतिक सूचकांक: एक दस्तावेज़ जिसमें अभिलेखागार में अभिलेखीय निधियों के सटीक स्थान के बारे में जानकारी होती है।

3.3.2. पुरालेख पूरा करना

137. पुरालेख पूरा करना: इसकी प्रोफ़ाइल के अनुसार दस्तावेजों के साथ संग्रह की व्यवस्थित पुनःपूर्ति।

138. दस्तावेजों के मूल्य की जांच के लिए मानदंड: संकेत जो दस्तावेजों की उत्पत्ति, सामग्री और बाहरी विशेषताओं का महत्व निर्धारित करते हैं।

139. अधिग्रहण का स्रोत (संग्रह): एक संगठन या नागरिक जिसके दस्तावेज़ पुरालेख में भंडारण के लिए हैं या प्राप्त किए जा सकते हैं।

140. दस्तावेज़ों की चयनात्मक स्वीकृति: संगठनों के कुछ प्रकार के दस्तावेजों या कई सजातीय संगठनों के सभी मूल्यवान दस्तावेजों के स्थायी भंडारण के लिए स्वीकृति।

141. भंडारण अवधि सहित दस्तावेजों की सूची: दस्तावेजों के प्रकार और श्रेणियों की व्यवस्थित सूची जो उनकी भंडारण अवधि दर्शाती है।

142. अस्थायी भंडारण दस्तावेज़: सीमित शेल्फ जीवन वाला एक दस्तावेज़, जिसके बाद इसे नष्ट कर दिया जाना चाहिए।

143. स्थायी दस्तावेज़: एक दस्तावेज़ जिसके लिए, नियामक कानूनी कृत्यों के अनुसार, शाश्वत भंडारण स्थापित किया गया है।

144. रूसी संघ के पुरालेख कोष से दस्तावेज़: एक अभिलेखीय दस्तावेज़ जो दस्तावेज़ों के मूल्य की परीक्षा में उत्तीर्ण हो चुका है, राज्य के साथ पंजीकृत है और स्थायी भंडारण के अधीन है।

145. विशेष रूप से मूल्यवान दस्तावेज़: रूसी संघ के पुरालेख कोष का एक दस्तावेज़ जिसका स्थायी सांस्कृतिक, ऐतिहासिक और वैज्ञानिक मूल्य है, समाज और राज्य के लिए विशेष महत्व है, और जिसके लिए रिकॉर्डिंग, भंडारण और उपयोग के लिए एक विशेष व्यवस्था स्थापित की गई है।

146. अनोखा दस्तावेज़: एक विशेष रूप से मूल्यवान दस्तावेज़, इसमें मौजूद जानकारी और/या इसकी बाहरी विशेषताओं के संदर्भ में अद्वितीय, इसके अर्थ और/या आत्मकथा के संदर्भ में खो जाने पर अपूरणीय।

147. अभिलेखीय दस्तावेजों को व्यवस्थित करना: रूसी संघ की सरकार द्वारा विशेष रूप से अधिकृत संघीय कार्यकारी निकाय द्वारा स्थापित नियमों के अनुसार भंडारण इकाइयों (फ़ाइलों) में अभिलेखीय दस्तावेजों के निर्माण, उनके विवरण और निष्पादन पर कार्यों का एक सेट।

148. नष्ट करने हेतु दस्तावेजों का चयन: समाप्त भंडारण अवधि वाले दस्तावेजों के वैज्ञानिक और व्यावहारिक मूल्य की जांच के दौरान पहचान और विनाश के लिए उनका चयन।

3.3.3. पुरालेख की सूचना गतिविधियाँ

149. पुरालेख की सूचना गतिविधियाँ: अभिलेखीय संदर्भ पुस्तकों का निर्माण और अभिलेखीय दस्तावेजों के उपयोग का संगठन।

150. अभिलेखीय दस्तावेज़ों का उपयोग: सांस्कृतिक, वैज्ञानिक, राजनीतिक, आर्थिक उद्देश्यों के लिए और नागरिकों के कानूनी अधिकारों और हितों को सुनिश्चित करने के लिए अभिलेखीय दस्तावेजों से जानकारी का अनुप्रयोग।

151. अभिलेखीय दस्तावेज़ों का उपयोग: अभिलेखीय दस्तावेज़ों को पढ़कर, देखकर या सुनकर उनसे परिचित होना।

152. अभिलेखीय दस्तावेज़ों के उपयोग का संगठन: राज्य निकायों, स्थानीय सरकारों, कानूनी संस्थाओं या व्यक्तियों को पढ़ने, देखने या सुनने के लिए अभिलेखीय दस्तावेज़ प्रदान करने के लिए अभिलेखीय संस्थानों की गतिविधियाँ।

153. अभिलेखीय दस्तावेज़ों का उपयोगकर्ता: एक राज्य निकाय, एक स्थानीय सरकारी निकाय, या एक कानूनी इकाई या व्यक्ति जो आवश्यक जानकारी प्राप्त करने और उपयोग करने के लिए कानूनी रूप से अभिलेखीय दस्तावेजों तक पहुंचता है।

154. अभिलेखीय दस्तावेज़ों का स्वामी: एक राज्य निकाय, एक स्थानीय सरकारी निकाय, या एक कानूनी या प्राकृतिक व्यक्ति जो अभिलेखीय दस्तावेजों का मालिक है और उनका उपयोग करता है और कानून या समझौते द्वारा स्थापित सीमाओं के भीतर उनका निपटान करने के अधिकार का प्रयोग करता है।

