अभिलेखीय दस्तावेज़ों के साथ कैसे काम करें. किसी संगठन में दस्तावेज़ संग्रहीत करने की प्रक्रिया

हमारे छोटे संगठन में एक संग्रह कैसे बनाएं, फंड नंबर कहां से आते हैं?

उत्तर

अमूर क्षेत्र के राज्य पुरालेख के अधिग्रहण और विभागीय अभिलेखागार विभाग के प्रमुख ऐलेना शिलोवा ने उचित दस्तावेज़ भंडारण के कुछ मुद्दों के बारे में बात की।

कार्मिक क्लब के बाद, जो समाचार पत्र "वर्क!" में आयोजित किया गया था। पिछले गुरुवार को, प्रतिभागियों को यह स्पष्ट हो गया कि उद्यम का कार्मिक अधिकारी या पुरालेखपाल एक महान व्यक्ति है। उन्हीं पर संगठन का दस्तावेज़ प्रवाह निर्भर करता है, जिसे समझना कभी-कभी बेहद मुश्किल होता है।

जैसा कि यह पता चला है, हम इस बारे में हमेशा बात कर सकते हैं कि किसी संगठन में किसी संग्रह को ठीक से कैसे बनाए रखा जाए, इतनी बड़ी संख्या में बारीकियां कहीं और मिलना मुश्किल है; अमूर क्षेत्र के राज्य अभिलेखागार के अधिग्रहण और विभागीय अभिलेखागार विभाग के प्रमुख, हमारे आमंत्रित विशेषज्ञ ऐलेना शिलोवा ने हमें उचित दस्तावेज़ भंडारण के कुछ मुद्दों के बारे में बताया।

पुरालेखपाल डेस्कटॉप दस्तावेज़

1. सबसे महत्वपूर्ण विधायी अधिनियम जो अभिलेखीय दस्तावेजों के संपूर्ण संचलन को नियंत्रित करता है वह संघीय कानून "अभिलेखीय मामलों पर" है। यह किसी भी संगठन और उनके अभिलेखीय दस्तावेजों पर लागू होता है और इसकी सभी आवश्यकताएं अनिवार्य हैं।

2. किसी भी अभिलेखीय दस्तावेज़ को नंबरिंग से कवर तक कैसे बनाए रखा जाए, इस सवाल में, 1985 के विभागीय अभिलेखागार के काम के बुनियादी नियम मदद करेंगे।

3. "राज्य निकायों, स्थानीय सरकारों और संगठनों की गतिविधियों की प्रक्रिया में उत्पन्न मानक प्रबंधन अभिलेखीय दस्तावेजों की सूची, भंडारण अवधि का संकेत।"

4. उन संगठनों के लिए जिनके पास वैज्ञानिक और तकनीकी दस्तावेज हैं - "संगठनों की वैज्ञानिक, तकनीकी और उत्पादन गतिविधियों में उत्पन्न मानक अभिलेखीय दस्तावेजों की एक सूची, जो भंडारण अवधि का संकेत देती है।"

दस्तावेज़ों के साथ काम करने के निर्देश

दस्तावेज़ों के साथ प्रभावी ढंग से काम करने के लिए, आपको कार्यालय के काम पर निर्देशों की आवश्यकता है। दुर्भाग्य से, हर संगठन के पास ये नहीं हैं। इसे उद्यम के सभी दस्तावेजों के साथ काम करने के लिए नियम स्थापित करने चाहिए - निष्पादन के नियम, एकरूपता। ऐसा होता है कि एक ही संगठन में प्रपत्रों का विवरण अलग-अलग स्थानों पर होता है, और प्रपत्र स्वयं भिन्न होते हैं। और यह काम करने में असुविधाजनक है, और आपको बाद में कुछ भी नहीं मिलेगा। निर्देशों में न केवल यह निर्दिष्ट होना चाहिए कि सूची और नामकरण कैसे संकलित किए जाते हैं, बल्कि यह भी निर्दिष्ट होना चाहिए कि संग्रह के काम के लिए कौन जिम्मेदार है। यह बेहतर है कि सभी मामले किसी एक व्यक्ति को न सौंपे जाएं, बल्कि कुछ अभिलेखीय कार्य विभागों को सौंपे जाएं। ताकि एक निश्चित समय के बाद विभाग का जिम्मेदार व्यक्ति सभी दस्तावेज तैयार कर संग्रह के प्रभारी व्यक्ति को सौंप दे। और तभी पुरालेखपाल सारांश कार्य करता है। यदि निर्देशों में चरण दर चरण सब कुछ बताया गया है तो दस्तावेज़ों के साथ कोई प्रश्न या समस्या नहीं होगी।

संग्रह में स्थानांतरित किए जाने वाले दस्तावेज़ों की संरचना

संगठन का संग्रह, उस पर नियमों के अनुसार, स्थायी, अस्थायी (10 वर्ष से अधिक) भंडारण की फाइलों के साथ-साथ कर्मियों की फाइलों से भरा हुआ है। संगठन की गतिविधियों में उत्पन्न दस्तावेज़ों को इसमें विभाजित किया गया है:

• अस्थायी भंडारण अवधि वाले दस्तावेज़ (10 वर्ष तक सहित);

• दीर्घकालिक भंडारण दस्तावेज़ (10 वर्ष से अधिक);

• स्थायी (अनन्त) भंडारण के दस्तावेज़।

10 वर्ष तक की भंडारण अवधि वाली अस्थायी भंडारण फ़ाइलें, एक नियम के रूप में, संगठन के संग्रह में स्थानांतरण के अधीन नहीं हैं। वे संगठन के संरचनात्मक प्रभागों में संग्रहीत होते हैं और भंडारण अवधि समाप्त होने पर नष्ट हो जाते हैं।

व्यक्तिगत मूल के दस्तावेज़ अस्थायी रूप से संगठन के संग्रह में स्थानांतरित कर दिए जाते हैं उनके मालिक (मालिक) के अनुरोध पर भंडारण, बाद में स्थायी भंडारण के लिए राज्य संग्रह में स्थानांतरण।

पूर्ववर्ती संगठनों के दस्तावेज़, साथ ही परिसमाप्त अधीनस्थ संगठनों के दस्तावेज़, संग्रह में स्थानांतरित कर दिए जाते हैं।

नामपद्धति

प्रत्येक संगठन में होना आवश्यक है। यह दस्तावेज़ आपको मौजूदा मामलों को ध्यान में रखने, इन्वेंट्री तैयार करने और अल्पकालिक भंडारण अवधि वाले दस्तावेज़ों को नष्ट करने की अनुमति देता है जो इन्वेंट्री में शामिल नहीं हैं। इसमें संगठन में बनाए गए सभी दस्तावेज़ शामिल होने चाहिए। संकलन के लिए सामान्य आवश्यकताएं विभागीय अभिलेखागार के काम के नियमों और संगठनों के अभिलेखागार के काम के नियमों के साथ-साथ संघीय निकायों के कार्यालय के काम के मानक निर्देशों में निर्दिष्ट हैं। यह नामकरण में है कि निष्पादित दस्तावेजों को फाइलों में समूहीकृत करना, फाइलों को व्यवस्थित करना, फाइलों के लिए अनुक्रमण और भंडारण अवधि की योजना बनाई जाती है। यह स्थायी और अस्थायी (10 वर्ष से अधिक) भंडारण के मामलों की सूची संकलित करने का आधार है और कार्यालय के काम में मुख्य लेखा दस्तावेज है, और विभागीय संग्रह में इसका उपयोग अस्थायी (10 वर्ष तक के) भंडारण के मामलों को रिकॉर्ड करने के लिए किया जाता है।

निष्पादित दस्तावेज़ों के लिए कार्ड फ़ाइल आरेख विकसित करते समय नामकरण में तय की गई केस सिस्टमैटाइज़ेशन योजना का उपयोग किया जा सकता है। नामकरण का संकलन स्टाफिंग टेबल और संगठन की संरचना के आधार पर किया जाता है। नामकरण में केस शीर्षकों का क्रम संगठन की संरचना के अनुरूप होना चाहिए। आगामी कैलेंडर वर्ष के लिए संगठन के मामलों की सूची चालू वर्ष की अंतिम तिमाही में संकलित की जाती है। अभिलेखीय संस्था के साथ सहमत नामकरण को प्रत्येक वर्ष के अंत में स्पष्ट किया जाता है, संगठन के प्रमुख द्वारा अनुमोदित किया जाता है और अगले कैलेंडर वर्ष के 1 जनवरी को लागू किया जाता है।

इसे हर 5 साल में कम से कम एक बार अभिलेखीय संस्थान से अनुमोदित किया जाता है। संगठन के कार्यों और संरचना में आमूल-चूल परिवर्तन की स्थिति में, मामलों का एक नया नामकरण विकसित किया जाता है। आप विभागीय अभिलेखागार के काम के लिए बुनियादी नियमों और संगठनात्मक अभिलेखागार के काम के नियमों में नामकरण क्या है और इसे कैसे बनाए रखा जाए, इसके बारे में अधिक जान सकते हैं।

पुरालेख संरक्षण

पुरालेख दस्तावेज़ों के भंडारण के लिए विशेष रूप से निर्मित या अनुकूलित भवनों में या भवन के अलग-अलग कमरों में स्थित है। प्रशासनिक भवनों के निर्माण या नवीनीकरण के दौरान संगठनों के अभिलेखागार के लिए विशेष परिसर उपलब्ध कराया जाना चाहिए। संगठनों के संग्रह हेतु किसी विशेष कक्ष के अभाव में संगठन के प्रशासनिक भवन में एक अनुकूलित कक्ष आवंटित किया जाता है। अभिलेखीय दस्तावेज़ों को जीर्ण-शीर्ण, नम, बिना गर्म किए हुए परिसरों में संग्रहीत करने की अनुमति नहीं है जो स्वच्छता और स्वास्थ्यकर आवश्यकताओं को पूरा नहीं करते हैं। और खानपान सेवाओं, खाद्य गोदामों आदि के कब्जे वाली इमारत के परिसर में भी।

ऐसे मामलों में जहां किसी संगठन के लिए किसी संग्रह के लिए स्थान आवंटित करना असंभव है, संग्रहीत दस्तावेजों को क्षैतिज स्थिति में, बक्सों में या लोहे की अलमारियों में रखना उचित है। और उन तक पहुंच सीमित थी. प्रकाश और तापमान की स्थिति बनाए रखने का प्रयास करना महत्वपूर्ण है। दस्तावेज़ों के लिए अंधेरा बिल्कुल सही है।

दस्तावेज़ीकरण और दस्तावेज़ प्रबंधन से संबंधित बुनियादी अवधारणाएँ, नियम और परिभाषाएँ (100 से अधिक!) GOST R 7.0.8-2013 में निर्धारित की गई हैं। यदि आप यह GOST खोलते हैं, तो वे आपको समझाएंगे, उदाहरण के लिए, यह क्या है:

