कार्मिक रिकॉर्ड से नमूना उद्धरण। कार्मिक दस्तावेज़

दस्तावेज़ों के एकीकृत रूप परिचित और उपयोग में आसान हैं, इसलिए, इस तथ्य के बावजूद कि उनमें से अधिकांश 2013 से वैकल्पिक हैं, उनका अभी भी उपयोग किया जाता है। हम इस लेख में दस्तावेजों के एकीकृत रूपों के बारे में बात करेंगे।

प्राथमिक लेखांकन दस्तावेज़ों के एकीकृत रूप - इसका क्या अर्थ है?

कई वर्षों तक, 2013 तक, केवल विशेष रूप से अनुमोदित प्रपत्रों के अनुसार संकलित दस्तावेजों का उपयोग लेखांकन और कर लेखांकन उद्देश्यों के लिए प्राथमिक दस्तावेजों के रूप में किया जा सकता था। इन रूपों को एकीकृत कहा जाता है। केवल उन्हीं दस्तावेजों को निःशुल्क रूप में तैयार करने की अनुमति थी जिनके लिए कोई एकीकृत प्रपत्र नहीं था।

6 दिसंबर, 2011 संख्या 402-एफजेड के कानून "ऑन अकाउंटिंग" के लागू होने के साथ, आर्थिक संस्थाओं को उनके लिए कुछ आवश्यकताओं के अनुपालन के अधीन स्वतंत्र रूप से दस्तावेज़ प्रपत्र विकसित करने का अधिकार प्राप्त हुआ।

इसके बाद, प्राथमिक दस्तावेजों के अधिकांश एकीकृत रूपों की सिफारिश की गई, लेकिन कुछ अनिवार्य बने रहे। हम उनके बारे में आगे बात करेंगे.

प्राथमिक लेखांकन दस्तावेज़ीकरण के कौन से एकीकृत रूप अनिवार्य हैं?

अन्य संघीय कानूनों के अनुसार और उनके आधार पर अधिकृत निकायों द्वारा स्थापित प्राथमिक दस्तावेज़ीकरण के फॉर्म अनिवार्य बने रहेंगे (रूस के वित्त मंत्रालय का दिनांक 6 मार्च, 2013 का पत्र संख्या 03-03-06/1/6700 देखें) . उदाहरण के लिए यह:

• रूसी संघ की राज्य सांख्यिकी समिति के 18 अगस्त 1998 नंबर 88 के डिक्री द्वारा अनुमोदित एकीकृत रूपों के एल्बम से नकद दस्तावेज (रूस के वित्त मंत्रालय की जानकारी संख्या पीजेड-10/2012, मंत्रालय का पत्र) रूस के वित्त का दिनांक 28 फरवरी 2013 संख्या 03-03-06/1/5971)।

• सड़क मार्ग से माल के परिवहन के नियमों के परिशिष्ट 4 से फॉर्म में कंसाइनमेंट नोट, रूसी संघ की सरकार के दिनांक 04/15/2011 संख्या 272 ​​के डिक्री द्वारा अनुमोदित (यह वित्त मंत्रालय के पत्रों से निम्नानुसार है) रूस की दिनांक 09/06/2016 संख्या 03-03-06/1/52112, दिनांक 07/20/2015 संख्या 03-03-06/1/41407, रूसी संघ की संघीय कर सेवा दिनांक 17 मई 2016 क्रमांक AS-4-15/8657@)..

इस प्रकार, एकीकृत प्रपत्रों का अनिवार्य उपयोग न केवल नकद दस्तावेजों पर, बल्कि वेस्बिल पर भी लागू होता है।

आप लेख में बिल ऑफ लैडिंग फॉर्म डाउनलोड कर सकते हैं "परिवहन व्यय की पुष्टि - किन दस्तावेजों के साथ?"या सामग्री में "परिवहन लागत की पुष्टि केवल एक दस्तावेज़ द्वारा की जाती है".

"प्राथमिक लेखांकन दस्तावेज़ीकरण के एकीकृत रूपों का एल्बम" का क्या अर्थ है (उदाहरण)

एकीकृत प्रपत्रों के एक एल्बम को आमतौर पर दस्तावेज़ प्रपत्रों का तथाकथित विषयगत चयन कहा जाता है। तो, लेखांकन एल्बम हैं:

• कार्मिक, काम के घंटे और वेतन के लिए कार्मिकों के साथ समझौता;
• नकद लेनदेन;
• व्यापारिक परिचालन;
• अचल संपत्ति और अमूर्त संपत्ति;
• सामग्री;
• भंडारण क्षेत्रों में उत्पाद, इन्वेंट्री आइटम;
• इन्वेंट्री परिणाम;
• पूंजीगत निर्माण और मरम्मत और निर्माण कार्य आदि में काम करता है।

कार्मिक दस्तावेजों के एकीकृत रूप (टाइमशीट, स्टेटमेंट आदि)

कार्मिक दस्तावेजों के एकीकृत रूपों को रूसी संघ की राज्य सांख्यिकी समिति के 5 जनवरी, 2004 नंबर 1 के डिक्री द्वारा अनुमोदित किया गया था। परंपरागत रूप से, उन्हें 2 समूहों में विभाजित किया जा सकता है:

1. कार्मिक रिकॉर्ड से सीधे संबंधित दस्तावेज़ - नियुक्ति से लेकर बर्खास्तगी तक:

• नियुक्ति पर आदेश (निर्देश);

• कर्मचारी व्यक्तिगत कार्ड;

• स्टाफिंग अनुसूची;

• कर्मचारी को छुट्टी देने पर आदेश (निर्देश);

• अवकाश कार्यक्रम;

• बर्खास्तगी आदेश, आदि

• वेतन पर्चियाँ: पेरोल, निपटान और पेरोल;

एक अधिनियम कुछ तथ्यों या घटनाओं की पुष्टि करने वाला एक दस्तावेज़ है। कर्मचारी के खिलाफ निम्नलिखित अधिनियम तैयार किए जा सकते हैं: श्रम कर्तव्यों के उल्लंघन के लिए स्पष्टीकरण देने से इनकार करना, आदेशों से खुद को परिचित करने से इनकार करना, सूचनाओं से खुद को परिचित करने से इनकार करना, नशे के तथ्य को स्थापित करना और अन्य कृत्य।

जर्नल कार्मिक दस्तावेज़ हैं जो संगठन में प्रकाशित दस्तावेज़ों के बारे में सभी विवरण और जानकारी दर्शाते हैं (उदाहरण के लिए, एक अधिसूचना लॉग, एक सबमिशन लॉग और अन्य लॉग)।

