मूल्य मूल्यांकन आयोजित करने की प्रक्रिया. दस्तावेजों के मूल्य की जांच करने के चरण और प्रक्रिया

9.1.1. सामान्य प्रावधान

दस्तावेजों के मूल्य की जांच दस्तावेजों की भंडारण अवधि निर्धारित करने और उन्हें स्थायी भंडारण के लिए चुनने के लिए उनके मूल्य के मानदंडों के आधार पर दस्तावेजों का अध्ययन है।

संगठनों और समग्र रूप से राज्य दोनों के लिए विभिन्न दस्तावेजों का मूल्य असमान है। दस्तावेज़ भंडारण की आवश्यकता और भंडारण अवधि मुख्य रूप से उनमें निहित जानकारी के महत्व से निर्धारित होती है।

इसलिए, मूल्य की जांच का उद्देश्य स्थायी और अस्थायी भंडारण और विनाश के लिए दस्तावेजों का चयन करना है।

बाद के भंडारण के लिए चुने गए दस्तावेज़ों के लिए, यह निर्धारित करना महत्वपूर्ण है कि उनमें मौजूद जानकारी की कितने समय तक आवश्यकता हो सकती है। इसलिए, दस्तावेजों के मूल्य की जांच में भंडारण अवधि निर्धारित करना एक महत्वपूर्ण कार्य है।

भंडारण अवधि के आधार पर, दस्तावेज़ों को तीन समूहों में विभाजित किया गया है:

स्थायी भंडारण अवधि वाले दस्तावेज़;

10 वर्ष से अधिक की शेल्फ लाइफ वाले दस्तावेज़;

10 वर्ष तक की भंडारण अवधि वाले दस्तावेज़।

मूल्य की जांच संगठनों और उद्यमों के अभिलेख प्रबंधन, संगठनों के अभिलेखागार और राज्य अभिलेखागार में की जाती है।

कार्यालय कार्य में मूल्य परीक्षण किया जाता है:

मामलों की सूची संकलित करते समय;

मामलों का गठन;

अपने कार्यालय का काम पूरा होने के बाद संगठन के संग्रह में स्थानांतरण के लिए फाइलें तैयार करना।

फ़ाइलों के नामकरण को संकलित करने के चरण में, फ़ाइलों की भंडारण अवधि निर्धारित की जाती है, अर्थात, किसी विशेष मामले में शामिल दस्तावेजों के महत्व का प्रारंभिक मूल्यांकन किया जाता है। मामले बनाते समय, उनके उद्देश्य, सामग्री और भंडारण अवधि के आधार पर कुछ परिसरों को दस्तावेज़ निर्दिष्ट करने की शुद्धता की जांच करना आवश्यक है।

वर्तमान में, दस्तावेज़ों के मूल्य की जाँच निम्न के आधार पर की जाती है:

अभिलेखीय मामलों और प्रबंधन के लिए दस्तावेज़ीकरण समर्थन पर रूसी संघ के वर्तमान कानून और कानूनी कार्य (संघीय कानून दिनांक 22 अक्टूबर, 2004 नंबर 125-एफजेड "रूसी संघ में अभिलेखीय मामलों पर", रूसी संघ के अभिलेखीय कोष पर विनियम, 17 मार्च, 1994 संख्या 552 (19 नवंबर, 2003 को संशोधित) आदि के रूसी संघ के राष्ट्रपति के डिक्री द्वारा अनुमोदित);

दस्तावेजों की मानक और विभागीय सूचियाँ, उनकी भंडारण अवधि, फाइलों के मानक और अनुमानित नामकरण को दर्शाती हैं;

अभिलेखीय मामलों के क्षेत्र में रूस की संघीय अभिलेखीय सेवा और रूसी संघ के घटक संस्थाओं के शासी निकायों के मानक और पद्धति संबंधी दस्तावेज़ (प्रबंधन के लिए दस्तावेज़ीकरण समर्थन की राज्य प्रणाली (1988), किसी संस्था के स्थायी विशेषज्ञ आयोग पर अनुमानित नियम , संगठन, उद्यम (1995), संगठनों के अभिलेखागार के काम के लिए बुनियादी नियम (2002) आदि)।

9.1.2. दस्तावेजों के मूल्य की जांच के लिए सिद्धांत और मानदंड

दस्तावेजों के मूल्य की जांच ऐतिहासिकता, व्यापकता और जटिलता के सिद्धांतों पर आधारित है।

ऐतिहासिकता के सिद्धांत में प्रत्येक दस्तावेज़ का एक निश्चित ऐतिहासिक युग के उत्पाद के रूप में मूल्यांकन करना, उनके विकास की प्रक्रिया में सामाजिक घटनाओं पर विचार करना और ऐसे विकास के कुछ पैटर्न को ध्यान में रखना शामिल है।

व्यापकता के सिद्धांत के लिए, मूल्य मूल्यांकन करते समय, प्रत्येक दस्तावेज़ के विभिन्न पहलुओं पर विचार करना, उनकी सामग्री और बाहरी विशेषताओं दोनों को ध्यान में रखना आवश्यक है।

जटिलता के सिद्धांत के आधार पर, दस्तावेजों का मूल्यांकन संगठन के सामान्य दस्तावेजी कोष में उनके स्थान को ध्यान में रखते हुए किया जाता है, क्योंकि वे एक-दूसरे से संबंधित होते हैं और अन्य दस्तावेजों को दोहरा सकते हैं, पूरक या अवशोषित कर सकते हैं।

परीक्षा के सिद्धांतों के आधार पर, मानदंडों की एक प्रणाली विकसित की गई है, यानी वैज्ञानिक रूप से आधारित संकेत जो दस्तावेजों के मूल्य की डिग्री निर्धारित करने की अनुमति देते हैं। प्रणाली में मानदंड के तीन समूह होते हैं: दस्तावेज़ों की उत्पत्ति, उनकी सामग्री और बाहरी विशेषताएं।

दस्तावेज़ों की उत्पत्ति के मानदंड में शामिल हैं: सार्वजनिक प्रशासन प्रणाली या किसी विशिष्ट उद्योग में संगठन की भूमिका और स्थान, उसके द्वारा किए जाने वाले कार्यों का महत्व, समाज के जीवन में किसी व्यक्ति का महत्व, समय और स्थान दस्तावेज़ों का निर्माण.

दस्तावेज़ की बाहरी विशेषताओं के मानदंड में शामिल हैं: दस्तावेज़ की पहचान का रूप (हस्ताक्षर, दिनांक, संकल्प, मुहरों की उपस्थिति), सामग्री की रिकॉर्डिंग और हस्तांतरण का रूप, दस्तावेज़ की डिज़ाइन विशेषताएं, इसकी भौतिक स्थिति। आइए उनमें से कुछ पर नजर डालें।

दस्तावेज़ों के मूल्य का एक मुख्य मानदंड उनमें मौजूद जानकारी का अर्थ है। सामग्री का मूल्य सीधे दस्तावेज़ में प्रतिबिंबित घटना, घटना, तथ्य के महत्व के साथ-साथ उनके कवरेज की पूर्णता, जानकारी की नवीनता और विशिष्टता पर निर्भर करता है।

दस्तावेजों के मूल्य की जांच करते समय अन्य दस्तावेजों में दस्तावेज़ की जानकारी की पुनरावृत्ति जैसे मानदंड को ध्यान में रखना बहुत महत्वपूर्ण है, क्योंकि संस्थानों और संगठनों की गतिविधियों में महत्वपूर्ण संख्या में दोहरे दस्तावेज़ (मूल की प्रतिलिपि प्रतियां) या दस्तावेज़ होते हैं। जो जानकारी एक डिग्री या किसी अन्य तक दोहराई जाती है वह बनती है। डुप्लिकेट दस्तावेज़ों को अक्सर केस बनाने के चरण में ही नष्ट करने के लिए आवंटित कर दिया जाता है। हालाँकि, उन दस्तावेज़ों का सही मूल्यांकन करना बहुत महत्वपूर्ण है जिनमें डेटा विभिन्न रूपों और मात्राओं में दोहराया जाता है।

भंडारण या विनाश के लिए दस्तावेज़ों का चयन करते समय दस्तावेज़ पहचान के रूप का निर्धारण एक महत्वपूर्ण भूमिका निभाता है। हम दस्तावेजों की कानूनी ताकत के बारे में बात कर रहे हैं। संगठन के अभिलेखागार में भंडारण के लिए स्वीकार किए गए सभी आधिकारिक दस्तावेजों को सही ढंग से निष्पादित किया जाना चाहिए और प्रमाणपत्र की उचित संरचना होनी चाहिए। मूल दस्तावेज़ और उनकी प्रतियों दोनों में कानूनी बल होना चाहिए। मूल्य की परीक्षा आयोजित करते समय, दस्तावेजों की मूल प्रतियों को प्राथमिकता दी जाती है, और उनकी अनुपस्थिति में प्रमाणित प्रतियों को प्राथमिकता दी जाती है। दस्तावेज़ों का मूल्यांकन करते समय, आपको दस्तावेज़ों की प्रतियों सहित कागजी कार्य नोट्स के बारे में बहुत सावधान रहना चाहिए, क्योंकि वे अक्सर सामग्री के पूरक होते हैं। नोट्स अपने लेखन के कारण भी दिलचस्प हो सकते हैं।

दस्तावेज़ों की बाहरी विशेषताओं के मानदंड में उनकी भौतिक स्थिति शामिल है। कार्यालय के काम में, यह मानदंड व्यक्तिगत मामलों में लागू किया जाता है। उदाहरण के लिए, जब किसी दस्तावेज़ की मूल प्रति खराब तरीके से संरक्षित होती है, तो एक प्रति भंडारण के लिए स्थानांतरित कर दी जाती है। मूल के साथ एक प्रति संलग्न की जा सकती है। क्षति के मामले में, सबसे मूल्यवान दस्तावेजों की प्रतियां बहाली के अधीन हैं।

जैसा कि पहले ही उल्लेख किया गया है, दस्तावेजों के मूल्य की जांच करते समय, भंडारण अवधि वाले दस्तावेजों की सूची भंडारण अवधि या कई प्रबंधन दस्तावेजों के नष्ट होने की संभावना को स्थापित करना संभव बनाती है। हालाँकि, कई दस्तावेज़ों को भंडारण की आवश्यकता और अवधि निर्धारित करने के लिए अतिरिक्त अध्ययन की आवश्यकता होती है।

9.1.3. दस्तावेजों के मूल्य की जांच का संगठन

दस्तावेजों के मूल्य की जांच, चयन और स्थायी भंडारण के लिए दस्तावेजों के हस्तांतरण की तैयारी पर काम को व्यवस्थित और संचालित करने के लिए, एक स्थायी विशेषज्ञ आयोग (ईसी) बनाया जाता है।

मंत्रालयों और विभागों और अधीनस्थ नेटवर्क वाले अन्य बड़े संगठनों में, विशेषज्ञ आयोगों के अलावा, केंद्रीय विशेषज्ञ आयोग (सीईसी) बनाए जाते हैं। इस मामले में, विशेषज्ञ आयोग संरचनात्मक प्रभागों और अधीनस्थ संगठनों में काम करते हैं, और केंद्रीय विशेषज्ञ आयोग उनकी गतिविधियों को नियंत्रित करता है। सीईसी का एक कार्य परीक्षा आयोजित करने में पद्धतिगत सहायता प्रदान करना है।

सीईसी और ईसी संबंधित अभिलेखीय संस्थान के विशेषज्ञ सत्यापन आयोग (ईपीसी) के साथ निरंतर संपर्क में काम करते हैं। दस्तावेजों के मूल्य की जांच के मामले में ईपीसी निर्णायक प्राधिकारी हैं, वे मूल्यवान दस्तावेजों की सुरक्षा को नियंत्रित करते हैं, इसलिए, उनके कई निर्णयों को उनके साथ समन्वित किया जाना चाहिए। उदाहरण के लिए, यदि सूची में मामलों के लिए भंडारण अवधि को "ईपीके" चिह्न द्वारा दर्शाया गया है, तो शर्तों की अवधि और स्थायी राज्य भंडारण के लिए मामलों की स्वीकृति पर अंतिम निर्णय संग्रह के ईपीसी द्वारा किया जाता है। स्वामित्व के गैर-राज्य रूपों के संगठन अपने दस्तावेजों के मूल्य की जांच के कई मुद्दों पर स्वतंत्र रूप से निर्णय लेते हैं। हालाँकि, संघीय कानून "रूसी संघ में संग्रह पर" के अनुसार, अभिलेखीय अधिकारियों के साथ दस्तावेजों के विनाश से संबंधित निर्णयों का समन्वय करना उनके लिए अनिवार्य है।

रोसारखिव ने विशेषज्ञ और केंद्रीय विशेषज्ञ आयोगों पर अनुमानित नियम विकसित किए हैं। ये दस्तावेज़ विशिष्ट संगठनों और उद्यमों के विशेषज्ञ आयोगों पर नियम बनाने के आधार के रूप में कार्य करते हैं। विशेषज्ञ आयोग पर विशिष्ट नियमों को संगठन के प्रमुख द्वारा अनुमोदित किया जाता है।

EC का उद्देश्य है:

मामलों का नामकरण संकलित करते समय और मामले बनाने की प्रक्रिया में कार्यालय कार्य के चरण में दस्तावेजों के मूल्य की जांच का आयोजन और संचालन करने में;

संगठन के अभिलेखागार में स्थानांतरण के लिए दस्तावेजों को तैयार करने में उनके मूल्य की जांच का आयोजन और संचालन करना;

राज्य या नगरपालिका संग्रह में स्थायी भंडारण के लिए स्थानांतरण के लिए दस्तावेजों के चयन और तैयारी का आयोजन और संचालन करना।

संगठनों की विशेषज्ञ सेवाओं के कार्य संगठनों के अभिलेखागार के संचालन के लिए बुनियादी नियमों द्वारा निर्धारित किए जाते हैं। वे सम्मिलित करते हैं:

भंडारण और विनाश के लिए मामलों का वार्षिक चयन आयोजित करना;

अनुमोदन (अनुमोदन) पर विचार और निर्णय लेना:

संगठन के मामलों का मसौदा नामकरण (समेकित और संरचनात्मक प्रभागों द्वारा);

संगठन के अभिलेखागार में स्थानांतरण के अधीन कार्मिक रिकॉर्ड सहित स्थायी और अस्थायी (10 वर्ष से अधिक) भंडारण की सूची;

