दस्तावेज़ों के नमूने को स्टेपल कैसे करें. बहु-पृष्ठ दस्तावेज़ों की सिलाई को ठीक से कैसे व्यवस्थित करें: लेबल को कैसे और कहाँ चिपकाएँ (क्या यह गाँठ पर आवश्यक है), कितने पंचर (तीन या चार) सिलाई करने के लिए; मुझे कौन से धागे, चोटी, रिबन का उपयोग करना चाहिए? मैं इसे कैसे विनियमित करूं?

कई उद्यमियों, सचिवों और लेखाकारों, विशेष रूप से शुरुआती लोगों के पास एक प्रश्न है: "दस्तावेज़ों को स्टेपल कैसे करें?" ऐसा लगेगा कि इसमें इतना कठिन क्या है? हालाँकि, यह इतना आसान नहीं है. दस्तावेज़ नियामक अधिकारियों को प्रस्तुत किए जाते हैं या संग्रहीत किए जाते हैं, जिसका अर्थ है कि उन्हें सभी नियमों और विनियमों के अनुपालन में तैयार किया जाना चाहिए। आइए इस विषय की बारीकियों पर करीब से नज़र डालें।

कागजी कार्रवाई की दृष्टि से कार्यालय का काम एक जटिल प्रक्रिया है। यह व्यावसायिक कागजात के फर्मवेयर पर भी लागू होता है। आप बस चादरों के एक समूह को मोड़कर उन्हें एक साथ नहीं सिल सकते। बहुत बार, दस्तावेज़ ठीक-ठीक इसलिए लौटा दिए जाते हैं क्योंकि फ़ाइलें गलत तरीके से स्वरूपित की गई होती हैं।

यह समझने के लिए कि कार्यालय के काम में दस्तावेज़ों को ठीक से कैसे स्टेपल किया जाए, आपको पद्धति संबंधी अनुशंसाओं से परिचित होना चाहिए। उन्हें रोसारखिव (23 दिसंबर, 2009) द्वारा अनुमोदित किया गया था।

दस्तावेज़ों को स्टेपल क्यों किया जाता है?

इससे पहले कि हम यह समझें कि दस्तावेज़ों को सही तरीके से कैसे स्टेपल किया जाए, आइए चर्चा करें कि वास्तव में इसकी आवश्यकता क्यों है। हर व्यक्ति नहीं जानता कि ऐसा क्यों किया जाता है। लेकिन ऐसे बहुत से संगठन हैं जो दस्तावेज़ों को केवल सही, ठीक से निष्पादित रूप में ही स्वीकार करते हैं। उदाहरण के लिए, अभिलेखागार में जमा करते समय, निविदाओं में भाग लेने के लिए, कर कार्यालय में कागजात जमा करते समय, आदि।

हम यह नोट करना चाहेंगे कि इस मामले पर कोई स्पष्ट निर्देश नहीं है। हालाँकि, दस्तावेज़ तैयार करने की प्रक्रिया को नियंत्रित करने वाले नियम हैं। ऐसा माना जाता है कि यदि सभी कागजों का आयतन एक शीट से अधिक है तो उन्हें बिल्कुल सिला जाना चाहिए। यह प्रतियों पर भी लागू होता है, उदाहरण के लिए, कानूनी संस्थाओं के चार्टर के दस्तावेज़ (कंपनी की प्रतियों पर मुहर नहीं लगाई जाती है)। इसके अलावा, सिले हुए चादरों पर अरबी अंकों के साथ क्रमांकन किया जाता है। उन्हें ऊपरी दाएं कोने में रखा गया है। दस्तावेज़ों को सिलने के लिए आपको विशेष सुतली, एक सूआ और एक सुई की आवश्यकता होगी। पृष्ठों की संख्या के बारे में जानकारी वाला एक प्रमाणन नोट अंतिम शीट के पीछे चिपकाया जाना चाहिए। इस पर प्रबंधक के हस्ताक्षर और उद्यम की मुहर लगी होती है।

कवर डिज़ाइन

दस्तावेज़ ठीक से तैयार करते समय आपको कवर का भी ध्यान रखना चाहिए। अधिकतर यह कार्डबोर्ड होता है। इसके अलावा, यह दीर्घकालिक उपयोग के लिए हो सकता है, मानक (ए4 प्रारूप) या गैर-मानक हो सकता है।

कवर उन मामलों में मोटे कार्डबोर्ड से बनाए जाते हैं जहां शुरू में कागजों के दीर्घकालिक भंडारण (पच्चीस वर्ष से अधिक) की उम्मीद होती है। राज्य पुरालेख में जमा करने के लिए एक सरल विकल्प भी उपयुक्त है।

दस्तावेज़ों की सूची

दस्तावेज़ों को सिलने से पहले, आपको फ़ाइल के अंदर ही सब कुछ सही ढंग से व्यवस्थित करना होगा, ताकि आपको भविष्य में इस पर कढ़ाई न करनी पड़े। इसमें कागजात का एक पैकेज नहीं, बल्कि कई हो सकते हैं। इस मामले में, प्रत्येक सेट को अलग से सिला जाना चाहिए और इसमें फ़ोल्डर का नाम, इन्वेंट्री की तारीख, सभी शीटों की सूची, पूरा नाम के बारे में स्पष्ट जानकारी होनी चाहिए। जिम्मेदार व्यक्ति. इन्वेंटरी को क्रमांकित नहीं किया गया है।

शीटों पर सही संख्यांकन कैसे करें

शीटों पर सही ढंग से क्रमांकन करने के लिए, आपको कुछ नियम पता होने चाहिए:

1. शीट्स को नंबर दिए गए हैं, लेकिन पेजों को नहीं। यह याद रखना।
2. इन्वेंट्री क्रमांकित नहीं है.
3. यदि कागजों के बीच पत्र हैं, तो पहले लिफाफों को क्रमांकित किया जाता है, और फिर प्रत्येक शीट को बारी-बारी से क्रमांकित किया जाता है।
4. शीट नंबरों को एक साधारण पेंसिल का उपयोग करके शीर्ष (ऊपरी दाएं कोने) पर कोने में रखा गया है। वे अरबी अंकों का उपयोग करते हैं।
5. यदि केस में एक से अधिक वॉल्यूम हैं, तो उनमें से प्रत्येक को अलग से क्रमांकित किया गया है।
6. यदि अंदर उनकी स्वयं की नंबरिंग वाले दस्तावेज़ हैं, तो उन्हें अभी भी सामान्य नंबरिंग से गुजरना होगा।
7. बड़े प्रारूपों (ए2, ए3) की शीटें खोली जाती हैं, और ऊपरी कोने में एक सीरियल नंबर रखा जाता है। वे केवल एक किनारे पर घिरे हुए हैं।
8. यदि शीट में पूरी तरह से चिपके हुए टुकड़े हैं, तो इसमें केवल एक नंबर है, और नीचे आपको चिपकाए गए चेक और स्टेटमेंट की पूरी सूची हाथ से लिखनी चाहिए।
9. यदि फोटो और चेक केवल एक तरफ शीट से जुड़े हुए हैं, तो इस मामले में उनमें से प्रत्येक का अपना नंबर होगा।
10. आरेख, रेखाचित्र और फ़ोटो को भी क्रमांकित किया गया है।
11. कई शीटों से एक साथ चिपकाई गई योजनाओं और मानचित्रों में एक संख्या होती है, लेकिन सामान्य सूची इंगित करती है कि उनमें कितनी शीटें हैं।

क्या क्रमांकन में कोई त्रुटि है?

धागों के साथ दस्तावेज़ों को सिलने से पहले, यह सुनिश्चित करना बेहतर है कि सब कुछ सही ढंग से स्वरूपित किया गया है। विशेष रूप से जाँच लें कि सभी पृष्ठों पर सही संख्याएँ हों। छोटी त्रुटियों (उदाहरण के लिए, गायब पत्तियाँ) के मामले में, पत्र क्रमांकन की अनुमति है, लेकिन केवल पुरालेख कर्मियों की सहमति से। इसका मतलब यह है कि सभी शीट बिना सुधार के रह जाती हैं, और जो शीट गायब हैं उन्हें एक संख्या (पिछली शीट से) और एक अक्षर से चिह्नित किया जाता है।

यदि गंभीर गलतियाँ की जाती हैं, तो आपको कार्य को पूरी तरह से दोबारा करना होगा। यही कारण है कि आपको एक साधारण पेंसिल की आवश्यकता है ताकि आप गलत जानकारी मिटा सकें। लेकिन भले ही आपने कलम का इस्तेमाल किया हो, इससे कोई फर्क नहीं पड़ता। पुराने नंबरों को सावधानीपूर्वक काट दिया जाता है और उनके आगे नए नंबर लिख दिए जाते हैं। ऐसे में सर्टिफिकेशन नोट भी बदल जाता है. बेशक, उसे मामले से नहीं हटाया गया है। बस एक नया डाला जाता है।

दस्तावेज़ों को धागे से सही ढंग से कैसे सिलें?

