दस्तावेज़ विवरण. प्राथमिक दस्तावेज़ों का अनिवार्य विवरण दस्तावेज़ विवरण में क्या शामिल नहीं है

1सी में सामान्य विवरण 8.3 एक प्लेटफ़ॉर्म मेटाडेटा ऑब्जेक्ट है जो आपको कई कॉन्फ़िगरेशन ऑब्जेक्ट्स (निर्देशिका, दस्तावेज़, खातों के चार्ट इत्यादि) के लिए एक विशेषता का उपयोग करने की अनुमति देता है। ऑब्जेक्ट मुख्य रूप से डेवलपर के काम को आसान बनाने और डेटा को अलग करने के लिए बनाया गया था।

सामान्य विवरण प्रारंभ में संस्करण 1C 7.7 में लागू किए गए थे, लेकिन डेवलपर्स ने इसे तुरंत संस्करण 8 प्लेटफ़ॉर्म में शामिल नहीं किया। सामान्य विवरण का तंत्र 1C डेवलपर्स द्वारा केवल रिलीज़ 8.2.14 में पेश किया गया था।

सामान्य विवरण जोड़ना बहुत सुविधाजनक है ताकि कॉन्फ़िगरेशन में मानक ऑब्जेक्ट न बदलें, मैं अक्सर उनका उपयोग करता हूं।

एक सामान्य विशेषता जोड़ने के बाद, इसका उपयोग प्रश्नों में किया जा सकता है और ऑब्जेक्ट फॉर्म पर प्रदर्शित किया जा सकता है - बाह्य रूप से, यह सामान्य प्रॉप्स से अलग नहीं है।

सामान्य विवरणों की एकमात्र सीमा उनका उपयोग करने में असमर्थता है।

आइए सामान्य विवरण की मूल सेटिंग्स और गुणों को देखें जो अन्य कॉन्फ़िगरेशन ऑब्जेक्ट से भिन्न हैं:

मिश्रण- वस्तुओं की एक सूची जिसमें सामान्य विवरण का उपयोग किया जाएगा, सेटिंग एक विनिमय योजना की स्थापना की याद दिलाती है।

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स्वतः उपयोग- सेटिंग यह निर्धारित करती है कि क्या सामान्य प्रॉप्स का उपयोग उन ऑब्जेक्टों के लिए किया जाएगा जिनमें "स्वचालित" उपयोग मोड निर्दिष्ट है।

डेटा पृथक्करण— हम इस सेटिंग पर अलग से विचार करेंगे।

सामान्य विवरण का उपयोग करके 1सी में डेटा को अलग करना

डेटा पृथक्करण- तंत्र के समान एक तंत्र। हालाँकि, इस तंत्र का प्रदर्शन अधिक कुशल है और इसे कॉन्फ़िगर करना आसान है।

तंत्र आपको केवल उन तत्वों के प्रदर्शन को कॉन्फ़िगर करने की अनुमति देता है जिन्हें उपयोगकर्ता देख सकता है। उदाहरण के लिए, आप उन सभी वस्तुओं (दस्तावेज़ों, निर्देशिकाओं आदि) के बीच अंतर कर सकते हैं जहां एक निश्चित संगठन स्थापित है।

सामान्य 1सी विवरण का उपयोग करके डेटा पृथक्करण स्थापित करना

सामान्य विवरण कॉन्फ़िगर करने के लिए, आपको डेटा पृथक्करण निर्दिष्ट करना होगा - विभाजित करना. क्लिक करने के तुरंत बाद, सिस्टम डिफ़ॉल्ट अकाउंटिंग पैरामीटर बनाने की पेशकश करेगा:

इस मामले में, सिस्टम शुरू करते समय सत्र पैरामीटर निर्दिष्ट करना आवश्यक होगा, यह कैसे करना है इसका वर्णन लेख में एक उदाहरण के साथ किया गया है।

यह सेटअप पूरा करता है - उपयोगकर्ता के पास केवल उस जानकारी तक पहुंच होगी जो चयनित सत्र पैरामीटर में निर्दिष्ट है।

सामान्य प्रॉप्स का उपयोग करने का उदाहरण

आइए फ़्रेम कॉन्फ़िगरेशन और प्रॉप्स के उदाहरण का उपयोग करके 1C 8.3 में सामान्य प्रॉप्स स्थापित करने पर नज़र डालें संगठन:

सिस्टम में 3 दस्तावेज़ हैं जहां संगठन के विवरण को इंगित करना आवश्यक है: ये रसीद चालान, व्यय चालान और पेरोल हैं।

सेटअप सरल है:

1. हम एक नई सामान्य विशेषता बनाते हैं, प्रकार निर्दिष्ट करते हैं - डायरेक्ट्रीलिंक.ऑर्गनाइजेशन।
2. रचना में हम अपने दस्तावेज़ों की व्यवस्था करते हैं - उपयोग.

बस, सेटअप पूरा हो गया!

