हस्तांतरित दस्तावेज़ों का रजिस्टर कैसे तैयार करें। दस्तावेज़ों का रजिस्टर - आवेदन प्रक्रिया और पंजीकरण के नियम

दस्तावेजों की डिलीवरी का रजिस्टर साथ में। फॉर्म टीओआरजी-31

रिपोर्टिंग अवधि के दौरान लेनदेन (इनकमिंग और आउटगोइंग दोनों) के लिए सभी दस्तावेज़ दस्तावेज़ों की डिलीवरी के लिए एक विशेष संलग्न रजिस्टर में पंजीकृत हैं। ऐसा अधिनियम एक अधिकृत (वित्तीय रूप से जिम्मेदार) व्यक्ति द्वारा दो प्रतियों में तैयार किया जाता है, पहले को हस्ताक्षर के खिलाफ लेखा विभाग को प्रस्तुत किया जाना चाहिए (इसके साथ आवश्यक दस्तावेज संलग्न करना), दूसरा वित्तीय रूप से जिम्मेदार व्यक्ति के पास छोड़ दिया जाना चाहिए।

संलग्न रजिस्टर का शीर्षक पृष्ठ रिपोर्टिंग अवधि की अवधि, संगठन का नाम और संरचनात्मक इकाई को दर्शाते हुए भरा गया है। आपको गतिविधि का प्रकार और संचालन का प्रकार भी बताना चाहिए, दस्तावेज़ संख्या और उसकी तैयारी की तारीख दर्ज करना सुनिश्चित करें। निम्नलिखित जानकारी तालिका में सूचीबद्ध है:

फॉर्म की अंतिम पंक्ति शीटों की संख्या का सारांश देती है; दस्तावेजों और शीटों की कुल संख्या (शब्दों में) तालिका के नीचे इंगित की गई है। फॉर्म के तहत, दस्तावेजों को जमा करने, स्वीकार करने और जांचने वाले व्यक्तियों का डेटा (तिथि, स्थिति, हस्ताक्षर और हस्ताक्षर की प्रतिलेख) दर्ज करें। दस्तावेज़ जमा करने वाला व्यक्ति, उदाहरण के लिए, एक क्रय प्रबंधक हो सकता है, संगठन का लेखाकार दस्तावेज़ स्वीकार करता है, और संगठन का प्रमुख (निदेशक) इसकी जाँच कर सकता है।

रूस की राज्य सांख्यिकी समिति ने 1998 में 25 दिसंबर, डिक्री संख्या - 132 के एक डिक्री द्वारा टीओआरजी -31 फॉर्म को मंजूरी दे दी। इस दस्तावेज़ का ओकेयूडी फॉर्म 0330231 है।

दस्तावेज़ स्थानांतरण की सूची और लेखांकन

कार्यक्रम में निम्नलिखित सुविधाएँ लागू की गई हैं:

लगभग हर रूसी कंपनी अपनी गतिविधियों में, विशेष रूप से, विभिन्न प्रकृति के कागजी दस्तावेजों की भारी मात्रा जमा करती है:

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रौद्योगिकियों के व्यापक परिचय के बावजूद, कागजी दस्तावेज़ किसी भी संगठन में मौजूद रहते हैं, या तो इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों के साथ उनकी नकल करने की आवश्यकता के कारण, या सिद्धांत रूप में इलेक्ट्रॉनिक प्रतियों (घटक दस्तावेज़) की अनुपस्थिति के कारण।

इन्वेंट्री के अनुसार दस्तावेज़ स्थानांतरित करने की प्रक्रिया

पूरे जीवन चक्र के दौरान, दस्तावेज़ अक्सर हाथ बदलते हैं और कर्मचारियों, ग्राहकों और सरकारी एजेंसियों को हस्तांतरित किए जाते हैं। किसी दस्तावेज़ के जीवन चक्र का अंतिम बिंदु उसका संग्रह में स्थानांतरण है। दस्तावेज़ों को संग्रह में स्थानांतरित किया जाता है हस्तांतरित दस्तावेज़ों की सूची, जिसका एक नमूना उद्यम के आदेश द्वारा अनुमोदित है और इसमें शामिल होना चाहिए:

हम ठेकेदार को दस्तावेजों के हस्तांतरण पर अधिक विस्तार से ध्यान देने का प्रस्ताव करते हैं, अर्थात्। एक कंपनी कर्मचारी को, जिसने आधिकारिक जरूरतों के कारण, अस्थायी रूप से अपने स्थायी भंडारण स्थान से एक दस्तावेज़ प्राप्त किया था। सबसे पहले, एक प्रोटोकॉल के रूप में हस्तांतरित दस्तावेजों की सूची, या स्वीकृति और हस्तांतरण के एक अधिनियम, और एक सामान्य लॉग बुक, या स्थानांतरित दस्तावेजों के एक रजिस्टर के बीच अंतर करना आवश्यक है। यदि पहले दस्तावेज़ का उद्देश्य सभी हस्तांतरित दस्तावेज़ों को पंजीकृत करना और उनका हिसाब-किताब रखना है, दस्तावेज़ का नाम, उसका प्रकार (मूल-प्रति), शीटों की संख्या, स्थानांतरण की तारीख और वापसी की तारीख दर्ज करना है, तो स्वीकृति प्रमाण पत्र एक है स्थानांतरण लॉग में एक प्रविष्टि की पुष्टि।

