·दस्तावेज़ की प्रतिलिपि - एक दस्तावेज़ जो मूल दस्तावेज़ और उसके बाहर की हर चीज़ की जानकारी को पूरी तरह से पुन: प्रस्तुत करता है। सूचना की अवधारणा, दस्तावेज़ की अवधारणा एक दस्तावेज़ जो मूल जानकारी को पूरी तरह से पुन: प्रस्तुत करता है

दस्तावेज़ीकरण स्थापित नियमों के अनुसार विभिन्न मीडिया पर जानकारी की रिकॉर्डिंग है। प्रलेखित जानकारी का वाहक एक भौतिक वस्तु है जिसका उपयोग परिवर्तित रूप सहित भाषण, ऑडियो या दृश्य जानकारी को ठीक करने और संग्रहीत करने के लिए किया जाता है। दस्तावेज़ीकरण उपकरण मानव द्वारा दस्तावेज़ (सरल, यांत्रिक, इलेक्ट्रोमैकेनिकल) बनाने के लिए उपयोग किए जाने वाले उपकरण हैं। दस्तावेज़ीकरण के साधनों में टाइपराइटर, कंप्यूटर उपकरण, टेप रिकॉर्डर, वॉयस रिकॉर्डर, फ़ोटो, फ़िल्में और वीडियो उपकरण शामिल हैं।

किस दस्तावेज़ीकरण उपकरण का उपयोग किया जाता है इसके आधार पर, दस्तावेज़ीकरण विधियों को प्रतिष्ठित किया जाता है:

• - पाठ दस्तावेज़ीकरण;
• - तकनीकी दस्तावेज;
• - फोटो-फिल्म-वीडियो दस्तावेज़ीकरण;
• - कंप्यूटर मीडिया पर दस्तावेज़, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ीकरण।

पाठ दस्तावेज़ीकरण. टेक्स्ट दस्तावेज़: एक दस्तावेज़ जिसमें किसी भी प्रकार के लेखन या किसी ऑडियो रिकॉर्डिंग सिस्टम द्वारा कैप्चर की गई ऑडियो जानकारी होती है। पाठ प्रलेखन सबसे व्यापक हो गया है। यह सरकारी एजेंसियों, उद्यमों और व्यक्तियों की गतिविधियों का दस्तावेजीकरण करने में मदद करता है।

तकनीकी दस्तावेज़ीकरण तकनीकी विचार को पकड़ने का एक तरीका है। तकनीकी दस्तावेज़ उन दस्तावेज़ों का सामान्य नाम है जो निर्माण और तकनीकी डिज़ाइन, निर्माण, इंजीनियरिंग सर्वेक्षण और इमारतों और संरचनाओं के निर्माण और औद्योगिक उत्पादों के निर्माण पर अन्य कार्यों के परिणाम को दर्शाते हैं। तकनीकी दस्तावेजी सामग्री श्रम प्रक्रियाओं, उत्पादन के साधनों (चित्र, चित्र, गणना, ग्राफ, तकनीकी विवरण, आदि) का रिकॉर्ड रखती है। यह भूगणित, मानचित्रण और जल-मौसम विज्ञान सेवा से संबंधित दस्तावेज भी है।

फोटो-फिल्म-वीडियो दस्तावेज़ीकरण। एक फोटोग्राफिक दस्तावेज़ फोटोग्राफ़िक रूप से बनाया गया एक दृश्य दस्तावेज़ है। फोटोग्राफिक दस्तावेजों की ख़ासियत यह है कि वे घटनाओं के क्षण में दिखाई देते हैं, इसलिए, उनकी सटीकता और स्पष्टता के कारण, वे बहुत मूल्यवान हैं और मानव गतिविधि के विभिन्न क्षेत्रों में व्यापक रूप से उपयोग किए जाते हैं: चिकित्सा, विज्ञान, कला, न्यायिक अभ्यास में , पत्रकारिता आदि में। माइक्रोफोटोकॉपी का उपयोग दस्तावेजों की प्रतियां बनाने के लिए किया जाता है। फ़िल्म दस्तावेज़ सिनेमाई तरीके से बनाया गया एक दृश्य और दृश्य-श्रव्य दस्तावेज़ है। फ़िल्म दस्तावेज़ गतिशीलता और गति में घटनाओं को दर्शाता है। आजकल, चुंबकीय फिल्म पर फिल्माए गए वीडियो दस्तावेज़ व्यापक हो गए हैं। ध्वनि दस्तावेज़ एक दस्तावेज़ है जिसमें किसी भी ध्वनि रिकॉर्डिंग सिस्टम द्वारा रिकॉर्ड की गई ध्वनि जानकारी होती है। दृश्य-श्रव्य दस्तावेज़ों का व्यापक रूप से उपयोग किया जाता है।