आइए परिणाम देखें:

सिस्टम सामान्य विवरण प्रदर्शित करता है "जैसे कि वे आपके अपने थे": अनुरोधों में, फॉर्म विवरण में, और अन्य स्थानों पर। यह कितना जादू है! 🙂

सामान्य आवश्यकताएँ 1सी 8.3 नहीं जोड़ी गई हैं

घरेलू सरकारी एजेंसियां, उद्यमी, कंपनियां और अन्य संस्थाएं अपनी बातचीत के हिस्से के रूप में लगातार आधिकारिक कागजात का उपयोग करती हैं। कानूनी संबंधों के सही निर्माण का मुख्य पहलू दस्तावेज़ विवरण का उपयोग है। उन्हें कानून के अनुसार मंजूरी दी जाती है। आइए आगे विचार करें कि मूल दस्तावेज़ विवरण क्या मौजूद हैं।

सामान्य जानकारी

किसी कानूनी दस्तावेज़ का विवरण किसी उद्यम या सरकारी एजेंसी द्वारा जारी किए गए आधिकारिक कृत्यों का सबसे महत्वपूर्ण गुण माना जाता है। इन्हें उद्योग, राज्य या कॉर्पोरेट मानकों के स्तर पर अनुमोदित किया जाता है। दस्तावेज़ विवरण का उपयोग किसी भी संरचना को संबोधित नागरिकों की अपील में भी किया जाता है। ये विशेषताएँ विभिन्न सूचना स्रोतों के लिए डिज़ाइन तत्वों के रूप में कार्य करती हैं, जिन्हें आमतौर पर कागज़ के रूप में प्रस्तुत किया जाता है।

गोस्ट

राज्य मानक प्राथमिक दस्तावेजों के अनिवार्य विवरण सहित आधिकारिक कागजात की प्रमुख विशेषताओं को परिभाषित करता है। GOST में एकीकृत मानदंड शामिल हैं जिनके अनुसार व्यावसायिक लेनदेन में शामिल कार्य तैयार किए जाते हैं। मानक दस्तावेज़ विवरण के प्रकारों को भी सूचीबद्ध करता है।

रूसी संघ के हथियारों का कोट

कई आधिकारिक कागजात में यह विवरण होता है। रूसी संघ के हथियारों का कोट एकल या बहुरंगी हो सकता है और एक हेराल्डिक ढाल पर समाहित हो सकता है। रंगीन संस्करण का उपयोग कागजों पर किया जाता है, जिसके पाठ में संघीय विधानसभा, सरकार और राष्ट्रपति द्वारा जारी संवैधानिक संघीय नियमों, संकल्पों, फरमानों और अन्य कानूनी दस्तावेजों के प्रावधान शामिल होते हैं। हथियारों के कोट का एक सरल डिज़ाइन उपयोग किया जाता है:

1. राज्य रहस्यों पर अंतरविभागीय आयोग।
2. अभियोजक का कार्यालय.
3. एसके और समान प्रोफ़ाइल के अन्य संस्थान।

रूस के हथियारों के कोट का उपयोग आधिकारिक पत्रों में भी किया जा सकता है।

रूसी संघ के एक विषय का प्रतीक

इसका उपयोग क्षेत्रीय स्तर पर प्रकाशित दस्तावेजों पर किया जाता है। किसी विषय के हथियारों का कोट रखने की प्रक्रिया प्रासंगिक नियमों द्वारा विनियमित होती है। क्षेत्रीय कानून न केवल आधिकारिक दस्तावेजों में, बल्कि अन्य दस्तावेजों में भी प्रतीक के उपयोग के लिए नियम स्थापित कर सकते हैं। नगरपालिका स्तर पर स्वीकार किए गए दस्तावेजों के विवरण में मॉस्को क्षेत्र के हथियारों के कोट की एक छवि शामिल हो सकती है। प्रतीक का उपयोग करने की प्रक्रिया क्षेत्रीय प्रशासनिक निकायों के नियमों द्वारा स्थापित की जाती है।

ट्रेडमार्क

इसे उद्यम दस्तावेजों के विवरण में शामिल किया जा सकता है। प्रतीक या ट्रेडमार्क चार्टर के प्रावधानों के अनुसार कागज पर स्थित है। साथ ही, इन तत्वों को उन प्रपत्रों पर नहीं रखा जाता है जिनमें रूसी संघ, क्षेत्र या नगर पालिका के हथियारों का कोट होता है। ट्रेडमार्क शब्दों या छवि के रूप में हो सकता है। कंपनी स्वतंत्र रूप से तत्व के रंग चुनती है।

संगठन के बारे में जानकारी

कंपनी के बारे में जानकारी भुगतान दस्तावेजों और कई अन्य कागजात के विवरण में शामिल है। इसमें मुख्य रूप से संगठन कोड शामिल है। यह रूस में वर्तमान एकीकृत क्लासिफायरियर के अनुसार इंगित किया गया है। ऐसी जानकारी, एक नियम के रूप में, एक संदर्भ कार्य करती है। ओजीआरएन प्राथमिक दस्तावेजों और कई अन्य कागजात के अनिवार्य विवरण में भी शामिल है। इस तत्व का उपयोग पत्रों में कंपनी के बारे में पृष्ठभूमि जानकारी के हिस्से के रूप में किया जा सकता है। इसके अलावा, कंपनी लेटरहेड बनाते समय ओजीआरएन का उपयोग किया जाता है। यह तत्व व्यक्तिगत उद्यमियों के प्राथमिक दस्तावेजों के विवरण में भी शामिल है। ओजीआरएन के साथ, आईएनएन और केपीपी का उपयोग पत्रों और अन्य कागजात में किया जाता है। उत्तरार्द्ध का उपयोग केवल कानूनी संस्थाओं द्वारा किया जाता है।

