मुख्य गतिविधियों के लिए आदेशों का जर्नल रखने का एक नमूना। मुख्य गतिविधियों के लिए आदेशों को पंजीकृत करने के लिए लॉगबुक: कौन से आदेशों को पंजीकृत करना है और क्यों? लॉगिंग डेटा

कार्मिक दस्तावेज़ीकरण को बनाए रखना, सबसे पहले, बड़ी जिम्मेदारी का तात्पर्य है। इसके साथ ही, ऑर्डर प्रकृति के दस्तावेज़ीकरण के संग्रह, विश्लेषण और पंजीकरण के लिए अधिक एकाग्रता और कानून के सख्त पालन की आवश्यकता होती है। कार्मिक कार्य से संबंधित पत्रिकाएँ अनिवार्य रूप से सभी कार्मिक रिकॉर्ड प्रबंधन की नींव हैं।

प्रिय पाठकों! लेख कानूनी मुद्दों को हल करने के विशिष्ट तरीकों के बारे में बात करता है, लेकिन प्रत्येक मामला व्यक्तिगत है। अगर आप जानना चाहते हैं कैसे बिल्कुल अपनी समस्या का समाधान करें- किसी सलाहकार से संपर्क करें:

आवेदन और कॉल सप्ताह के सातों दिन और चौबीसों घंटे स्वीकार किए जाते हैं.

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इस संबंध में, नामित पत्रिकाएँ विभिन्न नियामक प्राधिकरणों द्वारा व्यवस्थित निरीक्षण के अधीन हो सकती हैं। इसके अलावा, कार्मिक दस्तावेज़ीकरण का सही निष्पादन इसके कानूनी महत्व पर सीधा प्रभाव डालता है, और संगठन के प्रत्येक कर्मचारी को व्यक्तिगत रूप से भी प्रभावित करता है। यह कहा जा सकता है कि जब तक कोई दस्तावेज़ ठीक से पंजीकृत नहीं हो जाता, तब तक उसका वास्तव में अस्तित्व नहीं होता है।

विधान का शब्द

एक नियम के रूप में, कार्मिक कर्मचारी कई अलग-अलग पत्रिकाएँ बनाते हैं जिनमें वे विभिन्न प्रकार के आदेश दर्ज करते हैं। उदाहरण के लिए, एक जर्नल में विशेष रूप से कर्मियों के लिए आदेश हो सकते हैं। एक अन्य पत्रिका उद्यम की गतिविधियों के लिए आदेश प्रदर्शित कर सकती है। केवल छुट्टियों या बर्खास्तगी के लिए जर्नल पंजीकृत करने की प्रथा भी है।

ऑर्डर लॉग के आम तौर पर स्वीकृत फॉर्म में कार्मिक अभ्यास के सभी प्रमुख कॉलम शामिल हैं। आरक्षित कॉलम के रूप में खाली कॉलम हो सकते हैं, जिन्हें यदि आवश्यक हो तो जिम्मेदार व्यक्तियों द्वारा अपने विवेक से भरा जाएगा

आदेशों को पंजीकृत करने के लिए जर्नल का कोई एकल रूप नहीं है जिसे कानून द्वारा अनुमोदित किया जाएगा।

इस संबंध में, नौकरी के आदेशों का एक नमूना लॉग नीचे पाठ में दिखाया जाएगा। इसके अलावा, संगठन अपना स्वयं का जर्नल फॉर्म डिज़ाइन विकसित कर सकते हैं।

वर्तमान स्थिति के आधार पर, नियोक्ताओं को आम तौर पर स्वीकृत कॉलमों के अतिरिक्त अतिरिक्त कॉलम जोड़ने का अधिकार है। उदाहरण के लिए, “एफ.आई.ओ. या उस कर्मचारी की स्थिति जिसके लिए आदेश जारी किया गया है", "जो आदेश को प्रमाणित करता है", "आदेश का आधार", "कर्मचारी की कार्मिक संख्या", "आदेश का निष्पादक", "जहां आदेश प्रेषित है", "स्थिति और पूरा नाम।" वह व्यक्ति जिसने संबंधित प्रविष्टि की है।"

विनियामक नीति

25 अगस्त 2010 संख्या 558 के रूसी संघ के संस्कृति मंत्रालय के आदेश के अनुसार, उद्यम की गतिविधियों की प्रक्रिया में उत्पन्न होने वाले दस्तावेजों की सूची को मंजूरी दी गई थी। इस नियामक अधिनियम के प्रमुख प्रावधानों में से एक भंडारण अवधि की स्थापना है। इस प्रकार, लॉग बुक के संबंध में, जो कर्मियों के संबंध में प्रशासनिक दस्तावेज़ीकरण से जुड़ी हैं, दो अलग-अलग अवधि 5 और 75 वर्ष प्रदान की गईं।

आदेशों को क्रमांकित करने का क्रम कानून या सूची द्वारा प्रदान नहीं किया गया है।जबकि, कार्यालय कार्य के लिए मानक निर्देशों के अनुसार, जिसे 27 नवंबर 2000 संख्या 68 के संघीय पुरालेख के आदेश द्वारा अनुमोदित किया गया था, आदेशों को क्रमिक रूप से क्रमांकित किया जाता है, लेकिन कैलेंडर वर्ष के भीतर। इसके अतिरिक्त, निर्देश मुख्य गतिविधियों के साथ-साथ काम करने वाले कर्मियों के लिए आदेशों की अलग-अलग संख्या की आवश्यकता को इंगित करते हैं।

क्या नेतृत्व करना जरूरी है?

जैसा कि पहले उल्लेख किया गया है, रूसी संघ के संस्कृति मंत्रालय के दिनांक 25 अगस्त 2010 संख्या 558 के आदेश से, प्रशासनिक दस्तावेज़ीकरण से जुड़े पंजीकरण लॉग को संग्रहीत करने की अवधि को मंजूरी दी गई थी।

इसका तात्पर्य यह है कि लॉग बुक बनाए रखना अनिवार्य है।

इलेक्ट्रॉनिक फॉर्म के बारे में क्या ख्याल है?

