यदि कोई कर्मचारी अवैध कार्य या कोई उल्लंघन करता है, तो नियोक्ता लिखित स्पष्टीकरण का अनुरोध करने का अधिकार हैस्थितियाँ. इस मामले में, एक व्याख्यात्मक नोट तैयार किया जाता है। हालाँकि, हर कोई नहीं जानता कि इसे सही तरीके से कैसे लिखा जाए, क्या इंगित किया जाना चाहिए और इसे किस समय सीमा में लिखा जाना चाहिए।

प्रिय पाठकों!हमारे लेख कानूनी मुद्दों को हल करने के विशिष्ट तरीकों के बारे में बात करते हैं, लेकिन प्रत्येक मामला अद्वितीय है।

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एक व्याख्यात्मक नोट क्या है?

व्याख्यात्मक नोट कंपनी का एक आंतरिक दस्तावेज़ है। यह कुछ घटनाओं का वर्णन करने का कार्य करता है, जिनकी प्रकृति अनिश्चित है। यह दस्तावेज़ उद्यम में घटित किसी भी मामले में कारण-और-प्रभाव संबंध को उजागर करने में मदद करता है।

एक नियम के रूप में, जो हुआ उसके परिणाम होंगे नकारात्मक चरित्र. घटना में सभी प्रतिभागियों के अपराध की डिग्री निर्धारित करने के लिए, नियोक्ता (या कंपनी का कोई बॉस) एक व्याख्यात्मक नोट लिखने का अनुरोध कर सकता है।

इस दस्तावेज़ का लेखक बस जो हुआ उसका सार बताता है, बिना कोई निष्कर्ष निकाले. लेखक का कार्य स्थिति को अपने दृष्टिकोण से उजागर करना और प्रबंधन तक पहुंचाना है नकारात्मक परिणामों की ओर ले जाने वाले संभावित कारण.

एक व्याख्यात्मक नोट को एक व्याख्यात्मक नोट के साथ भ्रमित न करें। उत्तरार्द्ध को किसी भी परियोजना के परिशिष्ट के रूप में लिखा जाता है, जब दस्तावेजों में से किसी एक का अधिक विस्तृत विवरण देना आवश्यक होता है। एक व्याख्यात्मक नोट अक्सर होता है दोषमुक्ति प्रकृति के रूप में है. कर्मचारी द्वारा किसी भी दुर्व्यवहार की स्थिति में प्रबंधन को इसके लेखन की आवश्यकता हो सकती है।

यह किन मामलों में लिखा गया है?

के अनुसार कला। 193 रूसी संघ का श्रम संहितानियोक्ता को किसी भी कदाचार के लिए कर्मचारी पर अनुशासनात्मक प्रतिबंध लगाने का अधिकार है। सज़ा के रूप में, किसी कर्मचारी को फटकार, फटकार या नौकरी से निकाला जा सकता है।

सजा को निष्पक्ष बनाने के लिए, नियोक्ता यह समझने के लिए बाध्य है कि क्या हुआ और उन कारणों को समझना चाहिए जिनके कारण अवांछनीय परिणाम हुए। यही कारण है कि परिस्थितियों के लिए दोषी कर्मचारी द्वारा एक लिखित स्पष्टीकरण तैयार किया जाता है।

आपको व्याख्यात्मक नोट की आवश्यकता क्यों है? यहां पढ़ें।
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जिन परिस्थितियों की ओर ले जाया जा रहा है श्रम अनुशासन का उल्लंघन, निम्नलिखित स्थितियाँ उत्पन्न हो सकती हैं:

• काम के लिए देर से,
• अनुपस्थिति,
• बिक्री योजना को पूरा करने में विफलता,
• कार्यस्थल सुरक्षा नियमों का उल्लंघन,
• किसी प्रबंधक के कर्तव्यों या निर्देशों को पूरा करने में विफलता, जिसके परिणामस्वरूप नकारात्मक परिणाम हुए,
• शराब या नशीली दवाओं के प्रभाव में काम पर होना,
• किसी भी जानकारी को छुपाना,
• काम पर लापरवाहीपूर्ण व्यवहार के परिणामस्वरूप अन्य कर्मचारियों को चोट लग सकती है या काम में कोई बाधा आ सकती है,
• व्यावसायिक दस्तावेज़ों में गलत डेटा का संकेत,
• कॉर्पोरेट संपत्ति की हानि या क्षति,
• उद्यम के सौंपे गए धन की बर्बादी।

जिन कारणों से अवांछनीय परिणाम हुए वे वैध भी हो सकते हैं और नहीं भी। नियोक्ता स्वतंत्र रूप से निर्णय लेता है कि कर्मचारी घटना के लिए कितना दोषी है और उसे क्या सज़ा दी जाए?.

लिखने की समय सीमा

प्रबंधन के लिखित अनुरोध पर एक व्याख्यात्मक नोट तैयार किया जाता है। किसी कर्मचारी के कदाचार का पता चलने के बाद, प्रबंधक को उसी दिन अपने कर्मचारी के सामने उपस्थित होना होगा स्पष्टीकरण के लिए अनुरोधलिखित में क्या हुआ.

इस मामले में, घटना के लिए जिम्मेदार व्यक्ति से अधिसूचना प्राप्त होने की तारीख के विपरीत या व्याख्यात्मक नोट लिखने से इनकार करने पर खंड के विपरीत हस्ताक्षर करने का अनुरोध करना उचित है। यह कर्मचारी को अनुरोध प्राप्त होने की सटीक तारीख का दस्तावेजीकरण करेगा।

कानून व्याख्यात्मक नोट लिखने की अनुमति देता है दो कार्य दिवस. इस अवधि की गणना अपराध किए जाने के दिन से नहीं, बल्कि कर्मचारी द्वारा अनुरोध प्राप्त होने के दिन से की जाती है। यह समझना महत्वपूर्ण है कि कार्य दिवसों को गिना जाता है, कैलेंडर दिनों को नहीं।

उदाहरण के लिए, किसी कर्मचारी को शुक्रवार को एक अधिसूचना प्राप्त हुई, इसलिए उसे मंगलवार को हुई घटनाओं की रूपरेखा वाला अपना नोट प्रबंधन को जमा करना होगा। यदि उन्हें सोमवार को अनुरोध प्राप्त हुआ, तो व्याख्यात्मक नोट जमा करने की अंतिम तिथि बुधवार होगी।

इसे किसके नाम से संबोधित किया जाना चाहिए?

