विभिन्न आदेश. आदेश और निर्देश: किसी उद्यम में जारी करने की प्रक्रिया

आदेशों में विवरण होते हैं, जिनकी संरचना और निष्पादन का क्रम GOST R 6.30-2003 "एकीकृत दस्तावेज़ीकरण प्रणाली" में परिभाषित किया गया है। संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेज़ीकरण की एकीकृत प्रणाली। प्रलेखन की आवश्यकता।" कृपया ध्यान दें कि 1 जुलाई, 2017 से, GOST R 7.0.97-2016 “सूचना, पुस्तकालय और प्रकाशन के लिए मानकों की प्रणाली। संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेज़ीकरण. दस्तावेज़ों की तैयारी के लिए आवश्यकताएँ", जो पिछले GOST R 6.30-2003 का स्थान लेंगी।

29 जून 2015 के संघीय कानून संख्या 162-एफजेड के अनुसार "रूसी संघ में मानकीकरण पर," रूस में मानकीकरण मानकीकरण दस्तावेजों के स्वैच्छिक आवेदन के सिद्धांत पर आधारित है (यदि यह रक्षा उत्पादों पर लागू नहीं होता है)। इसलिए, कार्यालय कार्य के लिए निर्देश विकसित करते समय, हमारे पास विवरण तैयार करने के लिए राज्य मानक को आधार के रूप में लेने का अधिकार (लेकिन दायित्व नहीं) है, और हमें इसकी आवश्यकताओं को स्पष्ट करने और पूरक करने से प्रतिबंधित नहीं किया गया है।

इस लेख में हम नए GOST को ध्यान में रखते हुए विवरण दर्ज करने के नियमों के साथ-साथ "संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेज़ीकरण" की सिफारिशों पर भी विचार करेंगे। प्रलेखन की आवश्यकता। GOST R 6.30-2003" (रोसारखिव द्वारा अनुमोदित) के कार्यान्वयन के लिए पद्धति संबंधी सिफारिशें।

ध्यान, GOST R 7.0.97-2016 में ऑर्डर में उपयोग किए गए विवरणों की संख्या बदल गई है, लेकिन उनके डिज़ाइन में कोई मौलिक परिवर्तन नहीं हुआ है, और हम आपका ध्यान मौजूदा विवरणों की ओर आकर्षित करेंगे.

इसके अलावा, इस आलेख के उदाहरणों में, दस्तावेज़ विवरण इंगित करने के लिए, हम नए GOST R 7.0.97-2016 द्वारा शुरू की गई संख्या का उपयोग करेंगे। आदेश और निर्देश जारी करने के नियम समान हैं (इसके बाद पाठ में, सरलता के लिए, हम केवल आदेश का उल्लेख करेंगे)।

आर्डर फार्म

किसी विशिष्ट प्रकार के दस्तावेज़ के प्रपत्र में निम्नलिखित विवरण शामिल होते हैं:

• 01 "हथियारों का कोट", या 02 "प्रतीक", या 03 "ट्रेडमार्क (सेवा चिह्न)", यदि संगठन को इस सूची में से कुछ का उपयोग करने का अधिकार है;
• 05 "संगठन का नाम - दस्तावेज़ का लेखक". संगठन के पूरे नाम के तहत, एक संक्षिप्त नाम नीचे कोष्ठक में दर्शाया जा सकता है (सख्ती से घटक दस्तावेजों के अनुसार)। उदाहरण 2 देखें.
  यदि दस्तावेज़ के लेखक के पास कोई उच्च संगठन है, तो यह उसके ऊपर (पूर्ण या संक्षिप्त रूप में) दर्शाया गया है (उदाहरण 2)।
  यदि आदेश किसी विभाग के प्रमुख (उदाहरण के लिए, एक शाखा) द्वारा जारी किया जाता है, तो उसका नाम लेखक संगठन के नाम के नीचे दर्शाया गया है - विवरण 06 (उदाहरण 1);
• 09 “दस्तावेज़ का नाम प्रकार”- हमारे मामले में "आदेश";
• 13 "दस्तावेज़ के संकलन (प्रकाशन) का स्थान"और
• यदि आवश्यक हो, तो उन क्षेत्रों की सीमाओं के लिए निशान सीमित करें जहां विवरण स्थित हैं 10 "तारीख"और 11 "पंजीकरण संख्या", और 17 "पाठ की ओर जा रहे हैं".

उदाहरण 1

संक्षिप्त दिखाएँ

उदाहरण 2

संक्षिप्त दिखाएँ

फॉर्म तैयार करने के नियम नए GOST की धारा 6 द्वारा स्थापित किए गए हैं। यह A4 शीट (210×297 मिमी) या उससे कम पर उनके उत्पादन की अनुमति देता है। लेकिन ऑर्डर के लिए आपको A4 प्रारूप का उपयोग करना होगा। फ़ील्ड के संबंध में, GOST निम्नलिखित कहता है:

दस्तावेज़ खंड

संक्षिप्त दिखाएँ

GOST R 7.0.97-2016 “सूचना, पुस्तकालय और प्रकाशन के लिए मानकों की प्रणाली। संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेज़ीकरण. प्रलेखन की आवश्यकता।" धारा 6 "दस्तावेज़ प्रपत्र"

दस्तावेज़ की प्रत्येक शीट में, चाहे वह लेटरहेड पर हो या उसके बिना, कम से कम फ़ील्ड होनी चाहिए:

20 मिमी - बाएँ;

10 मिमी - सही;

20 मिमी - शीर्ष;

20 मिमी - निचला।

दीर्घकालिक भंडारण अवधि (10 वर्ष से अधिक) वाले दस्तावेज़ों में कम से कम 30 मिमी का बायां मार्जिन होना चाहिए...

आदेश का विवरण, प्रपत्र पर तैयार किया गया

रंगमंच की सामग्री 10 "दस्तावेज़ दिनांक"इसमें आदेश पर हस्ताक्षर किए जाने की तारीख शामिल है। इसे महीने + महीने + वर्ष के अनुक्रम दिन में दो तरीकों में से एक में लिखा जाता है: डिजिटल या अल्फ़ान्यूमेरिक। उदाहरण के लिए, "05/05/2017" या "मई 2017"। संगठन के कार्यालय प्रबंधन निर्देशों में, आपको उनमें से एक को चुनना चाहिए।

रंगमंच की सामग्री 11 "दस्तावेज़ पंजीकरण संख्या"दिनांक के अनुरूप ही जारी किया जाता है। यह बेहतर है कि इसमें एक विशिष्ट दस्तावेज़ प्रवाह (कम से कम भंडारण अवधि के संदर्भ में) से संबंधित ऑर्डर का एक सूचकांक और वर्ष के दौरान इसके भीतर एक क्रम संख्या शामिल हो।

रंगमंच की सामग्री 14 "दस्तावेज़ पहुँच प्रतिबंध स्टाम्प"यदि आदेश में सीमित वितरण की जानकारी है तो संकेत दिया गया है। पहली शीट पर, ऊपरी दाएं कोने में, संबंधित स्टांप और प्रतिलिपि संख्या चिपका दी जाती है (उदाहरण के लिए: "गुप्त", "गोपनीय", "आधिकारिक उपयोग के लिए" या "डीएसपी")। उदाहरण 3 देखें.

उदाहरण 3

संक्षिप्त दिखाएँ

रंगमंच की सामग्री 17 "पाठ की ओर जा रहे हैं"- यह दस्तावेज़ का सारांश है. यह पूर्वसर्ग "ओ" ("के बारे में") के साथ तैयार किया गया है और "किस बारे में?" प्रश्न का उत्तर देता है:

• प्रमाणन आयोग के निर्माण पर आदेश (किस बारे में?)
• स्टाफिंग टेबल आदि के अनुमोदन पर आदेश (किस बारे में?)

पाठ का शीर्षक प्रपत्र के विवरण के अंतर्गत तैयार किया गया है।

यह अंत में किसी बिंदु के बिना नियमित फ़ॉन्ट ("बोल्ड" नहीं) में लिखा गया है।

कार्मिक आदेशों के शीर्षकों में अक्सर शामिल होते हैं:

• कार्रवाई का नाम और
• जिस कर्मचारी(कर्मचारियों) के संबंध में यह कार्रवाई की जा रही है, उसके उपनाम के साथ प्रारंभिक अक्षर, उदाहरण के लिए:
  • “आई.ओ. के अनुवाद के बारे में।” बेसुरनाम",
  • "पी.ई. के अनुशासनात्मक दायित्व पर" पेत्रुशिन",
  • “के.एस. की बर्खास्तगी पर” कोसाचेव और आर.पी. पिसारेव"।
    शीर्षक में सामान्य रूप से चार से अधिक कर्मचारियों को इंगित करने की प्रथा है, उदाहरण के लिए, "मानव संसाधन निदेशालय के कर्मचारियों के प्रोत्साहन पर।"

रंगमंच की सामग्री 18 "दस्तावेज़ पाठ"शीर्षक से दो या तीन पंक्ति रिक्ति द्वारा अलग किया गया, पाठ फ़ील्ड की बाईं सीमा से मुद्रित। पहले, इसे पढ़ने में आसान बनाने के लिए 1.5 लाइन स्पेसिंग का उपयोग करके इसे प्रिंट करने की सिफारिश की गई थी, लेकिन इसे नए GOST में शामिल नहीं किया गया था। हम अपने उद्यम में मौजूदा प्रथा को नहीं बदलेंगे।

साथ ही, कई पंक्तियों से युक्त अन्य विवरण (पाठ का शीर्षक, हस्ताक्षर में स्थिति, आदि) हमेशा 1 पंक्ति रिक्ति के साथ मुद्रित किए जाते थे।

आइए GOST R 7.0.97-2016 के उस भाग को उद्धृत करें, जो क्रम में पाठ के स्वरूपण को नियंत्रित करता है:

दस्तावेज़ खंड

संक्षिप्त दिखाएँ

5.18. दस्तावेज़ का पाठ रूसी संघ की राज्य भाषा या रूसी संघ के भीतर गणराज्यों की राज्य भाषा (भाषाओं) में रूसी संघ के भीतर गणराज्यों के कानून के अनुसार तैयार किया गया है।

दस्तावेज़ का पाठ, विधायी या नियामक कानूनी कृत्यों, पहले जारी किए गए प्रशासनिक दस्तावेजों के आधार पर तैयार किया गया है, उनका विवरण इंगित करता है:

• दस्तावेज़ का नाम, संगठन का नाम - लेखक... दिनांक... पंजीकरण संख्या... पाठ का शीर्षक या दस्तावेज़ के प्रकार का नाम;
• संगठन का नाम या दस्तावेज़ को मंजूरी देने वाले व्यक्ति की स्थिति, दस्तावेज़ की मंजूरी की तारीख।

दस्तावेज़ के पाठ में अरबी अंकों में क्रमांकित अनुभाग, उपखंड, पैराग्राफ, उपपैराग्राफ शामिल हो सकते हैं। टेक्स्ट रूब्रिकेशन के चार से अधिक स्तर नहीं होने चाहिए।

आदेशों में, पाठ प्रथम पुरुष एकवचन ("मैं आदेश देता हूं") में प्रस्तुत किया जाता है...