कानून में कागज पर पत्रिकाओं के अनिवार्य रखरखाव के प्रावधान शामिल नहीं हैं, जिसमें इसके पंजीकरण के लिए विशेष शर्तें भी शामिल हैं। विशेष शर्तों का अर्थ है क्रमांकन, मुहर के साथ प्रमाणीकरण और पत्रिकाओं की बाइंडिंग।

इस कारण से, इलेक्ट्रॉनिक रूप में पंजीकरण लॉग बनाए रखना अनुमत है।

इसके अलावा, यदि, प्रक्रिया के अनुसार, 1C प्रोग्राम में उनके गठन के दौरान ऑर्डर नंबर स्वचालित रूप से असाइन किए जाते हैं, तो ऐसे जर्नल को कागजी रूप में बनाए रखना आवश्यक नहीं है।

नमूनों के साथ ऑर्डर लॉग के प्रकार

आज, विभिन्न मानव संसाधन विभाग लॉग बुक के निम्नलिखित रूपों का उपयोग करते हैं:

• कर्मियों के स्वागत, स्थानांतरण, गणना पर।
• छुट्टियाँ देने के संबंध में.
• स्टाफ यात्रा के बारे में.
• पुरस्कारों और अनुशासनात्मक प्रतिबंधों पर.

रोजगार के लिए आदेश दर्ज करने के लिए नमूना पत्रिका:

क्रियाविधि

कार्यालय कार्य को व्यवस्थित करने के मुख्य चरण हैं:

• दस्तावेज़ प्रवाह का संगठन, यानी, उद्यम के भीतर तैयार दस्तावेज़ का इष्टतम संचलन।
• आर्थिक एवं प्रशासनिक गतिविधियों का दस्तावेजीकरण।
• दस्तावेज़ीकरण का संरक्षण सुनिश्चित करना।

दस्तावेज़ प्रसंस्करण की मानक प्रक्रिया में उद्यम के कई कर्मचारियों की भागीदारी शामिल है। कार्यालय कार्य और उसका संगठन कार्यालय कार्य सेवा की जिम्मेदारी है। इसके अलावा, यह नाम सशर्त है, और उद्यम के आकार या उसे सौंपे गए कार्यों के आधार पर, यह या तो एक सामान्य विभाग या एक कार्यालय हो सकता है।

छोटे संगठनों में यह कार्य आमतौर पर सचिव को सौंपा जाता है।प्रारंभिक चरण में, दस्तावेज़ीकरण के साथ काम करने के लिए समान नियम स्थापित करना आवश्यक है। इस समस्या को हल करने के लिए, उन्हें निर्देशों में शामिल करना एक उत्कृष्ट समाधान होगा। हमें यह नहीं भूलना चाहिए कि आधुनिक लिपिकीय कार्य काफी हद तक उद्यम द्वारा ही निर्धारित होता है, जबकि नियम अधिक अनुशंसात्मक प्रकृति के होते हैं।

इसलिए, कार्यालय कार्य स्थापित करने के लिए दो बुनियादी दस्तावेज़ विकसित करना आवश्यक है:

1. कार्यालय कार्य हेतु निर्देश.निर्दिष्ट स्थानीय अधिनियम में काम करने और दस्तावेज़ीकरण को संभालने के लिए सभी आंतरिक संगठनात्मक नियमों को प्रतिबिंबित करना चाहिए। यदि उद्यम ने अभी तक लिपिकीय कार्य करने के लिए अपने स्वयं के नियम नहीं बनाए हैं या इस स्तर पर निर्देशों का विकास अनुपयुक्त लगता है, तो आप अस्थायी रूप से उचित प्रावधानों का उपयोग कर सकते हैं।
2. मामलों का नामकरण.दस्तावेजों की निर्दिष्ट व्यवस्थित सूची भंडारण अवधि के अनुसार उनके लेखांकन को प्रदर्शित करती है, और इसका उपयोग संग्रह में बाद में स्थानांतरण या विनाश के लिए किया जाता है।

कार्यालय कार्य निर्देश कैसे बनाएं, इस पर वीडियो देखें:

ज्ञात हो कि कर्मियों से संबंधित सभी आदेश जर्नल में दर्ज किये जाते हैं.जर्नल के शीर्षक पृष्ठ का उपयोग दस्तावेज़ का पूरा शीर्षक लिखने के लिए किया जाता है। ध्यान रहे कि नाम बड़े अक्षरों में लिखा हो. इसके बाद कंपनी का नाम दर्शाया जाता है.

बड़े संगठनों में, प्रासंगिक सेवाओं या विभागों की संख्या के अनुरूप कई पत्रिकाएँ बनाना बेहतर होता है।

शीर्षक पृष्ठ दस्तावेज़ के वास्तविक निष्पादन की तारीख को भी इंगित करता है।पत्रिका को क्रमांकित और सिल दिया जाता है, जिसके बाद इसे निदेशक के हस्ताक्षर और उद्यम की मुहर से सील कर दिया जाता है। आदर्श रूप से, पंजीकरण लॉग को एक नंबर सील से सील किया जाएगा। लेकिन इस मामले में, इसका नंबर जर्नल में दर्ज किया जाना चाहिए, अन्यथा इसके बिना जर्नल को सीलबंद मानना ​​असंभव है।

जिम्मेदार व्यक्ति

उद्यम की मुख्य गतिविधियों के संबंध में निदेशक की ओर से प्रभागों के विभागाध्यक्षों द्वारा आदेश तैयार किये जाते हैं। यदि किसी जटिल समस्या को हल करने का प्रश्न है, तो प्रबंधक एक विशेष आयोग बना सकता है, जिसमें बहु-विषयक विशेषज्ञ शामिल होंगे। लेकिन, चूंकि कार्य न केवल बुनियादी हैं, बल्कि परिचालनात्मक भी हैं, इसलिए आदेशों को वर्गीकृत किया जाना चाहिए।

आप यह विकल्प पेश कर सकते हैं:

1. मुख्य गतिविधियों के लिए आदेश. ऐसे आदेश संगठनात्मक कार्यों के कार्यान्वयन के हिस्से के रूप में जारी किए जाते हैं।
2. प्रशासनिक गतिविधियों पर आदेश.

