मामले में दायर सभी कागजात को रिकॉर्ड करने के लिए, मामले के दस्तावेजों की एक आंतरिक सूची भरी जाती है। उचित लेखांकन और संग्रह के लिए इस फॉर्म की आवश्यकता होती है। फॉर्म रोसारखिव की सिफारिशों के अनुसार भरा गया है। इनका अनुपालन नगरपालिका संस्थानों के लिए अनिवार्य है; निजी कंपनियों को भी इनका पालन करने की सलाह दी जाती है। लेख के अंत में आप एक नमूना आंतरिक सूची डाउनलोड कर सकते हैं।

आंतरिक इन्वेंट्री एक सूची है जो फ़ोल्डर, या कर्मचारी की व्यक्तिगत फ़ाइल में शामिल प्रपत्रों के मुख्य विवरण को दर्शाती है। इस फॉर्म का उपयोग संगठन के मानव संसाधन विभाग द्वारा किया जाता है।

नमूना दस्तावेज़ कैसा दिखता है? सबसे पहले शीर्षक लिखें. इसके बाद, कर्मचारी के बारे में जानकारी दर्ज करें, जिसके बारे में जानकारी व्यक्तिगत फ़ाइल में संग्रहीत की जाएगी। वे उस कंपनी का नाम भी दर्शाते हैं जिसके साथ रोजगार अनुबंध संपन्न हुआ था।

तालिका स्वयं निम्नलिखित जानकारी दिखाती है:

1. दस्तावेज़ की क्रम संख्या.
2. पंजीकरण सूचकांक.
3. संकलन की तिथि.
4. शीर्षक।
5. केस शीट संख्या.
6. अतिरिक्त नोट्स (उदाहरण के लिए, दस्तावेज़ की स्थिति, वापसी या वापसी के मामले में - कारण, अन्य नोट्स)।

सारांश के अंतर्गत, मामले में अलग-अलग आइटमों की संख्या दर्ज करें। उदाहरण के लिए, यदि संपूर्ण फ़ोल्डर में एक बहु-पृष्ठ दस्तावेज़ है, तो "कुल" पंक्ति इंगित करेगी: 1 दस्तावेज़। फॉर्म के नीचे उस कर्मचारी के हस्ताक्षर होते हैं जिसने इसे भरा है, हमेशा एक प्रतिलेख के साथ।

पंजीकरण के नियम

व्यक्तिगत फ़ाइल दस्तावेज़ों की आंतरिक सूची की शीटों की संख्या कड़ाई से विनियमित नहीं है और मात्रा पर निर्भर करती है। एक छोटे फ़ोल्डर के लिए, एक पेज का फॉर्म पर्याप्त हो सकता है। यदि इन्वेंट्री में कई शीट शामिल हैं, तो उन्हें क्रमांकित किया जाना चाहिए।

मूल रूप से, फॉर्म एक प्रति में तैयार किया जाता है और केस में डाल दिया जाता है।

महत्वपूर्ण! यदि कोई कर्मचारी दस्तावेजों की आंतरिक सूची की एक प्रति मांगता है, तो नियोक्ता को उसे मना करने का कोई अधिकार नहीं है।

• कोई त्रुटि या सुधार नहीं;
• केवल विश्वसनीय और सटीक जानकारी दर्ज करना;
• एक व्यक्तिगत फ़ाइल के साथ भंडारण (या तो पहले कवर के पीछे संलग्न किया जा सकता है, या बस एक फ़ोल्डर में रखा जा सकता है)।

फॉर्म के लिए, आप या तो एक साधारण A4 शीट या संगठन के लेटरहेड का उपयोग कर सकते हैं। इसे हाथ से भरने की अनुमति है। हालाँकि, अधिकांश मामलों में कंप्यूटर का उपयोग करना अधिक सुविधाजनक होता है।

मुझे भरने के लिए फॉर्म कहां मिल सकता है?

