यूरेशियन आर्थिक आयोग में सीमित वितरण (गोपनीय और आधिकारिक उपयोग के लिए) के दस्तावेजों के साथ काम करने की प्रक्रिया पर। जानकारी को सीमित वितरण की मालिकाना जानकारी के रूप में वर्गीकृत करने और गैर-सार्वजनिक जानकारी के साथ काम करने के नियमों के अनुमोदन पर

परिचय

"कार्यालय कार्य, प्रबंधन के लिए दस्तावेज़ीकरण समर्थन: गतिविधि की एक शाखा जो दस्तावेजों के साथ काम के दस्तावेज़ीकरण और संगठन को सुनिश्चित करती है।"

1 परिचय।

2. प्रवेश प्रतिबंध स्टांप.

3. सीमित वितरण की मालिकाना जानकारी वाले दस्तावेज़ों के साथ कार्य करना;

4. "गोपनीय" और "आधिकारिक उपयोग के लिए" की अवधारणाएँ;

5. गोपनीय दस्तावेज़;

5.1. व्यापार रहस्य;

5.2. गोपनीय जानकारी के दस्तावेजीकरण के लिए प्रौद्योगिकी।

6. निष्कर्ष.

7. सन्दर्भों की सूची.

8. आवेदन.

प्रवेश प्रतिबंध स्टांप.यह विवरण दस्तावेज़ में निहित जानकारी की गोपनीयता और इसके उपयोग और परिचित होने पर प्रतिबंधों की उपस्थिति को इंगित करता है। इसे स्वयं दस्तावेज़ और/या संलग्न दस्तावेज़ के साथ चिपका दिया जाता है।

प्रॉप्स दस्तावेज़ के ऊपरी दाएं कोने पर बाएं मार्जिन से 100 मिमी की दूरी पर स्थित हैं।

दस्तावेजों की गोपनीयता की डिग्री निर्धारित करते समय, किसी को व्यापार रहस्यों पर विनियमों द्वारा निर्देशित किया जाना चाहिए।

पहुंच प्रतिबंध टिकट न केवल दस्तावेज़ पर चिपकाया जाता है, बल्कि इसके सभी हिस्सों पर भी लगाया जाता है जो किसी विशेष मुद्दे को हल करने की प्रक्रिया में इस दस्तावेज़ के साथ काम करते समय एक स्वतंत्र इकाई के रूप में कार्य कर सकते हैं, उदाहरण के लिए, दस्तावेज़ के परिशिष्ट पर।

नाम के साथ, एक्सेस प्रतिबंध स्टांप में इस दस्तावेज़ की प्रतिलिपि संख्या का संकेत होना चाहिए, उदाहरण के लिए:

1. गुप्त दस्तावेज़;

2. राज्य दस्तावेज़;

3. गोपनीय जानकारी वाले दस्तावेज़;

4. आंतरिक संगठनात्मक दस्तावेज़.

सीमित वितरण की मालिकाना जानकारी वाले दस्तावेज़ों के साथ कार्य करना।

सीमित वितरण की मालिकाना जानकारी वाले दस्तावेज़ों के साथ उसी तरह काम किया जाता है जैसे बिना स्टांप वाले दस्तावेज़ों के साथ किया जाता है।

किसी विशिष्ट दस्तावेज़ के प्रसार को सीमित करने की आवश्यकता दस्तावेज़ डेवलपर, संरचनात्मक इकाई के प्रमुख, उप प्रमुख या प्रबंधक द्वारा निर्धारित की जाती है।

ये अधिकारी किए गए निर्णय की वैधता और प्रतिबंधों के अनुपालन के लिए व्यक्तिगत रूप से जिम्मेदार हैं।

सीमित वितरण की मालिकाना जानकारी वाले दस्तावेजों का स्वागत और लेखांकन (पंजीकरण) अन्य दस्तावेजों की तरह ही किया जाता है। इस मामले में, दस्तावेज़ की पंजीकरण संख्या में "आधिकारिक उपयोग के लिए" नोट जोड़ा जाता है।

संरचनात्मक इकाइयों के कर्मचारियों को ऐसे दस्तावेजों का हस्तांतरण रिकॉर्ड के विरुद्ध किया जाता है।

दस्तावेज़ "आधिकारिक उपयोग के लिए" असुरक्षित कंप्यूटर-मॉडेम संचार चैनलों पर प्रसारित नहीं किए जा सकते।

परियोजनाओं की छपाई और सीमित वितरण की मालिकाना जानकारी वाले दस्तावेजों की प्रतिलिपि संगठन में विभाग प्रमुख की अनुमति से की जाती है।

सीमित वितरण की मालिकाना जानकारी वाले दस्तावेज़ भेजने का कार्य संगठन के कार्यालय या सचिव द्वारा किया जाता है। यदि ऐसे दस्तावेज़ों को कई पतेदारों को भेजना आवश्यक है, तो एक वितरण सूचकांक संकलित किया जाता है, जिसमें भेजे जा रहे दस्तावेज़ की संबंधित प्रतिलिपि संख्या प्रत्येक पते के आगे इंगित की जाती है। मेलिंग इंडेक्स पर ठेकेदार और दस्तावेज़ तैयार करने वाले विभाग के प्रमुख द्वारा हस्ताक्षर किए जाते हैं।

"आधिकारिक उपयोग के लिए" चिह्नित निष्पादित दस्तावेज़ संगठन की फ़ाइलों के नामकरण के अनुसार फ़ाइलों में बनाए जाते हैं। साथ ही, जिस केस में ऐसे दस्तावेज़ रखे जाते हैं, उसके कवर पर "आधिकारिक उपयोग के लिए" की मोहर भी लगाई जाती है। दस्तावेज़ "आधिकारिक उपयोग के लिए" को अलग-अलग मामलों में समूहीकृत किया गया है।

"गोपनीय" और "आधिकारिक उपयोग के लिए" की अवधारणाएँ

संगठन पर व्यक्तिगत अवधारणाओं के प्रभाव के मुद्दे को संबोधित करना और गोपनीय जानकारी के दस्तावेजीकरण की प्रक्रियाओं के उदाहरण का उपयोग करके प्रबंधन के लिए दस्तावेज़ीकरण समर्थन पर काम करना निम्नलिखित परिस्थितियों के कारण होता है।
देश में सामाजिक-आर्थिक गठन में बदलाव, राज्य के स्वामित्व के साथ-साथ स्वामित्व के निजी रूपों के उद्भव और कई अन्य कारकों के कारण कुछ मौजूदा मानदंडों को संशोधित करने, नए कानून बनाने और अन्य कानूनी कृत्यों को शामिल करने की आवश्यकता हुई। किसी न किसी हद तक सूचना सुरक्षा मुद्दों से संबंधित।

कुछ हद तक, संगठनों में गोपनीय रिकॉर्ड के संचालन पर नियम बनाने की स्थिति 20-40 के दशक के मुद्दे के इतिहास से मिलती जुलती है। पिछली शताब्दी: मैंने अपने लिए मानदंड निर्धारित किए हैं, मैं स्वयं इसका पालन करता हूं। हम ऐसा इसलिए कह रहे हैं क्योंकि आज वाणिज्यिक या आधिकारिक रहस्य वाले दस्तावेज़ों को संभालने के बारे में कोई सरकारी निर्देश नहीं हैं; इन रहस्यों को बनाने वाली जानकारी की सूची संकलित करने की विधियाँ; सरकारी निकाय जो इस दिशा का नेतृत्व करेंगे। कोई स्पष्ट रूप से तैयार किया गया वैचारिक तंत्र भी नहीं है। इसलिए, संस्थाएं और उद्यम जो गोपनीय जानकारी के साथ काम करते हैं और इसकी सुरक्षा का आयोजन करते हैं, उन्हें शैक्षिक साहित्य में निर्धारित सिफारिशों द्वारा निर्देशित किया जाता है। इस संबंध में, साहित्य का विश्लेषण करना और गोपनीय अभिलेख प्रबंधन के सैद्धांतिक और व्यावहारिक मुद्दों से संबंधित व्यक्तिगत प्रस्ताव बनाना दिलचस्प लगता है।

रूसी में, यह आम तौर पर स्वीकार किया जाता है कि "गोपनीय" शब्द का अर्थ "प्रकटीकरण के अधीन नहीं, रहस्य" है।

सूचना सुरक्षा से संबंधित कोई भी संघीय कानून यह निर्धारित नहीं करता है कि वर्गीकृत जानकारी गोपनीय नहीं है। देश के संपूर्ण दस्तावेज़ (सूचना) सरणी का सार्वजनिक रूप से सुलभ दस्तावेज़ों और प्रतिबंधित पहुंच दस्तावेज़ों में विभाजन कानूनी रूप से स्थापित है। प्रतिबंधित पहुंच दस्तावेजों में राज्य, वाणिज्यिक, आधिकारिक और अन्य रहस्यों से जुड़ी जानकारी होती है। गुप्त कार्यालय कार्य की एक स्वतंत्र क्षेत्र के रूप में पहचान उसकी विशिष्टता के कारण होती है।

साथ ही, कार्यों में प्रस्तावित परिभाषा: "गोपनीय जानकारी का अर्थ है दस्तावेजी जानकारी, जिसकी पहुंच कानून के अनुसार सीमित है" - एक व्यापक प्रकृति की है। अवधारणाओं की मुक्त व्याख्या को ध्यान में रखते हुए, दस्तावेज़ की एक दिलचस्प परिभाषा सामने आई है: "एक गोपनीय (बंद, संरक्षित) दस्तावेज़, यानी एक दस्तावेज़ जिस तक कर्मियों की पहुंच सीमित है, आधुनिक कार्यालय के काम में एक आवश्यक औपचारिक वाहक के रूप में समझा जाता है बहुमूल्य दस्तावेजी जानकारी जो उद्यमी (कंपनी) की बौद्धिक संपदा का गठन करती है)"। "गोपनीय दस्तावेज़" शब्द की मूलतः समान परिभाषाएँ यू. आर. लुक्यानचुक और यू. एम. डेनिलोव द्वारा प्रस्तुत की गई हैं। सूचना सुरक्षा के दृष्टिकोण से, यह स्पष्ट नहीं है कि गोपनीय दस्तावेज़ तक पहुंच केवल कर्मचारियों तक ही सीमित क्यों है; "आवश्यक रूप से डिज़ाइन किया गया माध्यम..." से क्या तात्पर्य है; गोपनीय जानकारी में "बौद्धिक संपदा" क्यों होनी चाहिए?

एक खुले दस्तावेज़ में बौद्धिक गतिविधि के परिणाम भी शामिल हो सकते हैं। इसके अलावा, गोपनीयता के उपाय के रूप में "बौद्धिक संपदा" को उजागर करना, हमारी राय में, मौजूदा वैचारिक तंत्र को रूसी संघ के नागरिक संहिता के चौथे भाग के अनुरूप लाने का एक प्रयास है।

एक व्यापार रहस्य में "बौद्धिक गतिविधि के परिणामों सहित किसी भी प्रकृति की जानकारी शामिल होती है।"

"गोपनीय जानकारी" और "गोपनीय दस्तावेज़" की अवधारणाओं की परिभाषा को ध्यान में रखते हुए, कार्य गोपनीय कार्यालय कार्य की व्याख्या "एक गतिविधि जो गोपनीय जानकारी के दस्तावेज़ीकरण को सुनिश्चित करता है" के रूप में प्रदान करता है; गोपनीय दस्तावेज़ों के साथ काम को व्यवस्थित करना और उनमें मौजूद जानकारी की सुरक्षा करना।”

प्रासंगिक नियामक दस्तावेजों द्वारा प्रदान किए गए वैज्ञानिक, डिजाइन, इंजीनियरिंग और कुछ अन्य प्रकार की गतिविधियों के दस्तावेजीकरण में गोपनीय कार्यालय कार्य शामिल नहीं है।

साथ ही, खुले रिकॉर्ड प्रबंधन दस्तावेज़ीकरण के संदर्भ में न केवल प्रबंधन तक, बल्कि व्यक्तिगत विशेष दस्तावेज़ीकरण प्रणालियों तक भी विस्तारित होता है। खुले रिकॉर्ड प्रबंधन में ड्राफ्ट और ड्राफ्ट दस्तावेजों को ध्यान में नहीं रखा जाता है, लेकिन कोई भी ऐसा करने से मना नहीं करता है।

गोपनीय रिकॉर्ड प्रबंधन सेवाओं का मुख्य कार्य दस्तावेजी जानकारी को प्रकटीकरण, हानि, चोरी आदि से बचाना है, जिसे गोपनीय रिकॉर्ड प्रबंधन पूरी तरह से सुनिश्चित नहीं करता है, बल्कि केवल इस समस्या को हल करने में भाग लेता है।

खुले रिकॉर्ड प्रबंधन के क्षेत्र में विशेषज्ञों के लिए, मुख्य बात दस्तावेजों का पंजीकरण है ताकि उनकी मात्रात्मक लेखांकन, सुरक्षा सुनिश्चित की जा सके और उनके नुकसान की संभावना को खत्म किया जा सके।

यदि आप व्यक्तिगत मैनुअल के लेखकों की सिफारिशों का पालन करते हैं, तो सहायक सचिव को कुछ दस्तावेजों को पंजीकृत करना होगा और दूसरों को ध्यान में रखना होगा, कई नामकरण तैयार करना होगा और विभिन्न मामलों के लिए एक ही मुद्दे पर दस्तावेज तैयार करना होगा। यह योजना हमेशा व्यवहार में लागू नहीं होती है।

"गोपनीय जानकारी", "गोपनीय दस्तावेज़", "गोपनीय कागजी कार्रवाई" की अवधारणाओं की सामग्री के विकास की कमी और एक स्वतंत्र दिशा के रूप में इसकी परिभाषा, खुले कार्यालय के काम से अलग, उनके वितरण के दायरे को प्रभावित करती है और, सबसे महत्वपूर्ण बात, तकनीकी प्रक्रियाओं का विकास.