उपरोक्त क्षेत्रों में ऑर्डर अलग पंजीकरण के अधीन हैं।दूसरे शब्दों में, इस दस्तावेज़ को अलग से संग्रहीत करना आवश्यक है। यह इस तथ्य के कारण है कि प्रशासनिक कार्यों से संबंधित दस्तावेज़ीकरण की भंडारण अवधि 5 वर्ष है। जबकि मुख्य गतिविधियों पर दस्तावेजों को स्थायी रूप से संरक्षित किया जाना चाहिए। पंजीकरण लॉग विशेष रूप से आंतरिक उपयोग के लिए इच्छित दस्तावेज़ों की श्रेणी से संबंधित है।

पंजीकरण लॉग से परिचित होने की प्रक्रिया विशेष रूप से उस व्यक्ति की उपस्थिति में होती है जो इसकी तैयारी के लिए जिम्मेदार है। इसके अलावा, विभाग प्रमुख को नियमित आधार पर लॉग उपलब्ध कराए जाने चाहिए। लिए गए निर्णयों की समीक्षा करने के साथ-साथ विभाग के कर्मियों के प्रदर्शन का मूल्यांकन करना आवश्यक है।

पंजीकरण अवधि के दौरान, पंजीकरण लॉग उस व्यक्ति द्वारा रखा जाता है जो इसके रखरखाव के लिए जिम्मेदार है।यदि पत्रिका ख़त्म हो जाती है, तो शीर्षक पक्ष पर इस बारे में एक नोट बना दिया जाता है।

अनिवार्य कॉलम

जैसा कि पहले उल्लेख किया गया है, लॉग बुक का कोई कानूनी रूप से अनुमोदित रूप नहीं है, जो संगठन को इसे स्वतंत्र रूप से विकसित करने की अनुमति देता है। इसलिए, विशेषज्ञों द्वारा अनुशंसित ग्राफ़ का उपयोग करने की अनुमति है।

विशेष रूप से:

• नहीं. (रिकॉर्ड संख्या),
• आदेश की तिथि;
• क्रम संख्या;
• आदेश का प्रकार, इसकी संक्षिप्त सामग्री;
• पूरा नाम। कर्मचारी;
• कार्मिक संख्या;
• आदेश जारी करने का आधार.

अतिरिक्त कॉलम में विशेष रूप से शामिल हैं:

• आदेश पर हस्ताक्षर किसने किये,
• आदेश का निष्पादक कौन है;
• जहां आदेश भेजा गया था;
• रसीद की रसीद (हस्ताक्षर, तारीख);
• मामले के रेफरल के बारे में नोट;
• पद, पूरा नाम प्रविष्टि करने वाला व्यक्ति (आदेश पंजीकृत करने वाला);
• टिप्पणी।

ऐसा होता है कि जर्नल में "नोट" कॉलम उपलब्ध नहीं कराया जाता है।इस मामले में, आपको कार्यपुस्तिका में प्रदर्शित नोट के समान एक नोट बनाना होगा ("कॉलम संख्या ___ में प्रविष्टि संख्या ___ अमान्य है"), और फिर नया डेटा इंगित करें।

उदाहरण भरना

आइए कर्मियों के लिए आदेशों के उदाहरण का उपयोग करके जर्नल के मुख्य भाग को भरने का एक नमूना देखें:

शेल्फ जीवन

यह याद किया जाना चाहिए कि 25 अगस्त 2010 संख्या 558 के रूसी संघ के संस्कृति मंत्रालय के आदेश के आधार पर, पंजीकरण लॉग के संरक्षण की अवधि 75 वर्ष निर्धारित की गई है।

इस प्रकार की पत्रिका आम तौर पर निम्नलिखित आदेश प्रदर्शित करती है:

• भर्ती के बारे में;
• अनुवाद के बारे में;
• कर्तव्य के बारे में;
• वेतन के बारे में;
• व्यवसायों के संयोजन के बारे में;
• किसी कर्मचारी की बर्खास्तगी के बारे में;
• उन्नत प्रशिक्षण के बारे में;
• कार्मिक प्रोत्साहन पर;
• सभी प्रकार की छुट्टियों के बारे में;
• कर्मचारी का उपनाम बदलने के बारे में;
• लंबी व्यापारिक यात्राओं के बारे में.

एक अन्य लॉग बुक, जिसकी अवधारण अवधि 5 वर्ष है, आम तौर पर निम्नलिखित आदेश प्रदर्शित करती है:

इस तथ्य के कारण कि पंजीकरण जर्नल को सिला और क्रमांकित किया जाता है, जिसके बाद इसे निदेशक द्वारा हस्ताक्षरित किया जाता है और उद्यम की मुहर के साथ सील किया जाता है, ऐसे जर्नल में किसी आदेश की पूर्वव्यापी प्रविष्टि को बाहर रखा जाता है। लेकिन, जैसा कि अभ्यास से पता चलता है, विभिन्न स्थितियाँ उत्पन्न होती हैं, जिनका समाधान अक्सर दोनों पक्षों, यानी नियोक्ता और उद्यम के कर्मचारी के लिए रुचिकर होता है। इस आधार पर कभी-कभी पंजीकरण प्रक्रिया का जबरन उल्लंघन होता है।

आइए कई संभावित विकल्पों पर विचार करें।

1. यदि उद्यम में आदेशों का कोई और पंजीकरण नहीं है, तो आदेश पूर्वव्यापी रूप से किया जा सकता है।
2. यदि कंपनी के पास आगे पंजीकरण है, तो आप प्रबंधक को कारण बताते हुए एक ज्ञापन बना सकते हैं और वर्तमान तिथि के साथ आदेश पंजीकृत कर सकते हैं। दूसरा विकल्प अच्छा है क्योंकि निरीक्षण की स्थिति में, व्याख्यात्मक नोट नियामक अधिकारियों को वर्तमान स्थिति को उचित ठहराएगा। इसलिए, यदि "पिछली अवधि" में ऑर्डर देना आवश्यक है, तो व्यवहार में वे एक अंश (11/1-पी) या किसी अन्य सूचकांक के तहत ऑर्डर जारी करने का उपयोग करते हैं।

आदेश सूचकांक वर्णमाला के अक्षर का कोई कानूनी महत्व नहीं है।लेकिन, इसके प्रयोग से कार्मिक अधिकारी का कार्य सरल हो जाता है। इसके अलावा, उद्यम द्वारा जारी आदेशों के लिए नियामक अधिकारियों द्वारा संभावित मांग के मामले में, यह वांछनीय है कि आदेश जारी करने की तारीखें वास्तविक घटनाओं के साथ मेल खाती हैं। इस दृष्टिकोण से निरीक्षण अधिकारियों की ओर से बढ़ती रुचि से बचा जा सकेगा।

मुख्य गतिविधियों के लिए आदेशों के पंजीकरण का जर्नल- यह एक जर्नल है जिसमें मुख्य गतिविधियों के आदेश दर्ज किए जाते हैं और संगठन के भीतर आदेशों की आवाजाही दर्ज की जाती है।

