लेखांकन दस्तावेजों का शीर्षक. लेखांकन दस्तावेजों की भूमिका और महत्व

लेखांकन दस्तावेजों को निम्नलिखित मानदंडों के अनुसार वर्गीकृत किया गया है:

मैं)उद्देश्य हेतु:

1)प्रशासनिक-इसमें व्यावसायिक लेनदेन करने का आदेश शामिल है (उदाहरण के लिए: आदेश, भुगतान आदेश)। ये दस्तावेज़ किसी व्यावसायिक लेनदेन के तथ्य की पुष्टि नहीं करते हैं। इसलिए, वे खातों के आधार के रूप में काम नहीं करते हैं;

2)कार्यकारिणी- लेन-देन के तथ्य की पुष्टि करें (उदाहरण के लिए, जानवरों की संतानों को पोस्ट करने का एक अधिनियम)। ये दस्तावेज़ लेखांकन में व्यावसायिक लेनदेन को रिकॉर्ड करने के आधार के रूप में कार्य करते हैं;

3)लेखांकन दस्तावेजों -लेखांकन कर्मचारियों द्वारा संकलित। इन दस्तावेज़ों को तब संकलित किया जाता है जब तथ्य को प्रतिबिंबित किया जाए आर्थिक जीवनकोई अन्य दस्तावेज़ नहीं हैं (उदाहरण के लिए, मूल्यह्रास विवरण, लेखा प्रमाणपत्र);

4)संयुक्त -पहले तीन के कार्य एक साथ करें (उदाहरण के लिए, उपभोज्य)। नकद आदेश).

द्वितीय) संकलन के क्रम में:

1)प्राथमिक- लेन-देन के समय या उसके तुरंत बाद तैयार किया गया (उदाहरण के लिए, एक व्यय नकद आदेश);

2)सारांश- प्राथमिक दस्तावेजों (उदाहरण के लिए, एक कैश बुक) के आधार पर संकलित।

तृतीय) व्यावसायिक लेनदेन को प्रतिबिंबित करने की विधि द्वारा:

1)वन टाइम- एक या कई एक साथ किए गए लेनदेन को प्रतिबिंबित करने के लिए एक बार उपयोग किया जाता है (उदाहरण के लिए, एक मांग चालान);

2)संचयी- सजातीय आवर्ती लेनदेन को प्रतिबिंबित करने के लिए एक निश्चित अवधि के लिए संकलित किया गया है जो पूरा होने पर रिकॉर्ड किया जाता है (उदाहरण के लिए, सीमा-बाड़ कार्ड)। यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि संचयी दस्तावेज़ सारांश दस्तावेज़ों से भिन्न होते हैं जिसमें एक सारांश दस्तावेज़ प्राथमिक दस्तावेज़ों के आधार पर संकलित किया जाता है, उनका सारांश होता है, और एक संचयी दस्तावेज़ एक प्राथमिक दस्तावेज़ होता है जिसे लेनदेन को संचित करके धीरे-धीरे संकलित किया जाता है।

चतुर्थ) संकलन के स्थान के अनुसार:

1)आंतरिक -आंतरिक संचालन को प्रतिबिंबित करने के लिए उद्यम में संकलित (उदाहरण के लिए, एक मांग चालान);

2)बाहरी- उद्यम के बाहर भरे जाते हैं और औपचारिक रूप में प्राप्त होते हैं (उदाहरण के लिए, तीसरे पक्ष को सामग्री जारी करने के लिए एक चालान, एक वेबिल)।

वी) आर्थिक सामग्री द्वारा:

1)सामग्री- ये ऐसे दस्तावेज़ हैं जो संगठन की संपत्ति के साथ लेनदेन का दस्तावेजीकरण करते हैं जिनका एक भौतिक रूप होता है (उदाहरण के लिए, एक मांग चालान);

2)मुद्रा- ये ऐसे दस्तावेज़ हैं जिनका उपयोग धन के साथ लेनदेन का दस्तावेजीकरण करने के लिए किया जाता है (उदाहरण के लिए, एक व्यय नकद आदेश);

3)गणना- ये अन्य संगठनों और व्यक्तियों के साथ समझौते को औपचारिक बनाने के लिए उपयोग किए जाने वाले दस्तावेज़ हैं (उदाहरण के लिए, बस्तियों के सुलह का एक कार्य)।

छठी) रिकॉर्डिंग विधि द्वारा: मैन्युअल रूप से संकलित और प्रौद्योगिकी का उपयोग करके।

4. दस्तावेजों के पंजीकरण, स्वागत, सत्यापन, प्रसंस्करण और भंडारण की प्रक्रिया

सभी दस्तावेजों को उनके पूरा होने की आवश्यकताओं के अनुसार तैयार किया जाना चाहिए।

दस्तावेज़ भरने के लिए निम्नलिखित आवश्यकताएँ लागू होती हैं:

1) दस्तावेज़ समयबद्ध तरीके से तैयार किए जाने चाहिए। एक नियम के रूप में, दस्तावेज़ आर्थिक जीवन के तथ्य के समय भरे जाते हैं, और यदि यह संभव नहीं है, तो इसके पूरा होने के तुरंत बाद। नकदी रजिस्टर का उपयोग करके सामान, उत्पाद, कार्य और सेवाएं बेचते समय, नकदी प्राप्तियों के आधार पर दिन के अंत में एक बार प्राथमिक दस्तावेज़ तैयार करने की अनुमति होती है।

2) दस्तावेजों में सभी विवरण भरने होंगे।

3) दस्तावेज़ को बॉलपॉइंट पेन का उपयोग करके या स्वचालित तरीके से स्पष्ट रूप से, स्पष्ट रूप से, बिना दाग के भरा जाना चाहिए।

4) कोई दस्तावेज़ लेखांकन के लिए स्वीकार किया जाता है यदि वह अनुमोदित प्रपत्रों के अनुसार तैयार किया गया हो।

लेखा विभाग में आने वाले दस्तावेज़ स्वीकार किए जाते हैं और सत्यापन के अधीन होने चाहिए। दस्तावेज़ों की जाँच की जाती है:

1)अनिवार्य रूप से,वे। आयोग की वैधता, शुद्धता और समीचीनता स्थापित की जाती है व्यावसायिक लेन - देन;

2)स्वरूप के अनुसार- यह सत्यापित किया गया है कि व्यावसायिक लेनदेन के लिए सही फॉर्म का उपयोग किया गया था;

3)अंकगणितीय जाँच.

सत्यापन के बाद, दस्तावेजों को आगे की प्रक्रिया से गुजरना पड़ता है, जिसमें तीन चरण होते हैं:

1)कराधान (कीमत)- प्राकृतिक और श्रम उपायों को मौद्रिक उपायों में बदलना;

2)समूहन– सजातीय व्यापार लेनदेन के लिए दस्तावेजों का चयन। उदाहरण के लिए, सामग्री की आवाजाही पर दस्तावेज़, नकद दस्तावेज़। दस्तावेज़ों का समूहन विशेष कथनों में परिलक्षित होता है।

3)कंटिंग -लेखांकन दस्तावेजों में संकेत.

प्रसंस्करण के बाद, एक विशिष्ट लेखांकन रजिस्टर से संबंधित प्राथमिक दस्तावेज़ महीने के अंत में अलग-अलग फ़ोल्डरों में दर्ज किए जाते हैं; फ़ोल्डर पर महीने और वर्ष का संकेत दिया जाता है। ये फ़ोल्डर लेखा विभाग में एक वर्ष तक संग्रहीत रहते हैं। रिपोर्टिंग वर्ष के अंत में, दस्तावेज़ संग्रह में जमा किए जाते हैं, जहाँ दस्तावेज़ संघीय कानून "ऑन" के अनुसार संग्रहीत किए जाते हैं लेखांकन» कम से कम पाँच वर्ष। श्रमिकों के व्यक्तिगत खाते, पुनर्मूल्यांकन विवरण और अचल संपत्तियों के मूल्यह्रास का निर्धारण 75 वर्षों तक संग्रहीत किया जाता है, वार्षिक रिपोर्ट्स- निरंतर।

दूसरा अध्याय। लेखांकन के लिए बुनियादी आवश्यकताएँ.
लेखांकन प्रलेखन और पंजीकरण

अनुच्छेद 8. लेखांकन के लिए बुनियादी आवश्यकताएँ

1. संगठनों की संपत्ति, देनदारियों और व्यावसायिक लेनदेन का लेखांकन विदेशी मुद्रा में किया जाता है रूसी संघ- रूबल में.

2. जो संपत्ति किसी संगठन की संपत्ति है, उसका हिसाब इस संगठन के स्वामित्व वाली अन्य कानूनी संस्थाओं की संपत्ति से अलग किया जाता है।

3. संगठन द्वारा पंजीकरण के क्षण से ही लेखांकन लगातार बनाए रखा जाता है कानूनी इकाईरूसी संघ के कानून द्वारा स्थापित तरीके से पुनर्गठन या परिसमापन से पहले।

4. संगठन संपत्ति, देनदारियों और व्यावसायिक लेनदेन का लेखांकन रिकॉर्ड रखता है दोहरी प्रविष्टिखातों के कामकाजी चार्ट में शामिल अंतरसंबंधित लेखांकन खातों पर।

डेटा विश्लेषणात्मक लेखांकनसिंथेटिक अकाउंटिंग खातों के टर्नओवर और शेष के अनुरूप होना चाहिए।

5. सभी व्यावसायिक लेनदेन और इन्वेंट्री परिणाम बिना किसी चूक या निकासी के लेखांकन खातों में समय पर पंजीकरण के अधीन हैं।

6. संगठनों के लेखांकन में वर्तमान खर्चउत्पादन के लिए और पूंजीगत निवेशअलग से हिसाब लगाया जाता है।

अनुच्छेद 9. प्राथमिक लेखांकन दस्तावेजों

1. संगठन द्वारा किए गए सभी व्यावसायिक लेनदेन का दस्तावेजीकरण किया जाना चाहिए सहकारी दस्तावेज़. ये दस्तावेज़ प्राथमिक लेखांकन दस्तावेज़ों के रूप में कार्य करते हैं जिनके आधार पर लेखांकन किया जाता है।

