फैक्स का उपयोग कैसे करें: विस्तृत निर्देश। हम एक विशेष मशीन या इंटरनेट के माध्यम से सही ढंग से फैक्स भेजते हैं टैरिफ योजनाओं की लागत कितनी है?

आज दस्तावेज़ कैसे भेजे जाते हैं? उनमें से अधिकांश ई-मेल के माध्यम से भेजे जाते हैं - यह एक तथ्य है, लेकिन साथ ही, फैक्स का उपयोग अभी भी किया जाता है, इसके अलावा, यह कुछ कागजात प्रसारित करने का एक लोकप्रिय साधन बना हुआ है। अक्सर लोग पूछते हैं: "फ़ैक्स कैसे भेजें?" बहुत से लोग वास्तव में नहीं जानते कि यह कैसे करना है। दरअसल, इस तरह से पेपर भेजने में कुछ भी मुश्किल नहीं है। प्रक्रिया के सफल होने के लिए, आपको कुछ सरल चरणों का पालन करना होगा - इसे कोई भी कर सकता है।

शिपमेंट और दस्तावेज़ आवश्यकताओं के लिए तैयारी

फैक्स भेजने से पहले आप क्या करते हैं? सबसे पहले जो दस्तावेज़ भेजा जाएगा उसे तैयार किया जाता है. एक नियम के रूप में, यह A4 पर मुद्रित होता है, क्योंकि प्रत्येक फैक्स मशीन मॉडल आपको छोटे आकार के कागजात भेजने की अनुमति नहीं देता है - इसलिए सबसे अच्छा विकल्प चुना जाता है। यदि डिवाइस विभिन्न आकारों के कागजात भेज सकता है, तो इसमें शीट आकार नियंत्रण होना चाहिए।

यह आवश्यक है कि भेजे जाने वाले दस्तावेज़ को बहुत उच्च गुणवत्ता के साथ मुद्रित किया जाए - अन्यथा प्राप्तकर्ता को इसमें मौजूद जानकारी को समझने में कठिनाई हो सकती है। यदि किसी कारण से छवि या पाठ धुंधला हो जाता है, तो उसे दोबारा प्रिंट करना बेहतर होता है।

जब तैयारी पूरी हो जाए तो फैक्स में पेपर फीड ट्रे खोलें। आमतौर पर यह डिवाइस के पीछे कहीं स्थित होता है। दस्तावेज़ को नीचे की ओर मुख करके डाला गया है - यह महत्वपूर्ण है।

एकाधिक शीट कैसे भेजें

यदि आप जानते हैं कि आप कहां से फैक्स भेज सकते हैं, तो आप हमेशा एक साथ कई शीट भेज सकते हैं - भेजने की प्रक्रिया इस बात पर निर्भर करेगी कि आपको किस प्रकार की मशीन के साथ बातचीत करनी है। कुछ उपकरण बड़े पैमाने पर दस्तावेज़ भेजने के लिए डिज़ाइन किए गए हैं, इसलिए कागज के कई टुकड़े यूनिट की ट्रे में डाले जा सकते हैं (जैसा कि अभ्यास से पता चलता है, यह संख्या दस से अधिक नहीं होनी चाहिए)।

ऐसे फैक्स मॉडल हैं जहां एक से अधिक दस्तावेज़ भेजना असंभव है - ऐसी स्थिति में, सभी कागजात क्रम में लोड किए जाते हैं। जब सभी शीट लोड हो जाएं, तो आपको एक सिग्नल की प्रतीक्षा करनी चाहिए। इसके बाद, डिवाइस दस्तावेज़ को कैप्चर करना शुरू कर देता है।

भेजने से पहले क्या करें?