यदि आपने सभी दस्तावेज़ तैयार कर लिए हैं और आश्वस्त हैं कि सभी निवेश सही हैं, तो आप अगले चरण पर आगे बढ़ सकते हैं। चादरें केवल विशेष धागों (जिन्हें बैंक सुतली भी कहा जाता है) और एक सुई से सिला जाता है। ऑफिस के काम में दस्तावेज़ों को सही तरीके से स्टेपल कैसे करें? आइए चरण दर चरण बारीकी से देखें कि यह कैसे किया जाता है।

मामले को इस तरह से प्रारूपित किया जाना चाहिए कि इसे भविष्य में पढ़ा जा सके। इसलिए, बाईं ओर, किनारे से डेढ़ सेंटीमीटर की दूरी पर, एक सूआ से एक के नीचे एक, तीन छेद किए जाते हैं। मध्य छेद बिल्कुल मध्य में स्थित होना चाहिए, और अन्य दो उससे तीन सेंटीमीटर दूर होने चाहिए।

यदि मामला छोटा है, तो छेद पंच का उपयोग करना अधिक सुविधाजनक है। और भारी मात्रा के लिए एक सूआ लेना बेहतर है। अक्सर पहला और आखिरी पेज ख़राब हो जाता है. इसलिए, पंचर स्थानों पर जहां सुतली गुजरेगी, वहां कार्डबोर्ड की स्ट्रिप्स लेना और गोंद करना बेहतर है। दस्तावेज़ सिलने से पहले धागा तैयार करना बेहतर है। इसे बहुत लंबा न करें, क्योंकि यह उलझ सकता है। सत्तर सेंटीमीटर आपके लिए पर्याप्त होना चाहिए।

स्पष्टीकरण को सरल बनाने के लिए, आइए छिद्रों को क्रमांकित करें। शीर्ष वाले को नंबर 1, केंद्रीय वाले को - 2, और नीचे वाले को - 3 होने दें। इसलिए, हम केस के पीछे की तरफ से सिलाई शुरू करते हैं, सुई को छेद 2 के माध्यम से खींचते हैं (सुतली का एक सिरा पीछे रहता है) फ़ोल्डर के) सामने की ओर, फिर सुई को छेद 1 से गुजारें, धागे को फिर से विपरीत दिशा में खींचें। जब सुतली और सुई का मुक्त सिरा फ़ोल्डर के पीछे हो, तो छेद तीन के माध्यम से आपको फिर से सामने की ओर जाना होगा, और फिर छेद 2 के माध्यम से पीछे की ओर जाना होगा। किसी संग्रह में दस्तावेज़ों को स्टेपल करने का तरीका यहां बताया गया है।

जैसा कि वे कहते हैं, काम पूरा हो गया है। कागजात बंधे हुए हैं. अब आपको सुतली को एक गाँठ (पीछे की ओर) में बाँधने की आवश्यकता है। गाँठ काफ़ी कड़ी होनी चाहिए और अंतिम पृष्ठ पर अच्छी तरह से फिट होनी चाहिए, क्योंकि इसे गोंद पर रखे एक आश्वासन नोट के साथ सुरक्षित करना होगा। सुतली के सिरे चिपके हुए कागज के नीचे से स्वतंत्र रूप से लटकने चाहिए।

हम दस्तावेजों को हस्ताक्षर से प्रमाणित करेंगे

ऐसा लगता है कि हमने यह पता लगा लिया है कि दस्तावेज़ों को सही तरीके से स्टेपल कैसे किया जाए। अब केवल हस्ताक्षर के साथ फाइलिंग को प्रमाणित करना बाकी है। वैसे, इसे ही कहते हैं - आश्वासन। इसे कागज के एक अलग टुकड़े पर बनाया जाता है और अंतिम पृष्ठ के पीछे चिपका दिया जाता है। नोट में सिले हुए कागजों की संख्या के बारे में जानकारी होनी चाहिए, जिसमें विशेषताओं का संकेत दिया गया हो (शायद यह प्रमाण पत्र, फोटो, चित्र, चित्र की उपस्थिति है)।

प्रमाणीकरण पर सीधे निदेशक या उसके डिप्टी द्वारा हस्ताक्षर किए जाते हैं, जो उसकी स्थिति को इंगित करता है। नोट को सावधानी से उस सुतली से चिपका दिया गया है जिससे हमने केस बांधा है। इसके ऊपर कंपनी की सील लगी होती है. लेकिन एक चेतावनी है. मुहर की छाप आंशिक रूप से नोट पर और आंशिक रूप से दस्तावेज़ शीट पर होनी चाहिए। यह एक बहुत महत्वपूर्ण मुद्दा है। और इसे याद रखना चाहिए.

हमने देखा कि दस्तावेज़ों को चरण दर चरण कैसे सिलना है। लेख में प्रस्तुत तस्वीरें प्रक्रिया को अधिक स्पष्ट रूप से प्रदर्शित करेंगी।

क्या कर कार्यालय के लिए दस्तावेज़ तैयार करने में कोई अंतर है?

यह अकारण नहीं है कि हम कर कार्यालय के लिए दस्तावेज़ों की तैयारी पर विशेष ध्यान देना चाहते हैं। बारीकियों और विशेषताओं का ज्ञान आपको कुछ समस्याओं से बचने की अनुमति देगा, अर्थात्, नियंत्रित करने वाले व्यक्तियों से परेशान होना। इस मामले में लापरवाही अनावश्यक दावों को जन्म दे सकती है।

ऐसे कई मामले हैं जब गलत रजिस्ट्रेशन का हवाला देकर केस वापस कर दिए जाते हैं। यह अकारण नहीं है कि रूसी संघ के वित्त मंत्रालय ने बाध्य दस्तावेज़, साथ ही उनकी कागजी प्रतियां प्रदान करने की शुद्धता के संबंध में एक विशेष स्पष्टीकरण (पत्र दिनांक 29 अक्टूबर, 2015 संख्या 03-02) दिया।

मैं आपको याद दिलाना चाहूंगा कि ऑडिट करते समय, कर कार्यालय को उन दस्तावेजों की कागजी प्रतियों का अनुरोध करने का अधिकार है जिन्हें प्रमाणित किया जाना चाहिए। वित्त मंत्रालय बताता है कि एक प्रति एक ऐसी प्रति है जो पूरी तरह से मूल को पुन: प्रस्तुत करती है। केवल वह संस्करण जिसमें कागज़ को कानूनी बल प्रदान करने वाले सभी विवरण शामिल हों, प्रमाणित माना जाता है। साथ ही, विभाग दस्तावेज़ों और उनकी प्रतियों को उचित तरीके से स्टेपल करने के बारे में सिफ़ारिशें प्रदान करता है। यहां तक ​​कि फोटोकॉपी भी फाइल कर दी जाती है. और इन्हें किसी अन्य रूप में स्वीकार नहीं किया जाता है.

कर कार्यालय के लिए दस्तावेज़ों को स्टेपल कैसे करें?

यह माना जाता है कि बाइंडर बहुत बड़ा नहीं होना चाहिए, एक सौ पचास शीट से अधिक नहीं। शीटों को पहले से शुरू करते हुए केवल अरबी अंकों (ठोस) में क्रमांकित किया जाना चाहिए। सभी शीटों को एक विशेष धागे का उपयोग करके दो या चार पंचर के साथ सिला जाता है। इस धागे के सिरों को अंतिम पृष्ठ के पीछे तक खींचा जाना चाहिए और वहां एक मजबूत गाँठ से बांध दिया जाना चाहिए।

सिफ़ारिशें न केवल दस्तावेज़ों को स्टेपल करने के तरीके पर दी जाती हैं, बल्कि रिवर्स साइड पर पेपर स्टिकर को कैसे डिज़ाइन किया जाए इस पर भी दी जाती हैं। इसमें फर्मवेयर साइट और यूनिट को ही कवर किया जाना चाहिए। स्टिकर का आयाम चालीस से पचास मिलीमीटर से अधिक नहीं होता है। क्रमांकित पृष्ठों की संख्या दर्शाने वाला एक प्रमाणीकरण हस्ताक्षर उस पर रखा गया है। यह सब संगठन के प्रमुख या किसी अन्य प्रतिनिधि द्वारा हस्ताक्षरित है जिसके पास ऐसा अधिकार है। इसके बाद, कंपनी की मुहर लगाई जाती है ताकि यह पूरे नाम के साथ स्टिकर और हस्ताक्षर दोनों को कवर कर सके। वह व्यक्ति जिसने दस्तावेज़ों को प्रमाणित किया।

विभाग स्पष्ट रूप से इस बात पर जोर देता है कि फाइलें तैयार करते समय, मूल प्रतियों और उनकी प्रतियों की सुरक्षा और अखंडता सुनिश्चित की जानी चाहिए। कर कार्यालय को एक कवरिंग लेटर के साथ बाध्य दस्तावेज़ प्रदान किए जाते हैं। यह बाइंडरों को दाखिल करने का आधार, उनकी मात्रा और उनमें से प्रत्येक में शीट की संख्या को इंगित करता है।

एक उपसंहार के बजाय

हमारे लेख में, हमने इस बारे में बात की कि किसी संग्रह में, कर कार्यालय के लिए, या केवल कार्यालय के काम के लिए दस्तावेज़ों को सही तरीके से कैसे स्टेपल किया जाए। इस मामले पर बहुत विवाद है, क्योंकि कोई एक मानक नहीं है। लेकिन अगर एक निश्चित समय के लिए कार्यालय में भंडारण के लिए समाचार पत्रों और दस्तावेजों की एक फाइल बनाना मुश्किल नहीं है, तो आपको समस्याओं से बचने के लिए नियामक अधिकारियों को प्रस्तुत करने के लिए कागजात के बंधन और निष्पादन को पूरी जिम्मेदारी के साथ करने की आवश्यकता है। सामान्य तौर पर, यह माना जाता है कि फाइलिंग व्यावसायिक कागजात को संग्रहीत करने का सबसे विश्वसनीय तरीका है, क्योंकि उन्हें बदलना या गलत साबित करना अधिक कठिन होता है। हमें उम्मीद है कि हमारी जानकारी आपके लिए उपयोगी होगी।

दस्तावेज़ों को व्यवस्थित करने के लिए, आपको उन्हें सही ढंग से प्रारूपित करना होगा। मुख्य आवश्यकता भंडारण की सुविधा और दस्तावेज़ीकरण की सुरक्षा सुनिश्चित करने की है, जो धागों के साथ बन्धन द्वारा प्राप्त की जाती है।

प्रिय पाठकों! लेख कानूनी मुद्दों को हल करने के विशिष्ट तरीकों के बारे में बात करता है, लेकिन प्रत्येक मामला व्यक्तिगत है। अगर आप जानना चाहते हैं कैसे बिल्कुल अपनी समस्या का समाधान करें- किसी सलाहकार से संपर्क करें:

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2019 में दस्तावेज़ कैसे फ़्लैश करें? विभिन्न प्राधिकारियों को दस्तावेज़ जमा करने या उन्हें अभिलेखीय भंडारण के लिए स्थानांतरित करने से पहले, शीटों को ठीक से जकड़ना आवश्यक है।

ऐसा करने के लिए कागजों को धागों से सिला जाता है। इस रूप में, दस्तावेज़ हानि और प्रतिस्थापन से सुरक्षित रहते हैं। लेकिन धागों से दस्तावेज़ को ठीक से कैसे सिलें?