मुख्य गतिविधियों के लिए आदेश दर्ज करने के लिए जर्नल भरने के नियम

उनकी तैयारी और निष्पादन के चरण में आंतरिक दस्तावेजों (आदेशों) का पारित होना भेजे गए दस्तावेजों के पारित होने से मेल खाता है, और निष्पादन के चरण में - आने वाले दस्तावेजों से मेल खाता है।

ड्राफ्ट आदेशइच्छुक विभागों और अधिकारियों के साथ तैयारी और समन्वय के बाद, उन्हें वर्तमान कानून के साथ दस्तावेज़ की सामग्री के अनुपालन की जांच करने के लिए कानूनी विभाग में स्थानांतरित किया जाता है, और फिर सचिवालय सेवा में, जहां उनके निष्पादन की शुद्धता की निगरानी की जाती है।

पूर्ण आदेश जिम्मेदारियों के स्थापित वितरण के अनुसार संगठन के प्रमुख को हस्ताक्षर के लिए प्रस्तुत किए जाते हैं। अपनी मुख्य गतिविधियों के लिए संगठन के हस्ताक्षरित आदेश सचिवालय में आदेश रजिस्टर (परिशिष्ट देखें) में दर्ज किए जाते हैं।

पंजीकरण संख्या- किसी दस्तावेज़ को उसके पंजीकरण के दौरान सौंपा गया एक डिजिटल और/या अक्षर पदनाम। किसी दस्तावेज़ (आदेश) की पंजीकरण संख्या एक कैलेंडर वर्ष के भीतर एक क्रम संख्या होती है और जर्नल में कॉलम 1 में दर्ज की जाती है। प्रबंधकों द्वारा हस्ताक्षरित प्रशासनिक दस्तावेजों (आदेशों) की प्रतियां आवश्यक रूप से उन संरचनात्मक इकाइयों को भेजी जाती हैं जो इसके प्रभारी हैं विचाराधीन मुद्दे या सभी कर्मचारी संगठनों के ध्यान में लाए गए हैं।

दस्तावेज़ की तारीख (आदेश)वह संख्या है जब उस पर प्रबंधक या अधिकृत व्यक्ति द्वारा हस्ताक्षर किए गए थे। दिनांक कॉलम 2 में दर्ज किया गया है (परिशिष्ट देखें)।

आदेश की संक्षिप्त सामग्रीया इसका शीर्षक, जो आदेश के पाठ की शुरुआत में लिखा गया है, जर्नल में कॉलम 3 में दर्ज किया गया है (परिशिष्ट देखें)।

पूरा नाम कॉलम 4 में दर्ज किया गया है। और आदेश के निष्पादन के लिए जिम्मेदार व्यक्ति की स्थिति का संकेत दिया गया है।

जर्नल कॉलम 5 में टिप्पणीआप उस मामले के सूचकांक को इंगित कर सकते हैं जिसमें आदेश दायर किया गया है (मामलों के नामकरण के अनुसार)। मुख्य गतिविधियों पर आदेशों की मूल प्रति सचिव द्वारा रखी जाती है, और प्रतियां संरचनात्मक इकाई में फ़ाइल में दर्ज की जाती हैं जो विचाराधीन मुद्दों का प्रभारी है।

ऑर्डर रजिस्टर आपको संगठन में दस्तावेज़ प्रवाह को व्यवस्थित करने की अनुमति देता है, जिससे जीआईटी निरीक्षण पास करना आसान हो जाता है। जानें कि इसे कैसे डिज़ाइन किया जाए, नमूना पत्रिकाएँ डाउनलोड करें

इस लेख में पढ़ें:

ऑर्डर लॉग बनाए रखने के नियम

किसी भी संगठन की गतिविधियों में ऑर्डर सहित बड़ी संख्या में दस्तावेजों का निर्माण शामिल होता है, जिन्हें 5 या 75 वर्षों तक संग्रहीत किया जाना चाहिए। इस कारण से, दो ऑर्डर जर्नल होने चाहिए, जिन्हें इलेक्ट्रॉनिक रूप से भी बनाए रखा जा सके। दूसरे मामले में, डेटा बैकअप सुनिश्चित करना आवश्यक है ताकि विफलता के परिणामस्वरूप दस्तावेज़ खो न जाएं।

इससे कोई फर्क नहीं पड़ता कि संगठन में ऑर्डर कैसे पंजीकृत किए जाते हैं (इलेक्ट्रॉनिक रूप से या कागजी रूप में), पत्रिकाओं को पंजीकृत करने के लिए सामान्य नियमों का पालन करना आवश्यक है। भविष्य में, इससे जांच के दौरान अनावश्यक प्रश्नों से बचने और आवश्यक रिकॉर्ड या दस्तावेज़ शीघ्रता से ढूंढने में मदद मिलेगी।

ऑर्डर बुक: नमूना डिज़ाइन

• शीर्षक पृष्ठ दस्तावेज़ का पूरा नाम, साथ ही इसके निष्पादन की तारीख को दर्शाता है;
• नीचे कंपनी या संगठन की संरचनात्मक इकाई का नाम दर्शाया गया है;
• पत्रिका को उद्यम के प्रमुखों के व्यक्तिगत हस्ताक्षरों के साथ क्रमांकित किया जाता है, सिल दिया जाता है, सील कर दिया जाता है, और यदि उपयोग किया जाता है तो एक सील लगाई जाती है;
• जालसाजी से बचाने के लिए, पंजीकरण लॉग को सील कर दिया गया है।

जब एक वैकल्पिक लॉग बुक आपके काम को सरल बनाएगी और आपको जुर्माने से बचाएगी

पांच अनिवार्य लॉग बुक हैं, बाकी स्वैच्छिक हैं। लेकिन अगर आप "अतिरिक्त कागजी कार्रवाई" नहीं करना चाहते हैं, तो भी उन्हें छोड़ने में जल्दबाजी न करें - एचआर निर्देशिका पत्रिका में लेख पढ़ें। इसमें विशेषज्ञों ने पांच स्थितियों की जांच की जहां ऐसी पत्रिकाएं एक कार्मिक अधिकारी को अदालत में अपना मामला साबित करने में मदद करती हैं और खुद को बड़े जुर्माने से बचाती हैं।

ऑर्डर लॉग में कई कॉलम हैं:

• दूसरे कॉलम का उपयोग व्यक्तिगत डेटा (जिम्मेदार व्यक्ति की स्थिति, पूरा नाम) रिकॉर्ड करने के लिए किया जाता है;
• तीसरा क्रम संख्या के लिए है. अक्षर कोड का एक संकेत भी है: "एलएस" (कार्मिक), "ओडी" (मुख्य गतिविधि), "ओ" (अवकाश);
• ऑर्डर बुक के चौथे कॉलम में दस्तावेजों की तारीखें परिलक्षित होती हैं;
• पांचवें में, उस कर्मचारी का विवरण इंगित करें जिसके लिए आदेश जारी किया गया था, साथ ही उसकी स्थिति भी;
• छठे में एक सारांश है;
• सातवें में - जिम्मेदार व्यक्ति के हस्ताक्षर।

कार्मिक आदेशों को पंजीकृत करने के लिए जर्नल को एक अलग क्रम में भरा जा सकता है, क्योंकि यह पूरी तरह से उपयोग की गई पुस्तक के रूप पर निर्भर करता है।

दस्तावेज़ को स्वतंत्र रूप से विकसित किया जा सकता है, और संगठन को मानक टेम्पलेट का उपयोग करने का भी अधिकार है। मुख्य बात यह है कि इसमें अनिवार्य और सहायक कॉलम शामिल हैं।

कुछ मामलों में, दस्तावेज़ में कोई अलग "नोट्स" पंक्ति नहीं है। यदि प्रविष्टि गलत तरीके से की गई है, तो एक नोट बनाया जाता है, जैसा कि श्रमिकों की कार्यपुस्तिकाओं में होता है। उदाहरण के लिए: "रिकॉर्ड नंबर अमान्य है।" इस मामले में, नीचे सही प्रविष्टि इंगित करें और उस पर हस्ताक्षर करें। यदि संगठन मुहरों का उपयोग करता है, तो सुधार उनके द्वारा प्रमाणित किए जाते हैं।

कार्मिकों के लिए आदेश रिकार्ड करने का जर्नल स्पष्ट रूप से और बिना मिटाए भरा जाना चाहिए। प्रविष्टियों को काटना, अक्षरों को काटना या सुधारात्मक साधनों का उपयोग करके जानकारी को हटाने का प्रयास करना सख्त मना है। बिना क्रमांकित पृष्ठों का होना अस्वीकार्य है। कार्मिकों के लिए आदेशों की पुस्तक केवल निरंतर पाठ से भरी होती है।

ऑर्डर लॉग कैसे बनाएं

संगठन, और विशेष रूप से वाणिज्यिक फर्म, किसी भी ऑर्डर जर्नल फॉर्म का उपयोग कर सकते हैं, लेकिन पुस्तक को बनाए रखने की प्रक्रिया अलग-अलग स्थानीय नियमों में निहित होनी चाहिए। यह सीधे कंपनी के महानिदेशक या अन्य अधिकृत व्यक्ति द्वारा निर्धारित किया जाता है।

अधिनियम में शामिल होना चाहिए:

• पूरा नाम। , दस्तावेज़ को तैयार करने और संग्रहीत करने के लिए जिम्मेदार कर्मचारियों की स्थिति;
• जिन कर्मचारियों को जर्नल बनाए रखने की जिम्मेदारी हस्तांतरित की जाती है यदि इसके लिए जिम्मेदार मुख्य व्यक्ति अस्थायी रूप से अनुपस्थित हैं;
• ऑर्डर बुक के लिए स्थापित भंडारण अवधि;
• पूरी तरह से पूर्ण दस्तावेजों के लिए भंडारण स्थान।

आमतौर पर, यदि संगठन छोटा है तो ऑर्डर रजिस्टर बनाए रखने की जिम्मेदारी सचिव की होती है। बड़ी कंपनियों में, यह जिम्मेदारी किसी व्यक्तिगत कर्मचारी को सौंपी जा सकती है। इस मामले में, दस्तावेज़ की सुरक्षा की जिम्मेदारी स्थानीय अधिनियम, रोजगार अनुबंध या नौकरी विवरण में परिलक्षित होनी चाहिए, क्योंकि पुस्तक को नुकसान या उसका नुकसान संभव है। कुछ कंपनियाँ एक साथ कई पत्रिकाएँ बनाए रखती हैं - नियमित और इलेक्ट्रॉनिक रूप में।

इस तथ्य के बावजूद कि कार्मिक आदेशों की पुस्तक एक वैकल्पिक दस्तावेज़ है, विशेषज्ञ प्रत्येक संगठन के लिए एक रखने की सलाह देते हैं। यह इस तथ्य के कारण है कि निरीक्षण के दौरान कंपनी के पास दस्तावेजों का आवश्यक पैकेज तैयार करने के लिए केवल तीन दिन हैं, जिनकी जांच श्रम निरीक्षणालय या कर कार्यालय द्वारा की जाएगी। इस मामले में, ऑर्डर लॉग आपको आवश्यक कागजात शीघ्रता से ढूंढने की अनुमति देगा। इसके अलावा, यह कई कंपनी विशेषज्ञों के काम को आसान बनाता है, क्योंकि यह आपको दस्तावेज़ प्रवाह को व्यवस्थित करने की अनुमति देता है।

यदि कोई संगठन स्वतंत्र रूप से ऑर्डर लॉग विकसित नहीं करना चाहता है, तो एक नमूना दस्तावेज़ किसी विशेष स्टोर से डाउनलोड या खरीदा जा सकता है। पहले मामले में, पुस्तक को न केवल मुद्रित किया जाना चाहिए, बल्कि क्रमांकित और सील भी किया जाना चाहिए, और फिर आप इसे डिजाइन करना और बनाए रखना शुरू कर सकते हैं। उसी समय, मानव संसाधन आदेशों का एक लॉग बनाए रखने के लिए जिम्मेदार विशेषज्ञ, जिसका नमूना विधायी स्तर पर स्थापित नहीं है, दस्तावेज़ को भरने के लिए सामान्य नियमों का पालन करने के लिए बाध्य है।