कंप्यूटर मीडिया पर दस्तावेज़, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ीकरण। विशेष सामग्री मीडिया की सहायता से, जिस पर डेटा विशेष प्रतीकों के साथ दर्ज किया जाता है, केवल मशीन द्वारा समझने योग्य रूप में जानकारी के साथ दस्तावेज़ बनाए जाते हैं। किसी व्यक्ति द्वारा मशीन द्वारा संसाधित जानकारी को पढ़ने के लिए, इसे दृश्य धारणा के लिए उपयुक्त रूप में परिवर्तित किया जाना चाहिए। कंप्यूटर मीडिया पर एक दस्तावेज़ मीडिया और रिकॉर्डिंग विधियों का उपयोग करके बनाया गया एक दस्तावेज़ है जो इलेक्ट्रॉनिक कंप्यूटर द्वारा इसकी जानकारी का प्रसंस्करण सुनिश्चित करता है। मशीन प्रलेखन का उद्भव जानकारी दर्ज करने के पिछले तरीकों को रद्द नहीं करता है। पारंपरिक प्रकार के दस्तावेज़ों के साथ-साथ, नवीनतम मीडिया पर तेजी से जटिल गैर-पारंपरिक प्रकार के दस्तावेज़ भी दिखाई दे रहे हैं।

कोई भी भौतिक वस्तु सूचना का वाहक होती है, लेकिन लोग विशेष वस्तुओं का उपयोग इस रूप में करते हैं, जिनसे जानकारी पढ़ना अधिक सुविधाजनक होता है। परंपरागत रूप से उपयोग किया जाने वाला भंडारण माध्यम कागज है जिस पर किसी न किसी रूप में चित्र मुद्रित होते हैं। चूँकि हमारे समय में सूचना प्रसंस्करण का मुख्य साधन कंप्यूटर है, मशीन-पठनीय मीडिया का उपयोग मुख्य रूप से जानकारी संग्रहीत करने के लिए किया जाता है।

दस्तावेजों की संपत्ति।

किसी भी वस्तु की तरह, एक दस्तावेज़ में कई गुण (विशिष्ट गुण) होते हैं। किसी दस्तावेज़ के कई बुनियादी गुणों को अलग करने की प्रथा है, जो संबंधित विशेषताओं की विशेषता है: कानूनी बल, मौलिकता, प्रामाणिकता, प्रतिलिपि।

किसी दस्तावेज़ की कानूनी शक्ति एक आधिकारिक दस्तावेज़ की संपत्ति है जो इसे वर्तमान कानून, इसे जारी करने वाले निकाय की क्षमता और इसके निष्पादन के लिए स्थापित प्रक्रिया द्वारा प्रदान की जाती है। किसी दस्तावेज़ की कानूनी शक्ति को प्रत्येक प्रकार के दस्तावेज़ के लिए स्थापित विवरणों के एक सेट द्वारा सुनिश्चित किया जा सकता है, अर्थात। दस्तावेज़ पंजीकरण के अनिवार्य तत्व: संगठन का नाम - दस्तावेज़ का लेखक, हस्ताक्षर, तिथि, दस्तावेज़ की पंजीकरण संख्या, अनुमोदन मोहर, मुहर, आदि। दस्तावेज़ की मौलिकता। "ओरिजिनल" शब्द लैटिन शब्द "ओरिजिनलिस" से आया है, जिसका अर्थ है मूल, मूल। किसी मूल की पहचान उसकी विशिष्टता है। "गुणित मूल" असामान्य नहीं हैं, अर्थात्। मूल प्रतियों को कई प्रतियों में संकलित किया गया। उदाहरण के लिए, प्राचीन काल से राज्यों के बीच एक अनुबंध अनुबंध करने वाले पक्षों की संख्या के अनुरूप कई प्रतियों में तैयार किया गया है, जिसमें प्रत्येक प्रति मूल होती है। दिखने में मूल दस्तावेज़ श्वेत पत्र या ड्राफ्ट हो सकते हैं।