2. प्राथमिक लेखांकन दस्तावेज़ लेखांकन के लिए स्वीकार किए जाते हैं यदि वे एल्बम में निहित प्रपत्र में तैयार किए गए हों एकीकृत रूपप्राथमिक लेखांकन दस्तावेज़ीकरण, और जिन दस्तावेज़ों का फॉर्म इन एल्बमों में प्रदान नहीं किया गया है उनमें निम्नलिखित अनिवार्य विवरण होने चाहिए:

क) दस्तावेज़ का नाम;

बी) दस्तावेज़ तैयार करने की तारीख;

ग) उस संगठन का नाम जिसकी ओर से दस्तावेज़ तैयार किया गया था;

ई) भौतिक और व्यापारिक लेनदेन के उपाय मौद्रिक संदर्भ में;

च) व्यावसायिक लेनदेन के निष्पादन और इसके निष्पादन की शुद्धता के लिए जिम्मेदार व्यक्तियों के पदों के नाम;

और) व्यक्तिगत हस्ताक्षरनिर्दिष्ट व्यक्ति.

3. प्राथमिक लेखा दस्तावेजों पर हस्ताक्षर करने के लिए अधिकृत व्यक्तियों की सूची को मुख्य लेखाकार के साथ समझौते में संगठन के प्रमुख द्वारा अनुमोदित किया जाता है।

धन के साथ व्यावसायिक लेनदेन को औपचारिक बनाने के लिए उपयोग किए जाने वाले दस्तावेजों पर संगठन के प्रमुख और मुख्य लेखाकार या उनके द्वारा अधिकृत व्यक्तियों द्वारा हस्ताक्षर किए जाते हैं।

4. प्राथमिक लेखा दस्तावेज लेन-देन के समय तैयार किया जाना चाहिए, और यदि यह संभव नहीं है, तो इसके पूरा होने के तुरंत बाद।

समयानुकूल और उच्च गुणवत्ता वाला डिज़ाइनप्राथमिक लेखा दस्तावेज़, उन्हें स्थानांतरित करना समय सीमालेखांकन में प्रतिबिंब के लिए, साथ ही उनमें निहित डेटा की विश्वसनीयता, उन व्यक्तियों द्वारा सुनिश्चित की जाती है जिन्होंने इन दस्तावेजों को संकलित और हस्ताक्षरित किया है।

5. नकदी और बैंक दस्तावेजों में सुधार की अनुमति नहीं है। अन्य प्राथमिक लेखांकन दस्तावेजों में सुधार केवल व्यावसायिक लेनदेन में प्रतिभागियों के समझौते से किया जा सकता है, जिसकी पुष्टि उन्हीं व्यक्तियों के हस्ताक्षरों से की जानी चाहिए जिन्होंने सुधार की तारीख का संकेत देते हुए दस्तावेजों पर हस्ताक्षर किए हैं।

6. व्यावसायिक लेनदेन पर डेटा के प्रसंस्करण को नियंत्रित और सुव्यवस्थित करने के लिए, समेकित लेखांकन दस्तावेजों को प्राथमिक लेखांकन दस्तावेजों के आधार पर संकलित किया जाता है।

7. प्राथमिक और सारांश लेखांकन दस्तावेज़ कागज पर तैयार किए जा सकते हैं मशीन मीडियाजानकारी। में बाद वाला मामलासंगठन अपने खर्च पर ऐसे दस्तावेजों की प्रतियां तैयार करने के लिए बाध्य है कागज मीडियाव्यावसायिक लेनदेन में अन्य प्रतिभागियों के लिए, साथ ही रूसी संघ, अदालतों और अभियोजकों के कानून के अनुसार नियंत्रण रखने वाले अधिकारियों के अनुरोध पर।

8. प्राथमिक लेखांकन दस्तावेज़ केवल जांच निकायों, प्रारंभिक जांच और अभियोजक के कार्यालय, अदालतों द्वारा जब्त किए जा सकते हैं। कर निरीक्षकऔर आंतरिक मामलों के निकाय रूसी संघ के कानून के अनुसार अपने निर्णयों के आधार पर।

मुख्य लेखाकारया अन्य कार्यकारिणीसंगठनों को अनुमति के साथ और दस्तावेजों को जब्त करने वाले अधिकारियों के प्रतिनिधियों की उपस्थिति में, जब्ती के कारण और तारीख को इंगित करते हुए उनकी प्रतियां बनाने का अधिकार है।

अनुच्छेद 10. लेखांकन रजिस्टर

1. लेखांकन रजिस्टरों का उद्देश्य लेखांकन के लिए स्वीकृत प्राथमिक दस्तावेजों, लेखांकन खातों और वित्तीय विवरणों में प्रतिबिंब के लिए निहित जानकारी को व्यवस्थित और संचय करना है।