स्थानांतरित दस्तावेजों की सूची बनाए रखने के लिए, या तो एक हस्तलिखित जर्नल का उपयोग किया जाता है, जहां जानकारी मैन्युअल रूप से दर्ज की जाती है, या एमएस एक्सेल प्रारूप में एक फॉर्म (स्थानांतरित दस्तावेजों की सूची के लिए फॉर्म डाउनलोड करें)। किसी दस्तावेज़ के हस्तांतरण के तथ्य को रिकॉर्ड करने के लिए, एक प्रोटोकॉल, या दस्तावेज़ों की स्वीकृति और हस्तांतरण का एक अधिनियम तैयार करना आवश्यक है, जिसका रूप इस तरह दिख सकता है। दस्तावेजों की स्वीकृति और हस्तांतरण का एक अधिनियम एक दस्तावेज है जो इसमें निर्दिष्ट दस्तावेजों के एक व्यक्ति से दूसरे व्यक्ति को हस्तांतरण के तथ्य की पुष्टि करने के लिए तैयार किया गया है। दस्तावेजों को एक अनुबंध के तहत एक कानूनी इकाई द्वारा दूसरे में स्थानांतरित किया जा सकता है, एक कर्मचारी द्वारा उसके किसी अन्य पद पर स्थानांतरण की स्थिति में, बर्खास्तगी पर, एक संरचनात्मक इकाई के परिसमापन आदि में स्थानांतरित किया जा सकता है।

दस्तावेजों के हस्तांतरण के रजिस्टर का नमूना, प्रपत्र कानून द्वारा अनुमोदित नहीं है, लेकिन इसमें निम्नलिखित जानकारी मौजूद होनी चाहिए:

दस्तावेजों के हस्तांतरण का ऐसा रजिस्टर अनुमोदित नमूने के अनुसार दो प्रतियों में संकलित किया जाता है, प्रत्येक पक्ष के लिए एक। इसका उपयोग करके, आप एक ही बार में एक दस्तावेज़ या कई दस्तावेज़ स्थानांतरित कर सकते हैं।

बेहिसाब दस्तावेज़ किस ओर ले जाते हैं?

हस्तांतरित दस्तावेज़ों के लापरवाही से निपटने से अनिवार्य रूप से उनकी हानि होगी और, तदनुसार, उन्हें पुनर्स्थापित करने की आवश्यकता होगी।

इलेक्ट्रॉनिक रूप में दस्तावेजों के हस्तांतरण का रजिस्टर

मॉड्यूल "यूरेट: कानूनी संस्थाओं का प्रबंधन" आपको बनाने की अनुमति देता है:

दस्तावेज़ों का रजिस्टर - आवेदन प्रक्रिया और पंजीकरण के नियम

किसी भी कागजी कार्रवाई में दस्तावेज़ प्रमुख कारक होते हैं।

अपने पूरे जीवनकाल में, दस्तावेज़ भरने और छाँटने से लेकर संग्रह में दाखिल करने तक कई चरणों से गुजरते हैं।

यदि उनकी संख्या काफी प्रभावशाली है, तो दस्तावेजों का एक रजिस्टर तैयार करना आवश्यक है। अधिक सटीक रूप से कहें तो, कंपनी के बेहतर कामकाज और आवश्यक दस्तावेज़ खोजने की सुविधा के लिए एक लिखित सूची आवश्यक है।

दस्तावेज़ों के रजिस्टर की अवधारणा और मुद्दे का कानूनी विनियमन

विधान स्पष्ट रूप से कार्य करता है विनियमितदस्तावेजों के रजिस्टर को संकलित करने सहित पंजीकरण, भंडारण में शामिल हैं:

उद्देश्य

सबसे पहले, दस्तावेज़ों का रजिस्टर कार्य करता है कार्य को महत्वपूर्ण रूप से सरल बनाएंउन सभी कर्मचारियों के लिए जो इस दस्तावेज़ के साथ सीधे काम करते हैं।

रजिस्ट्री की परिभाषा का अर्थ है पत्रिका, जिसमें सभी दस्तावेज़ (इनकमिंग और आउटगोइंग दोनों) दर्ज किए जाते हैं।

दस्तावेज़ों का रजिस्टर किसी भी संग्रह में मुख्य बिंदुओं में से एक माना जाता है।

रजिस्टर में एक सक्षम सूची शामिल होनी चाहिए जिसमें, यदि वांछित हो, तो आप कम समय में आवश्यक दस्तावेज़ पा सकते हैं, साथ ही इसमें सीधे तौर पर क्या शामिल है, इसके बारे में बुनियादी जानकारी भी पा सकते हैं।

इसके अलावा, रजिस्ट्री के लिए धन्यवाद, आप दस्तावेज़ के स्थान का तुरंत पता लगा सकते हैं (किसको यह जारी किया गया था और किस अवधि के लिए)।

दस्तावेज़ रजिस्टर का नमूना पंजीकरण

इसके आधार पर मुख्य रजिस्ट्री कार्ययह आम तौर पर स्वीकार किया जाता है:

लेखांकन के लिए दस्तावेज़ तैयार करने और उनके लिए एक रजिस्टर संकलित करने की प्रक्रिया

दस्तावेज़ तैयार करने की प्रक्रियालेखांकन के लिए इस प्रकार है:

1. आपको प्रत्येक श्रेणी के लिए आवश्यक दस्तावेज अलग-अलग एकत्र करने चाहिए। इसके अलावा, आदेशों, निर्देशों आदि को उनके लेखकत्व के आधार पर क्रमबद्ध करने की भी सिफारिश की जाती है।
2. अगले चरण में, उनके आगे के भंडारण के लिए फ़ोल्डर बनाए जाते हैं, और फिर उनमें से प्रत्येक को एक इन्वेंट्री नंबर निर्दिष्ट करने सहित कालानुक्रमिक क्रम में दर्ज किया जाता है।
3. तीसरे चरण में, एक तथाकथित तालिका बनाई जाती है, जो दस्तावेज़ के प्रकार और उसके तात्कालिक उद्देश्य का वर्णन करती है। यह भी ध्यान में रखा जाना चाहिए कि इस तालिका में प्रत्येक दस्तावेज़ के लिए सभी महत्वपूर्ण जानकारी होनी चाहिए, ताकि आवश्यकता पड़ने पर दस्तावेज़ को स्वयं न खोलना पड़े।