राज्य पुरालेख सेवा की स्थापना के साथ संपन्न एक समझौते के अनुसार राज्य भंडारण में स्थानांतरण के अधीन फाइलों की सूची। फिर इन आविष्कारों को संबंधित अभिलेखीय संस्थान के ईपीसी द्वारा अनुमोदन के लिए भेजा जाना चाहिए;

उन फ़ाइलों को नष्ट करने के लिए पृथक्करण पर कार्य करता है जो आगे भंडारण के अधीन नहीं हैं;

सूचियों द्वारा स्थापित दस्तावेजों की कुछ श्रेणियों के लिए भंडारण अवधि को बदलने और सूचियों द्वारा प्रदान नहीं किए गए दस्तावेजों के लिए भंडारण अवधि निर्धारित करने के लिए प्रस्तावों की तैयारी;

संगठन में दस्तावेज़ीकरण के साथ काम करने के मुद्दों पर नियामक और पद्धति संबंधी दस्तावेजों के मसौदे की तैयारी और समीक्षा में भागीदारी।

इसके अलावा, ईसी, अभिलेख प्रबंधन सेवा और संग्रह के प्रमुख के साथ मिलकर, अभिलेख प्रबंधन में मामलों के गठन और संगठन के संग्रह में स्थानांतरण के लिए दस्तावेजों की तैयारी की गुणवत्ता की निगरानी करता है; दस्तावेजों के मूल्य की जांच करने, मामलों के नामकरण, सूची, अधिनियम आदि तैयार करने के मुद्दों पर संगठन के कर्मचारियों को पद्धतिगत और व्यावहारिक सहायता प्रदान करना।

संगठन के प्रमुख के आदेश से एक विशेषज्ञ आयोग बनाया जाता है। इसमें आमतौर पर कम से कम तीन सबसे योग्य कर्मचारी शामिल होते हैं जिनके पास व्यापक कार्य अनुभव होता है और वे इस संगठन की संरचना, गतिविधियों, कार्यालय कार्य और दस्तावेज़ीकरण से अच्छी तरह परिचित होते हैं। आयोग में संग्रह के प्रमुख या संग्रह के लिए जिम्मेदार अधिकारी को शामिल किया जाना चाहिए। ईसी का अध्यक्ष संगठन के नेताओं में से एक होना चाहिए, जो रिकॉर्ड प्रबंधन और अभिलेखागार का प्रभारी है।

ईसी के निर्णय ईसी की अनुमोदित कार्य योजना के अनुसार और आवश्यकतानुसार आयोजित बैठकों में बहुमत से सामूहिक रूप से लिए जाते हैं।

EC की बैठकें रिकॉर्ड की जाती हैं. बैठकों के कार्यवृत्त पर आयोग के अध्यक्ष और सचिव द्वारा हस्ताक्षर किए जाते हैं। आयोग के निर्णय संगठन के प्रमुख की मंजूरी के बाद ही लागू होते हैं।

यदि ईसी प्रोटोकॉल में ड्राफ्ट मानक और फाइलों के अनुमानित नामकरण के अनुमोदन और मानक और विभागीय सूचियों या फाइलों के मानक और अनुकरणीय नामकरण द्वारा स्थापित दस्तावेजों के लिए भंडारण अवधि को बदलने पर निर्णय शामिल हैं, तो उन्हें पहले ईपीसी को प्रस्तुत किया जाना चाहिए। संबंधित पुरालेख संस्था द्वारा और उसके बाद ही संस्था के प्रमुख द्वारा अनुमोदित किया जाता है।

9.1.4. परीक्षा के परिणामों को आयोजित करने और संसाधित करने की प्रक्रिया

दस्तावेज़ मान

दस्तावेज़ों के मूल्य की जाँच प्रतिवर्ष की जाती है। यह संगठन के पुरालेख कर्मचारियों के पद्धतिगत मार्गदर्शन के तहत ईसी के साथ मिलकर प्रीस्कूल शिक्षा सेवा के कर्मचारियों द्वारा किया जाता है।

परीक्षा प्रक्रिया के दौरान निम्नलिखित कार्य किये जाते हैं:

संग्रह में स्थानांतरण के लिए स्थायी और अस्थायी (10 वर्ष से अधिक) भंडारण के मामलों का चयन;

उन मामलों का चयन जिन्हें अस्थायी रूप से संरचनात्मक इकाइयों में संग्रहीत किया जाना चाहिए;

पिछले वर्षों की उन फ़ाइलों को नष्ट करने के लिए आवंटन जिनकी भंडारण अवधि समाप्त हो गई है।

साथ ही, फाइलों के नामकरण की गुणवत्ता और दस्तावेजों के लिए भंडारण अवधि निर्धारित करने की शुद्धता की जांच की जाती है।

इस प्रकार, मूल्य की जांच के परिणामस्वरूप, विभिन्न भंडारण अवधि वाले दस्तावेजों के चार समूहों की पहचान की जाती है:

राज्य अभिलेखागार में स्थायी भंडारण के अधीन दस्तावेज़;

संगठन के अभिलेखागार में अस्थायी भंडारण (10 वर्ष से अधिक) के अधीन दस्तावेज़;

संरचनात्मक इकाइयों में अस्थायी भंडारण (10 वर्ष तक) के अधीन दस्तावेज़;

भंडारण अवधि की समाप्ति के कारण दस्तावेज़ नष्ट हो सकते हैं।

मामलों की इन श्रेणियों का चयन करते समय, मामले में दस्तावेजों की वास्तविक सामग्री का विश्लेषण किया जाता है। केवल नामकरण में शामिल मामलों के शीर्षकों द्वारा दस्तावेजों के मूल्य और उनके भंडारण की अवधि निर्धारित करने की अनुमति नहीं है।

स्थायी और अस्थायी (10 वर्ष से अधिक) भंडारण अवधि वाले दस्तावेज़ों पर विशेष ध्यान दिया जाना चाहिए। उनका चयन दस्तावेजों की पृष्ठ दर पृष्ठ समीक्षा के आधार पर किया जाता है। मामलों के निर्माण के दौरान हुई त्रुटियों की पहचान करने और स्थायी भंडारण अवधि वाले दस्तावेजों को अस्थायी भंडारण के दस्तावेजों से अलग करने का यही एकमात्र तरीका है।

"ईपीसी" चिह्नित मामलों की भी पृष्ठ दर पृष्ठ समीक्षा की जाती है। यह आपको उन दस्तावेज़ों की पहचान करने की अनुमति देता है जिन्हें स्थायी रूप से संग्रहीत करने की आवश्यकता है। ऐसे दस्तावेजों वाले मामलों को पुन: स्वरूपित किया जाना चाहिए: स्थायी और अस्थायी भंडारण अवधि वाले दस्तावेजों को स्वतंत्र मामलों में बनाया जाता है या सजातीय दस्तावेजों के साथ पहले से ही गठित मामलों से जोड़ा जाता है। अस्थायी भंडारण दस्तावेज़ों की शर्तें दस्तावेज़ों की सूची या संगठन की फ़ाइलों के नामकरण द्वारा स्पष्ट की जाती हैं। "ईपीसी" चिह्नित फ़ाइलों की भंडारण अवधि पर अंतिम निर्णय अभिलेखीय संस्थान के विशेषज्ञ सत्यापन आयोग द्वारा किया जाता है।

दस्तावेजों के मूल्य की जांच के परिणामों के आधार पर, कई दस्तावेज तैयार किए जाते हैं:

स्थायी भंडारण के लिए फाइलों की सूची;

अस्थायी (10 वर्ष से अधिक) भंडारण मामलों की सूची;

कार्मिक मामलों की सूची;

उन फ़ाइलों को नष्ट करने के लिए आवंटन पर एक अधिनियम जो भंडारण के अधीन नहीं हैं।

इन्वेंट्री के आधार पर, संबंधित फ़ाइलें संगठन के अभिलेखागार में स्थानांतरित कर दी जाती हैं। अस्थायी (10 वर्ष तक) भंडारण के दस्तावेज़ों को संग्रह में स्थानांतरित नहीं किया जा सकता है। उन्हें या तो संगठन की दस्तावेज़ीकरण सहायता सेवा में या संरचनात्मक प्रभागों में संग्रहीत किया जाता है और, भंडारण अवधि समाप्त होने पर, निर्धारित तरीके से नष्ट कर दिया जाता है।

ईसी की बैठक में सूची की समीक्षा की जाती है और संगठन के प्रमुख द्वारा अनुमोदित किया जाता है। स्थायी भंडारण के लिए फाइलों की सूची को अभिलेखीय संस्थान के ईपीसी द्वारा अनुमोदित किया जाता है, और कर्मियों के लिए फाइलों की सूची पर इसके साथ सहमति व्यक्त की जाती है।

इसके साथ ही मामलों की सूची के साथ-साथ ईसी की बैठक में समाप्त भंडारण अवधि वाले मामलों को नष्ट करने के लिए आवंटन पर भी विचार किया जाता है। ईपीसी द्वारा स्थायी भंडारण के लिए फाइलों की सूची को मंजूरी देने के बाद ही संगठन को अधिनियम में शामिल फाइलों को नष्ट करने का अधिकार है। अधिनियम में वे मामले शामिल हैं जिनकी भंडारण अवधि उस वर्ष की 1 जनवरी तक समाप्त हो गई है जिसमें अधिनियम तैयार किया गया है। अधिनियम पूरे संगठन के मामलों के लिए तैयार किया गया है। यदि इसमें कई संरचनात्मक प्रभागों के मामले शामिल हैं, तो प्रत्येक प्रभाग के मामलों के शीर्षकों के समूह से पहले उसका नाम दर्शाया गया है। समान मामलों को मामलों की संख्या दर्शाते हुए एक सामान्य शीर्षक के तहत अधिनियम में शामिल किया गया है। विनाश के लिए फ़ाइलें आवंटित करने का कार्य एकीकृत रूप में तैयार किया गया है। यह दस्तावेजों के मूल्य की जांच करने वाले अधिकारी द्वारा हस्ताक्षरित है, और अभिलेखीय संस्थान के ईपीसी द्वारा अनुमोदन के बाद, स्थायी भंडारण के लिए फाइलों की सूची को संगठन के प्रमुख द्वारा अनुमोदित किया जाता है। विनाश के लिए दस्तावेजों के आवंटन पर अधिनियम में दस्तावेज़ीकरण के निपटान में शामिल उपयुक्त संगठन को प्रसंस्करण के लिए दस्तावेजों की डिलीवरी पर एक नोट शामिल है। दस्तावेजों की डिलीवरी को डिलीवरी नोट्स द्वारा औपचारिक रूप दिया जाता है, जो कृत्यों और सूची के साथ मिलकर संगठन के अभिलेखागार में दर्ज और संग्रहीत किए जाते हैं। इन सभी दस्तावेज़ों की एक स्थायी भंडारण अवधि होती है।

दस्तावेजों के मूल्य की जांच स्थापित मानदंडों के आधार पर किसी दस्तावेज़ के ऐतिहासिक, वैज्ञानिक, सांस्कृतिक या अन्य महत्व को निर्धारित करने की एक प्रक्रिया है। यह तब किया जाता है जब किसी दस्तावेज़ की भंडारण अवधि स्थापित करना आवश्यक होता है। दस्तावेज़ों के मूल्य की उचित जांच कैसे करें, हमारा लेख पढ़ें।

लेख से आप सीखेंगे:

दस्तावेज़ों के मूल्य की जाँच करना क्यों आवश्यक है?

उद्यम की सभी गतिविधियाँ, प्रत्येक व्यावसायिक संचालन, प्रत्येक संगठनात्मक परिवर्तन या तकनीकी प्रक्रिया में किया गया समायोजन दस्तावेजों के आधार पर किया जाता है। एक उचित रूप से निष्पादित दस्तावेज़ जिसमें मानक रूप में इसके लिए स्थापित सभी विवरण हैं, इसकी सामग्री के कानूनी महत्व की पुष्टि है। इसलिए, कैलेंडर वर्ष के अंत में, संगठन में सभी दस्तावेजों को अनुमोदित नामकरण के अनुसार फाइलों में बनाया जाता है, और उद्यम के संग्रह में संग्रहीत किया जाता है।

इस मामले में, प्रत्येक दस्तावेज़ को आंतरिक सूची में शामिल किया जाता है, फ़ाइल में चिपकाया जाता है, इसकी भंडारण अवधि के अनिवार्य संकेत के साथ। यह अवधि दस्तावेज़ के उद्देश्य, उसकी सामग्री, उसमें प्रस्तुत जानकारी के मूल्य और उसके व्यावहारिक महत्व से निर्धारित होती है। इसके आधार पर, भंडारण अवधि के अनुसार दस्तावेजों को विभाजित किया जाता है:

• अल्पकालिक भंडारण (10 वर्ष से कम);
• दीर्घकालिक भंडारण (10 वर्ष से अधिक);
• स्थायी भंडारण (हमेशा के लिए)।

ऑफिस के काम में इसे कई बार किया जाता है. प्रारंभ में, कैलेंडर वर्ष के अंत में मामलों की सूची और उनके गठन को संकलित करते समय उनका मूल्य निर्धारित किया जाता है। इसके अलावा, भंडारण अवधि की समाप्ति के कारण दस्तावेजों को कार्यालय के काम से हटा दिए जाने के बाद, उन्हें उद्यम के संग्रह में स्थानांतरित करने की तैयारी में एक विशेषज्ञ मूल्यांकन किया जाना चाहिए।

यह स्थापित करने के लिए कि किसी विशेष व्यवसाय पत्र को कितने समय तक संग्रहीत करना आवश्यक होगा, दस्तावेजों के मूल्य की जांच पहले की जाती है। मूल्यांकन दस्तावेजों की मानक या उद्योग-विशिष्ट सूचियों के आधार पर किया जाता है जो भंडारण अवधि स्थापित करते हैं। मॉडल सूचियाँ अंतरक्षेत्रीय महत्व के नियम हैं, उनके प्रावधान सभी संस्थानों और संगठनों के लिए मान्य हैं। उद्योग सूचियों का उपयोग समान विभागीय अधीनता के उद्यमों द्वारा किया जाता है। उदाहरण के लिए, शैक्षणिक संस्थानों, चिकित्सा संस्थानों आदि के लिए ऐसी सूचियाँ हैं, लेकिन ऐसे नियम हठधर्मिता नहीं हैं और, एक नियम के रूप में, निरंतर भंडारण या किसी विशेष दस्तावेज़ को नष्ट करने की आवश्यकता पर निर्णय व्यक्तिगत आधार पर किया जाता है - एक के दौरान दस्तावेजों के मूल्य की जांच.