इस संबंध में, हमारी राय में, गोपनीय दस्तावेजी जानकारी, एक गोपनीय दस्तावेज, को एक वाणिज्यिक या आधिकारिक रहस्य वाले मूर्त माध्यम पर दर्ज की गई जानकारी की एक सामान्य अवधारणा के रूप में समझा जाना चाहिए, जो इसे पहचानने और सुरक्षा, पहुंच सुनिश्चित करने की अनुमति देता है। जो संघीय कानूनों और उसके मालिक द्वारा भी सीमित है।

यह परिभाषा अनुमति देती है:
- इसे GOST “कार्यालय प्रबंधन और संग्रह” से जोड़ें। शब्द और परिभाषाएं";
- इसके वितरण का दायरा निर्धारित करें (वाणिज्यिक और आधिकारिक रहस्यों पर लागू होता है);
- "सूचना" की अवधारणा से केवल प्रलेखित जानकारी को अलग करें;
- समझाएं कि सूचना तक पहुंच न केवल कानून द्वारा, बल्कि सूचना के स्वामी द्वारा भी सीमित की जा सकती है।

यह परिभाषा गोपनीय रिकॉर्ड प्रबंधन के स्थान को निर्दिष्ट करती है और इसे खुले रिकॉर्ड प्रबंधन के वैचारिक तंत्र से नहीं हटाती है। सूचना की सुरक्षा के उद्देश्य से अतिरिक्त प्रौद्योगिकियों और उपायों को छोड़कर, खुले रिकॉर्ड प्रबंधन प्रौद्योगिकियां मूल रूप से गोपनीय रिकॉर्ड प्रबंधन प्रौद्योगिकियों के समान हैं।

जानकारी को विभिन्न प्रकार के रहस्यों (आधिकारिक या वाणिज्यिक) के रूप में वर्गीकृत करने के मानदंड के रूप में, उन्होंने "उन संस्थाओं में अंतर को सामने रखा जिनके स्वामित्व में जानकारी प्राप्त हुई थी।" मानदंड को इस प्रकार समझा जा सकता है: राज्य निकायों और उनके संस्थानों के स्वामित्व वाली जानकारी एक आधिकारिक रहस्य का गठन करती है, वाणिज्यिक संरचनाओं की जानकारी एक वाणिज्यिक रहस्य का गठन करती है। यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि आज सरकारी निकायों और उद्यमों में उनके अधिकार क्षेत्र के तहत दो प्रकार के आधिकारिक रहस्य बनते हैं: अन्य संस्थाओं के व्यापार रहस्य के रूप में प्राप्त जानकारी और उनका अपना आधिकारिक रहस्य। इसके अलावा, राज्य के स्वामित्व वाले उद्यम ऐसी जानकारी वाले दस्तावेज़ बनाते हैं जो एक व्यापार रहस्य का गठन करते हैं। व्यावसायिक संरचनाओं में, व्यावसायिक रूप से मूल्यवान जानकारी के अलावा, ऐसी जानकारी भी होती है, जिसकी पहुंच व्यावसायिक आवश्यकताओं तक ही सीमित होती है। जानकारी को आधिकारिक और वाणिज्यिक रहस्यों में विभाजित करते समय ठीक इसी बात को ध्यान में रखा जाना चाहिए।

विशिष्ट कार्य का आयोजन करते समय "आधिकारिक उपयोग के लिए" और "व्यापार रहस्य" के रूप में चिह्नित दस्तावेज़ों को एकल "गोपनीय दस्तावेज़" नहीं माना जा सकता है और प्रकाशनों में कुछ अवधारणाओं को अधिक सटीक परिभाषाओं की आवश्यकता होती है।

संघीय कार्यकारी निकायों में सीमित वितरण की आधिकारिक जानकारी को संभालने की प्रक्रिया पर विनियमन ने ऐसा कोई फॉर्म स्थापित नहीं किया, लेकिन संबंधित प्रबंधकों को, उनकी क्षमता की सीमा के भीतर, आधिकारिक रहस्यों को प्रतिबंधित वितरण के रूप में वर्गीकृत करने के लिए अधिकृत अधिकारियों की श्रेणियों का निर्धारण करने का काम सौंपा। , जो स्पष्ट कारणों से एक आधिकारिक रहस्य बनाने वाली जानकारी की एक सूची विकसित करने की आवश्यकता को दर्शाता है।

सूचियाँ संकलित करते समय मुख्य बात कुछ प्रतिबंधित जानकारी की सामग्री का निर्धारण करना है।

साहित्य में, सूची में शामिल करने के लिए विभिन्न जानकारी प्रस्तावित की गई है जो एक व्यापार रहस्य बन सकती है, जो अनावश्यक लगती है। कानून ने सूचना के मालिक को उसके लिए सबसे मूल्यवान और महत्वपूर्ण जानकारी निर्धारित करने का अधिकार दिया। आज सबसे महत्वपूर्ण कार्य जानकारी को वाणिज्यिक या आधिकारिक रहस्य के रूप में वर्गीकृत करने के मानदंड निर्धारित करना और तीसरे पक्ष द्वारा जानकारी के उपयोग की स्थिति में भौतिक क्षति का निर्धारण करने के लिए एक पद्धति विकसित करना है।

आइए हम सूचना के मूल्य के मानदंड पर ध्यान दें। एक बुनियादी मानदंड के रूप में, "तीसरे पक्षों के लिए अज्ञात होने के कारण जानकारी के उपयोग से लाभ प्राप्त करने की संभावना।" व्यवसाय में लाभ (लाभ) अधिक आधुनिक उपकरणों, प्रौद्योगिकियों के उपयोग, बाजार मूल्य से काफी कम कीमतों पर खरीदारी और बाजार मूल्य से थोड़ा ऊपर बेचने के माध्यम से प्राप्त किया जा सकता है। जानकारी तीसरे पक्षों को ज्ञात हो सकती है, लेकिन विभिन्न कारणों से वे इसका उपयोग नहीं कर सकते हैं। इसलिए, इस मानदंड पर विशेष रूप से बुनियादी विचार करना उचित नहीं लगता। हालाँकि, यह आधिकारिक रहस्यों वाली जानकारी का आकलन करने के लिए काफी उपयुक्त है।

संघीय कानून "ऑन स्टेट सीक्रेट्स" में तैयार किए गए सिद्धांतों को किसी भी प्रकार के रहस्य के लिए बुनियादी माना जाना चाहिए: वैधता, वैधता, समयबद्धता।

वैधानिकता का अर्थ है कि सूचियों में शामिल जानकारी कुछ जानकारी तक पहुंच को प्रतिबंधित करने वाले कानून या अन्य कानूनी कृत्यों का खंडन नहीं करती है। औचित्य का अर्थ है विशेषज्ञ मूल्यांकन के माध्यम से पहुंच को सीमित करने की व्यवहार्यता स्थापित करना। समयबद्धता का अर्थ है प्रसारित सूचना के प्रकट होने के क्षण से या पहले से ही उस तक पहुंच को प्रतिबंधित करना। जानकारी को व्यावसायिक रूप से मूल्यवान के रूप में वर्गीकृत करने के लिए, मानदंड "वास्तविक या संभावित मूल्य की उपस्थिति" पर विचार किया जाना चाहिए। यह मानदंड आपको जानकारी को अधिक और कम मूल्यवान में विभाजित करने की अनुमति देता है, जो व्यापार रहस्य व्यवस्था स्थापित करने के लिए महत्वपूर्ण है।

जानकारी को आधिकारिक रहस्य के रूप में वर्गीकृत करने के लिए, आप "व्यापार रहस्य, उसके मीडिया और सुरक्षा व्यवस्था के अप्रत्यक्ष प्रकटीकरण की संभावना" मानदंड लागू कर सकते हैं (उदाहरण के लिए, कर्मचारियों के पते और टेलीफोन नंबर, पहुंच नियंत्रण, आदि)।

किसी संस्था के विशेषज्ञ आयोग द्वारा इन दोनों कार्यों को हल करने के लिए, किसी संस्था, संगठन, उद्यम के स्थायी विशेषज्ञ आयोग पर मॉडल विनियमों में निर्धारित तरीके से उचित परिवर्तन किए जाने चाहिए, अर्थात "विशेषज्ञ आयोग" की अवधारणा। एक अलग सामग्री प्राप्त होगी.

जितने कम गिद्ध, उतना अधिक ऑर्डर। कार्यालय प्रबंधन सेवाओं के कर्मचारियों और कलाकारों को विभिन्न प्रकार के लेबलों से भ्रमित नहीं होना चाहिए। स्टांप सेट करने का अर्थ है इसे किसी दस्तावेज़ की लेखांकन संख्या में जोड़ना, इसे मामलों के नामकरण, लेखांकन रूपों आदि में प्रतिबिंबित करना।

एक वाणिज्यिक संगठन के लिए, तीन डिग्री पर्याप्त हैं: "आधिकारिक उपयोग के लिए", "व्यापार रहस्य", "व्यापार रहस्य ओवी" (विशेष रूप से हाइलाइट किया गया)। कानून और अन्य कानूनी कृत्यों द्वारा स्थापित जानकारी की गोपनीयता की डिग्री के रूप में गोपनीय दस्तावेजों के लिए "पहुंच प्रतिबंध टिकट" की अवधारणा की परिभाषा तैयार करना उचित लगता है, जो प्रसारित होने पर क्षति की गंभीरता निर्धारित करता है, जिसमें नाम भी शामिल है। गोपनीयता की डिग्री और दस्तावेज़ की प्रतिलिपि संख्या।

दस्तावेज़ बनाने की प्रक्रिया में गोपनीय जानकारी की सुरक्षा के उपायों में मुख्य रूप से मीडिया और उसमें मौजूद जानकारी की सुरक्षा और, यदि आवश्यक हो, दस्तावेज़ीकरण के साधन शामिल होने चाहिए।

प्रकाशनों का मूलमंत्र यह है कि गोपनीय दस्तावेजों के ड्राफ्ट और ड्राफ्ट को ठेकेदार को जारी करने से पहले उचित लेखांकन रूपों में ध्यान में रखा जाना चाहिए, और दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर (अनुमोदन) करने के बाद, उन्हें लेखांकन रूपों में एक नोट के साथ नष्ट कर दिया जाना चाहिए। विनाश के निशान लेखांकन फॉर्म पर भी लगाए जाने चाहिए, और फ़ाइल में शेष दस्तावेज़ की प्रतिलिपि के पीछे, उनके विनाश का रिकॉर्ड बनाया जाना चाहिए। साथ ही, कुछ इस प्रक्रिया को व्यापार रहस्य वाले दस्तावेज़ कहते हैं, अन्य - "गोपनीय दस्तावेज़"।

"आधिकारिक उपयोग के लिए" और "व्यापार रहस्य" लेबल वाले दस्तावेज़ों को एक पारंपरिक "गोपनीय दस्तावेज़" में मिलाने की कोई आवश्यकता नहीं है।

संघीय कार्यकारी अधिकारियों में सीमित वितरण की आधिकारिक जानकारी को संभालने की प्रक्रिया पर विनियमों के अनुसार, "आधिकारिक उपयोग के लिए" दस्तावेजों के ड्राफ्ट और संस्करणों को ध्यान में नहीं रखा जाता है और कार्यालय प्रबंधन सेवा के एक कर्मचारी द्वारा इस तथ्य के साथ नष्ट कर दिया जाता है। लेखांकन प्रपत्रों में विनाश परिलक्षित होता है। दस्तावेज़ों के साथ काम करने की यही प्रक्रिया व्यावसायिक संरचनाओं में भी काफी लागू होती है। बेशक, मौलिक रूप से नए उत्पादों, प्रौद्योगिकियों आदि के निर्माण से संबंधित जानकारी के लिए अधिकतम सुरक्षा स्तर वाले ड्राफ्ट को ध्यान में रखना आवश्यक है, जिसे सूचियों के संकलन के चरण में प्रतिबिंबित किया जाना चाहिए।

हम जानते हैं कि ड्राफ्ट में गोपनीय जानकारी मौजूद है, साथ ही यह तथ्य भी है कि ड्राफ्ट को ध्यान में रखते हुए अकेले दस्तावेज़ीकरण के लिए श्रम लागत 20-25% बढ़ जाती है। हालाँकि, ड्राफ्ट को ध्यान में रखना है या नहीं, यह चुनने का अधिकार जानकारी के मालिक के पास है।

दस्तावेज़ीकरण करते समय जानकारी की सुरक्षा के लिए संगठनात्मक उपाय लंबे समय से ज्ञात हैं:
- गोपनीय दस्तावेजों के साथ कलाकारों के काम के अघोषित निरीक्षण का संगठन;
- विशेष रूप से सुसज्जित परिसर का आवंटन;
- ड्राफ्ट, क्षतिग्रस्त परियोजनाओं और उनके केंद्रीकृत विनाश आदि के लिए कार्यालय प्रबंधन सेवा द्वारा सील की गई भंडारण सुविधाओं की स्थापना।

गोपनीय दस्तावेज़ की एक अन्य विशेषता, पाठ के अलावा, पहुंच प्रतिबंध टिकट है।

उदाहरण के लिए: GOST R 6.30-2003 में कहा गया है कि "पता" विवरण में एक डाक पता शामिल हो सकता है, लेकिन व्यवहार में पता आमतौर पर लिफाफे पर दर्शाया जाता है। मार्क "ए. यू. चुकिन", वास्तव में, कानून का खंडन नहीं करता है। हमारी राय में, उदाहरण के तौर पर दिया गया "गोपनीय" स्टाम्प कानून का खंडन करता है। कला के भाग 4 के अनुसार. कानून के 6 "ट्रेड सीक्रेट्स पर" दस्तावेज़ों पर "ट्रेड सीक्रेट" की मुहर लगाई जाती है, खासकर जब से हम एक भेजे गए (आउटगोइंग) दस्तावेज़ के बारे में बात कर रहे हैं।

