कर्मियों के लिए आदेश तैयार करना। कर्मियों के लिए नमूना आदेश

एक आदेश किसी संगठन का एक आंतरिक दस्तावेज़ है, जो उसके प्रमुख द्वारा संगठन के परिचालन, संगठनात्मक, कार्मिक और आंतरिक कार्य के अन्य मुद्दों पर जारी किया जाता है। कार्मिक आदेश की सामग्री को संपन्न रोजगार अनुबंध की शर्तों का पालन करना चाहिए। कर्मियों पर संगठन के प्रमुख के आदेशों से, जानकारी कर्मचारियों के लेखांकन दस्तावेजों और कार्य पुस्तकों में स्थानांतरित की जाती है। कार्मिक आदेश संगठन में कार्मिक आंदोलन की प्रक्रिया का दस्तावेजीकरण करते हैं। इस प्रयोजन के लिए, ऐसे निर्देश विकसित करने की सलाह दी जाती है जो किसी उद्यम के कर्मचारियों को काम पर रखने, स्थानांतरित करने, बर्खास्त करने और रिकॉर्ड करने के साथ-साथ कर्मियों को आदेश जारी करने, रिकॉर्ड करने और वितरित करने की प्रक्रिया के दौरान दस्तावेजों को संसाधित करने की प्रक्रिया निर्धारित करेंगे।

कार्मिक आदेश निम्नलिखित दस्तावेज़ित करते हैं:

नियुक्ति, दूसरी नौकरी में स्थानांतरण, बर्खास्तगी;

काम करने की स्थिति बदलना, ग्रेड, ग्रेड निर्दिष्ट करना;

मजदूरी दरों की स्थापना;

छुट्टियाँ प्रदान करना;

कर्मचारियों का दूसरा स्थान;

अनुशासनात्मक प्रतिबंध लगाना, आदि।

कर्मियों के लिए एक आदेश जारी करने के लिए, एक लिखित औचित्य की आवश्यकता होती है: एक कर्मचारी का बयान, एक ज्ञापन, एक अधिनियम (उदाहरण के लिए, श्रम अनुशासन के उल्लंघन पर), एक कर्मचारी को दूसरे संगठन से स्थानांतरित करने का अनुरोध, आदि। एक कर्मचारी का व्यक्तिगत बयान है आमतौर पर हाथ से मुक्त रूप में लिखा जाता है, जिसमें रोजगार, बर्खास्तगी, किसी अन्य रिक्त पद या किसी अन्य संगठन में स्थानांतरण आदि के लिए अनुरोध निर्धारित होता है। आवेदन में पता प्राप्तकर्ता (स्थिति, उपनाम, संगठन के प्रमुख के प्रारंभिक अक्षर), पाठ, व्यक्तिगत हस्ताक्षर, तिथि का उल्लेख होना चाहिए। आवेदन प्रबंधक के संकल्प और एक नोट के साथ चिपका हुआ है जो दर्शाता है कि दस्तावेज़ फ़ाइल में भेज दिया गया है। कर्मियों के लिए आदेश संगठन की मुख्य गतिविधियों के आदेशों से अलग जारी और बनाए रखे जाते हैं। कार्मिक आदेश शब्दों से शुरू होते हैं: स्वीकार करें, नियुक्त करें, स्थानांतरण करें, बर्खास्त करें, भेजें, छुट्टी प्रदान करें, आदि। आदेशों की संरचना सरल या जटिल हो सकती है। यदि आदेश का संबंध एक व्यक्ति से हो तो उसे सरल (व्यक्तिगत) कहा जाता है। ऐसे आदेशों के पाठों के शीर्षकों में शामिल हैं: "नियुक्ति पर...", "दूसरी नौकरी में स्थानांतरण पर...", "पदोन्नति पर...", आदि। एक आदेश में कई प्रशासनिक बिंदुओं का संयोजन आदेश को जटिल बनाता है। जटिल आदेशों में एक कार्मिक मुद्दे (भर्ती या बर्खास्तगी, आदि) को हल करते समय, मुद्दे के समाधान के आधार पर शीर्षक तैयार किया जाता है। कई कार्मिक मुद्दों (नियुक्ति, बर्खास्तगी, आदि) को हल करने वाले जटिल आदेशों में, शीर्षक गायब है या सामान्यीकृत रूप ("कर्मियों पर") में दिया गया है। इन आदेशों में, एक नियम के रूप में, व्यक्तिगत मुद्दों की व्यवस्था का एक निश्चित क्रम होता है: पहले - पदों पर नियुक्ति, फिर - अन्य पदों पर स्थानांतरण, फिर - पदों से मुक्ति। यदि एक पैराग्राफ में कई नाम सूचीबद्ध हैं, तो उन्हें वर्णमाला क्रम में सूचीबद्ध किया गया है।

कर्मियों के लिए आदेश रूसी संघ के श्रम संहिता के अनुसार सख्ती से जारी किए जाने चाहिए:

काम पर रखते समय, पारिश्रमिक की स्थापित राशि और रोजगार की शर्तों को इंगित किया जाना चाहिए: अस्थायी रूप से (... से...), परिवीक्षा अवधि (अवधि), आदि के साथ;

बर्खास्तगी के मामले में - बर्खास्तगी का कारण (रूसी संघ के श्रम संहिता का विशिष्ट लेख);

छुट्टी देते समय - इसका प्रकार, अवधि, प्रारंभ और समाप्ति तिथि;

किसी अन्य नौकरी में स्थानांतरित करते समय - स्थानांतरण का प्रकार (यदि अस्थायी हो - अवधि), नया पद और विभाग, स्थानांतरण का कारण, वेतन में परिवर्तन;

जब पुरस्कार या अनुशासनात्मक कार्रवाई की जाती है - पुरस्कार या दंड का कारण और प्रकार;

व्यावसायिक यात्रा पर यात्रा करते समय - व्यापार यात्रा की तारीख, अवधि और उद्देश्य, व्यापार यात्रा संगठन का नाम।

कार्मिकों के आदेशों में सुनिश्चित करने वाला भाग गायब हो सकता है। आदेश का प्रशासनिक भाग उपनाम (बड़े अक्षरों में मुद्रित), प्रथम नाम और संरक्षक (पूरी तरह से छोटे अक्षरों में मुद्रित) के संकेत से शुरू होता है, इसमें किसी विशेष कार्मिक मुद्दे के समाधान का सटीक शब्दांकन होना चाहिए। कर्मियों के लिए आदेश में प्रत्येक आइटम के लिए एक औचित्य होना चाहिए, जो उन दस्तावेजों को इंगित करता है जो इसे जारी करने के आधार के रूप में कार्य करते हैं। कर्मियों पर आदेश में, निम्नलिखित प्रविष्टि आवश्यक है: "मैंने आदेश, हस्ताक्षर, हस्ताक्षर की प्रतिलेख, तारीख पढ़ ली है।" कर्मियों पर आदेश कर्मियों के लिए जिम्मेदार व्यक्ति और उन संरचनात्मक इकाइयों के प्रमुखों द्वारा समर्थित हैं जिनके कर्मचारी हैं आदेश संबंधी चिंताएँ। बर्खास्तगी, स्थानांतरण, जुर्माना लगाने के मुद्दों पर आदेश एक वकील द्वारा समर्थित (सहमत) होते हैं (यदि उपलब्ध हो)। कर्मियों पर आदेश प्रबंधक द्वारा हस्ताक्षरित होते हैं, और उसकी अनुपस्थिति में - इन मुद्दों के प्रभारी उप प्रबंधक द्वारा प्रबंधन के बीच जिम्मेदारियों के वितरण पर आदेश के साथ। पदोन्नति, बोनस, छुट्टियों और व्यावसायिक यात्राओं पर अलग-अलग आदेश जारी किए जाते हैं। कार्मिकों के लिए ऑर्डर इंडेक्स में कैलेंडर वर्ष के भीतर एक सीरियल पंजीकरण संख्या और एक अक्षर इंडेक्स होता है: "एल/एस" (कार्मिक); "के" (फ्रेम)। अन्य पत्र अनुक्रमण भी स्वीकार्य हैं, उदाहरण के लिए, प्रवेश, स्थानांतरण, बर्खास्तगी पर आदेशों के लिए - "एल/एस", पदोन्नति पर आदेशों के लिए - "पी", व्यापार यात्राओं पर आदेशों के लिए - "के"। कार्मिकों के लिए आदेश कार्मिक विभाग द्वारा पंजीकृत, भेजे और फाइलों में संकलित किए जाते हैं। आदेशों के आधार कर्मचारियों की व्यक्तिगत फाइलों में दर्ज किए जाते हैं या कर्मियों के आदेशों के साथ संलग्नक की एक स्वतंत्र फाइल बनाते हैं। इस तथ्य के कारण कि छुट्टी, दंड और व्यावसायिक यात्राएं देने के आदेशों में अस्थायी भंडारण अवधि होती है, उन्हें कर्मियों के लिए अन्य सभी आदेशों से अलग से तैयार किया जाना चाहिए। खंड 3.5.5 4 के अनुसार, मुख्य गतिविधियों और कर्मियों के लिए आदेश अलग-अलग बनाए रखे जाते हैं और अलग-अलग मामलों में बनाए जाते हैं। यह प्रक्रिया छोटे संगठनों पर भी लागू होती है, जहां थोड़ी मात्रा में प्रशासनिक दस्तावेज बनाए जाते हैं, और कर्मचारियों में से एक (सचिव, लेखाकार, अर्थशास्त्री, आदि) कार्मिक रिकॉर्ड प्रबंधन के लिए जिम्मेदार होता है। कार्मिकों के संबंध में पूर्व में जारी आदेश (खंड, आदेश की धाराएं) को रद्द करने का आदेश। दैनिक कार्मिक प्रबंधन गतिविधियों की प्रक्रिया में, किसी भी संगठन के प्रबंधन को समय-समय पर कर्मियों के संबंध में पहले जारी किए गए आदेशों (खंड, आदेशों के खंड) को रद्द करने की आवश्यकता होती है। पहले जारी किए गए आदेशों (खंड, आदेशों के खंड) को रद्द करने वाली सबसे विशिष्ट स्थितियाँ हैं:

कर्मचारी की नियुक्ति से संबंधित परिस्थितियों में परिवर्तन;

कर्मचारी के स्थानांतरण से संबंधित परिस्थितियों में परिवर्तन;

किसी कर्मचारी को छुट्टी के प्रावधान से संबंधित परिस्थितियों में परिवर्तन;

किसी कर्मचारी की बर्खास्तगी से संबंधित परिस्थितियों में परिवर्तन;

किसी कर्मचारी को व्यावसायिक यात्रा पर भेजने से संबंधित परिस्थितियों में परिवर्तन।

प्रासंगिक परिस्थितियों को उन परिस्थितियों के रूप में समझा जाना चाहिए, जिनके घटित होने से पहले जारी किया गया आदेश (उसके किसी भी खंड या खंड) को निष्पादन की असंभवता के कारण या ऐसे आदेश के निष्पादन के लिए आधार के गायब होने के कारण कानूनी रूप से अमान्य बना दिया जाता है ( खंड, आदेश के खंड) एक कारण या किसी अन्य के लिए, जैसा कि नियोक्ता और (या) कर्मचारी के कार्यों द्वारा निर्धारित किया जाता है, जो उनके कारण नहीं होता है, यानी, श्रम संबंध के लिए पार्टियों की इच्छा से स्वतंत्र रूप से उत्पन्न होता है। कर्मियों के संबंध में पहले जारी किए गए आदेश (खंड, आदेश के खंड) को रद्द करने के आदेश का कार्यात्मक उद्देश्य एक नए प्रबंधन निर्णय को अपनाने के माध्यम से संबंधित प्रबंधन निर्णय को उचित (मुख्य रूप से कानूनी रूप से) रद्द करने के तथ्य का दस्तावेजीकरण करना है। यह मामला, एक कार्मिक आदेश)। पहले जारी किए गए कार्मिक आदेश को रद्द करने के आदेश की सामग्री निम्नलिखित जानकारी को दर्शाती है:

रद्दीकरण के अधीन कर्मियों के संबंध में आदेश (आइटम, ऑर्डर की वस्तुएं) के बारे में - इसकी तिथि, संख्या, नाम (आदेश की संबंधित वस्तुओं की संख्या या संख्या);

प्रासंगिक आदेश को रद्द करने के आधार पर - उन परिस्थितियों के संक्षिप्त विवरण के साथ जो रद्द करने का आदेश जारी करने का कारण बनीं;

कर्मियों पर पिछले आदेश को रद्द करने और एक नया जारी करने के संबंध में किए जाने वाले कार्यों पर संगठन के अधिकारियों (संरचनात्मक इकाइयों) को निर्देश पर;

आदेश के निष्पादन पर नियंत्रण सुनिश्चित करने के उपायों पर।

कर्मियों के संबंध में पहले जारी किए गए आदेश (आइटम, आदेश की वस्तुएं) को रद्द करने के लिए एक मसौदा आदेश की तैयारी मानव संसाधन विभाग के एक कर्मचारी द्वारा GOST R 6.30-2003 की आवश्यकताओं के अनुपालन में की जाती है।

कार्मिकों के संबंध में पूर्व में जारी आदेश (आदेश की धारा, धारा) में संशोधन करने का आदेश। कोई भी परिवर्तन करने के लिए आदेश जारी करने की आवश्यकता उन परिस्थितियों में संबंधित परिवर्तनों की घटना के कारण होती है जो पहले आदेश जारी करने के कारण के रूप में कार्य करते थे, जिसकी सामग्री परिवर्तन के अधीन है। ये ऐसी परिस्थितियाँ हैं जिनके घटित होने से पहले जारी किया गया आदेश (उसकी कोई भी धारा या खंड) कानूनी रूप से और (या) तथ्यात्मक रूप से गलत हो जाता है। मानव संसाधन सेवाओं के अभ्यास से ऐसी परिस्थितियों के घटित होने के सबसे आम मामले हैं:

संगठन के कानून, विनियमों, स्थानीय कृत्यों में परिवर्तन, जिनमें दस्तावेज़ की संरचना में परिवर्तन, उसका नाम बदलना आदि शामिल हैं;

संगठन के कर्मचारियों की व्यक्तिगत परिस्थितियों (व्यक्तिगत डेटा) में परिवर्तन, जिनके संबंध में प्रासंगिक कार्मिक आदेश (आदेश के बिंदु) पहले जारी किए गए थे;

समय, स्थान आदि की परिस्थितियों में परिवर्तन, जो संबंधित कर्मचारियों द्वारा उन्हें सौंपे गए कार्य (श्रम कार्य) के उचित प्रदर्शन के लिए महत्वपूर्ण हैं।

अन्य समान परिस्थितियों में पहले जारी किए गए कार्मिक आदेशों की सामग्री में बदलाव की आवश्यकता होती है, यदि ऐसे परिवर्तन आदेश के उचित निष्पादन के लिए आवश्यक हैं।

इस प्रकार, कर्मियों के संबंध में पहले से जारी आदेश (खंड, आदेश के खंड) में संशोधन करने के आदेश का कार्यात्मक उद्देश्य है:

एक नए प्रबंधन निर्णय (कार्मिक आदेश) को अपनाने के माध्यम से संबंधित प्रबंधन निर्णय में उचित (मुख्य रूप से कानूनी रूप से) परिवर्तन करने के तथ्य का दस्तावेजीकरण करने में;

कर्मियों के संबंध में आदेश (आइटम, आदेश की वस्तुएं) को रद्द करने में, जिसकी सामग्री से किसी विसंगति का पता चलता है।

प्रासंगिक कार्मिक आदेश के लागू होने में परिवर्तन शामिल है - इसकी तिथि और संख्या, नाम।

यदि आवश्यक हो, आदेश के निष्पादन पर नियंत्रण सुनिश्चित करने के लिए एक उपाय।

किन दस्तावेजों को कार्मिक दस्तावेजों के रूप में वर्गीकृत किया गया है?

दस्तावेज़ जो नियोक्ता के साथ कर्मचारी के श्रम संबंध को दर्शाते हैं, उन्हें कार्मिक दस्तावेज़ के रूप में वर्गीकृत किया जाता है। उनकी किस्में सूची में दी गई हैं (रूस के संस्कृति मंत्रालय का आदेश दिनांक 25 अगस्त 2010 संख्या 558)।

कार्मिक दस्तावेजों में शामिल हैं:

1. कर्मियों पर आदेश (स्वागत, स्थानांतरण, स्थानान्तरण, संयोजन, बर्खास्तगी)।
2. व्यक्तिगत कार्ड.
3. व्यक्तिगत खाते.
4. सभी पेरोल विवरण.
5. भरने योग्य समय पत्रक.
6. निष्पादित रोजगार अनुबंध.
7. प्रशिक्षण पूरा होने और प्रासंगिक शिक्षा (डिप्लोमा, डिप्लोमा, प्रमाण पत्र, आदि) की प्राप्ति की पुष्टि करने वाले दस्तावेज़।
8. प्रमाणन और स्थापित योग्यता पर दस्तावेज़ (प्रमाणन, योग्यता पत्रक, जारी किए गए प्रमाण पत्र, प्रमाणन आयोग की बैठकों के पूर्ण कार्यवृत्त, आदि)।
9. हानिकारक उत्पादन स्थितियों की पुष्टि करने वाले दस्तावेज़।
10. हकदार सभी कर्मचारियों की सूची अधिमान्य पेंशन प्राप्त करना(उदाहरण के लिए, आवेदन, जारी प्रमाण पत्र, प्रश्नावली)।
11. जारी किए गए दस्तावेजों (उदाहरण के लिए, पत्रिकाएं, किताबें) को रिकॉर्ड करने के लिए फॉर्म, रिकॉर्ड जो कार्य अनुभव, प्राप्त शिक्षा, या प्रदान किए गए लाभों की पुष्टि के आधार के रूप में कार्य करते हैं।

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किस प्रकार के कार्मिक दस्तावेज़ों को संग्रहीत करने की आवश्यकता है?

संगठन के सभी दस्तावेज़, जिन्हें कानून द्वारा अभिलेखीय के रूप में वर्गीकृत किया गया है, संग्रहीत किया जाना चाहिए (22 अक्टूबर 2004 के संघीय कानून संख्या 125-एफजेड के अनुच्छेद 17 के खंड 1)। एक नियम के रूप में, कार्मिक विभाग भंडारण के लिए जिम्मेदार है। वाणिज्यिक कंपनियों में, ऐसा दायित्व एलएलसी और संयुक्त स्टॉक कंपनियों पर कानूनों में निहित है (8 फरवरी, 1998 के कानून के अनुच्छेद 50, संख्या 14-एफजेड, 26 दिसंबर, 1995 के कानून के अनुच्छेद 89, संख्या 208-एफजेड) ).

