यात्रा व्यय की प्रतिपूर्ति के लिए आवेदन की बारीकियां और एक लेखन नमूना। किसी कर्मचारी के लिए यात्रा व्यय की प्रतिपूर्ति के लिए आवेदन कैसे करें व्यय के भुगतान के लिए आवेदन

संगठन की जरूरतों पर खर्च किए गए धन की प्रतिपूर्ति के लिए एक आवेदन, एक नियम के रूप में, जवाबदेह व्यक्तियों द्वारा प्रस्तुत किया जाता है जिन्होंने दिए गए धन से अधिक पैसा खर्च किया है। आख़िरकार, अप्रत्याशित खर्चों से कोई भी अछूता नहीं है। यदि खर्च वास्तव में आवश्यक थे और लेखाकार ने उनकी पुष्टि करने वाले दस्तावेज उपलब्ध कराए, तो संगठन को उसे मुआवजा देना होगा। रिफंड के लिए एक नमूना आवेदन नीचे दिया गया है।

हम आपको याद दिला दें कि एक जवाबदेह व्यक्ति या तो एक सामान्य कर्मचारी या प्रबंधक हो सकता है, साथ ही एक निष्पादक भी हो सकता है जिसके साथ कंपनी का नागरिक अनुबंध है (बैंक ऑफ रूस का पत्र दिनांक 2 अक्टूबर 2014 एन 29-पी-पी-) 6/7859). तदनुसार, उनमें से कोई भी व्यक्तिगत धन की प्रतिपूर्ति के लिए आवेदन लिख सकता है।

एक एकाउंटेंट को पैसा जारी करना

जैसा कि आपको याद है, किसी कर्मचारी को उसके आधार पर पैसा जारी किया जाता है, जिसमें संगठन के प्रमुख का वीज़ा, या प्रमुख का आदेश (आदेश) शामिल होना चाहिए (11 मार्च के बैंक ऑफ रूस निर्देश के खंड 6.3, 2014 एन 3210-यू)। आप किसी कर्मचारी को नकद दे सकते हैं, या उसके बैंक कार्ड में गैर-नकद हस्तांतरण कर सकते हैं। वेतन (रूस के वित्त मंत्रालय का पत्र दिनांक 21 जुलाई, 2017 एन 09-01-07/46781)। बाद के मामले में, कार्ड का विवरण अकाउंटेंट के आवेदन या प्रबंधन आदेश में दर्शाया जाना चाहिए। भुगतान आदेश में धनराशि स्थानांतरित करते समय, "भुगतान का उद्देश्य" फ़ील्ड में, आपको यह बताना होगा कि कर्मचारी को व्यावसायिक आवश्यकताओं (यात्रा व्यय या अन्य उद्देश्यों के लिए) के लिए अग्रिम दिया गया था।

अग्रिम रिपोर्ट और सहायक दस्तावेज़

खर्च किए गए धन की रिपोर्ट करने के लिए, कर्मचारी को संगठन द्वारा अनुमोदित फॉर्म, या एकीकृत फॉर्म एओ-1 (रूसी संघ की राज्य सांख्यिकी समिति के दिनांक 01.08.2001 एन के संकल्प द्वारा अनुमोदित) में एक अग्रिम रिपोर्ट तैयार करनी होगी। 55). खर्चों की पुष्टि करने वाले मूल दस्तावेज़ रिपोर्ट के साथ संलग्न होने चाहिए। ये बिक्री और नकद रसीदें, रसीदें, बीएसओ हो सकते हैं। और यदि कर्मचारी ने कंपनी की जरूरतों के लिए बैंक कार्ड से भुगतान किया है, तो वह सहायक दस्तावेजों के रूप में रसीदें, चेक या अन्य समान दस्तावेज प्रदान कर सकता है (रूस के वित्त मंत्रालय का पत्र दिनांक 24 जून 2016 एन 03-03-06/1 /36877).