गोपनीय कार्यालय कार्य की समस्याओं पर प्रकाशनों के हमारे विश्लेषण से पता चलता है कि इसके वैचारिक तंत्र, कुछ प्रकार के कार्यों की प्रौद्योगिकियों, विशेष रूप से दस्तावेज़ीकरण से संबंधित कई मुद्दों पर अभी तक पर्याप्त रूप से काम नहीं किया गया है। "गोपनीय जानकारी" और "गोपनीय दस्तावेज़" अवधारणाओं की अस्पष्ट रूप से तैयार की गई परिभाषाएँ उन प्रौद्योगिकियों के विकास की ओर ले जाती हैं जो केवल व्यापार रहस्य वाले दस्तावेज़ों पर लागू होती हैं, या इससे भी बदतर, आधिकारिक और व्यापार रहस्य वाले दस्तावेज़ों के साथ काम करने के लिए समान प्रौद्योगिकियाँ। व्यक्तिगत प्रौद्योगिकियों को चुनते समय, "आधिकारिक उपयोग के लिए" दस्तावेजों के साथ काम करने की दीर्घकालिक प्रथा और वर्तमान कानूनी ढांचे को पर्याप्त रूप से ध्यान में नहीं रखा जाता है। गोपनीय कार्यालय कार्य को गतिविधि की एक स्वतंत्र शाखा में अलग करने के खोजे गए प्रयास को भी स्पष्टीकरण की आवश्यकता है। गोपनीय जानकारी के आकलन के लिए मानदंड और तीसरे पक्ष द्वारा जानकारी के अनधिकृत उपयोग की स्थिति में क्षति का निर्धारण करने के तरीकों को और विकसित करना मौलिक रूप से महत्वपूर्ण है।

अंत में, हम यह नोट करना आवश्यक समझते हैं कि हमने विशिष्ट दस्तावेज़ीकरण तकनीकों का प्रस्ताव नहीं रखा है, बल्कि केवल ऐसे मुद्दे तैयार किए हैं, जिनके लिए, हमारी राय में, समाधान की आवश्यकता है। लेख के लेखक "गोपनीय दस्तावेज़", "गोपनीय कागजी कार्रवाई" की अवधारणाओं की तैयार की गई परिभाषाओं को स्पष्ट करने के साथ-साथ गोपनीय जानकारी के दस्तावेजीकरण के लिए प्रौद्योगिकी में सुधार करने के लिए किसी भी प्रस्ताव पर कृतज्ञता और बड़े ध्यान से विचार करेंगे।

किसी कंपनी में गोपनीय दस्तावेज़ प्रवाह के मुद्दे निस्संदेह उसकी आर्थिक सफलता की उपलब्धि में महत्वपूर्ण भूमिका निभाते हैं। यह आलेख गोपनीय दस्तावेज़ों के साथ आपकी कंपनी के काम को सुव्यवस्थित करने के लिए कुछ अनुशंसाएँ प्रदान करता है।
किसी कंपनी (संगठन) की सभी जानकारी को दो बड़े समूहों में विभाजित किया जा सकता है:

· खुला

· सीमित पहुंच के साथ.

बदले में, सीमित पहुंच वाली जानकारी (चित्र 1.) हो सकती है:

· राज्य रहस्य;

· गोपनीय जानकारी।

और, परिणामस्वरूप, इस या उस जानकारी वाले दस्तावेज़ों को गुप्त और गोपनीय में विभाजित किया गया है। इसके अलावा, गुप्त दस्तावेजों को "गुप्त", "शीर्ष गुप्त", "विशेष महत्व के" के रूप में वर्गीकृत किया जा सकता है। गोपनीय दस्तावेज़, क्रमशः "वाणिज्यिक रहस्य", "बैंकिंग रहस्य", आदि टिकटों के साथ। वर्तमान में, 30 से अधिक प्रकार की गोपनीय जानकारी (और, परिणामस्वरूप, संभावित वर्गीकृत दस्तावेज़) हैं, यह आम तौर पर उनकी सुरक्षा सुनिश्चित करने के संदर्भ में अनुकूल माहौल नहीं बनाता है। इस कारण से, भविष्य में गोपनीय जानकारी के प्रकारों की संख्या संभवतः कम हो जाएगी। प्रत्येक प्रकार के गोपनीय दस्तावेज़ में विवरण होते हैं।

उनकी प्रकृति (चित्र 2.) के अनुसार, गोपनीय दस्तावेज़ हैं:

• नियामक और कार्यप्रणाली (एनएमडी);
• प्रबंधन (आरडी);
• प्रशासनिक (आरपीडी);
• सूचना और संदर्भ (आईएसडी);
• संगठनात्मक (ओडी);
• वित्तीय और लेखा (एफबीए);
• कार्मिक (कर्मचारियों द्वारा) डिज़ाइन दस्तावेज़ीकरण।

विवरण दर्ज करने के नियम GOST "संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेज़ीकरण की एकीकृत प्रणाली। दस्तावेजों की तैयारी के लिए आवश्यकताएँ" द्वारा विनियमित हैं। व्यापार रहस्य वाले गोपनीय दस्तावेज़ों पर दस्तावेज़ तक पहुंच के प्रतिबंध की मुहर होनी चाहिए। यह ऊपरी दाएं कोने में स्थित है, उदाहरण के लिए: व्यापार रहस्य (या संक्षिप्त सीटी)। कॉपी नंबर के साथ एक स्टांप जोड़ा जाता है।
गोपनीय दस्तावेजों को फर्म के गोपनीय रिकॉर्ड कार्यालय में या सामान्य रिकॉर्ड प्रबंधन में गोपनीय दस्तावेजों के लिए जिम्मेदार विशेष रूप से नामित अधिकारी द्वारा संसाधित किया जाना चाहिए। गोपनीय दस्तावेज़ों को एक अलग कमरे में बंद और सीलबंद अलमारियों में संग्रहित किया जाना चाहिए। सामान्य कार्यालय कार्य में गोपनीय दस्तावेज़ों को संग्रहीत करने की अनुमति है। लेकिन उन्हें कार्यालय के अन्य कार्यों से अलग रखा जाना चाहिए।
उनके उद्देश्य के आधार पर, गोपनीय दस्तावेजों को इसमें विभाजित किया गया है:

· आनेवाला;

· जावक;

· आंतरिक।
आने वाले गोपनीय दस्तावेजों (चित्र 3) का स्वागत एक गोपनीय कार्यालय कर्मचारी द्वारा किया जाता है।

यह जाँच करता है:

· शीटों की संख्या;

· प्रतियों की संख्या;

· आवेदनों की उपलब्धता (यदि उन्हें कवर लेटर में दर्शाया गया है)।

यदि सूचीबद्ध दस्तावेजों में से कुछ पैकेज (लिफाफे) से गायब हैं, तो 2 प्रतियों में एक अधिनियम तैयार किया जाता है। अधिनियम की एक प्रति प्रेषक के पते पर भेजी जाती है।

पंजीकरण गोपनीयदस्तावेज़ लॉग बुक (चित्र 4) या कार्ड पर दर्ज किए जाते हैं।

प्रत्येक पंजीकृत दस्तावेज़ पर निम्नलिखित का संकेत देने वाली मोहर लगी होनी चाहिए:

· नाम;

· पंजीकरण संख्या;

· प्राप्ति की तिथि।
पंजीकरण के बाद, दस्तावेज़ निर्णय लेने के लिए कंपनी के प्रबंधन को स्थानांतरित कर दिए जाते हैं। दस्तावेज़ की समीक्षा करने के बाद, प्रबंधक निष्पादक का निर्धारण करता है और दस्तावेज़ के निष्पादन के लिए निर्देश देता है। इन निर्देशों को संकल्प के रूप में दस्तावेज़ पर ही औपचारिक रूप दिया गया है।
प्रबंधक के संकल्प के साथ, आने वाले गोपनीय दस्तावेज़ों को रिकॉर्ड करने के लिए गोपनीय दस्तावेज़ को लॉगबुक में हस्ताक्षर के विरुद्ध निष्पादक को स्थानांतरित कर दिया जाता है (चित्र 4)।
दस्तावेज़ पर काम पूरा होने पर, उस पर एक निशान लगाया जाता है जो इसके निष्पादन और मामले को अग्रेषित करने का संकेत देता है। जिसके बाद दस्तावेज़ को गोपनीय रिकॉर्ड अधिकारी द्वारा फ़ाइल में दर्ज किया जाता है।
किसी गोपनीय दस्तावेज़ को आगे उपयोग करने का निर्णय उसके अर्थ और व्यावहारिक मूल्य से निर्धारित होता है। इसके आधार पर, गोपनीय दस्तावेज़ हो सकते हैं:

· भविष्य में उपयोग किया जाएगा;

· भंडारण के लिए संग्रह में स्थानांतरित किया गया;

· नष्ट हुआ।
ये सभी कार्रवाइयां गोपनीय दस्तावेज़ आवश्यकताओं के अनुपालन में की जानी चाहिए।
गोपनीय आउटगोइंग दस्तावेज़ों के साथ काम करने में निम्नलिखित चरण शामिल हैं (चित्र 5):

• एक मसौदा दस्तावेज़ का विकास;
• दस्तावेज़ अनुमोदन;
• किसी दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करना;
• दस्तावेज़ पंजीकरण;
• दस्तावेज़ भेज रहा हूँ.

आउटगोइंग गोपनीय दस्तावेज़ का मसौदा दस्तावेज़ के निष्पादक द्वारा 2 प्रतियों में विकसित किया जाता है और, यदि आवश्यक हो, तो कंपनी के अन्य विशेषज्ञों के साथ सहमति व्यक्त की जाती है। इसके बाद, मसौदा दस्तावेज़ कंपनी के प्रमुख को हस्ताक्षर के लिए प्रस्तुत किया जाता है। दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करने के बाद, इसे गोपनीय कार्यालय कार्यकर्ता द्वारा आउटगोइंग गोपनीय दस्तावेजों को पंजीकृत करने के लिए जर्नल (कार्ड) में पंजीकृत किया जाता है। गोपनीय दस्तावेजों का वितरण भेजे गए दस्तावेजों की खाता संख्या के अनिवार्य संकेत के साथ प्रमुख द्वारा हस्ताक्षरित सूचियों के अनुसार किया जाता है। गोपनीय आंतरिक दस्तावेजों के साथ काम करने की प्रक्रिया चित्र में दिखाई गई है। 6.

गोपनीय दस्तावेजों को जारी करने और लौटाने को गोपनीय दस्तावेजों को रिकॉर्ड करने और जारी करने के लिए जर्नल में समय पर प्रतिबिंबित किया जाना चाहिए (चित्र 7)।
गोपनीय दस्तावेज़ प्राप्त करते समय, कर्मचारी को प्राप्त दस्तावेज़ की संख्या को जर्नल में उसकी संख्या के साथ जांचना चाहिए, शीटों की संख्या की जांच करनी चाहिए और प्राप्त दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करना चाहिए। गोपनीय दस्तावेज़ लौटाते समय, गोपनीय कार्यालय कर्मचारी को इस दस्तावेज़ की संख्या को जर्नल में संख्या के साथ जांचना चाहिए, दस्तावेज़ की शीटों की संख्या की जांच करनी चाहिए और दस्तावेज़ लौटाने वाले कर्मचारी की उपस्थिति में, अपना हस्ताक्षर और तारीख डालनी चाहिए। जर्नल में दस्तावेज़ की वापसी (उपयुक्त कॉलम में)।
गोपनीय दस्तावेजों और उनके लेखांकन के लॉग वाले सभी मामलों को कंपनी की फाइलों के नामकरण में दर्ज किया जाता है।
प्रत्येक वर्ष के अंत में, कंपनी का प्रमुख एक आयोग बनाता है जिसे यह करना होगा:

· गोपनीय दस्तावेजों की उपलब्धता की जाँच करें;

· अभिलेखीय भंडारण के लिए गोपनीय दस्तावेजों की पहचान करना;

· नष्ट किए जाने वाले गोपनीय दस्तावेज़ों की पहचान करें।
गोपनीय दस्तावेजों का अभिलेखीय भंडारण सीलबंद बक्सों में किया जाता है, परिसर में जो अनधिकृत व्यक्तियों द्वारा अनधिकृत पहुंच को बाहर करता है। आयोग द्वारा नष्ट करने के लिए चुने गए गोपनीय दस्तावेजों के लिए एक रिपोर्ट तैयार की जाती है। अधिनियम को कंपनी के प्रमुख द्वारा अनुमोदित किया जाता है।
किसी गोपनीय दस्तावेज़ के खो जाने की स्थिति में, कंपनी का प्रमुख एक आयोग बनाता है जो इस दस्तावेज़ के खो जाने की जाँच करता है। आयोग के काम के परिणामों के आधार पर, कंपनी का प्रमुख गोपनीय दस्तावेज़ के नुकसान के लिए जिम्मेदार लोगों पर मुकदमा चलाने का निर्णय लेता है।
इस प्रकार, लेख में प्रस्तुत सामग्री, बहुत संक्षिप्त रूप में, किसी कंपनी में गोपनीय कार्यालय कार्य के आयोजन के लिए कुछ सिफारिशें प्रदान करती है, जो निस्संदेह कंपनी में सामान्य रूप से गोपनीय जानकारी की सुरक्षा सुनिश्चित करने में सुरक्षा अधिकारियों की मदद करेगी।

निष्कर्ष।

इस कार्य में, मेरी राय में, सबसे बुनियादी बात पहुंच प्रतिबंध की मोहर वाले दस्तावेज़ों के बारे में लिखी गई है।

जानकारी का स्रोत:

वेबसाइटें: , http://www.top-personal.ru,

पुस्तकें: एम. वी. किरसानोवा, एस. पी. कोबुक, यू. एम. अक्स्योनोव "सरकार और स्थानीय सरकार में लिपिकीय कार्य"; एल. ए. रुम्यनोवा "प्रबंधन के लिए दस्तावेज़ीकरण समर्थन।"

आवेदन पत्र।

चित्र .1। जानकारी और दस्तावेज़ों के प्रकार

अंक 2। गोपनीय दस्तावेजों के प्रकार

चावल। 3. आने वाले संदेशों के साथ काम करने की प्रक्रिया गोपनीयदस्तावेज़

चावल। 4. आने वाले गोपनीय दस्तावेजों का लॉग

चावल। 5. गोपनीय आउटगोइंग दस्तावेजों के साथ काम करने की प्रक्रिया

चावल। 6. गोपनीय आंतरिक दस्तावेजों के साथ काम करने की प्रक्रिया

चित्र 7. समस्या लॉग गोपनीयदस्तावेज़

यदि "डीएसपी" के रूप में चिह्नित दस्तावेजों और प्रकाशनों में ऐसी जानकारी है जो अन्य राज्य निकायों की क्षमता के अंतर्गत आती है, तो विदेश में उनका स्थानांतरण केवल इन राज्य निकायों के प्रमुखों की सहमति से ही किया जा सकता है।

पुस्तक विनिमय के रूप में "डीएसपी" चिह्नित प्रकाशनों को विदेश भेजने की अनुमति नहीं है।

27. "डीएसपी" के रूप में चिह्नित दस्तावेजों के निष्पादन, पारित होने और उनके निष्पादन पर नियंत्रण की प्रक्रिया अवर्गीकृत दस्तावेजों के साथ काम करने की प्रक्रिया के समान है।

28. निष्पादन के बाद "डीएसपी" चिह्नित दस्तावेज़ फाइलों में बन जाते हैं। इन मामलों के शीर्षक अवर्गीकृत अभिलेख प्रबंधन के राज्य निकाय के मामलों के नामकरण में शामिल हैं।

फाइलों के नामकरण में "डीएसपी" के रूप में चिह्नित दस्तावेजों के लिए सभी पंजीकरण लेखांकन प्रपत्रों और नियंत्रण और संदर्भ, विषयगत और अन्य फाइलों के शीर्षक शामिल हैं।

29. "डीएसपी" के रूप में चिह्नित मामले दस्तावेज़ीकरण सेवा के नियंत्रण में राज्य निकाय के संबंधित संरचनात्मक प्रभागों में गठित किए जाते हैं।

30. मामले बनाते समय निम्नलिखित आवश्यकताओं का पालन किया जाना चाहिए:

1) फ़ाइल में केवल निष्पादित और सही ढंग से निष्पादित दस्तावेज़ रखें;

2) इस विशिष्ट मुद्दे के समाधान से संबंधित सभी दस्तावेज़ फ़ाइल में रखें;

3) हस्तांतरणीय मामलों को छोड़कर, एक कार्यालय वर्ष के दस्तावेज़ों को एक फ़ाइल में समूहित करें;

4) स्थायी और अस्थायी भंडारण दस्तावेजों को फाइलों में अलग करना;

5) प्रासंगिक फाइलों में इलेक्ट्रॉनिक मीडिया पर दस्तावेजों के प्रिंटआउट रखें जिनके लिए कागज-आधारित दस्तावेजों के लिए समान आधार पर विशेष कानूनी पुष्टि (आधिकारिक मुहर, हस्ताक्षर, अनुमोदन और अनुमोदन चिह्न) की आवश्यकता होती है;

6) ऐसे दस्तावेज़ दाखिल न करें जो रिटर्न, अतिरिक्त प्रतियों और ड्राफ्ट के अधीन हों;

7) केस का आयतन 180 शीट से अधिक नहीं होना चाहिए;

8) योजनाओं, रिपोर्टों, अनुमानों को उस वर्ष की प्रासंगिक फाइलों में तैयार करना जिसके लिए या जिसके लिए उन्हें तैयार किया गया था, संकलन, हस्ताक्षर (अनुमोदन) की तारीख की परवाह किए बिना;

9) दस्तावेजों के परिशिष्ट, उनके अनुमोदन या तैयारी की तारीख की परवाह किए बिना, उन दस्तावेजों से जुड़े होते हैं जिनसे वे संबंधित होते हैं, 180 से अधिक शीटों के परिशिष्ट एक अलग खंड बनाते हैं, जिसके बारे में दस्तावेज़ में एक नोट बनाया जाता है;

31. कार्यालय कार्य द्वारा पूर्ण किए गए मामले के कवर में निम्नलिखित विवरण होना चाहिए:

1) "चिपबोर्ड" चिह्नित करें;

2) सरकारी निकाय का आधिकारिक नाम;

3) उस इलाके का नाम जिसमें राज्य निकाय स्थित है;

4) राज्य निकाय की संरचनात्मक इकाई का नाम;

6) मामले का शीर्षक;

7) केस वॉल्यूम नंबर;

8) मामले की समय सीमा (प्रशासनिक दस्तावेजों, प्रोटोकॉल, प्रतिलेख, पत्राचार के लिए), प्रशासनिक दस्तावेजों-प्रोटोकॉल, प्रतिलेखों के लिए - पहले और अंतिम दस्तावेज़ की क्रम संख्या;

9) फ़ाइल के लिए भंडारण अवधि.

32. "डीएसपी" के रूप में चिह्नित दस्तावेजों के मूल्य की जांच के दौरान, अतिरिक्त विवरण स्थायी और अस्थायी (10 वर्ष से अधिक) भंडारण अवधि वाली फाइलों के कवर पर रखे जाते हैं: संग्रह निधि की संख्या, सारांश सूची की संख्या मामले, केस संख्या और मामले में शीटों की संख्या। मामलों की संकेतित श्रेणियों को चार छेदों में आपस में जोड़ा जाता है या घेरा जाता है और दस्तावेजों की एक आंतरिक सूची (परिशिष्ट 3) और मामले को प्रमाणित करने वाली एक शीट (परिशिष्ट 4) के साथ प्रदान की जाती है।

दस्तावेज़ों की आंतरिक सूची मामले की शुरुआत में रखी गई है, प्रमाणन पत्र अंत में है।

33. बड़े प्रारूप वाले दस्तावेज़ों (चित्र, आरेख, आदि) सहित "चिपबोर्ड" के रूप में चिह्नित केस, हार्ड फ़ोल्डर या केस (बॉक्स) में संग्रहीत किए जाते हैं।

34. आधिकारिक आवश्यकता के आधार पर "डीएसपी" चिह्नित दस्तावेज़, एक ही मुद्दे पर अन्य अवर्गीकृत दस्तावेजों के साथ अलग से या एक साथ दाखिल किए जा सकते हैं। जब मामले में "डीएसपी" चिह्नित एक या अधिक दस्तावेज़ शामिल किए जाते हैं, तो पूरा मामला वितरण में सीमित हो जाता है।

ऐसे मामलों में जहां एक सरकारी एजेंसी बड़ी संख्या में एक ही प्रकार के दस्तावेज़ और फ़ाइलें (आदेश, योजना, रिपोर्ट, निर्देश इत्यादि) उत्पन्न करती है, दोनों को "डीएसपी" के रूप में चिह्नित किया जाता है और इस चिह्न के बिना, उनके अलग-अलग गठन के लिए प्रदान करना उचित है। व्यापार।

35. दस्तावेजों के मूल्य की जांच करते समय, "डीएसपी" के रूप में चिह्नित पूर्ण मामलों की राज्य निकाय के केंद्रीय विशेषज्ञ आयोग द्वारा पृष्ठ दर पृष्ठ समीक्षा की जाती है।

36. अधिकारियों को दस्तावेज़ीकरण सेवा के प्रमुखों द्वारा अनुमोदित सूचियों के अनुसार "डीएसपी" के रूप में चिह्नित फाइलों के साथ काम करने की अनुमति है, और राज्य निकायों के प्रमुखों के संकल्पों में निहित निर्देशों के अनुसार सीमित वितरण के दस्तावेजों के साथ काम करने की अनुमति है।

37. इसकी अनुमति नहीं है:

1) अंतरराष्ट्रीय (वैश्विक) डेटा नेटवर्क और इंटरनेट पर सीमित वितरण के दस्तावेजों और प्रकाशनों से जानकारी पोस्ट करें;

2) खुले भाषणों या खुले प्रेस, रेडियो और टेलीविजन प्रसारण में प्रकाशन के लिए उनका उपयोग करें;

3) खुली प्रदर्शनियों में "डीएसपी" चिह्नित दस्तावेजों और प्रकाशनों को प्रदर्शित करें, उन्हें स्टैंडों, दुकान की खिड़कियों या सार्वजनिक देखने के अन्य स्थानों पर प्रदर्शित करें।

38. तीसरे पक्ष के संगठनों के कर्मचारियों को उन संगठनों के लिखित अनुरोध पर, इन दस्तावेजों के प्रभारी राज्य निकाय के प्रमुख की अनुमति से केवल "डीएसपी" चिह्नित दस्तावेजों और प्रकाशनों से परिचित होने और उनके साथ काम करने की अनुमति है। वे किए जा रहे कार्य के विषय को इंगित करते हुए कार्य करते हैं।

39. "डीएसपी" के रूप में चिह्नित मामले और प्रकाशन निष्पादकों (शोधकर्ताओं) को जारी किए जाते हैं और जारी किए गए मामलों और प्रकाशनों के रिकॉर्ड कार्ड में एक रसीद के आधार पर उनसे स्वीकार किए जाते हैं (परिशिष्ट 5)।

40. इस राज्य निकाय के कर्मचारियों द्वारा प्रतियां बनाना, साथ ही "डीएसपी" चिह्नित दस्तावेजों और प्रकाशनों से उद्धरण का उत्पादन दस्तावेज़ीकरण सेवा के प्रमुख की लिखित अनुमति के साथ किया जाता है।

"डीएसपी" के रूप में चिह्नित दस्तावेजों और प्रकाशनों की तीसरे पक्ष की प्रतियां उसके लिखित अनुरोध के आधार पर उस सरकारी एजेंसी के प्रमुख की अनुमति से बनाई जाती हैं जिसने इन दस्तावेजों या प्रकाशनों को तैयार किया था।

अन्य संगठनों से प्राप्त "डीएसपी" चिह्नित दस्तावेजों और प्रकाशनों की तीसरे पक्ष के संगठनों के लिए नकल केवल बाद की सहमति से की जाती है।

41. "डीएसपी" चिह्नित प्रकाशन केवल सरकारी एजेंसियों द्वारा जारी सेवा कैटलॉग में शामिल हैं।

42. सार्वजनिक पुस्तकालयों में नागरिकों को "डीएसपी" के रूप में चिह्नित प्रकाशन जारी करना केवल उन सरकारी निकायों के प्रमुखों के लिखित अनुरोध पर किया जाता है जिनमें ये नागरिक काम करते हैं, जिसमें काम के विषय का संकेत दिया जाता है। प्राप्त परमिट किसी सरकारी एजेंसी के कर्मचारी के आधिकारिक पहचान पत्र की प्रस्तुति पर ही उनके हस्ताक्षर की तारीख से एक वर्ष के लिए वैध होते हैं।

"डीएसपी" के रूप में चिह्नित दस्तावेजों और फाइलों की जब्ती कजाकिस्तान गणराज्य के कानून के अनुसार की जाती है, जिसमें दस्तावेजों की प्रमाणित प्रतियां और मूल की जब्ती के लिए एक प्रोटोकॉल को फाइल में छोड़ना अनिवार्य है।

43. विभागीय पुस्तकालयों में, "डीएसपी" चिह्नित प्रकाशन जारी किए जाते हैं:

1) इस राज्य निकाय के कर्मचारी - दस्तावेज़ीकरण सेवा के प्रमुख की अनुमति से;

2) तीसरे पक्ष के संगठनों के कर्मचारी - इन प्रकाशनों को संग्रहीत करने वाले राज्य निकाय के प्रमुख की अनुमति से इन संगठनों के लिखित अनुरोध पर।

44. इन नियमों के पैराग्राफ 42 द्वारा निर्धारित तरीके से "डीएसपी" चिह्नित प्रकाशन अंतरपुस्तकालय ऋण (कजाकिस्तान गणराज्य के भीतर) के माध्यम से जारी किए जा सकते हैं।

45. "डीएसपी" चिह्नित स्थायी और अस्थायी भंडारण के मामलों की समय-समय पर समीक्षा की जाती है ताकि संभवतः इस चिह्न को हटाया जा सके। देखने का कार्य किया जाता है:

1) 16 नवंबर 2015 के कजाकिस्तान गणराज्य के कानून "सूचना तक पहुंच पर" के अनुसार किसी नागरिक के लिखित अनुरोध पर जानकारी प्रदान करते समय;

2) मामलों को संरचनात्मक इकाइयों से किसी राज्य निकाय के विभागीय संग्रह में स्थानांतरित करते समय;

3) विभागीय संग्रह में फ़ाइलें संग्रहीत करने की प्रक्रिया में;

4) विभागीय अभिलेखीय भंडारण के 10 या 15 वर्षों के बाद उपयुक्त राज्य संग्रह में स्थानांतरण के लिए स्थायी भंडारण फ़ाइलें तैयार करते समय;

5) दस्तावेजों और फाइलों की प्रतियां विदेशी व्यक्तियों (कानूनी संस्थाओं) को स्थानांतरित करते समय।

46. ​​16 नवंबर, 2015 के कजाकिस्तान गणराज्य के कानून के अनुच्छेद 16 में निर्दिष्ट जानकारी से "डीएसपी" चिह्न हटाने का निर्णय "सूचना तक पहुंच पर" विचार के बाद राज्य निकाय के प्रमुख पर निर्भर करता है। यह मुद्दा राज्य निकाय के विशेषज्ञ आयोग द्वारा।

