Может ли сотрудник заказать такси, чтобы добраться до аэропорта или вокзала? Может ли директор ездить на встречи с клиентами на такси? Могут ли сотрудники заказывать такси, чтобы добраться до дома, если они задержались в офисе допоздна? В каком случае расходы на такси уменьшают налог на прибыль, а в каком нет? Какие документы должен приложить сотрудник к авансовому отчету, чтобы расходы на такси не вызывали вопросов у налоговой? Все эти вопросы достаточно часто интересуют руководителей компаний, ведь многие из них хотят, создавая комфортные условия для своих сотрудников не упускать выгоду, уменьшая сумму налогов, которые необходимо заплатить. Ответы на эти вопросы вы найдёте в этой статье.

Такси до аэропорта или вокзала. авансовый отчет

Если сотрудник направляется в командировку в другой город или страну, то чаще всего он добирается туда на поезде или самолёте, а до вокзала или аэропорта — на такси. Можно ли возместить и принять для уменьшения налога на прибыль такие расходы? Возможность возмещения сотруднику расходов на оплату его проезда на такси во время командировки компания решает самостоятельно, но произведенные расходы обязательно должны быть подтверждены правильно оформленными документами. Чтобы принять расходы для уменьшения прибыли, они должны быть обоснованными, например аэропорт находится далеко от места отправления, слишком позднее время отправления поезда или самолета, высокая ценность перевозимого в багаже груза, обычаи делового оборота предполагаю использование такси и пр. Таким образом, вернувшись из командировки, сотрудник должен приложить к авансовому отчету правильно заполненную квитанцию об оплате услуг такси и тогда компания возместит ему эти расходы и примет их для уменьшения прибыли.

Директор ездит на такси на встречи с клиентами. авансовый отчет

Во многих компаниях директор и менеджеры ездят на встречи с клиентами на такси. Иногда компания заключает договор с фирмой — перевозчиком (тогда директор издает приказ о том, чтобы все сотрудники пользовались в служебных целях услугами этой фирмы), иногда сотрудники заказывают такси в любой компании и отчитывается через авансовый отчет о произведенных расходах. Для того, чтобы принять такие затраты для уменьшения налога на прибыль, должно быть распоряжение директора, в котором обосновываются такие поездки (например в связи с тем, что в компании отсутствует собственный или арендованный транспорт, сотрудникам разрешается пользоваться услугами такси для выполнения служебных обязанностей), а в должностных инструкциях сотрудников, использующих такси для поездок в налоговую, на переговоры и т.п., рекомендуется прописать, что их работа связана с поездками, с поддержанием имиджа фирмы. Также должны быть отчеты о поездках, это могут быть акты, в которых описано, куда ездил сотрудник, какая сумма потрачена. Если поездок много, сотрудник не всегда вспомнит, куда ездил или не предоставит эту информацию в бухгалтерию вовремя. В этом поможет приложение Авансовка , с его помощью можно сразу выслать бухгалтеру копию документа об оплате такси с комментарием.

Могут ли сотрудники заказывать такси, чтобы добраться до дома, если они задержались в офисе допоздна? авансовый отчет

Если в трудовом договоре или коллективном соглашении прописано, что в определенных ситуациях сотрудник может воспользоваться такси, то эти расходы будут экономически оправданы, а значит их можно принять для уменьшения налога на прибыль. При этом сотрудник должен приложить к авансовому отчету квитанцию такси.