संलग्न फाइल

• कार्मिक.doc के लिए आदेशों के रजिस्टर के लिए टेम्पलेट
• पार्टियों के समझौते से किसी कर्मचारी के साथ रोजगार अनुबंध समाप्त करने के आदेश को पंजीकृत करने का एक उदाहरण।doc
• किसी कर्मचारी को किसी अन्य स्थायी नौकरी में स्थानांतरित करने के लिए नियोक्ता के आदेश के पंजीकरण का एक उदाहरण, उसके लिखित अनुरोध पर अनिवार्य चिकित्सा परीक्षा के लिए रेफरल की आवश्यकता होती है।doc
• किसी कर्मचारी को किसी अन्य स्थायी नौकरी में स्थानांतरित करने के आदेश को पंजीकृत करने का एक उदाहरण, जिसके लिए उसके लिखित अनुरोध पर अनिवार्य चिकित्सा परीक्षा के लिए रेफरल की आवश्यकता नहीं होती है।doc
• किसी कर्मचारी को किसी अन्य स्थायी नौकरी में स्थानांतरित करने के आदेश को पंजीकृत करने का एक उदाहरण, जिसके लिए उसके मौखिक अनुरोध पर अनिवार्य प्रारंभिक चिकित्सा परीक्षा के लिए रेफरल की आवश्यकता होती है।doc
• किसी कर्मचारी को किसी अन्य स्थायी नौकरी में स्थानांतरित करने के आदेश को पंजीकृत करने का एक उदाहरण, जिसके लिए उसके मौखिक अनुरोध पर अनिवार्य चिकित्सा परीक्षा के लिए रेफरल की आवश्यकता नहीं होती है।doc
• किसी कर्मचारी के किसी अन्य नौकरी में अस्थायी स्थानांतरण के लिए उसके लिखित अनुरोध पर एक अनिवार्य चिकित्सा परीक्षा के लिए रेफरल की आवश्यकता के आदेश को पंजीकृत करने का एक उदाहरण।doc
• किसी कर्मचारी के किसी अन्य नौकरी में अस्थायी स्थानांतरण के लिए आदेश दर्ज करने का एक उदाहरण, जिसके लिए उसके लिखित अनुरोध पर अनिवार्य चिकित्सा परीक्षा के लिए रेफरल की आवश्यकता नहीं होती है।doc
• किसी कर्मचारी के किसी अन्य नौकरी में अस्थायी स्थानांतरण के लिए आदेश दर्ज करने का एक उदाहरण, उसके मौखिक अनुरोध पर अनिवार्य प्रारंभिक चिकित्सा परीक्षा के लिए रेफरल की आवश्यकता होती है।doc
• किसी कर्मचारी के किसी अन्य नौकरी में अस्थायी स्थानांतरण के लिए आदेश दर्ज करने का एक उदाहरण, जिसके लिए उसके मौखिक अनुरोध पर अनिवार्य चिकित्सा परीक्षा के लिए रेफरल की आवश्यकता नहीं होती है।doc
• किसी कर्मचारी को अमूर्त रूप में पुरस्कृत करने के आदेश को पंजीकृत करने का एक उदाहरण।doc
• यदि पारिश्रमिक प्रणाली.डॉक द्वारा बोनस प्रदान नहीं किया जाता है तो किसी कर्मचारी को नकद में पुरस्कृत करने के आदेश को पंजीकृत करने का एक उदाहरण
• किसी कर्मचारी के लिए गैर-मौद्रिक फॉर्म.doc में सामग्री प्रोत्साहन के आदेश को पंजीकृत करने का एक उदाहरण
• यदि पारिश्रमिक प्रणाली द्वारा बोनस प्रदान नहीं किया जाता है तो किसी कर्मचारी को गैर-भौतिक और मौद्रिक रूपों में पुरस्कृत करने के आदेश को पंजीकृत करने का एक उदाहरण।doc
• किसी कर्मचारी को अमूर्त और मूर्त गैर-मौद्रिक रूपों में पुरस्कृत करने के आदेश को पंजीकृत करने का एक उदाहरण।doc
• काम जारी रखने की असंभवता के कारण बर्खास्तगी के लिए वैधानिक नोटिस अवधि की समाप्ति से पहले किसी संगठन के प्रमुख (बर्खास्तगी) के साथ एक रोजगार अनुबंध की शीघ्र समाप्ति के लिए आदेश दर्ज करने का एक उदाहरण।doc
• एक निश्चित अवधि के रोजगार अनुबंध (रूसी संघ के श्रम संहिता के खंड 3, भाग 1, अनुच्छेद 77) (विकल्प 1) के एक कर्मचारी की पहल पर शीघ्र समाप्ति के लिए आदेश दर्ज करने का एक उदाहरण।doc
• किसी संगठन के प्रमुख (बर्खास्तगी) के साथ एक रोजगार अनुबंध की शीघ्र समाप्ति के लिए आदेश दर्ज करने का एक उदाहरण।doc
• कर्मियों की नियुक्ति हेतु आदेशों का जर्नल.docx
• कार्मिक पत्रिका.docx

रिकॉर्ड रखना किसी भी संगठन की दैनिक गतिविधियों का एक नियमित लेकिन आवश्यक हिस्सा है।

ऐसी ही एक प्रकार की गतिविधि ऑर्डरों का पंजीकरण है, आइए इसे अधिक विस्तार से देखें।

ऑर्डर के प्रकार

सामान्य तौर पर, एक आदेश प्रबंधन का एक कार्य है जिसकी कानूनी और बाध्यकारी प्रकृति होती है, जिसका विस्तार उस कानूनी इकाई के कर्मचारियों तक होता है जिसके प्रमुख द्वारा इसे जारी किया गया था।

सामग्री के संदर्भ में, आदेशों को मानक (सामान्य प्रकृति के, उदाहरण के लिए, कार्य अनुसूची को विनियमित करने वाले नौकरी विवरण आदि) में विभाजित किया गया है, साथ ही व्यक्तिगत (व्यक्तिगत प्रकृति के, उदाहरण के लिए, किसी विशिष्ट व्यक्ति के लिए कार्य निर्धारित करना, व्यक्तियों की गतिविधि के कुछ क्षेत्रों के लिए जिम्मेदार लोगों को नियुक्त करना इत्यादि।)

ऑर्डर के कई सामान्य प्रकार हैं:

• कर्मियों के लिए आदेश.
• मुख्य गतिविधियों से संबंधित आदेश
• प्रशासनिक एवं आर्थिक गतिविधियों के संचालन पर आदेश।

बदले में, उन्हें शेल्फ जीवन की लंबाई के अनुसार विभाजित किया जाता है। इस प्रकार, कर्मियों के लिए रोजगार, बर्खास्तगी आदि के आदेश। 75 वर्षों तक संग्रहीत हैं, जबकि छुट्टी देने, जुर्माना लगाने आदि के आदेश हैं। 5 वर्षों तक संग्रहीत किया जाता है।