• दस्तावेज़ीकरण समर्थन (डीओयू);
• अभिलेखीय मामले (एडी);
• दस्तावेज़ (आधिकारिक, इलेक्ट्रॉनिक, अभिलेखीय);
• दस्तावेज़ की मूल, डुप्लिकेट और प्रतिलिपि (इलेक्ट्रॉनिक और प्रमाणित सहित);
• दस्तावेज़ों के लिए भंडारण अवधि;
• बहुत अधिक।

वास्तव में, यह GOST किसी संगठन के दस्तावेज़ विशेषज्ञ के लिए एक वास्तविक व्याख्यात्मक शब्दकोश है।

प्रलेखन की आवश्यकता

यदि आप यह पता लगाना चाहते हैं कि दस्तावेज़ वास्तव में कैसे दिखने चाहिए (उनमें क्या शामिल है और विवरणों को कैसे व्यवस्थित किया जाए, मुख्य सिमेंटिक ब्लॉक कहाँ रखे जाएँ, किस फ़ॉन्ट का उपयोग किया जाए, एकीकृत रूप क्या हैं, आदि), तो आपको यह करना होगा। GOST R 7.0.97- 2016 का संदर्भ लें, जिसे GOST R 6.30-2003 के स्थान पर अपनाया गया था।

अभिलेखीय मामला

GOST R 7.0.8-2013 के अनुसार, AD दस्तावेज़ीकरण के अधिग्रहण, भंडारण, लेखांकन और पहुंच के प्रावधान में किसी संगठन या कंपनी के एक विशेष प्रभाग की गतिविधि है।

किसी भी पुरालेख की गतिविधियाँ - राज्य, नगरपालिका, औद्योगिक से लेकर किसी संगठन के पुरालेख तक - विनियमित हैं।

हालाँकि, इस शब्द को दस्तावेजों के एक निश्चित सेट पर भी लागू किया जा सकता है, जिसे समानता के सिद्धांत के अनुसार व्यवस्थित किया जाता है और एक फ़ोल्डर में दर्ज किया जाता है, संग्रहीत किया जाता है और एक भंडारण इकाई बनाई जाती है।

पुरालेख अभिलेख प्रबंधन

संग्रह पारंपरिक रूप से बड़ी संख्या में दस्तावेज़ संग्रहीत करता है, और उन्हें "अस्थिर" नहीं होना चाहिए, बल्कि आसानी से पहुंच योग्य होना चाहिए। इसलिए, हमें पारदर्शी कैटलॉगिंग की आवश्यकता है जो संग्रह के माध्यम से त्वरित नेविगेशन प्रदान करेगी।

ऐसा करने के लिए, सबसे पहले, एक सिफर (लाइब्रेरी के समान) विकसित किया जा रहा है, जिससे आवश्यक दस्तावेज़ ढूंढना आसान हो जाएगा।

दूसरे, लेखांकन पुस्तकें बनाई जाती हैं जो आने वाले और बाहर जाने वाले दस्तावेज़ों के साथ-साथ उनकी स्थिति और मात्रा को भी रिकॉर्ड करती हैं।

इस प्रकार, मामलों की स्वीकृति को एक वितरण सूची, भंडारण के लिए स्वीकृति और हस्तांतरण के एक अधिनियम द्वारा औपचारिक रूप दिया जाता है। इसका रिकार्ड दस्तावेजों की प्राप्ति एवं निपटान की पुस्तक में दर्ज किया जाता है।

संग्रह में स्थानांतरण के लिए नमूना सूची

पुरालेख से जारी अंक लेखांकन पुस्तकों में भी दर्ज किया जाता है और इसे औपचारिक रूप दिया जाता है:

• डिलीवरी के लिए आदेश;
• जारी करने का कार्य.

दस्तावेजों के नष्ट होने की पुष्टि उनके मूल्य की जांच के बाद एक अधिनियम द्वारा भी की जाती है। निपटान के लिए भंडारण के अधीन नहीं माने गए दस्तावेजों को हटाने को एक स्वीकृति नोट के साथ प्रलेखित किया जाता है।

विनाश का नमूना कार्य

पुरालेखपाल के वर्तमान कार्य में यह भी शामिल है कि वह कुछ सिद्धांतों और नियमों के अनुसार दस्तावेजों को फाइलों में व्यवस्थित करता है, मामलों की एक सूची, उनके विवरण संकलित करता है, इस प्रकार संग्रह का एक वैज्ञानिक संदर्भ तंत्र बनाता है। निधियों के साथ काम करने के लिए एक सुविधाजनक उपकरण एक अभिलेखीय मार्गदर्शिका और एक अभिलेखीय सूची हो सकता है (अंतर यह है कि मार्गदर्शिका मौजूदा निधि की एक सामान्य तस्वीर देती है, और सूची एक क्लासिफायरियर के रूप में दस्तावेज़ दिखाती है)।

पुरालेख और संगठन के अभिलेख प्रबंधन विभाग के बीच बातचीत

पुरालेख विशेषज्ञ दस्तावेज़ीकरण समर्थन के लिए जिम्मेदार संगठन के कर्मचारियों को पद्धतिगत सहायता प्रदान कर सकते हैं: उदाहरण के लिए, फ़ाइलों के निर्माण, पंजीकरण, संगठन के विभागों में दस्तावेजों के लिए भंडारण अवधि निर्धारित करने और संग्रह में उनके स्थानांतरण की तैयारी में।

21 सितंबर को, रूसी संघ के अभिलेखीय कोष और सरकारी निकायों, स्थानीय सरकारों और संगठनों में अन्य अभिलेखीय दस्तावेजों के भंडारण, अधिग्रहण, रिकॉर्डिंग और उपयोग के आयोजन के नियम लागू हुए (संस्कृति मंत्रालय के आदेश द्वारा अनुमोदित) रूस की दिनांक 31 मार्च 2015 संख्या 526; इसके बाद इसे नए नियमों के रूप में जाना जाएगा)।

नए नियम आने से पहले आपके क्या दिशानिर्देश थे?

नए नियमों के अनुमोदन से पहले, राज्य प्राधिकरणों, स्थानीय सरकारों, संगठनों (बाद में संगठनों के अभिलेखागार के रूप में संदर्भित) के अभिलेखागार को संगठनात्मक अभिलेखागार के संचालन के लिए बुनियादी नियमों द्वारा उनके काम में निर्देशित किया गया था, और संगठनों के कुछ अभिलेखागार का उपयोग किया गया था एक बहुत पुराना दस्तावेज़ - विभागीय अभिलेखागार के संचालन के लिए बुनियादी नियम। दोनों दस्तावेज़ मानक दस्तावेज़ नहीं थे, लेकिन एक मानक और पद्धतिगत दस्तावेज़ के रूप में उनकी स्थिति को परिभाषित करते थे। उसी समय, 1985 के मूल नियमों को वास्तव में एक मानक दस्तावेज़ का दर्जा प्राप्त था, क्योंकि उन्हें मुख्य पुरालेख के आदेश द्वारा अनुमोदित किया गया था, और 2002 के मूल नियमों को संघीय पुरालेख द्वारा अनुमोदित नहीं किया गया था, इसलिए उनके पास नहीं था एक मानक दस्तावेज़ की स्थिति.

किस कारण से, 2002 के बुनियादी नियमों की उपस्थिति में, संगठनों के अभिलेखागार में दस्तावेजों के भंडारण के आयोजन पर एक नया और विशेष रूप से नियामक दस्तावेज़ विकसित करना आवश्यक हो गया?

तथ्य यह है कि 2004 में, 22 अक्टूबर 2004 के संघीय कानून संख्या 125-एफजेड "रूसी संघ में अभिलेखीय मामलों पर" (बाद में संघीय कानून संख्या 125-एफजेड के रूप में संदर्भित) को अपनाया गया था, जिसने कई नवाचार पेश किए। देश में अभिलेखीय मामलों का संगठन :

निष्कर्षण

संघीय कानून संख्या 125-एफजेड से

अनुच्छेद 13. अभिलेखागार का निर्माण

1. राज्य निकाय, नगरपालिका जिले और शहरी जिले के स्थानीय सरकारी निकाय पुरालेख बनाने के लिए आवश्यक हैंउनकी गतिविधियों की प्रक्रिया में उत्पन्न अभिलेखीय दस्तावेजों के भंडारण, अधिग्रहण, लेखांकन और उपयोग के लिए।

2. संगठन और नागरिक अभिलेख बनाने का अधिकार हैउनकी गतिविधियों की प्रक्रिया में उत्पन्न अभिलेखीय दस्तावेजों को संग्रहीत करने के उद्देश्य से, उन अभिलेखीय दस्तावेजों को संग्रहीत करने और उपयोग करने के उद्देश्य से जो राज्य या नगरपालिका संपत्ति नहीं हैं।

अनुच्छेद 17. अभिलेखीय दस्तावेजों की सुरक्षा सुनिश्चित करने के लिए कानूनी इकाई बनाए बिना उद्यमशीलता गतिविधियों में लगे राज्य निकायों, स्थानीय सरकारों, संगठनों और नागरिकों की जिम्मेदारियां

1. राज्य निकाय, स्थानीय सरकारी निकाय, संगठन और कानूनी इकाई बनाए बिना उद्यमशीलता गतिविधियों में लगे नागरिक संघीय कानूनों और अन्य नियामक कानूनी कृत्यों द्वारा स्थापित भंडारण अवधि के दौरान कर्मियों पर दस्तावेजों सहित अभिलेखीय दस्तावेजों की सुरक्षा सुनिश्चित करने के लिए बाध्य हैं। रूसी संघ, साथ ही दस्तावेज़ों की सूची […]

इसके अलावा, इस संघीय कानून ने अभिलेखीय दस्तावेजों के स्वामित्व की अवधारणा पेश की (दस्तावेज राज्य में हो सकते हैं (संघीय, रूसी संघ की घटक संस्थाओं की संपत्ति), नगरपालिका, निजी संपत्ति (गैर-सरकारी संगठन और व्यक्ति))।

इसके अलावा, रूस के संस्कृति मंत्रालय के दिनांक 18 जनवरी, 2007 नंबर 19 के आदेश से, रूसी संघ के अभिलेखीय कोष के दस्तावेजों और राज्य में अन्य अभिलेखीय दस्तावेजों के भंडारण, अधिग्रहण, रिकॉर्डिंग और उपयोग के आयोजन के नियम और नगरपालिका अभिलेखागार, संग्रहालय और पुस्तकालय, रूसी विज्ञान अकादमी के संगठनों को मंजूरी दी गई (इसके बाद नियम 2007 के रूप में संदर्भित)।

इन दो परिस्थितियों, साथ ही तथ्य यह है कि मूल नियमों में एक मानक दस्तावेज़ की स्थिति नहीं थी, हमें संगठनों के अभिलेखागार में दस्तावेज़ों को संग्रहीत करने की प्रक्रिया को परिभाषित करने वाले एक मानक दस्तावेज़ के विकास की ओर मुड़ने के लिए मजबूर किया।

"क्या टिप्पणियाँ होंगी?"