किसी को दस्तावेज़ भेजने से पहले, आपको डिवाइस पर प्राप्तकर्ता का नंबर डायल करना होगा, फिर उनके फ़ोन का उत्तर देने की प्रतीक्षा करनी होगी। बाद में, शिष्टाचार के नियमों के अनुसार, आपको अपना परिचय देना चाहिए और वार्ताकार से फैक्स स्वीकार करने के लिए कहना चाहिए। कागजात स्थानांतरित करने के लिए मानक कमांड "स्टार्ट" है, जिसके बाद डिवाइस पर "स्टार्ट" बटन दबाया जाता है (न केवल आप, बल्कि लाइन के दूसरे छोर पर मौजूद व्यक्ति भी)। हां, उन्हें यह भी पता होना चाहिए कि फैक्स कैसे भेजा जाता है, अन्यथा कुछ भी काम नहीं करेगा। दस्तावेज़ों का स्थानांतरण पूरा होने तक फ़ोन बंद न किया जाए - यह महत्वपूर्ण है। अक्सर ऐसा होता है कि प्राप्तकर्ता के पास स्वचालित फैक्स होता है - इस मामले में सब कुछ सरल होगा: आपको बस नंबर डायल करना होगा, एक विशेष सिग्नल की प्रतीक्षा करनी होगी और स्टार्ट बटन दबाना होगा। जब भेजने की प्रक्रिया पूरी हो जाती है, तो आपको "संपर्क" बटन पर क्लिक करना होगा: वे पूछते हैं कि क्या दस्तावेज़ आ गए हैं, क्या जानकारी पढ़ने योग्य है। यदि गुणवत्ता कम है, तो आपको ट्रांसमिशन को दोबारा दोहराना चाहिए।

मैं फैक्स कहां भेज सकता हूं?

कुछ कंपनियों को आजकल आवश्यकता होती है कि कुछ दस्तावेज़ों को इसके माध्यम से स्थानांतरित किया जाना चाहिए यदि आपके पास ऐसा कोई उपकरण नहीं है तो क्या करें? उदाहरण के लिए, क्या इंटरनेट पर फैक्स भेजना संभव है?

आप डाकघरों का उपयोग करके हमेशा दस्तावेज़ भेज सकते हैं। बहुत ही उचित शुल्क पर, कागज़ वहां भेजा जाएगा जहां इसकी आवश्यकता होगी। इसी तरह की सेवाएँ विशेष कंपनियों द्वारा भी प्रदान की जाती हैं: फैक्स भेजना उनकी मुख्य गतिविधि है।

आसान विकल्प भी हैं: आप किसी कार्यालय में जा सकते हैं और उन्हें दस्तावेज़ अग्रेषित करने के लिए कह सकते हैं, अपने दोस्तों से संपर्क कर सकते हैं - संभवतः ऐसे लोग हैं जिनके पास फैक्स मशीन है। लेकिन सबसे अच्छी सलाह: यदि आपको अक्सर दस्तावेज़ भेजने होते हैं, तो फ़ैक्स मशीन खरीदना सबसे अच्छा है - और फिर आपको निश्चित रूप से विभिन्न कठिनाइयों से नहीं जूझना पड़ेगा।

आप इंटरनेट और कंप्यूटर के माध्यम से कागजात भेज सकते हैं, लेकिन विभिन्न कागजात से प्रतियां बनाने के लिए किट में एक स्कैनर शामिल होना चाहिए। कई ऑनलाइन साइटें मामूली कीमत पर फैक्स करने की पेशकश करती हैं। ऐसे विशेष कार्यक्रम हैं जो फ़ैक्स उपकरणों पर दस्तावेज़ों के स्थानांतरण की गारंटी देते हैं, जिनमें Google जैसी लोकप्रिय इंटरनेट सेवाएँ भी शामिल हैं। कोई भी आसानी से यह पता लगा सकता है कि इस तरह से फैक्स कैसे भेजा जाए।

दस्तावेज़ प्राप्त करने और भेजने के लिए फ़ोन नंबर

आधुनिक सेल फोन के बारे में कुछ शब्द कहे जाने चाहिए। फिलहाल, ये केवल बातचीत के उपकरण नहीं हैं, बल्कि लगभग किसी भी माध्यम का उपयोग करने वाले पूर्ण संचार उपकरण हैं। फ़ोन से फ़ैक्स कैसे भेजें? यह बहुत सरल है: बस अपने मोबाइल ऑपरेटर को कॉल करें और उन्हें फैक्स दस्तावेज़ भेजने और प्राप्त करने के लिए सेवा सक्रिय करने के लिए कहें। हालाँकि, आपको एक और अतिरिक्त नंबर कनेक्ट करना होगा - इसका उपयोग कागजात भेजने के लिए करना होगा। ऐसी सेवा प्रदान करने के लिए प्रत्येक ऑपरेटर की अपनी कीमतें होती हैं, इसलिए आपको अप्रिय आश्चर्य से बचने के लिए इस बारे में निश्चित रूप से परामर्श लेना चाहिए।