लेखांकन रजिस्टरों को विशेष पुस्तकों (पत्रिकाओं) में रखा जाता है अलग चादरेंऔर कार्ड, उपयोग करते समय प्राप्त मशीन आरेख के रूप में कंप्यूटर प्रौद्योगिकी, साथ ही चुंबकीय टेप, डिस्क, फ्लॉपी डिस्क और अन्य मशीन मीडिया पर भी।

2. व्यावसायिक लेनदेन को लेखांकन रजिस्टरों में प्रतिबिंबित किया जाना चाहिए कालानुक्रमिक क्रमऔर उपयुक्त लेखांकन खातों के अनुसार समूहीकृत किया गया।

लेखांकन रजिस्टरों में व्यावसायिक लेनदेन का सही प्रतिबिंब उन व्यक्तियों द्वारा सुनिश्चित किया जाता है जिन्होंने उन्हें संकलित और हस्ताक्षरित किया है।

3. लेखांकन रजिस्टरों को संग्रहीत करते समय, उन्हें अनधिकृत सुधारों से संरक्षित किया जाना चाहिए। लेखांकन रजिस्टर में किसी त्रुटि के सुधार को सुधार करने वाले व्यक्ति के हस्ताक्षर द्वारा उचित और पुष्टि की जानी चाहिए, जिसमें सुधार की तारीख का संकेत दिया गया हो।

जिन व्यक्तियों के पास लेखांकन रजिस्टरों और आंतरिक लेखांकन रिपोर्टों में निहित जानकारी तक पहुंच है, उन्हें रखना आवश्यक है व्यापार रहस्य. इसके प्रकटीकरण के लिए वे रूसी संघ के कानून द्वारा स्थापित जिम्मेदारी वहन करते हैं।

अनुच्छेद 11. संपत्ति और देनदारियों का मूल्यांकन

1. संपत्ति और देनदारियों का मूल्यांकन संगठन द्वारा मौद्रिक संदर्भ में लेखांकन और वित्तीय विवरणों में प्रतिबिंबित करने के लिए किया जाता है।

शुल्क के लिए अर्जित संपत्ति का मूल्यांकन उसकी खरीद पर किए गए वास्तविक खर्चों को जोड़कर किया जाता है; नि:शुल्क प्राप्त संपत्ति - के अनुसार बाजार मूल्यपोस्टिंग की तारीख पर; संगठन में ही उत्पादित संपत्ति - उसके उत्पादन की कीमत पर।

अचल संपत्तियों के मूल्यह्रास की गणना और अमूर्त संपत्तिपरिणामों की परवाह किए बिना उत्पादन किया गया आर्थिक गतिविधिसमीक्षाधीन अवधि में संगठन।

ऐसे मामलों में आरक्षण सहित अन्य मूल्यांकन विधियों के उपयोग की अनुमति है कानून द्वारा प्रदान किया गयारूसी संघ और नियमोंलेखांकन को विनियमित करने वाले निकाय।

अनुच्छेद 12. संपत्ति और देनदारियों की सूची

1. लेखांकन डेटा और वित्तीय विवरणों की विश्वसनीयता सुनिश्चित करने के लिए, संगठनों को संपत्ति और देनदारियों की एक सूची आयोजित करने की आवश्यकता होती है, जिसके दौरान उनकी उपस्थिति, स्थिति और मूल्यांकन की जांच और दस्तावेजीकरण किया जाता है।

3. के बीच सूची के दौरान पहचानी गई विसंगतियां वास्तविक उपलब्धतासंपत्ति और लेखांकन डेटा लेखांकन खातों में परिलक्षित होते हैं अगला आदेश:

ए) अधिशेष संपत्ति का हिसाब लगाया जाता है और संबंधित राशि जमा की जाती है वित्तीय परिणामसंगठनों, और बजटीय और सरकारी संस्थानों के लिए इसका हिसाब-किताब किया जाता है और रूसी संघ के वित्त मंत्रालय द्वारा स्थापित तरीके से लेखांकन में परिलक्षित होता है;

बी) संपत्ति की कमी और मानदंडों की सीमा के भीतर इसकी क्षति प्राकृतिक हानिमानक से अधिक उत्पादन या संचलन की लागत को दोषी व्यक्तियों के खाते में डाला जाता है। यदि अपराधियों की पहचान नहीं की जाती है या अदालत उनसे हर्जाना वसूलने से इनकार कर देती है, तो संपत्ति की कमी और उसके नुकसान से होने वाले नुकसान को संगठन के वित्तीय परिणामों में बट्टे खाते में डाल दिया जाता है, और बजटीय और राज्य संस्थानों के लिए उन्हें बट्टे खाते में डाल दिया जाता है और परिलक्षित किया जाता है। रूसी संघ के वित्त मंत्रालय द्वारा स्थापित तरीके से लेखांकन।

दस्तावेज़– भौतिक वस्तुसमय और स्थान में इसके प्रसारण के लिए मानव निर्मित तरीके से तय की गई जानकारी के साथ।

दस्तावेज़- पूर्ण व्यापारिक लेन-देन का लिखित साक्ष्य देना कानूनी बलडेटा लेखांकन.