नए नियमों के मसौदे के विकास के दौरान, पुरालेखपालों के बीच दस्तावेज़ पर दो बार व्यापक रूप से चर्चा की गई:

• पहली बार - रूसी संघ, राज्य और नगरपालिका अभिलेखागार के घटक संस्थाओं में अभिलेखीय प्रबंधन निकायों के कर्मचारियों द्वारा;
• दूसरी बार - संघीय कार्यकारी अधिकारियों के कर्मचारियों द्वारा।

अकेले राज्य और नगरपालिका अभिलेखागार से 400 से अधिक टिप्पणियाँ आईं। प्राप्त सभी टिप्पणियों पर सावधानीपूर्वक विचार किया गया, और अंतिम चरण में - एक अस्थायी कार्य समूह द्वारा, जिसमें रोसारखिव और वीएनआईआईडीएडी के विशेषज्ञ शामिल थे। यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि संगठनों के अभिलेखागार में दस्तावेजों के संरक्षण, रिकॉर्डिंग, अधिग्रहण और उपयोग को सुनिश्चित करने में उपयोग की जाने वाली अभिलेखीय प्रौद्योगिकियों की व्यक्तिगत प्रक्रियाओं का यथासंभव विस्तार से वर्णन करने की पुरालेखपालों की इच्छा के कारण कई टिप्पणियाँ हुईं, जो, सिद्धांत रूप में, नए नियमों को मानक दस्तावेज़ का दर्जा दिए जाने पर ऐसा करना असंभव था।

उसी समय, कुछ टिप्पणियाँ मौलिक प्रकृति की थीं, उदाहरण के लिए, यह टिप्पणी कि नए नियमों के मसौदे के "अधिग्रहण" खंड में, दस्तावेजों के मूल्य की जांच करने का मुद्दा लगातार पर्याप्त रूप से प्रस्तुत नहीं किया गया है, विशेष रूप से, के कारण तथ्य यह है कि मामलों के नामकरण से संबंधित प्रावधानों को बाहर रखा गया था। यह ध्यान में रखते हुए कि वर्तमान में किसी संगठन के मामलों के नामकरण का रूप और उसके विकास की प्रक्रिया केवल एक पद्धतिगत प्रकृति के दस्तावेज़ में निर्धारित की जाती है - मसौदे को अंतिम रूप देते समय संघीय कार्यकारी अधिकारियों में कार्यालय के काम के लिए निर्देशों के विकास के लिए पद्धति संबंधी सिफारिशें नए नियमों में, मामलों के नामकरण (समेकित और संरचनात्मक इकाइयों) के रूप सहित मामलों के नामकरण पर बुनियादी प्रावधानों को "अधिग्रहण" खंड में शामिल करने का निर्णय लिया गया।

नए नियमों का उद्देश्य

नए नियम राज्य प्राधिकरणों, स्थानीय सरकारों, अपनी गतिविधियों की प्रक्रिया में उत्पन्न अभिलेखीय दस्तावेजों के भंडारण, संकलन, रिकॉर्डिंग और उपयोग के लिए अभिलेखागार बनाने वाले संगठनों के लिए हैं।

वे रूसी संघ के अभिलेखीय कोष से दस्तावेजों के भंडारण, अधिग्रहण, रिकॉर्डिंग और उपयोग के संगठन और राज्य रहस्य बनाने वाली जानकारी वाले अन्य अभिलेखीय दस्तावेजों पर लागू नहीं होते हैं।

नये नियम एक मानक दस्तावेज हैं। उनकी नियामक स्थिति उनकी सामग्री के लिए अधिक कठोर आवश्यकताओं को निर्धारित करती है। पहले प्रकाशित नियमों (ऊपर देखें) में न केवल मानदंड (नियम, आवश्यकताएं) शामिल थे, बल्कि इन मानदंडों को कैसे लागू किया जाना चाहिए, इस पर सिफारिशें और तरीके भी शामिल थे। अनुशंसात्मक, पद्धतिगत और वर्णनात्मक प्रकृति के सभी प्रावधानों को नए नियमों से बाहर रखा गया है। इसी भाग में चर्चा के दौरान इन नियमों के मसौदे की पुरालेखपालों द्वारा आलोचना की गई, जिन्होंने लगातार कहा कि नियमों को विस्तृत किया जाना चाहिए और इसमें न केवल नियम शामिल होने चाहिए, बल्कि उनके कार्यान्वयन के लिए तंत्र भी शामिल होना चाहिए।

नए नियमों की संरचना और सामग्री

नए नियमों में सात खंड शामिल हैं:

1. सामान्य प्रावधान।
2. संगठन में रूसी संघ के पुरालेख कोष और अन्य अभिलेखीय दस्तावेजों के दस्तावेजों के भंडारण का संगठन।
3. रूसी संघ के पुरालेख कोष से दस्तावेजों और संगठन में अन्य अभिलेखीय दस्तावेजों के लिए लेखांकन।
4. रूसी संघ के पुरालेख कोष और अन्य अभिलेखीय दस्तावेजों के दस्तावेजों के साथ संग्रह को पूरा करना।
5. रूसी संघ के पुरालेख कोष और संगठन के अन्य अभिलेखीय दस्तावेजों से दस्तावेजों के उपयोग का संगठन।
6. भंडारण के लिए संगठन के दस्तावेजों को राज्य (नगरपालिका) संग्रह में स्थानांतरित करना।
7. किसी संगठन के पुनर्गठन या परिसमापन के दौरान दस्तावेजों का स्थानांतरण, संगठन के संग्रह के प्रमुख का परिवर्तन।

नए नियमों के परिशिष्ट लेखांकन और संगठनों के अभिलेखागार में उपयोग किए जाने वाले दस्तावेजों के अन्य रूप प्रदान करते हैं।

इन नियमों के मुख्य खंडों का क्रम संघीय कानून संख्या 125-एफजेड और 2007 के नियमों से मेल खाता है, हालांकि, जैसा कि कई विशेषज्ञों ने चर्चा के चरण में उल्लेख किया है, अधिग्रहण से शुरू करना और उपयोग के साथ समाप्त करना अधिक तर्कसंगत होगा।

नए नियमों के अनुभाग संगठन के संग्रह के मुख्य कार्यों को दर्शाते हैं:

• रूसी संघ के पुरालेख कोष और अन्य अभिलेखीय दस्तावेजों से दस्तावेजों के भंडारण का आयोजन;
• दस्तावेज़ लेखांकन;
• दस्तावेज़ों के साथ संगठन के संग्रह को पूरा करना;
• अभिलेखीय दस्तावेज़ों के उपयोग को व्यवस्थित करना;
• राज्य (नगरपालिका) संग्रह में भंडारण के लिए दस्तावेजों का स्थानांतरण।

इसके अलावा, नए नियमों में "किसी संगठन के पुनर्गठन या परिसमापन के दौरान दस्तावेजों का स्थानांतरण, संगठन के संग्रह के प्रमुख का परिवर्तन" अनुभाग शामिल है।

टिप्पणी

2002 के मूल नियमों के विपरीत, नियम संख्या 526 में संग्रह की गतिविधियों के संगठनात्मक पहलुओं से संबंधित प्रावधान शामिल नहीं हैं (संग्रह के लक्ष्य और उद्देश्य, इसके कार्य, अधिकार, आदि परिभाषित नहीं हैं)। उनका मुख्य उद्देश्य दस्तावेजों के अभिलेखीय भंडारण के लिए संगठन के संग्रह को दस्तावेजों के साथ पूरा करने से लेकर दस्तावेजों के उपयोग को व्यवस्थित करने तक प्रक्रियाओं के आयोजन के लिए आवश्यकताओं को स्थापित करना है।

आइए अनुभागों को अधिक विस्तार से देखें।

खंड I. सामान्य प्रावधान

दस्तावेज़ के विकास और दायरे के लिए कानूनी आधार को परिभाषित करता है, और इसमें संगठन के संग्रह की गतिविधियों के लिए कुछ संगठनात्मक नींव को परिभाषित करने वाले प्रावधान भी शामिल हैं।

नए नियम सरकारी निकायों, स्थानीय सरकारी निकायों और संगठनों पर लागू होते हैं - राज्य और नगरपालिका अभिलेखागार के अधिग्रहण के स्रोत, जिनकी गतिविधियों की प्रक्रिया में रूसी संघ के अभिलेखीय कोष (बाद में संगठनों के रूप में संदर्भित) के दस्तावेज़ बनते हैं। इन नियमों के प्रावधानों का उपयोग अन्य राज्य और गैर-राज्य संगठनों द्वारा भी किया जा सकता है जिनकी गतिविधियाँ रूसी संघ के पुरालेख कोष के दस्तावेज़ उत्पन्न नहीं करती हैं।

संघीय कानून संख्या 125-एफजेड के प्रावधानों के आधार पर, नए नियमों में कहा गया है कि राज्य निकायों, नगरपालिका जिले, शहरी जिले और इंट्रा-सिटी जिले के स्थानीय सरकारी निकायों को भंडारण, संकलन, रिकॉर्डिंग और अभिलेखीय उपयोग के लिए अभिलेखागार बनाने की आवश्यकता है। उनकी गतिविधियों की प्रक्रिया में उत्पन्न दस्तावेज़। किसी राज्य निकाय, स्थानीय सरकारी निकाय, संगठन के संग्रह (केंद्रीय संग्रह) के कार्य और कार्य - राज्य के अधिग्रहण का स्रोत, नगरपालिका संग्रह संगठन के प्रमुख द्वारा अनुमोदित नियमों द्वारा निर्धारित किए जाते हैं।

टिप्पणी

नए नियम रूसी संघ के अभिलेखीय कोष से दस्तावेजों के भंडारण, अधिग्रहण, रिकॉर्डिंग और उपयोग के संगठन और राज्य रहस्यों से संबंधित जानकारी वाले अन्य अभिलेखीय दस्तावेजों पर लागू नहीं होते हैं।

खंड II. संगठन में रूसी संघ के पुरालेख कोष और अन्य अभिलेखीय दस्तावेजों के दस्तावेजों के भंडारण का संगठन

किसी संगठन की अभिलेखीय निधि की अवधारणा और संगठन की अभिलेखीय निधि के प्रकार को परिभाषित करता है।

संगठन का अभिलेखीय कोष दस्तावेजी कोष का हिस्सा है, जिसमें रूसी संघ के अभिलेखीय कोष के दस्तावेज, कर्मियों पर दस्तावेज और संग्रह के लेखांकन दस्तावेजों में शामिल अस्थायी (10 वर्ष से अधिक) भंडारण अवधि वाले दस्तावेज शामिल हैं। अभिलेखीय निधि को संगठन के अभिलेखागार में संग्रहित किया जाना चाहिए।