आपको क्या जानने की आवश्यकता है

दस्तावेज़ों के भंडारण, प्रसंस्करण और विभिन्न प्राधिकारियों के पास जमा करने के लिए कागजात की बाइंडिंग की आवश्यकता होती है।

अक्सर, फर्मवेयर की आवश्यकता पंजीकरण या नियामक अधिकारियों को दस्तावेज जमा करते समय उत्पन्न होती है।

जानकारी की सटीकता की जांच करने और पूरा होने के क्रम को देखने के साथ-साथ स्टेपलिंग दस्तावेज़ तैयार करने की प्रक्रिया का एक अभिन्न अंग है।

कुछ दस्तावेज़ों के नुकसान को रोकने के लिए स्टेपलिंग सबसे विश्वसनीय तरीका है। उचित रूप से बंधे दस्तावेज़ों को जाली या प्रतिस्थापित नहीं किया जा सकता है।

लेकिन आधिकारिक दस्तावेज़ीकरण के संबंध में कागजात दाखिल करने जैसी सरल प्रक्रिया एक सख्ती से विनियमित प्रक्रिया है।

अर्थात्, आप शीटों को केवल धागों से नहीं बांध सकते, आपको कुछ डिज़ाइन नियमों का पालन करना होगा;

परिभाषाएं

दस्तावेज़ बाइंडिंग का अर्थ है कि दस्तावेज़ों को उचित क्रम में एक साथ बांधा गया है।

ग़लत स्टैपलिंग के कारण दस्तावेज़ अव्यवस्थित हो सकते हैं और बाद में शीट नष्ट हो सकती हैं या बदली जा सकती हैं।

ऐसी स्थिति में, यह साबित करना व्यावहारिक रूप से असंभव है कि दस्तावेज़ सही थे। दस्तावेज़ों के महत्व के आधार पर, परिणाम वास्तविक आपदा हो सकते हैं।

दस्तावेज़ों को स्टेपल करने के लिए स्टेपलर, विशेष उपकरण या धागे का उपयोग किया जाता है। लेकिन थ्रेड फास्टनिंग सबसे विश्वसनीय बनी हुई है, क्योंकि इस मामले में अलग-अलग शीटों को बदलना संभव नहीं होगा।

लेकिन दस्तावेजों को फ्लैश करते समय, आपको इसे सही ढंग से करने की आवश्यकता है। गलत तरीके से बंधे दस्तावेज़ सरकारी एजेंसियों द्वारा स्वीकार नहीं किए जाएंगे।

कुछ कंपनियाँ सभी नियमों के अनुसार फ़र्मवेयर दस्तावेज़ पेश करने में माहिर हैं।

लेकिन, संक्षेप में, यह कोई कठिन मामला नहीं है। यदि आप सही ढंग से चादरें सिलना जानते हैं, तो आप यह काम स्वयं कर सकते हैं।

यह किस उद्देश्य से किया गया है?

फ़र्मवेयर प्रक्रिया का अर्थ ही कागजातों को सुरक्षित रूप से सुरक्षित करना है। दस्तावेज़ आकस्मिक हानि से सुरक्षित रहते हैं, और क्रमांकित कागजों के ढेर से एक भी शीट को विवेकपूर्वक निकालना असंभव है।

फ़र्मवेयर का लाभ बचत में आसानी है। सिले हुए मामले काफी कॉम्पैक्ट होते हैं, वे कम जगह लेते हैं और व्यवस्थित करने में आसान होते हैं।

कुछ दस्तावेज़ों की अभिलेखीय अवधि बहुत लंबी होती है। स्टेपल किए गए कागजात उचित रूप में रखे जाते हैं, और यदि आवश्यक हो, तो आप आवश्यक दस्तावेज आसानी से पा सकते हैं।

दस्तावेज़ीकरण को संरक्षित करना न केवल सरकारी एजेंसियों के लिए, बल्कि निजी उद्यमियों के लिए भी महत्वपूर्ण है। हालाँकि इस मामले में, किसी व्यवसाय के लिए पंजीकरण के मुद्दों को संगठन के भीतर हल किया जा सकता है।

जहाँ तक सरकारी एजेंसियों को दस्तावेज़ जमा करने की बात है, अक्सर कागजात की गलत बाइंडिंग ही उन्हें स्वीकार करने से इनकार करने का कारण बन जाती है।

कानूनी विनियमन

दस्तावेज़ों का फ़र्मवेयर किसी विशेष मानक द्वारा विनियमित नहीं है। लेकिन इसका मतलब यह नहीं है कि आप दस्तावेज़ों को बेतरतीब ढंग से स्टेपल कर सकते हैं।

यह प्रक्रिया महत्वपूर्ण दस्तावेज़ीकरण के प्रसंस्करण के संबंध में मौजूदा आवश्यकताओं के अनुसार की जाती है।

आवश्यक निर्देश निम्नलिखित प्रावधानों में निहित हैं:

दस्तावेज़ों को धागे से सही ढंग से कैसे सिलें

इससे पहले कि आप दस्तावेज़ सिलना शुरू करें, आपको उन्हें तैयार करना होगा। ऐसा करने के लिए, सभी कागजात को तिथि के अनुसार क्रमबद्ध किया जाता है। इसके बाद, अनुक्रम का पालन करते हुए, दस्तावेज़ों को मोड़ा जाता है और प्रत्येक व्यक्तिगत शीट पर क्रमांकन किया जाता है।

क्रमांकन के लिए अरबी अंकों का प्रयोग किया जाता है। नंबर शीट के दाईं ओर दर्शाया गया है। इस मामले में, नंबरिंग नंबर 1 से शुरू होती है, लेकिन बाध्य दस्तावेजों को ध्यान में नहीं रखा जाता है।

दस्तावेज़ों को बाहरी प्रभावों से बचाने के लिए, एक विशेष कार्डबोर्ड कवर "डेलो" का उपयोग किया जाता है, जो विभिन्न आकारों और विभिन्न गुणों में आता है।

मानक दस्तावेज़ों को स्टेपल करते समय, मानक A4 प्रारूप बाइंडर का उपयोग किया जाता है। दस्तावेज़ीकरण में लिफ़ाफ़े भी क्रमांकन के अधीन हैं।

इस मामले में, पहले लिफाफे पर नंबर चिपकाया जाता है, और उसके बाद ही उसमें रखे गए फोटोग्राफ और कागजात पर नंबर लगाया जाता है।

यदि नंबरिंग प्रक्रिया के दौरान कोई त्रुटि हो जाती है, तो गलत मान को एक पंक्ति से काट दिया जाता है और फिर नंबरिंग जारी रहती है।

क्रॉस आउट त्रुटि की उपस्थिति वाली शीट को शिलालेख "सही विश्वास", हस्ताक्षर और मुहर द्वारा प्रमाणित किया जाता है।

आपको वास्तव में किसकी आवश्यकता है?

विभिन्न प्रकार के दस्तावेज़ फर्मवेयर के अधीन हैं - लेखांकन, कर, वैधानिक, रिपोर्टिंग, आदि।

सामान्य सिलाई प्रक्रिया मानक है, हालाँकि विभिन्न सिलाई विधियों का उपयोग किया जा सकता है। लेकिन कुछ विशेष प्रकार के दस्तावेज़ों के लिए कुछ विशिष्टताएँ होती हैं।

लेखांकन दस्तावेज़ नियमित दस्तावेज़ों की तरह सिले जाते हैं। लेकिन एक बारीकियां है - चमकते समय, पांच छेद बनते हैं, क्योंकि मामले काफी बड़े हो जाते हैं।

इसके अलावा, केवल एक अधिकृत कर्मचारी, मुख्य रूप से व्यवसाय का प्रभारी लेखाकार, को दस्तावेज़ सिलने का अधिकार है।

लेखांकन दस्तावेज़ पर क्रमांकन पेंसिल में लिखा गया है। मामले में मौजूद सभी दस्तावेजों की एक सूची संकलित की जानी चाहिए।

अभिलेखागार में जमा करने के लिए दस्तावेज़ तैयार करते समय, निम्नलिखित की आवश्यकता होती है:

1. सभी दस्तावेज़ों का व्यवस्थितकरण।
2. क्रमांकन.
3. उद्देश्य के आधार पर सभी कागजात को एक सामान्य फ़ोल्डर में दाखिल करना।
4. एक सूची बनाना.
5. सिले हुए फ़ोल्डर के कवर का डिज़ाइन।

यह प्रक्रिया 25 वर्ष या उससे अधिक की भंडारण अवधि वाले दस्तावेज़ों को संग्रहीत करते समय प्रदान की जाती है।

10 साल तक की शेल्फ लाइफ वाले कागजों को फ़ाइल में क्रमांकित नहीं किया जा सकता है और बाइंडर में संग्रहीत नहीं किया जा सकता है, लेकिन धागे के साथ बन्धन अभी भी अधिक विश्वसनीय है।

अभिलेखीय दस्तावेज़ों के लिए, कवर को सही ढंग से डिज़ाइन करना महत्वपूर्ण है। कार्डबोर्ड कवर बताता है:

• संस्था का नाम;
• उपखंड;
• संग्रहण अवधि;
• मामले का नाम और विषय.