जब दस्तावेजों की भंडारण अवधि समाप्त हो जाती है, तो उन्हें निपटान के लिए भेजे जाने से पहले, संग्रह में दस्तावेजों के मूल्य की जांच भी की जाती है। यह प्रक्रिया अनिवार्य है और यह सुनिश्चित करने के लिए डिज़ाइन की गई है कि वे कागजात जो अब किसी भी व्यावहारिक, ऐतिहासिक, वैज्ञानिक या किसी अन्य मूल्य का प्रतिनिधित्व नहीं करते हैं, उन्हें अपरिवर्तनीय रूप से नष्ट कर दिया जाएगा।

दस्तावेज़ों के मूल्य की जाँच के मुख्य कार्यों में शामिल हैं:

1. उन दस्तावेजों के निपटान के लिए चयन जिनकी भंडारण अवधि समाप्त हो गई है;
2. उनके मूल्य को स्थापित करने और उन्हें नगरपालिका, राज्य या किसी अन्य विशेष संग्रह में भंडारण के लिए स्थानांतरित करने की उपयुक्तता पर निर्णय लेने के लिए नष्ट किए जाने वाले दस्तावेजों की समीक्षा करना;
3. उन दस्तावेज़ों का चयन जिनका न तो आर्थिक, न राजनीतिक, न ही ऐतिहासिक मूल्य है और जिन्हें अभी भी अस्थायी आधार पर संग्रहीत किया जाएगा;
4. पुनर्चक्रण योग्य सामग्रियों के विनाश और प्रसंस्करण में विशेषज्ञता वाले एक ठेकेदार संगठन को निपटाए जाने और हस्तांतरित किए जाने वाले दस्तावेजों का चयन;
5. पहले से स्थापित भंडारण अवधि को स्थापित करने और समायोजित करने के लिए भंडारण में शेष दस्तावेजों का विशेषज्ञ मूल्यांकन।

संग्रह में दस्तावेज़ों के मूल्य की जाँच

अभिलेखागार में, भंडारण इकाइयों के महत्व का एक विशेषज्ञ मूल्यांकन किया जाता है, उदाहरण के लिए:

1. जब कुछ सामग्री प्रकाशन के लिए तैयार की जा रही हो;
2. विषयगत रजिस्टर, कैटलॉग, निर्देशिका बनाते समय;
3. किसी दस्तावेज़ को माइक्रोफ़िल्मिंग या इलेक्ट्रॉनिक डिजिटल रूप में परिवर्तित करने की आवश्यकता पर निर्णय लेना;
4. दस्तावेज़ों को अन्य अभिलेखागार में स्थानांतरित करते समय।

इन मामलों में मूल्यांकन मानदंडों के आधार पर किया जाता है दस्तावेजों के मूल्य की जांच, जिसकी संरचना और विशेषताएं चयन के लक्ष्यों और उद्देश्यों पर निर्भर करती हैं। वहीं, इसमें न सिर्फ पुरालेख कर्मचारी बल्कि अन्य क्षेत्रों में काम करने वाले विशेषज्ञ भी हिस्सा लेते हैं। राज्य अभिलेखागार में स्थानांतरण के लिए मुख्य चयन मानदंड हैं: स्थिरता, अखंडता, ऐतिहासिक या सांस्कृतिक महत्व।

दस्तावेजों के मूल्य की जांच के लिए मानदंड की संरचना इस पर निर्भर करती है:

मूल, जिसमें दस्तावेज़ कहाँ, कब और किसके द्वारा बनाया गया था, इसका सामाजिक-राजनीतिक महत्व और कार्यात्मक उद्देश्य, प्रकार और भूमिका शामिल है;

बाहरी विशेषताएँ,जिसमें संरक्षण की डिग्री, स्थानांतरण का रूप, पंजीकरण और प्रमाणीकरण शामिल है।

इसके अलावा, किसी दस्तावेज़ का मूल्य निम्नलिखित कारकों से प्रभावित होता है:

कानूनी और ऐतिहासिक महत्व;

आत्मकथात्मक;

भाषाई, सांस्कृतिक और कलात्मक विशेषताएं।

चूँकि विशेषज्ञ मूल्यांकन के लिए मानदंड का चुनाव उसके लक्ष्यों पर निर्भर करता है, प्रत्येक विशिष्ट मामले में उनका महत्व अलग-अलग होगा।

दस्तावेजों के मूल्य की जांच से हमारा तात्पर्य रूसी संघ के राज्य अभिलेखीय कोष में शामिल करने के लिए भंडारण अवधि और चयन स्थापित करने के लिए दस्तावेजों का अध्ययन करने और उनके वैज्ञानिक, सांस्कृतिक और राष्ट्रीय महत्व को निर्धारित करने की प्रक्रिया से है।
इसके आधार पर, हम कह सकते हैं कि परीक्षा दस्तावेजों के साथ काम के मुख्य प्रकारों में से एक है, क्योंकि इसका मुख्य लक्ष्य रूसी संघ के अभिलेखीय कोष का गठन है।

दस्तावेजों के मूल्य की जांच - स्वीकृत मानदंडों के आधार पर राज्य भंडारण के लिए दस्तावेजों का चयन या भंडारण अवधि की स्थापना। (चित्र 8.3)।

चित्र 8.3 - दस्तावेजों के मूल्य की जांच

दस्तावेजों के मूल्य की जांच रूस की राज्य पुरालेख सेवा द्वारा विकसित मानक और पद्धति संबंधी दस्तावेजों के आधार पर की जाती है। हम इन दस्तावेज़ों को सूचीबद्ध करते हैं:

1. रूसी संघ के पुरालेख निधि और पुरालेख दिनांक 07.07.1993 संख्या 5341-1 पर रूसी संघ के विधान के मूल सिद्धांत;

2. रूसी संघ के मंत्रालय, विभाग के केंद्रीय विशेषज्ञ आयोग (सीईसी) पर अनुमानित नियम। मार्च 17, 1998 संख्या 19 के संघीय पुरालेख के आदेश द्वारा अनुमोदित;

3. संगठन के स्थायी विशेषज्ञ आयोग पर अनुमानित नियम। 19 जनवरी 1995 संख्या 2 के संघीय पुरालेख के आदेश द्वारा अनुमोदित;

4. विभागीय अभिलेखागार के संचालन के लिए बुनियादी नियम। यूएसएसआर के मुख्य पुरालेख दिनांक 09/05/1985 संख्या 263 के आदेश द्वारा अनुमोदित;

5. राज्य समितियों, मंत्रालयों, विभागों और अन्य संस्थानों, संगठनों, उद्यमों की गतिविधियों में उत्पन्न मानक दस्तावेजों की सूची, भंडारण अवधि का संकेत। 15 अगस्त 1988 को यूएसएसआर मंत्रिपरिषद के तहत मुख्य अभिलेखीय निदेशालय द्वारा अनुमोदित (27 जून 1996 को संशोधित)

6. विभागीय सूचियाँ।

दस्तावेजों के मूल्य की जांच की जाती है:

· किसी संगठन (संस्था) के कार्यालय कार्य में;

· विभागीय पुरालेख में;

· राज्य अभिलेखागार में, एक स्वतंत्र प्रकार के कार्य (लक्ष्य परीक्षा) के साथ-साथ अभिलेखीय निधियों की सूची के विवरण और प्रसंस्करण में।

किसी संगठन (संस्था) के कार्यालय कार्य में दस्तावेजों का मूल्यांकन किया जाता है:

मामलों की सूची संकलित करते समय, जब भविष्य के मामले का मूल्य सूचियों के आधार पर निर्धारित किया जाता है;

· किसी संगठन (संस्था) द्वारा प्राप्त दस्तावेजों को पंजीकृत करते समय (किसी दस्तावेज़ पर एक सूचकांक डालकर, एक विशिष्ट मामले के साथ इसकी संबद्धता निर्धारित की जाती है, जहां भंडारण अवधि इंगित की जाती है);

· किसी मामले में दस्तावेज़ भेजते समय (निष्पादक, दस्तावेज़ में चर्चा किए गए मुद्दे का विस्तार से अध्ययन करके, सक्षम रूप से यह निर्धारित कर सकता है कि दस्तावेज़ किसी मामले से संबंधित है या नहीं);

· मामलों के लिए दस्तावेजों को जिम्मेदार ठहराने की शुद्धता की जांच करते समय (संभावित त्रुटियों को खत्म करने के लिए मामलों की पृष्ठ दर पृष्ठ समीक्षा की जानी चाहिए);

· अपने कार्यालय का काम पूरा होने के बाद बाद के भंडारण के लिए फाइलें तैयार करते समय (कार्यालय के काम के लिए जिम्मेदार व्यक्ति द्वारा संगठन (संस्था) की एक संरचनात्मक इकाई में किया जाता है और जमा होने पर संगठन (संस्था) के एक विशेषज्ञ आयोग द्वारा नियंत्रित किया जाता है पुरालेख)।

उपरोक्त के आधार पर, हम कह सकते हैं कि दस्तावेजों का मूल्य स्वामित्व के रूप और कानूनी रूप की परवाह किए बिना निर्धारित किया जाता है, जिसमें फंड बनाने वाला संगठन शामिल होता है, परीक्षा सामान्य सिद्धांतों और मानदंडों के आधार पर की जाती है;

दस्तावेज़ों के मूल्य का आकलन करने का आधार निम्नलिखित सिद्धांत हैं:

· ऐतिहासिकता का सिद्धांत (विकास की प्रक्रिया में किसी भी घटना पर विचार करना और कुछ सामाजिक घटनाओं और संबंधों के विकास के पैटर्न का विश्लेषण करना आवश्यक है);

· व्यापकता का सिद्धांत (परीक्षा के दौरान दस्तावेज़ की आंतरिक और बाहरी विशेषताओं का अध्ययन करना आवश्यक है);

· किसी दस्तावेज़ के व्यापक मूल्यांकन का सिद्धांत (एक दस्तावेज़ का मूल्यांकन अन्य दस्तावेज़ों के साथ संयोजन में किया जाना चाहिए, क्योंकि कुछ दस्तावेज़ दूसरों द्वारा पूरक होते हैं, अन्य पहले को दोहराते हैं, और अन्य को दूसरे द्वारा पूरी तरह से अवशोषित किया जा सकता है)।

सिद्धांतों के आधार पर, मानदंडों की एक प्रणाली बनाई जाती है, यानी वैज्ञानिक रूप से आधारित विशेषताओं की एक प्रणाली, जिसके आधार पर दस्तावेजों का मूल्य निर्धारित किया जाता है। मानदंड प्रणाली को व्यापक रूप से लागू मानदंडों के तीन समूहों में विभाजित किया जा सकता है: दस्तावेजों की उत्पत्ति, सामग्री, बाहरी विशेषताएं।

मूल मानदंड में शामिल हैं:

· सार्वजनिक प्रशासन प्रणाली या किसी विशिष्ट उद्योग में किसी संगठन (संस्था, व्यक्ति) की भूमिका और स्थान, उसके द्वारा किए जाने वाले कार्यों का महत्व;

· दस्तावेज़ निर्माण का समय और स्थान.

सामग्री मानदंड के लिए:

· दस्तावेज़ों में प्रतिबिंबित घटना (घटना, वस्तु) का महत्व;

· अन्य दस्तावेज़ों में जानकारी की पुनरावृत्ति;

· दस्तावेज़ों का उद्देश्य;

· दस्तावेज़ों का प्रकार और प्रकार.

दस्तावेज़ों की बाहरी विशेषताओं के लिए मानदंड:

· दस्तावेज़ की कानूनी प्रामाणिकता (हस्ताक्षर, दिनांक, मुहरों की उपस्थिति);

· संकल्पों, नोट्स की उपस्थिति;

· पाठ प्रसारण की विशेषताएं;

· दस्तावेज़ के भौतिक आधार की विशेषताएं;

· दस्तावेज़ की भौतिक स्थिति की विशेषताएं.

