दस्तावेज़ जीवन चक्र की परिभाषा. एम

जीवन चक्रदस्तावेज़ में दो मुख्य चरण होते हैं:

1. दस्तावेज़ विकास चरण, जिसमें शामिल हो सकते हैं:

· दस्तावेज़ की सामग्री का वास्तविक विकास;

· दस्तावेज़ तैयार करना;

· दस्तावेज़ का अनुमोदन.

यदि कोई दस्तावेज़ विकास चरण में है, तो उसे अप्रकाशित माना जाता है, और दस्तावेज़ के अधिकार किसी विशिष्ट उपयोगकर्ता के पहुंच अधिकारों द्वारा निर्धारित किए जाते हैं।

· सक्रिय पहुंच;

अभिलेखीय दस्तावेज़: अल्पकालिक भंडारण; दीर्घावधि संग्रहण;

· दस्तावेज़ का नष्ट होना.

जब कोई दस्तावेज़ दूसरे चरण में चला जाता है, तो उसे प्रकाशित माना जाता है, तब दस्तावेज़ का केवल एक ही अधिकार रहता है - पढ़ने की पहुंच। प्रकाशित दस्तावेज़ का एक उदाहरण टेम्पलेट है आदर्श फॉर्मउद्यम.

एक आधुनिक कार्यालय के कार्य को व्यवस्थित करने के लिए त्वरित सूचना सेवाओं की आवश्यकता होती है। प्रबंधन द्वारा अनुरोधित मुद्दे पर सभी दस्तावेजों का चयन करने की समय सीमा कई घंटों से अधिक नहीं होनी चाहिए। एक ही समय में, कई दस्तावेज़ (रिपोर्ट, विश्लेषणात्मक नोट्स, रिपोर्ट, बैठकों के प्रतिलेख, आदि) में कई मुद्दों के बारे में जानकारी होती है जो शीर्षकों में प्रतिबिंबित नहीं होती हैं। इसलिए, एक त्वरित और अधिकतम पूर्ण चयन केवल दस्तावेजों के पाठ के माध्यम से कंप्यूटर खोज का उपयोग करके प्राप्त किया जा सकता है इलेक्ट्रॉनिक रूप. इस प्रयोजन के लिए, न्यायालय एक संगठन का प्रावधान करता है इलेक्ट्रॉनिक पुरालेख, यानी, सरल शब्दों में, भंडारण सुविधा में जाने की कोई आवश्यकता नहीं है, फ़ाइल की तलाश करें, एक स्थानापन्न शीट भरें, यदि आवश्यक हो, तो दस्तावेज़ों की एक प्रति बनाएं, फ़ाइल वापस करते समय, पृष्ठ-दर-पृष्ठ समीक्षा करें, इसे डालें स्थान, आदि - सभी प्रक्रियाएं स्वचालित हैं।

किसी उद्यम का इलेक्ट्रॉनिक संग्रह सॉफ़्टवेयर और हार्डवेयर का एक जटिल है जिसे हल करने के लिए डिज़ाइन किया गया है अगले कार्य:

· इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के भंडारण का संगठन .

विभिन्न मीडिया पर मनमानी संख्या में इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों का भंडारण सुनिश्चित करना आवश्यक है। इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ वाहक को दो मुख्य मापदंडों की विशेषता है: एक मेगाबाइट सूचना संग्रहीत करने की लागत और सूचना तक पहुंच की गति। इसके अलावा, ये दोनों पैरामीटर एक-दूसरे के व्युत्क्रमानुपाती हैं - हल किए जा रहे कार्यों के आधार पर, इष्टतम मिलान ढूंढना और एक विशिष्ट भंडारण माध्यम का चयन करना आवश्यक है। मीडिया की पसंद सूचना की भंडारण अवधि से भी प्रभावित होती है। कभी-कभी, कई कार्यों के लिए, एक भंडारण प्रणाली बनाना आवश्यक होता है जिसमें विभिन्न प्रकार के मीडिया होते हैं। उदाहरण के लिए, ऑनलाइन पहुंच के लिए उच्च गति के उपयोग की आवश्यकता होती है हार्ड ड्राइव, और के लिए अभिलेखीय भंडारणपर्याप्त रोबोटिक पुस्तकालय ऑप्टिकल डिस्क. तदनुसार, ऐसी भंडारण प्रणालियों के लिए न केवल समस्याओं का समाधान करना आवश्यक है सहयोगडेटा भंडारण मीडिया, बल्कि मीडिया के बीच दस्तावेज़ों का स्थानांतरण भी सुनिश्चित करता है। यह माइग्रेशन या तो व्यवस्थापक द्वारा सिस्टम को कॉन्फ़िगर करके किया जा सकता है (उदाहरण के लिए, दस्तावेज़ के निर्माण की तारीख से 90 दिन बीत जाने के बाद, इसे स्वचालित रूप से धीमे और सस्ते भंडारण माध्यम में ले जाना चाहिए), या स्वचालित रूप से, निर्भर करता है किसी विशेष दस्तावेज़ तक पहुँचने वाले उपयोगकर्ताओं की आवृत्ति।

· कागज और माइक्रोग्राफ़िक दस्तावेज़ों के लेखांकन का संगठन।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के साथ काम करने के अलावा, अभिलेखीय प्रणाली को कागज और माइक्रोग्राफिक दस्तावेजों को भी ध्यान में रखना चाहिए - सिस्टम को केवल भंडारण करना चाहिए इलेक्ट्रॉनिक कार्डप्रति दस्तावेज़ इस प्रकार काऔर मानक अभिलेखीय परिचालनों पर नियंत्रण बनाए रखें: दस्तावेज़ जारी करना, दस्तावेज़ वापसी, आदि।

· दस्तावेज़ खोजों को व्यवस्थित करना.