प्रशासनिक और आर्थिक गतिविधियों को विनियमित करने वाले आदेश उतने ही समय के लिए रखे जाते हैं। मुख्य गतिविधि के क्षेत्र में ऑर्डर तब तक संग्रहीत किए जाते हैं जब तक कि उन्हें रद्दीकरण या नए द्वारा प्रतिस्थापित नहीं किया जाता है।

हालाँकि, किसी आदेश को कानूनी बल देने के लिए पहले उसे पंजीकृत करना होगा। हस्ताक्षरित आदेशों को पंजीकरण, प्रतिलिपि और वितरण के लिए संगठन के कार्यालय में स्थानांतरित कर दिया जाता है, साथ ही उन अनुप्रयोगों के साथ जिनके पाठ में संदर्भ होते हैं, साथ ही एक मेलिंग सूची भी होती है।

किसी ऑर्डर का पंजीकरण एक स्थापित प्रक्रिया के अनुसार बनाए गए लेखांकन डेटा का एक रिकॉर्ड है, जो इसके निर्माण, प्रेषण या प्राप्ति के क्षण को रिकॉर्ड करता है। यह क्रिया जर्नल में की जाती है.

ऑर्डर लॉग बनाए रखने के नियम

फिलहाल, पत्रिकाओं का कोई स्पष्ट रूप से विनियमित रूप नहीं है, लेकिन उन्हें कुछ आवश्यकताओं को पूरा करना होगा। पत्रिका को पृष्ठ दर पृष्ठ क्रमांकित किया जाना चाहिए, इस उद्देश्य के लिए प्रदान किए गए जिम्मेदार व्यक्ति की मुहर और हस्ताक्षर के साथ सिला और सील किया जाना चाहिए।

विभिन्न आदेशों के लिए, अलग-अलग जर्नल बनाए जाने चाहिए जिनमें उन्हें भंडारण के प्रकार और अवधि के आधार पर दर्ज किया जाएगा।

जर्नल के पहले पन्ने पर संगठन का नाम, जर्नल और रखरखाव की शुरुआत और समाप्ति तिथि दर्ज होती है।

ऑर्डर पंजीकरण जर्नल की सामग्री मुख्य रूप से संगठन के आंतरिक निर्देशों द्वारा विनियमित होती है और ऑर्डर संख्या, इसके अपनाने की तारीख, ऑर्डर का प्रकार, इसकी संक्षिप्त सामग्री, साथ ही इसके जारी होने का कारण दर्शाती है।

रिपोर्टों को पूरा करने और पूरा करने की समयबद्धता और शुद्धता की निगरानी के लिए लॉग की जांच अधिकृत व्यक्तियों द्वारा स्थापित अंतराल पर की जाती है।

लॉग को उनके रखरखाव के लिए नियुक्त व्यक्ति द्वारा रखा जाता है।

नीचे एक मानक फॉर्म और एक नमूना ऑर्डर लॉग है, जिसका एक संस्करण मुफ्त में डाउनलोड किया जा सकता है।

मुख्य गतिविधियों के लिए ऑर्डर दर्ज करने का जर्नल किसी भी संगठन में एक महत्वपूर्ण पंजीकरण दस्तावेज है। संपूर्ण संगठन की गतिविधियों से संबंधित सभी आदेश इसमें दर्ज किए जाते हैं। कर्मियों के लिए आदेशों के जर्नल के विपरीत, रजिस्टर में दर्ज दस्तावेज गैर-वैयक्तिकृत है।

फ़ाइलें

जिम्मेदारियों

प्रत्येक कंपनी जो अपनी मुख्य गतिविधियों के लिए ऑर्डर जारी करती है (और उनके बिना काम करने का कोई रास्ता नहीं है) उसे अपनी मुख्य गतिविधियों के लिए ऑर्डर का एक लॉग रखना आवश्यक है। यह अभिलेखीय दस्तावेजों की सूची की शुरुआत में (अनुच्छेद 258 के भाग ए में) कहा गया था, जिसे 25 अगस्त 2010 के संस्कृति मंत्रालय संख्या 558 के आदेश द्वारा अपनाया गया था।

हालाँकि, यह केवल एक अप्रत्यक्ष संकेत है। इस संबंध में कोई सीधा आदेश या निर्देश नहीं है. लेकिन नियामक अधिकारियों द्वारा निरीक्षण के दौरान इस प्रकार के लॉग प्रस्तुत करना बेहतर होता है। इसके अलावा, इसकी उपस्थिति:

• आपको किसी विशेष आदेश के अस्तित्व को साबित करने की अनुमति देता है। यह सुविधा मुकदमेबाजी की स्थिति में जीवन को बहुत सरल बनाती है। किसी रिकॉर्ड के अस्तित्व का तथ्य ही दस्तावेज़ के अस्तित्व को इंगित करता है।
• आपको अपनी मुख्य गतिविधियों के लिए आदेशों के माध्यम से नेविगेट करने, आपको जो चाहिए उसे तुरंत ढूंढने और संदर्भित करने की अनुमति देता है।
• समग्र रूप से संगठन के दस्तावेज़ प्रवाह को महत्वपूर्ण रूप से सरल बनाता है और आपको आदेशों को वर्गीकृत करने की अनुमति देता है।

कार्यात्मक

मुख्य गतिविधियों से संबंधित आदेश:

• किसी प्रबंधक की उसके पद पर नियुक्ति की पुष्टि करने वाले दस्तावेज़।
• शाखा के निर्माण, संगठन के विभाजन पर कागजात।
• के संबंध में दस्तावेज.
• श्रम नियमों पर दस्तावेज़.
• व्यापार रहस्य आदि के अनुपालन पर दस्तावेज़।

यह ध्यान देने योग्य है कि प्रबंधक और उसके प्रतिनिधियों की नियुक्तियाँ मुख्य गतिविधियों के आदेशों से संबंधित हैं, जबकि अन्य कर्मचारियों की नियुक्ति के आदेश कर्मियों के आदेशों से संबंधित हैं।

यहां कोई भेदभाव नहीं है. यह सिर्फ इतना है कि प्रबंधकों के पास, अपने स्वभाव से, आमतौर पर बहुत व्यापक शक्तियां होती हैं। कानूनी सूक्ष्मता यह है कि उनकी नियुक्ति या बर्खास्तगी अंततः पूरे संगठन को प्रभावित करती है। इसलिए, कंपनी के प्रबंधन की नियुक्ति के आदेश मुख्य गतिविधियों के ऑर्डर के जर्नल में दर्ज किए जाते हैं।