ड्राफ्ट प्रारंभिक संस्करण में एक दस्तावेज़ है। ड्राफ्ट दस्तावेज़: एक हस्तलिखित या टाइप किया हुआ दस्तावेज़ जो किसी लेखक या संपादक के काम को उसके पाठ पर दर्शाता है।

बेलोविक दस्तावेज़ का नवीनतम, पुनर्लिखित या पूर्णतः पुनर्मुद्रित संस्करण है। श्वेत दस्तावेज़: एक हस्तलिखित या टाइप किया हुआ दस्तावेज़, जिसका पाठ ड्राफ्ट दस्तावेज़ से कॉपी किया जाता है या बिना मिटाए या सुधार के लिखा जाता है।

आधिकारिक दस्तावेजों के लिए, मूल अधिकारियों द्वारा हस्ताक्षरित एक श्वेत पत्र है, जिसमें कुछ मामलों में मुहर लगी होती है। मूल आधिकारिक दस्तावेज़ लेटरहेड पर मुद्रित किए जा सकते हैं। ऑटोग्राफ के बीच एक अंतर किया जाता है - लेखक के हाथ से दोबारा लिखे या सुधारे गए दस्तावेज़ (पुनर्मुद्रण या पुनर्लेखन के बाद)।

दस्तावेज़ की प्रामाणिकता. मूल शब्द के पर्यायवाची के रूप में, मूल का उपयोग किया जाता है, जिसका लैटिन से अनुवादित अर्थ विश्वसनीय है। प्रामाणिक दस्तावेज़: एक दस्तावेज़, लेखक, समय और निर्माण के स्थान के बारे में जानकारी, जो दस्तावेज़ में ही निहित है या किसी अन्य तरीके से पहचानी गई है, इसके मूल की विश्वसनीयता की पुष्टि करती है।

इस प्रकार, दस्तावेज़ का अंतिम संस्करण, उचित रूप से निष्पादित और हस्ताक्षरित, मूल आधिकारिक दस्तावेज़ कहलाता है। यह मूल दस्तावेज़ की पहली या एकल प्रति हो सकती है। डुप्लिकेट दस्तावेज़: मूल दस्तावेज़ की एक डुप्लिकेट प्रति जिसमें कानूनी बल होता है।

दस्तावेज़ों की प्रतिलिपि संख्या. किसी दस्तावेज़ की प्रतिलिपि एक दस्तावेज़ है जो मूल दस्तावेज़ और उसकी सभी बाहरी विशेषताओं या उनके हिस्से की जानकारी को पूरी तरह से पुन: प्रस्तुत करता है, और इसमें कानूनी बल नहीं होता है। मूल प्रतियों का बार-बार, सटीक पुनरुत्पादन (पुनरुत्पादन उद्देश्यों के लिए) एक प्रति है।

कॉपी (लैटिन कॉपिया - सेट) की अवधारणा ही किसी भी प्रकार के मूल के पुनरुत्पादन से जुड़ी है। प्रतियों में भिन्न हैं: उद्धरण - दस्तावेज़ के भाग की एक प्रति। उद्धरण में किसी विशिष्ट मुद्दे पर निर्णय के पूर्ण पाठ का पुनरुत्पादन होना चाहिए। संगठन के किसी अधिकारी या नोटरी द्वारा प्रमाणित होने के बाद उद्धरण कानूनी बल प्राप्त कर लेता है।

एक विशेष प्रकार की तस्वीरें और ब्लूप्रिंट हैं, जिनकी विशिष्ट विशेषता मूल का सटीक पुनरुत्पादन है। वे एक प्रकार की प्रतिकृति, स्वचालित प्रतिलिपि हैं।

मूल से सीधे बनाई गई या स्वचालित रूप से प्राप्त की गई प्रतियों को छोड़कर, अर्थात। मूल के साथ-साथ, कई प्रतियाँ भी हो सकती हैं: एक प्रति की एक प्रति।

प्रतियों का कानूनी बल:

• 1) प्रतिलिपि में मूल का सटीक पाठ (उस फॉर्म सहित जिस पर दस्तावेज़ तैयार किया गया था), मुहरों की एक प्रतिलेख और अधिकारियों के हस्ताक्षर शामिल होने चाहिए।
• 2) दस्तावेज़ की एक प्रति की कानूनी शक्ति का प्रमाण - इसके प्रमाणीकरण पर एक निशान। प्रतियों को स्वयं संगठन द्वारा या, यदि आवश्यक हो, नोटरी द्वारा प्रमाणित किया जाना चाहिए।

दस्तावेज़ की प्रतिलिपि- एक दस्तावेज़ जो मूल दस्तावेज़ और उसकी बाहरी विशेषताओं की जानकारी को पूरी तरह से पुन: प्रस्तुत करता है, जिसमें कानूनी बल नहीं है;... स्रोत: 15 जून, 2009 एन 477 के रूसी संघ की सरकार का डिक्री (7 सितंबर को संशोधित) , 2011) कार्यालय कार्य हेतु नियमों के अनुमोदन पर... आधिकारिक शब्दावली

दस्तावेज़ की प्रति- एक दस्तावेज़ जो मूल दस्तावेज़ और उसकी सभी बाहरी विशेषताओं या उनके हिस्से की जानकारी को पूरी तरह से पुन: प्रस्तुत करता है, और इसमें कोई कानूनी बल नहीं है। [गोस्ट आर 51141 98] विषय: कार्यालय कार्य और अभिलेखीय कार्य... तकनीकी अनुवादक की मार्गदर्शिका

दस्तावेज़ की प्रति- दस्तावेज़ की 3.5 प्रतिलिपि: माध्यम के परिवर्तन या प्रतिस्थापन के साथ दस्तावेज़ के मूल, लिखित या मौखिक पाठ, संगीत, शोर, छवि की प्रतिलिपि बनाने और सामग्री और बाहरी विशेषताओं के सभी या आंशिक भाग को सटीक रूप से पुन: प्रस्तुत करने से उत्पन्न एक प्रति। .. ...

दस्तावेज़ की प्रति महान लेखा शब्दकोश

दस्तावेज़ की प्रति- मूल दस्तावेज़ का सटीक पुनरुत्पादन। के.डी. यदि मूल दस्तावेज़ के साथ इसका अनुपालन कानून द्वारा स्थापित प्रक्रिया के अनुसार प्रमाणित किया जाता है तो इसमें मूल दस्तावेज़ का बल होता है... बड़ा आर्थिक शब्दकोश

दस्तावेज़ की प्रति- 1) GOST R 51141-98 के अनुसार “कार्यालय प्रबंधन और संग्रह। नियम और परिभाषाएँ" - एक दस्तावेज़ जो मूल दस्तावेज़ की जानकारी और उसके हिस्से के रूप में इसकी सभी बाहरी विशेषताओं को पूरी तरह से पुन: पेश करता है, और इसमें कोई कानूनी बल नहीं है; 2) GOST के अनुसार... ... नियमों और परिभाषाओं में अभिलेखों का प्रबंधन और संग्रहण

एक प्रति जिसमें मूल की ताकत है। के.डी.ओ. केवल उस प्राधिकारी द्वारा जारी किया जा सकता है जिसने दस्तावेज़ स्वीकार किया है या जो आधिकारिक दस्तावेज़ संग्रहीत करता है। व्यावसायिक शर्तों का शब्दकोश. Akademik.ru. 2001... व्यावसायिक शर्तों का शब्दकोश

दस्तावेज़ की प्रमाणित प्रति- एक दस्तावेज़ की प्रमाणित प्रति, जिस पर, स्थापित प्रक्रिया के अनुसार, आवश्यक विवरण दर्ज किए जाते हैं, जिससे इसे कानूनी बल मिलता है... स्रोत: रोसोखरनकुल्तुरा का आदेश दिनांक 21 सितंबर, 2010 एन 163 निर्देशों के अनुमोदन पर। .. ... आधिकारिक शब्दावली

दस्तावेज़ की बीमा प्रति- 3.3. दस्तावेज़ की बीमा प्रति: मूल दस्तावेज़ की एक प्रति, जो बीमा दस्तावेज़ निधि का हिस्सा है और इसके नुकसान, क्षति या अनुपलब्धता की स्थिति में मूल को प्रतिस्थापित करने का इरादा है। स्रोत: GOST R 13.1.107 2005: रिप्रोग्राफी।… … मानक और तकनीकी दस्तावेज़ीकरण की शर्तों की शब्दकोश-संदर्भ पुस्तक