अन्य मामलों में, "डीएसपी" चिह्न हटाने का निर्णय केंद्रीय विशेषज्ञ आयोग का है।

47. "डीएसपी" चिह्न को हटाने का निर्णय एक फ्री-फॉर्म अधिनियम द्वारा औपचारिक रूप दिया जाता है, जिसे दो प्रतियों में तैयार किया जाता है और राज्य निकाय के प्रमुख द्वारा अनुमोदित किया जाता है। अधिनियम उन मामलों के शीर्षकों को सूचीबद्ध करता है जिनसे "डीएसपी" चिह्न हटा दिया गया है।

कजाकिस्तान गणराज्य के कानून "सूचना तक पहुंच पर" के अनुपालन में एक नागरिक के लिखित अनुरोध पर जानकारी प्रदान करते समय तैयार किए गए अधिनियम की एक प्रति दस्तावेज़ीकरण सेवा को भेजी जाती है, दूसरी - सरकार की संरचनात्मक इकाई को। वह एजेंसी जिसमें यह जानकारी संग्रहीत की गई थी।

अधिनियम की एक प्रति, संरचनात्मक इकाइयों से राज्य निकाय के विभागीय संग्रह में मामलों को स्थानांतरित करते समय तैयार की गई, दस्तावेज़ीकरण सेवा को भेजी जाती है, दूसरी - विभागीय संग्रह को।

विभागीय पुरालेख में मामलों के भंडारण के दौरान तैयार किए गए अधिनियम की दोनों प्रतियां इसके रिकॉर्ड प्रबंधन में रहती हैं।

उपयुक्त राज्य संग्रह में स्थानांतरण के लिए स्थायी भंडारण फ़ाइलों की तैयारी में तैयार किए गए अधिनियम की एक प्रति राज्य संग्रह में भेजी जाती है, दूसरी विभागीय संग्रह में रहती है।

विदेशी व्यक्तियों (कानूनी संस्थाओं) को दस्तावेज़ और फ़ाइलें स्थानांतरित करते समय तैयार किए गए अधिनियम की एक प्रति दस्तावेज़ीकरण सेवा में स्थानांतरित कर दी जाती है, दूसरी विभागीय संग्रह में रहती है।

48. मामलों के कवर पर, "डीएसपी" चिह्न को एक मोहर या हस्तलिखित नोट के साथ रद्द कर दिया जाता है, जो उस अधिनियम की तारीख और संख्या को दर्शाता है जो इसे हटाने के आधार के रूप में कार्य करता है।

इसी तरह के नोट संरचनात्मक इकाइयों या समेकित केस इन्वेंटरी के अनुभागों की संबंधित सूची में बनाए जाते हैं।

49. उपयुक्त राज्य संग्रह में स्थायी भंडारण के लिए, "डीएसपी" चिह्नित मामलों को निर्दिष्ट चिह्न हटा दिए जाने के बाद ही स्थानांतरित किया जाता है और स्थायी भंडारण मामलों की सारांश सूची के अनुभाग में उचित चिह्नों के साथ स्थानांतरित किया जाता है।

50. "डीएसपी" के रूप में चिह्नित दस्तावेजों और फाइलों के मूल्य की जांच करना, इसके परिणामों पर विचार और अनुमोदन कजाकिस्तान गणराज्य के विधायी कृत्यों के अनुसार किया जाता है।

51. मामलों को संरचनात्मक इकाइयों से विभागीय संग्रह में स्थानांतरित करते समय, "डीएसपी" के रूप में चिह्नित मामलों के शीर्षकों को अन्य मामलों के शीर्षकों के साथ संरचनात्मक इकाई की फाइलों की संबंधित सूची में दर्ज किया जाता है।

52. विभागीय पुरालेख में भंडारण के लिए मामलों की तैयारी (पंजीकरण, मामलों के कवर पर अतिरिक्त विवरण डालना, संरचनात्मक इकाइयों की सूची तैयार करना, वर्णित मामलों को प्राप्त करना और स्थानांतरित करना) गणतंत्र के विधायी कृत्यों के अनुसार किया जाता है। कजाकिस्तान.

53. विनाश के लिए चयनित "डीएसपी" चिह्नित मामलों को एक अलग अधिनियम में तैयार किया जा सकता है या विनाश के लिए चयनित अन्य अवर्गीकृत दस्तावेजों के साथ एक सामान्य अधिनियम (परिशिष्ट 6) में शामिल किया जा सकता है। इस मामले में, अधिनियम के कॉलम 2 में, "डीएसपी" के रूप में चिह्नित मामलों के शीर्षकों के बाद, "डीएसपी" नोट रखा गया है।

54. नष्ट करने के लिए चयनित "डीएसपी" चिह्नित दस्तावेज़ों, फ़ाइलों और प्रकाशनों को इस हद तक टुकड़े-टुकड़े कर दिया जाना चाहिए कि पाठ पढ़ा न जा सके।

राज्य निकाय के विभागीय संग्रह (विभागीय पुस्तकालय) के कर्मचारियों की उपस्थिति में "डीएसपी" चिह्नित दस्तावेजों, फाइलों और प्रकाशनों को जलाकर नष्ट करने की अनुमति है।

55. "डीएसपी" के रूप में चिह्नित फ़ाइलों के नष्ट होने के बाद, पंजीकरण लेखांकन प्रपत्रों में निम्नलिखित चिह्न लगाया जाता है: "नष्ट किया गया अधिनियम दिनांक (तारीख) संख्या।"

56. बुलेटिन, समाचार पत्र, सार सूचना प्रकाशन, टेलीफोन और पता निर्देशिका, साथ ही दस्तावेजों की दोहरी और प्रतिलिपि प्रतियां, शॉर्टहैंड नोट्स और "डीएसपी" चिह्नित टाइपोग्राफ़िक दोष बिना किसी अधिनियम के नष्ट कर दिए जाते हैं, लेकिन पंजीकरण लेखांकन रूपों में एक निशान के साथ, उनके लेखांकन और भंडारण के लिए जिम्मेदार कलाकार और कर्मचारी के हस्ताक्षर द्वारा प्रमाणित।

57. लिपिकीय कार्य से पूर्ण किए गए और "डीएसपी" के रूप में चिह्नित मामलों को राज्य निकाय के संरचनात्मक प्रभागों के कार्यालय परिसर में तब तक संग्रहीत किया जाना चाहिए जब तक कि उन्हें विभागीय संग्रह में स्थानांतरित नहीं किया जाता है।

"डीएसपी" चिह्नित प्रकाशन, एक नियम के रूप में, विभागीय पुस्तकालय में संग्रहीत होते हैं, या, यदि कोई नहीं है, तो विभागीय संग्रह में संग्रहीत होते हैं।

भंडारण सुरक्षित रूप से बंद और सीलबंद धातु अलमारियाँ या तिजोरियों में किया जाता है। इस मामले में, उनकी शारीरिक सुरक्षा सुनिश्चित करने के लिए उचित स्थितियाँ बनाई जानी चाहिए।

पुस्तकालय के सहायक संग्रहों में "डीएसपी" चिह्नित प्रकाशनों को संग्रहीत करने की अनुमति नहीं है।

58. "डीएसपी" चिह्न के साथ काम के लिए जारी किए गए मामलों को राज्य निकाय की उपयुक्त संरचनात्मक इकाई या विभागीय संग्रह में वापस किया जाना चाहिए।

59. दस्तावेज़ीकरण सेवा के प्रमुख की अनुमति के बिना "डीएसपी" चिह्नित दस्तावेज़ों को फ़ाइलों से हटाना या एक फ़ाइल से दूसरी फ़ाइल में ले जाना निषिद्ध है। पंजीकरण लेखांकन प्रपत्रों के साथ-साथ मामले के दस्तावेजों की आंतरिक सूची में, सभी बरामदगी या गतिविधियों के बारे में उचित अंक बनाए जाते हैं।

दूसरे शहरों में भेजे गए व्यक्तियों को अपनी यात्रा के दौरान "आधिकारिक उपयोग के लिए" चिह्नित दस्तावेज़, फ़ाइलें या प्रकाशन ले जाने पर प्रतिबंध है। इन दस्तावेजों को इन नियमों में निर्धारित प्रक्रिया के अनुसार श्रमिकों की व्यावसायिक यात्रा के स्थान पर संगठन को अग्रिम रूप से भेजा जाना चाहिए।

60. "डीएसपी" के रूप में चिह्नित दस्तावेजों, फाइलों और प्रकाशनों की रिकॉर्डिंग और भंडारण के लिए जिम्मेदार कर्मचारियों को बदलते समय, इन दस्तावेजों और फाइलों की स्वीकृति और हस्तांतरण का एक अधिनियम तैयार किया जाता है, जिसे राज्य निकाय के विभाग के प्रमुख द्वारा अनुमोदित किया जाता है (परिशिष्ट 7) .

61. "डीएसपी" के रूप में चिह्नित दस्तावेजों, फाइलों और प्रकाशनों की उपलब्धता की जाँच राज्य निकाय के प्रमुख के आदेश द्वारा नियुक्त आयोग द्वारा वर्ष में कम से कम एक बार की जाती है। आयोग में ऐसे व्यक्तियों को शामिल किया जाना चाहिए जिन्हें उनके रिकॉर्ड और भंडारण को बनाए रखने का काम सौंपा गया हो।

विभागीय पुस्तकालयों और अभिलेखागारों में, जहां "डीएसपी" के रूप में चिह्नित बड़ी संख्या में दस्तावेज, फाइलें और प्रकाशन केंद्रित हैं, दस्तावेजों की उपलब्धता और स्थिति की जांच हर पांच साल में कम से कम एक बार की जा सकती है। निरीक्षण के परिणाम एक अधिनियम (परिशिष्ट 8) में प्रलेखित हैं, जिसकी एक प्रति उपयुक्त राज्य संग्रह में स्थानांतरित कर दी जाती है।

"डीएसपी" चिह्नित दस्तावेजों, फाइलों और प्रकाशनों की उपलब्धता और स्थिति की जांच करना अनिवार्य है:

1) उन्हें दूसरे कमरे (भवन) में ले जाने से पहले और बाद में;

2) आपातकालीन स्थितियों के बाद, जिसके कारण अनधिकृत व्यक्तियों द्वारा उनकी आवाजाही (निकासी) या भंडारण सुविधाओं और कार्यालय परिसर तक पहुंच हुई;

3) प्रलेखन सेवा (विभागीय पुरालेख, विभागीय पुस्तकालय) के प्रमुख को बदलते समय;

4) किसी राज्य निकाय के पुनर्गठन (परिसमापन) के दौरान।

62. राज्य निकाय के प्रमुख और प्रलेखन सेवा (विभागीय पुस्तकालय, विभागीय संग्रह) के प्रमुख और राष्ट्रीय सुरक्षा अधिकारियों को "डीएसपी" चिह्नित दस्तावेजों, फाइलों और प्रकाशनों के नुकसान या निहित जानकारी के प्रकटीकरण के तथ्यों के बारे में तुरंत सूचित किया जाता है। उनमें।

"डीएसपी" के रूप में चिह्नित दस्तावेजों, फाइलों और प्रकाशनों के नुकसान के तथ्य की आंतरिक जांच के लिए या उनमें निहित जानकारी के प्रकटीकरण के तथ्य को स्थापित करने के लिए, राज्य निकाय के प्रमुख के प्रशासनिक दस्तावेज द्वारा एक आयोग नियुक्त किया जाता है।

जांच के परिणामों पर आयोग के निष्कर्ष को आयोग बनाने वाले प्रमुख द्वारा अनुमोदित किया जाता है।

खोए हुए दस्तावेज़ों, फ़ाइलों और प्रकाशनों के लिए "डीएसपी" के रूप में चिह्नित, एक रिपोर्ट तैयार की जाती है, और संबंधित नोट्स को पंजीकरण लेखांकन रूपों में दर्ज किया जाता है।

स्थायी भंडारण की खोई हुई फ़ाइलों पर कार्य, राज्य निकाय के प्रमुख द्वारा अनुमोदन के बाद, निधि की फ़ाइल में शामिल करने के लिए विभागीय संग्रह में स्थानांतरित कर दिए जाते हैं।

सीमित वितरण की आधिकारिक जानकारी के साथ काम करने की प्रक्रिया का उल्लंघन, जिसे "आधिकारिक उपयोग के लिए" के रूप में चिह्नित किया गया है, जिसके परिणामस्वरूप इस जानकारी का खुलासा या नुकसान नहीं हुआ है, अपराधियों को अनुशासनात्मक दायित्व में लाने का आधार हो सकता है। मौजूदा कानून।

एक निशान के साथ दस्तावेज़ों और प्रकाशनों का जर्नल
"दफ्तर के उपयोग के लिए"

विस्तार

टिप्पणियाँ:

1. आने वाले और बाहर जाने वाले दस्तावेज़ों और प्रकाशनों के लिए "आधिकारिक उपयोग के लिए" चिह्नित एक अलग जर्नल रखने की अनुमति है।

2. लॉग कॉलम भरते समय, आप परिशिष्ट 2 के नोट्स का उपयोग कर सकते हैं।

A4 प्रारूप (210X2297)

आंतरिक सूची
मामले के दस्तावेज़ों पर "डीएसपी" संख्या ____ अंकित है

	दस्तावेज़ संख्या	कागजातों की तारीख	दस्तावेज़ का शीर्षक	केस शीट संख्या	टिप्पणी

कुल ______________________________________________ दस्तावेज़

(संख्या और शब्दों में)

आंतरिक सूची की शीटों की संख्या __________________________________

(संख्या और शब्दों में)

व्यक्ति का नौकरी का शीर्षक

आंतरिक सूची भर दी

मामले के दस्तावेज़ _______________ प्रतिलेख

(व्यक्तिगत हस्ताक्षर) हस्ताक्षर

A4 प्रारूप (210X297)