155. अभिलेखीय दस्तावेज़ों का स्वामी: राज्य, नगर पालिका, या कानूनी या भौतिक इकाई जो अभिलेखीय दस्तावेजों के स्वामित्व, उपयोग और निपटान के अधिकारों का पूरी तरह से प्रयोग करती है।

156. संग्रहीत दस्तावेज़ों तक पहुंच प्रतिबंधित करना: कानून के अनुसार या फंड निर्माता, मालिक, दस्तावेजों के मालिक की इच्छा पर अभिलेखीय दस्तावेजों के मुफ्त उपयोग को छोड़कर अस्थायी या अन्य शर्तें।

157. अभिलेखीय दस्तावेजों का प्रकाशन: आम तौर पर स्वीकृत वैज्ञानिक सिद्धांतों और मानदंडों के अनुसार प्रकाशन के लिए अभिलेखीय दस्तावेजों की तैयारी और उनके प्रकाशन का कार्यान्वयन।

158. वृत्तचित्र प्रदर्शनी: अभिलेखीय दस्तावेजों या उनकी प्रतियों को इस उद्देश्य के लिए अनुकूलित एक विशेष कमरे में या इंटरनेट साइट पर प्रदर्शित करना।

159. अभिलेखीय दस्तावेज़ों का विवरण: अभिलेखीय संदर्भ पुस्तकों में दस्तावेजों की संरचना और सामग्री के बारे में जानकारी की संरचित प्रस्तुति।

160. पुरालेख संदर्भ पुस्तक का वर्णनात्मक लेख: एक अभिलेखीय निर्देशिका में एक विवरण वस्तु (एक दस्तावेज़, उसका भाग, एक भंडारण इकाई, भंडारण इकाइयों का एक समूह, एक संग्रह निधि, अभिलेखीय निधियों का एक समूह) के बारे में जानकारी का एक सेट।

161. पुरालेख का वैज्ञानिक संदर्भ तंत्र, पुरालेख की संदर्भ और खोज सुविधाएं; एनएसए संग्रह: अभिलेखीय दस्तावेजों के विवरण का एक सेट।

162. अभिलेखीय दस्तावेज़ों के लिए वैज्ञानिक संदर्भ उपकरण की प्रणाली: एकीकृत वैज्ञानिक और पद्धतिगत आधार पर बनाए गए संग्रह दस्तावेजों की संरचना और सामग्री पर परस्पर संबंधित और पूरक अभिलेखीय संदर्भ पुस्तकों का एक सेट।

163. पुरालेख निर्देशिका: अभिलेखीय दस्तावेजों की संरचना, सामग्री और स्थान पर संदर्भ पुस्तक।

164. मामलों, दस्तावेजों की सूची: एक संदर्भ और लेखांकन दस्तावेज़ जिसमें पुरालेख निधि की भंडारण इकाइयों/लेखा इकाइयों की एक व्यवस्थित सूची होती है, जिसका उद्देश्य उनकी सामग्री और लेखांकन का खुलासा करना है।

165. पुरालेख मार्गदर्शिका: एक निर्देशिका जिसमें संग्रह (अभिलेखागार) की होल्डिंग्स के बारे में व्यवस्थित जानकारी होती है और इसका उद्देश्य खुद को उनकी संरचना और सामग्री से परिचित कराना है।

166. पुरालेख सूची: एक निर्देशिका जिसमें चयनित वर्गीकरण योजना के अनुसार अभिलेखीय निधियों, भंडारण इकाइयों/लेखा इकाइयों, अभिलेखीय दस्तावेजों (या उनके भागों) की सामग्री के बारे में जानकारी स्थित है।

167. पुरालेख अनुक्रमणिका: एक निर्देशिका जिसमें अभिलेखीय दस्तावेजों में उल्लिखित विषय अवधारणाओं के नामों की एक व्यवस्थित सूची होती है, जो उनके अभिलेखीय कोड को दर्शाती है।

168. पुरालेख निधि का अवलोकन: एक निर्देशिका जिसमें एक अभिलेखीय निधि के अभिलेखीय दस्तावेजों की संरचना और सामग्री के बारे में व्यवस्थित जानकारी होती है, जो उनके स्रोत विश्लेषण द्वारा पूरक होती है।

169. अभिलेखीय दस्तावेजों की विषयगत समीक्षा: एक निर्देशिका जिसमें किसी विशिष्ट विषय पर एक या अभिलेखीय निधियों के समूह के अभिलेखीय दस्तावेजों के परिसरों की संरचना, सामग्री और खोज डेटा के बारे में व्यवस्थित जानकारी होती है, जो उनके स्रोत विश्लेषण द्वारा पूरक होती है।

170. पुरालेख निधि के बारे में ऐतिहासिक जानकारी: एक दस्तावेज़ जिसमें निधि निर्माता और अभिलेखीय निधि के इतिहास की जानकारी, अभिलेखीय निधि के दस्तावेज़ों की संरचना और सामग्री और इसके लिए वैज्ञानिक संदर्भ तंत्र का संक्षिप्त विवरण शामिल है।

171. अभिलेखीय दस्तावेज़ों की सूची बनाना: अभिलेखीय कैटलॉग की तैयारी, संकलन और रखरखाव।

172. पुरालेख प्रतिलेख: पुरालेख लेटरहेड पर तैयार किया गया एक दस्तावेज, जिसमें कानूनी बल होता है और जिसमें अनुरोध के विषय के बारे में दस्तावेजी जानकारी होती है, जिसमें उन अभिलेखीय दस्तावेजों की भंडारण इकाइयों के अभिलेखीय कोड और शीट संख्या का संकेत होता है, जिसके आधार पर इसे संकलित किया गया था।