अग्रिम रिपोर्ट की जाँच एक एकाउंटेंट द्वारा की जानी चाहिए और संगठन के प्रमुख द्वारा अनुमोदित की जानी चाहिए। इसके बाद, व्यय नकद आदेश का उपयोग करके कर्मचारी को अधिक खर्च की गई धनराशि जारी की जाती है, और उसका विवरण अग्रिम रिपोर्ट में दर्शाया जाता है (

प्रबंधक अक्सर अपनी "जेब" और कंपनी के पैसे को अलग नहीं करते हैं। वे बस अपने स्वयं के धन से कंपनी के लिए किसी उत्पाद या सेवा का भुगतान करते हैं। यह भी अच्छा है यदि निदेशक सभी आवश्यक दस्तावेज़ लेने और उन्हें लेखाकार के पास लाने के बारे में सोचे। यदि नहीं तो क्या होगा? कई लेखाकारों ने ऐसी ही स्थितियों का अनुभव किया है। आइए जानें कि अगर निर्देशक ने अपने पैसे से किसी चीज़ का भुगतान किया तो क्या करना चाहिए।

इस लेख से आप सीखेंगे:

• कंपनी के लिए सामान की खरीद के लिए किसी कर्मचारी को प्रतिपूर्ति कैसे करें
• लेखांकन में निदेशक को धन की वापसी को कैसे दर्शाया जाए
• यदि निदेशक ने अपने नाम पर दस्तावेज़ जारी किए हैं तो क्या करें?

प्रबंधक को खर्चों की प्रतिपूर्ति कैसे करें

विधि संख्या 1.निदेशक भी कंपनी का कर्मचारी है। इसलिए, आप निम्न कार्य कर सकते हैं. अपने प्रबंधक को खर्चों की प्रतिपूर्ति के लिए एक निःशुल्क-फ़ॉर्म आवेदन लिखने दें (नीचे नमूना देखें)। इस तरह के आवेदन के साथ भुगतान की पुष्टि करने वाले दस्तावेज़ - नकद रसीदें, बिक्री रसीदें, भुगतान पर्चियाँ आदि संलग्न होने चाहिए।

कथन

मैं आपसे 4,550 रूबल मूल्य के आपूर्तिकर्ता "ट्रेडिंग कंपनी "हर्मीस" एलएलसी" से कारतूस खरीदने की लागत की प्रतिपूर्ति करने के लिए कहता हूं। कार्ट्रिज बिक्री विभाग में प्रिंटर के लिए अभिप्रेत है।

07/03/2015 _____________ ए.एस. Kondratiev

इसके बाद, प्रबंधक को कैश रजिस्टर से पैसा दें (या इसे अपने चालू खाते से कार्ड में स्थानांतरित करें)। इस मामले में, यह बेहतर है कि प्राथमिक दस्तावेज़ कंपनी को जारी किए गए हों। और व्यक्तिगत रूप से निर्देशक पर नहीं. तब आप रिफंड राशि से व्यक्तिगत आयकर नहीं रोक सकते।

एक आवेदन और सहायक दस्तावेज़ आम तौर पर पर्याप्त होते हैं। लेकिन कभी-कभी कर अधिकारियों को कर्मचारियों (निदेशक सहित) को खर्चों की भरपाई करने की प्रक्रिया पर कंपनी के लिए एक सामान्य आदेश की आवश्यकता हो सकती है। इसलिए, इसे पूर्वव्यापी रूप से प्रकाशित करना बेहतर है। उदाहरण के लिए, आदेश द्वारा, निदेशक (या केवल निदेशक) सहित किसी भी कर्मचारी की कंपनी के लिए अपने खर्च पर सामान और सेवाएँ खरीदने की क्षमता सुरक्षित करें। और रिफंड की शर्तें, खरीदारी की सूची आदि भी निर्धारित करें।