हमारे जीवन में डेटा का आदान-प्रदान निरंतर होता रहता है। प्रौद्योगिकियां स्थिर नहीं रहती हैं और फैक्स संचार उनमें एक महत्वपूर्ण स्थान रखता है। आज हर कोई जानता है कि फैक्स इलेक्ट्रॉनिक चैनलों के माध्यम से पाठ और ग्राफिक जानकारी का प्रसारण या आदान-प्रदान है। लेकिन कम ही लोग जानते हैं कि फैक्स द्वारा दस्तावेज़ कैसे भेजे जाते हैं। इंटरनेट सेवाएँ सामने आई हैं जिनमें फैक्स मशीन को विशेष कार्यक्रमों द्वारा प्रतिस्थापित किया जाता है। उनमें से कुछ आपको कीव शहर के भीतर मुफ़्त में दस्तावेज़ भेजने, या स्वचालित मेलिंग करने की अनुमति देते हैं।

आइए "हार्डवेयर" और "वर्चुअल" फैक्सिंग पर नजर डालें।

तो, यदि आपके कार्यालय में टेलीफैक्स स्थापित है, यानी। एक टेलीफोन के साथ डिवाइस, तो आपको इस योजना के अनुसार कार्य करने की आवश्यकता है। शिपमेंट के लिए तैयार किया गया दस्तावेज़, स्पष्ट रूप से मुद्रित पाठ, कोई स्याही टपकने और कोई स्टेपल या पेपर क्लिप के साथ, ट्रे में नीचे की ओर डाला जाता है।

अधिकांश उपकरणों, उदाहरण के लिए, पैनासोनिक और शार्प टेलीफैक्स, में तेजी से बड़े पैमाने पर मेल करने के लिए 10-15 शीट के लिए स्वचालित फीडर होते हैं। यदि यह विकल्प प्रदान नहीं किया गया है, तो दस्तावेज़ एक-एक करके भेजे जाते हैं। दस्तावेज़ डालने के बाद, एक छोटा स्वर बजेगा और शीट कैप्चर हो जाएगी। फिर टेलीफोन काम में आता है: आप प्राप्तकर्ता को कॉल करते हैं, फैक्स प्राप्त करने के लिए कहते हैं, और सशर्त पासवर्ड "चलो शुरू करें" का उपयोग करके "प्रारंभ" बटन दबाया जाता है।

दस्तावेज़ भेजने के बाद, आपको प्राप्तकर्ता से संपर्क करना होगा और स्पष्ट करना होगा कि फ़ैक्स कितनी सफलतापूर्वक वितरित किया गया था और क्या कोई धुंधली रेखाएँ हैं। यदि प्राप्तकर्ता प्राप्त फैक्स की गुणवत्ता से संतुष्ट नहीं है, तो दस्तावेज़ पुनः भेजें।

वस्तुतः फैक्स भेजने के लिए, आप एक मध्यस्थ कंपनी की तलाश करते हैं और उनकी वेबसाइट पर एक व्यक्तिगत खाता बनाते हैं। इसके बाद, अपने कंप्यूटर से भेजे जाने वाले वर्ड दस्तावेज़ डाउनलोड करें, प्राप्तकर्ता का नंबर, अपने निर्देशांक और, यदि वांछित हो, संचार पैरामीटर (नंबर व्यस्त होने पर बार-बार कॉल की संख्या, आदि) निर्दिष्ट करें। आपको कुछ और करने की ज़रूरत नहीं है, फ़ैक्स स्वचालित रूप से भेजा जाएगा। आपको बस दस्तावेज़ की डिलीवरी के बारे में ई-मेल या मोबाइल फोन से संदेश का इंतजार करना है।