दस्तावेज़ों के भंडारण को व्यवस्थित करने के साथ-साथ उनकी त्वरित एवं कुशलतापूर्वक खोज करना आवश्यक है। यदि खोज गति के बारे में सब कुछ स्पष्ट है, तो खोज दक्षता की अवधारणा को समझाने के लिए, हम संक्षेप में खोज मॉडल पर विचार करेंगे। दस्तावेज़ों की खोज के दो दृष्टिकोण हैं। पहला दृष्टिकोण यह है कि खोज प्रक्रिया एक ऐसे दस्तावेज़ की खोज करती है जो सिस्टम में बिल्कुल मौजूद है, और लक्ष्य यह सुनिश्चित करना है कि खोज प्रक्रिया आवश्यक दस्तावेज़ या दस्तावेजों को खोजने तक कम हो जाए। इस दृष्टिकोण का उपयोग सभी खोजों में से 90% में किया जाएगा। दूसरा दृष्टिकोण रुचि के मुद्दे पर सभी दस्तावेजों की खोज करना है। इस दृष्टिकोण को पूर्णता जैसी अवधारणाओं की विशेषता है - पाए गए दस्तावेजों के बीच पत्राचार यह अनुरोधऔर दस्तावेज़ों और शोर की वास्तविक सूची - अनुरोध को पूरा करने वाले दस्तावेज़ों का पत्राचार और ऐसे दस्तावेज़ जो इसके लिए अप्रासंगिक हैं।

· अनधिकृत पहुंच और कार्य ऑडिट से दस्तावेज़ सुरक्षा के लिए समर्थन।

अभिलेखीय प्रणाली में दस्तावेज़ स्तर पर सुरक्षा होनी चाहिए - प्रत्येक दस्तावेज़ में उन उपयोगकर्ताओं की एक संबद्ध सूची होनी चाहिए जिनके पास इसके साथ कुछ संचालन करने का अधिकार है। एक नियम के रूप में, वे निर्धारित हैं निम्नलिखित प्रकारपहुंच (शक्तियों का सेट विशिष्ट न्यायालय पर निर्भर करता है):

दस्तावेज़ पर पूर्ण नियंत्रण;

दस्तावेज़ को संपादित करने, लेकिन नष्ट करने का अधिकार नहीं;

किसी दस्तावेज़ के नए संस्करण बनाने का अधिकार, लेकिन उसे संपादित करने का नहीं;

दस्तावेज़ को एनोटेट करने का अधिकार, लेकिन संपादित करने या नए संस्करण बनाने का नहीं;

कार्ड तक पहुंचने का अधिकार, लेकिन दस्तावेज़ की सामग्री तक नहीं;

दस्तावेज़ तक पहुंच अधिकारों का पूर्ण अभाव;

· दस्तावेज़ तैयार करने वाले एप्लिकेशन डाउनलोड किए बिना दस्तावेज़ देखने के लिए समर्थन।

संग्रहण प्रणाली को समर्थित होना चाहिए विशेष कार्यक्रमव्यूअर जो आपको संसाधन-गहन एप्लिकेशन डाउनलोड किए बिना विभिन्न प्रारूपों में दस्तावेज़ों तक पहुंचने की अनुमति देते हैं।

· दस्तावेज़ एनोटेशन समर्थन।

कभी-कभी सुनिश्चित करने के लिए टीम वर्ककिसी दस्तावेज़ के साथ, उसकी मुख्य सामग्री को बदले बिना दस्तावेज़ पर टिप्पणियाँ रखने की अनुमति देना आवश्यक है। टिप्पणियाँ (अक्षर, पाठ, रंगीन नोट्स) परतों में संग्रहीत की जाती हैं, जिन्हें उस लेखक के नाम से जोड़ा जा सकता है जिसने ये टिप्पणियाँ बनाई हैं।

· दस्तावेज़ों के साथ समूह कार्य के लिए सहायता।

यह दस्तावेज़ों की अखंडता का समर्थन करने में व्यक्त किया गया है; इसके लिए, दस्तावेज़ों की जाँच करने और उन्हें संपादन से वापस करने के पुस्तकालय कार्यों को लागू किया जाना चाहिए, जो कई उपयोगकर्ताओं द्वारा एक दस्तावेज़ के एक साथ संपादन को रोकता है, जिससे संभावित टकराव समाप्त हो जाते हैं। कई उपयोगकर्ताओं को एक दस्तावेज़ के भीतर एक साथ काम करने की अनुमति देने के लिए, दस्तावेज़ संस्करण और तोड़फोड़ की अवधारणा पेश की गई है - एक दस्तावेज़ में कई संस्करण हो सकते हैं, और प्रत्येक संस्करण में कई तोड़फोड़ हो सकती हैं। इसके अलावा, एक दस्तावेज़ और दस्तावेज़ के एक संस्करण (तोड़फोड़) के भीतर, दस्तावेज़ों के कई दृश्य हो सकते हैं विभिन्न प्रारूप).

· सहायता समग्र दस्तावेज़.

प्रत्येक दस्तावेज़ अन्य दस्तावेज़ों का संग्रह हो सकता है। ऐसे दस्तावेज़ को समग्र या कंटेनर कहा जाता है, और कार्यालय के काम में ऐसे दस्तावेज़ को "केस" कहा जाता है, इसकी विशेषताएं समान होती हैं; सरल दस्तावेज़. कई प्रकार के लिंक का उपयोग करके दस्तावेज़ों को एक मिश्रित दस्तावेज़ में जोड़ा जा सकता है। ये लिंक निर्धारित करते हैं कि कौन से संस्करण एक कंटेनर में संयुक्त हैं, जैसे नवीनतम तारीख, अंतिम संपादित, प्रमुख संस्करण, आदि। ये लिंक निर्धारित करते हैं कि दस्तावेज़ को एक समग्र दस्तावेज़ में कैसे इकट्ठा किया जाएगा। समग्र दस्तावेज़ों के लिए, एक एप्लिकेशन होना चाहिए जो ऐसे दस्तावेज़ का अंतिम संयोजन करेगा।