आवेदन, आदेश और अधिसूचनाएँ

एक बयान एक कर्मचारी की नियोक्ता या संगठन से की गई अपील है। आमतौर पर, बयानों में कर्मचारी की ओर से कुछ कार्रवाई करने का अनुरोध या प्रस्ताव होता है। एक कर्मचारी निम्नलिखित आवेदन पत्र तैयार कर सकता है: काम पर रखने के बारे में, अपने अनुरोध पर बर्खास्तगी के बारे में, छुट्टी देने के बारे में।

सामान्य मानव संसाधन दस्तावेज़ों में आदेश शामिल हैं। आदेश किसी संगठन के प्रमुख द्वारा जारी किया गया एक कानूनी कार्य है। आदेशों को दो समूहों में विभाजित किया गया है: मुख्य गतिविधि द्वारा और कर्मियों द्वारा। मुख्य गतिविधियों के आदेशों में शामिल हैं: स्थानीय नियमों (विनियमों, अनुबंधों) को जारी करने और संशोधित करने, छुट्टियों के कार्यक्रम को मंजूरी देने, स्टाफिंग टेबल को मंजूरी देने और बदलने पर आदेश। कार्मिकों के आदेशों में कर्मचारियों के प्रवेश, स्थानांतरण, बर्खास्तगी, विभिन्न प्रकार की छुट्टियों के प्रावधान, व्यावसायिक यात्राओं पर भेजने और पदोन्नति पर आदेश शामिल हैं।

नोटिस एक नमूना कार्मिक दस्तावेज़ है जिसमें किसी चीज़ की सूचना होती है। एक नियम के रूप में, कार्मिक रिकॉर्ड प्रबंधन में, अधिसूचनाओं में रोजगार अनुबंध के पक्षों द्वारा निर्धारित शर्तों में बदलाव के बारे में जानकारी होती है (उदाहरण के लिए, रोजगार अनुबंध की समाप्ति की सूचना, किसी अन्य स्थान पर स्थानांतरण की सूचना, नौकरी में कटौती की सूचना, आदि) .).

मुख्य प्रकार के कार्मिक दस्तावेजों के रूप में अनुबंध

कार्मिक रिकॉर्ड प्रबंधन में, रोजगार अनुबंध और दायित्व समझौते जैसे दस्तावेजों का उपयोग किया जाता है।

कर्मचारी और नियोक्ता के बीच श्रम संबंध को परिभाषित करने वाला मुख्य दस्तावेज रोजगार अनुबंध है। कला के अनुसार. रूसी संघ के श्रम संहिता के 56, एक रोजगार अनुबंध एक नियोक्ता और एक कर्मचारी के बीच एक समझौता है, जिसके अनुसार नियोक्ता कर्मचारी को काम प्रदान करने, कानून और अन्य नियमों के अनुसार काम करने की स्थिति सुनिश्चित करने और भुगतान करने का वचन देता है। वेतन समय पर और पूरा मिले। कर्मचारी व्यक्तिगत रूप से एक निश्चित कार्य कार्य करने और आंतरिक श्रम नियमों का पालन करने का वचन देता है।

कार्मिक दस्तावेजों के अन्य रूप: सूची

कार्य विवरणियां। नौकरी विवरण एक स्थानीय अधिनियम है जो कार्य गतिविधियों को अंजाम देते समय संगठन की संरचना में कर्मचारी के स्थान, उसके कर्तव्यों, अधिकारों और जिम्मेदारियों को निर्धारित करने के लिए जारी किया जाता है।

अन्य कार्मिक दस्तावेज़। अतिरिक्त दस्तावेजों में एक अग्रिम रिपोर्ट, एक अवकाश कार्यक्रम (टी-7), एक ज्ञापन, एक नोट - गणना (फॉर्म टी-60 और टी-61), एक व्यक्तिगत कार्ड (फॉर्म टी-2), एक व्याख्यात्मक नोट, एक स्टाफिंग शामिल है। तालिका (फॉर्म टी-3) और अन्य दस्तावेज।

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कई कर्मचारियों वाले किसी भी उद्यम में, कई लेखांकन और रिपोर्टिंग जिम्मेदारियां मानव संसाधन विभाग पर आती हैं। सभी श्रम संबंधों की पूर्ण पारदर्शिता सुनिश्चित करने के लिए विभिन्न प्रकार के मानक दस्तावेज़ीकरण का उपयोग किया जाता है। इसके अलावा, गतिविधि के रूप और प्रकार की परवाह किए बिना, इन दस्तावेज़ों को कंपनी के विशेषज्ञों द्वारा विकसित और संग्रहीत किया जाना चाहिए।

यह मत समझिए कि यह सब सिर्फ नौकरशाही है। कार्मिक नीति के क्षेत्र में सभी प्रकार की सख्त रिपोर्टिंग कर्मचारियों को अपने सभी अधिकारों के अनुपालन की मांग करने और बचाव करने की अनुमति देती है, और प्रबंधन अपने अधीनस्थों को प्रबंधित करने की अनुमति देता है। यह सोचते समय कि क्या यह दस्तावेज अनिवार्य है या क्या इसके निष्पादन को माफ किया जा सकता है, यह याद रखना आवश्यक है कि श्रम सुरक्षा के लिए संघीय सेवा द्वारा निरीक्षण विभिन्न प्रकार के स्वामित्व वाले उद्यमों में नियमित रूप से किए जाते हैं। इसका मतलब यह है कि नीचे चर्चा किए गए सभी दस्तावेज़ों का उपयोग कार्मिक सेवाओं द्वारा किया जाना चाहिए।

कार्मिक दस्तावेज़ीकरण के प्रकार

प्रत्येक कंपनी और संगठन में किस प्रकार के दस्तावेज़ों का सक्रिय रूप से उपयोग किया जाता है? परंपरागत रूप से, उन्हें पाँच प्रकारों में विभाजित किया जा सकता है:

• कार्य गतिविधि की पुष्टि करने वाले दस्तावेज़
• प्रशासनिक दस्तावेज़
• आंतरिक आधिकारिक पत्राचार
• सूचना एवं निपटान दस्तावेज़
• लॉग बुक और पंजीकरण.

जैसा कि ऊपर बताया गया है, यह सभी दस्तावेज़ उद्यम के मानव संसाधन विभाग द्वारा रखे जाते हैं। आइए देखें कि इन समूहों में क्या शामिल है, कौन से दस्तावेज़ सबसे महत्वपूर्ण हैं?

