गतिविधि के एक विशिष्ट क्षेत्र के लिए एक मसौदा आदेश। नमूना दस्तावेज़: निदेशक का आदेश, आदेश-निर्देश

प्रत्येक संगठन में प्रसारित होने वाले कई दस्तावेजों में, संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेजों का एक विशेष स्थान होता है, जो प्रशासनिक और संगठनात्मक मुद्दों पर निर्णयों के साथ-साथ रूसी संघ के सरकारी निकायों की गतिविधियों की बातचीत, समर्थन और विनियमन के मुद्दों को रिकॉर्ड करते हैं। रूसी संघ के घटक निकाय, स्थानीय सरकारें, संगठन, कानूनी और व्यक्ति, उनके स्वामित्व के रूप की परवाह किए बिना।

संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेज़ीकरण में संगठनात्मक, प्रशासनिक, सूचना और संदर्भ दस्तावेज़ीकरण, कॉलेजियम निकायों का दस्तावेज़ीकरण, कर्मियों पर दस्तावेज़ शामिल हैं। इस पूरी सूची से, हमें संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेज़ीकरण के केवल एक समूह - प्रशासनिक दस्तावेज़ों में रुचि होगी। इस लेख में हम यह समझने की कोशिश करेंगे कि प्रशासनिक दस्तावेज़ीकरण में कौन से दस्तावेज़ शामिल हैं, वे एक-दूसरे से कैसे भिन्न हैं, किन स्थितियों में एक आदेश या निर्देश तैयार करना आवश्यक है, और जिसमें, उदाहरण के लिए, एक निर्देश।

किसी संगठन की गतिविधियों में प्रशासनिक दस्तावेज़ बनाने के कानूनी आधार हैं:

• रूसी संघ की सरकार के फरमान, सरकारी निकायों के निर्णय सहित नियामक कानूनी कार्य;
• उच्च अधिकारियों से विशिष्ट निर्देश;
• संगठन को उसकी क्षमता के अनुसार सौंपे गए कार्यों को पूरा करने के लिए कार्यकारी और प्रशासनिक गतिविधियाँ करना;
• प्रबंधन तंत्र के काम के कानूनी विनियमन की आवश्यकता।

प्रशासनिक दस्तावेज़ीकरण की संरचना

प्रशासनिक दस्तावेज़ीकरण में शामिल हैं:

• विनियम;
• समाधान;
• आदेश;
• आदेश;
• निर्देश।

संकल्प- उच्चतम और कुछ केंद्रीय द्वारा अपनाया गया एक कानूनी अधिनियम कॉलेजियम प्रबंधन निकायप्राधिकरण के प्रयोजन के लिए सबसे महत्वपूर्ण और मौलिक कार्यइन निकायों का सामना करना, और आचरण के स्थिर मानदंड और नियम स्थापित करना।

समाधान- कानूनी कार्य कॉलेजियम या सलाहकारसमाधान के लिए मंत्रालयों, विभागों, समितियों, सार्वजनिक संगठनों, अनुसंधान संस्थानों की अकादमिक परिषदों, विश्वविद्यालयों, साथ ही उद्यमों के निदेशक मंडल के निकाय उनकी गतिविधियों के सबसे महत्वपूर्ण मुद्दे।

आदेश- एक सरकारी निकाय (इसकी संरचनात्मक इकाई) के प्रमुख द्वारा जारी एक कानूनी अधिनियम, अभिनय आदेश की एकता के आधार पर,प्राधिकरण के प्रयोजन के लिए मुख्य और परिचालन कार्यइस शरीर के सामने खड़े हैं. कुछ मामलों में, यह अधीनता की परवाह किए बिना संगठनों और अधिकारियों की एक विस्तृत श्रृंखला से संबंधित हो सकता है।

आदेश- एक कानूनी अधिनियम जारी किया गया अकेले हीसमाधान करने के लिए, मुख्य रूप से, एक कॉलेजियम सरकारी निकाय का प्रमुख परिचालन के मुद्दे।एक नियम के रूप में, इसकी एक सीमित वैधता अवधि होती है और यह संगठनों, अधिकारियों और नागरिकों के एक संकीर्ण दायरे से संबंधित है।

टिप्पणी- मुख्य रूप से किसी सरकारी निकाय द्वारा जारी एक कानूनी अधिनियम सूचनात्मक और पद्धति संबंधी मुद्दे, साथ ही इस निकाय और उच्च प्रबंधन निकायों के आदेशों, निर्देशों और अन्य कृत्यों के निष्पादन के संगठन से संबंधित मुद्दों पर।

प्रशासनिक दस्तावेज़ीकरण के परिसर में शामिल प्रत्येक दस्तावेज़ की कार्यात्मक विशेषताओं का विश्लेषण करने पर, कोई यह देख सकता है कि उनके मुख्य अंतर निम्न से संबंधित हैं:

1) उनमें विचार किए गए मुद्दों को हल करने की प्रक्रिया;

2) उनमें विचार किए गए मुद्दों की एक सूची।

आइए इन अंतरों को अधिक विस्तार से देखें।

■ उनमें विचार किए गए मुद्दों को हल करने की प्रक्रिया के संबंध में प्रशासनिक दस्तावेजों में अंतर (कॉलेजियलिटी या कमांड की एकता के आधार पर)। आइए हम बताएं कि कार्यकारी निकाय संगठन के हितों का प्रतिनिधित्व करता है और अन्य उद्यमों, साथ ही सरकारी एजेंसियों के साथ संबंधों में उसकी ओर से कार्य करता है। वह संस्थापकों (प्रतिभागियों) की इच्छा का प्रतीक है और कानूनी इकाई की वर्तमान गतिविधियों का प्रबंधन करता है। इस मामले में यह हो सकता है:

• एकमात्र, जिसमें प्रबंधन निकाय (उद्यम, संस्था या संगठन) का नेतृत्व कानूनी रूप से बाध्यकारी निर्णय लेने के लिए अधिकृत एक व्यक्ति करता है (उदाहरण के लिए, सामान्य निदेशक);
• कॉलेजियम, जिसमें प्रबंधन ऐसे व्यक्तियों के समूह द्वारा किया जाता है जिनके पास इस निकाय की क्षमता के भीतर मुद्दों को हल करने में समान जिम्मेदारियां और अधिकार हैं (उदाहरण के लिए, बोर्ड (निदेशालय))।

संगठन के घटक दस्तावेज़ बताते हैं कि सामान्य निदेशक (निदेशक) या बोर्ड (निदेशालय) में कौन से अधिकार निहित हैं, और प्रासंगिक कार्यकारी निकाय की क्षमता के अंतर्गत आने वाले दस्तावेज़ों को मंजूरी देने (हस्ताक्षर करने) की प्रक्रिया भी इंगित करते हैं। इसलिए, किसी उद्यम में आदेशों पर हस्ताक्षर करने के अधिकार को समझने के लिए, आपको घटक दस्तावेजों को ध्यान से पढ़ने की आवश्यकता है। उदाहरण के तौर पर, आइए हम चार्टर से निम्नलिखित शब्दों का हवाला दें:

8.5. कंपनी के महानिदेशक:

आदेश जारी करता है और निर्देश देता है जो कंपनी के सभी कर्मचारियों पर बाध्यकारी होते हैं...

इसके अलावा, एकमात्र कार्यकारी निकाय द्वारा जारी किए गए संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेजों पर हस्ताक्षर करने का अधिकार कानूनी संस्थाओं के प्रासंगिक संगठनात्मक और कानूनी रूपों पर कानूनों में परिलक्षित होता है।

निष्कर्षण

26 दिसंबर 2005 के संघीय कानून संख्या 208-एफजेड से "संयुक्त स्टॉक कंपनियों पर"

(28 दिसंबर 2010 को संशोधित)

अनुच्छेद 69. एक संयुक्त स्टॉक कंपनी का प्रमुख

2. […] कंपनी का एकमात्र कार्यकारी निकाय (निदेशक, सामान्य निदेशक) बिना पावर ऑफ अटॉर्नी के कंपनी की ओर से कार्य करता है, जिसमें उसके हितों का प्रतिनिधित्व करना, कंपनी की ओर से लेनदेन करना, कर्मचारियों को मंजूरी देना, आदेश जारी करना और देना शामिल है। निर्देश जो कंपनी के सभी कर्मचारियों पर बाध्यकारी हैं।

निष्कर्षण

से 14 नवंबर 2002 का संघीय कानून संख्या 161-एफजेड

"राज्य और नगरपालिका एकात्मक उद्यमों पर"

(07/02/2010 को संशोधित)

अनुच्छेद 21. एकात्मक उद्यम का प्रमुख

1. एकात्मक उद्यम का प्रमुख (निदेशक, सामान्य निदेशक) एकात्मक उद्यम का एकमात्र कार्यकारी निकाय होता है। […]