संगठन की अभिलेखीय निधि के प्रकार:

• संगठन का अभिलेखीय कोष, जिसमें रूसी संघ के पुरालेख कोष के दस्तावेज़ और अन्य अभिलेखीय दस्तावेज़ शामिल हैं;
• एक एकीकृत अभिलेखीय कोष जिसमें दो या दो से अधिक संगठनों की गतिविधियों की प्रक्रिया में गठित रूसी संघ के अभिलेखीय कोष के दस्तावेज और अन्य अभिलेखीय दस्तावेज शामिल हैं जिनका एक दूसरे के साथ ऐतिहासिक और/या तार्किक रूप से निर्धारित संबंध है;
• एक अभिलेखीय संग्रह जिसमें विभिन्न मूल के व्यक्तिगत अभिलेखीय दस्तावेज़ शामिल होते हैं, जो एक या अधिक विशेषताओं (विषयगत, लेखक, प्रकार, वस्तु, आदि) के अनुसार एकजुट होते हैं।

कागजी दस्तावेज़ों का भंडारण.नए नियमों का खंड 2.9 जोर देता है: अभिलेखीय दस्तावेजों को अभिलेखीय निधि के भीतर व्यवस्थित तरीके से संग्रहीत किया जाता है।किसी संगठन के संग्रह में अभिलेखीय निधि दस्तावेजों के व्यवस्थितकरण की इकाई एक भंडारण इकाई है। नियम अभिलेखीय निधि की भंडारण इकाइयों के व्यवस्थितकरण के संकेत भी निर्धारित करते हैं:

• संरचनात्मक (भंडारण इकाइयों का संगठन के संरचनात्मक प्रभागों से संबंध);
• कालानुक्रमिक (अवधि या तिथियों के अनुसार जिनसे भंडारण इकाइयाँ संबंधित हैं);
• कार्यात्मक, क्षेत्रीय, विषयगत, विषय-विशिष्ट (संगठन के कार्यों, विषयों या मुद्दों को ध्यान में रखते हुए जो भंडारण इकाइयों की सामग्री से संबंधित हैं);
• नाममात्र (कार्यालय कार्य प्रपत्र के अनुसार - दस्तावेजों के प्रकार और प्रकार);
• संवाददाता (संगठनों के लिए, पत्राचार के परिणामस्वरूप जिसके साथ भंडारण इकाइयों का गठन किया गया था);
• भौगोलिक (कुछ क्षेत्रों, बस्तियों और अन्य भौगोलिक वस्तुओं के अनुसार जिनके साथ दस्तावेजों की सामग्री, उनके लेखक, संवाददाता जुड़े हुए हैं);
• लेखक का (संगठनों के नाम या नागरिकों के उपनाम से जो दस्तावेज़ों के लेखक हैं)।

दस्तावेज़ों की सुरक्षा सुनिश्चित करने के लिए आवश्यकताएँ स्थापित की गई हैं (दस्तावेज़ों को संग्रहीत करने के लिए विनियामक (इष्टतम) स्थितियाँ; संग्रह भंडारण में दस्तावेज़ों की तर्कसंगत नियुक्ति; दस्तावेज़ों की उपलब्धता और स्थिति की जाँच करना, दस्तावेज़ों की खोज करने की प्रक्रिया), जिसमें शामिल हैं इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ भंडारण की विशेषताएं

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों का भंडारण.नियम ऐसे दस्तावेज़ों के लिए अनिवार्य भंडारण की शर्तें निर्धारित करते हैं:

• प्रत्येक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ भंडारण इकाई की कम से कम दो प्रतियों के संगठन के संग्रह में उपस्थिति (मुख्य और कार्यशील प्रतियां विभिन्न भौतिक उपकरणों पर स्थित होनी चाहिए);
• इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों के पुनरुत्पादन, प्रतिलिपि, रूपांतरण और प्रवासन, उनकी भौतिक और तकनीकी स्थिति की निगरानी के लिए डिज़ाइन किए गए तकनीकी और सॉफ़्टवेयर टूल की उपलब्धता;
• इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों के लिए भंडारण व्यवस्था सुनिश्चित करना जो सूचना के नुकसान, अनधिकृत वितरण, विनाश या विरूपण को रोकता है।

संगठन के संग्रह में भंडारण के लिए स्थानांतरित किए गए टेक्स्ट इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों का प्रारूप - राज्य और नगरपालिका अभिलेखागार के अधिग्रहण का स्रोत - पीडीएफ/ए।

नियम निर्धारित करते हैं कि सॉफ़्टवेयर और हार्डवेयर वातावरण में बदलाव और कंप्यूटर प्रारूपों के अप्रचलन या मीडिया के क्षतिग्रस्त होने की स्थिति में, संगठन का संग्रह इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों को नए प्रारूपों और/या नए मीडिया में परिवर्तित करने का काम करता है।

चर्चा किए गए प्रावधानों के अलावा, यह खंड अभिलेखीय दस्तावेजों की उपलब्धता और स्थिति की जांच करने की प्रक्रिया (खंड 2.39-2.43), अज्ञात दस्तावेजों की खोज का आयोजन (खंड 2.44), अभिलेखागार से दस्तावेज़ जारी करने की प्रक्रिया (खंड 2.45) स्थापित करता है। -2.48), साथ ही आपातकालीन स्थितियों में अभिलेखीय दस्तावेजों की सुरक्षा सुनिश्चित करने की प्रक्रिया (खंड 2.49)।

कागजी दस्तावेज़ों की उपलब्धता और स्थिति की जाँच करना. हर 10 साल में कम से कम एक बार एक आयोग या कम से कम दो कर्मचारियों द्वारा संगठन के संग्रह में रखा जाता है, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ - हर 5 साल में कम से कम एक बार।

2007 की प्रक्रिया के खंड 2.11.5 के अनुसार, संगठन के संग्रह या उनके व्यक्तिगत भागों (समूहों) में सभी दस्तावेजों की उपलब्धता और स्थिति की असाधारण एकमुश्त जाँच की जाती है:

• प्राकृतिक आपदाओं, जन आंदोलनों और अन्य परिस्थितियों के मामले में, जिसके परिणामस्वरूप अभिलेखीय दस्तावेज़ खो सकते हैं या क्षतिग्रस्त हो सकते हैं,
• संग्रह प्रबंधकों को बदलते समय।

निरीक्षण के परिणामों के आधार पर, निम्नलिखित अधिनियम तैयार किए गए हैं:

• अभिलेखीय दस्तावेजों की उपलब्धता और स्थिति की जाँच करना (परिशिष्ट संख्या 3);
• लेखांकन दस्तावेजों में तकनीकी त्रुटियों के बारे में (यदि उनका पता चला है) (परिशिष्ट संख्या 4);
• दस्तावेज़ों की खोज पर (इस निधि से संबंधित नहीं, बेहिसाब) (परिशिष्ट संख्या 5)।

अभिलेखागार से दस्तावेज़ जारी करने की प्रक्रिया।दस्तावेज़ संगठन के पुरालेख प्रमुख या उसके डिप्टी (यदि पुरालेख एक संस्था है), संगठन की संरचनात्मक इकाई के प्रमुख (यदि पुरालेख एक संरचनात्मक इकाई है) की लिखित अनुमति के आधार पर जारी किए जाते हैं:

• संगठन के संरचनात्मक प्रभागों के कर्मचारी;
• न्यायिक, कानून प्रवर्तन और अन्य अधिकृत निकाय निर्धारित तरीके से;
• अन्य उपयोगकर्ता लिखित अनुरोध पर।

पुरालेख भंडारण से दस्तावेज़ जारी करने की अवधि इससे अधिक नहीं होनी चाहिए:

• एक महीना - संगठन के कर्मचारियों और अन्य उपयोगकर्ताओं द्वारा उपयोग के लिए;
• छह महीने - न्यायिक, कानून प्रवर्तन और अन्य अधिकृत निकायों के लिए।

दस्तावेज़ जारी करने की अवधि बढ़ाना संभव है - दस्तावेज़ों के संरक्षण/सुरक्षा सुनिश्चित करने के बारे में उपयोगकर्ता से लिखित पुष्टि के आधार पर संगठन के प्रमुख की अनुमति से।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ इलेक्ट्रॉनिक प्रतियों या कागज पर प्रतियों के रूप में संग्रह से जारी किए जाते हैं।

पुरालेख भंडारण से दस्तावेज़ जारी नहीं किए जाते हैं:

1. यदि कोई उपयोग निधि है;
2. असंतोषजनक शारीरिक स्थिति में हैं.

धारा III. रूसी संघ के पुरालेख कोष से दस्तावेजों और संगठन में अन्य अभिलेखीय दस्तावेजों के लिए लेखांकन

से प्रश्नों के लिए समर्पित रूसी संघ के पुरालेख कोष से कुछ दस्तावेज़ और अन्य अभिलेखीय दस्तावेज़संगठन.

जैसा कि नए नियमों के खंड 3.1 में स्थापित किया गया है, संगठन के संग्रह में संग्रहीत सभी दस्तावेज़ रिकॉर्डिंग के अधीन हैं, जिसमें कर्मियों पर दस्तावेज़, उपयोग निधि के दस्तावेज़ों की प्रतियां (यदि कोई हो) और मामलों और दस्तावेजों की सूची शामिल है।

अभिलेखीय दस्तावेज़ों के लिए लेखांकन की मुख्य इकाइयाँ हैं:

प्रत्येक भंडारण इकाई को एक लेखा संख्या सौंपी जाती है, जो अभिलेखीय कोड का हिस्सा है।

हमारा शब्दकोश

पुरालेख सिफर- लेखांकन और पहचान सुनिश्चित करने के लिए प्रत्येक भंडारण इकाई के निचले बाएँ कोने में लागू पदनाम - इसमें शामिल हैं: अभिलेखीय निधि की संख्या; मामलों, दस्तावेजों की सूची की संख्या; भंडारण इकाई संख्या.