इसके अलावा, अन्य आदेश जो पारित होते हैं:

• कंपनी की आर्थिक गतिविधियाँ।
• एक रिपोर्टिंग प्रक्रिया स्थापित करना. कर और अन्य प्रकार दोनों।
• योजना बनाना, किसी विशिष्ट क्षेत्र में संगठन के व्यवहार के लिए रणनीति का सामान्य विकास आदि।

अभ्यास से पता चला है कि मुख्य गतिविधियों के लिए ऑर्डर दर्ज करने के लिए जर्नल में स्थायी भंडारण अवधि के साथ सभी ऑर्डर रिकॉर्ड करना बहुत सुविधाजनक है, अगर यह रिकॉर्ड किए गए दस्तावेज़ के सामान्य फोकस का खंडन नहीं करता है।

तत्वों

पत्रिका में एक कवर और उसके साथ पन्ने जुड़े होने चाहिए। कवर में आमतौर पर शामिल होते हैं:

• दस्तावेज़ का शीर्षक.
• उस संगठन का नाम जिसके कर्मचारी इसे संचालित करते हैं।
• यदि हां, तो संरचनात्मक इकाई का नाम.
• नामकरण एवं आयतन संख्या के अनुसार प्रकरण क्रमांक.
• प्रबंधक का वीज़ा, पूर्ण शीटों की संख्या (यह जानकारी पूर्ण होने पर दिखाई देनी चाहिए)।
• आरंभ तिथि और समाप्ति तिथि. पहला कॉलम आवश्यक है. दूसरे में, अंतिम आदेश पंजीकृत होने के बाद ही जानकारी दर्ज की जाती है।

कवर को नियमित A4 प्रारूप पर मुद्रित किया जा सकता है, लेकिन मोटे कागज पर प्रिंट करना और इसे सिलना अधिक सुविधाजनक है। इस तरह जर्नल शीट सुरक्षित रूप से चिपक जाएंगी और भरना आसान हो जाएगा।

उपपृष्ठों में दो तालिकाएँ हैं।

1. पहली तालिका लॉग को बनाए रखने के लिए जिम्मेदार लोगों का वर्णन करती है।
2. दूसरा मुख्य गतिविधियों के लिए आदेशों की विस्तृत सूची के लिए बनाया गया था।

दोनों फ़ील्ड भरे जाने चाहिए. इसमे शामिल है:

• पंजीकृत दस्तावेजों की क्रम संख्या.
• प्रकाशन तिथियाँ. यहां कालक्रम का पालन करना जरूरी है.
• मुख्य गतिविधियों के लिए आदेशों की संख्या.
• नाम। उन्हें दोहराया जा सकता है. मुख्य बात यह है कि संख्याएँ और तारीखें अलग-अलग हैं।
• पंजीकृत दस्तावेज़ की संक्षिप्त सामग्री. एक या दो वाक्य ही काफी हैं.
• आदेश में प्रदर्शित होने वाले व्यक्तियों (जिन पर पंजीकृत कागज लागू होता है) का पूरा नाम और कार्मिक संख्या (यदि कोई हो)।

कहीं भी कोई एकीकृत जर्नल फॉर्म नहीं है, इसलिए प्रत्येक संगठन को अपना स्वयं का फॉर्म और नमूना बनाने का अधिकार है। कुछ के पास उन्हें भरने के लिए जिम्मेदार लोगों के लिए एक पेज भी नहीं है। दूसरों के लिए, डिलीवरी के लिए जिम्मेदार लोगों के हस्ताक्षर कॉलम मुख्य तालिका में जोड़े गए हैं। यह सुविधा की बात है.

महत्वपूर्ण: आपको आदेशों के बारे में जानकारी देनी होगी और उनकी शीट को कालानुक्रमिक क्रम में फ़ाइल में डालना होगा। अनुरोधित दस्तावेज़ को शीघ्रता से ढूंढने का यही एकमात्र तरीका है। क्रमांकन का उपयोग इसी उद्देश्य के लिए किया जाता है।

क्या इलेक्ट्रॉनिक जर्नल रखना संभव है?

इस पत्रिका को इलेक्ट्रॉनिक रूप से रखा जा सकता है। हालाँकि, यहाँ बारीकियाँ हैं:

• यदि कागज के कागज और इलेक्ट्रॉनिक संस्करण हैं और उनमें विसंगतियां हैं, तो मुद्रित संस्करण को प्राथमिकता दी जाती है। ये किए गए निरीक्षणों के अनकहे नियम हैं।
• इलेक्ट्रॉनिक संस्करण हमेशा उपयोग के लिए उपलब्ध नहीं हो सकता है। यह अपडेट, कंप्यूटर वायरस और फ़्रीज़ के कारण है। प्रौद्योगिकी के ये सभी नुकसान सबसे अनुचित समय पर सामने आते हैं। इसलिए आपके पास बीमा उद्देश्यों के लिए एक कागजी संस्करण होना चाहिए। ऐसे मामले होते हैं, जब किसी विशेष प्रोग्राम को अपडेट करते समय, पहले दर्ज की गई जानकारी पूरी तरह से खो जाती है।

बेशक, त्रुटियों, ब्लॉट्स या टाइपो के मामले में, मुख्य गतिविधि के आदेशों की पत्रिका को दोबारा मुद्रित करना होगा और हस्ताक्षर के साथ फिर से प्रमाणित करना होगा।

यदि जर्नल बंद करने के बाद (वर्ष के अंत में) मुद्रित रूप में खाली पंक्तियाँ हैं, तो उन्हें काट देना चाहिए। अंत में, पूर्ण शीटों की संख्या हाथ से लिखी जाती है।

शेल्फ जीवन

इस प्रकार के दस्तावेज़ीकरण की एक स्थायी शेल्फ लाइफ होती है। संगठन को हमेशा अपनी मुख्य गतिविधियों के लिए आदेशों का एक लॉग रखना और बनाए रखना चाहिए, अन्यथा उसे कोई भी कार्य करने का अधिकार नहीं है।

कुछ मामलों में, ऐसी पत्रिकाओं को संदर्भ सामग्री के रूप में उपयोग के लिए राज्य अभिलेखागार में स्थानांतरित कर दिया जाता है।