ऑनलाइन सेवाओं के ज्ञान में महारत हासिल करें या अपने दस्तावेज़ों को बिचौलियों से सुरक्षित रखें अपने लिए फैक्स खरीदें- हर कोई अपने लिए निर्णय लेता है। और ये दोनों विधियां परस्पर अनन्य नहीं हैं, क्योंकि ऑनलाइन फ़ॉरवर्डिंग को एक विकल्प के रूप में उपयोग किया जा सकता है। उदाहरण के लिए, जब आपका फ़ैक्स पेपर ख़त्म हो जाए या किसी कारण से कोई टेलीफ़ोन कनेक्शन न हो। मुख्य बात यह है कि दस्तावेज़ों के साथ काम करना आपके लिए सुविधाजनक हो, और प्राप्तकर्ताओं को वे जल्दी और उत्कृष्ट गुणवत्ता में प्राप्त हों।

वह समय जब फैक्स को संचार का मुख्य साधन माना जाता था वह समय अब ​​चला गया है, क्योंकि आज आप एक क्लिक से ईमेल भेज सकते हैं या टेलीकांफ्रेंस बना सकते हैं। हालाँकि, कुछ संगठन फ़ैक्स मशीनों का उपयोग जारी रखते हैं। मुख्य कारण यह है कि फैक्स द्वारा भेजे गए दस्तावेज़ में अधिक कानूनी शक्ति होती है। इसके अलावा, दूरदराज के स्थानों में अक्सर इंटरनेट की पहुंच नहीं होती है, जो इस तरह के संचार के माध्यम से सूचनाओं के आदान-प्रदान को मजबूर करता है।

यदि आपको फैक्स भेजने की आवश्यकता हो तो आपको क्या करना चाहिए? क्या मुझे इसके लिए एक विशेष उपकरण खरीदना चाहिए, जो बहुत अधिक जगह लेगा और अधिकांश समय अनावश्यक रूप से मेरे डेस्कटॉप पर धूल जमा करेगा? बिल्कुल नहीं। आप इंटरनेट के माध्यम से फ़ैक्स भेज सकते हैं, बिल्कुल मुफ़्त और बिना किसी मॉडेम की सहायता के।

हम फैक्स मशीन की जगह लेने वाली सबसे लोकप्रिय सेवाओं की सूची बनाते हैं:

प्रत्येक वेब-फैक्स आपको एक साथ कई प्राप्तकर्ताओं को एक संदेश भेजने की अनुमति देता है, ईमेल या एसएमएस के माध्यम से फैक्स की प्राप्ति की सूचना भेज सकता है, आपको एक अद्वितीय फैक्स नंबर निर्दिष्ट कर सकता है, आदि।

मायफ़ैक्स

सबसे सरल संसाधनों में से एक. संदेश भेजने के लिए, आपको प्राप्तकर्ता का फैक्स नंबर, देश और अपना ईमेल पता दर्ज करना होगा। वैकल्पिक रूप से, आप प्रेषक का नाम या संगठन का नाम निर्दिष्ट कर सकते हैं। फिर फ़ाइल संलग्न करें और फ़ैक्स भेजें बटन पर क्लिक करें। हम मेलबॉक्स में जाते हैं - आपको फैक्स भेजने की पुष्टि करने वाले लिंक के साथ एक पत्र प्राप्त होना चाहिए। जो कुछ बचा है, उसके साथ चलना है।

इंटरफ़ेस अंग्रेजी में है, लेकिन यह अत्यंत स्पष्ट है। आप प्रति दिन 2 पृष्ठों से अधिक फैक्स नहीं भेज सकते। पंजीकरण की आवश्यकता नहीं है. ईमेल पर डिलीवरी और संदेश भेजने में संभावित त्रुटि दोनों के बारे में सूचनाएं भेजी जाती हैं।

अधिकांश समान संसाधनों के विपरीत, इस सेवा का एक Russified संस्करण है। पंजीकरण के बाद, आपके पास मुफ्त में 3 पेज भेजने की सुविधा है। आप अपना स्वयं का फैक्स नंबर प्राप्त कर सकते हैं. एप्लिकेशन विंडोज़ से ब्लैकबेरी तक एक दर्जन प्रसिद्ध प्लेटफार्मों का समर्थन करता है। पैमफैक्स से आप दुनिया भर के 236 देशों में फैक्स संदेश भेज सकते हैं।