एकात्मक उद्यम का मुखिया बिना पावर ऑफ अटॉर्नी के एकात्मक उद्यम की ओर से कार्य करता है, जिसमें उसके हितों का प्रतिनिधित्व भी शामिल है, निर्धारित तरीके से एकात्मक उद्यम की ओर से लेनदेन करता है, एकात्मक उद्यम की संरचना और कर्मचारियों को मंजूरी देता है, कर्मचारियों को काम पर रखता है ऐसा उद्यम, उनके साथ अनुबंध में प्रवेश करता है, रोजगार अनुबंधों को बदलता और समाप्त करता है, आदेश जारी करता है, कानून द्वारा निर्धारित तरीके से वकील की शक्तियां जारी करता है। […]

प्रशासनिक दस्तावेजों को वर्गीकृत करने की एक सामान्य योजना उस क्रम पर निर्भर करती है जिसमें उनमें संबोधित मुद्दों का समाधान किया जाता है।

■ प्रशासनिक दस्तावेजों में विचार किए गए मुद्दों की सूची के संबंध में मतभेद।

निर्णय, संकल्प और आदेशउन सभी मामलों में जारी किया जाता है जब किसी मानक या व्यक्तिगत अधिनियम को अपनाना आवश्यक हो मुख्य मुद्दों परसंगठन की क्षमता (राज्य बजटीय शैक्षिक संस्थान का खंड 2.1.4)। संगठन की क्षमता के मुख्य मुद्दों में व्यवसाय की मुख्य दिशा से संबंधित मुद्दे शामिल हैं, चाहे वह उत्पादन या बिक्री, निवेश या निर्माण, बीमा या अन्य सेवाओं का प्रावधान, वित्तपोषण से संबंधित मुद्दे, उद्यम रिपोर्ट तैयार करना, योजना कार्य का कार्यान्वयन हो , कार्मिक प्रबंधन, वैज्ञानिक और तकनीकी आधार का विकास।

आदेश, निर्देश प्रकाशित हो चुके हैं परिचालन संबंधी मुद्दों पर और निर्णयों, निर्णयों और आदेशों के निष्पादन को व्यवस्थित करने के लिए(खंड 2.1.4 जीएसडीओयू ). परिचालन संबंधी मुद्दों में वर्तमान घटनाओं के प्रबंधन के मुद्दे शामिल हैं, अर्थात्: परिचालन योजना, परिचालन लेखांकन, परिचालन नियंत्रण, समन्वय।

व्यवहार में प्रशासनिक दस्तावेज़ों के साथ चीज़ें कैसी हैं?

वाणिज्यिक संगठनों की गतिविधियों में, प्रशासनिक दस्तावेजों का उपयोग किया जाता है जो एकमात्र कार्यकारी निकाय द्वारा अपनाए जाते हैं: आदेश, निर्देश, निर्देश (एक नियम के रूप में, निर्देश सरकारी निकायों द्वारा जारी किए जाते हैं, लेकिन उद्यम प्रबंधकों को भी इस प्रकार के दस्तावेज़ जारी करने का अधिकार है) ). कभी-कभी, हालांकि बहुत कम ही, ऐसा प्रशासनिक दस्तावेज़ कॉलेजियम कार्यकारी निकाय द्वारा लिए गए निर्णय के रूप में जारी किया जाता है। राज्य सत्ता के सर्वोच्च कार्यकारी और प्रशासनिक निकायों द्वारा जारी प्रबंधन के एक अधिनियम के रूप में एक संकल्प वाणिज्यिक संगठनों के लिए कोई दिलचस्पी नहीं रखता है। इसके बावजूद, यह ध्यान में रखा जाना चाहिए कि निर्णय न केवल राज्य स्तर पर, बल्कि सार्वजनिक संगठनों के कॉलेजियम निकायों के प्रमुखों द्वारा भी उनकी गतिविधियों के मुख्य मुद्दों पर अपनाए जा सकते हैं।

आदेश कब जारी किया जाता है?

यदि कंपनी के अध्यक्ष, महानिदेशक, उद्यम के निदेशक या संगठन के अन्य एकमात्र कार्यकारी निकाय गतिविधि के मुख्य क्षेत्र में कानूनी अधिनियम जारी करने का निर्णय लेते हैं, तो इस मामले में एक आदेश तैयार करना आवश्यक होगा . आदेश संगठन की मुख्य गतिविधियों से संबंधित सबसे महत्वपूर्ण मुद्दों को दर्शाता है। आदेश जारी करने का उद्देश्य संगठन के सामने आने वाली एक विशिष्ट समस्या का समाधान करना है।

आदेश स्थानीय नियमों, नामकरण, सूचियों (उदाहरण के लिए, मोबाइल संचार का उपयोग करने के हकदार व्यक्तियों की एक सूची, प्रत्येक पद के लिए सीमा का संकेत), उत्पादन विकास योजनाओं, विभिन्न सुविधाओं के लिए कमीशनिंग योजनाओं, मूल्य सूचियों, रिपोर्टों, संगठनात्मक संरचनाओं और स्टाफिंग शेड्यूल को मंजूरी देता है। , उद्यम की लेखांकन नीतियां, दस्तावेजों के मानक रूप।

यह याद रखना चाहिए कि किसी दस्तावेज़ को न केवल आदेश द्वारा, बल्कि एक अधिकारी (यानी एकमात्र कार्यकारी निकाय), बोर्ड, निदेशालय (कॉलेजियल कार्यकारी निकाय) द्वारा भी अनुमोदित किया जा सकता है। कभी-कभी किसी दस्तावेज़ के अनुमोदन की विधि (कॉलेजियल कार्यकारी निकाय या एकमात्र कार्यकारी निकाय द्वारा) कानून द्वारा निर्धारित की जा सकती है। उदाहरण के लिए, संघीय कानून "संयुक्त स्टॉक कंपनियों पर" कंपनी के निकायों की गतिविधियों, वार्षिक रिपोर्ट, लाभ और हानि विवरण (लाभ और हानि खाते) सहित वार्षिक वित्तीय विवरणों को विनियमित करने वाले आंतरिक दस्तावेजों के शेयरधारकों की सामान्य बैठक द्वारा अनुमोदन प्रदान करता है। ) कंपनी का, साथ ही मुनाफे का वितरण (लाभांश के भुगतान (घोषणा) सहित, वित्तीय वर्ष की पहली तिमाही, आधे साल, नौ महीने के परिणामों के आधार पर लाभांश के रूप में वितरित मुनाफे के अपवाद के साथ) और वित्तीय वर्ष के नतीजों के आधार पर कंपनी का घाटा।

व्यवहार में, अनुमोदन दो प्रकार के होते हैं (आदेश द्वारा और कार्यकारी निकायों द्वारा), लेकिन आदेश द्वारा अनुमोदन अधिक बार उपयोग किया जाता है, क्योंकि यह न केवल किसी दस्तावेज़ को अनुमोदित करने की अनुमति देता है, बल्कि यह भी इंगित करता है कि यह दस्तावेज़ कब लागू किया जाएगा।

आदेश विभिन्न आयोगों (इन्वेंट्री के संचालन, मुहरों को नष्ट करने, अचल संपत्तियों को बट्टे खाते में डालने आदि), कार्य समूहों (उदाहरण के लिए, उद्यम के रणनीतिक विकास की मुख्य दिशाओं को विकसित करने के लिए) की संरचना को मंजूरी देता है।

आदेश किसी भी दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करने का अधिकार देता है, अटॉर्नी की शक्तियों को रद्द (निरस्त) करता है, किसी भी प्रकार के उत्पादों या उपकरणों के उत्पादन को समाप्त (निलंबित) करता है, नए प्रकार के उत्पादों को पेश करता है, नागरिक सुरक्षा से संबंधित घटनाओं के आचरण को निर्धारित करता है (उदाहरण के लिए) , नागरिक सुरक्षा में कर्मचारियों को प्रशिक्षण देना), विभिन्न निरीक्षण (शाखाओं सहित), सील बनाना, उद्यम का वार्षिक ऑडिट करना, कुछ प्रकार के कच्चे माल की केंद्रीकृत खरीद और आपूर्ति पर स्विच करना, अग्नि सुरक्षा उपायों और छुट्टियों पर सुरक्षा को मजबूत करना, योजनाएँ तैयार करना, आदि (उदाहरण 1, 2)।

आदेश कब जारी किया जाता है?