मामले के दस्तावेज़ों की आंतरिक सूची का एक भी नमूना नहीं है जो सभी संगठनों में उपयोग के लिए अनिवार्य हो। यदि कुछ कर्मचारी हैं, तो कुछ कंपनियां प्रत्येक नए मामले के लिए एक फॉर्म बनाती हैं। हालाँकि, यदि बड़ी संख्या में कर्मचारी हैं, तो यह विकल्प काम करने की संभावना नहीं है। एक कॉर्पोरेट टेम्पलेट बनाना और उसे कंपनी की लेखांकन नीतियों में अनुमोदित करना बेहतर है।

आइए हम आपको याद दिलाएं कि फॉर्म में कौन सी जानकारी शामिल होनी चाहिए:

• संगठन का नाम;
• उस कर्मचारी का विवरण जिसके लिए व्यक्तिगत फ़ाइल पंजीकृत है: उसका पूरा नाम और स्थिति;
• तालिका के रूप में बनाई गई संलग्न कागजात की एक सूची;
• व्यक्तिगत फ़ाइल में शामिल व्यक्तिगत वस्तुओं की संख्या।

यह ध्यान देने योग्य है कि आपकी व्यक्तिगत फ़ाइल में कागजात की सूची लगातार बदलती रहती है। कुछ दस्तावेज़ फ़ोल्डर में जोड़े जाते हैं, अन्य हटा दिए जाते हैं। ऐसे सभी समायोजनों को सूची में समयबद्ध तरीके से दर्शाया जाना चाहिए और जिस दिन ये परिवर्तन हुए, उसका उल्लेख किया जाना चाहिए। किसी दस्तावेज़ को जब्त करते समय, इसके कारणों और अनुरोध करने वाले व्यक्तियों को भी दर्ज किया जाता है।

मूल रूप से, किसी कर्मचारी की व्यक्तिगत फ़ाइल की सूची में कार्य पुस्तकें, अनुबंध, प्राप्त शिक्षा के प्रमाण पत्र या लिए गए पाठ्यक्रम शामिल होते हैं। नौकरी पर रखने के अनुरोध के साथ एक आवेदन, एक व्यक्तिगत कार्ड, एक आत्मकथा और विशेषताएं भी इसमें शामिल हैं। इसमें कर्मचारी से संबंधित आदेशों की प्रतियां, प्रोत्साहन, वैज्ञानिक उपलब्धियों के बारे में जानकारी, नौकरी विवरण और व्यावसायिक स्वास्थ्य और सुरक्षा मुद्दों से संबंधित जानकारी शामिल करना भी उचित है।

व्यक्तिगत रिकॉर्ड बनाए रखने के लिए कौन जिम्मेदार है?

एक कर्मचारी के लिए मुख्य आवश्यकता जो आंतरिक सूची तैयार करने में शामिल होगी, उसे भरने की प्रक्रिया का ज्ञान है। उद्यम के आकार के आधार पर, ये जिम्मेदारियाँ इन्हें सौंपी जा सकती हैं:

• मानव संसाधन विशेषज्ञ;
• संगठन का प्रमुख;
• सचिव।

अक्सर, बड़े उद्यमों में, आंतरिक सूची तैयार करने का काम कार्मिक अधिकारियों को सौंपा जाता है। मामलों का प्रबंधन कार्मिक विभाग की जिम्मेदारी है, इसलिए इसमें अतिरिक्त सुविधाएं उन्हें सौंपी जाती हैं।

यह ध्यान देने योग्य है कि ये कर्मचारी सूची में दर्शाए गए कागजात के भंडारण के लिए जिम्मेदार हैं। न्यायिक व्यवहार में, कार्मिक सेवा को प्रदान किए गए दस्तावेजों के नुकसान के संबंध में अदालत में अपील के मामले हैं।

किन मामलों में इन्वेंट्री की आवश्यकता होती है?

वास्तव में, मानव संसाधन विभाग को सभी मामलों की सूची बनाने की आवश्यकता नहीं है। यह दस्तावेज़ सामग्री में किसी पुस्तक की सामग्री तालिका के समान है। यह होते हैं:

• व्यक्तिगत मामलों के लिए;
• ऐसे मामले जिनमें पूर्ण दस्तावेज़ीकरण की आवश्यकता होती है: 10 वर्ष से अधिक की भंडारण अवधि के साथ या वे जो अनिश्चित काल के लिए संग्रह में हैं।

श्रम अभ्यास में, एक कर्मचारी की बर्खास्तगी होती है। ऐसे में उन्हें निजी फाइलें सौंपने की इजाजत नहीं है. फ़ोल्डर को भंडारण के लिए संग्रह में स्थानांतरित कर दिया गया है। यदि सूची में खाली पंक्तियाँ हैं, तो उन्हें काट दिया जाता है। बर्खास्तगी के साथ, व्यक्तिगत फ़ाइल का रखरखाव बंद हो जाता है, जिसका अर्थ है कि आंतरिक सूची में नोट्स बनाने का कोई मतलब नहीं है।