इस तथ्य के कारण कि व्याख्यात्मक नोट एक आंतरिक श्रम दस्तावेज है, प्रत्येक कंपनी आंतरिक श्रम नियमों द्वारा व्यावसायिक कागजात के प्रावधान के लिए नियम निर्धारित करती है।

एक नियम के रूप में, ऐसा दस्तावेज़ उस व्यक्ति के नाम पर तैयार किया जाता है जिसे कर्मचारी रिपोर्ट करता है, अर्थात। या तो तत्काल वरिष्ठ को संबोधित, या कंपनी के महानिदेशक को संबोधित.

यदि स्थानीय नियम अन्य अधीनस्थ संबंधों को निर्दिष्ट नहीं करते हैं, तो नोट कर्मचारी के तत्काल पर्यवेक्षक के नाम पर तैयार किया जाता है।

हालाँकि, कंपनी के सीईओ जारी कर सकते हैं अलग अधिनियमजिसमें वह घटना की जांच के लिए आयोग के एक विशेष अध्यक्ष की नियुक्ति करेंगे. इस मामले में, सभी दस्तावेज़ अध्यक्ष के नाम पर लिखे गए हैं।

पाठ के डिज़ाइन और सामग्री का क्रम

इस दस्तावेज़ को लिखने के लिए एक भी फॉर्म कानून द्वारा अनुमोदित नहीं है, इसलिए कंपनियां आंतरिक फॉर्म का उपयोग करती हैं। अगर हम बात करें कि यह हाथ से किया जाता है या कंप्यूटर पर, तो दोनों विकल्प सही होंगे। हालाँकि, कुछ नियोक्ताओं को इसकी आवश्यकता होती है हस्तलिखित प्रमाण पत्रअपने कर्मचारियों से हुआ.

यह इस तथ्य के कारण है कि यदि मामला अदालत में जाता है, तो नोट के लेखकत्व को चुनौती देना असंभव होगा। यदि इसे कंप्यूटर पर संकलित किया जाता है, तो एक हस्ताक्षर के आधार पर दस्तावेज़ की प्रामाणिकता निर्धारित करना ग्राफोलॉजिकल परीक्षा के लिए या तो मुश्किल या असंभव होगा। इस मामले में कर्मचारी पाठ को चुनौती दे सकता है, यह कहते हुए कि उन्होंने दबाव में इस पर हस्ताक्षर किए हैं।

ऐसे श्रम विवादों से बचने के लिए, मुद्रित पाठ में हाथ से संकेत देना उचित है:

• पूरा पहला नाम, अंतिम नाम और संरक्षक,
• व्यक्तिगत हस्ताक्षर,
• कर्मचारी की नौकरी का शीर्षक.

सभी व्यावसायिक पत्राचार की तरह, नोट में भी कुछ अनिवार्य डिज़ाइन मानक हैं। दस्तावेज़ की संरचना इस तरह दिख सकती है:

यह सुनिश्चित करना महत्वपूर्ण है कि नोट उस कर्मचारी की तारीख और स्थिति का संकेत देकर स्वीकार किया जाए जिसने इसे प्राप्त किया है।

यदि कोई कर्मचारी प्रबंधन के निर्णय से सहमत नहीं है, तो वह उसके कार्यों को चुनौती दे सकता है निम्नलिखित उदाहरण में:

• श्रम निरीक्षण,
• अभियोजक का कार्यालय,

या उद्यम के भीतर बुलाएँ श्रम विवाद आयोगऔर मामले पर विचार करें. कठिन परिस्थितियों में, कर्मचारी को सभी दस्तावेज़ प्रदान करने की आवश्यकता होती है, और सबसे महत्वपूर्ण बात, अपने बचाव में तर्कसंगत लिखित डेटा प्रदान करना होता है।

उदाहरण

वास्तविक जीवन में असाधारण स्थितियाँ कम ही घटित होती हैं। कार्यस्थल पर अपने बारे में बहाने लिखने का सबसे आम कारण है पारिवारिक स्थिति।

पारिवारिक परिस्थितियों पर एक नमूना व्याख्यात्मक नोट डाउनलोड करें।

अक्सर, व्याख्यात्मक नोट लिखना कठिन होता है। कोई भी अनुशासनात्मक मंजूरी प्राप्त नहीं करना चाहता और खुले तौर पर अपना अपराध स्वीकार करना या अपनी बेगुनाही साबित करना नहीं चाहता।

कारण जो भी हो, अपने दृष्टिकोण का सच्चाई से वर्णन करना महत्वपूर्ण है। इस तथ्य के कारण कि हेडर और शीर्षक अपरिवर्तित हैं, हम प्रस्तुत करते हैं घटनाओं के विभिन्न उदाहरणव्याख्यात्मक पाठ का ही:

यदि कोई कर्मचारी अपने कदाचार का कारण बताने से इनकार करता है, तो वह इलाज के अनुरोध के साथ प्रबंधन से अपील कर सकता है उसकी स्थिति को समझ के साथउनकी पिछली उपलब्धियों को देखते हुए:

“9 मार्च, 2015 को, मैं व्यक्तिगत कारणों से काम के लिए 1 घंटा लेट हो गया था, जिसकी वजह से मैं आवाज नहीं उठा सकता था। मैं आपसे यह ध्यान रखने के लिए कहता हूं कि 5 वर्षों की सेवा में मैं कभी भी 10-15 मिनट से अधिक देर से नहीं आया, मैं हमेशा अपना काम ठीक से करता हूं और दूसरे वर्ष के लिए मैं वर्ष के परिणामों के अनुसार सर्वश्रेष्ठ सेल्समैन रहा हूं ।”

किसी कर्मचारी के पास हो सकता है घटित घटनाओं के संबंध में अपनी राय. प्रबंधन को यह बताना ज़रूरी है:

“समूह के प्रमुख याकोवेंको वी.एम. हैं। मुझे जनवरी 2016 के लिए बिक्री योजना तैयार करने का काम दिया। इस तथ्य के कारण कि 10 मई 2004 को महानिदेशक द्वारा अनुमोदित कार्य विवरण के अनुसार योजनाएँ तैयार करना मेरी तत्काल जिम्मेदारियों का हिस्सा नहीं है, मैंने इस कार्य से इनकार कर दिया।
इसके बजाय, मैंने अपने तात्कालिक कर्तव्यों का पालन किया, अर्थात्, मैं एक प्रमुख ग्राहक, आईपी एंटोन्युक के साथ एक बैठक में गया, जिसके दौरान मैंने अगले कैलेंडर वर्ष के लिए हमारी सेवाओं का विस्तार करने के लिए उनके साथ एक समझौता किया।

ऐसा हो सकता है कि किसी कर्मचारी को उसके कार्य कर्तव्यों को पूरा करने से रोका जाए तीसरे पक्ष. योजना की पूर्ति न होने के स्पष्टीकरण का एक उदाहरण इस तरह दिख सकता है:

"मैं, एंड्री निकोलाइविच मकारोव, प्रबंधन का ध्यान इस ओर दिलाना चाहता हूं कि योजना को पूरा करने में विफलता भी हमारे प्रमुख ग्राहक ओएसिस एलएलसी के दिवालियापन के कारण है।"
इस कंपनी ने शहर के प्रमुख मीडिया में हमारी कंपनी के बारे में नकारात्मक अफवाहों के प्रसार को गंभीर रूप से प्रभावित किया, यह जानकारी प्रसारित की कि हम उन्हें समय पर कानूनी सेवाएं प्रदान करने में असमर्थ हैं।
इस संबंध में, मेरे अधिकार क्षेत्र में आने वाले कई ग्राहकों ने हमारी कंपनी की सेवाओं से इनकार कर दिया, और नए ग्राहक हमारे साथ अनुबंध पर हस्ताक्षर नहीं करना चाहते हैं। मैं आपसे ग्राहकों के प्रति हमारी अक्षमता और लापरवाह रवैये के बारे में अफवाहों का खंडन करने के लिए कहता हूं।

व्याख्यात्मक नोट लिखने से इंकार करने का अधिनियम कब और कैसे तैयार किया जाता है?

कानून के अनुसार, किसी कर्मचारी पर अनुशासनात्मक प्रतिबंध लगाने से पहले, प्रबंधक उससे वर्तमान स्थिति का स्पष्टीकरण मांगने के लिए बाध्य है।

यदि, किसी कारण से, कर्मचारी ने एक व्याख्यात्मक नोट लिखने से इनकार कर दिया, तो कानून का अनुपालन करने के लिए, इनकार का एक अधिनियम तैयार किया जाना चाहिए। यह दस्तावेज़ एक विशेष रूप से एकत्रित आयोग द्वारा तैयार किया गया है।

इसमें कंपनी के कर्मचारी शामिल हो सकते हैं. आयोग में व्यक्तियों की संख्या तीन से कम नहीं होना चाहिए. यह कंपनी का प्रमुख और उसके कर्मचारी हो सकते हैं।

एक्ट भी है आंतरिक दस्तावेज़इसलिए, कानून में कोई प्रपत्र निहित नहीं हैं। सभी व्यावसायिक दस्तावेज़ों की तरह, अधिनियम कंपनी के आंतरिक नियमों के अनुसार, या किसी भी रूप में व्यावसायिक पत्राचार के नियमों के अनुपालन में तैयार किया गया है।

आपको नोट लिखने से इनकार करने का एक नमूना अधिनियम मिलेगा।

बहुत से लोग व्याख्यात्मक नोट लिखने से डरते हैं, भले ही वे स्थिति के लिए दोषी न हों। आपको ऐसा नहीं करना चाहिए. इस दस्तावेज़ के लेखन को पूरी ज़िम्मेदारी के साथ करना महत्वपूर्ण है, क्योंकि इसके बाद, घटनाएँ पूरी तरह से अप्रत्याशित मोड़ ले सकती हैं।

लेकिन व्याख्यात्मक नोट लिखने के दस्तावेजी तथ्य नियोक्ता और कर्मचारी दोनों के लिए किसी भी कठिन परिस्थिति को सक्षम रूप से हल करने में मदद करेंगे। इसके अलावा, अक्सर यह दस्तावेज़ कर्मचारी की मदद करता है अवांछित सज़ा से बचें.

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व्याख्यात्मक नोट लिखने से इंकार करने का कार्य - श्रम अनुशासन के कर्मचारी उल्लंघन के जवाब में विभिन्न अनुशासनात्मक उपायों (बर्खास्तगी तक) को लागू करने की वैधता सुनिश्चित करने के लिए नियोक्ताओं द्वारा उपयोग किया जाने वाला एक दस्तावेज़। हम आपको अपने लेख में बताएंगे कि यह दस्तावेज़ कैसे संकलित किया गया है।

किसी कर्मचारी द्वारा स्पष्टीकरण देने से इंकार करना: नियोक्ता की प्रक्रिया

श्रम अनुशासन बनाए रखने के लिए, नियोक्ताओं को कला द्वारा निर्धारित तरीके से कर्मचारियों पर अनुशासनात्मक प्रतिबंध लगाने का अधिकार है। रूसी संघ के टैक्स कोड के 192। इस प्रकार, किसी कर्मचारी द्वारा कर्तव्यों की गैर-पूर्ति या गलत प्रदर्शन के जवाब में, नियोक्ता को यह अधिकार है:

• उसे डाँटें;
• फटकार;
• एक कर्मचारी को नौकरी से निकालो.

अलग-अलग विधायी कृत्यों द्वारा कर्मचारियों की कुछ श्रेणियों के लिए स्थापित अन्य अनुशासनात्मक उपायों को लागू करना भी संभव है (उदाहरण के लिए, संघीय कानून "राज्य सिविल सेवा पर" दिनांक 27 जुलाई, 2004 नंबर 79-एफजेड या "आंतरिक मामलों के निकायों में सेवा पर") दिनांक 30 नवंबर 2011 संख्या 343-एफजेड)।

हालाँकि, अनुशासनात्मक कार्रवाई लागू करने से पहले, नियोक्ता को कर्मचारी से लिखित में कार्रवाई या निष्क्रियता के संबंध में स्पष्टीकरण का अनुरोध करना चाहिए। यदि कर्मचारी इसे 2 कार्य दिवसों के भीतर प्रदान नहीं करता है, तो नियोक्ता को इसे इंगित करने वाली एक रिपोर्ट तैयार करनी होगी (रूसी संघ के श्रम संहिता के अनुच्छेद 193 के अनुच्छेद 1)।

इस अधिनियम का उपयोग अक्सर कला के अनुच्छेद 5 के अनुसार किसी कर्मचारी को बर्खास्त करने के लिए आधार के अस्तित्व की पुष्टि करने वाले दस्तावेज़ के रूप में किया जाता है। रूसी संघ के श्रम संहिता के 81: अनुशासनात्मक मंजूरी की उपस्थिति में किसी के श्रम कर्तव्यों के बार-बार उल्लंघन के कारण कार्यालय से बर्खास्तगी।

एक व्याख्यात्मक नोट प्रदान करके, कर्मचारी नियोक्ता को जुर्माना न लगाने के लिए मना सकता है। लेकिन ऐसे दस्तावेज़ की अनुपस्थिति नियोक्ता द्वारा इस अनुशासनात्मक उपाय के आवेदन में बाधा नहीं बन सकती है (रूसी संघ के श्रम संहिता के अनुच्छेद 193 के अनुच्छेद 2)।

हम व्याख्यात्मक नोट के इनकार का एक अधिनियम तैयार करते हैं: दस्तावेज़ कौन बनाता है और उस पर हस्ताक्षर करता है