सीजेएससी, ओजेएससी इत्यादि के दस्तावेजों के रजिस्टर के लिए, बदले में, इसमें आवश्यक रूप से सभी जानकारी शामिल होनी चाहिए जो रजिस्टर में पंजीकृत कानूनी संस्थाओं और व्यक्तियों को तुरंत पहचानने में मदद करेगी।

रजिस्टर बनाए रखने की प्रक्रिया में, रिकॉर्ड को कालानुक्रमिक क्रम में रखना आवश्यक है। इससे भविष्य में किसी भी तरह की गलतफहमी से बचा जा सकेगा।

पंजीकरण एवं संकलन के नियम

दस्तावेजों का एक रजिस्टर संकलित करने सहित पंजीकरण किया जा सकता है कई विकल्प:

इस घटना में कि रजिस्टर पूरी अवधि के दौरान अलग-अलग लोगों द्वारा भरा जाता है, अंतिम कॉलम में यह अवश्य दर्शाया जाना चाहिए कि अंतिम प्रविष्टि किसने की थी। यदि रजिस्टर हस्तलिखित रूप में रखा गया है, तो इसे अंतिम बार भरने वाले व्यक्ति को इंगित करने के अलावा, एक व्यक्तिगत टिकट भी होना चाहिए।

रजिस्टर भरने के परिणामस्वरूप होने वाली सभी तकनीकी त्रुटियाँ केवल वरिष्ठ प्रबंधन के आदेश से ही बदली जानी चाहिए। त्रुटियाँ ठीक किया जाना चाहिएगलत डेटा का पता चलने के 3 दिन के भीतर।

रजिस्टर में परिवर्तन वर्तमान कानून के अनुसार होने के लिए, आपको प्रारंभ में एक लिखित बयान लिखना होगा जिसमें त्रुटि के प्रकार और इसे बनाने वाले अधिकारी का उल्लेख हो।

किसी त्रुटि को बदलने की प्रक्रिया में, इन्वेंट्री नंबर और कॉलम का उपयोग करके इसे रिकॉर्ड करना आवश्यक है; प्रविष्टि की पुष्टि जिम्मेदार व्यक्ति के हस्ताक्षर और एक स्टाम्प (हस्तलिखित संस्करण के लिए) द्वारा भी की जाती है।

आचार नियमावली

प्रमुख बिंदु दस्तावेजों का रजिस्टर बनाए रखनाहैं:

बेशक, रजिस्ट्री संकलित करना उतना मुश्किल काम नहीं है जितना कई लोग इसे समझते हैं। वास्तव में, यह एक तथाकथित इन्वेंट्री है, जिस तक पहुंच कर आप आवश्यक दस्तावेज़ को शीघ्रता से पा सकते हैं।

एक उचित रूप से संकलित रजिस्टर आवश्यक दस्तावेजों की खोज में समय बचाने में काफी मदद करेगा।

इसकी बारी में, इसमें शामिल हैइसमें ऐसे मुख्य बिंदु शामिल हैं:

दस्तावेजों के हस्तांतरण के लिए एक रजिस्टर संकलित करने और बनाए रखने की विशेषताएं

ट्रांसमिशन के लिएआवश्यक दस्तावेज, तथाकथित स्वीकृति/वितरण प्रमाणपत्र बनाना आवश्यक है। वर्तमान कानून समापन के किसी विशिष्ट रूप का प्रावधान नहीं करता है, जिससे बार-बार भ्रम होता है।

दस्तावेज़ीकरण के हस्तांतरण का एक अधिनियम बनाते समय आपको केवल यह जानने की आवश्यकता है कि इसकी कई प्रतियां होनी चाहिए।

ऐसे दस्तावेज़ का उपयोग आंतरिक और बाह्य रिपोर्टिंग दोनों के लिए किया जा सकता है।

यह एकमात्र दस्तावेज़ है जिसकी बदौलत आप भविष्य में विभिन्न गलतफहमियों से बच सकते हैं और दस्तावेज़ों को किसी तीसरे पक्ष को हस्तांतरित करने के तथ्य की पुष्टि कर सकते हैं।

जहां तक ​​रजिस्टर को बनाए रखने की बात है, तो इस संबंध में समय पर इसमें संभावित परिवर्तनों का अध्ययन करने के लिए विधायी कृत्यों की निगरानी करना कभी-कभी पर्याप्त होता है।

उपयोग के लाभ

आज, महत्वाकांक्षी उद्यमियों से लेकर बड़ी कंपनियों तक, हर कोई दस्तावेज़ों का एक रजिस्टर रखता है।

सबसे पहले, यह उसके कारण है मुख्य लाभ, - आवश्यक दस्तावेज़ की खोज करते समय महत्वपूर्ण समय की बचत। उचित रूप से संकलित रजिस्टर आपको कम समय में सूचनाएं, अनुरोध भेजने, कर निरीक्षक के अनुरोध पर आवश्यक दस्तावेज़ ढूंढने आदि की अनुमति देता है।

इसके अलावा, रजिस्टर आपको अपनी कार्य गतिविधियों को उच्च-गुणवत्ता स्तर पर आसानी से करने की अनुमति देता है।

आज, बड़ी संख्या में कंपनियां हैं जो रजिस्टर बनाने में सहायता प्रदान करती हैं।

लेकिन, जैसा कि अभ्यास से पता चलता है, इसे स्वयं करना मुश्किल नहीं होगा, और इसके अलावा, यह आपके बजट को महत्वपूर्ण रूप से बचाएगा।