दस्तावेज़ों में शामिल हैं::

प्राथमिक (चालान, चालान, इनकमिंग और आउटगोइंग नकद आदेश, आदि);

लेखांकन रजिस्टर (खजांची रिपोर्ट, ऑर्डर जर्नल, मुख्य पुस्तक, उत्पाद रिपोर्ट, आदि);

रिपोर्टिंग ( तुलन पत्रऔर इसके अनुलग्नक)।

सभी लेखांकन प्रविष्टियों को आधार पर रखा जाता है प्राथमिक दस्तावेज़, फिर उनसे जानकारी लेखांकन रजिस्टरों में स्थानांतरित की जाती है, जहां उन्हें व्यवस्थित किया जाता है, अर्थात। लेखांकन खातों में दर्ज किये जाते हैं। अंत में रिपोर्टिंग अवधिलेखांकन रजिस्टर डेटा के आधार पर रिपोर्टिंग पूरी की जाती है।

लेन-देन के समय संकलित प्राथमिक दस्तावेजों में निहित जानकारी के आधार पर आर्थिक गतिविधि के तथ्य लेखांकन खातों की प्रणाली में परिलक्षित होते हैं।

प्राथमिक दस्तावेज़ के रूप में समझा जाता हैलिखित साक्ष्य कि एक व्यावसायिक लेनदेन पूरा हो गया है या इसे संचालित करने की अनुमति प्राप्त हो गई है।

किसी भी दस्तावेज़ में कई संकेतक होने चाहिए। लेखांकन में दस्तावेज़ संकेतक को आमतौर पर अपेक्षित कहा जाता है। दस्तावेज़ों के स्थिर और परिवर्तनशील संकेतक हैं। संगठन के भीतर स्थायी विवरण लंबे समय तक नहीं बदलते हैं (दस्तावेज़ का नाम, शीर्षक, वैधानिक पता, चालू खाता संख्या)। प्रत्येक व्यावसायिक लेनदेन के साथ चर बदलते हैं (गोदाम में वितरित तैयार उत्पादों की मात्रा)।

लेखांकन पर विनियम और लेखांकन विवरणरूसी संघ में संरचना निर्धारित करता है अनिवार्य विवरण: दस्तावेज़ का नाम (प्रपत्र); फॉर्म कोड; तैयारी की तिथि; उस संगठन का नाम जिसकी ओर से दस्तावेज़ तैयार किया गया था; व्यावसायिक लेनदेन की सामग्री; व्यापार लेनदेन मीटर; व्यावसायिक लेनदेन के निष्पादन और इसके निष्पादन की शुद्धता के लिए जिम्मेदार व्यक्तियों के पदों के नाम; व्यक्तिगत हस्ताक्षर और उनकी प्रतिलेख।

आवाजाही के लिए व्यावसायिक लेनदेन को औपचारिक बनाने वाले दस्तावेज़ धन, निपटान लेनदेनसंगठन के प्रमुख और मुख्य लेखाकार द्वारा हस्ताक्षरित। उनके हस्ताक्षर के बिना, उन्हें अमान्य माना जाएगा और निष्पादन के लिए स्वीकार नहीं किया जाएगा।

के लिए सही आवेदनदस्तावेज़ों को आमतौर पर कई विशेषताओं के अनुसार समूहीकृत किया जाता है।

प्रशासनिक दस्तावेज़ व्यापारिक लेन-देन करने के लिए एक आदेश (निर्देश) शामिल करें। हालाँकि, वे इसके लागू होने के तथ्य की पुष्टि नहीं करते हैं।

रिहाई का- व्यावसायिक लेनदेन (चालान, चेक) के तथ्य की पुष्टि करें। वे व्यावसायिक लेनदेन को रिकॉर्ड करने के आधार के रूप में कार्य करते हैं।

प्रलेखन लेखांकन पंजीकरण . उन्हें अकाउंटेंट द्वारा लेखांकन रजिस्टरों में प्रतिबिंबित करने, खाता बंद करने और लेखांकन रजिस्टरों में की गई त्रुटियों को ठीक करने के उद्देश्य से जानकारी तैयार करने के लिए संकलित किया जाता है।

संयुक्त- प्रशासनिक और सहायक दस्तावेजों के संकेत शामिल हैं।

प्राथमिक दस्तावेज़ों के लिएव्यावसायिक लेनदेन के समय तैयार किए गए दस्तावेज़ शामिल करें (उपार्जन)। वेतन, उत्पाद शिपमेंट)।

सारांश दस्तावेज़ प्राथमिक दस्तावेज़ों (वेतन विवरण) से डेटा का सारांश प्रस्तुत करें।

एकमुश्त दस्तावेज़ एक व्यावसायिक लेन-देन को औपचारिक बनाना, और संचयीमें संकलित हैं निश्चित अवधिसमय (पांच दिन, दस दिन, महीना) और समरूप व्यापारिक लेनदेन के बारे में जानकारी शामिल है।

आंतरिक दस्तावेज़ उद्यम में सीधे संकलित और उपयोग किए जाते हैं (कार्य आदेश, चालान), और बाहरी उद्यम द्वारा संगठनों और व्यक्तियों से प्राप्त किए जाते हैं और उपयोग किए जाते हैं यह उद्यम(भुगतान आदेश, चालान, चेक)।