यदि किसी उद्यम का प्रमुख संगठन की गतिविधियों के परिचालन और वर्तमान मुद्दों पर कानूनी अधिनियम जारी करने का निर्णय लेता है, तो एक आदेश तैयार करना आवश्यक होगा। एक आदेश, एक आदेश के विपरीत, व्यक्तिगत (संकीर्ण, विशिष्ट) मुद्दों को हल करने के उद्देश्य से जारी किया जाता है जो उद्यम के कुछ उद्देश्यों को लागू करने के लिए आवश्यक हैं। इसलिए, यदि आदेश ने उद्यम की उत्पादन कार्यशालाओं के लिए मरम्मत योजना को मंजूरी दे दी (यानी, उद्यम की उत्पादन सुविधाओं के आधुनिकीकरण की प्रक्रिया के मुख्य चरण और समय निर्धारित किए गए थे) (उदाहरण 2 देखें), तो आदेश समस्या का समाधान करता है मरम्मत के लिए वर्कशॉप नंबर 2 तैयार करना (उदाहरण 3), यानी। यह उद्यम की उत्पादन क्षमता के आधुनिकीकरण के सामान्य कार्य के ढांचे के भीतर एक अलग मुद्दा है।

आदेश, एक नियम के रूप में, कर्मचारियों के एक संकीर्ण दायरे से संबंधित है और यह दीर्घकालिक दस्तावेज़ नहीं है।

दस्तावेज़ों की प्रतियां (उदाहरण के लिए, अनुबंध, चालान, डिलीवरी नोट इत्यादि) प्रदान करना, अवकाश कार्यक्रम पर सहमति प्रदान करना, रिपोर्टिंग सामग्री आदि जैसे मुद्दों पर एक आदेश जारी किया जा सकता है।

इस निकाय और उच्च प्रबंधन निकायों के आदेशों, निर्देशों और अन्य कृत्यों के निष्पादन के संगठन से संबंधित मुद्दों पर एक आदेश भी तैयार किया जा सकता है।

एक अनुदेश कब तैयार किया जाना चाहिए?

निर्देश आमतौर पर सरकारी निकायों द्वारा जारी किए जाते हैं, लेकिन किसी वाणिज्यिक संगठन का प्रमुख भी ऐसा प्रशासनिक दस्तावेज़ जारी कर सकता है। परिचालन, सूचनात्मक, कार्यप्रणाली, प्रशासनिक प्रकृति के मुद्दों पर या आदेशों, निर्देशों, निर्देशों के निष्पादन के संगठन से संबंधित मुद्दों पर निर्देश जारी किए जा सकते हैं। यदि संगठन किसी निर्देश का उपयोग करने का निर्णय लेता है, तो कार्यालय प्रबंधन निर्देशों को आदेशों, निर्देशों और निर्देशों के उद्देश्य को स्पष्ट रूप से अलग करना चाहिए।

एक निर्देश के रूप में ऐसे प्रशासनिक दस्तावेज़ के डिजाइन की ख़ासियत क्या यह है कि "मैं ऑर्डर करता हूं" शब्द के बजाय "मैं बाध्य करता हूं" या "मैं पेशकश करता हूं" शब्दों का उपयोग किया जाता है (उदाहरण 4)।

समाधान का उपयोग कब किया जाता है?

यदि किसी कॉलेजियम निकाय (बोर्ड, निदेशालय, निदेशक मंडल) का निर्णय जारी करना आवश्यक है, तो निर्णय जैसे दस्तावेज़ का उपयोग किया जाता है (उदाहरण 5)। निर्णय उद्यम की गतिविधि के मुख्य मुद्दे से संबंधित है, हमारे उदाहरण में - उपकरणों का उत्पादन।

निर्णय के डिज़ाइन की निम्नलिखित विशेषता को ध्यान में रखना आवश्यक है: निर्णय के पाठ, साथ ही अन्य प्रशासनिक दस्तावेजों में एक कथन और एक प्रशासनिक भाग शामिल है। प्रशासनिक भाग में, निर्णय लेने वाली कॉलेजियम संस्था का नाम इंगित करें, फिर एक अलग पंक्ति में बड़े अक्षरों में "निर्णय" शब्द इंगित करें।

टिप्पणी

व्यवहार में, संगठन आमतौर पर दो प्रकार के प्रशासनिक दस्तावेजों का उपयोग करते हैं: आदेश और निर्देश। इसके अलावा, वाणिज्यिक संगठनों में इस या उस प्रकार के प्रशासनिक दस्तावेज़ीकरण के उपयोग को विनियमित करने के लिए कोई नियम नहीं हैं। इसलिए, किसी भी प्रशासनिक दस्तावेज़ का उपयोग संगठन के कार्यालय प्रबंधन निर्देशों में प्रदान किया जाना चाहिए, लेकिन आपके संगठन के घटक दस्तावेजों में निर्धारित आवश्यकताओं को ध्यान में रखा जाना चाहिए।

उदाहरण के लिए, मॉस्को के मेयर आदेश जारी नहीं कर सकते, बल्कि केवल आदेश और निर्देश जारी कर सकते हैं।

निष्कर्षण

सेमास्को सरकार के नियम

3.1.2. मास्को मेयर के आदेश और आदेश

मॉस्को के मेयर, अपनी क्षमता के मुद्दों पर, ऐसे आदेश और आदेश जारी करते हैं जो मॉस्को शहर के पूरे क्षेत्र पर बाध्यकारी होते हैं। […]

बदले में, मेयर और मॉस्को सरकार के कार्यालय के प्रमुख, मॉस्को सरकार के मंत्रियों (मॉस्को सरकार के विनियमों के खंड 3.1.1) द्वारा आदेश जारी किए जा सकते हैं।

प्रशासनिक दस्तावेजों की तैयारी और निष्पादन की विशेषताएं

■ प्रशासनिक दस्तावेजों पर हस्ताक्षर करने का अधिकारघटक दस्तावेजों के अनुसार इसका एकमात्र कार्यकारी निकाय है - महानिदेशक (निदेशक, अध्यक्ष)। कुछ मामलों में, घटक दस्तावेज़ उन प्रबंधकों की स्थिति का संकेत दे सकते हैं जो एकमात्र कार्यकारी निकाय के साथ आदेशों पर हस्ताक्षर कर सकते हैं। हालाँकि, व्यवहार में ऐसा कम ही होता है। अक्सर, मुख्य गतिविधियों के लिए आदेशों पर हस्ताक्षर करने का अधिकार किसी विशिष्ट अधिकारी को हस्ताक्षर करने का अधिकार देने वाले आदेश के आधार पर सौंपा जाता है या जिम्मेदारियों के वितरण पर एक आदेश में दर्ज किया जाता है, जो न केवल व्यक्तिगत प्रबंधकों की शक्तियों को निर्दिष्ट करता है, बल्कि वे दस्तावेज़ भी जिन पर वे अपनी शक्तियों की सीमा के भीतर हस्ताक्षर कर सकते हैं (उदाहरण 6)।

कृपया ध्यान दें: पावर ऑफ अटॉर्नी की तैयारी केवल उन दस्तावेजों से संबंधित है जो तीसरे पक्ष के संगठनों को भेजे जाएंगे; आंतरिक दस्तावेजों पर हस्ताक्षर करने के लिए पावर ऑफ अटॉर्नी जारी नहीं की जाती है। इसलिए, हमारे उदाहरण में, जनरल इश्यूज के डिप्टी जनरल डायरेक्टर एस.के. पेट्रोव के लिए पावर ऑफ अटॉर्नी तैयार की जाएगी। कंपनी के आर्थिक समर्थन से संबंधित अनुबंध पर हस्ताक्षर करने के अधिकार के साथ। कॉलेजियम प्राधिकारी का एक प्रशासनिक दस्तावेज़ - एक निर्णय - कॉलेजियम निकाय के अध्यक्ष और सचिव द्वारा हस्ताक्षरित होता है।

■ प्रशासनिक दस्तावेज़ संयुक्त हो सकते हैं, अर्थात। तैयार संगठन जो संयुक्त गतिविधियों के किसी भी मुद्दे को हल करने के लिए समान दस्तावेज़ जारी करते हैं।

■ प्रशासनिक दस्तावेज़ में पता लगाने और प्रशासनिक भाग शामिल होते हैं, उत्तरार्द्ध को पैराग्राफ में विभाजित किया जा सकता है, जो इंगित करता है कि कौन क्या कर रहा है और किस समय सीमा में, उदाहरण के लिए:

3. वाणिज्यिक निदेशक अब्रामोव पी.ई. 2012 के लिए एक बिक्री योजना तैयार करें और इसे 1 अक्टूबर, 2011 तक निदेशक मंडल के विचारार्थ प्रस्तुत करें।

4. उप वाणिज्यिक निदेशक ए.के 2011 की तीसरी तिमाही में संपन्न सरकारी अनुबंधों के तहत उत्पादों की बिक्री पर एक रिपोर्ट तैयार करें और 15 अक्टूबर, 2011 तक महानिदेशक को प्रस्तुत करें।