Как должны быть оформлены документы на проезд. авансовый отчет

Каждая поездка должна быть подтверждена документами. По Российскому законодательству таксист должен выдавать квитанцию, которая содержит все необходимые реквизиты — реквизиты компании-перевозчика, информацию о поездке, о стоимости поездки, о клиенте, иметь печати и подписи и т.п. Но в реальности такие квитанции получить не удается. В зависимости от того, какую квитанцию приложит к авансовому отчету сотрудник, возможны разные варианты возмещения ему денег: если квитанция содержит всё необходимую информацию то деньги за поездку возмещаются сотруднику полностью, если же квитанция не соответствует законодательству или же утеряна и сотрудник предоставил только служебную записку, в которой просит возместить расходы на такси, то бухгалтер удержит 13% (Налог на доходы физических лиц) из суммы, указанной в ней. Для того, чтобы избежать таких ситуаций, компании лучше заключить договор с фирмой-перевозчиком. Тогда сотрудник будет прикладывать к авансовому отчету талон, в котором прописан маршрут, стоимость и прочее, а в бухгалтерию перевозчик будет ежемесячно предоставлять акт и счет-фактуру, в которых будут прописаны все поездки и фамилии тех, кто пользовался услугами и маршруты. Но и в этом случае для проверки правильности актов бухгалтеру необходимо, чтобы сотрудник передавал эти талоны с комментариями, к какому клиенту или по каким служебным делам он ездил, а правильность заполнения талона не будет иметь значения.

Вы можете вычесть из налогооблагаемой прибыли расходы на такси, которым воспользовался командированный. Однако на случай проверки нужно запастись документами, доказывающими обоснованность подобных затрат. Например, в приказе директора о направлении в командировку можно написать, что сотрудник берет такси для сокращения потерь рабочего времени. ИСТОЧНИК: письмо Министерства финансов РФ от 13.04.07 № 03-03-06/4/48.

РАСХОДЫ НА ТАКСИ МОЖНО УЧЕСТЬ

Работник при перелете к месту командировки доезжает до аэропорта на такси. Минфин России рассмотрел эту конкретную ситуацию и занял совершенно новую для себя позицию: расходы на такси до аэропорта можно учитывать при налогообложении прибыли.

В подпункте 12 пункта 1 статьи 264 НК РФ говорится, что расходы организации на командировки складываются в том числе из расходов на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы.

А как налоговики отнесутся к тому, чтобы учесть стоимость такси не до, а от аэропорта, а также до и от вокзала, автовокзала или порта?

С таким вопросом редакция «ДК» обратилась в Минфин России. Вот что ответил С.В. Разгулин, заместитель директора департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России:

Минфин России уточнил позицию в отношении проезда на такси. И это касается проезда до любого места, откуда работник едет в командировку, а не только проезда до аэропорта.

Ранее в отношении расходов на такси использовалась инструкция № 62 «О служебных командировках в пределах СССР» (Утв. Министерством финансов СССР, Государственным Комитетом СССР по труду и социальным вопросам, Всесоюзным центральным советом профессиональных союзов 7 апреля 1988 г.) Вместе с тем критерии признания расходов сформулированы в главе 25 НК РФ. Расходы должны быть документально подтверждены и экономически обоснованы.

И если расход на такси удовлетворяет таким критериям, налогоплательщик вправе его учесть при исчислении налога на прибыль.

Итак, до последнего времени чиновники ни при каких условиях не соглашались с тем, чтобы увеличивать расходы на стоимость проезда на такси. Основанием для этого служила инструкция двадцатилетней давности (В пункте 12 инструкции № 62 сказано, что командированному работнику возмещаются расходы на проезд до основной станции отправления при условии, что он добирался до нее транспортом общего пользования. Такси к такому транспорту не относится. На этом основании налоговики не признавали в расходах по налогу на прибыль расходы на такси. Аналогичную позицию Минфин России высказывал в своем письме от 26 января 2005 г. № 03-03-01-04/2/15).

И только сейчас в Минфине России решили, что ориентироваться на нее больше не будут. Однако помните, что остается требование о документальном подтверждении и экономической оправданности расходов на такси.

КАК ОБОСНОВАТЬ И ПОДТВЕРДИТЬ РАСХОДЫ

Обоснованием экономической оправданности может быть приказ директора, составленный на конкретную командировку. В приказе должно быть указано, почему необходимо привлекать такси. Например, для сокращения потерь рабочего времени, если сотрудник выезжает в командировку в рабочий день, а до этого работает. Также для своевременного прибытия сотрудника на место выезда в командировку (в аэропорт, на вокзал и т. д.), если выезд ночью.

