प्रतिकृति हस्ताक्षर के साथ दस्तावेजों पर हस्ताक्षर करना। प्रतिकृति हस्ताक्षर क्या है
प्रतिकृति- (लैटिन फैक सिमिले - "ऐसा करो") एक मुहर, एक क्लिच, जिसकी सहायता से किसी व्यक्ति के हस्तलिखित हस्ताक्षर को पुन: प्रस्तुत किया जाता है। एक प्रतिकृति हस्तलिखित हस्ताक्षर के बराबर है; प्रतिकृति दस्तावेज़ों में आम तौर पर कानूनी बल होता है। शब्द में तनाव अंतिम अक्षर पर है।
अनुबंधों पर निदेशक की प्रतिकृति। कानूनी आधार। प्रतिकृति हस्ताक्षर की वैधता. न्यायिक अभ्यास.
क्या किसी समझौते पर हस्ताक्षर करते समय निदेशक की प्रतिकृति का उपयोग करना संभव है?
हस्ताक्षर के स्थान पर प्रतिकृति आसानी से लगाने के लिए, आपको ऐसा करने के लिए प्रतिपक्ष के साथ एक लिखित समझौते की आवश्यकता होगी। इसलिए, इस तरह के समझौते के बिना छाप का उपयोग करने की अनुशंसा नहीं की जाती है।
हालाँकि ऐसी स्थितियों में मध्यस्थता अभ्यास विशिष्ट परिस्थितियों पर आधारित होता है। उदाहरण के लिए, आपके पास कोई समझौता नहीं है, लेकिन एक निश्चित साझेदार के साथ पहले इस तरह से संपन्न समझौते हैं, जिस पर उसने विवाद नहीं किया है। फिर, यदि वह आपके विरुद्ध कोई दावा करता है, तो आपके पास उन्हें "विकर्षित" करने का मौका है। तर्क यह होगा कि दूसरा पक्ष पहले बिना शर्त ऐसी शर्तों पर सहमत था और इसलिए, इस मुद्दे पर एक मौखिक समझौता हुआ था।
प्रतिकृति के लिए कानूनी आधार
प्रतिकृति की अवधारणा कानून द्वारा परिभाषित नहीं है, लेकिन रूसी संघ का नागरिक संहिता निम्नलिखित स्थापित करती है:
रूसी संघ का नागरिक संहिता, "लेन-देन का लिखित रूप"
2. लेन-देन करते समय, यांत्रिक या अन्य प्रतिलिपि साधनों का उपयोग करके हस्ताक्षर के प्रतिकृति पुनरुत्पादन का उपयोग, एक इलेक्ट्रॉनिक डिजिटल हस्ताक्षर या हस्तलिखित हस्ताक्षर के किसी अन्य एनालॉग को मामलों में और कानून, अन्य कानूनी कृत्यों या द्वारा प्रदान किए गए तरीके से अनुमति दी जाती है। पार्टियों का समझौता.
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आप प्रतिकृति का उपयोग कब कर सकते हैं?
सबसे उचितऐसा प्रतीत होता है कि यह दस्तावेज़ों पर प्रतिकृतियों का उपयोग कर रहा है, महत्वपूर्ण सामग्री का तात्पर्य नहींया अन्य दायित्व, चूंकि प्रतिकृति और हस्तलिखित हस्ताक्षर के बीच मुख्य अंतर यह दावा करने में असमर्थता है कि संबंधित दस्तावेज़ उस व्यक्ति की इच्छा को व्यक्त करता है जिसके हस्ताक्षर पुन: प्रस्तुत किए गए हैं। नतीजतन, हस्तलिखित हस्ताक्षर के एनालॉग का उपयोग केवल तभी संभव है जब संबंधित व्यक्ति के हस्ताक्षर की प्रतिकृति का उपयोग करके हस्ताक्षरित दस्तावेजों की प्रामाणिकता स्थापित करने के लिए एक प्रभावी तंत्र हो।
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अनुबंध समाप्त करते समय प्रतिकृतियों का उपयोग करना
खंड 2 से यह पता चलता है कि यदि प्रतिपक्ष प्रतिकृति को हस्ताक्षर के रूप में स्वीकार करने के लिए सहमत है, तो दस्तावेज़ में नियमित हस्ताक्षर के समान ही कानूनी बल होगा। इस मामले में, प्रतिपक्ष अनुबंध के पाठ में प्रतिकृति के उपयोग पर एक शर्त को प्रतिबिंबित कर सकते हैं या इस तरह से कंपनियों के बीच दस्तावेजों पर हस्ताक्षर करने की संभावना पर एक अलग समझौते में प्रवेश कर सकते हैं। अन्यथा, यदि समझौते के तहत दायित्वों की पूर्ति से संबंधित कोई विवाद उत्पन्न होता है, तो अदालत ऐसे समझौते को अमान्य घोषित कर सकती है। यहां तक कि एक प्रामाणिक प्रतिपक्ष भी मामला हार सकता है, क्योंकि कला के पैराग्राफ 1 के अनुसार। रूसी संघ के नागरिक संहिता के 160 लेनदेन के लिखित रूप का अनुपालन नहीं करेंगे। इस मामले में, अदालतें, पैराग्राफ 1 द्वारा निर्देशित, लेनदेन के सरल लिखित रूप का अनुपालन करने में विफलता के परिणामों को लागू करती हैं:
रूसी संघ का नागरिक संहिता, अनुच्छेद 162 "लेन-देन के सरल लिखित रूप का अनुपालन न करने के परिणाम"
1. लेन-देन के सरल लिखित रूप का अनुपालन करने में विफलता विवाद की स्थिति में पार्टियों को लेन-देन और उसकी शर्तों के समर्थन में गवाही का उल्लेख करने के अधिकार से वंचित करती है, लेकिन उन्हें लिखित और प्रदान करने के अधिकार से वंचित नहीं करती है। अन्य साक्ष्य.
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प्रतिकृति का उपयोग करते समय न्यायिक और मध्यस्थता अभ्यास
मामले संख्या A55-16332/2007 में वोल्गा जिले के संघीय मध्यस्थता न्यायालय का दिनांक 26 मई, 2008 का संकल्प
कैसेशन अपील का आवेदक सीजेएससी डेयरी फार्म 3 था। समारा क्षेत्र के मध्यस्थता न्यायालय के फैसले और खरीद के तहत ऋण की राशि के संग्रह के लिए डेयरी फार्म 3 सीजेएससी के खिलाफ कोमुनारस्कॉय किसान फार्म एलएलसी के दावे पर ग्यारहवीं मध्यस्थता अदालत के अपील के फैसले के खिलाफ शिकायत दर्ज की गई थी। बिक्री समझौता. उसी समय, मध्यस्थता न्यायालय के निर्णय से, उपरोक्त समझौते के तहत अवैतनिक ऋण एकत्र करने के मामले में कोमुनारस्कॉय किसान फार्म एलएलसी की मांगें आंशिक रूप से संतुष्ट थीं। अपीलीय अदालत ने इस निर्णय को अपरिवर्तित छोड़ दिया।
कैसेशन अपील में, सीजेएससी "डेयरी फार्म 3" ने अदालत द्वारा प्रक्रियात्मक और मूल कानून के उल्लंघन के संबंध में न्यायिक कृत्यों को रद्द करने के लिए कहा। कैसेशन अपील के आवेदक ने संकेत दिया कि हस्ताक्षर की प्रतिकृति पुनरुत्पादन का उपयोग करने की संभावना पर पार्टियों के बीच कोई समझौता नहीं था, जबकि अदालत ने प्रतिकृति द्वारा हस्ताक्षरित स्वीकृति प्रमाण पत्र को विवादित ऋण के अस्तित्व के उचित सबूत के रूप में इंगित किया।
परिणामस्वरूप, कैसेशन कोर्ट ने संविदात्मक कानूनी संबंधों के अस्तित्व के पर्याप्त सबूतों की कमी का हवाला देते हुए डेयरी फार्म 3 सीजेएससी की मांगों को पूरा किया।
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प्रतिकृति का उपयोग करते समय प्रतिकूल परिणामों से कैसे बचें
चालान, अनुबंध, पत्रों पर प्रतिकृति हस्ताक्षर (प्रतिकृति) का उपयोग करते समय, एक उद्यम महत्वपूर्ण कानूनी जोखिम उठाता है।
सैद्धांतिक रूप से, एक कंपनी के पास उतने ही प्रतिरूप हो सकते हैं जितने उसके पास दस्तावेजों पर हस्ताक्षर करने के लिए अधिकृत कर्मचारी हैं। लेकिन इतनी मात्रा में इनका उत्पादन करना कितना उचित है, प्रबंधन को विशिष्ट परिस्थितियों के आधार पर निर्णय लेना होगा।
जहां तक प्रतिकृति को संग्रहीत करने के मुद्दे का सवाल है, यहां हमें इस तथ्य से आगे बढ़ना चाहिए कि यह उस व्यक्ति का एक अभिन्न गुण है जिसके हस्ताक्षर इसमें शामिल हैं। लेकिन चूँकि प्रतिकृति किसी उद्यम के आदेश द्वारा उसकी गतिविधियों में उपयोग के लिए बनाई जाती है, ऐसे व्यक्ति को शब्द के व्यापक अर्थ में एक व्यक्ति के रूप में नहीं (एक नागरिक के रूप में) समझा जाता है, बल्कि उद्यम के एक कर्मचारी के रूप में एक व्यक्ति के रूप में समझा जाता है और उसका प्रतिनिधि. इस मामले में, हालांकि प्रतिकृति संबंधित कर्मचारी की एक विशेषता है, यह उसकी संपत्ति नहीं है - यह उद्यम की है। इसलिए, यह कंपनी प्रबंधन पर निर्भर है कि वह प्रतिकृतियां कहां और कैसे संग्रहीत करें।
उदाहरण के लिए, एक कंपनी का आदेश यह स्थापित कर सकता है कि काम के घंटों के दौरान प्रतिकृति कर्मचारी के कार्यस्थल पर स्थित है, जहां यह सुनिश्चित किया जाना चाहिए कि अन्य व्यक्ति उस तक नहीं पहुंच सकते हैं, और गैर-कार्य घंटों के दौरान इसे एक सुरक्षित स्थान पर संग्रहीत किया जाता है।
प्रतिकृति का उपयोग करके हस्ताक्षरित दस्तावेज़ों की पहचान के साथ संभावित समस्याओं से खुद को बचाने के लिए, आपको उन दस्तावेज़ों की सूची बताने वाले निर्देश विकसित करने चाहिए जिन्हें प्रतिकृति का उपयोग करके वीज़ा देने की अनुमति है; उन व्यक्तियों की सूची जो ऐसा कर सकते हैं और जिनके हस्ताक्षरों की प्रतिकृति बनाई जानी चाहिए; प्रतिकृति भंडारण प्रक्रिया; इसके विनाश की प्रक्रिया (उदाहरण के लिए, किसी कर्मचारी की बर्खास्तगी की स्थिति में) और अन्य महत्वपूर्ण बिंदु। निर्देशों को उद्यम के आदेश द्वारा अनुमोदित किया जाना चाहिए।
भंडारण प्रक्रिया के अनुपालन की जिम्मेदारी और नियंत्रण और प्रतिकृतियों के उपयोग की वैधता उद्यम प्रबंधकों की है। अन्य मुहरों और टिकटों के साथ, जिम्मेदार व्यक्ति को प्रतिकृतियों की प्राप्ति और प्रसारण को मुहरों और टिकटों की रिकॉर्डिंग और जारी करने के लिए जर्नल में दर्ज किया जा सकता है। ऐसी प्रत्येक स्वीकृति और हस्तांतरण के बारे में लेखांकन लॉग में एक प्रविष्टि की जाती है। हर साल, उद्यम के प्रमुख द्वारा नियुक्त एक आयोग प्रतिकृतियों की उपलब्धता की जाँच करता है। घिसे हुए प्रतिकृतियां जो निपटान के अधीन हैं, उनके विनाश के लिए उद्यम में एक आयोग बनाकर नष्ट कर दिया जाना चाहिए। इस मामले में, इस आयोग की संरचना और प्रतिकृति के विनाश के तथ्य को उद्यम के आदेश द्वारा अनुमोदित किया जाता है। प्रतिकृति की चोरी या हानि की स्थिति में, उद्यम प्रबंधकों को तुरंत आंतरिक मामलों के अधिकारियों को सूचित करना चाहिए और उन्हें खोजने के लिए उपाय करना चाहिए।
उपरोक्त के आधार पर, हम यह निष्कर्ष निकाल सकते हैं कि प्रतिकृति हस्ताक्षर का उपयोग करते समय, एक उद्यम महत्वपूर्ण कानूनी जोखिम उठाता है, क्योंकि इस हिस्से में रूसी संघ के कानून में बड़े अंतराल हैं, और न्यायिक अभ्यास काफी विरोधाभासी है। हालाँकि, प्रतिकृति का उपयोग अत्यधिक सावधानी के साथ किया जाना चाहिए। इसके अलावा, यह संभव है कि हमलावर अपने लाभ के लिए प्रतिकृति का उपयोग कर सकते हैं।
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सर्वोत्तम विकल्पसंगठन के अधिकृत व्यक्ति के प्रतिकृति हस्ताक्षर का उपयोग पावर ऑफ अटॉर्नी जारी करना हैसंगठन के एक या अधिक कर्मचारियों को उचित कार्रवाई (आवश्यक दस्तावेजों पर हस्ताक्षर करना) करना।
यदि कंपनी का प्रबंधन प्रतिकृति का उपयोग करके दस्तावेज़ों पर हस्ताक्षर करने का निर्णय लेता है, तो उन दस्तावेज़ों की सूची जिनके लिए प्रतिकृतियां लगाई जा सकती हैं, अनुमोदित होनी चाहिए. आपको हमेशा याद रखना चाहिए कि यदि विवादास्पद मुद्दे उठते हैं, तो आपको अदालत में किसी दस्तावेज़ पर प्रतिकृति का उपयोग करने की संभावना पर अपनी बात का बचाव करना होगा।
उच्च संगठनों, संघीय कार्यकारी निकायों और महासंघ के घटक संस्थाओं के सरकारी निकायों और अन्य सरकारी निकायों को भेजे गए पत्रों पर प्रतिकृति हस्ताक्षर के साथ हस्ताक्षर नहीं किए जाने चाहिए।
प्रतिकृति हस्ताक्षर के साथ आदेशों और निर्देशों पर हस्ताक्षर करने की आवश्यकता व्यावहारिक रूप से उत्पन्न नहीं होती है, क्योंकि प्रबंधक की अनुपस्थिति के दौरान, उसके कर्तव्यों का पालन करने के लिए हमेशा एक कर्मचारी को नियुक्त किया जाता है। इसके अलावा, एक प्रतिकृति, एक नियम के रूप में, बड़ी संख्या में समान दस्तावेजों पर हस्ताक्षर करने के लिए बनाई जाती है। अत: आदेशों एवं निर्देशों पर प्रतिकृति हस्ताक्षर से हस्ताक्षर करने का प्रश्न ही नहीं उठना चाहिए।
