व्याख्यात्मक नोट - भरने का नमूना और नियम। दस्तावेज़ भंडारण अवधि

यदि संगठन के प्रत्येक कर्मचारी को आधिकारिक या ज्ञापन लिखने की आवश्यकता नहीं है, तो देर-सबेर लगभग किसी भी कर्मचारी को एक नमूना व्याख्यात्मक नोट की आवश्यकता हो सकती है। इनमें से प्रत्येक प्रकार आधिकारिक दस्तावेजसूचना और संदर्भ प्रकृति का अपना विशिष्ट उद्देश्य है। आइए विचार करें कि किसी विशेष मामले के लिए किस प्रकार के नोट सबसे उपयुक्त हैं।

सूचनात्मक या संदर्भ उद्देश्यों के लिए दस्तावेज़ का प्रकार, जिसे संबोधित किया गया है अधिकृत व्यक्तिउदाहरण के लिए, किसी विभाग के प्रमुख या किसी उद्यम के प्रमुख को रिपोर्ट कहा जाता है। कानून इसे स्पष्ट परिभाषा नहीं देता है; इसका उद्देश्य प्रबंधक को निर्णय लेने के लिए प्रोत्साहित करने के लिए निष्कर्ष और प्रस्ताव प्रस्तुत करना है।

इसे या तो कर्मचारी की पहल पर या मौखिक के अनुसार तैयार किया जा सकता है मुखिया के आदेश से. अक्सर, इसकी मदद से, वे उत्पादन में तकनीकी उपकरणों में सुधार से संबंधित प्रस्ताव रखते हैं, किसी भी प्रबंधन निर्णय से असहमति व्यक्त करते हैं और सहकर्मियों के साथ संघर्ष के मामले में अपनी स्थिति बताते हैं।

व्याख्यात्मक नोट नमूना

इस दस्तावेज़ के मुख्य पाठ का उद्देश्य आपकी स्थिति तैयार करना और मुद्दे के गुण-दोष पर आपके तर्क स्पष्ट रूप से प्रस्तुत करना है।

अंतर करना निम्नलिखित प्रकाररिपोर्ट:

• रिपोर्टिंग. इनमें किसी कार्य या चरण के पूरा होने, आदेशों के निष्पादन आदि के बारे में सूचित करना शामिल है;
• सूचनात्मक. कार्य के परिणाम, विवरण, प्रगति और निष्पादन के तरीकों को प्रस्तुत करने के लिए संकलित। नियमित हैं;
• पहल। पहल, प्रस्ताव, सिफारिशें आदि शामिल हैं।

दस्तावेज़ का प्राप्तकर्ता कौन है, इसके आधार पर रिपोर्टें बाहरी या आंतरिक हो सकती हैं।

बाहरी लोगों को उच्च-स्तरीय उद्यम या संगठन के प्रमुख को संबोधित किया जाता है। इस दस्तावेज़ को बनाने के लिए उपयोग करें सामान्य रूपउद्यम. उदाहरण के अनुसार, ज्ञापन में निम्नलिखित तत्व शामिल होने चाहिए:

• संस्था, उद्यम के नाम;
• खजूर;
• अनुक्रमणिका;
• पंजीकरण पते;
• पता प्राप्तकर्ता डेटा;
• रिपोर्ट के विषय का शीर्षक;
• कहा गया पाठ;
• प्रबंधक के हस्ताक्षर;
• कलाकार का पूरा नाम, संपर्क फ़ोन नंबर दर्शाते हुए।

संगठन के प्रमुख को संबोधित आंतरिक ज्ञापन तैयार किए जाते हैं; उनके निष्पादन के लिए साधारण शीट का उपयोग किया जाता है। ऐसे दस्तावेज़ में निम्नलिखित तत्व होते हैं:

• विभाग पदनाम;
• दस्तावेज़ का नाम;
• दिनांक और पंजीकरण संख्या;
• विषय के लिए शीर्षक;
• मूलपाठ;
• प्राप्तकर्ता का पूरा नाम;
• हस्ताक्षर, उपनाम और आद्याक्षर, साथ ही संकलक की स्थिति।

एक प्रकार का आंतरिक दस्तावेज़ आधिकारिक कर्तव्यों को पूरा करने में विफलता का एक ज्ञापन है। इसका उद्देश्य गैर-अनुपालन के बारे में सूचित करना है या अनुचित निष्पादनकर्मचारी को उसके तत्काल कर्तव्यों से मुक्त कर दिया जाएगा, और इस कर्मचारी पर अनुशासनात्मक प्रतिबंध लगाने का प्रस्ताव भी शामिल है।

सेवा ज्ञापन - उदाहरण और लॉग बुक लिखना

मेमो के प्रकारों में से एक आधिकारिक है। वह एक दस्तावेज है सूचनात्मक प्रकृतिऔर इसका उपयोग विभिन्न क्षैतिज (अर्थात् एक-दूसरे के अधीन नहीं) वस्तुओं की परस्पर क्रिया के लिए किया जाता है प्रबंधन संरचनाताकि उनकी क्षमता से संबंधित मुद्दों को हल किया जा सके। मेमो कैसे लिखें?

में अखिल रूसी वर्गीकरणकर्ता प्रबंधन दस्तावेज़ीकरण(ओकेयूडी) इस प्रकार के दस्तावेज उपलब्ध नहीं कराता है। साथ ही इनका उपयोग किया जाता है विभिन्न प्रयोजनों के लिएऔद्योगिक उद्देश्य:

• जानकारी का अनुरोध करना;
• निर्देश जारी करते समय;
• एक संलग्न दस्तावेज़ के रूप में;
• एक सूचना पत्र के रूप में.