व्यक्तिगत फ़ाइल दस्तावेज़ों की आंतरिक सूची - नमूना लेख में दिए गए लिंक से डाउनलोड किया जा सकता है। इसके अलावा, प्रकाशन यह जानकारी प्रदान करता है कि इन्वेंट्री कैसे संकलित की जाती है और इसे सही तरीके से कैसे किया जाए।

कर्मचारी की व्यक्तिगत फ़ाइल की आंतरिक सूची: सामान्य जानकारी

संगठन का प्रत्येक कर्मचारी एक रोजगार अनुबंध के आधार पर गतिविधियाँ करता है। इसके अलावा, किसी पद पर नियुक्ति आदेश द्वारा की जाती है। ये दोनों दस्तावेज़ कर्मचारी के पहले कार्य दिवस पर तैयार किए जाते हैं। इसके अलावा, एक कार्यकर्ता की गतिविधियों की प्रक्रिया में, बड़ी संख्या में अन्य दस्तावेज़ तैयार किए जाते हैं, और उन सभी को किसी न किसी तरह से संरचित करने की आवश्यकता होती है। इस संबंध में, प्रत्येक कर्मचारी के लिए व्यक्तिगत फाइलें खोली जाती हैं, जिसमें उनसे संबंधित सभी दस्तावेज शामिल होंगे।

व्यक्तिगत फाइलों में भारी मात्रा में कागजी कार्रवाई हो सकती है। इनमें शामिल हो सकते हैं:

• रोजगार अनुबंध;
• आत्मकथा;
• रोजगार आदेश;
• दस्तावेजों की प्रतियां, विशेष रूप से: पासपोर्ट, डिप्लोमा, टीआईएन, विवाह प्रमाण पत्र, आदि;
• उन्नत प्रशिक्षण के आदेश;
• विशेषताएँ;
• प्रमाणीकरण से संबंधित दस्तावेज़;
• अन्य.

किसी व्यक्तिगत फ़ाइल में जानकारी को संरचित करने के लिए, किसी प्रकार की सामग्री बनाने के लिए, उसमें मौजूद प्रत्येक दस्तावेज़ का वर्णन करना आवश्यक है। इसे "व्यक्तिगत फ़ाइल दस्तावेज़ों की आंतरिक सूची" कहा जाता है। इन्वेंट्री आपको कागजात के ढेर के माध्यम से नेविगेट करने, आवश्यक जानकारी तुरंत ढूंढने और यह भी निर्धारित करने की अनुमति देती है कि उनकी सुरक्षा के लिए कौन जिम्मेदार है।

महत्वपूर्ण! इन्वेंट्री दाखिल की जाती है या अन्यथा व्यक्तिगत फ़ाइल से जुड़ी होती है। इसमें प्रत्येक नये दस्तावेज़ के बारे में एक नोट बनाया जाता है। इसके अलावा, नोट्स इंगित करते हैं कि व्यक्तिगत फ़ाइल से कौन से दस्तावेज़, किसके द्वारा और कब जब्त किए गए थे।

व्यक्तिगत फ़ाइलें व्यवस्थित रूप से संग्रहीत की जाती हैं, वर्णानुक्रम में व्यवस्थित की जाती हैं, जो आपको एक सरल और सुविधाजनक कार्मिक रिकॉर्ड प्रबंधन प्रणाली बनाने की अनुमति देती है।

वह जानकारी जो सूची में शामिल होनी चाहिए

कानून उस जानकारी की सूची को परिभाषित नहीं करता है जिसे इन्वेंट्री में शामिल करना आवश्यक है। साथ ही, स्थापित कार्मिक प्रथाओं के आधार पर, निम्नलिखित जानकारी शामिल करना आवश्यक है:

1. दस्तावेज़ की क्रम संख्या.
2. इसके गोद लेने की तिथि.
3. संख्या।
4. नाम।
5. उस मामले की पृष्ठ संख्याएँ जहाँ यह या वह दस्तावेज़ स्थित है।
6. एक नोट जिसमें इस बात की जानकारी दी गई है कि फ़ाइल से दस्तावेज़ किसने और कब लिया और इसे कब वापस किया गया।
7. मामले में निहित दस्तावेजों की संख्या.
8. इन्वेंट्री शीट की संख्या के बारे में जानकारी.
9. संकलक के बारे में स्थिति और जानकारी, उसके हस्ताक्षर।
10. वह दिनांक जब सूची संकलित की गई थी.