विधायक व्याख्यात्मक नोट के इनकार के अधिनियम को तैयार करने और हस्ताक्षर करने के लिए अधिकृत व्यक्तियों की सूची निर्धारित नहीं करता है। हालाँकि, किसी कर्मचारी की बर्खास्तगी का आधार स्थापित करने वाले दस्तावेजों में से एक के रूप में इसके उपयोग के तर्क के आधार पर, हम यह निष्कर्ष निकाल सकते हैं कि इसे व्यक्तियों के 2 समूहों द्वारा तैयार और हस्ताक्षरित किया जाना चाहिए:

• सबसे पहले, जिन कर्मचारियों ने कर्मचारी द्वारा श्रम अनुशासन के उल्लंघन के तथ्य की पहचान की और उसे एक व्याख्यात्मक बयान प्रदान करने के लिए बाध्य किया। एक नियम के रूप में, यह उसका तत्काल पर्यवेक्षक है, साथ ही कार्मिक सेवा का प्रतिनिधि भी है। साथ ही, ये कर्मचारी दोनों कार्य करते हैं - वे संबंधित अधिनियम तैयार करते हैं और उस पर हस्ताक्षर करते हैं।
• दूसरे, उसी के समान एक आयोग का गठन किया गया जो कर्मचारियों को उनके पद के अनुरूप उनकी योग्यताओं के अनुपालन/गैर-अनुपालन को निर्धारित करने के लिए प्रमाणित करता है। इस मामले में, आयोग का उद्देश्य इस तथ्य को प्रमाणित करना है कि अधिनियम के प्रारूपकारों ने कर्मचारी द्वारा उसके द्वारा किए गए श्रम अनुशासन के उल्लंघन के बारे में एक व्याख्यात्मक नोट लिखने से इनकार कर दिया। इस प्रकार, आयोग दस्तावेज़ के प्रारूपकारों के शब्दों की शुद्धता का आश्वासन देते हुए, विचाराधीन अधिनियम का समर्थन करता है।

पैराग्राफ के अनुसार. 3 बड़े चम्मच. रूसी संघ के श्रम संहिता के 82, प्रमाणन आयोग में ट्रेड यूनियन निकाय का एक प्रतिनिधि शामिल होना चाहिए (यदि कंपनी के कर्मचारी ट्रेड यूनियन के सदस्य हैं)। कर्मचारी द्वारा स्पष्टीकरण देने से इंकार करने को प्रमाणित करने वाले आयोग में एक ट्रेड यूनियन प्रतिनिधि की उपस्थिति भी वांछनीय है।

इस प्रकार, अधिनियम तैयार किया जाना चाहिए:

• उद्यम के मानव संसाधन विभाग के प्रमुख;
• कर्मचारी का तत्काल पर्यवेक्षक।

बदले में, अधिनियम पर उन्हीं व्यक्तियों द्वारा हस्ताक्षर किए जाने चाहिए, साथ ही:

• प्रमाणन आयोग के अनुरूप गठित आयोग के सदस्य;
• ट्रेड यूनियन निकाय का प्रतिनिधि।

इसके अलावा, दस्तावेज़ पर स्वयं कर्मचारी द्वारा हस्ताक्षर किए जाने चाहिए। इसके अलावा, यदि वह दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करने से इनकार करता है, तो मानव संसाधन विभाग के प्रमुख को उस स्थान पर हाथ से लिखने की सलाह दी जाती है जहां कर्मचारी के हस्ताक्षर होने चाहिए, वाक्यांश: "हस्ताक्षर करने से इनकार कर दिया।"

या आप अधिनियम की संरचना में एक विशेष ब्लॉक शामिल कर सकते हैं, जहां वाक्यांश होगा: "मैंने इस दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करने से इनकार कर दिया," साथ ही पूरा नाम, कार्मिक सेवा के प्रमुख की स्थिति और इंगित करने के लिए एक जगह भी होगी। उसके हस्ताक्षर. इस ब्लॉक को उस स्थान के बगल में रखा जा सकता है जहां कर्मचारी के हस्ताक्षर होने चाहिए।

व्याख्यात्मक नोट की छूट के अधिनियम की संरचना

विचाराधीन दस्तावेज़ की संरचना किसी भी मौजूदा नियम में परिभाषित नहीं है। लेकिन यदि आप रूसी कंपनियों में कार्मिक प्रबंधन की स्थापित प्रथा का पालन करते हैं, तो दस्तावेज़ की संरचना में यह प्रतिबिंबित करना उचित है:

• इसका नाम: "व्याख्यात्मक नोट लिखने से इनकार करने का कार्य";
• उस कर्मचारी के बारे में जानकारी जिसने व्याख्यात्मक नोट (पूरा नाम, पद) लिखने से इनकार कर दिया;
• दस्तावेज़ तैयार करने की तिथि;
• इसके हस्ताक्षर का समय;
• अधिनियम के प्रारूपकारों का पूरा नाम और स्थिति, साथ ही अधिनियम के प्रारूपकारों की जानकारी को प्रमाणित करने वाले आयोग के सदस्य;
• एक टेक्स्ट ब्लॉक जहां उस स्थिति का सार बताया गया है जिसके लिए कर्मचारी को स्पष्टीकरण देने की आवश्यकता थी, साथ ही यह तथ्य भी बताया गया है कि 2 दिनों के बाद कर्मचारी ने कोई स्पष्टीकरण नहीं दिया;
• आयोग के सदस्यों, अधिनियम के प्रारूपकारों, साथ ही कर्मचारी के हस्ताक्षर का एक ब्लॉक (या दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करने से कर्मचारी के इनकार के बारे में कार्मिक सेवा के प्रमुख से नोट)।

एक रिपोर्ट तैयार करने में सबसे बड़ी कठिनाई, एक नियम के रूप में, अंतिम पैराग्राफ है, जहां घटना का सार दिया गया है। आइए इस पर करीब से नज़र डालें।

व्याख्यात्मक नोट के इनकार का एक अधिनियम तैयार करना: वास्तविक तथ्यों को कैसे प्रतिबिंबित किया जाए

जैसा कि हमने ऊपर परिभाषित किया है, व्याख्यात्मक नोट से इनकार करने का कार्य अनुशासन का उल्लंघन करने वाले कर्मचारी के प्रबंधक और कार्मिक सेवा के एक प्रतिनिधि द्वारा तैयार किया जाता है। तदनुसार, इन विशेषज्ञों की ओर से घटना का सार प्रस्तुत किया जाता है।