अन्य लोकप्रिय कार्यक्रमों और अनुप्रयोगों के साथ एकीकृत करना संभव है। उदाहरण के लिए, पैम्फ़ैक्स स्थापित करने के बाद, फैक्स संदेश भेजने के लिए संबंधित कुंजी स्वचालित रूप से स्काइप मेनू में दिखाई देती है। अगर आप स्काइप के साथ इस एप्लिकेशन का उपयोग करते हैं, तो आपको कई उपयोगी सुविधाएं मिलेंगी। उनमें से एक संदेश भेजने वाला विज़ार्ड है, जो किसी विशेष चैट पर सीधे सूचनाएं भेजता है।

वेंटाफैक्स

कंप्यूटर और इंटरनेट तक पहुंच का उपयोग करके फैक्स भेजने का एक और सुविधाजनक तरीका। एक निश्चित प्लस इंटरफ़ेस है, जिसे फैक्स मशीन के रूप में डिज़ाइन किया गया है। मेनू पूरी तरह से रूसी में है.

उपयोगी कार्यों की संख्या के संदर्भ में, यह एप्लिकेशन दूसरों के साथ अनुकूल तुलना करता है। इसमें वॉयस डायलिंग, कॉलर आईडी, मास मेलिंग, बातचीत रिकॉर्डिंग, डेस्कटॉप के लिए थीम का चुनाव और भी बहुत कुछ है। आदि। सच है, उनमें से कुछ को पीसी से मॉडेम और टेलीफोन कनेक्शन की आवश्यकता होगी।

मिनीऑफिस का एक संस्करण है जो आपको 30 दिनों के लिए परीक्षण मोड में प्रोग्राम का उपयोग करने और मुफ्त में फैक्स भेजने की अनुमति देता है। जिसके बाद आपको पंजीकरण शुल्क का भुगतान करना होगा या इसे हटाना होगा।

फ्रीफ़ैक्स

इस फैक्स भेजने वाली सेवा के लिए आपको पंजीकरण करने की भी आवश्यकता नहीं है। फ्रीफैक्स के साथ प्रभावी ढंग से काम करने के लिए आपको अंग्रेजी का एक बुनियादी स्तर या एक अनुवादक की आवश्यकता है।

चार आवश्यक फ़ील्ड भरें (प्रेषक का नाम, प्राप्तकर्ता का नाम, ईमेल, फैक्स नंबर) और संदेश भेजें। सब कुछ बेहद सरल और तेज़ है.

इंटरनेट पर आप फ़्रीफ़ैक्स के समान कई सेवाएँ पा सकते हैं। सच है, उनमें से एक महत्वपूर्ण हिस्सा मुफ्त फैक्स करने वाले देशों तक ही सीमित है। एक नियम के रूप में, ये संयुक्त राज्य अमेरिका और कनाडा हैं।

अन्य तरीके

आप माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस का उपयोग कर सकते हैं, जिसमें फैक्स भेजने की क्षमता सहित कार्यक्रमों का एक पूरा पैकेज शामिल है। ऐसा करने के लिए, Microsoft Word, Excel या यहां तक ​​कि PowerPoint खोलें और मेनू से "भेजें" कमांड चुनें, फिर "इंटरनेट के माध्यम से फैक्स" चुनें। यदि आप पहली बार ऐसा करते हैं, तो आपको एक विशेष वेब पेज पर जाना होगा जहां आपको बिल्कुल स्पष्ट निर्देशों का पालन करते हुए पंजीकरण करना होगा।

फोटो माइक्रोसॉफ्ट वर्ड के माध्यम से फैक्स भेजने का एक उदाहरण दिखाता है

फिर माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक एप्लिकेशन खोलें और "न्यू" कमांड और फिर "फैक्स" चुनें। एक विंडो खुलेगी, जो एक ईमेल लिखने की याद दिलाती है, जहां दस्तावेज़ पहले ही टीआईएफ प्रारूप में परिवर्तित हो चुका है। आप स्वयं कोई अन्य फ़ाइल संलग्न कर सकते हैं. हम सभी फ़ील्ड भरते हैं - "विषय", "प्रति", "फ़ैक्स नंबर"। फिर “सबमिट” पर क्लिक करें।

यह न भूलें कि आउटलुक को तुरंत लॉन्च किया जाना चाहिए, अन्यथा फैक्स संदेश केवल अगली बार प्रोग्राम में लॉग इन करने पर भेजा जाएगा।

