अपनी गतिविधियों के दौरान, कंपनियाँ बड़ी संख्या में दस्तावेज़ प्राप्त करती हैं और बनाती हैं। दस्तावेजों की त्वरित खोज और उपयोग केवल उनके स्पष्ट वर्गीकरण के साथ ही संभव है, इसलिए दस्तावेजों के साथ काम के आयोजन में मुख्य मुद्दों में से एक मामलों के नामकरण का विकास है।

मामलों का नामकरण एक एकीकृत रूप के अनुसार संकलित किया गया है, जिसमें प्रत्येक कॉलम का अपना उद्देश्य होता है और सही समापन की आवश्यकता होती है।

मामलों का नामकरण एक बहुउद्देश्यीय दस्तावेज़ है।

फाइलों के नामकरण का मुख्य उद्देश्य दस्तावेजों को व्यवस्थित करना, फाइलों में निष्पादन के बाद दस्तावेजों के वितरण की अनुमति देना और संस्थान में दस्तावेज़ भंडारण प्रणाली को परिभाषित करना है।

प्रत्येक मामले में समान शेल्फ जीवन के दस्तावेज़ शामिल होते हैं, इस प्रकार, मामलों का नामकरण दस्तावेजों के मूल्य की प्रारंभिक जांच की अनुमति देता है।

मामलों के नामकरण द्वारा तय किए गए मामलों के अनुक्रमण का उपयोग दस्तावेजों को पंजीकृत करते समय किया जाता है।

निष्पादित दस्तावेज़ों के लिए संदर्भ फ़ाइल बनाने की योजना के रूप में मामलों के नामकरण का उपयोग किया जा सकता है।

10 वर्ष तक की भंडारण अवधि वाले मामले प्रस्तुत करते समय सूची के बजाय मामलों के नामकरण का उपयोग किया जाता है।

स्थायी और दीर्घकालिक भंडारण की फ़ाइलों के लिए सूची संकलित करते समय, वे फ़ाइलों के नामकरण का भी उपयोग करते हैं।

किसी संगठन की संरचना का अध्ययन करते समय, मामलों की सूची का उपयोग संदर्भ सामग्री के रूप में किया जाता है।

मामलों के नामकरण को संकलित और औपचारिक बनाने के लिए, मानक और पद्धति संबंधी दस्तावेज़ीकरण का उपयोग किया जाता है। पुरालेख संस्थानों ने संस्थागत फ़ाइलों के नामकरण को संकलित करने के लिए पद्धति संबंधी मैनुअल विकसित किए हैं।

दस्तावेज़ों का सबसे सरल वर्गीकरण उन्हें मामलों में समूहित करना है।

दस्तावेज़ों को निम्नलिखित मानदंडों के अनुसार मामलों में समूहीकृत किया गया है:

नाममात्र;

संवाददाता;

कालानुक्रमिक.

नाममात्र की विशेषता एक ही प्रकार के दस्तावेज़ों को एक फ़ाइल में समूहित करना है - आदेश, प्रोटोकॉल, आदि।

विषय-मुद्दे की सुविधा एक मुद्दे पर दस्तावेज़ों को एक फ़ोल्डर में संयोजित करना है, उदाहरण के लिए: एक अदालती मामला या एक नए शैक्षिक भवन के निर्माण पर दस्तावेज़।

एक संवाददाता चिह्न एक विशिष्ट संवाददाता के साथ पत्राचार है, उदाहरण के लिए: नोवाया ज़रिया कारखाने के साथ पत्राचार।

कालानुक्रमिक विशेषता (लेखा प्रलेखन) - का उपयोग उस स्थिति में किया जाता है जब दस्तावेजों के समय पैरामीटर पहले आते हैं, उदाहरण के लिए: जनवरी के लिए माल के शिपमेंट पर रिपोर्ट।

मामलों का नामकरण प्रत्येक संस्थान और कंपनी में होना चाहिए और इसमें उनकी गतिविधियों के दौरान बनाए गए सभी दस्तावेज़ शामिल होने चाहिए। केस नामकरण तीन प्रकार के होते हैं: व्यक्तिगत (किसी विशिष्ट कंपनी, कार्यात्मक इकाई के लिए), अनुमानित और मानक।

मामलों के मानक और अनुमानित नामकरण उन संगठनों के लिए संकलित किए जाते हैं जो उनकी गतिविधियों की प्रकृति में समान होते हैं।

मामलों का मानक नामकरण अनिवार्य है।

कंपनी के प्रत्येक कार्यात्मक प्रभाग के लिए मामलों की सूची प्रभाग के प्रमुख विशेषज्ञों की भागीदारी के साथ रिकॉर्ड रखने के लिए जिम्मेदार व्यक्ति द्वारा संकलित की जाती है। यह संग्रह से सहमत है और इस विभाग में रिकॉर्ड रखने के लिए जिम्मेदार व्यक्ति द्वारा हस्ताक्षरित है।

छोटी कंपनियों में, मामलों के नामकरण को प्रमुख द्वारा अनुमोदित किया जाता है, बड़ी कंपनियों में - विभागों के प्रमुखों द्वारा।

मामलों की सूची चार प्रतियों में तैयार की गई है:

पहला संस्थान या कंपनी की रिकॉर्ड प्रबंधन सेवा में संग्रहीत किया जाता है;

दूसरा राज्य संग्रह में है;

तीसरा - विभागीय संग्रह में;

चौथी एक कार्यशील प्रति है.

