संगठनों की वैज्ञानिक, तकनीकी और उत्पादन गतिविधियों में उत्पन्न मानक अभिलेखीय दस्तावेजों की एक सूची, जिसमें भंडारण अवधि का संकेत दिया गया है। किसी दस्तावेज़ का शेल्फ जीवन कैसे निर्धारित करें? डीएमएन की शेल्फ लाइफ

रूसी संघ के कानून के अनुसार, सरकारी एजेंसियों की तरह वाणिज्यिक संगठनों को भी अभिलेखीय दस्तावेजों की सुरक्षा सुनिश्चित करनी चाहिए। यह कार्मिक दस्तावेजों के लिए विशेष रूप से सच है, जो अक्सर नागरिकों के सामाजिक अधिकारों की पुष्टि के लिए आवश्यक होते हैं।

परिभाषा के लिए सख्त कानूनी आवश्यकताएं हैं कार्मिक दस्तावेजों के लिए अवधारण अवधि. ये आवश्यकताएं किसी भी कंपनी के मानव संसाधन विभाग को केवल सबसे महत्वपूर्ण और दिलचस्प दस्तावेजों को सहेजने के प्रलोभन पर काबू पाने के लिए मजबूर करती हैं। लेकिन यह केवल चरम सीमाओं में से एक है। विपरीत व्यवहार तब होता है जब कार्मिक विभाग के कर्मचारी, निरीक्षण अधिकारियों से दंड के डर से, समाप्त हो चुके कार्मिक दस्तावेजों को संग्रहीत करना शुरू कर देते हैं।

कार्मिक दस्तावेजों के लिए अवधारण अवधि पर कानून

1. कानून "रूसी संघ में संग्रह पर"

कार्मिक दस्तावेजों के भंडारण के संगठन, उनके अधिग्रहण, रिकॉर्डिंग और उपयोग से संबंधित मुद्दे 22 अक्टूबर 2004 के संघीय कानून एन 125-एफजेड "रूसी संघ में संग्रह पर" द्वारा विनियमित होते हैं। कला के पैरा 1 में. कानून का 17 संगठनों द्वारा अभिलेखीय दस्तावेजों की सुरक्षा सुनिश्चित करने का दायित्व स्थापित करता है।

एक अभिलेखीय दस्तावेज़ उस पर दर्ज की गई जानकारी के साथ एक मूर्त माध्यम है, जिसमें ऐसे विवरण होते हैं जो इसे पहचानने की अनुमति देते हैं, और नागरिकों, समाज और राज्य के लिए निर्दिष्ट माध्यम और जानकारी के महत्व के कारण भंडारण के अधीन है (अनुच्छेद का खंड 2) अभिलेखीय मामलों पर कानून के 3)।

2. विशेष कानून

सामान्य सूची में इंगित नहीं किए गए कार्मिक दस्तावेजों को संग्रहीत करने की बारीकियों को स्पष्ट करने के लिए, विभागीय संरचनाओं की सूची और फाइलों के अनुमानित नामकरण से खुद को परिचित करना आवश्यक है।

3. राज्य निकायों, स्थानीय सरकारों और संगठनों की गतिविधियों की प्रक्रिया में उत्पन्न मानक प्रबंधन दस्तावेजों की सूची, भंडारण अवधि का संकेत

25 अगस्त 2010 को रूस के संस्कृति मंत्रालय द्वारा अनुमोदित यह सूची मुख्य नियामक दस्तावेज है जिसका उपयोग भंडारण अवधि निर्धारित करने के लिए किया जाता है, जिसमें कार्मिक दस्तावेजों के लिए भंडारण अवधि भी शामिल है। नष्टीकरण हेतु चयन के समय भी यह आवश्यक है।

दस्तावेज़ में 12 खंड होते हैं जो संगठनों की गतिविधि के मुख्य क्षेत्रों को दर्शाते हैं और इसमें मानक (अधिकांश संगठनों के लिए समान) प्रबंधन कार्यों का दस्तावेजीकरण करते समय उत्पन्न दस्तावेज़ शामिल होते हैं - कंपनी की कार्यात्मक बारीकियों, उसके आकार और स्वामित्व के रूप की परवाह किए बिना।

दस्तावेजों के प्रकारों के सबसे सामान्य नामों को मुद्दों के महत्व की डिग्री के अनुसार सूची में व्यवस्थित किया गया है। लेखों में एक ही सतत क्रमांकन होता है। दस्तावेज़ के अंत में, सूची का उपयोग करने के निर्देश दिए गए हैं।

कार्मिक दस्तावेज़ों के लिए अवधारण अवधि

सूची में निर्दिष्ट दस्तावेज़ों की भंडारण अवधि सभी संगठनों पर लागू होती है, भले ही दस्तावेज़ राज्य या नगरपालिका अभिलेखागार में भंडारण के लिए प्राप्त हुए हों या नहीं। लेकिन इसमें कई अंतर हैं.

अस्थायी भंडारण अवधिकार्मिक दस्तावेज़ सभी संगठनों के लिए सामान्य हैं।

लगातार शेल्फ जीवनउन राज्य और नगरपालिका संगठनों द्वारा उपयोग किया जाता है जो मान्यता प्राप्त हैं। ऐसी कंपनियों के दस्तावेज़ स्थापित प्रक्रिया के अनुसार अभिलेखागार में जमा किए जाते हैं।

जो संगठन भर्ती के स्रोत नहीं हैं वे संगठन के परिसमापन के क्षण तक स्थायी दस्तावेज़ अपने पास रखते हैं।

स्थायी शेल्फ जीवन के साथ कुछ दस्तावेज़ (नियामक और संपत्ति-आर्थिक प्रकृति के, गतिविधियों के परिणामों और संगठन के विकास की संभावनाओं के बारे में) स्वामित्व के रूप की परवाह किए बिना संगठनों में संग्रहीत किए जाने चाहिए, यदि उनके दस्तावेज़ प्राप्त नहीं होते हैं राज्य या नगरपालिका अभिलेखागार। यह कानून और इन दस्तावेज़ों के दीर्घकालिक व्यावहारिक महत्व के कारण है।

आवश्यकता पूरी होने से पहले चिन्हित करने का क्या मतलब है?

इस निशान का अर्थ है कि दस्तावेज़ का केवल व्यावहारिक महत्व है। इसलिए, इसकी शेल्फ लाइफ संगठन द्वारा स्वतंत्र रूप से निर्धारित की जाती है। हालाँकि, यह एक वर्ष से कम नहीं हो सकता।

ईपीसी मार्क का क्या मतलब है?

ईपीके - विशेषज्ञ सत्यापन आयोग - कुछ प्रकार के दस्तावेजों के लिए सूची में दिखाई देता है। इसका मतलब यह है कि ऐसे दस्तावेज़ के हिस्से का वैज्ञानिक और ऐतिहासिक महत्व हो सकता है और, निर्धारित तरीके से, राज्य, नगरपालिका अभिलेखागार में स्थानांतरित किया जाना चाहिए या किसी संगठन में संग्रहीत किया जाना चाहिए। इस चिह्न का उपयोग सभी प्रकार के स्वामित्व वाले संगठनों में किया जाता है जो राज्य और नगरपालिका अभिलेखागार के अधिग्रहण के स्रोत हैं। इसके अलावा, गैर-सरकारी संगठन स्वयं अपने दस्तावेज़ों को स्थायी रूप से संग्रहीत कर सकते हैं।

"ईपीसी" चिह्न को हटाने की अनुमति केवल तभी दी जाती है जब दस्तावेजों के प्रकार और उनकी भंडारण अवधि निर्दिष्ट की जाती है, जिसे सूची के लेखों में संक्षेपित किया गया है।

सूची के उपयोग के लिए दिशानिर्देशों के खंड 3.1 के अनुसार, भंडारण अवधि निर्धारित करने और भंडारण और विनाश के लिए दस्तावेजों के चयन पर काम को व्यवस्थित करने और संचालित करने के लिए एक विशेषज्ञ आयोग बनाना आवश्यक है। इसमें आमतौर पर मुख्य संरचनात्मक विभागों के सबसे योग्य विशेषज्ञ शामिल होते हैं, जिसका नेतृत्व कंपनी के वरिष्ठ कर्मचारियों में से एक करता है। अभिलेखीय संस्था का एक प्रतिनिधि (संगठनों के लिए जो अधिग्रहण के स्रोत हैं) भी उसके साथ पूर्व समझौते से विशेषज्ञ आयोग का सदस्य बन जाता है।

अभिलेखीय और अभिलेख प्रबंधन सेवाओं के साथ, विशेषज्ञ आयोग भंडारण और विनाश के लिए दस्तावेजों के चयन की प्रक्रिया निर्धारित करते हैं, साथ ही दस्तावेजों के मूल्य की एक परीक्षा आयोजित करते हैं और इसके कार्यान्वयन की निगरानी करते हैं। मूल्य की जांच - भंडारण अवधि निर्धारित करने और उन्हें रूसी संघ के अभिलेखीय कोष में शामिल करने के लिए चयन करने के लिए उनके मूल्य के मानदंडों के आधार पर दस्तावेजों के अध्ययन को संदर्भित करता है (अभिलेखीय मामलों पर कानून के अनुच्छेद 3 के खंड 16)।

क्या शेल्फ जीवन को छोटा या बढ़ाना संभव है?