संयुक्त दस्तावेज़ों में, पाठ को पहले व्यक्ति बहुवचन ("हम आदेश देते हैं", "निर्णय लिया") में प्रस्तुत किया जाता है...

दस्तावेजों के पाठ में केवल आम तौर पर स्वीकृत संक्षिप्ताक्षरों और ग्राफिक संक्षिप्ताक्षरों का उपयोग किया जाता है।

पाठ में व्यक्तियों के उपनामों का उपयोग करते समय, प्रारंभिक अक्षर उपनाम के बाद दर्शाए जाते हैं...

और हम उसे उपनाम I.O से पहले आदेश के पाठ में भी जोड़ देंगे। कर्मचारी की स्थिति का संकेत दिया जाना चाहिए, क्योंकि काम पर (विशेषकर बड़े संगठनों में), लोगों की पहचान मुख्य रूप से पद और पेशे से होती है, और बाद में व्यक्तित्व से।

आदेश के पाठ में दो भाग होते हैं: कथन और प्रशासनिक। में पता लगाने वाला भागनिर्धारित कार्यों का औचित्य दिया गया है। यदि आदेश जारी करने का आधार किसी उच्च संगठन का विधायी या नियामक अधिनियम या आपके संगठन द्वारा पहले जारी किया गया दस्तावेज़ था, तो पता लगाने वाला भाग इसका संदर्भ प्रदान करता है। इस मामले में, "के आधार पर...", "के अनुसरण में...", "के अनुरूप..." (जैसा कि उदाहरण 3 में है) जैसे शब्दों का उपयोग किया जा सकता है।

यदि आदेश सक्रिय रूप से जारी किया जाता है, तो बताने वाला भाग निर्धारित कार्यों के लक्ष्यों और उद्देश्यों को तैयार करता है और उन तथ्यों या घटनाओं को निर्धारित करता है जिनके कारण आदेश जारी किया गया। इस मामले में, "के उद्देश्य के लिए...", "के संबंध में..." जैसे शब्दों का उपयोग किया जा सकता है (उदाहरण 4 देखें)।

उदाहरण 4

संक्षिप्त दिखाएँ

यदि निर्धारित कार्यों को स्पष्टीकरण या औचित्य की आवश्यकता नहीं है, तो बताने वाला भाग गायब हो सकता है।

यह शब्द के साथ समाप्त होता है: "मैं ऑर्डर करता हूं:", जो बाएं मार्जिन की सीमा से एक अलग लाइन पर बड़े अक्षरों में लिखा जाता है (पहले इसे थोड़े-थोड़े अंतराल पर और मोटे अक्षरों में छापने की प्रथा थी, लेकिन अब यह कम आम है) ).

आदेश का सुनिश्चित भाग शब्द के साथ समाप्त होता है: "मैं निर्देश देता हूं:" या "मैं बाध्य करता हूं:", जो समान रूप से स्वरूपित है।

प्रशासनिक भागआदेश का पाठ पैराग्राफों में विभाजित है, जिन्हें बिंदुओं के साथ अरबी अंकों में क्रमांकित किया गया है। एक उचित रूप से तैयार किए गए निर्देश में शामिल होना चाहिए:

• निष्पादित की जाने वाली विशिष्ट क्रिया का संकेत, एक क्रिया द्वारा अनिश्चित रूप में व्यक्त किया गया;
• एक या अधिक कलाकार (यदि उनमें से कई हैं, तो यह नोट किया जाता है कि उनमें से कौन जिम्मेदार है)। आमतौर पर, एक विशिष्ट अधिकारी (या व्यक्तियों) को निष्पादक के रूप में इंगित किया जाता है, कम बार - एक संरचनात्मक इकाई (तब इसका प्रबंधक कार्य के उचित निष्पादन के लिए जिम्मेदार होता है);
• निष्पादन की अवधि.

एक नियम के रूप में, आदेश का निष्पादक और निष्पादन की समय सीमा एक ही में फिट होती है (उदाहरण 5)। लेकिन हमने उन्हें अलग-अलग पंक्तियों में ले जाना शुरू कर दिया ताकि यह जानकारी बेहतर ढंग से हाइलाइट हो और ईडीएमएस में लोड करना आसान हो (उदाहरण 6)।

उदाहरण 5

संक्षिप्त दिखाएँ

7.2. मानव संसाधन विभाग के वरिष्ठ विशेषज्ञ के.एम विशेष रूप से निर्दिष्ट स्थानों को छोड़कर कंपनी के क्षेत्र में धूम्रपान के निषेध पर आंतरिक श्रम विनियमों में परिवर्धन करें। समयसीमा: 31 अक्टूबर, 2017.

उदाहरण 6

संक्षिप्त दिखाएँ

7.2. विशेष रूप से निर्दिष्ट स्थानों को छोड़कर कंपनी के क्षेत्र में धूम्रपान के निषेध पर आंतरिक श्रम विनियमों में परिवर्धन करें।

जिम्मेदार: मानव संसाधन विभाग के वरिष्ठ विशेषज्ञ के.एम.

समयसीमा: 10/31/2017.

निष्पादन की अवधिबिना किसी पूर्वसर्ग के केवल तारीख बताना बेहतर है, जिसका अर्थ (जैसा कि अभ्यास से पता चला है) अलग-अलग लोगों द्वारा अलग-अलग व्याख्या की जा सकती है। वे। "वरिष्ठ विशेषज्ञ... 05/31/2017 से पहले... जमा करें" या "05/31/2017 तक" लिखने की आवश्यकता नहीं है। रूसी भाषा के दृष्टिकोण से, इस शब्द का अर्थ है कि आदेश 31 मई से पहले पूरा किया जाना चाहिए, अर्थात। 30 मई तक सम्मिलित। लेकिन बहुमत अलग ढंग से सोचता है. इसलिए, इसे स्पष्ट रूप से तैयार करना आवश्यक है, और कार्यालय कार्य निर्देशों में उपयोग किए गए पाठ निर्माणों के अर्थ को समझाने की भी सलाह दी जाती है, ताकि जब आप आश्चर्यचकित नज़र से मिलें, तो आपके पास जवाब देने के लिए कुछ हो।

उदाहरण 5 और 6 में दिखाई गई भाषा में स्पष्ट रूप से आवश्यक है कि आदेश 31 मई, 2017 को व्यवसाय के अंत तक निष्पादित किया जाए।

आदेशों के प्रशासनिक भाग के पैराग्राफ में निष्पादन की समय सीमा उन मामलों में इंगित नहीं की जाती है जहां निर्धारित क्रियाएं नियमित या नियामक प्रकृति की होती हैं (अर्थात, उनका कार्यान्वयन इस आदेश की वैधता की पूरी अवधि के लिए निर्धारित है)।

यदि आवश्यक हो, तो आदेश के अंत में एक अलग पैराग्राफ पहले जारी किए गए दस्तावेजों (आदेश, निर्देश) या उनके हिस्सों को सूचीबद्ध करता है, जिन्हें इस आदेश द्वारा रद्द, संशोधित या पूरक किया जाता है (उदाहरण 3 से आदेश के पैराग्राफ 3 देखें)।

विशेष नियंत्रण खंडनिष्पादन को अंतिम रूप से पाठ के प्रशासनिक भाग में औपचारिक रूप दिया गया है। हम "मैं आदेश के निष्पादन पर नियंत्रण छोड़ता हूं" जैसे पुराने वाक्यांशों का उपयोग नहीं करते हैं। केवल यदि आदेश पर हस्ताक्षर करने वाला प्रबंधक इसके निष्पादन को नियंत्रित करने का अधिकार किसी अन्य अधिकारी को सौंपता है, तो यह इंगित किया जाता है (उदाहरण 3 से आदेश के पैराग्राफ 4 देखें)।

रंगमंच की सामग्री 19 "आवेदन चिह्न"माना जाता है (उदाहरण 3 में दो अंक "19" देखें):

• और आदेश के पाठ में आवेदन के अस्तित्व का उल्लेख,
• और आवेदन पर ऊपरी दाएं कोने में "माँ" दस्तावेज़ के लिंक के साथ एक निशान लगाएं।

आइए देखें कि नया GOST आदेशों में इस चिह्न के डिज़ाइन के बारे में और क्या कहता है:

दस्तावेज़ खंड

संक्षिप्त दिखाएँ

GOST R 7.0.97-2016 “सूचना, पुस्तकालय और प्रकाशन के लिए मानकों की प्रणाली। संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेज़ीकरण. प्रलेखन की आवश्यकता।"