जिन दस्तावेज़ों पर व्यावसायिक लेनदेन पूरा हो चुका है, उन्हें लेखा विभाग को भेजा जाता है, जहाँ वे तीन प्रकार के सत्यापन के अधीन होते हैं:

1.) औपचारिक जांच - प्रपत्र के अनुसार दस्तावेजों की सत्यता की जांच करना। अकाउंटेंट यह निर्धारित करता है कि विवरण पूरी तरह और सही ढंग से भरे गए हैं या नहीं।

2.) वास्तविक सत्यापन में इस दस्तावेज़ द्वारा प्रलेखित व्यावसायिक लेनदेन की वैधता का निर्धारण करने वाला अकाउंटेंट शामिल होता है।

3.) अंकगणितीय जाँच - दस्तावेज़ डेटा की गणना की शुद्धता की जाँच करना।

किसी दस्तावेज़ की तैयारी के क्षण से या अन्य उद्यमों से प्राप्ति के क्षण से संग्रह में स्थानांतरित करने की गति को दस्तावेज़ प्रवाह कहा जाता है।

उद्यम को प्रत्येक प्रकार के दस्तावेज़ के लिए निर्देशों, तालिकाओं और ग्राफ़ के रूप में एक दस्तावेज़ प्रवाह विकसित करना होगा।

दस्तावेजों की समय पर तैयारी, उनके निष्पादन की शुद्धता और उनमें निहित जानकारी की विश्वसनीयता की जिम्मेदारी उन व्यक्तियों की है जिन्होंने उन्हें संकलित और हस्ताक्षरित किया है।

अकाउंटेंट द्वारा स्वीकार किए गए सत्यापित डेटा और दस्तावेज़ लेखांकन प्रसंस्करण के अधीन हैं, जिसका अर्थ है उनका मूल्य निर्धारण (कराधान), खाता असाइनमेंट (अंकन), समूहीकरण (कुछ विशेषताओं के अनुसार डेटा का संयोजन)। दस्तावेज़ों का मूल्यांकन करने का अर्थ है उनमें मौद्रिक उपाय रखना। खाता असाइनमेंट में प्रत्येक व्यावसायिक लेनदेन के लिए संबंधित खातों की व्यवस्था करना शामिल है। फिर डेटा को विश्लेषणात्मक और सिंथेटिक खातों में दर्ज किया जाता है, और उपयोग किए गए दस्तावेज़ संग्रहीत किए जाते हैं। 1 वर्ष के दस्तावेज़ संग्रहीत हैं वर्तमान पुरालेख, और फिर स्थायी संग्रह को सौंप दिया जाता है।

जब्ती व्यक्तिगत दस्तावेज़केवल जांच निकायों को अनुमति है। प्राथमिक जांच, अभियोजक का कार्यालय, अदालतें और कर प्राधिकरण. उनके निर्णयों के आधार पर वर्तमान कानूनआरएफ. जब्ती को एक प्रोटोकॉल में दर्ज किया जाता है, जिसकी एक प्रति व्यक्तिगत रूप से प्रबंधक या मुख्य लेखाकार को सौंपी जाती है।

लेखांकन दस्तावेजों को निम्नलिखित मानदंडों के अनुसार वर्गीकृत किया गया है:

मैं)उद्देश्य हेतु:

1)प्रशासनिक-इसमें व्यावसायिक लेनदेन करने का आदेश शामिल है (उदाहरण के लिए: आदेश, भुगतान आदेश)। ये दस्तावेज़ किसी व्यावसायिक लेनदेन के तथ्य की पुष्टि नहीं करते हैं। इसलिए, वे खातों के आधार के रूप में काम नहीं करते हैं;

2)कार्यकारिणी- लेन-देन के तथ्य की पुष्टि करें (उदाहरण के लिए, जानवरों की संतानों को पोस्ट करने का एक अधिनियम)। ये दस्तावेज़ लेखांकन में व्यावसायिक लेनदेन को रिकॉर्ड करने के आधार के रूप में कार्य करते हैं;

3)लेखांकन दस्तावेजों -लेखांकन कर्मचारियों द्वारा संकलित। ये दस्तावेज़ तब तैयार किए जाते हैं जब आर्थिक जीवन के तथ्य को प्रतिबिंबित करने के लिए कोई अन्य दस्तावेज़ नहीं होते हैं (उदाहरण के लिए, एक मूल्यह्रास विवरण, एक लेखा प्रमाणपत्र);

4)संयुक्त -पहले तीन के कार्यों को एक साथ निष्पादित करें (उदाहरण के लिए, एक व्यय नकद आदेश)।

द्वितीय) संकलन के क्रम में:

1)प्राथमिक- लेन-देन के समय या उसके तुरंत बाद तैयार किया गया (उदाहरण के लिए, एक व्यय नकद आदेश);

2)सारांश- प्राथमिक दस्तावेजों (उदाहरण के लिए, एक कैश बुक) के आधार पर संकलित।

तृतीय) व्यावसायिक लेनदेन को प्रतिबिंबित करने की विधि द्वारा:

1)वन टाइम- एक या कई एक साथ किए गए लेनदेन को प्रतिबिंबित करने के लिए एक बार उपयोग किया जाता है (उदाहरण के लिए, एक मांग चालान);

2)संचयी- सजातीय आवर्ती लेनदेन को प्रतिबिंबित करने के लिए एक निश्चित अवधि के लिए संकलित किया गया है जो पूरा होने पर रिकॉर्ड किया जाता है (उदाहरण के लिए, सीमा-बाड़ कार्ड)। यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि संचयी दस्तावेज़ सारांश दस्तावेज़ों से भिन्न होते हैं जिसमें एक सारांश दस्तावेज़ प्राथमिक दस्तावेज़ों के आधार पर संकलित किया जाता है, उनका सारांश होता है, और एक संचयी दस्तावेज़ एक प्राथमिक दस्तावेज़ होता है जिसे लेनदेन को संचित करके धीरे-धीरे संकलित किया जाता है।

चतुर्थ) संकलन के स्थान के अनुसार:

1)आंतरिक -आंतरिक संचालन को प्रतिबिंबित करने के लिए उद्यम में संकलित (उदाहरण के लिए, एक मांग चालान);

2)बाहरी- उद्यम के बाहर भरे जाते हैं और औपचारिक रूप में प्राप्त होते हैं (उदाहरण के लिए, तीसरे पक्ष को सामग्री जारी करने के लिए एक चालान, एक वेबिल)।

वी) आर्थिक सामग्री द्वारा:

1)सामग्री- ये ऐसे दस्तावेज़ हैं जो संगठन की संपत्ति के साथ लेनदेन का दस्तावेजीकरण करते हैं जिनका एक भौतिक रूप होता है (उदाहरण के लिए, एक मांग चालान);

2)मुद्रा- ये ऐसे दस्तावेज़ हैं जिनका उपयोग धन के साथ लेनदेन का दस्तावेजीकरण करने के लिए किया जाता है (उदाहरण के लिए, एक व्यय नकद आदेश);

3)गणना- ये अन्य संगठनों और व्यक्तियों के साथ समझौते को औपचारिक बनाने के लिए उपयोग किए जाने वाले दस्तावेज़ हैं (उदाहरण के लिए, बस्तियों के सुलह का एक कार्य)।

छठी) रिकॉर्डिंग विधि द्वारा: मैन्युअल रूप से संकलित और प्रौद्योगिकी का उपयोग करके।

4. दस्तावेजों के पंजीकरण, स्वागत, सत्यापन, प्रसंस्करण और भंडारण की प्रक्रिया

सभी दस्तावेजों को उनके पूरा होने की आवश्यकताओं के अनुसार तैयार किया जाना चाहिए।

दस्तावेज़ भरने के लिए निम्नलिखित आवश्यकताएँ लागू होती हैं:

1) दस्तावेज़ समयबद्ध तरीके से तैयार किए जाने चाहिए। एक नियम के रूप में, दस्तावेज़ आर्थिक जीवन के तथ्य के समय भरे जाते हैं, और यदि यह संभव नहीं है, तो इसके पूरा होने के तुरंत बाद। नकदी रजिस्टर का उपयोग करके सामान, उत्पाद, कार्य और सेवाएं बेचते समय, नकदी प्राप्तियों के आधार पर दिन के अंत में एक बार प्राथमिक दस्तावेज़ तैयार करने की अनुमति होती है।

2) दस्तावेजों में सभी विवरण भरने होंगे।

3) दस्तावेज़ को बॉलपॉइंट पेन का उपयोग करके या स्वचालित तरीके से स्पष्ट रूप से, स्पष्ट रूप से, बिना दाग के भरा जाना चाहिए।

4) कोई दस्तावेज़ लेखांकन के लिए स्वीकार किया जाता है यदि वह अनुमोदित प्रपत्रों के अनुसार तैयार किया गया हो।

लेखा विभाग में आने वाले दस्तावेज़ स्वीकार किए जाते हैं और सत्यापन के अधीन होने चाहिए। दस्तावेज़ों की जाँच की जाती है:

1)अनिवार्य रूप से,वे। व्यावसायिक लेनदेन की वैधता, शुद्धता और समीचीनता स्थापित की जाती है;

2)स्वरूप के अनुसार- यह सत्यापित किया गया है कि व्यावसायिक लेनदेन के लिए सही फॉर्म का उपयोग किया गया था;

3)अंकगणितीय जाँच.

सत्यापन के बाद, दस्तावेजों को आगे की प्रक्रिया से गुजरना पड़ता है, जिसमें तीन चरण होते हैं:

1)कराधान (कीमत)- प्राकृतिक और श्रम उपायों को मौद्रिक उपायों में बदलना;

2)समूहन– सजातीय व्यापार लेनदेन के लिए दस्तावेजों का चयन। उदाहरण के लिए, सामग्री की आवाजाही पर दस्तावेज़, नकद दस्तावेज़। दस्तावेज़ों का समूहन विशेष कथनों में परिलक्षित होता है।

3)कंटिंग -लेखांकन दस्तावेजों में संकेत.