दस्तावेज़ की प्रमाणित प्रति- दस्तावेज़ की 30 प्रमाणित प्रति: दस्तावेज़ की एक प्रति, जिस पर स्थापित प्रक्रिया के अनुसार, आवश्यक विवरण चिपकाए जाते हैं, जिससे इसे कानूनी बल मिलता है

·दस्तावेज़ की प्रतिलिपि - एक दस्तावेज़ जो मूल दस्तावेज़ और उसकी सभी बाहरी विशेषताओं या उसके हिस्से की जानकारी को पूरी तरह से पुन: प्रस्तुत करता है। दस्तावेज़ की प्रति; कोई कानूनी बल नहीं है.

मूल - दस्तावेज़ की पहली, प्रामाणिक प्रति,

किसी दस्तावेज़ का उद्धरण दस्तावेज़ के भाग की प्रमाणित प्रति है।

8. प्रचार की डिग्री के अनुसार:

· खुला - अवर्गीकृत,

· सीमित पहुंच के साथ. कार्मिक दस्तावेजों को तैयार करते और बनाए रखते समय विशेष देखभाल की आवश्यकता होती है, क्योंकि वे कर्मचारियों की सेवा की अवधि की पुष्टि करते हैं। इनका दीर्घकाल तक संरक्षण सुनिश्चित करना आवश्यक है। कर्मियों पर दस्तावेजों के साथ काम करते समय, यह ध्यान में रखा जाना चाहिए कि व्यक्तिगत डेटा (नागरिकों के काम और व्यक्तिगत जीवन के तथ्यों, घटनाओं और परिस्थितियों के बारे में जानकारी) को संघीय कानून "सूचना, सूचनाकरण और सूचना संरक्षण पर" गोपनीय जानकारी के रूप में वर्गीकृत किया गया है। .

9. समय सीमा के अनुसार:

· अत्यावश्यक - दस्तावेज़ या संकल्प का पाठ निष्पादन की समय सीमा को इंगित करता है। अत्यावश्यक दस्तावेजों के निष्पादन की निगरानी के लिए, एटेक एलएलसी एक नियंत्रण लॉग रखता है।

· गैर-जरूरी - समय सीमा निर्दिष्ट नहीं है।

10. उत्पत्ति से:

· आधिकारिक (आधिकारिक) - संगठन के हितों को प्रभावित करने वाला, किसी कानूनी इकाई या व्यक्ति द्वारा संकलित, निर्धारित तरीके से औपचारिक रूप से तैयार किया गया,

· व्यक्तिगत - किसी विशिष्ट व्यक्ति के हितों से संबंधित (उदाहरण के लिए, एक शिकायत)। रूस के नागरिकों को सरकारी निकायों और अधिकारियों को व्यक्तिगत और सामूहिक अपील भेजने का अधिकार है। संगठनों के प्रमुख नागरिकों की अपीलों पर विचार करने के कार्य के लिए व्यक्तिगत जिम्मेदारी निभाते हैं। उदाहरण के लिए, एटेक एलएलसी को वेटरों द्वारा रेस्तरां आगंतुकों के साथ अभद्र व्यवहार के बारे में शिकायतें मिल सकती हैं। इस तरह की शिकायत में नागरिकों के उल्लंघन किए गए अधिकारों और हितों की बहाली के लिए अनुरोध, अनुचित कार्यों के परिणामस्वरूप कंपनी के कर्मचारियों की आलोचना शामिल है जिसके कारण उल्लंघन हुआ। व्यक्तिगत दस्तावेजों में एक बयान (एक दस्तावेज जो कानून द्वारा प्रदत्त नागरिकों के अधिकारों और हितों को साकार करने के उद्देश्य से व्यक्तिगत या सार्वजनिक प्रकृति के अनुरोधों को इंगित करता है), एक प्रस्ताव (एक दस्तावेज जो उद्यम के काम में सुधार की आवश्यकता को इंगित करता है और सिफारिश करता है) भी शामिल है कार्यों को हल करने के तरीके और साधन, उदाहरण के लिए, 2009 के लिए दोषपूर्ण उत्पादों के प्रतिशत को कम करने के उपायों का एक प्रस्ताव, जहां उत्पादन के उप निदेशक उद्यम के सामने आने वाली समस्याओं और उनके तर्कसंगत समाधान की जांच करते हैं)।