5.19. ...प्रशासनिक दस्तावेजों (आज्ञा, निर्णय, आदेश, निर्देश), अनुबंध, विनियम, नियम, निर्देश और अन्य दस्तावेजों में, आवेदन पर नोट निम्नानुसार तैयार किया गया है:

• दस्तावेज़ के पाठ में, आवेदन दस्तावेज़ के पहले उल्लेख पर, निम्नलिखित को कोष्ठक में दर्शाया गया है: ... (आवेदन) या ... (अनुलग्नक 1); इसे आवेदन संख्या के सामने एक संख्या चिह्न लगाने की अनुमति है: ... (आवेदन संख्या 2);
• ऊपरी दाएं कोने में आवेदन दस्तावेज़ की पहली शीट पर यह दर्शाया गया है:

प्रोप लाइनें सबसे लंबी लाइन के सापेक्ष बाईं ओर संरेखित या केन्द्रित होती हैं।

यदि प्रशासनिक दस्तावेज़ का अनुलग्नक एक मानक कानूनी अधिनियम या इस प्रशासनिक दस्तावेज़ द्वारा अनुमोदित कोई अन्य दस्तावेज़ है, तो आवेदन के बारे में एक चिह्न (प्रशासनिक दस्तावेज़ के संदर्भ के बिना) और प्रशासनिक दस्तावेज़ के डेटा को इंगित करने वाला एक अनुमोदन टिकट जिसके द्वारा आवेदन दस्तावेज़ अनुमोदित किया गया है आवेदन की पहली शीट पर रखा गया है।

इस प्रकार, नए GOST के डेवलपर्स ने एक लंबे समय से चली आ रही गलतफहमी को हल कर दिया, जिसके अनुसार, एक प्रशासनिक दस्तावेज़ द्वारा अनुमोदित आवेदन पर (यदि आप GOST R 6.30-2003 शब्दशः पढ़ते हैं), आवेदन पर एक निशान जारी करना आवश्यक था और एक अनुमोदन टिकट, जिसमें "मूल" दस्तावेज़ के बारे में जानकारी की नकल की गई है। इसलिए, व्यवहार में, आमतौर पर इनमें से एक विवरण भरा जाता था। अब हम उनके सहजीवन को औपचारिक रूप देंगे (उदाहरण 3 में "19" देखें), यह तब समझ में आता है जब आपको आवेदन संख्या इंगित करने की आवश्यकता होती है (उदाहरण 3 और 4 में "19" अंक की तुलना करें)।

रंगमंच की सामग्री 22 "हस्ताक्षर"दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करने वाले व्यक्ति की स्थिति का नाम, उसके हस्तलिखित हस्ताक्षर, हस्ताक्षर का डिकोडिंग (पहले प्रारंभिक, फिर उपनाम) शामिल है - उदाहरण 3 और 4 देखें।

दस्तावेज़ के लेखक के बारे में जितनी अधिक जानकारी प्रपत्र (तथाकथित "हेडर") में निहित है, उतनी ही कम जानकारी "हस्ताक्षर" विशेषता में रहती है। शीर्ष पर आदेशों में, कम से कम संगठन का नाम दिया गया है, फिर हस्ताक्षर स्थिति में इसे डुप्लिकेट करने की कोई आवश्यकता नहीं है (हम वहां "पीजेएससी मेदवेदित्सा के जनरल डायरेक्टर" नहीं लिखेंगे)। यदि आदेश अधिकारी के लेटरहेड पर जारी किया जाता है, तो "हस्ताक्षर" विशेषता में उसकी स्थिति पूरी तरह से लुप्त हो जाती है, केवल एक स्ट्रोक और उसका डिकोडिंग शेष रह जाता है।

आदेश/निर्देश पर हस्ताक्षर मुहर द्वारा प्रमाणित नहीं है।

नए GOST R 7.0.97-2016 की आवश्यकताओं को ध्यान में रखते हुए, लेख "हस्ताक्षर" विवरण का पंजीकरण" देखें।

रंगमंच की सामग्री 25 "कलाकार के बारे में चिह्न"कलाकार का पूरा अंतिम नाम, पहला नाम और संरक्षक, उसका टेलीफोन नंबर (आंतरिक या पूर्ण) शामिल है। इसे पद के नाम, संरचनात्मक इकाई और कलाकार के ईमेल पते द्वारा पूरक किया जा सकता है।

इसे आमतौर पर दस्तावेज़ की अंतिम शीट पर बाएँ मार्जिन की सीमा से दस्तावेज़ के निचले मार्जिन के करीब खींचा जाता है, ताकि हस्ताक्षर और अनुमोदन वीज़ा अधिक फिट हों (उदाहरण 3 और 4 देखें)। यदि अंतिम शीट के सामने की ओर इसके लिए कोई स्थान नहीं बचा है तो उसके पीछे नीचे बायीं ओर कलाकार का नाम भी अंकित किया जा सकता है।

इस तरह के चिह्न की उपस्थिति हस्ताक्षरकर्ता को अनावश्यक संचार से बचाती है; दस्तावेज़ के संबंध में अधिकांश प्रश्न, यदि वे उठते हैं, तो परियोजना तैयार करने वाले ठेकेदार से पूछे जाएंगे। नया GOST सही ढंग से उसके नाम और संरक्षक को पूर्ण रूप से इंगित करने की अनुशंसा करता है (पिछले GOST R 6.30-2003 के विपरीत) - इस तरह यह तुरंत स्पष्ट हो जाता है कि किसी व्यक्ति को कैसे संबोधित किया जाए।

समाचार "संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेज़ीकरण के लिए नया GOST" इंटरनेट पते के साथ देखें जहाँ आप नए GOST का पाठ पढ़ सकते हैं

आदेश कंपनी के प्रमुख द्वारा अपनी शक्तियों के ढांचे के भीतर जारी किए गए प्रशासनिक दस्तावेज हैं और अधीनस्थों द्वारा निष्पादन के लिए अनिवार्य हैं। संयुक्त स्टॉक कंपनियों में, उन्हें जारी करने के लिए अधिकृत अधिकारी सामान्य निदेशक होता है, चिकित्सा संस्थानों में - मुख्य चिकित्सक, उद्यमों में - निदेशक, आदि। केवल सभी आवश्यक विवरणों वाले और उचित तरीके से प्रमाणित प्रशासनिक दस्तावेजों को सही ढंग से निष्पादित किया जाता है। कानूनी बल।

इस वसंत में सबसे महत्वपूर्ण परिवर्तन!

• 
  मानव संसाधन अधिकारियों के काम में महत्वपूर्ण बदलाव हुए हैं जिन पर 2019 में ध्यान दिया जाना चाहिए। खेल प्रारूप में जांचें कि क्या आपने सभी नवाचारों को ध्यान में रखा है। सभी समस्याओं का समाधान करें और "कार्मिक व्यवसाय" पत्रिका के संपादकों से एक उपयोगी उपहार प्राप्त करें।
• 
  लेख में पढ़ें: मानव संसाधन प्रबंधक को लेखांकन की जांच करने की आवश्यकता क्यों है, क्या जनवरी में नई रिपोर्ट जमा करने की आवश्यकता है और 2019 में टाइमशीट के लिए किस कोड को मंजूरी देनी है
• 
  पत्रिका "कार्मिक व्यवसाय" के संपादकों ने पता लगाया कि कार्मिक अधिकारियों की कौन सी आदतें बहुत समय लेती हैं, लेकिन लगभग बेकार हैं। और उनमें से कुछ जीआईटी निरीक्षक को हतप्रभ भी कर सकते हैं।
• 
  जीआईटी और रोसकोम्नाडज़ोर के निरीक्षकों ने हमें बताया कि रोजगार के लिए आवेदन करते समय किसी भी परिस्थिति में नए लोगों से किन दस्तावेजों की आवश्यकता नहीं होनी चाहिए। निश्चित रूप से आपके पास इस सूची में से कुछ कागजात होंगे। हमने एक पूरी सूची संकलित की है और प्रत्येक निषिद्ध दस्तावेज़ के लिए एक सुरक्षित प्रतिस्थापन का चयन किया है।
• 
  यदि आप एक दिन देर से छुट्टी का भुगतान करते हैं, तो कंपनी पर 50,000 रूबल का जुर्माना लगाया जाएगा। छंटनी के लिए नोटिस की अवधि कम से कम एक दिन कम करें - अदालत कर्मचारी को काम पर बहाल कर देगी। हमने न्यायिक अभ्यास का अध्ययन किया है और आपके लिए सुरक्षित सिफारिशें तैयार की हैं।

एक आदेश प्रशासनिक दस्तावेज़ीकरण का सबसे सामान्य प्रकार है। वे अपेक्षाकृत छोटी कंपनी में भी नियमित रूप से प्रकाशित होते हैं, जिसका स्टाफ कुछ दर्जन कर्मचारियों तक सीमित है; उनकी मदद से, प्रबंधन वर्तमान या रणनीतिक रूप से महत्वपूर्ण समस्याओं को हल करता है - उत्पादन, प्रशासनिक, आर्थिक या कार्मिक।

भले ही आदेश का कोई निर्धारित प्रपत्र न हो, उसमें सभी आवश्यक विवरण अंकित करें। दस्तावेज़ के सही शीर्षक, उपयुक्त प्रस्तावना और अन्य तत्वों के साथ आना मुश्किल हो सकता है। व्यावहारिक पत्रिका "कार्मिक मामले" के संपादकों ने युक्तियाँ एकत्र की हैं जो आपको अनुमति देंगी।