"डीएसपी" चिह्नित मामले के लिए प्रमाणन शीट

फंड नंबर ____ इन्वेंटरी नंबर ____ केस नंबर ____

फ़ाइल में ______________ शीट दाखिल और क्रमांकित हैं, जिनमें शामिल हैं

शीटों की अक्षर संख्या ______________________________________________

गायब शीट नंबर __________________________________________________

क्रमांकित रिक्त शीट _______________________________________

आंतरिक इन्वेंट्री शीट __________________________________________

अनुलग्नकों और अनुलग्नकों के रूप में ध्यान में रखे गए दस्तावेज़ जो इसके अधीन नहीं हैं

क्रमांकन ____________________________________________________________

(दस्तावेजों के प्रकार और उनकी मात्रा)

व्यक्ति का नौकरी का शीर्षक

जिसने मामले का दस्तावेज़-प्रमाणकर्ता भर दिया

मामले के दस्तावेज़ों की प्रतिलेख __________ हस्ताक्षर

(व्यक्तिगत हस्ताक्षर)

A4 प्रारूप (210Х297)\

1. प्रमाणन पत्र तैयार किया गया है

2. प्रमाणीकरण शीट एक अलग शीट (शीट) पर तैयार की जाती है और मामले के अंत में दायर की जाती है।

3. प्रमाणीकरण शीट संख्याओं और शब्दों में मामले की क्रमांकित शीटों की संख्या और अलग से, "+" (प्लस) चिह्न के माध्यम से, मामले के दस्तावेजों की आंतरिक सूची की शीटों की संख्या को इंगित करती है।

4. प्रमाणन शीट में केस दस्तावेजों की संख्या, डिज़ाइन और भौतिक स्थिति की निम्नलिखित विशेषताएं नोट की गई हैं:

1) डाक संचलन के साधन (सभी प्रकार के टिकट, लिफाफे, पोस्टकार्ड, फॉर्म, टिकट, टिकट, मुहर);

2) मुहरें और उनके निशान;

3) प्रमुख सरकारी और सार्वजनिक हस्तियों, विज्ञान, प्रौद्योगिकी और संस्कृति के हस्तियों के हस्ताक्षर;

4) फोटोग्राफिक दस्तावेज़;

5) चित्र, उत्कीर्णन और जल रंग;

6) बड़े प्रारूप वाले दस्तावेज़;

7) चिपकी हुई चादरें, दस्तावेजों को नुकसान;

8) चिपकाई गई तस्वीरों और दस्तावेजों वाली शीट;

9) संलग्नक वाले लिफाफे और उनमें संलग्न वस्तुओं (वस्तुओं) की संख्या;

10) दस्तावेज़ जिनमें स्वतंत्र क्रमांकन (मुद्रण सामग्री सहित), और उनकी शीटों (पृष्ठों) की संख्या होती है।

5. यदि केस की एक शीट पर दस्तावेज़ के डिज़ाइन की कई विशेषताएं हैं, तो प्रमाणित शीट के कॉलम 2 में कॉलम 1 में प्रत्येक स्थिति के सामने इस दस्तावेज़ की संख्या दर्ज की जाती है।

6. यदि किसी दस्तावेज़ में एक शीट पर कई ब्रांड की सामग्री है, तो कॉलम 2 में फ़ाइल शीट संख्या के बाद कोष्ठक में मात्रा इंगित की गई है।

7. यदि फ़ाइल में आइटम हैं, जिनकी संख्या असंभव है, उस सामग्री की विशेषताएं जिनसे वे बने हैं (कांच, धातु, अन्य), तो कॉलम 2 में इस आइटम के बीच की शीटों की संख्या है संकेत दिया।

8. संरचना और स्थिति में बाद के सभी बदलाव (क्षति, मूल दस्तावेजों को प्रतियों से बदलना, दस्तावेजों को संलग्न करना) को संबंधित अधिनियम के संदर्भ में प्रमाणन पत्र में नोट किया गया है।

9. प्रमाणन पत्रक क्रमांकित नहीं है।

जारी किए गए मामलों और प्रकाशनों की रिकॉर्डिंग के लिए कार्ड पर "डीएसपी" अंकित है

A5 प्रारूप (148X210)

दस्तावेज़ों को नष्ट करने हेतु आवंटन अधिनियम का प्रपत्र,
भंडारण के अधीन नहीं

अधिनियम संख्या__

संकलन का स्थान

नष्टीकरण हेतु दस्तावेजों के आवंटन पर,

भंडारण के अधीन नहीं

पर आधारित _________________________________________________

(दस्तावेजों की सूची का नाम, स्थान और प्रकाशन का वर्ष

न होने के कारण विनाश हेतु चयनित

उनकी शेल्फ लाइफ का संकेत)

वैज्ञानिक और ऐतिहासिक मूल्य और वे मामले जो अपना व्यावहारिक महत्व खो चुके हैं

और पुरालेख निधि से दस्तावेज़ ________________________________________________:

(अभिलेख निधि की संख्या और नाम)

____________ वर्षों के लिए कुल ____________ मामले और दस्तावेज़।

(संख्या और शब्दों में)

स्थायी भंडारण मामलों और मामलों की सारांश सूची के अनुभाग

प्रोटोकॉल द्वारा अनुमोदित _________________ वर्षों के लिए कार्मिक

विशेषज्ञ समीक्षा आयोग (तिथि और संख्या) ________________________

(स्थानीय कार्यकारी निकाय का आधिकारिक नाम,

_____________________________________________________________________

कजाकिस्तान गणराज्य का केंद्रीय राज्य पुरालेख, पुरालेख

कजाकिस्तान गणराज्य के राष्ट्रपति)

सहमत स्वीकृत

स्थानीय कार्यकारी निकाय के विशेषज्ञ सत्यापन आयोग का प्रोटोकॉल (कजाकिस्तान गणराज्य का केंद्रीय राज्य पुरालेख, कजाकिस्तान गणराज्य के राष्ट्रपति का पुरालेख) राज्य निकाय के केंद्रीय विशेषज्ञ आयोग का प्रोटोकॉल

"____" से _______ वर्ष क्रमांक __ "__" से __________ वर्ष क्रमांक __

A4 प्रारूप (210Х297)

अधिनियम संख्या ___

संकलन का स्थान

दस्तावेजों और मामलों की स्वीकृति और हस्तांतरण पर

और प्रकाशनों पर "आधिकारिक के लिए" अंकित है

उपयोग"

आदेश दिनांक ______________________ क्रमांक ________ के अनुसार

(उपनाम और आद्याक्षर

प्रेषित, ______________________ प्राप्त हुआ

प्रथम नाम और संरक्षक) (अंतिम नाम और प्रथम नाम और संरक्षक के प्रारंभिक अक्षर)

इस आदेश के आधार पर गठित एक आयोग की उपस्थिति में

अध्यक्ष __________________________ और सदस्यों __________ से बना है

(उपनाम और पहले और संरक्षक के प्रारंभिक अक्षर) (उपनाम

निम्नलिखित दस्तावेज़ और मामले चिह्नित

और प्रथम तथा मध्य आद्याक्षर)

______________ वर्षों के लिए "डीएसपी" और उनके लिए पंजीकरण लेखांकन प्रपत्र:

कुल स्वीकृत ________________________ दस्तावेज़ और मामले "के लिए" चिह्नित हैं

(संख्या और शब्दों में)

आधिकारिक उपयोग", ________________________ की राशि में प्रकाशन

(संख्या और शब्दों में)

_________ प्रतियों में मामलों की प्रतियां, नामकरण (सूची)।

(संख्या और शब्दों में)

दस्तावेज़ों और फ़ाइलों की स्थिति, फ़ाइलों का नामकरण (सूची):________________

_____________________________________________________________________

(स्थिति की सामान्य विशेषताएं)

उसी समय, ________________________________________ प्रसारित होते हैं

(पंजीकरण लेखांकन प्रपत्रों के प्रकार के नाम)

"डीएसपी" के रूप में चिह्नित दस्तावेजों, फाइलों और प्रकाशनों के साथ काम की स्थिति

_____________________________________________________________________

(सामान्य विशेषताएँ)

________________ हस्ताक्षर डिक्रिप्शन द्वारा प्रेषित

(व्यक्तिगत हस्ताक्षर)

स्वीकृत ________________ हस्ताक्षर प्रतिलेख

(व्यक्तिगत हस्ताक्षर)

आयोग के अध्यक्ष ________________ हस्ताक्षर प्रतिलेख

(व्यक्तिगत हस्ताक्षर)

आयोग के सदस्य ________________ हस्ताक्षर की प्रतिलेख

(व्यक्तिगत हस्ताक्षर)

A4 प्रारूप (210Х297)

दस्तावेज़ों की उपलब्धता और स्थिति की जाँच पर एक अधिनियम का प्रपत्र,
"डीएसपी" चिह्नित मामले और प्रकाशन

अधिनियम संख्या__

संकलन का स्थान

उपलब्धता और स्थिति की जाँच

दस्तावेज़, मामले और प्रकाशन चिह्नित

आदेश के आधार पर ________________________________________________

(राज्य के मुखिया के पद का नाम

"____" से ____________ वर्ष संख्या ________________________

प्राधिकरण) (आदेश का शीर्षक)

आयोग जिसमें अध्यक्ष ______________________________________ शामिल है

(उपनाम, प्रथम और संरक्षक नाम के पहले अक्षर)

और आयोग के सदस्य ______________________________________________________

(उपनाम, आद्याक्षर, प्रथम नाम और संरक्षक)

पाया कि:

1. कुल को मामलों की सारांश सूची (मामलों के नामकरण) के अनुसार सूचीबद्ध किया गया है

पंजीकरण लेखांकन प्रपत्र) __________ दस्तावेज़, फ़ाइलें और प्रकाशन

(संख्या और शब्दों में)

चिह्नित "चिपबोर्ड", जिनमें से:

1) स्टॉक में ________________________________________________________________

(संख्या और शब्दों में)

2) नहीं मिला __________________________________________________, जिसमें शामिल हैं

(दस्तावेज़ों, फ़ाइलों, प्रकाशनों की अनुक्रमणिका (संख्या))

गणतंत्र के राष्ट्रीय अभिलेखीय कोष को सौंपा गया

कजाकिस्तान ________________________।

(संख्या और शब्दों में)

2. समेकित सूची में शामिल नहीं किए गए दस्तावेज़, मामले और प्रकाशन पाए गए

मामले (मामलों की सूची, पंजीकरण प्रपत्र) ________________

(संख्या और शब्दों में)

3. उपलब्ध दस्तावेज़ों, फ़ाइलों और प्रकाशनों की कुल संख्या में से, निम्नलिखित की खोज की गई:

कीटाणुशोधन और कीटाणुशोधन की आवश्यकता है ____________________________________

(संख्या और शब्दों में)

पुनर्स्थापना की आवश्यकता है __________________________________________________

(संख्या और शब्दों में)

बाइंडिंग या फाइलिंग की आवश्यकता ________________________________________

(संख्या और शब्दों में)

भौतिक और रासायनिक क्षति के साथ ____________________________

(संख्या और शब्दों में)

4. दस्तावेजों, फाइलों आदि की स्थिति और भंडारण की स्थिति की विशेषताएं

प्रकाशन ____________________________________________________________________

_____________________________________________________________________

_____________________________________________________________________

_____________________________________________________________________

_____________________________________________________________________

5. प्रलेखन सेवा के प्रमुख का निर्णय (विभागीय)।

पुस्तकालय) चेक के परिणामों के आधार पर __________________________________

_____________________________________________________________________

_____________________________________________________________________

_____________________________________________________________________

_____________________________________________________________________

स्क्रॉल
कुछ सरकारी निर्णय जो अमान्य हो गए हैं
कजाकिस्तान गणराज्य

1. कजाकिस्तान गणराज्य की सरकार का 23 जनवरी 2008 नंबर 51 डीएसपी का फरमान "आधिकारिक जानकारी के साथ राज्य निकायों के काम के नियमों के अनुमोदन पर।"

2. कजाकिस्तान गणराज्य की सरकार की डिक्री दिनांक 31 दिसंबर 2013 नंबर 1478 डीएसपी "कजाकिस्तान गणराज्य की सरकार की डिक्री दिनांक 23 जनवरी 2008 नंबर 51 डीएसपी में संशोधन और परिवर्धन पेश करने पर" के अनुमोदन पर आधिकारिक जानकारी के साथ राज्य निकायों के काम के नियम।"

3. कजाकिस्तान गणराज्य की सरकार की डिक्री दिनांक 19 अक्टूबर, 2015 संख्या 834 डीएसपी "23 जनवरी, 2008 संख्या 51 डीएसपी की कजाकिस्तान गणराज्य की सरकार की डिक्री में संशोधन और परिवर्धन पेश करने पर" के अनुमोदन पर आधिकारिक जानकारी के साथ राज्य निकायों के काम के नियम।"

2.1. सीमित वितरण की मालिकाना जानकारी वाले दस्तावेज़ों और प्रकाशनों पर "आधिकारिक उपयोग के लिए" अंकित करने की आवश्यकता ठेकेदार और दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करने या अनुमोदन करने वाले अधिकारी द्वारा निर्धारित की जाती है। निर्दिष्ट चिह्न और प्रतिलिपि संख्या दस्तावेज़ के पहले पृष्ठ के ऊपरी दाएं कोने में, प्रकाशन के कवर और शीर्षक पृष्ठ पर, साथ ही ऐसे दस्तावेज़ों के कवरिंग पत्र के पहले पृष्ठ पर चिपका दी जाती है।

2.2. सीमित वितरण की आधिकारिक जानकारी वाले दस्तावेज़ों का स्वागत और लेखांकन (पंजीकरण), एक नियम के रूप में, अवर्गीकृत दस्तावेज़ीकरण के स्वागत और रिकॉर्डिंग के साथ सौंपी गई संरचनात्मक इकाइयों द्वारा किया जाता है।