कर कार्यालय के लिए दस्तावेज़ तैयार करते समय भी बारीकियाँ होती हैं। इसलिए, कर डेटा में बदलाव करने के लिए एक व्यक्तिगत उद्यमी या कानूनी इकाई को पंजीकृत करने के लिए कागजात नोटरी की उपस्थिति में सिले जाते हैं।

इससे यह सुनिश्चित होता है कि हस्ताक्षर प्रमाणित होने के बाद दस्तावेजों में कोई सुधार नहीं हुआ है।

जुलाई 2013 से, टैक्स रिटर्न बिना दाखिल किए जमा किया जा सकता है। उद्यमी स्वयं चुन सकते हैं कि कागजों को स्टेपल करना है या उन्हें स्टेपल करके सौंपना है।

प्रक्रिया

दस्तावेज़ फ़्लैश करते समय, आपको मानक प्रक्रिया का पालन करना होगा:

दो छेदों में

सबसे आसान विकल्प दस्तावेजों को दो पंचर के माध्यम से स्टेपल करना है। प्रक्रिया निम्नलिखित है:

1. दस्तावेज़ों से स्टेपल और पेपर क्लिप हटा दें।
2. चादरें सीधी बिछाएं और नंबरिंग की जांच करें।
3. एक अवल या होल पंच का उपयोग करके और किनारे से पीछे हटते हुए, दो छेद करें।
4. धागे को दोनों पंक्चर से गुजारें और सिरों को पीछे की तरफ बांधें।
5. धागों के सिरे बाँधें।
6. गांठ के हिस्से पर मोटे सफेद कागज या पेपिरस पेपर (यदि 10 साल से अधिक समय से संग्रहीत हो) का एक आयत चिपका दें।

फोटो: दो पंक्चर में दस्तावेज सिलते हुए

तीन छेद

थ्री-होल फ़र्मवेयर दस्तावेज़ों की मानक तैयारी के साथ शुरू होता है। निम्नलिखित कार्य योजना है:

• फिर धागे को दस्तावेज़ों के पीछे के सबसे निचले छेद से गुजारें।

• सुई और धागे को सामने की ओर से केंद्रीय पंचर पर लौटाएँ।

• धागे पीछे की तरफ होंगे, लेकिन यदि कोई भारी बंडल सिल दिया जा रहा है, तो प्रक्रिया दोहराई जा सकती है।
• धागे के सिरों को बांधें, शेष सिरा लगभग 7-8 सेमी लंबा होना चाहिए।

• मूल डेटा को इंगित करने वाले नोड पर एक पेपर आयत चिपकाएँ।

• चिपके हुए आयत पर एक मोहर और हस्ताक्षर लगाएं।

चार छेद

चार छेद वाली सिलाई सबसे विश्वसनीय है। आमतौर पर बड़ी मात्रा में संग्रहीत दस्तावेज़ों को इसी तरह सील किया जाता है।

क्रियाओं का एल्गोरिथ्म इस प्रकार है:

1. मानक आवश्यकताओं का पालन करते हुए चार छेद करें।
2. दूसरे शीर्ष पंचर से सिलाई शुरू करें।
3. धागे को सबसे ऊपरी पंचर में डाला जाता है।
4. फिर धागे को दूसरे छेद से और फिर तीसरे छेद से गुजारा जाता है।
5. धागे को चौथे छेद के माध्यम से बंडल के पीछे की ओर निर्देशित किया जाता है जिसे घेरा जाना है।
6. अंत में, सुई को सामने की ओर से तीसरे पंचर में डाला जाता है।

चार छेदों में दस्तावेज़ों की सिलाई व्यवहार में कैसी दिखती है, इसे नीचे दी गई तस्वीरों में देखा जा सकता है।

फ़र्मवेयर पूरा करना

फ़र्मवेयर प्रक्रिया यूनिट को सील करके और प्रमाणन द्वारा पूरी की जाती है। ऐसा करने के लिए, पेपिरस पेपर के एक आयत का उपयोग करें (अल्प शैल्फ जीवन वाले दस्तावेजों के लिए सादा सफेद कागज)।

वीडियो: धागे और सुई का उपयोग करके दस्तावेज़ों को ठीक से कैसे सिलें

शीट को चिपकाया जाता है ताकि गाँठ का हिस्सा स्पष्ट रूप से दिखाई दे और धागों के सिरे स्वतंत्र रूप से लटकें। गोंद अच्छी तरह से सूखने के बाद, चिपकाए गए कागज के टुकड़े पर एक प्रमाणन शिलालेख बनाया जाता है (आप तैयार शिलालेख के साथ एक शीट चिपका सकते हैं)।

शिलालेख इस प्रकार दिखता है:

"सिलाई, क्रमांकित, हस्ताक्षरित और सीलबंद ___ (________) शीट ___"

प्रमाणन पत्र का उदाहरण

किसी पुरालेख या बैंक में महत्वपूर्ण कागजात जमा करने, या कर या अन्य वित्तीय संगठन को एक रिपोर्ट प्रदान करने के लिए, दस्तावेजों को फ्लैश करना आवश्यक है। यह पंजीकरण प्रक्रिया व्यावहारिक कारणों से है जो व्यक्तिगत शीटों के आकस्मिक नुकसान की असंभवता, साथ ही सुरक्षा उपायों को सुनिश्चित करती है। यह पता लगाने लायक है कि एक बहु-पृष्ठ दस्तावेज़ को ठीक से कैसे फ़्लैश किया जाए।

विधायी औचित्य

आज तक, GOST के अनुसार दस्तावेज़ीकरण को बाध्य करने के लिए कोई सामान्य नियामक सिद्धांत नहीं हैं। मुख्य मानक GOST R 51141-98 "कार्यालय कार्य और संग्रह", जिसमें दस्तावेज़ प्रवाह की शब्दावली परिभाषाएँ शामिल हैं, आधिकारिक कागजात दाखिल करने की प्रक्रिया को विनियमित नहीं करता है।

सरकारी निकायों के लिए सामग्री तैयार करते समय जिन नियमों पर भरोसा किया जाना चाहिए उनमें निम्नलिखित हैं:

• 23 दिसंबर 2009 को रोसारखिव संख्या 76 की सिफारिशें;
• कार्यालय कार्य के लिए मानक सिद्धांतों पर संस्कृति मंत्रालय का आदेश संख्या 536 दिनांक 8 नवंबर 2005;
• व्यावसायिक सामग्रियों को बनाए रखने और तैयार करने के लिए केंद्रीय बैंक दिशानिर्देश;
• 18 अप्रैल, 2003 को स्वीकृत संघीय कर सेवा के नियम, कुछ प्रकार के दस्तावेजों को भरने और बाध्य करने की प्रक्रिया का वर्णन करते हैं।

कार्यालय कार्य के मामले में सख्त विनियमन की कमी के कारण, आवश्यक रिपोर्ट तैयार करते समय, उसी संस्थान की सिफारिशों का अध्ययन करना आवश्यक हो जाता है जहां कागजात भेजे जाएंगे। इसके अलावा, किसी निजी उद्यम या कानूनी इकाई को सरकारी एजेंसी के साथ पंजीकृत करते समय, निविदा के लिए आवेदन करते समय, या अभिलेखीय रखरखाव के लिए सामग्री स्थानांतरित करते समय, फर्मवेयर फ्लैश करते समय संघीय विभाग द्वारा निर्धारित निर्देशों का पालन करना आवश्यक है।

GOST के अनुसार दस्तावेज़ों को सही ढंग से कैसे फ़्लैश करें, इसकी तस्वीरें नीचे पोस्ट की जाएंगी। फ़र्मवेयर पर कुछ अत्यधिक विशिष्ट जानकारी भी शामिल की जाएगी। उदाहरण के लिए, कर कार्यालय के लिए दस्तावेज़ ठीक से कैसे दाखिल करें।

दाखिल करने की आवश्यकता वाले दस्तावेज़ के प्रकार

यह ध्यान रखना महत्वपूर्ण है कि केवल कुछ प्रकार के दस्तावेज़ों को सिलाई करना आवश्यक है, जिनकी सामग्री कर अधिकारियों सहित पंजीकरण और नियामक प्राधिकरणों के लिए एक से अधिक शीट पर स्थित है। संग्रह में प्रस्तुत निविदा सामग्री और फ़ोल्डर बनाते समय फर्मवेयर भी अनिवार्य है।

दस्तावेजों को ठीक से कैसे सिलें और स्टेपल करें, इसका विश्लेषण करने से पहले, उन कागजात के प्रकारों का पता लगाना महत्वपूर्ण है जिन्हें सरकार और अन्य अधिकारियों को स्थानांतरित करने से पहले एक विशेष तैयारी प्रक्रिया की आवश्यकता होती है:

• अभिलेखीय दस्तावेज़ीकरण (भंडारण के लिए तैयार सामग्री);
• आने वाले और बाहर जाने वाले कागजात;
• लेखांकन रिपोर्ट (अग्रिम विवरण, टर्नओवर विवरण, चालान, प्रदर्शन किए गए कार्य के कार्य, कैश बुक, वेबिल, आदि);
• कार्मिक विनियम (आदेश, स्टाफिंग);
• सत्यापन के लिए कर प्राधिकरण (कुछ प्रकार), पेंशन फंड को भेजे गए दस्तावेज़;
• दस्तावेज़ों की प्रतियां, नोटरीकृत और प्रमाणित।