बुनियादी विंडोज़ घटक, फ़ैक्स और स्कैन, आपको फ़ैक्स भेजने में भी मदद करेगा। आप इसे प्रारंभ बटन, फिर "सभी प्रोग्राम" अनुभाग का उपयोग करके पा सकते हैं। सुविधा इस तथ्य में निहित है कि अतिरिक्त सॉफ़्टवेयर स्थापित करने की कोई आवश्यकता नहीं है। हालाँकि, आपको एक मॉडेम या फ़ैक्स सर्वर के साथ पंजीकरण की आवश्यकता होगी।

आइए इसे संक्षेप में बताएं

आप विभिन्न तरीकों से कंप्यूटर और इंटरनेट एक्सेस का उपयोग करके निःशुल्क फैक्स भेज सकते हैं। मानक कार्यक्रमों के अलावा, आज काफी कुछ विशेष सेवाएँ और अनुप्रयोग मौजूद हैं। इसके अलावा, उनमें से कई बड़ी संख्या में कार्यों से सुसज्जित हैं, जो फैक्स संदेश पहुंचाने के काम को सरल बनाता है। हालाँकि, आपको यह याद रखना होगा कि आप कार्यक्रम के उपयोग की अवधि, पृष्ठ सीमा और सबमिशन की संख्या तक सीमित होंगे। नियमित फैक्स आदान-प्रदान के लिए, फैक्स मशीन खरीदना सबसे अच्छा है, लेकिन एक बार उपयोग के लिए, ऐसी सेवाओं को अपरिहार्य सहायक माना जाता है।

निःसंदेह, प्रत्येक फैक्स हमेशा निर्देशों के साथ आता है। लेकिन सभी मामलों में इसे संग्रहीत नहीं किया जाता है. चूंकि सभी कंपनियों के उपकरणों के संचालन सिद्धांत एक जैसे हैं, इसलिए उन्हें जानकर आप इस मामले को आसानी से समझ सकते हैं। तो आप फैक्स कैसे भेजते हैं?

यह तुरंत ध्यान देने योग्य है कि अक्सर किसी उद्यम में कई लोग एक ही समय में फैक्स का उपयोग करते हैं। यह सुनिश्चित करने के लिए कि आपका पत्र प्राप्तकर्ता को प्राप्त हो गया है, एक कवर लेटर लिखना सुनिश्चित करें। कवरिंग लेटर में निम्नलिखित जानकारी होनी चाहिए:

• पद और पूरा नाम अभिभाषक;
• पत्र की सामग्री के साथ-साथ संलग्न पृष्ठों की संख्या के बारे में संक्षिप्त जानकारी;
• पूरा नाम। और प्रेषक का संपर्क फोन नंबर (यदि प्राप्तकर्ता पक्ष प्रतिक्रिया में फैक्स भेजना चाहता है या डेटा को स्पष्ट करने के लिए संपर्क करना चाहता है)।