किसी विशिष्ट उद्यम में किसी विशिष्ट कर्मचारी की कार्य गतिविधि की पुष्टि करने वाले सभी प्रकार के दस्तावेज़ कंपनी के कार्मिक विभाग में संग्रहीत किए जाते हैं। इस सूची में कर्मचारी की पूरी की गई कार्यपुस्तिका, एक रोजगार अनुबंध, जिस पर किसी विशेषज्ञ को किसी विशिष्ट पद के लिए नियुक्त किए जाने के समय हस्ताक्षरित किया जाता है, नियुक्ति और बर्खास्तगी पर प्रबंधक के आदेशों की प्रतियां शामिल हैं।

लेकिन प्रबंधक के विभिन्न आदेशों और निर्देशों को प्रशासनिक दस्तावेजों के रूप में वर्गीकृत किया जाता है। यदि आवश्यक हो, तो विवादास्पद स्थितियों को हल करते समय कर्मचारी ऐसे दस्तावेज़ का उल्लेख कर सकते हैं। इसके अलावा, ये दस्तावेज़, बदले में, दो और महत्वपूर्ण उपसमूहों में विभाजित हैं। उनमें से पहले में कंपनी की मुख्य गतिविधियों पर ऑर्डर शामिल हैं। और दूसरा है कार्मिक प्रबंधन से जुड़े आदेश. उदाहरण के लिए, यदि पहले समूह में कार्मिक रिकॉर्ड प्रबंधन या कार्मिक अनुसूची के अनुमोदन पर निर्देश शामिल हैं, तो दूसरे समूह में एक विशिष्ट कर्मचारी को काम पर रखने के आदेश, उसकी बर्खास्तगी के आदेश, किसी अन्य पद पर स्थानांतरण आदि शामिल हैं।

मैं एक बार फिर इस बात पर जोर देना चाहूंगा कि ऐसे दस्तावेज़ भरना अनिवार्य है। सभी कर्मचारियों को ऐसे एकीकृत फॉर्म भरने की शुद्धता और समयबद्धता की स्वतंत्र रूप से निगरानी करने का अधिकार है। आख़िरकार, प्रत्येक व्यक्तिगत कर्मचारी की सामाजिक सुरक्षा काफी हद तक इसी पर निर्भर करती है। और समग्र रूप से उद्यम के लिए, अधिकारियों द्वारा नियमित जांच और निरीक्षण के संबंध में कार्मिक दस्तावेज़ीकरण का सही लेखांकन अनिवार्य है।

एकीकृत प्रपत्रों की सबसे बड़ी संख्या सूचना और निपटान दस्तावेजों के समूह में निहित है। इसमें एक टाइम शीट, प्रत्येक कर्मचारी के लिए एक व्यक्तिगत कार्ड, उनकी स्टाफिंग टेबल और व्यक्तिगत फ़ाइलें शामिल हैं। यह ध्यान में रखते हुए कि इनमें से अधिकांश दस्तावेज़ किसी कर्मचारी के वेतन की गणना के लिए आवश्यक हैं, उनकी रिकॉर्डिंग अनिवार्य है, और सही समापन पर उच्च मांग रखी जाती है।

उद्यम में किसी भी कार्मिक निर्णय को आंतरिक आधिकारिक पत्राचार में दर्शाया जाना चाहिए। ऐसे दस्तावेज़ों का अध्ययन करके, कार्मिक सेवा और अन्य विभागों की गतिविधियों के बारे में निष्कर्ष निकाला जा सकता है। इस श्रेणी में कर्मचारियों के सभी प्रकार के व्याख्यात्मक नोट शामिल हैं जो दोषी कर्मचारी पर अनुशासनात्मक जिम्मेदारी लगाने के लिए आवश्यक हैं, साथ ही कर्मचारी प्रोत्साहन के लिए अनुरोध भी शामिल हैं जो विभागों और अनुभागों के प्रमुखों से उद्यम के प्रमुख को भेजे जाते हैं।

कार्मिक दस्तावेज़ीकरण का एक अन्य महत्वपूर्ण प्रकार कर्मचारी पंजीकरण और लेखा लॉग है। इस विस्तृत सूची में कर्मचारियों के प्रवेश, बर्खास्तगी या स्थानांतरण के आदेशों को पंजीकृत करने के लिए एक जर्नल, रोजगार अनुबंधों को पंजीकृत करने के लिए एक जर्नल, छुट्टी देने के आदेशों को पंजीकृत करने के लिए एक जर्नल, आधिकारिक कार्यों को पंजीकृत करने के लिए एक जर्नल, व्यावसायिक यात्राओं के लिए आदेशों को पंजीकृत करने के लिए एक जर्नल शामिल है। कर्मचारियों की। और यह अभी भी ऐसे दस्तावेज़ों की सबसे संपूर्ण सूची नहीं है।

क्या एचआर दस्तावेज पूरा करना आवश्यक है?

यह स्पष्ट रूप से नहीं कहा जा सकता है कि दस्तावेज़ों के उपरोक्त सभी समूहों को पूरा करना और रिकॉर्ड करना आवश्यक है। व्यवसाय के दौरान उनमें से कई के बिना काम करना वास्तव में असंभव है। कुछ की अनुशंसा की जाती है. और ऐसे भी हैं, जिनका प्रबंधन काफी हद तक कंपनी की गतिविधियों की बारीकियों पर निर्भर करता है।

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किसी भी उद्यम में, कर्मचारियों के वेतन और श्रम का लेखा-जोखा प्राथमिक दस्तावेज के अनुसार किया जाता है, जिसे कार्मिक विभाग द्वारा तैयार और बनाए रखा जाता है। यदि इस विभाग की गतिविधियाँ पर्याप्त रूप से अच्छी तरह से नहीं की जाती हैं, तो पूरी कंपनी के काम में गंभीर व्यवधान उत्पन्न होते हैं। आइए आगे विचार करें कि एचआर रिकॉर्ड क्या हैं।

सामान्य जानकारी

जैसा कि ऊपर उल्लेख किया गया है, यदि कार्मिक विभाग की गतिविधियाँ सुव्यवस्थित नहीं हैं, तो उद्यम में विभिन्न समस्याएं उत्पन्न होती हैं। विशेष रूप से, वेतन के भुगतान, बीमारी की छुट्टी के मुआवजे और नियामक अधिकारियों को प्रस्तुत करने के लिए कागजात की असामयिक तैयारी में देरी हो सकती है। यह सब कंपनी के वित्तीय प्रदर्शन में महत्वपूर्ण गिरावट का कारण बनता है। मानव संसाधन दस्तावेज़ श्रम संहिता में निहित आवश्यकताओं के अनुसार भरे जाते हैं। कागजी कार्रवाई की शुद्धता पर नियंत्रण श्रम और कर निरीक्षकों दोनों द्वारा किया जाता है। एक पर्यवेक्षी अधिकारी किसी कंपनी के किसी भी कार्यालय का दौरा कर सकता है, चाहे उसकी गतिविधि का प्रकार और स्वामित्व का प्रकार कुछ भी हो, और निरीक्षण के लिए संगठन के कार्मिक दस्तावेजों का अनुरोध कर सकता है। निरीक्षकों को संघीय कानून संख्या 134 के अनुसार ऐसी शक्तियाँ निहित हैं।

कार्यालय के कार्य

कार्मिक सेवा की गतिविधियाँ स्थापित नियमों के अनुसार दस्तावेज़ीकरण की तैयारी और प्रसंस्करण से संबंधित सभी प्रक्रियाओं को कवर करती हैं। यह कई प्रबंधन समस्याओं को हल करने के लिए किया जाता है। इनमें विशेष रूप से शामिल हैं:

कार्मिक दस्तावेजों की आवश्यकता क्यों है?