कार्यालय का काम एक जटिल और श्रमसाध्य प्रक्रिया है जिसके लिए कुछ ज्ञान और कौशल की आवश्यकता होती है। सिले हुए दस्तावेज़ को सिस्टम में लाना और उसे संग्रहीत करना अधिक सुविधाजनक है। सावधानी से बांधी गई शीटों को चुपचाप बदलना या फ़ोल्डर से हटाना लगभग असंभव है, इसलिए महत्वपूर्ण जानकारी के मिथ्याकरण या हानि के जोखिम कम हो जाते हैं।

कवर डिज़ाइन

इससे पहले कि आप किसी दस्तावेज़ को ठीक से सिल सकें, आपको सभी आवश्यक सामग्री तैयार करनी होगी। प्रत्येक व्यक्तिगत फ़ोल्डर के लिए एक कार्डबोर्ड कवर की आवश्यकता होती है। कवर में शामिल हैं:

• मानक, जिसका आकार 22.9 x 32.4 सेमी है, मानक कागजात के लिए उपयोग किया जाता है;
• गैर-मानक, A4 के अलावा अन्य बड़े प्रारूपों की शीट के लिए उपयोग किया जाता है;
• दीर्घकालिक भंडारण - अधिक टिकाऊ सामग्री से बना है और इसका कोई भी आकार हो सकता है (25 वर्ष से अधिक के शेल्फ जीवन वाले दस्तावेजों के लिए गणना की गई)।

एसिड-मुक्त कार्डबोर्ड का उपयोग सरकारी एजेंसियों तक डिलीवरी के लिए किया जाता है। कवर में अन्य सामग्रियों के बीच फ़ोल्डर को जल्दी और आसानी से ढूंढने के लिए आवश्यक पहचान संबंधी जानकारी होती है। सबसे पहले संस्था, विभाग का नाम और सामग्री के नाम के शब्द लिखे जाते हैं। निर्दिष्ट केस इंडेक्स, भंडारण अवधि और फ़ोल्डर संख्या भी दर्ज की जाती है। सबसे नीचे शीटों की कुल संख्या और बाइंडर के बनने की तारीख है।

दस्तावेज़ सूची

बाध्य दस्तावेजों की सामग्री और समय का खुलासा करने वाली वर्णनात्मक जानकारी अनिवार्य है। यह दस्तावेज़ का नाम, फ़ाइल रखने की तारीख और भंडारण अवधि को नोट करता है। इसके अलावा, इन्वेंट्री एक एनोटेशन के साथ प्रदान की जाती है, जो एक व्याख्यात्मक नोट है जिसमें सामग्री की सामग्री के सभी बिंदुओं पर प्रकाश डाला जाता है, पृष्ठों को विषयों की सूची के अनुसार दर्शाया जाता है, और इन कागजात को संग्रहीत करने का कारण भी नोट किया जाता है। अंत में, फाइलिंग के लिए जिम्मेदार अधिकृत व्यक्ति का व्यक्तिगत डेटा दर्ज किया जाता है।

इन्वेंट्री सामान्य क्रमांकन में शामिल नहीं है। अक्सर, इन्वेंट्री को फ़ोल्डर के साथ एक साथ दर्ज किया जाता है या पीछे के कवर से चिपका दिया जाता है (कुछ मामलों में, इन्वेंट्री के लिए एक विशेष फ़ोल्डर में स्थित होता है)।

इन्वेंट्री की तुलना में वॉल्यूम को मोड़ा जाता है और 20 सेमी ऊंचे ढेर में बांध दिया जाता है, सामग्री को संख्याओं के आरोही क्रम में क्रमबद्ध किया जाता है। फिर फ़ाइलों को एक विशेष संरचनात्मक विभाग में संग्रहीत छोड़ा जा सकता है या संग्रह कर्मचारियों को स्थानांतरित किया जा सकता है। सामग्री को संग्रह में रखने की अवधि समाप्त होने के बाद, उन्हें स्थापित प्रक्रिया के अनुसार नष्ट कर दिया जाता है।

शीट क्रमांकन नियम

किसी बाध्य दस्तावेज़ में शीटों को ठीक से कैसे सिलें और गिनें? क्रमांकन प्रक्रिया क्लर्क के लिए गंभीर समस्याएँ पैदा नहीं करती है। नंबरिंग काली पेंसिल से की जाती है। किसी स्याही का प्रयोग नहीं किया जा सकता. संख्या को सही ढंग से इंगित करने के मूल सिद्धांत इस प्रकार हैं:

• पदनाम प्रक्रिया में अरबी अंकों का उपयोग किया जाता है (बहुत कम ही रोमन अंक);
• संख्याओं को आरोही क्रम में व्यवस्थित किया गया है;
• शीटों पर क्रमांकन किया जाता है, पृष्ठों पर नहीं (हालाँकि पृष्ठांकन अलग से भी मौजूद हो सकता है);
• नंबर पृष्ठ के शीर्ष पर दाएं कोने में स्थित होने चाहिए;
• प्रतीकों को पाठ पर आरोपित नहीं किया जा सकता;
• एप्लिकेशन को मुख्य दस्तावेज़ के साथ एक सामान्य सूची में क्रमांकित किया जाता है (बशर्ते कि एप्लिकेशन को एक अलग फ़ोल्डर में आवंटित नहीं किया गया हो)।

फर्मवेयर के लिए सामग्री हमेशा कालक्रम के अनुसार रखी जाती है: पहले से लेकर जो हाल ही में बनाई गई थी।

यदि फ़ाइल में कोई पत्र है, तो उसे लिफाफे से क्रमांकित करना शुरू करना आवश्यक है, और फिर उसमें मौजूद शीटों की गिनती करना आवश्यक है। जब कई खंड होते हैं, तो उनमें से प्रत्येक को अलग-अलग क्रमांकित किया जाता है। बड़े प्रारूप वाली सामग्रियों को ऊपरी कोने में दाईं ओर क्रमांकित किया जाता है, दो या तीन बार मोड़ा जाता है, और फिर एक किनारे पर सिला जाता है।

ऐसे मामले में जब एक शीट पर एक नहीं, बल्कि कई अलग-अलग दस्तावेज़ (चेक, फॉर्म) होते हैं, तो इन टुकड़ों की एक सूची संकलित की जाती है, और शीट को सामान्य क्रम में क्रमांकित किया जाता है। हालाँकि, यदि कागजात एक साथ चिपके हुए हैं, तो प्रत्येक शीट को अलग से क्रमांकित किया जाना चाहिए और सामान्य सूची में शामिल किया जाना चाहिए।

यदि आप सही अनुक्रम गिनते और लिखते समय गलतियाँ करते हैं, तो लुप्त संख्याओं को एक अक्षर जोड़कर पिछली शीट की संख्या का उपयोग करके क्रमांकित किया जा सकता है (उदाहरण के लिए, 11 और फिर 11ए, 11बी)।

जब नंबरिंग छूट जाती है या पूरी तरह से उल्लंघन हो जाता है, तो शीट नंबरों को दोबारा लिखना आवश्यक होता है। गलत संख्या को काट दिया जाता है और सही संख्या को उसके आगे रख दिया जाता है। यदि फ़र्मवेयर को पहले ही प्रमाणन पत्र के साथ सील कर दिया गया है, तो इसमें सुधार भी किए जाते हैं।

बाइंडिंग के तरीके

किसी दस्तावेज़ को सही ढंग से फ़्लैश करने के कई तरीके हैं:

1. सुई और धागे का उपयोग करना। इस विकल्प का उपयोग उन मामलों में किया जाता है जहां एक छोटी फ़ाइल बनाना आवश्यक होता है। सिलाई दो पंचर के साथ की जाती है; गठित छेद के माध्यम से एक धागा पिरोया जाता है, जिसके सिरे दस्तावेज़ के पीछे बांधे जाते हैं। मुहर द्वारा प्रमाणित शिलालेख वाला कागज का एक टुकड़ा गाँठ से चिपका हुआ है।
2. एक छेद पंच (सूआ) और धागे का उपयोग करना। होल पंच से दस्तावेज़ों को ठीक से कैसे पंच करें? जब सामग्री की बात आती है तो यह विधि सबसे स्वीकार्य है अधिक. इस मामले में, दस्तावेज़ का कवर सिला नहीं गया है।
3. सुराखों और नाल के लिए छेद छेदने वाला यंत्र। सुराखों के लिए छेद पंच के साथ दस्तावेज़ को ठीक से कैसे सिलाई करें? धातु या प्लास्टिक सामग्री से बनी फिटिंग को उन दस्तावेजों के प्रसंस्करण के लिए उपयोग करने की अनुमति है जिनकी शेल्फ लाइफ 10 वर्ष से अधिक नहीं है। अभिलेखीय सामग्री के लिए, 5 वर्ष तक की भंडारण अवधि को छोड़कर, इस पद्धति का व्यावहारिक रूप से उपयोग नहीं किया जाता है।
4. एक ड्रिल (पेचकश) का उपयोग करना। जब बहुत बड़ी मात्रा में लेस लगाना आवश्यक हो तो उपकरणों का उपयोग उचित है। इस मामले में, सामग्री काफी मोटी रस्सी या टेप से जुड़ी होती है। इस मामले में, कवर को केस के साथ सिलना अक्सर आवश्यक होता है।
5. एक बाइंडिंग मशीन और एक स्वचालित नंबरिंग मशीन पर। यह विकल्प केवल छपाई घरों में बड़ी और बड़ी सामग्री की सिलाई के लिए उपलब्ध है।

फ़र्मवेयर ऑर्डर

आमतौर पर, दस्तावेज़ीकरण की तैयारी एक विशेषज्ञ द्वारा की जाती है जिसे संस्थान के आदेश या उसके नौकरी विवरण के अनुसार क्लर्क के कार्य सौंपे जाते हैं। किसी दस्तावेज़ को चरण दर चरण फ़्लैश कैसे करें? दस्तावेजों को चमकाने की प्रक्रिया में निम्नलिखित बिंदु शामिल हैं:

• दस्तावेज़ों का दिनांक और शीट संख्या के अनुसार सही क्रम में वितरण, चेहरा ऊपर करें।
• तैयार सामग्री से किसी भी विदेशी हिस्से को हटाना: स्टेपल, फास्टनरों, आदि।
• सभी शीटों को एक समान ढेर में रखना (यदि बड़ी संख्या में शीट हैं, तो एक निश्चित उपकरण का उपयोग किया जाता है)।
• छेद बनाना (उन्हें हाशिये से आगे नहीं जाना चाहिए जहां पाठ स्थित है, और शीट के किनारे से 1.5 सेमी आगे स्थित होना चाहिए)। मानक दस्तावेजों के लिए, 3 पंचर बनाए जाते हैं (कभी-कभी 4), महत्वपूर्ण कागजात के लिए 5 बनाना आवश्यक होता है। केंद्रीय छेद बीच में स्थित होगा, अन्य छेद प्रत्येक 3 सेमी के अंतराल पर होंगे।

परिणामी पंचर में एक उपयुक्त धागा पिरोया जाता है (यदि धागा पतला है, तो इसे दो बार पिरोया जाता है), जिसके सिरे हेम के पीछे की तरफ एक गाँठ से सुरक्षित होते हैं। बुने हुए धागों के ऊपर एक आयताकार शीट (4 गुणा 8 सेमी) जुड़ी होती है ताकि सिरे दिखाई देते रहें। स्टिकर क्रमांकित और लेस वाली शीटों की संख्या और सिलाई करने वाले कर्मचारी की जानकारी को इंगित करता है।

आरबी दस्तावेजों को सही तरीके से कैसे फ्लैश करें? जैसा कि ऊपर लेख में बताया गया है।

प्रमाणन पत्र

यह प्रक्रिया अनिवार्य है और सभी सामग्रियों की फ्लैशिंग और नंबरिंग के बाद की जाती है। प्रमाणन शिलालेख फ़र्मवेयर के पीछे धागे की एक गाँठ से जुड़ा हुआ कागज का एक छोटा टुकड़ा है।

यह पेपर सिले हुए शीटों की संख्या (आवश्यक रूप से शब्दों और संख्याओं में) इंगित करता है। इसके अलावा, यह इंगित करना आवश्यक है कि क्या मामले में क्षतिग्रस्त/क्षतिग्रस्त चादरें हैं।

सामग्री की सिलाई के लिए जिम्मेदार व्यक्ति का व्यक्तिगत डेटा दर्ज किया जाता है, और उसके हस्ताक्षर भी लगाए जाते हैं। शिलालेख के शीर्ष पर संस्था की मोहर लगी हुई है। सील को स्वयं शिलालेख को कवर करना चाहिए और शीट के हिस्से तक फैलाना चाहिए।

संग्रह के लिए फर्मवेयर

संग्रहीत की जाने वाली सामग्री को दस्तावेज़ को ठीक से कैसे सिलना है, इस पर कुछ निर्देशों का पालन करना आवश्यक है। इससे पहले कि आप कागजों की सिलाई शुरू करें, आपको उन सभी अनावश्यक फास्टनरों, हुकों या अन्य तत्वों को हटाना होगा जो सिलाई में बाधा डालते हैं। शीटों की पूरी सूची को क्रम में व्यवस्थित किया जाता है, और एक ढेर बनाया जाता है जो सभी तरफ से समान होता है।

संग्रह के लिए दस्तावेज़ों को ठीक से कैसे फ़्लैश करें?

मानक दस्तावेज़ों के लिए, एक विशेष सुई या सूआ का उपयोग करके तीन पंचर बनाए जाते हैं। छेद एक दूसरे से समान दूरी (तीन सेंटीमीटर) पर स्थित होते हैं, केंद्रीय से शुरू होकर, जो शीट के ठीक बीच में स्थित होना चाहिए।

सामग्री को ढेर के बायीं ओर सिला जाता है। शीट के किनारे से, साथ ही दस्तावेज़ के पाठ भाग से एक इंडेंट (डेढ़ सेंटीमीटर) की आवश्यकता होती है। थ्रेडिंग के लिए इस्तेमाल किया जाने वाला धागा मजबूत और लगभग 70 सेंटीमीटर लंबा होना चाहिए। प्रारंभ में, लेसिंग दस्तावेज़ के अंत में केंद्रीय छेद से शुरू होती है और तब तक खींची जाती है जब तक कि धागे की शेष पूंछ 15 सेंटीमीटर न हो जाए। फिर सुई को सबसे ऊपरी छेद में डाला जाता है, नीचे के छेद तक खींचा जाता है और फिर से केंद्रीय छेद में डाला जाता है। अंततः, कम से कम 6-8 सेंटीमीटर के सिरों वाली एक गाँठ बाँधी जाती है। गठित गाँठ के ऊपर एक प्रमाणन पत्र चिपकाया जाता है।

10 वर्ष से अधिक की अवधि के लिए स्थायी भंडारण की सामग्री को सूची के अनुसार संग्रह में स्थानांतरित किया जाता है। यह एक प्रमाणन शिलालेख द्वारा प्रमाणित है जिसमें कुल मामलों की संख्या, उनकी लाइसेंस प्लेट (शब्दों और संख्याओं में लिखी गई) का संकेत दिया गया है, दस्तावेजों की स्वीकृति और प्रसारण में प्रतिभागियों की तारीख और हस्ताक्षर नीचे दिए गए हैं।

यह पता चला कि संग्रह के लिए दस्तावेजों को ठीक से फ्लैश करने के तरीके पर कई नियम नहीं हैं। मुख्य बात उनका सख्ती से पालन करना है।

कर अधिकारियों के लिए दस्तावेजों का निर्माण

संघीय कर सेवा के लिए दस्तावेज़ों को ठीक से कैसे फ़्लैश और सील करें? इस संस्थान के लिए कागजात की तैयारी व्यावहारिक रूप से मानक मानक प्रक्रियाओं से अलग नहीं है, जिसके लिए उपरोक्त सिफारिशों का विस्तार से वर्णन किया गया है। हालाँकि, संग्रह में स्थानांतरित सामग्री के फ़र्मवेयर से अभी भी कुछ अंतर हैं। आधिकारिक दस्तावेज़ों को एक विशेष धागे या सुतली से एक साथ सिल दिया जाता है। सामान्य तरीके से, 3 छेद बनाए जाते हैं; लेखांकन रिपोर्ट के लिए, 5 की आवश्यकता होती है। सिले हुए कागजों को 3 गुणा 5 सेमी की एक पट्टी से सील कर दिया जाता है, जिसे धागे की एक बंधी हुई गाँठ पर चिपका दिया जाता है।

हालाँकि हाल ही में, कर सेवा को प्रस्तुत किए गए आवेदनों और घटक दस्तावेजों के लिए फाइलिंग की आवश्यकता नहीं है। बेशक, यह कुछ हद तक एक प्लस है: आपके पास अधिक खाली समय होगा, जिसे अधिक उपयोगी तरीके से खर्च किया जा सकता है।

मामलों के पूरा होने के एक वर्ष बाद, सामग्री कार्यालय अभिलेखागार को सौंप दी जाती है। यदि कोई नहीं है, तो उन्हें राज्य या नगरपालिका भंडारण में स्थानांतरित कर दिया जाता है। औसतन, नोटरी दस्तावेज़ीकरण 75 वर्षों तक संग्रहीत किया जाता है।

बाध्य दस्तावेज़ों के लिए सबसे महत्वपूर्ण आवश्यकताओं में से एक अनुल्लंघनीयता है। इसलिए, यदि कोई शीट या सामग्री गायब है, तो उसे आसानी से डालना संभव नहीं होगा। ऐसा करने के लिए, आपको मामले को सुलझाना होगा और इसे दोबारा बनाना होगा या लापता दस्तावेज़ को अलग से भरना होगा। पूरी तरह से तैयार बाइंडर से कोई भी शीट जोड़ी या हटाई नहीं जा सकती।

अब यह स्पष्ट है कि कर कार्यालय या अभिलेखागार के लिए दस्तावेज़ों को ठीक से कैसे सिलना और सील करना है।

व्यावसायिक दस्तावेज़ों के साथ काम करते समय, आपको अक्सर एकल जर्नल में शीट दाखिल करनी पड़ती है। यदि फ़ोल्डर को इस तरह व्यवस्थित किया जाता है और सील के साथ प्रमाणित किया जाता है, तो यह इसमें शामिल प्रपत्रों को प्रतिस्थापित या खो जाने से बचाता है। दस्तावेजों का व्यवस्थितकरण कार्यालय कार्य के नियमों के अनुसार किया जाता है। वे शीटों की संख्या और उन्हें जर्नल में दाखिल करने का क्रम निर्धारित करते हैं। सीम को ठीक करने के लिए, एक विशेष टैग चिपकाया जाना चाहिए। लेख के अंत में आप "सिले और क्रमांकित" शब्द नमूने डाउनलोड कर सकते हैं।

सभी मैगज़ीन शीटों पर क्रमांकन और सिलाई करने के बाद, धागे की गाँठ पर एक स्टिकर लगा दिया जाता है। यह एक छोटा कागज़ का आयत है, जिसका आयाम लगभग 4x6 सेमी है। इसकी कई प्रतियां पहले से तैयार करने और प्रिंट करने की अनुशंसा की जाती है ताकि वे हमेशा हाथ में रहें।

नमूना स्टिकर में भरने के लिए निम्नलिखित फ़ील्ड शामिल हैं:

1. लेस, क्रमांकित और सीलबंद शीटों की संख्या। इसे पहले संख्याओं में, फिर कोष्ठकों में शब्दों में दर्शाया जाता है।
2. अधिकृत कर्मचारी की स्थिति.
3. प्रतिलेख के साथ हस्ताक्षर.