उदाहरण। लेखांकन में किसी कर्मचारी को खर्चों की प्रतिपूर्ति का दस्तावेजीकरण कैसे करें

एलईडी एलएलसी के निदेशक ने 2,100 रूबल की राशि में सामग्री खरीदी। वैट के साथ. उन्होंने लेखा विभाग से ऐसी खरीदारी के लिए पैसे नहीं लिए। और उन्होंने सामग्री का भुगतान अपनी नकदी से किया। अनुरोध पर अकाउंटेंट ने उसे यह पैसा वापस कर दिया और निम्नलिखित प्रविष्टियाँ कीं:

डेबिट 10 क्रेडिट 73

1780 रगड़। (2100 रूबल - 320 रूबल) - निदेशक द्वारा भुगतान की गई सामग्री लेखांकन के लिए स्वीकार की जाती है;

डेबिट 19 क्रेडिट 73

320 रगड़। - खरीदी गई सामग्री पर वैट को ध्यान में रखा जाता है;

डेबिट 91 उपखाता "अन्य व्यय" क्रेडिट 19

320 रगड़। - वैट को कंपनी के स्वयं के फंड की कीमत पर बट्टे खाते में डाल दिया जाता है;

डेबिट 73 क्रेडिट 50

2100 रूबल। - निदेशक के खर्चों की प्रतिपूर्ति की जाती है।

विधि संख्या 2.भुगतान राशि के लिए लिखित रूप में एक ऋण समझौता तैयार करें (अनुच्छेद 808 का खंड 1 और रूसी संघ के नागरिक संहिता के अनुच्छेद 807 का खंड 1)। इसे पूर्वव्यापी रूप से करने की आवश्यकता है, क्योंकि निदेशक ने खाते में पहले से पैसा नहीं लिया था। यह बताना बेहतर है कि ऋण ब्याज मुक्त है; यदि यह शर्त पूरी नहीं होती है, तो ऋण पर ब्याज लगाया जाएगा (रूसी संघ के नागरिक संहिता के अनुच्छेद 808 और 809)। इसके अलावा, ऋण अवधि और पुनर्भुगतान प्रक्रिया भी बताएं। ऋण समझौता लंबी अवधि के लिए संपन्न किया जा सकता है। यह अवधि कानून द्वारा सीमित नहीं है. प्राप्त राशि को आयकर आय (उपखंड 10, खंड 1, रूसी संघ के कर संहिता के अनुच्छेद 251) में ध्यान में रखने की आवश्यकता नहीं है। कर्ज चुकाने पर कोई खर्चा भी नहीं होगा.

संस्थापक के साथ ऋण समझौते का अंश

यदि दस्तावेज़ कंपनी को नहीं बल्कि निदेशक को जारी किए जाते हैं तो क्या करें?

इस घटना में कि निदेशक ने अपने नाम पर सामान खरीदा है, आपको उसके साथ एक खरीद और बिक्री अनुबंध समाप्त करना होगा, साथ ही कंपनी के खर्चों की पुष्टि के लिए एक खरीद अधिनियम भी तैयार करना होगा।

लेकिन! खरीद और बिक्री समझौते के साथ एक महत्वपूर्ण परिस्थिति है। चूंकि निदेशक ने एक व्यक्ति के रूप में सामान बेचा, इसलिए उसे अगले वर्ष 30 अप्रैल से पहले फॉर्म 3-एनडीएफएल (रूसी संघ के कर संहिता के अनुच्छेद 228 के उपखंड 2, खंड 1, अनुच्छेद 228) में कर रिटर्न जमा करना होगा। . इसके अलावा, यदि अनुबंध में आप सामान की खरीद के लिए दस्तावेजों के समान राशि का संकेत देते हैं, तो निदेशक को व्यक्तिगत आयकर का भुगतान नहीं करना होगा (उपखंड 1, खंड 1, रूसी संघ के कर संहिता के अनुच्छेद 220) . लेकिन यह न भूलें कि इसके लिए आपके पास खरीदारी की पुष्टि करने वाले दस्तावेज़ होने चाहिए।