सूची का उपयोग करने के निर्देशों के खंड 2.11 के अनुसार, सूची द्वारा स्थापित भंडारण अवधि को कम करना निषिद्ध है। कार्मिक दस्तावेजों की भंडारण अवधि बढ़ाना उन मामलों में संभव है जहां यह संगठन की गतिविधियों की विशिष्ट विशेषताओं के कारण है।

क्या कुछ मामलों में भंडारण अवधि समाप्त होने से पहले दस्तावेज़ों को नष्ट करना संभव है?

स्थायी भंडारण दस्तावेजों (राज्य और नगरपालिका अभिलेखागार में दस्तावेजों को स्थानांतरित करने वाले संगठनों के लिए) के अभिलेखीय प्राधिकरण द्वारा पूर्व अनुमोदन के बिना दस्तावेजों को नष्ट करना, साथ ही दस्तावेजों के लिए स्थापित भंडारण अवधि का उल्लंघन, अवैध है और निर्धारित तरीके से दायित्व शामिल है। कानून (सूची के आवेदन के लिए निर्देशों का खंड 3.11)।

कार्मिक दस्तावेजों के भंडारण के नियमों का उल्लंघन करने पर क्या दायित्व प्रदान किया जाता है?

कला के अनुसार. अभिलेखीय मामलों पर कानून के 27, कानूनी संस्थाओं, साथ ही अधिकृत व्यक्तियों और नागरिकों को, जो अभिलेखीय मामलों पर कानून का उल्लंघन करने का दोषी पाया गया है, रूसी संघ के कानून द्वारा प्रदान किए गए प्रशासनिक, नागरिक और आपराधिक दायित्व को वहन करते हैं।

कला में. प्रशासनिक अपराधों पर रूसी संघ की संहिता के 13.20, अभिलेखीय दस्तावेजों के भंडारण, अधिग्रहण, रिकॉर्डिंग या उपयोग के नियमों का उल्लंघन चेतावनी या 100 से 300 रूबल की राशि में प्रशासनिक जुर्माना लगाने के अधीन है। नागरिकों के लिए और 300 से 500 रूबल तक। अधिकारियों पर.

कला में एक अपवाद प्रदान किया गया है। रूसी संघ के प्रशासनिक अपराधों की संहिता के 13.25, जिसके अनुसार एक संयुक्त स्टॉक कंपनी, प्रतिभूति बाजार में एक पेशेवर भागीदार, एक संयुक्त स्टॉक निवेश कोष की प्रबंधन कंपनी, पारस्परिक निवेश कोष या गैर-राज्य की विफलता पेंशन फंड या संयुक्त स्टॉक निवेश फंड, म्यूचुअल निवेश फंड या गैर-राज्य पेंशन फंड की एक विशेष डिपॉजिटरी, संयुक्त स्टॉक कंपनियों, प्रतिभूति बाजार, निवेश फंड और मानक पर कानून के लिए प्रदान किए गए दस्तावेजों को संग्रहीत करने के दायित्व को पूरा करने के लिए इसके अनुसार अपनाए गए कानूनी कार्य और जिनका भंडारण अनिवार्य है, साथ ही ऐसे दस्तावेजों के भंडारण की स्थापित प्रक्रिया और शर्तों का उल्लंघन करने पर 2,500 से 5,000 रूबल की राशि का प्रशासनिक जुर्माना लगाया जाएगा। अधिकारियों के लिए और कानूनी संस्थाओं के लिए 200 हजार से 300 हजार रूबल तक।

हर दिन किसी भी संगठन का डेटा संग्रह बढ़ता जाता है। कुछ दस्तावेजों में अनिश्चित सूचना मूल्य होता है, जबकि अन्य जल्दी ही व्यावहारिक मूल्य खो देते हैं।

कितने समय तक और कौन से दस्तावेज़ संग्रहीत किए जाने चाहिए, कुछ प्रकार के दस्तावेज़ों के लिए कौन सी निपटान विधि प्रदान की जाती है? इन और अन्य मुद्दों को मौजूदा कानून द्वारा स्पष्ट रूप से संबोधित और समझाया गया है। राज्य भंडारण के अधीन दस्तावेजों का चयन, या उनके संरक्षण के लिए शर्तों की स्थापना, दस्तावेजों के विशेषज्ञ मूल्यांकन के आंकड़ों पर आधारित है।

दस्तावेज़ भंडारण के लिए सामान्य शर्तें

विभिन्न प्रकार के दस्तावेज़ों के लिए विशिष्ट अवधारण अवधि विकसित की गई है:

• अस्थायी - 10 वर्ष तक;
• दीर्घकालिक - 10 वर्ष से अधिक;
• स्थिर।

दीर्घकालिक और स्थायी आवधिक संरक्षण के मामलों को पूरा होने पर भंडारण के लिए विशेष इकाइयों (संदर्भ उद्देश्यों के लिए 2 साल के लिए) में स्थानांतरित कर दिया जाता है। फिर संग्रहीत दस्तावेज़ अनुभाग पर जाएँ।

डेटा भंडारण की अवधि भंडारण माध्यम (इलेक्ट्रॉनिक, कागज) पर निर्भर नहीं करती है। किसी दस्तावेज़ का मूल्य उसमें मौजूद जानकारी से प्रभावित होता है।

एक विशेष परीक्षा नियुक्त की जाती है, जो मामले के आगे उपयोग की आवश्यकता निर्धारित करती है। वे उन दस्तावेज़ों को दर्शाते हैं जिनका उपयोग राज्य, समाज, विज्ञान, व्यक्तियों आदि के हित में (या विरुद्ध) किया जा सकता है।

दस्तावेजों के मूल्य की जांच के मुख्य लक्ष्य

किसी संगठन या उद्यम के कार्यालय कार्य में, राज्य अभिलेखागार में, दस्तावेजों के विशेष विशेषज्ञ मूल्यांकन के बिना ऐसा करना असंभव है।

परीक्षा का मुख्य उद्देश्य:

1. किसी दस्तावेज़ के आगे भंडारण के लिए अवधि निर्धारित करना या बदलना।
2. नष्ट किये जाने वाले ऐसे दस्तावेज़ों का चयन जिनका कोई मूल्य नहीं है या उनमें मौजूद जानकारी की व्यावहारिक सामग्री अपनी प्रासंगिकता खो चुकी है।
3. उन दस्तावेज़ों के लिए भंडारण अवधि का निर्धारण करना जिनका वैज्ञानिक या ऐतिहासिक मूल्य नहीं है, लेकिन व्यावहारिक महत्व है।
4. दस्तावेज़ीकरण का मूल्यांकन जिसमें:
   • राजनीतिक;
   • आर्थिक;
   • वैज्ञानिक;
   • सांस्कृतिक और अन्य मूल्य

भंडारण, अधिग्रहण, रिकॉर्डिंग और दस्तावेजों के आगे असाइनमेंट के मुद्दों को अभिलेखीय मामलों पर कानून द्वारा नियंत्रित किया जाता है।

विशेषज्ञ गतिविधि की प्रक्रिया में, मानक दस्तावेजों के 12 खंडों की एक सूची (उनकी भंडारण अवधि के स्पष्ट संकेत के साथ) संकलित और अनुमोदित की गई थी, जो सरकारी संरचनाओं, संस्थानों, उद्यमों आदि की कार्यात्मक गतिविधियों के परिणामस्वरूप सामने आई थी।

अनुभाग I और IV

स्थापित सूची में से, अनुभाग I और IV गहरी रुचि के हैं। दोनों क्षेत्रों में रिकॉर्ड रखने और भंडारण का आपस में गहरा संबंध है। आख़िरकार, आगे लेखांकन संचय कार्मिक फ़ाइलों के सही निष्पादन और संरक्षण पर निर्भर करता है।

कार्मिक दस्तावेजों के लिए लेखांकन (I)

संगठन के कार्मिक दस्तावेजों की मूल और प्रतियां संरक्षित की जानी चाहिए।

दस्तावेज़ प्रतिधारण अवधि:

1. 1 वर्ष:
   • काम के घंटों (शेड्यूल, टाइमशीट) को दर्शाने वाली पत्रिकाएँ;
   • काम पर नहीं रखे गए व्यक्तियों का डेटा;
   • अवकाश कार्यक्रम.
2. 3 वर्ष:
   • कर्मचारी की कार्य गतिविधि और सेवा की लंबाई की पुष्टि करने वाले दस्तावेजों का लेखांकन डेटा;
   • श्रम अनुशासन रिकॉर्ड;
3. 5 साल:
   • अधिनियम, विनियम, सुरक्षा रिपोर्ट;
   • कामकाजी परिस्थितियों और सुरक्षा में सुधार पर उद्धरण;
   • सुरक्षा सावधानियों और इसके अनुपालन पर कर्मचारियों के परिचय, प्रशिक्षण, प्रमाणीकरण की पुष्टि करने वाले दस्तावेज़;
   • व्यापार यात्रा डेटा;
4. 75 वर्ष की आयु:
   • कर्मचारियों की विशेषताएं और व्यक्तिगत कार्ड;
   • कर्मचारी रोजगार अनुबंध;
5. 50 वर्ष (मालिक द्वारा मांगे जाने तक):
   • व्यक्तिगत दस्तावेज़, मूल (प्रमाण पत्र, डिप्लोमा, कार्य पुस्तकें, प्रमाण पत्र, आदि);
6. निरंतर:
   • सामूहिक समझौते;
   • प्रबंधकों की व्यक्तिगत फ़ाइलें.