173. पुरालेख प्रति: एक प्रतिलिपि जो किसी अभिलेखीय दस्तावेज़ के पाठ या छवि को शब्दशः पुन: प्रस्तुत करती है, जो निर्धारित तरीके से प्रमाणित भंडारण इकाई के अभिलेखीय कोड और शीट संख्याओं को दर्शाती है।

174. अभिलेखीय उद्धरण: अभिलेखीय लेटरहेड पर संकलित एक दस्तावेज़, किसी निश्चित तथ्य, घटना, व्यक्ति से संबंधित अभिलेखीय दस्तावेज़ के पाठ का शब्दशः पुनरुत्पादन, भंडारण इकाई के अभिलेखीय कोड और शीट संख्या को दर्शाता है।

गोस्ट आर 7.0.8-2013

रूसी संघ का राष्ट्रीय मानक

सूचना, पुस्तकालयाध्यक्षता और प्रकाशन पर मानकों की प्रणाली

कक्षा और संग्रह

शब्द और परिभाषाएं

सूचना, पुस्तकालयाध्यक्षता और प्रकाशन पर मानकों की प्रणाली। अभिलेख प्रबंधन एवं पुरालेखों का संगठन। शब्द और परिभाषाएं

परिचय दिनांक 2014-03-01

प्रस्तावना

1 संघीय अभिलेखीय एजेंसी के संघीय बजटीय संस्थान "अखिल रूसी वैज्ञानिक अनुसंधान संस्थान दस्तावेज़ प्रबंधन और संग्रह" (VNIIDAD) द्वारा विकसित

2 मानकीकरण के लिए तकनीकी समिति द्वारा प्रस्तुत टीसी 191 "वैज्ञानिक और तकनीकी जानकारी, पुस्तकालय और प्रकाशन"

3 तकनीकी विनियमन और मेट्रोलॉजी के लिए संघीय एजेंसी के आदेश दिनांक 17 अक्टूबर, 2013 संख्या 1185-सेंट द्वारा अनुमोदित और लागू किया गया

4 यह मानक 27 जुलाई, 2006 संख्या 149-एफजेड "सूचना, सूचना प्रौद्योगिकी और सूचना सुरक्षा पर", दिनांक 22 अक्टूबर 2004 संख्या 125-एफजेड "रूसी संघ में संग्रह पर" संघीय कानूनों के मानदंडों को लागू करता है।

5 इसके बजाय गोस्ट आर 51141-98

इस मानक को लागू करने के नियम GOST R 1.1-2012 (धारा 8) में स्थापित हैं। इस मानक में परिवर्तनों के बारे में जानकारी वार्षिक (चालू वर्ष के 1 जनवरी तक) सूचना सूचकांक "राष्ट्रीय मानक" में प्रकाशित की जाती है, और परिवर्तनों और संशोधनों का आधिकारिक पाठ मासिक सूचना सूचकांक "राष्ट्रीय मानक" में प्रकाशित किया जाता है। इस मानक के संशोधन (प्रतिस्थापन) या रद्दीकरण की स्थिति में, संबंधित सूचना मासिक सूचना सूचकांक "राष्ट्रीय मानक" के अगले अंक में प्रकाशित की जाएगी। प्रासंगिक जानकारी, नोटिस और पाठ सार्वजनिक सूचना प्रणाली में भी पोस्ट किए जाते हैं - इंटरनेट पर तकनीकी विनियमन और मेट्रोलॉजी के लिए संघीय एजेंसी की आधिकारिक वेबसाइट (gost.ru) पर

परिचय

मानक में स्थापित शब्दों को एक व्यवस्थित क्रम में व्यवस्थित किया गया है, जो रिकॉर्ड प्रबंधन और संग्रह के क्षेत्र में अवधारणाओं की शब्दावली प्रणाली को दर्शाता है।

प्रत्येक अवधारणा के लिए एक मानकीकृत शब्द है।

मानकीकृत शब्दों को बोल्ड प्रकार में दिखाया गया है, उनके संक्षिप्त रूपों को संक्षिप्ताक्षरों द्वारा दर्शाया गया है, और समानार्थक शब्द इटैलिक में दिखाए गए हैं।

"एनआरके" चिह्न के बिना समानार्थी शब्द संदर्भ डेटा के रूप में दिए गए हैं और मानकीकृत नहीं हैं।

मानकीकरण दस्तावेज़ों में शब्द का उपयोग करते समय कोष्ठक में संलग्न शब्द का भाग छोड़ा जा सकता है।

जिन शर्तों की परिभाषा में डेवलपर्स आम सहमति पर नहीं पहुंचे हैं उनमें दो परिभाषा विकल्प शामिल हैं, जो एक ही संख्या के तहत दर्शाए गए हैं।

एक बहुअर्थी शब्द के अनुप्रयोग के दायरे को दर्शाने वाला एक नोट शब्द के बाद हल्के फ़ॉन्ट में कोष्ठक में दिया गया है। कूड़ा-कचरा शब्द का हिस्सा नहीं है।

दी गई परिभाषाओं को, यदि आवश्यक हो, तो उनमें व्युत्पन्न विशेषताओं को शामिल करके बदला जा सकता है जो उनमें प्रयुक्त शब्दों के अर्थ को प्रकट करते हैं, परिभाषित अवधारणा के दायरे में शामिल वस्तुओं को इंगित करते हैं। परिवर्तनों को इस मानक में परिभाषित अवधारणाओं के दायरे और सामग्री का उल्लंघन नहीं करना चाहिए।

मानकीकृत शब्द मोटे फ़ॉन्ट में हैं, संक्षिप्त रूपों द्वारा दर्शाए गए उनके संक्षिप्त रूप हल्के फ़ॉन्ट में हैं, और समानार्थक शब्द इटैलिक में हैं।

1 उपयोग का क्षेत्र

यह मानक अभिलेख प्रबंधन और संग्रह के क्षेत्र में उपयोग की जाने वाली बुनियादी अवधारणाओं के नियम और परिभाषाएँ स्थापित करता है।

इस मानक द्वारा स्थापित शर्तों को कार्यालय कार्य और संग्रह पर सभी प्रकार के दस्तावेज़ीकरण और साहित्य में उपयोग के लिए अनुशंसित किया जाता है जो मानकीकरण कार्य के दायरे में हैं और (या) इस कार्य के परिणामों का उपयोग करते हैं।

2 मानक संदर्भ

यह मानक निम्नलिखित मानकों के मानक संदर्भों का उपयोग करता है:

GOST R 1.2-2004 रूसी संघ में मानकीकरण। रूसी संघ के राष्ट्रीय मानक। विकास, अनुमोदन, अद्यतनीकरण और रद्दीकरण के नियम

GOST R 1.5-2004 रूसी संघ में मानकीकरण। रूसी संघ के राष्ट्रीय मानक। निर्माण, प्रस्तुति, डिज़ाइन, अंकन के नियम

GOST R ISO 704-2010 शब्दावली कार्य। सिद्धांत और तरीके

ध्यान दें - इस मानक का उपयोग करते समय, सार्वजनिक सूचना प्रणाली में संदर्भ मानकों की वैधता की जांच करने की सलाह दी जाती है - इंटरनेट पर तकनीकी विनियमन और मेट्रोलॉजी के लिए संघीय एजेंसी की आधिकारिक वेबसाइट पर या वार्षिक सूचना सूचकांक "राष्ट्रीय मानक" का उपयोग करके। , जिसे चालू वर्ष के 1 जनवरी को प्रकाशित किया गया था, और चालू वर्ष के लिए मासिक सूचना सूचकांक "राष्ट्रीय मानक" के मुद्दों पर। यदि किसी संदर्भ मानक को, जिसके लिए दिनांकित संदर्भ दिया गया है, प्रतिस्थापित किया जाता है, तो ऊपर बताए गए अनुमोदन (गोद लेने) के वर्ष के साथ उस मानक के संस्करण का उपयोग करने की अनुशंसा की जाती है। यदि, इस मानक के अनुमोदन के बाद, संदर्भित मानक में कोई परिवर्तन किया जाता है जिसके लिए एक दिनांकित संदर्भ बनाया गया है जो संदर्भित प्रावधान को प्रभावित करता है, तो यह अनुशंसा की जाती है कि उस प्रावधान को उस परिवर्तन के संबंध में लागू किए बिना लागू किया जाए। यदि संदर्भ मानक को प्रतिस्थापन के बिना रद्द कर दिया जाता है, तो जिस प्रावधान में इसका संदर्भ दिया गया है उसे उस हिस्से में लागू करने की अनुशंसा की जाती है जो इस संदर्भ को प्रभावित नहीं करता है।

3 नियम और परिभाषाएँ

3.1 सामान्य अवधारणाएँ

1 कार्यालय का काम: गतिविधियाँ जो दस्तावेज़ीकरण, दस्तावेज़ प्रवाह, परिचालन भंडारण और दस्तावेज़ों का उपयोग सुनिश्चित करती हैं।

2 दस्तावेज़ीकरण समर्थन (प्रबंधन), पूर्वस्कूली शैक्षणिक संस्थान: गतिविधियाँ जो विशेष रूप से दस्तावेज़ प्रबंधन कार्य प्रदान करती हैं।

3 दस्तावेज़ प्रबंधन: गतिविधियाँ जो संगठन के दस्तावेजी कोष के संबंध में समान नीतियों और मानकों के कार्यान्वयन को सुनिश्चित करती हैं।

4 संग्रह: गतिविधियाँ जो अभिलेखीय दस्तावेजों के भंडारण, अधिग्रहण, लेखांकन और उपयोग के संगठन को सुनिश्चित करती हैं।

5 कार्यालय प्रबंधन सेवा: एक संरचनात्मक इकाई जिसे रिकॉर्ड रखने का कार्य सौंपा गया है, साथ ही संगठन के अन्य प्रभागों में रिकॉर्ड रखने के लिए जिम्मेदार व्यक्ति भी हैं।

6 पुरालेख (एनआरके पुरालेख भंडारण): एक संगठन या किसी संगठन की संरचनात्मक इकाई जो अभिलेखीय दस्तावेजों के अधिग्रहण, लेखांकन, भंडारण और उपयोग का कार्य करती है।

7 दस्तावेज़: किसी माध्यम पर विवरण के साथ दर्ज की गई जानकारी जो उसे पहचानने की अनुमति देती है।

8 सरकारी दस्तावेज़: किसी संगठन, अधिकारी या नागरिक द्वारा निर्धारित तरीके से निष्पादित दस्तावेज़।

9पुरालेख दस्तावेज़: नागरिकों, समाज और राज्य के लिए इसके महत्व के कारण संरक्षित या संरक्षित किया जाने वाला दस्तावेज़।

10 इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़: एक दस्तावेज़ जिसकी जानकारी इलेक्ट्रॉनिक रूप में प्रस्तुत की जाती है।

11प्रलेखित जानकारी: संरचित जानकारी एक माध्यम पर कैप्चर की गई।

12 (प्रलेखित) जानकारी का वाहक: भाषण, ध्वनि या दृश्य जानकारी को पकड़ने, संग्रहीत करने (और पुन: पेश करने) के लिए डिज़ाइन की गई एक भौतिक वस्तु।

14 दस्तावेज़ का कानूनी महत्व: व्यावसायिक गतिविधियों या व्यक्तिगत घटनाओं की पुष्टि के रूप में कार्य करने के लिए दस्तावेज़ की संपत्ति।

15 दस्तावेज़ का कानूनी बल: कानूनी परिणामों का कारण बनने वाली आधिकारिक दस्तावेज़ की संपत्ति।

16प्रामाणिकता (इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़): इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ की एक संपत्ति जो यह सुनिश्चित करती है कि इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ घोषित दस्तावेज़ के समान है।

17विश्वसनीयता (इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़): एक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ की संपत्ति जिसमें इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ की सामग्री सत्यापित किए जा रहे लेनदेन, गतिविधियों या तथ्यों का पूर्ण और सटीक प्रतिनिधित्व है और बाद के लेनदेन या बाद की गतिविधियों में भरोसा किया जा सकता है।

18 अखंडता (इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़): किसी इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ की स्थिति जिसके निर्माण के बाद से इसमें कोई परिवर्तन नहीं किया गया है।

19 उपयोग के लिए उपयुक्तता (इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़): इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ की एक संपत्ति जो इसे किसी भी समय स्थानीयकृत और पुन: प्रस्तुत करने की अनुमति देती है।

20 मूल दस्तावेज़: एक दस्तावेज़ जिसके लेखक, निर्माण के समय और स्थान के बारे में जानकारी, दस्तावेज़ में ही मौजूद है या अन्यथा पहचानी गई है, इसके मूल की प्रामाणिकता की पुष्टि करता है।

21 मूल दस्तावेज़: किसी दस्तावेज़ की पहली या एकमात्र प्रति।

22 डुप्लिकेट दस्तावेज़: मूल दस्तावेज़ की डुप्लिकेट प्रति।

23 दस्तावेज़ की प्रति: दस्तावेज़ की एक प्रति जो मूल दस्तावेज़ की जानकारी को पूरी तरह से पुन: प्रस्तुत करती है।

24 दस्तावेज़ की इलेक्ट्रॉनिक प्रति: इलेक्ट्रॉनिक रूप में बनाए गए दस्तावेज़ की एक प्रति।

25 दस्तावेज़ की प्रमाणित प्रति: दस्तावेज़ की एक प्रति जिस पर, स्थापित प्रक्रिया के अनुसार, इसके कानूनी महत्व को सुनिश्चित करने के लिए विवरण चिपकाए गए हैं।

26 दस्तावेज़ से निकालें: दस्तावेज़ के भाग की एक प्रति, निर्धारित तरीके से प्रमाणित।

27 लिखित दस्तावेज़: एक दस्तावेज़ जिसकी जानकारी लिखित अक्षरों में दर्ज की जाती है।

28 सामग्री या लेख दस्तावेज़: किसी भी प्रकार के लेखन या किसी ध्वनि रिकॉर्डिंग प्रणाली द्वारा रिकॉर्ड की गई भाषण जानकारी शामिल है।

29 दृश्य दस्तावेज़: एक दस्तावेज़ जो किसी वस्तु की उपस्थिति और/या आंतरिक संरचना को पुन: प्रस्तुत करता है।

30 फोटोग्राफिक दस्तावेज़: फोटोग्राफ़िक या इलेक्ट्रॉनिक रूप से (डिजिटल रूप से) बनाया गया एक दृश्य दस्तावेज़, व्यक्तिगत छवियों - स्थिर छवियों के रूप में जानकारी कैप्चर करता है।

हमारे लेख का उद्देश्य GOST R 7.0.8-2013 "सूचना, पुस्तकालय और प्रकाशन के लिए मानकों की प्रणाली" का विस्तृत विश्लेषण प्रदान करना नहीं है। रिकार्ड रखना और संग्रह करना। शब्द और परिभाषाएं"। इसका कार्य मुख्य रूप से सूचनात्मक है: दस्तावेज़ीकरण समर्थन के क्षेत्र में विशेषज्ञों का ध्यान इस मानक के बारे में जानकारी लाना, साथ ही दस्तावेज़ प्रबंधन (दस्तावेज़ीकरण समर्थन) के क्षेत्र में राष्ट्रीय शब्दावली की समस्याओं की ओर विशेषज्ञों का ध्यान आकर्षित करना।

नया GOST R 7.0.8-2013 “सूचना, पुस्तकालय और प्रकाशन के लिए मानकों की प्रणाली। रिकार्ड रखना और संग्रह करना। नियम और परिभाषाएँ" (इसके बाद - GOST R 7.0.8-2013, मानक) को GOST R 51141-98 "कार्यालय कार्य और संग्रह" को बदलने के लिए 17 अक्टूबर, 2013 नंबर 1185-सेंट के रोसस्टैंडर्ट के आदेश द्वारा अनुमोदित किया गया था। नियम और परिभाषाएँ", 1 मार्च 2014 को लागू हुईं। GOST R 7.0.8-2013 कार्यालय कार्य और संग्रह के क्षेत्र में उपयोग की जाने वाली बुनियादी अवधारणाओं के नियम और परिभाषाएँ स्थापित करता है।

शब्दावली का सामान्यीकरण

अक्सर, शब्दावली को सामान्य बनाना और इसे शब्दावली शब्दकोश में समेकित करना शब्दावली प्रणाली को एकीकृत करने में पहला कदम है। अगला कदम आमतौर पर शब्दों को मानकीकृत करना और एक शब्दावली मानक बनाना है। शब्दों के शब्दकोश का कार्य, यदि संभव हो तो, विषय क्षेत्र की सभी शब्दावली को सामान्य बनाना है, जबकि मानक का कार्य पेशेवर शब्दावली के मुख्य, बुनियादी भाग को प्रतिबिंबित करना है। शब्दकोश की कुल मात्रा 550 शब्दों की है, जिनमें से 100 से अधिक शब्द पर्यायवाची शब्द हैं (परिभाषा के बजाय, ऐसे शब्दों में एक संदर्भ लेख होता है)। मानक में, कार्यालय कार्य और संग्रह के लिए कार्यालय कार्य और सामान्य शर्तों की संख्या 99 है।

वैसे

GOST R 7.0.8-2013 दो संबंधित क्षेत्रों - कार्यालय प्रबंधन और संग्रह में घरेलू शब्दावली के सामान्यीकरण का परिणाम है। मानक - GOST R 51141-98 के विपरीत - इसमें न केवल अधिक मात्रात्मक शब्द शामिल हैं (मानक में 171 शब्द हैं, GOST R 51141-98 में 143), बल्कि 1998 के बाद से शब्दावली प्रणाली में हुए गुणात्मक परिवर्तनों को भी दर्शाता है।

अवधि- एक भाषाई इकाई (शब्द, वाक्यांश, संक्षिप्त नाम, प्रतीक, अक्षरों या संख्याओं के रूप में शब्दों और प्रतीकों का संयोजन), जो वैज्ञानिक या व्यावसायिक गतिविधि के किसी भी क्षेत्र की एक विशेष अवधारणा का नाम है और विशेष परिस्थितियों में उपयोग किया जाता है। मानव गतिविधि के किसी भी क्षेत्र में, शब्द संचार की भाषा की शब्दावली का एक महत्वपूर्ण हिस्सा बनाते हैं।

किसी शब्द के सबसे महत्वपूर्ण गुणों में से एक इसकी पारंपरिकता है: एक शब्द हमेशा एक विशेष जागरूक सामूहिक समझौते का परिणाम होता है, जो अपनी परिभाषा के माध्यम से संबंधित अवधारणा की सबसे आवश्यक विशेषताओं को व्यक्त करता है। एक भाषाई इकाई के रूप में एक शब्द एक निश्चित वैज्ञानिक क्षेत्र की तार्किक-वैचारिक प्रणाली की एक इकाई के रूप में एक अवधारणा के साथ और एक परिभाषा (परिभाषा) के साथ सहसंबंधित होता है जो शब्द द्वारा निर्दिष्ट अवधारणा की सामग्री को प्रकट करता है। किसी शब्द द्वारा निरूपित अवधारणा लचीली होती है, जैसे-जैसे विषय क्षेत्र के बारे में हमारा ज्ञान और विचार गहराते जाते हैं, यह बदलता जाता है, इसलिए, समय के साथ, शब्द की परिभाषा बदल जाती है, जिससे अवधारणा की सामग्री का पता चलता है।

आपकी जानकारी के लिए

एक शब्द कोई भी शब्द हो सकता है जिसकी स्पष्ट परिभाषा दी गई हो जो नामित अवधारणा को परिभाषित करता है और वैचारिक क्षेत्र को सख्ती से सीमित करता है, जिससे सामान्य भाषा शब्दावली में एक समानार्थी शब्द के अर्थ से शब्द के अर्थ का अलगाव सुनिश्चित होता है।

कृत्रिम रूप से बनाया गया शब्द भी एक शब्द बन सकता है। किसी शब्द की परिभाषा नामित वस्तु का एक सामान्य विचार देती है (जो या तो ठोस और भौतिक या अमूर्त मानसिक निर्माण हो सकती है), जबकि एक आम भाषा में एक ही नाम के शब्द में निहित संभावित अस्पष्टता को समाप्त कर देती है। यह जो परिभाषित करता है उसके अनुरूप होना चाहिए, इसमें कोई दुष्चक्र नहीं होना चाहिए और जहां सकारात्मक परिभाषा संभव हो वहां नकारात्मक नहीं होना चाहिए।

मानक की संरचना

समग्र रूप से मानक की संरचना समान रहती है: तीन मुख्य खंड - "सामान्य अवधारणाएँ", "कार्यालय प्रबंधन" और "अभिलेख प्रबंधन" - और विषय क्षेत्रों के घटकों को प्रतिबिंबित करने वाले उपखंड।

"सामान्य अवधारणाएँ" अनुभाग में वे शब्द शामिल हैं जो कार्यालय कार्य और संग्रह में समान रूप से उपयोग किए जाते हैं।

"कार्यालय प्रबंधन" अनुभाग में दो उपखंड हैं: "दस्तावेज़ीकरण" और "दस्तावेज़ों के साथ काम का संगठन।"

"अभिलेखीय मामले" अनुभाग में तीन उपखंड हैं: "अभिलेखीय दस्तावेजों का भंडारण और लेखांकन", "संग्रह अधिग्रहण", "संग्रह की सूचना गतिविधियाँ"।

मानक में शब्दों को एक व्यवस्थित तरीके से व्यवस्थित किया गया है, जो कार्यालय कार्य और संग्रह की शब्द प्रणालियों में शब्दों के बीच संबंध और संबंधों को दर्शाता है। प्रत्येक अवधारणा के लिए, मानक एक मानकीकृत शब्द स्थापित करता है।

टिप्पणी

GOST R 7.0.8-2013 में न केवल अवधारणाओं को दर्शाने वाले शब्द शामिल हैं, बल्कि तथाकथित भी शामिल हैं कोई नहीं- नामकरण नाम, या पहचानकर्ता, जिसमें उदाहरण के लिए, संगठनों, पदों आदि के नाम शामिल हैं (जैसे शब्द अभिलेख प्रबंधन सेवा, पुरालेख, रूसी संघ का पुरालेख कोष, राज्य पुरालेख, नगरपालिका पुरालेख).

शर्तों के डिजाइन की विशेषताएं

GOST R 7.0.8-2013 में, मानकीकृत शब्द बोल्ड में टाइप किए गए हैं। उनके संक्षिप्त रूपों को एक संक्षिप्त नाम द्वारा दर्शाया जाता है (यदि वे शब्दावली द्वारा तय किए गए हों), उदाहरण के लिए:

कई शब्दों के भाग कोष्ठक में बंद हैं, उदाहरण के लिए:

मानकीकरण दस्तावेजों में किसी शब्द का उपयोग करते समय, कोष्ठक में संलग्न भाग को छोड़ा जा सकता है।

जिन पर्यायवाची शब्दों को उपयोग के लिए अनुशंसित नहीं किया गया है वे मानकीकृत शब्द के बाद कोष्ठक में दिए गए हैं और उन्हें "Нрк" के रूप में चिह्नित किया गया है। "एनआरके" चिह्न के बिना समानार्थी शब्द संदर्भ डेटा के रूप में दिए गए हैं और मानकीकृत नहीं हैं, उदाहरण के लिए:

किसी अवधारणा की सामग्री और अवधारणा के दायरे के बीच अंतर होता है। अवधारणा की सामग्री- यह उन विशेषताओं की मात्रा है जो मिलकर एक अवधारणा बनाती हैं। अवधारणा का दायरा- यह वस्तुओं, घटनाओं, प्रक्रियाओं का एक समूह है जो अवधारणा में शामिल एक समूह बनाता है। किसी शब्द की परिभाषा से अवधारणा की सामग्री का पता चलना चाहिए, लेकिन उसके दायरे का नहीं। इसके अलावा, किसी अवधारणा की सामग्री को प्रकट करते हुए, परिभाषा में केवल अवधारणा के संकेतों (गुणों) को इंगित किया जाना चाहिए, जो इसकी आवश्यक विशेषताएं हैं, जो इस अवधारणा को अन्य अवधारणाओं से अलग करती हैं जो इसके बराबर हैं। परिभाषा में केवल आवश्यक विशेषताओं से अधिक को शामिल करने से परिभाषा धुंधली हो जाती है, जिसके परिणामस्वरूप एक अवधारणा के स्थान पर दूसरी अवधारणा आ सकती है।

आइए "सिटीवाइड क्लासिफायरियर" की अवधारणा की परिभाषा के उदाहरण का उपयोग करके इस पर विचार करें, जो नियामक दस्तावेजों में से एक में दिया गया है: शहरव्यापी क्लासिफायर - शहर सूचना प्रणालियों की सूचना के अंतर-क्षेत्रीय आदान-प्रदान में उपयोग के लिए आवश्यक क्लासिफायर।

उपरोक्त परिभाषा में, "उपयोग के लिए अनिवार्य" शब्द परिभाषित अवधारणा की एक अनिवार्य विशेषता नहीं हैं, क्योंकि किसी भी वर्गीकरणकर्ता को, यदि अनुमोदित किया जाता है और निर्धारित तरीके से लागू किया जाता है, तो उपयोग के लिए अनिवार्य है। अतः यह विशेषता निरर्थक है। इस भाग को परिभाषा से बाहर रखा जाना चाहिए, जिसके परिणामस्वरूप परिभाषा इस प्रकार होगी: शहरव्यापी क्लासिफायर - शहर सूचना प्रणालियों से सूचना के अंतर-क्षेत्रीय आदान-प्रदान में उपयोग किया जाने वाला क्लासिफायर।

बदलती अवधारणाएँ

GOST R 7.0.8-2013 में शब्दों की परिभाषाएँ परिभाषित अवधारणा की केवल आवश्यक विशेषताओं को दर्शाती हैं। यही कारण है कि यदि आवश्यक हो तो मानक में दी गई परिभाषाओं को बदला जा सकता है - उनमें अतिरिक्त विशेषताएं पेश की जा सकती हैं। परिभाषाओं का उपयोग करते समय उनमें किए गए परिवर्तन और परिवर्धन मानक में परिभाषित अवधारणाओं के दायरे और सामग्री का उल्लंघन नहीं करना चाहिए।

आइए तुलना करें

GOST R 51141-98 के साथ मानक की शब्दावली की तुलना करने पर, शब्दों के निम्नलिखित समूहों को प्रतिष्ठित किया जा सकता है:

• वे शब्द जिनकी परिभाषाएँ नहीं बदली गई हैं;
• वे शब्द जिनकी परिभाषाएँ बदल दी गई हैं;
• मानक में अप्रचलित के रूप में शामिल नहीं किए गए शब्द;
• नए शब्द जो GOST R 51141-98 में नहीं थे और जो शब्दावली प्रणाली का एक नया हिस्सा बनाते हैं।

नियम और परिभाषाएँ, अपरिवर्तित संरक्षित, शब्दावली प्रणाली का मूल बनाते हैं, इसकी स्थिरता और स्थिरता सुनिश्चित करते हैं।

शब्दों के एक निश्चित हिस्से में परिवर्तन आया है, और इन परिवर्तनों ने शब्द को उतना प्रभावित नहीं किया जितना कि इसकी परिभाषा को। मानक में ऐसे कई शब्द हैं।

आइए, उदाहरण के लिए, मानक के दो शब्दों पर विचार करें:

आइए याद करें कि GOST R 51141-98 में केवल अवधारणा थी किसी दस्तावेज़ की कानूनी शक्ति: किसी आधिकारिक दस्तावेज़ की संपत्ति जो उसे वर्तमान कानून द्वारा प्रदान की जाती है, उसे जारी करने वाली संस्था की क्षमता और निष्पादन के लिए स्थापित प्रक्रिया, जिससे यह निष्कर्ष निकलता है कि कोई भी आधिकारिक दस्तावेज़:

• कानून का पालन करना होगा;
• किसी प्राधिकारी या उचित प्राधिकार वाले अधिकारी द्वारा जारी किया जाना चाहिए;
• उचित रूप से स्वरूपित किया जाना चाहिए.

इस परिभाषा के अनुसार, संगठन का आदेश और व्यावसायिक पत्र दोनों, यदि वे उपरोक्त मानदंडों को पूरा करते हैं, तो कानूनी बल रखते हैं। अवधारणा की यह समझ दस्तावेज़ का कानूनी बलयह वकीलों की इस अवधारणा की समझ के विपरीत है, जो इसे कुछ प्रकार के दस्तावेजों के माध्यम से अधिकारियों और अधिकारियों के आधिकारिक निर्देशों को लागू करने की क्षमता से जोड़ते हैं। इस दृष्टिकोण से, केवल कुछ प्रकार के दस्तावेज़ों में ही कानूनी बल होता है - विधायी और अन्य नियामक कानूनी कार्य, अर्थात्। कानूनी मानदंडों वाले दस्तावेज़, बार-बार उपयोग के लिए अनिवार्य और, एक नियम के रूप में, संगठनों और व्यक्तियों की एक विस्तृत श्रृंखला के लिए अभिप्रेत हैं।

यही कारण है कि यह अवधारणा दस्तावेज़ का कानूनी बलमानक में यह किसी दस्तावेज़ की कुछ कानूनी परिणाम उत्पन्न करने की क्षमता से जुड़ा है। इस अवधारणा के साथ, मानक ने इस अवधारणा को पेश किया दस्तावेज़ का कानूनी महत्व, जिसका उपयोग हाल के वर्षों में काफी सक्रिय रूप से किया गया है और यह किसी दस्तावेज़ के साक्ष्य मूल्य, व्यावसायिक गतिविधियों या व्यक्तिगत घटनाओं की पुष्टि के लिए दस्तावेज़ का उपयोग करने की संभावना से जुड़ा है।

बेशक, सूचना और संचार प्रौद्योगिकियाँ कार्यालय के काम को प्रभावित करती हैं। इस संबंध में, नई अवधारणाएँ और नए शब्द सामने आते हैं जो कार्यालय कार्य की शब्द प्रणाली में निर्मित होते हैं, इसका विस्तार करते हैं और मौजूदा शब्दों के बीच संबंधों को बदलते हैं, उदाहरण के लिए, अवधारणा इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़, साथ ही इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ के गुणों और इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों के प्रबंधन की प्रक्रियाओं को दर्शाने वाली संबंधित अवधारणाएँ: प्रामाणिकता (इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़); विश्वसनीयता (इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ की); अखंडता (इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़); उपयोग के लिए उपयुक्तता (इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़); मेटाडेटा; परिवर्तित करना, परिवर्तित करना (इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़); प्रवासन (इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़)।

इसके अलावा, कई नए शब्द राष्ट्रीय शब्द प्रणाली द्वारा विदेशी स्रोतों से उधार लिए गए हैं, विशेष रूप से आईएसओ मानकों (GOST R ISO 15489-1-2007 "सूचना, पुस्तकालय और प्रकाशन के लिए मानकों की प्रणाली। दस्तावेज़ प्रबंधन। सामान्य आवश्यकताएँ", GOST आर आईएसओ 23081-1-2008 "सूचना, पुस्तकालय और प्रकाशन दस्तावेज़ प्रबंधन प्रक्रियाओं आदि के लिए मानकों की प्रणाली"।

साथ ही, मानक में शामिल कई शर्तें विशेषज्ञों की मिश्रित प्रतिक्रिया का कारण बन सकती हैं। उदाहरण के लिए, इसमें तीन पद हैं:

इस मामले में, मानक शब्द उपयोग के अभ्यास को दर्शाता है। सभी तीन शब्द काफी व्यापक रूप से उपयोग किए जाते हैं, लेकिन शब्दों की परिभाषा, इस तथ्य के बावजूद कि वे विशेषज्ञों - मानक के डेवलपर्स - की आम सहमति का परिणाम हैं, उनमें ऐसी विशेषताएं शामिल नहीं हैं जो इन अवधारणाओं को स्पष्ट रूप से अलग करती हैं। यह स्थिति इंगित करती है कि इन अवधारणाओं को गहन अध्ययन और समझ की आवश्यकता है।

वी.एफ. यांकोवाया, डिप्टी VNIIDAD के निदेशक, पीएच.डी. प्रथम. विज्ञान