बड़ी कंपनियों के लिए मामलों का एक समेकित नामकरण संकलित किया जाता है और प्रभागों के मामलों के सभी नामकरणों का सारांश प्रस्तुत करता है।

नामकरण अगले कैलेंडर वर्ष के 1 जनवरी को लागू होता है। यदि संस्था के कार्य और कार्य नहीं बदलते हैं, तो पहले से सहमत नामकरण को उचित संशोधनों के साथ अगले वर्ष के लिए पुनर्मुद्रित किया जाता है और संस्था के प्रमुख द्वारा अनुमोदित किया जाता है।

हर 5 साल में कम से कम एक बार, नामकरण पुन: रचना और पुन: अनुमोदन के अधीन होता है। वर्ष के दौरान, मामलों के अनुमोदित नामकरण को नए मामलों के साथ पूरक किया जा सकता है, मामलों के लिए प्रदान नहीं किया जा सकता है, और व्यक्तिगत मामलों के लिए भंडारण अवधि निर्दिष्ट की जा सकती है।

छोटे संगठनों में, मामले प्रबंधन दस्तावेज़ीकरण सहायता सेवा या सचिव के साथ केंद्रीय रूप से बनते हैं। यदि संगठन बड़ा है, तो प्रबंधन दस्तावेज़ तैयार किए जाते हैं और प्रबंधन दस्तावेज़ीकरण सहायता सेवा में संग्रहीत किए जाते हैं, और शेष दस्तावेज़ों को फ़ाइलों में समूहीकृत किया जाता है और उन संरचनात्मक इकाइयों में संग्रहीत किया जाता है जिनमें उनके साथ काम किया गया था।

मामले बनाने के नियम एवं प्रक्रिया

मामलों का गठन निहित नियमों के अनुसार किया जाता है कार्यशील अभिलेखों के लिए बुनियादी नियमसंगठन, कार्यालय कार्य के लिए मानक निर्देशसंघीय कार्यकारी अधिकारियों में.

कैलेंडर वर्ष की शुरुआत तक, मामलों की सूची में सूचीबद्ध सभी मामलों के लिए फ़ोल्डर तैयार कर लिए जाते हैं।

कवर इंगित करते हैं:

• संगठन का नाम (पूर्ण और संक्षिप्त);
• संरचनात्मक इकाई का नाम;
• मामलों के नामकरण के अनुसार केस सूचकांक;
• मामले का शीर्षक मामलों के नामकरण के पूर्ण अनुरूप है;
• केस प्रतिधारण अवधि.

मामले बनाते समय, कई नियमों का पालन किया जाना चाहिए। उनका कार्यान्वयन हमेशा किसी भी दस्तावेज़ के भंडारण स्थान को सही ढंग से निर्धारित करने में मदद करेगा।

केवल मामले में डाल दिया पूर्ण और सही ढंग से निष्पादित दस्तावेज़, जो दिखने और सामग्री में इसके शीर्षक से मेल खाता है। फ़ाइल में दस्तावेज़ों की ड्राफ्ट और दोहरी प्रतियाँ शामिल करना निषिद्ध है।

यह याद रखना आवश्यक है कि स्थायी और अस्थायी भंडारण अवधि वाले दस्तावेज़ों को एक फ़ाइल में समूहीकृत नहीं किया जाता है।

ऐसा एक नियम है 4 सेमी से अधिक मोटाई वाले केस में 250 से अधिक शीट न रखें. यह स्थिति जानकारी की खोज के लिए अनुकूलतम स्थितियाँ प्रदान करती है और अभिलेखीय भंडारण के लिए फ़ाइलें तैयार करते समय न्यूनतम श्रम लागत प्रदान करती है। यदि इस मामले से संबंधित अधिक दस्तावेज़ बनाए जाते हैं, तो उसी शीर्षक के साथ एक नया खंड बनाया जाता है।

कार्य एक कैलेंडर वर्ष के भीतर बनते हैं. शैक्षणिक संस्थानों में, दस्तावेजों को आमतौर पर शैक्षणिक वर्ष (यानी सितंबर से अगस्त तक) के दौरान समूहीकृत किया जाता है। हालाँकि, मामलों की कई श्रेणियों के गठन में एक निश्चित विशिष्टता है। इनमें अदालती मामले, ऐसे मामले शामिल हैं जिनके फैसले कैलेंडर (शैक्षणिक) वर्ष से आगे बढ़ते हैं। कार्य की पूरी अवधि के दौरान, आयोगों और रचनात्मक समूहों के निर्वाचित निकायों के मामले बनते हैं।

मुख्य गतिविधि के अनुसार उन्हें कर्मियों द्वारा आदेशों से अलग समूहीकृत किया जाना चाहिए। कर्मियों के लिए आदेशों को स्थापित अवधारण अवधि के अनुसार फाइलों में समूहीकृत किया जाता है।