अलग-अलग इलेक्ट्रॉनिक मीडिया पर संग्रहीत इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों का अभिलेखीय कोड मीडिया केस में शामिल इन्सर्ट पर दर्शाया गया है। संग्रह सूचना प्रणाली में संग्रहीत इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों का अभिलेखीय सिफर इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ कंटेनर के मेटा-विवरण (विवरण का अनिवार्य तत्व) का हिस्सा है।

पुरालेख की लेखांकन इकाइयों के बारे में जानकारी लेखांकन दस्तावेजों में परिलक्षित होती है। दस्तावेज़ लेखांकन के संगठन में नियमों का एक नया प्रावधान संगठन के संग्रह में लेखांकन दस्तावेजों के दो समूहों के आवंटन पर प्रावधान है: मुख्य (अनिवार्य) और सहायक।

संगठन के संग्रह के मुख्य (अनिवार्य) लेखांकन दस्तावेजों में शामिल हैं:

• मामलों और दस्तावेजों की प्राप्ति और निपटान की पुस्तक (परिशिष्ट संख्या 11);
• निधियों की सूची (परिशिष्ट संख्या 12);
• फंड शीट (परिशिष्ट संख्या 13);
• मामलों और दस्तावेजों की सूची (परिशिष्ट संख्या 14-16);
• इन्वेंट्री रजिस्टर (परिशिष्ट संख्या 19)।

इलेक्ट्रॉनिक फाइलों की सूची के प्रपत्र नए नियमों के परिशिष्ट संख्या 17, 18 में दिए गए हैं।

सहायक लेखांकन दस्तावेज़ों की संरचना को विनियमित नहीं किया जाता है; प्रत्येक संग्रह को उन लेखांकन प्रपत्रों को सहायक के रूप में उपयोग करने का अधिकार है जिनकी उसे भंडारण में दस्तावेज़ों की बारीकियों के संबंध में या अन्य कारणों से आवश्यकता होती है।

नियम यह भी स्थापित करते हैं कि संगठन का संग्रह लेखांकन डेटाबेस (डीबी) का उपयोग करके स्वचालित मोड में रिकॉर्ड रख सकता है (खंड 3.13 देखें)। संगठन के संग्रह के लेखांकन डेटाबेस - राज्य (नगरपालिका) संग्रह के अधिग्रहण का स्रोत राज्य (नगरपालिका) अभिलेखागार और अभिलेखीय प्रबंधन निकायों के संबंधित लेखांकन डेटाबेस के साथ संगत होना चाहिए।

धारा IV. रूसी संघ के पुरालेख कोष और अन्य अभिलेखीय दस्तावेजों के दस्तावेजों के साथ संग्रह को पूरा करना

समर्पित रूसी संघ के पुरालेख कोष और अन्य अभिलेखीय दस्तावेजों से दस्तावेजों के साथ संगठन के पुरालेख को पूरा करने के मुद्दे. किसी संगठन के संग्रह को पूरा करना संगठन के संरचनात्मक प्रभागों के दस्तावेजों के साथ संग्रह की व्यवस्थित पुनःपूर्ति है।

यह स्थापित किया गया है कि रूसी संघ के पुरालेख निधि के दस्तावेज़ और अस्थायी (10 वर्ष से अधिक) भंडारण अवधि वाले दस्तावेज़, जिनमें शामिल हैं। कर्मियों पर दस्तावेज़ संगठन के संग्रह में एक वर्ष से पहले और कार्यालय का काम पूरा होने के तीन साल बाद स्थानांतरित नहीं किए जाते हैं। सेवा से बर्खास्त किए गए राज्य नागरिक और नगरपालिका कर्मचारियों के कर्मियों के दस्तावेजों के लिए एक अपवाद बनाया गया है - उन्हें कर्मचारियों की बर्खास्तगी की तारीख से 10 साल बाद संगठन के अभिलेखागार में स्थानांतरित कर दिया जाता है।

टिप्पणी

अस्थायी भंडारण अवधि (10 वर्ष तक) वाले मामले, जैसा कि संगठनात्मक अभिलेखागार के काम में लंबे समय से चलन में है, उन्हें संग्रह में स्थानांतरित नहीं किया जाता है और, भंडारण की समाप्ति पर, उन्हें संग्रहित किया जाता है; अवधि, निर्धारित तरीके से विनाश के अधीन हैं।

नए नियमों से संकेत मिलता है कि मामलों को उनके मूल्य की जांच के बाद संगठन के संग्रह में स्थानांतरित कर दिया जाता है। इस कारण से, यह अनुभाग दस्तावेजों के मूल्य की जांच करने, संगठन के संग्रह में स्थानांतरण के लिए मामले तैयार करने, संरचनात्मक प्रभागों के मामलों की सूची तैयार करने की प्रक्रिया स्थापित करता है, जिसके आधार पर मामलों को संगठन के संग्रह में स्थानांतरित किया जाता है। , और इस बात पर भी जोर दिया गया है कि निर्धारित तरीके से दस्तावेजों के मूल्य की जांच करने से पहले दस्तावेजों को नष्ट करना प्रतिबंधित है।

अनुभाग के प्रावधान इस तथ्य पर ध्यान आकर्षित करते हैं कि स्थायी भंडारण और कर्मियों के लिए फाइलों की सूची, दस्तावेजों के विनाश के लिए कार्य, एक नियम के रूप में, संगठन के विशेषज्ञ आयोग (ईसी) की बैठक में एक साथ विचार किया जाता है। समीक्षा के परिणामों के आधार पर, ईसी मामलों की सूची, स्थायी भंडारण के दस्तावेजों और कर्मियों का समन्वय करता है, और विनाश के लिए दस्तावेजों के आवंटन पर कार्य करता है।

संगठन - राज्य (नगरपालिका) संग्रह के अधिग्रहण के स्रोत स्थायी भंडारण के लिए और कर्मियों (वार्षिक अनुभाग) द्वारा दस्तावेजों की सूची जमा करते हैं, जो संगठन के ईसी द्वारा सहमत होते हैं, अभिलेखीय संस्थान के विशेषज्ञ सत्यापन आयोग (ईपीसी) द्वारा विचार के लिए:

• स्थायी शेल्फ जीवन - अनुमोदन के लिए;
• कार्मिक के संबंध में - अनुमोदन हेतु।

मामलों और दस्तावेजों की सूची को ईपीसी द्वारा अनुमोदित और सहमत होने के बाद, इन सूची और दस्तावेजों के विनाश के लिए आवंटन पर अधिनियम जो भंडारण के अधीन नहीं हैं, संगठन के प्रमुख द्वारा अनुमोदित किए जाते हैं। इसके अलावा, अधिनियम के अनुसार विनाश के लिए आवंटित मामलों को नष्ट किया जा सकता है।

वे संगठन जिनकी गतिविधियाँ रूसी संघ के पुरालेख कोष के दस्तावेज़ नहीं बनाती हैं, उन्हें पुरालेख संस्थान के ईपीसी के साथ कार्मिक फ़ाइलों की सूची का समन्वय नहीं करना चाहिए।

टिप्पणी

नए नियमों का खंड 4.13 स्थापित करता है कि समाप्त भंडारण अवधि वाली इलेक्ट्रॉनिक फाइलें सामान्य आधार पर विनाश के लिए पृथक्करण के अधीन हैं, जिसके बाद उन्हें अधिनियम में उपयुक्त चिह्न के साथ सॉफ्टवेयर और हार्डवेयर द्वारा भौतिक रूप से नष्ट या नष्ट कर दिया जाता है।

नियमों के इस खंड में संगठन के मामलों के नामकरण पर विशेष ध्यान दिया जाता है। मुख्य प्रावधानों के अनुसार यह:

• निष्पादित दस्तावेजों के वर्गीकरण (समूहीकरण) को फाइलों (इलेक्ट्रॉनिक फाइलों) में समेकित करता है और यह संगठन के दस्तावेजी कोष की संरचना और संगठन को दर्शाने वाला मुख्य लेखा दस्तावेज है;
• मामलों की सूची, स्थायी और अस्थायी (10 वर्ष से अधिक) भंडारण अवधि वाले दस्तावेजों के साथ-साथ अस्थायी (10 वर्ष तक सम्मिलित) भंडारण अवधि वाले मामलों को रिकॉर्ड करने का आधार है;
• भंडारण अवधि, अन्य नियामक कानूनी कृत्यों, साथ ही मामलों के मानक और अनुमानित नामकरण को इंगित करने वाले दस्तावेजों की मानक, विभागीय और अन्य सूचियों के आधार पर विकसित किया गया है;
• संरचनात्मक प्रभागों के मामलों के नामकरण (परिशिष्ट संख्या 26) के आधार पर निर्धारित प्रपत्र (परिशिष्ट संख्या 25) में तैयार किया गया।

जो संगठन राज्य (नगरपालिका) अभिलेखागार के अधिग्रहण के स्रोत हैं, वे हर पांच साल में एक बार संगठन की केंद्रीय कार्यकारी समिति (ईसी) के साथ फाइलों के नामकरण पर सहमत होते हैं और इसे संबंधित ईपीसी या राज्य (नगरपालिका) संग्रह द्वारा अनुमोदन के लिए प्रस्तुत करते हैं। उसे दी गई शक्तियों के अनुसार। वे संगठन जिनकी गतिविधियाँ रूसी संघ के पुरालेख कोष के दस्तावेज़ नहीं बनाती हैं, फ़ाइलों के नामकरण को स्वतंत्र रूप से अनुमोदित करती हैं।

नियम व्यवस्था स्थापित करते हैं तैयारीइलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों को संगठन के अभिलेखागार में स्थानांतरित करने के लिए। विशेष रूप से, यह प्रदान किया जाता है कि स्थायी भंडारण, अस्थायी (10 वर्ष से अधिक) भंडारण अवधि सहित इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों की भंडारण इकाइयों के लिए अलग-अलग सूची संकलित की जाती है। कर्मियों द्वारा. इलेक्ट्रॉनिक मामलों की सूची के लिए प्रपत्र, जैसा कि हम पहले ही कह चुके हैं, नए नियमों के परिशिष्ट संख्या 17, 18 में दिए गए हैं।

धारा वी. रूसी संघ के अभिलेखीय कोष के दस्तावेजों और संगठन के अन्य अभिलेखीय दस्तावेजों के उपयोग का संगठन

यह खंड रूसी संघ के अभिलेखीय कोष और संगठन के अन्य अभिलेखीय दस्तावेजों से दस्तावेजों के उपयोग के संगठन के संबंध में मानक स्थापित करता है। इस भाग में नियमों के मुख्य प्रावधान निम्नलिखित हैं:

आपकी जानकारी के लिए

नए नियम संग्रह दस्तावेजों के उपयोग के रूपों को निर्धारित करते हैं। इनमें से मुख्य हैं:

संगठन के कर्मचारियों के लिए सूचना समर्थन;

उपयोगकर्ता अनुरोधों का निष्पादन, सहित। सामाजिक और कानूनी प्रकृति के नागरिकों से अनुरोध;

अस्थायी उपयोग के लिए दस्तावेज़ और फ़ाइलें जारी करना, उपयोगकर्ता के अनुरोध पर अभिलेखीय दस्तावेज़ों की प्रतियों का प्रावधान, सहित। इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों के रूप में.