5. अर्थशास्त्र और वित्त के उप महा निदेशक वी.वी 1 अक्टूबर 2011 तक 01/11/2011 से 06/30/2011 की अवधि के दौरान संपन्न उद्यम उत्पादों की आपूर्ति के लिए अनुबंध के तहत प्राप्य खातों पर एक रिपोर्ट प्रदान करें।

■ प्रशासनिक दस्तावेज़ हस्ताक्षर करने की तारीख से या सीधे दस्तावेज़ में दर्शाई गई तारीख से लागू होता है। उदाहरण के लिए, प्राप्य खातों को बट्टे खाते में डालने के नियमों को मंजूरी देने वाले आदेश में निम्नलिखित शब्द शामिल हो सकते हैं:

2.1. सिंटेज़ ओजेएससी में प्राप्य खातों को बट्टे खाते में डालने के लिए विनियमों को मंजूरी दें और इसे 1 जुलाई, 2011 से लागू करें।

आदेश पर स्वयं 20 जून 2011 की तारीख अंकित होगी, यह इसी तिथि को लागू होगा, लेकिन इस आदेश द्वारा अनुमोदित नियम 1 जुलाई 2011 को ही लागू होंगे।

■ एक प्रशासनिक दस्तावेज़ दीर्घकालिक हो सकता है या इसमें एक बार के आदेश की प्रकृति हो सकती है,वे। कुछ मुद्दों के निष्पादन से संबंधित।

■ प्रशासनिक दस्तावेज़ में इस दस्तावेज़ को निष्पादकों के पास लाने के बारे में एक खंड होना चाहिए,वे। प्रशासनिक दस्तावेज़ किसे और किस समय सीमा में सूचित करना चाहिए। उदाहरण के लिए, दीर्घकालिक प्रशासनिक दस्तावेज़ों के संबंध में, उन्हें निष्पादकों तक लाने की मुख्य समस्या यह है कि प्रशासनिक दस्तावेज़ कई वर्षों तक वैध रह सकता है। अचल संपत्तियों को बट्टे खाते में डालने के लिए एक आयोग बनाने का आदेश), और नए नियुक्त कर्मचारियों को आदेश संप्रेषित करने की प्रक्रिया ठीक से निर्धारित नहीं है। तो कभी-कभी यह पता चलता है कि एक कर्मचारी आयोग का सदस्य है, दस्तावेजों पर हस्ताक्षर करता है, लेकिन आदेश से परिचित नहीं है, क्योंकि उसे आदेश पर हस्ताक्षर करने के एक साल बाद काम पर रखा गया था।

6. कार्यालय प्रबंधन सेवा के प्रमुख अवदीवा ए.के. इस आदेश को हस्ताक्षर करने की तारीख से तीन कार्य दिवसों के भीतर आयोग के सभी सदस्यों के सामने लाएँ और इस आदेश को नए नियुक्त कर्मचारियों के ध्यान में लाएँ जो अचल संपत्तियों को बट्टे खाते में डालने के लिए आयोग के सदस्य हैं। नियुक्तियाँ।

आमतौर पर, एक संगठन दीर्घकालिक प्रशासनिक दस्तावेजों के साथ एक अलग फ़ोल्डर बनाता है, जिससे नए नियुक्त कर्मचारियों को परिचित होना चाहिए। इसके अलावा, दीर्घकालिक आदेशों में, अंतिम नाम, प्रथम नाम और संरक्षक का संकेत दिए बिना केवल कर्मचारियों के पदों को इंगित करने की सिफारिश की जा सकती है। यदि किसी प्रशासनिक दस्तावेज़ को सीमित संख्या में कर्मचारियों को सूचित किया जाता है, तो उन्हें सीधे आदेश में ही उद्धृत किया जा सकता है; यदि सूची में कई कर्मचारी शामिल हैं, तो एक मेलिंग रजिस्टर बनाने की सिफारिश की जा सकती है, और उद्यम में वे मानक हो सकते हैं (उदाहरण के लिए, संरचनात्मक प्रभागों के प्रमुखों, शाखा निदेशकों आदि के लिए एक मेलिंग रजिस्टर) या व्यक्तिगत (अलग से संकलित) प्रत्येक प्रशासनिक दस्तावेज़ के लिए)।

■ प्रशासनिक दस्तावेज़ के निष्पादन की समय सीमा (इसके व्यक्तिगत बिंदु)नियमित कैलेंडर दिनों में, व्यावसायिक दिनों में समय की अवधि निर्दिष्ट की जा सकती है, या ऐसे दस्तावेज़ में एक विशिष्ट निष्पादन तिथि हो सकती है। यह नियम दीर्घकालिक दस्तावेज़ों पर लागू नहीं होता है. निम्नलिखित सूत्रीकरण संभव हैं:

3. कानूनी सेवा के प्रमुख को उप महा निदेशक ए.वी. इवानोव के लिए पावर ऑफ अटॉर्नी तैयार करनी चाहिए। 1 अगस्त 2011 तक.

यह सूत्रीकरण समय सीमा के बारे में प्रश्न नहीं उठाता है।

4. कार्यालय प्रबंधन विभाग के प्रमुख ए.डी. पेनकिना आदेश पर हस्ताक्षर करने की तारीख से तीन कार्य दिवसों के भीतर इस आदेश को कंपनी के सभी कर्मचारियों के ध्यान में लाएँ।

यदि आदेश 17 जून, 2011 को हस्ताक्षरित किया गया था, तो इसे 21 जून, 2011 तक निष्पादकों को सूचित किया जाना चाहिए। सप्ताहांत को छोड़कर, तीन कार्य दिवसों के भीतर - 18 और 19 जून।

5. कार्यालय प्रबंधन विभाग के प्रमुख ए.डी. पेनकिना आदेश पर हस्ताक्षर करने की तारीख से तीन दिनों के भीतर इस आदेश को कंपनी के सभी कर्मचारियों के ध्यान में लाएँ।

यदि आदेश पर 17 जून, 2011 को हस्ताक्षर किए गए थे, तो इसे 17 जून से 19 जून, 2011 तक निष्पादकों को सूचित किया जाना चाहिए। तीन कैलेंडर दिनों के भीतर, लेकिन यह देखते हुए कि 18 और 19 जून सप्ताहांत हैं, आदेश को एक दिन के भीतर निष्पादकों को सूचित किया जाना चाहिए - 17 जून, 2011।

■ प्रशासनिक दस्तावेज़ को रद्द (बदला) किया जा सकता है) संगठन का अन्य प्रशासनिक दस्तावेज़। उदाहरण के लिए, किसी आदेश में संशोधन पहले जारी किए गए आदेश में संशोधन करने के लिए संबंधित आदेश तैयार करके किया जाता है। यदि कोई ऑर्डर रद्द किया जाता है, तो पहले से वैध ऑर्डर को रद्द करने के लिए संबंधित ऑर्डर में यह बताना आवश्यक है कि ऑर्डर किस तारीख से रद्द किया गया है, और उसका नंबर, दिनांक, नाम भी इंगित करें, उदाहरण के लिए:

1. सिंटेज़ ओजेएससी के आदेश "अचल संपत्तियों को बट्टे खाते में डालने के लिए एक आयोग के निर्माण पर" दिनांक 20 जून, 2010 संख्या 365 को 1 जुलाई, 2011 से रद्द करें।

यह ध्यान में रखा जाना चाहिए कि प्रशासनिक दस्तावेज़ की वैधता संबंधित सक्षम अधिकारियों द्वारा निलंबित की जा सकती है।

■ प्रशासनिक दस्तावेजों के साथ काम के लेखांकन और स्पष्ट संगठन के लिए, उन्हें पंजीकृत होना चाहिए।पंजीकरण संख्या एक कैलेंडर वर्ष के भीतर निर्दिष्ट एक क्रम संख्या है, जिसे कभी-कभी अक्षरों या संख्याओं द्वारा पूरक किया जा सकता है। इस प्रकार, आदेशों को दो समूहों में विभाजित किया गया है: मुख्य गतिविधि द्वारा और कर्मियों द्वारा। प्रत्येक समूह के लिए, अपने स्वयं के पत्र पदनामों का उपयोग किया जा सकता है: कर्मियों के लिए आदेश संख्या - संख्या 267 एल/एस, मुख्य गतिविधियों के लिए - संख्या 534 ओ/डी।

यहां और नीचे, "दस्तावेज़ों के प्रकार और किस्मों का संक्षिप्त शब्दकोश" (यूएसएसआर के मंत्रिपरिषद के तहत मुख्य अभिलेखीय निदेशालय, ऑल-यूनियन साइंटिफिक रिसर्च इंस्टीट्यूट ऑफ डॉक्यूमेंट मैनेजमेंट एंड आर्काइवल अफेयर्स, सेंट्रल स्टेट आर्काइव ऑफ एंशिएंट एक्ट्स) की परिभाषाएँ एम., 1974) को आधार के रूप में लिया जाता है।