यह भी ध्यान देने योग्य है कि दस्तावेजों के रजिस्टर की अनुपस्थिति, हालांकि कानून द्वारा दंडनीय नहीं है, उद्यमियों के जीवन को काफी हद तक बर्बाद कर सकती है। आखिरकार, यह मुख्य रूप से इस तथ्य के कारण है कि काम के वर्षों में दस्तावेजों का एक बड़ा ढेर जमा हो सकता है, और क्या होगा यदि निरीक्षण निकाय उनमें से किसी एक को प्रदान करने की मांग करता है, और उद्यमी को नहीं पता कि वह कहां है? इसी समय गंभीर समस्याएं शुरू हो सकती हैं।

इस दस्तावेज़ को 1C में सही ढंग से कैसे तैयार करें: लेखांकन 3.0 का वर्णन निम्नलिखित वीडियो ट्यूटोरियल में किया गया है:

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हस्तांतरित दस्तावेज़ों का रजिस्टर नमूना प्रपत्र

दस्तावेज़ प्रबंधन में आज दस्तावेज़ भेजना एक सामान्य प्रक्रिया है। इस कदम की आवश्यकता कई कारणों एवं कारणों से उत्पन्न हो सकती है। किसी भी स्थिति में, उनके नुकसान (आंशिक या पूर्ण) जैसी अप्रिय घटना घटित हो सकती है।

लेकिन वह सब नहीं है। कुछ बेईमान व्यक्ति, अपने हितों के नाम पर, दस्तावेज़ीकरण के नुकसान की साजिश रच सकते हैं। यह उनके लिए निम्नलिखित कारणों से फायदेमंद हो सकता है।

इसके बाद, उनके लिए यह कहना ही काफी है कि उन्हें कुछ नहीं मिला। इस कदम से मुकदमे में देरी भी हो सकती है. और इससे भी अधिक अगर हम मूल दस्तावेजों के नुकसान के बारे में बात कर रहे हैं। आख़िरकार, सब कुछ पुनः प्राप्त या बहाल नहीं किया जा सकता।

ऐसा होने से रोकने के लिए, भेजते समय, आपको पैकेज में "स्थानांतरित दस्तावेज़ों का रजिस्टर" शामिल करना होगा। केवल यह दस्तावेज़ ही उनकी प्राप्ति के तथ्य को पूर्ण रूप से साबित करना संभव बना देगा।

रजिस्ट्री के साथ दस्तावेज़ कैसे भेजें

डाक सेवा की भागीदारी से शिपिंग की जा सकती है। दूसरा विकल्प कूरियर सेवाओं द्वारा प्रदान किया जाता है। सच है, एक नियम के रूप में, उनके पास हस्तांतरित दस्तावेज़ीकरण की सूची के लिए पहले से ही एक विकसित प्रपत्र है।

डाक सेवा "पंजीकृत पत्र" सेवा प्रदान करती है। इसमें डिलीवरी की अधिसूचना शामिल है। यह आपको प्राप्तकर्ता को दस्तावेज़ वितरण करने की अनुमति देता है। इसके अलावा, सेवा अनुलग्नकों की एक सूची तैयार करना संभव बनाती है। इसमें दस्तावेज़ों की पूरी सूची शामिल है.

इसके अलावा, अदालत में दस्तावेजी साक्ष्य भेजते समय (दावे के बयान के साथ), एक सूची की भी आवश्यकता होती है।

और इससे भी अधिक, अभिलेखागार बनाते समय और उन्हें पुनः भरते समय रजिस्टर आवश्यक होते हैं। भविष्य में उन्हें खोजने की प्रक्रिया को सरल बनाने के लिए यह आवश्यक है।

दस्तावेज़ीकरण सूची प्रपत्र

इन्वेंट्री को एक अलग दस्तावेज़ के रूप में तैयार किया जा सकता है या भेजे गए दस्तावेज़ों में से किसी एक में एकीकृत किया जा सकता है। उदाहरण के लिए, दावा पत्र लिखने पर उसके साथ "पर्याप्त" दस्तावेज़ (सबूत) संलग्न होते हैं। ऐसा करने के लिए, दावा पत्र के पाठ में एक सूची दर्ज की जाती है।

सूची को एक अलग दस्तावेज़ के रूप में तैयार करने के विकल्प में इसे ए-4 पेपर पर लिखना शामिल है। यदि आवश्यक हो, तो यह मूल "कंपनी" लेटरहेड पर किया जाता है। लेकिन यह कोई अनिवार्य आवश्यकता नहीं है.

इस दस्तावेज़ में दस्तावेज़ की तैयारी (स्थानांतरण), शहर और शीर्षक की तारीख शामिल होनी चाहिए। सूची स्वयं एक तालिका के रूप में प्रस्तुत की गई है। पहले कॉलम में स्थानांतरित किए जा रहे दस्तावेजों का नाम बताना आवश्यक है।

अगले कॉलम में उनका नंबर है. कभी-कभी, यदि आवश्यक हो, तो इस कॉलम के स्थान पर "पृष्ठों की संख्या" दर्ज की जाती है। यह तब समझ में आता है जब भेजे जा रहे दस्तावेज़ एक पृष्ठ के दस्तावेज़ नहीं हैं।

इस पेपर के लिए कोई अनिवार्य फॉर्म नहीं है. इसलिए, प्रत्येक मामले में इसे दस्तावेज़ीकरण की विशिष्टताओं और स्थिति को ध्यान में रखते हुए संकलित किया जाता है। यदि आपको इन्वेंट्री बनाने में कठिनाई आती है, तो आप हमारे विशेषज्ञों से संपर्क कर सकते हैं।