नए नियमों में उपयोगकर्ता के अनुरोधों के साथ काम के संगठन पर विशेष ध्यान दिया गया है। परिभाषित:

• अनुरोधों के प्रकार (विषयगत और सामाजिक-कानूनी);
• लिखित अनुरोध के लिए आवश्यकताएँ (इसका रूप, जानकारी की संरचना जो अनुरोध में शामिल होनी चाहिए);
• अनुरोधों को संसाधित करने की प्रक्रिया (पंजीकरण, विचार, गैर-प्रमुख अनुरोधों को अग्रेषित करने के लिए समय सीमा, एक संग्रहीत प्रमाणपत्र, एक संग्रहीत उद्धरण और एक संग्रहीत प्रति के रूप में उपयोगकर्ता के अनुरोधों के जवाब तैयार करना);
• इंटरनेट पर प्राप्त अनुरोधों के साथ कार्य को व्यवस्थित करने की विशेषताएं।

नए नियम उन मामलों को परिभाषित करते हैं जिनमें पुरालेख पुरालेख दस्तावेज़ जारी करने से इंकार कर सकता है:

• उपयोग निधि की उपलब्धता;
• दस्तावेजों की खराब भौतिक स्थिति;
• दस्तावेज़ों का वैज्ञानिक विवरण और तकनीकी डिज़ाइन (इन कार्यों के पूरा होने से पहले) नहीं किया गया है;
• रूसी संघ या फंड निर्माता के कानून द्वारा स्थापित उपयोग पर प्रतिबंध।

आरधारा IV. भंडारण के लिए संगठन के दस्तावेजों को राज्य (नगरपालिका) संग्रह में स्थानांतरित करना

भंडारण के लिए संगठन के दस्तावेजों को राज्य (नगरपालिका) संग्रह में स्थानांतरित करने की प्रक्रिया निर्धारित करता है। यह खंड यह स्थापित करता है कि:

• संगठन - राज्य (नगरपालिका) अभिलेखागार के अधिग्रहण के स्रोत, संगठन के संग्रह में रूसी संघ के पुरालेख निधि के दस्तावेजों के अस्थायी भंडारण की समाप्ति के बाद, उन्हें स्थायी भंडारण के लिए संबंधित राज्य (नगरपालिका) संग्रह में स्थानांतरित करें नियम संख्या 19 के अनुसार;
• राज्य और गैर-राज्य संगठन जो राज्य (नगरपालिका) अभिलेखागार के अधिग्रहण के स्रोत नहीं हैं, वे समझौतों के आधार पर अपनी गतिविधियों में उत्पन्न रूसी संघ के अभिलेखीय कोष के दस्तावेजों को राज्य (नगरपालिका) अभिलेखागार में स्थानांतरित कर सकते हैं।

नए नियम दस्तावेजों को स्थानांतरित करने की प्रक्रिया स्थापित करते हैं। वे इस बात पर जोर देते हैं कि दस्तावेजों को उपयुक्त वैज्ञानिक संदर्भ उपकरण के साथ व्यवस्थित स्थिति में स्थायी भंडारण के लिए स्थानांतरित किया जाता है, और राज्य (नगरपालिका) संग्रह में दस्तावेजों के हस्तांतरण को भंडारण के लिए दस्तावेजों की स्वीकृति और हस्तांतरण के एक अधिनियम द्वारा औपचारिक रूप दिया जाता है (परिशिष्ट संख्या 30) ).

धारा सातवीं. किसी संगठन के पुनर्गठन या परिसमापन के दौरान दस्तावेजों का स्थानांतरण, संगठन के संग्रह के प्रमुख का परिवर्तन

आदेश को परिभाषित करता है किसी संगठन के पुनर्गठन या परिसमापन के दौरान दस्तावेजों का स्थानांतरण, संगठन के संग्रह के प्रमुख का परिवर्तन. यह खंड स्थापित करता है कि किसी परिसमाप्त संगठन को दस्तावेजों का हस्तांतरण मामलों और संपत्ति को स्थानांतरित करने के लिए गठित आयोग की जिम्मेदारी है।

जब उन संगठनों का परिसमापन किया जाता है जो राज्य (नगरपालिका) अभिलेखागार के अधिग्रहण के स्रोत हैं, तो राज्य (नगरपालिका) संग्रह का एक प्रतिनिधि परिसमापन आयोग में शामिल होता है।

जब संगठन के संग्रह के प्रमुख (संगठन के संग्रह के लिए जिम्मेदार व्यक्ति) में परिवर्तन होता है, तो संग्रह, लेखांकन और वैज्ञानिक संदर्भ तंत्र से दस्तावेजों की स्वीकृति और हस्तांतरण एक अधिनियम के अनुसार किया जाता है।

सारांश

1. नए नियम, संगठन के संग्रह द्वारा निष्पादित सभी मुख्य प्रक्रियाओं को कवर करने वाले विनियमों का एक समूह हैं:

• दस्तावेज़ भंडारण का संगठन,
• पुरालेख में दस्तावेज़ों का लेखा-जोखा,
• दस्तावेजों के साथ संग्रह को पूरा करना
• अभिलेखीय दस्तावेज़ों का उपयोग.

2. चूंकि ये नियम एक मानक दस्तावेज हैं, इसलिए यह संभव है कि इसे व्यवहार में लागू करने की प्रक्रिया में दस्तावेज़ में पद्धतिगत जोड़ (सिफारिशों का विकास, संपूर्ण नियमों के लिए पद्धति संबंधी सिफारिशें या व्यक्तिगत अनुभाग) की आवश्यकता हो सकती है। नियम)।

3. नए नियमों और अन्य दस्तावेजों के बीच मुख्य मूलभूत अंतर यह है कि ये नियम एक मानक दस्तावेज हैं। 2002 के मूल नियम सलाहकारी प्रकृति के हैं। 1985 के मूल नियम एक मानक और पद्धतिपरक दस्तावेज़ थे। इस कारण से, नए नियमों का दायरा बहुत छोटा है: उनमें केवल वे प्रावधान (नियम, आवश्यकताएं) शामिल हैं जिन्हें बिना किसी असफलता के लागू किया जाना चाहिए। बाकी सब कुछ - अर्थात, इसे कैसे करना है - पुरालेखपालों पर छोड़ दिया गया है।

4. हम कह सकते हैं कि आवश्यकताएँ कम हैं। अनिवार्य दस्तावेज़ प्रपत्रों की संख्या कम कर दी गई है। पहले, उनमें से 40 से अधिक थे: मूल नियम संख्या 263 में - 44 फॉर्म, मूल नियम में - 48, अब, नए नियमों में - 30। इसका मतलब है कि यदि आवश्यक हो तो अभिलेखागार अपने फॉर्म का उपयोग कर सकते हैं। व्यवहार में यही स्थिति थी.

5. नए नियम मुख्य रूप से उन संगठनों पर लक्षित हैं जो राज्य और नगरपालिका अभिलेखागार के अधिग्रहण के स्रोत हैं, लेकिन यह सीधे दस्तावेज़ में नहीं बताया गया है, इसलिए यह कहना अधिक सही है कि नियम उन संगठनों को संबोधित हैं जिनके पास अपने स्वयं के अभिलेखागार हैं .

यूएसएसआर के मुख्य पुरालेख दिनांक 5 सितंबर, 1985 संख्या 263 (इसके बाद 1985 के मूल नियमों के रूप में संदर्भित) के आदेश द्वारा अनुमोदित। वास्तव में, उन्होंने 31 मार्च 2015 को रूस के संस्कृति मंत्रालय के आदेश संख्या 526 के प्रकाशन के साथ ताकत खो दी, जिसने नए नियमों को मंजूरी दे दी, जिन पर हम लेख में विचार कर रहे हैं।

राज्य अभिलेखागार के दस्तावेजों के साथ स्कूली बच्चों के शोध कार्य के नियम

मैं भी शामिल। लियोन्टीव, मॉस्को स्टेट यूनिवर्सिटी के राजनीतिक इतिहास विभाग के एसोसिएट प्रोफेसर का नाम एम.वी. के नाम पर रखा गया है। लोमोनोसोव

एक नियम के रूप में, प्रत्येक क्षेत्रीय (प्रादेशिक, गणतांत्रिक) केंद्र में एक नहीं, बल्कि दो अभिलेखागार होते हैं:
1. राज्य पुरालेख,
2. आधुनिक इतिहास के दस्तावेज़ों का केंद्र (पूर्व पार्टी पुरालेख)।
जिला केंद्रों में शहर अभिलेखागार या क्षेत्रीय शाखाएँ हैं। अभिलेखागार में संग्रहीत दस्तावेज़ निधियों के बीच बिखरे हुए हैं।

राज्य अभिलेखागार में पुरालेख निधि
सार्वजनिक अभिलेखागार में अभिलेखीय संग्रह को मुख्य रूप से तीन मुख्य श्रेणियों में विभाजित किया गया है: स्थानीय सरकारी एजेंसियों का संग्रह, सार्वजनिक संगठनों का संग्रह (राजनीतिक दलों सहित), और व्यक्तिगत संग्रह। निधियों की अंतिम श्रेणी राज्य भंडारण के लिए स्वीकृत निजी व्यक्तियों के पारिवारिक या व्यक्तिगत अभिलेखागार हैं। सामग्रियों के इस समूह में आपको कुलीन परिवारों, आपके क्षेत्र के मानद नागरिकों - युद्ध और श्रमिक दिग्गजों, वैज्ञानिकों और सांस्कृतिक हस्तियों की व्यक्तिगत निधि मिल सकती है। अभिलेखागार में अक्सर लेखकों, पत्रकारों, स्थानीय इतिहासकारों, इतिहासकारों के संग्रह के साथ-साथ दस्तावेजों के विषयगत संग्रह भी होते हैं। राज्य संस्थानों के अलावा, क्षेत्रीय अभिलेखागार उद्यमों और सामूहिक खेतों के फंड और कभी-कभी चर्च सूबा, शैक्षणिक संस्थानों और प्रेस अंगों के फंड को संग्रहीत करते हैं।