केस के अंदर दस्तावेज भी होने चाहिए सुव्यवस्थित करना. अनुप्रयोगों के साथ मिलकर व्यवसाय का रूप लेते हैं दस्तावेज़ों के प्रकार और कालक्रम के अनुसार. अर्थात्, पहले की तारीख का दस्तावेज़ पहले रखा जाता है, फिर बाद का। कालानुक्रमिक क्रम में और संख्या के अनुसार दायर किया गया।

संलग्नक आमतौर पर उन दस्तावेज़ों से जुड़े होते हैं जिनसे वे संबंधित होते हैं। यदि अनुलग्नक बड़े हैं, तो वे उपयुक्त शीर्षक के साथ एक अलग फ़ाइल बना सकते हैं।

व्यवसाय बनाते समय पत्र-व्यवहारयह ध्यान में रखा जाना चाहिए कि प्रतिक्रिया पत्र अनुरोध पत्र के बाद रखा जाए। इसका मतलब यह है कि पहल दस्तावेजों के संबंध में कालक्रम के सिद्धांत का पालन किया जाता है।

योजना और रिपोर्टिंग दस्तावेज़उन्हें उस वर्ष की फ़ाइलों में संग्रहीत किया जाता है, जिससे वे संबंधित हैं, चाहे उनके निर्माण का समय कुछ भी हो। वार्षिक, त्रैमासिक और मासिक योजनाएँ अलग-अलग संग्रहित की जाती हैं।

अलग-अलग मामलों में रखा गया नागरिकों से अपील, उन्हें वर्णानुक्रम में व्यवस्थित करना। साथ ही, संगठन के काम के मुद्दों पर नागरिकों के प्रस्तावों, बयानों और शिकायतों और उनके विचार और निष्पादन के लिए सभी दस्तावेजों को व्यक्तिगत मुद्दों पर नागरिकों के बयानों से अलग समूहीकृत किया जाता है।

व्यक्तिगत फाइलों में दस्तावेज़उन्हें प्राप्त होते ही कालानुक्रमिक क्रम में व्यवस्थित किया जाता है।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़और डेटाबेस को विशेष रूप से समर्पित कंप्यूटर की हार्ड ड्राइव पर, कागजी दस्तावेज़ों से अलग, संगठन की फ़ाइलों के नामकरण के अनुसार फ़ाइलों (फ़ोल्डरों, निर्देशिकाओं) में बनाया जाता है। इलेक्ट्रॉनिक डेटाबेस अलग-अलग फाइलों में बनते हैं।

केस भंडारण

गठित और पूर्ण किए गए मामलों को संरचनात्मक इकाइयों में तब तक संग्रहीत किया जाता है जब तक कि उन्हें संगठन के अभिलेखागार में स्थानांतरित नहीं किया जाता है। ताले में भंडारण से दस्तावेजों की सुरक्षा और प्रकाश और धूल के नकारात्मक प्रभावों से सुरक्षा सुनिश्चित होती है अलमारियाँ, तिजोरियाँ या एलिवेटर फ़ाइलिंग अलमारियाँ.

चीजें व्यवस्थित हो रही हैं अलमारियों पर लंबवत. प्रत्येक मामले की रीढ़ पर उसका नामकरण सूचकांक दर्शाया गया है। कैबिनेट दरवाजे के अंदर से जुड़ा होना चाहिए। आवश्यक दस्तावेज़ ढूंढने के लिए, नामकरण में संबंधित मामले की संख्या ढूंढें और फिर उसी संख्या वाला एक फ़ोल्डर ढूंढें।

फाइलों में पहले से संकलित दस्तावेज़ों की कर्मचारियों को काम के लिए आवश्यकता हो सकती है। इस मामले में, फ़ाइल से निकाले गए दस्तावेज़ के स्थान पर एक स्थानापन्न शीट रखी जाती है। स्थानापन्न शीट दस्तावेज़ की संख्या और तारीख, उसकी संक्षिप्त सामग्री, इसे कब और किसे जारी किया गया था, इंगित करती है। संपूर्ण रूप से जारी किए गए मामले के लिए, एक स्थानापन्न कार्ड भरा जाता है। यह जारी किए गए मामले की संख्या, जारी करने की तारीख, किसको जारी किया गया था, किस अवधि के लिए जारी किया गया था, मामले की वापसी के बाद रसीद और स्वीकृति पर हस्ताक्षर इंगित करता है। स्थानापन्न कार्ड को जारी किए गए मामले के स्थान पर कैबिनेट में रखा जाता है।

संघीय कार्यकारी अधिकारियों में कार्यालय कार्य के नियमों के अनुसार स्थायी और अस्थायी (10 वर्ष से अधिक) भंडारण की फ़ाइलें संग्रह में स्थानांतरित कर दी जाती हैंसंघीय कार्यकारी निकाय संरचनात्मक इकाइयों में उनके उपयोग या भंडारण की शुरुआत की तारीख से 1 वर्ष से पहले और 3 वर्ष से अधिक नहीं। संघीय कार्यकारी निकाय के अभिलेखागार में मामलों का स्थानांतरण संघीय कार्यकारी निकाय के संरचनात्मक प्रभागों में संकलित स्थायी भंडारण, अस्थायी (10 वर्ष से अधिक) भंडारण और कार्मिक रिकॉर्ड की सूची के आधार पर किया जाता है। अस्थायी (10 वर्ष तक के) भंडारण के मामले संघीय कार्यकारी निकाय के अभिलेखागार में स्थानांतरित नहीं किए जाते हैं और निर्धारित तरीके से विनाश के अधीन हैं।