Кроме того, для отдельных категорий работников (директоров, топ-менеджеров) в организации может быть установлен проезд на такси. Список таких работников следует закрепить во внутренних документах организации (например, в положении о командировках).

Допустим, экономическую оправданность расходов на такси вы обосновали. Теперь их надо подтвердить документами. Какими?

Если ваша организация пользуется такси по договору с транспортной организацией, тогда такими документами являются акты об оказании услуг. А в случаях, когда работник рассчитался за такси наличными, это кассовый чек, приложенный к авансовому отчету (Федеральный закон от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» (опубликован в «ДК» № 12, 2003) не освобождает такси от применения контрольно-кассовой техники. И бланки строгой отчетности для использования их в такси Минфин России не утвердил. Поэтому в такси должен быть установлен кассовый аппарат и клиентам должен выдаваться кассовый чек).

Использовать такси как транспортное средство, сейчас возможно как в командировке, так и в ежедневной производственной деятельности.

Раньше расходы на такси не разрешалось вносить в расчет налогов на прибыль. А причина была всегда одна, так как законодательство ни как не регулировала данный вопрос.

Но 5 лет назад Министерство Финансов РФ, выпустило серию рекомендательных писем, в которых говорится о возможности включения таких расходов в расчет налогов. С тех пор данные рекомендательные письма активно используется в практике доказательства эффективности расхода на такси в командировке.

Использование такси в служебной командировке

Под понимается поездка сотрудника не на постоянное место работы, по направлению руководства. Фирма при этом должна возместить сотруднику понесенные им затраты. Но тогда у самой фирмы появляются другие расходы, которые ей нужно учитывать при подсчете основы по налоговому сбору на прибыль.

Но, при этом нужно соблюсти 2 неизменных требования: представить неоспоримые доказательства эффективности примененных затрат и гарантировать присутствие всех документов, которые подтверждают эти расходы.

Некоторые документы оформляется в организации, такие как:

Приказ о назначении командировки;
Командировочное удостоверение сотрудника;
Служебное задание от организации.

При этом в приказе руководства нужно указать все доказательные факты экономической целесообразности использования такси. В приказе нужно указать весомые причины, вызвавшие расходы на такси в командировке.

Как подтвердить расходы на такси в командировке?

В качестве достоверных фактов, можно предъявить следующие весомые аргументы:

Необходимость в быстром прибытии в пункт отправления – вокзал ж/д или аэропорт;
большой вес документации или образцов продукции, которые нужно перевести в багаже;
большая удаленность от необходимой пассажирской магистрали;
значительная экономия времени.

Но и Вы, как командировочный, обязаны проявлять свою инициативу. Так как, в Ваших силах предъявить пояснительное заявление с билетом о том, что рейс глубокой ночью.

Но Вам необходимо будет подтвердить расходы на такси в командировке. Так как только экономического обоснования будет мало, и если у вас не будет чеков, а так же бланков отчетности, которые должны выдавать таксисты.

Так как в качестве удостоверяющего документа был бы билет на автобус или метро, то лишних вопросов в бухгалтерии не возникало ни когда. Но таксисты таких бланков, не имеют. Если водитель не выдает квитанцию, то тогда расходы на Вашу поездку в такси, придется списывать с чистой прибыли организации.

Некоторые организации выходят из такого положения, заведомо оформляя служебную пояснительную записку от руководителя отдела, к представлению директора. Но стоит отметить, что в даже такой ситуации налоговые риски высоки. И это почти не зависит от наличия убедительных аргументов для поездки.

Использование такси во время рабочих поездок

Если использование такси нужно в качестве транспорта из - за производственных причин, тогда такие затраты будут относиться к оплате услуг по обычным условиям деятельности. И денег на оплату, такого передвижения, уходит в разы больше, чем в почли людом другом случае.

Именно по данной причине требования к заполнению всех необходимых документов, подтверждающих расходы на такси в командировке , тут несравненно выше.

Обычно заключается негласное соглашение, между организацией и сотрудником, что работник представит все требуемые документы: накладные, счета и акты. Но для налоговых органов, всех выше перечисленных документов недостаточно, чтобы доказать расходы на такси в командировке, нужно прикладывать еще и другие документы.