2.3. "आधिकारिक उपयोग के लिए" चिह्नित दस्तावेज़:

एक टाइपराइटिंग कार्यालय में मुद्रित। दस्तावेज़ की प्रत्येक प्रति की अंतिम शीट के पीछे, टाइपिस्ट को मुद्रित प्रतियों की संख्या, कलाकार का उपनाम, उसका उपनाम और दस्तावेज़ मुद्रित होने की तारीख का संकेत देना होगा। मुद्रित और हस्ताक्षरित दस्तावेज़, ड्राफ्ट और संस्करणों के साथ, पंजीकरण के लिए उस कर्मचारी को सौंप दिए जाते हैं जो उन्हें रिकॉर्ड करता है। इस कर्मचारी द्वारा ड्राफ्ट और संस्करण नष्ट कर दिए जाते हैं, विनाश का तथ्य लेखांकन प्रपत्रों में परिलक्षित होता है;

एक नियम के रूप में, अवर्गीकृत दस्तावेज़ीकरण से अलग से ध्यान में रखा जाता है। यदि ऐसे दस्तावेज़ों की मात्रा छोटी है, तो अन्य अवर्गीकृत दस्तावेज़ों के साथ उनका रिकॉर्ड रखने की अनुमति है। दस्तावेज़ के पंजीकरण सूचकांक में "डीएसपी" चिह्न जोड़ा जाता है;

हस्ताक्षर के विरुद्ध विभाग के कर्मचारियों को सौंप दिया गया;

तीसरे पक्ष के संगठनों को कूरियर, पंजीकृत या मूल्यवान मेल द्वारा भेजे जाते हैं;

संबंधित प्रबंधक की लिखित अनुमति के साथ ही पुनरुत्पादित (प्रतिकृति)। डुप्लिकेट किए गए दस्तावेज़ों का लेखा-जोखा एक समय में एक प्रति से किया जाता है;

सुरक्षित रूप से बंद और सीलबंद अलमारियों (बक्से, भंडारण कक्ष) में संग्रहीत।

2.4. यदि "आधिकारिक उपयोग के लिए" चिह्नित दस्तावेज़ों को कई पतों पर भेजना आवश्यक है, तो एक मेलिंग इंडेक्स संकलित किया जाता है जिसमें भेजे जाने वाले दस्तावेज़ों की प्रतियों की संख्या पते द्वारा इंगित की जाती है। वितरण सूचकांक पर निष्पादक और दस्तावेज़ तैयार करने वाली संरचनात्मक इकाई के प्रमुख द्वारा हस्ताक्षर किए जाते हैं।

2.5. "आधिकारिक उपयोग के लिए" चिह्नित निष्पादित दस्तावेज़ों को अवर्गीकृत कार्यालय कार्य के मामलों के नामकरण के अनुसार मामलों में समूहीकृत किया जाता है। साथ ही, जिस केस में ऐसे दस्तावेज़ रखे जाते हैं उसके कवर पर भी "आधिकारिक उपयोग के लिए" अंकित होता है।

2.6. "आधिकारिक उपयोग के लिए" चिह्नित फ़ाइलों और दस्तावेजों का विनाश, जो अपना व्यावहारिक महत्व खो चुके हैं और जिनका कोई ऐतिहासिक मूल्य नहीं है, एक अधिनियम के अनुसार किया जाता है। इसके बारे में संबंधित अधिनियम के संदर्भ में लेखांकन प्रपत्रों में एक नोट बनाया गया है।

2.7. "आधिकारिक उपयोग के लिए" चिह्नित दस्तावेज़ों और फ़ाइलों का एक कर्मचारी से दूसरे कर्मचारी में स्थानांतरण संबंधित प्रबंधक की अनुमति से किया जाता है।

2.8. जब "आधिकारिक उपयोग के लिए" चिह्नित दस्तावेजों की रिकॉर्डिंग के लिए जिम्मेदार कर्मचारी में कोई बदलाव होता है, तो इन दस्तावेजों के लिए एक स्वीकृति प्रमाण पत्र तैयार किया जाता है, जिसे संबंधित प्रबंधक द्वारा अनुमोदित किया जाता है।

2.9. "आधिकारिक उपयोग के लिए" चिह्नित दस्तावेज़ों, फ़ाइलों और प्रकाशनों की उपलब्धता की जाँच प्रमुख के आदेश द्वारा नियुक्त आयोगों द्वारा वर्ष में कम से कम एक बार की जाती है। ऐसे आयोगों में इन सामग्रियों की रिकॉर्डिंग और भंडारण के लिए जिम्मेदार कर्मचारी शामिल होने चाहिए।

पुस्तकालयों और अभिलेखागारों में जहां "आधिकारिक उपयोग के लिए" चिह्नित बड़ी संख्या में प्रकाशन, फाइलें और अन्य सामग्रियां केंद्रित हैं, हर पांच साल में कम से कम एक बार उपलब्धता की जांच की जा सकती है।

इगोर अगुरियानोव

"पार्स करने की आवश्यकता है" फ़ोल्डर से दस्तावेज़ का एक और ड्राफ्ट:
नाम='अधिक'>

1. सामान्य प्रावधान

यह विनियमन किसके हितों की रक्षा के लिए विकसित किया गया है<организация>और उसके ग्राहकों को ऐसी जानकारी के प्रकटीकरण (स्थानांतरण) के मामले में, जिसका उद्देश्य व्यापक प्रसार नहीं है, साथ ही गोपनीय जानकारी को संभालने के लिए उचित नियमों का अनुपालन करना है।

इस नीति का उद्देश्य सभी कर्मचारियों द्वारा उपयोग किया जाना है<организация> और गोपनीय जानकारी के साथ काम करने के नियमों को विनियमित करता है।

कर्मचारी<организация>, जिनकी गोपनीय जानकारी तक पहुंच उनके आधिकारिक कर्तव्यों के प्रदर्शन के लिए आवश्यक है, उन्हें हस्ताक्षर करते समय इन विनियमों से परिचित कराया जाना चाहिए और इसके उल्लंघन के लिए संभावित दायित्व की चेतावनी दी जानी चाहिए।

कर्मचारियों को गोपनीय जानकारी वाली जानकारी के साथ काम करने की अनुमति है<организация> जिन्होंने एक रोजगार अनुबंध संपन्न किया है जिसमें उपयुक्त "गोपनीयता और सूचना के गैर-प्रकटीकरण पर समझौता" शामिल है।

गोपनीय जानकारी के रूप में जानकारी का वर्गीकरण "गोपनीय जानकारी बनाने वाली जानकारी की सूची" के अनुसार किया जाता है।<организация> .

2. दस्तावेजों को संभालने की प्रक्रिया

गोपनीय जानकारी कागज (दस्तावेज़, प्रकाशन, आदि), चुंबकीय (फ्लॉपी डिस्क, सीडी, फ्लैश) और अन्य मीडिया (इसके बाद - दस्तावेज़) पर दर्ज की जाती है। गोपनीय जानकारी वाले सभी दस्तावेज़ अनिवार्य रिकॉर्डिंग के अधीन हैं। ऐसे दस्तावेज़ों को वितरण प्रतिबंध चिह्नों में से एक "गोपनीय ( को)", "पूरी तरह से गोपनीय ( एसके)" या "आधिकारिक उपयोग के लिए ( चिपबोर्ड)».

सूचना प्रसंस्करण के तकनीकी साधनों पर गोपनीय दस्तावेजों के निर्माण, प्रसंस्करण, अग्रेषण, भंडारण और विनाश की अनुमति केवल तभी दी जाती है जब उन पर विशेष सुरक्षा साधन स्थापित हों।

2.1. कागजी कार्रवाई

गोपनीय जानकारी वाले दस्तावेज़ों पर प्रतिबंध लगाने की आवश्यकता दस्तावेज़ के निष्पादक द्वारा दस्तावेज़ तैयार करने के चरण में निर्धारित की जाती है। दस्तावेजों पर स्टांप के अनुपालन की पुष्टि विभाग या प्रबंधन के प्रमुख द्वारा की जाती है<организация> किसी दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करना या अनुमोदन करना।

निर्दिष्ट प्रतिबंध चिह्न चिपका हुआ है:

दस्तावेज़ के पहले पृष्ठ के ऊपरी दाएँ कोने में;

कवर या शीर्षक पृष्ठ पर;

कवर लेटर के ऊपरी दाएं कोने में पहले पृष्ठ पर;

दस्तावेज़ खाता संख्या के लिए;

भेजे गए दस्तावेजों के लिफाफे के ऊपरी दाएं कोने में;

मामलों के नामकरण के अनुसार केस इंडेक्स तक।

चुंबकीय भंडारण मीडिया (सीडी-डिस्क, फ्लॉपी डिस्क) पर, भंडारण माध्यम के डिजाइन तत्व पर किसी भी सुविधाजनक स्थान पर ऐसा निशान चिपका दिया जाता है।

वितरण प्रतिबंध चिह्न "डीएसपी", "के" या "एसके" को सख्त रिपोर्टिंग दस्तावेजों, निपटान दस्तावेजों, ग्राहकों के साथ समझौतों, क्रेडिट और अन्य ग्राहक फाइलों पर नहीं लगाया जा सकता है। संरचनात्मक इकाई का प्रमुख जहां ये दस्तावेज़ स्थित हैं, उनके साथ काम को व्यवस्थित करने, सूची के अनुसार संरचनात्मक इकाई के कर्मचारियों के लिए उन तक पहुंच सुनिश्चित करने के साथ-साथ इन दस्तावेजों के साथ काम करने के लिए अधिकृत व्यक्तियों के लिए व्यक्तिगत रूप से जिम्मेदार है।

2.2. दस्तावेज़ लेखांकन

गोपनीय जानकारी वाले इनकमिंग और आउटगोइंग पत्राचार को संसाधित करना, साथ ही आंतरिक दस्तावेजों को रिकॉर्ड करना<организация> सचिवालय द्वारा किया गया।

सभी आने वालीगोपनीय पत्र-व्यवहार सचिवालय कर्मचारियों द्वारा खोला जाता है।

आने वाले गोपनीय दस्तावेज़ों के साथ काम करने में निम्नलिखित चरण शामिल हैं:

आने वाले दस्तावेज़ों की स्वीकृति;

पंजीकरण;

प्राप्त दस्तावेजों पर प्रबंधन को रिपोर्ट करें;

प्रबंधन समीक्षा और निर्णय लेना;

निष्पादन के लिए दिशा;

कार्यान्वयन;

दस्तावेज़ को फ़ाइल पर रखना;

आगे उपयोग;

संग्रह में स्थानांतरण;

विनाश।

प्राप्ति पर निम्नलिखित की जाँच की जाती है:

उनकी पैकेजिंग की अखंडता;

चादरों की संख्या;

प्रतियों की संख्या;

आवेदनों की उपलब्धता (यदि वे कवर लेटर में दर्शाए गए हैं)।

यदि लिफाफे की अखंडता का उल्लंघन या कुछ दस्तावेजों की अनुपस्थिति का पता चलता है, तो दो प्रतियों में एक रिपोर्ट तैयार की जाती है। अधिनियम की एक प्रति प्रेषक को भेजी जाती है, और दूसरी सचिवालय कर्मचारी द्वारा रखी जाती है।

सभी दस्तावेज़ (एक-एक करके) पंजीकृत (हिसाब) होने चाहिए।

दस्तावेज़ों के पंजीकरण में एक खाता संख्या निर्दिष्ट करना और उसे पंजीकरण की तारीख दर्शाते हुए दस्तावेज़ के साथ चिपकाना शामिल है। सचिवालय कर्मचारी द्वारा दस्तावेज़ को एक खाता संख्या सौंपी जाती है।

पंजीकरण के बाद, दस्तावेज़ निर्णय लेने के लिए प्रबंधन को स्थानांतरित कर दिए जाते हैं। दस्तावेज़ की समीक्षा करने के बाद, प्रबंधक निष्पादक का निर्धारण करता है और दस्तावेज़ के निष्पादन के लिए निर्देश देता है। इन निर्देशों को संकल्प के रूप में दस्तावेज़ पर ही औपचारिक रूप दिया गया है।

प्रबंधक के संकल्प के साथ, गोपनीय दस्तावेज़ ठेकेदार को स्थानांतरित कर दिया जाता है।

किसी गोपनीय दस्तावेज़ को इलेक्ट्रॉनिक माध्यम पर स्वीकार करते समय, संवाददाता के इलेक्ट्रॉनिक डिजिटल हस्ताक्षर (बाद में ईडीएस के रूप में संदर्भित) की उपस्थिति और प्रामाणिकता की जाँच की जाती है।

यदि आने वाले गोपनीय दस्तावेज़ पर कोई डिजिटल हस्ताक्षर नहीं है, तो दस्तावेज़ की अपरिवर्तनीयता की गारंटी के लिए एक अधिकृत कर्मचारी को उस पर अपना डिजिटल हस्ताक्षर डालना आवश्यक है।

यदि अनुलग्नकों की कमी का पता चलता है, तो एक अधिनियम तैयार किया जाता है जिसमें उपलब्ध सभी अनुलग्नकों के साथ-साथ गायब अनुलग्नकों, उनकी विषय वस्तु, लिफाफे पर क्षति की उपस्थिति या अनुपस्थिति, अन्य आवश्यक जानकारी, राय में सूचीबद्ध होती है। अधिनियम के प्रारूपकारों की, और इलेक्ट्रॉनिक रूप में गोपनीय दस्तावेजों के लिए - प्राप्त दस्तावेज़ की मात्रा और विषय, डिजिटल हस्ताक्षर के उल्लंघन का तथ्य।

दस्तावेज़ पर काम पूरा होने पर, उस पर एक निशान लगाया जाता है जो इसके निष्पादन और फ़ाइल को अग्रेषित करने का संकेत देता है। जिसके बाद दस्तावेज को सचिवालय कर्मचारी द्वारा फाइल में दाखिल किया जाता है।

किसी गोपनीय दस्तावेज़ का आगे उपयोग करने का निर्णय उसके अर्थ और व्यावहारिक मूल्य से निर्धारित होता है। इसके आधार पर, गोपनीय दस्तावेज़ हो सकते हैं:

भविष्य में उपयोग किया जाएगा;

भंडारण के लिए संग्रह में स्थानांतरित किया गया;

नष्ट हुआ।

गोपनीय तरीके से काम करना जावकदस्तावेज़ों में निम्नलिखित चरण शामिल हैं:

दस्तावेज़ अनुमोदन;

किसी दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करना;

दस्तावेज़ पंजीकरण;

दस्तावेज़ भेज रहा हूँ.