फैक्स मशीन में कागज डालें. नंबर डायल करने से पहले ऐसा करने की सलाह दी जाती है ताकि दूसरे व्यक्ति को इंतजार न करना पड़े। चूँकि अलग-अलग मशीनें अलग-अलग तरीके से कागज डालती हैं, इसलिए अपनी फैक्स मशीन पर चिह्नों पर पूरा ध्यान दें। यदि शीट गलत तरीके से डाली गई है, तो पिछला भाग स्कैन किया जाएगा और वार्ताकार को एक खाली शीट प्राप्त होगी। कृपया ध्यान दें: शीट को तब तक डाला जाता है जब तक आपको हल्की क्लिक सुनाई न दे, और इसे कुछ बल लगाए बिना फैक्स मशीन से बाहर नहीं निकाला जा सकता है। अपनी मशीन से फैक्स नंबर डायल करें। यदि फैक्स किसी शहर में नहीं, बल्कि किसी क्षेत्र या किसी अन्य क्षेत्र/देश में भेजा जाता है, तो नंबर से पहले वांछित शहर का कोड दर्ज करें। उत्तर की प्रतीक्षा करें, दूसरे व्यक्ति को बताएं कि आप फैक्स भेजेंगे, और फिर उन्हें बताएं कि आप "प्रारंभ करें!" दबा रहे हैं। (फैक्स मशीन पर बड़ा हरा बटन)। यदि सब कुछ सही ढंग से किया जाता है, तो मशीन गड़गड़ाहट शुरू कर देगी और धीरे-धीरे कागज को "कस" देगी। प्राप्तकर्ता का अंतिम नाम जांचना और स्थानांतरण की तारीख और समय लिखना न भूलें। ऐसा इसलिए किया जाता है ताकि अगर सूचना प्राप्तकर्ता तक न पहुंचे तो अपराधी की पहचान की जा सके. फैक्स पारित हो जाने के बाद, वार्ताकार से पूछें कि क्या जो प्रेषित किया गया था उसमें से सब कुछ दिखाई दे रहा है। यदि आप देखते हैं कि कागज जाम हो गया है, तो "स्टॉप" बटन दबाएं, ध्यान से फैक्स को बाहर निकालें और सब कुछ फिर से करें। यदि पेपर बहुत तेजी से आगे बढ़ता है, तो डेटा ट्रांसमिशन में समस्या हो सकती है। आज आप इंटरनेट का उपयोग करके फैक्स भेज सकते हैं। इसके लिए बड़ी संख्या में कार्यक्रम प्रस्तावित किए गए हैं, लेकिन उनमें से कई का भुगतान किया जाता है। ऐसे कार्यक्रम फ़ैक्समैनेजर या ग्लोबल होम वेबसाइटों पर प्रस्तुत किए जाते हैं। उनकी सेवाओं का भुगतान किया जाता है, लेकिन आपको बस एक इंटरनेट कनेक्शन और पीडीएफ प्रारूप में सहेजा गया एक स्कैन किया हुआ दस्तावेज़ चाहिए। यदि आपके लिए प्रोग्राम इंस्टॉल करना अधिक सुविधाजनक है, तो आप वेंटाफैक्स चुन सकते हैं। इसका मुफ़्त संस्करण उपलब्ध है, जो रूस में मान्य है, और वैकल्पिक भुगतान वाला भी उपलब्ध है, लेकिन उन्नत कार्यों के साथ। इस मामले में, आपके पास एक टेलीफोन लाइन से जुड़ा फैक्स मॉडेम होना चाहिए। तमाम नुकसानों के बावजूद, यदि आप शायद ही कभी फैक्स द्वारा दस्तावेज़ भेजते हैं, तो मशीन खरीदने की तुलना में यह विकल्प अधिक लाभदायक है। अब मेलबॉक्स का उपयोग करके फैक्स भेजना संभव है। हालाँकि, केवल आधुनिक फैक्स मशीनें ही इस फ़ंक्शन का समर्थन करती हैं, इसलिए इस तरह से भेजने से पहले प्राप्तकर्ता से इस बिंदु की जांच कर लें।

और याद रखें कि आप गुप्त या व्यक्तिगत जानकारी केवल तभी प्रसारित कर सकते हैं जब आप आश्वस्त हों कि जिस व्यक्ति को यह संबोधित किया गया है वह पंक्ति के दूसरे छोर पर है। प्राप्तकर्ता की मशीन को स्वचालित रूप से संदेश प्राप्त करने के लिए कॉन्फ़िगर किया जाना भी असामान्य नहीं है। इसलिए, प्राप्तकर्ता के व्यक्तिगत नंबर पर कॉल करें और उसे दस्तावेज़ के हस्तांतरण के बारे में सूचित करें।

आपको चाहिये होगा

• - पैनासोनिक फैक्स मशीन;
• - थर्मल पेपर (या प्रिंटिंग पेपर);
• - अतिरिक्त टेलीफोन सेट.

निर्देश

यदि आप अपनी उत्तर देने वाली मशीन का उपयोग करके किसी फ़ोन कॉल का उत्तर देना चाहते हैं और फिर भी फ़ैक्स स्वचालित रूप से प्राप्त करना चाहते हैं, तो अपनी फ़ैक्स मशीन को उत्तर देने वाली मशीन और/या फ़ैक्स मोड पर सेट करें। जब आपको फैक्स टोन प्राप्त हो, तो हैंडसेट न उठाएं: पैनासोनिक फैक्स टोन को पहचान लेगा और स्वचालित रूप से इसे स्वीकार कर लेगा।
रिकॉर्ड किए गए अभिवादन में, कॉल करने वाले को निर्देश दें कि वे उत्तर देने वाली मशीन की बात सुनने के बाद * और 9 बटन दबाकर एक संदेश छोड़ सकते हैं, और फिर FAX/START बटन दबाकर फैक्स भेज सकते हैं।