प्रबंधन के लिए दस्तावेज़ीकरण समर्थन की राज्य प्रणाली। बुनियादी प्रावधान. दस्तावेज़ों और दस्तावेज़ीकरण समर्थन सेवाओं के लिए सामान्य आवश्यकताएँ (27 अप्रैल, 1988 को यूएसएसआर मुख्य पुरालेख के बोर्ड द्वारा अनुमोदित; यूएसएसआर मुख्य पुरालेख का आदेश दिनांक 25 मई, 1988 संख्या 33)।

एकमात्र कार्यकारी निकाय द्वारा अनुमोदित दस्तावेज़ उसके अनुमोदन की तारीख से लागू होता है। लेकिन यदि संगठन काफी बड़ा है, शाखाओं के नेटवर्क के साथ, तो इस दस्तावेज़ को निष्पादकों तक लाने में समय लगेगा। इसके अलावा, कलाकारों को इस दस्तावेज़ से परिचित होने के लिए समय की आवश्यकता होगी, और यदि यह दस्तावेज़ गतिविधि के किसी क्षेत्र से संबंधित है, तो कार्य को पुनर्गठित करने में भी समय लगेगा। यदि दस्तावेज़ को आदेश द्वारा अनुमोदित किया जाता है, तो उसके साथ खुद को परिचित करने का समय होगा, क्योंकि यह उस क्रम में है जिससे आप उस तारीख को इंगित कर सकते हैं जिस तारीख को दस्तावेज़ लागू किया जाएगा, जो आदेश की तारीख से भिन्न होगा। इसके अलावा, किसी दस्तावेज़ को मंजूरी देने का आदेश आपको निष्पादकों को आदेश संप्रेषित करने के लिए जिम्मेदार किसी व्यक्ति को नियुक्त करने और इसे पूरा करने के लिए समय सीमा का संकेत देने की अनुमति देगा।

नमूना आदेश, निर्णय, निर्देश या निर्देश। संकलन के क्रम और नियमों के बारे में विस्तृत टिप्पणियाँ, स्पष्टीकरण। ऐसे दस्तावेज़ तैयार करने के नियम. (10+)

आदेश, निर्णय, निर्देश, आदेश। नमूना, उदाहरण. सही रचना. डिज़ाइन नियम

प्रशासनिक दस्तावेजों का सही निष्पादन उनके निष्पादन को सरल बनाता है और मामलों में व्यवस्था बनाता है। किसी आदेश, निर्णय, निर्देश, अनुदेश को लिखने के लिए दी गई अनुशंसाओं का उपयोग करके आप एक उच्च गुणवत्ता वाला दस्तावेज़ तैयार करेंगे।

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क्या दो संगठनों की बातचीत को विनियमित करने वाले एक आदेश पर इन संगठनों के दो सामान्य निदेशकों द्वारा हस्ताक्षर किए जा सकते हैं? दूसरे शब्दों में: I ORDER के स्थान पर ORDER शब्द है और निदेशकों के हस्ताक्षर के अंत में है। धन्यवाद

एक प्रबंधक का आदेश एक संदेश है जिसमें परिचालन प्रबंधन के मुद्दों और अधीनस्थों के एक सीमित दायरे से संबंधित निर्देश होते हैं। कार्य के महत्व और तात्कालिकता के आधार पर, आदेश यहां प्रेषित किया जा सकता है:

• मौखिक रूप से;
• एक लिखित दस्तावेज़ जारी करके;
• एक टेलीफोन संदेश के रूप में.

एक आदेश जिसे उचित रूप से प्रलेखित नहीं किया गया है वह तत्काल कार्यों से संबंधित हो सकता है जो मध्यम से कम महत्व के हैं। अक्सर, इस प्रकार के निर्देश कम संख्या में कर्मियों वाली टीमों में जारी किए जाते हैं।

यदि हल किया जाने वाला मुद्दा अत्यधिक महत्वपूर्ण है, तो लिखित दस्तावेज़ जारी करके मौखिक आदेश का समर्थन किया जा सकता है।

किसी कार्य को सही ढंग से कैसे सेट करें

किसी प्रबंधक के आदेश को यथासंभव प्रभावी बनाने के लिए, इसे स्पष्ट रूप से और विशेष रूप से तैयार किया जाना चाहिए। अस्पष्ट और अनिश्चित रूप से परिभाषित कार्य की मनोवैज्ञानिक धारणा कर्मचारियों को प्रबंधक के निर्देशों को कुशलतापूर्वक और समय पर पूरा करने की अनुमति नहीं देगी।

प्रबंधकीय प्रभाव के रूप में प्रबंधक का आदेश संगठनात्मक और प्रशासनिक तरीकों की श्रेणी से संबंधित है। कार्यबल को प्रभावित करने के तरीके के अनुसार उन्हें वर्गीकृत किया जा सकता है:

• एक विशिष्ट अवधि और एक विशिष्ट आधिकारिक मुद्दे से संबंधित आदेश;
• निरंतर आदेश.

यदि प्रबंधन का आदेश एक निश्चित अवधि निर्धारित करता है जिसके दौरान एक निश्चित मात्रा में काम पूरा किया जाना चाहिए, तो दस्तावेज़ को उस तारीख को इंगित करना चाहिए जिसके द्वारा आदेश निष्पादित किया जाना चाहिए। इस मामले में, कर्मचारी कार्य के दौरान बलों को समान रूप से वितरित करने में सक्षम होंगे, और असाइनमेंट सफलतापूर्वक लागू किया जाएगा।

दीर्घकालिक निर्देशों में उस लक्ष्य का संकेत होना चाहिए जिसके लिए कर्मचारियों को आंतरिक नियमों के संदर्भ में कुछ कार्य करने होंगे।

यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि उद्यम में जारी किए गए प्रशासनिक दस्तावेज़ का अस्पष्ट विनियमन कर्मचारियों के प्रदर्शन अनुशासन को कमजोर कर सकता है। साथ ही, स्पष्ट रूप से तैयार किया गया लक्ष्य कर्मचारियों के लिए अतिरिक्त प्रेरणा के रूप में काम कर सकता है।

प्रबंधक के आदेश और उद्यम के आदेश के बीच क्या अंतर है?

संगठन के प्रमुख के आदेश और निर्देश उसी प्रकार के दस्तावेज़ हैं जो उसके निदेशक (सामान्य निदेशक, अध्यक्ष) द्वारा प्रतिनिधित्व किए गए उद्यम के एकमात्र कार्यकारी निकाय की इच्छा को व्यक्त करते हैं।

किसी उद्यम के लिए कंपनी या उसके कर्मियों की मुख्य गतिविधियों से संबंधित मुद्दों के समाधान के संबंध में एक आदेश जारी किया जाता है। एक आदेश प्रशासनिक प्रभाव का सबसे स्पष्ट रूप है; इसमें प्रबंधक के निर्णय के अनिवार्य निष्पादन की आवश्यकता होती है। आदेश में निहित अनिवार्यता की अधूरी पूर्ति, या सौंपे गए कार्य को पूरा करने में विफलता, कर्मचारियों के लिए प्रबंधक की ओर से प्रतिबंधों से भरा है।

मुख्य गतिविधियों से संबंधित आदेशों में कई प्रकार के मुद्दे शामिल हो सकते हैं:

• कंपनी की संरचना बदलना (पुनर्गठन, परिसमापन);
• वित्तीय और आर्थिक समस्याएं;
• रसद कार्य.

आदेश संगठन के कर्मियों से संबंधित सभी मुद्दों को औपचारिक बनाते हैं: काम पर रखना, किसी अन्य पद पर या किसी अन्य संरचनात्मक इकाई में स्थानांतरण, बर्खास्तगी, छुट्टियां देना, कर्मचारियों के लिए दंड और पुरस्कार।

प्रबंधक का आदेश संगठन की गतिविधियों के अधिक विशिष्ट और संकीर्ण क्षेत्रों से संबंधित है। परिचालन प्रबंधन के अलावा, मुख्य आदेश के कार्यान्वयन से संबंधित कार्य के संगठन पर एक आदेश जारी किया जा सकता है। आदेश में निर्दिष्ट कार्य को पूरा करने की कोई स्पष्ट आवश्यकता नहीं है।

वर्तमान में, इस या उस प्रकार के प्रशासनिक दस्तावेज़ों के उपयोग के लिए कोई स्पष्ट नियम और नियामक अधिनियम नहीं हैं। ORD (संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेज़) का चुनाव उद्यम के घटक दस्तावेजों में निर्दिष्ट प्रावधानों और कंपनी द्वारा अपनाए गए कार्यालय प्रबंधन निर्देशों के आधार पर किया जाना चाहिए।