नीचे एक मानक प्रपत्र और हस्तांतरित दस्तावेजों का एक नमूना रजिस्टर है, जिसका एक संस्करण मुफ्त में डाउनलोड किया जा सकता है।

दस्तावेज़ स्थानांतरण नमूना प्रपत्र का रजिस्टर

दस्तावेज़ों को स्थानांतरित करने के लिए, वे आमतौर पर एक स्थानांतरण और स्वीकृति प्रमाणपत्र का उपयोग करते हैं, जिसे एक कर्मचारी से दूसरे कर्मचारी को दस्तावेज़ के हस्तांतरण के तथ्य को रिकॉर्ड करने के लिए डिज़ाइन किया गया है।

ये कंपनी के अनुबंध, घटक दस्तावेज़, कार्मिक या लेखा दस्तावेज़, आंतरिक उपयोग के लिए और बाहरी उपयोग के लिए कोई अन्य दस्तावेज़ हो सकते हैं, जो किसी अन्य संगठन के साथ बातचीत करते समय आवश्यक हों।

दस्तावेजों के हस्तांतरण का एक अधिनियम तैयार करने की प्रक्रिया

आदेश और संभावित नियंत्रण के लिए, दस्तावेज़ीकरण को एक स्वीकृति प्रमाणपत्र का उपयोग करके स्थानांतरित किया जाना चाहिए, जिसे एक रजिस्टर भी कहा जा सकता है, जिसमें शामिल होना चाहिए निम्नलिखित डेटा:

दस्तावेज़ स्थानांतरित करने के नियम

इसकी रचना का कोई विशिष्ट रूप नहीं है, अत: इसकी रचना से कोई विशेष कठिनाई नहीं होती। पक्षों की संख्या के अनुसार दो प्रतियों में बनाया गया।

इसका मुख्य लाभ यह है कि विवादास्पद स्थिति की स्थिति में, ऐसा दस्तावेज़ दस्तावेज़ों के हस्तांतरण के तथ्य को साबित करने की अनुमति देगा। प्राप्तकर्ता पक्ष को सूची में दर्शाई गई वास्तविक उपलब्धता का सावधानीपूर्वक अध्ययन और सत्यापन करना चाहिए, और, पहले से ही जानकारी की शुद्धता को सत्यापित करने के बाद, उस पर हस्ताक्षर करना चाहिए।

यदि आवश्यक हो, निष्पक्षता को प्रतिबिंबित करने के लिए मामलों का मूल्यांकन और की जा रही प्रक्रिया पर टिप्पणियाँ दी जा सकती हैं, तो इसे अधिनियम के पाठ में शामिल किया गया है। जब दस्तावेज़ों की सूची बहुत बड़ी होती है, तो इसे आमतौर पर अधिनियम के परिशिष्ट के रूप में तैयार किया जाता है।

यदि हम आंतरिक दस्तावेजों के बारे में बात कर रहे हैं, तो दस्तावेजों को स्थानांतरित करने का कारण किसी कर्मचारी का किसी अन्य पद पर स्थानांतरण या उसकी बर्खास्तगी हो सकता है। इसके अलावा, सरकारी एजेंसियों को सौंपे गए दस्तावेज़ भी एक सूची के अधीन होते हैं; एक प्रति पर प्राप्ति की तारीख और आने वाली संख्या अंकित होती है।

आधुनिक दुनिया में, इलेक्ट्रॉनिक मीडिया पर जानकारी का तेजी से उपयोग किया जा रहा है, लेकिन फिर भी, हर जगह कागजी रिकॉर्ड का चलन है। कभी-कभी ऐसी रिपोर्टों को बनाए रखने के लिए कंप्यूटर का उपयोग किया जाता है, जहां एक विशेष कार्यक्रम में दस्तावेज़ के स्थान, किस व्यक्ति को और किस विभाग को स्थानांतरित किया गया था, के बारे में जानकारी होती है।

इसके अलावा, किसी भी कंपनी में सभी दस्तावेज़ों के "जीवन" का अंतिम चरण उन्हें संग्रह में रखना है। किसी संगठन के संग्रह में मामलों को स्थानांतरित करने के लिए, उनकी एक सूची तैयार करना भी आवश्यक है, जिसके लिए दस्तावेजों के हस्तांतरण के एक अधिनियम का भी उपयोग किया जाता है।

नीचे एक मानक प्रपत्र और दस्तावेजों के हस्तांतरण का एक नमूना रजिस्टर है, जिसका एक संस्करण मुफ्त में डाउनलोड किया जा सकता है।

लेखांकन विवरण, लेखांकन → नमूना। दस्तावेज़ों का संलग्न रजिस्टर। फॉर्म नंबर 16

ओकुड कोड 0903014 मानक फॉर्म नं. 16 पेंट्री टू: लेखांकन साथ में रजिस्ट्री दस्तावेज़ 20 साल के लिए नहीं. +-+ संख्या नाम मात्रा लेखा विभाग चिह्न दस्तावेज़ दस्तावेज़ +-+-+-+-...

दस्तावेजों की स्वीकृति और हस्तांतरण का एक अधिनियम तैयार करना कोई कड़ाई से अनिवार्य प्रक्रिया नहीं है। हालाँकि, कुछ मामलों में, समकक्षों के बीच दस्तावेज़ों का स्थानांतरण उसके हस्ताक्षर के साथ होता है। दस्तावेजों की स्वीकृति और हस्तांतरण के कार्य का कानूनी महत्व है, इसलिए, यदि इस पर हस्ताक्षर करने वाले पक्षों के बीच कोई विवादास्पद स्थिति या असहमति उत्पन्न होती है इसका साक्ष्यात्मक मूल्य है और इसका उपयोग अदालत में किया जा सकता है.