Как показывает практика, необходимо прикладывать документы собственной фирмы, а именно:

Предоставить маршрутные листы, перечнем поездок;
указать даты и время их точного осуществления;
указывать конкретные цели поездок и причину использования такси;
указывать конкретный размер денежных средств, которые были выделены на каждую из поездок.

При этом, Вам обязательно должны предоставить образец служебной записки на такси. Так же важен приказ о найме такси для произведения производственных задач. А перечисленные документы нужно оформить обычными приложениями к основному приказу.

Четких форм оформления документов, которые подтверждают необходимость расходов на использование такси, не выделено.

А причина очень проста: так как организации не часто уменьшают ставку по налогу на полученную прибыль, применяя счета оплаты таких услуг.

И если такая задача появляется, то нужно оформлять такие операции с особой тщательностью. Так как экономическая оправданность затрат на такси - очень уязвимая грань у налогоплательщиков.

• 13.02.18

  На основании положения о служебных командировках работникам компании возмещались расходы на такси: до места командировки и обратно к месту постоянной работы, до места отправления в командировку, а также по служебным делам во время командировки. По результатам выездной проверки управление ПФ указало на занижение базы по взносам на компенсации расходов на такси. По мнению фонда, такси не относится к общественному транспорту, и такие расходы не... 4 450

• 07.06.17

  Согласно локального нормативного акта компания компенсировала генеральному директору расходы на оплату проезда на такси во время нахождения в командировке. В подтверждение несения расходов были представлены авансовые отчеты, квитанции на оплату заказа такси, служебные записки, приказы о направлении в командировку. По результатам выездной проверки ФСС доначислил страховые взносы, пени и штраф, полагая, что расходы на оплату проезда на такси во... 6 838



• 27.03.17

  К такому выводу пришел Минфин. Кроме того, ведомство рассказало об учете в расходах компенсации стоимости проезда командированного на такси, а также об отдельном возмещении расходов на питание при проезде к месту командирования и обратно. 2 083

• 27.03.17

  Письмо Минфина России от 02.03.2017 N 03-03-07/11901 6 329

• 20.10.16

  Сотрудник организации (г. Москва) направлен в командировку по территории РФ. Во время командировки он пользовался услугами такси, чтобы добраться из аэропорта до гостиницы и обратно. За пользование услугами такси выдана квитанция, в которой указаны номер, серия, дата выполнения заказа, маршрут следования, сумма, стоят подпись кассира и печать, кассовый чек отсутствует. В организации есть положение о командировках, согласно которому работнику возмещаются расходы на проезд в аэропорт (из аэропорта) или на вокзал (с вокзала) в местах отправления, назначения или пересадок, в том числе на такси, на провоз багажа. Может ли организация принять квитанции за услуги такси во время командировки в качестве первичных документов? Может ли организация уменьшить расходы по налогу на прибыль на услуги такси согласно квитанции, если кассовый чек отсутствует? 10 970



• 03.08.16

  В письме от 28.06.16 № 03-04-06/37671 Минфин напомнил, что согласно статье 168 Трудового кодекса в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику расходы по проезду. Порядок и размеры возмещения определяются колдоговором или локальным нормативным актом организации. В соответствии с пунктом 3 статьи 217 НК не подлежат обложению НДФЛ компенсационные выплаты (в пределах норм), связанных, в частности, с... 3 740

• 03.08.16

  Письмо Минфина от 28.06.2016 № 03-04-06/37671 2 559



• 15.07.16

  В письме от 10.06.16 № 03-03-06/1/34183 Минфин напомнил, что расходы на командировки учитываются на основании утвержденного в установленном порядке авансового отчета и иных документов, свидетельствующих о фактически понесенных затратах и подтверждающих фактический срок пребывания работника в служебной командировке. В постановлении правительства РФ от 06.05.2008 № 359 о порядке проведения расчетов без ККТ указано, что документы, используемые... 3 908