कई संगठनों में, फैक्स हस्ताक्षर केवल भेजे गए दस्तावेजों की प्रतियों पर चिपकाए जाते हैं। इस मामले में, कार्यालय कार्य निर्देशों में या प्रतिकृति के साथ कार्य के आयोजन के लिए विनियमों में निम्नलिखित प्रावधान बताए जा सकते हैं:
“महानिदेशक के प्रतिकृति हस्ताक्षर को निमंत्रण, बधाई और भेजे गए अन्य समान दस्तावेजों पर चिपकाया जा सकता है। ऐसे दस्तावेज़ की मूल प्रति पर महानिदेशक के व्यक्तिगत हस्ताक्षर होने चाहिए";
“यदि आवश्यक हो, तो कंपनी के अध्यक्ष और उपाध्यक्षों के हस्ताक्षर की प्रतिकृति के साथ टिकट निर्धारित तरीके से उनके द्वारा हस्ताक्षरित दस्तावेजों की प्रतियों पर लगाए जा सकते हैं। मूल दस्तावेज़ तैयार करते समय इन टिकटों का उपयोग निषिद्ध है";
"संदर्भ और सूचनात्मक प्रकृति के दस्तावेजों पर हस्ताक्षर करते समय हस्तलिखित हस्ताक्षर के एनालॉग्स का उपयोग करके हस्ताक्षर की प्रतिकृति पुनरुत्पादन के उपयोग की अनुमति है: निमंत्रण, प्रमाण पत्र, नोटिस, आदि।"
उपरोक्त उदाहरणों से यह स्पष्ट है कि पत्राचार में फैक्स हस्ताक्षर के उपयोग के दुरुपयोग से बचने के लिए, कई संगठन सख्त प्रतिबंध लगाते हैं। आप अपने संगठन में ऐसे प्रतिबंधों का उपयोग करने की अनुशंसा कर सकते हैं, उन्हें स्थानीय नियमों में शामिल कर सकते हैं।
लेकिन सामान्य नियमों में अपवाद किये जा सकते हैं। यह सब गतिविधि की बारीकियों पर निर्भर करता है। इस प्रकार, संगठनों के बीच बड़े और निरंतर पत्राचार का संचालन करते समय, मुद्दों को जल्दी से हल करने के लिए, हस्ताक्षर करके एक निश्चित प्रकार के दस्तावेज़ के लिए प्रतिकृति हस्ताक्षर का उपयोग करने की सिफारिश की जा सकती है:
विशेष समझौता (एक नमूना दस्तावेज़ नीचे दिया गया है) या
द्विपक्षीय आदेश (इस दस्तावेज़ के नमूने के लिए नीचे भी देखें)।
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प्रतिकृति आदेश
ये दस्तावेज़ (समझौता या आदेश) किसी न किसी रूप में हर संगठन में होने चाहिए, क्योंकि वे इस तथ्य का दस्तावेजीकरण करते हैं कि पार्टियाँ प्रतिकृति का उपयोग करने के लिए सहमत हैं। महत्वपूर्ण दस्तावेजों के लिए यह एक महत्वपूर्ण बिंदु हो सकता है।
लेकिन फिलहाल, कई संगठनों के पास ऐसे दस्तावेज़ नहीं हैं। प्रतिकृति हस्ताक्षर का उपयोग करने की प्रक्रिया अक्सर न केवल संगठन के बाहरी संपर्कों में, बल्कि आंतरिक नियामक दस्तावेजों में भी परिभाषित नहीं की जाती है। अक्सर, प्रत्येक प्रबंधक स्वयं निर्णय लेता है कि कौन से दस्तावेज़ उसके प्रतिकृति हस्ताक्षर के साथ चिपकाए जा सकते हैं और कौन से नहीं, हमेशा कानूनी आवश्यकताओं को याद नहीं रखता है।
यदि यह प्रक्रिया आपके संगठन में स्थापित नहीं है, तो पत्रों पर हस्ताक्षर करने के लिए प्रतिकृति का उपयोग करने की संभावना का आकलन करते समय आपको विशेष रूप से सतर्क रहने की आवश्यकता है। आख़िरकार, कुछ पत्र किसी सौदे (स्वीकृति) को समाप्त करने के लिए निमंत्रण (प्रस्ताव) या समझौता बन सकते हैं। याद रखें कि हम एक अनुबंध के समापन के बारे में बात कर रहे हैं! इन दस्तावेज़ों के साथ समस्याओं से बचने के लिए, आप एक नियम स्थापित कर सकते हैं जिसके अनुसार एक प्रतिकृति को एक पत्र पर तभी चिपकाया जाएगा जब किसी वकील या ऐसे समझौतों के समापन के लिए जिम्मेदार अन्य विशेषज्ञ द्वारा इसका समर्थन किया गया हो। इससे उस व्यक्ति से जिम्मेदारी का बोझ हट जाएगा जिसे प्रबंधक की अनुपस्थिति में प्रतिकृति लगाने का काम सौंपा गया था (उदाहरण के लिए, उसके निजी सहायक या पूर्वस्कूली शैक्षणिक संस्थान सेवा के प्रमुख से)।
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प्रतिकृति का उपयोग करके क्या हस्ताक्षर नहीं करना चाहिए: चालान, पावर ऑफ अटॉर्नी, कर रिटर्न...
वकील की शक्तियां;
रोजगार अनुबंध और अन्य "श्रम" दस्तावेज़ीकरण;
चालान
दस्तावेज़ों के निष्पादन की आवश्यकता सार्वजनिक कानूनी संबंधों, विशेष रूप से कर संबंधों से उत्पन्न होती है।
क्या वित्तीय रिपोर्टिंग प्रपत्रों पर संगठन के प्रमुख के प्रतिकृति हस्ताक्षर लगाना संभव है?
यह वर्जित है। प्रतिकृति का उपयोग केवल कानून द्वारा प्रदान किए गए मामलों में ही किया जा सकता है ()। लेकिन लेखांकन कानून सीधे प्रतिकृति हस्ताक्षर के उपयोग की अनुमति नहीं देता है। लेकिन इसमें कहा गया है कि प्रबंधक को व्यक्तिगत रूप से कागज पर वित्तीय विवरण पर हस्ताक्षर करना होगा (6 दिसंबर, 2011 का कानून संख्या 402-एफजेड)।
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कर रिटर्न और प्रतिलिपियाँ
हालाँकि, उद्यमी और राज्य के बीच इस तरह के समझौते पर हस्ताक्षर करना संभव नहीं है। इसीलिए उदाहरण के लिए, कर रिटर्न पर प्रतिकृति का उपयोग अस्वीकार्य है।
तो 2 जून 2008 को रूसी संघ के सर्वोच्च मध्यस्थता न्यायालय के निर्णय में। क्रमांक 6600/08, अदालत प्रतिकृति का उपयोग करके कर रिटर्न पर हस्ताक्षर करने के तथ्य के संबंध में निम्नलिखित स्पष्टीकरण देती है: प्रतिकृति का उपयोग करके कर रिटर्न पर हस्ताक्षर को पुन: प्रस्तुत करना इसमें निर्दिष्ट जानकारी की पुष्टि नहीं करता है। करदाता (उसका प्रतिनिधि), टैक्स रिटर्न पर हस्ताक्षर करके, टैक्स रिटर्न में निर्दिष्ट जानकारी की सटीकता और पूर्णता की पुष्टि करता है, जिससे इस कार्रवाई से संबंधित कानूनी परिणाम मिलते हैं। अनुच्छेद की व्याख्या. 2, पैराग्राफ 5, इस अर्थ में कि यह मूल हस्ताक्षर की प्रतिकृति मोहर लगाकर कर रिटर्न पर हस्ताक्षर करने की अनुमति देता है, इससे कर संबंधों में निर्दिष्ट जानकारी की पूर्णता और सटीकता की पुष्टि के अनुचित रूप से उच्च जोखिमों का उदय होगा। अनुचित व्यक्तियों द्वारा कर रिटर्न. इसके अलावा, इस संबंध में नकारात्मक संपत्ति परिणाम राज्य और स्वयं करदाताओं दोनों के लिए उत्पन्न हो सकते हैं।
इस प्रकार, प्रतिकृति के अनुप्रयोग का दायरा केवल नागरिक कानून (आर्थिक) संबंधों तक ही सीमित है। अन्य कानूनी संबंधों के क्षेत्र में, विशेष रूप से प्रशासनिक और कर संबंधों में, प्रतिकृति के उपयोग की अनुमति नहीं है।
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चालान और प्रतिकृति
खंड 6 के अनुसार, "चालान पर संगठन के प्रमुख और मुख्य लेखाकार या संगठन के आदेश (अन्य प्रशासनिक दस्तावेज़) या संगठन की ओर से पावर ऑफ अटॉर्नी द्वारा ऐसा करने के लिए अधिकृत अन्य व्यक्तियों द्वारा हस्ताक्षर किए जाते हैं।" प्रतिकृति एक मोहर है, किसी अधिकारी का हस्तलिखित हस्ताक्षर नहीं, इसलिए इस तरह के मोहर का उपयोग इसके उपयोग से जारी किए गए चालान पर वैट क्रेडिट की स्वीकृति में समस्याएं पैदा कर सकता है (और करता है)।
प्रतिकृति हस्ताक्षर का उपयोग करके चालान का प्रमाणीकरण वर्तमान कानून द्वारा प्रदान नहीं किया गया है। इसका मतलब यह है कि यदि आपको किसी प्रतिपक्ष से कोई दस्तावेज़ प्राप्त होता है जिस पर किसी अधिकृत व्यक्ति के व्यक्तिगत हस्ताक्षर को प्रतिकृति से बदल दिया जाता है, तो आप इनपुट वैट काटने के बारे में भूल सकते हैं।
नोट: वित्त मंत्रालय का पत्र दिनांक 8 दिसंबर 2017 क्रमांक 03-03-06/1/81951
इसके अलावा, यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि आर्थिक और कर विवादों के लिए सर्वोच्च न्यायिक निकाय की स्थिति के अनुसार - सर्वोच्च मध्यस्थता न्यायालय (रूसी संघ के सर्वोच्च मध्यस्थता न्यायालय का निर्धारण दिनांक 13 फरवरी, 2009 संख्या वीएएस-16068/08) ), यदि इस पर कोई समझौता है तो चालान पर प्रतिकृति हस्ताक्षर लगाना कर कानून द्वारा स्थापित आवश्यकताओं की कंपनी द्वारा उल्लंघन का संकेत नहीं देता है।
यह सीधे तौर पर किसी चालान पर प्रतिकृति हस्ताक्षर का उपयोग करने की संभावना प्रदान नहीं करता है, लेकिन यह सीधे तौर पर इसे प्रतिबंधित भी नहीं करता है। उसी समय, नागरिक कानून प्रतिकृति हस्ताक्षर का उपयोग करने की संभावना प्रदान करता है, जिसमें यह भी शामिल है कि क्या यह पार्टियों के समझौते द्वारा प्रदान किया गया है।
चालान पर प्रतिकृति हस्ताक्षर लगाना तभी वैध हो सकता है जब पक्षों के बीच इस आशय का कोई समझौता हो।
याद रखें कि व्यवहार में, चालान सहित प्राथमिक दस्तावेजों के हस्ताक्षर के रूप में प्रतिकृति स्टाम्प के उपयोग को उचित ठहराने के लिए, लेनदेन के पक्षों द्वारा संबंधित समझौते को दर्ज किया जाना चाहिए।
इस मुद्दे पर नियामक अधिकारियों की स्थिति बार-बार बताई गई है और यह है कि लेखांकन पर कानून और करों और शुल्क पर कानून प्राथमिक दस्तावेजों और चालान तैयार करते समय हस्ताक्षर के प्रतिकृति पुनरुत्पादन के उपयोग के लिए प्रदान नहीं करते हैं। उदाहरणों में रूस की संघीय कर सेवा से रूस के कर मंत्रालय को दिनांक 1 अप्रैल 2004 संख्या 18-0-09/000042@, दिनांक 19 अक्टूबर 2005 संख्या एमएम-6-03/886@ और रूस के वित्त मंत्रालय दिनांक 26 अक्टूबर 2005 क्रमांक 03-01-10 /8-404।
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बिल और प्रतिकृति
विनिमय बिल बनाते समय कानून प्रतिकृति हस्ताक्षर लगाने की अनुमति नहीं देता है। इस नियम की पुष्टि न्यायिक अभ्यास से होती है। केंद्रीय कार्यकारी समिति और यूएसएसआर की पीपुल्स कमिसर्स काउंसिल की डिक्री दिनांक 08/07/1937 नंबर 104/1341 द्वारा लागू किए गए विनिमय और वचन पत्रों के बिलों पर विनियमों का खंड 75, हस्ताक्षर के लिए प्रदान करता है। बिल की अनिवार्य आवश्यकता के रूप में आहर्ता। भुगतानकर्ता के हस्ताक्षर बिल पर उसके अपने हाथ से और इसके अलावा, हस्तलिखित रूप में होने चाहिए। दूसरे शब्दों में, विनिमय बिल पर व्यक्तिगत हस्ताक्षर के बजाय प्रतिकृति की उपस्थिति दस्तावेज़ को विनिमय बिल की शक्ति से वंचित कर देती है।
एक नियम के रूप में, बड़ी संख्या में प्रतिपक्ष होने पर माल के आपूर्तिकर्ताओं को प्राथमिक दस्तावेज़ तैयार करते समय प्रतिकृति का उपयोग करने के लिए मजबूर किया जाता है। हालाँकि, खरीदारों के लिए इस स्थिति में स्पष्ट कर जोखिम शामिल हैं।
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रोजगार अनुबंध और प्रतिकृति
रोजगार अनुबंध समाप्त करते समय आप प्रतिकृति का उपयोग नहीं कर सकते। यह निष्कर्ष निम्नानुसार है: रोजगार अनुबंध लिखित रूप में संपन्न होता है, दो प्रतियों में तैयार किया जाता है, जिनमें से प्रत्येक पर पार्टियों द्वारा हस्ताक्षर किए जाते हैं।
हालाँकि, प्रतिकृति का उपयोग करके रोजगार अनुबंध पर हस्ताक्षर करना इसे अमान्य नहीं करता है। यदि कर्मचारी ने नियोक्ता या उसके प्रतिनिधि की जानकारी में या उसकी ओर से काम शुरू किया है तो एक रोजगार अनुबंध समाप्त माना जाएगा।
पावर ऑफ अटॉर्नी और प्रतिकृति
खंड 1 के अनुसार, पावर ऑफ अटॉर्नी एक लिखित प्राधिकार है जो एक व्यक्ति द्वारा दूसरे व्यक्ति को तीसरे पक्ष के समक्ष प्रतिनिधित्व के लिए जारी किया जाता है। उसी समय, रूसी संघ का नागरिक संहिता पावर ऑफ अटॉर्नी जारी करते समय प्रतिकृति का उपयोग करने की संभावना प्रदान नहीं करता है। इसके अलावा, रूसी संघ के नागरिक संहिता के उसी लेख के पैराग्राफ 5 में कहा गया है कि एक कानूनी इकाई की ओर से पावर ऑफ अटॉर्नी उसके प्रमुख या उसके घटक दस्तावेजों द्वारा ऐसा करने के लिए अधिकृत किसी अन्य व्यक्ति द्वारा हस्ताक्षरित, मुहर के साथ जारी की जाती है। इस संगठन से जुड़े.