लेखांकन दस्तावेज़(IV)

सरकारी संस्थाओं के लेखांकन दस्तावेजों पर अलग-अलग शर्तें और प्रतिधारण अवधि लागू होती हैं।

प्राथमिक दस्तावेज, लेखांकन रजिस्टर डेटा, शेष राशि, प्रसंस्करण के बाद रिपोर्ट आवश्यक रूप से एक विशेष कमरे (बंद कैबिनेट) में संग्रहीत की जाती है जब तक कि उन्हें संगठन के संग्रह में स्थानांतरित नहीं किया जाता है। सख्त रिपोर्टिंग फॉर्म तिजोरियों या धातु अलमारियाँ में संग्रहीत किए जाते हैं। फाइलों की सुरक्षा की जिम्मेदारी मुख्य लेखाकार द्वारा अधिकृत व्यक्ति की होती है।

लेखांकन दस्तावेजों के नुकसान, क्षति या अनधिकृत हस्तांतरण के मामले में, उद्यम के प्रमुख को कानून प्रवर्तन एजेंसियों को सूचित करना चाहिए।

दस्तावेज़ की जब्ती (विशेषकर विनाश) वर्तमान कानून द्वारा स्थापित आवश्यकताओं के अनुसार होती है।

सामान्य भंडारण अवधि:

• प्राथमिक दस्तावेज़, प्रपत्र - कम से कम 3 वर्ष;
• वित्तीय निगरानी के अधीन नकद दस्तावेज़ (वित्तीय लेनदेन पर जानकारी) - 5 वर्ष;
• पेरोल और वेतन पर्ची - 75 वर्ष (यदि कोई व्यक्तिगत खाता नहीं है)।

निर्दिष्ट अवधि के लिए कर सेवा द्वारा ऑडिट किए बिना भंडारण अवधि के अंत में फ़ाइलों को जब्त करने की अनुमति नहीं है।

फ़ाइलों को संग्रह अनुभाग में नष्ट करने या स्थानांतरित करने का निर्णय एक विशेष आयोग द्वारा किया जाता है।

मानक दस्तावेजों की सूची में प्रत्येक आइटम के संबंध में विस्तृत डेटा की जांच जेनरेट और अनुमोदित तालिका में विस्तार से की जा सकती है।

किसी भी संगठन की गतिविधियों में, दस्तावेज़ तैयार किए जाते हैं, जिनकी सुरक्षा उसे सुनिश्चित करनी चाहिए। दस्तावेज़ों की संख्या सीधे उद्यम के आकार और अलग-अलग प्रभागों की उपस्थिति पर निर्भर करती है।

यदि आप सामान्य तरीके से चलते हैं

सबसे पहले आपको हर चीज़ को व्यवस्थित करने की ज़रूरत है उद्यम दस्तावेज़ीकरण की श्रृंखलाबनाए गए मामलों की सूची निर्धारित करने और एक विशिष्ट सेट करने के लिए शेल्फ जीवन. इस कार्य को कहा जाता है अगले वर्ष के लिए उद्यम के लिए व्यावसायिक मामलों की एक सूची तैयार करना.

मामलों के नामकरण का पाठनिम्नलिखित प्रपत्र की तालिका के रूप में तैयार किया गया है:

कॉलम 4 में फ़ाइल की अवधारण अवधि को इंगित करने के लिए, आपको नियामक दस्तावेजों का विश्लेषण करने की आवश्यकता है।

पहले इनकी संख्या सीमित थी. यह संदर्भ के रूप में उपयोग करने के लिए पर्याप्त था:

दस्तावेज़ों की सूचियाँरोसारखिव द्वारा अनुमोदित भंडारण अवधि का संकेत, और

मानक और अनुमानित नामकरण,जिन्हें अक्सर विभागों के माध्यम से विकसित किया जाता था।

जैसे-जैसे "स्थिर" सोवियत युग अतीत में फीका पड़ गया, दस्तावेज़ प्रतिधारण अवधि से संबंधित नियम अधिक जटिल होने लगे और अनगिनत कानूनों और विनियमों में फैल गए। और अब कोई भी आपको अपनी एकल स्वीकृत सूची नहीं देगा!

तो, आइए देखें कि विश्लेषण किए जाने वाले दस्तावेज़ों की मूल सूची अब कैसे विस्तारित हो गई है?

भंडारण अवधि दर्शाने वाले दस्तावेज़ों की सूची

सबसे महत्वपूर्ण दस्तावेज़ जिस पर हमें भरोसा करना चाहिए वह है "संगठनों की गतिविधियों में उत्पन्न मानक प्रबंधन दस्तावेजों की सूची, भंडारण अवधि का संकेत"(6 अक्टूबर 2000 को रोसारखिव द्वारा अनुमोदित)। इसमें वे दस्तावेज़ शामिल हैं जो सभी संगठनों द्वारा किए जाने वाले सामान्य प्रबंधन कार्यों का दस्तावेज़ीकरण करते समय उत्पन्न होते हैं, भले ही उनकी गतिविधि का क्षेत्र, स्तर और स्वामित्व का रूप कुछ भी हो। दस्तावेज़ प्रतिधारण अवधि, कॉलम नंबर 3 में निर्दिष्ट, सभी संगठनों पर लागू होता है, भले ही वे प्राप्त करते हों या नहीं भंडारण के लिए दस्तावेज़राज्य और नगरपालिका अभिलेखागार में या प्राप्त नहीं हैं।

अन्य सूचियाँ भी हैं:

विभागीय. उदाहरण के लिए:

• « दस्तावेज़ों की सूचीरूसी संघ के सेंट्रल बैंक की गतिविधियों में उत्पन्न होने वाली भंडारण अवधि के साथ",

  « दस्तावेज़ों की सूची, रूसी संघ के आपातकालीन स्थिति मंत्रालय के शासी निकायों, नागरिक सुरक्षा बलों की सैन्य इकाइयों, अग्निशमन सेवा इकाइयों, संस्थानों, संगठनों की गतिविधियों में गठित।

  « दस्तावेज़ों की सूचीरूसी संघ के बचत बैंक और उसके सिस्टम के संस्थानों की गतिविधियों में उत्पन्न, भंडारण अवधि का संकेत", आदि;

• "संयुक्त स्टॉक कंपनियों के दस्तावेजों के भंडारण की प्रक्रिया और शर्तों पर विनियम", जिनकी आवश्यकताएं सभी संयुक्त स्टॉक कंपनियों के लिए अनिवार्य हैं;

  लेकिन बहुचर्चित "प्रतिधारण अवधि के साथ क्रेडिट संस्थानों की गतिविधियों में उत्पन्न दस्तावेजों की अनुमानित सूची", जो विशिष्ट बैंकिंग दस्तावेज़ीकरण के लिए अवधारण अवधि निर्धारित करती थी, उसके स्थान पर एक नया समान दस्तावेज़ पेश किए बिना रद्द कर दिया गया था। इसलिए, क्रेडिट संस्थान रद्द की गई सूची का उपयोग करना जारी रखते हैं, लेकिन एक संदर्भ मार्गदर्शिका के रूप में, क्योंकि इसे मानक दस्तावेज़ के रूप में मामलों की सूची में संदर्भित करना अब संभव नहीं है।

बेशक, भंडारण अवधि के साथ दस्तावेजों की तैयार सूचियों का उपयोग करना सुविधाजनक है। आखिरकार, यहां ज्यादातर मामलों में यह संकेत दिया गया है विशिष्ट अवधि (1 वर्ष, 5 वर्ष, 75 वर्ष, आदि)या किसी विशेष दस्तावेज़ के लिए एक स्थायी भंडारण अवधि निर्धारित की जाती है। कुछ कागजात रखने जरूरी हैं नये से बदलने से पहले(उदाहरण के लिए, आपातकालीन स्थितियों के मामले में लोगों और क़ीमती सामानों की निकासी के लिए योजनाएँ और योजनाएँ)। इन सभी मामलों में, हम तुरंत समझ जाते हैं कि मामले में दायर वर्णित दस्तावेजों के साथ क्या करना है।

लेकिन ये भी हैं:

"ईपीके" चिह्न, जिसका अर्थ है कि मामले के दस्तावेजों का हिस्सा वैज्ञानिक और ऐतिहासिक महत्व का हो सकता है और स्थायी भंडारण के लिए छोड़ा जा सकता है। ऐसे मामलों में, स्थापित अवधि की समाप्ति के बाद, मामलों के मूल्य की एक अतिरिक्त पृष्ठ-दर-पृष्ठ जांच की जानी चाहिए।

मामलों के विशिष्ट और अनुमानित नामकरण

विशिष्ट नामकरणमामले अब भी मौजूद हैं।

हम उनके विभागीय उपयोग के उदाहरण जानते हैं: " मामलों का अनुमानित नामकरणक्षेत्रीय सीमा शुल्क प्रशासन", " मामलों का अनुमानित नामकरणरूसी शिक्षा मंत्रालय प्रणाली के उच्च शिक्षण संस्थान", " मामलों का अनुमानित नामकरणजिला, शहरी रोजगार सेवाएँ", " मामलों का अनुमानित नामकरणरूसी संघ का क्षेत्रीय कर प्राधिकरण।"

कुछ बड़े निगम भी अपना विकास कर रहे हैं अनुमानित केस सूचियाँ, जिसे उनके सदस्य संगठनों द्वारा निर्देशित किया जा सकता है। यह प्रबंधन कंपनी को साइट पर कुछ दस्तावेजों के लिए भंडारण अवधि निर्धारित करते समय त्रुटियों से यथासंभव खुद को बचाने की अनुमति देता है। दरअसल, जैसा कि हम नीचे दिखाएंगे, इस मुद्दे पर नियामक ढांचा अक्सर अपर्याप्त या विरोधाभासी भी होता है।

में मामलों का अनुमानित नामकरण"ईपीसी" चिह्न उन मामलों में बनाया जाता है जहां यह दस्तावेजों की एक मानक या विभागीय सूची द्वारा प्रदान किया जाता है या जब विषम दस्तावेजों वाली फ़ाइल के लिए विशिष्ट भंडारण अवधि निर्धारित करना मुश्किल होता है। अनुमानित नामकरण में "ईपीके" चिह्न का उपयोग कम से कम किया जाना चाहिए - फ़ाइलों को पुन: स्वरूपित करना और उनके लिए विशिष्ट भंडारण अवधि निर्धारित करना बेहतर है। उदाहरण के लिए, आप विस्तार कर सकते हैं फ़ाइलों के लिए अवधारण अवधिव्यावहारिक महत्व के, और वैज्ञानिक और ऐतिहासिक महत्व के दस्तावेजों को स्थायी भंडारण के लिए छोड़ दें।

मंत्रालयों और विभागों के वर्तमान कानून और विनियमों का विश्लेषण

अब व्यक्तिगत दस्तावेज़ों के लिए भंडारण अवधिन केवल विशेष सूचियों में, बल्कि विधायी और उपनियमों में भी स्थापित किए जाते हैं, जिनकी संरचना व्यवस्थित नहीं होती है और लगातार अद्यतन की जाती है। हमारे दस्तावेज़ प्रबंधन विशेषज्ञ लंबे समय से इस समस्या का सामना कर रहे हैं। मौजूदा विरोधाभासों से स्थिति जटिल है।

इसलिए, लेखांकन दस्तावेजों के लिए भंडारण अवधिकानून के कई टुकड़ों में परिभाषित। टैक्स कोड के अनुसार - 4 वर्ष, लेखांकन पर कानून के अनुसार, दस्तावेज़ों को कम से कम संग्रहीत किया जाना चाहिए 5 साल , और संयुक्त स्टॉक कंपनियों के लिए और भी लंबी भंडारण अवधि स्थापित की जाती है। आइए इस समस्या को और अधिक विस्तार से समझने का प्रयास करें:

दस्तावेज़ खंड

रूसी संघ के कर संहिता के अनुच्छेद 23 के खंड 1 के उपखंड 8करदाताओं को लेखांकन डेटा और करों की गणना और भुगतान के लिए आवश्यक अन्य दस्तावेजों के साथ-साथ 4 वर्षों के लिए प्राप्त आय, व्यय और भुगतान/रोके गए करों की पुष्टि करने वाले दस्तावेजों की सुरक्षा सुनिश्चित करने के लिए बाध्य करता है।

संघीय कानून "संयुक्त स्टॉक कंपनियों पर" के अनुच्छेद 89 के प्रावधानों का विवरण देने के लिए, रूस के प्रतिभूति बाजार के लिए संघीय आयोग ने 16 जुलाई, 2003 को संकल्प संख्या 03-33/पीएस जारी किया, जिसे मंजूरी दी गई "संयुक्त स्टॉक कंपनियों के दस्तावेजों को संग्रहीत करने की प्रक्रिया और अवधि पर विनियम"(इसके बाद विनियम के रूप में संदर्भित)। यह सेट हो जाता है संयुक्त स्टॉक कंपनियों के दस्तावेजों को संग्रहीत करने की प्रक्रिया और शर्तें, शामिल समाप्त भंडारण अवधि वाले दस्तावेज़ों को नष्ट करने की प्रक्रिया. विनियमन की आवश्यकताएं खुली और बंद दोनों संयुक्त स्टॉक कंपनियों पर लागू होती हैं। इसलिए वे सभी लगातार, यानी कोई समय सीमा नहीं,बैलेंस शीट और वार्षिक रिपोर्ट अवश्य रखनी चाहिए (हालाँकि लेखांकन कानून के अनुसार, हमें याद है कि वित्तीय विवरण 5 वर्षों तक रखा जाना चाहिए)।

हम जोखिम प्रबंधन अपनाते हैं

स्वतंत्र दस्तावेज़ भंडारण अवधि में कमीनियामक दस्तावेजों द्वारा स्थापित अप्रिय परिणामों से भरा है। लेकिन आप अपने दस्तावेज़ों के लिए ऊपर से निर्धारित जीवनकाल बढ़ा सकते हैं।निम्न के अलावा अमूर्त सूत्रीकरण का अनुवाद "जब तक आवश्यकता पूरी न हो जाए" को एक विशिष्ट संख्या में वर्षों में करें,दस्तावेजों के मूल्य की जांच के बिना ऐसा करना असंभव है।

इसे लागू करने के लिए संगठन में आदेश द्वारा एक स्थायी विशेषज्ञ आयोग (ईसी) बनाया जाता है। इसमें सबसे अनुभवी विशेषज्ञ शामिल हैं जो परिणामी दस्तावेजों की संरचना और सामग्री के साथ-साथ उनमें निहित जानकारी के अर्थ और मूल्य से अच्छी तरह परिचित हैं। यह अनिवार्य है कि ईसी में प्रीस्कूल शिक्षा और संग्रह सेवा के प्रमुख (या संगठन के संग्रह के लिए जिम्मेदार व्यक्ति) शामिल हों। आयोग का अध्यक्ष, एक नियम के रूप में, संगठन के उप प्रमुख द्वारा नियुक्त किया जाता है, जो रिकॉर्ड रखने और अभिलेखागार के मुद्दों की देखरेख करता है।

संचालन करते समय दस्तावेजों के मूल्य की जांचकार्यान्वित करना:

संगठन के संग्रह में स्थानांतरण के लिए स्थायी और अस्थायी (10 वर्ष से अधिक) भंडारण के दस्तावेजों का चयन;

अस्थायी भंडारण अवधि वाले दस्तावेजों का चयन और "आवश्यकता पूरी होने तक" चिह्नित, संरचनात्मक इकाइयों में आगे भंडारण के अधीन;

पिछले वर्षों के दस्तावेज़ों को नष्ट करने के लिए आवंटन जिनकी भंडारण अवधि समाप्त हो गई है।

परिभाषा के अनुसार मुख्य कठिनाई दस्तावेज़ों के भंडारण की अवधिइस स्तर पर - उन सभी स्थितियों को ध्यान में रखते हुए जिनमें दस्तावेज़ों की कमी से भौतिक या अन्य हानि हो सकती है।इसे सर्वाधिक कुशलता से कैसे करें? अनिश्चितता की स्थितियों में काम करने के लिए एक विशेष प्रबंधन पद्धति विकसित की गई है। हम आपको उपयोग करने के लिए आमंत्रित करते हैं जोखिम प्रबंधन.