अमूर्त *

190 रगड़।

नमूना पृष्ठ

विस्तार करें (15)

परिचय...3

1 प्रबंधन दस्तावेजों का जीवन चक्र और ठोस कार्रवाई, उनके साथ निर्मित...4

1.1 दस्तावेज़ जीवन चक्र के चरण, किए गए बुनियादी कार्यों के साथ उनका संबंध प्रबंधन दस्तावेज़... 4

1.2 बुनियादी संचालनप्रबंधन दस्तावेजों के साथ प्रस्तुत किया गया अलग - अलग प्रकार... 6

1.3 उनके जीवन चक्र के विभिन्न चरणों में प्रबंधन दस्तावेजों के साथ की गई विषय क्रियाएं... 7

2 दस्तावेजों के साथ काम करने की तकनीक... 10

निष्कर्ष...13

प्रयुक्त सन्दर्भों की सूची...15

परिचय

दस्तावेज़ीकरण समर्थन प्रबंधन गतिविधियाँसंगठन सबसे महत्वपूर्ण सेवा प्रबंधन कार्य है, जिसका तर्कसंगत संगठन अपनाने की गति और गुणवत्ता निर्धारित करता है प्रबंधन निर्णय, समग्र रूप से संगठन की प्रभावशीलता।

किसी भी संगठन के सभी दस्तावेज़ एकल दस्तावेज़ प्रवाह का प्रतिनिधित्व करते हैं। इसमें दस्तावेज़ों के सभी समूह इसके अधीन हैं निश्चित नियम. कोई भी दस्तावेज़, उसकी संरचना या सामग्री की परवाह किए बिना, कई चरणों से गुज़रता है। कुछ अपवादों को छोड़कर सभी दस्तावेज़, जीवन चक्र के मुख्य चरणों से गुजरते हैं।

किसी दस्तावेज़ का जीवन चक्र उसके निर्माण के क्षण से लेकर संग्रह में स्थानांतरित होने (भंडारण के लिए) या नष्ट होने तक उसका अस्तित्व है।

प्रबंधन दस्तावेज़ के जीवन चक्र के चरण उसके प्रकार के साथ-साथ प्रबंधन दस्तावेज़ों के साथ किए गए बुनियादी संचालन पर निर्भर करते हैं विभिन्न चरण,कार्य में विचार किया जायेगा। इसके अलावा, दस्तावेजों के साथ काम करने की प्रौद्योगिकियों को भी प्रकाश में लाया जाएगा वर्तमान स्थितिडॉव.

समीक्षा हेतु कार्य का अंश

1.1 दस्तावेज़ जीवन चक्र के चरण, प्रबंधन दस्तावेजों के साथ किए गए बुनियादी संचालन के साथ उनका संबंध

बदले में, किसी संगठन के सभी दस्तावेज़ एक एकल दस्तावेज़ प्रवाह का प्रतिनिधित्व करते हैं, जो अपने स्वयं के कानूनों के अनुसार "जन्म लेता है, रहता है और मर जाता है"। इसमें दस्तावेज़ों के सभी समूह कुछ नियमों के अधीन हैं, जो कार्यालय कार्य निर्देशों और संगठन में स्थापित परंपराओं में निहित हैं। इनका अनुपालन सुनिश्चित करता है निर्बाध संचालनसंगठन या उद्यम. नियामक परिभाषाइस प्रक्रिया में, "दस्तावेज़ प्रवाह" किसी संगठन में दस्तावेज़ों के बनने या प्राप्त होने से लेकर निष्पादन या प्रेषण के पूरा होने तक की आवाजाही है।

1.2 विभिन्न प्रकार के प्रबंधन दस्तावेजों के साथ किए गए बुनियादी संचालन

प्रारूप तैयार करने और सहमति देने, मुद्रण करने और हस्ताक्षर करने की प्रक्रिया आंतरिक दस्तावेज़आउटगोइंग दस्तावेज़ों की तैयारी से महत्वपूर्ण रूप से भिन्न नहीं है और इसमें समान संचालन शामिल हैं।

आउटगोइंग दस्तावेज़ एक संगठन के भीतर बनाए जाते हैं और अन्य संगठनों या व्यक्तियों को भेजे जाने का इरादा रखते हैं। आउटगोइंग (भेजे गए) दस्तावेज़ों को संसाधित करने के मुख्य चरण काफी सरल हैं:

1.3 उनके जीवन चक्र के विभिन्न चरणों में प्रबंधन दस्तावेजों के साथ की गई विषय क्रियाएं

आइए अब उनके जीवन चक्र के विभिन्न चरणों में प्रशासनिक दस्तावेजों के साथ की गई महत्वपूर्ण कार्रवाइयों पर नजर डालें। आने वाले दस्तावेज़ों को प्राप्त करने और संसाधित करने के चरण में, जब कोई दस्तावेज़ संगठन में आता है, तो उसे चिह्नित किया जाता है आने वाली संख्या, इसकी प्राप्ति के तथ्य को दर्ज करना। इसे पंजीकरण जर्नल (कंप्यूटर) में दर्ज किया जाता है।

2 दस्तावेजों के साथ काम करने की तकनीक

दस्तावेज़ों के साथ काम करने के लिए एक सुव्यवस्थित, यानी तर्कसंगत, दस्तावेज़ प्रवाह की आवश्यकता होती है।