दस्तावेज़ों में निहित जानकारी का अर्थ उनके मूल्य का मुख्य मानदंड है। आधुनिक संगठनों (संस्थानों) के दस्तावेज़ीकरण को समूहों में विभाजित किया जा सकता है:

· संगठन (संस्था) की मुख्य गतिविधियों, साथ ही इसके संरचनात्मक प्रभागों को दर्शाने वाले दस्तावेज़;

· सहायक मूल्य के दस्तावेज़ (उनकी भंडारण अवधि कई महीनों से लेकर दस साल या उससे भी अधिक तक होती है);

· कर्मियों पर दस्तावेज़ (कई वर्षों से लेकर कई दशकों तक और कुछ स्थायी रूप से संग्रहीत)।

दस्तावेजों के मूल्य की एक परीक्षा आयोजित करने और संचालित करने और उन्हें राज्य भंडारण के लिए चुनने के साथ-साथ परीक्षा आयोजित करने में पद्धतिगत सहायता को नियंत्रित करने और प्रदान करने के लिए, संगठन (संस्थान) में विशेषज्ञ निकाय और विशेषज्ञ आयोग बनाए जाते हैं।
सीईसी का आयोजन रूसी संघ के मंत्रालयों और विभागों में किया जाता है। अन्य संगठनों के साथ-साथ मंत्रालयों और विभागों के संरचनात्मक प्रभागों में भी ईसी बनाए जाते हैं।

सीईसी और ईसी स्थायी सलाहकार निकाय हैं, जिनके निर्णयों को संगठन (संस्था) के प्रमुख द्वारा अनुमोदित किया जाता है।
केंद्रीय विशेषज्ञ आयोग की नियुक्ति मंत्रालय (विभाग) के आदेश से मुख्य संरचनात्मक इकाइयों के सबसे योग्य विशेषज्ञों में से एक वरिष्ठ अधिकारी की अध्यक्षता में की जाती है। इसकी संरचना में आवश्यक रूप से संगठन (संस्था) के संग्रह का प्रमुख और संबंधित राज्य संग्रह का एक प्रतिनिधि शामिल होता है, जो दिए गए मंत्रालय (विभाग) के साथ पंजीकृत होता है।

संगठन का विशेषज्ञ आयोग भी संगठन (संस्था) के प्रमुख के आदेश से नियुक्त किया जाता है। आयोग का अध्यक्ष संगठन (संस्था) के उप प्रमुखों में से एक होना चाहिए। आयोग में तीन से पांच सबसे योग्य कर्मचारी शामिल होते हैं जिनके पास व्यापक कार्य अनुभव होता है और वे इस संगठन (संस्था) की संरचना, कार्यों, कार्यालय कार्य और दस्तावेज़ीकरण से अच्छी तरह परिचित होते हैं। इसमें आवश्यक रूप से कार्यालय कर्मचारी और संग्रह के प्रमुख या संग्रह के लिए जिम्मेदार व्यक्ति शामिल हैं (यदि संग्रह के प्रमुख के लिए कोई स्टाफिंग पद नहीं है)।

विभागीय अभिलेखागार के संचालन के लिए बुनियादी नियमों के अनुसार, सीईसी (ईसी) के मुख्य कार्य हैं:

· भंडारण के लिए दस्तावेजों के वार्षिक चयन का आयोजन;

· स्थायी भंडारण मामलों की सूची के वार्षिक अनुभागों पर विचार, अस्थायी भंडारण मामलों की सूची (10 वर्ष से अधिक), कार्मिक रिकॉर्ड सहित, दस्तावेजों और फ़ाइलों के विनाश के लिए आवंटन पर कार्य करता है जो आगे भंडारण के अधीन नहीं हैं;

· स्थायी भंडारण के दस्तावेजों की अपूरणीय क्षति और राज्य भंडारण में स्थानांतरण के अधीन मामलों का पता लगाने में विफलता पर कृत्यों पर विचार;

· विभागीय भंडारण के लिए व्यक्तिगत मूल के दस्तावेजों की स्वीकृति से संबंधित मुद्दों पर विचार;

· दस्तावेजों के लिए भंडारण अवधि स्थापित करने और बदलने पर प्रस्तावों की तैयारी और संबंधित अभिलेखीय संस्थान के ईपीसी को प्रस्तुत करना;

· कार्यालय के काम में दस्तावेजों के संगठन पर नियामक दस्तावेजों और कार्यप्रणाली मैनुअल के मसौदे की तैयारी और विचार में भागीदारी, दस्तावेजों के मूल्य की जांच और राज्य भंडारण के लिए उनका चयन (दस्तावेजों की सूची जो उनके भंडारण की अवधि, मामलों के नामकरण, निर्देशों को दर्शाती है) कार्यालय का काम, आदि);

· विशेष रूप से मूल्यवान मामलों की सूची, विशेष रूप से मूल्यवान मामलों की सूची पर विचार;

· संरचनात्मक प्रभागों के ईसी और अधीनस्थ संगठनों के ईसी की गतिविधियों पर पद्धतिगत मार्गदर्शन और नियंत्रण;

· संरचनात्मक इकाइयों के ईसी के सदस्यों की योग्यता में सुधार के लिए रिकॉर्ड प्रबंधन सेवा और विभागीय संग्रह के साथ मिलकर आयोजन और संचालन करना।

राज्य संगठनों (संस्थानों) के लिए या उन संगठनों के लिए जिनके अभिलेखागार में रूसी संघ के अभिलेखीय कोष के राज्य भाग से संबंधित दस्तावेज़ संरक्षित किए गए हैं, ईसी के निर्णय स्थानीय अभिलेखीय संस्थान के साथ सहमति होने पर मान्य हो जाते हैं, जो मूल्यवान अभिलेखीय की सुरक्षा की निगरानी करता है। दस्तावेज़. गैर-सरकारी संगठन दस्तावेजों के मूल्य की जांच पर स्वतंत्र रूप से निर्णय लेते हैं। हालाँकि, उन्हें "रूसी संघ के अभिलेखीय कोष और अभिलेखागार पर रूसी संघ के कानून के बुनियादी सिद्धांतों" के अनुसार विनाश के लिए दस्तावेजों का चयन करते समय अभिलेखीय अधिकारियों के साथ अपने कार्यों का समन्वय करना चाहिए।

केंद्रीय कार्यकारी समिति (ईसी) कार्य योजनाओं के अनुसार बैठकें आयोजित करती है, जिन्हें संगठन के प्रमुखों द्वारा अनुमोदित किया जाता है। आयोग की बैठकें वर्ष में कम से कम दो बार आयोजित की जाती हैं। केंद्रीय चुनाव आयोग (ईसी) का निर्णय बहुमत से किया जाता है, बैठक रिकॉर्ड की जाती है, मिनटों पर आयोग के अध्यक्ष और सचिव द्वारा हस्ताक्षर किए जाते हैं। अभिलेखीय संस्थान के ईपीसी द्वारा उनकी समीक्षा और अनुमोदन के बाद ही प्रोटोकॉल को संगठन के प्रमुख द्वारा अनुमोदित किया जाता है।

सीईसी (ईसी) प्रोटोकॉल जिसमें निर्णय शामिल हैं:

· स्थायी भंडारण और कार्मिक रिकॉर्ड के लिए सूची के अनुमोदन पर;

· मामलों के मसौदा मानक और अनुमानित नामकरण के अनुमोदन पर;

· दस्तावेजों की मानक और विभागीय सूचियों द्वारा स्थापित भंडारण अवधि को बदलने पर, उनकी भंडारण अवधि, मानक और फाइलों के अनुमानित नामकरण का संकेत मिलता है;

· वर्तमान मानक द्वारा प्रदान नहीं किए गए दस्तावेज़ों के लिए भंडारण अवधि स्थापित करने और उनके भंडारण अवधि को इंगित करने वाले दस्तावेजों की विभागीय सूची, साथ ही मामलों के मानक और अनुमानित नामकरण पर।

दस्तावेजों के मूल्य की जांच, उनके भंडारण की अवधि निर्धारित करने और उनके आगे के भंडारण के लिए दस्तावेजों का चयन करने के लिए दस्तावेजों के मूल्य के मानदंडों के आधार पर किसी संस्थान के दस्तावेजों की संरचना और सामग्री का अध्ययन है।

स्थायी या दीर्घकालिक भंडारण के लिए दस्तावेजों के चयन पर काम करने के दौरान, संगठन के सभी संरचनात्मक प्रभागों की गतिविधियों में उत्पन्न दस्तावेजों का पूरा परिसर मूल्य की जांच के अधीन है। जब तक दस्तावेजों के मूल्य की जांच स्थापित प्रक्रिया के अनुसार नहीं की जाती, तब तक उनका विनाश निषिद्ध है।

किसी संस्थान में दस्तावेज़ों के मूल्य की जाँच की जाती है:

• कार्यालय के काम में: मामलों का नामकरण संकलित करते समय, मामले बनाना और उन्हें संग्रह में स्थानांतरित करने के लिए तैयार करना;
• संग्रह में: स्थायी भंडारण में स्थानांतरण के लिए मामलों की तैयारी के दौरान।

विशेषज्ञ आयोग की संरचना

दस्तावेजों के मूल्य की जांच पर काम को व्यवस्थित करने और संचालित करने के लिए, प्रमुख के आदेश से एक स्थायी विशेषज्ञ आयोग (ईसी) बनाया जाता है (उदाहरण 1)। उन संगठनों में जिनके पास एक अधीनस्थ नेटवर्क है (उदाहरण के लिए, शाखाएँ), स्थायी केंद्रीय विशेषज्ञ आयोग (सीईसी) बनाए जाते हैं।

ईसी (सीईसी) में संगठन के मुख्य संरचनात्मक प्रभागों के योग्य और अनुभवी कर्मचारी शामिल होते हैं, जो संरचना और सामग्री के साथ-साथ उस संरचनात्मक प्रभाग द्वारा बनाए गए दस्तावेजों की जानकारी के अर्थ और मूल्य से अच्छी तरह परिचित होते हैं जिसमें वे काम करते हैं। . आयोग में संगठन के प्रबंधन और अभिलेखागार के लिए दस्तावेज़ीकरण सहायता सेवा का प्रमुख (या संगठन के अभिलेखागार के लिए जिम्मेदार व्यक्ति) शामिल होना चाहिए। यदि कोई संगठन अपने दस्तावेज़ों को भंडारण के लिए किसी राज्य या नगरपालिका संग्रह में स्थानांतरित करता है, तो उसके प्रतिनिधि को आयोग में शामिल करने की अनुशंसा की जाती है।

एक नियम के रूप में, संगठन के उप प्रमुख, जो अभिलेख प्रबंधन और अभिलेखागार के प्रभारी होते हैं, को आयोग के अध्यक्ष के रूप में नियुक्त किया जाता है। आयोग का सचिव पुरालेख का प्रमुख या संगठन के पुरालेख के लिए जिम्मेदार व्यक्ति होता है।

ईसी (सीईसी) के कार्य और अधिकार, साथ ही इसके काम का संगठन, इस आयोग के नियमों द्वारा निर्धारित किए जाते हैं, 19 जनवरी, 1995 नंबर 2 के संघीय पुरालेख के आदेश द्वारा अनुमोदित किसी संस्था, संगठन, उद्यम के स्थायी विशेषज्ञ आयोग पर मॉडल विनियमों के आधार पर विकसित किया गया।

EC के कार्य एवं कार्यप्रणाली

ईसी (सीईके) के मुख्य कार्यहैं:

• मामलों के नामकरण और उनके गठन को संकलित करते समय कार्यालय कार्य के चरण में दस्तावेजों के मूल्य की जांच का आयोजन और संचालन करना;
• संगठन के संग्रह में स्थानांतरण के लिए दस्तावेजों को तैयार करने के चरण में उनके मूल्य की जांच का आयोजन और संचालन करना;
• चयन का आयोजन और संचालन करना, राज्य या नगरपालिका संग्रह में स्थायी भंडारण के लिए स्थानांतरण के लिए दस्तावेज़ तैयार करना।

ईसी (सीईके) के मुख्य कार्यहैं:

आयोग के कार्य के परिणाम एक प्रोटोकॉल में प्रलेखित हैं (उदाहरण 2)।

भंडारण के लिए दस्तावेजों का चयन

दस्तावेजों के मूल्य की जांच करते समय, संगठन के संग्रह में स्थानांतरण के लिए स्थायी और अस्थायी (10 वर्ष से अधिक) भंडारण के दस्तावेजों का चयन किया जाता है; अस्थायी भंडारण अवधि (10 वर्ष तक) वाले दस्तावेजों का चयन और "जब तक जरूरत पूरी न हो जाए" के रूप में चिह्नित किया जाना चाहिए, संरचनात्मक इकाइयों में आगे भंडारण के अधीन; पिछले वर्षों के दस्तावेज़ों को नष्ट करने के लिए आवंटन जिनकी भंडारण अवधि समाप्त हो गई है।

दस्तावेज़ों के भंडारण की अवधि की गणना उस वर्ष के अगले वर्ष की 1 जनवरी से की जाती है जिसमें वे पूरे हुए थे। उदाहरण के लिए, 2005 में पूरी हुई और 5 साल की शेल्फ लाइफ वाली फ़ाइल को 2011 में नष्ट कर दिया जाना चाहिए। यदि फ़ाइल में कई खंड होते हैं जिनमें एक निश्चित अवधि के लिए दस्तावेज़ होते हैं (उदाहरण के लिए, लेखांकन रिकॉर्ड के आधार के रूप में कार्य करने वाले दस्तावेज़, एक नियम के रूप में, महीने के अनुसार बनते हैं), तो इस फ़ाइल के लिए भंडारण अवधि की गणना (भाग या आयतन नहीं) ऊपर दिए गए कलन के समान, यानी। आप मामले के लिए संकलित दस्तावेज़ों को नष्ट नहीं कर सकते, उदाहरण के लिए, जुलाई 2003 के लिए, जिनकी भंडारण अवधि 1 अगस्त 2005 को 5 वर्ष है, उन्हें केवल 1 जनवरी 2009 को नष्ट किया जा सकता है;

गैर-पारंपरिक मीडिया पर दस्तावेज़ों का शेल्फ जीवन पारंपरिक मीडिया पर समान प्रकार के दस्तावेज़ों के शेल्फ जीवन से मेल खाता है।

भंडारण और विनाश के लिए दस्तावेजों का चयन फाइलों की शीट-दर-शीट समीक्षा के माध्यम से किया जाना चाहिए। केवल नामकरण में मामलों के शीर्षकों, किसी संगठन के संरचनात्मक प्रभागों की सूची या दस्तावेजों को देखे बिना मामलों के कवर के आधार पर दस्तावेजों के मूल्य की जांच करने की अनुमति नहीं है।

स्थायी और दीर्घकालिक (10 वर्ष से अधिक) भंडारण के लिए इच्छित मामलों में, दस्तावेजों की डुप्लिकेट प्रतियां, ड्राफ्ट और दस्तावेजों की बिना आकार की प्रतियां जब्ती के अधीन हैं।

भंडारण के लिए मामलों का चयन करते समय, पुनरावृत्ति और अवशोषण के प्रकार, रूप और पूर्णता को ध्यान में रखते हुए, अन्य दस्तावेजों में निहित जानकारी की पुनरावृत्ति और अवशोषण की प्रकृति को भी स्पष्ट किया जाता है। केवल मूल दस्तावेज़ ही भंडारण के अधीन हैं, और उनकी अनुपस्थिति (हानि, जब्ती) के मामले में - प्रमाणित प्रतियां, क्योंकि यह उनके भविष्य के उपयोग में महत्वपूर्ण भूमिका निभाता है। यह अभिलेखीय दस्तावेजों का उपयोग करके सामाजिक, कानूनी और संपत्ति प्रकृति की जानकारी की पुष्टि के लिए विशेष रूप से सच है।

नष्ट करने हेतु दस्तावेजों का चयन

विनाश के लिए प्रासंगिक अवधि के लिए दस्तावेजों का चयन और विनाश के लिए उनके आवंटन पर एक अधिनियम तैयार करना स्थायी और अस्थायी (10 वर्षों से अधिक) भंडारण की सूची तैयार करने के बाद किया जाता है। संगठन के विशेषज्ञ आयोग की बैठक में सूची और अधिनियम पर विचार किया जाता है।

यदि संगठन राज्य या नगरपालिका संग्रह के अधिग्रहण का स्रोत है, तो संगठन के ईसी द्वारा अनुमोदन के बाद विनाश के लिए दस्तावेजों के आवंटन पर सूची और कार्रवाई संबंधित अभिलेखीय प्राधिकरण के ईपीसी द्वारा अनुमोदन के लिए भेजी जाती है।

ऐसे संगठन जिनके दस्तावेज़ अभिलेखीय संस्थानों द्वारा स्वीकृति के अधीन नहीं हैं, वे अभिलेखीय अधिकारियों की सहमति के बिना समाप्त हो चुकी भंडारण अवधि वाली फ़ाइलों को नष्ट कर देते हैं कर्मियों द्वारा दस्तावेजों के आदेश के अधीन. इस मामले में, ईसी संगठनों को स्थायी और अस्थायी (10 वर्ष से अधिक) भंडारण की सूची और समाप्त भंडारण अवधि वाले दस्तावेजों के आवंटन के कृत्यों को स्वतंत्र रूप से मंजूरी देने का अधिकार दिया गया है। अनुमोदन के बाद, इन्वेंट्री और कृत्यों को संगठन के प्रमुख द्वारा अनुमोदित किया जाता है, और उसके बाद ही संगठन को समाप्त भंडारण अवधि वाले दस्तावेजों को नष्ट करने का अधिकार होता है।

यदि कोई संगठन अपने दस्तावेजों को राज्य या नगरपालिका भंडारण में स्थानांतरित करता है, तो दस्तावेजों के मूल्य की जांच करने का काम अभिलेखीय संस्थान के पद्धतिगत मार्गदर्शन के तहत किया जाता है, जहां से यह अधिग्रहण का स्रोत है।

कर्मियों सहित स्थायी और दीर्घकालिक भंडारण दोनों के लिए दस्तावेजों को व्यवस्थित करने के लिए काम की पूरी श्रृंखला को पूरा किए बिना समाप्त भंडारण अवधि वाले दस्तावेजों को नष्ट करना क्यों निषिद्ध है?

यह मुख्य रूप से इस तथ्य के कारण है कि स्थायी या दीर्घकालिक भंडारण के लिए मामलों की तैयारी के दौरान, यह पाया जा सकता है कि कुछ दस्तावेज़ खो गए हैं, और केवल अस्थायी भंडारण अवधि वाले वे दस्तावेज़ जो असामयिक नष्ट हो गए थे, उनमें निहित जानकारी भर सकते हैं खोए हुए दस्तावेज़.

उदाहरण 1

स्थायी विशेषज्ञ आयोग के निर्माण पर आदेश

सार्वजनिक निगम

"आतिशबाजी"

आदेश

01.08.2008 № 35

एक स्थायी विशेषज्ञ आयोग के निर्माण पर

भंडारण अवधि निर्धारित करने और अभिलेखीय भंडारण के लिए दस्तावेजों का चयन करने और कंपनी की गतिविधियों में उत्पन्न समाप्त भंडारण अवधि वाले दस्तावेजों को नष्ट करने के लिए पद्धतिगत और व्यावहारिक कार्य को व्यवस्थित करने और संचालित करने के लिए,

मैने आर्डर दिया है:

1. एक स्थायी विशेषज्ञ आयोग बनाएं जिसमें शामिल हों:

आयोग के अध्यक्ष: कोज़ीरेव एम.आई. - कंपनी के उप महा निदेशक

सचिव: लियोन्टीवा ए.आई. - सोसायटी के अभिलेखागार के प्रमुख

आयोग के सदस्य: पेत्रोव एस.ए. - कार्यालय प्रमुख

ज़िमिना एस.एफ. - मानव संसाधन विभाग के प्रमुख

पोपोवा ई.वी. - डिप्टी चीफ

लेखा एवं रिपोर्टिंग विभाग

2. सिर लियोन्टीवा ए.आई. का पुरालेख 09/01/2008 तक एक स्थायी विशेषज्ञ आयोग पर नियम विकसित करना।

सीईओ मिनेवएस.आई. मिनेव

उदाहरण 2

विशेषज्ञ आयोग की बैठक का कार्यवृत्त

सीमित के साथ समाज

"रूसी कपड़ा" की जिम्मेदारी

शिष्टाचार

विशेषज्ञ आयोग की बैठकें

08.08.2008 № 2

आयोग के अध्यक्ष - पोपोव आई.वी., उप महा निदेशक

सचिव - पोलुनिना ई.एफ., वरिष्ठ प्रबंधक।

आयोग के सदस्य उपस्थित थे: करीमोव आई.वी. - मुख्य लेखाकार

गुसेव एस.आई. - वरिष्ठ प्रबंधक

पेटुखोवा आई.एस. – संग्रह के लिए जिम्मेदार

एजेंडा:

1. 1994-2001 के लिए रूसी टेक्सटाइल एलएलसी के कर्मियों के लिए दीर्घकालिक भंडारण फ़ाइलों की सूची संख्या 1 पर विचार।

2. नष्ट करने हेतु दस्तावेजों के आवंटन पर अधिनियम पर विचार।

संग्रह के प्रभारी व्यक्ति आई.एस. की रिपोर्ट पेटुखोवा।

1. सुना:

है। पेटुखोव, संग्रह के लिए जिम्मेदार व्यक्ति, जिन्होंने 1994-2001 के लिए रूसी टेक्सटाइल एलएलसी और इसके पूर्ववर्ती, टेक्सटाइल फर्म एलएलपी के कर्मियों पर व्यक्तिगत फाइलों की सूची नंबर 1 को आयोग के सदस्यों द्वारा विचार के लिए प्रस्तुत किया था। इन्वेंट्री में कर्मियों के लिए ऑर्डर और कर्मचारियों के लिए पेरोल रिकॉर्ड शामिल हैं। इन्वेंट्री में शामिल दस्तावेज़ों की दीर्घकालिक शेल्फ लाइफ 75 वर्ष है और यह कर्मचारियों की सेवा की अवधि और वेतन की पुष्टि करने का आधार है। दस्तावेज़ों को संगठनात्मक अभिलेखागार के संचालन के लिए बुनियादी नियमों के अनुसार व्यवस्थित किया गया है (रोसारखिव बोर्ड के दिनांक 02/06/2002 के निर्णय द्वारा अनुमोदित)।

वक्ता:

करीमोव आई.वी., गुसेव एस.आई., पोलुनिना ई.एफ. - प्रस्तुत सूची पर सहमति देने की पेशकश की गई।

1994-2001 के लिए 24 भंडारण इकाइयों की राशि में रूसी टेक्सटाइल एलएलसी और उसके पूर्ववर्ती, टेक्सटाइल फर्म एलएलपी की कार्मिक फाइलों की इन्वेंटरी नंबर 1 पर सहमति होनी चाहिए।

2. सुना:

है। पेटुखोवा, जिन्होंने विशेषज्ञ आयोग के सदस्यों द्वारा विचार के लिए विनाश के लिए दस्तावेजों के आवंटन पर एक अधिनियम प्रस्तुत किया जो आगे भंडारण के अधीन नहीं हैं। अधिनियम में वर्ष 1994-2001 के लिए 330 भंडारण इकाइयाँ शामिल हैं, जिनकी भंडारण अवधि, संगठनों की गतिविधियों में उत्पन्न मानक प्रबंधन दस्तावेजों की सूची के अनुसार, भंडारण अवधि का संकेत देती है (6 अक्टूबर, 2002 को रोसारखिव द्वारा अनुमोदित), समाप्त हो गई है . इस सूची के अनुसार, उपरोक्त दस्तावेज़ों की भंडारण अवधि 5 वर्ष है। उनकी व्यावहारिक आवश्यकता समाप्त हो चुकी है। 1994-2001 के कर्मियों पर दस्तावेज़ पूरी तरह से व्यवस्थित, वर्णित और दीर्घकालिक भंडारण रिकॉर्ड की सूची नंबर 1 में शामिल हैं। इस श्रेणी के दस्तावेज़ों की सुरक्षा सुनिश्चित की जाती है।

वक्ता:

करीमोव आई.वी., गुसेव एस.आई., पोलुनिना ई.एफ. – दस्तावेजों को अधिनियम के अनुसार स्थापित प्रक्रिया के अनुसार नष्ट करने का प्रस्ताव।

संगठनों के अभिलेखागार के काम के लिए बुनियादी नियमों द्वारा स्थापित प्रक्रिया के अनुसार, रूसी टेक्सटाइल एलएलसी और उसके पूर्ववर्ती, टेक्सटाइल फर्म एलएलपी के दस्तावेजों को 1994-2001 के लिए 330 भंडारण इकाइयों की मात्रा में पूरा करना। प्रस्तुत अधिनियम के अनुसार.

अध्यक्ष पोपोवआई.वी. पोपोव

सचिव पोलुनिनाई.एफ. पोलुनिना

ई.ए. कोशेलेवा,
उप मॉस्को क्षेत्र के राज्य संस्थान के निदेशक "मॉस्को क्षेत्र के केंद्रीय राज्य अभिलेखागार"

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परिचय

सभी संगठनों, उद्यमों, संस्थानों की गतिविधियाँ विभिन्न प्रकार और सामग्री के बड़ी संख्या में दस्तावेजों के निर्माण से जुड़ी हैं। हालाँकि, सभी दस्तावेज़ों का मूल्य समान नहीं है। उनमें से कुछ समाज के राजनीतिक, आर्थिक और सांस्कृतिक जीवन का अध्ययन करने के लिए स्रोत के रूप में काम कर सकते हैं, क्योंकि वे बहुमूल्य जानकारी रखते हैं। स्रोत के रूप में अन्य दस्तावेज़ों का महत्व संकीर्ण व्यावहारिक उद्देश्यों से आगे नहीं जाता है। नतीजतन, प्रबंधन और राज्य, सामाजिक और सांस्कृतिक जीवन के अन्य क्षेत्रों में दस्तावेजों की विभिन्न श्रेणियों की भूमिका समान नहीं है। दस्तावेजों को अनावश्यक रूप से संग्रहीत करना लाभहीन लागत से जुड़ा है और आवश्यक दस्तावेजों को ढूंढना मुश्किल हो जाता है, साथ ही, दस्तावेजों के समय से पहले नष्ट होने से राज्य के हितों को गंभीर नुकसान हो सकता है। इसलिए, वैज्ञानिक और ऐतिहासिक मूल्य के दस्तावेजों की पहचान करना और उन्हें स्थायी भंडारण के लिए चुनना बेहद महत्वपूर्ण है - यही मूल्य की जांच का मुख्य कार्य है। किसी दस्तावेज़ का मूल्य उसके ऐतिहासिक, वैज्ञानिक, सामाजिक, आर्थिक, राजनीतिक या सांस्कृतिक महत्व के कारण उसकी सूचना क्षमताओं से निर्धारित होता है।

वर्तमान चरण में मूल्य परीक्षण का एक अनिवार्य कार्य राज्य भंडारण के लिए स्वीकार किए गए दस्तावेजों की संरचना को अनुकूलित करना है, अर्थात। वैज्ञानिक और ऐतिहासिक मूल्य की अधिकतम जानकारी को बनाए रखते हुए संग्रहीत दस्तावेजों की संख्या को कम करने के तरीके खोजना।

इस कार्य का उद्देश्य दस्तावेजों के मूल्य की जांच का आयोजन करना है। इस लक्ष्य को प्राप्त करने के लिए निम्नलिखित कार्यों पर विचार करने की आवश्यकता है:

दस्तावेजों के मूल्य की जांच की अवधारणा;

मानदंड;

प्रणाली;

दस्तावेजों के मूल्य की जांच करने की प्रक्रिया।

दस्तावेजों के मूल्य की जांच करने की आवश्यकता को उनके विभिन्न अर्थों द्वारा समझाया गया है। उनमें से कुछ विज्ञान, संस्कृति, राष्ट्रीय अर्थव्यवस्था, राज्य की विदेश नीति, राज्य तंत्र के काम के साथ-साथ व्यक्तियों के उत्पादन, वैज्ञानिक और सामाजिक गतिविधियों के विकास को दर्शाते हैं। ये सामग्रियां ज्ञान के सभी क्षेत्रों में वैज्ञानिक अनुसंधान के स्रोत के रूप में काम कर सकती हैं, इसलिए उनका मूल्य स्थायी है, किसी विशिष्ट शेल्फ जीवन तक सीमित नहीं है। अन्य दस्तावेज़ों में केवल संगठन और व्यक्तिगत नागरिकों की वर्तमान व्यावहारिक गतिविधियों के लिए आवश्यक जानकारी होती है। वैज्ञानिक महत्व के दस्तावेजों को गणतंत्र के राज्य अभिलेखागार में हमेशा के लिए संग्रहीत किया जाना चाहिए। संदर्भ मूल्य के दस्तावेज़ अस्थायी रूप से संगठनों के अभिलेखागार में संग्रहीत किए जाते हैं और, उनके संभावित उपयोग की समाप्ति के बाद, नष्ट कर दिए जाते हैं।

1. अवधारणा, उद्देश्य और मानदंड

1.1 संकल्पना औरअडाचीदस्तावेजों के मूल्य की जांच

दस्तावेजों के मूल्य की जांच भंडारण अवधि और राज्य भंडारण के लिए चयन निर्धारित करने के लिए उनके मूल्य के सिद्धांतों और मानदंडों के आधार पर दस्तावेजों का अध्ययन है।

मूल्य परीक्षण का मुख्य कार्य यह निर्धारित करना है कि किन दस्तावेजों में बहुमूल्य जानकारी है और उन्हें स्थायी भंडारण के लिए चुनना है। परीक्षा का दूसरा कार्य दस्तावेजों की भंडारण अवधि निर्धारित करना है। वे राज्य और सार्वजनिक जीवन के प्रासंगिक कानूनी मानदंडों के आधार पर, समाज के हितों को ध्यान में रखते हुए स्थापित किए जाते हैं।

दस्तावेजों के मूल्य की जांच पर काम को व्यवस्थित और संचालित करने के लिए संगठन में एक स्थायी विशेषज्ञ आयोग बनाया जाता है। संगठन के प्रमुख के आदेश से, सबसे योग्य कर्मचारियों में से एक विशेषज्ञ आयोग बनाया जाता है, जिसमें 4-5 लोग शामिल होते हैं। आयोग के सदस्य आवश्यक रूप से प्रबंधन प्रलेखन सहायता सेवा के प्रमुख, संग्रह के प्रमुख, मुख्य लेखाकार होते हैं और संगठन के प्रमुख कर्मचारियों में से एक को अध्यक्ष के रूप में नियुक्त किया जाता है। विशेषज्ञ आयोग की प्रत्येक बैठक को मिनटों में प्रलेखित किया जाता है।

परीक्षा आयोजित करते समय, दस्तावेजों के मूल्य अभिलेखीय विज्ञान के सिद्धांत और अभ्यास द्वारा विकसित ऐतिहासिकता, व्यापकता, जटिलता और सामाजिक-राजनीतिक तटस्थता के सिद्धांतों पर आधारित होते हैं।

ऐतिहासिकता के सिद्धांत में किसी दस्तावेज़ की उसमें प्रतिबिंबित ऐतिहासिक घटनाओं के दृष्टिकोण से जांच और मूल्यांकन करना शामिल है। प्रत्येक ऐतिहासिक काल को स्रोतों, सामग्री, रूप और दस्तावेज़ बनाने के तरीकों के विशेष सेट की विशेषता होती है। दस्तावेजों के मूल्यांकन में ऐतिहासिकता के लिए दस्तावेजों की उत्पत्ति और विकास के पैटर्न, फंड की संरचना में उनकी भूमिका और स्थान, इससे जुड़े अन्य फंडों की सामग्रियों के साथ संबंध और अन्योन्याश्रयता की पहचान करना आवश्यक है। सामाजिक-राजनीतिक तटस्थता का सिद्धांत ऐतिहासिकता के सिद्धांत के साथ अटूट रूप से जुड़ा हुआ है, जिसमें दस्तावेजों के चयन के लिए वर्ग और वैचारिक दृष्टिकोण की अस्वीकृति शामिल है। समाज के सभी सामाजिक समूहों और राजनीतिक दलों की गतिविधियों को दर्शाने वाले दस्तावेजों को भंडारण के लिए स्वीकार किया जाना चाहिए।

व्यापकता का सिद्धांत दस्तावेजों का उनके व्यापक विचार के माध्यम से अध्ययन और वस्तुनिष्ठ मूल्यांकन है। साथ ही, दस्तावेज़ प्रवाह की प्रक्रिया में विभिन्न प्रकार के दस्तावेज़ों के गठन के पैटर्न, उनकी उत्पत्ति और दस्तावेज़ की सामग्री के पत्राचार और उन्हें जानकारी स्थानांतरित करने के रूप को ध्यान में रखा जाता है।

मूल्य मूल्यांकन करते समय, जटिलता का सिद्धांत एक महत्वपूर्ण भूमिका निभाता है, जिसमें संरचना के अन्य दस्तावेजों के साथ दस्तावेजों का मूल्यांकन करना शामिल है। परीक्षा के दौरान, प्रबंधन निर्णयों के दस्तावेजीकरण की प्रक्रिया में व्यक्तिगत नहीं, बल्कि सभी परस्पर जुड़े संस्थानों के दस्तावेजों का एक साथ मूल्यांकन करने की सलाह दी जाती है।

1.2 मानदंडदस्तावेजों के मूल्य की जांच

इन सिद्धांतों को ध्यान में रखते हुए, दस्तावेजों के मूल्य के लिए मानदंड की एक प्रणाली विकसित की गई है।

मानदंड वे संकेत हैं जिनके द्वारा दस्तावेजों का मूल्य निर्धारित किया जाता है।

रूसी संघ के पुरालेख कोष को दस्तावेजों का असाइनमेंट मूल, सामग्री और दस्तावेजों की बाहरी विशेषताओं के मानदंडों के व्यापक अनुप्रयोग के माध्यम से मूल्य की जांच के परिणामों के आधार पर किया जाता है। मूल्य परीक्षण मानदंड वैज्ञानिक रूप से आधारित संकेतों की एक प्रणाली है जिसके आधार पर दस्तावेजों का मूल्य निर्धारित किया जाता है।

दस्तावेज़ों के मूल्य की जांच करने की प्रक्रिया में, सभी मानदंड एक साथ लागू किए जाते हैं। यह दस्तावेज़ मूल्यांकन की व्यापकता और जटिलता की अभिव्यक्तियों में से एक है।

मूल मानदंड में शामिल हैं:

सार्वजनिक प्रशासन प्रणाली या किसी विशिष्ट उद्योग में किसी संगठन या व्यक्ति की भूमिका और स्थान, जिसकी गतिविधियों के परिणामस्वरूप दस्तावेज़ बनाए गए थे;

उनके द्वारा किये जाने वाले कार्यों का महत्व;

दस्तावेज़ निर्माण का समय और स्थान.

मूल मानदंड हमें सभी संगठनों, संस्थानों और उद्यमों को लगभग तीन समूहों में विभाजित करने की अनुमति देता है।

पहले समूह में वे संगठन शामिल हैं जिनके दस्तावेज़ महान वैज्ञानिक, ऐतिहासिक और आर्थिक मूल्य रखते हैं। ये केंद्रीय और स्थानीय प्राधिकरण और प्रबंधन, उनके क्षेत्रीय संरचनात्मक प्रभाग, अदालत और अभियोजन प्राधिकरण, वैज्ञानिक और औद्योगिक संघ, बड़े संयंत्र और कारखाने आदि हैं।

दूसरे समूह में स्थानीय संगठन शामिल हैं। यह बड़ी संख्या में ऐसे संगठन हैं, जो कार्य और उद्देश्य में सजातीय हैं। इस समूह के दस्तावेजों का व्यावहारिक और कुछ वैज्ञानिक महत्व है, लेकिन एक नियम के रूप में, चुनिंदा रूप से राज्य अभिलेखागार में स्वीकार किए जाते हैं, क्योंकि ऐसे संस्थानों की गतिविधियां उच्च संगठनों के दस्तावेजों में परिलक्षित होती हैं। इस समूह के संगठनों के महत्वपूर्ण दस्तावेज़ जो मूल संगठनों को प्राप्त नहीं हुए हैं, उनकी पहचान की जानी चाहिए और उन्हें मूल संगठन के दस्तावेज़ों के साथ संलग्न किया जाना चाहिए।

तीसरे समूह में मुख्यतः सहायक एवं सेवा संगठन शामिल हैं। संगठनों के इस समूह के दस्तावेज़ केवल व्यावहारिक कार्य के लिए महत्वपूर्ण हैं।

सामग्री मानदंड में शामिल हैं:

दस्तावेज़ों में प्रतिबिंबित घटनाओं का महत्व;

दस्तावेज़ में निहित जानकारी का अर्थ;

संगठन के अन्य दस्तावेजों में निहित जानकारी की पुनरावृत्ति और अवशोषण;

दस्तावेज़ का प्रकार;

दस्तावेज़ की प्रामाणिकता.

संगठन की मुख्य गतिविधियाँ पूरी तरह से परिलक्षित होती हैं:

संगठनात्मक, घटक और प्रशासनिक दस्तावेज़ (चार्टर, विनियम, आदेश, संकल्प, प्रोटोकॉल, आदि), साथ ही वार्षिक योजनाएँ और रिपोर्ट। ये स्थायी भंडारण के दस्तावेज़ हैं;

संदर्भ और सूचना दस्तावेज़, जो सहायक भूमिका निभाते हैं, एक नियम के रूप में, परिचालन या पृष्ठभूमि की जानकारी होती है जो प्रबंधन निर्णय लेने के आधार के रूप में कार्य करती है, जो प्रशासनिक और कभी-कभी संगठनात्मक दस्तावेजों में दर्ज की जाती है। दस्तावेज़ों का यह समूह सबसे अधिक है। उनमें से कुछ का दीर्घकालिक संदर्भ मूल्य है, उदाहरण के लिए, कर्मियों पर दस्तावेजों का एक महत्वपूर्ण हिस्सा। इन दस्तावेजों का भारी बहुमत एक निश्चित अवधि - एक से पांच साल के बाद अपना परिचालन और संदर्भ मूल्य खो देता है। ये परिचालन और लेखांकन रिपोर्टिंग और लेखांकन, नियमित मरम्मत, आपूर्ति और कई अन्य मुद्दों पर पत्राचार के दस्तावेज हैं जो संगठन की मुख्य गतिविधियों को प्रतिबिंबित नहीं करते हैं।

सूचना की पुनरावृत्ति और अवशोषण। इस मानदंड का उपयोग मुख्य रूप से वर्तमान, नियोजित और रिपोर्टिंग दस्तावेज़ीकरण की जांच में किया जाता है। उदाहरण के लिए, मासिक रिपोर्टों की सामग्री त्रैमासिक रिपोर्टों द्वारा अवशोषित कर ली जाती है; त्रैमासिक रिपोर्ट की सामग्री को वार्षिक रिपोर्ट में शामिल किया जाता है।

संरचनात्मक प्रभागों की रिपोर्ट को संगठन की रिपोर्ट द्वारा अवशोषित किया जाता है, अधीनस्थ संगठनों की रिपोर्ट को मूल संगठन की सारांश रिपोर्ट द्वारा अवशोषित किया जाता है, आदि।

बाहरी सुविधाओं के मानदंड में शामिल हैं:

सामग्री को रिकॉर्ड करने और स्थानांतरित करने का रूप;

पहचान और दस्तावेज़ निष्पादन;

दस्तावेज़ की भौतिक स्थिति.

मूल्य का आकलन करने के लिए सामान्य मानदंडों के अलावा, दस्तावेजों के प्रत्येक समूह के पास उनका आकलन करने के लिए अपने स्वयं के मानदंड हैं: विज्ञान और प्रौद्योगिकी के विकास के लिए जानकारी का महत्व, लेखकत्व की प्राथमिकता, विकास या खोज की आर्थिक दक्षता, आदि।

दस्तावेजों के मूल्य की जांच के आयोजन पर काम तीन चरणों में किया जाता है।

वर्तमान कार्यालय कार्य में पहला चरण किया जाता है:

मामलों की सूची विकसित और संकलित करते समय;

दस्तावेज़ पंजीकृत करते समय;

निष्पादित दस्तावेज़ों को फ़ाइलों में भेजते समय;

मामले बनाते समय और मामलों में दस्तावेजों के असाइनमेंट की शुद्धता की जाँच करना।

दूसरा चरण संगठन के संग्रह में स्थानांतरण के लिए मामलों की तैयारी के दौरान किया जाता है।

मूल्य की जांच का तीसरा चरण संगठन के संग्रह में किया जाता है, जो स्थायी भंडारण के दस्तावेजों को राज्य संग्रह में स्थानांतरित करता है।

कार्यालय कार्य में दस्तावेजों के साथ काम करने का अंतिम चरण उनके आगे के भंडारण और उपयोग के लिए फाइलों का प्रसंस्करण है। भंडारण के लिए प्रसंस्करण मामलों में दस्तावेजों के वैज्ञानिक और व्यावहारिक मूल्य की जांच करना, मामलों को दर्ज करना, स्थायी और अस्थायी (10 वर्ष से अधिक) भंडारण अवधि के लिए मामलों की एक सूची तैयार करना शामिल है।

संगठनों, उद्यमों और संस्थानों की गतिविधियों के परिणामस्वरूप, ऐसे दस्तावेज़ बनाए जाते हैं जिनका विभिन्न वैज्ञानिक और व्यावहारिक महत्व होता है। उनमें से एक महत्वपूर्ण भाग में एक बार की प्रकृति की जानकारी होती है। परिचालन उद्देश्यों के लिए इस जानकारी का उपयोग करने के बाद, ऐसे दस्तावेज़ अपना महत्व खो देते हैं और उनका आगे भंडारण अव्यावहारिक होता है। अन्य दस्तावेज़ कई वर्षों तक अपना महत्व बनाए रखते हैं। लेकिन ऐसे दस्तावेज़ भी हैं जिनमें वैज्ञानिक और व्यावहारिक उद्देश्यों के लिए मूल्यवान जानकारी शामिल है। ऐसे दस्तावेज़ों को स्थायी रूप से रखा जाना चाहिए।

इस संबंध में, दस्तावेजों के लिए अलग-अलग भंडारण अवधि निर्धारित की गई है। भंडारण अवधि अस्थायी हो सकती है - 10 वर्ष तक, अस्थायी - 10 वर्ष से अधिक और स्थायी। स्थायी और अस्थायी (10 वर्ष से अधिक) भंडारण के पूर्ण मामले दो वर्षों के लिए संदर्भ कार्य के लिए संरचनात्मक इकाइयों में रहते हैं। फिर उन्हें संगठन के अभिलेखागार को सौंप दिया जाता है या एक संरचनात्मक इकाई में संग्रहीत किया जाता है जिसे उचित कार्य सौंपे जाते हैं।

दस्तावेजों के मूल्य की जांच राज्य भंडारण के लिए दस्तावेजों का चयन या स्वीकृत मानदंडों के आधार पर भंडारण अवधि की स्थापना है।

2. दस्तावेजों के मूल्य की जांच का संगठन

2.1 दस्तावेजों के मूल्य की जांच के लिए प्रणाली

स्थायी या दीर्घकालिक भंडारण के लिए दस्तावेजों के चयन पर काम करने के दौरान, संगठन के सभी संरचनात्मक प्रभागों की गतिविधियों में उत्पन्न दस्तावेजों का पूरा परिसर मूल्य की जांच के अधीन है। जब तक दस्तावेजों के मूल्य की जांच स्थापित प्रक्रिया के अनुसार नहीं की जाती, तब तक उनका विनाश निषिद्ध है।

किसी संगठन में दस्तावेज़ों के मूल्य की जाँच की जाती है:

कार्यालय के काम में: मामलों का नामकरण संकलित करते समय, मामले बनाना और उन्हें संग्रह में स्थानांतरित करने के लिए तैयार करना;

पुरालेख में: स्थायी भंडारण में स्थानांतरण के लिए मामलों की तैयारी के दौरान।

संगठन के नेताओं में से एक, जो कार्यालय कार्य और अभिलेखागार का प्रभारी है, को ईसी के अध्यक्ष के रूप में नियुक्त किया जाता है, और प्रबंधन दस्तावेज़ीकरण सहायता सेवा (डीओयू) के एक कर्मचारी को सचिव के रूप में नियुक्त किया जाता है।

विशेषज्ञ आयोग के कार्य और अधिकार और उसके कार्य का संगठन विशेषज्ञ आयोग के नियमों द्वारा निर्धारित होते हैं। इस विनियमन को विकसित करते समय, किसी को संगठन के विशेषज्ञ आयोग (ईसी) पर मॉडल विनियमों द्वारा निर्देशित किया जाना चाहिए, जिसे 1995 में रोसारखिव द्वारा अनुमोदित किया गया था।

जिन संगठनों में एक अधीनस्थ नेटवर्क होता है, केंद्रीय विशेषज्ञ आयोग (सीईसी) बनाए जाते हैं, और यदि आवश्यक हो, तो संरचनात्मक इकाइयों के विशेषज्ञ आयोग भी बनाए जाते हैं।

ईसी और सीईसी की संरचना में शामिल हैं:

अर्थशास्त्री या लेखा कर्मचारी (लेखांकन और वित्तीय दस्तावेज़ीकरण दस्तावेजों के कुल द्रव्यमान का एक महत्वपूर्ण प्रतिशत बनाता है);

कार्यालय कार्यकर्ता;

संगठन के पुरालेख का प्रमुख या पुरालेख के लिए जिम्मेदार अधिकारी;

वैज्ञानिक, उत्पादन और अन्य प्रकार के दस्तावेज़ीकरण में विशेषज्ञ;

सूचना सुरक्षा विशेषज्ञ.

सीईसी में उस अभिलेखीय संस्था के एक प्रतिनिधि को शामिल करने की सलाह दी जाती है जिसके लिए यह संगठन अधिग्रहण का स्रोत है।

ईसी और सीईसी के नियम कानूनी पहलुओं, आयोगों के कार्यों और संचालन प्रक्रियाओं को निर्धारित करते हैं।

ईसी और सीईसी संगठन के प्रमुख के अधीन सलाहकार निकाय हैं; उनकी बैठकें आवश्यकतानुसार आयोजित की जाती हैं।

विशेषज्ञ आयोग के सभी निर्णय मिनटों में दर्ज किए जाते हैं, जिन पर आयोग के अध्यक्ष और सचिव द्वारा हस्ताक्षर किए जाते हैं। ये निर्णय संगठन के प्रमुख द्वारा ईसी और सीईसी प्रोटोकॉल की मंजूरी के बाद लागू होते हैं।

सीईसी संरचनात्मक प्रभागों और अधीनस्थ संगठनों के विशेषज्ञ आयोगों के काम को पद्धतिगत मार्गदर्शन प्रदान करता है। मामलों के मानक और अनुमानित नामकरण पर निर्णय वाले प्रोटोकॉल को संबंधित अभिलेखीय संस्थान के विशेषज्ञ सत्यापन आयोग (ईपीसी) द्वारा विचार के बाद संगठन के प्रमुख द्वारा अनुमोदित किया जाता है।

विशेषज्ञ आयोगों के काम का पद्धतिगत मार्गदर्शन विशेषज्ञ सत्यापन आयोगों (ईपीसी) द्वारा किया जाता है, जो क्षेत्र, क्षेत्र, शहर के प्रशासन के साथ-साथ संघीय राज्य अभिलेखागार में अभिलेखीय प्रबंधन निकायों में बनाए जाते हैं।

यदि ईसी और सीईसी पहले हैं, तो ईपीके भंडारण और विनाश के लिए दस्तावेजों के चयन पर नियंत्रण का दूसरा उदाहरण है।

संघीय पुरालेख और पुरालेख विभागों के तहत केंद्रीय विशेषज्ञ सत्यापन आयोग (सीईवीके) बनाए गए हैं - यह दस्तावेजों के मूल्य की जांच के मुद्दों पर सर्वोच्च प्राधिकरण है। सीईपीसी 2007 में रोसारखिव के आदेश द्वारा अनुमोदित संघीय एजेंसी के तहत केंद्रीय विशेषज्ञ और सत्यापन आयोग के विनियमों के आधार पर कार्य करती है।

राज्य अभिलेखागार में विशेषज्ञ पद्धति आयोग (ईएमसी) हैं; वे इसके प्रभारी हैं:

राज्य पुरालेख के भीतर दस्तावेजों के मूल्य की जांच;

संग्रह में विकसित शिक्षण सहायक सामग्री की समीक्षा;

राज्य पुरालेख को पूरा करने पर काम करें।

इस प्रकार, विशेषज्ञ सेवा प्रणाली में निम्न शामिल हैं:

अभिलेखीय संस्थाएँ - सीईपीसी, ईपीके, ईएमके;

अन्य संस्थान - ईसी, सीईसी।

सीईसी और ईसी के मुख्य कार्य हैं:

संगठन के मामलों के समेकित नामकरण के मसौदे के अभिलेखीय संस्थान के विशेषज्ञ समीक्षा आयोग (ईपीसी) के साथ समीक्षा, अनुमोदन और समझौते के लिए प्रस्तुत करना, यदि संगठन का संग्रह रूसी संघ के अभिलेखीय कोष के अधिग्रहण का स्रोत है;

अभिलेख प्रबंधन और अभिलेखीय सेवाओं के साथ, आगे के भंडारण या विनाश के लिए चयन के लिए मामलों के वार्षिक चयन का आयोजन और संचालन करना;

संगठन के प्रमुख के अनुमोदन के लिए और स्थायी और अस्थायी (10 वर्ष से अधिक) भंडारण की सूची और भंडारण के अधीन नहीं होने वाली फ़ाइलों के विनाश के लिए आवंटन के कृत्यों की ईपीसी द्वारा अनुमोदन के लिए समीक्षा और प्रस्तुत करना;

संरचनात्मक प्रभागों से संगठन के संग्रह में दस्तावेज़ों के स्थानांतरण के लिए शेड्यूल की राज्य संग्रह के साथ समीक्षा और समन्वय और संगठन के संग्रह से राज्य संग्रह में स्थायी भंडारण फ़ाइलों के हस्तांतरण के लिए कार्यक्रम;

विभागीय भंडारण के लिए व्यक्तिगत मूल के दस्तावेजों को स्वीकार करने के मुद्दों पर विचार।

2.2 दस्तावेजों के मूल्य की जांच करने की प्रक्रिया

व्लादिवोस्तोक के पेरवोरेचेन्स्की जिले के वकीलों के कार्यालय में, दस्तावेजों के मूल्य की जांच करने के लिए प्रमुख के आदेश से एक स्थायी विशेषज्ञ आयोग बनाया जाता है। विशेषज्ञ आयोग में कानूनी फर्म के मुख्य संरचनात्मक प्रभागों के योग्य और अनुभवी कर्मचारी शामिल हैं जो संरचना और सामग्री के साथ-साथ दस्तावेजों की जानकारी के अर्थ और मूल्य से अच्छी तरह परिचित हैं। आयोग में वकील के कार्यालय के प्रबंधन और अभिलेखागार के लिए दस्तावेज़ीकरण सहायता सेवा का प्रमुख (या संग्रह के लिए जिम्मेदार व्यक्ति) शामिल होना चाहिए। यदि कोई संगठन अपने दस्तावेज़ों को भंडारण के लिए किसी राज्य या नगरपालिका संग्रह में स्थानांतरित करता है, तो उसका प्रतिनिधि आयोग में शामिल होता है।

एक नियम के रूप में, एक वकील के कार्यालय के उप प्रमुख, जो कार्यालय के काम और अभिलेखागार की देखरेख करते हैं, को आयोग के अध्यक्ष के रूप में नियुक्त किया जाता है। आयोग का सचिव पुरालेख का प्रमुख या संगठन के पुरालेख के लिए जिम्मेदार व्यक्ति होता है।

दस्तावेजों के मूल्य की जांच का पहला चरण वर्तमान कार्यालय कार्य में मामले बनाने की प्रक्रिया में किया जाता है।

वर्ष के दौरान, पिछले वर्ष के मामलों का पूरा परिसर संरचनात्मक इकाई में होना चाहिए, क्योंकि संगठन की गतिविधियों के दौरान इन दस्तावेजों की आवश्यकता हो सकती है।

साथ ही, संरचनात्मक प्रभाग संग्रह में बाद के भंडारण के लिए फाइलें तैयार कर रहे हैं, यानी दस्तावेजों के मूल्य की जांच का दूसरा चरण। परीक्षा मूल्य दस्तावेज़

मामले उनके कार्यालय के काम की समाप्ति के 3 साल बाद तक संगठन के संग्रह में जमा नहीं किए जाते हैं।

संगठन की गतिविधियों में उत्पन्न दस्तावेजों की संपूर्ण श्रृंखला मूल्य परीक्षा के अधीन है।

मूल्य परीक्षा के पहले चरण के संचालन की पद्धति के लिए प्रमुख संरचनात्मक प्रभागों से और प्रत्येक संरचनात्मक प्रभाग के भीतर - नामकरण के अनुसार केस नंबर 1 से, यानी प्रबंधन, योजना, वित्तपोषण के मुद्दों से दस्तावेजों का अध्ययन शुरू करने की आवश्यकता होती है। , संगठन के कार्य की निगरानी, ​​अधीनस्थ संगठनों की गतिविधियाँ, इस कार्य के परिणाम। केवल इस क्रम से ही आप दस्तावेजों की पूरी श्रृंखला का अध्ययन कर सकते हैं।

मूल्य परीक्षण का दूसरा चरण भंडारण अवधि के अनुसार समूहों में मामलों के वार्षिक सेट के विभाजन के साथ संरचनात्मक इकाइयों में शुरू होता है: स्थायी, दीर्घकालिक (10 वर्ष से अधिक), अस्थायी (10 वर्ष तक सम्मिलित)।

परीक्षा का महत्वपूर्ण क्षण दोहराई जाने वाली जानकारी वाले दस्तावेज़ों की पहचान करना है। सबसे संपूर्ण जानकारी वाले दस्तावेज़ स्थायी भंडारण के लिए छोड़ दिए जाते हैं।

केवल मामले के शीर्षक के आधार पर भंडारण के लिए दस्तावेजों का चयन और विनाश के लिए आवंटन की अनुमति नहीं है। फ़ाइल में गलती से शामिल किए गए कम-मूल्य वाले दस्तावेज़ों की पहचान करने और उन्हें हटाने के लिए स्थायी भंडारण की सभी फ़ाइलों को ईपीसी चिह्न के साथ देखना आवश्यक है। ऐसे दस्तावेज़ों को नष्ट करने के लिए नामित किया जाना चाहिए या उनके भंडारण को उचित ठहराया जाना चाहिए।

मामलों के अध्ययन के दौरान, फ़ाइलों में गलती से छोड़े गए ड्राफ्ट और दोहरी प्रतियां जब्त कर ली जाती हैं।

एक निश्चित समूह में ईपीसी चिह्न वाले मामले शामिल हैं, क्योंकि परीक्षा के दौरान उनकी भंडारण अवधि का मुद्दा तय किया जाएगा।

ईपीसी चिह्नित मामले, जिनमें स्थायी भंडारण के दस्तावेज़ शामिल हैं, सुधार के अधीन हैं। स्थायी भंडारण के दस्तावेज़ उनकी संरचना से अलग होकर सजातीय मामलों से जुड़े होते हैं या स्वतंत्र मामलों के रूप में पंजीकृत होते हैं।

नवगठित मामलों की फाइलिंग दस्तावेजों के मूल्य की जांच पूरी होने के बाद ही की जाती है।

परीक्षा के परिणामों के आधार पर अंतिम निर्णय संगठन के ईसी या सीईसी द्वारा किया जाता है।

संगठन के संग्रह में स्थानांतरण के लिए इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों का चयन करते समय उनकी तैयारी में निम्नलिखित चरण होते हैं:

स्थायी भंडारण, अस्थायी भंडारण (10 वर्ष से अधिक) और कार्मिक रिकॉर्ड (रूसी संघ के अभिलेखीय कोष में शामिल इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों (ईडी) की संरचना और मात्रा के आधार पर) की सूची तैयार करना;

संग्रह में स्थानांतरण के लिए इच्छित कंप्यूटर मीडिया पर दस्तावेज़ों की भौतिक स्थिति की जाँच करना;

कंप्यूटर मीडिया पर ईडी रिकॉर्डिंग;

रिकॉर्डिंग गुणवत्ता की जाँच करना;

ईडी का विवरण;

स्थायी भंडारण और कर्मियों के लिए इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों की अभिलेखीय सूची के अनुसार भंडारण इकाइयों (मामलों पर) पर अभिलेखीय कोड रखना;

संलग्न दस्तावेजों का एक सेट तैयार करना।

ईडी के संलग्न दस्तावेज निम्नलिखित जानकारी दर्शाते हैं: दस्तावेज़ का शीर्षक, इसके निर्माण की तारीख, सामग्री की विशेषताएं (सार), इलेक्ट्रॉनिक प्रारूप, दस्तावेज़ की मात्रा।

2.3 दस्तावेजों के मूल्य की जांच के परिणामों का पंजीकरण

संगठन के कार्यालय कार्य में दस्तावेजों के मूल्य की जांच का परिणाम स्थायी, अस्थायी (10 वर्ष से अधिक) भंडारण और कर्मियों के लिए केस सूची के वार्षिक अनुभागों का संकलन है, और संगठन के अभिलेखागार में - समेकित केस सूची। समाप्त भंडारण अवधि वाली फ़ाइलों के लिए, विनाश के लिए उनके आवंटन पर एक अधिनियम तैयार किया गया है।

स्थायी, अस्थायी (10 वर्ष से अधिक) और कार्मिक फाइलों के लिए केस इन्वेंटरी सालाना संकलित की जाती है, जिनके मूल्य की जांच की गई है और कार्यालय के काम में पूरा किया गया है। जिन संगठनों में वार्षिक रूप से छोटी मात्रा में स्थायी भंडारण फ़ाइलें उत्पन्न होती हैं, उन्हें इन्वेंट्री में कई वर्षों की फ़ाइलें शामिल करने की अनुमति होती है।

स्थायी भंडारण के मामलों के लिए मामलों की सूची अलग से संकलित की जाती है; कार्मिक मामले; अस्थायी (10 वर्ष से अधिक) भंडारण अवधि वाली फ़ाइलें।