निष्पादन के बाद, दस्तावेज़ों को मामलों में समूहीकृत किया जाता है। उनके समूहीकरण का क्रम अवर्गीकृत कार्यालय कार्य के नामकरण द्वारा प्रदान किया जाता है। मामलों की सूची में दस्तावेज़ों और प्रकाशनों के लिए सभी आईपी शामिल होने चाहिए। दस्तावेज़ों को, उत्पादन आवश्यकताओं और पहुंच प्रतिबंध की डिग्री के आधार पर, एक ही मुद्दे पर अलग-अलग या अन्य दस्तावेज़ों के साथ फाइलों में समूहीकृत किया जा सकता है।

ऐसे मामलों में जहां कोई संगठन पहुंच प्रतिबंधों के साथ और बिना पहुंच प्रतिबंधों के साथ बड़ी संख्या में एक ही प्रकार के दस्तावेज़ और फ़ाइलें (आदेश, निर्देश, रिपोर्ट इत्यादि) उत्पन्न करता है, फाइलों में उनके अलग-अलग गठन के लिए प्रदान करना उचित है। इस मामले में, नामकरण कॉलम "केस इंडेक्स" में, निर्दिष्ट पहुंच प्रतिबंध चिह्न को दस्तावेजों के साथ मामले की संख्या में जोड़ा जाता है। उदाहरण के लिए, (चित्र 10.1)।

जब एक प्रतिबंधित एक्सेस दस्तावेज़ को अवर्गीकृत दस्तावेज़ों वाली फ़ाइल में शामिल किया जाता है, जिसमें समान स्टाम्प नहीं होता है, तो इस फ़ाइल को एक एक्सेस प्रतिबंध चिह्न प्राप्त होता है, और संबंधित स्पष्टीकरण संगठन (संस्था) की फ़ाइलों की सूची में शामिल किया जाता है।

उन संगठनों में जिनकी गतिविधियाँ सीमित पहुंच के बहुत कम संख्या में दस्तावेज़ उत्पन्न करती हैं, मामलों का नामकरण एक मामले की स्थापना के लिए प्रदान कर सकता है। उदाहरण के लिए: "दस्तावेज़ "आधिकारिक उपयोग के लिए"।

चित्र 10.1. केस सूची का प्रकार

ऐसी एक फ़ाइल के लिए अवधारण अवधि स्थापित नहीं है. और मामलों के नामकरण के संबंधित कॉलम में "ईसी" (विशेषज्ञ आयोग) का निशान लगाया जाता है। कार्यालय वर्ष के अंत में, प्रतिबंधित पहुंच मामले की समीक्षा संगठन (संस्था) के विशेषज्ञ आयोग द्वारा पृष्ठ दर पृष्ठ की जाती है और यदि आवश्यक हो, तो दस्तावेजों को फिर से इकट्ठा करने का निर्णय लिया जाता है। फ़ाइल में निहित दीर्घकालिक और स्थायी भंडारण दस्तावेज़ों को एक अलग फ़ाइल में समूहीकृत किया जाता है, जिसे एक स्वतंत्र शीर्षक प्राप्त होता है और अतिरिक्त रूप से फ़ाइलों की सूची में शामिल किया जाता है। यदि मामले में केवल अस्थायी भंडारण अवधि वाले दस्तावेज़ शामिल हैं, तो इसे पुन: स्वरूपित नहीं किया जा सकता है। ऐसी फ़ाइल की भंडारण अवधि उसमें मौजूद दस्तावेज़ों की अधिकतम अवधि से निर्धारित होती है।

खुले रिकॉर्ड वाले मामलों में. जिसमें, जैसे-जैसे सामग्री जमा होती है, सीमित वितरण की जानकारी केंद्रित होती है, उसे एक समान श्रेणी में वर्गीकृत किया जाना चाहिए। इन मामलों के कवर पर पहुंच प्रतिबंध की मुहर भी लगी होती है। संबंधित स्पष्टीकरण मामलों की सूची में शामिल हैं।

केस निर्माण के सामान्य सिद्धांत

जो दस्तावेज़ निष्पादकों के हाथ में नहीं हैं, उनके भंडारण को इस तरह से व्यवस्थित करने के लिए समूहीकृत किया जाता है कि सबसे पहले, आवश्यक दस्तावेज़ों और सूचनाओं की त्वरित खोज सुनिश्चित हो सके। दस्तावेजों को समूहीकृत करने के इस कार्य को कहा जाता है "केस गठन", चूंकि कागजी दस्तावेजों के लेखांकन और भंडारण को व्यवस्थित करने की मुख्य इकाई एक फ़ाइल है, गैर-कागजी वाले हैं स्टोरेज युनिट, कंप्यूटर मीडिया पर दस्तावेज़ - डेटा फाइल.

मामलों के गठन पर कार्य में निम्नलिखित ऑपरेशन शामिल हैं:

• - मामलों के बीच निष्पादित दस्तावेजों का वितरण;
• - फ़ाइल के भीतर दस्तावेज़ों का स्थान;
• - केस के कवर का डिज़ाइन।

संगठनों में, फाइलों का निर्माण या तो केंद्रीय रूप से केवल कंपनी सचिव (लिपिकीय सेवा) द्वारा किया जा सकता है, या विकेन्द्रीकृत - कई संरचनात्मक प्रभागों द्वारा किया जा सकता है। व्यवहार में, दोनों विकल्प समानांतर में सह-अस्तित्व में हैं। इस प्रकार, प्रशासनिक और संगठनात्मक दस्तावेजों को केंद्रीय रूप से फाइलों में संकलित किया जाता है, और लेखांकन, कार्मिक फाइलें, पत्राचार, अनुबंध और अन्य दस्तावेज संरचनात्मक प्रभागों में विशिष्ट कार्यस्थलों पर केंद्रित होते हैं।

संरचनात्मक प्रभागों में मामलों का गठन या तो निष्पादकों द्वारा किया जाता है जो अपने संरचनात्मक प्रभाग में मुद्दों की एक निश्चित श्रृंखला से निपटते हैं, या प्रभाग के लिए केंद्रीय रूप से एक विशेष रूप से नामित कर्मचारी द्वारा किया जाता है। दूसरे मामले में, पूर्वस्कूली शैक्षणिक संस्थान के प्रबंधन और सेवा द्वारा मामले के गठन की पद्धतिगत एकता और गुणवत्ता, उस पर नियंत्रण सुनिश्चित करना आसान है।

फ़ाइलों के निर्माण की शुद्धता स्थापित की जाती है और, निरीक्षण के दौरान, अभिलेखीय सेवा निकायों, अन्य नियामक प्राधिकरणों (उनके गतिविधि के क्षेत्र में) द्वारा मूल्यांकन किया जाता है और सरकारी संगठनों के लिए अनिवार्य कई नियमों का पालन करके हासिल किया जाता है। यद्यपि दस्तावेजों के व्यवस्थितकरण सहित किसी भी व्यवस्थितकरण का व्यावहारिक महत्व है और इसे गैर-सरकारी संगठनों द्वारा बड़े पैमाने पर स्वतंत्र रूप से निर्धारित किया जा सकता है, दशकों से संचित कार्य अनुभव को नजरअंदाज करना अनुचित होगा।

दस्तावेज़ों को मामलों में समूहीकृत करना

इस प्रकार, ज्यादातर मामलों में, एक ही कैलेंडर वर्ष के दस्तावेजों को फाइलों में समूहीकृत किया जाता है, अदालत, व्यक्तिगत फाइलों, निर्वाचित निकायों के दस्तावेजों को छोड़कर, जिन्हें उनके दीक्षांत समारोह की अवधि के लिए समूहीकृत किया जाता है, आदि।

यह उचित है और कई वर्षों में दस्तावेजों को इकट्ठा करने के नियमों का खंडन नहीं करता है, जब उनकी संख्या कई वर्षों में महत्वहीन होती है, मामले में दस्तावेजों के संचय के सभी वर्षों के लिए उचित अंकों के साथ मामले को हस्तांतरणीय के रूप में दर्ज किया जाता है।

स्थायी और अस्थायी भंडारण अवधि वाले दस्तावेज़ों को अलग-अलग फ़ाइलों में समूहीकृत किया जाना चाहिए। उदाहरण के लिए, दस्तावेज़ों की मूल प्रतियाँ और प्रतियां, वार्षिक और त्रैमासिक कार्य योजनाएँ आदि को विभिन्न फाइलों में रखा जाना चाहिए, क्योंकि इन दस्तावेज़ों की अवधारण अवधि अलग-अलग होती है।

यदि वे एक ही मुद्दे से संबंधित हैं तो विभिन्न भंडारण अवधि के दस्तावेज़ों की एक फ़ाइल में अस्थायी समूहीकरण की अनुमति है। कैलेंडर वर्ष के अंत में और समस्या का समाधान हो जाने पर, ऐसे दस्तावेज़ों को स्वतंत्र मामलों में पुन: समूहित करने की अनुशंसा की जाती है।

दस्तावेज़ की केवल एक प्रति फ़ाइल में शामिल है। वापसी के अधीन दस्तावेज़, ड्राफ्ट, दस्तावेज़ों के कार्यशील संस्करण (ड्राफ्ट) और उनकी प्रतियां शामिल नहीं हैं। अपवाद मसौदा सामग्री है जिसमें संकल्प, वीज़ा, नोट्स हैं जो मुख्य दस्तावेज़ के अतिरिक्त हैं। अधूरे या गलत तरीके से भरे गए दस्तावेज़ ठेकेदारों को संशोधन के लिए लौटा दिए जाते हैं।

फाइलों में दस्तावेजों को दाखिल करना सचिव द्वारा दस्तावेजों पर निष्पादकों के निशान के अनुसार किया जाता है: "मामले में नहीं..."।

मामले के अंदर दस्तावेजों का स्थान

फाइलों में अनुरोधों और प्रतिक्रियाओं को अलग नहीं किया जाना चाहिए, संलग्नक के बिना या उनके स्थान के निशान के बिना कवर पत्र दाखिल करना, संवाददाताओं को लौटाए जाने वाले दस्तावेजों को दाखिल करना।

मामले में दस्तावेजों की व्यवस्था का चुना हुआ क्रम आवश्यक दस्तावेजों की खोज की दक्षता के साथ-साथ मुद्दों को हल करने की प्रगति और पूर्णता का खुलासा निर्धारित करता है। आमतौर पर, किसी मामले के दस्तावेज़ों को कालानुक्रमिक क्रम में व्यवस्थित किया जाता है, जो पहले की तारीखों वाले दस्तावेज़ों से शुरू होकर बाद की तारीखों तक समाप्त होता है।

अक्सर दस्तावेज़ (आदेश, निर्देश, प्रोटोकॉल, निर्णय, आदि) को क्रम संख्या द्वारा व्यवस्थित किया जाता है, लेकिन इस मामले में भी मुद्दों को हल करने का कालानुक्रमिक क्रम संरक्षित रहता है।

एक अन्य दृष्टिकोण लागू किया जाना चाहिए, उदाहरण के लिए, पत्राचार के लिए, जहां प्रतिक्रिया दस्तावेज पंजीकरण की तारीख के अनुसार नहीं, बल्कि पहल दस्तावेज के बाद, या अनुबंधों में दाखिल किया जाता है, जो उनकी मंजूरी या तैयारी की तारीख की परवाह किए बिना संलग्न होते हैं। संबंधित दस्तावेज़ों के लिए. यदि आवेदन 250 शीट या अधिक है, तो, एक नियम के रूप में, इससे एक अलग वॉल्यूम बनता है, और दस्तावेज़ में एक संबंधित नोट बनाया जाता है।

दस्तावेज़ों को वर्णानुक्रम में भी व्यवस्थित किया जा सकता है। वर्णानुक्रम में, विभिन्न प्रश्नावली, प्रश्नावली, सारांश, अधीनस्थ उद्यमों से प्राप्त रिपोर्ट (उद्यम नामों के वर्णानुक्रम में), नागरिकों के प्रस्तावों, बयानों और शिकायतों और अन्य दस्तावेजों को समूहबद्ध करने की सलाह दी जाती है। दस्तावेजों का प्रत्येक समूह जानकारी की संरचना और मूल्य में भिन्न होता है, जो फाइलों में उनके गठन की बारीकियों को भी निर्धारित करता है।

दस्तावेज़ों के कुछ समूहों को फ़ाइलों में बनाने की विशेषताएं

प्रशासनिक दस्तावेज़प्रकार के अनुसार अलग-अलग फाइलों में बनाई जाती हैं, और उनका लेखकत्व आमतौर पर निर्दिष्ट किया जाता है: मंत्रालय के आदेश, सामान्य निदेशक के आदेश, आदि। मुख्य गतिविधियों पर आदेश, प्रशासनिक और आर्थिक मुद्दों पर आदेश, कर्मियों पर आदेश अलग-अलग समूहीकृत किए जाते हैं, क्योंकि इनमें से प्रत्येक समूह की अपनी अलग-अलग भंडारण अवधि होती है।

आदेशफाइलों में बेहतर खोज के लिए बेहतर संगठनों और उनके निष्पादन पर दस्तावेज़ों को समूहीकृत किया जाता है गतिविधि के क्षेत्रों द्वारासंगठन.

विधियों, प्रावधानों, निर्देश, प्रशासनिक दस्तावेजों द्वारा अनुमोदित, उनके परिशिष्ट के रूप में, प्रशासनिक दस्तावेजों के साथ समूहीकृत किया जाता है। यदि, उनके अनुमोदन पर, प्रशासनिक दस्तावेज़ जारी नहीं किए गए, तो ये दस्तावेज़ स्वतंत्र मामलों में बन जाते हैं।

प्रोटोकॉललेखक की विशेषताओं (बोर्ड के मिनट, निदेशक के साथ बैठक के मिनट, ट्रेड यूनियन बैठक के मिनट, आदि) को ध्यान में रखते हुए फाइलों में संकलित किया जाना चाहिए। मिनटों को, एक नियम के रूप में, उन दस्तावेजों के साथ समूहीकृत किया जाता है जिनके आधार पर वे तैयार किए गए थे (एजेंडा, रिपोर्ट, मसौदा निर्णय, आदि) इन दस्तावेजों को मुद्दों पर विचार करने के क्रम में प्रोटोकॉल के बाद रखा जाता है। यदि ऐसे दस्तावेज़ों की एक महत्वपूर्ण मात्रा है, तो उन्हें प्रोटोकॉल संख्याओं और मुद्दों के समाधान के क्रम के अनुसार एक अलग फ़ाइल में बनाया जाता है।

योजना दस्तावेज़ीकरण - अनुमोदित योजनाएँ, रिपोर्ट, सीमाएँ, शीर्षक सूचियाँइन दस्तावेज़ों के मसौदों और उनके आधार पर निपटानों से अलग-अलग मामलों में समूहीकृत किया गया है। संकलन के समय की परवाह किए बिना, उन्हें उस वर्ष को सौंपा गया है जिससे उनकी सामग्री संबंधित है, उदाहरण के लिए: "2013 के लिए रिपोर्ट" 2014 में संकलित को 2013 की फाइलों में शामिल किया जाना चाहिए।

दीर्घकालिक व्यावसायिक योजनाएँ उनकी कार्रवाई के प्रारंभिक वर्ष को संदर्भित करती हैं, दीर्घकालिक योजना के कार्यान्वयन पर रिपोर्ट - योजना के अंतिम वर्ष को। दीर्घकालिक योजना में समायोजन उस वर्ष पर लागू होते हैं जिसके लिए उन्हें तैयार किया गया है। लेखांकन दस्तावेजों वित्तीय गतिविधियों के बारे मेंउद्यमों में एक बैलेंस शीट, एक व्याख्यात्मक नोट और उसके परिशिष्टों को निम्नलिखित क्रम में व्यवस्थित किया जाता है: पहले रिपोर्ट का व्याख्यात्मक नोट, फिर बैलेंस शीट और अंत में - परिशिष्ट। अनुप्रयोगों का क्रम बैलेंस शीट आइटम के अनुक्रम या व्याख्यात्मक नोट में संबंधित लिंक द्वारा निर्धारित किया जाता है।

सांख्यिकीय दस्तावेज़ीकरणप्रबंधन गतिविधियों में उत्पन्न, इस मुद्दे पर अन्य दस्तावेजों के साथ स्वतंत्र रूप से या एक फ़ाइल में समूहीकृत किया जाता है। उदाहरण के लिए, 2006 की मुख्य गतिविधियों पर रिपोर्ट के साथ इस संगठन की मुख्य गतिविधियों की विशेषता बताने वाले सांख्यिकीय रिपोर्टिंग प्रपत्र भी शामिल होंगे।

मूल संगठन द्वारा प्राप्त शाखाओं और अधीनस्थ संगठनों के दस्तावेज़ (योजनाएँ, रिपोर्ट, सारांश, समीक्षा, प्रमाण पत्र, रिपोर्ट, आदि) को, एक नियम के रूप में, प्रत्येक संगठन के लिए स्वतंत्र फ़ाइलों में या दस्तावेज़ के प्रकार (एक ही नाम के) के अनुसार समूहीकृत किया जाता है। ) सभी संगठनों के लिए, उदाहरण के लिए:" माल की बिक्री के लिए योजना के कार्यान्वयन पर शाखाओं से रिपोर्ट तैयार की गई।"

पिछले वर्ष में शुरू हुए किसी विशिष्ट मुद्दे पर पत्राचार फिर से शुरू करते समय, दस्तावेजों को चालू वर्ष की फाइलों में समूहीकृत किया जाता है, जो पिछले वर्ष के मामले के सूचकांक को दर्शाता है।

निष्पादन के बाद, दस्तावेज़ों को मामलों में समूहीकृत किया जाता है। उनके समूहीकरण का क्रम अवर्गीकृत कार्यालय कार्य के नामकरण द्वारा प्रदान किया जाता है। मामलों की सूची में दस्तावेज़ों और प्रकाशनों के लिए सभी आईपी शामिल होने चाहिए।

दस्तावेज़ों को, उत्पादन आवश्यकताओं और पहुंच प्रतिबंध की डिग्री के आधार पर, एक ही मुद्दे पर अलग-अलग या अन्य दस्तावेज़ों के साथ फाइलों में समूहीकृत किया जा सकता है।
ऐसे मामलों में जहां कोई संगठन पहुंच प्रतिबंधों के साथ और बिना पहुंच प्रतिबंधों के साथ बड़ी संख्या में एक ही प्रकार के दस्तावेज़ और फ़ाइलें (आदेश, निर्देश, रिपोर्ट इत्यादि) उत्पन्न करता है, फाइलों में उनके अलग-अलग गठन के लिए प्रदान करना उचित है। इस मामले में, नामकरण कॉलम "केस इंडेक्स" में, निर्दिष्ट पहुंच प्रतिबंध चिह्न को दस्तावेजों के साथ मामले की संख्या में जोड़ा जाता है।

जब एक प्रतिबंधित एक्सेस दस्तावेज़ को अवर्गीकृत दस्तावेज़ों वाली फ़ाइल में शामिल किया जाता है, जिसमें समान स्टाम्प नहीं होता है, तो इस फ़ाइल को एक एक्सेस प्रतिबंध चिह्न प्राप्त होता है और संबंधित स्पष्टीकरण संगठन की (संस्था की) फ़ाइलों के नामकरण में शामिल किया जाता है।
उन संगठनों में जिनकी गतिविधियाँ सीमित पहुंच के दस्तावेज़ों की एक छोटी संख्या उत्पन्न करती हैं, मामलों का नामकरण एक मामले की स्थापना के लिए प्रदान कर सकता है। उदाहरण के लिए: "दस्तावेज़" आधिकारिक उपयोग के लिए।"

ऐसी किसी फ़ाइल के लिए अवधारण अवधि स्थापित नहीं है. और मामलों के नामकरण के संबंधित कॉलम में "ईसी" (विशेषज्ञ आयोग) का निशान लगाया जाता है।