व्यक्तिगत फ़ाइल की आंतरिक सूची भरने का फॉर्म और नमूना डाउनलोड करें

दस्तावेज़ को भरने के तरीके की सुविधा और समझ के लिए, नीचे एक व्यक्तिगत फ़ाइल की आंतरिक सूची का एक नमूना दिया गया है।

व्यक्तिगत फ़ाइल संख्या 1 की आंतरिक सूची

विक्र एलएलसी के कर्मचारी, रोमन पेट्रोविच अवदीव

कुल 4 दस्तावेज़

आंतरिक इन्वेंट्री शीट की संख्या 1

सूची मानव संसाधन विभाग के उप प्रमुख ए.जी. निकिफोरोव द्वारा संकलित की गई थी।

निकिफोरोव

इस प्रकार, कार्मिक दस्तावेज़ प्रबंधन की सुविधा के लिए व्यक्तिगत फ़ाइल दस्तावेज़ों की एक सूची संकलित की जाती है। व्यक्तिगत फ़ाइल दस्तावेजों की आंतरिक सूची के लिए फॉर्म और इसे भरने का एक नमूना लेख की शुरुआत में दिए गए लिंक से डाउनलोड किया जा सकता है।

दस्तावेज़ों की एक आंतरिक सूची केवल उन फ़ाइलों के लिए संकलित की जाती है जो पूर्ण पंजीकरण के अधीन हैं, साथ ही कार्मिक फ़ाइलों के लिए, उनकी भंडारण अवधि की परवाह किए बिना। इसके मूल में, इन्वेंट्री प्रत्येक खंड के लिए सामग्री की एक तालिका है। इसका मतलब यह है कि यदि, उदाहरण के लिए, मुख्य गतिविधियों के ऑर्डर तीन खंडों के हैं, तो तीन सूची बनानी होगी। तैयार इन्वेंट्री वॉल्यूम की शुरुआत में स्थित है और दस्तावेजों के साथ कवर में सिल दी गई है।

आइए याद रखें कि कौन से मामले पूर्ण पंजीकरण के अधीन हैं (इसके बारे में एक अलग लेख लिंक पर पाया जा सकता है)। यह:

• 10 वर्ष से अधिक की भंडारण अवधि वाले मामले;
• कर्मियों पर फ़ाइलें, और इससे कोई फर्क नहीं पड़ता कि उन्हें कितने वर्षों तक संग्रहीत करने की आवश्यकता है, 5 या 50।

आंतरिक सूची: सामान्य जानकारी

किसी सूची को संकलित करने में कुछ भी जटिल नहीं है, लेकिन कभी-कभी इसे पूरा करने में काफी लंबा समय लगता है, क्योंकि वॉल्यूम में दाखिल किए गए प्रत्येक दस्तावेज़ को इसमें शामिल किया जाना चाहिए।

दस्तावेज़ सूची प्रपत्र (परिशिष्ट संख्या 27) में दिया गया है। आप इसे नीचे डाउनलोड कर सकते हैं. यह फॉर्म आवश्यक है. आप चाहें तो इसमें कुछ जोड़ सकते हैं, लेकिन जानकारी हटा नहीं सकते.

सूची कागज की एक नियमित शीट पर तैयार की जाती है; इसके लिए आपको किसी फॉर्म का उपयोग करने, संगठन का नाम लिखने आदि की आवश्यकता नहीं है। सारी पृष्ठभूमि जानकारी मामले के शीर्षक पृष्ठ पर मौजूद है।

सामान्य तौर पर, तालिका जटिल नहीं है:

(तस्वीरें क्लिक करने योग्य हैं)

• क्रमांक - रिकॉर्ड की क्रम संख्या (=वह दस्तावेज़ जिसका हम वर्णन कर रहे हैं);
• दस्तावेज़ का पंजीकरण सूचकांक - ​,
• तारीख तो तारीख है;
• शीर्षक - "दस्तावेज़ के पाठ का शीर्षक" विशेषता याद रखें: "किस बारे में?" प्रश्न का उत्तर देता है, दस्तावेज़ का सारांश दर्शाता है;
• केस शीट नंबर - इस दस्तावेज़ में केस की कौन सी शीट शामिल है, इसका एक लिंक: 5, 30 - 34 या 1 - 250;
• ध्यान दें - अन्य जानकारी, उदाहरण के लिए, फ़ाइल पर यह दस्तावेज़ इलेक्ट्रॉनिक है या एक प्रति के रूप में प्रस्तुत किया गया है।

