(प्रबंधन के लिए दस्तावेज़ीकरण समर्थन) - किसी संगठन (संस्था, उद्यम, कंपनी) के भीतर काम की तकनीक को विनियमित करने वाला मुख्य स्थानीय नियामक अधिनियम।

कार्यालय कार्य निर्देश दस्तावेज़ बनाने के लिए नियम, तकनीक, प्रक्रिया और उनके साथ काम करने की प्रक्रिया स्थापित करते हैं। व्यावहारिक निर्देश कार्यालय प्रबंधन प्रणाली को समेकित करता हैएक विशिष्ट संगठन में स्थापित.

संगठन के काम की बारीकियों को ध्यान में रखते हुए निर्देश तैयार किए जाते हैं। उनकी तैयारी का आधार नमूना और मानक निर्देश, साथ ही कार्यालय कार्य पर अंतरक्षेत्रीय कार्रवाई के वर्तमान नियामक और पद्धति संबंधी दस्तावेज हैं।

कार्यालय कार्य के लिए निर्देशों का विकास

रूसी संघ के नियामक कानूनी कृत्यों के अनुसार, कार्यालय कार्य के निर्देश कार्यालय कार्य को विनियमित करने वाला एक अनिवार्य दस्तावेज हैं। संघीय कार्यकारी प्राधिकारियों में, संघीय कार्यकारी प्राधिकारियों की सहभागिता के लिए मॉडल विनियमों और कार्यालय कार्य के नियमों के अनुसार, कार्यालय कार्य के लिए निर्देश विकसित किए जाते हैं, जिन पर अभिलेखीय मामलों के क्षेत्र में संघीय कार्यकारी निकाय द्वारा सहमति व्यक्त की जाती है। गोस्ट आर आईएसओ 15489-1-2007स्थापित किया गया कि किसी भी संगठन को रिकॉर्ड प्रबंधन नीति को परिभाषित और दस्तावेजित करना होगा। इस नीति का उद्देश्य आवश्यक अवधि के लिए व्यावसायिक गतिविधियों का समर्थन करने में सक्षम प्रामाणिक, विश्वसनीय और उपयोगी रिकॉर्ड की रिकॉर्ड प्रबंधन प्रणाली स्थापित करना और बनाए रखना होना चाहिए। कोई भी संगठन कार्यालय प्रबंधन निर्देशों की सहायता से इस कार्य को कार्यान्वित कर सकता है।

कार्यालय कार्य अनुदेशों की सामग्री

कार्यालय कार्य के लिए निर्देशों के पाठ की संरचना अंतरक्षेत्रीय कार्रवाई के मानक और पद्धति संबंधी दस्तावेजों द्वारा विनियमित नहीं है। आमतौर पर, निर्देशों में सामान्य प्रावधान, विषयगत अनुभाग और परिशिष्ट शामिल होते हैं।

अनुभाग में " सामान्य प्रावधान" स्थापित करना:

• निर्देशों के वितरण का दायरा (उदाहरण के लिए, "निर्देश संगठन के सभी दस्तावेजों पर लागू होते हैं", "निर्देश गोपनीय को छोड़कर सभी दस्तावेजों पर लागू होते हैं", आदि);
• गैर-अनुपालन के लिए दायित्व;
• एक प्रभाग जो किसी संगठन (कंपनी) और संरचनात्मक प्रभागों में दस्तावेजों के साथ काम के दस्तावेजीकरण और आयोजन के लिए एक एकीकृत प्रक्रिया के लिए जिम्मेदार है;
• विनियामक और पद्धतिगत आधार।

विषयगत अनुभाग आमतौर पर अनुभाग से शुरू होते हैं " दस्तावेज़ तैयार करने और संसाधित करने के नियम", जहां निम्नलिखित परिभाषित हैं:

• प्रशासनिक, संगठनात्मक, सूचना गतिविधियों का दस्तावेजीकरण करने के लिए उपयोग किए जाने वाले दस्तावेजों के प्रकार और किस्में;
• दस्तावेजों की तैयारी और निष्पादन के लिए सामान्य नियम;
• कुछ प्रकार के प्रशासनिक दस्तावेजों की तैयारी के लिए नियम, जिनमें समर्थन, अनुमोदन, अनुमोदन और हस्ताक्षर करने की प्रक्रिया शामिल है;
• दस्तावेजों के उत्पादन और पुनरुत्पादन की प्रक्रिया;
• प्रतियों और अनुलग्नकों के पंजीकरण और प्रमाणीकरण के लिए नियम;
• प्रपत्रों, मुहरों, टिकटों के उपयोग और भंडारण की प्रक्रिया;
• कलाकारों के लिए दस्तावेज़ों के साथ काम करने की प्रक्रिया।

अनुभाग "" में शामिल हैं:

• आने वाले दस्तावेज़ों को प्राप्त करने, संसाधित करने और वितरित करने की प्रक्रिया;
• उनके परिवहन और एक संरचनात्मक इकाई से दूसरे में स्थानांतरण के नियम;
• दस्तावेज़ों की आवाजाही के लिए मुख्य प्राधिकरण;
• आउटगोइंग दस्तावेज़ तैयार करने और भेजने की प्रक्रिया;
• दस्तावेज़ प्रवाह की मात्रा रिकॉर्ड करने की प्रक्रिया।

"" अनुभाग में निम्नलिखित सेट है:

• इनकमिंग, आउटगोइंग और आंतरिक दस्तावेजों को पंजीकृत करने की प्रक्रिया;
• पंजीकरण की शर्तें, रूप और तरीके;
• दस्तावेज़ों को अनुक्रमित करने के नियम।

अध्याय " संदर्भ कार्य का संगठन"(आईपीएस) कहता है:

• किसी संगठन (कंपनी) में सूचना और संदर्भ कार्य के निर्माण के सिद्धांत;
• संदर्भ फ़ाइलों (संदर्भ फ़ाइलें, इलेक्ट्रॉनिक डेटाबेस, आदि) का विवरण शामिल है;
• संदर्भ जानकारी के व्यवस्थितकरण और वर्गीकरण का क्रम;
• सूचना पुनर्प्राप्ति प्रौद्योगिकी.

कार्यालय कार्य निर्देश अनुभाग में " दस्तावेज़ों के निष्पादन पर नियंत्रण»स्थापित:

• अनिवार्य नियंत्रण के अधीन दस्तावेजों की श्रेणियां;
• उन्हें नियंत्रण में रखने की प्रक्रिया;
• नियंत्रण प्रौद्योगिकी (नियंत्रण कार्ड के रूप, दस्तावेज़ों पर चिह्नों का उपयोग, आदि);
• कलाकारों की ज़िम्मेदारियाँ;
• विशिष्ट समय सीमा;
• दस्तावेजों के निष्पादन पर नियंत्रण पर डेटा को सारांशित करने की प्रक्रिया;
• प्रदर्शन अनुशासन के बारे में प्रबंधकों को सूचित करने की प्रक्रिया।

अध्याय " आपरेशनल" रोकना:

• अभिलेख प्रबंधन सेवा और संगठन (कंपनी) के संरचनात्मक प्रभागों में दस्तावेज़ संग्रहीत करने के नियम;
• दस्तावेजों की सुरक्षा के लिए कुछ अधिकारियों की जिम्मेदारी स्थापित करता है;
• फ़ाइलों में दस्तावेज़ों की कुछ श्रेणियों के निर्माण के नियम;
• मामलों के नामकरण को विकसित करने और उपयोग करने की प्रक्रिया;
• मामलों के व्यवस्थितकरण और अनुक्रमण की प्रक्रिया।

अनुभाग के लिए " अभिलेखागार में दाखिल करने के लिए दस्तावेज़ तैयार करना" शामिल करना:

• परीक्षा आयोजित करने की प्रक्रिया (भंडारण और विनाश के लिए दस्तावेजों का चयन);
• भंडारण के लिए फ़ाइलें तैयार करने के नियम;
• मामलों के विवरण और निष्पादन के लिए आवश्यकताएँ;
• मामलों को पुरालेख में स्थानांतरित करने की प्रक्रिया।

कार्य स्थितियों और अपनाई गई प्रौद्योगिकी के आधार पर विषयगत अनुभागों की संरचना को बदला और पूरक किया जा सकता है। कार्यालय के काम के निर्देशों में नागरिकों की अपील के साथ काम करने, वितरण के सीमित दायरे (डीएसपी) वाले दस्तावेजों के साथ, दस्तावेजों की तैयारी के लिए तकनीकी सहायता (मुद्रण, ध्वनि रिकॉर्डिंग, शॉर्टहैंड, फैक्स, आदि) पर अनुभाग शामिल हो सकते हैं।

कार्यालय कार्य के निर्देश आमतौर पर परिशिष्टों के साथ होते हैं, जिनमें अनुभागों के क्रम में व्यवस्थित अधिकतम संदर्भ और उदाहरणात्मक सामग्री होनी चाहिए। अनुलग्नकों में दस्तावेज़ प्रवाह आरेख, मुहर और स्टाम्प छाप, नमूना प्रपत्र, दस्तावेज़ प्रपत्र भरने के नमूने, कुछ प्रकार के दस्तावेज़ों के निष्पादन के उदाहरण, नियंत्रित दस्तावेज़ों की सूची, उनके लेखांकन के लिए प्रपत्र, मामले के नामकरण के प्रपत्र आदि शामिल हैं।

कार्यालय कार्य निर्देशों में दस्तावेजों के साथ काम करने की पूरी प्रक्रिया, सभी तकनीकी संचालन को उनके तार्किक क्रम में प्रतिबिंबित करना चाहिए। निर्देश न केवल कार्यालय प्रबंधन सेवा के लिए, बल्कि सभी प्रबंधन कर्मचारी विशेषज्ञों के लिए भी एक नियामक दस्तावेज है।

निर्देशों की तैयारी अभिलेख प्रबंधन सेवा द्वारा संग्रह और कानूनी सेवाओं की भागीदारी से की जाती है। निर्देश को संगठन के प्रमुख द्वारा अनुमोदित किया जाता है और उसके आदेश से लागू किया जाता है। संरचनात्मक प्रभागों में इसका उपयोग एक मानक दस्तावेज़ के रूप में किया जाता है, जिसके आधार पर प्रबंधन विशेषज्ञों को दस्तावेज़ तैयार करना और निष्पादित करना होता है।

कार्यालय प्रबंधन और दस्तावेज़ प्रवाह (2019) क्या है? पाठ्यपुस्तक, साथ ही आधुनिक आर्थिक शब्दकोश, दस्तावेज़ प्रवाह को सूचना प्रौद्योगिकी श्रृंखलाओं के साथ उनके संकलनकर्ताओं और निष्पादकों के बीच दस्तावेजों की आवाजाही के रूप में परिभाषित करता है, जो सभी इच्छुक पार्टियों को सूचित करना, उन्हें किए गए निर्णयों के बारे में सूचित करना और लेखांकन करना संभव बनाता है। नियंत्रण। बदले में, कार्यालय का काम दस्तावेज़ीकरण को बनाए रखने, अद्यतन करने और निगरानी करने की गतिविधियाँ है।

चूँकि आधुनिक दुनिया और व्यवसाय में सूचना के महत्व को शायद ही कम करके आंका जा सकता है, किसी संगठन का कार्यालय कार्य और दस्तावेज़ प्रवाह एक महत्वपूर्ण भूमिका निभाता है। अक्सर, निर्णय लेने की शुद्धता और अंतिम परिणाम शब्दों की स्पष्टता और कागजात संसाधित होने की गति पर निर्भर करते हैं।

दस्तावेज़ प्रवाह तीन प्रकार के होते हैं:

• आवक (संगठन में प्रवेश);
• निवर्तमान (संगठन से निर्देशित);
• आंतरिक (प्रबंधन प्रक्रिया में कर्मचारियों द्वारा बनाया और उपयोग किया जाने वाला दस्तावेज़)।

कार्य के चरण

किसी संगठन में दस्तावेज़ों के साथ कार्य को चरणों में विभाजित किया गया है।

इनकमिंग के लिए:

• स्वागत और प्राथमिक प्रसंस्करण;
• क्लर्क द्वारा प्रारंभिक समीक्षा;
• पंजीकरण;
• संगठन के प्रबंधन द्वारा विचार और निष्पादन के लिए निर्देश;
• निष्पादन नियंत्रण.

आउटगोइंग के लिए:

• विकास, डिज़ाइन;
• पंजीकरण;
• प्रेषण।

आंतरिक के लिए:

• विकास, डिज़ाइन;
• पंजीकरण;
• प्रसंस्करण, निष्पादन, प्रतिक्रियाओं की तैयारी;
• निष्पादन नियंत्रण.