प्रसंस्करण के बाद, एक विशिष्ट लेखांकन रजिस्टर से संबंधित प्राथमिक दस्तावेज़ महीने के अंत में अलग-अलग फ़ोल्डरों में दर्ज किए जाते हैं; फ़ोल्डर पर महीने और वर्ष का संकेत दिया जाता है। ये फ़ोल्डर लेखा विभाग में एक वर्ष तक संग्रहीत रहते हैं। रिपोर्टिंग वर्ष के अंत में, दस्तावेज़ संग्रह में जमा किए जाते हैं, जहाँ दस्तावेज़ संघीय कानून "ऑन अकाउंटिंग" के अनुसार कम से कम पाँच वर्षों के लिए संग्रहीत किए जाते हैं। श्रमिकों के व्यक्तिगत खाते, पुनर्मूल्यांकन के विवरण और अचल संपत्तियों के मूल्यह्रास का निर्धारण 75 वर्षों के लिए संग्रहीत किया जाता है, वार्षिक रिपोर्ट - स्थायी रूप से।

लेखांकन पत्रों को निम्नलिखित समूहों में विभाजित किया जा सकता है।

1. नकद दस्तावेज़.

पीकेओ (रसीद, राजस्व नकद आदेश), जिसकी सहायता से नकद जमा किया जाता है।

आरकेओ (व्यय नकद आदेश), जो नकदी रजिस्टर से नकदी जारी करने के आधार के रूप में कार्य करता है।

2. बैंक दस्तावेजों का उपयोग चालू खाते में धन की आवाजाही का दस्तावेजीकरण करने के लिए किया जाता है।

भुगतान आदेश - बैंक को उसके चालू खाते से संबंधित राशि को प्राप्तकर्ता के चालू खाते में स्थानांतरित करने के लिए दिया गया एक निर्देश, वित्तीय अधिकार. भुगतान कार्य स्थानीय, स्थानीय या शहर से बाहर हो सकते हैं। आज आप इन सभी प्रक्रियाओं का उपयोग करके स्वचालित कर सकते हैं सॉफ़्टवेयर पैकेज"1सी: अकाउंटिंग", जिसके बारे में आप यहां विस्तार से जान सकते हैं - http://fides.ua/buh/. यह संपूर्ण लेखा विभाग के लिए एक मोक्ष है।

धन योगदान की घोषणा - इसकी सहायता से नकद वितरण जारी किया जाता है।

बैंक स्टेटमेंट आपके बैंक खाते में कुछ राशि की प्राप्ति या आपके खाते से तीसरे पक्ष के पक्ष में राशि के हस्तांतरण के बारे में बैंक की ओर से एक लिखित पुष्टि है।

बॉक्स ऑफिस पर और बैंक दस्तावेज़सुधार की अनुमति नहीं है!

3. माल और सेवाओं के शिपमेंट और प्राप्ति की पुष्टि करने वाले दस्तावेज़।

चालान - लिखित कारणवितरित माल या प्रदान की गई सेवाओं के लिए भुगतान करना। चालान की एक प्रति विक्रेता के पास रहती है।

चालान किसी गोदाम में माल की प्राप्ति या गोदाम से माल की रिहाई के लिए एक लिखित आधार है।

4. अन्य दस्तावेज़.

अन्य दस्तावेज़ों में वे सभी दस्तावेज़ शामिल हैं, जो घटनाओं के दृष्टिकोण से, दस्तावेज़ी प्रमाणवे जो हैं उन्हें ऊपर सूचीबद्ध प्रकारों के रूप में वर्गीकृत नहीं किया जा सकता है। वे उन तथ्यों को दर्शाते हैं जिन्हें लेखा विभाग में दर्ज किया जाना चाहिए, क्योंकि वे प्रभावित करते हैं वित्तीय गतिविधियाँउद्यम (उदाहरण के लिए, किसी गोदाम में माल की कमी का कार्य, शिकायत का कार्य, दान का प्रोटोकॉल, आदि)।

सभी सूचीबद्ध दस्तावेजों की अपनी-अपनी संख्या होती है, उसके अनुसार संचित और संग्रहीत किया जाता है स्थापित प्रक्रिया के अनुसारऔर समय सीमा.

प्रत्येक लेखांकन दस्तावेज़ में यह होना चाहिए:

1. पुष्टि करें कि व्यावसायिक लेनदेन पूरा हो गया है और उचित विवरण शामिल करें:

— दस्तावेज़ का नाम और संख्या, कंपनी कोड;

- तैयारी की तिथि;

- संकलन का स्थान;

— मात्रात्मक विशेषता;

- व्यावसायिक लेनदेन की प्रक्रिया और निष्पादन के लिए जिम्मेदार व्यक्तियों के पदों का शीर्षक;

2. किसी संख्या द्वारा पहचाना गया या अन्यथा इस तरह से पहचाना गया जिससे दस्तावेज़ को संबद्ध किया जा सके लेखा अभिलेख, इसके आधार पर बनाया गया;

3. पूर्ण और समझने योग्य सामग्री रखें।