संगठन के मुखिया के आदेश की संरचना

एक आदेश या आदेश एक विशेष प्रपत्र पर तैयार किया जाता है जिसमें उद्यम का पूरा नाम और दस्तावेज़ का शीर्षक होता है।

ORD के मुख्य विवरण में शामिल होना चाहिए:

• पंजीकरण संख्या और दस्तावेज़ के प्रकाशन की तारीख, इसकी तैयारी का स्थान;
• आदेश के मुख्य पाठ का शीर्षक (सारांश);
• दस्तावेज़ पाठ;
• प्रबंधक के पूर्ण हस्ताक्षर;
• आदेश में सूचीबद्ध जिम्मेदार व्यक्तियों के अनुमोदन और परिचय पर एक नोट।

आदेशों के सही निष्पादन के लिए नियम

ऑर्डर की पंजीकरण संख्या कैलेंडर वर्ष की शुरुआत से लोअरकेस अक्षर "पी" (उदाहरण के लिए, संख्या 10पी) के साथ जारी किए गए इस प्रकार के ओआरडी के कुल द्रव्यमान में दस्तावेज़ की क्रम संख्या है।

आदेश का शीर्षक दस्तावेज़ के ऊपरी बाएँ कोने में दर्शाया गया है; इसमें "किस बारे में?" प्रश्न के उत्तर के रूप में निर्देश का एक बहुत संक्षिप्त सार शामिल है; ओआरडी के शीर्षक (नाम) के उदाहरण - "पहली तिमाही के लिए उत्पाद आपूर्ति योजना की पूर्ति सुनिश्चित करने पर", "सख्त रिपोर्टिंग फॉर्म के अनुमोदन पर"।

आदेश का मुख्य पाठ सशर्त रूप से दो भागों में विभाजित है: कथन और प्रशासनिक।

आदेश का कथन अनुभाग (प्रस्तावना) दस्तावेज़ द्वारा निर्धारित कार्यों के तर्क को इंगित करता है। ऐसे मामलों में जहां किसी आदेश को तैयार करने का आधार एक मानक अधिनियम या पहले जारी किया गया ओआरडी है, तो बताने वाला भाग इस अधिनियम की संख्या और तारीख से शुरू होना चाहिए: "आदेश संख्या के अनुसरण में...", "संघीय कानून के आधार पर" नहीं..."।

पहल के आधार पर तैयार किए गए आदेश के सुनिश्चित भाग में उन कार्यों का उद्देश्य और उद्देश्य शामिल होना चाहिए जो उद्यम के कर्मचारियों द्वारा किए जाने चाहिए। किसी विशेष परिचालन दस्तावेज़ के प्रकाशन में अंतर्निहित घटनाओं या तथ्यों को भी यहां सूचीबद्ध किया जा सकता है। ऐसे मामलों में, आदेश "के संबंध में," "उद्देश्यों के लिए" वाक्यांशों से शुरू हो सकता है।

यदि कर्मचारियों के संकेतित कार्यों के लिए औचित्य या अतिरिक्त स्पष्टीकरण की आवश्यकता नहीं है, तो ओआरडी का पता लगाने वाला अनुभाग अनुपस्थित हो सकता है।

आदेश के सुनिश्चित भाग को कवर करने वाले वाक्य के बाद, कार्रवाई के लिए प्रोत्साहन "मैं पेशकश करता हूं" या "मैं उपकृत करता हूं" शब्दों के रूप में लिखा जाता है। इसके बाद दस्तावेज़ का प्रशासनिक भाग आता है।

यह अनुभाग उन सभी निर्धारित कार्यों और कार्यों को सूचीबद्ध करता है जो इस आदेश को पूरा करने के लिए कर्मचारियों को सौंपे गए हैं। प्रशासनिक भाग को कई बिंदुओं के रूप में तैयार किया जा सकता है, जिनमें से प्रत्येक के लिए एक विशिष्ट जिम्मेदार कर्मचारी और वह तिथि इंगित की जाती है जिसके द्वारा सूचीबद्ध निर्देशों को पूरा किया जाना चाहिए।

यदि आदेश में ऐसे निर्देश शामिल हैं जो पहले जारी किए गए परिचालन नियमों या उसके उप-अनुच्छेदों को रद्द करते हैं, तो इस तथ्य का संदर्भ दस्तावेज़ के प्रशासनिक भाग में एक अलग पैराग्राफ के रूप में परिलक्षित होता है। ऐसे मामलों में, "ऑर्डर नंबर बदलने के लिए...", "अमान्य के रूप में पहचानें," "इसमें परिवर्तन करें..." शब्दों से शुरू होने वाले समय का उपयोग किया जाता है।

आदेश का अंतिम पैराग्राफ कर्मचारी की स्थिति और उपनाम को इंगित करता है जो ओआरडी में निहित सभी निर्देशों के कार्यान्वयन की निगरानी करेगा।

उद्यम के प्रमुख के आदेश में विभिन्न प्रकार के अनुबंध शामिल हो सकते हैं जो निर्देश की व्याख्या या पूरक करते हैं। ये विनियम, सूचियाँ, प्रावधान, तालिकाएँ, ग्राफ़ हो सकते हैं। सभी आवेदन निरंतर क्रमांकन के साथ अलग-अलग शीट पर तैयार किए जाते हैं।

प्रारंभ में, ओआरडी एक मसौदे के रूप में तैयार किया जाता है और इसमें आवश्यक रूप से एक अनुमोदन पत्र शामिल होता है। इसमें, अलग-अलग विभागों के प्रमुख, जिन्हें सौंपे गए कार्यों को पूरा करने का काम सौंपा गया है, तैयार परियोजना का समर्थन करते हैं। यदि कोई अतिरिक्त, असहमति या आपत्तियां उत्पन्न होती हैं, तो अधिकारियों को एक प्रमाणित प्रमाण पत्र प्रस्तुत करने और इसे मसौदा आदेश के साथ संलग्न करने का अधिकार है।

सभी विभागों के प्रमुखों के साथ परिचालन नियमों का समन्वय पांच कैलेंडर दिनों से अधिक नहीं होता है। जिम्मेदार व्यक्तियों के साथ पूरी तरह से सहमत मसौदा आदेश पर प्रमुख द्वारा हस्ताक्षर किए जाते हैं, जिसके बाद ओआरडी पंजीकरण के अधीन होता है और लागू होता है।

प्रबंधक के आदेश को प्रतिकृति या वितरण द्वारा दस्तावेज़ में सूचीबद्ध तत्काल निष्पादकों के ध्यान में लाया जाता है। यह आदेश की कागजी प्रतियों को प्रेषित करके या, स्वचालित दस्तावेज़ प्रबंधन के साथ, ईमेल के माध्यम से हो सकता है।

उद्यम के प्रमुख द्वारा विशिष्ट कर्मचारियों या विभागों को सौंपे गए कार्यों को हितधारकों से संवाद करने में दक्षता उनके प्रभावी और तेजी से कार्यान्वयन में योगदान करती है।

नियमों के अनुसार, उद्यम में जारी किए गए प्रबंधक के सभी आदेश कंपनी संग्रह में संग्रहीत होने चाहिए। प्रशासनिक और आर्थिक-उन्मुख प्रशासनिक दस्तावेजों को कम से कम पांच वर्षों तक बनाए रखा जाना चाहिए। मुख्य गतिविधियों से संबंधित प्रबंधक के शेष आदेश कंपनी के परिसमापन तक 10 वर्षों तक संग्रहीत रहते हैं। इसके बाद, ओआरडी को भंडारण के लिए शहर या नगरपालिका संग्रह में स्थानांतरित कर दिया जाता है।

एक मसौदा आदेश उन मामलों में तैयार किया जाता है जहां इस दस्तावेज़ में प्रस्तावित प्रबंधन निर्णय कई प्रभागों को प्रभावित करते हैं और सक्षम अधिकारियों के साथ समन्वय की आवश्यकता होती है।

लेख से आप सीखेंगे:

मसौदा आदेश तैयार करना कब आवश्यक है?