सभी के लिए:

• दस्तावेज़ प्रवाह मात्रा का लेखांकन और विश्लेषण;
• भंडारण।

चरणों को पूरा करने की गति सीधे तौर पर कागजी कार्रवाई की शुद्धता के साथ-साथ संगठन द्वारा अनुमोदित दस्तावेज़ प्रवाह मानकों पर निर्भर करती है। किसी संगठन में दस्तावेज़ प्रवाह पर एक नमूना विनियमन (2019) नीचे डाउनलोड किया जा सकता है।

कार्यालय कार्य 2019 के लिए GOST मानक

वर्तमान समय में आधिकारिक दस्तावेजों की तैयारी की आवश्यकताएं रूसी संघ के राष्ट्रीय मानक में तैयार की गई हैं। इसने रूसी संघ के राज्य मानक GOST R 6.30-2003 को प्रतिस्थापित कर दिया।

हमारी राय में, शब्दावली का अध्ययन करके कार्यालय के काम के लिए GOST से परिचित होना शुरू करना उपयोगी है, जिसे एक अन्य राष्ट्रीय मानक - (GOST कार्यालय कार्य और संग्रह) द्वारा विस्तार से वर्णित किया गया है, क्योंकि यह ज्ञान पेशेवर को सही ढंग से समझने और उपयोग करने में मदद करेगा शब्दावली।

यह लेख में प्रयुक्त अवधारणाओं को परिभाषित करता है:

1. दस्तावेज़ एक माध्यम पर विवरण के साथ दर्ज की गई जानकारी है जो इसे पहचानने की अनुमति देती है।
2. दस्तावेज़ निष्पादन - दस्तावेज़ पर आवश्यक विवरण डालना।
3. दस्तावेज़ विशेषता दस्तावेज़ डिज़ाइन का एक तत्व है।

गोस्ट आर 7.0.8-2013

कार्यालय कार्य 2019: कागजी कार्रवाई के लिए नई आवश्यकताएँ

वर्णित परिभाषाओं को ध्यान में रखते हुए, आइए आधिकारिक कागजात तैयार करने के नियमों पर विचार करें।

जिन लोगों ने इस लेख से कार्यालय कार्य के क्षेत्र में एक मानक के अस्तित्व के बारे में सीखा, उनके लिए GOST के अनुभागों का विस्तृत विश्लेषण उपयोगी होगा। अनुभवी क्लर्कों के लिए, हमारा सुझाव है कि आप 07/01/2018 को लागू हुए परिवर्तनों से खुद को परिचित कर लें।

नया महत्वपूर्ण खंड "दस्तावेज़ों के निर्माण के लिए सामान्य आवश्यकताएं" तुरंत उल्लेखनीय है, जो पाठ सहित सभी प्रकार के विवरणों से संबंधित नियमों को व्यवस्थित और वर्णित करता है:

• पृष्ठ संख्या;
• पसंदीदा टाइपफेस और फ़ॉन्ट आकार;
• अनुच्छेद इंडेंटेशन;
• पंक्ति रिक्ति की मात्रा, अक्षरों और शब्दों के बीच का अंतराल;
• पाठ संरेखण;
• कोणीय और अनुदैर्ध्य व्यवस्था के लिए अधिकतम लाइन लंबाई;
• बोल्ड टेक्स्ट को हाइलाइट करने के नियम;
• शीर्षक पृष्ठ डिज़ाइन.

सभी परिवर्तनों का उद्देश्य आवश्यकताओं में सुधार करना है। विवरण की सूची को शामिल करने के लिए विस्तारित किया गया है:

• पहुंच प्रतिबंध स्टाम्प;
• इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर चिह्न;
• संरचनात्मक इकाई का नाम - दस्तावेज़ का लेखक;
• दस्तावेज़ लिखने वाले व्यक्ति का पदनाम।

कुछ विवरणों को एक में जोड़ दिया गया है, उदाहरण के लिए, "संगठन के बारे में संदर्भ जानकारी" विवरण में न केवल डाक पता और टेलीफोन नंबर, बल्कि ओकेपीओ, ओजीआरएन, आईएनएन/केपीपी भी शामिल हो सकते हैं।

"विवरण का पंजीकरण" अनुभाग को परिचयात्मक पते और अंतिम शिष्टाचार वाक्यांशों, इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर, साथ ही प्रबंधक के रूप में कार्य करने वाले व्यक्ति के हस्ताक्षर के उपयोग के नियमों के साथ पूरक किया गया है।

GOST (2019) के अनुसार ऑर्डर निष्पादन का नमूना

संघीय कार्यकारी निकायों में कार्यालय कार्य के लिए मानक निर्देशों के बारे में

19 जनवरी 2005 एन 30 (रूसी संघ के विधान का संग्रह, 2005, एन 4, कला) के रूसी संघ की सरकार के डिक्री द्वारा अनुमोदित संघीय कार्यकारी अधिकारियों की बातचीत के लिए मॉडल विनियमों के खंड 11.1 के अनुसार। 305), मैं आदेश देता हूं:

1. संघीय कार्यकारी प्राधिकरणों में कार्यालय कार्य के लिए संलग्न मानक निर्देशों को मंजूरी दें।

2. रूस की संघीय पुरालेख सेवा का आदेश दिनांक 27 नवंबर 2000 एन 68 "संघीय कार्यकारी निकायों में कार्यालय कार्य के लिए मानक निर्देशों के अनुमोदन पर", 26 दिसंबर 2000 को रूसी संघ के न्याय मंत्रालय के साथ पंजीकृत, पंजीकरण एन 2508, अमान्य घोषित किया जाएगा।

3. इस आदेश के कार्यान्वयन पर नियंत्रण उप मंत्री डी.एम. को सौंपें। अमुन्त्सा.

मंत्री ए.एस. सोकोलोव

पंजीकरण संख्या 7418

मानक निर्देश

संघीय कार्यकारी निकायों में मामले की प्रक्रिया पर

I. सामान्य प्रावधान

द्वितीय. दस्तावेज़ तैयार करने और निष्पादित करने के नियम

2.1. रूसी संघ के विधायी कृत्यों के मसौदे की तैयारी और निष्पादन

2.2. रूसी संघ के राष्ट्रपति के मसौदा कृत्यों की तैयारी और निष्पादन

2.3. रूसी संघ की सरकार के मसौदा अधिनियमों की तैयारी और निष्पादन

2.4. संघीय कार्यकारी निकाय के नियामक कानूनी कृत्यों के मसौदे की तैयारी और निष्पादन

2.5. दस्तावेज़ प्रपत्र

2.6. संघीय कार्यकारी अधिकारियों में दस्तावेज़ तैयार करने की प्रक्रिया में विवरण का पंजीकरण

2.7. कुछ प्रकार के दस्तावेजों की तैयारी और निष्पादन की विशेषताएं

2.7.1. आदेश, आदेश

2.7.2. विनियम, नियम, निर्देश

2.7.3. शिष्टाचार

2.7.4. सेवा पत्र

तृतीय. दस्तावेज़ प्रवाह का संगठन और दस्तावेज़ों का निष्पादन

3.1. दस्तावेज़ प्रवाह का संगठन

3.2. दस्तावेज़ वितरण का संगठन

3.3. आने वाले दस्तावेज़ों का स्वागत, प्रसंस्करण और वितरण

3.4. भेजे गए दस्तावेज़ों के प्रसंस्करण और प्रसारण का संगठन

3.5. आंतरिक दस्तावेज़ पारित करने की प्रक्रिया

3.6. दस्तावेजों की संख्या के लिए लेखांकन

3.7. दस्तावेज़ों के साथ कलाकारों का कार्य

चतुर्थ. दस्तावेज़ खोज इंजन

4.1. दस्तावेजों का पंजीकरण

4.2. दस्तावेज़ों पर आधारित खोज प्रणाली का संगठन

V. दस्तावेजों के निष्पादन का नियंत्रण

VI. कार्यालय कार्य में दस्तावेजों के साथ कार्य का संगठन

6.1. मामलों की सूची तैयार करना

6.2. मामलों का गठन एवं पंजीकरण

6.3. दस्तावेजों के परिचालन भंडारण का संगठन

सातवीं. संग्रह में भंडारण के लिए दस्तावेज़ों को स्थानांतरित करने की प्रक्रिया

7.1. दस्तावेजों के मूल्य की जांच

7.2. दस्तावेजों को संग्रह में तैयार करना और स्थानांतरित करना

परिशिष्ट संख्या 1 मसौदा कानून का नमूना

परिशिष्ट संख्या 2 रूसी संघ के राष्ट्रपति के डिक्री के मसौदे का नमूना डिजाइन

परिशिष्ट संख्या 3 रूसी संघ की सरकार के मसौदा प्रस्ताव का नमूना डिजाइन

परिशिष्ट संख्या 4 संघीय सेवा संकल्प का नमूना

परिशिष्ट संख्या 5 मंत्रालय के आदेश का नमूना

परिशिष्ट संख्या 6 एक संघीय एजेंसी के आदेश का नमूना

परिशिष्ट संख्या 7 मंत्रालय के आदेश के निष्पादन का नमूना

परिशिष्ट संख्या 8 विनियमों का नमूना

परिशिष्ट संख्या 9 संपूर्ण प्रोटोकॉल का नमूना

परिशिष्ट संख्या 10 एक संक्षिप्त प्रोटोकॉल का नमूना

परिशिष्ट संख्या 11 संघीय एजेंसी के सामान्य अनुदैर्ध्य रूप का नमूना

परिशिष्ट संख्या 12 एक संघीय एजेंसी के सामान्य कोने के रूप का नमूना डिजाइन

परिशिष्ट संख्या 13 मंत्रालय से एक पत्र के कोने के रूप का नमूना डिजाइन

परिशिष्ट संख्या 14 संघीय एजेंसी के एक पत्र के लिए नमूना कॉर्नर फॉर्म

परिशिष्ट संख्या 15 मंत्रालय से एक अनुदैर्ध्य पत्र प्रपत्र का नमूना

परिशिष्ट संख्या 16 एक संघीय एजेंसी से एक अनुदैर्ध्य पत्र प्रपत्र का नमूना

परिशिष्ट संख्या 17 मंत्रालय के एक अधिकारी के लिए नमूना प्रपत्र

परिशिष्ट संख्या 18 संघीय एजेंसी के एक अधिकारी के लिए नमूना प्रपत्र

परिशिष्ट संख्या 19दस्तावेज़ प्रवाह प्रमाणपत्र का प्रपत्र

परिशिष्ट संख्या 20 संघीय कार्यकारी निकाय की संरचनात्मक इकाई के मामलों के नामकरण का प्रपत्र

परिशिष्ट संख्या 21 संघीय कार्यकारी निकाय के मामलों के नामकरण का प्रपत्र

परिशिष्ट एन 22 स्थायी और अस्थायी (10 वर्ष से अधिक) भंडारण के लिए कवर फॉर्म

परिशिष्ट संख्या 23 केस प्रमाणन पत्रक का प्रपत्र

परिशिष्ट संख्या 24 मामले के दस्तावेजों की आंतरिक सूची का प्रपत्र

परिशिष्ट संख्या 25 एक संरचनात्मक इकाई के स्थायी, अस्थायी (10 वर्ष से अधिक) भंडारण और कर्मियों की फाइलों की सूची का प्रपत्र

परिशिष्ट संख्या 26 भंडारण के अधीन नहीं दस्तावेजों के विनाश के लिए आवंटन पर एक अधिनियम का प्रपत्र

I. सामान्य प्रावधान

1.1. संघीय कार्यकारी अधिकारियों में कार्यालय के काम के लिए मानक निर्देश 19 जनवरी, 2005 एन 30 के रूसी संघ की सरकार के डिक्री के अनुसार "संघीय कार्यकारी अधिकारियों की बातचीत के लिए मानक विनियमों पर" (विधान का संग्रह) के अनुसार विकसित किए गए थे। रूसी संघ, 2005, संख्या 4, कला। 305), संघीय कानूनों, रूसी संघ के राष्ट्रपति और रूसी संघ की सरकार के कृत्यों के आधार पर।

1.2. संघीय कार्यकारी अधिकारियों में कार्यालय के काम के लिए मानक निर्देश (बाद में मानक निर्देशों के रूप में संदर्भित) प्रबंधन प्रलेखन सेवाओं के कामकाज, प्रबंधन गतिविधियों के दस्तावेजीकरण और संघीय कार्यकारी अधिकारियों - मंत्रालयों, सेवाओं, एजेंसियों में दस्तावेजों के साथ काम के आयोजन के लिए सामान्य आवश्यकताएं स्थापित करते हैं।

1.3. संघीय कार्यकारी अधिकारी 28 जुलाई, 2005 एन 452 (रूसी संघ के विधान का संग्रह) के रूसी संघ की सरकार के डिक्री द्वारा अनुमोदित संघीय कार्यकारी अधिकारियों के आंतरिक संगठन के लिए मॉडल विनियमों के आधार पर कार्यालय कार्य का आयोजन और संचालन करते हैं। 2005, एन 31, कला 3233), कार्यालय के काम पर व्यक्तिगत निर्देश, संघीय कार्यकारी अधिकारियों के नियम, अन्य मानक और पद्धति संबंधी दस्तावेज और यह मॉडल निर्देश।

कार्यालय कार्य के लिए व्यक्तिगत निर्देशों को संघीय पुरालेख एजेंसी के साथ समझौते के बाद संघीय कार्यकारी अधिकारियों के प्रमुखों द्वारा अनुमोदित किया जाता है।