2015 में 3-एनडीएफएल घोषणा कैसे जमा करें, यहां पढ़ें।

माल का भुगतान करने के बाद, लेखांकन में निम्नलिखित प्रविष्टियाँ करें:

डेबिट 41 (10…) क्रेडिट 76

निदेशक से खरीदे गए सामान का पूंजीकरण किया गया;

डेबिट 76 क्रेडिट 50 (51)

बिक्री अनुबंध के तहत माल के लिए भुगतान किया गया।

अनुभवी एकाउंटेंट खर्चों की प्रतिपूर्ति के लिए उचित रूप से तैयार किए गए मेमो के महत्व को प्रत्यक्ष रूप से जानते हैं। उन लोगों के लिए जिन्होंने पहली बार 71वें खाते ("जवाबदेह व्यक्तियों के साथ निपटान") के लिए दस्तावेज़ तैयार करने का उदाहरण देखा, वित्त मंत्रालय के पत्र की सूखी रेखाओं को समझना मुश्किल है। हालाँकि, इसमें कुछ भी जटिल नहीं है, आपको बस कुछ सरल नियमों का सख्ती से पालन करने की आवश्यकता है।

ऐसी कई स्थितियाँ हैं जिनमें कर्मचारी पैसा खर्च करते हैं:

• स्टेशनरी की खरीद;
• व्यावसायिक यात्रा के दौरान किए गए खर्च (होटल आवास के लिए भुगतान, गैसोलीन की खरीद, परिवहन, भोजन);
• संचार सेवाओं के लिए भुगतान (सेलुलर, लैंडलाइन, टेलीग्राम, पत्र, पार्सल);
• मनोरंजन व्यय।

वित्त या तो अग्रिम रूप से जारी किया जा सकता है या आपका अपना। यदि पैसा अग्रिम में जारी किया गया था, तो कर्मचारी को खर्च किए गए धन का सही हिसाब देना होगा।

यह सुनिश्चित करने के लिए कि कर निरीक्षक के पास कोई प्रश्न न हो, कर्मचारी को यह करना होगा:

• रोजगार अनुबंध के साथ कंपनी के स्टाफ में नामांकित हों;
• प्रबंधन आदेश द्वारा अनुमोदित व्यक्तियों की सूची में शामिल हों, जिसमें उन सभी को सूचीबद्ध किया गया है जिनके पास धन खर्च करने का अधिकार है;
• प्रबंधन के निर्देशानुसार आधिकारिक कार्य निष्पादित करें;
• अनुरोध करें कि दस्तावेज़ आपके नाम पर एक व्यक्ति के रूप में नहीं, बल्कि कंपनी द्वारा अधिकृत एजेंट के रूप में जारी किए जाएं;
• विक्रेता से चालान प्राप्त करें.

यदि आपने अपना पैसा खर्च किया है, तो आपको उसी तरह रिपोर्ट करना चाहिए। हालाँकि, कर्मचारी को खर्चों की प्रतिपूर्ति के संबंध में एक अतिरिक्त ज्ञापन लिखना होगा।

मुआवज़े के संबंध में नमूना ज्ञापन

सेवा ज्ञापन

मैं आपसे xx रूबल की राशि में मेरे द्वारा किए गए खर्चों की प्रतिपूर्ति करने के लिए कहता हूं। xx कोप. उद्यम के हित में व्यय। आधार: पावर ऑफ अटॉर्नी नंबर 5 दिनांक 02/01/2016, आदेश संख्या 17 दिनांक 01/15/2016 के अनुसार जारी किया गया। किए गए खर्चों की प्रकृति: व्यावसायिक यात्रा पर आने-जाने के लिए गैसोलीन की खरीद।

गैपोनोव पी.ओ.