मॉस्को और सेंट पीटर्सबर्ग अभिलेखागार
मॉस्को और सेंट पीटर्सबर्ग में, सूचीबद्ध पुरालेखों के अलावा, केंद्रीय राज्य पुरालेख भी हैं, जिनमें से सबसे बड़ा रूसी संघ का राज्य पुरालेख (जीएआरएफ) है, जो बोलश्या पिरोगोव्स्काया स्ट्रीट, 17 पर स्थित है। इसके बगल में, उसी पते पर, एक और "विशालकाय" है - रूसी स्टेट आर्काइव ऑफ़ इकोनॉमिक्स। सैन्य अभिलेखागार अलग-अलग स्थानों पर बिखरे हुए हैं: मॉस्को में दो सैन्य-ऐतिहासिक अभिलेखागार हैं, जिनमें से एक प्रथम विश्व युद्ध के अंत तक दस्तावेज़ संग्रहीत करता है, और दूसरा महान देशभक्तिपूर्ण युद्ध की शुरुआत तक। मॉस्को के पास पोडॉल्स्क में, रक्षा मंत्रालय का केंद्रीय पुरालेख स्थित है, जिसमें 1941 से पहले के दस्तावेज़ संग्रहीत हैं, और केंद्रीय नौसैनिक पुरालेख सेंट पीटर्सबर्ग में स्थित है। कई केंद्रीय पुरालेख मास्को में केंद्रित हैं, जिनमें एफएसबी का केंद्रीय पुरालेख और सीपीएसयू के दो सबसे बड़े पूर्व पुरालेख शामिल हैं। रशियन स्टेट आर्काइव ऑफ़ सोशियो-पॉलिटिकल हिस्ट्री (आरजीएएसपीआई, पूर्व सेंट्रल पार्टी आर्काइव) 1953 तक के दस्तावेज़ों को संग्रहीत करता है, और रशियन स्टेट आर्काइव ऑफ़ कंटेम्परेरी हिस्ट्री (आरजीएएनआई, सीपीएसयू सेंट्रल कमेटी का पूर्व वर्तमान संग्रह) स्टालिन के बाद के पार्टी दस्तावेज़ों को संग्रहीत करता है। मौत। आरजीएएसपीआई फंड में अब कोम्सोमोल सेंट्रल आर्काइव की सभी सामग्रियां शामिल हैं।

अभिलेखीय दस्तावेजों और उनके साथ काम करने की प्रक्रियाओं तक पहुंच
वर्तमान कानून के अनुसार "रूसी संघ और अभिलेखागार के पुरालेख निधि पर," "रूसी संघ के पुरालेख निधि के राज्य भाग के दस्तावेज़ और उनके लिए संदर्भ पुस्तकें सभी कानूनी संस्थाओं और व्यक्तियों द्वारा उपयोग के लिए प्रदान की जाती हैं" (अनुच्छेद) 7 जुलाई 1993 के कानून संख्या 5341-1 के 20)। कृपया ध्यान दें कि कानून उम्र के आधार पर अभिलेखीय संस्थानों तक पहुंच पर कोई प्रतिबंध नहीं लगाता है।
यदि कोई छात्र माता-पिता और गुरुओं के बिना स्वयं संग्रह में जाता है, तो सबसे पहले, उसे इस संग्रह के निदेशालय को संबोधित एक दृष्टिकोण पत्र की आवश्यकता होगी। स्कूल या कॉलेज की मुहर और निदेशक के हस्ताक्षर द्वारा समर्थित इस पत्र में अभिलेखीय दस्तावेजों के साथ काम करने के लिए छात्र की अनुमति का अनुरोध होना चाहिए। इसमें शोध का विषय, अनुमानित कालानुक्रमिक रूपरेखा और कार्य का उद्देश्य भी निर्दिष्ट होना चाहिए।
दस्तावेजों के साथ काम करने के लिए पुरालेख निदेशालय से अनुमति प्राप्त करने के बाद, छात्र को पहले पुरालेख गाइड का अध्ययन करना होगा और रुचि के अभिलेखीय निधियों की संख्या लिखनी होगी और फिर वाचनालय में इन निधियों की एक सूची (दस्तावेजों की सूची के रूप में) का आदेश देना होगा। उनकी समीक्षा करने और रुचि की भंडारण इकाइयों की संख्या लिखने के बाद, आप विशिष्ट मामलों का ऑर्डर देना शुरू कर सकते हैं। अभिलेखीय फ़ाइलों या भंडारण इकाइयों के साथ काम करते समय, शोधकर्ता को एक उपयोग शीट पर प्रविष्टियाँ करनी चाहिए, जो अध्ययन के विषय और उन शीटों की संख्या को इंगित करती है जिनसे जानकारी ली गई थी। संग्रह में, शोधकर्ता को एक आवर्धक कांच, अध्ययन किए जा रहे क्षेत्र का नक्शा, शब्दकोश या संदर्भ पुस्तकों की आवश्यकता हो सकती है। इन्हें संग्रह में उपयोग करना वर्जित नहीं है. स्वाभाविक रूप से, शोधकर्ता वैज्ञानिक पुस्तकालयों से भी जानकारी प्राप्त कर सकता है, जो कई अभिलेखागारों में उपलब्ध हैं। वे अक्सर पुराने अख़बारों की फ़ाइलें संग्रहीत करते हैं। यह संभव है कि उनमें आगे की खोज के लिए कुछ "सुराग" मिल सकें।
कानून के अनुसार, संग्रह के उपयोगकर्ता को किसी भी दस्तावेज़ को स्वतंत्र रूप से प्राप्त करने का अधिकार है जिसमें नागरिकों के व्यक्तिगत जीवन (उनके स्वास्थ्य, परिवार और अंतरंग संबंधों, संपत्ति की स्थिति के बारे में) के बारे में जानकारी नहीं है, लेकिन यदि ऐसी जानकारी उपलब्ध है शोधकर्ता की रुचि के दस्तावेज, तो उनके निर्माण के समय से कम से कम 75 वर्ष पुराने होने चाहिए। यदि हम रिश्तेदारों से संबंधित दस्तावेजों के बारे में बात कर रहे हैं, तो आपको अपने माता-पिता, दादा-दादी के जन्म प्रमाण पत्र की प्रतियां अपने साथ अभिलेखागार में ले जानी चाहिए, और फिर कानून द्वारा स्थापित सीमाओं का क़ानून रिश्तेदारों के दस्तावेजों पर लागू नहीं होगा। किसी भी मामले में, प्रतिबंध बीसवीं शताब्दी की पहली तिमाही के सभी दस्तावेज़ों पर और निश्चित रूप से, पहले वाले दस्तावेज़ों पर लागू नहीं होना चाहिए। दस्तावेजों के साथ काम करने की यह प्रक्रिया सभी राज्य अभिलेखागारों के साथ-साथ हाल के इतिहास के दस्तावेजों को संग्रहीत करने के केंद्रों में निहित है, जो संघीय पुरालेख सेवा प्रणाली से भी संबंधित हैं।

विभागीय अभिलेख
राज्य अभिलेखागार के अलावा, हमारे देश में राज्य के जीवन के सभी क्षेत्रों (अर्थशास्त्र, विज्ञान, कानून प्रवर्तन एजेंसियों, आदि) के लिए विभागीय अभिलेखागार भी हैं। संघीय कानून राज्य या अन्य रहस्यों वाले दस्तावेजों के लिए 30 साल की गोपनीयता अवधि स्थापित करता है। हालाँकि, विभागों (उदाहरण के लिए, एफएसबी, आंतरिक मामलों का मंत्रालय, विदेश मंत्रालय या रक्षा मंत्रालय) को इस सीमा क़ानून को बढ़ाने का अधिकार है। इससे विभागीय दस्तावेजों को राज्य रिपॉजिटरी में स्थानांतरित करने में देरी होती है। यही कारण है कि कई सामग्रियां, उदाहरण के लिए, महान देशभक्तिपूर्ण युद्ध पर, अभी भी वर्गीकृत हैं।
संघीय सुरक्षा सेवा के अभिलेखागार के साथ स्थिति सरल नहीं है। हाल के वर्षों में, एफएसबी के कुछ क्षेत्रीय विभागों ने अपने दस्तावेज़ों (अभिलेखीय और खोजी फ़ाइलें) का हिस्सा राज्य अभिलेखागार में स्थानांतरित कर दिया है, और वे कमोबेश इतिहासकारों के लिए सुलभ हो गए हैं। मॉस्को में उन्हें जीएआरएफ और अन्य शहरों (वोरोनिश, टवर, आदि) में आधुनिक इतिहास के दस्तावेजों के केंद्रों में भेजा गया था।

जानकारी के लिए खोजे
यदि किसी दमित व्यक्ति के भाग्य का पता लगाना आवश्यक है, तो गुरु या छात्र को सबसे पहले, रुचि के व्यक्ति के भाग्य के संबंध में स्थानीय एफएसबी निदेशालय को एक आधिकारिक अनुरोध भेजना होगा और पता लगाना होगा कि उसकी जांच फ़ाइल कहाँ है रखा गया है। आगे की कार्रवाई इस बात पर निर्भर करती है कि क्या आपके क्षेत्रीय (प्रादेशिक, गणतांत्रिक) केंद्र में अभिलेखीय और जांच मामलों का कोष हाल के इतिहास के दस्तावेजों के लिए अभिलेखीय केंद्र द्वारा प्राप्त किया गया है, तो आपको उनसे वहां संपर्क करने की आवश्यकता है। यदि आपने इसे अभी तक प्राप्त नहीं किया है, तो माता-पिता या संरक्षक स्थानीय एफएसबी कार्यालय की पंजीकरण और अभिलेखीय निधि सेवा के लिए अनुरोध प्रस्तुत कर सकते हैं। किसी ऐसे व्यक्ति की अभिलेखीय और जांच फ़ाइल तक सीधी पहुंच प्राप्त करने के लिए, जो आपका रिश्तेदार नहीं है, आपको उसके प्रत्यक्ष या करीबी पार्श्व रिश्तेदारों (बच्चों, पोते-पोतियों, भतीजों) से नोटरी द्वारा प्रमाणित, या व्यक्तिगत उपस्थिति से वकील की शक्ति की आवश्यकता होगी। फ़ाइल से परिचित होने पर उनमें से एक का। कानून के अनुसार, पावर ऑफ अटॉर्नी के बिना, कुछ जांच दस्तावेजों की फोटोकॉपी बनाने की अनुमति है: गिरफ्तारी वारंट, प्रश्नावली, पूछताछ रिपोर्ट, अभियोग, प्रतिवादियों और दोषी व्यक्तियों के बयान।
यदि आप किसी अन्य क्षेत्र में गिरफ्तार किए गए या गिरफ्तारी के बाद जांच के लिए कहीं ले जाए गए व्यक्ति के भाग्य में रुचि रखते हैं, तो आप एफएसबी के पंजीकरण और अभिलेखीय निधि विभाग को पते पर एक लिखित अनुरोध भेज सकते हैं: 101000, मॉस्को, यूआरएएफ एफएसबी ऑफ रूसी संघ, या किसी विशिष्ट क्षेत्रीय एफएसबी निदेशालय की पंजीकरण और अभिलेखीय संग्रह सेवा के लिए। उदाहरण के लिए, आप जानते हैं कि कुर्स्क क्षेत्र में आपके गांव के पुजारी को टॉम्स्क क्षेत्र में निर्वासित कर दिया गया था, और बाद में उनके साथी ग्रामीणों को 1937 में उनकी नई गिरफ्तारी और फांसी के बारे में जानकारी मिली। इसका मतलब है कि आपको न केवल कुर्स्क में, बल्कि खोज करनी चाहिए टॉम्स्क और टॉम्स्क क्षेत्र के लिए एफएसबी निदेशालय से भी अनुरोध करें।