कार्मिक दस्तावेज़ संगठन की गतिविधियों की पूरी अवधि के दौरान तैयार किए जाते हैं। उन्हें उन आदेशों और विनियमों के साथ संग्रहीत किया जाता है जो सभी कर्मचारियों के लिए अनिवार्य हैं। संयुक्त स्टॉक कंपनियां रूस के प्रतिभूति बाजार के लिए संघीय आयोग के दिनांक 16 जुलाई, 2003 संख्या 03-33/पीएस के संकल्प द्वारा स्थापित तरीके से सुरक्षा सुनिश्चित करती हैं। सीमित देयता कंपनियां चार्टर में विस्तृत जानकारी निर्दिष्ट करती हैं कि ऐसे दस्तावेज़ कैसे संग्रहीत किए जाएंगे (8 फरवरी, 1998 के कानून संख्या 14-एफजेड के अनुच्छेद 12 के खंड 2)। नियमों को रूसी संघ के श्रम संहिता के अनुच्छेद 8 के भाग 1 के आधार पर पुरालेख विनियमों में स्थापित किया जा सकता है।

मानव संसाधन विभाग में दस्तावेज़ कैसे संग्रहीत करें. लेख में आपको अभिलेखीय दस्तावेज़ीकरण के साथ काम करते समय समय सीमा, भंडारण प्रक्रिया और उल्लंघन के लिए जिम्मेदारी मिलेगी।

कर्मियों पर दस्तावेजों की सूची कब तक रखनी है?

भंडारण अवधि 22 अक्टूबर 2004 संख्या 125-एफजेड के कानून के अनुच्छेद 22.1 में निर्दिष्ट है और रूस के संस्कृति मंत्रालय के आदेश दिनांक 25 अगस्त 2010 संख्या 558 द्वारा अनुमोदित सूची में निर्दिष्ट है। इस अवधि की शुरुआत उस वर्ष की 1 जनवरी से मानी जाती है जो उस वर्ष के बाद आती है जिसमें कागजी कार्रवाई पूरी की गई थी, न कि उनके निर्माण की तारीख से (22 अक्टूबर 2004 के कानून संख्या 125 के अनुच्छेद 21.1 के खंड 2) -एफजेड)।

संगठन के कर्मियों पर दस्तावेज़ों की भंडारण अवधि

ध्यान!कर्मियों पर कोई भी दस्तावेज़, यदि वे सिविल सेवा की अवधि के दौरान बनाए गए थे, जो राज्य सिविल सेवा नहीं है, तो उनके निर्माण की तारीख की परवाह किए बिना, 75 वर्षों तक संग्रहीत किए जाते हैं (22 अक्टूबर 2004 के संघीय कानून के अनुच्छेद 22.1 नहीं) . 125-एफजेड).

कानून आपको कर्मियों पर नियामक दस्तावेजों को व्यक्तिगत फाइलों में नहीं, बल्कि अलग से संग्रहीत करने की अनुमति देता है। इस मामले में, उनकी शेल्फ लाइफ 5 साल है। ऐसे दस्तावेज़ों में शामिल हैं:

• वार्षिक अवकाश और शैक्षिक अवकाश स्वीकृत करने के आदेश;
• रूस के भीतर व्यापारिक यात्रा पर भेजने के आदेश;
• व्यापार यात्रा रिपोर्ट, आधिकारिक कार्य;
• संग्रहण आदेश.

कार्यस्थल प्रमाणन से संबंधित दस्तावेजों को 45 वर्षों तक अपने पास रखना होगा। यदि कार्यस्थल में हानिकारक या खतरनाक कारकों की पहचान की गई है, तो कार्मिक दस्तावेजों के नमूने 75 वर्षों तक रखें।

सिस्तेमा कार्मिक का एक विशेषज्ञ आपको बताएगा संगठन के अभिलेखागार में स्थानांतरण के लिए कार्मिक दस्तावेज़ों को ठीक से कैसे तैयार करें. लेख में आपको तैयारी करने, परीक्षा आयोजित करने, आयोग की गतिविधियों के परिणामों का दस्तावेजीकरण करने और संग्रह में सीधे स्थानांतरण करने की प्रक्रिया मिलेगी।

किसी संगठन के कर्मियों पर दस्तावेज़ कैसे संग्रहीत करें

संगठन के दस्तावेज़ों को संग्रहीत करने के लिए विशेष परिसर सुसज्जित करें। तिजोरियाँ या अलमारियाँ उपयुक्त होंगी। सभी सिफारिशें नियमों में बताई गई हैं (रूस के संस्कृति मंत्रालय का आदेश दिनांक 31 मार्च 2015 संख्या 526)। पत्रिका "कार्मिक व्यवसाय" के विशेषज्ञ आपको बताएंगे

वाणिज्यिक संगठनों को दस्तावेजों के भंडारण के लिए एक विशेष कमरे के उपकरण के लिए आवश्यकताओं की पूरी सूची का अनुपालन न करने का अधिकार है (रूस के संस्कृति मंत्रालय के दिनांक 31 मार्च, 2015 संख्या 526 के आदेश द्वारा अनुमोदित नियमों के खंड 1.4) . कर्मियों का समर्थन करने वाले दस्तावेज़ों को इस तरह से संग्रहीत किया जाना चाहिए ताकि धूल और प्रकाश के संपर्क से उनकी सुरक्षा सुनिश्चित हो सके। यह एकमात्र आवश्यकता है जिसका वाणिज्यिक कंपनियों को पालन करना होगा।

दस्तावेज़ों को इलेक्ट्रॉनिक रूप से संग्रहीत करते समय, एक ऐसी व्यवस्था सुनिश्चित करना आवश्यक है जो जानकारी के नुकसान, विरूपण और विनाश को रोक सके। जैसे-जैसे पुराना मीडिया अप्रचलित हो जाता है, नए मीडिया के साथ फिर से रिकॉर्ड करना आवश्यक हो जाता है (रूस के संस्कृति मंत्रालय के दिनांक 31 मार्च, 2015 संख्या 526 के आदेश द्वारा अनुमोदित नियमों के खंड 2.32)।

कोई संगठन अपना स्वयं का संग्रह बना सकता है. अलग-अलग अवधारण अवधि वाले दस्तावेज़ों को अलग-अलग संख्याएँ निर्दिष्ट करने की आवश्यकता होती है। एन्कोडिंग का उपयोग करके, 50, 75 या उससे कम वर्षों की भंडारण अवधि वाले ऑर्डर और अन्य दस्तावेजों को अलग करना आसान होगा।

नियोक्ता के साथ कर्मचारी का रोजगार संबंध कार्मिक दस्तावेजों से संबंधित दस्तावेजों में परिलक्षित होता है। भंडारण अवधि कानून संख्या 125-एफजेड के अनुच्छेद 22.1 और संस्कृति मंत्रालय की सूची में निर्दिष्ट है। इस अवधि की शुरुआत उस वर्ष के अगले वर्ष की 1 जनवरी से मानी जाती है जिसमें कागजी कार्रवाई पूरी की गई थी, न कि उनके निर्माण की तारीख से। संगठन के दस्तावेज़ों को संग्रहीत करने के लिए विशेष परिसर सुसज्जित करें। तिजोरियाँ या अलमारियाँ उपयुक्त हैं

इन्हें केवल प्रबंधक या इन शक्तियों से संपन्न जिम्मेदार व्यक्ति द्वारा ही जारी किया जा सकता है। ऐसे सभी आदेश लेखांकन पुस्तक में पंजीकरण प्रक्रिया से गुजरते हैं, जिसके बाद उन्हें एक क्रमांक दिया जाता है।

आपके काम में, आपको किसी विशिष्ट कर्मचारी के प्रवेश, स्थानांतरण या बर्खास्तगी के बारे में जानकारी सहित किसी भी दस्तावेज़ को जल्दी से प्राप्त करने की आवश्यकता हो सकती है, और इसलिए कार्मिक प्रक्रियाओं पर आदेशों को अलग-अलग पंजीकृत करने और संग्रहीत करने की सलाह दी जाती है।

आपको कार्मिक पंजीकरण पुस्तिका की आवश्यकता क्यों है?

पंजीकरण पुस्तक आपको दस्तावेज़ों को व्यवस्थित करने की अनुमति देती है, उनके विश्वसनीय भंडारण और सुरक्षा सुनिश्चित करती है। कार्मिक पंजीकरण पुस्तक से पृष्ठों को बदलना, नष्ट करना या चुराना लगभग असंभव है। सुरक्षा उद्देश्यों के लिए, इसे भरने से पहले ही, इसे विशेष लेसिंग से बांध दिया जाता है (इसके साथ एक फॉर्म संलग्न होता है जिसमें पृष्ठों की सटीक संख्या, प्रबंधक के हस्ताक्षर और कंपनी की मुहर का संकेत होता है), और सभी पृष्ठों को सख्ती से क्रमांकित किया जाता है।

कार्मिकों के लिए आदेशों की आवश्यकताएँ

"संघीय कार्यकारी निकायों में कार्यालय के काम के लिए मानक निर्देश" (27 नवंबर, 2000 के रोसारखिव संख्या 68 के आदेश द्वारा अनुमोदित) में पंजीकरण की आवश्यकताएं और आवश्यक विवरणों की एक सूची शामिल है जिन्हें कर्मियों के लिए आदेशों में दर्शाया जाना चाहिए।

तो, फॉर्म का प्रारूप A4, फ़ॉन्ट: क्रमांक 13 होना चाहिए। पाठ को बाईं ओर संरेखित किया जाना चाहिए, बाईं ओर डेढ़ रिक्ति बनाए रखते हुए, लाल रेखा को इंडेंट किया जाना चाहिए - 1.25 सेमी।

यह दर्शाया जाना चाहिए:

• संगठन का नाम.
• शब्द "आदेश"।
• दिनांक (संख्या और शब्द दोनों में लिखा हुआ) और क्रमांक (संख्या और क्रमांक)
• बिना किसी कालखंड के स्पष्ट शब्दों में लिखा शीर्षक।
• पहला (बताते हुए) भाग में आदेश जारी करने के कारण, लक्ष्य और उद्देश्यों को संक्षेप में बताया गया है। इसके बाद पाठ का दूसरा भाग आता है, जिसकी शुरुआत "मैं आदेश देता हूं" शब्द से होती है।
• दूसरा भाग (प्रशासनिक) पहले का खुलासा करता है। इसमें निर्देश, निष्पादक और समय सीमाएँ शामिल हैं।
• समर्थनकर्ताओं की स्थिति, प्रतिलेखों के साथ उनके हस्ताक्षर, तारीखें।
• उस कर्मचारी के हस्ताक्षर जिसने दस्तावेज़ की समीक्षा की है।
• निष्पादन पर एक नोट और इसे मामले में अग्रेषित करना।

सबसे सुविधाजनक कार्य के लिए, सभी कार्मिक विनियमों को उनके अपनाने के वर्ष के आधार पर, कालानुक्रम को देखते हुए वितरित किया जाता है, और अन्य दस्तावेजों से अलग संग्रहीत किया जाता है।

सही तरीके से नंबरिंग कैसे करें?