इन पत्रों का मुख्य उद्देश्य श्रम संबंधों में अधिकतम पारदर्शिता सुनिश्चित करना है। कार्यालय प्रबंधन प्रणाली कुछ नियमों और आवश्यकताओं पर आधारित है। उनका अनुपालन कर्मचारियों के लिए स्थिरता की गारंटी देता है, और कंपनी के प्रशासनिक तंत्र के लिए सरलीकृत प्रबंधन की गारंटी देता है। कार्मिक दस्तावेजों द्वारा प्रदान की गई जिम्मेदारियों और अधिकारों की सीमा के सटीक विनियमन के लिए धन्यवाद, श्रम संबंधों में सभी प्रतिभागियों के हितों का सम्मान किया जाता है।

कागजात के प्रकार

श्रम संहिता के मानदंडों के अनुसार, कार्मिक दस्तावेजों के मुख्य रूप इस प्रकार हैं:

1. स्टाफिंग अनुसूची.
2. अवकाश कार्यक्रम.
3. उद्यम में आंतरिक नियम।
4. दस्तावेज़ जो कर्मचारियों के व्यक्तिगत डेटा, साथ ही उनकी जिम्मेदारियों और अधिकारों को संसाधित करने की प्रक्रिया स्थापित करते हैं।
5. व्यावसायिक सुरक्षा के लिए निर्देश और नियम। कोई भी नियोक्ता कर्मचारियों को उनकी व्यावसायिक गतिविधियों को पूरा करने के लिए सुरक्षित परिस्थितियाँ प्रदान करने के लिए बाध्य है। कर्मचारियों को हस्ताक्षर द्वारा तैयार किए गए निर्देशों और नियमों से परिचित होना चाहिए।
6. शिफ्ट शेड्यूल. श्रम संहिता प्रति दिन काम की अधिकतम अनुमेय अवधि स्थापित करती है। शिफ्ट में काम के दौरान उचित शेड्यूल बनाकर समय रिकॉर्ड किया जाता है।

सूचीबद्ध कार्मिक दस्तावेज़ अक्सर नियामक अधिकारियों द्वारा निरीक्षण का विषय होते हैं।

कार्मिक

कार्मिक दस्तावेज़, जिसमें कर्मचारियों के बारे में जानकारी शामिल होती है, कर्मियों के साथ विभाग के काम के दौरान बनाए जाते हैं। ऐसे कागजात हमेशा उद्यम के एक विशिष्ट कर्मचारी से निकटता से संबंधित होते हैं। वे कर्मचारी की व्यावसायिक गतिविधियों, उसकी योग्यताओं, कार्य परिणामों, कर्मचारियों में प्रवेश की शर्तों, सेवा की अवधि आदि के बारे में जानकारी दर्शाते हैं। ऐसे दस्तावेज़ों में, विशेष रूप से, शामिल हैं:

1. नागरिक की श्रम गतिविधि की पुष्टि करने वाले प्रशासनिक कागजात।
2. सूचना एवं निपटान दस्तावेज़.
3. आधिकारिक आंतरिक पत्राचार.
4. पंजीकरण एवं लेखांकन की पुस्तकें/पत्रिकाएँ।

प्रत्येक समूह के दस्तावेज़ों की अपनी विशिष्टताएँ होती हैं। वे विभिन्न उद्देश्यों के लिए अभिप्रेत हैं, विकसित किए गए हैं, परिचालन में लाए गए हैं और उपयुक्त प्रक्रियाओं के अनुसार अनुमोदित किए गए हैं।

प्रशासनिक कागजात

इस श्रेणी में वरिष्ठों के निर्देश और आदेश शामिल हैं। उनकी मदद से, प्रबंधक कंपनी के चार्टर में दिए गए अनुसार उद्यम को प्रबंधित करने की शक्तियों का प्रयोग करता है। ऑर्डर को दो समूहों में बांटा गया है. पहले में कंपनी की मुख्य गतिविधियों पर अधिनियम शामिल हैं। ये, विशेष रूप से, उत्पादन मुद्दों, प्रमाणन प्रक्रियाओं, निर्देशों आदि पर आदेश हैं। दूसरे समूह में कर्मियों के लिए आदेश शामिल हैं। इनमें बर्खास्तगी, नियुक्ति, स्थानांतरण, छुट्टियाँ, अनुशासनात्मक प्रतिबंध और प्रोत्साहन के कार्य शामिल हैं। पहले समूह के दस्तावेज़ समग्र रूप से उद्यम की गतिविधियों को कवर करते हैं और परोक्ष रूप से कार्मिक विभाग के काम से संबंधित होते हैं। कागजात की एक अन्य श्रेणी सीधे कर्मियों की गतिविधियों से संबंधित है। अधिकांश भाग के लिए, ये एकीकृत कार्मिक दस्तावेज़ हैं। उनके प्रपत्र राज्य सांख्यिकी समिति द्वारा अनुमोदित हैं। कर्मियों की गतिविधियों को दर्शाने वाले दस्तावेज़ों में शामिल हैं:

इन दस्तावेज़ों का उद्देश्य कर्मचारी के कार्य इतिहास को यथासंभव पूर्ण रूप से चित्रित करना है। यह, बदले में, उसे भविष्य में पेंशन आवंटित करने और उद्यम में उसकी गतिविधियों के दौरान विकलांगता लाभों की गणना करने दोनों के लिए महत्वपूर्ण होगा। अन्य नियोक्ताओं के आदेशों की प्रतियां अंशकालिक कार्य के बारे में कार्यपुस्तिका में प्रविष्टियाँ करने और उसकी डुप्लिकेट दर्ज करने के आधार के रूप में कार्य करती हैं।

सूचना एवं गणना श्रेणी

इन दस्तावेज़ों को कर्मचारियों के व्यक्तिगत डेटा को रिकॉर्ड करने और उनकी कार्य गतिविधियों से संबंधित जानकारी सुरक्षित करने के लिए बनाए रखा जाता है। उनमें से हैं:

• व्यक्तिगत कार्ड;
• समय पत्रक;
• स्टाफिंग अनुसूची;
• निजी व्यवसाय.