हालाँकि, एक बारीकियाँ है: अधिनियम के प्रारूपकारों को यह इंगित करना होगा कि दस्तावेज़ में परिलक्षित तथ्य एक विशेष आयोग द्वारा प्रमाणित हैं। ऐसा करने का सबसे आसान तरीका दस्तावेज़ में एक वाक्यांश शामिल करके अधिनियम को तैयार करने का अधिकार आयोग को हस्तांतरित करना है, जिसमें कहा गया है कि आयोग ने इस अधिनियम को तैयार किया है, इसकी पुष्टि करते हुए:

• ऐसी और ऐसी तारीख पर अधिनियम के प्रारूपकारों (उनके पूरे नाम और पदों का संकेत) की उपस्थिति में, कर्मचारी को अनुशासनात्मक अपराध के बारे में लिखित रूप में स्पष्टीकरण देने के लिए कहा गया था, उदाहरण के लिए, काम पर एक घंटे की देरी से आना;
• ऐसी और ऐसी तारीख को, कर्मचारी, जैसा कि कला द्वारा अपेक्षित है। रूसी संघ के श्रम संहिता के 193 ने संबंधित व्याख्यात्मक नोट प्रदान नहीं किया।

टेक्स्ट ब्लॉक के तुरंत बाद, आप अधिनियम के प्रारूपकारों, आयोग, स्वयं कर्मचारी का पूरा नाम और स्थिति बता सकते हैं और उनके हस्ताक्षर भी लगा सकते हैं।

परिणाम

ज्यादातर मामलों में, अनुशासनात्मक अपराध करने वाले और अपने कार्य कर्तव्यों का सही ढंग से पालन नहीं करने वाले कर्मचारियों की बर्खास्तगी की वैधता सुनिश्चित करने के लिए एक व्याख्यात्मक बयान प्रदान करने से इनकार करने का एक अधिनियम तैयार किया जाता है। अर्थात्, नियोक्ता के लिए कला के खंड 5 के आधार पर किसी कर्मचारी को उसके पद से मुक्त करने के अवसर का कानूनी रूप से उपयोग करना। रूसी संघ के 81 श्रम संहिता।

विचाराधीन अधिनियम को निम्नलिखित बुनियादी मानदंडों को पूरा करना चाहिए:

• उन घटनाओं की तारीखों का संकेत दिया गया है जिनके कारण एक व्याख्यात्मक नोट तैयार करने की आवश्यकता हुई;
• कर्मचारी के कदाचार का सार परिलक्षित होता है;
• एक नोट है जो कर्मचारी ने प्रदान नहीं किया, जैसा कि कला द्वारा अपेक्षित है। रूसी संघ के श्रम संहिता के 193, समय पर व्याख्यात्मक।

इसके अलावा, दस्तावेज़ में प्रतिबिंबित तथ्यों को सही ढंग से प्रमाणित किया जाना चाहिए - आयोग द्वारा, जिसमें ट्रेड यूनियन के प्रतिनिधि के साथ-साथ उन कर्मचारियों को शामिल करना वांछनीय है जिन्होंने कर्मचारी द्वारा श्रम कर्तव्यों के उल्लंघन को दर्ज किया था।

व्याख्यात्मक नोट प्रदान करने से इनकार करने के अधिनियम की संरचना, जिस पर हमने विचार किया है, को बंद नहीं माना जा सकता है। यह किसी भी कानूनी नियमों द्वारा विनियमित नहीं है और इसलिए उद्यम के सक्षम मानव संसाधन विशेषज्ञ की इच्छा के आधार पर इसे किसी भी तरह से समायोजित और पूरक किया जा सकता है।

आप लेखों में रूसी संघ के उद्यमों में कार्मिक प्रबंधन की अन्य विशेषताओं से परिचित हो सकते हैं:

क्या कर्मचारी द्वारा कोई स्पष्टीकरण देने से इनकार करने पर एक अधिनियम तैयार करना संभव है, उदाहरण के लिए, कार्यस्थल से अनुपस्थिति के लिए, और इसमें उस समय को प्रतिबिंबित करना जब कर्मचारी का इनकार दर्ज किया गया था, लेकिन वह समय जिसके पहले कर्मचारी से पूछा गया था ऐसा स्पष्टीकरण प्रदान करें. उदाहरण के लिए, 20 अक्टूबर को कर्मचारी को 21 अक्टूबर तक लिखित स्पष्टीकरण देने का निर्देश दिया जाता है; 21 अक्टूबर को 13:00 बजे, कर्मचारी को स्पष्टीकरण प्रदान करने के आदेश को पूरा करने के प्रश्न के साथ प्रबंधक के पास बुलाया गया; 13:10 पर, कर्मचारी, अन्य अधिकारियों की उपस्थिति में, ऐसा स्पष्टीकरण लिखने से इनकार कर देता है और प्रबंधक के कार्यालय को छोड़ देता है, लेकिन वे कर्मचारी को सूचित करने में कामयाब होते हैं कि स्पष्टीकरण वर्तमान दिन के 16:00 बजे तक अपेक्षित हैं। लिखित स्पष्टीकरण देने से इंकार करने पर किस समय कार्रवाई की जानी चाहिए?

उत्तर

प्रश्न का उत्तर:

यदि कोई कर्मचारी, उदाहरण के लिए, श्रम अनुशासन का उल्लंघन करता है, तो नियोक्ता को कर्मचारी से लिखित स्पष्टीकरण का अनुरोध करना होगा। यदि दो कार्य दिवसों के बाद कर्मचारी निर्दिष्ट स्पष्टीकरण नहीं देता है, तो एक संबंधित अधिनियम तैयार किया जाता है।

वे। यदि कर्मचारी स्पष्टीकरण नोट लिखने से इनकार करता है तो स्पष्टीकरण देने से इनकार करने का एक अधिनियम तैयार किया जाता है।

स्पष्टीकरण देने से इनकार करने पर अधिनियम तैयार करने की तारीख पर ध्यान दें। यह देरी की तारीख के बाद 2 कार्य दिवसों से पहले नहीं होना चाहिए (अन्यथा इसे लागू करने की प्रक्रिया के उल्लंघन के कारण अनुशासनात्मक मंजूरी (यदि कोई हो) को अमान्य घोषित करने का एक अतिरिक्त आधार है)। उदाहरण के लिए, यदि आपने 20 अक्टूबर 2014 को स्पष्टीकरण का अनुरोध किया है, तो कर्मचारी को 23 अक्टूबर 2014 को स्पष्टीकरण प्रदान करना होगा।

इस मामले में, नियोक्ता के पास इसका सबूत होना चाहिए:

1. स्पष्टीकरण के लिए अनुरोध. यह एक ऐसा आदेश हो सकता है जिसमें कर्मचारी को स्पष्टीकरण प्रदान करने की आवश्यकता होती है, बशर्ते कि आदेश हस्ताक्षर के विरुद्ध प्राप्त हुआ हो; अधिसूचना प्राप्त होने पर कर्मचारी के हस्ताक्षर के साथ ऐसे स्पष्टीकरण देने की आवश्यकता की अधिसूचना (लिखित); अन्य लिखित साक्ष्य के अभाव में - एक अधिनियम जिसमें कहा गया है कि अमुक दिन कर्मचारी से स्पष्टीकरण का अनुरोध किया गया था;
2. स्पष्टीकरण देने से इंकार, जिसकी पुष्टि अधिनियम से होती है।

सीमित देयता कंपनी "इन्वेस्टस्ट्रॉय"

(एलएलसी "इन्वेस्टस्ट्रॉय")

महानिदेशक को आपूर्ति विभाग

द्वारा। वासिलिव

03/12/2014 एन 14

वोर्कुता

व्याख्यात्मक नोट लिखने से इंकार करने के बारे में

हमारी उपस्थिति में आपूर्ति विभाग के प्रमुख प्रोशिन ए.आर. सुझाव दिया

गोदाम प्रबंधक वी.वी तथ्य पर एक व्याख्यात्मक नोट लिखें

काम के लिए देर 10.03.2014 . निकोलेव वी.वी. एक व्याख्यात्मक नोट लिखें

अस्वीकार करना। उनका इनकार निकोलेव वी.वी. मुझे किसी भी तरह से प्रेरित नहीं किया.

मानव संसाधन विभाग के प्रमुख पेट्रोवा ए.आर. पेत्रोवा

खरीद विभाग के इंजीनियर सिदोरोव एल.आर. सिदोरोव

सचिव-टाइपिस्ट लुनिना ओ.जी. लुनिना

इस प्रकार, हम कह सकते हैं कि स्पष्टीकरण देने से इनकार करने के कार्य में, मुख्य बात तैयारी की तारीख है (कर्मचारी को उल्लंघन के संबंध में स्पष्टीकरण देने के लिए कहने के 2 कार्य दिवसों से पहले नहीं)।

कार्य रिपोर्ट (अनुपस्थिति के तथ्य की पुष्टि करने के लिए) में कर्मचारी की अनुपस्थिति का समय इंगित करना आवश्यक है।

सिस्टम सामग्री में विवरण:

1. उत्तर:अनुशासनात्मक अपराध करने वाले कर्मचारी के लिए एक व्याख्यात्मक नोट कैसे तैयार किया जाना चाहिए?

कदाचार की पहचान करने के बाद, कर्मचारी से लिखने को कहें। इसमें उसे किए गए अनुशासनात्मक अपराध के कारणों और परिस्थितियों को बताना होगा। कारणों का सावधानीपूर्वक विश्लेषण किया जाना चाहिए और यह निर्धारित किया जाना चाहिए कि वे वैध हैं या अपमानजनक। यदि दो कार्य दिवसों के बाद कर्मचारी ने स्पष्टीकरण नहीं दिया है, तो स्पष्टीकरण देने से इनकार करने पर दो या दो से अधिक गवाहों द्वारा हस्ताक्षरित एक पत्र तैयार किया जाना चाहिए। ऐसा कृत्य हाथ में होने पर, संगठन कर्मचारी से स्पष्टीकरण के बिना अनुशासनात्मक मंजूरी लगा सकता है। यह प्रक्रिया रूसी संघ के श्रम संहिता के कुछ हिस्सों और अनुच्छेद 193 में प्रदान की गई है।

यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि कर्मचारी द्वारा देने से इनकार करने के तुरंत बाद और दो दिन की अवधि समाप्त होने से पहले अनुशासनात्मक कार्रवाई लागू की जा सकती है। साथ ही, इस तरह के इनकार को भी दर्ज किया जाना चाहिए। इस दृष्टिकोण की वैधता की पुष्टि न्यायिक अभ्यास द्वारा की जाती है (उदाहरण के लिए देखें)।

ध्यान:यदि नियोक्ता ने जुर्माना लगाने से पहले कर्मचारी से स्पष्टीकरण नोट का अनुरोध नहीं किया है, तो अनुशासनात्मक मंजूरी को अवैध माना जा सकता है ()। इसकी पुष्टि न्यायिक अभ्यास से होती है, उदाहरण के लिए, मॉस्को सिटी कोर्ट के अपील फैसले देखें।

इवान शक्लोवेट्स,

श्रम और रोजगार के लिए संघीय सेवा के उप प्रमुख

1. कार्य से अनुपस्थिति का स्वरूप

अधिनियम संख्या 12
कार्य से अनुपस्थिति के संबंध में ए.आई. इवानोवा

अधिनियम तैयार करने का समय: 14 घंटा। 30 मि.

मॉस्को 08/22/2012

यह अधिनियम इस प्रकार तैयार किया गया है:

अधिनियम में समय दर्शाया गया है मास्को .

यह अधिनियम दो प्रतियों में तैयार किया गया है:

पहली प्रति - मानव संसाधन विभाग को;

22.08.2012 2019 की पहली तिमाही के लिए मानव संसाधन अधिकारी के मुख्य मामलों के लिए एक तैयार योजना
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अधिकांश मामलों में, उद्यमों के कर्मचारी, श्रम अनुशासन के उल्लंघन के मामलों में, जो हुआ उसके लिए स्पष्टीकरण प्रदान करने की प्रबंधन की मांग का जवाब इनकार के साथ देते हैं। इसलिए, एक लापरवाह कर्मचारी को कानून के तहत अनुशासनात्मक दंड प्राप्त करने के लिए, लिखित स्पष्टीकरण देने से इनकार करने के संबंध में एक अधिनियम तैयार करना आवश्यक है। एक नमूना हमारी सामग्री में है.

व्याख्यात्मक नोट, इनकार का कार्य और अनुशासनात्मक कार्रवाई में उनकी भूमिका

रूसी संघ के श्रम संहिता का अनुच्छेद 193 अनुशासनात्मक कार्रवाई के तंत्र और समय को नियंत्रित करता है। यह महत्वपूर्ण है कि यदि कर्मचारी इसे चुनौती देने का निर्णय लेता है तो उनका अनुपालन करने में विफलता लगभग कानूनी सजा को रद्द कर देगी।

व्याख्यात्मक नोट

एक व्याख्यात्मक नोट के महत्व को अधिक महत्व देना बहुत मुश्किल है, क्योंकि यह कंपनी के प्रमुख को अनुमति देता है:

• उन उद्देश्यों को बेहतर ढंग से समझ सकेंगे जिनके लिए कोई विशेष उल्लंघन किया गया था;
• कर्मचारी के अपराध की डिग्री को अधिक सटीक रूप से निर्धारित करें।

एक सामान्य नियम के रूप में, एक व्याख्यात्मक नोट सजा से रिहाई की गारंटी नहीं देता है। लेकिन कुछ स्थितियों में, जब अनुशासन का उल्लंघन वैध कारणों से जुड़ा होता है - किसी रिश्तेदार की बीमारी, अप्रत्याशित परिस्थितियाँ, आदि (जिसे प्रलेखित किया जा सकता है) - अनुशासनात्मक कार्रवाई लागू नहीं की जा सकती है।

हमें व्याख्यात्मक नोट लिखने से इनकार करने के अधिनियम की आवश्यकता क्यों है?