रूस में, क्रमांकन आदेशों के नियम कानूनी रूप से स्थापित नहीं हैं। संगठनों को स्वयं निर्णय लेने का अधिकार है कि इसे कैसे औपचारिक रूप दिया जाना चाहिए। उदाहरण के लिए, कई बड़ी कंपनियाँ उन्हें प्रकार (बर्खास्तगी, स्थानांतरण, छुट्टी, आदि) के आधार पर विभाजित करती हैं, उन्हें न केवल संख्याओं, बल्कि अक्षरों (उदाहरण के लिए, "y" का अर्थ बर्खास्तगी) से युक्त अनुक्रमणिका प्रदान करती हैं।

कर्मियों के लिए आदेशों के उदाहरण

बर्खास्तगी का आदेश (एकीकृत प्रपत्र)

अवकाश आदेश (एकीकृत प्रपत्र)

अवकाश आदेश (निःशुल्क प्रपत्र)

ऑर्डर के लिए भंडारण अवधि

प्रत्येक दस्तावेज़ की अपनी भंडारण अवधि होती है, जो कानूनी रूप से निर्धारित होती है (16 फरवरी, 2016 को संशोधित)। यह संग्रह में कितने समय तक रहेगा यह इस बात पर निर्भर करता है कि यह अल्पकालिक (भंडारण के 5 वर्ष) है या दीर्घकालिक (75 वर्ष)।

अल्पकालिक - ये नियमित और शैक्षिक अवकाश, कर्तव्य, दंड, अल्पकालिक घरेलू और विदेशी व्यापार यात्राओं के प्रावधान पर आदेश हैं।

दीर्घकालिक - नियुक्ति, बर्खास्तगी, स्थानांतरण, बोनस, प्रोत्साहन, उपाधियाँ प्रदान करना, प्रमाणन, नाम परिवर्तन, सभी दीर्घकालिक प्रकार की छुट्टियाँ (कठिन, हानिकारक और खतरनाक कामकाजी परिस्थितियों वाले श्रमिकों सहित) और व्यावसायिक यात्राओं पर।

कृपया ध्यान दें कि ऑर्डर की आंतरिक सूची को भी संग्रह में भेजा जाना चाहिए।

यह याद रखना महत्वपूर्ण है: विभिन्न अवधारण अवधि वाले दस्तावेज़ों को एक फ़ाइल में संयोजित नहीं किया जा सकता है, इससे अनावश्यक भ्रम पैदा हो सकता है।

कर्मियों के लिए आदेशों की नमूना आंतरिक सूची

कर्मियों से संबंधित सभी आदेशों के लिए, सूची बनाई जाती है - साथ में नोट्स, जो उनका संक्षिप्त विवरण होते हैं। यदि आवश्यक हो तो इन्वेंट्री आपको आवश्यक डेटा तुरंत ढूंढने की अनुमति देती है।

यह "अभिलेखीय संगठनों के काम के लिए बुनियादी नियम" में निर्दिष्ट प्रपत्र के अनुसार तीन प्रतियों में लिखा गया है, और इसमें शामिल हैं:

• संगठन का नाम;
• निधि संख्या;
• क्रम संख्या;
• केस इंडेक्स (यदि मामलों की कोई सूची है);
• मामले का शीर्षक;
• मामले की तारीख;
• शीटों की संख्या.

व्यक्तिगत मामलों के लिए एक अलग सूची भरने की अनुशंसा की जाती है। यही बात व्यक्तिगत पेरोल खातों पर भी लागू होती है। व्यक्तिगत फ़ाइल की सूची की प्रस्तावना आमतौर पर दस्तावेज़ में पहले किए गए किसी भी बदलाव को इंगित करती है, उदाहरण के लिए, कर्मचारी के अंतिम नाम में बदलाव।

नमूना आंतरिक सूची

कर्मियों के लिए एकीकृत आदेश प्रपत्र

2004 में, संघीय राज्य सांख्यिकी सेवा ने कर्मियों पर कई आदेशों के लिए समान रूपों को मंजूरी दी: काम पर रखने पर, बर्खास्तगी पर, व्यावसायिक यात्राओं पर आदि। इस मामले में, इनमें से प्रत्येक आदेश को एक अलग दस्तावेज़ के रूप में तैयार किया जाना चाहिए।

उन नियमों के लिए जो एकीकृत सूची में शामिल नहीं हैं, उन्हें बनाते समय, आपको अनुपालन करना चाहिए - विशेष रूप से, "एकीकृत दस्तावेज़ीकरण प्रणाली।" संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेज़ीकरण की एकीकृत प्रणाली। दस्तावेज़ीकरण आवश्यकताएँ।"

साथ ही, कानून आपको उनमें कुछ बदलाव करने की अनुमति देता है, विशेष रूप से विवरण के संबंध में। यदि वांछित है, तो संगठन उनमें से कुछ को जोड़ सकता है, लेकिन राज्य सांख्यिकी समिति द्वारा अनुमोदित लोगों को बदलना निषिद्ध है।

कर्मियों के लिए आदेशों का नमूना लॉग

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आधुनिक उद्यमों में कार्मिक आदेश दस्तावेज़ प्रवाह के प्रमुख स्रोतों में से हैं। उनके संकलन की विशिष्टताएँ क्या हैं? ये दस्तावेज़ कैसे दिख सकते हैं?

कार्मिक आदेश क्या हैं?

कार्मिक रिकॉर्ड को विनियमित करने वाले रूसी कानून के लिए उद्यमों में विभिन्न स्थानीय कानूनी कृत्यों के नियमित आवेदन की आवश्यकता होती है। इनमें ऑर्डर भी शामिल हैं. इन्हें 2 मुख्य प्रकारों में वर्गीकृत करने की प्रथा है। अर्थात्:

• मुख्य गतिविधि से संबंधित आदेशों पर;
• किसी उद्यम के कर्मियों के प्रबंधन के उद्देश्य से जारी किए गए आदेशों पर।

इस मामले में हम दूसरे प्रकार के कानूनी अधिनियम के बारे में बात कर रहे हैं।

कार्मिक आदेश किसी उद्यम का एक प्रकार का प्रशासनिक दस्तावेज़ीकरण है। ये स्रोत कंपनी द्वारा कानूनी उद्देश्यों के लिए प्रकाशित किए गए हैं:

• स्टाफिंग;
• कर्मचारियों को एक स्थान से दूसरे स्थान पर ले जाना;
• विशिष्ट कर्मचारियों या संपूर्ण टीम को संबोधित आदेश;
• कर्मचारियों की छँटनी.

ये कार्य मानते हैं कि कंपनी कर्मियों के लिए उचित प्रकार के आदेश जारी करेगी। वे क्या हो सकते हैं?

उदाहरण के लिए, आदेश हैं:

• कर्मचारियों की नियुक्ति पर, उनकी बर्खास्तगी पर;
• कर्मचारियों को पुरस्कृत और प्रोत्साहित करने पर;
• o किसी अन्य पद पर.

कार्यपुस्तिकाओं और अन्य कार्मिक दस्तावेजों में दर्ज जानकारी दर्ज करना और सही करना, कई मामलों में, संबंधित आदेशों के आधार पर किया जाता है।

मुख्य गतिविधियों के लिए आदेशों के प्रपत्र

रूसी उद्यम कानून के विभिन्न स्रोतों में अनुमोदित प्रपत्रों के आधार पर एकीकृत कार्मिक आदेशों का सक्रिय रूप से उपयोग करते हैं। इनमें से मुख्य है गोसकोमस्टैट संकल्प संख्या 1, जो विभाग द्वारा 5 जनवरी 2004 को जारी किया गया था। प्रासंगिक संकल्प द्वारा परिभाषित कर्मियों के लिए निम्नलिखित मुख्य प्रकार के आदेश प्रतिष्ठित हैं:

• किसी कर्मचारी के प्रवेश पर (यह एकीकृत फॉर्म टी-1 या टी-1ए के आधार पर तैयार किया जाता है, पहला व्यक्तिगत है, दूसरा समेकित है);
• किसी कर्मचारी के स्थानांतरण पर (फॉर्म टी-5, टी-5ए);
• छुट्टी पर जाने वाले कर्मचारी के बारे में (दस्तावेज़ टी-6, टी6ए);
• अनुबंध की समाप्ति पर (फॉर्म टी-8, टी-8ए);
• किसी विशेषज्ञ की आज्ञा पर (दस्तावेज़ टी-9, टी-9ए);
• कर्मचारी प्रोत्साहन पर (फॉर्म टी-11, टी11-ए)।

यह ध्यान देने योग्य है कि उद्यमों के दस्तावेज़ प्रवाह में, उनके स्वयं के आदेशों के रूपों का भी उपयोग किया जा सकता है, जब तक कि कानून द्वारा निषिद्ध न हो। यह तब भी संभव है जब एकीकृत प्रपत्र के रूप में कर्मियों के लिए एक विशेष नमूना आदेश कानून द्वारा अनुमोदित नहीं है।