बड़ी मात्रा में दस्तावेज़ प्रवाह वाले संगठनों में, संगठन के संग्रह और विशेषज्ञ आयोग के पद्धतिगत मार्गदर्शन के तहत प्रत्येक संरचनात्मक इकाई द्वारा स्थायी फ़ाइलों की सूची संकलित की जाती है। इन सूची के आधार पर, मामले संगठन के अभिलेखागार को सौंप दिए जाते हैं। संग्रह में संरचनात्मक प्रभागों की फ़ाइलों की सूची के आधार पर, संगठन की स्थायी भंडारण फ़ाइलों की एक समेकित सूची संकलित की जाती है।

मामलों की सूची संकलित करते समय, निम्नलिखित आवश्यकताओं को पूरा किया जाता है: मामलों के नामकरण के आधार पर स्वीकृत व्यवस्थितकरण योजना के अनुसार मामले के शीर्षक सूची में दर्ज किए जाते हैं; प्रत्येक मामले को एक स्वतंत्र क्रमांक के तहत सूची में दर्ज किया जाता है; सूची में मामलों की संख्या का क्रम और संरचनात्मक इकाइयों की सूची को संख्या निर्दिष्ट करने की प्रक्रिया संगठन के संग्रह के साथ समझौते में स्थापित की गई है; इन्वेंटरी कॉलम (क्रम संख्या, सूचकांक, शीर्षक, मामले की तारीख, मामले में शीटों की संख्या, मामले की शेल्फ लाइफ) मामले के कवर पर मौजूद जानकारी के अनुसार भरे जाते हैं। इन्वेंट्री के "नोट" कॉलम का उपयोग मामलों की भौतिक स्थिति की विशेषताओं, प्रतियों की उपलब्धता आदि के बारे में नोट्स बनाने के लिए किया जाता है।

स्थायी भंडारण मामलों की प्रत्येक सूची के अंत में, एक अंतिम रिकॉर्ड तैयार किया जाता है, जो संख्याओं और शब्दों में सूची में शामिल मामलों की वास्तविक संख्या, मामलों की पहली और आखिरी संख्या को इंगित करता है, और नंबरिंग की विशेषताओं को दर्शाता है। (अक्षरयुक्त और लुप्त संख्याओं की उपस्थिति)।

एक संरचनात्मक इकाई के मामलों की सूची पर संकलक द्वारा उसकी स्थिति का संकेत देते हुए हस्ताक्षर किए जाते हैं और पूर्वस्कूली शिक्षा सेवा के प्रमुख, विशेषज्ञ आयोग द्वारा सहमति व्यक्त की जाती है और संगठन की संरचनात्मक इकाई के प्रमुख द्वारा अनुमोदित किया जाता है।

संरचनात्मक इकाई के मामलों की सूची दो में संकलित की जाती है, और एक विशेषज्ञ आयोग की उपस्थिति में - तीन प्रतियों में। एक प्रति संरचनात्मक इकाई में रहती है, दूसरी को फाइलों के साथ संग्रह में स्थानांतरित कर दिया जाता है, तीसरी को विशेषज्ञ आयोग के प्रोटोकॉल के साथ दायर किया जाता है।

स्थायी भंडारण फ़ाइलों की सारांश सूची के वार्षिक अनुभाग पर संकलक और संग्रह के प्रमुख द्वारा हस्ताक्षर किए जाते हैं। इस सूची पर संगठन के विशेषज्ञ आयोग के साथ सहमति होती है, जिसके बाद इसे संगठन के प्रमुख द्वारा अनुमोदित किया जाता है, और फिर चार प्रतियों में विचार के लिए अभिलेखीय संस्थान के ईएमसी (विशेषज्ञ पद्धति आयोग) को प्रस्तुत किया जाता है। इन्वेंट्री की पहली प्रति, नियंत्रण प्रति के रूप में, राज्य संग्रह में स्थानांतरित कर दी जाती है, बाकी संगठन में रहती है। सारांश सूची के वार्षिक अनुभागों में शामिल मामलों को स्याही या बॉलपॉइंट पेन में एन्क्रिप्ट किया गया है। मामलों की समेकित सूची के प्रत्येक वार्षिक खंड के अंत में सूची को प्रमाणित करने वाली एक शीट होती है, जो संदर्भ तंत्र के अनुभाग की शीटों की कुल संख्या, साथ ही अक्षरांकित और लुप्त संख्याओं को इंगित करती है।

स्थायी भंडारण मामलों की सारांश सूची के वार्षिक अनुभागों को संकलित करने के बाद, विनाश के लिए संबंधित अवधि के दस्तावेजों का चयन किया जाता है और विनाश के लिए मामलों के आवंटन पर एक अधिनियम तैयार किया जाता है, जिसकी शर्तें समाप्त हो गई हैं।

ऐसे मामलों को विनाश के लिए आवंटित करने के अधिनियम में शामिल किया जाता है यदि उनके लिए प्रदान की गई भंडारण अवधि उस वर्ष की 1 जनवरी तक समाप्त हो गई है जिसमें अधिनियम तैयार किया गया था।

विनाश के लिए मामलों के आवंटन पर एक अधिनियम, एक नियम के रूप में, पूरे संगठन के मामलों के लिए तैयार किया जाता है। यदि अधिनियम कई संरचनात्मक प्रभागों के मामलों को इंगित करता है, तो प्रत्येक संरचनात्मक प्रभाग का नाम इस प्रभाग के मामलों के शीर्षकों के समूह से पहले दर्शाया गया है।

अधिनियम इंगित करता है: व्यक्तिगत मामलों के शीर्षक या समान मामलों के लिए समूह शीर्षक; मामलों की तारीख या समय सीमा; अस्थायी (10 वर्षों से अधिक) भंडारण मामलों की सूची की संख्या, जिसमें विनाश के लिए आवंटित मामले शामिल थे, या नामकरण की संख्या जिसमें ये मामले दर्ज किए गए थे; नामकरण के आधार पर मामलों का सूचकांक या सूची के अनुसार मामलों की संख्या, मामलों की संख्या, मामलों की शेल्फ लाइफ और सूची के अनुसार लेख संख्या।

ईपीसी चिह्नित दस्तावेजों के लिए एक अलग अधिनियम तैयार किया गया है। संगठन के विशेषज्ञ आयोग द्वारा मामलों की सूची के साथ-साथ विनाश के लिए मामलों के आवंटन पर अधिनियमों पर विचार किया जाता है। इसके बाद, कृत्यों को राज्य अभिलेखीय संस्थान के ईएचआर के साथ समन्वयित किया जाता है, और फिर संगठन के प्रमुख द्वारा अनुमोदित किया जाता है।

विनाश के लिए मामलों के आवंटन पर अधिनियमों की सहमति और अनुमोदन के बाद ही, संगठन को अधिनियम में शामिल फाइलों को नष्ट करने का अधिकार है।

निष्कर्ष

प्रबंधन गतिविधियाँ सभी संस्थानों, उद्यमों और संगठनों में अंतर्निहित हैं।

इसमें संगठनात्मक मुद्दे, योजना, वित्तपोषण, उद्योग उत्पादन कार्य, कर्मियों का चयन और नियुक्ति, नियंत्रण आदि शामिल हैं। प्रबंधन प्रक्रिया में, बड़ी मात्रा में जानकारी एकत्र, संसाधित और प्रसारित की जाती है।

जानकारी के आधार पर, प्रबंधन निर्णय लिए जाते हैं; जानकारी उनके निष्पादन के साक्ष्य और सामान्यीकरण के स्रोत के रूप में कार्य करती है। प्रबंधन की प्रभावशीलता दस्तावेजों में दर्ज जानकारी की मात्रा, दक्षता और विश्वसनीयता पर निर्भर करती है।

दस्तावेज़, जानकारी दर्ज करने से, इसके संरक्षण और संचय, किसी अन्य व्यक्ति को हस्तांतरण की संभावना, साथ ही जानकारी के बार-बार उपयोग को सुनिश्चित करता है।

इस प्रकार, प्रबंधन गतिविधियों के दस्तावेज़ीकरण में प्रबंधन के लिए आवश्यक जानकारी को एक निर्धारित प्रपत्र में रिकॉर्ड करना शामिल है, अर्थात दस्तावेज़ बनाना। इसके अलावा, कई मामलों में दस्तावेज़ीकरण अनिवार्य है, जो कानून और सरकारी नियमों द्वारा निर्धारित है।

सूचना के स्रोत के रूप में दस्तावेज़ समान नहीं हैं।

विशेष महत्व के "व्यक्तिगत" दस्तावेज़ हैं जिनमें उत्कृष्ट सरकारी और सार्वजनिक हस्तियों, साहित्यिक और कलात्मक हस्तियों के बारे में जानकारी होती है जिनका वैज्ञानिक मूल्य और ऐतिहासिक महत्व है। उन्हें स्थायी भण्डार में छोड़ देना चाहिए।

"कर्मियों के लिए" दस्तावेज़, जिसमें नागरिकों की कार्य गतिविधियों, उनके प्रशिक्षण और जीवन की अन्य घटनाओं के बारे में जानकारी होती है, विशिष्ट लोगों के लिए मूल्यवान हैं। ऐसे दस्तावेज़ों की शेल्फ लाइफ लंबी होती है और फिर उन्हें नष्ट कर दिया जाता है।

भंडारण अवधि के आधार पर, दस्तावेज़ों को तीन समूहों में विभाजित किया गया है:

स्थायी भंडारण के दस्तावेज;

दीर्घकालिक (10 वर्ष से अधिक) भंडारण दस्तावेज़;

अस्थायी भंडारण दस्तावेज़ (10 वर्ष तक)।

दस्तावेजों के मूल्य की जांच करने की प्रक्रिया में, दो कार्य हल किए जाते हैं:

शाश्वत भंडारण के लिए मूल्यवान दस्तावेजों का चयन और दीर्घकालिक भंडारण (10 वर्षों से अधिक) के लिए दीर्घकालिक व्यावहारिक मूल्य के दस्तावेजों का चयन;

समाप्त हो चुकी भंडारण अवधि, ड्राफ्ट, डबलट वाले दस्तावेज़ों को नष्ट करने के लिए चयन।

दस्तावेजों के मूल्य की जांच राज्य भंडारण के लिए दस्तावेजों का चयन या स्वीकृत मानदंडों के आधार पर भंडारण अवधि की स्थापना है।

मूल्य परीक्षण के परिणामस्वरूप:

· स्थायी भंडारण के लिए दस्तावेजों का एक सेट स्थापित किया गया है;

· जो दस्तावेज़ समाप्त हो चुके हैं और समाप्त हो चुके हैं उन्हें नष्ट करने के लिए चुना गया है;

· अद्वितीय और विशेष रूप से मूल्यवान मामलों की पहचान की जाती है;

· संगठन और राज्य अभिलेखागार के अभिलेखागार पूरी तरह से विज्ञान और इतिहास में रुचि के दस्तावेजों से भरे हुए हैं।

प्रयुक्त स्रोतों की सूची

1 दस्तावेज़ के मूल्य की जांच. [इलेक्ट्रॉनिक संसाधन] एक्सेस मोड: http://www.bibliotekar.ru

2 कार्यालय का काम. प्रबंधन के लिए दस्तावेज़ीकरण समर्थन के संगठन और प्रौद्योगिकियाँ। पाठ्यपुस्तक/अंडर. ईडी। टी.वी. कुज़नेत्सोवा। - एम.: यूनिटी-दाना, 2003. - 366 पी।

3 फियोनोवा एल.आर. प्रबंधन के लिए दस्तावेज़ीकरण समर्थन का संगठन और प्रौद्योगिकी। / एल.आर. फियोनोवा। - पेन्ज़ा, 2005. - 212 पी।

4 दस्तावेजों के मूल्य की जांच के लिए मानदंड। [इलेक्ट्रॉनिक संसाधन] एक्सेस मोड: http://www.docme.ru

5 दस्तावेजों के मूल्य की जांच की उत्पत्ति के लिए मानदंड। [इलेक्ट्रॉनिक संसाधन] एक्सेस मोड: http://docrev.ru

6 संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेज़ीकरण। [इलेक्ट्रॉनिक संसाधन] एक्सेस मोड: http://www.bizneshaus.ru

दस्तावेजों के मूल्य की जांच की बाहरी विशेषताओं के लिए 7 मानदंड। [इलेक्ट्रॉनिक संसाधन] एक्सेस मोड: http://vmiruspeha.ru

किसी दस्तावेज़ के मूल्य की परीक्षा आयोजित करने के 8 चरण। [इलेक्ट्रॉनिक संसाधन] एक्सेस मोड: http://www.archives.su

9 दस्तावेज़ के मूल्य की जांच. [इलेक्ट्रॉनिक संसाधन] एक्सेस मोड: http://delo-वेद.ru

10 केंद्रीय विशेषज्ञ आयोग। [इलेक्ट्रॉनिक संसाधन] एक्सेस मोड: http://www.edou.ru

11 विशेषज्ञ आयोग। [इलेक्ट्रॉनिक संसाधन] एक्सेस मोड: http://document-वेद.ru

12 विशेषज्ञ-सत्यापन और विशेषज्ञ-पद्धति आयोग। [इलेक्ट्रॉनिक संसाधन] एक्सेस मोड: http://ao.avo.ru

विशेषज्ञ आयोग के 13 कार्य। [इलेक्ट्रॉनिक संसाधन] एक्सेस मोड: http://www.tepka.ru

व्लादिवोस्तोक के पेरवोरेचेन्स्की जिले के 14 वकीलों का कार्यालय। [इलेक्ट्रॉनिक संसाधन] एक्सेस मोड: http://vlad24.ru

15 दस्तावेजों के मूल्य की जांच करना। [इलेक्ट्रॉनिक संसाधन] एक्सेस मोड: http://www.profiz.ru

16 इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों को संग्रह में स्थानांतरित करना। [इलेक्ट्रॉनिक संसाधन] एक्सेस मोड: http://www.archiv-s.ru

संगठनों में दस्तावेजों के लिए 17 भंडारण अवधि। [इलेक्ट्रॉनिक संसाधन] एक्सेस मोड: http://shfb.ru

18 दस्तावेजों के मूल्य की जांच के परिणामों का पंजीकरण। [इलेक्ट्रॉनिक संसाधन] एक्सेस मोड: http://www.arkadacentre.ru

19 मामलों की सूची. [इलेक्ट्रॉनिक संसाधन] एक्सेस मोड: http://www.bibliotekar.ru

20 विनाश के लिए मामलों के आवंटन पर एक अधिनियम तैयार करना। [इलेक्ट्रॉनिक संसाधन] एक्सेस मोड: http://www.1-ak.ru

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