कार्यालय वर्ष के अंत में, प्रतिबंधित पहुंच मामले की समीक्षा संगठन (संस्था) के विशेषज्ञ आयोग द्वारा पृष्ठ दर पृष्ठ की जाती है और यदि आवश्यक हो, तो दस्तावेजों को फिर से इकट्ठा करने का निर्णय लिया जाता है। फ़ाइल में निहित दीर्घकालिक और स्थायी भंडारण दस्तावेज़ों को एक अलग फ़ाइल में समूहीकृत किया जाता है, जिसे एक स्वतंत्र शीर्षक प्राप्त होता है और अतिरिक्त रूप से फ़ाइलों की सूची में शामिल किया जाता है।

यदि मामले में केवल अस्थायी भंडारण अवधि वाले दस्तावेज़ शामिल हैं, तो इसे पुन: स्वरूपित नहीं किया जा सकता है। ऐसी फ़ाइल की भंडारण अवधि उसमें मौजूद दस्तावेज़ों की अधिकतम अवधि से निर्धारित होती है।

खुले रिकॉर्ड वाले मामलों में. जिसमें, जैसे-जैसे सामग्री जमा होती है, सीमित वितरण की जानकारी केंद्रित होती है, उसे एक समान श्रेणी में वर्गीकृत किया जाना चाहिए। इन मामलों के कवर पर पहुंच प्रतिबंध की मुहर भी लगी होती है। संबंधित स्पष्टीकरण मामलों की सूची में शामिल हैं।

9.1.7 दस्तावेज़ों, फ़ाइलों और प्रकाशनों का उपयोग। फ़ाइलों से पहुंच प्रतिबंध हटाना

खुले भाषणों में या खुले प्रेस में प्रकाशनों में प्रतिबंधित दस्तावेजों से जानकारी का उपयोग करने की अनुमति नहीं है। रेडियो और टेलीविज़न प्रसारण में, ऐसे दस्तावेज़ों और प्रकाशनों को खुली प्रदर्शनियों में प्रदर्शित करें, उन्हें स्टैंडों, दुकान की खिड़कियों या सार्वजनिक देखने के अन्य स्थानों पर प्रदर्शित करें।
मामले और प्रकाशन उपयोगकर्ताओं को जारी किए जाते हैं और आरकेएफ "जारी किए गए मामलों और प्रकाशनों के लिए लेखांकन" में रसीद के आधार पर उनसे स्वीकार किए जाते हैं।
तीसरे पक्ष के लिए दस्तावेज़ों की प्रतियां उस संगठन (संरचनात्मक इकाई) के प्रमुख की अनुमति से लिखित अनुरोधों के आधार पर बनाई जाती हैं जिसने इन दस्तावेज़ों को तैयार किया है।
तृतीय पक्षों के लिए दस्तावेज़ों की प्रतिलिपि बनाना. अन्य संगठनों से प्राप्त संकलन को संकलन करने वाले संगठनों के साथ समझौते में किया जाता है।

पहुंच प्रतिबंध स्टांप के साथ स्थायी और अस्थायी भंडारण के मामलों की समय-समय पर समीक्षा की जाती है ताकि संभवतः इस स्टांप को हटाया जा सके। संरचनात्मक प्रभागों से फ़ाइलों को संगठन के संग्रह में स्थानांतरित करते समय, साथ ही राज्य संग्रह में स्थानांतरण के लिए स्थायी और दीर्घकालिक भंडारण (10 वर्ष से अधिक) की फाइलें तैयार करते समय (वाणिज्यिक संगठनों के लिए उनके परिसमापन पर) समीक्षा की जाती है। स्टांप हटाने के मुद्दे पर निर्णय निर्धारित तरीके से बनाए गए एक विशेष आयोग को सौंपा गया है, जिसमें इन मुद्दों के प्रभारी संगठन के उप प्रमुख और कार्यालय प्रबंधन सेवा के प्रतिनिधि शामिल हैं। आयोग के निर्णय को एक स्वतंत्र अधिनियम में औपचारिक रूप दिया जाता है, जिसे संगठन के प्रमुख द्वारा अनुमोदित किया जाता है। अधिनियम की एक प्रति, फाइलों के साथ, संगठन के संग्रह में स्थानांतरित की जाती है, और स्थायी भंडारण और दीर्घकालिक भंडारण की फाइलों के लिए - राज्य संग्रह में स्थानांतरित की जाती है। सीमित पहुंच वाले मामलों के कवर पर, स्टांप को एक स्टांप या हस्तलिखित नोट के साथ रद्द कर दिया जाता है, जो उस अधिनियम की तारीख और संख्या को दर्शाता है जो इसे हटाने के आधार के रूप में कार्य करता है। समान नोट मामलों की सूची और नामकरण में शामिल हैं।

संगठनों द्वारा राज्य अभिलेखागार में स्थानांतरित की गई प्रतिबंधित पहुंच फ़ाइलें राज्य अभिलेखागार की आवश्यकताओं के अनुसार प्रतिबंधित दस्तावेजों के रूप में उपयोग की जाती हैं।