यदि कोई कंपनी इस या उस दस्तावेज़ को स्वतंत्र रूप से तैयार करती है, तो उसे विशेष राज्य मानक, GOST R 6.30-2003 के प्रावधानों को लागू करने की अनुशंसा की जाती है। कर्मियों के लिए एकीकृत आदेश कैसा दिख सकता है? ऐसे दस्तावेज़ का एक उदाहरण नीचे दी गई तस्वीर में है।

इस मामले में, इसे एकीकृत प्रपत्र संख्या टी-1 के अनुसार माना जाता है।

ऑर्डर के एकीकृत रूपों का उपयोग अक्सर बजटीय संगठनों के साथ-साथ राज्य उद्यमों में भी किया जाता है। कई मामलों में, यह अनुमोदित विभागीय स्रोत नमूनों की उपलब्धता के कारण है।

बदले में, निजी कंपनियाँ अक्सर अपने स्वयं के ऑर्डर फॉर्म का उपयोग करती हैं। लेकिन, एक नियम के रूप में, केवल उन मामलों में जहां कार्मिक सेवा की समस्याओं को हल करने के लिए एक एकीकृत दस्तावेज़ को मंजूरी नहीं दी गई है। यदि वे प्रचलन में हैं, तो आमतौर पर उद्यम नए फॉर्म बनाने में समय बर्बाद नहीं करते हैं, जो वास्तव में, एकीकृत फॉर्म की नकल करेंगे। जो संरचना के संदर्भ में भी काफी उच्च स्तर की सुविधा की विशेषता रखते हैं।

किसी कंपनी द्वारा स्वतंत्र रूप से विकसित नमूना कार्मिक आदेश कैसा दिख सकता है? उनमें से एक का उदाहरण निम्नलिखित चित्र में है।

इस मामले में, एक नमूना अनुमोदन आदेश पर विचार किया जाता है। इसे आमतौर पर काफी सरल संरचना में प्रस्तुत किया जाता है।

ध्यान दें कि आम तौर पर उद्यमों के पास आंतरिक कॉर्पोरेट नमूनों के साथ मानकीकृत रूपों को बदलने का कोई विशेष कारण नहीं होता है - जब तक कि कंपनी के पास विशेष रूप से जटिल उत्पादन प्रारूप न हों जिनके लिए अलग लेखांकन तंत्र की स्थापना की आवश्यकता होती है। या, यदि उनकी संरचना काफी सरल है - जैसा कि छुट्टियों के कार्यक्रम के मामले में है।

यह ध्यान दिया जा सकता है कि प्रश्न में आदेशों को वर्गीकृत करने के लिए काफी कुछ मानदंड हैं। इनमें दस्तावेज़ की संरचना भी शामिल है। आइए इसके फीचर्स पर करीब से नजर डालें।

आदेशों की संरचना: सरल और जटिल दस्तावेज़

इसलिए, विचाराधीन आदेशों को वर्गीकृत करने के लिए सबसे महत्वपूर्ण मानदंड संरचना है। इसके अनुसार, दस्तावेज़ों को दो मुख्य प्रकारों में विभाजित किया जाता है - सरल और जटिल।

प्रकार 1 के आदेशों को 1 प्रशासनिक ब्लॉक ("स्वीकार", "कार्यालय से रिहाई", "स्थानांतरण", आदि शब्दों के साथ) की उपस्थिति की विशेषता है। यदि यह, उदाहरण के लिए, 1 विशेषज्ञ की नियुक्ति का आदेश है, तो इसे एक व्यक्तिगत माना जाएगा यदि इसके अधिकार क्षेत्र में कई कर्मचारी हैं, तो इसे एक समेकित दस्तावेज़ कहा जाएगा।

यदि किसी स्रोत में कई प्रशासनिक ब्लॉक शामिल हैं, तो इसे जटिल माना जाएगा। वे काफी सामान्य हैं, लेकिन उनके अनुप्रयोग को आधुनिक तकनीकी समाधानों के साथ भी एक बहुत ही श्रम-गहन प्रक्रिया माना जाता है, क्योंकि इस मामले में अनिवार्य रूप से विभिन्न वर्गों में स्थित बड़ी मात्रा में डेटा की तुलना करना आवश्यक हो सकता है।

अब आइए दस्तावेज़ संरचना के विभिन्न तत्वों का अध्ययन करने के लिए आगे बढ़ें जिनमें किसी संगठन में आदेश शामिल हो सकते हैं।

कर्मियों के लिए आदेशों की संरचना के तत्व

आदेश का मुख्य तत्व अनुभाग है। इसमें बिंदु होते हैं. उन्हें एक विशिष्ट दस्तावेज़ के आधार पर आदेश में शामिल किया जाना चाहिए। इस मामले में, आपको इसका एक लिंक प्रदान करना होगा। यदि, उदाहरण के लिए, किसी व्यक्ति को किसी पद पर नियुक्त करने का आदेश निकाला जाता है, तो संबंधित बिंदुओं को निम्न के आधार पर दस्तावेज़ में शामिल किया जा सकता है:

• कर्मचारी का व्यक्तिगत विवरण;
• रोजगार अनुबंध;
• उस प्रबंधक के नोट्स जिसने कर्मचारी का साक्षात्कार लिया या किसी अन्य आधार पर उसकी नियुक्ति पर निर्णय लिया;
• आंतरिक कॉर्पोरेट अधिनियम;
• ज्ञापन.

आदेश में "आधार" शब्द को शामिल करने की अनुशंसा की जाती है, जिसके बाद किसी विशेष दस्तावेज़ का लिंक दिया जाता है। विचाराधीन स्रोत को इस तथ्य को प्रतिबिंबित करना चाहिए कि किसी विशेष पद पर नियुक्त व्यक्ति आदेश के प्रावधानों से परिचित है। इस मामले में, आपको दस्तावेज़ में "मैंने आदेश पढ़ा है" वाक्यांश शामिल करना होगा, जिसके बाद संबंधित स्रोत का अध्ययन करने वाला कर्मचारी अपना हस्ताक्षर करता है और तारीख इंगित करता है।

आदेशों में - विशेष रूप से, यदि कार्मिक रिकॉर्ड बनाए जाते हैं, तो किसी कर्मचारी की किसी पद पर नियुक्ति के तथ्य को प्रतिबिंबित करने के लिए, कानूनी रूप से महत्वपूर्ण शब्दांकन प्रदान करना आवश्यक है। उदाहरण के लिए, कर्मचारी के साथ अनुबंध की अवधि, उसके वेतन की राशि और उसके कार्य शेड्यूल से संबंधित।

इस प्रकार, कर्मियों के लिए एक आदेश की विशिष्ट संरचना प्रतिबिंबित करने वाले ब्लॉकों की उपस्थिति मानती है:

• कंपनी के प्रबंधन की प्रशासनिक कार्रवाई;
• कर्मचारी के बारे में पूरा नाम और अन्य जानकारी;
• दस्तावेज़ के किसी विशेष खंड के लागू होने की तिथि;
• आदेश के अन्य महत्वपूर्ण शब्द.

विचाराधीन दस्तावेज़ों को विभिन्न अनुप्रयोगों के साथ पूरक किया जा सकता है। इन्हें विस्तृत रेंज में प्रस्तुत किया जा सकता है. इस प्रकार, कार्मिक आदेशों के परिशिष्ट संबंधित दस्तावेज़ के अधिकार क्षेत्र के भीतर कर्मचारियों के पदों की सूची को प्रतिबिंबित कर सकते हैं। आदेश के अनुलग्नक में वह डेटा रिकॉर्ड किया जा सकता है जिसे दस्तावेज़ के पाठ में सीधे प्रतिबिंबित करना समस्याग्रस्त है - उदाहरण के लिए, ये दस्तावेज़ की पाठ्य सामग्री को समझाने के लिए आवश्यक ग्राफ़, चित्र, आरेख हो सकते हैं।

आदेश तैयार करना: किस पर ध्यान देना है?

विचाराधीन दस्तावेज़ तैयार करते समय आपको किस बात पर विशेष ध्यान देना चाहिए?

सबसे पहले, जैसा कि विशेषज्ञ ध्यान देते हैं, कर्मियों के लिए आदेश संक्षिप्ताक्षरों का उपयोग करके तैयार नहीं किए जाने चाहिए। दस्तावेज़ में शब्दों को संक्षिप्ताक्षरों के बिना शामिल किया जाना चाहिए।

प्रासंगिक दस्तावेजों के सही निष्पादन के लिए अगला सबसे महत्वपूर्ण मानदंड विभिन्न भंडारण अवधि वाले स्रोतों के बारे में जानकारी का अभाव है। उदाहरण के लिए, छुट्टियों और व्यावसायिक यात्राओं से संबंधित कार्मिक आदेश 3 वर्षों के लिए वर्तमान मानकों के अनुसार संग्रहीत किए जाते हैं। कर्मचारियों की नियुक्ति के बारे में जानकारी दर्शाने वाले दस्तावेजों को कंपनी के अभिलेखागार में 75 वर्षों तक रखा जाना चाहिए।

इस प्रकार, प्रत्येक ऑर्डर में समान शेल्फ जीवन वाले स्रोतों पर डेटा प्रतिबिंबित होना चाहिए।

विचाराधीन दस्तावेज़ों को प्रकाशित करने के मुख्य चरणों पर विचार करना उपयोगी होगा।

कर्मियों के लिए आदेश जारी करने के चरण

सबसे पहले, यह ध्यान देने योग्य है कि कंपनी जिन विशिष्ट मानकों के आधार पर कार्मिक रिकॉर्ड प्रबंधन करती है, उसके आधार पर कार्मिक आदेश विभिन्न सिद्धांतों के अनुसार तैयार किए जा सकते हैं। लेकिन सामान्य तौर पर, उनके प्रकाशन में कंपनी के जिम्मेदार विशेषज्ञों द्वारा ऐसे कार्यों का समाधान शामिल होता है:

• एक उपयुक्त दस्तावेज़ विकसित करने की आवश्यकता पर निर्णय लेना;
• आदेश जारी करने के लिए आवश्यक डेटा का संग्रह;
• एक विशिष्ट मसौदा आदेश की तैयारी, उसका अनुमोदन, यदि आवश्यक हो तो संशोधन;
• दस्तावेज़ में आवश्यक जानकारी दर्ज करना और सक्षम व्यक्तियों द्वारा उस पर हस्ताक्षर करना;
• उन व्यक्तियों के आदेश से परिचित होना जिनके पद संबंधित कानूनी अधिनियम के अधिकार क्षेत्र में हैं।

आदेश जारी करने के निर्णय की तैयारी

पहली समस्या का समाधान आंतरिक कॉर्पोरेट प्रमाणपत्रों और कृत्यों में निहित जानकारी का उपयोग करके किया जा सकता है। आंतरिक आदेश, एक नियम के रूप में, स्थानीय कानूनी कृत्यों पर आधारित होते हैं, और उनकी सूची बहुत विस्तृत हो सकती है। विचाराधीन मसौदा दस्तावेज़ आमतौर पर उद्यम के कार्मिक सेवाओं के जिम्मेदार कर्मचारियों की भागीदारी से तैयार किए जाते हैं। इसके अलावा, उनका काम कंपनी के विभिन्न संरचनात्मक प्रभागों के प्रमुखों द्वारा हस्ताक्षरित विचारों के आधार पर किया जा सकता है।

प्रासंगिक दस्तावेजों के आधार के रूप में, कंपनी द्वारा पारंपरिक रूप से उपयोग किए जाने वाले कार्मिक आदेशों के नमूनों का उपयोग किया जा सकता है। विचाराधीन समस्या को हल करते समय मुख्य बात उन कारकों का सावधानीपूर्वक अध्ययन करना है जो दस्तावेज़ के प्रकाशन और आदेश के विकास के आधार को पूर्व निर्धारित करते हैं। यह महत्वपूर्ण है कि संबंधित दस्तावेज़ में शामिल शब्द कानून के अनुरूप हों।

ऑर्डर देने के लिए डेटा का संग्रह

कंपनी के जिम्मेदार विशेषज्ञों का अगला कार्य जो कर्मियों के लिए यह या वह नमूना आदेश तैयार करते हैं, दस्तावेज़ जारी करने के उद्देश्य से आवश्यक जानकारी एकत्र करना है। इसे प्रस्तुत किया जा सकता है:

• आधिकारिक कानूनी कृत्यों में;
• कंपनी के आंतरिक दस्तावेज़ में;
• उच्च संरचनाओं, विभागों द्वारा प्रकाशित स्रोतों में जिनके प्रति व्यावसायिक इकाई जवाबदेह है;
• अभिलेखीय दस्तावेज़ों में;
• मीडिया में, वैज्ञानिक प्रकाशन।

एक मसौदा आदेश का विकास

जानकारी एकत्र होने के बाद, सक्षम विशेषज्ञ सीधे कर्मियों के लिए एक मसौदा आदेश विकसित करते हैं। इस समस्या के समाधान के लिए सबसे पहले दस्तावेज़ के सही निष्पादन की आवश्यकता है। इसमें यह इंगित करना उचित है कि यह एक परियोजना है, कर्मियों के लिए एक नमूना आदेश है, जिसे विकसित किया जा रहा है, न कि कोई आधिकारिक स्थानीय कानूनी अधिनियम। यानी दस्तावेज़ पर "प्रोजेक्ट" शब्द लिखें। हालाँकि, स्रोत में पाठ को जितना संभव हो उतना करीब दिया जाना चाहिए जो आधिकारिक आदेश में मौजूद होना चाहिए। यह संभव है कि एक सक्षम प्रबंधक दस्तावेज़ के पाठ को उसके मूल रूप में पूर्व-अनुमोदन देगा।

यदि आदेश - रूप में, साथ ही सामग्री में - तुरंत या समायोजन के साथ सहमत है, तो इसे हस्ताक्षर करने के लिए भेजा जा सकता है। यह प्रक्रिया क्या है?

आदेश पर हस्ताक्षर करना और उसे कर्मचारियों तक पहुंचाना

सिद्धांत रूप में, इसमें कुछ भी जटिल नहीं है - मुख्य बात यह है कि दस्तावेज़ को प्रमाणित करने वाले व्यक्ति के पास ऐसा करने का अधिकार है। एक नियम के रूप में, कंपनी का प्रमुख कर्मियों के लिए आदेश पर हस्ताक्षर करता है। एक पूरी तरह से तैयार फॉर्म उसे भेजा जाता है - एकीकृत या आंतरिक, जिसमें जिम्मेदार विशेषज्ञों द्वारा दर्ज की गई जानकारी होती है। किसी दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करने में कंपनी चलाने वाले व्यक्ति की स्थिति, उसका पूरा नाम और साथ ही उसके हस्ताक्षर का संकेत शामिल होता है।

कंपनी के भीतर स्थापित नियमों के अनुसार, यदि आवश्यक हो तो दस्तावेज़ रद्द कर दिया जाता है।

प्रबंधक द्वारा प्रमाणीकरण के बाद, दस्तावेज़ कर्मचारी को सौंप दिया जाता है, जिसे इससे परिचित होना चाहिए। तथ्य यह है कि किसी व्यक्ति ने दस्तावेज़ का अध्ययन किया है, इसकी पुष्टि आदेश या उसके पूरक पंजीकरण फॉर्म पर उसके हस्ताक्षर से की जा सकती है।

आइए अब अध्ययन करें कि कर्मियों के लिए आदेश कैसे बनाए रखे जाते हैं। इस मामले में कंपनी के जिम्मेदार कर्मचारी जो मुख्य कार्य हल करते हैं वह प्रश्न में दस्तावेजों का पंजीकरण है।

आदेशों का पंजीकरण: बारीकियाँ

विचाराधीन प्रक्रिया में विशेष आंतरिक कॉर्पोरेट रजिस्टरों में ऑर्डर के बारे में जानकारी दर्ज करना शामिल है। ऐसा माना जाता है कि कर्मियों के लिए एक या दूसरा अनुमोदित नमूना आदेश कंपनी में संबंधित स्रोत के पंजीकरण पर ही कानूनी बल प्राप्त करता है। यदि दस्तावेज़ के संबंध में यह प्रक्रिया नहीं अपनाई जाती है, तो कंपनी के कर्मचारियों और प्रबंधन के लिए कोई कानूनी परिणाम नहीं होंगे।

कर्मियों के लिए आदेशों का पंजीकरण, जैसा कि हमने ऊपर बताया, इन दस्तावेजों को बनाए रखने का सबसे महत्वपूर्ण पहलू है। संबंधित प्रक्रिया में 3 समस्याओं का समाधान शामिल है:

• दस्तावेज़ लेखांकन;
• आदेशों के निष्पादन पर नियंत्रण;
• दस्तावेजों तक त्वरित पहुंच सुनिश्चित करना।

प्रशासनिक, रिपोर्टिंग और वित्तीय के रूप में वर्गीकृत सभी स्रोतों को कंपनी के साथ पंजीकृत होना चाहिए। तृतीय-पक्ष व्यावसायिक संस्थाओं से प्राप्त दस्तावेज़ों की जानकारी भी आंतरिक कॉर्पोरेट रजिस्टरों में दर्ज की जानी चाहिए। कर्मियों के लिए आदेश, किसी भी अन्य स्रोत की तरह, पंजीकरण पर एक व्यक्तिगत संख्या प्राप्त करते हैं, साथ ही प्रासंगिक स्रोतों के इष्टतम वर्गीकरण के दृष्टिकोण से आवश्यक अनुक्रमणिका भी प्राप्त करते हैं।

सभी दस्तावेज़ जो निष्पादन के अधीन हैं और कुछ व्यावसायिक तथ्यों के बारे में इच्छुक कर्मचारियों को रिकॉर्ड करने और सूचित करने के उद्देश्य से भी उपयोग किए जाते हैं, उन्हें कार्मिक रिकॉर्ड में पंजीकृत किया जाना चाहिए। बेशक, कर्मियों पर आदेश ऐसे स्रोतों से संबंधित हैं।

किसी दस्तावेज़ को पंजीकृत करने की प्रक्रिया 1 बार की जाती है - सीधे जब वे प्रबंधन द्वारा जारी किए जाते हैं (जैसा कि प्रश्न में आदेशों के मामले में होता है) या जब किसी बाहरी इकाई द्वारा प्राप्त किया जाता है। यदि स्रोत कंपनी की एक संरचनात्मक इकाई से दूसरी में चला जाता है, तो उसे पुनः पंजीकृत करने की आवश्यकता नहीं है।

किसी संगठन के दस्तावेज़ प्रवाह में उपयोग किए जाने वाले स्रोतों को पंजीकृत करने की 3 मुख्य विधियाँ हैं।

सबसे पहले, यह एक जर्नल पंजीकरण है, जिसमें किस संरचना में और किस उद्देश्य के लिए कर्मियों के लिए एक विशेष आदेश जारी किया गया था, इसके बारे में जानकारी के विशेष रजिस्टरों में विस्तृत प्रतिबिंब शामिल है, इसके किसी भी परिशिष्ट का एक उदाहरण।