इसके मूल में, एक आदेश, जो किसी संगठन के प्रमुख द्वारा हस्ताक्षरित जारी किया जाता है, उद्यम की मुख्य गतिविधियों, इसके दस्तावेज़ीकरण, रसद, सामाजिक नीति इत्यादि के मुद्दों को विनियमित करने वाला एक कानूनी कार्य है।

आदेशों की सहायता से प्रबंधन निर्णयों का अनुवाद किया जाता है और उनका त्वरित कार्यान्वयन सुनिश्चित किया जाता है।

कोई भी आदेश, हस्ताक्षर के लिए प्रबंधक को भेजे जाने से पहले, फॉर्म में प्रारंभिक तैयारी और पंजीकरण के चरण से गुजरता है ड्राफ्ट आदेश. इसके अलावा, ऐसी परियोजना या तो प्रबंधन के आदेश से, या संगठन के उत्पादन, संगठनात्मक, वित्तीय या सामाजिक गतिविधियों के किसी भी क्षेत्र की देखरेख करने वाले विशेषज्ञों द्वारा अपनी पहल पर तैयार की जा सकती है।

कृपया ध्यान दें: विभाग के विशेषज्ञों द्वारा तैयार किए गए मसौदा आदेशों की सामग्री की जिम्मेदारी उसके प्रमुख की होती है, और मानकों की आवश्यकताओं के साथ दस्तावेज़ की तैयारी के अनुपालन की जिम्मेदारी कार्यालय प्रबंधन सेवा की होती है।

किसी आर्थिक इकाई की गतिविधियों की निरंतरता और दक्षता सुनिश्चित करने के लिए किसी भी उत्पादन, प्रशासनिक, संगठनात्मक समस्या को हल करने के लिए आवश्यक होने पर मसौदा आदेशों की तैयारी की जाती है। इस प्रकार के प्रशासनिक दस्तावेज़ों का उद्देश्य और विषय-वस्तु बहुत भिन्न होती है, लेकिन किसी भी उद्यम में मानक मसौदा आदेशों की एक सूची होती है, जो, उदाहरण के लिए, कर्मियों से संबंधित होती है;

• एक नए कर्मचारी को काम पर रखना;
• कर्मचारी को छुट्टी देना;
• अनुशासनात्मक प्रतिबंध और पुरस्कार जारी करना;
• सप्ताहांत या छुट्टियों पर ओवरटाइम काम करने का आकर्षण।

एक मसौदा आदेश तब भी तैयार किया जाना चाहिए जब, उदाहरण के लिए, यह आवश्यक हो:

1. उद्यम के अधिकारियों की शक्तियों और जिम्मेदारियों को स्थापित या वितरित करना;
2. एक नया व्यवसाय या तकनीकी प्रक्रिया शुरू करना;
3. कंपनी की गतिविधियों को विनियमित करने वाले एक आंतरिक नियामक दस्तावेज़, निर्देश या प्रक्रिया को मंजूरी देना;
4. कार्मिक मूल्यांकन गतिविधियाँ (प्रमाणन) या कार्य परिस्थितियों पर छूट (नौकरियों का विशेष मूल्यांकन), एक व्यावसायिक लेनदेन (इन्वेंट्री) करना।

एक नियम के रूप में, मानक प्रबंधन निर्णयों (नियुक्ति, छुट्टी, बर्खास्तगी, दस्तावेजों की मंजूरी, आदि) का समर्थन करने के लिए मसौदा आदेश तैयार नहीं किए जाते हैं। ऐसे मामलों में, तैयार फॉर्म तुरंत भर दिए जाते हैं। असामान्य मामलों में, जब प्रबंधन के निर्णयों का अनुवाद किया जाता है आदेश से, कई संरचनात्मक प्रभागों की गतिविधियों को प्रभावित करते हुए, शुरू में एक मसौदा तैयार किया जाता है, जो फिर अनिवार्य अनुमोदन चरण से गुजरता है।

ड्राफ्ट ऑर्डर कैसे तैयार करें

ड्राफ्ट ऑर्डर का फॉर्म, हालांकि इसमें आगे के बदलाव और परिवर्धन शामिल हैं, शुरू में GOST R 6.30-2003 "एकीकृत दस्तावेज़ीकरण प्रणाली" द्वारा स्थापित आवश्यकताओं को ध्यान में रखते हुए तैयार किया जाना चाहिए। संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेज़ीकरण की एकीकृत प्रणाली। प्रलेखन की आवश्यकता।"

टिप्पणी! मसौदा आदेश में अनिवार्य आदेश की प्रकृति नहीं है। तैयारी और चर्चा के दौरान नियमित रूप से इसमें सुधार और परिवर्धन किया जाता है। सभी इच्छुक अधिकारियों के साथ सहमति के बाद ही इसे आदेश के रूप में जारी किया जा सकता है।

वहीं, ड्राफ्ट ऑर्डर और दस्तावेज़ के अंतिम संस्करण के डिज़ाइन में अंतर होता है। इस प्रकार, किसी प्रोजेक्ट को बनाते समय, संगठन के फॉर्म का उपयोग करने या कुछ विवरणों को इंगित करने की आवश्यकता नहीं होती है, जिसकी अनुपस्थिति आदेश को अमान्य कर सकती है। लेकिन प्रोजेक्ट की संरचना को ऑर्डर फॉर्म की आवश्यकताओं को पूरा करना होगा।

दस्तावेज़ में पाठ का एक शीर्षक होना चाहिए जो सार को दर्शाता हो आदेश तैयार किया जा रहा है. शीर्षक में दस्तावेज़ का नाम शामिल है - "ड्राफ्ट ऑर्डर" और शब्दार्थ भाग, जो "अबाउट", "ओ" पूर्वसर्गों से शुरू होता है और विषय को इंगित करने वाले मौखिक संज्ञाओं या संज्ञाओं का उपयोग करके तैयार किया जाता है:

• स्टाफिंग टेबल के अनुमोदन पर;
• नियुक्ति के बारे में;
• एक विशेषज्ञ आयोग के निर्माण और दस्तावेजों के मूल्य की जांच करने पर।

मसौदा आदेश तैयार करते समय, आपको यह ध्यान रखना होगा कि, आदेश की तरह, इसमें दो परस्पर जुड़े हुए भाग होते हैं: कथन और प्रशासनिक। सुनिश्चित करने वाला भाग आदेश तैयार करने और जारी करने का औचित्य प्रदान करता है। इसमें उन दस्तावेज़ों के लिंक शामिल हो सकते हैं जो मसौदा आदेश तैयार करने के आधार के रूप में कार्य करते हैं, साथ ही इसमें तथ्य और घटनाएं और उनका मूल्यांकन भी शामिल है।

प्रशासनिक भाग की शुरुआत में शब्द है: "मैं आदेश देता हूं", जिसके नीचे जिम्मेदार निष्पादकों और निष्पादन की समय सीमा का संकेत देने वाले उपायों और प्रबंधन आदेशों की एक सूची है। यदि आदेश निष्पादक को निरंतर आधार पर सौंपा गया है, तो निष्पादन समय निर्दिष्ट नहीं है।

एक नमूना मसौदा आदेश नीचे प्रस्तुत किया गया है।

ड्राफ्ट ऑर्डर को कैसे मंजूरी दी जाती है?

आदेश के मानक रूपों का उपयोग करने वाली सामान्य प्रबंधन गतिविधियों को, एक नियम के रूप में, अनुमोदन की आवश्यकता नहीं होती है। लेकिन कुछ मामलों में, मसौदा आदेश द्वारा प्रस्तावित मुख्य सिद्धांतों और आदेशों पर अन्य विभागों के प्रमुखों के साथ चर्चा की जानी चाहिए और अनुमोदन हस्ताक्षर के रूप में उनकी मंजूरी प्राप्त की जानी चाहिए।

संक्षेप में, एक मसौदा दस्तावेज़ का अनुमोदन विशेषज्ञों - संबंधित सेवाओं के प्रमुखों और सक्षम अधिकारियों द्वारा इसकी सामग्री का मूल्यांकन है। परियोजना की चर्चा के दौरान, उन्हें अपनी टिप्पणियाँ व्यक्त करने का अधिकार है, जिसे दस्तावेज़ के प्रारूपकारों द्वारा ध्यान में रखा जाना चाहिए।

जिम्मेदार कार्यकारी द्वारा एक मसौदा आदेश तैयार करने के बाद, उसे अनुमोदन करने वालों की संरचना और उस समय सीमा का निर्धारण करना होगा जिसके भीतर दस्तावेज़ को अनुमोदित किया जाना चाहिए। उनके द्वारा टिप्पणियाँ करने के बाद, समीक्षकों द्वारा प्रस्तावित उचित समायोजन मसौदे के पाठ में किए जाते हैं।

यदि मसौदा आदेश उद्यम के प्रमुख के संकल्प के अनुसार तैयार किया गया था, तो वे अधिकारी जो संकल्प में निर्दिष्ट थे, इसके अनुमोदन में भाग लेते हैं। वे मसौदा आदेश, जिसे विशेषज्ञ अपनी पहल पर तैयार करते हैं, उस पर उन विभागों के प्रमुखों के साथ सहमति होनी चाहिए जो आदेश के पाठ में शामिल हैं। परियोजना द्वारा प्रस्तावित आदेशों को लागू करने की संभावना की पुष्टि करने के लिए यह आवश्यक है।

एक नियम के रूप में, मसौदा आदेश को मंजूरी देने में निम्नलिखित भाग लेते हैं:

1. लेखक वह विशेषज्ञ है जिसने मसौदा आदेश तैयार किया है;
2. दस्तावेज़ तैयार करने के लिए जिम्मेदार उद्यम की संरचनात्मक इकाई का प्रमुख;
3. इस संरचनात्मक इकाई के काम की देखरेख करने वाला प्रमुख अधिकारी उप निदेशक है;
4. अन्य इच्छुक संरचनात्मक प्रभागों और सेवाओं के प्रमुख।

मसौदा आदेश की सामग्री के आधार पर, निम्नलिखित अनुमोदन में भाग ले सकते हैं:

1. प्रस्तावित प्रबंधन निर्णयों के वित्तीय कार्यान्वयन के लिए जिम्मेदार मुख्य लेखाकार;
2. श्रम कानूनों के अनुपालन के लिए जिम्मेदार मानव संसाधन प्रमुख;
3. कानूनी विभाग का प्रमुख, जो दस्तावेज़ के कानूनी महत्व और संघीय और उद्योग कानून के मानदंडों के साथ प्रस्तावित आदेशों के अनुपालन को नियंत्रित करता है;
4. तकनीकी निदेशक, मुख्य अभियंता, उत्पादन प्रबंधक, आदेशों के तकनीकी और तकनीकी कार्यान्वयन की संभावना के लिए जिम्मेदार;
5. दस्तावेज़ निष्पादन के लिए आवश्यकताओं के अनुपालन के लिए जिम्मेदार पूर्वस्कूली शैक्षणिक संस्थान का प्रमुख।

यदि मसौदा आदेश को मंजूरी देने में शामिल अधिकारियों की संख्या बड़ी है, तो अनुमोदन पत्र को दस्तावेज़ के परिशिष्ट के रूप में तैयार किया जा सकता है:

पूर्वस्कूली शैक्षणिक संस्थान के प्रमुख या सचिव परियोजना पर सहमतिदस्तावेज़ के स्वरूपण, पाठ शैली, वर्तनी और विराम चिह्न और अन्य सभी अनुमोदन वीज़ा की उपस्थिति की जाँच करने के बाद अंतिम आदेश दें। मसौदा आदेश पर सहमति होने के बाद, इसे संगठन के लेटरहेड पर तैयार किया जाता है और हस्ताक्षर के लिए उसके प्रमुख को प्रस्तुत किया जाता है।

कोई भी प्रबंधन कार्रवाई एक आदेश से शुरू होती है। आदेश एक प्रकार का प्रशासनिक दस्तावेज़ है जो शुरुआती पिस्तौल से गोली चलाने के समान होता है। इसे किसी संगठन या उसके प्रभाग के प्रबंधकीय और प्रशासनिक कार्यों को हल करने के उद्देश्य से प्रकाशित किया जाता है। आदेश एक मानक दस्तावेज़ है, इसलिए इसमें GOST R 6.30-2003 के अनुसार स्पष्ट रूप से विनियमित संरचना, डिज़ाइन नियम हैं।

आदेश संगठन की गतिविधियों, कार्यबल में संबंधों, दस्तावेज़ीकरण के साथ काम करने की प्रक्रिया, दंड लगाने और प्रोत्साहन से संबंधित हो सकते हैं। परंपरागत रूप से, सभी आदेशों को दो समूहों में विभाजित किया जा सकता है: कार्यालय कार्य प्रक्रियाओं (गतिविधि के मुख्य मुद्दे) के अनुसार, कार्मिक (कार्मिक मुद्दे) के अनुसार। आदेश के उद्देश्य के आधार पर, इसके प्रकाशन की जिम्मेदारी विभिन्न निष्पादकों को सौंपी जाती है। ऑर्डर तैयार करने के लिए, आपको संस्थान से स्थापित फॉर्म में एक विशेष फॉर्म की आवश्यकता होगी। फॉर्म का उपयोग किया जा सकता है: रूसी संघ (संघीय स्तर की संस्था) के हथियारों का कोट, ट्रेडमार्क, प्रतीक। आदेश का अनिवार्य विवरण: संगठन का संगठनात्मक और कानूनी रूप, उसका पूरा नाम, पंजीकरण संख्या - क्रम संख्या जिसके तहत पंजीकरण जर्नल में आदेश पंजीकृत है, प्रकाशन की तिथि - निदेशक द्वारा हस्ताक्षर की तिथि।

आप इसे डाउनलोड कर सकते हैं.

व्यावसायिक पत्राचार के नियमों के अनुसार, फॉर्म शीट पर मार्जिन दाईं ओर छोड़ दिया जाता है - 10 मिमी, ऊपर और नीचे - 20 मिमी। यदि आदेश का पाठ कई शीटों पर कब्जा कर लेता है, तो उन्हें क्रमांकित किया जाता है। नंबरिंग दूसरी शीट से शुरू होती है। नंबरों को शीर्ष पंक्ति के केंद्र में रखा गया है। दस्तावेज़ का नाम - "ऑर्डर" - पूरी तरह से बड़े अक्षरों में लिखा गया है। आदेश का पाठ एक शीर्षक से पहले होता है; यह उद्धरण चिह्नों के बिना लिखे गए प्रश्न "आदेश किस बारे में है?" का संक्षेप में उत्तर देता है। आदेश का अगला भाग इसके आधार का विवरण है। यहां प्रस्तावना लिखी गई है, यानी वह कारण जिसके कारण आदेश जारी हुआ, उससे पहले की घटनाएं। अक्सर, शुरुआत इस तरह लगती है: "के अनुसार ...", "के प्रयोजनों के लिए ...", "के अनुसरण में ...", "के संबंध में ..."। इस भाग में, उस आधिकारिक दस्तावेज़ का संदर्भ दिया जा सकता है जो आदेश के आधार के रूप में कार्य करता है। उदाहरण के लिए, "शिक्षा मंत्रालय के दिनांक 5 मई 2014 के आदेश संख्या 711 के अनुसार "...दस्तावेज़ का नाम।" प्रस्तावना "मैं आदेश देता हूं:" शब्द के साथ समाप्त होती है।

प्रशासनिक भाग. इस भाग में, विशिष्टता महत्वपूर्ण है - निर्धारित कार्यों का विवरण और कर्ता को नियंत्रण का कार्यभार सौंपना। यदि प्रशासनिक भाग कई कार्रवाइयों का वर्णन करता है, तो उन्हें क्रमांकित किया जा सकता है, लेकिन यह आवश्यक नहीं है। उद्यम के विशिष्ट लोग या विभाग निष्पादक के रूप में प्रकट हो सकते हैं। यदि समय सीमा निर्धारित की गई है, तो उन्हें अवश्य दर्शाया जाना चाहिए। यदि आदेश नियमित प्रकृति का है, तो समय सीमा निर्धारित नहीं की जाती है। आप अंतिम पैराग्राफ में आदेश को निष्पादित करने के लिए जिम्मेदार व्यक्ति का नाम बता सकते हैं। निष्कर्ष में, प्रबंधक के हस्ताक्षर चिपकाए जाते हैं: नौकरी का शीर्षक, हस्ताक्षर, हस्ताक्षर की प्रतिलेख।

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आदेश में "ध्यान में लाएँ..." शब्द नहीं हैं। आदेश के साथ एक मेलिंग सूची भी होती है; यह आदेश के सार को निःशुल्क रूप में बताता है और उन व्यक्तियों को सूचीबद्ध करता है जिन्हें इससे परिचित होना चाहिए। कोई आदेश तिजोरी में रखा जाने वाला कोई गुप्त दस्तावेज़ नहीं है। संगठन के कार्यालय कार्य में ऐसे लोग होते हैं जिनकी जिम्मेदारी आदेश पर हस्ताक्षर होने के बाद भी उस पर काम करना जारी रखना होता है। यदि कर्मचारी औपचारिकताओं के बिना हस्ताक्षर करने की आवश्यकता पर आपत्ति नहीं करते हैं कि उन्हें आदेश से परिचित कराया गया है, तो एक मेलिंग सूची तैयार नहीं की जाती है।

- यहाँ डाउनलोड करें।

कभी-कभी आदेश के लिए अनुलग्नक जारी किए जाते हैं। ऐसा तब किया जाता है जब ऑर्डर के साथ बड़ी मात्रा में जानकारी होती है। ये हो सकते हैं: स्टाफिंग शेड्यूल, आरेख, शेड्यूल, विनियम, निर्देश। प्रत्येक आवेदन को क्रमांकित किया गया है। आवेदन संख्या शीट के ऊपरी दाएं कोने में लिखी हुई है। उदाहरण के लिए, "परिशिष्ट संख्या 2"।

मूल आदेश पांच साल तक रखे जाते हैं। नियुक्ति एवं बर्खास्तगी पर आदेश - 75 वर्ष। यदि संगठन का परिसमापन हो गया है और दस्तावेजों की भंडारण अवधि समाप्त नहीं हुई है, तो उन्हें शहर संग्रह में स्थानांतरित कर दिया जाता है।