निवर्तमान गोपनीय दस्तावेज़ का मसौदा दस्तावेज़ के निष्पादक द्वारा विकसित किया जाता है और, यदि आवश्यक हो, तो अन्य कर्मचारियों के साथ सहमति व्यक्त की जाती है<организация> जिसके बाद इसे बोर्ड के अध्यक्ष को हस्ताक्षर के लिए सौंप दिया जाता है.<организация>. दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करने के बाद, इसे सचिवालय कर्मचारी द्वारा आउटगोइंग गोपनीय दस्तावेजों के लॉग में पंजीकृत किया जाता है। गोपनीय दस्तावेजों का वितरण प्रबंधन द्वारा हस्ताक्षरित सूचियों के अनुसार किया जाता है, जिसमें भेजे गए दस्तावेजों की खाता संख्या का संकेत दिया जाता है।

इलेक्ट्रॉनिक रूप में गोपनीय जानकारी केवल इन उद्देश्यों के लिए विशेष रूप से डिज़ाइन किए गए कार्यस्थलों पर सुरक्षित संचार चैनलों का उपयोग करके प्राप्त और प्रसारित की जा सकती है।

इलेक्ट्रॉनिक रूप में आउटगोइंग गोपनीय दस्तावेज़ों को कलाकार के डिजिटल हस्ताक्षर के साथ सील कर दिया जाता है और एक इलेक्ट्रॉनिक संदेश में रखा जाता है।

गोपनीय के साथ कार्य करने की प्रक्रिया आंतरिकदस्तावेज़.

गोपनीय आंतरिक दस्तावेज़ों के साथ कार्य करने में निम्नलिखित चरण शामिल हैं:

एक मसौदा दस्तावेज़ का विकास;

समन्वय;

किसी दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करना;

दस्तावेज़ पंजीकरण;

निष्पादन के लिए दिशा;

कार्यान्वयन;

फ़ाइल पर दस्तावेज़ रखना;

आगे उपयोग पर निर्णय लेना:

आगे उपयोग;

संग्रह में स्थानांतरण;

विनाश।

प्रबंधन से अनुमति प्राप्त करने के बाद ही गोपनीय जानकारी वाले दस्तावेज़ फैक्स द्वारा भेजने की अनुमति है।<организация> .

संरचनात्मक प्रभागों के बीच दस्तावेज़ स्थानांतरित करते समय<организация> वे पंजीकृत नहीं हैं.

2.3. दस्तावेज़ों की छपाई और प्रतिलिपि बनाना

गोपनीय दस्तावेजों की छपाई निष्पादकों या गोपनीय जानकारी के साथ काम करने के लिए अधिकृत व्यक्तियों द्वारा की जाती है। दस्तावेज़ों को प्रिंट करते समय, अनधिकृत व्यक्तियों के लिए जानकारी देखना असंभव होना चाहिए। बाहरी लोग केवल वे व्यक्ति नहीं हैं जो काम नहीं करते<организация>, लेकिन जिस कमरे में छपाई होती है, वहां ऐसे लोग भी हैं जिनकी इस जानकारी तक पहुंच नहीं है।

दस्तावेज़ों के ड्राफ्ट और संस्करण निष्पादक द्वारा व्यक्तिगत रूप से नष्ट कर दिए जाते हैं, जो उनके विनाश के लिए व्यक्तिगत जिम्मेदारी वहन करता है। मानक कागज काटने वाली मशीनों या अन्य तरीकों का उपयोग करके विनाश किया जाता है जो पढ़ने की संभावना को बाहर कर देते हैं।

गोपनीय जानकारी के प्रिंटआउट तुरंत प्रिंटर से हटा दिए जाने चाहिए।

यदि दस्तावेज़ पर "कोई पुनरुत्पादन अधिकार नहीं" अंकित है, तो तृतीय-पक्ष संगठनों से प्राप्त दस्तावेज़ों को उनकी सहमति से कॉपी किया जाता है।

आने वाले दस्तावेज़ों को कॉपी की गई प्रतियों की संख्या के बारे में पंजीकरण लॉग में एक अनिवार्य नोट के साथ कॉपी (प्रतिकृति) किया जाता है। जर्नल यह भी नोट करता है कि डुप्लिकेट किए गए दस्तावेज़ की प्रत्येक प्रति किसे भेजी जाती है। प्रत्येक प्रति निष्पादक को हस्तांतरित कर दी जाती है (दस्तावेज़ पर वीज़ा के अनुसार)।

एक संरचनात्मक इकाई द्वारा निष्पादित दस्तावेज़ों की प्रतिलिपि बनाना<организация>, इस विभाग में किया गया. इन दस्तावेज़ों की प्रतियों की संख्या दस्तावेज़ के निष्पादक द्वारा दस्तावेज़ तैयार करने वाली संरचनात्मक इकाई के प्रमुख के वीज़ा पर निर्धारित की जाती है।

तीसरे पक्ष के लिए दस्तावेज़ों की प्रतिलिपि संगठन के लिखित अनुरोध पर उसके प्रमुख द्वारा हस्ताक्षरित और प्रबंधन की अनुमति से की जाती है<организация> .

दस्तावेजों की अनधिकृत नकल की जिम्मेदारी संरचनात्मक इकाई के प्रमुख की होती है<организация> .

2.4. दस्तावेज़ों को फ़ाइलों में संकलित करने की प्रक्रिया

निष्पादित गोपनीय दस्तावेजों को फाइलों में (अवर्गीकृत दस्तावेजों से अलग) दाखिल किया जाता है। उस केस के कवर पर एक प्रतिबंधात्मक चिह्न लगाया जाता है जिसमें दस्तावेज़ रखे जाते हैं।

जिन मामलों में दस्तावेज़ दाखिल किए जाते हैं, उनका उपयोग केवल उन कर्मचारियों द्वारा किया जा सकता है जिन्हें अपने कार्यात्मक कर्तव्यों को पूरा करने के लिए इसकी आवश्यकता होती है। फ़ाइल में संग्रहीत एक अलग शीट पर, उन कर्मचारियों की एक सूची दर्शाई गई है जिन्हें फ़ाइल में दर्ज दस्तावेज़ों से परिचित होने की अनुमति है।

2.5. दस्तावेज़ भंडारण

गोपनीय जानकारी संग्रहीत की जाती है<организация> इलेक्ट्रॉनिक रूप में (कंप्यूटर नेटवर्क, चुंबकीय मीडिया सहित), साथ ही मुद्रित दस्तावेज़ों के रूप में।

गोपनीय जानकारी के प्रसंस्करण और भंडारण की सुविधाएं इस तरह से स्थित की जानी चाहिए ताकि जासूसी की संभावना कम हो सके।

कार्यस्थल पर दस्तावेज़ों को लावारिस छोड़ना प्रतिबंधित है।

वर्तमान में उपयोग में न आने वाले दस्तावेज़ों को हटा दिया जाना चाहिए, विशेषकर परिसर छोड़ते समय।

इलेक्ट्रॉनिक रूप में गोपनीय दस्तावेज़ केवल विशेष सुरक्षा उपायों से सुसज्जित एसवीटी पर संग्रहीत किए जाने चाहिए।

कामकाजी घंटों के बाहर दस्तावेजों और फाइलों का भंडारण सुरक्षित रूप से बंद कार्यालय परिसर में किया जाता है<организация> .

2.6. प्रतिबंधित वितरण स्टांप को हटाया जा रहा है

किसी गोपनीय दस्तावेज़ से स्टाम्प हटाने का कार्य विभाग या प्रबंधन के प्रमुख द्वारा किया जाता है<организация>, दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर (अनुमोदन) किसने किया, बशर्ते कि इसमें मौजूद जानकारी ने अपनी गोपनीयता खो दी हो, साथ ही "गोपनीय जानकारी की सूची" को समायोजित करते समय<организация> ».

ऐसी जानकारी से स्टाम्प हटाने की अनुमति, जिसका स्वामी अनुबंध के आधार पर कोई तृतीय-पक्ष संगठन है, केवल उसकी लिखित सहमति से ही अनुमति दी जाती है।

चिह्न को हटाना दस्तावेज़ पर, लेखांकन प्रतियों में और लेखांकन जर्नल में ही किया जाता है।

2.7. दस्तावेज़ों को नष्ट करना

दस्तावेज़ों और फ़ाइलों का विनाश एक अधिनियम के अनुसार उन्हें जलाकर (टुकड़े-टुकड़े करके) या किसी अन्य तरीके से किया जाता है जिसमें पाठ को पुनर्स्थापित करने की संभावना शामिल नहीं होती है।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ का विनाश विशेष साधनों का उपयोग करके मिटाकर किया जाता है।

विनाश कृत्यों को पंजीकृत और एक अलग फ़ाइल में संकलित किया जाता है।

गोपनीय दस्तावेज़ों को कूड़ेदान में फेंकना प्रतिबंधित है।

दस्तावेज़ों के नष्ट होने के बाद, संबंधित अधिनियम के संदर्भ में पंजीकरण लॉग में विनाश के बारे में एक नोट बनाया जाता है।

2.8. दस्तावेज़ भेजने की प्रक्रिया

पूर्ण और पंजीकृत दस्तावेज़ प्रेषण के लिए भेजे जाते हैं।

भेजे गए दस्तावेजों को अन्य दस्तावेजों से अलग लिफाफे में पैक किया जाना चाहिए।

दस्तावेजों के साथ लिफाफे के लिए, सामग्री की एक सूची दो प्रतियों में तैयार की जाती है, जिनमें से एक, दस्तावेजों के साथ, प्राप्तकर्ता को भेजी जाती है, दूसरी फ़ाइल में दर्ज की जाती है।

तीसरे पक्ष के संस्थानों (उद्यमों, संगठनों) को दस्तावेज़ों की डिलीवरी डिलीवरी सेवाओं (फ़ील्ड संचार, विशेष संचार, पंजीकृत या मूल्यवान मेल) द्वारा की जाती है। यदि आवश्यक हो, तो सीमित वितरण के लिए चिह्नित दस्तावेज़ कूरियर द्वारा वितरित किए जा सकते हैं प्रश्नों, सामग्री पर

जो गोपनीय जानकारी, प्रबंधन का गठन करता है<организация> बैठक आयोजित करने के लिए जिम्मेदार व्यक्ति को नियुक्त करता है।

बैठक या बातचीत की तैयारी और आयोजन के लिए जिम्मेदार व्यक्ति, जिसमें गोपनीय जानकारी का उपयोग करने की योजना बनाई जाती है, बैठक, बातचीत, प्रतिभागियों की एक सूची और मुद्दों की एक सूची के लिए एक मसौदा कार्यक्रम विकसित करता है जिससे प्रत्येक प्रतिभागी को परिचित होने की अनुमति दी जाती है।

ऐसे व्यक्ति जो बैठक में चर्चा किए गए मुद्दों से सीधे संबंधित हैं और जिनकी भागीदारी आधिकारिक आवश्यकता के कारण है, उन्हें बैठक में आमंत्रित किया जाता है।

बैठकें उन परिसरों में आयोजित की जाती हैं जहां सुरक्षा प्रदान की जा सकती है

चर्चा किए गए मुद्दों की सुरक्षा।यदि आवश्यक हो, तो तकनीकी चैनलों के माध्यम से सूचना रिसाव के खिलाफ सुरक्षा सुनिश्चित करने के लिए और यदि आवश्यक हो, तो भौतिक सुरक्षा प्रदान करने के लिए संबंधित विशेषज्ञों द्वारा इन परिसरों का निरीक्षण किया जा सकता है।

तृतीय-पक्ष संगठनों के कर्मचारियों की भागीदारी के साथ आंतरिक बैठकें और व्यावसायिक भागीदारों के साथ बातचीत, जिसमें गोपनीय जानकारी से संबंधित मुद्दों पर चर्चा की जाती है, प्रबंधन बोर्ड के अध्यक्ष की अनुमति से आयोजित की जाती हैं।

5. जिम्मेदारी

5.1. जिस कर्मचारी को एक गोपनीय दस्तावेज़ प्राप्त हुआ है, वह इसकी सुरक्षा सुनिश्चित करने के लिए उपाय करने के लिए बाध्य है और इसमें शामिल जानकारी को अजनबियों के साथ-साथ कर्मचारियों के साथ बातचीत में प्रकट नहीं करने के लिए बाध्य है।<организация>, जब तक कि यह उसके आधिकारिक कर्तव्यों को निभाने के लिए आवश्यक न हो।

5.2. जानकारी का प्रकटीकरण या गोपनीय दस्तावेजों का खोना एक आपातकालीन स्थिति है और इसमें रूसी संघ के वर्तमान कानून के साथ-साथ संविदात्मक दायित्वों के लिए प्रदान किए गए परिणाम शामिल हैं।<организация> और भाड़े पर रखा गया कर्मचारी.

5.3. ऐसी जानकारी के प्रकटीकरण की ज़िम्मेदारी उस कर्मचारी की है जिसने इसके प्रकटीकरण की अनुमति दी या इसे संभालने की प्रक्रिया का उल्लंघन किया।