दूसरे, स्रोतों के बारे में जानकारी दर्ज करने के लिए एक कार्ड प्रारूप है, जिसका उपयोग आंतरिक कॉर्पोरेट दस्तावेज़ प्रवाह के हिस्से के रूप में किया जाता है। इसमें स्रोतों के लिए नियंत्रण कार्ड के डिज़ाइन के साथ-साथ विशेष कार्ड फ़ाइलों में उनका संयोजन शामिल है।

तीसरा, स्वचालित दस्तावेज़ पंजीकरण है। इसमें विशेष सॉफ्टवेयर और आवश्यक बुनियादी ढांचे (उदाहरण के लिए, प्रिंटर, स्कैनर, नेटवर्क इंटरफेस) का उपयोग करके आंतरिक कॉर्पोरेट रजिस्टरों में प्रश्नगत आदेशों और अन्य स्रोतों के बारे में जानकारी स्वचालित रूप से दर्ज करना शामिल है।

एक नियामक अधिनियम है जिसके अनुसार नियामक दस्तावेजों को पंजीकृत किया जाना चाहिए - रूसी संघ के संस्कृति मंत्रालय का आदेश संख्या 536, जिसे 8 नवंबर 2005 को अपनाया गया था। कानून का यह स्रोत रजिस्टरों में प्रतिबिंबित होता है:

• उस कंपनी का नाम जिसने यह या वह दस्तावेज़ जारी किया - इस मामले में, कर्मियों पर एक आदेश;
• स्रोत का नाम;
• दस्तावेज़ के प्रकाशन की तिथि, उसकी पंजीकरण संख्या;
• दस्तावेज़ का शीर्षक और सारांश;
• ऑपरेटिव भाषा;
• स्रोत की समय सीमा;
• आदेश के निष्पादन के बारे में जानकारी.

संगठन के रजिस्टरों में कुछ आदेशों के बारे में जानकारी दर्ज करना उनके वर्गीकरण के लिए अन्य मानदंडों का उपयोग करके किया जा सकता है। उदाहरण के लिए, कार्मिक विभाग प्रासंगिक स्रोतों को उन स्रोतों में विभाजित कर सकता है जो विशेष रूप से कर्मचारियों की छुट्टियों, व्यावसायिक यात्राओं और उन्हें प्रोत्साहन जारी करने से संबंधित हैं। आमतौर पर, किसी कंपनी के दस्तावेज़ प्रवाह को बनाने वाले ऑर्डर की संख्या जितनी अधिक होगी, रजिस्टर के भीतर उन्हें अलग-अलग डेटाबेस में वर्गीकृत करना उतना ही अधिक इष्टतम होगा।

आदेश भंडारण

किसी कंपनी में ऑर्डर बनाए रखने का एक अन्य महत्वपूर्ण पहलू उनका भंडारण है। हमने ऊपर उल्लेख किया है कि कर्मियों के लिए आदेश दस्तावेज़ के विशिष्ट उद्देश्य के आधार पर कुछ समय सीमा के भीतर संग्रहीत किए जाते हैं। इसलिए, उचित मानदंडों के अनुसार वर्गीकृत दस्तावेजों को अलग-अलग स्थानों पर रखा जाना चाहिए।

कर्मियों के लिए कोई भी आदेश (इसके लिए एक फॉर्म) उन स्रोतों से अलग से संग्रहीत किया जाना चाहिए जो उद्यम की मुख्य गतिविधियों से संबंधित हैं। पंजीकृत और भंडारण के लिए भेजे गए दस्तावेज़ मूल के रूप में प्रस्तुत किए जाने चाहिए।

कर्मियों पर आदेशों को आम तौर पर फाइलों में जोड़ दिया जाता है, जो विभिन्न दस्तावेजों के व्यवस्थित सेट होते हैं। कार्मिक सेवा के जिम्मेदार विशेषज्ञ को फाइलें दाखिल करनी चाहिए, उसमें रखी गई शीटों को सही ढंग से क्रमांकित करना चाहिए, आवश्यक सूची के साथ पूरक करना चाहिए और दस्तावेजों के संबंधित सेटों के लिए कवर डिजाइन करना चाहिए।

कर्मियों पर आदेश कार्मिक दस्तावेज़ीकरण के एक अलग समूह का गठन करते हैं और कुछ मसौदा नियमों की आवश्यकता होती है जो मुख्य गतिविधियों पर आदेशों से भिन्न होते हैं। वे नियुक्ति, काम पर आंदोलन, काम से बर्खास्तगी, आधिकारिक वेतन की स्थापना, छुट्टियां, व्यापार यात्राएं, नाम परिवर्तन, पदोन्नति, दंड इत्यादि रिकॉर्ड करते हैं।

वर्तमान में, कर्मियों के लिए अधिकांश आदेशों के एकीकृत रूप लागू हैं (रूस की राज्य सांख्यिकी समिति का संकल्प दिनांक 5 जनवरी, 2004 एन 1)। उनके पास मसौदा तैयार करने और निष्पादन की विशिष्टताएं हैं: ये आदेश कई कार्यों के लिए नहीं, बल्कि एक के लिए जारी किए जाते हैं, यानी, रोजगार के लिए एक आदेश स्वतंत्र रूप से जारी किया जाता है, स्थानांतरण, बर्खास्तगी या सेकेंडमेंट के लिए एक आदेश स्वतंत्र रूप से जारी किया जाता है। प्रत्येक आदेश किसी एक कर्मचारी के लिए नहीं, बल्कि एक साथ कई लोगों के लिए जारी किया जा सकता है, जो बड़ी संख्या में कर्मचारी होने पर बहुत सुविधाजनक होता है।

एकीकृत रूपों की शुरूआत ने विभिन्न प्रकार की राय पैदा की है: कुछ का मानना ​​​​है कि ऐसे फॉर्म कार्मिक सेवा के लिए सुविधाजनक और आवश्यक हैं, दूसरों का मानना ​​​​है कि नए रूपों से कार्मिक दस्तावेज़ीकरण को बनाए रखने की श्रम तीव्रता बढ़ जाती है।

हालाँकि, यह ध्यान में रखा जाना चाहिए कि आधुनिक कार्मिक दस्तावेज़ीकरण में ऐसी कमियाँ हैं: इलेक्ट्रॉनिक कंप्यूटर के माध्यम से कुछ दस्तावेज़ों को संसाधित करने में असमर्थता, अनुचित प्रकार के रूप जो कार्मिक प्रबंधन के आयोजन के लिए समान कार्यों को औपचारिक बनाते हैं, और एक की अनुपस्थिति कार्मिक दस्तावेज़ीकरण की तैयारी के लिए एकल नियामक दस्तावेज़।

कार्मिक दस्तावेज़ीकरण के एकीकृत रूपों के डेवलपर्स ने दो लक्ष्यों का पीछा किया: दस्तावेज़ों के पारंपरिक सेट को सुव्यवस्थित और एकीकृत करना जो कार्मिक प्रबंधन के आयोजन के लिए कई कार्यों को औपचारिक बनाता है और इन दस्तावेज़ों को कंप्यूटर प्रसंस्करण के लिए अनुकूलित करना है।

कर्मियों के लिए आदेशों के एकीकृत रूपों की शुरूआत ने दस्तावेज़ के पाठ की संरचना में एकरूपता लाना संभव बना दिया और कार्मिक सेवा के कर्मचारियों को प्रशासनिक भाग लिखने के लिए एक या दूसरे विकल्प को चुनने के बारे में संदेह से राहत दी।

कर्मियों के लिए आदेशों के निष्पादन में प्रशासनिक दस्तावेज तैयार करने के लिए स्पष्ट GOST निर्देश नहीं हैं (GOST R 6.30-2003 "USD. USORD. दस्तावेजों की तैयारी के लिए आवश्यकताएँ"), हालाँकि, इसकी तैयारी में एकरूपता लाने के लिए दस्तावेज़ के प्रकार के लिए, किसी विशिष्ट संगठन में दस्तावेज़ों के साथ काम के आयोजन के निर्देशों में निर्धारित कई नियमों का पालन करना आवश्यक है।

कर्मियों के लिए आदेश A4 प्रारूप पर तैयार किए गए हैं और उनमें निम्नलिखित विवरण हैं:

· दस्तावेज़ का नाम प्रकार - "आदेश";

· दिनांक, संख्या;

· प्रकाशन का स्थान, पाठ का शीर्षक;

· हस्ताक्षर;

· वीज़ा अनुमोदन;

· कर्मचारी के आदेश से परिचित होने की पुष्टि करने वाला एक नोट;

· दस्तावेज़ के निष्पादन और उसे फ़ाइल में भेजने पर एक नोट।

ऑर्डरों को एक कैलेंडर वर्ष के भीतर क्रमांकित किया जाता है। संख्या (सूचकांक) को "k" अक्षर से लिखा जाता है, जिसका अर्थ है कर्मियों के लिए एक आदेश, या एल/एस (कर्मियों के लिए आदेश), अन्य पत्र पदनाम संभव हैं। अलग-अलग अवधारण अवधि वाले आदेशों को एक मामले में नहीं बनाया जा सकता है। आदेश आमतौर पर मानव संसाधन के उप निदेशक, मानव संसाधन विभाग के एक कर्मचारी, या उस विभाग के प्रमुख द्वारा समर्थित होते हैं जहां कर्मचारी को भेजा जाता है, और जिन आदेशों में वित्तीय दायित्व पर एक खंड होता है उन्हें एक एकाउंटेंट द्वारा समर्थित किया जाना चाहिए। कार्मिक दस्तावेज बनाए रखने वाले कर्मचारी को प्रत्येक कर्मचारी को आदेश से परिचित कराना होगा, जिसके बाद कर्मचारी अपना वीज़ा चिपकाता है, जिसमें निम्नलिखित तत्व शामिल होते हैं: "मैंने आदेश पढ़ा है," हस्ताक्षर, हस्ताक्षर की प्रतिलेख और परिचित होने की तारीख।

आदेश हस्ताक्षर किए जाने के क्षण से ही लागू हो जाते हैं, लेकिन कभी-कभी आदेश का पाठ कानूनी बल में इसके प्रवेश के लिए एक अलग तारीख का संकेत दे सकता है। उदाहरण के लिए, आदेश पर 22 अप्रैल को हस्ताक्षर किए गए थे, और कर्मचारी को 27 अप्रैल को इस पद पर नियुक्त किया गया था।

कार्मिक आदेशों के पाठ के लिए विशेष आवश्यकताएं हैं: शब्दांकन स्पष्ट और सटीक होना चाहिए, क्योंकि वे कर्मचारी के श्रम अधिकारों को दर्शाते हैं। कर्मियों के लिए एक आदेश, मुख्य गतिविधि के लिए एक आदेश के विपरीत, इसमें कोई उल्लेखित भाग और प्रशासनिक शब्द "मैं आदेश देता हूं" शामिल नहीं हो सकता है (यह मुख्य गतिविधि के लिए एक आदेश के विपरीत, कर्मियों के लिए आदेशों में शामिल नहीं है)। कर्मियों के लिए आदेशों में कमांड शब्द ये शब्द हैं: "स्वीकार करें", "ख़ारिज करें", "असाइन करें", "बदलें", "असाइन करें", आदि।

आदेश का पाठ, स्थापित अभ्यास के संबंध में, दो तरीकों से तैयार किया जा सकता है।

पहला विकल्प तब होता है जब प्रशासनिक भाग आमतौर पर एक क्रिया से शुरू होता है: "बदलें", "असाइन करें", "घोषणा", आदि, पाठ के शीर्षक के बाद एक नई पंक्ति पर पैराग्राफ के बिना बड़े अक्षरों में मुद्रित होता है। आदेशों के पाठ का शीर्षक "किस बारे में?" प्रश्न का उत्तर देता है: भर्ती के बारे में, बर्खास्तगी के बारे में, अंतिम नाम बदलने के बारे में, फटकार लगाने के बारे में, दूसरी नौकरी में स्थानांतरित करने के बारे में, आदि। फिर, एक नई पंक्ति में, एक पैराग्राफ से , पूरा अंतिम नाम और पहला नाम लिखा जाता है , उस कर्मचारी का संरक्षक जिसे आदेश जारी किया गया है और आदेश के अधीन है।

घोषणा:

बिक्री विभाग के वरिष्ठ विशेषज्ञ इवानोवा इरीना सर्गेवना को आधिकारिक कर्तव्यों के प्रति लापरवाह रवैये के लिए फटकार लगाई गई, जिसके परिणामस्वरूप तकनीकी उपकरण खराब हो गए।

दूसरे विकल्प में प्रशासनिक शब्द क्रिया के समान पंक्ति में लिखा गया है। आइए कर्मचारी के विवाह के संबंध में कर्मचारी के व्यक्तिगत डेटा वाले दस्तावेज़ों में संशोधन के लिए एक आदेश तैयार करने पर विचार करें। इस आदेश का कोई एकीकृत रूप नहीं है और इसे प्रशासनिक दस्तावेज़ तैयार करने के नियमों के अनुसार तैयार किया गया है। ऐसे आदेश के पाठ में आवश्यक रूप से कर्मचारी के पुराने और नए डेटा दोनों के बारे में जानकारी होनी चाहिए, और उन दस्तावेजों का विवरण होना चाहिए जिनके आधार पर उसके बारे में नई जानकारी दर्ज की गई है। ऐसे आदेश के लिए अनुशंसित नाम "कर्मचारी के व्यक्तिगत डेटा वाले दस्तावेज़ों में संशोधन करने का आदेश" है।

"अमुक तारीख से, विवाह के पंजीकरण के संबंध में इवानोवा लेबेडेवा पर विचार करें..." जैसे सामान्य सूत्रीकरण का उपयोग करने की अनुशंसा नहीं की जाती है, क्योंकि यह अनपढ़ है। कोई सोच सकता है कि नियोक्ता के आदेश के बिना इवानोव को लेबेडेवा नहीं माना जाएगा? उसे विवाह पंजीकरण प्रमाणपत्र के आधार पर लेबेदेवा माना जाता है, न कि उसके नियोक्ता के आदेश के आधार पर।

एक अन्य सामान्य शब्द भी गलत है: "कर्मचारी के व्यक्तिगत डेटा में परिवर्तन करें।" किसी कर्मचारी के व्यक्तिगत डेटा को बदलना विशेष सरकारी निकायों का अधिकार है, न कि नियोक्ता की कार्मिक सेवा का। कार्मिक सेवा केवल विशेष सरकारी निकायों द्वारा जारी किए गए कर्मचारियों के व्यक्तिगत डेटा में परिवर्तन पर दस्तावेज़ों के आधार पर व्यक्तिगत डेटा वाले दस्तावेज़ों में परिवर्तन करती है।

आदेश की तारीख कार्मिक सेवा द्वारा पासपोर्ट की एक प्रति की प्राप्ति है।

प्रशासनिक एवं आर्थिक मुद्दों पर आदेश

प्रशासनिक और आर्थिक गतिविधियों से संबंधित प्रशासनिक दस्तावेजों को संगठनों की गतिविधियों में उत्पन्न मानक प्रबंधन दस्तावेजों की एक ही सूची में दर्शाया गया है। इस सूची के अनुसार, ऐसे विषयों की पहचान की जाती है जो प्रशासनिक और आर्थिक कार्य की सामग्री को प्रकट करते हैं:

1. आंतरिक व्यापार नियमों का अनुपालन

2. भवनों एवं परिसरों का संचालन

3. परिवहन सेवाएँ, आंतरिक संचार

इससे यह निष्कर्ष निकलता है कि सूचीबद्ध क्षेत्रों में जारी आदेशों (निर्देशों) को प्रशासनिक और आर्थिक मुद्दों के रूप में वर्गीकृत किया जाना चाहिए। ऐसे दस्तावेजों वाले फ़ोल्डरों को पांच साल तक रखा जाना चाहिए, और आदेश (निर्देश) दर्ज करते समय, अक्षर सूचकांक "ए", "आह" या अन्य को पंजीकरण संख्या में जोड़ा जाना चाहिए, उदाहरण के लिए: आदेश संख्या 1-आह, नहीं 2-ए, नंबर 3-ख़ोज़।

आदेशों का पंजीकरण और भंडारण

हस्ताक्षर करने के बाद ही, कार्यालय प्रबंधन सेवा द्वारा तिथि दर्शाते हुए संख्यात्मक क्रम में आदेश पंजीकृत (उसी दिन स्वीकार किए जाते हैं) किए जाते हैं। हर साल, नंबरिंग फिर से एक से शुरू होती है, हालांकि ऑर्डर रजिस्टर को कई वर्षों तक रखा जा सकता है।

मुख्य गतिविधियों पर आदेशों का पंजीकरण आदेशों के साथ-साथ प्रशासनिक और आर्थिक मुद्दों और कर्मियों पर आदेशों से अलग किया जाता है। इसका मुख्य कारण अलग-अलग शेल्फ लाइफ है।

आदेशों को इलेक्ट्रॉनिक रूप से पंजीकृत किया जा सकता है। ऑर्डर लॉग उसी उद्देश्य को पूरा कर सकता है। मुख्य गतिविधियों के लिए आदेशों को पंजीकृत करने के लिए डेटाबेस में चुने गए नाम की परवाह किए बिना एक स्थायी भंडारण अवधि होती है। यदि पंजीकरण इलेक्ट्रॉनिक डेटाबेस में किया जाता है, तो इसे कागज पर डुप्लिकेट करना बिल्कुल भी आवश्यक नहीं है (आवश्यक भी नहीं)।

कोई एकल नमूना आदेश लॉग नहीं है; प्रपत्र स्वयं किसी नियामक और पद्धति संबंधी दस्तावेज़ द्वारा विनियमित नहीं है। इसलिए, आपकी राय में, आप आवश्यक कॉलम जोड़ सकते हैं या अनावश्यक कॉलम हटा सकते हैं।

व्यक्तिगत डेटा वाले दस्तावेज़ों में संशोधन का आदेश सभी इच्छुक पार्टियों को हस्ताक्षर के विरुद्ध प्रस्तुत किया जाता है: कर्मचारी स्वयं, संबंधित कार्मिक और लेखा कर्मचारी।

ऐसे आदेश के आधार पर, कर्मचारी की कार्यपुस्तिका, कर्मचारी के व्यक्तिगत कार्ड, कर्मचारी के व्यक्तिगत खाते और कार्मिक विभाग, लेखा विभाग, सुरक्षा सेवा और अन्य संरचनात्मक इकाइयों के अन्य दस्तावेजों में परिवर्तन किए जाएंगे।

मुख्य गतिविधियों के ऑर्डर की एक "स्थायी" शेल्फ लाइफ होती है। प्रशासनिक एवं आर्थिक मुद्दों पर आदेश - भंडारण अवधि 5 वर्ष है।

कर्मचारियों को काम पर रखने, बर्खास्त करने और स्थानांतरण पर कार्मिक आदेश 75 वर्षों तक संग्रहीत किए जाते हैं। हालाँकि, रूस के भीतर शैक्षिक अवकाश, कर्तव्य, दंड, अल्पकालिक व्यापार यात्राओं के प्रावधान पर आदेशों की शेल्फ लाइफ कला के अनुसार 5 वर्ष है। 6 संगठन की गतिविधियों में उत्पन्न मानक प्रबंधन दस्तावेजों की सूची, भंडारण अवधि का संकेत। मामले में आदेशों को आदेशों की क्रम संख्या के अनुसार व्यवस्थित किया गया है।