ऑर्डर के प्रकार

किसी संगठन में जारी किए गए किसी भी आदेश को, निष्पादित कार्य के दृष्टिकोण से, दो व्यापक श्रेणियों में से एक में वर्गीकृत किया जा सकता है - कर्मियों द्वारा और मुख्य गतिविधि द्वारा। कार्मिक प्रक्रियाओं का दस्तावेजीकरण करने के लिए प्रकाशित किए जाते हैं - नियुक्ति, स्थानांतरण और बर्खास्तगी, कर्मचारियों को पुरस्कृत करना और उन पर अनुशासनात्मक प्रतिबंध लागू करना, व्यापार यात्राएं और अन्य प्रक्रियाएं जिनके बिना श्रम संबंध मौजूद नहीं हो सकते।

मुख्य गतिविधियों पर आदेश प्रबंधक की पहल पर (इसीलिए ऐसे दस्तावेज़ों को पहल दस्तावेज़ कहा जाता है), और उच्च प्रबंधन निकायों से प्राप्त आदेशों को निष्पादित करने के उद्देश्य से जारी किए जा सकते हैं। वे प्रमुख उत्पादन प्रक्रियाओं के परिचालन प्रबंधन की अनुमति देते हैं, उनकी सहायता से अवकाश कार्यक्रम या स्टाफिंग टेबल की मंजूरी, उद्यम के संचालन मोड में बदलाव, स्थानीय नियमों में संशोधन, विभिन्न आयोगों और कार्य समूहों का निर्माण, प्रमाणन और प्रशिक्षण कर्मचारियों की।

कर्मियों के लिए आदेश आमतौर पर तुरंत प्रशासनिक भाग से शुरू होते हैं (हालांकि कुछ मामलों में उनमें एक बयान भी शामिल हो सकता है) और नि: शुल्क रूप में और नियोक्ता द्वारा विकसित मानकीकृत गोस्कोमस्टैट फॉर्म या उनके एनालॉग्स का उपयोग करके तैयार किए जाते हैं - यह सब प्रकार पर निर्भर करता है, दस्तावेज़ का कार्यात्मक उद्देश्य और अन्य विशेषताएं। उदाहरण के लिए, किसी कर्मचारी को व्यावसायिक यात्रा पर नियुक्त करने या भेजने की औपचारिकता के लिए, राज्य सांख्यिकी समिति द्वारा अनुमोदित एकीकृत प्रपत्र हैं, लेकिन बोनस, कर्तव्य की स्थापना या ओवरटाइम काम में शामिल होने के आदेश किसी भी रूप में तैयार किए जाते हैं।

मुख्य गतिविधि के लिए एक मानक नमूना आदेश में दो भाग होते हैं - परिचयात्मक, या कथनात्मक, और प्रशासनिक। जैसा कि नामों से देखा जा सकता है, पहला भाग प्रबंधन निर्णय का उद्देश्य बताता है, और दूसरा प्रबंधक का प्रत्यक्ष आदेश निर्धारित करता है। इसलिए, प्रशासनिक भाग आमतौर पर "मैं आदेश देता हूं" शब्द से शुरू होता है।

कार्मिक रिकॉर्ड प्रबंधन में एकीकृत प्रपत्र

कार्मिक रिकॉर्ड प्रबंधन में एकीकृत "गोस्कोमस्टैट" फॉर्म का व्यापक रूप से उपयोग किया जाता है। कुछ समय पहले तक, सामान्य एकीकृत रूपों का कोई विकल्प नहीं था, लेकिन 6 दिसंबर, 2011 के संघीय कानून संख्या 402-एफजेड के लागू होने के बाद। ("लेखांकन पर"), प्रत्येक नियोक्ता को मौजूदा मानकों के आधार पर अपने स्वयं के फॉर्म विकसित करने का कानूनी अधिकार प्राप्त हुआ। हालाँकि, कई कंपनियों ने पहिए का दोबारा आविष्कार न करने का फैसला किया और बुनियादी कार्मिक प्रक्रियाओं को पूरा करने के लिए तैयार फॉर्म का उपयोग करना जारी रखा, जिनमें शामिल हैं:

• और (भर्ती के बारे में);
• और (दूसरी नौकरी में स्थानांतरण के बारे में);
• और (छुट्टी देने पर);
• और (रोजगार अनुबंध की समाप्ति पर);
• और (व्यावसायिक यात्रा पर भेजने के बारे में)।

यदि हम एक कर्मचारी के बारे में बात कर रहे हैं, तो फॉर्म टी-1, टी-5, टी-6, टी-8 या टी-9 भरें, लेकिन यदि दस्तावेज़ कई कर्मचारियों के लिए तैयार किया गया है (उदाहरण के लिए, जब विशेषज्ञों का एक समूह एक ही समय में व्यावसायिक यात्रा पर भेजा जाता है), "ए" चिह्नित फॉर्म का उपयोग करें।

किसी ऑर्डर को कैसे भरें और स्वीकृत करें?

प्रशासनिक दस्तावेज़ीकरण के साथ काम करने की पूरी प्रक्रिया एक मानक योजना पर आधारित है:

• मसौदा तैयार करना (दस्तावेज़ का प्रारंभिक, "मसौदा" संस्करण संकलित किया जाता है, चर्चा की जाती है, अनुमोदन के लिए प्रस्तुत किया जाता है और, यदि आवश्यक हो, संपादित किया जाता है);
• अंतिम संस्करण का अनुमोदन;
• पंजीकरण और प्रतिकृति;
• इच्छुक अधिकारियों या संरचनात्मक इकाइयों को प्रतियों का हस्तांतरण;
• फ़ाइल पर एक नियंत्रण प्रतिलिपि रखना, और फिर उसे भंडारण के लिए स्थानांतरित करना।

अनुक्रमिक प्रक्रियाओं की इस श्रृंखला में प्रारंभिक कार्य को सबसे महत्वपूर्ण चरणों में से एक माना जाता है। अक्सर, पाठ का एक मसौदा संस्करण तैयार करने की जिम्मेदारी सचिव, क्लर्क, मानव संसाधन विभाग के कर्मचारी (यदि हम कर्मियों पर निर्णय को औपचारिक बनाने के बारे में बात कर रहे हैं) आदि पर होती है। खामियों और त्रुटियों के लिए जाँच किए गए तैयार दस्तावेज़ को सौंप दिया जाता है। अनुमोदन के लिए प्रबंधक के पास, और फिर पंजीकरण के लिए।

कुछ प्रकार के प्रशासनिक दस्तावेज़ों का समर्थन न केवल सामान्य निदेशक द्वारा, बल्कि अन्य अधिकारियों द्वारा भी किया जाता है। कर्मचारियों को छुट्टी पर भेजने या बुलाने से संबंधित आदेश मुख्य लेखाकार को हस्ताक्षर के लिए प्रस्तुत किए जा सकते हैं, और बर्खास्तगी या अनुशासनात्मक मंजूरी लगाने से संबंधित आदेश कंपनी के वकील को सौंपे जा सकते हैं। दस्तावेज़ को निदेशक के पास हस्ताक्षर के लिए भेजे जाने से पहले यह किया जाना चाहिए। कुल अनुमोदन अवधि पांच कार्य दिवसों से अधिक नहीं होनी चाहिए, जब तक कि ठेकेदार द्वारा एक अलग अवधि निर्दिष्ट न की जाए।

पाठ की संरचना सरल हो सकती है (जब यह एक मुद्दे या व्यक्ति से संबंधित हो) या जटिल, जिसमें कई अलग-अलग प्रशासनिक बिंदु शामिल हों।

आदेश रूसी संघ के श्रम कानून के मानदंडों के अनुसार तैयार किए जाने चाहिए:

• किसी कर्मचारी को बर्खास्त करते समय, नियोक्ता के निर्णय का कारण श्रम संहिता के एक विशिष्ट लेख, अनुच्छेद या उप-अनुच्छेद के संदर्भ में इंगित किया जाना चाहिए;
• प्रोत्साहन या अनुशासनात्मक कार्रवाई को संक्षेप में लेकिन स्पष्ट रूप से उचित ठहराया जाना चाहिए, जिसमें कारण और लागू किए गए विशिष्ट प्रकार के प्रभाव (बोनस जारी करना, फटकार लगाना, मूल्यवान उपहार देना आदि) का संकेत दिया जाना चाहिए;
• छुट्टी प्रदान करते समय, आपको इसके प्रकार, अवधि, साथ ही सटीक शुरुआत और समाप्ति तिथियों का संकेत देना होगा;
• इसका कारण और प्रकार (अस्थायी या स्थायी), कर्मचारी की नई स्थिति का पूरा नाम और संरचनात्मक इकाई जिसमें उसे स्थानांतरित किया जाता है, वेतन में परिवर्तन के बारे में जानकारी परिलक्षित होती है;
• आवेदन भरते समय, आपको रोजगार की बुनियादी शर्तों (परीक्षण की अवधि, उपलब्धता और अवधि, पारिश्रमिक की राशि) को इंगित करना होगा;
• व्यावसायिक यात्रा पर भेजते समय उसका उद्देश्य, अवधि, गंतव्य, प्रारंभ और समाप्ति तिथियाँ लिखी जाती हैं।

दस्तावेज़ का निष्पादन GOST R6.30-2003 ("एकीकृत दस्तावेज़ीकरण प्रणाली। संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेज़ीकरण की एकीकृत प्रणाली। दस्तावेज़ निष्पादन के लिए आवश्यकताएँ") की आवश्यकताओं के विपरीत नहीं होना चाहिए। सुनिश्चित करें कि संगठन में जारी किए गए प्रत्येक आदेश में आवश्यक विवरण शामिल हों:

• संगठन या संस्था का नाम;
• दस्तावेज़ के प्रकार का नाम;
• प्रकाशन की तिथि और स्थान;
• पाठ का शीर्षक;
• पंजीकरण संख्या;
• प्रबंधक के हस्ताक्षर;
• वीज़ा अनुमोदन.