तालिका के नीचे मामले में दस्तावेज़ों की कुल संख्या दर्शाई गई है। कृपया ध्यान दें: शीट नहीं, पन्ने नहीं, बल्कि दस्तावेज़। यदि पूरा वॉल्यूम एक बहु-पृष्ठ दस्तावेज़ द्वारा घेर लिया गया है, तो हम इसे लिखते हैं:

आंतरिक इन्वेंट्री डिज़ाइन की विशेषताएं

फ़ाइल में दस्तावेज़ कैसे व्यवस्थित हैं, इसके आधार पर, इन्वेंट्री के दूसरे कॉलम में उनकी संख्या क्रमिक रूप से दिखाई दे भी सकती है और नहीं भी। उदाहरण के लिए, मुख्य गतिविधियों के आदेश क्रमिक रूप से जारी किए जाएंगे:

लेकिन बर्खास्त श्रमिकों के रोजगार अनुबंधों को वर्णानुक्रम में व्यवस्थित किया जाता है। फिर उनके पंजीकरण नंबरों को आंतरिक सूची में उस क्रम में दर्ज किया जाता है जिस क्रम में अनुबंध वॉल्यूम में सिले जाते हैं। अंतिम नामों को पहले नाम बदलने के बाद "दस्तावेज़ शीर्षक" कॉलम में सूचीबद्ध किया जा सकता है, क्योंकि रोजगार अनुबंध में शीर्षक नहीं होते हैं:

और यदि दीर्घकालिक भंडारण समझौते एक साथ सिले हुए हैं, जिनमें से प्रत्येक का अपना शीर्षक है, लेकिन मामले समकक्षों द्वारा वर्णानुक्रम में मात्रा में बनाए जाते हैं, तो आप उनके लिए एक अतिरिक्त कॉलम दर्ज कर सकते हैं: यह निषिद्ध नहीं है।

आप इस जानकारी के लिए "नोट" कॉलम का उपयोग नहीं कर सकते।

एक व्यक्तिगत फ़ाइल दस्तावेजों का एक सेट है जिसमें कर्मचारी और उसकी कार्य गतिविधियों के बारे में जानकारी होती है। प्रकाशन के बाद संगठन की कार्मिक सेवा द्वारा गठित।

किसी कर्मचारी के लिए एक व्यक्तिगत फ़ाइल खोलना, एक सामान्य नियम के रूप में, अनिवार्य नहीं है, अर्थात, संघीय कानून "रूसी संघ की सिविल सेवा के बुनियादी सिद्धांतों पर" के अपवाद के साथ, नियोक्ता को ऐसा करने के लिए बाध्य करने वाले कोई नियम नहीं हैं। ” (31 जुलाई 1995 की संख्या 119-एफजेड), सिविल सेवकों के लिए व्यक्तिगत फाइलों को बनाए रखने के लिए कार्मिक सेवा को बाध्य करता है।

इसके अलावा, विनियमों में, उदाहरण के लिए, "संगठनों की गतिविधियों में उत्पन्न मानक प्रबंधन दस्तावेजों की सूची, भंडारण अवधि का संकेत", उन दस्तावेजों का उल्लेख है जो "व्यक्तिगत फाइलों में शामिल नहीं हैं", साथ ही "जिनके पास व्यक्तिगत फाइल नहीं है।" ” इस प्रकार, किसी कर्मचारी की व्यक्तिगत फ़ाइल में दस्तावेज़ों की संरचना रूसी कानून द्वारा विनियमित नहीं होती है और, स्थापित परंपरा (आदत) के अनुसार, हम सोवियत काल की स्वीकृत राज्य रिकॉर्ड रखने की प्रणाली पर निर्माण करते हैं।

व्यक्तिगत फ़ाइल में शामिल दस्तावेज़ों को औपचारिक रूप से विभाजित किया जा सकता है:
1. नौकरी के लिए आवेदन करते समय कर्मचारी द्वारा प्रदान किए गए और मानव संसाधन कर्मचारी द्वारा भरे गए दस्तावेज़, इनमें शामिल हैं:

• निजी ;
• शिक्षा दस्तावेजों की प्रतियां;
• सिफ़ारिशें और विशेषताएँ;
• चिकित्सा प्रमाण पत्र;
• रोजगार आदेश से उद्धरण;
• कार्यालय में चुनाव पर प्रोटोकॉल से उद्धरण;
• रिक्त पद के लिए प्रतियोगिता के परिणामों पर प्रोटोकॉल से उद्धरण;