दस्तावेज़ प्रवाह और उसके युक्तिकरण को व्यवस्थित करते समय, कार्यालय प्रबंधन के अभ्यास द्वारा विकसित सिद्धांतों (बुनियादी प्रावधानों) द्वारा निर्देशित होने की प्रथा है और वैज्ञानिक संगठनप्रबंधकीय कार्य: दस्तावेज़ों की आवाजाही प्रत्यक्ष होनी चाहिए, यानी, वापसी मार्गों को व्यावहारिक रूप से समाप्त करना; दस्तावेज़ केवल उन्हीं प्राधिकारियों में होना चाहिए जहां इसके साथ काम करने की आवश्यकता है; दस्तावेज़ अंदर होना चाहिए संरचनात्मक इकाईया कलाकार से एक बार. किसी दस्तावेज़ पर संचालन, यदि संभव हो तो, संगठन के भीतर दस्तावेज़ों को स्थानांतरित करने में लगने वाले समय को कम करने के लिए समानांतर में किया जाना चाहिए: उदाहरण के लिए, एक दस्तावेज़ की प्रतिलिपि बनाना जिसके निष्पादन में कई कलाकार भाग लेते हैं, और एक साथ सभी को प्रतियों का हस्तांतरण निष्पादक, आदि। संगठन के भीतर प्रगति दस्तावेज़ आंदोलनों के बारे में कोई भी जानकारी एक साथ जानकारी के साथ होनी चाहिए डॉव सेवाएँया इस सेवा के माध्यम से.

निष्कर्ष

किसी संगठन में दस्तावेजों के बनने या प्राप्त होने से लेकर निष्पादन या प्रेषण के पूरा होने तक की आवाजाही को दस्तावेज़ प्रवाह कहा जाता है।

दस्तावेज़ प्रवाह दस्तावेज़ों के साथ कार्य के संगठन का हिस्सा है।

कोई भी दस्तावेज़, उसकी संरचना या सामग्री की परवाह किए बिना, कई चरणों से गुज़रता है, जिन्हें आम तौर पर दस्तावेज़ जीवन चक्र कहा जाता है।

संदर्भ

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3. व्यालोवा एल.एम., संकिना एल.वी. कार्यालय कार्य: पाठ्यपुस्तक / एड। टी.वी. कुज़नेत्सोवा। - तीसरा संस्करण, संशोधित। और अतिरिक्त - एम.: इंफ्रा-एम, 2012. - 364 पी।
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इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली

गुणवत्ता प्रबंधन की स्थापना अब प्राथमिकता वाले कार्यों में से एक बन गई है रूसी कंपनियाँ. ISO 9000 मानकों की आवश्यकताओं को पूरा करते समय, गुणवत्ता प्रबंधन प्रणाली की आवश्यकताओं में से एक है पारदर्शी दस्तावेज़ प्रवाह.

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन दस्तावेज़ जीवन चक्र के प्रत्येक चरण में इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों को बनाने, प्रसंस्करण, भंडारण और आदान-प्रदान करने की प्रक्रिया है। यह दस्तावेजों के निर्माण या प्राप्त होने से लेकर निष्पादन या भेजने के पूरा होने तक काम को व्यवस्थित करने का एक विशेष तरीका है।

कोई भी दस्तावेज़, उसकी संरचना या सामग्री की परवाह किए बिना, अपने जीवन चक्र के मुख्य चरणों से गुजरता है:

1) सृजन

2) समीक्षा, सुधार, अनुमोदन

3) वितरण, प्रकाशन

4) संग्रह करना

पारंपरिक दस्तावेज़ प्रबंधन के कई नुकसान हैं। सबसे पहले, दस्तावेज़ अपना 95% से अधिक समय कर्मचारी कार्यस्थानों के बीच व्यतीत करता है। अन्य नुकसान:

· दस्तावेजों तक पहुंच, लेखांकन, खोज और भंडारण की उच्च लागत

· दस्तावेज़ भंडारण क्षेत्रों को बनाए रखने की उच्च लागत

· दस्तावेजों के प्रसंस्करण और अनुमोदन की उच्च लागत

· दस्तावेज़ों की धीमी और अव्यवस्थित गति

· कम स्तरनियंत्रण

· दस्तावेज़ों तक दूर से पहुंचने में असमर्थता

· दस्तावेज़ प्रवाह पर नियंत्रण का अभाव

· गोपनीयता का उल्लंघन

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली (ईडीएमएस)एक सूचना प्रणाली है जो इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के साथ काम प्रदान करती है, जिसमें उनके निर्माण, संशोधन, वितरण, उन तक पहुंच नियंत्रण की प्रक्रिया शामिल है, और संगठन में दस्तावेजों के प्रवाह पर नियंत्रण भी प्रदान करती है। ईडीएमएसदस्तावेज़ प्रवाह और कार्यालय कार्य के क्षेत्र में कंपनी की गतिविधियों को स्वचालित करने के लिए डिज़ाइन किया गया है।

आम तौर पर स्वीकृत संक्षिप्त नाम EDMS है। इसके साथ ही संक्षिप्त नाम SEDO का भी प्रयोग किया जाता है। साथ ही, कभी-कभी इन प्रणालियों को SAD (कार्यालय स्वचालन प्रणाली) या SADO (दस्तावेज़ स्वचालन प्रणाली) कहा जाता है।

विदेश में, ऐसी प्रणालियों को अलग तरह से कहा जाता है: ईडीएमएस सिस्टम (इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली) - इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली। ईडीएमएस एक कंपनी की दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली है। इन प्रणालियों का उद्देश्य EDMS के समान है। ऐसी प्रणालियों को उसके पूरे जीवन चक्र में सूचना के इनपुट-आउटपुट, उसके साथ काम करने, उसे संग्रहीत करने और दस्तावेज़ों में दर्ज की गई जानकारी की खोज के लिए डिज़ाइन किया गया है। ईडीएमएस दस्तावेज़ों के संस्करणों और तोड़फोड़ को प्रबंधित करने, पहुंच अधिकारों को सीमित करने आदि से संबंधित समस्याओं का भी समाधान करता है।

ईडीएमएस के मुख्य कार्य:

1. ईडीएमएस आपको दस्तावेज़ बनाने, पंजीकरण करने, संसाधित करने, स्थानांतरित करने, संग्रहीत करने की अनुमति देता है। यही इस प्रणाली का मुख्य उद्देश्य है. ईडीएमएस को दस्तावेजों में सभी परिवर्तनों, दस्तावेजों के निष्पादन की समय सीमा, दस्तावेजों की आवाजाही को स्वचालित रूप से ट्रैक करना चाहिए, और उनके सभी संस्करणों और तोड़फोड़ों को भी नियंत्रित करना चाहिए। ईडीएमएस आपको दस्तावेज़ निष्पादित करने की भी अनुमति देता है।

2. प्रबंधन इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधनकंपनी के कर्मचारियों और विभागों के बीच दस्तावेजों की आवाजाही है। दस्तावेज़ों के संचलन में हमेशा उनका भौतिक संचलन शामिल नहीं होता है। दस्तावेज़ों की आवाजाही उनके उपयोग, समीक्षा, सुधार के साथ-साथ इच्छुक उपयोगकर्ताओं की अधिसूचना और दस्तावेज़ों के निष्पादन पर नियंत्रण के अधिकारों के हस्तांतरण को भी संदर्भित करती है। ईडीएमएस को दस्तावेज़ संचलन मार्गों का निर्धारण करके लचीला दस्तावेज़ प्रबंधन प्रदान करना चाहिए।

3. ईडीएमएस संगठन में प्रसारित दस्तावेजों तक कर्मचारी की पहुंच के प्रबंधन और कंपनी के भीतर दस्तावेजों के प्रवाह पर नियंत्रण के लिए एक प्रक्रिया प्रदान करता है। ईडीएमएस उपयोगकर्ता की पहुंच पर सख्त प्रतिबंध लागू करता है विभिन्न दस्तावेज़उनकी योग्यता, स्थिति और अधिकार पर निर्भर करता है। दस्तावेज़ों के साथ काम करते समय प्रत्येक ईडीएमएस क्लाइंट के अपने लक्ष्य और उद्देश्य होते हैं। उदाहरण के लिए, ईडीएमएस ग्राहक हैं:

· पर्यवेक्षक

· क्लर्क (सहायक प्रबंधक)

· रजिस्ट्रार

· नियंत्रण के लिए जिम्मेदार

· कार्यालय कार्य के लिए जिम्मेदार

· पुरालेख कार्यकर्ता

· स्कैनिंग विशेषज्ञ

· निष्पादक (मानव संसाधन विभाग, आपूर्ति विभाग के कर्मचारी, कानूनी विभाग, उत्पादन विभाग, गुणवत्ता प्रबंधन विभाग, आदि)

· नियंत्रण और विश्लेषणात्मक कार्य और आदेश विभाग के कर्मचारी

4. EDMS को किसी भी कंपनी के कार्यालय कार्य के मुख्य क्षेत्रों को स्वचालित करने के लिए डिज़ाइन किया गया है। यह आपको कंपनी के सभी विभागों में कर्मचारियों के काम की गति और दक्षता में उल्लेखनीय वृद्धि करने की अनुमति देता है। क्योंकि चूंकि ईडीएमएस विभिन्न दस्तावेजों तक उपयोगकर्ता की पहुंच में अंतर को लागू करता है, ईडीएमएस में आमतौर पर सबसिस्टम या मॉड्यूल होते हैं। लगभग किसी भी ईडीएमएस में शामिल उपप्रणालियों का उद्देश्य विशिष्ट दस्तावेज़ प्रसंस्करण समस्याओं को हल करना है: आधिकारिक पत्राचार के आंदोलन का पंजीकरण और नियंत्रण, दस्तावेजों की तैयारी और पंजीकरण, नियंत्रण प्रशासनिक दस्तावेज़, काम।

ईडीएमएस में अक्सर निम्नलिखित उपप्रणालियाँ शामिल होती हैं:

· आधिकारिक पत्राचार

· दस्तावेज़ निष्पादन का नियंत्रण

· दस्तावेज़ प्रबंधन

· पाठ्य और ग्राफ़िक जानकारी का भंडारण

· दस्तावेजों की तैयारी और उनके साथ काम करना

· स्ट्रीम स्कैनिंग

· दस्तावेज़ प्रवाह रिपोर्ट

· दस्तावेजों का समन्वय एवं पंजीकरण

· परिचालन नियंत्रण

· अभियान

· अनुबंधों का लेखा-जोखा

इसके अलावा ईडीएमएस में आप अनुबंध, बैठकें, बैठकें प्रबंधित कर सकते हैं। ईडीएमएस में कुछ कार्यालय कार्य भी शामिल हो सकते हैं। चित्र 14 किसी भी संगठन में ईडीएमएस के मुख्य कार्यों को दर्शाता है।

चित्र: 14 ईडीएमएस कार्य

5. सिस्टम कर्मचारियों को दस्तावेज़ों तक गारंटीकृत रिमोट वेब एक्सेस प्रदान करता है और साथ ही इस तरह से प्राप्त जानकारी की विश्वसनीयता और गुणवत्ता की गारंटी देता है।

6. ईडीएमएस को मौजूदा में अनुकूलित किया जा सकता है संगठनात्मक संरचनाकंपनी, साथ ही इसे मौजूदा के साथ एकीकृत करती है कॉर्पोरेट सिस्टमऔर अन्य संगठनात्मक प्रणालियों के साथ, जो सूचना एकता सुनिश्चित करता है।