यदि प्रशासनिक भाग में कोई विशिष्ट कार्य शामिल है, तो आपको इसके कार्यान्वयन के लिए जिम्मेदार व्यक्ति का नाम और स्थिति, साथ ही प्रबंधन द्वारा आवंटित समय सीमा का संकेत देना होगा। स्थायी असाइनमेंट को पूरा करने की प्रक्रिया विशिष्ट समय सीमा से नहीं, बल्कि गतिविधियों के कार्यान्वयन की निर्दिष्ट आवृत्ति से निर्धारित होती है: उदाहरण के लिए, आप किसी कर्मचारी को काम पूरा होने पर साप्ताहिक सारांश या मासिक रिपोर्ट प्रदान करने के लिए बाध्य कर सकते हैं। कलाकारों की संख्या कोई भी हो सकती है। आदेश का विवरण (आरेख, ग्राफ़, निर्देश, तालिकाएँ) आमतौर पर परिशिष्ट के रूप में तैयार किया जाता है। आदेश प्रकाशन की तारीख से लागू होते हैं (उन दस्तावेज़ों को छोड़कर जिनमें अन्य निर्देश होते हैं)।

पंजीकरण प्रक्रिया

प्रत्येक प्रशासनिक दस्तावेज़ को आवश्यक रूप से कैलेंडर वर्ष के भीतर नियोक्ता द्वारा अनुमोदित नामकरण के अनुसार एक पंजीकरण सूचकांक सौंपा जाता है। ज्यादातर मामलों में, ऐसा सूचकांक एक संक्षिप्त अक्षर पदनाम के साथ एक क्रम संख्या है (उदाहरण के लिए, "112-एल", जहां पहला भाग क्रम संख्या है, और दूसरा इंगित करता है कि दस्तावेज़ कर्मियों के लिए आदेशों के समूह से संबंधित है ). पंजीकरण के दौरान, प्रत्येक दस्तावेज़ का विवरण एक विशेष रूप में स्थानांतरित किया जाता है - एक कार्ड, एक पुस्तक, एक पत्रिका, एक इलेक्ट्रॉनिक डेटाबेस।

अभ्यास से प्रश्न

अनुशासनात्मक मंजूरी लगाने का आदेश कैसे जारी करें

उत्तर संपादकों के साथ संयुक्त रूप से तैयार किया गया था

इवान शक्लोवेट्स उत्तर:
श्रम और रोजगार के लिए संघीय सेवा के उप प्रमुख

जब कर्मचारी के अपराध के सभी साक्ष्य एकत्र कर लिए जाएं: , , अनुशासनात्मक मंजूरी लगाने का आदेश जारी करें।

यदि दंड फटकार या फटकार है तो आदेश जारी करें .

और यदि, दंड के रूप में, संगठन किसी कर्मचारी को बर्खास्त करने का निर्णय लेता है, तो एकीकृत के अनुसार रोजगार अनुबंध को समाप्त करने का आदेश जारी करें , अनुमत या द्वारा . इस मामले में, बर्खास्तगी के रूप में अनुशासनात्मक मंजूरी लागू करने के लिए अतिरिक्त आदेश जारी करना आवश्यक नहीं है। वहीं, दो आदेश जारी करना श्रम कानून का उल्लंघन नहीं माना जाता है। इसी तरह की व्याख्याएं रोस्ट्रुड विशेषज्ञों द्वारा दी गई हैं .

अपने प्रश्न विशेषज्ञों से पूछें

सूचना को जर्नल में कालानुक्रमिक क्रम में दर्ज किया जाता है, ताकि अंतिम प्रविष्टि से आप नियोक्ता द्वारा पंजीकृत एक निश्चित प्रकार के दस्तावेजों की कुल संख्या तुरंत निर्धारित कर सकें। पंजीकरण के इस फॉर्म का एक अतिरिक्त लाभ किसी पंजीकृत आदेश के बारे में जानकारी हटाने या उसे "पूर्वव्यापी रूप से" दर्ज करने में असमर्थता है। इस दृष्टिकोण से, स्वचालित पंजीकरण और डेटा भंडारण के लिए सबसे आधुनिक इलेक्ट्रॉनिक सिस्टम भी कम सुरक्षित माने जाते हैं, क्योंकि वे किसी दस्तावेज़ के बारे में जानकारी को बिना किसी निशान के हटाने की अनुमति देते हैं।

यदि कार्मिक दस्तावेज़ प्रवाह की मात्रा लगातार बढ़ रही है, तो पंजीकरण डेटा के अधिक विस्तृत व्यवस्थितकरण की आवश्यकता है। ऐसे मामलों के लिए, कई अतिरिक्त पत्रिकाएँ रखने की अनुशंसा की जाती है - उदाहरण के लिए, छुट्टी, रोजगार की समाप्ति आदि के आदेश दर्ज करने के लिए अलग पत्रिकाएँ। प्रत्येक पत्रिका के कवर पर, आपको वह तारीख बतानी होगी जब से इसे रखा गया था और नाम संगठन का. पत्रिका को तब तक रखा जाता है जब तक कि वह पूरी तरह भर न जाए, और जब उसमें कोई खाली कॉलम नहीं बचता है, तो अंतिम तिथि को कवर पर डाल दिया जाता है और एक नई प्रति शुरू की जाती है। यदि पंजीकरण अवधि के दौरान कंपनी का विवरण (उदाहरण के लिए, इसका कानूनी रूप) बदल गया है, तो एक नया जर्नल शुरू करना बिल्कुल भी आवश्यक नहीं है: यह कवर पर डेटा को अपडेट करने के लिए पर्याप्त है।

ऑर्डर लॉग. शीर्षक पेज

ऑर्डर लॉग.

कर्मियों के लिए आदेशों का व्यवस्थितकरण और भंडारण

कार्मिक दस्तावेज़ीकरण का भंडारण "राज्य निकायों, स्थानीय सरकारों और संगठनों की गतिविधियों की प्रक्रिया में उत्पन्न मानक प्रबंधन अभिलेखीय दस्तावेजों की सूची, भंडारण अवधि का संकेत" (रूसी संस्कृति मंत्रालय के एक निर्णय द्वारा अनुमोदित) के अनुसार किया जाता है। 2010 में फेडरेशन)।

विधायक की आवश्यकताओं के अनुसार, श्रम संबंधों को औपचारिक बनाने और कर्मचारी की श्रम जीवनी के महत्वपूर्ण तथ्यों को प्रतिबिंबित करने वाले आदेशों को 75 वर्षों तक संग्रहीत किया जाना चाहिए। लेकिन प्रशासनिक दस्तावेजों का एक और समूह है जो किसी कर्मचारी के श्रम कार्य के प्रदर्शन के परिचालन विनियमन के लिए है और बहुत कम समय (5 वर्ष) के लिए भंडारण के अधीन है। इसलिए, दस्तावेजों को संग्रह में भेजने से पहले, उन्हें दो समूहों में विभाजित किया जाना चाहिए - द्वारा।

दीर्घकालिक भंडारण समूह में ऑर्डर शामिल हैं:

• भर्ती के बारे में;
• दूसरी नौकरी में स्थानांतरण के बारे में;
• प्रोत्साहन, उपहार और बोनस पर;
• एक रोजगार अनुबंध की समाप्ति पर;
• माता-पिता की छुट्टी के प्रावधान पर;
• आधिकारिक वेतन (सेवा की अवधि, अंशकालिक काम, विशेष कामकाजी परिस्थितियों या काम की प्रकृति के लिए) के लिए अतिरिक्त भुगतान और भत्ते की स्थापना पर, साथ ही आवश्यक शर्तों में से एक के रूप में वेतन की राशि में कोई अन्य परिवर्तन रोजगार अनुबंध;
• बिना वेतन छुट्टी देने पर;
• विदेश व्यापार यात्रा या देश के भीतर लंबी (एक महीने से अधिक) व्यापार यात्रा पर भेजने के बारे में।

भविष्य में, कार्य अनुभव, प्राप्त पुरस्कार, वेतन और कार्य गतिविधि के अन्य महत्वपूर्ण पहलुओं के बारे में नागरिकों के सामाजिक और कानूनी अनुरोधों को पूरा करने के लिए मूल प्रतियों की आवश्यकता हो सकती है। इसलिए इनके भंडारण के नियमों और शर्तों का सख्ती से पालन करना जरूरी है। दूसरे समूह में आदेश शामिल हैं:

इस प्रकार के दस्तावेजों को पांच साल की अवधारण अवधि वाली फाइलों में संकलित किया जाता है, जिसके बाद उन्हें नष्ट कर दिया जाता है और संबंधित अधिनियम तैयार किया जाता है। याद रखें कि गतिविधि के कुछ क्षेत्रों से संबंधित संगठनों के लिए, भंडारण अवधि दर्शाने वाले दस्तावेजों की विभागीय सूची को मंजूरी दे दी गई है। सहायक दस्तावेजों (आधिकारिक और मेमो, बयान, कंपनी के कर्मचारियों के व्यक्तिगत दस्तावेजों की प्रतियां) के विपरीत, अनुप्रयोगों को आदेशों के साथ एक साथ संग्रहीत किया जाता है, जिन्हें अलग से संग्रहीत किया जाता है।

ऑर्डर देते समय अक्सर गलतियाँ हो जाती हैं

प्रशासनिक दस्तावेजों की तैयारी के लिए काफी स्पष्ट मानकों के अस्तित्व के बावजूद, क्लर्क अक्सर कष्टप्रद गलतियाँ करते हैं - प्रक्रियात्मक या कानूनी। प्रक्रियात्मक त्रुटियाँ काम की आम तौर पर स्वीकृत योजना से जानबूझकर या आकस्मिक विचलन के कारण होती हैं और आमतौर पर आदेश की सामग्री और रूप के लिए विधायक और संगठन के स्थानीय मानकों द्वारा निर्धारित आवश्यकताओं के गैर-अनुपालन के कारण आती हैं।