खुला कोष
हालाँकि, क्षेत्रीय राज्य अभिलेखागार में सोवियत सत्ता के प्रारंभिक काल में दमन के इतिहास को दर्शाने वाले खुले कोष भी हैं। यदि आप गृहयुद्ध के दौरान किसी किसान विद्रोह के इतिहास का अध्ययन कर रहे हैं, तो आपको सबसे पहले, स्थानीय (जिला, वोल्स्ट) कार्यकारी समिति के फंड से, और दूसरे, प्रांतीय क्रांतिकारी न्यायाधिकरण के फंड से काम करने की जरूरत है। क्रांतिकारी न्यायाधिकरणों के कोष में खोजी मामले और परीक्षणों की सामग्री दोनों शामिल हैं।
आपको प्रांतीय कार्यकारी समितियों और प्रांतीय पार्टी समितियों के कोष में जीवन के सभी क्षेत्रों को प्रतिबिंबित करने वाली बहुत सारी सामग्रियां मिलेंगी। इसमें प्रांत की राजनीतिक और आर्थिक स्थिति, कुछ सामाजिक घटनाओं के प्रति जनसंख्या के रवैये, राजनीतिक चर्चाओं और आर्थिक कठिनाइयों के बारे में चेका-ओजीपीयू की गुप्त रिपोर्टें भी शामिल थीं। आम लोगों के "अधिकारियों को" पत्र बहुत रुचिकर होते हैं, जिन्हें हर जगह संग्रहीत किया जा सकता है - सामाजिक सुरक्षा विभाग और अखबार के संपादकीय कार्यालय से लेकर शहर पार्टी समिति तक। बेशक, छोटे शहरों के अभिलेखागार में दिलचस्प दस्तावेज़ होते हैं, कभी-कभी केंद्रीय और क्षेत्रीय अभिलेखागार की सामग्री की तुलना में बहुत कम अध्ययन किया जाता है, जहां "वयस्क" इतिहासकार और छात्र नियमित रूप से काम करते हैं। उदाहरण के लिए, जिला पुरालेख में नगर परिषद के अभिलेखागार में "वंचित" लोगों की सूची और चर्चों को बंद करने पर दस्तावेज़ हैं।
वंशावली प्रकृति की जानकारी (जन्म, बपतिस्मा, विवाह, पंजीकरण, मृत्यु के बारे में) चर्च पैरिशों, हाउस रजिस्टरों और रजिस्ट्री कार्यालय निधियों के पैरिश रजिस्टरों में मांगी जानी चाहिए, जो जिला और क्षेत्रीय अभिलेखागार दोनों में उपलब्ध हैं। यदि आप उन लोगों के बारे में सामग्री ढूंढ रहे हैं जो कम्युनिस्ट पार्टी के सदस्य थे, तो तथाकथित "नोमेनक्लातुरा" कार्यकर्ताओं, यानी, जो कुछ पदों पर थे, के लिए व्यक्तिगत फाइलें होनी चाहिए। स्तर के आधार पर इन्हें हाल के इतिहास के दस्तावेजों के केंद्रों में संग्रहित किया जाता है। पार्टी नेताओं, कारखानों और बड़े संस्थानों के निदेशकों और सैन्य कमान कर्मियों के संबंध में अलग-अलग मामले हो सकते हैं - क्षेत्रीय केंद्र और मॉस्को में आरजीएएसपीआई दोनों में।
अनुसंधान नायकों के बारे में अनुरोध सीधे केंद्रीय अभिलेखागार को भेजे जा सकते हैं, लेकिन सैन्य पंजीकरण और भर्ती कार्यालय के माध्यम से रक्षा मंत्रालय के अभिलेखागार को अनुरोध भेजना सबसे अच्छा है। यदि आप जिस सामग्री की तलाश कर रहे हैं वह अचानक और तुरंत सामने न आए तो निराश न हों। कभी-कभी इतिहासकार कई वर्षों तक अपनी खोज करते रहते हैं। लेकिन भले ही आप अपने नायक के बारे में कुछ भी नया न पा सकें, संग्रह में काम करने से छात्र को अध्ययन किए जा रहे युग में गहराई से "डुबकी" लगाने और अधिकारियों द्वारा लिए गए निर्णयों के स्पष्ट और गुप्त तंत्र को सीखने में मदद मिलेगी।

किसी छात्र के शोध कार्य में संग्रहीत दस्तावेज़ों के उपयोग के नियम

ए.जी. कोज़लोवा,सिर इंटरनेशनल सोसायटी "मेमोरियल" का पुरालेख

एक शोध पत्र एक साहित्यिक निबंध नहीं है, बल्कि एक ऐतिहासिक अध्ययन है, इसलिए ऐतिहासिक स्रोत इसका सबसे महत्वपूर्ण हिस्सा हैं। सभी ऐतिहासिक स्रोत, लिखित या मौखिक, अभिलेखीय दस्तावेज़ या टेप रिकॉर्डिंग, कहीं न कहीं से प्राप्त किए गए थे, इसलिए उनका पता बताना नितांत आवश्यक है। उदाहरण के लिए, यदि अभिलेखागार में काम करने वाला छात्र स्वयं नहीं था, बल्कि उसका गुरु था, तो इसमें कुछ भी गलत नहीं है, आपको बस एक फ़ुटनोट में इंगित करना होगा कि ये ऐसे और ऐसे संग्रह से दस्तावेज़ हैं और उन्हें प्रदान किया गया था विद्यार्थी अमुक-अमुक द्वारा। यदि आपने पारिवारिक संग्रह से दस्तावेज़ लिए हैं, तो यह भी दर्शाया जाना चाहिए। यदि छात्र अपने द्वारा किए गए किसी साक्षात्कार का संदर्भ देता है या सीधे उद्धृत करता है, तो साक्षात्कार की तारीख और स्थान अवश्य बताया जाना चाहिए। यदि किसी और के रिकॉर्ड का उपयोग किया जाता है, तो इसे और अधिक स्पष्ट किया जाना चाहिए। कृति के लेखक जिन भी दस्तावेज़ों या संस्मरणों का उल्लेख करते हैं, यह बताना आवश्यक है कि ये प्रकाशित स्रोत हैं या नहीं।
कार्य में उद्धृत किसी भी विदेशी पाठ को उद्धरण चिह्नों में या एक विशेष फ़ॉन्ट में हाइलाइट किया जाना चाहिए यदि कार्य कंप्यूटर पर किया गया हो, और एक फ़ुटनोट के साथ प्रदान किया जाना चाहिए जिसमें लेखक का नाम, पुस्तक या लेख का शीर्षक, प्रकाशन का वर्ष और पृष्ठ दर्शाया जाना चाहिए। वैसे, किसी छात्र द्वारा बनाई गई मौखिक कहानियों की रिकॉर्डिंग को उद्धृत करना भी बहुत महत्वपूर्ण है ताकि यह समझा जा सके कि उसका अपना पाठ कहाँ जाता है और उसके वार्ताकार की कहानी कहाँ जाती है।
यदि निजी और पारिवारिक अभिलेखागार के दस्तावेज़ों का उपयोग किया जाता है, तो प्रदान किए गए दस्तावेज़ों का उपयोग करने के लिए मालिकों से अनुमति प्राप्त करना आवश्यक है। साक्षात्कार के लिए भी ऐसा ही किया जाना चाहिए। वार्ताकार को छात्र को बातचीत की रिकॉर्डिंग का उपयोग करने की अनुमति देनी चाहिए।
मेमोरियल के अनुभव से पता चलता है कि हर साल अधिक से अधिक शोध परियोजनाएँ होती हैं जिनमें ऑडियो और वीडियो कैसेट को एक एप्लिकेशन के रूप में उपयोग किया जाता है। इन कैसेटों में, एक नियम के रूप में, इमारतों, सड़कों, चर्चों और स्मारकों को समर्पित कार्यों के नायकों या (वीडियो पर) कहानियों के साक्षात्कार होते हैं जिनके बारे में कहानी बताई जाती है। बेशक, किसी ऐतिहासिक विषय पर वास्तविक वीडियो बनाना बहुत कठिन काम है, जिसके लिए विशेष प्रशिक्षण और विशेष कौशल की आवश्यकता होती है। ऐसा कार्य केवल प्रतिभागियों की एक पूरी टीम ही कर सकती है। हालाँकि, शोध कार्य स्वयं एक वीडियो फिल्म के रूप में किया जा सकता है, जहाँ पाठ (या एक विस्तृत स्क्रिप्ट), इसके विपरीत, केवल एक परिशिष्ट हो सकता है। लेकिन किसी भी स्थिति में, वीडियो का पाठ्य आधार प्रस्तुत किया जाना चाहिए।
किसी भी काम को उससे जुड़ी तस्वीरों और दस्तावेज़ों से बहुत सजाया जाता है। हालाँकि, जो मूल प्रति कृति के लेखक के हाथ में आती है, उसे अत्यधिक सावधानी से संभाला जाना चाहिए। आपको उन्हें प्रतिस्पर्धी कार्य के साथ तभी संलग्न करना होगा यदि आप चाहते हैं कि ये मूल प्रतियाँ बाद में उस स्थान पर पहुँचें जहाँ कार्य संग्रहीत किया जाएगा। लेकिन फिर इसे विशेष रूप से बताया जाना चाहिए और इसकी प्रतियां अपने पास रखना सुनिश्चित करें।
इसके अलावा, सभी एप्लिकेशन अपने आप मौजूद नहीं हो सकते हैं, उन्हें अध्ययन के पाठ से निकटता से जुड़ा होना चाहिए।
यह महत्वपूर्ण है कि सभी दस्तावेज़ों पर सावधानीपूर्वक टिप्पणी की जाए और उनका आलोचनात्मक विश्लेषण किया जाए। यह, वास्तव में, कार्य के मूल्यांकन के लिए मुख्य मानदंड है, हालांकि ऐतिहासिक सामग्री और प्रतियोगिता में भाग लेने वाले की अपने विचार व्यक्त करने की क्षमता दोनों का मूल्यांकन किया जाता है।
हम शिक्षकों और स्कूली बच्चों से लोगों की स्मृति में मौजूद चीज़ों का संग्रहकर्ता बनने का आह्वान करते हैं। आख़िरकार, हम संपूर्ण ऐतिहासिक और सामाजिक संरचना के लुप्त होने के समय उपस्थित हैं और हम सभी "विस्मरण के तत्व" का सामना कर रहे हैं।
“सब कुछ भुला दिया गया है - राज्य की विचारधारा और जीवन शैली से लेकर सड़कों और रसोई के बर्तनों की उपस्थिति तक। पिछले जीवन के बारे में नई पीढ़ियों के ज्ञान की कमी पूरी तरह से आपसी गलतफहमी में बदलने का खतरा है" (एस. गैंडलेव्स्की)।
छात्र अनुसंधान का एक लक्ष्य पीढ़ियों के बीच संबंध बनाए रखना है।