इस प्रकार के दस्तावेज़ के पाठ में इसके निष्पादन का कारण क्या था, इसके बारे में डेटा होता है, अर्थात। अनुरोध, आवेदन, प्रस्ताव, आदि। इसमें आयोजित बैठकों, कर्मचारियों के कार्मिक आंदोलनों, संगठन और उसके प्रभागों के काम में किसी भी बदलाव आदि के बारे में जानकारी हो सकती है। दस्तावेज़ में सुरक्षा सेवा के लिए सप्ताहांत पर काम करने वाले कर्मचारियों के बारे में जानकारी भी हो सकती है ताकि उन्हें कंपनी परिसर में प्रवेश की अनुमति मिल सके।

के लिए श्रम सफलताएँकर्मचारियों को कोई मूल्यवान उपहार या उपाधि, प्रमाणपत्र प्राप्त हो सकता है। ऐसा करने के लिए, बोनस के लिए एक ज्ञापन तैयार किया जाता है, जिसे विभाग, ट्रेड यूनियन या टीम के प्रमुख द्वारा तैयार किया जाता है।

आधिकारिक नोट तैयार करने के लिए कानून में कोई सख्त आवश्यकताएं नहीं हैं। हालाँकि, मेमो भरने का एक नमूना एक रिपोर्ट के समान होता है, इसे उद्यम की बारीकियों को ध्यान में रखते हुए सीधे संगठन में विकसित और संकलित किया जा सकता है।

दस्तावेज़ीकरण को नियंत्रित करने के लिए एक विशेष जर्नल बनाया जाना चाहिए। सेवा नोट्स के नमूना लॉग के अनुसार, इसमें इसके बारे में जानकारी हो सकती है पंजीकरण संख्यादस्तावेज़, उनकी तिथि, नाम या सारांश, दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करने वाले अधिकारी के बारे में जानकारी, आदि।

जर्नल पंजीकरण के अलावा, दस्तावेज़ीकरण की कार्ड या स्वचालित रिकॉर्डिंग भी प्रदान की जाती है।

व्याख्यात्मक नोट प्रपत्र

किसी भी घटना और तथ्य की परिस्थितियों को समझाने के लिए, एक प्रकार का दस्तावेज़ प्रदान किया जाता है, जैसे उद्यम के किसी कर्मचारी द्वारा वरिष्ठ को संबोधित एक व्याख्यात्मक नोट। अधिकारी.

इसका अभिप्राय नियमित रूप से एक प्रति में हाथ से लिखा जाना है पेपर शीटउस व्यक्ति के नाम पर जिसने इसका अनुरोध किया था। कुछ संगठन कंप्यूटर पर व्याख्यात्मक नोट तैयार करने की सुविधा प्रदान करते हैं। पर व्याख्यात्मक नोट का प्रपत्र विधायी स्तरहालाँकि, निश्चित नहीं है, कुछ संस्थानों में हैं मानक प्रपत्रइसका डिज़ाइन. उसी समय, एक व्याख्यात्मक नोट जो फॉर्म के अनुसार तैयार नहीं किया गया है वह मान्य है।

रूसी संघ के श्रम संहिता (अनुच्छेद 193) के अनुसार, किसी कर्मचारी के लिए आवेदन करने से पहले आनुशासिक क्रिया, उससे एक व्याख्यात्मक नोट का अनुरोध किया जाना चाहिए, जहां कर्मचारी उठाए गए कदमों की परिस्थितियों और कारणों की रिपोर्ट कर सके।

व्याख्यात्मक नोट या तो किसी कर्मचारी द्वारा या समग्र रूप से संरचनात्मक इकाई द्वारा तैयार किए जा सकते हैं।

प्रत्येक कामकाजी व्यक्ति, विशेषकर सरकारी कर्मचारियों को कभी-कभी मेमो लिखना पड़ता है। इसे अक्सर एक निंदा के रूप में माना जाता है, इसलिए इसका मसौदा तैयार करते समय अपने आप को विशिष्टताओं से लैस करना महत्वपूर्ण है।

किसी दस्तावेज़ को सक्षम रूप से कैसे तैयार किया जाए, मेमो को किन मानदंडों के अनुसार व्यवस्थित किया जाता है, और वे किन मामलों में उपयुक्त हैं?

स्वरूप एवं वर्गीकरण

मेमो प्रबंधन को संबोधित एक दस्तावेज़ है, जिसमें समस्या का सार, निष्कर्ष और प्रस्ताव शामिल होते हैं। यह उच्च अधिकारियों को किसी न किसी विषय पर निर्णय लेने के लिए प्रोत्साहन देने के इरादे से लिखा गया है समस्याग्रस्त स्थितिएक कर्मचारी से उत्पन्न.

प्राप्तकर्ता के आधार पर, वे आंतरिक और बाह्य होते हैं।

आंतरिक - विभाग के प्रमुख या विभाग के प्रमुख को संबोधित, कागज की एक नियमित शीट पर लिखा गया।

एक दस्तावेज़ जो संगठन के बाहर जाता है, भेजा जाता है सर्वोच्च प्राधिकारी(प्रशासन, मंत्रालय) को बाहरी माना जाता है, इसे एक विशेष प्रपत्र पर तैयार किया जाता है।

मेमो को सही तरीके से कैसे प्रारूपित करें और लिखें

निम्नलिखित टेम्पलेट का उपयोग करके एक दस्तावेज़ बनाएं:

• शीर्ष (बाएं कोने) पर उस विभाग को इंगित करें जहां से नोट आया है;
• शीर्ष (दाएं कोने) पर प्राप्तकर्ता की स्थिति, उपनाम और प्रारंभिक अक्षर अवश्य दर्शाए जाने चाहिए;
• नीचे बीच में दस्तावेज़ का शीर्षक है;
• इसके नीचे उन्होंने तारीख और संख्या डाल दी;
• शीर्षक "के बारे में...", "के बारे में..." या "संबंधित..." शब्दों से शुरू होना चाहिए;
• दस्तावेज़ का पाठ (मुख्य भाग), जिसमें परिचय, विश्लेषण और निष्कर्ष शामिल हैं। पहले भाग में उन घटनाओं का विवरण है जिन्होंने नोट लिखने के लिए प्रेरित किया। दूसरा स्थिति का विश्लेषण है. तीसरे में दस्तावेज़ के लेखक के निष्कर्ष और सिफारिशें शामिल हैं;
• एक पंक्ति में लेखक की स्थिति, हस्ताक्षर, उपनाम, प्रारंभिक अक्षर।

एक कर्मचारी के लिए नमूना रिपोर्ट

अक्सर, प्रबंधक को संबोधित एक दस्तावेज़ विभाग के प्रमुख द्वारा लिखा जाता है, लेकिन ऐसे मामले भी होते हैं जब सामान्य कर्मचारियों के बीच आपातकालीन स्थिति उत्पन्न हो जाती है जिसके लिए उच्च प्रबंधन के हस्तक्षेप की आवश्यकता होती है - कार्यस्थल में नाराजगी, अनुचित व्यवहार.

यहां ऐसे दस्तावेज़ का एक उदाहरण दिया गया है.

प्रतिवेदन
क्रमांक 41-07/215 03/02/2016

कार्यस्थल पर अपमानित होने के बारे में

मैं आपका ध्यान इस ओर दिलाना चाहूंगा कि 2 मार्च 2016 को ड्राइवर डोब्रोडोमोव पेट्र अलेक्सेविच प्रदर्शन कर रहे थे नौकरी की जिम्मेदारियां, मुझे अपमानित किया और मेरे साथ अभद्र भाषा का प्रयोग किया।

कृपया पी.ए. डोब्रोडोमोव पर आवेदन करें। आनुशासिक क्रिया।

ट्रुएन्सी के बारे में इस दस्तावेज़ को कैसे लिखें: नमूना डिज़ाइन

प्रतिवेदन
№ 43-13/228 11.05.2016

काम से अनुपस्थिति के बारे में

मैं आपके ध्यान में लाना चाहूंगा कि कल, 10 मई 2016, खरीद विशेषज्ञ रोमन मिखाइलोविच इवान्युशचेंको उपस्थित नहीं हुए कार्यस्थल. अनुपस्थिति पूरे दिन बनी रही।

न आने के कारणों की पुष्टि न तो दस्तावेजों से, न टेलीफोन से, न ही ई-मेल से की गई।

मैं इवान्युशचेंको आर.एम. को शामिल करने का प्रस्ताव करता हूं। को अनुशासनात्मक दायित्वअनुपस्थिति के लिए.

)? प्रतिनिधियों को समय-समय पर इस प्रश्न का सामना करना पड़ता है। विभिन्न क्षेत्रगतिविधियाँ। नोट किसी उद्यम के कर्मचारियों और उसके प्रबंधन के बीच बातचीत के सबसे आम और लोकप्रिय तरीकों में से एक है। हम नीचे एक नमूना मेमो प्रदान करेंगे और आपको बताएंगे कि मेमो को सही तरीके से कैसे लिखा जाए।

आपको मेमो लिखने की आवश्यकता क्यों है?

मेमो एक फॉर्म है आंतरिक दस्तावेज़ प्रवाह, आपको वर्तमान उत्पादन स्थितियों को सबसे प्रभावी ढंग से और कुशलता से हल करने की अनुमति देता है।

मेमो का उद्देश्य किसी अधिकारी को मौजूदा समस्या के बारे में सूचित करना, उसके समाधान के लिए प्रस्ताव बनाना या नियोजित कार्यों पर सहमति देना है।

इस प्रकार के दस्तावेज़ों का एक अतिरिक्त लाभ यह है कि वे प्रत्यक्ष प्रमाण हैं कि विशेषज्ञ ने अपनी विशेषज्ञता के क्षेत्र में किसी समस्या को कवर किया है। यदि कोई विशेषज्ञ स्वयं समस्या का समाधान नहीं कर सकता है और इसे अन्य विशेषज्ञों को समाधान के लिए एक ज्ञापन के रूप में प्रस्तुत करता है, तो वह इस मुद्दे पर असामयिक या खराब-गुणवत्ता वाले विचार के लिए जिम्मेदारी से मुक्त हो जाता है।

मेमो के लिए कोई विशेष प्रपत्र नहीं है; मुफ्त फॉर्म, को प्रेषित किया जा सकता है कागज परया के माध्यम से इलेक्ट्रॉनिक साधनसंचार.

मेमो, उसका रूप, टेम्पलेट तैयार करने का एक उदाहरण

जिस पर हम विचार कर रहे हैं वह किन मामलों में लागू होता है? बिजनेस पेपर, ढ़ूँढ निकाला। अब आपको मेमो लिखने के एक उदाहरण पर निर्णय लेने की आवश्यकता है। जैसा कि हमने ऊपर बताया, विशेष रूपमेमो मौजूद नहीं है. हालाँकि वहाँ है सामान्य आवश्यकताएँदस्तावेज़ की सामग्री के लिए.

इसमे शामिल है:

1. ज्ञापन के प्राप्तकर्ता का अनिवार्य संकेत। ऊपरी दाएं कोने में आपको अंतिम नाम, प्रथम नाम और संरक्षक, साथ ही उस व्यक्ति की स्थिति भी लिखनी होगी जिसे अपील भेजी गई है।
2. नीचे दस्तावेज़ का नाम और उसका नंबर दिया गया है।
3. इसके बाद, आपको उस समस्या का सार रेखांकित करना चाहिए जिसका सामना दस्तावेज़ लेखक को करना पड़ा, या वह स्थिति जिससे निपटने की आवश्यकता है।
4. नीचे समस्या को हल करने के लिए सुझाव दिए गए हैं, या उन कार्रवाइयों का संकेत दिया गया है जो मेमो का लेखक अपने प्राप्तकर्ता से अपेक्षा करता है।
5. दस्तावेज़ के अंत में, अपील भेजने वाले व्यक्ति का उपनाम और आद्याक्षर, साथ ही उसकी स्थिति भी दर्शाई गई है।

यदि आवश्यक हो तो इस मेमो टेम्पलेट का उपयोग किया जा सकता है।

मेमो कैसे लिखें: नमूना डिज़ाइन

मेमो (नमूना) कैसे लिखें, आइए देखें सरल उदाहरण. मेमो का पाठ नीचे दिए गए पाठ के समान हो सकता है।

मेमो का उदाहरण

ग्वोज्डिका एलएलसी के निदेशक को

स्लोबोडिन व्लादिमीर अलेक्जेंड्रोविच

सेवा नोट

कन्फेक्शनरी की दुकान का कन्वेयर 2 जनवरी 2018 से खराब है। इसकी मरम्मत के लिए संलग्न सूची के अनुसार पार्ट्स खरीदना आवश्यक है। कुल लागत मरम्मत कार्यभागों की खरीद को ध्यान में रखते हुए 12,500 (बारह हजार पांच सौ रूबल 00 कोप्पेक) है। इस तथ्य के कारण कि उपकरणों की मरम्मत और रखरखाव के लिए फंड सीमा समाप्त हो गई है, और वर्कशॉप डाउनटाइम से बचने के लिए आवश्यक हिस्से उपलब्ध नहीं हैं

1. आवश्यक का चयन करें कूल राशि का योगसंलग्न सूची के अनुसार.
2. कार्य को पूरा करने के लिए एक मरम्मत टीम प्रदान करें।

सादर, प्रमुख हलवाई की दुकान, दिमित्रिन्को डेनिस सर्गेइविच।

मेमो कैसे लिखें इलेक्ट्रॉनिक रूप, हम आपको नीचे बताएंगे।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन की विशेषताएं

यदि कोई संगठन ईमेल सहित इलेक्ट्रॉनिक संचार का उपयोग करके डेटा के आदान-प्रदान की अनुमति देता है, तो मेमो भेजना सरल हो जाता है। उद्यम के भीतर ऐसे दस्तावेज़ संचलन के लाभों में अनुरोधों पर विचार करने की गति भी शामिल है।

इलेक्ट्रॉनिक रूप से मेमो कैसे लिखें? बिल्कुल क्लासिक पेपर संस्करण जैसा ही। दस्तावेजों में कोई खास अंतर नहीं है. इस प्रारूप में एक नमूना व्यावहारिक रूप से पहले दिए गए उदाहरण से अलग नहीं है।

आपके ज्ञापन का मुख्य भाग (अर्थात, स्थिति का तत्काल विवरण और विचार के लिए प्रस्तुत प्रस्ताव) हमारे उदाहरण के समान ही रहता है।

एकमात्र अपवाद यह है कि अब आपको मेमो में प्राप्तकर्ता को इंगित करने की आवश्यकता नहीं है। जिस उपयोगकर्ता को अनुरोध भेजा गया है उसका नाम "पता" पंक्ति में दर्ज किया जाएगा। अगर हम दस्तावेजों के आदान-प्रदान के बारे में बात करते हैं साझा संसाधन(उदाहरण के लिए, प्रति विभाग एक ईमेल पता), "विषय" पंक्ति में आपको यह बताना होगा कि संदेश किसे संबोधित है।

इसके अलावा, ईमेल का उपयोग करते समय (व्यक्तिगत मेलबॉक्स) ज्यादातर मामलों में पहले से ही एक हस्ताक्षर होता है जो पत्र के पाठ में स्वचालित रूप से डाला जाता है। इससे आप मेमो लिखने सहित समय की काफी बचत कर सकते हैं। यदि आपका मेल आपको प्रेषक की पहचान करने की अनुमति नहीं देता है (उदाहरण के लिए, यदि आप साझा मेलबॉक्स का उपयोग कर रहे हैं), तो पत्र के अंत में अपना नाम और स्थिति शामिल करना सुनिश्चित करें।

महत्वपूर्ण: के माध्यम से जानकारी भेजते समय ईमेलएक अधिसूचना का अनुरोध करना न भूलें कि आपने भेजा गया संदेश पढ़ लिया है (ऐसा करने के लिए, आपको उपयुक्त बॉक्स को चेक करना होगा)। यह नोटिसयह इस बात का प्रमाण है कि आपने वास्तव में एक विशिष्ट प्राप्तकर्ता को एक विशिष्ट समय पर एक मेमो भेजा है।

जनसंख्या का एक बड़ा प्रतिशत संगठनों में काम से जुड़ा है कई आकारऔर गतिविधि की प्रकृति. कर्मचारी नियमित रूप से अपने कर्तव्यों का पालन करें प्रबंधन के साथ संचार आवश्यककुछ मुद्दों को सुलझाने के लिए.

चूँकि इस प्रकार से व्यावसायिक पत्राचारहर किसी का सामना हो सकता है, आइए मुख्य प्रश्नों पर करीब से नज़र डालें: मेमो कब और कैसे तैयार किया जाता है, प्रबंधन के लिए आधिकारिक पेपर तैयार करने में क्या अंतर हैं?

प्रिय पाठकों!हमारे लेख बात करते हैं मानक तरीकेसमाधान कानूनी मुद्दों, लेकिन प्रत्येक मामला अद्वितीय है।

अगर आप जानना चाहते हैं अपनी समस्या का सटीक समाधान कैसे करें - दाईं ओर ऑनलाइन सलाहकार से संपर्क करें या कॉल करें निःशुल्क परामर्श:

मेमो किन मामलों में लिखा जाता है?

एक आधिकारिक ज्ञापन आंतरिक दस्तावेज़ प्रवाह के तत्वों में से एक है। इसकी मदद से कंपनी के कर्मचारी निर्णय ले सकते हैं उत्पादन मुद्देऔर स्थितियों को यथासंभव शीघ्र और कुशलतापूर्वक।

सेवा ज्ञापन व्यावसायिक समस्याओं और मुद्दों को हल करने के लिए डिज़ाइन किया गयाकिसी विशिष्ट कर्मचारी या संपूर्ण विभाग के कार्य से संबंधित। इस मामले में, समस्या का समाधान कंपनी के किसी अन्य कर्मचारी और पूरी तरह से अलग संरचनात्मक इकाई दोनों पर निर्भर हो सकता है।

रिपोर्ट से मुख्य अंतर यह है कि इसका उपयोग किया जाता है व्यावसायिक संपर्ककर्मचारियों के बीच या संरचनात्मक विभाजनसंगठन में समान दर्जा होना। दूसरे शब्दों में, कोई प्रत्यक्ष अधीनता नहीं.

मेमो तैयार करने के अतिरिक्त लाभ हैं। इस दस्तावेज़साबित करता है कि इसे संकलित करने वाले कर्मचारी ने अपनी जिम्मेदारी के क्षेत्र में स्थित एक समस्या का संकेत दिया है।

यदि कोई विशेषज्ञ मैं स्वयं इसका पता लगाने में असमर्थ हूँयदि कोई समस्या उत्पन्न हो गई है, तो वह एक ज्ञापन तैयार कर सकता है और इस मुद्दे को अन्य विशेषज्ञों के समक्ष विचार के लिए ला सकता है। इस मामले में, वह कार्य की खराब गुणवत्ता या असामयिक विचार के लिए जिम्मेदारी से खुद को मुक्त करने में सक्षम होगा।

कुछ मामलों में, एक ज्ञापन के आधार पर, एक विशेष कार्रवाई करने की आवश्यकता पर एक आदेश तैयार किया जाता है।

दस्तावेज़ के पाठ में क्या होना चाहिए?

यद्यपि भरने का सटीक रूप उल्लिखित है व्यावसायिक पत्रपरिभाषित नहीं, कई मुख्य बिंदु निर्धारित किये जा सकते हैं, दस्तावेज़ में पदनाम के लिए अनिवार्य. विवरण की सूची में शामिल हैं:

1. एक हेडर जहां प्राप्तकर्ता का विवरण लिखा होता है, जैसे पूरा नाम और स्थिति।
2. आधिकारिक पेपर का नाम.
3. लिखने की तिथि एवं क्रमांक.
4. एक शीर्षक जिससे पत्राचार का विषय तुरंत स्पष्ट हो जाता है।
5. दस्तावेज़ का "मुख्य भाग", जहां प्रारंभ में वर्तमान स्थिति का वर्णन किया गया है, जिसके बाद लेखक अपने अनुरोध को इंगित करता है।
6. आधिकारिक संदेश संकलित करने वाले कर्मचारी की स्थिति, उसके हस्ताक्षर और लेखक का पूरा नाम।

अक्सर नोट का पाठ "मैं आपका ध्यान आकर्षित करना चाहता हूं..." शब्दों से शुरू होता है, जिसके बाद मुख्य जानकारी आती है। लेकिन यह कोई अनिवार्य नियम नहीं है.

सही ढंग से कैसे लिखें और लिखें?

दस्तावेज़ की शुरुआत होनी चाहिए संगठन और संकलक डेटा सरकारी पत्र . दस्तावेज़ का शीर्षक स्वयं बीच में लिखा हुआ है। मुख्य पाठ नीचे और लाल रेखा पर शुरू होना चाहिए। जैसा कि हमने पहले बताया, समस्या का सार स्थानांतरित कर दिया गया है मुफ्त फॉर्म. दस्तावेज़ तैयारी और हस्ताक्षर की तिथि तक पूरा हो जाता है।

यदि मेमो का मुख्य पाठ बड़ा होना चाहिए, तो यह कई अनुच्छेदों में विभाजित करने की आवश्यकता है:

• मुख्य समस्या का विवरण;
• अनुरोध;
• यदि सामूहिक अपील हो तो विभाग और नोट लिखने वाले कर्मचारियों के नाम।

में बाद वाला मामला दस्तावेज़ पर मुख्य हस्ताक्षर विभाग के प्रमुख द्वारा दिए जाते हैं, एक सेवा दस्तावेज़ दाखिल करना। सभी कर्मचारियों के हस्ताक्षर वाला एक आवेदन अतिरिक्त रूप से मुख्य दस्तावेज़ में जोड़ा जाता है।

मेमो को किसी अन्य दस्तावेज़ की तरह ही A4 शीट पर लिखा जाना चाहिए। भी एक "लाइव" हस्ताक्षर आवश्यक हैहाथ से बनाया गया.

साथ में सर्विस नोट भी लिखा है क्रम संख्याऔर लिखने की तारीख.

यदि वांछित है, तो दस्तावेज़ को कंप्यूटर पर एक संपादक में संकलित किया जा सकता है और बाद में मुद्रित किया जा सकता है, लेकिन हस्ताक्षर भी संकलक द्वारा स्वयं किया जाना चाहिए।

नोट डिज़ाइन की विशेषताएं (नमूनों के साथ)

किस प्रकार का मेमो तैयार किया गया है, इसके आधार पर, दस्तावेज़ निष्पादन की बारीकियाँ और इसे तैयार करने की स्थितियाँ बदल जाती हैं।

उद्यम के निदेशक या प्रबंधन को

नाम को यह मैनेजरविभिन्न ज्ञापन तैयार किए जा रहे हैं, तो आइए बात करें कि उन्हें सर्वोत्तम तरीके से कैसे संप्रेषित किया जाए। दस्तावेज़ को दो मूल संस्करणों में लिखने की सलाह दी जाती है।

नियमानुसार दस्तावेज़ सचिव को हस्तांतरित किया जाता है, जिनसे विचारार्थ दस्तावेज़ की स्वीकृति पर एक चिह्न प्राप्त करना अतिश्योक्तिपूर्ण नहीं होगा। उसके बाद अधिकारियों के समाधान का इंतजार करें.

व्यावसायिक यात्रा के लिए: विस्तार और रद्दीकरण

मेमो इस बात की पुष्टि के रूप में कार्य करता है कि पोस्ट किया गया कर्मचारी अपनी जगह पर है, साथ ही व्यावसायिक यात्रा से आगमन और वापसी की तारीखें रिकॉर्ड करता है. यह दस्तावेज़ जारी किया जा सकता है यदि:

• कर्मचारी किराए के, निजी या आधिकारिक वाहन पर यात्रा करता है;
• कर्मचारी के पास उसकी यात्रा और निवास की पुष्टि करने वाले दस्तावेज़ नहीं हैं।

अवकाश से समीक्षा

अक्सर ऐसे मामले सामने आते हैं जब उत्पादन कारणप्रबंधकों कर्मचारियों में से एक को वापस बुलाना होगा.

इस स्थिति में, मेमो का निदेशक उस विभाग का प्रमुख बन जाता है जिसमें वार्षिक भुगतान अवकाश पर रहने वाला कर्मचारी पंजीकृत होता है।

संगठन के प्रमुख को प्रस्तुत दस्तावेज़ से परिचित होना चाहिए और अनुरोध पर अपनी सहमति या अस्वीकृति का संकेत देंदस्तावेज़ में दर्ज है.

रूसी संघ के श्रम संहिता के अनुच्छेद 99 के अनुसार, किसी कर्मचारी को छुट्टी से वापस बुलाना उसकी व्यक्तिगत सहमति से ही संभव है।

इसके अलावा, रूसी संघ के श्रम संहिता के अनुच्छेद 125 के अनुसार, छुट्टी से वापस बुलाना निषिद्ध है:

• प्रेग्नेंट औरत;
• छोटे कर्मचारी;
• खतरनाक या से जुड़े कर्मचारी हानिकारक स्थितियाँश्रम।

छुट्टी पर

छुट्टियों के अलावा, संगठनों के कर्मचारी कर सकते हैं कुछ शर्तेंतथाकथित "अवकाश" प्राप्त करें, अर्थात्। काम से समय निकालो. तब से वी श्रम संहिता यह अवधारणाजब्त, परिभाषाएँ " अतिरिक्त समयआराम के लिए" या "अन्य आराम के समय"।

वह दस्तावेज़ जिसके साथ कोई कर्मचारी अपने वरिष्ठों को अपनी इच्छाएँ व्यक्त करता है, वह एक बयान या एक ज्ञापन हो सकता है।

एक कर्मचारी को छुट्टी का अधिकार है जब:

• ओवरटाइम काम किया;
• सप्ताहांत या छुट्टियों पर काम किया;
• शिफ्ट के काम के दौरान कुल ओवरटाइम था;
• लिया सक्रिय भागीदारीदाता आंदोलन और रक्तदान में;
• कर्मचारी;
• छुट्टी की ओर.

कार्य शेड्यूल बदलने या कार्य समय स्थगित करने के बारे में

प्रत्येक कर्मचारी के पास हो सकता है अच्छे कारण , जिसके अनुसार वह कार्यसूची में बदलाव के अनुरोध के साथ प्रबंधन से संपर्क कर सकता है।

यदि पहल कर्मचारी की ओर से ही प्रकट होती है, तो कौन कर सकता है समायोजन की आवश्यकता का दस्तावेजीकरण करें, वह उद्यम के प्रमुख को संबोधित एक ज्ञापन तैयार करता है।

ऐसे मामलों में जहां कारण वास्तव में वैध है, नियोक्ता को रूसी संघ के श्रम संहिता के अनुच्छेद 93 के अनुसार किसी कर्मचारी को मना करने का अधिकार नहीं है।

दस्तावेज़ में वर्तमान शेड्यूल और वांछित का संकेत होना चाहिए।

उपकरणों की खरीद के लिए

यह ज्ञापन उस विभाग द्वारा लिखा गया है जिसे नए उपकरण खरीदने या पुराने उपकरण बदलने की आवश्यकता है।

एक उदाहरण आर्थिक या की अपील होगी मानव संसाधन विभागविभाग के प्रमुख को सूचान प्रौद्योगिकीख़राब कंप्यूटर को शीघ्र बदलने का अनुरोध।

कंप्यूटर की खरीद के लिए मेमो का फॉर्म: .

कार्यक्रम आयोजित करने के संबंध में

निर्णय के संबंध में आंतरिक ज्ञापन संगठनात्मक मुद्देकार्यक्रम आयोजित करने के लिए, उनकी अपनी विशिष्टताएँ हैं. इन्हें शैक्षणिक संस्थानों में भी अक्सर उपयोग पाया गया है।

नोट में आगामी कार्यक्रम के बारे में बुनियादी जानकारी और, यदि आवश्यक हो, इसके कार्यान्वयन के लिए जिम्मेदार व्यक्तियों के संपर्क विवरण को इंगित करने की आवश्यकता होगी।

जानकारी उपलब्ध कराने के संबंध में

सबसे अधिक इस्तेमाल किये जाने वाले प्रकारों में से एकमेमो. इसका उपयोग कुछ जानकारी प्राप्त करने के लिए अनुरोध करने के लिए किया जाता है और यह निम्नलिखित सिद्धांत पर आधारित है:

1. मुख्य विचार की पहचान की जानी चाहिए और एक प्रश्नावली बनाई जानी चाहिए;
2. वह विवरण प्रदान करें जिसकी प्राप्तकर्ता को आवश्यकता हो सकती है;
3. अनुरोध का मुख्य विचार याद रखें और अतिरिक्त जानकारी प्रदान करें।

एक कर्मचारी को सजा देने के बारे में

इस प्रकार के दस्तावेज़ का उपयोग उन मामलों में किया जाता है जहां कार्यस्थल पर किसी कर्मचारी का व्यवहार या कार्य कर्तव्यों के प्रति उसका अनुचित रवैया होता है उचित दंड की आवश्यकता है.

ज्ञापन के लेखक को तथ्यों को यथासंभव सर्वोत्तम ढंग से प्रस्तुत करना चाहिए। वस्तुनिष्ठ और भावहीन रूप से, प्रबंधन को घटना से निपटने का अवसर दें।

नये कर्मचारी की आवश्यकता के बारे में

दस्तावेज़ तब तैयार किया जाता है जब कंपनी के संरचनात्मक प्रभागों में से किसी एक को इसकी आवश्यकता होती है नया कर्मचारी. तब विभाग के प्रमुख को आंतरिक व्यापार पत्राचार के इस तत्व को प्रबंधन को प्रस्तुत करने का अधिकार है।

इसमें उसे संकेत देना होगा वस्तुनिष्ठ कारण , किसके अनुसार यह निर्णयवस्तुनिष्ठ एवं स्वीकार्य होगा।

नये कर्मचारी को काम पर रखने के बारे में मेमो: .

ओवरटाइम काम के लिए

ऐसे दस्तावेज़ तैयार करने का एक सामान्य कारण है उपलब्धता आपातकालीन स्थितियाँ , ऐसी स्थितियों में जिनमें कामकाजी घंटों की समाप्ति के बाद समस्या को हल करने में कर्मचारियों को शामिल करना आवश्यक होगा।

मेमो सीधे प्रबंधक को संबोधित शिफ्ट या विभाग प्रमुख द्वारा तैयार किया जाता है। दस्तावेज़ के पाठ में अनुरोध के कारण बताए गए हैंऔर उन लोगों की सूची जिन्हें ओवरटाइम काम में शामिल करने की योजना है।

आकर्षित करना ओवरटाइम कामकर्मचारी: ।

एक नई संरचनात्मक इकाई के निर्माण पर

नई संरचनात्मक इकाइयाँ बनाने के मुद्दे को एक ज्ञापन का उपयोग करके व्यक्त अनुरोध की सहायता से भी हल किया जा सकता है। उद्देश्य इस कार्रवाई कादस्तावेज़ के मुख्य भाग में हाइलाइट किया गया है। उनमें से:

• श्रम मानकीकरण का स्तर बढ़ाना;
• अधिक परिचालन समाधानकुछ कार्य;
• कर्मचारियों और अन्य कारणों से सुधार।

कुछ स्थितियों में, मेमो अधिक "नरम" तरीके से कार्य करते हुए, बयानों की जगह ले सकता है। अधिकतर इनका उपयोग उत्पादन के संगठन से संबंधित आंतरिक प्रक्रियाओं के लिए किया जाता है।

अगर कंपनी सिस्टम को सपोर्ट करती है इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन, आधिकारिक मेमो का डिज़ाइन व्यावहारिक रूप से कागजी संस्करण से अलग नहीं है। मुख्य अंतर भंडारण माध्यम का हैकंपनी के संरचनात्मक प्रभागों के बीच स्थानांतरित किया गया।

नीचे दिया गया वीडियो साथ काम करने के कुछ पहलुओं को उजागर करता है मेमोइलेक्ट्रॉनिक रूप में:

आंतरिक जानकारी विशेष सूचना और संदर्भ दस्तावेजों का उपयोग करके प्रसारित की जाती है, जिनमें से एक प्रकार मेमो है। इसे उच्च पदों पर आसीन लोगों को कुछ तथ्यों से अवगत कराने के लिए संबोधित किया जाता है ताकि उन्हें एक निश्चित निर्णय लेने के लिए प्रोत्साहित किया जा सके।

ज्ञापन के रूप में आंतरिक दस्तावेज़इसके उद्देश्य के आधार पर रचना के कुछ सिद्धांत हैं। हम स्पष्ट रूप से बताएंगे कि कुछ कार्य स्थितियों में रिपोर्ट कैसे तैयार की जानी चाहिए।