मेनू के लिए
प्रतिकृति- यह विभिन्न दस्तावेजों पर हस्ताक्षर करने वाले व्यक्ति के हस्ताक्षर की हूबहू प्रति है। आप किसी डिज़ाइन, स्टांप, क्लिच आदि की सटीक प्रतिलिपि भी बना सकते हैं।
प्रतिकृति हस्ताक्षर कहाँ रखा गया है?
उन दस्तावेज़ों पर प्रतिकृति हस्ताक्षर लगाए जाते हैं जिनमें वित्तीय दायित्व शामिल नहीं होता है। प्रायः यह हस्ताक्षर दिया जाता है:
कृत्यों पर;
चालान पर;
चालान पर;
अनुबंधों पर;
विभिन्न खातों पर.
हालाँकि, दस्तावेज़ पर प्रतिकृति हस्ताक्षर लगाने से पहले, इस मुद्दे को पहले प्रतिपक्ष के साथ हल किया जाना चाहिए। उसके साथ एक समझौता किया जाना चाहिए, जो इंगित करेगा कि उद्यमी के हस्ताक्षर के बाद, किसी भी दस्तावेज़ में कानूनी बल होगा। इसके अलावा, कंपनी के भीतर किसी भी डेटा को स्थानांतरित करने के लिए फैक्स हस्ताक्षर का उपयोग किया जाता है।
किन मामलों में प्रतिकृति का उपयोग नहीं किया जाना चाहिए?
यदि उद्यमी पर्याप्त बड़ी राशि के लिए अनुबंध पर हस्ताक्षर करता है;
जब कोई उद्यमी या लेखाकार कर अधिकारियों को रिपोर्ट प्रस्तुत करता है;
जब भुगतान दस्तावेज़ जारी किए जाते हैं;
जब उद्यम बिल दस्तावेजों के साथ लेनदेन करता है;
विदेशी मुद्रा में नकद चेक के साथ काम करते समय।
आमतौर पर, प्रतिकृति हस्ताक्षर का उपयोग कंपनी के कर्मचारियों द्वारा तब किया जाता है जब उद्यम का प्रमुख अपने कार्यस्थल से अनुपस्थित होता है। हालाँकि, इसका उपयोग करना उतना आसान नहीं है जितना शुरू में लग सकता है।
आइए एक उदाहरण देखें
एक नया कर्मचारी नौकरी के लिए आवेदन करने आया। उन्होंने कई अलग-अलग दस्तावेज़ भरे, लेकिन उस समय पता चला कि कंपनी का प्रमुख काम पर नहीं था। इस संबंध में, कंपनी के एकाउंटेंट ने पूर्ण दस्तावेजों और रोजगार अनुबंध पर एक प्रतिकृति हस्ताक्षर लगाने का निर्णय लिया। इस मामले में, यह हस्ताक्षर अमान्य माना जाएगा, क्योंकि कानून के अनुसार, ऐसे दस्तावेज़ों में प्रबंधक के मूल हस्ताक्षर होने चाहिए।
ऐसी स्थितियाँ भी होती हैं जब कर्मचारी चालान जारी करते समय प्रतिकृति हस्ताक्षर का उपयोग करते हैं। बहुत बार, कर अधिकारी ऐसे दस्तावेज़ को संदेह की दृष्टि से देख सकते हैं और उद्यमी को सामान खरीदने के बाद वैट रिफंड प्राप्त करने की अनुमति नहीं दे सकते हैं।
कानून चालान पर इस हस्ताक्षर के उपयोग पर कोई प्रतिबंध निर्दिष्ट नहीं करता है। इस दस्तावेज़ पर कंपनी के निदेशक और एकाउंटेंट द्वारा हस्ताक्षर किए जाने चाहिए, लेकिन किस क्रम में यह नहीं बताया गया है। लेकिन यह ध्यान में रखा जाना चाहिए कि यदि चालान पर प्रतिकृति हस्ताक्षर रखा गया है, तो इस दस्तावेज़ को उस पुस्तक में पंजीकृत नहीं किया जाना चाहिए जिसमें बिक्री और खरीद परिलक्षित होती है, क्योंकि इस पुस्तक को भरने के लिए कुछ मानक हैं।
आइए इस बात पर करीब से नज़र डालें कि कानून के अनुसार किन दस्तावेज़ों पर प्रतिकृति हस्ताक्षर के साथ हस्ताक्षर किए जा सकते हैं:
साख पत्र दस्तावेज़;
विदेशी मुद्रा दर्शाने वाला चेक;
कोई नकद दस्तावेज़;
दस्तावेज़ जिनमें कच्चे माल और सामग्रियों का रिकॉर्ड रखा जाता है;
दस्तावेज़ जो कंपनी के कर्मचारियों के वेतन का रिकॉर्ड रखते हैं;
दस्तावेज़ जो उद्यम के कर्मियों को दर्शाते हैं, और प्रत्येक कर्मचारी के काम के घंटों का रिकॉर्ड भी रखते हैं;
कार्य या सेवाओं की स्वीकृति और हस्तांतरण का कार्य।
फ़ैक्स हस्ताक्षर का उपयोग कैसे करें?
कंपनी के प्रमुख को एक प्रतिकृति का उपयोग करने में सक्षम होने के लिए, उसे एक आदेश जारी करना होगा और उसमें इस हस्ताक्षर का उपयोग करने के लिए सभी प्रावधानों और नियमों को इंगित करना होगा। आमतौर पर इस आदेश में निम्नलिखित प्रावधान होते हैं:
जब कोई उद्यमी किसी अधिकारी को प्रतिकृति हस्ताक्षर का उपयोग करने का अधिकार देता है, तो उस पर केवल उन्हीं व्यक्तियों को भरोसा करना चाहिए जिनके हस्ताक्षर प्रमाणित हैं। यदि किसी अन्य कर्मचारी के पास पहुंच है, तो इस मामले में प्राथमिक दस्तावेज तैयार करने के नियमों का उल्लंघन किया जाएगा, और, तदनुसार, समग्र रूप से दस्तावेज़ प्रवाह।
प्रतिकृति हस्ताक्षर का उपयोग करने का मुख्य उद्देश्य हस्तलिखित संस्करण को इलेक्ट्रॉनिक से बदलना है। यह हस्ताक्षर उस व्यक्ति की पहचान करने में सक्षम होगा जिसके हस्ताक्षर प्रतिकृति का उपयोग करके चिपकाए गए थे। आमतौर पर इस तरह का फर्जी हस्ताक्षर बनाना संभव नहीं है. कुछ उद्यमी, प्रतिकृति हस्ताक्षर का उपयोग करने का अधिकार किसी कर्मचारी को हस्तांतरित करते समय, जो यह जिम्मेदारी संभालेगा, पावर ऑफ अटॉर्नी जारी करते हैं।
कई कर्मचारियों को ऐसी स्थिति का सामना करना पड़ता है जहां वे नहीं जानते कि इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ पर फैक्स हस्ताक्षर कैसे करें। ऐसा करने के लिए, बहुत सारे कार्यक्रम हैं जो कंपनी के कर्मचारी के काम को आसान बनाते हैं।
फैक्स हस्ताक्षर के लाभ
कंपनी के दस्तावेज़ प्रवाह में प्रतिकृति का उपयोग करने के कई फायदे हैं:
प्रतिकृति हस्ताक्षर का उपयोग करते हुए, कर्मचारियों, साथ ही अन्य उद्यमों को, हस्तांतरित दस्तावेजों का अध्ययन करने में बहुत समय नहीं लगाना पड़ेगा;
यह हस्ताक्षर आपको तुरंत उस व्यक्ति की पहचान करने की अनुमति देता है जिसने इसे डाला है;
दस्तावेज़ में निर्दिष्ट सभी जानकारी गोपनीय है, इसके कारण कंपनी घाटे के वित्तीय जोखिम को कम कर सकती है;
आप कंपनियों के बीच किसी भी लेन-देन को शीघ्रता से औपचारिक रूप दे सकते हैं और समाप्त कर सकते हैं;
उत्पन्न दस्तावेज़ में केवल विश्वसनीय जानकारी होगी;
कंपनी के भीतर और साथ ही इसके बाहर दस्तावेज़ों का आदान-प्रदान करना बहुत आसान और तेज़ हो जाएगा;
एक प्रतिकृति हस्ताक्षर उद्यमियों और लेखाकारों दोनों के लिए किसी उद्यम में काम को बहुत सुविधाजनक बनाता है और गति प्रदान करता है।
कार ऋण
विधान
व्यापारिक विचार
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कई दस्तावेजों के निष्पादन के लिए जिम्मेदार व्यक्ति के व्यक्तिगत हस्ताक्षर की आवश्यकता होती है। कुछ मामलों में, दस्तावेज़ की प्रामाणिकता की पुष्टि करने के लिए हस्ताक्षर को अन्य विकल्पों से बदल दिया जाता है।
प्रिय पाठकों! लेख कानूनी मुद्दों को हल करने के विशिष्ट तरीकों के बारे में बात करता है, लेकिन प्रत्येक मामला व्यक्तिगत है। अगर आप जानना चाहते हैं कैसे बिल्कुल अपनी समस्या का समाधान करें- किसी सलाहकार से संपर्क करें:
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2019 में रूस में प्रतिकृति का उपयोग कहाँ किया जाता है? दस्तावेज़ों पर ज़िम्मेदार व्यक्ति के हस्तलिखित हस्ताक्षर का उपयोग करना हमेशा संभव नहीं होता है।
एक अधिकृत कर्मचारी दूर, छुट्टी पर या बीमार छुट्टी पर हो सकता है। साथ ही, इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर ही एकमात्र विकल्प नहीं है, और हर कोई इसका उपयोग नहीं करता है।
प्रतिकृति का उपयोग आर्थिक प्रचलन में व्यापक है। आप 2019 में फैक्स हस्ताक्षर का उपयोग कहां कर सकते हैं?