• और, अनुवाद और आंदोलनों आदि से उद्धरण (प्रतियां);
• जीवनी संबंधी डेटा (विवाह या तलाक प्रमाण पत्र, बच्चों का जन्म प्रमाण पत्र, आदि) में परिवर्तन की पुष्टि करने वाले दस्तावेजों की प्रतियां;
• शिक्षा और उन्नत प्रशिक्षण पर दस्तावेजों की प्रतियां;
• मेमो, व्यक्तिगत बयान और व्याख्यात्मक नोट;
• अधिनियम, अधिसूचनाएं, आदि

इन सभी दस्तावेज़ों की उद्यम में अलग-अलग वैधानिक भंडारण अवधि होती है।

विभिन्न प्रकार के कार्मिक दस्तावेजों के लिए मानक रूप से स्थापित भंडारण अवधि में अंतर के साथ-साथ इस तथ्य के आधार पर कि कर्मचारी की कार्य गतिविधि के बारे में जानकारी व्यक्तिगत कार्ड में दर्ज की जाती है, यह अनुशंसा की जाती है कि स्थानान्तरण पर आदेशों (अर्क) की प्रतियां शामिल न करें। और स्थानान्तरण, छुट्टियाँ, प्रोत्साहन, आदि।

कर्मचारी की व्यक्तिगत फाइल में उसके रोजगार की अवधि के दौरान दाखिल किए गए दस्तावेजों को कालानुक्रमिक क्रम में व्यवस्थित किया जाना चाहिए।

दस्तावेज़ों की प्रतियां (अर्क) मानव संसाधन कर्मचारियों द्वारा प्रमाणित होनी चाहिए।

व्यक्तिगत फ़ाइल के दस्तावेज़ "केस" फ़ोल्डर में दर्ज किए जाते हैं। GOST R 51141-98 द्वारा स्थापित परिभाषा के अनुसार: "व्यवसाय" दस्तावेजों का एक सेट या एक मुद्दे या गतिविधि के क्षेत्र से संबंधित दस्तावेज़ है, जिसे एक अलग कवर में रखा गया है।

"केस" का कवर GOST 17914-72 "दीर्घकालिक भंडारण के लिए केस कवर" की आवश्यकताओं के अनुसार डिज़ाइन किया गया है।

किसी कर्मचारी के विरुद्ध खोले गए "मामले" के लिए दस्तावेजों की एक आंतरिक सूची तैयार की जाती है।

कर्मचारियों को समय-समय पर उनकी व्यक्तिगत फाइलों से परिचित होना चाहिए (आमतौर पर वर्ष में एक बार)।

कुछ श्रेणियों के मामलों के लिए दस्तावेजों की एक आंतरिक सूची संकलित की जाती है, उदाहरण के लिए जिनकी रिकॉर्डिंग इस दस्तावेज़ की विशिष्टताओं के कारण होती है (प्रतिबंधित पहुंच टिकट, व्यक्तिगत और अदालती फाइलों के साथ, शैक्षणिक डिग्री और उपाधियों के पुरस्कार आदि पर) . उन मामलों के लिए एक आंतरिक सूची बनाने की भी सिफारिश की जाती है जिनके शीर्षक दस्तावेजों की सामग्री को पर्याप्त रूप से प्रकट नहीं करते हैं, जिससे भविष्य में उनका उपयोग करना और आवश्यक जानकारी ढूंढना आसान हो जाता है। कुछ मामलों के लिए दस्तावेज़ों की आंतरिक सूची संकलित करने की आवश्यकता कार्यालय कार्य के निर्देशों द्वारा निर्धारित की जाती है। उदाहरण के लिए, कर्मियों के लिए आदेश वाले मामलों के लिए आंतरिक सूची तैयार करना उनका उपयोग करते समय उपयोगी हो जाता है।

आंतरिक सूची (परिशिष्ट 64 देखें) को एक फॉर्म के अनुसार एक अलग शीट पर संकलित किया जाता है जिसमें मामले के दस्तावेजों की क्रम संख्या, उनकी अनुक्रमणिका, तिथियां, शीर्षकों और मामले की शीटों की संख्या के बारे में जानकारी होती है, जिस पर प्रत्येक दस्तावेज़ स्थित होता है। .