यदि कार्यालय में यह संभव है, तो फैक्स मशीन को एक अलग लाइन के माध्यम से कनेक्ट करें, फिर आप मशीन को "फैक्स" मोड पर सेट करके फैक्स प्राप्त कर सकते हैं। सब कुछ मशीन द्वारा फैक्स के रूप में देखा जाएगा। यदि आवश्यक हो, तो रिंगों की संख्या बदलें जिसके बाद पैनासोनिक को इस मोड में फैक्स प्राप्त होगा।

यदि आपको व्यक्तिगत रूप से सभी फ़ोन कॉलों का उत्तर देने की आवश्यकता है, तो आपको फ़ैक्स मैन्युअल रूप से प्राप्त करना होगा। ऐसा करने के लिए, मेनू में "फ़ोन" मोड चुनें।
जब आपको कोई कॉल आए तो हैंडसेट उठाएं। यदि आपको लाइन के दूसरी ओर एक लंबी फैक्स कॉलिंग टोन सुनाई देती है या कुछ भी नहीं सुनाई देता है, तो शुरू करें। यदि आपने ग्राहक से बातचीत की है तो दस्तावेज़ स्वीकार करने के लिए आपसी सहमति के बाद FAX/START बटन दबाएँ। फैक्स प्राप्त करने के बाद, मशीन को बंद कर दें। यदि आपको फ़ैक्स प्राप्त करना रद्द करना है, तो STOP बटन दबाएँ।
यदि डेस्कटॉप फैक्स मशीन से दूर है, तो एक अतिरिक्त टेलीफोन को उस लाइन से कनेक्ट करें जिस पर पैनासोनिक "बैठा" है और इसे टोन मोड पर सेट करें। दूर से चालू करने के लिए अपनी फैक्स मशीन सेट करें। जब आपको कोई कॉल आए, तो एक्सटेंशन फ़ोन का हैंडसेट उठाएं और दस्तावेज़ प्राप्त करने के लिए *#9 बटन दबाएँ। फैक्स मशीन फैक्स प्राप्त करेगी, फिर एक्सटेंशन फोन काट देगी।

यदि आपको व्यक्तिगत रूप से कॉल का उत्तर देने की आवश्यकता है लेकिन फिर भी स्वचालित रूप से फैक्स प्राप्त होता है, तो पैनासोनिक को टेलीफोन/फैक्स मोड पर सेट करें। जब कोई इनकमिंग कॉल आती है, तो डिवाइस इसे डिस्प्ले पर प्रदर्शित करेगा, लेकिन रिंग नहीं करेगा। मशीन निर्दिष्ट संख्या में कॉल के लिए स्टैंडबाय मोड में रहेगी। जब मशीन फैक्स टोन का पता लगा लेती है, तो वह बिना घंटी बजाए ही दस्तावेज़ स्वीकार कर लेगी।
यदि मशीन फैक्स टोन का पता नहीं लगाती है, तो यह बज उठेगा। फैक्स लाइन से जुड़े पैनासोनिक या एक्सटेंशन फोन से कॉल का उत्तर दें। यदि आप लंबे समय तक कॉल का उत्तर नहीं देते हैं तो डिवाइस फैक्स फ़ंक्शन सक्रिय कर देता है। इसलिए, कॉल करने वाले से बात करने के लिए FAX/START दबाएँ।

कुछ पैनासोनिक मॉडल पोलिंग का उपयोग करके फैक्स रिसेप्शन प्रदान करते हैं, जो आपके प्रतिद्वंद्वी के पैसे बचाता है। इस मामले में, फैक्स प्राप्त करने के लिए, मशीन के मेनू से "POLLING" चुनें, सुनिश्चित करें कि आपकी मशीन में कोई दस्तावेज़ लोड नहीं हैं, और उस ग्राहक के फ़ोन नंबर पर कॉल करें जिससे आप दस्तावेज़ प्राप्त करना चाहते हैं। सिग्नल पास होने के बाद, अपनी मशीन पर फैक्स प्राप्त करें।