सामान्य बिंदु
प्रतिकृति हस्ताक्षरों का उपयोग करने वाली कंपनी को उनके उपयोग के लिए मानक विकसित करने होंगे। हस्ताक्षर छाप के उपयोग और भंडारण की प्रक्रिया का दस्तावेजीकरण किया जाना चाहिए।
संगठन के प्रमुख को यह बताते हुए एक आदेश जारी करना आवश्यक है कि प्रतिकृति का उपयोग कौन कर सकता है, किन दस्तावेजों के लिए और दुरुपयोग के लिए क्या दायित्व प्रदान किया जाता है।
नागरिक कानून के मानदंड लेनदेन का समापन करते समय हस्ताक्षर की प्रतिकृति पुनरुत्पादन के उपयोग की अनुमति देते हैं।
लेकिन ऐसी संभावना पर पार्टियों द्वारा पहले से सहमति होनी चाहिए और समझौते या विधायी मानदंडों द्वारा सुरक्षित किया जाना चाहिए।
चूंकि प्रतिकृति हस्ताक्षर की आधिकारिक कानूनी स्थिति नहीं होती है, इसलिए इसके उपयोग का आधार केवल लेनदेन के पक्षों के बीच एक लिखित समझौता हो सकता है।
एक समझौता किसी भी रूप में, एक अलग दस्तावेज़ या मुख्य समझौते के परिशिष्ट के रूप में तैयार किया जाता है। वो कहता है:
पूरा नाम और कर्मचारी प्रतिकृति का उपयोग करने के हकदार हैं;
प्रयुक्त हस्ताक्षरों के प्रतिकृति प्रिंट के नमूने;
इन व्यक्तियों की बर्खास्तगी के मामले में पार्टियों की कार्रवाई;
समझौते की वैधता की अवधि (सटीक अवधि या किसी एक पक्ष की अधिसूचना पर)।
समझौते पर हस्तलिखित हस्ताक्षरों के साथ हस्ताक्षर किए गए हैं। भविष्य में, समझौते के पक्षों के बीच दस्तावेज़ प्रवाह प्रतिकृति का उपयोग करके किया जा सकता है।
अन्य दस्तावेज़ीकरण - कर रिपोर्टिंग, आदि के साथ स्थिति कुछ अलग है।
कुछ मामलों में, प्रतिकृति का उपयोग बहुत जोखिम भरा होता है, और कभी-कभी निषिद्ध भी होता है।
प्रतिकृति के उत्पादन और उपयोग का आदेश संभव है। प्रतिकृति के उपयोग पर एक प्रपत्र समझौता उपलब्ध है।
आवश्यक शर्तें
प्रतिकृति किसी दस्तावेज़, उस पर मुहर और हस्ताक्षर की एक फोटोग्राफिक रूप से सटीक छवि (क्लिच) है। दरअसल, यह एक मुहर है जो कागज पर हस्तलिखित हस्ताक्षर की छाप छोड़ती है।
अर्थात्, एक प्रतिकृति हस्ताक्षर किसी विशिष्ट व्यक्ति के हस्ताक्षर को सटीक रूप से पुन: प्रस्तुत करता है, इसका एनालॉग होने के नाते, यंत्रवत् बनाया गया है।
प्रतिकृति में इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों में जोड़े गए स्कैन किए गए हस्ताक्षर की एक प्रति भी शामिल होती है। प्रतिकृति एक प्रकार की मुहर और मोहर होती है, लेकिन इसमें अंतर भी होता है।
मुहर का कार्य दस्तावेज़ की प्रामाणिकता की पुष्टि करना है। इसमें कंपनी के बारे में बुनियादी जानकारी शामिल है - नाम, लोगो, /।
स्टाम्प छाप में कंपनी के भीतर संगठनात्मक कार्य (प्राप्त, भुगतान, आदि) के लिए आवश्यक शिलालेख शामिल है।
मुहर द्वारा प्रमाणित दस्तावेज़ों में कानूनी बल होता है। स्टाम्प कागजात की कानूनी स्थिति को प्रभावित नहीं करता है। अर्थ की दृष्टि से, एक प्रतिकृति प्रिंट के अधिक निकट होती है, क्योंकि इसमें कानूनी बल होता है।
हालाँकि, वित्तीय मुद्दों से संबंधित नहीं होने वाले सीमित मामलों में प्रतिकृति हस्ताक्षर का उपयोग किया जा सकता है।
इसका उद्देश्य क्या है
प्रतिकृति का उपयोग करने की आवश्यकता के मुख्य कारक हैं:
अनुपस्थिति ;
उच्च प्रबंधन कार्यभार;
हस्ताक्षर की आवश्यकता वाले दस्तावेज़ों की एक बड़ी मात्रा।
प्रतिकृति का उपयोग करने का सार यह है कि यह किसी दस्तावेज़ पर किसी विशिष्ट व्यक्ति के हस्ताक्षर को प्रतिस्थापित कर देता है। साथ ही, प्रतिकृति हस्ताक्षर का लाभ यह है कि यह दस्तावेज़ प्रवाह को गति देता है।
उदाहरण के लिए, आपको तत्काल एक समझौते पर हस्ताक्षर करने की आवश्यकता है, लेकिन प्रबंधक वहां नहीं है। प्रतिकृति का उपयोग करने के लिए जिम्मेदार कर्मचारी प्रबंधक की ओर से प्रतिकृति हस्ताक्षर के साथ दस्तावेज़ को प्रमाणित कर सकता है।
साथ ही, प्रतिकृति का उपयोग करना काफी उच्च जोखिम है। यदि प्रिंट गलत हाथों में पड़ जाता है, तो इसके अनधिकृत उपयोग की संभावना अधिक होती है।
बाद में यह साबित करना काफी मुश्किल है कि प्रतिकृति का इस्तेमाल गैरकानूनी तरीके से किया गया था। इसलिए, प्रतिकृति के भंडारण और उपयोग की प्रक्रिया प्रदान करना बहुत महत्वपूर्ण है।
साथ ही, कंपनी एक साथ उतने ही हस्ताक्षर छापों का उपयोग कर सकती है जितने जिम्मेदार व्यक्ति आवश्यक समझे।
विनियामक विनियमन
प्रतिकृति का उपयोग करने की संभावना प्रदान की गई है। यह प्रावधान प्रदान करता है कि कानून, कानूनी कृत्यों या पार्टियों के समझौते द्वारा प्रदान किए गए मामलों में प्रतिलिपि द्वारा हस्ताक्षर की प्रतिकृति पुनरुत्पादन के उपयोग की अनुमति है।
हालाँकि प्रतिकृति का उपयोग करना काफी जोखिम भरा है, फिर भी इसका उपयोग अक्सर व्यवसाय में किया जाता है।
साथ ही, मध्यस्थता अभ्यास पार्टियों के बीच समझौते की अनुपस्थिति में भी प्रतिपक्षों के बीच प्रतिकृतियों के उपयोग का समर्थन करता है।
चूंकि प्रतिकृति का उपयोग करने की प्रक्रिया कानून द्वारा पर्याप्त रूप से विनियमित नहीं है, इसलिए प्रतिकृति हस्ताक्षर वाले दस्तावेजों के प्रति रवैया अक्सर बेहद अस्पष्ट होता है।
समय-समय पर, अदालत कुछ दस्तावेज़ों पर प्रतिकृति के उपयोग की वैधता से संबंधित मामलों की समीक्षा करती है।
मैं प्रतिकृति हस्ताक्षर का उपयोग कहां कर सकता हूं?
सभी मौजूदा जोखिमों के बावजूद, प्रतिकृति का उपयोग बहुत सक्रिय रूप से किया जाता है। हालाँकि, क्लिच के उपयोग की योजना बनाते समय, आपको विभिन्न दस्तावेज़ों के लिए उनके उपयोग की संभावना के बीच स्पष्ट रूप से अंतर करना चाहिए।
यह सलाह दी जाती है कि कंपनी उन दस्तावेज़ों की एक विस्तृत सूची प्रदान करे जिन्हें हस्ताक्षर की एक प्रति द्वारा प्रमाणित किया जा सकता है।
ऐसी सूची संकलित करने से पहले, आपको प्रतिकृति के उपयोग से संबंधित कानूनी मानदंडों और न्यायिक अभ्यास का अध्ययन करने की आवश्यकता है।
प्रतिकृति के अवैध उपयोग से दस्तावेज़ अमान्य हो जाते हैं, जिससे वित्तीय सहित नकारात्मक परिणाम हो सकते हैं।
अनुबंध पर हस्ताक्षर करने के लिए
यदि पार्टियों के बीच उचित समझौता हो तो कानून अनुबंध तैयार करते समय प्रतिकृति के उपयोग की अनुमति देता है। हालाँकि, बारीकियाँ भी हैं।
प्रतिकृति के उपयोग पर एक समझौते को अनुबंध में ही शामिल किया जा सकता है। इस मामले में, प्रतिकृति प्रमाणीकरण की वैधता संदेह से परे है।
यदि मुख्य समझौते पर हस्तलिखित हस्ताक्षर के साथ हस्ताक्षर किए गए हैं, और बाद के दस्तावेजों पर प्रतिकृति में हस्ताक्षर किए गए हैं, तो छाप की जालसाजी की संभावना प्रदान करना महत्वपूर्ण है।
एक समझौता तैयार करते समय, आपको प्रतिकृति का उपयोग करने के लिए अधिकृत व्यक्तियों के हस्तलिखित हस्ताक्षरों के नमूने और संबंधित प्रिंट के नमूनों के साथ एक तालिका संलग्न करनी होगी। इसके अतिरिक्त, ऐसी स्थिति में पार्टियों के कार्यों को निर्दिष्ट किया जाना चाहिए जहां एक क्लिच खो गया है।
जब किसी अनुबंध को उचित समझौते के अभाव में प्रतिकृति द्वारा प्रमाणित किया जाता है, तो लेनदेन पर विवाद किया जा सकता है।
अदालत अनुबंध को कानूनी मान सकती है यदि, हस्ताक्षर करने के बाद, पार्टियों ने अनुबंध की शर्तों की स्वीकृति का संकेत देने वाली कई कार्रवाइयां कीं।
लेकिन पूर्व सहमति के बिना प्रतिकृति में हस्ताक्षरित एक समझौता, किसी समझौते के अभाव में लगभग हमेशा "किसी अनुचित व्यक्ति द्वारा प्रमाणीकरण के कारण" अमान्य माना जाता है।
डिलीवरी नोट्स पर
औपचारिक रूप से, यदि प्रतिपक्षकारों के बीच उचित समझौता हो तो चालान को प्रतिकृति द्वारा समर्थित किया जा सकता है।
लेकिन कर अधिकारी ऐसे आश्वासन को गैरकानूनी मान सकते हैं, खरीदार से अतिरिक्त कर वसूल सकते हैं और साथ ही कटौती से इनकार कर सकते हैं।
आधार यह है कि चालान को प्राथमिक दस्तावेजों के रूप में मान्यता दी जाती है और उन्हें मौजूदा आवश्यकताओं का पालन करना चाहिए।
और प्राथमिक दस्तावेज में, एक अनिवार्य आवश्यकता के रूप में, एक अधिकृत व्यक्ति के व्यक्तिगत हस्ताक्षर होने चाहिए।
लेकिन आवश्यक विवरणों की उपस्थिति पर नियम केवल उन दस्तावेजों पर लागू होता है जिनके लिए मानक प्रपत्र प्रदान नहीं किए जाते हैं। चालान के लिए राज्य सांख्यिकी समिति द्वारा स्थापित प्रपत्रों का उपयोग किया जाता है।
उन्हें भरने की आवश्यकताएं "लाइव" हस्ताक्षर के उपयोग का संकेत नहीं देती हैं और हस्ताक्षर की प्रतिकृति पुनरुत्पादन पर प्रतिबंध नहीं लगाती हैं।
अर्थात्, एक प्रतिकृति का उपयोग कंसाइनमेंट नोट के एकीकृत रूप के लिए किया जा सकता है, लेकिन किसी दस्तावेज़ के स्वतंत्र रूप से विकसित रूप के लिए इसका उपयोग नहीं किया जा सकता है। लेकिन आपको तैयार रहना होगा कि संघीय कर सेवा इस स्थिति से सहमत नहीं होगी।
पूर्ण किये गये कार्य के प्रमाण पत्र पर
कार्य निष्पादन प्रमाणपत्र के लिए कोई एकीकृत प्रपत्र नहीं है। इस कारण से, दस्तावेज़ को हस्तलिखित हस्ताक्षर सहित आवश्यक विवरण प्रदर्शित करते हुए निःशुल्क रूप में तैयार किया जाता है।
लेकिन अदालतें बताती हैं कि प्रतिकृति हस्ताक्षर एक प्रति नहीं है, बल्कि मूल व्यक्तिगत हस्ताक्षर को पुन: प्रस्तुत करने की एक विधि है।
साथ ही, न तो लेखांकन और न ही कर कानून व्यक्तिगत हस्ताक्षर की परिभाषा निर्दिष्ट करता है। तदनुसार, एक व्यक्तिगत हस्ताक्षर हस्तलिखित, डिजिटल या प्रतिकृति हो सकता है।
वीडियो: प्रतिकृति का उपयोग करना
और यदि प्रतिपक्षों के बीच प्रतिकृति के उपयोग पर कोई समझौता है, तो इसका उपयोग प्रदर्शन किए गए कार्यों और अन्य दस्तावेजों को प्रमाणित करने के लिए करने की अनुमति है।
नकद दस्तावेजों में
क्या प्राथमिक दस्तावेज़ों और नकद दस्तावेज़ों पर हस्ताक्षर करते समय प्रतिकृति का उपयोग करना संभव है?
लेखांकन प्रपत्रों पर
लेखांकन दस्तावेजों पर प्रतिकृति का उपयोग करने का मुद्दा काफी समय से एक विवादास्पद मुद्दा रहा है।
कर और लेखा कानून में प्रतिकृति हस्ताक्षरों के संबंध में कोई प्रत्यक्ष निषेध नहीं है। लेकिन हस्ताक्षर छाप का उपयोग करने की अस्वीकार्यता विपरीत मानदंडों से उत्पन्न होती है।
विशेष रूप से, प्राथमिक दस्तावेज़ में प्रबंधक या अन्य जिम्मेदार व्यक्ति के व्यक्तिगत हस्ताक्षर होने चाहिए।
वित्तीय परिणामों वाले दस्तावेज़ों के लिए प्रतिकृति का उपयोग करने की अस्वीकार्यता पर स्थिति को अदालतों द्वारा भी समर्थित किया गया है।
इस दृष्टिकोण को इस तथ्य से समझाया गया है कि वित्तीय दस्तावेजों पर हस्ताक्षर जिम्मेदार व्यक्ति की व्यक्तिगत सहमति को इंगित करता है, और इस मामले में प्रतिकृति पुनरुत्पादन को व्यक्तिगत सहमति नहीं माना जा सकता है।
पक्ष - विपक्ष
प्रतिकृति के उपयोग के फायदे और नुकसान दोनों हैं। निस्संदेह लाभों में एक जिम्मेदार व्यक्ति की अनुपस्थिति में दस्तावेजों को प्रमाणित करने की क्षमता शामिल है, खासकर जब तत्काल हस्ताक्षर की आवश्यकता होती है।
नियामक अधिकारियों की आधिकारिक स्थिति यह है कि किसी हस्ताक्षर की प्रतिकृति पुनरुत्पादन के उपयोग की अनुमति केवल पार्टियों के आपसी समझौते से ही दी जाती है। इसके अलावा, वकील की शक्तियों, भुगतान दस्तावेजों, या वित्तीय निहितार्थ वाले अन्य दस्तावेजों पर प्रतिकृति का उपयोग करने की अनुमति नहीं है।
एक नियम के रूप में, राजकोषीय अधिकारी इस बात पर जोर देते हैं कि करदाता को संगठन के प्रमुख और मुख्य लेखाकार के प्रतिकृति हस्ताक्षर द्वारा प्रमाणित चालान के आधार पर आपूर्तिकर्ता को भुगतान की गई वैट की राशि में कटौती या प्रतिपूर्ति का दावा करने का अधिकार नहीं है।
प्रतिकृति चालान वैट कटौती या रिफंड के लिए पात्र नहीं हैं।
चालान भरते समय प्रतिकृति हस्ताक्षर के उपयोग के संबंध में, यहां हम दो स्थापित पदों पर आवाज उठाएंगे।
वरिष्ठ न्यायाधीशों का मानना है कि यदि इस आशय का कोई समझौता है तो चालान पर प्रतिकृति हस्ताक्षर लगाना कर संहिता के अनुच्छेद 169 (फरवरी के रूसी संघ के सर्वोच्च मध्यस्थता न्यायालय के निर्धारण) द्वारा स्थापित आवश्यकताओं के भुगतानकर्ता द्वारा उल्लंघन का संकेत नहीं देता है। 13, 2009 क्रमांक वीएएस-16068/08)।