1.4. मानक निर्देशों के प्रावधान दस्तावेजों के साथ काम के संगठन पर लागू होते हैं, मीडिया के प्रकार की परवाह किए बिना, जिसमें उनकी तैयारी, पंजीकरण, लेखांकन और निष्पादन का नियंत्रण शामिल है, स्वचालित (कंप्यूटर) प्रौद्योगिकियों का उपयोग करके किया जाता है।

संघीय कार्यकारी निकाय में उपयोग की जाने वाली दस्तावेज़ जानकारी के प्रसंस्करण के लिए स्वचालित प्रौद्योगिकियों को इस निकाय के कार्यालय प्रबंधन के निर्देशों की आवश्यकताओं को पूरा करना होगा।

1.5. सीमित वितरण की मालिकाना जानकारी वाले दस्तावेजों के साथ काम करने के नियम संघीय कार्यकारी अधिकारियों में सीमित वितरण की मालिकाना जानकारी को संभालने की प्रक्रिया पर विनियमों में स्थापित किए गए हैं, जो 3 नवंबर, 1994 एन 1233 के रूसी संघ की सरकार के डिक्री द्वारा अनुमोदित हैं। रूसी संघ का एकत्रित विधान, 2005, एन 30 (भाग 2), कला।

1.6. एकीकृत तकनीकी नीति के आधार पर प्रबंधन के लिए दस्तावेज़ीकरण समर्थन प्रणाली का संगठन, रखरखाव और सुधार और दस्तावेजों के साथ काम करने में आधुनिक तकनीकी साधनों का उपयोग, प्रभागों में दस्तावेजों के साथ काम करने के लिए स्थापित प्रक्रिया के अनुपालन पर पद्धति संबंधी मार्गदर्शन और नियंत्रण। संघीय कार्यकारी निकाय के प्रबंधन के लिए दस्तावेज़ीकरण समर्थन (बाद में पूर्वस्कूली शैक्षणिक संस्थान सेवा के रूप में संदर्भित) के कार्यों को सौंपी गई संरचनात्मक इकाई द्वारा किया जाता है।

द्वितीय. दस्तावेज़ तैयार करने और निष्पादित करने के नियम

2.1. रूसी संघ के विधायी कृत्यों के मसौदे की तैयारी और निष्पादन

2.1.1. संघीय कार्यकारी अधिकारी, गतिविधि के स्थापित क्षेत्र में राज्य की नीति और कानूनी विनियमन के विकास के कार्यों को अंजाम देते हुए, रूसी संघ के कानून के कृत्यों, सरकार की विधायी गतिविधि की योजना और प्रासंगिक निर्देशों के अनुसरण में संघीय कानूनों का मसौदा विकसित करते हैं। जैसे कि उनकी अपनी पहल पर।

2.1.2. रूसी संघ की सरकार को प्रस्तुत करने के लिए तैयार किए गए बिल ए4 पेपर की मानक शीट पर फ़ॉन्ट संख्या 15 में मुद्रित किए जाते हैं।

बिल के पहले पृष्ठ पर, पाठ क्षेत्र की ऊपरी और दाहिनी सीमाओं के भीतर, एक नोट रखा गया है: "रूसी संघ की सरकार द्वारा प्रस्तुत।" अंकन को 1 स्थान में मुद्रित किया जाता है और बाईं सीमा पर संरेखित किया जाता है।

शब्द "प्रोजेक्ट" टेक्स्ट फ़ील्ड की दाहिनी सीमा पर निशान से 24 pt की पंक्ति रिक्ति पर मुद्रित होता है।

2.1.3. बिल में निम्नलिखित विवरण हैं:

राज्य का नाम - रूसी संघ - बड़े अक्षरों और मोटे अक्षरों में छपा हुआ है। केंद्र से संरेखित.

अधिनियम के प्रकार का नाम - संघीय संवैधानिक कानून या संघीय कानून - 24 पीटी की पंक्ति रिक्ति द्वारा पहली आवश्यकता से अलग किया गया है, जो एन 17 से अधिक के फ़ॉन्ट आकार के साथ बड़े अक्षरों में मुद्रित है और बोल्ड में हाइलाइट किया जा सकता है। केंद्र से संरेखित.

शीर्षक को पिछले अपेक्षित से 36 पीटी की पंक्ति रिक्ति द्वारा अलग किया गया है और 1 स्थान में मुद्रित किया गया है, बोल्ड और मध्य में हाइलाइट किया गया है। यह बड़े अक्षर से लिखा गया है और इस प्रश्न का उत्तर देता है: "किस बारे में?" एक कानून प्रकाशित किया गया है या उसमें कोड का नाम दिया गया है (उदाहरण के लिए: रूसी संघ का मध्यस्थता प्रक्रियात्मक कोड)। शीर्षक के अंत में कोई अवधि नहीं है.

मौजूदा कानूनों में संशोधन पर एक विधेयक के शीर्षक में, परिवर्तनों के कारणों या उस विशिष्ट मानदंड को इंगित करना आवश्यक है जिसमें परिवर्तन किए गए हैं, और एक ही मानदंड में बार-बार परिवर्तन के मामले में, अतिरिक्त रूप से आवश्यक है इंगित करें कि इसे किस भाग में बदला जा रहा है।

उदाहरण के लिए:

रूसी संघ के भूमि संहिता को अपनाने के संबंध में प्रशासनिक अपराधों पर रूसी संघ के विधायी कृत्यों में संशोधन पर

बजट और अतिरिक्त-बजटीय निधि के भुगतान के संबंध में रूसी संघ के नागरिक संहिता के अनुच्छेद 855 के अनुच्छेद 2 में संशोधन पर

पाठ को 36-48 अंकों की पंक्ति रिक्ति द्वारा शीर्षक से अलग किया जाता है और 24 अंकों की पंक्ति रिक्ति के साथ मुद्रित किया जाता है।

विधेयक के पाठ भाग को प्रस्तावना और मुख्य भाग में विभाजित किया जा सकता है।

विधेयक के पाठ के मुख्य भाग को भागों, अनुभागों, उपखंडों, अध्यायों, पैराग्राफों, लेखों में विभाजित किया जा सकता है।

भाग और अनुभाग शीर्षक बड़े अक्षरों, मोटे फ़ॉन्ट और बीच में मुद्रित होते हैं। शीर्षक के अंत में कोई अवधि नहीं है. संख्याएँ रोमन अंकों में लिखी जाती हैं।

उदाहरण के लिए:

अनुभाग I
स्वामित्व और अन्य वास्तविक अधिकार

उपधारा में एक क्रमांक है, जो रोमन अंकों में दर्शाया गया है, और एक नाम है। उपधारा पदनाम बड़े अक्षर और इंडेंट के साथ मुद्रित होता है। उपधारा का नाम मोटे अक्षरों में मुद्रित है.

उदाहरण के लिए:

उपधारा I. दायित्वों पर सामान्य प्रावधान

अध्यायों को अरबी अंकों में क्रमांकित किया गया है और उनके शीर्षक हैं। अध्याय पदनाम पैराग्राफ इंडेंटेशन के साथ बड़े अक्षरों में मुद्रित होता है। अध्याय का शीर्षक एक पंक्ति में बोल्ड फ़ॉन्ट में एक संख्या के बाद एक अवधि के साथ मुद्रित होता है।

उदाहरण के लिए:

अध्याय 5. अधिकार, कर्तव्य और जिम्मेदारियाँ

पैराग्राफ को चिन्ह § द्वारा दर्शाया गया है, इसमें अरबी अंकों में एक क्रमांक और एक शीर्षक दर्शाया गया है। पैराग्राफ का शीर्षक एक पंक्ति में बड़े अक्षरों में बड़े अक्षरों में लिखा जाता है, जिसमें पैराग्राफ संख्या का संकेत होता है, उसके बाद एक अवधि होती है।

उदाहरण के लिए:

§ 1. व्यावसायिक साझेदारी और सोसायटी

लेखों में एक ही सतत क्रमांकन होता है। लेख का क्रमांक अरबी अंकों में दर्शाया गया है। लेख का पदनाम बड़े अक्षरों और इंडेंटेड में मुद्रित है। लेख का शीर्षक मोटे फ़ॉन्ट में बड़े अक्षर के साथ मुद्रित होता है, जिसमें एक पंक्ति में संख्या और उसके बाद एक अवधि का संकेत होता है।

उदाहरण के लिए:

अनुच्छेद 33. प्रमाणीकरण

असाधारण मामलों में, किसी लेख का शीर्षक नहीं हो सकता है। यदि यह अनुपस्थित है, तो शब्द "लेख" और संख्या को बोल्ड में हाइलाइट किया गया है।

सामग्री के आधार पर, लेख को भागों, पैराग्राफ, उपपैराग्राफ और पैराग्राफ में विभाजित किया जा सकता है। भागों को अरबी अंकों द्वारा एक बिंदु के साथ निर्दिष्ट किया गया है। अंकों को समापन कोष्ठक के साथ अरबी अंकों में क्रमांकित किया गया है। उप-अनुच्छेदों को समापन कोष्ठक के साथ रूसी वर्णमाला के अक्षरों द्वारा दर्शाया गया है।

हस्ताक्षर को 36 अंकों की पंक्ति रिक्ति द्वारा पाठ से अलग किया गया है और इसमें "रूसी संघ के राष्ट्रपति" शब्द शामिल हैं। शब्द "राष्ट्रपति" और "रूसी संघ" एक पंक्ति के अंतर के साथ 2 पंक्तियों में मुद्रित होते हैं। शब्द "रूसी संघ" टेक्स्ट बॉक्स के बाएं किनारे से मुद्रित होते हैं, और "राष्ट्रपति" शब्द इन शब्दों के सापेक्ष केंद्रित होता है।

राज्य ड्यूमा में अपनाए गए कानून को पंजीकृत करते समय रूसी संघ के राष्ट्रपति के प्रारंभिक और उपनाम का संकेत दिया जाता है।

वीजा को बिल की आखिरी शीट के सामने की तरफ नीचे की तरफ रखा जाता है।

बिल का एक नमूना डिज़ाइन परिशिष्ट संख्या 1 में दिया गया है।

2.1.4. विधेयक के लिए एक व्याख्यात्मक नोट तैयार करने के लिए आवश्यकताएँ।

बिल का व्याख्यात्मक नोट ए4 पेपर की मानक शीट पर फ़ॉन्ट एन 14 में मुद्रित है और इसमें निम्नलिखित विवरण हैं।

दस्तावेज़ प्रकार का नाम पृष्ठ के शीर्ष हाशिये के नीचे बड़े अक्षरों में 24 pt तक मुद्रित किया गया है, बोल्ड और बीच में हाइलाइट किया गया है।

शीर्षक को पिछले अपेक्षित से 24 अंकों की पंक्ति रिक्ति द्वारा अलग किया गया है, 1 स्थान के साथ छोटे अक्षरों में मुद्रित किया गया है, बोल्ड और मध्य में हाइलाइट किया गया है। शीर्षक के अंत में कोई अवधि नहीं है.

पाठ का शीर्षक उस बिल का पूरा नाम दर्शाता है जिसके लिए व्याख्यात्मक नोट तैयार किया गया है।

उदाहरण के लिए:

संघीय कानून के मसौदे के लिए "रूसी संघ के कानून के अनुच्छेद 1 में संशोधन पर" व्यक्तियों से आयकर पर "

पाठ को शीर्षक से 24 - 36 pt की पंक्ति रिक्ति के साथ अलग किया जाता है और पाठ क्षेत्र की बाईं सीमा से 1.25 सेमी की दूरी पर 18 pt अंतर पर मुद्रित किया जाता है।

पाठ में विधेयक को अपनाने की आवश्यकता का औचित्य होना चाहिए, जिसमें विधेयक का विस्तृत विवरण, उसके लक्ष्य, मुख्य प्रावधान, वर्तमान कानून की प्रणाली में स्थान, साथ ही सामाजिक-आर्थिक और अन्य परिणामों का पूर्वानुमान शामिल होना चाहिए। इसे अपनाना.

2.2. रूसी संघ के राष्ट्रपति के मसौदा कृत्यों की तैयारी और निष्पादन

ए.यु. चुकोवेनकोव, पीएच.डी. प्रथम. विज्ञान, उप Mezhregionsservice कंपनी के दस्तावेज़ीकरण और प्रबंधन के लिए शैक्षिक और पद्धति केंद्र के निदेशक

दायरा

नए निर्देशों के दायरे को ध्यान में रखते हुए, मैं आपको याद दिलाना चाहूंगा कि रूसी संघ के राष्ट्रपति के दिनांक 03/09/2004 नंबर 314 के डिक्री के अनुसार "संघीय कार्यकारी अधिकारियों की प्रणाली और संरचना पर" (जैसा कि संशोधित किया गया है) 20 मई 2004, 15 मार्च, 14 नवंबर, 23 दिसंबर 2005) संघीय कार्यकारी अधिकारियों की प्रणाली में संघीय मंत्रालय, संघीय सेवाएं और संघीय एजेंसियां ​​शामिल हैं। संघीय कार्यकारी अधिकारियों की वर्तमान संरचना, 20 मई 2004 संख्या 649 के रूसी संघ के राष्ट्रपति के डिक्री द्वारा अनुमोदित (28 जुलाई, 13 सितंबर, 11 अक्टूबर, 18 नवंबर, 1 दिसंबर 2004, 22 जुलाई को संशोधित)। 5 सितंबर, 3 अक्टूबर 2005), को तीन समूहों में विभाजित किया गया है:

I. संघीय मंत्रालय, संघीय सेवाएं और संघीय एजेंसियां, जिनकी गतिविधियों का प्रबंधन रूसी संघ के राष्ट्रपति द्वारा किया जाता है, संघीय सेवाएं और इन संघीय मंत्रालयों के अधीनस्थ संघीय एजेंसियां;

द्वितीय. रूसी संघ की सरकार द्वारा प्रबंधित संघीय मंत्रालय, इन संघीय मंत्रालयों के अधीनस्थ संघीय सेवाएं और संघीय एजेंसियां;

तृतीय. रूसी संघ की सरकार द्वारा प्रबंधित संघीय सेवाएँ और संघीय एजेंसियां।

संघीय कार्यकारी अधिकारियों के पूर्ण और संक्षिप्त नामों की सूची को रूसी संघ के राष्ट्रपति के प्रशासन और रूसी संघ के सरकारी कार्यालय के दिनांक 6 अगस्त, 2004 संख्या 1363/1001 (23 सितंबर को संशोधित) के आदेश द्वारा अनुमोदित किया गया था। 25 अक्टूबर, 10 दिसंबर, 2004, 26 अगस्त, 19 अक्टूबर, 2005। )

संघीय अधिकारियों की प्रणाली में परिवर्तन इस तथ्य को भी स्पष्ट करते हैं कि यदि 2000 में रोसारखिव द्वारा मानक निर्देश अपनाया गया था, तो अब इसे रूस के संस्कृति मंत्रालय द्वारा अनुमोदित किया गया है, क्योंकि रोसारखिव, एक संघीय एजेंसी की स्थिति में, के अंतर्गत आ गया है। रूसी संघ के संस्कृति और जन संचार मंत्रालय का अधिकार क्षेत्र और इसमें नियम-निर्माण कार्य नहीं हैं।

उद्देश्य

मॉडल निर्देशों का उद्देश्य इसके खंड "सामान्य प्रावधान" में बताया गया है, जिसमें कहा गया है कि मॉडल निर्देश प्रबंधन दस्तावेज़ीकरण सहायता सेवाओं के कामकाज, प्रबंधन गतिविधियों का दस्तावेजीकरण करने और संघीय कार्यकारी अधिकारियों - मंत्रालयों, सेवाओं में दस्तावेजों के साथ काम के आयोजन के लिए सामान्य आवश्यकताएं स्थापित करते हैं। , एजेंसियां।

संघीय कार्यकारी निकायों की बातचीत के लिए मॉडल विनियम (खंड 11.1) यह निर्धारित करते हैं कि संघीय कार्यकारी निकायों में कार्यालय का काम संस्कृति और जन संचार मंत्रालय द्वारा अनुमोदित संघीय कार्यकारी निकाय में कार्यालय के काम के लिए मानक निर्देशों के अनुसार आयोजित किया जाता है। रूसी संघ. संघीय कार्यकारी अधिकारी संघीय पुरालेख एजेंसी के साथ सहमति से रिकॉर्ड रखने पर अपने निर्देश जारी करते हैं।

वर्तमान में लागू विभागीय रिकॉर्ड प्रबंधन निर्देशों के उदाहरण के रूप में, निम्नलिखित का उल्लेख किया जा सकता है:

रूसी संघ के सशस्त्र बलों में कार्यालय के काम के लिए निर्देश (23 मई, 1999 संख्या 170 के रूसी रक्षा मंत्रालय के आदेश द्वारा अनुमोदित (27 मई, 2004 को संशोधित);

रूसी संघ के न्याय मंत्रालय में कार्यालय कार्य के लिए निर्देश (रूस के न्याय मंत्रालय के दिनांक 28 जून, 2001 संख्या 191 के आदेश द्वारा अनुमोदित);

सीमा शुल्क अधिकारियों (क्षेत्रीय सीमा शुल्क विभाग, सीमा शुल्क घर, सीमा शुल्क पोस्ट) में कार्यालय कार्य और संग्रह कार्य के लिए मानक निर्देश (रूस की संघीय सीमा शुल्क सेवा के आदेश दिनांक 18 अक्टूबर, 2004 संख्या 160 द्वारा अनुमोदित);

शिक्षा के लिए संघीय एजेंसी में कार्यालय कार्य के लिए निर्देश (अस्थायी) (शिक्षा के लिए संघीय एजेंसी के आदेश दिनांक 02/04/2005 संख्या 38 द्वारा अनुमोदित)।

यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि संघीय कार्यकारी अधिकारियों की बातचीत के लिए मॉडल विनियम (खंड 11.2) कार्यालय के काम के लिए अन्य निर्देशों की भी बात करते हैं। रूसी संघ के राष्ट्रपति और रूसी संघ की सरकार को प्रस्तुत दस्तावेज़ और मसौदा अधिनियम तैयार करते समय, रूसी संघ के राष्ट्रपति के प्रशासन और सरकार के कार्यालय में कार्यालय के काम के लिए प्रासंगिक निर्देशों द्वारा स्थापित आवश्यकताएं रूसी संघ को ध्यान में रखा जाता है।

संरचना

मॉडल निर्देशों की संरचना में कई बदलाव हुए हैं, मुख्यतः तकनीकी और संपादकीय प्रकृति के। जबकि निर्देशों की कुल मात्रा थोड़ी कम हो गई, संरचना को अनुकूलित करके और कुछ अनुभागों को उप-अनुभागों में परिवर्तित करके इसमें अनुभागों की संख्या 10 से घटाकर 7 कर दी गई। कुछ मामलों में, उपधाराओं का क्रम बदल गया है।

नए मानक निर्देश में निम्नलिखित संरचना है:

I. सामान्य प्रावधान

द्वितीय. दस्तावेज़ तैयार करने और निष्पादित करने के नियम

2.1. रूसी संघ के विधायी कृत्यों के मसौदे की तैयारी और निष्पादन

2.2. रूसी संघ के राष्ट्रपति के मसौदा कृत्यों की तैयारी और निष्पादन

2.3. रूसी संघ की सरकार के मसौदा अधिनियमों की तैयारी और निष्पादन

2.4. संघीय कार्यकारी निकाय के नियामक कानूनी कृत्यों के मसौदे की तैयारी और निष्पादन

2.5. दस्तावेज़ प्रपत्र

2.6. संघीय कार्यकारी अधिकारियों में दस्तावेज़ तैयार करने की प्रक्रिया में विवरण का पंजीकरण

2.7. कुछ प्रकार के दस्तावेजों की तैयारी और निष्पादन की विशेषताएं

2.7.1. आदेश, आदेश

2.7.2. विनियम, नियम, निर्देश

2.7.3. शिष्टाचार

2.7.4. सेवा पत्र

तृतीय. दस्तावेज़ प्रवाह का संगठन और दस्तावेज़ों का निष्पादन

3.1. दस्तावेज़ प्रवाह का संगठन

3.2. दस्तावेज़ वितरण का संगठन

3.3. आने वाले दस्तावेज़ों का स्वागत, प्रसंस्करण और वितरण

3.4. भेजे गए दस्तावेज़ों के प्रसंस्करण और प्रसारण का संगठन

3.5. आंतरिक दस्तावेज़ पारित करने की प्रक्रिया

3.6. दस्तावेजों की संख्या के लिए लेखांकन

3.7. दस्तावेज़ों के साथ कलाकारों का कार्य

चतुर्थ. दस्तावेज़ खोज इंजन

4.1. दस्तावेजों का पंजीकरण

4.2. दस्तावेज़ों पर आधारित खोज प्रणाली का संगठन

V. दस्तावेजों के निष्पादन का नियंत्रण

VI. कार्यालय कार्य में दस्तावेजों के साथ कार्य का संगठन

6.1. मामलों की सूची तैयार करना

6.2. मामलों का गठन एवं पंजीकरण

6.3. दस्तावेजों के परिचालन भंडारण का संगठन

सातवीं. संग्रह में भंडारण के लिए दस्तावेज़ों को स्थानांतरित करने की प्रक्रिया

7.1. दस्तावेजों के मूल्य की जांच

7.2. दस्तावेजों को संग्रह में तैयार करना और स्थानांतरित करना

नए मानक निर्देशों में निम्नलिखित संरचनात्मक भाग शामिल नहीं हैं जो 2000 मॉडल निर्देशों में थे:

अनुप्रयोग

नए निर्देशों में आवेदनों की संख्या 15 से बढ़कर 26 हो गई। इसमें 12 नए आवेदन शामिल थे (इटैलिक में सूची में दर्शाया गया है) और 3 आवेदन शामिल नहीं थे जो 2000 मॉडल निर्देशों में थे:

परिशिष्ट संख्या 1. बिल का नमूना डिज़ाइन

परिशिष्ट संख्या 2। रूसी संघ के राष्ट्रपति के मसौदा डिक्री का नमूना डिजाइन

परिशिष्ट संख्या 3. रूसी संघ की सरकार के मसौदा प्रस्ताव का नमूना डिजाइन

परिशिष्ट संख्या 4. संघीय सेवा संकल्प का नमूना

परिशिष्ट संख्या 5. मंत्रालय के आदेश का नमूना

परिशिष्ट संख्या 6. एक संघीय एजेंसी से आदेश का नमूना निष्पादन

परिशिष्ट संख्या 7. मंत्रालय के आदेश के निष्पादन का नमूना

परिशिष्ट संख्या 8. विनियमन का नमूना

परिशिष्ट संख्या 9. संपूर्ण प्रोटोकॉल का नमूना

परिशिष्ट संख्या 10. एक संक्षिप्त प्रोटोकॉल का नमूना

परिशिष्ट संख्या 11. एक संघीय एजेंसी के सामान्य अनुदैर्ध्य रूप का नमूना

परिशिष्ट संख्या 12. एक संघीय एजेंसी के सामान्य कोने के रूप का नमूना डिजाइन

परिशिष्ट संख्या 13. मंत्रालय से एक पत्र के कोने के रूप का नमूना डिजाइन

परिशिष्ट संख्या 14. एक संघीय एजेंसी से एक पत्र के कोने के रूप का नमूना डिजाइन

परिशिष्ट संख्या 15. मंत्रालय से अनुदैर्ध्य पत्र प्रपत्र का नमूना

परिशिष्ट संख्या 16. एक संघीय एजेंसी से एक अनुदैर्ध्य पत्र प्रपत्र का नमूना

परिशिष्ट संख्या 17. मंत्रालय के एक अधिकारी के लिए नमूना प्रपत्र

परिशिष्ट संख्या 18. एक संघीय एजेंसी के एक अधिकारी के लिए नमूना प्रपत्र

परिशिष्ट संख्या 19. दस्तावेज़ प्रवाह प्रमाणपत्र प्रपत्र

परिशिष्ट संख्या 20। संघीय कार्यकारी निकाय की संरचनात्मक इकाई के मामलों के नामकरण का रूप

परिशिष्ट संख्या 21. संघीय कार्यकारी निकाय के मामलों के नामकरण का रूप

परिशिष्ट संख्या 22. स्थायी और अस्थायी (10 वर्ष से अधिक) भंडारण के लिए कवर फॉर्म

परिशिष्ट संख्या 23. शीट का रूप - मामले का गवाह

परिशिष्ट संख्या 24. मामले के दस्तावेजों की आंतरिक सूची का प्रपत्र

परिशिष्ट संख्या 25. एक संरचनात्मक इकाई के कर्मियों द्वारा स्थायी, अस्थायी (10 वर्ष से अधिक) भंडारण की फाइलों की सूची का प्रपत्र

परिशिष्ट संख्या 26. भंडारण के अधीन नहीं दस्तावेजों के विनाश के लिए आवंटन पर अधिनियम का प्रपत्र

नए मॉडल निर्देशों में निम्नलिखित अनुप्रयोग शामिल नहीं हैं जो 2000 मॉडल निर्देशों में थे:

परिशिष्ट संख्या 4. नमूना पत्र प्रारूप

परिशिष्ट संख्या 7. पंजीकरण और नियंत्रण प्रपत्र (आरकेएफ) के मूल विवरण भरने के नियम

परिशिष्ट संख्या 8. दस्तावेजों के निष्पादन की स्थिति पर प्रमाण पत्र का प्रपत्र

विनियामक ढाँचा

नए मानक निर्देश दस्तावेज़ प्रबंधन के क्षेत्र में वर्तमान कानून पर आधारित हैं और कार्यालय कार्य के क्षेत्र में कोई मौलिक नई आवश्यकताएं पेश नहीं करते हैं। इस प्रकार, इसमें 25 दिसंबर, 2000 नंबर 2-एफकेजेड के संघीय संवैधानिक कानून "रूसी संघ के राज्य प्रतीक पर" (9 जुलाई, 2002, 30 जून, 2003 से संशोधित) के संदर्भ शामिल हैं, प्रक्रिया पर विनियम संघीय कार्यकारी निकायों में सीमित वितरण की आधिकारिक जानकारी को संभालना (3 नवंबर, 1994 नंबर 1233 के रूसी संघ की सरकार के डिक्री द्वारा अनुमोदित), संघीय कार्यकारी अधिकारियों के नियामक कानूनी कृत्यों की तैयारी और उनके राज्य पंजीकरण के लिए नियम (अनुमोदित) 13 अगस्त 1997 संख्या 1009 के रूसी संघ की सरकार के डिक्री द्वारा, 11 दिसंबर 1997, 6 नवंबर 1998, 02/11/1999, 09/30/2002 से संशोधित)।

2000 में पिछले मॉडल निर्देश को अपनाने के बाद से, संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेज़ीकरण की तैयारी के लिए आवश्यकताओं को परिभाषित करने वाले मानक की स्थिति बदल गई है। राष्ट्रीय मानक GOST R 6.30-2003 “एकीकृत दस्तावेज़ीकरण प्रणाली। संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेज़ीकरण की एकीकृत प्रणाली। दस्तावेज़ तैयार करने के लिए आवश्यकताएँ" प्रकृति में सलाहकारी हैं। मॉडल निर्देशों में इसका संदर्भ मॉडल निर्देशों के अंतर्गत आने वाले संगठनों के लिए इसका अनुपालन अनिवार्य बनाता है।

कार्यालय कार्य के विनियामक विनियमन के क्षेत्र में वर्तमान में अनेक समस्याएँ एकत्रित हो गई हैं। इस प्रकार, संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेज़ीकरण के एकीकरण और मानकीकरण पर काम, कार्यालय कार्य क्षेत्र को विनियमित करने के लिए महत्वपूर्ण उपकरणों के विकास की स्थिति और संभावनाओं के संबंध में कोई स्पष्टता नहीं है, अर्थात्:

- प्रबंधन के लिए दस्तावेज़ीकरण समर्थन की राज्य प्रणाली। बुनियादी प्रावधान. दस्तावेज़ों और दस्तावेज़ीकरण सहायता सेवाओं (जीएसडीओयू) के लिए सामान्य आवश्यकताएँ;

- संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेज़ीकरण की एकीकृत प्रणाली (USORD);

- यूएसओआरडी को समर्पित इस क्लासिफायरियर के अनुभाग को बनाए रखने के संदर्भ में, ऑल-रूसी क्लासिफायर ऑफ मैनेजमेंट डॉक्यूमेंटेशन (ओकेयूडी)।

साथ ही, इस क्षेत्र में कानून बनाने की सक्रिय प्रक्रिया चल रही है। उदाहरण के लिए, बिल "दस्तावेजीकरण सूचना और दस्तावेज़ प्रवाह पर" (नंबर 162766-4), "रूसी संघ के नागरिकों से अपील पर विचार करने की प्रक्रिया पर" (नंबर 263597-4), "व्यक्तिगत डेटा पर" (217352) -4), वर्तमान में राज्य ड्यूमा में "सूचना, सूचना प्रौद्योगिकी और सूचना सुरक्षा पर" (नंबर 217354-4), आदि पर विचाराधीन हैं।

7. संघीय कार्यकारी प्राधिकारियों में कार्यालय कार्य के लिए मानक निर्देश: नया क्या है?

वी.एफ. यांकोवाया, पीएच.डी. प्रथम. विज्ञान, एसोसिएट प्रोफेसर, राज्य प्रबंधन विश्वविद्यालय

ए.यू के लेख में। चुकोवेनकोवा "संघीय कार्यकारी निकायों में कार्यालय कार्य के लिए नए मानक निर्देश", इस वर्ष पत्रिका के नंबर 3 में प्रकाशित, पुराने और नए मानक निर्देशों की संरचना का तुलनात्मक विश्लेषण प्रदान करता है, जिससे यह पता चलता है कि कई खंडों को बाहर रखा गया है नए मानक निर्देश:

खंड II "संघीय कार्यकारी निकाय का दस्तावेज़ीकरण";

उपधारा 6.6 "ई-मेल और फैक्स चैनलों के माध्यम से प्राप्त दस्तावेजों का स्वागत और प्रसंस्करण";

उपधारा 6.9 "प्रतिनिधियों की अपीलों और अनुरोधों के साथ कार्य करना।"

साथ ही, नए मानक निर्देश अनुप्रयोगों में अधिक समृद्ध हैं: इसमें 26 एप्लिकेशन शामिल हैं, जिनमें से 12 नए हैं।

इसमें यह जोड़ा जाना चाहिए कि धारा VIII "दस्तावेजों के निष्पादन पर नियंत्रण" को गंभीरता से कम कर दिया गया है। पुराने मानक निर्देशों में, इसमें दो उपखंड शामिल थे:

8.1. निष्पादन नियंत्रण का संगठन

8.2. रूसी संघ के राष्ट्रपति, रूसी संघ की संघीय विधानसभा और रूसी संघ की सरकार से प्राप्त दस्तावेजों के निष्पादन की निगरानी करना।

नए निर्देशों में, दस्तावेज़ों के निष्पादन पर नियंत्रण कई संगठनात्मक प्रावधानों द्वारा दर्शाया गया है।

निर्देशों में दस्तावेज़ तैयार करने के चयनित मुद्दे

दस्तावेज़ों की तैयारी और निष्पादन के नियम नए मानक निर्देशों के खंड II हैं। इस अनुभाग में निम्नलिखित संरचना है:

द्वितीय. दस्तावेज़ तैयार करने के नियम.

2.1. रूसी संघ के विधायी कृत्यों के मसौदे की तैयारी और निष्पादन।

2.2. रूसी संघ के राष्ट्रपति के मसौदा कृत्यों की तैयारी और निष्पादन।

2.3. रूसी संघ की सरकार के मसौदा अधिनियमों की तैयारी और निष्पादन।

2.4. संघीय कार्यकारी निकाय के नियामक कानूनी कृत्यों के मसौदे की तैयारी और निष्पादन।

2.5. दस्तावेज़ प्रपत्र.

2.6. संघीय कार्यकारी अधिकारियों में दस्तावेज़ तैयार करने की प्रक्रिया में विवरण का पंजीकरण।

2.7. कुछ प्रकार के दस्तावेजों की तैयारी और निष्पादन की विशेषताएं।

2.7.1. आदेश, आदेश.

2.7.2. विनियम, नियम, निर्देश।

2.7.3. शिष्टाचार।

2.7.4. सेवा पत्र.

उपखंड 2.1-2.4 रूसी संघ के राष्ट्रपति के प्रशासन, रूसी संघ की सरकार के कार्यालय, राज्य ड्यूमा के साथ-साथ कार्यालय कार्य के निर्देशों और दस्तावेजों के प्रसंस्करण के नियमों के आधार पर तैयार किए गए थे। उपर्युक्त मानक विनियमों के प्रासंगिक प्रावधानों को ध्यान में रखें। लेकिन पुराने की तुलना में, नया मानक निर्देश हमेशा रूसी संघ के राष्ट्रपति के बिल, मसौदा डिक्री और आदेशों की तैयारी, रूसी संघ की सरकार और संघीय कार्यकारी के नियामक कानूनी कृत्यों के मसौदे की आवश्यकताओं को सटीक रूप से नहीं बताता है। शव. यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि विधायी और अन्य नियामक कानूनी कृत्यों को तैयार करने के नियम स्वयं काफी जटिल हैं, और मुख्य रूप से दस्तावेज़ उत्पादन (फ़ॉन्ट, रिक्ति, पैराग्राफ इंडेंट, टेक्स्ट डिज़ाइन, एप्लिकेशन इत्यादि) के दृष्टिकोण से; यह और भी अधिक दुर्भाग्यपूर्ण है कि नए मॉडल निर्देशों में निर्धारित ये आवश्यकताएं, अक्सर फ़ुटनोट में उद्धृत नियमों के प्रावधानों के विपरीत होती हैं। चलिए एक उदाहरण देते हैं. नए मानक निर्देश (खंड 2.1.2) में कहा गया है, "रूसी संघ की सरकार को प्रस्तुत करने के लिए तैयार किए गए बिल ए4 पेपर की मानक शीट पर फ़ॉन्ट संख्या 15 में मुद्रित किए जाते हैं," जबकि प्रशासन में बनाए गए दस्तावेजों की तैयारी के नियम रूसी संघ के राष्ट्रपति के अनुसार, यह स्थापित किया गया है कि "एक मसौदा संघीय संवैधानिक या संघीय कानून... टाइम्स न्यू रोमन साइर नंबर 14 फ़ॉन्ट में कागज की मानक शीट पर मुद्रित किया जाता है।"

रूसी संघ के राष्ट्रपति के मसौदा अधिनियमों की तैयारी के नियमों पर अनुभाग (खंड 2.2.2) में भी यही विसंगति नोट की गई है। नए मानक निर्देश कहते हैं: "रूसी संघ के राष्ट्रपति के मसौदा अधिनियम और उनके परिशिष्ट फ़ॉन्ट संख्या 15 में ए4 पेपर (210 x 297) की मानक शीट पर मुद्रित होते हैं," जबकि दस्तावेजों की तैयारी के लिए नियम बनाए गए हैं। रूसी संघ के राष्ट्रपति का प्रशासन स्थापित करता है: "रूसी संघ के राष्ट्रपति के मसौदा डिक्री का पाठ टाइम्स न्यू रोमन साइर फ़ॉन्ट, आकार संख्या 14, 18 पीटी की पंक्ति रिक्ति के साथ मुद्रित किया जाता है।"

इसी तरह की विसंगतियाँ उपधारा 2.3 में नोट की गई हैं: नए मानक निर्देशों के अनुसार, रूसी संघ की सरकार का मसौदा मानक अधिनियम फ़ॉन्ट संख्या 14 में मुद्रित होता है। रूसी संघ की सरकार में कार्यालय के काम के लिए निर्देश यह स्थापित करते हैं कि पाठ सरकार के ड्राफ्ट एक्ट का प्रारूप फॉन्ट नंबर 13 में छपा है। ध्यान दें कि पुराने मानक निर्देशों में इस तरह की त्रुटियां हैं कि कोई लिंग नहीं था।

नए निर्देश और GOST 6.30-2003

नए मानक निर्देशों के उपखंड 2.5 और 2.6 में कई नए प्रावधान हैं जो GOST R 6.30-2003 "एकीकृत दस्तावेज़ीकरण प्रणाली" के प्रावधानों को निर्दिष्ट करते हैं। संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेज़ीकरण की एकीकृत प्रणाली। दस्तावेज़ों की तैयारी के लिए आवश्यकताएँ", और कुछ मामलों में - GOST के प्रावधानों से भिन्न, हालाँकि निर्देश की उपधारा 2.6 में घोषणा की गई है कि "संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेज़ तैयार करते समय, संघीय कार्यकारी अधिकारियों के कर्मचारी GOST R को ध्यान में रखते हुए दस्तावेज़ विवरण तैयार करते हैं। 6.30-2003..."।

■ पैराग्राफ में. 2.5.3 और 2.5.4 इस बात पर जोर देते हैं कि रूसी संघ के राज्य प्रतीक के पुनरुत्पादन वाले फॉर्म संघीय कार्यकारी अधिकारियों के आदेश के अनुसार मुद्रण उद्यमों द्वारा तैयार किए जाते हैं जिनके पास संबंधित प्रकार की गतिविधि के लिए लाइसेंस हैं। संघीय कार्यकारी निकाय के दस्तावेजों के प्रपत्र पंजीकरण के अधीन हैं, जिसके लिए टाइपोग्राफ़िक विधि या अंश का उपयोग करके मुद्रांकित प्रपत्रों पर क्रमांक अंकित किए जाते हैं। हम आपको याद दिलाते हैं कि GOST R 6.30-2003 में दस्तावेज़ प्रपत्र तैयार करने के तरीकों के संबंध में कोई प्रावधान नहीं है।

■ GOST R 6.30-2003 के अनुसार, फॉर्म के विवरण में, विशेष रूप से, निम्नलिखित शामिल हैं: संघीय कार्यकारी निकाय का कोड, कानूनी इकाई की मुख्य राज्य पंजीकरण संख्या, करदाता पहचान संख्या/पंजीकरण के लिए कारण कोड और दस्तावेज़ प्रपत्र कोड. नए मॉडल निर्देशों के प्रासंगिक पैराग्राफ के फ़ुटनोट में कहा गया है कि सूचीबद्ध विवरण संघीय कार्यकारी निकाय के विवेक पर प्रपत्रों में दर्शाए गए हैं।

■ एक महत्वपूर्ण स्पष्टीकरण मानक निर्देश के खंड 2.6.5 में निहित है, जो दस्तावेज़ प्रपत्र पर संघीय कार्यकारी निकाय के नाम के पदनाम से संबंधित है: "के अधिकार क्षेत्र के तहत संघीय सेवा या संघीय एजेंसी के नाम के ऊपर" संघीय मंत्रालय, संघीय मंत्रालय का पूरा या संक्षिप्त नाम इंगित करता है, जिसके अधिकार क्षेत्र में वे हैं।" नतीजतन, यदि किसी संघीय सेवा या एजेंसी का नेतृत्व रूसी संघ के राष्ट्रपति या रूसी संघ की सरकार द्वारा किया जाता है, तो केवल इस सेवा या एजेंसी का नाम (पूर्ण और, यदि उपलब्ध हो, संक्षिप्त) दर्शाया गया है। रूप; यदि कोई संघीय सेवा या संघीय एजेंसी किसी संघीय मंत्रालय के अधीनस्थ है, तो संबंधित मंत्रालय का नाम फॉर्म पर दर्शाया गया है, और नीचे सेवा या एजेंसी का नाम है।

■ खंड 2.6.9 में डेटिंग दस्तावेजों की प्रक्रिया पर प्रावधान शामिल हैं, विशेष रूप से, निम्नलिखित संकेत यहां दिया गया है: “दस्तावेज़ की तारीख दस्तावेज़ पर आधिकारिक हस्ताक्षर या अनुमोदन द्वारा तय की जाती है। मसौदा दस्तावेज़ तैयार करते समय, केवल महीना और वर्ष मुद्रित किया जाता है। यदि आप मानते हैं कि दस्तावेज़ प्रपत्र मुद्रण विधि का उपयोग करके तैयार किए जाते हैं, और दस्तावेज़ स्वयं कंप्यूटर पर तैयार किए जाते हैं और उसके बाद दस्तावेज़ को प्रिंटर पर मुद्रित किया जाता है, तो यह स्पष्ट हो जाता है कि महीने और वर्ष को प्रिंट करना बिल्कुल भी आसान नहीं है। इस तरह से कि वे तारीख के लिए आरक्षित फॉर्म में बिल्कुल उसी स्थान पर आ जाएं। अनुच्छेद 2.6.9 में दिया गया नियम उस समय प्रभावी था जब दस्तावेज़ टाइपराइटर पर मुद्रित होते थे। कार्यालय कार्य अभ्यास में कंप्यूटर प्रौद्योगिकी के आगमन के साथ, यह लंबे समय से सहमत है कि दस्तावेज़ को कार्यालय कार्य सेवा के एक विशेषज्ञ द्वारा दिनांकित किया जाता है, जो प्रबंधक द्वारा हस्ताक्षर किए जाने के बाद दस्तावेज़ को पंजीकृत करता है। इस मामले में, निश्चित रूप से, पूर्वस्कूली शैक्षणिक संस्थान सेवा को नियम का सख्ती से पालन करना चाहिए: दस्तावेज़ को हस्ताक्षरित होने के दिन ही पंजीकृत करें।

■ नया मानक निर्देश दस्तावेजों में तारीख लिखने के लिए केवल दो प्रारूप प्रदान करता है: डिजिटल - 03/14/2005 और मौखिक-डिजिटल - 14 मार्च, 2005। GOST R 6.30-2003, जैसा कि आप जानते हैं, तारीख लिखने के लिए एक और प्रारूप देता है : 2005.03.14.

■ खंड 2.6.13 "पताकर्ता" पर टिप्पणी की आवश्यकता है। सामान्य तौर पर, किसी संगठन को दस्तावेज़ भेजते समय "पताकर्ता" को पंजीकृत करने के लिए नए मानक निर्देशों द्वारा प्रदान किए गए सभी विकल्प GOST R 6.30-2003 का अनुपालन करते हैं। किसी व्यक्ति को दस्तावेज़ संबोधित करते समय इस विवरण की तैयारी के संबंध में प्रश्न उठता है। मॉडल निर्देशों में दिए गए दो उदाहरणों की तुलना करें:

दस्तावेज़ को संगठन के प्रमुख को संबोधित करते हुए:

महानिदेशक

एसोसिएशन "रोस्टेकस्टिल"

वी.डी. इवानोव

किसी दस्तावेज़ को किसी व्यक्ति को संबोधित करना:

बेल्डोवा एम.वी.

नोवोयासेनेव्स्की संभावना, 12, उपयुक्त। 32,

मॉस्को, 117574

पहले मामले में, प्रारंभिक नाम उपनाम से पहले हैं, दूसरे में - उपनाम के बाद। क्यों? क्या इसका कोई तर्क है? यह समझने के लिए कि यहां क्या हो रहा है, कुछ तथ्यों को याद रखना काफी है।

GOST R 6.30-97 में, जो GOST 2003 को अपनाने से पहले लागू था, "पताकर्ता" विशेषता में, प्रारंभिक सभी मामलों में उपनाम के बाद रखे गए थे। GOST R 6.30-97 में संशोधन संख्या 1, जिसे 21 जनवरी 2000 को Gosstandart संकल्प संख्या 9-सेंट द्वारा अपनाया गया और 1 अप्रैल 2000 को लागू किया गया, ने इस प्रक्रिया को बदल दिया। वस्तुतः, परिवर्तन संख्या 1 ने निम्नलिखित कहा: “खंड 3.14, 3.16। उदाहरणों में, उपनाम से पहले प्रारंभिक अक्षर बताएं।" इस प्रकार, यह पता चला कि तीन विवरण दर्ज करते समय - "पताकर्ता", "अनुमोदन टिकट" और "संकल्प" - 2000 के बाद से, बिना किसी अपवाद के सभी मामलों में प्रारंभिक अक्षर, व्यक्ति के उपनाम (आधिकारिक और व्यक्तिगत दोनों) से पहले रखे जाने चाहिए थे ). हालाँकि, GOST R 6.30-2003 तैयार करते समय, मानक के डेवलपर्स ने एक व्यक्ति को संबोधित करने के उदाहरण में "एड्रेसी" स्टैम्प के डिज़ाइन के उदाहरण में सुधार न करके एक गलती की (2003 मानक में एक उदाहरण शामिल था) 1997 मानक अनुरूप सुधार के बिना)। स्वाभाविक रूप से, संगठनों के कई कर्मचारी जो दस्तावेज़ तैयार करते हैं और निष्पादन के लिए मानक द्वारा निर्देशित होते हैं, उनके पास इस संबंध में एक प्रश्न है: समान विवरण तैयार करते समय इतना अंतर क्यों होता है, एक ऐसा अंतर जिसकी कोई तार्किक व्याख्या नहीं है? दुर्भाग्य से, इस गलती को अब संघीय कार्यकारी निकायों में कार्यालय कार्य के लिए मानक निर्देशों द्वारा भी वैध कर दिया गया है।

■ नए मानक निर्देशों के खंड 2.6.20 "हस्ताक्षर" में एक महत्वपूर्ण प्रावधान शामिल है। यह प्रावधान उस स्थिति में हस्ताक्षर के निष्पादन पर लागू होता है जब प्रबंधक अनुपस्थित होता है और दस्तावेज़ पर उसके कर्तव्यों का पालन करने वाले व्यक्ति या उसके डिप्टी द्वारा हस्ताक्षर किए जाते हैं (जाहिर है, हम उन स्थितियों के बारे में बात कर रहे हैं जहां डिप्टी को इसके बजाय कुछ दस्तावेजों पर हस्ताक्षर करने का अधिकार है) प्रबंधक की अस्थायी अनुपस्थिति के दौरान)। यह प्रावधान निम्नानुसार तैयार किया गया है: “यदि वह अधिकारी जिसके हस्ताक्षर मसौदा दस्तावेज़ पर तैयार किए गए हैं, अनुपस्थित है, तो दस्तावेज़ पर उसके कर्तव्यों का पालन करने वाले व्यक्ति या उसके डिप्टी द्वारा हस्ताक्षर किए जाते हैं। इस मामले में, दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करने वाले व्यक्ति की वास्तविक स्थिति और उसका अंतिम नाम इंगित किया जाना चाहिए (सुधार हाथ से या टाइप करके किया जा सकता है, उदाहरण के लिए: "अभिनय", "डिप्टी")। दस्तावेज़ों पर "के लिए" या नौकरी के शीर्षक से पहले स्लैश के साथ हस्ताक्षर करने की अनुमति नहीं है। इसमें यह भी जोड़ा जाना चाहिए कि अधिकारी के हस्ताक्षर की डिकोडिंग भी सुधार के अधीन है, क्योंकि प्रबंधक का उपनाम तैयार दस्तावेज़ पर दर्शाया गया है, क्योंकि हस्ताक्षर और उपनाम की डिकोडिंग एक दूसरे के अनुरूप होनी चाहिए। व्यवहार में, यह नियम लंबे समय से स्थापित है: प्रबंधक के उपनाम की प्रतिलेख के तहत, दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करने वाला व्यक्ति हाथ से अपने प्रारंभिक और उपनाम लिखता है। यह कार्य एक विशेष मोहर से भी किया जा सकता है। कई संगठन सभी उप प्रबंधकों के लिए ऐसे टिकट बनाते हैं जिन्हें अनुपस्थित प्रबंधक के लिए दस्तावेजों पर हस्ताक्षर करने का अधिकार है।

■ नए मॉडल निर्देशों का एक और प्रावधान मुहर के साथ दस्तावेजों के प्रमाणीकरण के संबंध में ध्यान दिया जाना चाहिए। हम आपको याद दिला दें कि GOST R 6.30-2003 में इस बात पर कोई निर्देश नहीं है कि स्टाम्प कहाँ लगाया गया है। यह प्रश्न आमतौर पर कार्यालय कर्मचारियों के बीच उठता है, क्योंकि पहले दस्तावेजों की तैयारी के लिए मानकों में एक प्रावधान था: मुहर छाप में दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करने वाले व्यक्ति का कार्य शीर्षक शामिल होना चाहिए। एक निश्चित अर्थ में, मानक की "असंगतता" की भरपाई GOST R 6.30-2003 के कार्यान्वयन के लिए पद्धति संबंधी सिफारिशों द्वारा की गई थी, जिसमें कहा गया था: "हस्ताक्षर के संबंध में आधिकारिक मुहर का स्थान वर्तमान कानूनी कृत्यों में स्थापित नहीं है . मुहर छाप लगाने की अनुशंसा की जाती है ताकि हस्ताक्षर और मुहर छाप पर सभी जानकारी स्पष्ट रूप से दिखाई दे। हस्ताक्षर को प्रभावित किए बिना, प्रिंट को खाली स्थान पर रखना संभव है। दस्तावेज़ पर मुहर का स्थान बहुत महत्वपूर्ण है, क्योंकि मुहर दस्तावेज़ को अतिरिक्त रूप से प्रमाणित करने (हस्ताक्षर के साथ) का एक तरीका है। दरअसल, मुहर छाप, सबसे पहले, आसानी से पढ़ने योग्य होनी चाहिए, और दूसरी बात, इसमें अधिकारी के हस्ताक्षर शामिल नहीं होने चाहिए।

नए मानक निर्देशों के खंड 2.6.22 में कहा गया है: "मुहर छाप में दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करने वाले व्यक्ति के नौकरी शीर्षक का अंत शामिल होना चाहिए," यानी, मॉडल निर्देश वास्तव में 1997 से पहले मौजूद मानदंड पर वापस आ गए हैं। साथ ही, मैं चाहूंगा कि निर्देशों के पाठ में एक स्पष्टीकरण शामिल हो: "मुहर छाप में दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करने वाले व्यक्ति के कार्य शीर्षक का अंत शामिल होना चाहिए, लेकिन अधिकारी के हस्ताक्षर शामिल नहीं होने चाहिए।" दुर्भाग्य से, नए मानक निर्देशों में ऐसा कोई स्पष्टीकरण नहीं है।

सम्बंधित जानकारी.

एनपीएफ के आदेश का परिशिष्ट "_____________" "__"___________ ____

निर्देश

(ठेठ)

एनपीएफ पर कार्यालय कार्य के लिए "______________________"

1. सामान्य प्रावधान

1.1. यह निर्देश एनपीएफ "________________" (बाद में फंड के रूप में संदर्भित) में कार्यालय के काम के लिए समान नियम स्थापित करता है और इसका उद्देश्य एनपीएफ तंत्र में काम को तर्कसंगत बनाना और सुधारना है।

1.2. फंड के दस्तावेज़ इसकी संपत्ति हैं, उनके साथ काम करने के मुद्दे इस निर्देश और गैर-राज्य पेंशन फंड के चार्टर "_____________________" द्वारा विनियमित होते हैं।

1.3. प्रबंधन के लिए दस्तावेज़ीकरण समर्थन, एक एकीकृत रिकॉर्ड रखने की प्रणाली के साथ फंड के संरचनात्मक प्रभागों में अनुपालन पर नियंत्रण, दस्तावेज़ों के साथ काम का पद्धतिगत मार्गदर्शन और रिकॉर्ड रखने की मूल बातें में कर्मचारियों के प्रशिक्षण को फंड के संरचनात्मक प्रभागों के प्रमुखों को सौंपा गया है। .

1.4. फाउंडेशन के संरचनात्मक प्रभागों में कार्यालय के काम को व्यवस्थित करने, दस्तावेजों के साथ काम करने के लिए स्थापित नियमों और प्रक्रियाओं के अनुपालन की जिम्मेदारी उनके प्रबंधकों की है।

1.5. संरचनात्मक इकाई का प्रमुख कार्यालय के काम के लिए जिम्मेदार व्यक्ति को निर्धारित करता है, जो यह सुनिश्चित करता है कि दस्तावेजों को स्थापित समय सीमा के भीतर दर्ज और संसाधित किया जाता है, और कर्मचारियों को कार्यालय के काम पर नियामक और पद्धति संबंधी दस्तावेजों से परिचित कराता है।

1.6. फाउंडेशन के संरचनात्मक प्रभागों के कर्मचारी कार्यालय प्रबंधन निर्देशों की आवश्यकताओं को पूरा करने और उनके पास मौजूद आधिकारिक दस्तावेजों की सुरक्षा के लिए व्यक्तिगत जिम्मेदारी वहन करते हैं। उनके नुकसान की सूचना तुरंत यूनिट के प्रमुख को दी जाती है और फाउंडेशन के प्रमुख को रिपोर्ट की जाती है।

1.7. फंड के प्रबंधन की अनुमति से तीसरे पक्ष के संगठनों के कर्मचारियों को दस्तावेजों और उनकी प्रतियों के हस्तांतरण की अनुमति है।

1.8. जब कोई कर्मचारी छुट्टी पर जाता है, व्यावसायिक यात्रा पर जाता है, निकाल दिया जाता है या चला जाता है, तो उसके पास मौजूद दस्तावेज़, संरचनात्मक इकाई के प्रमुख के निर्देश पर, किसी अन्य कर्मचारी को स्थानांतरित कर दिए जाते हैं।

1.9. फाउंडेशन के कर्मचारियों के अधिकार, कर्तव्य और जिम्मेदारियाँ

नौकरी विवरण द्वारा निर्धारित और अनुबंधों में निर्दिष्ट।

2. पंजीकरण के लिए बुनियादी आवश्यकताएँ

आधिकारिक दस्तावेज़

2.1. वर्तमान कानून और क्षमता के अनुसार, निम्नलिखित आधिकारिक दस्तावेज़ फंड में बनाए जाते हैं:

आदेश (निर्देश);

निर्देश;

समझौते (अनुबंध);

प्रोटोकॉल;

पत्र और फैक्स;

और दूसरे।

2.2. फंड के संरचनात्मक प्रभागों द्वारा तैयार किए गए दस्तावेज़ सामग्री में अत्यंत संक्षिप्त और स्पष्ट होने चाहिए, व्यापक रूप से प्रमाणित, संपादित और, यदि आवश्यक हो, अन्य संरचनात्मक प्रभागों और एक वकील के साथ सहमत होने चाहिए।

दस्तावेज़ों की तैयारी की गुणवत्ता और उनमें मौजूद जानकारी की विश्वसनीयता की ज़िम्मेदारी उन व्यक्तियों की है जिन्होंने दस्तावेज़ तैयार किए, समर्थन किया और हस्ताक्षर किए।

2.3. संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेजों के रूप।

फंड में सभी प्रकार के संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेज़ मानक प्रपत्रों पर मुद्रित होते हैं:

आर्डर फार्म;

आर्डर फार्म;

फाउंडेशन का सामान्य रूप.

प्रत्येक प्रकार के दस्तावेज़ में विवरणों की कड़ाई से परिभाषित संरचना और उनकी व्यवस्था और निष्पादन का क्रम होना चाहिए।

2.4. कागजातों की तारीख।

दस्तावेज़ की तारीख उसके हस्ताक्षर की तारीख है; एक कॉलेजियम निकाय द्वारा अपनाए गए दस्तावेज़ के लिए - इसके गोद लेने की तारीख; अनुमोदित दस्तावेज़ के लिए - अनुमोदन की तिथि। दस्तावेज़ पर आधिकारिक हस्ताक्षर या अनुमोदन द्वारा दस्तावेज़ की तिथि अंकित की जाती है।

कई संगठनों के साथ संयुक्त रूप से तैयार किए गए दस्तावेजों के लिए, दस्तावेज़ की तारीख वह तारीख है जिस पर अंतिम संगठन (अनुबंध, अधिनियम, रिपोर्ट, आदि) द्वारा हस्ताक्षर किए गए थे।

2.5. दस्तावेज़ अनुमोदन.

यदि किसी दस्तावेज़ की व्यवहार्यता, उसकी वैधता और वर्तमान कानून और कानूनी कृत्यों के अनुपालन का आकलन करना आवश्यक है, तो दस्तावेज़ को मंजूरी दे दी जाती है।

समन्वय निधि के भीतर और बाहर दोनों जगह किया जा सकता है।

किसी अधिकारी द्वारा मसौदा दस्तावेज़ के समर्थन द्वारा आंतरिक अनुमोदन को औपचारिक रूप दिया जाता है। वीज़ा में एक व्यक्तिगत हस्ताक्षर, उसकी प्रतिलेख और वीज़ा की तारीख शामिल होती है।

मसौदा दस्तावेज़ में टिप्पणियाँ और परिवर्धन एक अलग शीट पर बताए गए हैं, जिसके बारे में अनुमोदन के दौरान निम्नलिखित चिह्न लगाया गया है: "टिप्पणी संलग्न है।"

वीज़ा को दस्तावेज़ की अंतिम शीट के बाईं ओर हस्ताक्षर के नीचे, फंड में शेष दस्तावेजों की प्रतियों पर चिपका दिया जाता है। ड्राफ्ट आदेश और आदेश दस्तावेज़ की अंतिम शीट के पीछे की ओर पहली प्रति में पृष्ठांकित किए जाते हैं।

तीसरे पक्ष के संगठनों के साथ बाहरी समन्वय तब किया जाता है जब वे किसी दस्तावेज़ के प्रकाशन के परिणामस्वरूप उत्पन्न होने वाले कानूनी संबंधों में एक अनिवार्य पार्टी के रूप में कार्य करते हैं, या जब दस्तावेज़ की सामग्री उनके हितों को प्रभावित करती है।

2.6. दस्तावेज़ अनुमोदन.

किसी दस्तावेज़ को प्रभावी बनाने का एक विशेष तरीका उसकी स्वीकृति है। दस्तावेजों को फाउंडेशन के प्रमुख या फाउंडेशन के उच्च अधिकारियों द्वारा अनुमोदित किया जाता है, जिनकी क्षमता में चार्टर के अनुसार अनुमोदित दस्तावेजों में निर्धारित मुद्दों को हल करना शामिल है।

किसी दस्तावेज़ का अनुमोदन अनुमोदन टिकट लगाकर या प्रशासनिक दस्तावेज़ जारी करके किया जाता है (ऐसे मामलों में जहां अतिरिक्त निर्देशों और स्पष्टीकरण की आवश्यकता होती है)।

2.7. दस्तावेज़ का पाठ संक्षिप्त, सटीक होना चाहिए और विभिन्न व्याख्याओं के अधीन नहीं होना चाहिए। एक नियम के रूप में, एक मुद्दे पर एक दस्तावेज़ तैयार करने की सिफारिश की जाती है, जो उनके विचार, निष्पादन को गति देता है और मामलों के सही गठन में योगदान देता है।

प्रशासनिक दस्तावेज़ों और पत्रों के पाठ दो भागों से मिलकर बने होते हैं। पहला दस्तावेज़ तैयार करने के आधार या कारणों को इंगित करता है। दूसरा भाग निर्णय, आदेश, प्रस्ताव, राय, निष्कर्ष, अनुरोध निर्धारित करता है।

पत्रों को संगठन या उसकी संरचनात्मक इकाई की ओर से संबोधित किया जाना चाहिए।

2.8. आवेदन पत्र की उपस्थिति अंकित करना।

दस्तावेज़ अनुलग्नक तीन प्रकार के हो सकते हैं:

प्रासंगिक प्रशासनिक दस्तावेजों द्वारा अनुमोदित या लागू किया गया आवेदन;

मुख्य दस्तावेज़ की सामग्री को समझाने या पूरक करने वाला एक परिशिष्ट;

आवेदन, जो एक स्वतंत्र दस्तावेज़ है, एक कवरिंग लेटर के साथ भेजा जाता है।

आवेदन में दस्तावेज़ के लिए आवश्यक सभी विवरण होने चाहिए।

यदि पाठ में अनुलग्नकों का नाम नहीं है, तो उनके नाम, प्रत्येक की शीट और प्रतियों की संख्या सूचीबद्ध करना आवश्यक है।

यदि प्रशासनिक दस्तावेज़ में कई अनुलग्नक हैं, तो उन पर क्रम संख्याएँ डाली जाती हैं: परिशिष्ट 1, परिशिष्ट 2, आदि।

2.9. दस्तावेज़ों पर हस्ताक्षर करना.

फाउंडेशन द्वारा उच्च अधिकारियों को भेजे गए दस्तावेजों पर फाउंडेशन के प्रमुख या उसके कर्तव्यों का पालन करने वाले व्यक्ति द्वारा हस्ताक्षर किए जाते हैं।

2.10. संकल्प।

संकल्प दस्तावेजों के निष्पादन के लिए निर्देश प्रदान करता है। यदि संकल्प में कई निष्पादक हैं, तो जिम्मेदार निष्पादक को इंगित किया जाता है (एक नियम के रूप में, इस निष्पादक को पहले दर्शाया जाता है)।

2.11. मुहर।

जिन दस्तावेज़ों को उनकी प्रामाणिकता के विशेष प्रमाणीकरण की आवश्यकता होती है, उन पर मुहर लगाई जाती है (धन और भौतिक संपत्ति खर्च करने का तथ्य, साथ ही राज्य कानूनी कृत्यों द्वारा प्रदान किए गए)।

2.12. दस्तावेज़ के निष्पादन और उसे फ़ाइल में भेजने पर एक नोट।

यदि प्रतिक्रिया पत्र की एक प्रति दस्तावेज़ के साथ संलग्न नहीं है, तो निष्पादक एक शिलालेख बनाता है जो दर्शाता है कि दस्तावेज़ कब और कैसे निष्पादित किया गया था।

जिन दस्तावेज़ों के निष्पादन पर कोई निशान नहीं होता, उन्हें फाइलों में दाखिल नहीं किया जाता है।

3. दस्तावेजों की तैयारी और निष्पादन के लिए नियम

3.1. फंड के प्रमुख को हस्ताक्षर के लिए प्रस्तुत किए गए ड्राफ्ट दस्तावेजों में निष्पादक, इच्छुक संरचनात्मक प्रभागों के प्रमुखों और एक वकील का वीजा होना चाहिए।

आधिकारिक दस्तावेजों की शब्दावली सटीक, कानूनी रूप से त्रुटिहीन होनी चाहिए और दोहरी व्याख्या के अधीन नहीं होनी चाहिए।

3.2. आदेश.

आदेश कुछ समस्याओं के समाधान के लिए जारी किया गया एक मानक दस्तावेज़ है।

आदेश फंड के लेटरहेड पर जारी किए जाते हैं और उनमें नाम, तारीख और संख्या होनी चाहिए।

मुख्य गतिविधियों के आदेशों को क्रमांकित किया जाता है और कर्मियों के आदेशों से अलग रखा जाता है।

आदेशों पर फंड के प्रमुख या उसके कर्तव्यों का पालन करने वाले व्यक्ति द्वारा हस्ताक्षर किए जाते हैं।

3.3. प्रोटोकॉल.

मुद्दों पर चर्चा की प्रगति और लिए गए निर्णयों को दर्ज करने वाले दस्तावेज़।

प्रोटोकॉल के पाठ में दो भाग होते हैं: परिचयात्मक और मुख्य।

कार्यवृत्त पर अध्यक्ष और सचिव द्वारा हस्ताक्षर किए जाते हैं।

एक अधिनियम कई व्यक्तियों द्वारा तैयार किया गया एक दस्तावेज है और तथ्यों और घटनाओं की पुष्टि करता है (एक अनुबंध के तहत काम की स्वीकृति का एक अधिनियम, सामग्री को लिखने का एक अधिनियम, दस्तावेजों की स्वीकृति और हस्तांतरण का एक अधिनियम, आदि)।

फाउंडेशन के सामान्य स्वरूप पर अधिनियम तैयार किए जाते हैं। यदि अधिनियम एक बाहरी दस्तावेज़ है, तो इसमें फाउंडेशन का कानूनी पता अवश्य होना चाहिए।

अधिनियम पर आयोग के अध्यक्ष और सदस्यों द्वारा हस्ताक्षर किए गए हैं।

3.5. समझौता।

कानूनी संस्थाओं (व्यक्तियों) के बीच संबंधों में मुख्य कानूनी दस्तावेज। लेन-देन की प्रकृति, वितरण की स्थिति, वितरण समय, परिवहन, मूल्य, गुणवत्ता, भुगतान, गारंटी, पार्टियों के अधिकार और दायित्व - यह सब अनुबंध में परिलक्षित होता है।

समझौते के घटक हैं:

दस्तावेज़ के प्रकार और शीर्षक का नाम (खरीद और बिक्री समझौता);

दिनांक, संकलन का स्थान, संख्या;

पार्टियों के नाम;

समझौते का विषय;

वितरण, परिवहन, परिवहन, भंडारण, आदि की शर्तें और शर्तें;

भुगतान के नियम और शर्तें;

पूर्ण कार्य की डिलीवरी और स्वीकृति की प्रक्रिया;

पार्टियों की जिम्मेदारी (स्वीकृत दायित्वों को पूरा करने में विफलता के लिए प्रतिबंध सहित);

गारंटी, बीमा और अप्रत्याशित घटना;

स्वामित्व का हस्तांतरण;

विवाद समाधान प्रक्रिया;

पार्टियों के कानूनी पते (डाक पते, बैंक विवरण, टेलीफोन नंबर, फैक्स);

अधिकारियों के हस्ताक्षर;

3.6. पत्र, फैक्स.

व्यावसायिक पत्राचार बाहरी संगठनों के साथ संचार का एक अभिन्न साधन है।

पत्र का पाठ संक्षिप्त, सुसंगत, ठोस और सही होना चाहिए।

3.7. कार्य विवरणियां।

नौकरी विवरण एक नियामक दस्तावेज है जो एक फंड कर्मचारी के कार्यों, अधिकारों और जिम्मेदारियों को परिभाषित करता है।

नौकरी विवरण के आधार पर, फंड के एक कर्मचारी के साथ एक रोजगार अनुबंध विकसित किया जाता है।

नौकरी विवरण में निम्नलिखित अनुभाग शामिल हैं:

सामान्य प्रावधान;

कार्य;

नौकरी की जिम्मेदारियाँ;

ज़िम्मेदारी।

3.8. कार्मिक दस्तावेज़.

कर्मचारियों के साथ फंड के श्रम संबंध रूसी संघ के श्रम संहिता (एलसी) द्वारा विनियमित होते हैं। श्रम संहिता के लेखों के आधार पर, फंड को कर्मचारियों के प्रवेश, बर्खास्तगी और स्थानांतरण की प्रक्रिया के लिए एक समान प्रक्रिया स्थापित करनी चाहिए। दस्तावेज़ों का वह सेट जो कर्मचारियों की कार्य गतिविधियों के चरणों को रिकॉर्ड करता है, कार्मिक दस्तावेज़ीकरण कहलाता है। ऐसे दस्तावेज़ों में शामिल हैं:

श्रम अनुबंध;

कर्मियों के लिए आदेश;

कार्य अभिलेख;

व्यक्तिगत कार्ड फॉर्म टी-2;

व्यक्तिगत मामले;

मजदूरी के लिए व्यक्तिगत खाते.

4. दस्तावेज़ प्रवाह का संगठन

4.1. कोष द्वारा प्राप्त पत्राचार को प्राप्त करने, संसाधित करने और पारित करने की प्रक्रिया।

फंड द्वारा प्राप्त सभी पत्राचार को आने वाले दस्तावेज़ लॉग में दर्ज किया जाता है।

फाउंडेशन के प्रबंधन द्वारा विचार करने के बाद, संकल्प वाले दस्तावेज़ हस्ताक्षर के विरुद्ध सचिवालय के माध्यम से निष्पादकों को भेजे जाते हैं। किसी अन्य निष्पादक को स्थानांतरण सचिवालय के माध्यम से संसाधित किया जाता है।

4.2. आउटगोइंग पत्राचार को संसाधित करने और भेजने की प्रक्रिया।

फाउंडेशन के प्रबंधन द्वारा हस्ताक्षरित और भेजने के इरादे वाले दस्तावेजों को सचिवालय में स्थानांतरित कर दिया जाता है, जहां उन्हें आउटगोइंग दस्तावेजों के जर्नल में पंजीकृत किया जाता है, भेजने के लिए तैयार किया जाता है और भेजा जाता है।

वीज़ा के साथ भेजे गए पत्राचार की प्रतियां फाउंडेशन की फाइलों में दर्ज की जाती हैं।

5. दस्तावेजों के निष्पादन के नियंत्रण की प्रक्रिया

5.1. फंड के प्रबंधन द्वारा अधिकृत सभी प्रकार के दस्तावेजों का निष्पादन नियंत्रण के अधीन है।

5.2. दस्तावेज़ों के निष्पादन की समय सीमा दस्तावेज़ के पाठ में या प्रबंधक के संकल्प में इंगित की गई है। यदि समय सीमा निर्दिष्ट नहीं है, तो दस्तावेज़ को एक महीने से अधिक के भीतर निष्पादित नहीं किया जाना चाहिए।

5.3. निष्पादन नियंत्रण का संगठन.

निष्पादन नियंत्रण पंजीकरण डेटा पर आधारित है: आउटगोइंग और इनकमिंग पत्राचार की पत्रिकाओं में प्रविष्टियाँ।

दस्तावेज़ को निष्पादित माना जाता है और निर्देश पूरा होने के बाद नियंत्रण से हटा दिया जाता है। दस्तावेज़ पर निष्पादन, निष्पादन की पुष्टि करने वाले व्यक्ति के हस्ताक्षर और तारीख अंकित है।

6. ठेकेदारों का दस्तावेज़ों के साथ काम करना

6.1. फंड के संरचनात्मक प्रभागों के प्रमुख दस्तावेजों की त्वरित समीक्षा सुनिश्चित करते हैं, उन्हें निष्पादकों के ध्यान में लाते हैं, और मुद्दों के सार पर दस्तावेजों के निष्पादन की गुणवत्ता पर नियंत्रण रखते हैं।

6.2. दस्तावेज़ तैयार करने में उपयोग की गई जानकारी की पूर्णता और सटीकता के लिए जिम्मेदार निष्पादक व्यक्तिगत जिम्मेदारी वहन करता है।

6.3. दस्तावेजों की तैयारी, निष्पादन, प्रस्तुति और निष्पादन की समय सीमा पर वर्तमान नियमों का उपयोग न करने के लिए, ठेकेदार प्रदर्शन अनुशासन की आवश्यकताओं के अनुपालन के लिए जिम्मेदार है।

7. मामलों के नामकरण और मामलों के गठन का संकलन

7.1. मामलों की सूची तैयार करना.

मामलों का नामकरण निधि में खोले गए मामलों के नामों की एक व्यवस्थित सूची है, जो निर्धारित तरीके से तैयार की गई उनकी भंडारण अवधि को दर्शाती है। निष्पादित दस्तावेज़ों को फ़ाइलों में समूहीकृत करने, फ़ाइलों को व्यवस्थित करने और रिकॉर्ड करने, फ़ाइलों को अनुक्रमित करने और उनकी भंडारण अवधि निर्धारित करने के लिए डिज़ाइन किया गया है।

मामलों का नामकरण फाउंडेशन के प्रबंधन द्वारा अनुमोदित किया जाता है।

मामलों की सूची संकलित करते समय, किसी को फाउंडेशन के चार्टर, इसके संरचनात्मक प्रभागों पर नियम, स्टाफिंग शेड्यूल, कार्य योजनाएं और रिपोर्ट, और उनके अवधारण अवधि को इंगित करने वाले दस्तावेजों की सूची द्वारा निर्देशित किया जाना चाहिए।

7.2. मामलों का गठन.

मामलों के नामकरण के अनुसार निष्पादित दस्तावेजों को मामलों में समूहीकृत करना।

मामले बनाते समय निम्नलिखित नियमों का पालन किया जाना चाहिए:

नामकरण के अनुसार मामलों के शीर्षकों के अनुसार केवल निष्पादित, सही ढंग से निष्पादित दस्तावेजों को मामले में रखें;

एक मुद्दे के समाधान से संबंधित सभी दस्तावेज़ एक साथ रखें;

हस्तांतरणीय मामलों को छोड़कर, एक ही कैलेंडर वर्ष के दस्तावेज़ों को एक मामले में समूहित करें;

स्थायी भंडारण और अस्थायी भंडारण के लिए दस्तावेज़ों को फ़ाइलों में अलग-अलग समूहित करें। जिन दस्तावेज़ों को लौटाया जाना चाहिए, अतिरिक्त प्रतियां, या ड्राफ्ट फ़ाइल में शामिल नहीं किए जाने चाहिए।

7.3. दस्तावेज़ों और फ़ाइलों का शीघ्र भंडारण।

स्थापना के क्षण से लेकर फाउंडेशन के अभिलेखागार में स्थानांतरण तक, फ़ाइलें उनके गठन के स्थान पर संग्रहीत की जाती हैं।

अन्य विभागों या तीसरे पक्ष के संगठनों को मामले जारी करना प्रबंधन की अनुमति से किया जाता है। जारी किए गए मामले के लिए एक कार्ड बनाया जाता है - मामले का एक विकल्प। अधिनियमों के अनुसार तीसरे पक्ष के संगठनों को मामले जारी किए जाते हैं।

स्थायी भंडारण फ़ाइलों से दस्तावेज़ों को हटाने की अनुमति असाधारण मामलों में दी जाती है और प्रबंधक की अनुमति से दस्तावेज़ की प्रमाणित प्रति और मूल जारी करने के कारणों का विवरण फ़ाइल में छोड़ना अनिवार्य है।

8. मामलों की तैयारी और हस्तांतरण की प्रक्रिया

पुरालेख भंडारण के लिए

8.1. दस्तावेजों के मूल्य की जांच.

राज्य भंडारण के लिए दस्तावेजों का चयन करने और भंडारण अवधि स्थापित करने के लिए उनके मूल्य का निर्धारण करना।

दस्तावेजों के मूल्य की जांच को व्यवस्थित और संचालित करने के लिए, फाउंडेशन एक स्थायी विशेषज्ञ आयोग बनाता है।

स्थायी भंडारण के लिए दस्तावेजों का चयन दस्तावेजों की सूची के आधार पर किया जाता है, जो फाइलों की शीट-दर-शीट समीक्षा के माध्यम से उनके भंडारण की अवधि और फंड की फाइलों के नामकरण को दर्शाता है।

दस्तावेजों के मूल्य की जांच के परिणामों के आधार पर, स्थायी, अस्थायी भंडारण और कार्मिक रिकॉर्ड की सूची तैयार की जाती है, साथ ही विनाश के लिए मामलों के आवंटन पर कार्य किया जाता है।

8.2. केस सूची तैयार करना।

इन आवश्यकताओं के अनुसार तैयार किए गए स्थायी, अस्थायी भंडारण और मूल्यों की परीक्षा उत्तीर्ण करने वाले कर्मियों के पूर्ण मामलों के लिए सालाना सूची संकलित की जाती है।

मामलों की सूची संकलित करते समय, निम्नलिखित आवश्यकताओं को पूरा किया जाता है:

मामलों के नामकरण के आधार पर स्वीकृत व्यवस्थितकरण योजना के अनुसार मामलों के शीर्षकों को सूची में दर्ज किया जाता है;

इन्वेंट्री कॉलम केस के कवर पर शामिल जानकारी के अनुसार सख्ती से भरे जाते हैं।

मामलों की सूची तीन प्रतियों में स्थापित प्रपत्र के अनुसार संकलित की जाती है।

8.3. भंडारण के लिए मामलों का स्थानांतरण.

फाउंडेशन की गतिविधियों में उत्पन्न दस्तावेज़ जिनका ऐतिहासिक, सामाजिक, आर्थिक महत्व है, उत्पत्ति के समय, भंडारण की जगह, प्रौद्योगिकी और जानकारी सुरक्षित करने की विधि की परवाह किए बिना, राज्य भंडारण में स्थानांतरण के अधीन हैं।

मामलों का स्थानांतरण सूची के अनुसार किया जाता है।

9. प्रपत्रों, मुहरों और टिकटों का लेखांकन और भंडारण

9.1. फाउंडेशन की मुहरें और टिकटें, निर्देशों के प्रपत्र, आदेश, यात्रा प्रमाण पत्र, साथ ही कार्य पुस्तकें अनिवार्य पंजीकरण के अधीन हैं।

9.2. मुहरों, टिकटों और प्रपत्रों की रिकॉर्डिंग और भंडारण के लिए व्यक्तिगत रूप से जिम्मेदार व्यक्तियों को निधि के आदेश द्वारा नियुक्त किया जाता है।

9.3. मुहरें और मोहरें एक पत्रिका में रखी जाती हैं। उनके भंडारण और उपयोग के लिए जिम्मेदार व्यक्तियों को मुहर, टिकट और प्रपत्र जारी करना उचित पत्रिकाओं में हस्ताक्षर के विरुद्ध किया जाता है।

9.4. लेखांकन पत्रिकाओं को मामलों के नामकरण में शामिल किया जाता है, उनकी शीटों को क्रमांकित, सिला और सील किया जाता है।

10.आवेदन

उचित प्रपत्रों पर फाउंडेशन द्वारा उपयोग किए गए दस्तावेज़ों को भरने के नमूने संलग्न हैं।