स्पष्टीकरण देने से इनकार करने पर दस्तावेज़ की उपस्थिति साबित करती है:

• कंपनी कर्मचारी का अपराध;
• किए गए उल्लंघन के लिए उनमें पश्चाताप की कमी थी।

ऐसा अधिनियम कंपनी प्रबंधन को श्रम अनुशासन के उल्लंघनकर्ता को दंडित करने के लिए कानूनी रूप से उपाय करने की अनुमति देता है।

अनुशासनात्मक प्रतिबंध इस प्रकार लगाए जा सकते हैं:

• टिप्पणियाँ;
• फटकार;
• बर्खास्तगी.

लागू दंड का प्रकार एक अलग प्रबंधन आदेश में निर्धारित है। उल्लंघन जितना गंभीर होगा, उसकी सजा भी उतनी ही गंभीर होगी।

अपने द्वारा किए गए उल्लंघनों के संबंध में कर्मचारी का स्पष्टीकरण दंड प्रक्रिया में महत्वपूर्ण भूमिका निभाता है। हालाँकि, उद्यम के कर्मचारियों को स्पष्टीकरण न देने का पूरा अधिकार है (उदाहरण के लिए, यदि उन्हें लगता है कि इससे प्रत्यक्ष या अप्रत्यक्ष रूप से उनका अपराध साबित होगा)। और वे सक्रिय रूप से इसका उपयोग करते हैं।

एक नियम के रूप में, कर्मचारी के स्पष्टीकरण एक या दो प्रतियों में लिखित रूप में दिए जाते हैं। उन्हें दोनों पक्षों द्वारा हस्ताक्षरित होना चाहिए।

प्रबंधन को उद्यम के किसी कर्मचारी से उल्लंघन के संबंध में स्पष्टीकरण देने का अनुरोध करने के लिए 2 दिन का समय दिया जाता है। यदि निर्दिष्ट अवधि के भीतर एक व्याख्यात्मक नोट प्रस्तुत नहीं किया जाता है, तो संगठन कर्मचारी द्वारा स्पष्टीकरण देने से इनकार करने पर एक अधिनियम तैयार करने के लिए बाध्य है।

यह समझना महत्वपूर्ण है कि यदि किसी उद्यम का कोई कर्मचारी दोषी पाया जाता है और उसे बर्खास्तगी के रूप में जुर्माना दिया जाता है, तो उसे इस निर्णय को चुनौती देने के लिए मुकदमा दायर करने का अधिकार है। इसलिए, इस स्थिति में, एक सक्षम रूप से तैयार किया गया अधिनियम और 3 व्यक्तियों द्वारा हस्ताक्षरित:

• प्रत्यक्ष प्रमाण के रूप में काम करेगा कि कंपनी के कर्मचारी से लिखित स्पष्टीकरण का अनुरोध किया गया था, लेकिन उसने उन्हें अपने प्रबंधन को प्रदान करने से इनकार कर दिया;
• इसका मतलब यह होगा कि कर्मचारी की बाद की बर्खास्तगी के रूप में जुर्माना लगाना रूसी संघ के वर्तमान कानून के अनुसार किया गया था।

इस प्रकार, व्याख्यात्मक नोट लिखने से इनकार करने का मसौदा तैयार किया गया नमूना अधिनियम किसी भी तरह से श्रम अनुशासन के उल्लंघनकर्ता पर अनुशासनात्मक मंजूरी के आवेदन को प्रभावित नहीं करता है। हालाँकि, कर्मचारी के लिखित स्पष्टीकरण के बिना, प्रबंधन को उसे तुरंत दंडित करने का अधिकार नहीं है।

अधिनियम के लिए आवश्यकताएँ

उद्यम में कर्मचारियों द्वारा किए गए किसी भी प्रकार के उल्लंघन को एक विशेष दस्तावेज़ - एक अधिनियम में प्रतिबिंबित किया जाना चाहिए। इस प्रकार, एक व्याख्यात्मक नोट से इनकार करने का कार्य उल्लंघनकर्ता के तत्काल पर्यवेक्षक द्वारा कम से कम 2 व्यक्तियों - इस संगठन के कर्मचारियों की भागीदारी के साथ तैयार किया जाता है।

स्पष्टीकरण देने से इनकार करने के कार्य का कोई आम तौर पर स्वीकृत रूप नहीं है। लेकिन इसमें निम्नलिखित जानकारी होनी चाहिए:

• दस्तावेज़ का नाम;
• अधिनियम किस आधार पर तैयार किया गया था;
• उस कर्मचारी के बारे में जानकारी जिसने व्याख्यात्मक नोट जमा करने से इनकार कर दिया - पूरा नाम, धारित पद, विभाग;
• आयोग के बारे में जानकारी जिसकी उपस्थिति में स्पष्टीकरण देने से इनकार करने का अधिनियम तैयार किया गया था (नीचे नमूना देखें)। आयोग में कम से कम 3 लोग शामिल होने चाहिए: ये सभी कंपनी के कर्मचारी और संरचनात्मक इकाई के नियोक्ता/तत्काल पर्यवेक्षक हैं। आयोग के सदस्यों का पूरा नाम और पद बताना भी आवश्यक है। यदि संगठन के पास ट्रेड यूनियन निकाय है, तो उसका प्रतिनिधि इस आयोग का सदस्य होना चाहिए;
• घटित श्रम अनुशासन के उल्लंघन का विस्तृत विवरण;
• कला के भाग 1 से लिंक करें। रूसी संघ के श्रम संहिता के 193, जिसके अनुसार कंपनी के प्रबंधन को कर्मचारी से स्पष्टीकरण प्राप्त करने का अधिकार है;
• यदि संगठन के किसी कर्मचारी ने अपनी अनिच्छा का कारण बताया है, तो आयोग द्वारा तैयार किए गए व्याख्यात्मक नोट की अनुपस्थिति पर नमूना अधिनियम में इस तथ्य को दर्शाया जाना चाहिए;
• एक नोट कि दस्तावेज़ 2 प्रतियों में तैयार किया गया है, जिनमें से एक उद्यम के अभिलेखागार में रहता है, और दूसरा कर्मचारी को दिया जाता है;
• दस्तावेज़ तैयार करने की तिथि;
• उस व्यक्ति की स्थिति और हस्ताक्षर जिसने सीधे अधिनियम तैयार किया।