कर अधिकारी प्रतिकृति का उपयोग करके चालान पर हस्ताक्षर करने के मामले में प्राथमिक दस्तावेजों के अनुचित और अपूर्ण निष्पादन पर जोर देते हैं।
आपको याद दिला दें कि, टैक्स कोड के अनुच्छेद 169 के पैराग्राफ 6 के आधार पर, चालान पर संगठन के प्रमुख और मुख्य लेखाकार या अन्य अधिकृत व्यक्तियों द्वारा हस्ताक्षर किए जाते हैं।
उसी समय, नागरिक संहिता के अनुच्छेद 160 के पैराग्राफ 2 में कहा गया है कि लेनदेन करते समय यांत्रिक या अन्य प्रतिलिपि साधनों, इलेक्ट्रॉनिक डिजिटल हस्ताक्षर या हस्तलिखित हस्ताक्षर के किसी अन्य एनालॉग का उपयोग करके हस्ताक्षर के प्रतिकृति पुनरुत्पादन का उपयोग मामलों में अनुमति है और कानून, अन्य कानूनी कृत्यों या पार्टियों के समझौते द्वारा निर्धारित तरीके से।
टैक्स कोड प्रतिकृति हस्ताक्षर के साथ हस्ताक्षरित चालान के उपयोग के लिए प्रदान नहीं करता है।
इन प्रावधानों का हवाला देते हुए, फाइनेंसरों ने फैसला सुनाया कि प्रतिकृति हस्ताक्षर का उपयोग करके तैयार किए गए चालान को स्थापित प्रक्रिया के उल्लंघन में तैयार किया गया माना जाता है और कटौती के लिए विक्रेता द्वारा खरीदार को प्रस्तुत की गई कर राशि को स्वीकार करने का आधार नहीं हो सकता है (पत्रों से) रूस के वित्त मंत्रालय दिनांक 1 जून 2010 संख्या संख्या 03-07-09/33, दिनांक 17 सितंबर 2009 संख्या 03-07-09/48)।
हालाँकि, निराश न हों, इस दिशा में स्थापित न्यायिक प्रथा को देखते हुए, प्रतिकृतियों के साथ चालान जमा करते समय करदाताओं के पास वैट काटने के अपने अधिकार का बचाव करने का एक अच्छा मौका होता है।
27 सितंबर, 2011 संख्या 4134/11 के रूसी संघ के सर्वोच्च मध्यस्थता न्यायालय के प्रेसीडियम के संकल्प में सर्वोच्च मध्यस्थ, टैक्स कोड के अनुच्छेद 169 और 21 नवंबर, 1996 के संघीय कानून का जिक्र करते हुए एक समान निष्कर्ष पर पहुंचे। संख्या 129-एफजेड (बाद में कानून संख्या 129-एफजेड के रूप में संदर्भित) संघीय कानून), जिसमें उन पर हस्ताक्षर करने के लिए अधिकृत व्यक्तियों के प्रतिकृति हस्ताक्षर का उपयोग करके प्राथमिक लेखांकन और कर लेखांकन दस्तावेजों को तैयार करने की अनुमति देने वाले प्रावधान शामिल नहीं हैं।
फैसीमाइल (लैटिन से अनुवादित - कुछ समान करें) एक क्लिच है, यानी, फोटोग्राफी और प्रिंटिंग का उपयोग करके पांडुलिपि, दस्तावेज़, हस्ताक्षर का सटीक पुनरुत्पादन।
आपकी जानकारी के लिए
"प्राथमिक" की प्रतिकृति, स्कैन की गई या अन्यथा बनाई गई प्रतियां लाभ कर उद्देश्यों के लिए खर्चों को पहचानने के लिए पर्याप्त दस्तावेजों का समर्थन नहीं कर रही हैं (मास्को के लिए रूस की संघीय कर सेवा का पत्र दिनांक 25 जनवरी, 2008 संख्या 20-12/05968)।
टैक्स कोड के अनुच्छेद 169 के प्रावधान चालान जारी करते समय हस्ताक्षर की प्रतिकृति पुनरुत्पादन की संभावना प्रदान नहीं करते हैं। कानून संख्या 129-एफजेड में ऐसा कोई मानदंड नहीं है, जिसके आधार पर लेखांकन दस्तावेजों में संबंधित व्यक्तियों के व्यक्तिगत हस्ताक्षर होने चाहिए, और इसलिए, स्थापित नियमों से विचलन ऐसे चालानों पर कर कटौती लागू करने से इनकार करता है।
भुगतानकर्ताओं को प्रतिकृति हस्ताक्षर वाले चालानों पर वैट कटौती प्रदान करने से इनकार करते हुए, न्यायाधीश निम्नलिखित तर्क भी देते हैं, जैसा कि 13 दिसंबर, 2011 नंबर ए03-79/2011 के पश्चिम साइबेरियाई जिले की संघीय एंटीमोनोपॉली सेवा के संकल्प में है। यह स्थापित करने के बाद कि आपूर्तिकर्ता द्वारा जारी किए गए चालान में प्रतिकृति पुनरुत्पादन द्वारा बनाए गए संगठन के प्रबंधकों के हस्ताक्षर शामिल हैं, न्यायाधीशों का मानना है कि ऐसे दस्तावेजों को माल के आपूर्तिकर्ता के प्रमुख द्वारा हस्ताक्षरित नहीं माना जाता है, क्योंकि वे स्थापित आवश्यकताओं को पूरा नहीं करते हैं।
प्रतिकृति हस्ताक्षर की कानूनी स्थिति निश्चित नहीं है
और यहां 2 दिसंबर, 2010 संख्या ए33-20240/2009 के पूर्वी साइबेरियाई जिले की संघीय एंटीमोनोपॉली सेवा के संकल्प में न्यायाधीशों द्वारा दिए गए तर्क हैं, जहां वैट रिफंड को निराधार माना गया था, क्योंकि प्रस्तुत प्राथमिक दस्तावेज थे अज्ञात व्यक्तियों द्वारा हस्ताक्षरित.
प्रतिकृति हस्ताक्षर किसी हस्ताक्षर की प्रतिलिपि नहीं है, बल्कि मूल व्यक्तिगत हस्ताक्षर करने का एक तरीका है, इसलिए चालान पर इसे चिपकाना स्थापित प्रक्रिया के उल्लंघन का संकेत देता है।
हस्ताक्षर की प्रतिकृति पुनरुत्पादन के उपयोग पर नागरिक संहिता के अनुच्छेद 160 के साथ संयोजन में चालान तैयार करने और हस्ताक्षर करने की प्रक्रिया पर टैक्स कोड के अनुच्छेद 169 की व्याख्या के आधार पर और इस तथ्य को ध्यान में रखते हुए कि नियामक कानूनी कार्य करता है रूसी संघ एक प्रतिकृति चालान पर हस्ताक्षर करने के लिए प्रदान नहीं करता है, ऐसे हस्ताक्षर की कानूनी स्थिति, अदालत ने निष्कर्ष निकाला कि चालान पर हस्ताक्षर का पुनरुत्पादन इस आवश्यकता के अनुपालन की पुष्टि नहीं करता है कि इसे नामित अधिकृत व्यक्तियों द्वारा हस्ताक्षरित किया जाना चाहिए।
यह महत्वपूर्ण है
प्रतिकृति के उपयोग की अनुमति केवल पार्टियों की आपसी सहमति से ही दी जाती है।
प्रतिकृति से जानकारी की सटीकता की पुष्टि करने का जोखिम होता है
2 दिसंबर, 2011 संख्या ए56-66090/2010 के उत्तर-पश्चिमी जिले की संघीय एंटीमोनोपॉली सेवा के संकल्प में, निम्नलिखित प्रावधानों का उल्लेख "प्रतिकृतियों के विरुद्ध" तर्क के रूप में किया गया है। प्रतिकृतियों को पावर ऑफ अटॉर्नी, भुगतान दस्तावेजों और वित्तीय निहितार्थ वाले अन्य दस्तावेजों पर उपयोग करने की अनुमति नहीं है।
कर कानून 10 जनवरी 2002 के संघीय कानून संख्या 1-एफजेड के अनुसार इलेक्ट्रॉनिक डिजिटल हस्ताक्षर का उपयोग करके इलेक्ट्रॉनिक रूप से कर रिटर्न जमा करने की संभावना की अनुमति देता है। हालाँकि, यह कानून हस्तलिखित हस्ताक्षर के अन्य एनालॉग्स का उपयोग करते समय उत्पन्न होने वाले संबंधों पर लागू नहीं होता है। इसके अलावा, लेखांकन और करों और शुल्क पर कानून प्राथमिक दस्तावेज़ और चालान तैयार करते समय हस्ताक्षर की प्रतिकृति पुनरुत्पादन के उपयोग के लिए प्रदान नहीं करता है।
इसके अलावा, न्यायाधीशों का कहना है कि कर संहिता के अनुच्छेद 80 के अनुच्छेद 5 के अनुच्छेद 2 की व्याख्या इस अर्थ में कि यह मूल हस्ताक्षर की प्रतिकृति मोहर लगाकर कर रिटर्न पर हस्ताक्षर करने की अनुमति देता है, कर संबंधों में अनुचित रूप से उभरने का कारण बनेगा। अनुचित व्यक्तियों द्वारा कर रिटर्न में दर्शाई गई जानकारी की पूर्णता और विश्वसनीयता की पुष्टि के उच्च जोखिम।
इसके अलावा, इस संबंध में नकारात्मक संपत्ति परिणाम राज्य और स्वयं करदाताओं दोनों के लिए उत्पन्न हो सकते हैं।
इसलिए, अदालतें कर रिटर्न के बीच विसंगति से आगे बढ़ीं, जिसमें कंपनी के प्रमुख के हस्ताक्षर प्रतिकृति द्वारा चिपकाए गए थे, और कर कानून की आवश्यकताओं और इसे स्वीकार करने के लिए कर प्राधिकरण की ओर से दायित्व की अनुपस्थिति और इसे सत्यापित करें. ऐसा कर रिटर्न करदाता द्वारा इसमें निर्दिष्ट जानकारी की वैधता की पुष्टि नहीं करता है।
विशेष नियम
प्रतिकृतियों को पावर ऑफ अटॉर्नी, भुगतान दस्तावेजों, या वित्तीय निहितार्थ वाले अन्य दस्तावेजों पर उपयोग करने की अनुमति नहीं है।
हालाँकि, सब कुछ इतना निराशाजनक नहीं है, और करदाताओं के पास अदालती अभ्यास के आधार पर प्रतिकृति हस्ताक्षर वाले चालान पर वैट काटने या वापस करने का एक अच्छा मौका है।
प्रतिकृति स्टांप का उपयोग करके प्रबंधक के हस्ताक्षर पर कोई प्रतिबंध नहीं है
यहां ऐसे अदालती फैसले का एक आकर्षक उदाहरण है जो भुगतानकर्ता के लिए सकारात्मक है - उत्तर-पश्चिमी जिले की संघीय एंटीमोनोपॉली सेवा का संकल्प दिनांक 21 अप्रैल, 2011 संख्या A13-8617/2008।
कंपनी द्वारा प्रस्तुत चालान और डिलीवरी नोट्स में आपूर्तिकर्ताओं की ओर से प्रतिकृति हस्ताक्षर शामिल थे।
अदालत ने निरीक्षक की स्थिति पर विचार किया कि करदाता द्वारा आपूर्तिकर्ताओं के साथ संबंधों पर प्रस्तुत किए गए दस्तावेज़ व्यावसायिक लेनदेन के दस्तावेजी सबूत नहीं हो सकते हैं, क्योंकि उनमें उनके प्रबंधकों के मूल हस्ताक्षर शामिल नहीं हैं, यह गलत है।
दरअसल, कानून संख्या 129-एफजेड के अनुच्छेद 9 के आधार पर, संगठनों द्वारा किए गए सभी व्यावसायिक लेनदेन को सहायक दस्तावेजों के साथ प्रलेखित किया जाना चाहिए। वे प्राथमिक लेखांकन दस्तावेजों के रूप में कार्य करते हैं जिसके आधार पर लेखांकन किया जाता है।
प्राथमिक दस्तावेजों को लेखांकन के लिए स्वीकार किया जाता है यदि उन्हें प्राथमिक लेखांकन दस्तावेज के एकीकृत रूपों के एल्बमों में निहित फॉर्म के अनुसार संकलित किया जाता है, और जिन दस्तावेजों का फॉर्म इन एल्बमों में प्रदान नहीं किया गया है उनमें आवश्यक विवरण शामिल होने चाहिए: दस्तावेज़ का नाम, तारीख तैयारी, उस संगठन का नाम जिसकी ओर से दस्तावेज़ संकलित किया गया था, व्यापार लेनदेन की सामग्री, वस्तु और मौद्रिक संदर्भ में व्यापार लेनदेन के उपाय, व्यापार लेनदेन के निष्पादन के लिए जिम्मेदार व्यक्तियों के पदों के नाम और इसके निष्पादन की शुद्धता, इन व्यक्तियों के व्यक्तिगत हस्ताक्षर।
चालान पर संगठन के प्रमुख और मुख्य लेखाकार या संगठन के आदेश या पावर ऑफ अटॉर्नी द्वारा ऐसा करने के लिए अधिकृत अन्य व्यक्तियों द्वारा हस्ताक्षरित होना चाहिए।
स्थापित प्रक्रिया के उल्लंघन में तैयार और जारी किए गए चालान कटौती या प्रतिपूर्ति के लिए विक्रेता द्वारा खरीदार को प्रस्तुत की गई वैट राशि को स्वीकार करने का आधार नहीं हैं।
लेन-देन करते समय प्रतिकृति हस्ताक्षर या हस्तलिखित हस्ताक्षर के किसी अन्य एनालॉग के उपयोग की अनुमति पार्टियों के समझौते से दी जाती है।
निर्णय लेते समय, न्यायाधीश इस तथ्य का उल्लेख करते हैं कि वर्तमान कर कानून और लेखा कानून में चालान पर हस्ताक्षर करने के लिए स्वीकार्य तरीके स्थापित करने वाले नियम शामिल नहीं हैं, और प्रतिकृति टिकट लगाकर प्रबंधक पर हस्ताक्षर करने पर प्रतिबंध लगाने का प्रावधान नहीं है।
स्रोत दस्तावेजों में प्रतिकृति हस्ताक्षर की उपस्थिति का तथ्य अपने आप में सामान खरीदते समय आपूर्तिकर्ताओं को भुगतान की गई वैट राशि में कटौती प्रदान करने से इनकार करने का आधार नहीं हो सकता है।
प्रतिकृति - मूल व्यक्तिगत हस्ताक्षर
आपूर्तिकर्ता के प्रबंधक के हस्ताक्षरों की प्रतिकृति प्रतिलिपि का उपयोग करके आपूर्तिकर्ता द्वारा जारी किए गए चालान पर हस्ताक्षर करना वैट रिफंड से इनकार करने का आधार नहीं है। प्रतिकृति हस्ताक्षर किसी व्यक्ति के हस्ताक्षर की प्रतिलिपि नहीं है, बल्कि मूल व्यक्तिगत हस्ताक्षर निष्पादित करने की एक विधि है, इसलिए चालान पर प्रतिकृति हस्ताक्षर लगाना टैक्स कोड के अनुच्छेद 169 द्वारा स्थापित प्रावधानों के उल्लंघन का संकेत नहीं देता है। इस मामले में, भुगतान वास्तव में किया जाता है और माल प्राप्त होता है, अनुबंध पार्टियों द्वारा निष्पादित किया जाता है।
इसके अलावा, न्यायाधीशों ने इस तथ्य को ध्यान में रखा कि विवादित चालान जारी करने वाला आपूर्तिकर्ता है, भुगतानकर्ता नहीं। और करदाता प्रतिपक्ष की जांच करने के लिए बाध्य नहीं है (उत्तर-पश्चिमी जिले की संघीय एंटीमोनोपॉली सेवा का संकल्प दिनांक 8 फरवरी, 2011 संख्या ए56-12834/2010)।
ई. युदाखिना, विशेषज्ञ संपादक
नई बाजार स्थितियों में, व्यवसायों को समय बचाने के लिए मजबूर होना पड़ता है, इसलिए, बड़ी मात्रा में दस्तावेज़ प्रवाह वाली कंपनियां तेजी से प्रतिकृति का उपयोग कर रही हैं, जिसके उपयोग पर कुछ कर्मचारियों को भरोसा है। इस प्रकार, दस्तावेज़ों पर हस्ताक्षर करने के लिए अधिकृत व्यक्ति की अनुपस्थिति में, यह कर्मचारी दस्तावेज़ों पर फैक्स स्टांप लगाता है। परिणामस्वरूप, प्रबंधन का समय बचता है।
जैसा कि एक बड़े आर्थिक शब्दकोश से निम्नानुसार है, प्रतिकृति - (अव्य. प्रतिकृति - "ऐसा कुछ करें") एक मुहर, एक क्लिच, जिसकी सहायता से किसी व्यक्ति के हस्तलिखित हस्ताक्षर को पुन: प्रस्तुत किया जाता है.
एक प्रतिकृति हस्तलिखित हस्ताक्षर के बराबर है; एक नियम के रूप में, प्रतिकृति दस्तावेजों में कानूनी बल होता है। यह अवधारणा कहीं भी विधायी नहीं है, लेकिन कला के अनुच्छेद 2 में रूसी संघ के नागरिक संहिता में इसका उल्लेख किया गया है। लेन-देन करते समय प्रतिकृति पुनरुत्पादन के उपयोग के रूप में 160: यांत्रिक या अन्य प्रतिलिपि साधनों का उपयोग करते हुए, इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर या हस्तलिखित हस्ताक्षर के किसी अन्य एनालॉग को मामलों में और कानून, अन्य कानूनी कृत्यों या पार्टियों के समझौते द्वारा प्रदान किए गए तरीके से अनुमति दी जाती है।
इस लेख से यह पता चलता है कि यदि भागीदार इस प्रकार के हस्ताक्षर को स्वीकार करने के लिए सहमत है, तो हस्ताक्षरित दस्तावेज़ में साधारण हस्ताक्षर के समान ही कानूनी बल होगा।
अनुबंध में प्रतिकृतियों के उपयोग के लिए विशिष्ट शर्तें निर्धारित करना या इस पद्धति का उपयोग करने वाली कंपनियों के बीच दस्तावेजों पर हस्ताक्षर करने की संभावना पर एक अलग समझौता करना भी संभव है। यदि इस प्रक्रिया का उल्लंघन किया जाता है, तो अनुबंध के तहत दायित्वों की पूर्ति से संबंधित कोई विवाद उत्पन्न होने पर अदालत ऐसे अनुबंध को अमान्य घोषित कर सकती है।
कला के अनुच्छेद 5 में भी। रूसी संघ के नागरिक संहिता के 185 में कहा गया है कि एक कानूनी इकाई की ओर से पावर ऑफ अटॉर्नी उसके प्रमुख या उसके घटक दस्तावेजों द्वारा ऐसा करने के लिए अधिकृत किसी अन्य व्यक्ति द्वारा हस्ताक्षरित जारी की जाती है, जिसमें इस संगठन की मुहर संलग्न होती है, जो इसके लिए बाध्य है। मुखिया द्वारा व्यक्तिगत रूप से हस्ताक्षरित पावर ऑफ अटॉर्नी।
प्राथमिक दस्तावेज़ीकरण में प्रतिकृति का उपयोग करना
कला के पैराग्राफ 2 के अनुसार। "लेखांकन पर" कानून के 9, प्राथमिक दस्तावेजों को लेखांकन के लिए तभी स्वीकार किया जाता है जब उनमें व्यावसायिक लेनदेन करने के लिए जिम्मेदार व्यक्तियों के व्यक्तिगत हस्ताक्षर और उनके निष्पादन की शुद्धता शामिल हो। ऐसे दस्तावेज़ों में चालान, चालान, वेबिल और अन्य प्राथमिक दस्तावेज़ शामिल होते हैं जिनके आधार पर लेखांकन रिकॉर्ड बनाए रखा जाता है।
कर सेवा पत्र क्रमांक 18-0-09/000042@ दिनांक 01.04.2004 में प्रतिकृति के उपयोग के मुद्दे पर स्पष्टीकरण प्रदान करती है। इस पत्र में कहा गया है कि वकील की शक्तियों, भुगतान दस्तावेजों, या वित्तीय निहितार्थ वाले अन्य दस्तावेजों पर प्रतिकृतियों का उपयोग करने की अनुमति नहीं है। इसी तरह की स्थिति 26 अक्टूबर 2005 को रूसी संघ के वित्त मंत्रालय के पत्र संख्या 03-01-10/8-404 में दी गई है।
चालानों में प्रतिकृतियों के उपयोग के मुद्दे की व्याख्या अस्पष्ट रूप से की गई है। इस मुद्दे पर अदालतें लगभग समान रूप से विभाजित हैं।
लेकिन 13 फरवरी 2009 को, रूसी संघ के सर्वोच्च मध्यस्थता न्यायालय ने संकल्प संख्या VAS-16068/08 जारी किया, जिसमें रूसी संघ के मध्यस्थता न्यायालय ने संकेत दिया कि यदि इस आशय का कोई समझौता है तो चालान पर एक प्रतिकृति हस्ताक्षर लगाया जाए। कला द्वारा स्थापित आवश्यकताओं की कंपनी द्वारा उल्लंघन का संकेत नहीं देता है। टैक्स कोड के 169.
वास्तव में, यह लेख सीधे तौर पर किसी चालान पर प्रतिकृति हस्ताक्षर का उपयोग करने की संभावना प्रदान नहीं करता है, लेकिन यह सीधे तौर पर इसे प्रतिबंधित भी नहीं करता है। उसी समय, नागरिक कानून एक प्रतिकृति हस्ताक्षर का उपयोग करने की संभावना प्रदान करता है, जिसमें यह भी शामिल है कि क्या यह पार्टियों के समझौते (कला के खंड 2) द्वारा प्रदान किया गया है।
दूसरे शब्दों में, प्रतिकृति हस्ताक्षर मूल व्यक्तिगत हस्ताक्षर करने का एक तरीका है। इसलिए, चालान पर प्रतिकृति हस्ताक्षर लगाना कला की आवश्यकताओं का उल्लंघन है। टैक्स कोड का 169 नहीं है.
रूसी संघ के सर्वोच्च मध्यस्थता न्यायालय के निर्धारण में एक महत्वपूर्ण खंड शामिल है कि चालान पर प्रतिकृति हस्ताक्षर लगाना तभी वैध हो सकता है जब इस पर पार्टियों के बीच कोई समझौता हो। यह नागरिक कानून की आवश्यकताओं के अनुरूप है। दूसरे शब्दों में, आपको यह समझने की आवश्यकता है कि व्यवहार में, चालान सहित प्राथमिक दस्तावेजों के हस्ताक्षर के रूप में प्रतिकृति स्टाम्प के उपयोग को उचित ठहराने के लिए, लेनदेन के पक्षों द्वारा संबंधित समझौते को दर्ज किया जाना चाहिए। यह बेहतर है अगर इसे अनुबंध के पाठ या अनुबंध के अतिरिक्त समझौते में शामिल किया जाए।
साथ ही कला. रूसी संघ के श्रम संहिता के 67 रोजगार अनुबंध का समापन करते समय प्रतिकृतियों के उपयोग पर रोक लगाते हैं। प्रबंधक कर्मियों को काम पर रखने के आदेश भी जारी करता है। प्रशासनिक दस्तावेजों में हस्ताक्षर की प्रतिकृति पुनरुत्पादन का उपयोग स्वचालित रूप से इन कागजात को अमान्य बना देता है, क्योंकि आदेश को कानूनी बल देने वाले विवरणों में प्रबंधक का व्यक्तिगत हस्ताक्षर होता है, और हस्ताक्षर की प्रतिकृति पुनरुत्पादन उसका व्यक्तिगत हस्ताक्षर नहीं होता है।
यह भी ध्यान देने योग्य है कि विधायक और न्यायिक प्रथा विनिमय के बिल पर प्रतिकृति के उपयोग पर रोक लगाती है। तो विनिमय और वचन पत्र के बिल पर विनियमों के अनुच्छेद 75 में, केंद्रीय कार्यकारी समिति और यूएसएसआर की पीपुल्स कमिसर्स काउंसिल की डिक्री दिनांक 08/07/1937 संख्या 104/1341 द्वारा लागू किया गया, के अनुसार जो कि विनिमय बिल की एक अनिवार्य शर्त है, आहर्ता का हस्ताक्षर। व्यावसायिक लेनदेन में विनिमय बिलों के उपयोग पर सिफारिशें (रूसी संघ के केंद्रीय बैंक का पत्र दिनांक 09.09.1991 संख्या 14-3/30) स्थापित करती हैं कि, बिल के पाठ के विपरीत, आहर्ता के हस्ताक्षर होने चाहिए बिल पर अपने हाथ से और इसके अलावा लिखावट में चिपकाया जाना चाहिए।
विनिमय-पत्र पर व्यक्तिगत हस्ताक्षर के स्थान पर प्रतिकृति की उपस्थिति दस्तावेज़ को विनिमय-पत्र की शक्ति से वंचित कर देती है। रूसी संघ के सर्वोच्च मध्यस्थता न्यायालय के प्रेसिडियम का सूचना पत्र दिनांक 25 जुलाई 1997 संख्या 18 इस तथ्य की ओर ध्यान आकर्षित करता है कि यद्यपि नागरिक कानून हस्ताक्षर को पुन: प्रस्तुत करने की इस पद्धति की अनुमति देता है (नागरिक संहिता के अनुच्छेद 160 के खंड 2) रूसी संघ), लेकिन मानक क्रम में विनिमय के बिल पर हस्तलिखित हस्ताक्षर के अलावा कोई अन्य विधि स्थापित नहीं है।
विनिमय बिल की किसी भी आवश्यकता (हस्ताक्षर सहित) को विनिमय बिल कानून द्वारा स्पष्ट रूप से प्रदान नहीं किए गए तरीके से पूरा करना संबंधित आवश्यकताओं की अनुपस्थिति के रूप में माना जाता है।
विनिमय के बिल पर बिल जारी करने वाले व्यक्ति के हस्ताक्षर की अनुपस्थिति उपरोक्त विनियमों के खंड 1 का उल्लंघन है, जिसमें बिल के रूप में दोष के कारण विनिमय दायित्व के बिल के रूप की आवश्यकताएं शामिल हैं। विनिमय का.
प्रतियोगिताओं, नीलामी, निविदाओं के आयोजन को निर्धारित करने वाले नियामक दस्तावेजों में, एक नियम के रूप में, प्रतिकृति हस्ताक्षर के उपयोग पर सीधा प्रतिबंध होता है। उदाहरण के लिए, 13 जुलाई, 2007 के मास्को प्रतिस्पर्धा नीति विभाग के आदेश संख्या 70-01-167/7 द्वारा स्थापित आवश्यकताएं "मॉस्को शहर के राज्य आदेश रखने के लिए मानक दस्तावेज के अनुमोदन पर" बताती हैं कि जब प्रतियोगिता में भाग लेने के लिए एक आवेदन तैयार करते समय और ऐसे आवेदन में शामिल दस्तावेजों में, प्रतिकृति हस्ताक्षर के उपयोग की अनुमति नहीं है।
बैंक ऑफ रशिया निर्देश संख्या 28-I दिनांक 14 सितंबर 2006 "बैंक खाते, जमा खाते खोलने और बंद करने पर" ग्राहक के प्रतिनिधि या खाते में धन का प्रबंधन करने के लिए अधिकृत व्यक्ति द्वारा हस्तलिखित हस्ताक्षर के एनालॉग्स के उपयोग की अनुमति देता है। साथ ही पहले या दूसरे हस्ताक्षर के अधिकार के लिए अधिकृत व्यक्तियों द्वारा यह नियम बैंक कार्ड पर लागू नहीं होता है। 21 जून 2003 नंबर 1297-यू के बैंक ऑफ रूस के पहले प्रभावी निर्देश "नमूना हस्ताक्षर और एक मुहर छाप के साथ एक कार्ड जारी करने की प्रक्रिया पर" के बाद, निर्देश हस्तलिखित हस्ताक्षर के ऐसे एनालॉग के उपयोग पर रोक लगाता है। प्रतिकृति हस्ताक्षर के रूप में। निर्देशों के खंड 7.2 में कहा गया है कि कार्ड को टाइपराइटर या काले फ़ॉन्ट वाले इलेक्ट्रॉनिक कंप्यूटर या काले, नीले या बैंगनी पेस्ट (स्याही) वाले पेन का उपयोग करके भरा जाता है। कार्ड के फ़ील्ड को भरने के लिए प्रतिकृति हस्ताक्षर के उपयोग की अनुमति नहीं है। प्रतिबंध काफी न्यायसंगत है, क्योंकि ऐसे मामलों में जहां गलत भुगतान आदेश का उपयोग करके धनराशि लिखी जाती है, हस्तलेखन परीक्षा आयोजित करना बेहद मुश्किल होगा।
इस प्रकार, हम कह सकते हैं कि प्रतिकृति के अनुप्रयोग का दायरा केवल नागरिक कानून संबंधों तक ही सीमित है। अन्य कानूनी संबंधों के क्षेत्र में, प्रतिकृति हस्ताक्षरों के उपयोग के लिए वर्तमान में कोई विधायी आधार नहीं है।
इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर के अनुप्रयोग के क्षेत्र
इलेक्ट्रॉनिक डिजिटल हस्ताक्षर एक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ की एक आवश्यकता है, जिसका उद्देश्य इस इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ को जालसाजी से बचाना है, जो इलेक्ट्रॉनिक डिजिटल हस्ताक्षर की निजी कुंजी का उपयोग करके जानकारी के क्रिप्टोग्राफ़िक परिवर्तन के परिणामस्वरूप प्राप्त होता है और हस्ताक्षर कुंजी प्रमाणपत्र के मालिक की पहचान करने की अनुमति देता है। , साथ ही इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ में जानकारी के विरूपण की अनुपस्थिति को स्थापित करने के लिए। एक इलेक्ट्रॉनिक डिजिटल हस्ताक्षर हस्तलिखित हस्ताक्षर को कानूनी तुल्यता प्रदान करता है। हालाँकि, इलेक्ट्रॉनिक डिजिटल हस्ताक्षर का उपयोग महत्वपूर्ण कानूनी जानकारी के विरूपण से इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ की पूर्ण सुरक्षा की गारंटी नहीं देता है। इस उद्देश्य से, कानून इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों की प्रामाणिकता सुनिश्चित करने के लिए कई अन्य संगठनात्मक, कानूनी और तकनीकी उपाय प्रदान करता है।
आधुनिक रूसी कानून में, इलेक्ट्रॉनिक डिजिटल हस्ताक्षर पहले से ही कई क्षेत्रों में उपयोग किए जाते हैं।
वित्तीय और क्रेडिट संबंध (29 नवंबर 2001 के संघीय कानून के भाग 7, अनुच्छेद 3)
संख्या 156-एफजेड "निवेश निधि पर", 10 नवंबर 2004 के वित्तीय बाजारों के लिए संघीय सेवा का आदेश संख्या 04-908/पीजेड "इलेक्ट्रॉनिक डिजिटल हस्ताक्षर के साथ इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के प्रारूप के लिए आवश्यकताओं के अनुमोदन पर" वित्तीय बाज़ारों के लिए संघीय सेवा”)।
रिपोर्टिंग सहित कर संबंध (13 जून 2006 के संघीय कर सेवा का आदेश "विश्वसनीय प्रमाणन केंद्रों के नेटवर्क के आयोजन पर", आदि)।
चुनावों का संगठन (10 जनवरी 2003 का संघीय कानून संख्या 20-एफजेड "रूसी संघ की राज्य स्वचालित प्रणाली पर" चुनाव ")।
तथाकथित "प्रमाणन केंद्र" संस्थान
10 जनवरी 2002 का संघीय कानून संख्या 1-एफजेड "इलेक्ट्रॉनिक डिजिटल हस्ताक्षर पर" नागरिक लेनदेन करते समय इलेक्ट्रॉनिक डिजिटल हस्ताक्षर के उपयोग का प्रावधान करता है (अनुच्छेद 1 संख्या 1-एफजेड का भाग 2), जिसके महत्वहीनता के कारण विधायक ने स्पष्ट रूप से इन मुद्दों के विनियमन को प्रमाणन केंद्रों में स्थानांतरित करना संभव माना।
प्रश्न में कानून के अनुसार प्रमाणन केंद्र का संगठनात्मक और कानूनी रूप केवल सबसे सामान्य रूप में स्थापित किया गया है - एक कानूनी इकाई जिसके पास "आवश्यक सामग्री और वित्तीय क्षमताएं हैं जो इसे हस्ताक्षर कुंजी प्रमाणपत्रों के उपयोगकर्ताओं के लिए नागरिक दायित्व वहन करने की अनुमति देती हैं" हस्ताक्षर कुंजी प्रमाणपत्रों में निहित अविश्वसनीय जानकारी के कारण उन्हें होने वाले नुकसान के लिए" (भाग 1, अनुच्छेद 8 संख्या 1-एफजेड)। अर्थात्, इलेक्ट्रॉनिक डिजिटल हस्ताक्षर की प्रामाणिकता सुनिश्चित करने के क्षेत्र में गतिविधियाँ वाणिज्यिक और गैर-वाणिज्यिक दोनों तरह की किसी भी कानूनी इकाई द्वारा की जा सकती हैं, जिसे निर्धारित तरीके से इस प्रकार की गतिविधि के लिए लाइसेंस प्राप्त हुआ हो। इसके अलावा, एक प्रमाणन केंद्र एक ऐसा संगठन हो सकता है जिसके लिए इलेक्ट्रॉनिक डिजिटल हस्ताक्षर कुंजी प्रमाणपत्र जारी करना और उनकी सुरक्षा सुनिश्चित करना इसकी मुख्य गतिविधि नहीं है।
कला के अनुसार. 27 जुलाई 2006 के संघीय कानून के 11 नंबर 149-एफजेड "सूचना, सूचना प्रौद्योगिकी और सूचना संरक्षण पर", इलेक्ट्रॉनिक डिजिटल हस्ताक्षर या हस्तलिखित हस्ताक्षर के किसी अन्य एनालॉग के साथ हस्ताक्षरित एक इलेक्ट्रॉनिक संदेश को इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ के बराबर मान्यता प्राप्त है हस्तलिखित हस्ताक्षर के साथ हस्ताक्षरित एक दस्तावेज़, यदि संघीय कानून या अन्य नियामक कानूनी अधिनियम कागज पर दस्तावेज़ तैयार करने की आवश्यकता को स्थापित या लागू नहीं करते हैं।
इस प्रकार, 10 जनवरी 2002 के संघीय कानून संख्या 1-एफजेड "इलेक्ट्रॉनिक डिजिटल हस्ताक्षर पर" द्वारा स्थापित आवश्यकताओं के अधीन, प्राथमिक लेखांकन दस्तावेजों को इलेक्ट्रॉनिक डिजिटल हस्ताक्षर के साथ तैयार और हस्ताक्षरित किया जा सकता है।
कला के खंड 1 के अनुसार, इलेक्ट्रॉनिक डिजिटल हस्ताक्षर के साथ चालान के इलेक्ट्रॉनिक निष्पादन और हस्ताक्षर के संबंध में। रूसी संघ के कर संहिता के 169 चालान, जिनका विवरण कला के अनुच्छेद 5, 5.1 और 6 में प्रदान किया गया है। संहिता के 169, प्राथमिक दस्तावेज़ नहीं हैं, लेकिन अध्याय द्वारा निर्धारित तरीके से कटौती या प्रतिपूर्ति के लिए मूल्य वर्धित कर की प्रस्तुत मात्रा को स्वीकार करने के आधार के रूप में कार्य करते हैं। 21 संहिता का "मूल्य वर्धित कर"। साथ ही, संहिता का यह लेख निदेशक और मुख्य लेखाकार के इलेक्ट्रॉनिक डिजिटल हस्ताक्षर का उपयोग करने की संभावना प्रदान नहीं करता है।
इसके अलावा, 2 दिसंबर 2000 संख्या 914 के रूसी संघ की सरकार के डिक्री द्वारा अनुमोदित, मूल्य वर्धित कर गणना के लिए प्राप्त और जारी किए गए चालान, खरीद पुस्तकों और बिक्री पुस्तकों के लॉग बनाए रखने के नियम भी प्रदान नहीं करते हैं। संगठन के निदेशक और मुख्य लेखाकार के इलेक्ट्रॉनिक डिजिटल हस्ताक्षर के उपयोग की अनुमति देने वाली प्रक्रिया।
21 नवंबर 1996 के संघीय कानून संख्या 129-एफजेड "ऑन अकाउंटिंग" का अनुच्छेद 9 स्थापित करता है कि किसी संगठन द्वारा किए गए सभी व्यावसायिक लेनदेन को सहायक दस्तावेजों के साथ प्रलेखित किया जाना चाहिए। ये दस्तावेज़ प्राथमिक लेखांकन दस्तावेज़ों के रूप में कार्य करते हैं जिनके आधार पर लेखांकन किया जाता है।
प्राथमिक और समेकित लेखांकन दस्तावेजों को कागज और कंप्यूटर मीडिया पर संकलित किया जा सकता है। बाद के मामले में, संगठन अपने स्वयं के खर्च पर, व्यावसायिक लेनदेन में अन्य प्रतिभागियों के लिए कागज पर ऐसे दस्तावेजों की प्रतियां तैयार करने के लिए बाध्य है, साथ ही रूसी संघ के कानून के अनुसार नियंत्रण रखने वाले अधिकारियों के अनुरोध पर भी। , अदालत और अभियोजक का कार्यालय।
प्राथमिक लेखांकन दस्तावेज़ों को लेखांकन के लिए स्वीकार किया जाता है यदि वे प्राथमिक लेखांकन दस्तावेज़ीकरण के एकीकृत रूपों के एल्बमों में निहित प्रपत्र में तैयार किए जाते हैं, और जिन दस्तावेज़ों का प्रपत्र इन एल्बमों में प्रदान नहीं किया गया है उनमें कला के पैराग्राफ 2 में प्रदान किए गए अनिवार्य विवरण शामिल होने चाहिए। . कानून संख्या 129-एफजेड के 9।
रूसी संघ के टैक्स कोड का अनुच्छेद 313 कर लेखांकन को कोड द्वारा प्रदान की गई प्रक्रिया के अनुसार समूहीकृत प्राथमिक दस्तावेजों के डेटा के आधार पर कर के लिए कर आधार निर्धारित करने के लिए जानकारी को सारांशित करने की एक प्रणाली के रूप में परिभाषित करता है।
उपरोक्त को ध्यान में रखते हुए, मेरा मानना है कि, जब तक अन्यथा रूसी संघ के नियामक कानूनी कृत्यों द्वारा प्रदान नहीं किया जाता है, प्राथमिक दस्तावेज, लेखांकन और कर लेखांकन दस्तावेजों को इलेक्ट्रॉनिक रूप में तैयार किया जा सकता है और कार्यान्वयन के लिए जिम्मेदार व्यक्तियों के इलेक्ट्रॉनिक डिजिटल हस्ताक्षर द्वारा प्रमाणित किया जा सकता है। व्यावसायिक लेनदेन और उनके निष्पादन की शुद्धता, कानून संख्या 1-एफजेड द्वारा स्थापित शर्तों के अधीन।
आप सब अच्छी तरह जानते हैं कि मोहरें और मोहरें होती हैं।
स्टाम्प कागजों पर कानूनी बल प्रदान नहीं करता है, लेकिन एक मुहर दस्तावेजों पर कानूनी बल प्रदान करती है। एक प्रतिकृति अर्थ में मुहर के करीब होती है, और ऐसे हस्ताक्षर में कानूनी बल होता है। लेकिन ऐसे हस्ताक्षर के उपयोग की अनुमति केवल कुछ मामलों में ही दी जाती है।
संक्षेप में, प्रतिकृति एक मुहर है जिसके साथ प्रबंधक के हस्ताक्षर चिपकाए जाते हैं।
ऐसे कई मामले हैं जब प्रतिकृति का उपयोग करना आवश्यक होता है:
बड़ी संख्या में दस्तावेज़ों के साथ जिन पर प्रतिदिन हस्ताक्षर करना पड़ता है;
प्रबंधक की अनुपस्थिति में या भारी कार्यभार के तहत।
प्रतिकृति का उपयोग करने के फायदों के बीच, किसी उद्यम में दस्तावेज़ प्रसंस्करण के त्वरण पर ध्यान देना आवश्यक है। ऐसी मुहर का उपयोग विशेष रूप से महत्वपूर्ण है जब प्रबंधक अक्सर अनुपस्थित रहता है, लेकिन बड़ी मात्रा में काम होता है जिसके लिए हस्ताक्षर की आवश्यकता होती है। यह बहुत महत्वपूर्ण है कि इस प्रकार के हस्ताक्षर उच्च गुणवत्ता के साथ किए जाएं और हस्ताक्षर गंदे न हों।
यदि हम लेनदेन के बारे में बात कर रहे हैं, तो दूसरे पक्ष को प्रतिकृति स्वीकार करने के लिए तैयार होना चाहिए। इस मामले में, लेन-देन में नियमित हस्ताक्षर के समान ही बल होगा। यह जोड़ा जाना चाहिए कि प्रतिकृति का उपयोग और इसके लिए दूसरे पक्ष की सहमति हमेशा अनुबंध के पाठ में ही परिलक्षित होती है। लेकिन भागीदारों के बीच एक अतिरिक्त समझौता संपन्न हो सकता है।
लेखांकन दस्तावेजों और कर कोड में प्रतिकृति का उपयोग करने की संभावना किसी भी तरह से विनियमित नहीं है। लेकिन विपरीत मानदंडों से यह निष्कर्ष निकलता है कि इन मामलों में प्रतिकृति का उपयोग करना असंभव है। जब आप दस्तावेज़ों पर हस्ताक्षर करते हैं तो आपको किसी प्रतिकृति का उपयोग नहीं करना चाहिए, जिसके कोई वित्तीय परिणाम हो सकते हैं। हम भुगतान आदेशों के साथ-साथ पावर ऑफ अटॉर्नी के बारे में भी बात कर रहे हैं।
यह कहा जाना चाहिए कि प्रतिकृति के उपयोग के संबंध में विवादास्पद स्थितियाँ लगातार उठती रहती हैं। कर विशेषज्ञ इस तथ्य का उल्लेख करते हैं कि, स्वीकृत शर्तों के अनुसार, प्रबंधक द्वारा वित्तीय दस्तावेजों पर हस्ताक्षर करना आवश्यक है। यह समझा जाना चाहिए कि केवल नागरिक संहिता ही ऐसे हस्ताक्षर को प्रतिकृति के रूप में उपयोग करने की वैधता प्रदान करती है।
कोड में एक संबंधित लेख है, यह अनुच्छेद 160 है। और यह लेख प्रदान करता है कि ऐसे मामलों में जहां दूसरा पक्ष इस तरह के हस्ताक्षर को स्वीकार करने के लिए तैयार है, इसका उपयोग नागरिक मामलों में किया जा सकता है। इसे कानूनी बल मिलेगा. यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि एक कंपनी द्वारा उत्पादित प्रतिकृति हस्ताक्षरों की संख्या असीमित है। लेकिन प्रबंधक स्वयं निर्णय लेता है कि हस्ताक्षर का उपयोग कब करना है और कितने क्लिच होने चाहिए। प्रतिकृति के साथ जो जोखिम जुड़े हो सकते हैं वे वही हैं जो टिकटों के उपयोग से जुड़े हैं।
निदेशक यह निर्णय ले सकता है कि प्रतिकृति को दिन के दौरान एक जिम्मेदार व्यक्ति द्वारा रखा जाएगा। कार्य दिवस की समाप्ति के बाद, जिम्मेदार व्यक्ति प्रतिकृति को तिजोरी में स्थानांतरित कर देता है। एक जर्नल बनाए रखना भी संभव हो सकता है जिसमें प्रतियों के जारी होने और वापसी को दर्ज किया जाएगा। किन मामलों में बिना किसी शर्त या समझौते के प्रतिकृति का उपयोग करना संभव है? इन मामलों में शामिल हैं:
कृतज्ञता पत्र;
मौजूदा साख पत्र के तहत भुगतान की पुष्टि;
एकीकृत राज्य परीक्षा परिणाम;
निमंत्रण और प्रमाण पत्र;
चालान;
प्रमाणपत्र, प्रमाणपत्र और पेटेंट।
यह निर्णय लेना प्रबंधन पर निर्भर है कि प्रतिकृति कहाँ संग्रहीत है और इसका उपयोग कौन करता है। जब किसी कंपनी में हस्ताक्षर प्रतिकृति का उपयोग करके किए जाते हैं, तो आवेदन मानक प्रदान किए जाने चाहिए, साथ ही उन कागजात की एक सूची प्रदान की जानी चाहिए जहां प्रतिकृति का उपयोग किया जा सकता है, और कौन से कर्मचारी प्रतिकृति का उपयोग कर सकते हैं। और दो शर्तें निर्दिष्ट की जानी चाहिए:
कई कंपनियों में, अनुबंध समाप्त करने की प्रक्रिया में, प्रतिपक्ष द्वारा प्रतिकृति हस्ताक्षर का उपयोग करके हस्ताक्षरित अनुबंध की कानूनी वैधता के बारे में सवाल उठता है। इसका उत्तर आप इस लेख में पा सकते हैं।
समझौते के रूप की आवश्यकताएँ रूसी संघ के नागरिक संहिता द्वारा स्थापित की गई हैं।
वाणिज्यिक संगठनों के बीच लेन-देन लिखित रूप में किया जाना चाहिए (अक्सर एक ही दस्तावेज़ तैयार किया जाता है) और अधिकृत व्यक्तियों द्वारा हस्ताक्षरित होना चाहिए। रूसी संघ के नागरिक संहिता के अनुच्छेद 160 के भाग 2 में कहा गया है: लेन-देन करते समय, यांत्रिक या अन्य प्रतिलिपि साधनों का उपयोग करके हस्ताक्षर के प्रतिकृति पुनरुत्पादन का उपयोग, इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर या हस्तलिखित हस्ताक्षर के किसी अन्य एनालॉग की अनुमति है। कानून, अन्य कानूनी कृत्यों या पार्टियों के समझौते द्वारा प्रदान की गई प्रक्रिया।
चूंकि रूसी संघ का वर्तमान कानून नागरिक लेनदेन करते समय हस्ताक्षर की प्रतिकृति पुनरुत्पादन का उपयोग करने के मामलों और प्रक्रियाओं के लिए प्रदान नहीं करता है, यह केवल पार्टियों के समझौते से ही प्रदान किया जा सकता है। यह स्थिति 2004 में कर सेवा द्वारा व्यक्त की गई थी (कर और कर मंत्रालय का पत्र दिनांक 1 अप्रैल, 2004 एन 18-0-09/000042@), और, चूंकि कानून में अभी भी कोई बदलाव नहीं हुआ है, यह बना हुआ है सत्य।
हस्ताक्षर की प्रतिकृति पुनरुत्पादन के उपयोग पर एक समझौता एक अलग दस्तावेज़ (अनुबंध, समझौता) के रूप में तैयार किया जा सकता है, या मुख्य समझौते के पाठ में शामिल किया जा सकता है। इसके अलावा, यह समझौता स्वयं भी नागरिक कानूनी अर्थों में एक अनुबंध है और इसलिए, इसे "सामान्य" लिखित रूप में रखा जाना चाहिए, जिसमें अधिकृत व्यक्ति के "जीवित" हस्ताक्षर भी शामिल हैं। इस प्रकार, इस प्रश्न का उत्तर कि क्या एक समझौता संपन्न हुआ है जिसमें एक प्रतिकृति के उपयोग पर एक शर्त शामिल है और एक प्रतिकृति का उपयोग करके हस्ताक्षर किए गए हैं, स्पष्ट है: नहीं, यह निष्कर्ष नहीं निकाला गया है।
अधिकांश अदालती फैसलों में इस स्थिति का समर्थन किया जाता है, हालांकि, न्यायिक व्यवहार में विपरीत स्थिति को दर्शाने वाले उदाहरण मिल सकते हैं।
इसके अलावा, अपने आप में लेन-देन के फॉर्म का अनुपालन करने में विफलता (और प्रतिकृति के उपयोग पर एक समझौते की अनुपस्थिति में एक प्रतिकृति का उपयोग करके एक समझौते पर हस्ताक्षर करना फॉर्म का अनुपालन करने में विफलता है) की अमान्यता नहीं होती है समझौता, लेकिन समझौते के निष्कर्ष के समर्थन में गवाही प्रदान करने पर प्रतिबंध लगाता है। दूसरे शब्दों में, कानूनी विवाद की स्थिति में, गवाही को छोड़कर, अनुबंध के समापन के तथ्य को सभी संभावित तरीकों से साबित करना आवश्यक होगा। उदाहरण के लिए, मामले संख्या A82-14385/2013 में अपील की दूसरी मध्यस्थता अदालत के दिनांक 16 जुलाई 2014 के संकल्प में कहा गया है कि एक समझौते में निदेशक के हस्तलिखित हस्ताक्षर की अनुपस्थिति यह निष्कर्ष निकालने का आधार नहीं है कि कोई संविदात्मक नहीं है पार्टियों के बीच संबंध. अदालत यह निष्कर्ष निकालने में सक्षम थी कि पार्टियों के बीच इलेक्ट्रॉनिक पत्राचार की उपस्थिति के कारण अनुबंध संपन्न हुआ था।
हालाँकि, पार्टियों के बीच किसी समझौते के अभाव में, प्रतिकृति में हस्ताक्षरित समझौते को वैध माना जाएगा, इसकी संभावना बहुत अधिक नहीं है। इसलिए, यदि, किसी प्रतिपक्ष के साथ समझौते पर हस्ताक्षर करते समय, ऊपर वर्णित प्रक्रिया का पालन करना अभी भी संभव नहीं है, तो इससे जुड़े सभी जोखिमों को ध्यान में रखना आवश्यक है। यदि प्रतिपक्ष द्वारा उचित रूप से चुनौती दी गई, तो अनुबंध की वैधता साबित करना मुश्किल होगा।
इन जोखिमों की उपस्थिति के कारण, प्रतिकृति के उपयोग पर एक समझौता कैसा दिखना चाहिए, यह सवाल भी मांग में है। प्रतिकृति का उपयोग करने की शर्त निम्नानुसार तैयार की जा सकती है। पार्टियां इस बात पर सहमत हुईं कि अनुबंधों, कृत्यों और अन्य दस्तावेजों पर हस्ताक्षर करते समय, प्रतिकृति हस्ताक्षर (हस्ताक्षर की प्रतिकृति पुनरुत्पादन का साधन) का उपयोग करने की अनुमति है, जो दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करने वाले व्यक्ति के हस्तलिखित हस्ताक्षर के बराबर है।.
इसके अलावा, आप फ़ैक्स हस्ताक्षरों के नमूनों के साथ लगभग निम्नानुसार एक पैराग्राफ जोड़ सकते हैं:
पार्टी (उदाहरण के लिए, क्रेता) गारंटी देती है कि नीचे दिए गए प्रतिकृति हस्ताक्षर नमूने हस्तलिखित हस्ताक्षरों के अनुरूप हैं, कृपया हस्ताक्षर नमूने इंगित करें।
होम / नोट्स / प्रतिकृति हस्ताक्षर: किन दस्तावेजों पर हस्ताक्षर किया जा सकता है और किन पर हस्ताक्षर नहीं किया जा सकता है?
प्रतिकृति में हस्ताक्षर करना क्या संभव है और क्या नहीं?
हस्तलिखित हस्ताक्षर के स्थान पर प्रतिकृति का उपयोग करना बहुत सुविधाजनक है। तकनीकी कार्यों पर अपना कीमती समय बर्बाद किए बिना बड़ी संख्या में दस्तावेजों का समर्थन करना संभव हो जाता है। लेकिन क्या सभी दस्तावेज़ों पर प्रतिकृति का उपयोग करके हस्ताक्षर किए जा सकते हैं?
नागरिक कानून हस्तलिखित हस्ताक्षर के एनालॉग के रूप में हस्ताक्षर की प्रतिकृति पुनरुत्पादन को मान्यता देता है। यह "प्रतिकृति" की अवधारणा का वास्तविक अर्थ प्रकट नहीं करता है, इसलिए हम निम्नलिखित सूत्रीकरण का उपयोग करेंगे: " प्रतिकृति- एक मोहर जो अधिकारी के हस्तलिखित हस्ताक्षर का सटीक पुनरुत्पादन प्रदान करता है और उसकी शक्तियों को प्रमाणित करने का कार्य करता है।
हस्तलिखित हस्ताक्षर की तरह, दस्तावेज़ बनाते समय हस्ताक्षर की प्रतिकृति पुनरुत्पादन का उपयोग किया जा सकता है। लेकिन प्रतिकृतियों का उपयोग करने के मामले, जो सीधे तौर पर कानून द्वारा प्रदान किए जाते हैं, कम हैं। इसलिए, व्यवहार में, अक्सर यह सवाल उठता है कि किन दस्तावेजों को प्रतिकृति के साथ चिपकाने की अनुमति है, और किन मामलों में इसका उपयोग करने से बचना बेहतर है और "लाइव" हस्ताक्षर की आवश्यकता होती है।
नागरिक लेनदेन
नागरिक कानून केवल लेन-देन करते समय प्रतिकृति के उपयोग की अनुमति देता है।
लेकिन किसी हस्ताक्षर की प्रतिकृति या अन्य प्रति का उपयोग हस्तलिखित के एनालॉग के रूप में केवल मामलों में और कानून द्वारा या पार्टियों के समझौते द्वारा प्रदान किए गए तरीके से किया जा सकता है।
वर्तमान में, प्रतिकृतियों का उपयोग करने की प्रक्रिया कानून द्वारा स्थापित नहीं है, और इसलिए पार्टियों का समझौता दस्तावेजों में प्रतिकृति के उपयोग को "वैध" करने का एकमात्र अवसर बना हुआ है, जिन्हें लेनदेन के समापन या निष्पादन की प्रक्रिया में औपचारिक रूप दिया जाता है।
पार्टियों के समझौते को एक अलग दस्तावेज़ (एक प्रतिकृति का उपयोग करने की प्रक्रिया पर एक समझौता) के रूप में तैयार किया जा सकता है या एक प्रतिकृति के उपयोग पर एक शर्त को मुख्य समझौते के पाठ में शामिल किया जा सकता है। लेकिन किसी भी मामले में, न केवल समझौते में प्रतिकृति का उपयोग करके दस्तावेजों पर हस्ताक्षर करने की संभावना स्थापित करना आवश्यक है, बल्कि इन दस्तावेजों को सूचीबद्ध करना भी आवश्यक है। तभी हस्ताक्षर की प्रतिकृति पुनरुत्पादन में हस्तलिखित हस्ताक्षर के समान कानूनी बल होगा, और अदालत इस तरह से प्रमाणित दस्तावेजों को लिखित साक्ष्य के रूप में स्वीकार करेगी।
यदि मुख्य समझौता प्रतिकृति हस्ताक्षर के उपयोग के लिए प्रदान नहीं करता है, लेकिन कंपनी ने, उदाहरण के लिए, प्रतिकृति का उपयोग करके इस समझौते के लिए एक अतिरिक्त समझौता तैयार किया है, तो अदालत इस अतिरिक्त के लिखित रूप का अनुपालन न करने पर फैसला दे सकती है। समझौता करें और इसे निष्कर्ष नहीं माना जाए।
लेखांकन और कर दस्तावेज़
कर विभाग के विशेषज्ञ अक्सर इस निष्कर्ष पर पहुंचते हैं कि प्राथमिक लेखांकन दस्तावेज़ों पर हस्ताक्षर करते समय आप प्रतिकृति का उपयोग नहीं कर सकते. लेखांकन पर कानून के अनुसार: प्राथमिक दस्तावेजों को लेखांकन के लिए स्वीकार किया जाता है यदि उनमें कई अनिवार्य विवरण होते हैं, जिसमें जिम्मेदार व्यक्तियों के व्यक्तिगत हस्ताक्षर शामिल होते हैं। व्यक्तिगत हस्ताक्षरों को इंगित करने की आवश्यकता हमें यह निष्कर्ष निकालने की अनुमति देती है कि प्राथमिक दस्तावेजों में प्रतिकृति प्रतिकृतियों का उपयोग नहीं किया जा सकता है।
इसके अलावा, प्रतिकृतियां अटॉर्नी की शक्तियों, भुगतान और अन्य दस्तावेजों पर नहीं लगाई जा सकतीं, जिनके वित्तीय परिणाम होते हैं।
रूसी संघ का टैक्स कोड दस्तावेज़ तैयार करते समय प्रतिकृति हस्ताक्षर का उपयोग करने की संभावना निर्धारित नहीं करता है।
लेकिन यह ध्यान में रखा जाना चाहिए कि करों और शुल्क पर कानून द्वारा विनियमित संबंध एक पक्ष की दूसरे पक्ष की अत्यधिक अधीनता पर आधारित होते हैं, और एक सामान्य नियम के रूप में, नागरिक कानून (जो प्रतिकृतियों का उपयोग करना संभव बनाता है) ऐसा नहीं करता है उन पर लागू करें.
जहां तक कर रिटर्न का सवाल है, कानून हस्तलिखित के बजाय इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर का उपयोग करके उन्हें जमा करने की संभावना की अनुमति देता है। हालाँकि, इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर पर कानून "लाइव" हस्ताक्षर के अन्य एनालॉग्स पर लागू नहीं होता है, जिनमें से एक प्रतिकृति है।
प्रतिकृति चालान कटौती के लिए पात्र नहीं होंगे
अलग से, यह फैक्स चालान पर ध्यान देने योग्य है। यहां, कर अधिकारियों की स्थिति स्पष्ट है: चालान को संगठन के प्रमुख और मुख्य लेखाकार या अन्य अधिकृत व्यक्तियों (आदेश या पावर ऑफ अटॉर्नी के आधार पर) के "जीवित" हस्ताक्षर द्वारा प्रमाणित किया जाना चाहिए। इस मामले में प्रतिकृति का उपयोग कानून द्वारा प्रदान नहीं किया गया है, जिसका अर्थ है कि कंपनी को इस पर कटौती के लिए वैट राशि का दावा करने का अधिकार नहीं है।
एलएलसी सील का अनिवार्य विवरण जो चालान जारी करता है
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एक नया कर्मचारी नौकरी के लिए आवेदन करने आया। उन्होंने कई अलग-अलग दस्तावेज़ भरे, लेकिन उस समय पता चला कि कंपनी का प्रमुख काम पर नहीं था। इस संबंध में, कंपनी के एकाउंटेंट ने पूर्ण दस्तावेजों और रोजगार अनुबंध पर एक प्रतिकृति हस्ताक्षर लगाने का निर्णय लिया। इस मामले में, यह हस्ताक्षर अमान्य माना जाएगा, क्योंकि कानून के अनुसार, ऐसे दस्तावेज़ों में प्रबंधक के मूल हस्ताक्षर होने चाहिए।