मानव संसाधन विभाग
महानिदेशक
ओमेगा एलएलसी
एन.वी. ग्रोशचेंको

रिपोर्ट संख्या 1

उल्लंघन के बारे में श्रम अनुशासन(ट्रुएन्सी)

मैं इसके द्वारा प्रबंधन का ध्यान आकर्षित करता हूं कि परसों, 4 नवंबर, 2016 को, मानव संसाधन विभाग के एक कर्मचारी, तात्याना ओलेगोवना वलेरीवा ने श्रम अनुशासन का घोर उल्लंघन किया। बाद दोपहर का भोजनावकाशजो 14:00 बजे समाप्त हो गया, वह अपने कार्यस्थल पर वापस नहीं लौटी और कार्य दिवस के अंत तक (14:00 से 18:00 तक) अनुपस्थित रही। सहकारी दस्तावेज़और टी.ओ. द्वारा उनकी अनुपस्थिति के लिए संतोषजनक स्पष्टीकरण दिया गया। वलेरिवा ने अगले दो दिनों में इसे उपलब्ध नहीं कराया।

भर्ती होने के कारण घोर उल्लंघनश्रम अनुशासन, मैं टी.ओ. घोषित करने का प्रस्ताव करता हूं। वलेरिवा को फटकार लगाई गई और उसके व्यक्तिगत कार्ड में प्रवेश किया गया।

मानव संसाधन प्रमुख (हस्ताक्षर) आर.वी. सुखारेव्स्की

अपने आधिकारिक कर्तव्यों को पूरा करने में कर्मचारी की विफलता पर रिपोर्ट करें

इस दस्तावेज़ का उद्देश्य प्रबंधन को कर्मचारी के बारे में जानकारी देना है अनुपयुक्तपूरा हुआ या बिल्कुल पूरा नहीं हुआ पेशेवर जिम्मेदारियाँ. अंतिम दस्तावेज़ में अनुशासनात्मक कार्रवाई का अनुरोध शामिल है। ऐसी रिपोर्ट के बिना, कर्मचारी के विरुद्ध कोई भी प्रतिबंध निराधार माना जा सकता है।

आधिकारिक कर्तव्यों को पूरा करने में विफलता पर एक ज्ञापन का एक उदाहरण

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मेट्रोलॉजी विभाग
महानिदेशक
एलएलसी "रोस्मैशिनस्ट्रोय"
रैडकोवस्की के.एल.

रिपोर्ट संख्या 2

आधिकारिक कर्तव्यों को पूरा करने में विफलता

इस दस्तावेज़ के साथ मैं आपके ध्यान में लाता हूं कि मेट्रोलॉजी विभाग के इंजीनियर, एंटोन पेट्रोविच रईसफैडर ने बिजली मीटरिंग उपकरणों की जांच के लिए शेड्यूल का उल्लंघन किया (कार्यान्वयन को नियंत्रित नहीं किया) स्वीकृत कार्यक्रम), जिसके परिणामस्वरूप संगठन पर जुर्माना लगाया गया सरकारी निरीक्षकमीटरिंग उपकरणों पर नियंत्रण पर।

उल्लंघन के संबंध में, मैं ए.पी. घोषित करने का प्रस्ताव करता हूं। राइसफैडर को फटकार लगाई गई और उसे उसके व्यक्तिगत रिकॉर्ड में जोड़ दिया जाएगा, और अगले महीने के काम के परिणामों के आधार पर उसे कोई बोनस नहीं दिया जाएगा।

मुख्य मेट्रोलॉजिस्ट (हस्ताक्षरकर्ता) पी.के. ज़ेल्टकोवस्की

किसी कर्मचारी के अनुचित व्यवहार पर रिपोर्ट करें

इस प्रकार का मेमो प्रबंधन को कार्यस्थल में अस्वीकार्य आक्रामक व्यवहार के बारे में सूचित करता है। प्रभाव के प्रस्तावित उपायों का उद्देश्य न केवल अपराधी को दंडित करना, बल्कि रोकथाम करना भी होना चाहिए समान स्थितियाँभविष्य में.

अस्वीकार्य कर्मचारी व्यवहार के बारे में एक ज्ञापन का उदाहरण

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प्रशासनिक एवं आर्थिक विभाग
महानिदेशक
समृद्धि एलएलसी
गियात्सिंटोवा ए.वी.

रिपोर्ट संख्या 3

किसी कर्मचारी के अनुचित व्यवहार के बारे में

मैं आपके ध्यान में लाना चाहूंगा कि 24 अगस्त 2016 को क्षेत्र के भूस्वामी के फोरमैन वी.आई. प्रशासनिक एवं आर्थिक विभाग की उप प्रमुख एंटोनिना पावलोवना फिनोजेनोवा के प्रति गलत व्यवहार किया गया। ज़ैकोव्स्की वी.आई. को लेकर असंवेदनशील टिप्पणी की उपस्थितिए.पी. फिनोजेनोवा ने अपमान को अश्लील भावों से जोड़ते हुए कहा। यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि वी.आई. ज़ैकोवस्की का यह पहला अशिष्ट बयान नहीं है। विभाग के कर्मचारियों को संबोधित, जो काम के माहौल को बाधित करता है और संघर्ष की स्थितियों को भड़काता है।

मैं आपसे वी.आई. ज़ैकोवस्की को शामिल करने के लिए कहता हूं। कार्यस्थल पर अनुचित व्यवहार के लिए अनुशासनात्मक दायित्व।

प्रशासनिक और आर्थिक विभाग के प्रमुख (हस्ताक्षर) नेक्लियुव एम.एल.