अक्सर, प्रदान की गई जानकारी (पासपोर्ट डेटा, संरचनात्मक डिवीजनों और पदों के नाम, कंपनी विवरण) में अशुद्धियां होती हैं, फॉर्म के डेवलपर द्वारा प्रदान की गई अनिवार्य वस्तुएं नहीं भरी जाती हैं ("संकलन की तिथि", "कार्मिक संख्या", "संकलन का स्थान", "दस्तावेज़ संख्या" और आदि) नियोक्ता द्वारा स्थापित फॉर्म का उपयोग करने से इनकार करना या अतार्किक, अस्पष्ट शब्दों का उपयोग करना भी एक गलती मानी जाती है। पाठ अत्यंत स्पष्ट और संक्षिप्त होना चाहिए. ऐसे वाक्यांशों का उपयोग जो कथा शैली की विशेषता है या जिनकी दो तरह से व्याख्या की जा सकती है, अस्वीकार्य है।

किसी ऐसे अधिकारी द्वारा समर्थन, जिसके पास उपयुक्त प्राधिकारी निहित नहीं है, या अनुचित तरीके से निष्पादित सहायक दस्तावेज़ का संदर्भ कम आम है, लेकिन फिर भी कार्मिक अभ्यास में गलतियाँ की जाती हैं। उदाहरण के लिए, सामान्य मामलों में, किसी कर्मचारी के रोजगार का आदेश रोजगार अनुबंध के संदर्भ में जारी किया जाता है। यदि किसी समझौते को किसी कारण से अमान्य घोषित कर दिया जाता है, तो उसके आधार पर जारी प्रशासनिक दस्तावेज़ को अमान्य माना जाता है, और उसमें निहित प्रबंधन निर्णय को अप्रवर्तनीय माना जाता है। कोई भी अन्य आदेश, जिसे बनाते समय नियोक्ता वर्तमान कानूनी मानदंडों के उल्लंघन में तैयार किए गए समझौतों, कृत्यों और अन्य दस्तावेजों को संदर्भित करता है, इसी तरह कानूनी बल खो देता है।

रोजगार अनुबंध को समाप्त करने के आदेशों की विशेषता उनमें बताए गए बर्खास्तगी के आधार और रूसी संघ के श्रम संहिता में निहित शब्दों और विशिष्ट लेखों, पैराग्राफों और उप-पैराग्राफों के संदर्भ की अनुपस्थिति के बीच विसंगति है। किसी कर्मचारी को छुट्टी प्रदान करते समय, नियोक्ता अक्सर इसके प्रकार (कारण) या अवधि को इंगित करना भूल जाते हैं।

व्यावहारिक स्थिति

कठिन परिस्थितियों में कार्मिक आदेश कैसे जारी करें

उत्तर पत्रिका के संपादकों के साथ संयुक्त रूप से तैयार किया गया था" »

वेरोनिका शत्रोवा उत्तर देती है,
श्रम कानून विशेषज्ञ, सिस्टम कार्मिक के निदेशक और प्रधान संपादक

कर्मचारी को स्ट्रोक आया और वह लकवाग्रस्त हो गया। रिश्तेदार उनकी विकलांगता की पुष्टि करने वाले दस्तावेज़ लाए। हम काम के प्रति पूर्ण अक्षमता के कारण रोजगार संबंध समाप्त करते हैं। यदि कोई कर्मचारी ऐसा नहीं कर सकता तो उसके स्थान पर हस्ताक्षर करने का अधिकार किसे है?

अलेक्जेंडर विनोग्रादोव, मानव संसाधन विभाग के प्रमुख (मरमंस्क)

ऑर्डर और व्यक्तिगत कार्ड में कर्मचारी के हस्ताक्षर के लिए फ़ील्ड खाली छोड़ दें। "चिकित्सा कारणों से हस्ताक्षर से परिचित होना असंभव" इंगित करें और विकलांगता दस्तावेज़ का विवरण दर्ज करें। प्रतिलेख के साथ अपने हस्ताक्षर के साथ व्याख्यात्मक नोट प्रमाणित करें और तारीख डालें ( )…

पूर्ण उत्तर मुफ़्त के बाद उपलब्ध है

आदेशों को रद्द करना और सुधारना

यदि उत्पादन की स्थिति बदल गई है और अचानक किसी कार्मिक निर्णय को रद्द करने या बदलने की आवश्यकता है जो पहले ही लागू हो चुका है तो क्या करें? ऐसे में पिछले आदेश को रद्द करते हुए या उसके अलग-अलग बिंदुओं में बदलाव करते हुए नया आदेश जारी करना होगा. इसे अवश्य इंगित करना चाहिए:

• रद्द या संशोधित किए जाने वाले दस्तावेज़ की संख्या, दिनांक और नाम;
• उन परिस्थितियों के संक्षिप्त विवरण के साथ निर्णय को रद्द करने (बदलने) के लिए आधार जो इसके संशोधन के कारण के रूप में कार्य करते थे;
• नई परिस्थितियों के संबंध में निष्पादकों द्वारा की जाने वाली कार्रवाइयों की प्रक्रिया;
• आदेश के निष्पादन को नियंत्रित करने के लिए अधिकृत व्यक्ति का पूरा नाम और पद।

शीर्षक इस तरह दिख सकता है: "कर्मियों (मुख्य गतिविधियों) पर आदेश को अमान्य घोषित करने पर।" जैसे ही नया निर्देश लागू होगा, पिछले दस्तावेज़ (या उसके व्यक्तिगत पैराग्राफ, अगर हम आंशिक परिवर्तनों के बारे में बात कर रहे हैं) की वैधता समाप्त हो जाएगी।

स्वयं की जांच करो

1. वर्तमान विनियमों द्वारा किस प्रकार के आदेशों का प्रावधान नहीं है:

• एक। कर्मियों द्वारा;
• बी। आर्थिक और प्रशासनिक गतिविधियों पर;
• सी। मुख्य गतिविधि द्वारा.

2. अनुमोदित एकीकृत प्रपत्र के अभाव में कौन सा दस्तावेज़ निःशुल्क रूप में तैयार किया गया है:

• एक। ओवरटाइम काम में संलग्न होने का आदेश;
• बी। कार्य स्वीकृति का क्रम;
• सी। किसी कर्मचारी को व्यावसायिक यात्रा पर भेजने का आदेश।

3. प्रत्येक प्रशासनिक दस्तावेज़ को आवश्यक रूप से क्या सौंपा गया है:

• एक। कैलेंडर वर्ष के भीतर नियोक्ता द्वारा अनुमोदित नामकरण के अनुसार पंजीकरण सूचकांक;
• बी। संगठन में आदेशों के संयुक्त जर्नल में क्रम संख्या;
• सी। कानूनी रूप से अनुमोदित सूचकांक रजिस्टर के अनुसार पंजीकरण सूचकांक।

4. 75 वर्षों तक किन आदेशों का पालन करना चाहिए:

• एक। अध्ययन अवकाश स्वीकृत करने पर;
• बी। अनुशासनात्मक प्रतिबंधों के आवेदन पर;
• सी। माता-पिता की छुट्टी के प्रावधान पर।

5. कौन सा आदेश कर्मचारियों के ध्यान में लाया जाना चाहिए, जिसमें परिचित होने की तारीख का संकेत दिया जाए:

• एक। वार्षिक मूल भुगतान अवकाश पर भेजने पर;
• बी। माता-पिता की छुट्टी के प्रावधान पर;
• सी। अनुशासनात्मक प्रतिबंधों के आवेदन पर.

एक आदेश किसी उद्यम का मुख्य प्रशासनिक दस्तावेज है। किसी संगठन के मामलों के नामकरण में, ऐसे आदेशों को जारी करने को आमतौर पर दो बड़े समूहों में विभाजित किया जाता है: मुख्य गतिविधियों के लिए आदेश और कर्मियों के लिए। आइए पहले समूह पर नजर डालें।

हम स्थानीय नियामक दस्तावेजों के बारे में बात कर रहे हैं जो उत्पादन और आर्थिक गतिविधि, योजना, रिपोर्टिंग, वित्तपोषण, उधार, माल की बिक्री आदि के मुद्दों पर प्रबंधन निर्णयों को दर्शाते हैं। एक नियम के रूप में, एक स्थानीय नियामक अधिनियम उस संरचनात्मक इकाई द्वारा तैयार किया जाता है जिसकी गतिविधियाँ इसके कार्यान्वयन से संबंधित होती हैं। लेख में हम उद्यम की मुख्य गतिविधियों के लिए नमूना आदेश प्रदान करेंगे, जिनका उपयोग रोजमर्रा के काम में किया जा सकता है।

मुख्य गतिविधियों (ओए) पर आदेशों के बीच, प्रशासनिक-संगठनात्मक या प्रशासनिक-आर्थिक मुद्दों पर आदेशों का एक विशेष स्थान है। इन्हें अलग-अलग संग्रहित किया जाना चाहिए क्योंकि इनकी शेल्फ लाइफ अलग-अलग होती है। यदि एमएल पर ऑर्डर स्थायी रूप से संग्रहीत हैं, तो प्रशासनिक और आर्थिक मुद्दों पर - 5 वर्ष।

मुख्य गतिविधियों के लिए आदेश - वे क्या हैं?