अलग-अलग नमूनों में शब्दांकन भिन्न हो सकता है। एक नियम के रूप में, स्टिकर केवल शीटों की संख्या और पत्रिका के लिए जिम्मेदार कर्मचारी की स्थिति के बारे में जानकारी दर्शाता है। अंत में उनके हस्ताक्षर हैं.

महत्वपूर्ण! स्टिकर को जर्नल के गठन की तारीख और संगठन की मुहर (यदि कोई हो) की छाप के साथ पूरक किया जा सकता है।

संलग्न करते समय, आपको यह सुनिश्चित करना होगा कि धागे की गाँठ स्टिकर के केंद्र में है। सिरे कागज़ की रेखा से आगे बढ़ते हैं।

फ़र्मवेयर के लिए दस्तावेज़ तैयार करना

चरण एक नंबरिंग है. इससे पहले कि आप दस्तावेज़ फ़्लैश करना शुरू करें, आपको ऊपरी दाएं कोने में नंबर डाल देना चाहिए। संख्याओं की यह व्यवस्था कार्यालय कार्य के नियमों द्वारा निर्धारित होती है।

फिर टांके के लिए छेद तैयार किए जाते हैं। व्यावसायिक दस्तावेज़ों में काफी व्यापक मार्जिन होता है। सिलाई से पहले इन खेतों के बीच में लगभग तीन पंक्चर बनाये जाते हैं। वे चादरों के ऊर्ध्वाधर केंद्र के साथ सख्ती से लंबवत चलते हैं। कदम कम से कम 3 सेमी है।

सभी शीटों को समान स्तर पर छिद्रित किया जाना चाहिए। छेद बनाने के लिए उपयोग करें:

• छेद बनाना;
• सूआ;
• इग्लू

फ्लैशिंग के बाद क्षेत्र की सीमाओं से दूरी बनाए रखने के लिए धन्यवाद, पाठ पढ़ते समय कोई असुविधा नहीं होती है। वांछित पृष्ठ ढूँढ़ना भी कठिन नहीं है।

फ़र्मवेयर कैसे स्थापित किया जाता है

अगला सवाल यह है कि तैयार छेद वाले दस्तावेज़ों को ठीक से कैसे सिलें? एक सिलाई सुई का उपयोग एक उपकरण के रूप में किया जाता है।

टिकाऊ सीम के लिए आपको निम्नलिखित सामग्री की आवश्यकता होगी:

• बैंक सुतली;
• सिलाई धागे एलएसएच-210।

यदि पृष्ठों को जोड़ने के लिए विशेष सामग्री हाथ में नहीं है, तो आप उन्हें किसी भी मजबूत धागे से बदल सकते हैं। उदाहरण के तौर पर, नायलॉन उपयुक्त रहेगा। आप एक साधारण सिलाई धागा भी ले सकते हैं और उसे कई बार मोड़ सकते हैं।

एक मजबूत, टिकाऊ सीम बनाने के लिए, टांके को दो बार दोहराने की सिफारिश की जाती है। हालाँकि, आपको धागे को बहुत अधिक कसने की ज़रूरत नहीं है। एक तंग सीम के कारण पत्रिका को पलटना और वांछित आकार ढूंढना मुश्किल हो जाएगा।

जब सिलाई पूरी हो जाती है, तो अंतिम शीट के मध्य छेद के माध्यम से युक्तियों को छोड़ दिया जाता है। सुरक्षित करने के लिए धागे को एक गाँठ में बाँध दिया जाता है। इस मामले में, सिरों का लगभग 5 सेमी छोड़ा जाना चाहिए। दस्तावेज़ों की अखंडता सुनिश्चित करने के लिए, गाँठ पर एक स्टिकर लगाया जाता है, जो पुष्टि करता है कि पत्रिका को लेस किया गया है।

अंतिम चरण स्टिकर संलग्न कर रहा है

फ़ोल्डर में एकत्रित दस्तावेज़ों को जब्ती या हानि से बचाना महत्वपूर्ण है। इसलिए, वे "सिले हुए और क्रमांकित" स्टिकर का उपयोग करते हैं। शीट की पिछली सतह पर गोंद लगाया जाता है। फिर कागज को इस प्रकार स्थिर कर दिया जाता है कि आयत का केंद्र सीधे गाँठ पर पड़े। कुछ धागे स्टिकर के नीचे छिपे होंगे। सिरे स्वतंत्र रूप से लटकने चाहिए।

इसके बाद आपको गोंद के सूखने तक इंतजार करना होगा। इसके लिए प्रदान की गई पंक्ति इस जर्नल में शामिल दस्तावेज़ों की संख्या दर्शाती है। भरा हुआ फॉर्म संगठन के प्रमुख या अधिकृत कर्मचारी द्वारा प्रमाणित किया जाता है। स्टिकर कर्मचारी की स्थिति, उसके हस्ताक्षर और प्रमाणीकरण की तारीख को दर्शाता है। यदि उपलब्ध हो तो कंपनी की मुहर लगी हुई है।

स्टिकर का मुख्य कार्य जर्नल और उसमें शामिल दस्तावेजों की अखंडता की पुष्टि करना है। इसी उद्देश्य से गाँठ को गोंद से भर दिया जाता है। संगठन की मुहर टैग और दस्तावेज़ दोनों पर लगी होती है।

1. एक विशिष्ट, आसानी से पहचाने जाने योग्य हस्ताक्षर की उपस्थिति।
2. संगठन के दस्तावेज़ों पर उसी मुहर की उपस्थिति।
3. दस्तावेज़ों की अखंडता सुनिश्चित करने के लिए टैग को सीधे थ्रेड नॉट पर लगाना।

सभी शीटों को समान रूप से सिलने के लिए, आपको सभी विदेशी वस्तुओं को हटा देना चाहिए। यदि स्टैक बड़ा है, तो छोटे बैचों में कागजात लेने की सिफारिश की जाती है। जब आपको कई अलग-अलग दस्तावेज़ों को एक जर्नल में व्यवस्थित करने की आवश्यकता होती है, तो उन्हें हस्ताक्षर करने की तारीख के अनुसार व्यवस्थित किया जाता है।

किन मामलों में बाध्य दस्तावेजों की आवश्यकता होती है?

ज्यादातर मामलों में, कर कार्यालय को सौंपी गई रिपोर्ट के लिए फर्मवेयर की आवश्यकता होती है। इस मामले में, केवल संगठन का प्रमुख ही हस्ताक्षर करता है, और स्टिकर पर उसकी मुहर लगाई जाती है। यह कर सेवा की अनिवार्य आवश्यकता है।

जहां तक ​​व्यक्तिगत उद्यमियों का सवाल है, उनके लिए मुहर रखना पसंद का मामला है। निरीक्षण के लिए उद्यमी के व्यक्तिगत हस्ताक्षर ही पर्याप्त होंगे। जब सत्यापन पूरा हो जाता है, तो फॉर्म पर आधिकारिक मुहर लगा दी जाती है।

महत्वपूर्ण! बहु-पृष्ठ दस्तावेज़ की एक प्रति को प्रमाणित करने के लिए, प्रत्येक शीट पर "कॉपी सही है" की मुहर लगाई जाती है।

जैसा कि पहले ही उल्लेख किया गया है, हस्ताक्षर और मुहर सुपाठ्य होने चाहिए। स्टाम्प का डिज़ाइन कानूनी स्वरूप पर निर्भर करता है। राज्य के स्वामित्व वाले उद्यम हथियारों के कोट के साथ मुहरों का उपयोग कर सकते हैं। एलएलसी और व्यक्तिगत उद्यमियों के लिए, कानून अन्य आवश्यकताएं प्रदान करता है।

आइए संक्षेप करें. "सिला हुआ और क्रमांकित" स्टिकर एक कागज़ के आयत के रूप में बनाया गया है। सिलाई ख़त्म करने के बाद इसे सीम असेंबली से चिपका दिया जाता है। धागों को गोंद से ढक दिया जाता है और ऊपर एक टैग लगा दिया जाता है। जब गोंद सूख जाता है, तो शीट पर आवश्यक नोट बना दिए जाते हैं।

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सबसे पहले, जर्नल में दाखिल शीटों की संख्या दर्शाई गई है। आगे मैनेजर के हस्ताक्षर, उसका पूरा नाम और हस्ताक्षर हैं। कुछ मामलों में, इसे किसी अन्य जिम्मेदार कर्मचारी को सौंपा जा सकता है। स्टीकर पर संगठन की मुहर भी लगी होती है. कर कार्यालय में दस्तावेज़ जमा करते समय, एलएलसी के लिए यह एक अनिवार्य आवश्यकता है। व्यक्तिगत उद्यमियों के मामले में, एक व्यक्तिगत हस्ताक्षर पर्याप्त है। इसके बाद, आप एक निःशुल्क नमूना स्टिकर डाउनलोड कर सकते हैं।

किसी भी संगठन को व्यवस्थितकरण, अखंडता, दस्तावेजों की सुरक्षा और उन तक सुविधाजनक पहुंच सुनिश्चित करनी चाहिए। ऐसा करने के लिए, दस्तावेज़ों को सिला जाता है। इस गतिविधि के लिए सटीकता और सावधानी की आवश्यकता होती है। हम आपको अपने लेख में बताएंगे कि दस्तावेज़ों को स्टेपल कैसे करें और इसके लिए आपको क्या चाहिए।

दस्तावेज़ स्टेपलिंग की प्रक्रिया को नियंत्रित करने वाले बुनियादी नियम:

• 23 दिसंबर 2009 संख्या 76 के संघीय पुरालेख के आदेश द्वारा अनुमोदित पद्धति संबंधी सिफारिशें;
• GOST R 51141 - 98 "कार्यालय प्रबंधन और संग्रह";
• उद्योग विभागों द्वारा विकसित रिकॉर्डकीपिंग आवश्यकताएँ।

दस्तावेज़ फर्मवेयर के अधीन हैं

आपको दस्तावेज़ों और दस्तावेज़ों की प्रतियाँ सिलनी होंगी जिनमें दो या दो से अधिक शीट हों:

• स्टाफिंग अनुसूची;
• व्यक्तिगत और सामान्य कर्मियों के आदेश;
• चालान;
• चालान;
• पूर्ण कार्य के कार्य;
• रोकड़ बही;
• अग्रिम रिपोर्ट;
• वेबिल्स;
• वेतन विवरण;
• अन्य दस्तावेज़.