आंतरिक इन्वेंट्री के लिए एक अंतिम रिकॉर्ड तैयार किया जाता है, जो संख्याओं और शब्दों में इन्वेंट्री में शामिल दस्तावेजों की संख्या और आंतरिक इन्वेंट्री की शीटों की संख्या को इंगित करता है। आंतरिक इन्वेंट्री पर इसके कंपाइलर द्वारा हस्ताक्षर किए जाते हैं। यदि मामला पहले आंतरिक सूची के बिना तैयार या दायर किया गया था, तो इसका फॉर्म मामले के सामने के कवर के अंदर चिपका हुआ है।

मामले के लिए एक सत्यापन पत्र तैयार करना

मामले का प्रमाणन नोट (परिशिष्ट 65 देखें) मामले में शीटों की संख्या को ध्यान में रखने और उनकी संख्या की विशेषताओं को रिकॉर्ड करने के लिए तैयार किया गया है। इसे एक अलग शीट पर संकलित किया गया है, क्यामामले के अंत में, मामलों की मुद्रित प्रतियों (खाता जर्नल, रिपोर्ट, आदि) में - अंतिम खाली शीट के पीछे की तरफ रखा जाता है। केस के कवर पर या अंतिम शीट के पिछले हिस्से पर प्रमाणन शिलालेख बनाने की अनुमति नहीं है।

प्रमाणन शिलालेख संख्याओं और शब्दों में मामले की शीटों की संख्या और अलग से, "+" (प्लस) चिह्न के माध्यम से, आंतरिक सूची की शीटों की संख्या, यदि कोई हो, को इंगित करता है।

प्रमाणित करने वाले शिलालेख में केस दस्तावेजों की संख्या की निम्नलिखित विशेषताएं निर्दिष्ट होनी चाहिए: अक्षरांकित और लुप्त शीट संख्याओं की उपस्थिति; चिपकाई गई तस्वीरों, दस्तावेज़ों, कतरनों आदि वाली शीटों की संख्या; बड़े प्रारूप वाली शीटों की संख्या; पैकेजिंग के साथ लिफाफों की संख्या और निष्कर्ष की शीटों की संख्या।

प्रमाणीकरण हस्ताक्षर पर उस व्यक्ति द्वारा हस्ताक्षर किए जाते हैं जिसने इसे संकलित किया है।

यदि बड़ी संख्या में पुन: क्रमांकित शीट हैं, तो मामले के अंत में एक नया प्रमाणन शिलालेख तैयार किया जाता है। इस मामले में, पुराने प्रमाणन शिलालेख को काट दिया जाता है और फ़ाइल में स्थायी रूप से संग्रहीत किया जाता है।

बाइंडिंग

स्थायी, दीर्घकालिक (10 वर्ष से अधिक) भंडारण के दस्तावेज़ और कार्मिक रिकॉर्ड को एक मजबूत धागे के साथ चार पंचर के साथ दर्ज किया जाता है और एक कठोर आवरण में रखा जाता है। स्थायी भंडारण केस कवर के लिए एसिड-मुक्त कार्डबोर्ड का उपयोग किया जाता है।

दस्तावेज़ों को बाध्य करते समय, उनके पाठ को सिलने की अनुमति नहीं है। यदि दस्तावेज़ का पाठ बाएं किनारे के बहुत करीब मुद्रित होता है, तो आपको दस्तावेज़ की रीढ़ को विस्तारित करने की आवश्यकता है।

केस कवर का डिज़ाइन

स्थायी, दीर्घकालिक (10 वर्ष से अधिक) भंडारण और कर्मियों के लिए केस कवर निर्धारित प्रपत्र में तैयार किए गए हैं (परिशिष्ट 66 देखें)।

मामले का शीर्षक नामकरण से उसके कवर में स्थानांतरित कर दिया गया है। साथ ही, मामले की मामले-दर-मामले समीक्षा के माध्यम से अनिवार्य सत्यापन और स्पष्टीकरण की आवश्यकता होती है। शीर्षक को दस्तावेज़ों की मुख्य सामग्री को सटीक, संक्षिप्त और सारांशित करना चाहिए। यदि आवश्यक हो, तो मामले के शीर्षक में अतिरिक्त जानकारी जोड़ी जाती है (वर्ष के दौरान परिवर्तन के मामले में संस्था या संरचनात्मक इकाई का नाम निर्दिष्ट किया जाता है, आदेशों और प्रोटोकॉल की संख्या इंगित की जाती है, रिपोर्टिंग के प्रकार और रूपों का संकेत दिया जाता है, दस्तावेज़ों की प्रतियों की संख्या, आदि), जिससे इसकी सूचना सामग्री बढ़ जाती है।

उदाहरण के लिए:

2005 के लिए जेएससी एनर्जिया के निदेशक के आदेश संख्या 1-45; 2002 के लिए श्रम पर सांख्यिकीय रिपोर्ट (फॉर्म संख्या 1-टी);

2006 के लिए संस्थान के वैज्ञानिक और पद्धति आयोग की बैठकों के कार्यवृत्त संख्या 1-6 (प्रतियाँ)।

मामले के दस्तावेज़ों की मौलिकता विशेष रूप से नहीं बताई गई है।

यदि कार्यालय कार्य में मुख्य गतिविधियों के आदेशों को कर्मियों के आदेशों के साथ रखा जाता है, तो वे अलग-अलग मामलों में बन जाते हैं। उसी समय, ऑर्डर संख्या शीर्षक में नोट नहीं की गई है, क्योंकि ऑर्डर का क्रम शुरू हो चुका है। यह सुविधा इन्वेंट्री की प्रस्तावना में प्रतिबिंबित होनी चाहिए।

उनमें रखे गए दस्तावेजों की तारीखें मामलों के कवर पर इंगित की गई हैं। मामले की तारीख केवल वार्षिक योजनाओं और रिपोर्ट वाले मामलों के कवर पर इंगित नहीं की जा सकती है, क्योंकि उनकी तारीख मामलों के शीर्षकों में परिलक्षित होती है।

यदि मामले में कई खंड (भाग) हैं, तो उनमें से प्रत्येक पर दस्तावेजों की अंतिम तिथियां इंगित की गई हैं, यानी। मामले में शामिल प्रारंभिक और नवीनतम दस्तावेजों के पंजीकरण (मसौदा तैयार करने) की तारीखें।

यदि मामला मुख्य गतिविधि के लिए आदेश दर्ज करने के लिए एक जर्नल है, तो इसकी तारीख जर्नल में पहली और आखिरी प्रविष्टियों की सटीक कैलेंडर तिथियां होंगी। बैठकों के कार्यवृत्त वाले किसी मामले की समय सीमा अनुमोदन की तारीखें (अनुमोदित दस्तावेजों के लिए) या मामले में रखे गए पहले और अंतिम मिनटों की तैयारी की तारीखें हैं। व्यक्तिगत फ़ाइल की समय सीमा उस व्यक्ति के प्रवेश और बर्खास्तगी के आदेशों पर हस्ताक्षर करने की तारीखें हैं जिसके खिलाफ मामला दायर किया गया है।

यदि सटीक कैलेंडर तिथियां इंगित की जाती हैं, तो दिन, महीना और वर्ष भी इंगित किया जाता है। तारीख और वर्ष अरबी अंकों में दर्शाया गया है, महीने का नाम शब्दों में लिखा गया है।

यदि मामले में दस्तावेज़ (आवेदन, प्रमाण पत्र, समीक्षा इत्यादि) हैं, जिनकी तारीख मामले की समय सीमा के साथ मेल नहीं खाती है, तो इन तिथियों के नीचे एक नई लाइन पर एक प्रविष्टि की जाती है: "फ़ाइल में _ वर्ष के दस्तावेज़ शामिल हैं।"

मामले के कवर का अनिवार्य विवरण मामले में शीटों की संख्या है, जो मामले के प्रमाणन शिलालेख के आधार पर चिपकाया जाता है, और मामले की भंडारण अवधि (स्थायी भंडारण मामलों पर यह लिखा जाता है: "निरंतर")।

मामले के कवर पर, इसकी संख्या इन्वेंट्री के अनुसार इंगित की जाती है और, संस्था के संग्रह के साथ समझौते में, इन्वेंट्री और अभिलेखीय निधि की संख्या इंगित की जाती है।

बक्सों के कवर पर शिलालेख स्पष्ट होने चाहिए और प्रकाश प्रतिरोधी काली स्याही या पेस्ट से लिखे जाने चाहिए।

किसी मामले के मुद्रित शीर्षक पृष्ठ के मामले में, मामले के कवर पर केवल संग्रह निधि, सूची और मामले की संख्याएं दर्शायी जाती हैं। केस के कवर पर शीर्षक पृष्ठ चिपकाना निषिद्ध है।