• 15.07.16

  Письмо Минфина от 10.06.2016 № 03-03-06/1/34183 2 651



• 01.07.13

  Компания вправе учитывать в расходах стоимость проезда на такси, которым работник воспользовался в командировке. Но при следующих условиях. Во-первых, затраты должны быть экономически оправданы. И, во-вторых, в наличии у организации должны быть документы, подтверждающие оплату поездки. Об этом сообщили специалисты Минфина России в письме от 14.06.2013 г. № 03-03-06/1/22223. ... 3 394

• 03.12.12

  Если работник воспользовался в командировке такси, расходы на такой проезд чиновники позволяют учесть в целях налогообложения. Однако здесь нужно учесть некоторые нюансы. 5 42 236

• 12.11.12

  Одним из наиболее сложных аспектов, с которым сталкивается бухгалтер при направлении работника в командировку, является налогообложение. Фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно не подлежат обложению НДФЛ. Однако на практике зачастую возникают сложные ситуации, в которых применение приведенной нормы становится затруднительным. 3 549

• 25.07.12

  Письмо Минфина России от 11.07.2012 N 03-03-07/33 2 916

• 11.07.12

  Письмо Минфина России от 27.06.2012 N 03-11-04/2/80 5 279



• 05.05.12

  …квитанция, выданная водителем, не содержит обязательных реквизитов? Минфин России в письме от 25.04.2012 № 03-04-05/9-549 ответил, что суммы оплаты организацией проезда работника на такси при направлении его в командировку относятся к числу компенсационных выплат, связанных с исполнением налогоплательщиками трудовых обязанностей. На этом основании данные выплаты не облагаются НДФЛ (ст. 168 ТК РФ, абз. 11 п. 3 ст. 217 НК РФ). При... 1 492

• 15.03.12

  Организация оплачивает командированному проезд на такси из гостиницы в офис клиента и в аэропорт. Фирма хотела бы учесть эти расходы при налогообложении прибыли. Налоговики разъяснили, что для этого нужно. Из налогооблагаемой прибыли можно вычесть сумму расходов на проезд командированного работника в такси. Правда, при этом должны соблюдаться некоторые условия. Подробнее об этом рассказало Управление ФНС России по Москве. Туда обратилась... 1 275

• 02.11.11

  По мнению финансистов, в целях налогообложения прибыли можно учесть затраты на оплату проезда работника к месту командировки и обратно вне зависимости от времени, проведенного в месте назначения (письмо Минфина России от 20 сентября 2011 г. № 03-03-06/1/558). 4 941

• 06.05.11

  Менеджер турфирмы может задержаться в командировке по собственной инициативе, скажем, решив провести там отпуск. Или если во время служебной поездки утерян проездной документ. Такие ситуации налоговое законодательство не регулирует. Чтобы определиться, можно ли учесть командировочные расходы в целях налогообложения и не удерживать с их суммы НДФЛ, воспользуемся разъяснениями чиновников… 11 891

• 01.12.09

  Приказ на командировку и служебное задание в целях налога на прибыль оформлять не обязательно...Расходы на покупку электронного билета можно подтвердить и без посадочного талона...Расходы на такси до аэропорта (вокзала) и обратно обоснованны, даже если сотрудник выехал не с работы, а из дома...Доплату до фактического заработка за время командировки признают, если она предусмотрена в локальных актах... 1 849

• 27.06.08

  Какими документами можно подтвердить расходы командированного работника на проезд до аэропорта на такси? Как учесть расходы на проезд до места командировки, если билет приобретен в бездокументарной форме? Можно ли в целях исчисления налога на прибыль признать расходы на приобретение билета по безналичному расчету? 25 981

• 27.03.08

  Компания может учесть в расходах плату за проезд командированного работника в такси, если он добирался до аэропорта. В недавно обнародованном письме от 19.12.07 № 28-11/121388 УФНС России по г. Москве (опубликовано на стр. 6 московской вкладки) согласилось с аналогичным мнением Минфина (письмо от 22.05.07 № 03-03-06/2/82). 2 157