फॉर्म कोड

मानक दस्तावेज़ विवरण संख्याएँ प्रदान नहीं करता है। हालाँकि, GOST फॉर्म के फॉर्म कोड को इंगित करने की आवश्यकता स्थापित करता है। यह अखिल रूसी वर्गीकरण के अनुसार निर्धारित किया जाता है। फॉर्म कोड का उपयोग मुख्य रूप से इलेक्ट्रॉनिक संचार चैनलों के माध्यम से फ़ाइल स्थानांतरण की गति को अनुकूलित करने के लिए किया जाता है।

"दस्तावेज़ का नाम" विशेषता

आधिकारिक पेपर को प्रकार के अनुसार उचित रूप से वर्गीकृत किया जाना चाहिए। दस्तावेज़ों के प्रकार के नाम उद्यम के चार्टर में तय होते हैं। उन्हें OKUD में परिभाषित मानदंडों को पूरा करना होगा। एक नियम के रूप में, दस्तावेज़ का नाम आधिकारिक प्रपत्रों, अनुप्रयोगों आदि पर उपयोग किया जाता है। पत्रों में आमतौर पर यह तत्व नहीं होता है। नाम बड़े अक्षरों में दर्शाया गया है। कुछ मामलों में, दस्तावेज़ विवरण में एक शीर्षक शामिल होता है। इसका उपयोग पाठ के सार के सारांश के रूप में किया जाता है। शीर्षक का अर्थ दस्तावेज़ के शीर्षक से मेल खाना चाहिए।

कंपनी का नाम

इसे बिना किसी असफलता के विवरण में शामिल किया गया है। प्रपत्रों पर प्रयुक्त उद्यम का नाम चार्टर में स्थापित नाम के बिल्कुल अनुरूप होना चाहिए। आधिकारिक दस्तावेज़ संगठन का पूरा नाम दर्शाते हैं। इसके नीचे या पीछे संक्षिप्त नाम रखना जायज़ है।

संदर्भ सूचना

इसकी संरचना दस्तावेज़ विवरण के लिए मौजूदा आवश्यकताओं द्वारा निर्धारित की जाती है। संदर्भ जानकारी में मुख्य रूप से संपर्क जानकारी शामिल होती है। यह है: डाक पता, टेलीफोन/फैक्स नंबर, ईमेल और अन्य जानकारी जिसे कंपनी इंगित करना आवश्यक समझती है। इसके अलावा, संदर्भ जानकारी में आमतौर पर केपीपी, टिन और ओजीआरएन शामिल होते हैं।

विशेषता "दस्तावेज़ दिनांक"

यह तत्व उस समय को दर्शाता है जिसमें आधिकारिक दस्तावेज़ बनाया गया था या उस पर हस्ताक्षर करने की अवधि। तारीख उस इकाई द्वारा इंगित की जाती है जिसके पास दस्तावेज़ का समर्थन करने का अधिकार है। इसे उद्यम में सूचना सामग्री के आदान-प्रदान के लिए जिम्मेदार आंतरिक सेवा के कर्मचारी द्वारा भी दर्ज किया जा सकता है। कुछ मामलों में, तारीख प्रवर्तक द्वारा निर्दिष्ट की जा सकती है। उदाहरण के लिए, यह दावे के बयान के लेखक द्वारा चिपकाया गया है।

पंजीकरण सूचकांक

यह विवरण उद्यम के अभिलेखागार और आंतरिक रजिस्टरों में सूचना माध्यम को वर्गीकृत करने की प्रक्रिया को सुविधाजनक बनाने में मदद करता है। पंजीकरण संख्या अन्य कंपनियों के साथ दस्तावेज़ प्रवाह के दौरान एक पहचानकर्ता के रूप में भी कार्य करती है। नियम जिनके अनुसार यह तत्व कागज पर परिलक्षित होता है, स्थानीय स्तर पर अपनाए गए प्रशासनिक कृत्यों द्वारा स्थापित किए जाते हैं। कुछ मामलों में, इस विवरण को एक लिंक द्वारा पूरक किया जा सकता है जिसमें सीधे सूचकांक और दस्तावेज़ की तारीख शामिल होती है जिस पर प्रतिक्रिया दी जानी चाहिए। दूसरे शब्दों में, इस तत्व का उपयोग प्राप्त अनुरोधों के संबंध में लिखे गए पत्रों में किया जाता है।

पंजीकरण की जगह

कुछ दस्तावेज़ों के लिए यह विवरण आवश्यक है. उदाहरण के लिए, यह अनुबंधों, अनुबंधों, समझौतों पर लागू होता है। यदि अन्य विवरणों के आधार पर इसे निर्धारित करना संभव नहीं है तो पंजीकरण का स्थान भी दर्शाया गया है। यदि जानकारी पेपर के किसी अन्य तत्व में पहले से मौजूद है, तो इसे दोबारा निर्दिष्ट करने की कोई आवश्यकता नहीं है।