स्टेपलिंग प्रक्रिया को जिम्मेदारी से पूरा किया जाना चाहिए: जो दस्तावेज़ साफ-सुथरे ढंग से दाखिल नहीं किए गए हैं, उन्हें डिलीवरी पर स्वीकार नहीं किया जा सकता है, और संभावित भागीदार आपके साथ सहयोग करने से इनकार कर सकते हैं। खराब फ़र्मवेयर और भंडारण के कारण कागजात का प्रतिस्थापन भी हो सकता है।

पंजीकरण प्रक्रिया

बाध्य किए जाने वाले दस्तावेज़ों को पहले तिथि के अनुसार क्रमबद्ध किया जाता है, प्रत्येक शीट को ऊपरी दाएं कोने में अरबी अंकों के साथ क्रमांकित किया जाता है, जो एक से शुरू होता है। इन्वेंट्री क्रमांकित नहीं है. कवर के लिए, वे आमतौर पर एक विशेष पेपर फ़ोल्डर "केस" लेते हैं। मानक दस्तावेज़ों को स्टेपल करने के लिए, A4 प्रारूप बाइंडर का उपयोग करें। यदि दस्तावेज़ में लिफाफे हैं, तो उन्हें भी क्रमांकित किया जाता है, और यह पहले होता है, और फिर उसमें मौजूद सामग्री को क्रमांकित किया जाता है। यदि किसी दस्तावेज़ में शीट संलग्न हैं, तो इस दस्तावेज़ को एक के रूप में क्रमांकित किया जाता है, जिसके बाद संलग्न परिवर्धन की एक सूची इस शीट के पीछे की तरफ रखी जाती है।

यदि नंबरिंग में कोई त्रुटि हो तो उसे सावधानी से एक पतली रेखा से काटकर ठीक कर दिया जाता है। इसके आगे "सही किए गए व्यक्ति पर विश्वास करें" लिखा होता है, जिसे जिम्मेदार व्यक्ति के हस्ताक्षर द्वारा प्रमाणित किया जाता है और मुहर लगाई जाती है।

दस्तावेज़ की बहुत बड़ी मात्रा (250 शीट से अधिक) को वॉल्यूम में विभाजित किया जाना चाहिए। उनमें से प्रत्येक की अपनी अलग संख्या है। हेमिंग प्रक्रिया से पहले, स्टेपलर से सभी स्टेपल और पेपर क्लिप हटा दिए जाने चाहिए।

सिलाई के तरीके और आवश्यक उपकरण

दस्तावेज़ों को स्टेपल करने के निम्नलिखित तरीके हैं:

• शास्त्रीय विधि - सुई और धागे का उपयोग करना, अक्सर दो, तीन या पांच पंचर में सामग्री की एक छोटी मात्रा को सिलाई करते समय;
• एक पेचकश और लोचदार रस्सी का उपयोग करना - आमतौर पर बड़ी मात्रा में दस्तावेज़ीकरण के लिए;
• छेद पंच का उपयोग करना - क्लासिक विधि के समान, सुई के बजाय केवल छेद पंच का उपयोग किया जाता है;
• बाइंडिंग मशीन का उपयोग - मुद्रण में उपयोग किया जाता है।

दस्तावेज़ दाखिल करने के लिए आपको निम्नलिखित टूल की आवश्यकता होगी:

• सुई (छेद पंच, सूआ, ड्रिल) - सिले जाने वाले दस्तावेजों की मात्रा पर निर्भर करता है;
• घने धागे (सुतली, रस्सी, रिबन);
• केस कवर 229×324 मिमी - एक अभिलेखीय फ़ाइल बनाते समय;
• पेपर स्टिकर 4x8 सेमी - कागज की सफेद शीट - गवाह;
• कार्यालय गोंद;
• कैंची।

दस्तावेज़ों को सही तरीके से स्टेपल कैसे करें

दस्तावेज़ीकरण की फाइलिंग दो, तीन, चार या पाँच पंचर में की जा सकती है। शीट के बाईं ओर, किनारे से 1-2 सेमी की दूरी पर, आवश्यक संख्या में पंचर बनाए जाते हैं। फिर योजना के अनुसार उनमें एक धागा पिरोया जाता है (दस्तावेज़ों को सिलने के सभी तरीकों के चित्र नीचे दिए गए हैं)। अंतिम पृष्ठ पर, धागे के सिरे एक गाँठ में बंधे हैं।

दस्तावेज़ों को धागों से सिलने के बाद, सीलिंग पेपर को उनके सिरों पर चिपका दें ताकि धागे के सिरे उसके नीचे से बाहर दिखें। कागज पर पृष्ठों की संख्या दर्शाते हुए "सिलाई और क्रमांकित" अंकित है। इसके बाद एक तारीख, एक अधिकारी के हस्ताक्षर और एक मुहर लगाई जाती है। सभी तरीकों में, केवल सिलाई पैटर्न बदल जाएगा। प्रक्रिया भी वही है.

पुरालेख में दस्तावेज़ जमा करने की सुविधाएँ

दस्तावेज़ीकरण की तैयारी में निम्न शामिल हैं:

• दस्तावेज़ों का व्यवस्थितकरण;
• क्रमांकन;
• दस्तावेज़ को एक फ़ोल्डर में स्टेपल करना;
• सूची भरना;
• दस्तावेज़ कवर डिज़ाइन.

दस्तावेज़ दाखिल करने की यह प्रक्रिया सामान्य मानी जाती है और कम से कम 25 वर्षों तक इसके भंडारण का प्रावधान करती है। यदि कागजात 25 वर्षों से अधिक समय तक संग्रहीत किए जाएंगे, तो फ़ाइल की सुरक्षा के लिए दस्तावेजों के सेट पर एक कार्डबोर्ड कवर रखा जाएगा। कवर इंगित करता है: संगठन का नाम, मामले का नाम (आदेश, चालान, अधिनियम), संरचनात्मक इकाई, शेल्फ जीवन। यदि किसी संगठन ने किसी भी कारण से अपना नाम बदल दिया है, तो दोनों नाम दस्तावेज़ के कवर पर प्रतिबिंबित होने चाहिए, पिछले नाम को कोष्ठक में दर्शाया जाना चाहिए।

अभिलेखीय फ़ाइलें सिलाई करते समय, सुनिश्चित करें कि पाठ पढ़ने योग्य है। मामलों को ऊपरी दाएं कोने में पेंसिल से क्रमांकित किया गया है। A3 शीट को एक के रूप में क्रमांकित किया गया है, बाईं ओर सिला गया है और मोड़ा गया है। यदि एक शीट को बीच में घेर दिया जाता है, तो इसे 2 शीटों के रूप में क्रमांकित किया जाता है। चित्र, तस्वीरें, रेखाचित्र, मानचित्र पीछे की ओर बायें कोने में ऊपर क्रमांकित हैं।

दस्तावेज़ों का प्रमाणीकरण

दस्तावेजों के प्रमाणीकरण की जिम्मेदारी संगठन के प्रमुख या व्यक्तिगत उद्यमी की होती है। मुहर और हस्ताक्षर लगाने की सिफारिश की जाती है ताकि वे कागज़ के स्टिकर - गवाह से आगे बढ़ सकें। दस्तावेज़ों के सेट पर हस्ताक्षर करके, प्रबंधक स्वचालित रूप से उनकी सामग्री के लिए ज़िम्मेदारी लेता है।

पुरालेख में दस्तावेज़ों को संग्रहीत करने की अवधि

दस्तावेज़ीकरण के लिए भंडारण अवधि रूसी संघ के कानून द्वारा विनियमित होती है, वे दस्तावेज़ों के प्रकार पर निर्भर करते हैं:

• 75 वर्ष - व्यावसायिक पुस्तकों, नोटरी रिकॉर्ड, कार्मिक या निजीकरण से संबंधित दस्तावेजों के लिए भंडारण अवधि;
• आविष्कारों, पूंजी निर्माण और डिजाइन गतिविधियों पर दस्तावेजों के लिए पेटेंट दस्तावेज़ीकरण का शेल्फ जीवन 20 वर्ष है;
• 15 वर्ष - वैज्ञानिक कार्यों और अनुसंधान का शेल्फ जीवन;
• किसी कृषि संगठन के अभिलेखीय दस्तावेज़ीकरण के लिए भंडारण अवधि 5 वर्ष है;
• 5 वर्ष - फिल्म और फोटोग्राफी गतिविधियों से संबंधित दस्तावेजों के लिए भंडारण अवधि;
• 3 वर्ष वह अवधि है जिसके लिए फोटोग्राफिक और वीडियो दस्तावेज़ संग्रहीत किए जाते हैं।

पहली नज़र में, दस्तावेज़ों को सिलने की प्रक्रिया जटिल लगती है, लेकिन एक बार जब आप सभी नियमों का अध्ययन कर लेंगे, तो प्रक्रिया कठिन नहीं लगेगी।

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