अपनी गतिविधियों के दौरान, एटेक एलएलसी बड़ी संख्या में दस्तावेज़ प्राप्त करता है और बनाता है। वर्तमान मुद्दों को हल करने के लिए परिचालन गतिविधियों में उनके उपयोग के बाद, दस्तावेज़ पूर्वव्यापी जानकारी के संरक्षक बन जाते हैं, जिसकी आवश्यकता एक निश्चित समय के बाद फिर से उत्पन्न हो सकती है, अर्थात। वे संस्था की स्मृति के रूप में कार्य करते हैं।

ऐसे दस्तावेज़ों की त्वरित खोज और उपयोग उनके स्पष्ट वर्गीकरण से ही संभव है। दस्तावेज़ों का सबसे सरल वर्गीकरण उन्हें मामलों में समूहित करना है।

प्रशासनिक वर्गीकरण दस्तावेज़

निष्कर्ष

उद्यम दस्तावेज़ों का अर्थ और व्यावहारिक मूल्य अलग-अलग हैं। कुछ दस्तावेज़ संदर्भ और सूचना कार्य के लिए लंबे समय तक उपयोग किए जाते हैं, अन्य बहुत जल्दी अपना महत्व खो देते हैं। दस्तावेज़ अधिकांश प्रबंधन निर्णयों का आधार होते हैं, उनका भौतिक अवतार होते हैं, उनकी कानूनी शक्ति सुनिश्चित करते हैं और इस प्रकार उनके निष्पादन को सुविधाजनक बनाते हैं। सूचना प्रक्रियाएँ वर्तमान में आधुनिक समाज के विकास के घटकों में से एक हैं, जो मानव जीवन के सभी पहलुओं को प्रभावित करती हैं। नवीनतम सूचना प्रौद्योगिकियों का उपयोग इस प्रभाव को काफी बढ़ाता है। इस बीच, अधिकांश जानकारी मूर्त मीडिया पर दर्ज की गई है और विभिन्न दस्तावेजों में निहित है।

रिकॉर्ड रखना प्रबंधन का एक मूलभूत हिस्सा है। प्रबंधन कर्मचारी अपने कामकाजी समय का आधे से अधिक समय उद्यम कागजात के साथ काम करने में बिताते हैं, इसलिए दस्तावेजों के साथ काम करने की दक्षता सुनिश्चित करने के लिए वर्गीकरण आवश्यक है।

कार्यों की अवधारणा और दस्तावेजों के वर्गीकरण का उपयोग करके, उद्यम दस्तावेज़ीकरण के बारे में ज्ञान को व्यवस्थित और ठोस बनाना और प्रबंधन के क्षेत्र में उनके आंदोलन की संरचना तैयार करना संभव है।

प्रबंधन अभ्यास में, दस्तावेजों को उनकी प्रामाणिकता की डिग्री के अनुसार ड्राफ्ट, श्वेत पत्र, मूल और प्रतियों में अलग करने की प्रथा है।

एक मसौदा दस्तावेज़, चाहे हस्तलिखित हो, टाइप किया हुआ हो, या कंप्यूटर से मुद्रित हो, उसकी सामग्री पर लेखक के काम को दर्शाता है। इसमें केवल पाठ हो सकता है और इसका कोई कानूनी बल नहीं है।

श्वेत पत्र दस्तावेज़ एक हस्तलिखित या टाइप किया हुआ दस्तावेज़ है, जिसका पाठ ड्राफ्ट दस्तावेज़ से कॉपी किया जाता है या बिना मिटाए या सुधार के लिखा जाता है।

एक दस्तावेज़ जिसमें इसकी प्रामाणिकता (लेखक, निर्माण के समय और स्थान के बारे में) की पुष्टि करने वाली जानकारी होती है, उस पर विचार किया जाता है प्रामाणिक।मूल आधिकारिक दस्तावेज़- यह किसी दस्तावेज़ की पहली (या एकल) प्रति है जिसमें कानूनी बल है।

दस्तावेज़ की प्रतिलिपि- यह एक दस्तावेज़ है जो मूल दस्तावेज़ और उसकी सभी बाहरी विशेषताओं या उनके हिस्से की जानकारी को पूरी तरह से पुन: प्रस्तुत करता है (GOST R 51141-98 रिकॉर्ड रखना और संग्रह करना। नियम और परिभाषाएँ)।