• 28.04.07

  Вы можете вычесть из налогооблагаемой прибыли расходы на такси, которым воспользовался командированный. Однако на случай проверки нужно запастись документами, доказывающими обоснованность подобных затрат. Например, в приказе директора о направлении в командировку можно написать, что сотрудник берет такси для сокращения потерь рабочего времени. 4 464

Первичные документы на такси, подтверждающие расходы

Сайт журнала «РНК »

Электронный журнал «РНК »

Затраты на проезд работника на такси компания вправе учесть в налоговых расходах при условии их документального подтверждения и экономической обоснованности (письма от 14.06.13 № 03-03-06/1/22223, от 11.07.12 № 03-03-07/33 и от 08.11.11 № 03-03-06/1/720). Большинство судов придерживаются аналогичного мнения (постановления ФАС Северо-Западного от 28.01.13 № А42-5316/2011 и Московского от 29.07.11 № КА-А40/7917-11 округов).

Так, необходимость оплаты служебных поездок работника на такси в отдаленные районы компании обосновывают с помощью расписания движения общественного транспорта (редкие рейсы городских автобусов, некруглосуточное движение или полное отсутствие транспортного сообщения). Кроме того, иногда поездка на такси существенно экономит рабочее время (проезд на такси до аэропорта (вокзала) или из офиса до места расположения суда, инспекции или офиса контрагента).

Первичные документы на такси, подтверждающие соответствующие расходы, — это кассовый чек или квитанция в форме бланка строгой отчетности (далее — квитанция). Квитанция должна содержать следующие обязательные реквизиты (п. 1 приложения № 5 к Правилам перевозок пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом, утв. постановлением Правительства РФ от 14.02.09 № 112, далее — Правила перевозок):
— наименование, серия и номер квитанции;
— наименование фрахтовщика;
— дата выдачи квитанции;
— стоимость пользования легковым такси;
— фамилия, имя, отчество и подпись лица, уполномоченного на проведение

5. Перечень дополнительных услуг поможет подтвердить разницу в стоимости поездки и показаниях таксометра. Многие компании предлагают пассажирам дополнительные услуги (услугу «трезвый водитель», кондиционирование салона, детское кресло и т. д.). Как правило, такие услуги оказываются за дополнительную плату. Нам не удалось найти официальных разъяснений или судебной практики по вопросу правомерности учета при налогообложении расходов на такие услуги.

При этом существует множество судебных решений, в которых арбитры соглашаются с правомерностью включения в налоговые расходы стоимости кондиционеров и обогревателей (например, постановления ФАС Поволжского от 26.07.06 № А55-32558/2005 и Западно-Сибирского от 22.03.06 № Ф04-1851/2006(20801-А45-40) округов). Обоснованность таких расходов объясняется созданием комфортных условий труда работникам (подп. 7 п. 1 ст. 264 НК РФ). Создание комфортных условий поездки работника на такси также можно отнести к созданию комфортных условий труда. Ведь поездка осуществляется в рамках исполнения служебных обязанностей. Следовательно, расходы на охлаждение или отопление салона автомобиля, указанные в квитанции, компания вправе учесть при налогообложении прибыли.

6. Подпись пассажира подтвердит, что услугами такси воспользовался именно сотрудник компании. Подпись клиента, который воспользовался услугами перевозки, не является обязательным реквизитом квитанции. Однако при ее отсутствии налоговики не смогут установить работника, который фактически воспользовался услугой такси. УФНС России по г. Москве в письмах от 27.06.08 № 20-12/060976 и от 27.01.06 № 20-12/5434 указало, что расходы на доставку работников можно учесть в налоговых расходах только при условии ведения персонифицированного учета в отношении каждого работника.

Второй арбитражный апелляционный суд отметил: если по содержанию квитанции такси невозможно сделать вывод, что именно представитель организации воспользовался данной услугой, такая квитанция признается недопустимым доказательством расходов компании на оплату услуг такси (постановление от 18.07.11 № А82-4808/2010). Следовательно, во избежание разногласий с налоговиками пассажиру (работнику компании) целесообразно проставить в квитанции свою подпись и расшифровку.

Л. Мисникович ,
старший юрист