उद्यमों के भीतर दस्तावेजों की स्वीकृति और हस्तांतरण का एक अधिनियम भी बनाया जाता है - उदाहरण के लिए, कर्मचारियों को बदलते समय कर्मियों, लेखांकन आदि दस्तावेजों को स्थानांतरित करते समय। इस मामले में, दस्तावेज़ों को उनकी सामग्री और पूर्णता के लिए प्रारंभिक जांच से गुजरना होगा, ताकि दस्तावेज़ प्राप्त करने वाले कर्मचारी को बाद में अप्रत्याशित परेशानियों का सामना न करना पड़े।

फ़ाइलें

दस्तावेजों की स्वीकृति और हस्तांतरण का एक अधिनियम तैयार करने के लिए बुनियादी नियम

इस दस्तावेज़ को भरने के लिए कोई एकीकृत मानक टेम्पलेट नहीं है, इसलिए उद्यमों और संगठनों को स्वतंत्र रूप से इसका टेम्पलेट विकसित करने या दस्तावेज़ को मुफ़्त रूप में तैयार करने का अधिकार है। आप इसे सरल लिखित रूप में भर सकते हैं या कंप्यूटर पर प्रिंट कर सकते हैं। दस्तावेज़ों की स्वीकृति और हस्तांतरण का एक अधिनियम नियमित A4 शीट पर दो प्रतियों में तैयार किया जाता है - प्रत्येक इच्छुक पक्ष के लिए। इसके अलावा, प्रत्येक प्रति पर संगठनों के प्रमुखों या अधिकृत व्यक्तियों के हस्ताक्षर होने चाहिए।

यदि आवश्यक हो, तो दस्तावेज़ को मुहर के साथ प्रमाणित किया जा सकता है, लेकिन यह आवश्यक नहीं है, क्योंकि 2016 से, कानूनी संस्थाओं को अपनी गतिविधियों में मुहरों और टिकटों का उपयोग न करने का अधिकार है।

अधिनियम में अनिवार्य जानकारी की एक निश्चित सूची भी होनी चाहिए। विशेष रूप से, इसे यहां इंगित किया जाना चाहिए पार्टियों के बारे में जानकारी, जिसके बीच दस्तावेजों के हस्तांतरण का तथ्य भी दर्ज किया जाता है हस्तांतरित दस्तावेज़ों की पूरी सूचीउनके स्पष्ट नाम और मात्रा के साथ. यदि मूल दस्तावेज़ स्थानांतरित किए जाते हैं, तो इसे अधिनियम में इंगित किया जाना चाहिए (यदि वे खो जाते हैं, तो उस पक्ष को दावा किया जाएगा जिसके हाथ में वे मांग के समय थे), यदि प्रतियां हैं, तो उन्हें स्थानांतरित करने वाले पक्ष द्वारा प्रमाणित किया जाना चाहिए .

यह भी ध्यान दिया जाना चाहिए कि मूल दस्तावेजों को स्थानांतरित करने के मामले में, स्थानांतरित करने वाले पक्ष को उनकी प्रतियां प्राप्त करनी होंगी।

हस्तांतरित दस्तावेजों के विशेष मूल्य के मामलों में, अधिनियम में उद्यमों के बारे में अधिक संपूर्ण जानकारी (ओजीआरएन, टीआईएन, केपीपी, आदि के साथ पूर्ण विवरण), साथ ही स्थानांतरण प्रक्रिया में शामिल कर्मचारियों के पासपोर्ट डेटा को शामिल करने की सलाह दी जाती है। . यदि मानक दस्तावेज़ स्थानांतरित किए जाते हैं, तो आप स्वयं को अधिनियम के सरल रूप तक सीमित कर सकते हैं।

दस्तावेज़ स्वीकृति एवं स्थानांतरण प्रमाणपत्र भरने के निर्देश

कार्यालय कार्य की दृष्टि से यह अधिनियम पूर्णतः मानक रूप है तथा इसे भरते समय कोई विशेष कठिनाई नहीं होनी चाहिए। विचाराधीन उदाहरण में, दस्तावेज़ एक उद्यम से दूसरे उद्यम में स्थानांतरित किए जाते हैं।

• सबसे पहले, दस्तावेज़ का नाम उसके सार के संक्षिप्त विवरण के साथ लिखें।
• नीचे दी गई पंक्ति उस शहर को इंगित करती है जिसमें अधिनियम जारी करने वाला संगठन संचालित होता है, साथ ही इसके निष्पादन की तारीख भी।
• इसके बाद, दस्तावेजों को स्थानांतरित करने वाली कंपनी के बारे में जानकारी दर्ज की जाती है: इसका नाम संगठनात्मक और कानूनी रूप (आईपी, एलएलसी, ओजेएससी, सीजेएससी) के साथ-साथ जिम्मेदार व्यक्ति (आमतौर पर निदेशक, सामान्य निदेशक) की स्थिति को दर्शाते हुए दर्ज किया जाता है। यहां लिखा है, या हस्ताक्षर करने के लिए अधिकृत कोई अन्य व्यक्ति कर्मचारी के दस्तावेजों के प्रकार को इंगित करता है) उसका अंतिम नाम, पहला नाम, संरक्षक (पूर्ण रूप से)।
• फिर दूसरे पक्ष के बारे में भी यही दर्ज किया जाता है: संगठन का नाम, पद, उपनाम, पहला नाम, जिम्मेदार व्यक्ति का संरक्षक।

उद्यमों के बारे में जानकारी दर्ज करने के बाद, आपको स्थानांतरित किए जाने वाले दस्तावेजों की पूरी सूची लिखनी होगी।

एक नियम के रूप में, ऐसे कार्य उन मामलों में तैयार किए जाते हैं जहां स्थानांतरित किए जा रहे दस्तावेजों की सूची या तो विशेष रूप से मूल्यवान या काफी प्रभावशाली होती है, इसलिए उनकी सूची को तालिका के रूप में व्यवस्थित करना सबसे अच्छा है।

पहले कॉलम में आपको इस तालिका में स्थानांतरित किए जा रहे दस्तावेज़ की क्रम संख्या दर्ज करनी होगी, दूसरे में - पूरा नाम, तीसरे में - इसकी तैयारी की तारीख, चौथे में - आंतरिक दस्तावेज़ प्रवाह के लिए दस्तावेज़ संख्या। पांचवें कॉलम में आपको मूल या प्रतिलिपि (प्रमाणित) को दूसरे संगठन में स्थानांतरित करने का संकेत देना होगा, और छठे कॉलम में दस्तावेज़ में निहित शीटों की संख्या शामिल है।

यदि आवश्यक हो, तो कोई अतिरिक्त जानकारी जोड़कर तालिका का विस्तार किया जा सकता है।

तालिका के नीचे आपको यह लिखना चाहिए कि अधिनियम की कितनी प्रतियां तैयार की गईं और कितनी इच्छुक पार्टियों को प्राप्त हुईं, और दोनों उद्यमों के प्रमुखों पर भी हस्ताक्षर करें।

दस्तावेजों की स्वीकृति और हस्तांतरण के अधिनियम पर हस्ताक्षर करने के बाद, इसे स्वीकार करने वाली पार्टी स्वचालित रूप से हस्तांतरित दस्तावेज की पूर्णता, सामग्री और सुरक्षा के लिए पूरी जिम्मेदारी लेती है।

दस्तावेज़ों को स्थानांतरित करने के लिए, वे आमतौर पर एक स्थानांतरण और स्वीकृति प्रमाणपत्र का उपयोग करते हैं, जिसे एक कर्मचारी से दूसरे कर्मचारी को दस्तावेज़ के हस्तांतरण के तथ्य को रिकॉर्ड करने के लिए डिज़ाइन किया गया है।

ये कंपनी के अनुबंध, घटक दस्तावेज़, कार्मिक या लेखा दस्तावेज़, आंतरिक उपयोग के लिए और बाहरी उपयोग के लिए कोई अन्य दस्तावेज़ हो सकते हैं, जो किसी अन्य संगठन के साथ बातचीत करते समय आवश्यक हों।

दस्तावेजों के हस्तांतरण का एक अधिनियम तैयार करने की प्रक्रिया

आदेश और संभावित नियंत्रण के लिए, दस्तावेज़ीकरण को एक स्वीकृति प्रमाणपत्र का उपयोग करके स्थानांतरित किया जाना चाहिए, जिसे एक रजिस्टर भी कहा जा सकता है, जिसमें शामिल होना चाहिए निम्नलिखित डेटा:

• दस्तावेज़ का नाम;
• इसके संकलन का स्थान और तारीख;
• कानूनी इकाई का नाम;
• अधिनियम के लेखक का पूरा नाम
• उस व्यक्ति का पूरा नाम जिसे दस्तावेज़ हस्तांतरित किए गए हैं, साथ ही उसकी कंपनी का नाम, यदि यह एक आंतरिक दस्तावेज़ नहीं है;
• सीधे दस्तावेज़ों की सूची;
• उनकी पंजीकरण संख्या का संकेत;
• यदि आवश्यक हो तो व्यक्ति के हस्ताक्षर और कंपनी की मुहर।

दस्तावेज़ स्थानांतरित करने के नियम

इसकी रचना का कोई विशिष्ट रूप नहीं है, अत: इसकी रचना से कोई विशेष कठिनाई नहीं होती। पक्षों की संख्या के अनुसार दो प्रतियों में बनाया गया।

इसका मुख्य लाभ यह है कि विवादास्पद स्थिति की स्थिति में, ऐसा दस्तावेज़ दस्तावेज़ों के हस्तांतरण के तथ्य को साबित करने की अनुमति देगा। प्राप्तकर्ता पक्ष को सूची में दर्शाई गई वास्तविक उपलब्धता का सावधानीपूर्वक अध्ययन और सत्यापन करना चाहिए, और, पहले से ही जानकारी की शुद्धता को सत्यापित करने के बाद, उस पर हस्ताक्षर करना चाहिए।

यदि आवश्यक हो, निष्पक्षता को प्रतिबिंबित करने के लिए मामलों का मूल्यांकन और की जा रही प्रक्रिया पर टिप्पणियाँ दी जा सकती हैं, तो इसे अधिनियम के पाठ में शामिल किया गया है। जब दस्तावेज़ों की सूची बहुत बड़ी होती है, तो इसे आमतौर पर अधिनियम के परिशिष्ट के रूप में तैयार किया जाता है।

यदि हम आंतरिक दस्तावेजों के बारे में बात कर रहे हैं, तो दस्तावेजों को स्थानांतरित करने का कारण किसी कर्मचारी का किसी अन्य पद पर स्थानांतरण या उसकी बर्खास्तगी हो सकता है। इसके अलावा, सरकारी एजेंसियों को सौंपे गए दस्तावेज़ भी एक सूची के अधीन होते हैं; एक प्रति पर प्राप्ति की तारीख और आने वाली संख्या अंकित होती है।

आधुनिक दुनिया में, इलेक्ट्रॉनिक मीडिया पर जानकारी का तेजी से उपयोग किया जा रहा है, लेकिन फिर भी, हर जगह कागजी रिकॉर्ड का चलन है। कभी-कभी ऐसी रिपोर्टों को बनाए रखने के लिए कंप्यूटर का उपयोग किया जाता है, जहां एक विशेष कार्यक्रम में दस्तावेज़ के स्थान, किस व्यक्ति को और किस विभाग को स्थानांतरित किया गया था, के बारे में जानकारी होती है।

इसके अलावा, किसी भी कंपनी में सभी दस्तावेज़ों के "जीवन" का अंतिम चरण उन्हें संग्रह में रखना है। किसी संगठन के संग्रह में मामलों को स्थानांतरित करने के लिए, उनकी एक सूची तैयार करना भी आवश्यक है, जिसके लिए दस्तावेजों के हस्तांतरण के एक अधिनियम का भी उपयोग किया जाता है।

नीचे एक मानक प्रपत्र और नमूना हैदस्तावेज़ स्थानांतरण रजिस्टर जिसका एक संस्करण निःशुल्क डाउनलोड किया जा सकता है।

एक्सेल में इलेक्ट्रॉनिक रूप से दस्तावेजों का एक रजिस्टर बनाए रखने से आप उन्हें व्यवस्थित कर सकेंगे, उन तक त्वरित पहुंच प्रदान कर सकेंगे और प्रत्येक दस्तावेज़ को अलग से संग्रहीत करने की आवश्यकता समाप्त हो जाएगी। किसी भी समय, रजिस्टर से एक दस्तावेज़ को एक्सेल शीट पर बनाए गए मुद्रित रूप में आउटपुट किया जा सकता है। उदाहरण फ़ाइल डाउनलोड करने का लिंक नीचे है।

दस्तावेजों का एक रजिस्टर बनाए रखना

यदि आप मर्ज किए गए सेल का उपयोग करने का इरादा नहीं रखते हैं तो एक्सेल में दस्तावेज़ रजिस्टर भरना सुविधाजनक है।

इसके बाद, हम कर्मचारी डेटा वाली एक रजिस्ट्री देखेंगे, जिसका उपयोग इस डेटा को संग्रहीत करने और विभिन्न दस्तावेज़ों को प्रिंट करने के लिए किया जा सकता है। व्यवहार में, यह रोजगार अनुबंधों का एक रजिस्टर था, जिसमें से निम्नलिखित मुद्रित होते थे: रोजगार अनुबंध, रोजगार अनुबंध का परिशिष्ट, वित्तीय दायित्व पर समझौता, रोजगार के लिए आदेश, रोजगार अनुबंध में संशोधन, रोजगार अनुबंध की समाप्ति पर समझौता।

उदाहरण में, रजिस्टर को महत्वपूर्ण रूप से कम कर दिया गया है; रजिस्टर को बनाए रखने और मुद्रित फॉर्म को डेटा के साथ भरने के सिद्धांत को दिखाने के लिए मुद्रित प्रपत्रों में से केवल देयता समझौता ही बचा है।

एक्सेल स्मार्ट टेबल में दस्तावेज़ रजिस्टर का उदाहरण

एक मुद्रण योग्य प्रपत्र बनाना

सूत्रों का उपयोग करके एक मुद्रण योग्य फॉर्म भरने के लिए, इसे एक्सेल में बनाया जाना चाहिए। यदि आपको Excel में वांछित फ़ाइल नहीं मिल पाती है, तो सेल में फ़िट होने वाले वर्णों की अधिकतम संख्या को ध्यान में रखते हुए, उसके टेक्स्ट को किसी अन्य प्रोग्राम की फ़ाइल से वर्कशीट में स्थानांतरित किया जा सकता है, अन्यथा टेक्स्ट काट दिया जाएगा।

हमारे उदाहरण में, हम दायित्व समझौते के एक मुद्रित रूप का उपयोग करते हैं, जिसका पाठ एक वर्ड दस्तावेज़ से एक्सेल वर्कशीट पर कॉपी किया जाता है:

यदि एक्सेल वर्कशीट पर प्रिंट करने योग्य फॉर्म तैयार है, तो उसे रजिस्टर के साथ वर्कबुक में ले जाना (या कॉपी करना) बाकी है। यदि रजिस्टर अभी तक नहीं बनाया गया है, तो आप मुद्रित प्रपत्र के साथ पुस्तक में एक नई शीट जोड़ सकते हैं और इसे "रजिस्टर..." नाम दे सकते हैं।

मुद्रित प्रपत्र भरना

रजिस्ट्री से डेटा के साथ मुद्रित फॉर्म भरने के लिए, हम अंतर्निहित एक्सेल फ़ंक्शन - "VLOOKUP" का उपयोग करेंगे। तालिका में खोज संदर्भ क्रम में रजिस्टर में प्रविष्टि की संख्या होगी, इसलिए हम मुद्रित प्रपत्र के "VLOOKUP" सूत्रों में अनुबंध संख्या के साथ सेल को "Searched_value" के रूप में इंगित करेंगे।

फ़ंक्शन विज़ार्ड में, सूत्र के लिए तर्क सेल "L4" में दर्ज किए जाते हैं, जो दर्ज करने के बाद निम्नलिखित रूप लेगा: =VLOOKUP("DMO प्रिंट करें"!G1;"DMO पंजीकृत करें"!A2:J102;2;FALSE)

इस सूत्र को परिवर्तनीय मानों के साथ अन्य सभी कक्षों में कॉपी किया जाता है, और इसमें केवल "Column_Number" को प्रतिस्थापित किया जाता है।

अब, जब आप सेल "जी1" में आवश्यक रजिस्टर लाइन की संख्या लिखते हैं, तो देयता समझौते का मुद्रित फॉर्म संबंधित कर्मचारी के डेटा से भर जाएगा।

आप एक्सेल में रजिस्टर डाउनलोड कर सकते हैं और स्वचालित रूप से चयनित कर्मचारी के डेटा के साथ दायित्व समझौते का मुद्रित फॉर्म भर सकते हैं।