दस्तावेज़ मुख्य लेखाकार और उद्यम के प्रमुख द्वारा समर्थित है। उत्तरार्द्ध कर्मचारी को पूर्ण या आंशिक रूप से खर्च की गई राशि की प्रतिपूर्ति करने का आदेश लिखता है (यदि कर्मचारी ने अपने अधिकार से अधिक किया है)।

मुआवजे के रूप में जारी किए गए फंड आयकर के अधीन नहीं हैं।

व्यय की प्रतिपूर्ति के लिए एक आंतरिक ज्ञापन एक वित्तीय रिपोर्टिंग दस्तावेज़ है और संस्था के आंतरिक आदेश द्वारा अनुमोदित नमूने के आधार पर लिखा जाता है।

जैसा ऊपर उल्लिखित है, प्रश्न में कई प्रकार के मेमो हैं, उदाहरण के लिए:

ध्यान!प्रत्येक सूचीबद्ध कागजात उद्यम में स्थापित एक विशिष्ट टेम्पलेट के अनुसार तैयार किया गया है। प्रारूपण आवश्यकताओं का अनुपालन करने में विफलता से भविष्य में समस्याएँ पैदा हो सकती हैं।

उद्देश्य

धन जारी करने के लिए अनुरोध तैयार करने की विशेषताएं और उदाहरण

ऐसा पेपर मुफ़्त रूप में या उद्यम द्वारा अनुमोदित टेम्पलेट के अनुसार लिखा जाना चाहिए। इसमें आवश्यक रूप से उद्यम का नाम, तैयारी की तारीख, दस्तावेज़ संकलित करने वाले कर्मचारी के बारे में जानकारी, साथ ही अंततः इसे प्राप्त करने वाले अधिकारी के बारे में जानकारी शामिल होनी चाहिए।

सिफ़ारिशें!संकलक को स्पष्ट रूप से बताना होगा कि किस आधार पर कुछ धनराशि उसे वापस लौटाई जाएगी। लौटाई जाने वाली सटीक राशि को इंगित करना और यह बताना भी आवश्यक है कि वास्तव में इसे कंपनी को क्यों हस्तांतरित किया गया था।

ऐसा दस्तावेज़ प्रवर्तक के लिए बेकार होगा यदि वह उस बैंक का नाम और खाता संख्या बताना भूल जाता है जिसमें धन वापस किया जाना चाहिए। लेखक को कागज के बिल्कुल नीचे अपना हस्ताक्षर करना होगा।

हालाँकि ऐसे दस्तावेज़ में तैयारी का स्पष्ट रूप नहीं होता है, फिर भी, सामान्य नियमों का उल्लंघन इस तथ्य को जन्म दे सकता है कि इसे विचार के लिए स्वीकार नहीं किया जाएगा।

परिवहन व्यय की प्रतिपूर्ति

विचाराधीन दस्तावेज़ों की यह श्रेणी अब तक सबसे आम और मांग में है। इस प्रकार के नोट्स लिखने के संबंध में कुछ दिशानिर्देश शामिल हैं। इससे लगता है:

इस जानकारी के बिना, नोट प्राप्तकर्ता को किए गए खर्चों की स्पष्ट तस्वीर नहीं मिल पाएगी और वह मुआवजे से इनकार कर सकता है या आवश्यकता से कम भुगतान कर सकता है।

आर्थिक सहायता प्राप्त हो रही है

रूसी संघ का कानून नियोक्ता द्वारा धन आवंटित करने की संभावना प्रदान करता है, उदाहरण के लिए, वित्तीय सहायता के रूप में। ऐसे भुगतान प्राप्त करने की शर्तें रोजगार अनुबंध में स्पष्ट रूप से बताई जानी चाहिए।

यदि वर्तमान स्थिति इन स्थितियों में फिट बैठती है, तो कर्मचारी सुरक्षित रूप से आगे बढ़ सकता है। दस्तावेज़ के पाठ में विवरण दर्शाए जाने के बाद, संकलक को उन परिस्थितियों को स्पष्ट रूप से बताना चाहिए जिनके संबंध में धन जारी करना आवश्यक था।