गंतव्य

यह विवरण अधिकांश दस्तावेज़ों के लिए भी आवश्यक है। विशिष्ट संगठनों या उद्यम के संरचनात्मक प्रभागों के लिए अपील, शिकायतें, आवेदन तैयार करते समय यह तत्व विशेष रूप से महत्वपूर्ण है। एक व्यक्तिगत उद्यमी सहित एक नागरिक भी अभिभाषक के रूप में कार्य कर सकता है।

अनुमोदन मोहर

इस तत्व का उपयोग दस्तावेज़ों को मानक स्वरूप देने के लिए किया जाता है। अनुमोदन टिकट का उपयोग सरकारी एजेंसियों और वाणिज्यिक कंपनियों दोनों में किया जाता है। उदाहरण के लिए, किसी उद्यम का प्रमुख इसका उपयोग आदेशों, निर्देशों आदि में कर सकता है। यदि कोई अनुमोदन टिकट है, तो दस्तावेज़ के प्रावधान कंपनी के सभी कर्मचारियों के लिए अनिवार्य हो जाते हैं।

संकल्प

इस अपेक्षित का उपयोग, उदाहरण के लिए, ऐसे मामलों में किया जाता है जहां कोई प्रबंधक या अन्य अधिकारी किसी मुद्दे के गुण-दोष के आधार पर निर्णय लेना चाहता है। संकल्प में जानकारी शामिल है:

1. पूरा नाम।
2. आदेश का सार.
3. वह अवधि जिसके भीतर इसे पूरा किया जाना चाहिए।
4. हस्ताक्षर एवं दिनांक.

निर्दिष्ट डेटा के अलावा, कलाकारों को भी संकेत दिया जा सकता है।

नियंत्रण चिह्न

इस तरह के विवरण, एक नियम के रूप में, राज्य/स्थानीय संरचनाओं द्वारा स्वीकार किए गए दस्तावेजों से जुड़े होते हैं। नियंत्रण चिह्न न केवल यह दर्शाता है कि पेपर प्राधिकारी द्वारा प्राप्त किया गया था। यह यह भी इंगित करता है कि प्राप्त डेटा पर उचित रूप से कार्रवाई की जा रही है। एक नियम के रूप में, निशान शिलालेख "नियंत्रण" के साथ एक मोहर जैसा दिखता है।

व्यवहार में, इस संपत्ति को महत्वपूर्ण माना जाता है। हालाँकि, अन्य तत्वों की अनुपस्थिति में, जिनकी उपस्थिति मानदंडों द्वारा स्थापित की जाती है, पाठ अपना मूल्य खो देता है। सामान्य तौर पर, दस्तावेज़ की सामग्री रूसी में व्यक्त की जाती है। कानून द्वारा प्रदान किए गए मामलों में, पाठ को संबंधित क्षेत्र की भाषा में संकलित किया जा सकता है, यदि उसे आधिकारिक दर्जा प्राप्त है। सामग्री में फ़ॉर्मेटिंग तत्व और तालिकाएँ हो सकती हैं। पाठ की संरचना में, एक नियम के रूप में, दो भाग शामिल हैं। पहला खंड दस्तावेज़ भेजने के कारणों और उद्देश्यों का वर्णन करता है, और दूसरा अनुरोध, अपील, अनुशंसा आदि का सार बताता है। कुछ मामलों में, केवल अंतिम भाग का उपयोग करने की अनुमति है।

आवेदन चिन्ह

कुछ मामलों में, सभी आवश्यक जानकारी को एक दस्तावेज़ में प्रतिबिंबित करना असंभव है। ऐसी स्थितियों में, स्रोत को अनुप्रयोगों के साथ पूरक करना संभव है। उनकी उपस्थिति को संबंधित विवरण द्वारा दर्शाया जाना चाहिए। इसे आमतौर पर सामग्री बताए जाने के बाद रखा जाता है। विवरण आमतौर पर इस तरह दिखते हैं: "___ प्रतियों में ___ शीट पर अनुबंध।" अतिरिक्त कागजात की संख्या तदनुसार दर्ज की जाती है। कुछ मामलों में, अनुप्रयोगों की नामित सूची संकलित करना आवश्यक हो सकता है।

हस्ताक्षर

सभी आधिकारिक दस्तावेज़ अधिकृत व्यक्तियों द्वारा समर्थित होने चाहिए। इस मामले में, हस्ताक्षर में न केवल ऑटोग्राफ, बल्कि इसकी प्रतिलेख, साथ ही हस्ताक्षरकर्ता की स्थिति का नाम भी शामिल है। यह विवरण पेपर में मौजूद जानकारी की सटीकता की पुष्टि करता है।

अनुमोदन मोहर

कुछ संगठनों में लागू आवश्यकताओं के अनुसार, यह अपेक्षित सूचना मीडिया की एक निश्चित श्रेणी का एक अभिन्न तत्व है। इसका उपयोग उन मामलों में किया जाता है जहां किसी सक्षम संरचना या अधिकारी द्वारा सूचना के अनुमोदन के तथ्य को रिकॉर्ड करना आवश्यक होता है। स्टाम्प में "सहमत" शब्द अवश्य शामिल किया जाना चाहिए। इसमें प्रदान की गई जानकारी को मंजूरी देने वाले कर्मचारी की स्थिति के बारे में भी जानकारी शामिल है। इस अपेक्षित के उपयोग का मुख्य संकेत दस्तावेज़ प्रवाह में कई संस्थाओं की भागीदारी है। अनुमोदन टिकट के काफी करीब एक वीज़ा है। हालाँकि, इसका उपयोग विशेष रूप से एक उद्यम के भीतर किया जाता है। इस मामले में, एक या दूसरे विभाग द्वारा कागज की सामग्री की क्रमिक जांच के दौरान कई बार वीज़ा लगाया जा सकता है।

मुहर

इसका प्रयोग लगभग सभी सरकारी कागजातों पर किया जाता है। इनमें निपटान और प्राथमिक दस्तावेज शामिल हैं। रूसी संघ में, एक नियम के रूप में, स्याही मुद्रण का उपयोग किया जाता है। छाप में कंपनी के बारे में जानकारी शामिल है, जिसमें उसका नाम, टिन, ओजीआरएन और अन्य डेटा शामिल हैं।

निष्कर्ष

दस्तावेज़ विवरण एक प्रमुख तत्व है जो संगठनों और भागीदारों, सरकारी एजेंसियों, एक दूसरे के साथ उद्यम प्रभागों और कुछ संरचनाओं और कंपनियों वाले नागरिकों के बीच बातचीत की प्रक्रिया की शुद्धता सुनिश्चित करता है। हालाँकि, यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि GOST में स्थापित सभी विशेषताओं का उपयोग काफी दुर्लभ है। प्रत्येक दस्तावेज़ के लिए, विवरणों का एक विशिष्ट सेट प्रदान किया जाता है। उदाहरण के लिए, आधिकारिक पत्रों में अक्सर शामिल होते हैं:

1. रूसी संघ (क्षेत्र या नगर पालिका) के हथियारों का कोट या कंपनी का प्रतीक।
2. संगठन कोड.
3. ओजीआरएन।
4. चेकप्वाइंट और करदाता पहचान संख्या।
5. नाम।

पत्र आमतौर पर दस्तावेज़ के नाम जैसे विवरण का उपयोग नहीं करते हैं। साथ ही, यह तत्व कृत्यों, आदेशों, ज्ञापनों और निर्णयों में मौजूद होना चाहिए। संगठन का नाम निर्दिष्ट करते समय कुछ कठिनाइयाँ उत्पन्न हो सकती हैं। जैसा कि ऊपर कहा गया है, यह पूर्ण रूप में मौजूद होना चाहिए। हालाँकि, अतिरिक्त रूप से संक्षिप्त नाम का संकेत देना भी संभव है। यह एक संक्षिप्त नाम (उदाहरण के लिए, एनआईआई) के रूप में, प्रारंभिक अक्षरों ("उरलमाश") के अनुसार या घटक दस्तावेज में अनुमोदित किसी अन्य संस्करण में मौजूद हो सकता है। कागजी कार्रवाई के अन्य महत्वपूर्ण तत्व संपर्क जानकारी हैं। पारंपरिक डाक पते, टेलीफोन/फैक्स और ईमेल के अलावा, कंपनी के बैंक विवरण भी दर्शाए जा सकते हैं। उत्तरार्द्ध, एक नियम के रूप में, पत्रों और अनुबंधों के लिए विशिष्ट है। हस्ताक्षर और तारीख आवश्यक विवरण माने जाते हैं। कुछ मामलों में, इस जानकारी के अभाव में, लेखक से पेपर स्वीकार नहीं किया जाता है। आधिकारिक दस्तावेज़ों में भी हमेशा एक मुहर होती है। इसकी उपस्थिति इंगित करती है कि पेपर वास्तव में संबंधित संस्थान या निकाय द्वारा प्रकाशित किया गया था।

यह शब्द हमें अक्सर सुनने को मिलता है। कई संगठन हमसे "अपना विवरण दर्शाने" के लिए कहते हैं। वे दस्तावेजों, अधिनियमों, सूचना पत्रों में निर्धारित हैं। संगठनों, उद्यमियों और उद्यमों के पास अपना विवरण होना चाहिए। हालाँकि, वास्तव में उन पर क्या लागू होता है? विवरण क्या हैं? हम इस पर विस्तार से गौर करेंगे.

विवरण क्या हैं?

आइए देखें कि शब्दकोश हमें क्या परिभाषाएँ प्रदान करते हैं:

• किसी दस्तावेज़ में मौजूद डेटा को वैध मानने के लिए आवश्यक है।
• वह जानकारी जो कानून द्वारा आवश्यक है. किसी दस्तावेज़ को वैध मानना ​​आवश्यक है।
• तत्वों का एक सेट जो दस्तावेज़ों में हमेशा शामिल होना चाहिए।
• दस्तावेज़ीकरण पहचान डेटा.

शब्द की उत्पत्ति को समझने से आपको यह समझने में भी मदद मिलेगी कि आवश्यकताएँ क्या हैं। यह लैट से लिया गया है। अपेक्षित, जिसका अर्थ है "आवश्यक" या "आवश्यक"।

विवरण क्या हैं?

हमने देखा कि विवरण क्या हैं और अवधारणा की परिभाषा दी है। आइए अब देखें कि इसमें वास्तव में क्या शामिल है। विवरणों की सबसे संपूर्ण सूचियों में से एक रूसी GOST 6.30-2003 में दी गई है। मानक में 30 बिंदु हैं:

• रूसी संघ के हथियारों का कोट।
• राज्य के विषय के हथियारों का कोट.
• ट्रेडमार्क, प्रतीक, किसी संगठन का प्रतीक।
• संगठन कोड.
• एक कानूनी इकाई, उद्यमी के लिए ओजीआरएन।
• पंजीकरण के लिए टिन और कारण कोड (केपीपी)।
• इस दस्तावेज़ के प्रपत्र का कोड.
• संगठन का नाम.
• संस्था, उद्यम के बारे में संदर्भ डेटा।
• दस्तावेज़ का नाम ही.
• तैयारी की तिथि.
• इस अधिनियम की पंजीकरण संख्या, पत्र.
• दस्तावेज़ की तैयारी की तारीख, पंजीकरण संख्या से लिंक करें।
• प्रकाशन, संकलन का स्थान।
• इस पेपर के लिए अनुमोदन टिकट.
• प्राप्तकर्ता के बारे में जानकारी.
• संकल्प।
• मुख्य पाठ का शीर्षक.
• पासिंग नियंत्रण पर निशान लगाएं.
• हस्ताक्षर।
• वीज़ा अनुमोदन.
• सरकारी मुहर की एक छाप.
• अनुमोदन चिह्न.
• कलाकार के बारे में जानकारी.
• प्रमाणित फोटोकॉपी के बारे में एक नोट.
• इस दस्तावेज़ के निष्पादन और दाखिल करने पर एक नोट।
• पेपर की इलेक्ट्रॉनिक कॉपी की आईडी.
• एक नोट जो दर्शाता है कि दस्तावेज़ संगठन को प्राप्त हो गया है।

अब विशेष मामलों की ओर आगे बढ़ने का समय आ गया है।

संगठन का अनिवार्य विवरण

इस मामले में, वे किसी कंपनी या उद्यम की पहचान के लिए जानकारी होंगे। आइए एक संगठन (एलएलसी) के विवरण का एक नमूना प्रस्तुत करें - मूल, अनिवार्य पंजीकरण (यानी, कंपनी के राज्य पंजीकरण के दौरान प्राप्त) डेटा:

• पूरा नाम। यदि यह एक एलएलसी है, तो नाम से पहले संक्षिप्त नाम का खुलासा किया जाना चाहिए।
• संक्षिप्त नाम (वैकल्पिक).
• प्रबंधक के बारे में जानकारी: पद (उदाहरण के लिए, निदेशक), पूरा नाम।
• मुख्य लेखाकार: पद, अंतिम नाम, प्रथम नाम और संरक्षक।
• कानूनी पता संगठन का स्थायी स्थान है। विस्तृत जानकारी (कार्यालय क्रमांक तक) एवं अनुक्रमणिका।
• डाक (वास्तविक) पता. मेल डिलीवरी के लिए आवश्यक. पिछले वाले जैसा ही हो सकता है.
• टिन. पंजीकरण पर प्राप्त 9 अंकों की पहचान संख्या।
• चेकप्वाइंट. साथ ही एक 9-अक्षर वाला पंजीकरण कोड भी।
• ओजीआरएन। 13 वर्णों की संख्या. मुख्य पंजीकरण राज्य संख्या इंगित करती है कि संगठन कानूनी संस्थाओं के एकीकृत राज्य रजिस्टर में शामिल है - एक कानूनी इकाई के रूप में इसकी मान्यता।
• पंजीकरण तिथि वह तिथि है जब कंपनी को कानूनी संस्थाओं के एकीकृत राज्य रजिस्टर में दर्ज किया गया था।
• रूसी पेंशन फंड में नियोक्ता पंजीकरण संख्या।
• OKVED - मुख्य प्रकार की गतिविधि का कोड।
• ओकेपीओ - ​​संगठनों और उद्यमों के अखिल रूसी वर्गीकरण में उद्यम कोड।

संगठन का बैंक विवरण

एलएलसी विवरण का अगला उदाहरण बैंकिंग है। यह निम्नलिखित जानकारी है:

आईपी ​​विवरण

व्यक्तिगत उद्यमी राज्य पंजीकरण के दौरान अपना विवरण प्राप्त करते हैं। किसी क्रेडिट संस्थान (जो वैकल्पिक है) के साथ चालू खाता खोलते समय, व्यवसायी को बैंक विवरण प्राप्त होता है। भविष्य में उपरोक्त सभी को पूर्ण रूप से सही ढंग से प्रतिबिंबित करना महत्वपूर्ण है।

तो, आईपी विवरण का एक नमूना:

व्यक्तिगत उद्यमी विवरण की एक अतिरिक्त सूची भी है जो वैकल्पिक है:

• प्रतिनिधि के लिए पावर ऑफ अटॉर्नी के बारे में जानकारी।
• आपकी शाखा का वास्तविक पता.
• संपर्क के लिए फ़ोन नंबर।

व्यक्तिगत उद्यमी का बैंक विवरण इस प्रकार है:

• उस बैंक का नाम जिसमें खाता खोला गया है - बिना संक्षिप्तीकरण के।
• चालू खाता संख्या 20 अक्षरों का एक संयोजन है।
• नकद खाता (संवाददाता खाता)।
• बीआईसी (बैंक पहचानकर्ता कोड)।

विवरण वह जानकारी है जिसके बिना जारी किया गया, संकलित दस्तावेज़ मान्य नहीं होगा। संगठनों और व्यक्तिगत उद्यमियों दोनों के पास आवश्यक विवरणों का अपना सेट होता है।

दस्तावेज़ विवरण की परिभाषा

प्रत्येक प्राथमिक दस्तावेज़ में एक व्यक्तित्व होता है, जो उसमें मौजूद कुछ जानकारी की सामग्री में व्यक्त होता है जो इसे पहचानने की अनुमति देता है - यानी। अन्य दस्तावेज़ों से अलग करें। दस्तावेज़ का वह भाग जो इसकी पहचान करने की अनुमति देता है, सटीक है दस्तावेज़ विवरण कहा जाता है.

पूरा लेख विकिपीडिया दस्तावेज़ विवरणफिलहाल मेरे पास एक नहीं है, लेकिन मुझे एक अच्छा मिल गया है दस्तावेज़ विवरण की परिभाषाशिक्षाविद पर:

दस्तावेज़ विवरण

(लैटिन रिक्विजिटम से - आवश्यक)

1) अनिवार्य डेटा, जानकारी जो एक अधिनियम, दस्तावेज़ (उदाहरण के लिए, एक अनुबंध, एक बिल, एक चेक) में वास्तविक कानूनी बल रखने और लेनदेन के आधार के रूप में काम करने के लिए होनी चाहिए (उदाहरण के लिए, दस्तावेज़ का नाम, भुगतान की जाने वाली राशि, भुगतानकर्ता का नाम, उसका बैंक और खाता संख्या);

2) पता डेटा, टेलीफोन नंबर जो अनुबंध करने वाली पार्टियों में से एक संचार बनाए रखने के लिए दूसरे से संचार करता है; संगठन के लेटरहेड पर रखा गया।

जैसा कि हम देखते हैं, यह दस्तावेज़ विवरण का विवरणअवधारणा शामिल है अनिवार्य दस्तावेज़ विवरण, जो दस्तावेज़ को कानूनी बल देते हैं, क्योंकि वे आम तौर पर स्वीकृत नियमों और राज्य कानूनों का अनुपालन करते हैं, महत्वपूर्ण दस्तावेजों की तैयारी के लिए लागू होते हैं। कई महत्वपूर्ण दस्तावेज़ों के लिए, व्यक्तिगत विवरण का सेटऔर विवरण की संख्यासख्ती से सीमित. किसी आधिकारिक दस्तावेज़ में किसी भी विवरण की अनुपस्थिति या गलत संकेत दस्तावेज़ को अमान्य बना देता है।

आवश्यक विवरण का एक सेटएक निश्चित क्रम में व्यवस्थित आधिकारिक लिखित दस्तावेज़ को दस्तावेज़ प्रपत्र कहा जाता है।

कानून दस्तावेज़ विवरण

दस्तावेज़ विवरण का अर्थकिसी दस्तावेज़ की आधिकारिक परिभाषा से समझा जा सकता है, जो 29 दिसंबर 1994 के संघीय कानून संख्या 77-एफजेड "दस्तावेज़ों की कानूनी जमा राशि पर" द्वारा दी गई है।

दस्तावेज़ - एक भौतिक माध्यम जिसमें पाठ, ध्वनि रिकॉर्डिंग, छवि और (या) उसके संयोजन के रूप में किसी भी रूप में दर्ज की गई जानकारी होती है, जिसमें ऐसे विवरण होते हैं जो इसे पहचानने की अनुमति देते हैं, और समय और स्थान में संचरण के लिए अभिप्रेत है। सार्वजनिक उपयोग और भंडारण के प्रयोजनों के लिए

दस्तावेज़ विवरण की परिभाषाकानून में इसकी पहचान के लिए आवश्यक दस्तावेज़ के कुछ हिस्सों के रूप में व्याख्या की गई है। टर्म दस्तावेज़ विवरणएक संकीर्ण अर्थ में उपयोग किया जाता है, लेकिन मूर्त माध्यम पर जानकारी के दस्तावेजीकरण और भंडारण के आधुनिक साधनों को ध्यान में रखते हुए।

दस्तावेज़ विवरण की संरचना

किसी भी दस्तावेज़ के निर्माण में पाठ रचना की दो परस्पर संबंधित प्रक्रियाएँ शामिल होती हैं:

1. सामग्री संकलित करना - एक तालिका का सर्वेक्षण करना या विकसित करना, मुद्रण करना, आदि;
2. और इसे कानूनी बल देने के लिए दस्तावेज़ का निष्पादन।

संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेज़ीकरण की एकीकृत प्रणाली से संबंधित प्रत्येक दस्तावेज़ में, तीन घटकों को प्रतिष्ठित किया जा सकता है:

• शीर्षक;
• सार्थक;
• बनाना।

दस्तावेज़ शीर्षलेखसंगठन के बारे में जानकारी शामिल है - दस्तावेज़ के लेखक और दस्तावेज़ के बारे में प्राथमिक डेटा (उदाहरण के लिए, तिथि, पंजीकरण संख्या)। दस्तावेज़ के ये भाग दस्तावेज़ का स्थायी विवरण बनाते हैं।

दस्तावेज़ का औपचारिक भागदस्तावेज़ की प्रामाणिकता और दस्तावेज़ के आम तौर पर स्वीकृत ग्राफिक रूप (नमूना) के अनुसार उसमें निहित जानकारी की विश्वसनीयता की पुष्टि करने वाली जानकारी शामिल है। दस्तावेज़ के डिज़ाइन भाग में ग्राफिक्स शामिल हैं और दस्तावेज़ों पर सहायक शिलालेख (उदाहरण के लिए, दस्तावेज़ की संख्या और श्रृंखला) शामिल हैं, जिससे उनके साथ काम करना आसान हो जाता है।

एक प्रोप एक संपूर्ण सूचना तत्व है, अर्थात। इसमें इसके स्थानीय विषय पर पूरी जानकारी शामिल है, उदाहरण के लिए, लेखकत्व, पठनीयता, भंडारण स्थान। विवरण ग्राफिक हो सकते हैं (हथियारों का कोट, मुहर, प्रतीक), लेकिन मुख्य रूप से पाठ्य हैं। पाठ विवरण सरल हो सकते हैं, जिसमें एक या दो (दस्तावेज़ का प्रकार) या संख्याएँ (दिनांक, शीट संख्या) शामिल हो सकते हैं, या जटिल, बदले में, कई स्वतंत्र भाग (अनुमोदन चिह्न, अनुमोदन चिह्न, पताकर्ता, आदि) शामिल हो सकते हैं।

विवरण जानकारी का एक भाग भविष्य के दस्तावेज़ों के टेम्पलेट (फ़ॉर्म) में पहले से दर्ज किया जा सकता है, इसे स्थायी भाग कहा जाता है, अर्थात। स्थायी विवरण भी टाइपोग्राफ़िकल और अन्य माध्यमों से मानक दस्तावेज़ रिक्त (फ़ॉर्म और लेटरहेड) पर लागू सूचकांक हैं।

GOST दस्तावेज़ विवरण

विभिन्न दस्तावेजों में कानूनी वैधता प्रमाणित करना दस्तावेज़ विवरण की संरचनापर्याप्त एवं आवश्यक होना चाहिए। सबसे कानूनी रूप से महत्वपूर्ण विवरणों में शामिल हैं: संगठन का नाम, संगठन कोड, दस्तावेज़ फॉर्म का नाम और कोड, दस्तावेज़ की तारीख और पंजीकरण संख्या, हस्ताक्षर, मुहर, अनुमोदन और अनुमोदन टिकट।

रूसी संघ में दस्तावेज़ों को एकीकृत (एकरूपता) करने के लिए, प्राथमिक दस्तावेज़ों के अनिवार्य विवरण को राज्य मानक - GOST R 6.30-2003 "एकीकृत दस्तावेज़ीकरण प्रणाली। संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेज़ीकरण की एकीकृत प्रणाली। दस्तावेज़ तैयार करने के लिए आवश्यकताएँ" का पालन करना होगा।

वर्तमान में, GOST R 6.30-2003 मानक में 30 विवरण शामिल हैं।

यद्यपि GOST के प्रावधान प्रकृति में सलाहकार हैं, आधिकारिक दस्तावेजों के लिए कुछ तत्व अनिवार्य हैं। विभिन्न प्रकार के संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेज़ राज्य के नियमों के अनुसार तैयार किए जाने चाहिए।

किसी भी मुद्दे, घटना, प्रक्रिया के लिए समर्पित दस्तावेजों का एक सेट चेहरा, संस्था आदि को दस्तावेज़ीकरण कहा जाता है।
किसी व्यक्ति का विवरणया नागरिक विवरण- ये हैं उनके दस्तावेजों की डिटेल.

उद्यमों की प्रबंधन गतिविधियों के दस्तावेजीकरण और उनमें दस्तावेजों की आवाजाही को व्यवस्थित करने पर काम की समग्रता को कार्यालय कार्य शब्द की विशेषता है।

कार्यालय कार्य का अपना GOST R 51141-98 “कार्यालय कार्य और संग्रह” है। शब्द और परिभाषाएं"।

हालाँकि, अंतर्राष्ट्रीय दस्तावेज़ प्रवाह में यह दस्तावेज़ तैयार करने के लिए थोड़े अलग नियमों का उपयोग करता है, इसलिए संघीय कानून "अंतर्राष्ट्रीय सूचना विनिमय में भागीदारी पर" अपनाया गया, जिसका उद्देश्य इस प्रकार दर्शाया गया है:

इस संघीय कानून का लक्ष्य अंतरराष्ट्रीय सूचना विनिमय में रूसी संघ, रूसी संघ के घटक संस्थाओं और नगर पालिकाओं के हितों की रक्षा करना, अंतरराष्ट्रीय सूचना विनिमय में व्यक्तियों और कानूनी संस्थाओं के हितों, अधिकारों और स्वतंत्रता की रक्षा करना है।

ऐसा कहा जा सकता है की दस्तावेज़ विवरण का इतिहासरूस में ख़त्म नहीं हुआ है.