उनमें से अधिकांश मानक प्रपत्रों का उपयोग करते हैं। कार्मिक दस्तावेजों के एकीकृत रूप उन्हें भरने की प्रक्रिया को बहुत सरल बनाते हैं।

आंतरिक पत्राचार

इसका उपयोग उद्यम में किए गए कार्मिक निर्णयों को औपचारिक बनाने के लिए किया जाता है। उदाहरण के लिए, किसी कर्मचारी को अनुशासनात्मक दायित्व में लाने के लिए उससे स्पष्टीकरण लेना आवश्यक है। यदि किसी कर्मचारी को प्रोत्साहित किया जाना है, तो उसका तत्काल वरिष्ठ उद्यम के निदेशक को एक संबंधित प्रस्ताव भेजता है। आंतरिक पत्राचार कर्मचारियों के बीच विचारों के आधिकारिक आदान-प्रदान के विकल्पों में से एक के रूप में कार्य करता है।

नियंत्रण और लेखांकन की पुस्तकें

पंजीकरण जर्नल मौजूदा कार्मिक दस्तावेज़ीकरण (आदेश, प्रमाण पत्र, व्यक्तिगत फ़ाइलें, कार्य पुस्तकें) को रिकॉर्ड करने के लिए डिज़ाइन किए गए हैं। प्रत्येक पेपर को एक विशिष्ट नंबर दिया गया है। जर्नल दस्तावेज़ के पंजीकरण की तारीख भी इंगित करता है। उचित लेखांकन कागजात को कानूनी बल देता है। यह, बदले में, आपको श्रम विवाद में एक या दूसरी स्थिति को साबित करने की अनुमति देता है। इस समूह के कार्मिक दस्तावेजों का पंजीकरण और भंडारण अधिकृत व्यक्तियों द्वारा किया जाता है। उद्यम लॉग बुक का उपयोग करता है:

कार्मिक दस्तावेजों के कुछ नमूने संघीय स्तर पर अनुमोदित किए जाते हैं, अन्य कंपनी द्वारा ही विकसित किए जाते हैं।

क्या सभी कागजात आवश्यक हैं?

परंपरागत रूप से, उपरोक्त कार्मिक दस्तावेज़ों को तीन श्रेणियों में विभाजित किया गया है:

• कंपनी की गतिविधियों की बारीकियों पर निर्भर करता है।
• अनुशंसित।
• आवश्यक।

उत्तरार्द्ध को बिना किसी अपवाद के सभी उद्यमों द्वारा बनाए रखा जाना चाहिए, चाहे कर्मचारियों की संख्या, गतिविधि का प्रकार या कानूनी स्थिति कुछ भी हो। ये दस्तावेज़ या तो प्रत्यक्ष या अप्रत्यक्ष रूप से श्रम संहिता में दर्शाए गए हैं। उदाहरण के लिए, किसी उद्यम में परिचालन नियम बनाने की आवश्यकता अनुच्छेद 189-190, स्टाफिंग टेबल - कला से आती है। 57. अनुशंसित कागजात का उद्देश्य कार्मिक कार्य को अनुकूलित करना है। उनकी उपस्थिति या अनुपस्थिति प्रबंधक के निर्णय पर निर्भर करती है। दस्तावेज़ जो संगठन की गतिविधियों की बारीकियों पर निर्भर करते हैं, किसी विशिष्ट कंपनी के लिए अनिवार्य होंगे। यदि किसी उद्यम में हानिकारक या खतरनाक कार्य परिस्थितियाँ हैं, तो अतिरिक्त नियम और निर्देश विकसित करना अनिवार्य है। उदाहरण के लिए, ये नियमित चिकित्सा जांच, टीबी प्रशिक्षण आदि से गुजरने के नियम हो सकते हैं।

कागजात की बहाली

अक्सर, जब कोई नया कार्मिक कर्मचारी किसी उद्यम में आता है, तो उसे कुछ कठिनाइयों का सामना करना पड़ता है। उदाहरण के लिए, कंपनी के पास कुछ अनिवार्य कागजात नहीं हो सकते हैं। एक दिन में आवश्यक दस्तावेज़ तैयार करना और लागू करना असंभव है। इस मामले में, आपको सबसे महत्वपूर्ण बातों पर प्रकाश डालना चाहिए और उन्हें व्यवस्थित करना शुरू करना चाहिए। विशेषज्ञ सलाह देते हैं कि आप सबसे पहले छुट्टियों का शेड्यूल और स्टाफिंग शेड्यूल बनाना शुरू करें। फिर आपको अनुबंधों, स्थानांतरण आदेशों, नियुक्ति आदेशों और कार्य पुस्तकों में अंकों की उपलब्धता और शुद्धता की जांच करनी चाहिए।

यदि उद्यम के पास लेखांकन जर्नल नहीं हैं, तो उन्हें भी बनाने की आवश्यकता है। इसके बाद, आपको अपने सभी व्यक्तिगत कार्डों को व्यवस्थित करना होगा। सभी दस्तावेज़ पंजीकरण के समय दिनांकित हैं। हालाँकि, प्रपत्र के पाठ में, उदाहरण के लिए, एफ। टी-2, वास्तविक तिथि दर्ज की जाती है, अर्थात वह तिथि जब कर्मचारी को काम पर रखा गया था या स्थानांतरित किया गया था। इस मामले में, आप मदद के लिए लेखा विभाग से संपर्क कर सकते हैं और जानकारी को स्पष्ट और सत्यापित करने के लिए कर्मचारियों के व्यक्तिगत खातों का अनुरोध कर सकते हैं। कंपनी के खोए या खोए हुए कागजात को पुनर्स्थापित करने की प्रक्रिया में, किसी को वर्तमान कार्य के बारे में नहीं भूलना चाहिए। इसके बाद, अनिवार्य स्थानीय अधिनियमों को तैयार करना, निष्पादित करना और लागू करना शुरू करना आवश्यक है। कार्मिक दस्तावेज़ीकरण के लिए अवधारण अवधि संबंधित सूची द्वारा अनुमोदित की जाती है। इसमें शामिल सभी कागजात बाद में अभिलेखागार को सौंप दिए जाने चाहिए।

किसी संगठन में सभी कार्मिक लेनदेन का दस्तावेजीकरण करने के लिए कुछ निश्चित ज्ञान और कौशल की आवश्यकता होती है।

उद्यम में कार्यालय का काम निदेशक द्वारा स्वतंत्र रूप से विकसित और अनुमोदित निर्देशों द्वारा नियंत्रित किया जाता है। यह एक आंतरिक नियामक अधिनियम है और व्यावसायिक इकाई के सभी कर्मचारियों के लिए इसका अनुपालन अनिवार्य है। मानव संसाधन विभाग इसके कार्यान्वयन का विकास और निगरानी करता है।

प्रिय पाठकों! लेख कानूनी मुद्दों को हल करने के विशिष्ट तरीकों के बारे में बात करता है, लेकिन प्रत्येक मामला व्यक्तिगत है। अगर आप जानना चाहते हैं कैसे बिल्कुल अपनी समस्या का समाधान करें- किसी सलाहकार से संपर्क करें:

आवेदन और कॉल सप्ताह के सातों दिन और चौबीसों घंटे स्वीकार किए जाते हैं.