आपको संकलन की तारीख बतानी होगी और यह पुष्टि करने वाला एक दस्तावेज़ संलग्न करना होगा कि कर्मचारी को वास्तव में वित्तीय सहायता की आवश्यकता है। उदाहरण के लिए, यदि किसी कर्मचारी को अपने परिवार को फिर से भरने के संबंध में लाभ की आवश्यकता है, तो उसे यह स्पष्ट रूप से बताना होगा, जन्म प्रमाण पत्र की एक प्रति संलग्न करनी होगी और उस पर तारीख डालनी होगी।

सलाह!यदि किसी बीमारी के कारण वित्तीय सहायता की आवश्यकता है, तो आपको निदान स्पष्ट रूप से बताना होगा और बीमार अवकाश प्रमाणपत्र की एक प्रति संलग्न करनी होगी। यदि सब कुछ सही लिखा है तो भुगतान यथाशीघ्र कर दिया जाएगा।

पंजीकरण आवश्यकताएँ

जैसा कि ऊपर उल्लेख किया गया है, ऐसे दस्तावेज़ तैयार करने के लिए कोई स्पष्ट आवश्यकताएं नहीं हैं, और उद्यम स्वयं टेम्पलेट स्थापित करते हैं। तथापि किसी भी ज्ञापन को बुनियादी डिज़ाइन नियमों को ध्यान में रखते हुए तैयार किया जाना चाहिए, उदाहरण के लिए:

इन बुनियादी आवश्यकताओं का अनुपालन करने में विफलता से किसी भी दस्तावेज़ में समस्याएँ पैदा होंगी। पेपर लिखित रूप में भी हो सकता है. ऐसी स्थिति में, वर्तनी की त्रुटियों और पाठ की सामान्य साक्षरता पर विशेष ध्यान देना उचित है।

GOST के अनुसार आधिकारिक मेमो तैयार करने के नियमों के साथ-साथ उनके लेखन पर क्या आवश्यकताएं लागू होती हैं, इसके बारे में और पढ़ें।

लेखन उदाहरण

जैसा ऊपर उल्लिखित है, दस्तावेज़ में कुछ अनिवार्य जानकारी होनी चाहिए जैसे:

1. प्राप्तकर्ता और प्रेषक का नाम, उदाहरण के लिए, कार्वेट एलएलसी के जनरल डायरेक्टर जी.पी. मुख्य लेखाकार जेड.वी. स्टेपानोवा से
2. इसके बाद, दस्तावेज़ का नाम और उसका मुख्य भाग दर्शाया गया है, उदाहरण के लिए, एक आंतरिक ज्ञापन, सामूहिक समझौते के अनुच्छेद 15 के अनुसार, मैं आपसे लेखाकार वी.एम. को एकमुश्त वित्तीय सहायता प्रदान करने के लिए कहता हूँ। 30,000 रूबल की राशि में। परिवार की पुनःपूर्ति, अर्थात् बच्चे के जन्म के संबंध में।
3. अगला कदम आधारों को सूचीबद्ध करना है, उदाहरण के लिए, वी.एम. पेट्रोवा का बयान। और बच्चे का जन्म प्रमाण पत्र।

महत्वपूर्ण!अंत में, आपको उस पर तारीख़ डालनी होगी और उस पर हस्ताक्षर करना होगा।

विचाराधीन दस्तावेज़ के प्रारूपण को बहुत गंभीरता से लिया जाना चाहिए। भले ही इसके लिए कोई स्पष्ट मसौदा प्रारूप नहीं है, किसी भी मामले में सामान्य डिजाइन नियमों का पालन किया जाना चाहिए। इससे भविष्य में समस्याओं और देरी से बचने में मदद मिलेगी।