व्याख्यात्मक नोट लिखने से इनकार करने के किसी भी तैयार किए गए नमूना अधिनियम को सील करने की आवश्यकता नहीं है। विधायी रूप से, अप्रैल 2015 से, कानूनी संस्थाओं को ऐसे दस्तावेजों पर अपनी आधिकारिक मुहर लगाने की आवश्यकता से छूट दी गई है।

लिखित स्पष्टीकरण देने से इनकार करने पर कार्रवाई करें (नमूना)

कर्मचारी द्वारा श्रम अनुशासन या उसके कर्तव्यों के उल्लंघन के बारे में स्पष्टीकरण देने की नियोक्ता की मांगों को अक्सर नजरअंदाज कर दिया जाता है। किसी लापरवाह कर्मचारी पर कानूनी रूप से अनुशासनात्मक प्रतिबंध लगाने में सक्षम होने के लिए, नियोक्ता को कर्मचारी द्वारा लिखित स्पष्टीकरण देने से इनकार करने पर एक रिपोर्ट तैयार करनी होगी। आइए इस दस्तावेज़ की आवश्यकताओं को देखें और इसका एक नमूना प्रदान करें।

अनुशासनिक प्रक्रिया

रूसी संघ के श्रम संहिता का अनुच्छेद 193 अनुशासनात्मक मंजूरी लगाने की प्रक्रिया और शर्तों को नियंत्रित करता है, जिसके विचलन को चुनौती दिए जाने पर इसे रद्द कर दिया जाएगा।

इस प्रक्रिया में एक महत्वपूर्ण स्थान कर्मचारी द्वारा किए गए उल्लंघन के संबंध में उसके लिखित स्पष्टीकरण का है। उनके चयन को एक साथ नियोक्ता की जिम्मेदारी और कर्मचारी के अपने अधिकारों की रक्षा के अधिकार के रूप में माना जा सकता है।

अर्थात्, कर्मचारी को यह अधिकार है कि यदि वह उचित समझे तो स्पष्टीकरण न दे। कर्मचारी इस अधिकार का सक्रिय रूप से उपयोग करें।

नियोक्ता के पास इस तरह के स्पष्टीकरण का अनुरोध करने के लिए दो कार्य दिवस हैं। यदि इस दौरान कर्मचारी ने लिखित स्पष्टीकरण नहीं दिया है, तो नियोक्ता एक संबंधित रिपोर्ट तैयार करता है।

सवाल उठता है: यदि कर्मचारी ने तुरंत स्पष्टीकरण लिखने से इनकार कर दिया, तो क्या दो दिन इंतजार करना जरूरी है? न्यायिक अभ्यास का मानना ​​है कि इस मामले में स्पष्टीकरण के लिए दो दिन की प्रतीक्षा अवधि का निरीक्षण करने की कोई आवश्यकता नहीं है, क्योंकि कर्मचारी ने पहले ही अपनी इच्छा व्यक्त कर दी है। इनकार का एक अधिनियम उसी दिन तैयार किया जा सकता है, और बशर्ते कि अनुशासनात्मक मंजूरी लगाने की अन्य समय सीमा और बाकी प्रक्रिया पूरी हो, कर्मचारी इसे चुनौती नहीं दे पाएगा।

दो प्रतियों में लिखित रूप में स्पष्टीकरण का अनुरोध करना बेहतर है:

• जिनमें से एक कर्मचारी को दिया जाता है;
• दूसरा (रसीद पर उसके हस्ताक्षर के साथ) नियोक्ता के पास रहता है।

स्पष्टीकरण प्रदान करने से इनकार करने के कार्य के लिए आवश्यकताएँ

अभिलेख प्रबंधन किसी भी कृत्य को पूर्व घटित घटना की पुष्टि करने वाला सूचना एवं संदर्भ दस्तावेज मानता है। इसमें आवश्यक विवरण होना चाहिए और GOST R 6.30-2003, विभिन्न अभिलेखीय नियमों द्वारा स्थापित कुछ आवश्यकताओं को पूरा करना चाहिए।

किसी कर्मचारी द्वारा लिखित स्पष्टीकरण या उसके एकीकृत रूप देने से इनकार करने को दर्ज करने के लिए कोई एकल नमूना अधिनियम नहीं है। संगठनों द्वारा तैयार किया गया अधिनियम मुफ़्त रूप में हो सकता है, लेकिन उसे GOST की आवश्यकताओं को पूरा करना होगा।

अधिनियम कमीशन पर (कई व्यक्तियों द्वारा) तैयार किया जाता है और इसमें एक परिचयात्मक और मुख्य (बयान देने वाला) भाग होता है।

परिचयात्मक भाग में दिनांक, संख्या, आधार (प्रशासनिक दस्तावेज़), घटना/कार्रवाई (श्रम अनुशासन या आधिकारिक कर्तव्यों के पिछले उल्लंघन का संदर्भ) शामिल है; आयोग की संरचना सूचीबद्ध है, जिसमें पूरा नाम (वर्णमाला क्रम में, आयोग के अध्यक्ष को पहले दर्शाया गया है) और भाग लेने वाले व्यक्तियों के पद दर्शाए गए हैं।

अधिनियम का मुख्य भाग स्थापित तथ्यों, निष्कर्षों और उनसे प्राप्त निष्कर्षों को सूचीबद्ध करता है।

उदाहरण के लिए, इस तरह: "कर्मचारी अमुक (पूरा नाम, पद) ने श्रम अनुशासन के उल्लंघन के तथ्य के बारे में लिखित स्पष्टीकरण देने से इनकार कर दिया, जिसे नियोक्ता ने कला के आधार पर उससे मांगा था। 193 रूसी संघ का श्रम संहिता।" यदि कर्मचारी इनकार का कारण बताता है, तो उसे अवश्य लिखा जाना चाहिए।

सब कुछ आयोग के सदस्यों के हस्ताक्षर और अधिनियम की प्रतियों की संख्या और उनके स्थान के बारे में जानकारी के साथ समाप्त होता है।

अधिनियम की प्रतियां मानव संसाधन विभाग में रखी गई हैं।

अधिनियम (नियोक्ता द्वारा एकत्र किए गए अन्य दस्तावेजों के साथ) कर्मचारी पर अनुशासनात्मक मंजूरी लगाने का आधार है।

लिखित स्पष्टीकरण प्रदान करने से कर्मचारी के इनकार पर नमूना अधिनियम