शैली के क्लासिक्स

"जोखिम" की अवधारणा की कई परिभाषाएँ हैं। परियोजना प्रबंधन सिद्धांत में, इसका मतलब एक ऐसी घटना है जो एक निश्चित संभावना के साथ घटित हो सकती है और जिसके सकारात्मक और नकारात्मक दोनों परिणाम हो सकते हैं।

जोखिम में निम्नलिखित विशेषताएं हैं:

महत्व, जिसे आम तौर पर 3- या 5-बिंदु पैमाने पर मापा जाता है (स्कोर जितना अधिक होगा, उतना ही महत्वपूर्ण);

संभाव्यता की डिग्रीइसे संख्याओं में भी मापा जाता है (0 से 1 तक, जहां 0 घटना घटित होने की असंभवता को इंगित करता है, और 1 इसकी अनिवार्यता को इंगित करता है; फिर, उदाहरण के लिए, 0.05 घटना घटित होने की 5 प्रतिशत संभावना है)।

सबसे पहले, उनमें से प्रत्येक के लिए महत्व और संभाव्यता की डिग्री विशेषज्ञ रूप से निर्धारित की जाती है, और फिर इन दो संख्याओं को गुणा किया जाता है। प्राप्त आंकड़ों के आधार पर, जोखिमों को रैंक करना संभव है, जो सर्वोच्च प्राथमिकता वाले जोखिमों की पहचान करने की अनुमति देगा।

जोखिम का प्रबंधन करेंअलग-अलग तरीकों से किया जा सकता है: आप इसे खत्म करने, इसे कम करने, या इसे मजबूत करने पर भरोसा करने पर प्रयास कर सकते हैं (यह उन जोखिमों के लिए प्रासंगिक है जो सकारात्मक प्रभाव लाते हैं)। जोखिमों से लड़ना एक महंगा व्यवसाय है, इसलिए सबसे पहले आपको ऐसा करना चाहिए जोखिमों का प्रबंधन करेंसर्वोच्च प्राथमिकता रखते हुए! एक सामान्य नियम के रूप में, परियोजना जोखिम प्रबंधन से परियोजना लागत में लगभग 15% की वृद्धि होती है।

जोखिम प्रबंधनसामान्य तौर पर, इसका लक्ष्य निम्नलिखित समस्याओं को हल करना है:

कंपनी का अस्तित्व.इस कार्य को प्राप्त करने के लिए, वे संगठन की लागत और अन्य मापदंडों को उस सीमा के भीतर रखने का प्रयास करते हैं जो कंपनी को परिचालन और लाभदायक बनाए रखने की अनुमति देता है। केवल लागत के साथ सक्षम कार्य लाभप्रदता की गारंटी नहीं दे सकता। उदाहरण के लिए, एक बैंकर का अच्छा नाम और ग्राहकों का विश्वास खोने से व्यवसाय करना असंभव हो जाता है, यहां तक ​​कि बहुत अच्छी तरह से संगठित और संभावित रूप से अत्यधिक प्रभावी भी।

चिंता का स्वीकार्य स्तर.कभी-कभी इस कार्य को "आराम और सामान्य नींद सुनिश्चित करना" भी कहा जाता है। यह आमतौर पर कंपनी के मालिकों या वरिष्ठ प्रबंधन द्वारा निर्धारित किया जाता है। हालाँकि, निश्चित रूप से, हर कोई जो किसी न किसी तरह से कंपनी के भाग्य में रुचि रखता है, उसे यथासंभव शांति से सोना चाहिए। यह अंततः सामाजिक शांति की गारंटी देता है।

आय की स्थिरता.इस कार्य की व्याख्या कंपनी में रुचि रखने वाले सभी पक्षों की भलाई की स्थिरता के रूप में की जा सकती है।

संचालन की स्वीकार्य निरंतरता(जोखिम प्रबंधन का कार्य विफलताओं और रुकावटों को रोकना है जो कंपनी की मृत्यु का कारण बन सकते हैं) और कंपनी के लिए उचित विकास दर.

सामाजिक जिम्मेदारी।कुछ परिस्थितियाँ किसी कंपनी की समाज का उत्पादक सदस्य बनने की क्षमता को कमज़ोर कर सकती हैं। और अगर छोटे उद्यम हमेशा इस बारे में नहीं सोचते हैं, तो महत्वपूर्ण बाजार खिलाड़ी पहले से ही इस कार्य पर उचित ध्यान दे रहे हैं।

बाहरी मांगों को पूरा करना.दस्तावेजों के साथ काम का आयोजन करते समय, इस कार्य में मुकदमेबाजी की स्थिति में कानूनी सुरक्षा के साथ-साथ नियामक अधिकारियों (कर, सीमा शुल्क, आदि) को प्रस्तुत करने के लिए आवश्यक दस्तावेजों की तैयारी और संरक्षण शामिल है।

किफायती,वे। कंपनी के सामान्य संचालन के लिए जोखिम प्रबंधन की लागत को न्यूनतम स्तर पर बनाए रखना।

दस्तावेज़ों को इस तरह से प्रबंधित किया जाना चाहिए कि यादृच्छिक और दुर्भावनापूर्ण घटनाओं के नकारात्मक परिणामों को कम किया जा सके। और दस्तावेजों के मूल्य की जांच करते समय (कानूनी रूप से परिभाषित भंडारण अवधि की समाप्ति के बाद), विशेषज्ञ आयोग को सभी कार्यों के दृष्टिकोण से दस्तावेजों के आगे भंडारण के महत्व का व्यापक आकलन करने की आवश्यकता है जोखिम प्रबंधन.

जैसा कि अनुभव से पता चलता है, जोखिमों का समूहप्रत्येक संगठन के लिए अलग-अलग है। हालाँकि हम कुछ समानता को उजागर कर सकते हैं। तो, कौन सी स्थितियाँ अक्सर उत्पन्न होती हैं?

लेखांकन दस्तावेज़ों के खोने का जोखिम

लेखांकन दस्तावेजों के साथ काम करते समय, लगभग सभी जोखिम प्रबंधन समस्याओं को हल करना आवश्यक है। लेकिन मुख्य कर निरीक्षण के दौरान उद्यम की आय और व्यय की वैधता और वैधता की दस्तावेजी पुष्टि है।

ऐसी स्थितियाँ होती हैं जब कानून द्वारा निर्धारित लेखांकन दस्तावेजों की सामान्य भंडारण अवधि संगठन के हितों की सुरक्षा को पूरी तरह से सुनिश्चित करने के लिए अपर्याप्त होती है।

सबसे पहले, आइए समझाएँ "प्राप्य खातों" की अवधारणाजिसका उपयोग कर कानून द्वारा किया जाता है। वास्तविक व्यवहार में, अक्सर ऐसी स्थितियाँ उत्पन्न होती हैं, जब किसी कारण या किसी अन्य कारण से, कोई उद्यम समकक्षों से ऋण एकत्र करने में असमर्थ होता है। इस मामले में, प्राप्य खाते उत्पन्न होते हैं (यह वह संगठन नहीं है जिस पर पैसा बकाया है, बल्कि यह उस पर बकाया है)। ऐसा होता है कि प्राप्य खाते कई महीनों और शायद वर्षों तक "लटके" रहते हैं।

एक नियम के रूप में, ऐसी स्थितियाँ देनदार के दिवालियापन के कारण उत्पन्न होती हैं।

लेकिन एक अन्य कारण भी संभव है - एक बेईमान उद्यमी (करदाता) इस प्रकार कराधान से काफी महत्वपूर्ण धनराशि निकाल सकता है। उदाहरण के लिए, माल वितरित किया गया था, लेकिन उनके लिए भुगतान बैंक खाते या उद्यम के कैश डेस्क पर नहीं, बल्कि "अनौपचारिक रूप से" किया गया था। किसी कंपनी के कर लेखांकन में, ऐसे लेनदेन से "नुकसान" उद्यम द्वारा प्राप्त लाभ को कम कर देता है - परिणामस्वरूप, बजट में कर भुगतान की राशि कम हो जाती है।

ऐसा प्रतीत होता है कि इस तरह की स्थिति एक दुर्लभ अपवाद के रूप में होनी चाहिए, लेकिन कर अधिकारी उनके बारे में याद रखते हैं - वे सतर्कता और अविश्वास दिखाते हैं, जिससे वास्तविक कंपनियों को भी नुकसान होता है। मौजूदा विधानलेखांकन और कराधान पर लेखांकन और प्राप्तियों को बट्टे खाते में डालने के लिए विशेष नियम शामिल हैं जिनका भुगतान निकट भविष्य में नहीं किया जाएगा।

मध्यस्थता अभ्यासदर्शाता है कि अदालतें कर निरीक्षक की मांग पर विचार करती हैं प्राप्तियों की घटना की पुष्टि करने वाले दस्तावेज़ प्रदान करना, भले ही ऐसे दस्तावेज़ों की भंडारण अवधि (5 वर्ष) पहले ही समाप्त हो चुकी हो।और यदि आप उन्हें प्रदान नहीं कर सकते हैं, तो, अफसोस, आपको उस मुनाफे पर अतिरिक्त कर देना होगा जो आपने कभी नहीं देखा होगा, साथ ही जुर्माना और जुर्माना भी देना होगा।

हम आपको यह याद रखने के लिए आमंत्रित करते हैं कि लेखांकन कानून द्वारा क्या वादा किया गया था प्राथमिक लेखा दस्तावेजों के लिए भंडारण अवधि 5 साल तक चलने वाला.

और उसके बाद, उस अवधि की गणना करने के लिए कुछ सरल अंकगणितीय गणना करें जिसके दौरान आपको लेखांकन दस्तावेजों की आवश्यकता हो सकती है। आइए हम एक बार फिर जोर दें: जटिलता उत्पन्न होती हैयदि संगठन की गतिविधियों में कोई हानि हुई हो। शेल्फ जीवनकर लेखांकन नियमों के अनुसार, इसे 10 वर्षों के भीतर बट्टे खाते में डाल दिया जाता है। यह ध्यान में रखते हुए कि पिछले 3 वर्षों का टैक्स ऑडिट किया जा सकता है, आवश्यक है

ऐसे दस्तावेज़ों की अवधि 13 वर्ष तक बढ़ जाती है। शेल्फ जीवनऔर ऐसी स्थिति में जहां हानि प्राप्य के बट्टे खाते में डालने के परिणामस्वरूप उत्पन्न हुई (और इसके बट्टे खाते में डालने की अनुमति घटना के 3 साल से पहले नहीं है), अवधि बढ़कर 16 साल हो जाती है!

वास्तव में, इससे भी अधिक की आवश्यकता हो सकती है

, क्योंकि यदि देनदार किसी तरह अपने दायित्वों की पुष्टि करता है (उदाहरण के लिए, खातों के समाधान के बयान पर हस्ताक्षर करके) तो प्राप्तियों को बट्टे खाते में डालने की अवधि निर्धारित करने के लिए 3 साल की उलटी गिनती अवधि में देरी हो सकती है। लेखांकन दस्तावेजों के लिए भंडारण अवधिको भी ध्यान में रखा जाना चाहिए ऐसे दस्तावेज़ों की बहुक्रियाशीलता.

उदाहरण के लिए, वैट की गणना के लिए उपयोग किए जाने के अलावा, एक चालान में एक सीमा शुल्क घोषणा संख्या भी हो सकती है जिसकी सीमा शुल्क अधिकारियों को आवश्यकता होगी।

यदि किसी उद्यम ने उत्पादन के लिए कच्चे माल के रूप में माल का एक बैच खरीदा है, तो उसे भविष्य में सीमा शुल्क घोषणा संख्या की आवश्यकता नहीं होगी। लेकिन यदि आपने किसी आयातक से कोई उत्पाद खरीदा है और अंततः उसे फिर से बेचने की योजना बना रहे हैं, तो आप केवल चालान की मदद से माल के स्रोत के बारे में सीमा शुल्क अधिकारियों के सवालों का जवाब दे सकते हैं (केवल सीमा शुल्क घोषणा की संख्या होगी जिसके तहत) माल रूस में आयात किया गया था)।

अनुबंध खोने का जोखिम

यहाँ तक कि अपेक्षाकृत सरल प्रकार का समझौता भी खरीद और बिक्री समझौते,उनकी शेल्फ लाइफ निर्धारित करने में कई समस्याएं पैदा होती हैं।

इन दस्तावेज़ों की आवश्यकता है स्वामित्व की पुष्टि.

यदि हम "संगठनों की गतिविधियों में उत्पन्न मानक प्रबंधन दस्तावेजों की सूची, भंडारण अवधि का संकेत" के दृष्टिकोण से खरीद और बिक्री समझौतों का विश्लेषण करते हैं, तो ऐसे दस्तावेजों को स्वामित्व के हस्तांतरण के बाद 5 वर्षों तक संग्रहीत किया जाना चाहिए। वास्तव में, इन समझौतों को अर्जित संपत्ति के स्वामित्व की पूरी अवधि के लिए और कभी-कभी लंबे समय तक रखा जाना चाहिए। यह सब संपत्ति के प्रकार और स्थिति पर निर्भर करता है।

जब अचल संपत्ति की बात आती है:

पर कर लेखापरीक्षाअचल संपत्ति की प्रारंभिक लागत की गणना और मूल्यह्रास शुल्क की गणना की शुद्धता की पुष्टि करने के लिए खरीद और बिक्री समझौते की आवश्यकता हो सकती है।

जब यह अचल संपत्ति बेची जाती है,बिक्री लेनदेन की लागत निर्धारित करने, लेनदेन पर लाभ की गणना करने और आयकर की गणना को उचित ठहराने के लिए दस्तावेज़ आवश्यक हैं। इस क्षण से, दस्तावेज़ इसके अधीन है दस्तावेज़ भंडारण अवधि के लिए आवश्यकताएँकर उद्देश्यों के लिए खर्चों का दस्तावेजीकरण करना। यदि संगठन उस कीमत की पुष्टि नहीं कर सकता जिस पर संपत्ति खरीदी गई थी, तो संपत्ति की बिक्री से होने वाली आय की पूरी राशि पर उसके अधिग्रहण की लागत को ध्यान में रखे बिना आयकर का भुगतान करना होगा।

यदि खरीद और बिक्री का उद्देश्य प्रतिभूतियां हैं, तो इस प्रकार की संपत्ति के लिए अचल संपत्ति के बारे में कही गई हर बात मान्य है।

लेकिन कुछ खास बिंदु भी हैं. यदि आपका संगठन शेयरों के स्वामित्व के अपने अधिकारों की पुष्टि नहीं कर सकता है, तो उससे यह अपेक्षा की जाती है:

वित्तीय घाटा (यह स्वयं शेयरों की लागत और उनसे प्राप्त होने वाली आय दोनों है),

उस उद्यम पर नियंत्रण का नुकसान जिसमें संगठन के शेयर हैं।

हमारे देश में सक्रिय छापेमारी की स्थिति में, किसी कंपनी या शेयरों की अधिकृत पूंजी में शेयरों की खरीद और बिक्री समझौते के नुकसान का उपयोग आपके खिलाफ सफलतापूर्वक किया जा सकता है।

यदि बिक्री की वस्तु है वाहन, संचालन के दौरान किसी भी समय इसके इतिहास और खरीद मूल्य के बारे में जानकारी की आवश्यकता हो सकती है।

के बारे में निवेश समझौतेकानून में एक कमी है. इस प्रकार का समझौता आपको नागरिक संहिता में नहीं मिलेगा। तदनुसार, अन्य नियामक दस्तावेजों में इसका उल्लेख नहीं है।

शेल्फ जीवनऐसा अनुबंधव्यक्तिगत रूप से सख्ती से स्थापित करना और परिणामों को बहुत सावधानी से निर्धारित करना आवश्यक है अनुबंध की हानि.

वास्तव में, उन्हें तब तक हर समय रखा जाना चाहिए जब तक कि निवेश वापस न कर दिया जाए और इस तरह के समझौते के तहत काम के दौरान उत्पन्न होने वाले सभी प्रकार के रिश्तों के लिए सीमाओं का क़ानून समाप्त हो जाए।

विश्लेषण हानि का जोखिमसभी प्रकार के अनुबंध- एक अलग लेख का विषय. इसलिए, हमने सबसे आम खरीद और बिक्री समझौतों पर ध्यान केंद्रित किया। अब आइए विचार करने के लिए आगे बढ़ें हानि का जोखिमनिम्नलिखित समूह दस्तावेज़.

निविदा दस्तावेज के खोने का जोखिम

यदि सरकारी खरीद का बड़ा हिस्सा प्रतियोगिताओं और निविदाओं के माध्यम से होता है, प्रतियोगिता दस्तावेज़ीकरणलेन-देन की वैधता की पुष्टि करने वाला अतिरिक्त दस्तावेज़ है। इसके अलावा, यदि खरीदे गए सामान या किए गए कार्य की गुणवत्ता के साथ कोई समस्या उत्पन्न होती है, तो कानूनी दावा तैयार करते समय, प्रतिस्पर्धा की शर्तों के साथ खरीदे गए सामान या सेवाओं के अनुपालन या गैर-अनुपालन की पुष्टि करने के लिए प्रतिस्पर्धा दस्तावेज की आवश्यकता हो सकती है।

ऐसे दस्तावेज़ीकरण की भंडारण अवधि कानून द्वारा 3 वर्ष निर्धारित की जाती है (21 जुलाई 2005 के संघीय कानून संख्या 94-एफजेड के अनुच्छेद 28 और 37 देखें "माल की आपूर्ति, कार्य के प्रदर्शन, प्रावधान के लिए आदेश देने पर) सरकारी जरूरतों के लिए सेवाएँ”)।

निरीक्षण के दौरान या कानूनी कार्यवाही के दौरान आवश्यक दस्तावेजों के खोने का जोखिम

यदि पहले से स्थापित है दस्तावेज़ भंडारण अवधिसमाप्त हो गया है, लेकिन निरीक्षण के दौरान या परीक्षण के दौरान उनकी आवश्यकता हो सकती है, तो ऐसे दस्तावेजों को नष्ट नहीं किया जा सकता है! एक दस्तावेज़ कानूनी कार्यवाही में एक हथियार है और कर और अन्य ऑडिट के दौरान कवच है। जब कंपनी के वित्त और सुरक्षा की बात आती है तो आप निहत्थे नहीं रह सकते।

इसके अलावा, इस कारण से, पूरी फ़ाइल दीर्घकालिक भंडारण के अधीन नहीं हो सकती है, बल्कि एक विशिष्ट फ़ोल्डर से केवल कुछ कागजात हो सकते हैं।

निर्धारण करते समय दस्तावेज़ों के भंडारण की अवधिकानूनी कार्यवाही में इसकी आवश्यकता हो सकती है, सीमाओं की मौजूदा क़ानून पर निर्माण करना आवश्यक है।

और अब हम आपके ध्यान में एक मज़ेदार और साथ ही बिल्कुल वास्तविक कहानी लाते हैं कि अगर जाँच के दौरान कुछ दस्तावेज़ों की कमी पाई जाती है तो आप क्या कर सकते हैं।

न्यायिक और मध्यस्थता अभ्यास

* * *

आवश्यकताओं की प्रचुरता परिभाषित करने की प्रक्रिया बनाती है दस्तावेज़ों के भंडारण की अवधिकाफी जटिल. विभिन्न सेवाओं में दस्तावेज़ों के साथ काम करने के कुछ पहलुओं के बारे में जानकारी हो सकती है - वित्तीय, कानूनी, वाणिज्यिक विभाग, गुणवत्ता विभाग, आदि। पूर्वस्कूली शैक्षणिक संस्थान के लिए अकेले ऐसे कार्य का सामना करना कठिन (यदि असंभव नहीं) होगा। इसलिए, उद्यम में विभिन्न विभागों के प्रमुख विशेषज्ञों के संयुक्त और व्यवस्थित कार्य को स्थापित करना महत्वपूर्ण है। तभी उन दस्तावेजों से जल्द से जल्द छुटकारा पाने के लिए आवश्यक जानकारी एकत्र करना यथार्थवादी होगा जो पहले से ही अनावश्यक हो गए हैं, और साथ ही जो वास्तव में आवश्यक है उसे संरक्षित करना है।

आप निम्नलिखित प्रश्नों के उत्तर भी पढ़ सकते हैं:

दृश्य-श्रव्य, ध्वनि और वीडियो जानकारी के लिए भंडारण अवधि कैसे निर्धारित करें? क्या संगठनात्मक टेलीफोन बैठकों और वार्ताओं के रिकॉर्ड संग्रहीत करने की कोई समय सीमा है?

मामलों की सूची में कौन से इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ शामिल करने की आवश्यकता है?

1 कैलकुलस दस्तावेज़ भंडारण अवधिउनके कार्यालय का काम पूरा होने के वर्ष के अगले वर्ष की 1 जनवरी से किया जाता है। उदाहरण के लिए, कैलकुलस फ़ाइलों के लिए भंडारण अवधि, 1999 में कार्यालय का काम पूरा किया, 1 जनवरी 2000 को शुरू हुआ।

"आवश्यकता पूरी होने तक" चिह्न का अर्थ है कि संगठन दस्तावेज़ीकरण के लिए भंडारण अवधि स्वयं निर्धारित करता है, लेकिन यह 1 वर्ष से कम नहीं हो सकता।

2 कर्तव्यनिष्ठ करदाता जो "अंधेरे" खेल नहीं खेलते हैं, लेकिन वास्तव में "भुगतान न करने" का शिकार हो जाते हैं, वे भी कर अधिकारियों की "सतर्कता" और अविश्वास से पीड़ित होते हैं। और अगर ऐसे बहुत से लोग नहीं होंगे जिन्हें लाखों रूबल से कम भुगतान किया गया था, तो जिन लोगों को व्यावसायिक गतिविधि के कई वर्षों के दौरान किसी चीज़ के लिए पूरी तरह से भुगतान नहीं किया गया था, वे बहुसंख्यक हैं!

राज्य निकायों, स्थानीय सरकारों और संगठनों की गतिविधियों के दौरान उत्पन्न मानक प्रशासनिक अभिलेखीय दस्तावेज़, भंडारण अवधि (इसके बाद पाठ में - सूची) को दर्शाते हुए 22 अक्टूबर, 2004 एन 125-एफजेड के संघीय कानून के अनुसार तैयार किए गए थे। रूसी संघ में अभिलेखीय मामलों पर" (रूसी संघ के विधान का संग्रह, 2004, एन 43, कला. 4169; 2006, एन 50, कला. 5280; 2008, एन 20, कला. 2253), के प्रावधानों को ध्यान में रखते हुए अन्य संघीय कानून और रूसी संघ के अन्य नियामक कानूनी कार्य जो कुछ प्रकार के दस्तावेजों की संरचना और भंडारण अवधि को विनियमित करते हैं।

1.2. सूची में एक ही प्रकार (सभी या बहुमत के लिए सामान्य) के कार्यान्वयन में राज्य निकायों, स्थानीय सरकारों और संगठनों (बाद में संगठनों के रूप में संदर्भित) की गतिविधियों की प्रक्रिया में उत्पन्न मानक प्रबंधन अभिलेखीय दस्तावेज़ (बाद में दस्तावेजों के रूप में संदर्भित) शामिल हैं। प्रबंधन कार्य, स्वामित्व के रूप की परवाह किए बिना, भंडारण अवधि के संकेत के साथ।

1.3. सूची में 12 खंड हैं:

- धारा 1 में प्रशासनिक, संगठनात्मक प्रबंधन कार्यों, नियंत्रण कार्यों, साथ ही प्रबंधन के लिए कानूनी समर्थन, संगठनों द्वारा दस्तावेजों के प्रबंधन और भंडारण के लिए दस्तावेज़ीकरण समर्थन के संगठन को दर्शाने वाले दस्तावेज़ शामिल हैं;

- धारा 2-4 में ऐसे दस्तावेज़ शामिल हैं जो लगातार योजना, मूल्य निर्धारण, वित्तपोषण, उधार, लेखांकन और रिपोर्टिंग का खुलासा करते हैं;

- धारा 5 में संगठनों के आर्थिक, वैज्ञानिक, तकनीकी, सांस्कृतिक और अन्य संबंधों के संगठन और कार्यान्वयन पर दस्तावेज़ शामिल हैं;

- धारा 6 में संगठनों की गतिविधियों के लिए सूचना सेवाओं पर दस्तावेज़ शामिल हैं;

- धारा 7 में श्रम संगठन, श्रम मानकों, टैरिफ, पारिश्रमिक, श्रम सुरक्षा पर दस्तावेज़ शामिल हैं;

- धारा 8 में कर्मियों के साथ काम करने पर दस्तावेज़ शामिल हैं: कर्मचारियों को काम पर रखना, स्थानांतरित करना, बर्खास्त करना, उनकी योग्यता में सुधार करना, प्रमाणीकरण करना, साथ ही पुरस्कृत करना;

- धारा 9 में गतिविधियों की रसद और संपत्ति और भौतिक संपत्तियों के भंडारण के संगठन पर दस्तावेज शामिल हैं;

- धारा 10 में संगठनों की प्रशासनिक और आर्थिक सेवाओं पर दस्तावेज़ शामिल हैं: आंतरिक नियमों का अनुपालन, कार्यालय भवनों का संचालन, परिवहन सेवाएं, आंतरिक संचार, संगठनों की सुरक्षा सुनिश्चित करना;

- धारा 11 में सामाजिक बीमा, आवास और रोजमर्रा के मुद्दों, अवकाश गतिविधियों सहित सामाजिक और रोजमर्रा के मुद्दों को दर्शाने वाले दस्तावेज शामिल हैं;

- धारा 12 में प्राथमिक ट्रेड यूनियनों और अन्य सार्वजनिक संगठनों (संघों) की गतिविधियों के संगठन को दर्शाने वाले दस्तावेज़ शामिल हैं।

1.4. सूची में 4 कॉलम हैं.

सूची का कॉलम नंबर 1 लेख संख्याओं को दर्शाता है। सूची में लेखों को एक ही सतत क्रमांकन दिया गया है।

सूची का कॉलम नंबर 2 दस्तावेज़ों के प्रकार दिखाता है। सूची में लेखों में दस्तावेजों के विशिष्ट नाम नहीं हैं, लेकिन प्रत्येक प्रकार के दस्तावेज़ के लिए एक सामान्य नाम दिया गया है। जब एक लेख में एक ही मुद्दे पर विभिन्न प्रकार के दस्तावेज़ों को संयोजित किया जाता है जिनकी शेल्फ लाइफ समान होती है, तो "दस्तावेज़" शब्द का उपयोग किया जाता है, और लेख में शामिल मुख्य प्रकार के दस्तावेज़ों के नाम कोष्ठक में प्रकट किए जाते हैं।

सूची का कॉलम नंबर 3 कागज और इलेक्ट्रॉनिक मीडिया पर दस्तावेजों के भंडारण की अवधि को इंगित करता है, जिसकी गणना उनके कागजी काम पूरा होने के वर्ष के बाद 1 जनवरी से की जाती है।

सूची के कॉलम नंबर 4 में दस्तावेजों पर टिप्पणी करने और भंडारण अवधि को स्पष्ट करने वाले नोट्स शामिल हैं।