7. ईडीएमएस व्यावसायिक प्रक्रियाओं को स्वचालित करने और उनके कार्यान्वयन की प्रगति की निगरानी के अवसर प्रदान करता है। नियंत्रण प्रक्रियाओं का स्वचालन प्रदर्शन अनुशासनईडीएमएस में सबसे महत्वपूर्ण में से एक। ईडीएमएस का उपयोग करते समय, प्रत्येक कर्मचारी के काम की गुणवत्ता में महत्वपूर्ण परिवर्तन होता है: दस्तावेजों तक पहुंच की गति और उनकी स्थिति के बारे में जानकारी बढ़ जाती है, दस्तावेजों के प्रसंस्करण, स्थानांतरण और भंडारण की लागत कम हो जाती है, और प्रत्येक कार्यस्थल पर प्रदर्शन अनुशासन बढ़ जाता है। सामान्य तौर पर, उद्यम में दस्तावेज़ प्रवाह पर नियंत्रण मजबूत होता है, और परिणामस्वरूप, कर्मचारी उत्पादकता बढ़ जाती है।

8. ईडीएमएस को उद्यम के कार्यालय कार्य के पूरे चक्र को कवर करना चाहिए - दस्तावेज़ बनाने का कार्य निर्धारित करने से लेकर उसे संग्रह में लिखने तक। ईडीएमएस स्वचालित रूप से ट्रैक करता है:

दस्तावेज़ों में परिवर्तन

दस्तावेजों के निष्पादन की समय सीमा

दस्तावेज़ों का संचलन

दस्तावेज़ों के सभी संस्करण और तोड़फोड़

सटीक मात्रा उपलब्ध है रूसी बाज़ारइलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियों को निर्धारित करना मुश्किल है, क्योंकि रूस में ऐसी प्रणालियों के लिए कोई मानक, प्रमाणीकरण और पंजीकरण नहीं हैं। उन्हें अलग तरह से कहा जाता है: SAD, SADO, SEDO, "इलेक्ट्रॉनिक ऑफिस", "सिस्टम"। परिचालन प्रबंधनकंपनी", "सामग्री प्रबंधन प्रणाली", "ईसीएम प्रणाली", आदि। रूस में, परियोजनाओं का एक बड़ा प्रतिशत ईडीएमएस का कार्यान्वयनअसफलता में अंत.

वैश्विक ईडीएमएस बाजार 20 साल से अधिक पुराना है, जहां विश्व प्रसिद्ध बहु-विषयक आईटी कंपनियां और अल्प-ज्ञात कंपनियां हैं: एडोब, आईबीएम, लोटस डेवलपमेंट, माइक्रोसॉफ्ट, ओरेकल, सीमेंस निक्सडॉर्फ, सिमेंटेक, एसएपी, बान।

निम्नलिखित ईडीएमएस और उनके आपूर्तिकर्ता रूस में सबसे प्रसिद्ध हैं (चित्र.15): बॉस-रेफ़रेंट (आईटी); कोड: दस्तावेज़ प्रवाह (संघ "कोड"); ग्रांड-डॉक (ग्रेनाइट), यूफ्रेट्स (संज्ञानात्मक प्रौद्योगिकी); केस (ईओएस); लैनडॉक्स (लैनिट); क्रोन (अंके); प्रभाव कार्यालय (गारंट इंटरनेशनल); एलएस फ्लो (लॉट्सिया-सॉफ्ट), ऑप्टिमा (ऑप्टिमा वर्कफ्लो), ईएसकेएडीओ (इंटरप्रोकॉमलैन), 1सी: डॉक्यूमेंट फ्लो और 1सी: आर्काइव (1सी), सर्कुलर और विजुअलडीओसी (सेंटरइन्वेस्ट सॉफ्ट), डॉक्यूमेंट-2000 (टेलकॉमसर्विस), इरिडा (आईबीएस) , आरएस-डॉक्यूमेंट (आर-स्टाइल सॉफ्टवेयर लैब)।

चित्र.15 ईडीएमएस सिस्टमरूसी बाज़ार में प्रस्तुत किया गया

कोई भी दस्तावेज़, उसकी संरचना या सामग्री की परवाह किए बिना, अपने जीवन चक्र के मुख्य चरणों से गुजरता है:

1) सृजन

2) समीक्षा, सुधार, अनुमोदन

3) वितरण, प्रकाशन

4) संग्रह करना

पारंपरिक दस्तावेज़ प्रबंधन के कई नुकसान हैं। सबसे पहले, दस्तावेज़ अपना 95% से अधिक समय कर्मचारी कार्यस्थानों के बीच व्यतीत करता है। अन्य नुकसान:

· दस्तावेजों तक पहुंच, लेखांकन, खोज और भंडारण की उच्च लागत

· दस्तावेज़ भंडारण क्षेत्रों को बनाए रखने की उच्च लागत

· दस्तावेजों के प्रसंस्करण और अनुमोदन की उच्च लागत

· दस्तावेज़ों की धीमी और अव्यवस्थित गति

नियंत्रण का निम्न स्तर

· दस्तावेज़ों तक दूर से पहुंचने में असमर्थता

· दस्तावेज़ प्रवाह पर नियंत्रण का अभाव

· गोपनीयता का उल्लंघन

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली (ईडीएमएस)एक सूचना प्रणाली है जो इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के साथ काम प्रदान करती है, जिसमें उनके निर्माण, संशोधन, वितरण, उन तक पहुंच नियंत्रण की प्रक्रिया शामिल है, और संगठन में दस्तावेजों के प्रवाह पर नियंत्रण भी प्रदान करती है। ईडीएमएसदस्तावेज़ प्रवाह और कार्यालय कार्य के क्षेत्र में कंपनी की गतिविधियों को स्वचालित करने के लिए डिज़ाइन किया गया है।

आम तौर पर स्वीकृत संक्षिप्त नाम EDMS है। इसके साथ ही संक्षिप्त नाम SEDO का भी प्रयोग किया जाता है। साथ ही, कभी-कभी इन प्रणालियों को SAD (कार्यालय स्वचालन प्रणाली) या SADO (दस्तावेज़ स्वचालन प्रणाली) कहा जाता है।

विदेश में, ऐसी प्रणालियों को अलग तरह से कहा जाता है: ईडीएमएस सिस्टम (इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली) - इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली। ईडीएमएस एक कंपनी की दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली है। इन प्रणालियों का उद्देश्य EDMS के समान है। ऐसी प्रणालियों को उसके पूरे जीवन चक्र में सूचना के इनपुट-आउटपुट, उसके साथ काम करने, उसे संग्रहीत करने और दस्तावेज़ों में दर्ज की गई जानकारी की खोज के लिए डिज़ाइन किया गया है। ईडीएमएस दस्तावेज़ों के संस्करणों और तोड़फोड़ को प्रबंधित करने, पहुंच अधिकारों को सीमित करने आदि से संबंधित समस्याओं का भी समाधान करता है।

ईडीएमएस के मुख्य कार्य:

1. ईडीएमएस आपको दस्तावेज़ बनाने, पंजीकरण करने, संसाधित करने, स्थानांतरित करने, संग्रहीत करने की अनुमति देता है। यही इस प्रणाली का मुख्य उद्देश्य है. ईडीएमएस को दस्तावेजों में सभी परिवर्तनों, दस्तावेजों के निष्पादन की समय सीमा, दस्तावेजों की आवाजाही को स्वचालित रूप से ट्रैक करना चाहिए, और उनके सभी संस्करणों और तोड़फोड़ों को भी नियंत्रित करना चाहिए। ईडीएमएस आपको दस्तावेज़ निष्पादित करने की भी अनुमति देता है।

2. इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन कंपनी के कर्मचारियों और विभागों के बीच दस्तावेज़ों की आवाजाही है। दस्तावेज़ों के संचलन में हमेशा उनका भौतिक संचलन शामिल नहीं होता है। दस्तावेज़ों की आवाजाही उनके उपयोग, समीक्षा, सुधार के साथ-साथ इच्छुक उपयोगकर्ताओं की अधिसूचना और दस्तावेज़ों के निष्पादन पर नियंत्रण के अधिकारों के हस्तांतरण को भी संदर्भित करती है। ईडीएमएस को दस्तावेज़ संचलन मार्गों का निर्धारण करके लचीला दस्तावेज़ प्रबंधन प्रदान करना चाहिए।

3. ईडीएमएस संगठन में प्रसारित दस्तावेजों तक कर्मचारी की पहुंच के प्रबंधन और कंपनी के भीतर दस्तावेजों के प्रवाह पर नियंत्रण के लिए एक प्रक्रिया प्रदान करता है। ईडीएमएस उनकी क्षमता, स्थिति और अधिकार के आधार पर विभिन्न दस्तावेजों तक उपयोगकर्ता की पहुंच में सख्त अंतर लागू करता है।

4. सिस्टम गारंटी प्रदान करता है दूरदराज का उपयोगकर्मचारियों को दस्तावेज़ प्रदान करता है और साथ ही इस तरह से प्राप्त जानकारी की विश्वसनीयता और गुणवत्ता की गारंटी देता है।

5. ईडीएमएस को कंपनी की मौजूदा संगठनात्मक संरचना के अनुसार अनुकूलित किया जा सकता है, साथ ही इसे मौजूदा कॉर्पोरेट सिस्टम और संगठन की अन्य प्रणालियों के साथ एकीकृत किया जा सकता है, जो सूचना एकता सुनिश्चित करता है।

6. ईडीएमएस व्यावसायिक प्रक्रियाओं को स्वचालित करने और उनके कार्यान्वयन की प्रगति की निगरानी के अवसर प्रदान करता है। ईडीएमएस में प्रदर्शन अनुशासन की नियंत्रण प्रक्रियाओं का स्वचालन सबसे महत्वपूर्ण में से एक है।

7. ईडीएमएस में आप अनुबंध, बैठकें, बैठकें प्रबंधित कर सकते हैं।

8. ईडीएमएस में कुछ कार्यालय कार्य शामिल हो सकते हैं।

"इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन (ईडीएम) सिस्टम बड़ी मात्रा में दस्तावेज़ बनाने, पहुंच प्रबंधित करने और वितरित करने की प्रक्रिया प्रदान करते हैं कंप्यूटर नेटवर्क, और संगठन में दस्तावेज़ों के प्रवाह पर नियंत्रण भी प्रदान करते हैं। अक्सर ये दस्तावेज़ विशेष रिपॉजिटरी या फ़ाइल सिस्टम पदानुक्रम में संग्रहीत होते हैं। ईडीए सिस्टम आमतौर पर जिन फ़ाइल प्रकारों का समर्थन करते हैं उनमें शामिल हैं पाठ दस्तावेज़, इमेजिस, स्प्रेडशीट, ऑडियो, वीडियो डेटा, और वेब दस्तावेज़. ईडीए सिस्टम की सामान्य क्षमताएं हैं दस्तावेज़ों का निर्माण, अभिगम नियंत्रण, परिवर्तन और सुरक्षा।"

3)आज के उद्यमों को वास्तव में वितरित दस्तावेज़ प्रबंधन वास्तुकला की आवश्यकता है, अर्थात। जो निम्नलिखित आवश्यकताओं को पूरा करता हो:

लागत प्रभावी उद्यम परिनियोजन के लिए स्केलेबिलिटी, विश्वसनीयता और प्रबंधनीयता।

निर्माण से लेकर समीक्षा, अनुमोदन, वितरण और संग्रह तक, उनके पूरे जीवन चक्र में विभिन्न सूचना सामग्रियों के वितरित प्रबंधन के लिए स्वचालित समर्थन।

ईमेल से लेकर चर्चा डेटाबेस तक, वीडियो क्लिप से लेकर सभी प्रकार के औपचारिक दस्तावेज़ों तक, दस्तावेज़ों की संपूर्ण श्रृंखला तक पहुंच को नियंत्रित करने का लचीलापन।

वेब ब्राउज़र, डेस्कटॉप एप्लिकेशन और अन्य सार्वजनिक रूप से उपलब्ध क्लाइंट प्रकारों के माध्यम से दस्तावेज़ों तक त्वरित पहुंच प्रदान करने की क्षमता।

एक खुला, एक्स्टेंसिबल आर्किटेक्चर जो संगठनों को, सबसे पहले, रिकॉर्ड प्रबंधन जैसे नए व्यावसायिक उद्देश्यों के जवाब में रिकॉर्ड प्रबंधन मंच का तेजी से विस्तार करने की अनुमति देता है, और दूसरा, रिकॉर्ड प्रबंधन को ज्ञान प्रबंधन जैसी व्यापक रणनीतिक पहल के साथ एकीकृत करता है।

उपलब्धता विस्तृत श्रृंखलानिवेश पर रिटर्न के स्तर को बढ़ाने के लिए अतिरिक्त प्रौद्योगिकियाँ।

वितरित, विस्तार योग्य दस्तावेज़ प्रबंधन से कर्मचारी उत्पादकता में नाटकीय वृद्धि होती है, संगठन की समग्र प्रतिस्पर्धात्मकता बढ़ती है, व्यक्तिगत लंबवत प्रक्रियाओं को स्वचालित करने के बजाय किसी भी संख्या में अंतःविषय प्रक्रियाओं का अनुकूलन सुनिश्चित होता है। एंटरप्राइज़ दस्तावेज़ प्रबंधन एंटरप्राइज़ ज्ञान प्रबंधन पहल को लागू करने की दिशा में एक आवश्यक कदम है।

दस्तावेज़ और भंडारण माध्यम के बीच संबंध.एक महत्वपूर्ण विशेषता दस्तावेज़ का द्वैतवाद है - दस्तावेज़ में जैसी जानकारी और वैसी सामग्री वाहकयह जानकारी. यह कागज़ और इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों पर समान रूप से लागू होता है, लेकिन अलग-अलग तरीकों से प्रकट होता है।

एक कागजी दस्तावेज़ सूचना वाहक से अविभाज्य है। प्रत्येक कागजी दस्तावेज़ का अपना भंडारण माध्यम होता है।

एक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़, अपनी भौतिक प्रकृति के कारण, प्रकृति में गतिशील है, एक एकल सूचना वाहक से कड़ाई से जुड़ा नहीं है, और दो रूपों में मौजूद है: निष्क्रिय (भंडारण) और सक्रिय (संचरण और प्रसंस्करण, मानव धारणा के लिए विज़ुअलाइज़ेशन सहित)। इसके अलावा, यदि पहले किसी इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ (कागजी दस्तावेज़ के अनुरूप) को उचित रूप से दर्ज की गई जानकारी के रूप में मानना ​​संभव था, उदाहरण के लिए, फ्लॉपी डिस्क पर, तो आधुनिक का उपयोग करने की शर्तों में जानकारी के सिस्टमऔर प्रौद्योगिकी, एक वस्तु के रूप में एक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रकृति में बहुत अधिक जटिल, बहु-घटक है।

2.जानकारी प्रस्तुत करने हेतु प्रपत्र।में कागजी दस्तावेज़, साथ ही फिल्म और फोटोग्राफिक दस्तावेज़ों में, जानकारी सीधे मनुष्यों द्वारा समझे जाने वाले रूप में प्रस्तुत की जाती है (एनालॉग रूप, यही कारण है कि ऐसे दस्तावेज़, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों के विपरीत, कभी-कभी एनालॉग कहलाते हैं)।

एक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ में जानकारी न केवल इलेक्ट्रॉनिक डिजिटल रूप में होती है। महत्वपूर्ण बात यह है कि इस जानकारी को मनुष्य सीधे तौर पर नहीं समझ सकता है। इसके अलावा, जानकारी प्रस्तुत करने का इलेक्ट्रॉनिक रूप मानव भागीदारी के बिना इसके प्रसंस्करण के लिए प्रक्रियाओं का निर्माण करना संभव बनाता है, अर्थात, जानकारी की संरचना और औपचारिकता की डिग्री के आधार पर, दस्तावेजों के साथ काम करने की प्रक्रिया को अधिकतम रूप से स्वचालित किया जा सकता है (उदाहरण के लिए, जैसा है) बैंकिंग इलेक्ट्रॉनिक भुगतान प्रणालियों और गणनाओं में किया गया)। यदि किसी व्यक्ति के लिए जानकारी प्राप्त करना आवश्यक है, तो इसे मॉनिटर स्क्रीन पर देखा जाता है (दस्तावेज़ भी आभासी रूप लेता है) या इसे प्रिंट करके कागज पर(आलंकारिक अभिव्यक्ति में, यह एक "हार्ड कॉपी" बन जाता है)।

4)दस्तावेज़ जीवन चक्र- गठन के क्षण से संग्रह में स्थानांतरण (भंडारण के लिए) या विनाश के क्षण तक दस्तावेज़ व्यवहार का प्रकार।

कोई भी दस्तावेज़, उसकी संरचना या सामग्री की परवाह किए बिना, कई चरणों से गुज़रता है, जिन्हें आम तौर पर दस्तावेज़ जीवन चक्र कहा जाता है। सभी दस्तावेज़ जीवन चक्र के पाँच मुख्य चरणों से गुजरते हैं (कुछ चरण दोहराए जा सकते हैं, और कुछ केवल एक बार होते हैं):

दस्तावेज़ बनाए जाते हैं;

समीक्षा की गई और सही किया गया;

औपचारिक या अनौपचारिक रूप से अनुमोदित;

व्यापक दर्शकों के लिए वितरित या प्रकाशित;

अपना मुख्य कार्य करें और संग्रह में समाप्त हो जाएँ;

यदि आवश्यक हो, तो संग्रह से निकाला गया और फिर से संग्रहीत किया गया