दस्तावेज़ की प्रति प्रतिकृति या निःशुल्क प्रति हो सकती है।एक प्रतिकृति प्रति दस्तावेज़ की सामग्री और उसकी सभी बाहरी विशेषताओं (हस्ताक्षर और मुहर सहित मूल में निहित विवरण) या उनके हिस्से और उनके स्थान की विशेषताओं को पूरी तरह से पुन: प्रस्तुत करती है। प्रतिकृति प्रतिलिपि कॉपियर, फोटोग्राफी, फैक्स मशीन और प्रिंटर का उपयोग करके बनाई जाती है। टाइपराइटर पर उत्पादित दस्तावेजों के लिए, एक प्रतिकृति प्रतिलिपि कार्बन पेपर के माध्यम से प्राप्त दस्तावेजों की दूसरी और बाद की प्रतियां है। वे, एक नियम के रूप में, संस्था के मामलों में बने रहते हैं। ऐसी प्रतियों का पुराना नाम अवकाश है। एक निःशुल्क प्रतिलिपि में दस्तावेज़ के सभी विवरण शामिल होते हैं, लेकिन जरूरी नहीं कि वह उसके स्वरूप को दोहराए।

सभी प्रकार की प्रतियों का कोई कानूनी बल नहीं है जब तक कि उन्हें कोई विशेष प्रमाणपत्र प्राप्त न हो। GOST R 6.30-2003 के अनुसार एकीकृत दस्तावेज़ीकरण प्रणाली "संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेज़ीकरण की एकीकृत प्रणाली। दस्तावेजों की तैयारी के लिए आवश्यकताएँ" मूल के साथ दस्तावेज़ की एक प्रति के अनुपालन को प्रमाणित करते समय, "हस्ताक्षर" अपेक्षित के नीचे, प्रमाणीकरण शिलालेख "सत्य" चिपका हुआ है; प्रतिलिपि प्रमाणित करने वाले व्यक्ति की स्थिति; व्यक्तिगत हस्ताक्षर; हस्ताक्षर का डिक्रिप्शन (प्रारंभिक, उपनाम); प्रमाणन तिथि.

"हस्ताक्षर" विशेषता के नीचे शिलालेख "सत्य" रखा गया है;

उनके व्यक्तिगत हस्ताक्षर लगे हुए हैं;

हस्ताक्षर को समझा जाता है (प्रारंभिक, उपनाम);

प्रमाणीकरण की तारीख इंगित की गई है;

स्टाम्प लगा हुआ है.

उदाहरण के लिए:

मानव संसाधन विभाग की मानव संसाधन सेवा के निरीक्षक लेवचेंको टी.एस. लेवचेंको

स्वचालित सूचना प्रणाली से प्राप्त एक दस्तावेज़, कानून के अनुसार, रूसी संघ के कानून द्वारा स्थापित तरीके से एक अधिकारी द्वारा हस्ताक्षरित होने के बाद कानूनी बल प्राप्त करता है। स्वचालित सूचना और दूरसंचार प्रणालियों का उपयोग करके संग्रहीत, संसाधित और प्रसारित दस्तावेज़ की कानूनी शक्ति की पुष्टि इलेक्ट्रॉनिक डिजिटल हस्ताक्षर द्वारा की जा सकती है। इलेक्ट्रॉनिक डिजिटल हस्ताक्षर की कानूनी शक्ति को मान्यता दी जाती है यदि स्वचालित सूचना प्रणाली में सॉफ़्टवेयर और हार्डवेयर उपकरण शामिल होते हैं जो हस्ताक्षर पहचान सुनिश्चित करते हैं, और उनके उपयोग के लिए स्थापित व्यवस्था का पालन किया जाता है। इलेक्ट्रॉनिक डिजिटल हस्ताक्षर की पहचान प्रमाणित करने का अधिकार रूसी संघ में लाइसेंस के आधार पर प्रयोग किया जाता है।

दस्तावेज़ पाठ बनाने के लिए एल्गोरिदम। दस्तावेज़ के पाठ के लिए सामान्य आवश्यकताएँ। पाठ तत्व: शीर्षक, अनुप्रयोग, उनके डिज़ाइन के लिए आवश्यकताएँ। पाठ का एकीकरण. आधिकारिक दस्तावेजों के पाठ की भाषाई विशेषताएं।