यह तेज़ है और मुक्त करने के लिए!

कानून के लिए कई दस्तावेजों की तैयारी की आवश्यकता होती है जो नियोक्ता के साथ कर्मचारी के रोजगार संबंध के सभी पहलुओं का दस्तावेजीकरण करते हैं।

अनुभवी और नौसिखिए कार्मिक अधिकारियों को अपने कौशल में सुधार करना चाहिए। उनकी मदद के लिए, इंटरनेट साइटें बनाई गई हैं जिन पर कार्मिक प्रशासन में सैद्धांतिक पाठ्यक्रम प्रस्तुत किए जाते हैं।

कार्मिक रिकॉर्ड कर्मियों की गतिविधियों को दर्शाते हैं और कर्मचारियों की सेवा की अवधि की पुष्टि करते हैं, जो पेंशन की गणना में प्राथमिक भूमिका निभाता है। प्रबंधन उद्यम के दस्तावेजी कोष के लिए जिम्मेदार है।

कागज पर नियंत्रण में मुख्य विवरण

कार्मिक रिकॉर्ड के सक्षम संगठन के लिए नियामक ढांचे के ज्ञान, इसके परिवर्तनों पर नज़र रखने और उपयोग किए गए दस्तावेज़ों के रूपों में अभिविन्यास की आवश्यकता होती है।

यह किस उद्देश्य से किया जाता है?

कार्मिक रिकॉर्ड बनाए रखने की प्रक्रिया कानून द्वारा विनियमित होती है। कर्मचारियों के बड़े कर्मचारियों वाले बड़े उद्यमों में, एक नियम के रूप में, एक कार्मिक सेवा बनाई जाती है। इसके कर्मचारी रूसी संघ के नियामक ढांचे की आवश्यकताओं के अनुसार प्रासंगिक दस्तावेज तैयार करते हैं।

कागजात का एक एकीकृत रूप हो सकता है या उद्यम में विकसित किया जा सकता है और स्थानीय कृत्यों में अनुमोदित किया जा सकता है।

कार्मिक रिकॉर्ड प्रबंधन एक गतिविधि है जिसका उद्देश्य कर्मियों के लेखांकन, काम के घंटे और पेरोल गणना से संबंधित दस्तावेजों को विकसित करना और बनाए रखना है।

कार्मिक मुद्दों में निम्नलिखित पद शामिल हैं:

• रोजगार का पंजीकरण;
• श्रमिकों का आंतरिक आंदोलन;
• बर्खास्तगी;
• प्रबंधक और कर्मचारियों के बीच संबंधों का विनियमन;
• श्रम प्रक्रिया का संगठन;
• अन्य।

कार्मिक रिकॉर्ड का उचित संगठन कई समस्याओं को हल करने में मदद करता है।

इसके मुख्य लक्ष्य तालिका में प्रस्तुत किये गये हैं:

मॉस्को और रूसी संघ के अन्य बड़े क्षेत्रों में, अलग-अलग डिवीजनों वाले संगठन कार्मिक रिकॉर्ड ऑनलाइन बनाए रख सकते हैं। इस प्रयोजन के लिए, उपयुक्त कार्यक्रम विकसित किए गए हैं जो इलेक्ट्रॉनिक रूप में दस्तावेजों के आदान-प्रदान की अनुमति देते हैं।

विधायी ढाँचा

कार्मिक रिकॉर्ड प्रबंधन का विधायी आधार रूसी संघ के श्रम संहिता में निहित है।

यह गतिविधि कई नियमों द्वारा नियंत्रित होती है:

• लेखांकन और पारिश्रमिक के लिए प्राथमिक दस्तावेजों को भरने और लागू करने के निर्देश (01/05/04 की राज्य सांख्यिकी समिति संख्या 1 का डिक्री);
• उनकी तैयारी के लिए एकीकृत दस्तावेज़ और आवश्यकताएँ (गोस्स्टैंडर्ट डिक्री संख्या 65-सेंट दिनांक 03.03.03);
• संघीय कार्यकारी अधिकारियों के लिए कार्यालय कार्य के लिए मानक निर्देश (रूसी संघ के संस्कृति मंत्रालय का आदेश संख्या 536 दिनांक 08.11.05);
• अभिलेखागार के संचालन के लिए नियम (रोसारखिव बोर्ड का निर्णय दिनांक 02/06/02);
• संघीय कार्यकारी अधिकारियों के लिए कार्यालय कार्य के नियम (रूसी संघ की सरकार का संकल्प संख्या 477 दिनांक 15 जून 2009);
• सूचना, इसकी सुरक्षा और सूचना प्रौद्योगिकी पर कानून 27 जुलाई 2006 संख्या 149-एफजेड;
• रूसी नागरिकों की अपीलों पर विचार करने पर कानून संख्या 59-एफजेड दिनांक 02.05.06;
• रूसी संघ की राज्य भाषा पर कानून संख्या 53-एफजेड दिनांक 01.06.05;
• अभिलेखीय मामलों पर कानून संख्या 125-एफजेड दिनांक 22 अक्टूबर 2004;
• व्यापार रहस्य पर कानून संख्या 98-एफजेड दिनांक 29 जुलाई 2004;
• कार्यपुस्तिका संख्या 117एन दिनांक 22 दिसंबर 2003 पर आदेश;
• श्रम दस्तावेज़ संख्या 69 दिनांक 10.10.03 को भरने के लिए निर्देशों को अपनाने पर संकल्प;
• कार्यपुस्तिका संख्या 225 दिनांक 16 अप्रैल 2003 पर संकल्प;
• रूसी संघ के सशस्त्र बलों के जनरल स्टाफ के निर्देश।