क्लर्कों को अक्सर एमएल या कर्मियों पर स्थानीय नियमों के आदेशों को जिम्मेदार ठहराने में कठिनाई होती है। मूल सिद्धांत इस प्रकार है: यदि कोई दस्तावेज़ विशिष्ट कर्मचारियों के संगठन के साथ श्रम संबंधों को नियंत्रित करता है, तो यह कर्मियों (नियुक्ति, बर्खास्तगी, छुट्टी, व्यापार यात्रा, पदोन्नति, अनुशासन, प्रशिक्षण, आदि) के संबंध में एक आदेश है, लेकिन यदि हम हैं समग्र रूप से संगठन की बात करें तो यह मुख्य गतिविधि के लिए एक आदेश है, भले ही इसमें जिम्मेदार व्यक्तियों के नाम हों और विशिष्ट कर्मचारियों को निर्देश दिए गए हों।

यहां मुख्य गतिविधियों के लिए ऑर्डरों की पूरी सूची नहीं दी गई है। इनमें निम्नलिखित आदेश शामिल हैं:

• प्रबंधक का पद ग्रहण करने के बारे में;
• प्रबंधक को मुख्य लेखाकार के कर्तव्य सौंपने पर;
• अंतरिम प्रबंधक की नियुक्ति पर;
• हस्ताक्षर करने का अधिकार देने पर;
• कार्य पुस्तकों के रखरखाव, भंडारण, रिकॉर्डिंग और जारी करने के लिए जिम्मेदार व्यक्ति की नियुक्ति पर;
• एक आउटसोर्सिंग कंपनी को कार्मिक रिकॉर्ड बनाए रखने के कार्यों के हस्तांतरण पर;
• भवन में अग्नि सुरक्षा सुनिश्चित करने के लिए जिम्मेदार व्यक्ति की नियुक्ति पर;
• स्टाफिंग टेबल के अनुमोदन पर;
• एक अलग प्रभाग के निर्माण पर;
• "आंतरिक श्रम विनियम" के एक नए संस्करण के लागू होने पर;
• कर्मचारियों को कार्यपुस्तिकाएँ जारी करने की प्रक्रिया पर;
• व्यापार रहस्यों की सुरक्षा सुनिश्चित करने पर;
• मोबाइल संचार के उपयोग के बारे में;
• वित्तीय रूप से जिम्मेदार व्यक्तियों की सूची के अनुमोदन पर;
• पूर्ण व्यक्तिगत वित्तीय दायित्व पर समझौते के समापन पर;
• मामलों और सूची के स्वागत और हस्तांतरण के संगठन पर;
• मई की छुट्टियों के दौरान संगठन की कार्यसूची के बारे में;
• दुर्घटना जांच के आयोजन पर.

कैसे पंजीकृत करें

संगठनात्मक और प्रशासनिक के रूप में वर्गीकृत कई दस्तावेजों की तैयारी के लिए आवश्यकताएँ GOST R 6.30-2003 में निहित हैं। यह दस्तावेज़ विवरण की संरचना और उनके निष्पादन के लिए आवश्यकताओं को निर्दिष्ट करता है। फॉर्म पर विवरण के स्थान के चित्र भी हैं।

पाठ आमतौर पर निम्नलिखित इंगित करता है:

• कंपनी का नाम;
• दस्तावेज़ का नाम;
• दिनांक और पंजीकरण संख्या;
• विषय;
• आदेश का पाठ;
• आदेश को मंजूरी देने वाले अधिकारी के हस्ताक्षर के लिए स्थान, स्थिति का संकेत;
• कलाकार के बारे में चिह्नित करें;
• यदि आवश्यक हो तो वीज़ा अनुमोदन के लिए स्थान।

यदि अलग-अलग दस्तावेज़, उदाहरण के लिए व्याख्यात्मक दस्तावेज़, स्थानीय नियामक अधिनियम से जुड़े हुए हैं, तो यह पाठ में दर्शाया गया है। स्पष्टता के लिए, हम मुख्य गतिविधि के लिए एक नमूना आदेश प्रदान करते हैं।

जारी आदेशों का रजिस्टर

उद्यम में जारी किए गए आदेशों को पंजीकृत करने की प्रथा है, क्योंकि उनका रिकॉर्ड रखना आवश्यक है। स्थानीय नियमों को न केवल प्रमुख द्वारा अनुमोदित किया जाता है, बल्कि उनकी अपनी संख्या भी प्राप्त होती है, जिसके तहत उनके बारे में जानकारी इन उद्देश्यों के लिए विशेष रूप से डिज़ाइन की गई पत्रिका में दर्ज की जाती है। यदि कंपनी ने ऑर्डरों को समूहों में विभाजित करना शुरू कर दिया है, तो उन्हें तुरंत पंजीकृत करना और उन्हें अलग से संग्रहीत करना बेहतर है। इससे आप वर्ष के अंत में दस्तावेज़ों को उनके शेल्फ जीवन के अनुसार वर्गीकृत करने पर अतिरिक्त प्रयास खर्च करने से बच सकेंगे।

स्थानीय नियमों को पंजीकृत करने के लिए एक जर्नल का उपयोग किया जाता है। विधायी स्तर पर ऐसे दस्तावेज़ की कोई आवश्यकता नहीं है। इसका उद्देश्य यह सुनिश्चित करना है कि निम्नलिखित जानकारी वहां दर्ज की जा सके:

• पंजीकरण संख्या;
• आदेश पर हस्ताक्षर करने की तिथि;
• दस्तावेज़ का नाम, उसका सारांश या विषय का विवरण;
• मसौदा आदेश (निष्पादक) तैयार करने के लिए जिम्मेदार व्यक्ति का विवरण;
• निष्पादन चिह्न;
• नोट्स, यदि कोई हो.

स्थानीय विनियमों के रजिस्टर का उपयोग पूरे कैलेंडर वर्ष में किया जाता है। हर साल एक नई पत्रिका (पुस्तक) शुरू होती है, और इसमें मुख्य गतिविधियों के लिए आदेशों की संख्या नए सिरे से की जाती है।

आदेश- संगठन के पहले प्रमुख द्वारा पूरी तरह से जारी किया गया एक कानूनी अधिनियम।

उदाहरण के लिए, यह सामान्य निदेशक है, एक उद्यम में - निदेशक, एक चिकित्सा संस्थान में - मुख्य चिकित्सक, एक उच्च शैक्षणिक संस्थान में - रेक्टर।

प्रत्येक नेता दो प्रकार के आदेश जारी करता है:

• मुख्य गतिविधि द्वारा;
• कर्मियों द्वारा.

मुख्य गतिविधियों पर आदेश

संगठन की वर्तमान गतिविधियों के प्रबंधन के सभी मुद्दों पर, संगठन के सामने आने वाले मुख्य और परिचालन कार्यों को हल करने के लिए मुख्य गतिविधियों पर आदेश जारी किए जाते हैं। इन आदेशों को प्रोएक्टिव कहा जाता है। लेकिन आदेश विधायी कृत्यों, नियामक कानूनी कृत्यों और संघीय कार्यकारी अधिकारियों और उच्च संगठनों के प्रशासनिक दस्तावेजों के अनुसरण में भी जारी किए जा सकते हैं।

मुख्य गतिविधियों के आदेश इस प्रकार के दस्तावेज़ के रूप में पाठ्य रूप में तैयार किए जाते हैं।

कर्मियों के लिए आदेश

कर्मचारी और नियोक्ता या कर्मचारी और नियोक्ता के श्रम संबंधों का दस्तावेजीकरण करने के लिए कार्मिक आदेश जारी किए जाते हैं। ये आदेश नौकरी पर रखने, दूसरी नौकरी में स्थानांतरित करने, छुट्टी देने, व्यावसायिक यात्रा पर भेजने, किसी कर्मचारी को प्रोत्साहित करने, उस पर अनुशासनात्मक प्रतिबंध लगाने या उसे काम से बर्खास्त करने पर जारी किए जाते हैं।

कर्मियों के लिए आदेश मुख्य रूप से सांख्यिकीय अधिकारियों द्वारा अनुमोदित एकीकृत रूपों में तैयार किए जाते हैं और रूसी संघ की सरकार के आदेश के अनुसार तैयार किए जाते हैं।

मुख्य गतिविधि पर आदेश के पाठ में दो भाग होते हैं:

• बताते हुए (परिचयात्मक);
• प्रशासनिक.

कथन भाग

यदि आदेश प्रबंधक की पहल पर जारी किया जाता है, तो बताने वाला भाग आदेश द्वारा निर्धारित प्रबंधन कार्यों के लक्ष्यों और उद्देश्यों को निर्धारित करता है, अर्थात। आदेश जारी करने की आवश्यकता का स्पष्टीकरण दिया गया है।

रूसी संघ की सरकार, रूसी संघ की एक घटक इकाई की सरकार, संघीय कार्यकारी निकाय और अन्य शासी निकायों के प्रशासनिक दस्तावेजों के अनुसरण में जारी किए गए आदेशों में, पता लगाने वाला भाग दस्तावेज़ के प्रकार, लेखक संगठन को इंगित करता है। इस दस्तावेज़ की संख्या, दिनांक और शीर्षक। उदाहरण के लिए: 16 नवंबर 2009 संख्या 109 के संघीय शिक्षा एजेंसी के आदेश के अनुसरण में "पाठ्यक्रम के कार्यान्वयन पर रिपोर्ट पर।"

प्रशासनिक भाग

आदेश का प्रशासनिक भाग "I ORDER" शब्द से शुरू होता है, जो बिना पैराग्राफ के एक नई लाइन पर बड़े अक्षरों में मुद्रित होता है।

आदेश का पाठ पैराग्राफों में विभाजित है, जिन्हें अरबी अंकों में क्रमांकित किया गया है। आदेश के प्रत्येक आइटम में ऐसी कार्रवाइयां शामिल हो सकती हैं जो निष्पादन की प्रकृति में भिन्न हों। निर्धारित क्रिया को आदेश के पाठ में अनिश्चित रूप में क्रिया के साथ तैयार किया जाता है (बाहर ले जाना, प्रदान करना, तैयार करना, बनाना, व्यवस्थित करना, आदि)।

प्रशासनिक भाग का प्रत्येक पैराग्राफ निष्पादक के संकेत से शुरू होता है - एक विशिष्ट अधिकारी या संपूर्ण संरचनात्मक इकाई।