1.5. सूची के उपयोग में आसानी के लिए, इसमें एक सूचकांक संकलित किया गया है, जो सूची के प्रासंगिक लेखों की संख्या के लिंक के साथ दस्तावेजों के प्रकार और उनकी सामग्री के मुद्दों को वर्णमाला क्रम में सूचीबद्ध करता है।

1. रूसी संघ का श्रम संहिता, लेख, 230.1
2. , जो विनियमों में स्थापित अवधि के लिए कुछ दस्तावेज़ों के संरक्षण को बाध्य करता है।
3. (इसके बाद सूची के रूप में संदर्भित), जो लेखांकन, कर और कार्मिक रिकॉर्ड सहित दस्तावेज़ीकरण की अवधारण अवधि के संबंध में सभी संगठनों के लिए दायित्वों को परिभाषित करता है।
4. "संगठनात्मक अभिलेखागार के संचालन के लिए बुनियादी नियम", रोसारखिव बोर्ड के दिनांक 02/06/2002 के निर्णय द्वारा अनुमोदित (प्रकृति में पद्धतिगत और सूचनात्मक हैं)।

यह मत भूलिए कि विनियम प्रकृति में सलाहकारी होते हैं।

मार्च 2016 में कानून 125-एफजेड के अनुच्छेद 22.1 में पेश किए गए संघीय कानून में नवीनतम परिवर्तनों पर ध्यान दिया जाना चाहिए, जो संगठन में फाइलों के नामकरण के लिए नई भंडारण अवधि स्थापित करते हैं - विशेष रूप से, 2003 के बाद बनाए गए कार्मिक आदेशों के लिए। 75 वर्ष की अवधि में से एक नई अवधि का संकेत दिया गया है - 50 वर्ष।

इन परिवर्तनों के संबंध में जो संघर्ष उत्पन्न हुआ है उस पर ध्यान दिया जाना चाहिए। कला के अनुसार. उपरोक्त कानून के 3 में, कर्मियों के बारे में पूरी जानकारी नियोक्ता के साथ कर्मचारी के श्रम संबंध को दर्शाने वाले अभिलेखीय दस्तावेजों को संदर्भित करती है। हालाँकि, आदेश संख्या 558 द्वारा अनुमोदित सूची में कोई नया परिवर्तन शामिल नहीं किया गया था। इस संबंध में, असहमति उत्पन्न हुई। कुछ विशेषज्ञों के अनुसार, 75 वर्ष की निर्धारित भंडारण अवधि वाले मामलों के नामकरण के अनुसार केवल दस्तावेजों के लिए भंडारण अवधि 75 से 50 तक बदलती है। दूसरों के अनुसार, नई समय सीमा संपूर्ण संग्रह पर लागू होती है।

भण्डारण नियम

कार्मिक रिकॉर्ड बनाए रखने और जानकारी संग्रहीत करने के लिए जिम्मेदार कर्मचारी को संगठन के प्रमुख के आदेश द्वारा नियुक्त किया जाता है, उसकी कार्यात्मक जिम्मेदारियां नौकरी विवरण में तय की जाती हैं।

कार्मिक जानकारी को अनुमोदित जानकारी के अनुसार फाइलों में संकलित किया जाता है।

मामलों के गठन को मामलों के नामकरण के अनुसार मामलों (फ़ोल्डरों) में निष्पादित दस्तावेजों के समूह के रूप में समझा जाना चाहिए।

मामले बनाने की प्रक्रिया नीचे दी गई है

1. केस के कवर पर निम्नलिखित विवरण अवश्य दर्शाया जाना चाहिए:

• संगठन का नाम (पूरा)
• संरचनात्मक इकाई का नाम (पूरा)
• केस संख्या (नामकरण के अनुसार)
• मामले का शीर्षक
• नामकरण के अनुसार दस्तावेजों का शेल्फ जीवन

2. फ़ाइल में निम्नलिखित दर्ज हैं:

• केवल पूर्ण और निष्पादित दस्तावेज़
• कुछ अपवादों के साथ, एक मूल प्रति
• उसी कैलेंडर वर्ष में प्रकाशित

फ़ाइल के अंदर, कागजात को संख्याओं और तिथियों के अनुसार क्रम में दर्ज किया जाता है; यदि दस्तावेज़ 250 शीट या वॉल्यूम (4 सेमी) से अधिक है, तो दस्तावेज़ को वॉल्यूम में विभाजित किया गया है। बड़े संगठनों में, बड़ी संख्या में आदेश जारी किए जाते हैं; एक नियम के रूप में, उन्हें विभिन्न फाइलों के तहत दायर किया जाता है (उदाहरण के लिए, माता-पिता की छुट्टी प्रदान करने के आदेश, बिना वेतन छुट्टी प्रदान करने के आदेश, आदि)।

शेल्फ जीवन

दस्तावेज़ भंडारण की अवधि तालिका में दर्शाई गई है।

संगठनों की गतिविधि के अधिक विस्तृत क्षेत्र सूची में दिए गए हैं, जिसमें 12 खंड शामिल हैं। निम्नलिखित सीधे कार्मिक सेवा से संबंधित हैं: 1.2, 7.1, 7.2, 7.3, 8.1, 8.2, 8.3, 8.4।

नीचे हम कार्मिक दस्तावेजों की अनुमानित सूची वाली एक तालिका पर विचार करते हैं।

स्थायी अवधि वाले दस्तावेज़ वाणिज्यिक संगठनों में उनके परिसमापन तक संग्रहीत किए जाते हैं। लेकिन राज्य और नगरपालिका संगठनों में, संग्रह में स्थानांतरण के लिए दस्तावेज़ीकरण निर्धारित तरीके से पूरा किया जाता है।

कार्मिक सेवा में फ़ाइलों के भंडारण की अवधि स्थापित करते समय विशेषज्ञ आयोग की विशेष भूमिका को ध्यान में रखना आवश्यक है। आरेख 1 में आप उपरोक्त निकाय द्वारा हल किए गए कार्यों को देख सकते हैं।

ऐसे आयोग के काम पर नियम, एक नियम के रूप में, 19 जनवरी 1995 नंबर 2 के संघीय पुरालेख के आदेश के आधार पर विकसित किए जाते हैं "किसी संस्था के स्थायी विशेषज्ञ आयोग पर अनुमानित नियमों के अनुमोदन पर, संगठन, उद्यम।”

मामलों की सूची के कॉलम 4 में समय सीमा निर्धारित करते समय निम्नलिखित चिह्न लगाया जाता है:

• प्रोटोकॉल (ईसी) के अनुसार, यदि कोई नहीं है - संगठन के प्रमुख का आदेश;
• "जब तक जरूरत पूरी न हो जाए" या "नए लोगों के साथ प्रतिस्थापन तक", यानी। भंडारण अवधि संगठन द्वारा स्वतंत्र रूप से निर्धारित की जाती है (कम से कम 1 वर्ष)।

मामलों के नामकरण के अनुसार दस्तावेजों की भंडारण अवधि अगले कैलेंडर वर्ष के 1 जनवरी से शुरू होती है। समाप्त शेल्फ जीवन वाले मामलों को नष्ट करने के लिए तैयार किया जाता है।

सूचियों या विनियमों में बताई गई भंडारण अवधि को कम करना अस्वीकार्य है। यदि दो नियम एक ही प्रकार की जानकारी के लिए अलग-अलग अवधारण अवधि स्थापित करते हैं, तो लंबी अवधि चुनना बेहतर होता है।

प्रशासनिक जिम्मेदारी

कला में. रूसी संघ के प्रशासनिक अपराधों की संहिता के 13.20, 13.25, 19.5, 19.6, 19.7 दस्तावेज़ीकरण के भंडारण से संबंधित उल्लंघनों के लिए विभिन्न प्रशासनिक और नागरिक दायित्व प्रदान करते हैं - चेतावनी, जुर्माना, अयोग्यता के रूप में।

न्यायिक अभ्यास

अभिलेखीय कानून के क्षेत्र में प्रशासनिक अपराधों के मामलों पर सिविल कार्यवाही में विचार किया जाता है। अधिकांश भाग के लिए, आज नियंत्रण का उद्देश्य मौजूदा उल्लंघनों की पहचान करना है। निरीक्षकों को रूसी संघ के संस्कृति मंत्रालय के भंडारण के आयोजन के लिए 2007 के नियमों द्वारा निर्देशित किया जाता है: इस तथ्य के बावजूद कि मानक अधिनियम कुछ हद तक पुराना है, एक नया विकसित नहीं किया गया है।

वर्तमान में, कला के अनुसार न्यूनतम जुर्माने का उपयोग किया जाता है। 13.20, लेकिन आपको इससे खुश नहीं होना चाहिए, क्योंकि वे मुख्य रूप से राज्य और नगरपालिका अभिलेखागार पर लागू होते हैं। लेकिन वाणिज्यिक संगठनों के संबंध में, कला। 13.25, जिसमें जुर्माना बहुत अधिक है और 300,000 रूबल तक की राशि तक पहुँचता है।