अनिवार्य दस्तावेज़

रूसी संघ का श्रम संहिता संगठनों को अपना स्वयं का विधायी ढांचा रखने के लिए बाध्य करता है, जिसमें कई अनिवार्य स्थानीय नियामक दस्तावेज शामिल हैं।

इसमे शामिल है:

विनियामक अधिनियम

एक प्रबंधक को नियुक्त करने के बाद, संगठन के सामान्य संचालन के लिए आवश्यक पदों की संख्या स्थापित की जाती है। प्राप्त आंकड़ों, उत्पादन चक्र और उद्यम की गतिविधियों की अन्य विशेषताओं को ध्यान में रखते हुए इसे तैयार किया जा रहा है।

किसी दस्तावेज़ को तैयार करने के लिए आमतौर पर एक एकीकृत प्रपत्र का उपयोग किया जाता है। आप इंटरनेट से नमूना निःशुल्क डाउनलोड कर सकते हैं। नियोक्ता को अपने विवेक से शेड्यूल को समायोजित करने का अधिकार है।

दस्तावेज़ पदानुक्रमित क्रम में पदों को सूचीबद्ध करता है, निदेशक से शुरू होकर सहायक कर्मचारियों तक। उनमें से प्रत्येक के लिए, प्रति राज्य इकाइयों की संख्या, वेतन और भत्ते दर्शाए गए हैं।

अगले चरण में, एक कार्यसूची बनाई जाती है। यह सभी कर्मचारियों के लिए कार्य शेड्यूल का प्रतिनिधित्व करता है। यदि शिफ्ट हैं, तो विस्तृत शिफ्ट शेड्यूल बनाए जाते हैं। दस्तावेज़ में कर्मचारियों की उपस्थिति, व्यवहार, दैनिक दिनचर्या आदि के लिए आवश्यकताओं का संक्षेप में वर्णन किया गया है।

इसके बाद, रोजगार अनुबंध का प्रपत्र विकसित किया जाता है। इस मामले में, रूसी संघ के श्रम संहिता के बुनियादी मानदंडों और कंपनी के आंतरिक नियामक दस्तावेजों को ध्यान में रखा जाना चाहिए। रोज़गार समझौता आमतौर पर संगठन के वकील या किसी बाहरी व्यक्ति द्वारा तैयार किया जाता है।

दस्तावेज़ में निम्नलिखित आइटम शामिल होने चाहिए:

• कानूनी इकाई के बारे में जानकारी: नाम, पता, टेलीफोन नंबर, पूरा नाम और प्रबंधक की स्थिति;
• कर्मचारी पासपोर्ट विवरण;
• कर्मचारी की स्थिति, अनुबंध के प्रकार (स्थायी या निश्चित अवधि) और कार्यस्थल (मुख्य या अतिरिक्त);
• इस पद के लिए निर्देशों के संदर्भ में मुख्य जिम्मेदारियों की एक सूची;
• वेतन, अतिरिक्त भुगतान, लाभ, छुट्टियों पर जानकारी;
• कार्य अनुसूची, ओवरटाइम के लिए भुगतान;
• अनुबंध की समाप्ति के कारण और अन्य शर्तें;
• पार्टियों के हस्ताक्षर और विवरण, उद्यम की मुहर।

मानव संसाधन अधिकारियों के काम की जांच और अनुकूलन के लिए प्रबंधन आंतरिक या स्वतंत्र ऑडिट कर सकता है। इससे प्रशासनिक दंड, विवादों और कर्मचारियों की शिकायतों के जोखिम को कम करने में मदद मिलती है।

प्रारंभ से ही मानव संसाधन रिकॉर्ड को व्यवस्थित करने के चरण

कार्मिक रिकॉर्ड बनाने के लिए, निम्नलिखित चरण-दर-चरण निर्देशों का उपयोग करना सुविधाजनक है:

यह निर्देश उन चायदानियों के लिए भी उपयुक्त है जिनके पास इस मामले में कोई अनुभव नहीं है।

रिकॉर्ड कैसे रखे जाते हैं?

रिकॉर्ड बनाए रखने के लिए, आपको दस्तावेज़ प्रवाह को ठीक से व्यवस्थित करने की आवश्यकता है।

ऐसा करने के लिए आपको निम्नलिखित कार्य करने होंगे:

• एक आंतरिक नियामक ढांचा विकसित करना;
• प्रत्येक स्टाफ इकाई के लिए एक स्टाफिंग टेबल तैयार करें;
• स्टाफिंग की व्यवस्था करना;
• श्रम समझौते तैयार करें;
• कर्मियों के लिए प्रपत्र विकसित करना;
• टी-2 कार्ड जारी करें;
• कर्मचारियों के लिए आवेदन पत्र स्वीकृत करना;
• आंतरिक आदेश तैयार करें.

सभी कार्मिक कार्यों की पुष्टि की जानी चाहिए। उनकी सूची विनियमों में तय है.

अतिरिक्त अंक

खरोंच से कार्मिक लेखांकन कर्मियों की भर्ती के साथ शुरू होता है। काम के लिए आवेदकों को सही ढंग से पंजीकृत करना और आवश्यक दस्तावेज तैयार करना महत्वपूर्ण है।

स्टाफिंग और छुट्टियाँ

किसी उद्यम में मौजूद अनिवार्य मानक दस्तावेजों में से एक स्टाफिंग टेबल (फॉर्म टी-3) है।

• संरचनात्मक इकाइयों और पदों की सूची;
• प्रत्येक पद के लिए स्टाफ इकाइयों की संख्या;
• पद के अनुसार वेतन, भत्ते;
• संगठन का वेतन कोष.

दस्तावेज़ में प्रभागों को संगठन के संचालन के लिए उनके महत्व की डिग्री के अनुसार दर्शाया गया है। उनके भीतर, कर्मचारी पदों को भी महत्व के क्रम में सूचीबद्ध किया जाना चाहिए। रोजगार अनुबंधों और स्टाफिंग शेड्यूल में नौकरी के शीर्षक मेल खाने चाहिए।

स्टाफिंग व्यवस्था अनुसूची का एक रूप है जिसमें कर्मचारियों के पूरे नाम उनके पदों के अनुसार दर्ज किए जाते हैं।

अवकाश अनुसूची (फॉर्म टी-7) सभी कर्मचारियों को वार्षिक छुट्टियों के प्रावधान के समय के बारे में जानकारी दर्शाती है। एक वर्ष के लिए संकलित. इसे ट्रेड यूनियन निकाय के साथ समझौते में निदेशक द्वारा अनुमोदित किया जाता है। दस्तावेज़ को नए साल से कम से कम 2 सप्ताह पहले पूरा किया जाना चाहिए। इसमें दर्ज किया गया डेटा कर्मचारियों और नियोक्ताओं दोनों के लिए बाध्यकारी है। अपवाद लाभार्थियों के लिए है।