निष्पादन की समय सीमा या तो आदेश के प्रत्येक पैराग्राफ में दी गई है, या सभी निर्धारित कार्यों के लिए एक सामान्य पैराग्राफ में हाइलाइट की गई है।

आदेश के एक अलग पैराग्राफ में उन व्यक्तियों के नाम बताए गए हैं जिन्हें इसके निष्पादन पर नियंत्रण सौंपा गया है: "आदेश के निष्पादन पर नियंत्रण सौंपा जाएगा..."।

प्रबंधन अभ्यास में, अक्सर ऐसे मामले होते हैं जब कोई जारी आदेश पहले जारी किए गए आदेश या उसके अलग-अलग खंडों को रद्द कर देता है। इस मामले में, पाठ में निम्नलिखित पैराग्राफ शामिल होना चाहिए: "आदेश "ओ..." दिनांक 00.00.00 संख्या 00 को अमान्य माना जाएगा (अमान्य माना जाएगा)।" यदि आदेश पहले जारी किए गए आदेश के केवल एक (या कई) बिंदुओं को रद्द करता है, तो मानक शब्दों का उपयोग किया जाता है:

"खंड 2, 5, आदेश "ओ..." दिनांक 00.00.00 को 00 को अमान्य (रद्द) माना जाएगा।"

प्रबंधन अभ्यास में, इच्छुक संरचनात्मक इकाइयों और कानूनी सेवा (कानूनी सलाहकार) के साथ मसौदा आदेश का समन्वय करने की प्रथा है, जो मसौदा दस्तावेज़ का समर्थन करके, वर्तमान विधायी, नियामक, कानूनी और प्रशासनिक कृत्यों के अनुपालन की जांच करता है। आदेशों के सही निष्पादन की निगरानी करना अभिलेख प्रबंधन सेवा की जिम्मेदारी है।

आदेश हस्ताक्षर किए जाने के क्षण से ही लागू हो जाता है (आदेश की तारीख उसके हस्ताक्षर करने की तारीख है)। आदेशों का पंजीकरण अन्य दस्तावेजों से अलग किया जाता है। पंजीकरण सूचकांक एक कैलेंडर वर्ष के भीतर आदेशों को सौंपे जाते हैं और, एक नियम के रूप में, इसमें क्रम संख्याएं शामिल होती हैं।

सभी आदेश (मूल प्रतियां) लिपिकीय सेवा द्वारा फाइलों में संकलित किए जाते हैं, उदाहरण के लिए, "मुख्य गतिविधियों के लिए सामान्य निदेशक के आदेश।" मामले के भीतर, आदेशों को संख्याओं और कालक्रम द्वारा व्यवस्थित किया जाता है।

एक आदेश उत्पादन समस्याओं को हल करने के लिए किसी संस्था, संगठन या उद्यम के प्रमुख द्वारा व्यक्तिगत रूप से जारी किया गया एक कानूनी अधिनियम है।

किसी भी संगठन में, आदेशों के दो समूह होते हैं: मुख्य गतिविधियों के लिए आदेश और कर्मियों के लिए आदेश। मुख्य गतिविधि पर एक आदेश एक मानक दस्तावेज है जो उत्पादन और आर्थिक गतिविधि, योजना, रिपोर्टिंग, वित्तपोषण, उधार, उत्पाद की बिक्री, विदेशी आर्थिक गतिविधि, उद्यम की संरचना और संगठन में सुधार (निर्माण, परिवर्तन) के मुद्दों पर प्रबंधन निर्णयों को दर्शाता है। गतिविधि का पैमाना, एक संरचनात्मक इकाई का परिसमापन, विनियमों, निर्देशों, नियमों, योजनाओं, संरचना, आयोगों की नियुक्ति, आदि में अनुमोदन या परिवर्तन)।

आदेश किसी संस्था, संगठन, उद्यम के प्रमुख, संरचनात्मक प्रभागों के प्रमुखों या किसी अधिकारी की ओर से विकसित किए जाते हैं जिनके कार्य से वह संबंधित होगा या जिनकी गतिविधियाँ इसके निष्पादन से संबंधित हैं।

आदेश एक विशेष प्रपत्र पर जारी किया जाता है और इसमें निम्नलिखित विवरण होते हैं:

• "एकल" प्रपत्र का स्थायी विवरण:
  • प्रतीक (03);
  • संगठन का नाम (06);
  • दस्तावेज़ का नाम प्रकार (08) (आदेश);
• "एकल" प्रपत्र का परिवर्तनीय विवरण:
  • दिनांक(09);
  • पंजीकरण संख्या (10);
  • दस्तावेज़ के संकलन या प्रकाशन का स्थान (12);
  • शीर्षक(17);
  • पाठ (19);
  • आवेदन की उपस्थिति के बारे में चिह्नित करें (20);
  • हस्ताक्षर (21);
  • वीजा (23).

आदेश का शीर्षक (17) इस प्रश्न का उत्तर देता है "किस बारे में?" उदाहरण के लिए: नागरिकों की अपीलों को निपटाने के लिए जिम्मेदार व्यक्ति की नियुक्ति पर। शीर्षक को आदेश के पाठ की सामग्री को संक्षेप में और सटीक रूप से प्रतिबिंबित करना चाहिए। शीर्षक के अंत में कोई अवधि नहीं है.

किसी ऑर्डर की तैयारी में निम्नलिखित चरण शामिल हैं:

- मुद्दे के सार का अध्ययन करना और आवश्यक जानकारी एकत्र करना;

- एक मसौदा आदेश की तैयारी;

- परियोजना अनुमोदन;

- प्रबंधक द्वारा हस्ताक्षर.

आदेश के पाठ में 2 भाग हैं:

- एक बयान जो प्रशासनिक कार्रवाइयों के लिए तर्क प्रदान करता है। औचित्य या तो इच्छित लक्ष्यों को प्राप्त करने और उद्यम को सौंपे गए कार्यों को हल करने की आवश्यकता हो सकता है, या कोई नियामक अधिनियम - आंतरिक या उच्च निकाय द्वारा जारी किया जा सकता है (उदाहरण के लिए, निदेशक मंडल का निर्णय, राज्य का एक नियामक दस्तावेज) या नगर निकाय)। यदि निर्धारित कार्यों को स्पष्टीकरण की आवश्यकता नहीं है, तो विवरण देने वाले भाग को देने की आवश्यकता नहीं है;

- प्रशासनिक दस्तावेज़, जिसमें निर्देश शामिल हैं। प्रशासनिक भाग I ORDER शब्द से शुरू होता है, जिसे हमेशा बाएं मार्जिन की सीमा से एक अलग लाइन पर बड़े अक्षरों में दर्शाया जाता है।

प्रशासनिक भाग को पैराग्राफों में विभाजित किया गया है, जिन्हें अरबी अंकों में क्रमांकित किया गया है। प्रत्येक आइटम को "किससे?" प्रश्नों का उत्तर देना चाहिए। क्या? कब करना है? प्रश्न के उत्तर के रूप में "किससे?" स्थिति (मूल मामले में), उपनाम (मूल मामले में), और कलाकार के प्रारंभिक अक्षर इंगित करें। उदाहरण के लिए:

1. वाणिज्यिक निदेशक आई.आई.इवानोव…

यदि एक असाइनमेंट कई निष्पादकों को दिया जाता है जिनके पास समान पद है, तो स्थिति के सामान्यीकृत नाम के बाद, निष्पादकों के उपनाम (मूल मामले में) और उनके प्रारंभिक अक्षर कोष्ठक में सूचीबद्ध किए जाते हैं। उदाहरण के लिए:

1. विभागों के प्रमुख (इवानोव आई.आई., पेत्रोव पी.पी., सिदोरोव एस.एस.)…

आदेश में केवल प्रथम व्यक्ति के प्रतिनिधि या संरचनात्मक प्रभागों के प्रमुखों को निष्पादकों के रूप में दर्शाया गया है।

निर्धारित क्रिया को एक क्रिया द्वारा अनिश्चित रूप में व्यक्त किया जाता है, उदाहरण के लिए: तैयार करना, प्रदान करना / व्यवस्थित करना, विकसित करना और विचार के लिए प्रस्तुत करना (यदि परियोजना पर हस्ताक्षर होना चाहिए) या... अनुमोदन के लिए (यदि दस्तावेज़ अनुमोदन के अधीन है) .

आदेश की निष्पादन तिथि केवल अरबी अंकों के तीन जोड़े द्वारा तय की जाती है। उदाहरण के लिए: समय सीमा 07/20/2010 या... 07/20/201 तक 0 या... 07/20/2010 तक।

किसी आदेश के खंड को उप-खंडों में विभाजित किया जा सकता है यदि: एक निष्पादक को कई निर्देश दिए जाते हैं; कई कलाकारों के पास निष्पादन के लिए एक सामान्य समय सीमा होती है; कई निष्पादकों को दिया गया आदेश एक ही तरीके से तैयार किया जाता है।

प्रशासनिक भाग के अंतिम पैराग्राफ में आदेश के निष्पादन की निगरानी के लिए जिम्मेदार इकाई या अधिकारी के बारे में जानकारी हो सकती है। उदाहरण के लिए:

3. आदेश के निष्पादन पर नियंत्रण उत्पादन उप निदेशक इवानोव जी.आई. को सौंपें।

3. मैं आदेश के निष्पादन पर नियंत्रण सुरक्षित रखता हूं।

जिन व्यक्तियों की आधिकारिक रैंक कलाकारों की आधिकारिक रैंक से अधिक है, उन्हें नियंत्रक के रूप में दर्शाया जाना चाहिए।

यदि नियामक दस्तावेजों को मंजूरी दे दी जाती है या आदेश द्वारा लागू किया जाता है, तो प्रशासनिक भाग निष्पादकों, समय सीमा और नियंत्रकों को इंगित नहीं कर सकता है। उदाहरण के लिए।