अनुसूची में निम्नलिखित विवरण शामिल हैं:

• विभाग का नाम;
• नौकरी का नाम;
• कर्मचारी का पूरा नाम और कार्मिक संख्या;
• छुट्टी के दिनों की संख्या;
• योजना और वास्तविक के अनुसार छुट्टी पर जाने की तारीखें;
• छुट्टी पुनर्निर्धारित करने का कारण, अनुमानित तिथि।

कर्मचारी को छुट्टी से 2 सप्ताह पहले इस बारे में सूचित किया जाता है। एक आदेश जारी किया जाता है, जिसके हस्ताक्षर से कर्मचारी को परिचित कराया जाता है। नवंबर में, आप सभी विभाग प्रमुखों के लिए एक आदेश तैयार कर सकते हैं जो उन्हें 1 दिसंबर तक लेखा विभाग को छुट्टियों का कार्यक्रम प्रस्तुत करने के लिए बाध्य करेगा। इससे समग्र कार्यक्रम तैयार करना आसान हो जाएगा।

कर्मचारी पंजीकरण

किसी संगठन का पूर्ण कार्य कर्मचारियों की भर्ती से शुरू होता है। रिक्तियों को भरना कागजी कार्रवाई के साथ होता है।

कर्मचारियों को नियुक्त करते समय मानव संसाधन अधिकारी की जिम्मेदारियाँ इस प्रकार हैं:

• एक विशेष पत्रिका में आवेदक के आवेदन का पंजीकरण;
• नवागंतुक को वर्तमान निर्देशों और स्थानीय नियमों से परिचित कराना;
• एक रोजगार समझौता तैयार करना और पार्टियों द्वारा उस पर हस्ताक्षर करने की निगरानी करना;
• कर्मचारी को अनुबंध की एक प्रति जारी करना और संगठन के लेटरहेड पर इसके बारे में एक नोट डालना;
• लेखांकन पुस्तक में आदेश का निष्पादन और पंजीकरण;
• एक व्यक्तिगत कार्ड भरना, फ़ाइल में दस्तावेज़ दाखिल करना (आवेदन, व्यक्तिगत कागजात की प्रतियां, आदेश, अनुबंध);
• कर्मचारी के वेतन की गणना के लिए लेखाकार को दस्तावेजों का स्थानांतरण।

कार्मिक रिकॉर्ड प्रबंधन प्रणाली का निर्माण करते समय, आपको शुरू में यह तय करना चाहिए कि कौन से दस्तावेज़ तैयार किए जाने चाहिए और कौन से गतिविधि के एक विशिष्ट क्षेत्र के लिए आवश्यक हैं।

आवश्यक कागजात में शामिल हैं:

• कर्मियों के लिए आदेश (स्वागत, स्थानांतरण, आदि);
• कार्मिक आदेश (छुट्टियों, बोनस, व्यावसायिक यात्राओं आदि के लिए);
• टी-2 कार्ड;
• श्रम;
• समझौते;

अन्य आवश्यक कागजात में निम्नलिखित शामिल हैं:

• स्टाफिंग अनुसूची;
• ओटी स्थिति;
• यात्रा लॉग;
• आंतरिक आदेश नियम;
• अन्य।

नौकरी विवरण और सामूहिक समझौते को बनाए रखना आवश्यक नहीं है, लेकिन लगभग हर नियोक्ता के पास ये दस्तावेज़ होते हैं।

अनिवार्य दस्तावेज़ों की सूची स्थापित करने के बाद, आपको वैधानिक दस्तावेज़ों का अध्ययन करना चाहिए। उनके आधार पर अन्य दस्तावेज़ विकसित करने की आवश्यकता है। उनकी सूची कानूनी इकाई की गतिविधियों की प्रकृति और कामकाजी परिस्थितियों की विशेषताओं पर निर्भर करती है। उदाहरण के लिए, यदि कर्मचारियों को वर्दी और पीपीई प्रदान करना आवश्यक है, तो उन्हें जारी करने की प्रक्रिया और समय और किन कर्मचारियों को उनकी आवश्यकता है, इस पर एक आदेश तैयार करना आवश्यक है।

विशेष परिस्थितियों में काम के लिए मुआवजे और लाभों का दस्तावेजीकरण किया जाना चाहिए: खतरनाक उद्योगों, अनियमित घंटों, रात के काम आदि में। इसके बाद, कार्मिक रिकॉर्ड प्रबंधन पर विनियम तैयार किए जाते हैं। यह संगठन के कार्य के लिए आवश्यक कागजात की सूची, उनके निष्पादन और भंडारण की प्रक्रिया को दर्शाता है।

कानून ऐसे विनियमन के विकास के लिए बाध्य नहीं है, लेकिन यह कार्मिक अधिकारियों के काम को काफी सुविधाजनक बनाएगा। एक निदेशक को पहले किसी नए संगठन में काम करने के लिए नियुक्त किया जाता है, फिर वह बाकी कर्मचारियों की भर्ती करता है।

आवश्यक पदों की संरचना और संख्या स्टाफिंग तालिका में परिलक्षित होती है। परिचालन नियम सभी कार्य अनुसूचियों, कर्मचारियों की आवश्यकताओं आदि को दर्शाते हैं। रूसी संघ के श्रम संहिता के मानदंडों के आधार पर एक मानक श्रम समझौता विकसित किया गया है।

लेखांकन पत्रिकाओं का उपयोग करने से पहले, उन्हें तैयार किया जाना चाहिए: शीटों पर क्रमांकन, सिलाई और मुहर लगाई जानी चाहिए। फर्मवेयर की आखिरी शीट पर कागज का एक टुकड़ा चिपका दिया जाता है। इस पर पृष्ठों की संख्या अंकित होती है, निदेशक या जिम्मेदार कार्यकारी इस पर हस्ताक्षर करते हैं और इस पर मोहर लगाते हैं। पत्रिका के पहले पृष्ठ पर वे संगठन का नाम और उसके रखरखाव की आरंभ तिथि लिखते हैं।

सबसे महत्वपूर्ण कार्मिक रिकॉर्ड दस्तावेजों में से एक कार्यपुस्तिका है। उन्हें बनाए रखने के लिए, आदेश एक जिम्मेदार व्यक्ति को नियुक्त करता है जो उन्हें भरता है और उनकी सुरक्षा के लिए जिम्मेदार है।

सामान्य प्रश्न

कार्मिक रिकॉर्ड के संगठन में कुछ सूक्ष्मताएँ और बारीकियाँ हैं: