Акт о порче имущества – документ, в котором фиксируются повреждения, нанесенные товарно-материальным ценностям, принадлежащим предприятию. При этом преднамеренность или непреднамеренность действий, послуживших причиной порчи имущества, роли не играет – акт составляется вне зависимости от этих обстоятельств.

ФАЙЛЫ Открыть эти файлы онлайн 2 файла

В каких случаях чаще всего пишется документ

Акт может быть создан в самых разных ситуациях:

• Распространены случаи, когда вред причиняется различного рода грузам при транспортировке, погрузке и выгрузке (бой, вмятины, трещины, поломки и т.п.).
• Ущерб может наноситься при потопах внутри офисных помещений – интерьеру, предметам мебели, технике и приборам.
• Бывает, что порча имущества происходит при неаккуратном или неправильном обращении с ним работниками организаций и т.д.

Зачем нужен акт

Акт относится к первичной документации фирмы, и, являясь безусловным письменным доказательством причиненного повреждения/поломки, становится впоследствии основанием для списания испорченных товарно-материальных ценностей или отправки их в ремонт.

К сотруднику, непосредственно причастному к нанесению вреда имуществу компании, на основании данного документа может быть применена мера дисциплинарного взыскания. Она назначается в зависимости от того, насколько серьезно пострадала собственность организации:

• замечание,
• выговор,
• увольнения,
• иногда речь идет даже об уголовном преследовании.

Здесь учитываются все нюансы события, в том числе и наличие умысла. Кроме того, на основе акта руководство предприятия имеет право потребовать от виновника возмещения материального ущерба..

Кто составляет акт

Акт может составлять любой работник организации, в должностные обязанности которого входит данная функция. Это может быть руководитель структурного подразделения, юрист, секретарь или просто материально-ответственное лицо.

При создании акта должны присутствовать и другие сотрудники компании, которые выступят в роли свидетелей нанесенных повреждений. Таким образом, формируется специальная комиссия в составе не менее трех человек , лучше работников разных отделов.

Если испорченное имущество относится к высокотехнологичному оборудованию или приборам, для более точной диагностики вреда к составлению акта следует привлечь специалиста инженерно-технической или сервисной службы, действующей внутри предприятия или стороннего эксперта.

Составление акта: основные моменты

На сегодня нет стандартного унифицированного образца акта, так что документ может быть написан в произвольной форме или по шаблону, действующему внутри фирмы. При этом есть ряд определенных сведений, который вносить в него нужно обязательно:

1. Дата, номер и место написания, название организации.
2. В основной части следует указать
   • суть причиненных повреждений,
   • наименование и количество пострадавших товарно-материальных ценностей,
   • приблизительную сумму ущерба.

   Если предметов несколько, лучше оформить все данные в виде таблицы.

3. Также нужно внести
   • информацию о виновнике: его должность, фамилию-имя-отчество
   • и причины, по которым произошла порча имущества (этот пункт очень важен для определения точной степени вины и вынесения справедливого наказания).

   Если виновных лиц установить невозможно (например, в случаях повреждения в результате форс-мажорных обстоятельств: катастроф, наводнений и т.п.), это надо обязательно обозначить.

4. Далее в акте следует написать выводы о последствиях нанесенного имуществу вреда: можно ли это имущество починить или его нужно списать.
5. При наличии каких-то дополнительных подтверждающих документов, их нужно присовокупить к акту, отметив отдельным пунктом.

Оформление акта. На что обратить внимание

При оформлении акта, также как и при его написании, можно руководствоваться собственными соображениями, поскольку закон не предъявляет к этому параметру никаких особых требований. Акт можно писать на простом чистом листе бумаги или на фирменном бланке организации. Вносить информацию можно от руки (любой шариковой ручкой, но только не карандашом) или печатать на компьютере.

Важно! В акте должны наличествовать подписи его непосредственного составителя и присутствовавших сотрудников – их автографы будут свидетельствовать о том, что все внесенные в документ сведения верны.

Желательно получить и подпись виновника порчи имущества, но если он отказывается подписывать документ, можно прямо в акте сделать соответствующую пометку или составить отдельный .

Заверять печатью бланк акта не обязательно – с 2016 года использование штемпельных изделий на предприятиях и в организациях необходимо только в тех случаях, если это закреплено во внутренних нормативно-правовых бумагах фирмы.

Акт составляется в двух экземплярах :

• один остается в компании и отправляется в бухгалтерию для списания имущества или выделения денег на ремонтные работы,
• второй передается сотруднику, причинившему ущерб.

При необходимости можно составить и дополнительные копии акта.

Как хранить акт

После составления акта и завершения всех процедур, связанных с его непосредственным участием, документ следует передать в архив предприятия, где он должен находиться период, установленный законом или локальной документацией фирмы (но не менее трех лет), после чего его можно уничтожить.

Акт о порче имущества при затоплении квартиры или офиса

Затопление квартир в многоэтажных домах встречается особенно часто. Офисы тоже могут подвергнуться этой неприятности, как и отдельно стоящие жилые дома. Даже если над помещением не располагаются нерадивые соседи, затопление нельзя исключать. Всегда может случиться авария водопровода, прорыв водяной системы отопления, протечка кровли и т.д.

Одним из важных процессуальных действий, необходимым для последующего возмещения ущерба, является составление акта о порче имущества. Его составляют вызванные к месту затопления представители компании, обслуживающей здание (ее аварийной службы) с участием потерпевшей стороны. Сделать это надо в первые 12 часов после вызова уполномоченных лиц. Если представители компании не явились вовремя, акт допустимо составить без них, пригласив в комиссию посторонних незаинтересованных людей. Управляющей компании при этом следует направить письменное уведомление, а в акте отразить, что она была проинформирована, но не участвовала в составлении акта по причине неявки по вызову.

Если помещение залито по вине конкретного человека, например, соседа сверху, он тоже участвует в составлении акта.

ВАЖНО! Если виновника не установили, его не удалось пригласить, либо он отказался, это следует отразить в тексте акта.

В этом документе должны найти отражение такие данные:

• дата и точное время установления факта затопления;
• адрес расположения залитого помещения;
• локализация водных масс;
• причина того, что вода проникла в квартиру или офис;
• виновник случившегося залива (если он установлен);
• упоминание о свидетелях (если они были)
• описание нанесенного водой вреда (на основе визуального осмотра).

ВНИМАНИЕ! Описывая ущерб, нужно указать не только состояние потолка, стен, пола, но и порчу мебели, бумаг и другого имущества, находящегося в помещении. Это можно сделать в форме дефектной ведомости, инвентаризации и т.п.

Остальные части документа («шапка», дата, подписи членов комиссии) составляются по основным принципам делопроизводства. Строгой формы для документа законами не предусмотрено.

АКТ № 11
осмотра жилого помещения, расположенного по адресу:
г. Нижний Новгород, ул. Ванеева, д.17, кв.21
от 19 августа 2017 года

На основании заявления (входящий номер 134 от 19.08.2017) от гр. Деревянского Н.Ю. о затоплении квартиры была сформирована комиссия в составе:

• начальника ЖЭУ № 2 Моршанского А.П.;
• инженера ЖЭУ № 2 Пересветовой Т.А.;
• мастера ЖЭУ № 2 Никодимова О.Л.

На момент осмотра лицо, виновное в затоплении, установить не удалось.

Комиссия провела обследование жилого помещения по указанному адресу.

На момент обследования (19.08.2017 г. в 16:30) установлены следующие повреждения вследствие затопления.

Пострадала жилая комната площадью 26 кв.м.:

• на потолке, окрашенном водоэмульсионной краской, водяные разводы и пятна расположены по всей поверхности;
• стены, оклеенные флизелиновыми обоями, имеют потеки по всему периметру, частично отстают;
• пол (ламинат) имеет вздутия на стыках;
• дверь деревянная, окрашенная, разбухла и не закрывается.

В комнате повреждена мебельная стенка (разбухла по прилегающей к стене поверхности) и телевизор Sony KDL-32WE613 (вышел из строя).

Затопление случилось 19.08.2017 г. в 15:45. Были произведены следующие работы по устранению:

• перекрыт стояк с горячей водой в 16:00;
• заменен стояк горячего водоснабжения (23.08.2017 г.)

Выводы комиссии: причиной затопления является авария трубопровода горячего водоснабжения (разрыв трубы).

Члены комиссии:
Начальник ЖЭУ № 2 /Моршанский/ А.П. Моршанский
Инженер ЖЭУ № 2 /Пересветова/ Т.А. Пересветова
Мастер ЖЭУ № 2 /Никодимов/ О.Л.Никодимов

С актом ознакомлен:
владелец квартиры № 21 /Деревянский/ Н.Ю. Деревянский

Акт о порче имущества при выполнении каких-либо работ

Когда случается непреднамеренная порча имущества вследствие каких-либо жизненных ситуаций, например, выполнения работ, полученный вред нужно как-то компенсировать. Если речь идет об имуществе предприятия, то поврежденные вещи необходимо списывать или приходовать их ремонт. Виновный в порче может быть подвергнут административной или материальной ответственности. Основанием для этих процедур является нормативный документ - акт об испорченном имуществе.

На предприятии составить такой акт может уполномоченный на это материально-ответственный работник. В составе комиссии должно быть не менее 3 работников организации.

ВНИМАНИЕ! Если испорчено технически сложное оборудование, то в комиссию следует включить компетентного специалиста или пригласить эксперта.

Как составить акт

Унифицированной формы акта нет, но в нем предусмотрены некоторые моменты, обязательные для установления факта порчи имущества. Как в любой официальный документ, в акт необходимо внести:

• название организации (или использовать фирменный бланк);
• номер акта;
• дата составления;
• подписи членов комиссии и того, кто составлял акт.

Основная часть акта, определяющая его «специализацию», состоит из следующих моментов.

1. Описание повреждений :
   • в чем состоит вред, нанесенный имуществу;
   • какие материальные ценности пострадали (название, инвентарный номер, количество);
   • примерная сумма, в которую вылился ущерб.
2. Сведения о виновнике порчи . Если его установить однозначно не получается, это надо отметить в акте. О виновном лице нужно указать:
   • его имя, должность;
   • причины, по которым им учинена или допущена порча;
   • данные о свидетелях (если таковые были).
3. Последствия вреда: уточняется, подлежит ли испорченное имущество ремонту или его нужно списывать.
4. Приложения. Ими могут быть дополнительные источники, подтверждающие нанесенный вред, например, запись камер наблюдения и т.п.

ООО «БытРемонтСервис»
г. Екатеринбург
22.08.2017 г.

АКТ № 5
О порче имущества

В настоящем документе мною, руководителем отдела сбыта Леваневским Анатолием Ивановичем, установлено, что 22 августа 2017 года сотрудница административно-хозяйственного отдела Ревакова Антонина Петровна во время производства текущей уборки неумышленно повредила имущество, принадлежащее ООО ««БытРемонтСервис»: монитор жидкокристаллический LG 34UC79G-B (столкнула со стола на пол).

Свидетелем инцидента был менеджер отдела сбыта Соколенко Роман Константинович.

Причина нанесения повреждения: неосторожность при вытирании пыли.

Монитор нуждается в ремонте - замене матрицы дисплея, ориентировочной стоимостью в 1200 руб.

Руководитель отдела сбыта /Леваневский/ А.И. Леваневский
Менеджер отдела сбыта /Соколенко/ Р.К. Соколенко

С актом ознакомлена
сотрудник административно-хозяйственной службы /Ревакова/ А.П. Ревакова

Акт о порче имущества при доставке или перевозке товара

Даже если доставка осуществляется со всеми надлежащими мерами, порча перевозимых товаров не может быть исключена. Не углубляясь в причины и поиски виновных, следует отметить, что стоимость пришедшего в негодность или испорченного груза должна быть компенсирована - за счет ли страховки, материальной ответственности виновного лица либо другим способом. Сами поврежденные товары нужно включить в убытки, подводя бухгалтерский баланс. Для этого нужно документальное основание - акт о порче имущества при грузоперевозках.

В случае обнаружения таких проблем при получении товара, покупатель (получатель) совместно с лицом, доставившим груз (экспедитором, курьером, водителем, представителем фирмы) должны выяснить важные подробности, которые будут упомянуты в акте:

• наименование товара, подвергшегося повреждению
• количество испорченного груза в стандартных единицах его измерения (штуках, кг, метрах и пр.);
• характер внешних повреждений упаковки;
• надлежащим ли образом были упакованы товары, имеется ли необходимая маркировка на упаковке.

ВАЖНО! Формировать акт нужно непосредственно после доставки, в присутствии доставившей его стороны.

Кроме этих подробностей, в акте следует указать:

• место поставки и место назначения груза;
• данные обо всех сторонах: отправителе, перевозчике, получателе;
• время доставки (по плану и по факту);
• описание товаров (в соответствии с документацией);
• как выглядел груз после прибытия;
• примерная сумма ущерба.

В выводах следует установить причину повреждений и ответственное за них лицо (если это возможно).

Для обеспечения достоверности нужно пригласить в качестве членов комиссии еще не менее двух человек. Ими могут выступить квалифицированные работники, могущие оценить ущерб и удостоверить порчу, например, бухгалтер организации-получателя, юрист, менеджер по поставкам и др.

Желательно приложить дополнительные документальные свидетельства: фото груза, запись камеры видеорегистратора автомобиля перевозчика, письменные свидетельства очевидцев и др.

Нужно сделать не менее 3 экземпляров акта:

• для поставщика товара;
• для лица или компании, осуществлявшего перевозку;
• для получателя груза.

АКТ № 12
О порче доставленного груза

г. Пенза, 17.08.2017 г.

Приемщик товара, представитель ООО «Лето» Зарубин В.В., составил настоящий акт о повреждении доставленного груза при его получении.

1. Отправитель товара: ООО «Наш лимонад».
2. Получатель товара: ООО «Лето».
3. Перевозка товаров осуществлялась компанией-перевозчиком ООО «Магистраль».
4. Описание товара: 30 пластиковых ящиков лимонада «Колокольчик» в стеклянных бутылках вместимостью 0,33 л, по 12 бутылок в ящике.
5. Ценность товара по документам: 21 510 руб.
6. Накладная на груз № 000045278 от 17.08.2017 г.
7. Пункт отправления груза: г. Пенза, ул. Белякова, 19, склад 1.
8. Пункт назначения груза: г.Пенза, ул. Аустрина, 68, склад 2.
9. Время перевозки: расчетное - с 12:00 до 14:00 (2 часа), по факту - с 12:30 до 13:45 (1 час 15 минут).
10. Описание полученного груза: при доставке получено 30 пластиковых ящиков лимонада, по 12 бутылок в каждом, в том числе 2 поврежденных ящика и 18 разбитых бутылок.
11. Упаковка не вскрывалась, пломбы в сохранности.

Приложения:

• фотографии поврежденных ящиков;
• фотографии разбитых бутылок.

Установленная причина порчи груза: превышение скорости при доставке, приведшее к аварии - нарушение норм перевозки.

К возмещению получателем груза ООО «Лето» предъявляется сумма в 2 000 руб.

Члены комиссии
Начальник пункта приема ООО «Лето» /Зарубин/ В.В. Зарубин
Главный бухгалтер ООО «Лето» /Незлобина/ Е.П. Незлобина
Завскладом № 1 ООО «Лето» /Петухов/ Г.К. Петухов

С актом ознакомлен
Водитель ООО «Магистраль» /Рукавичкин/ Р.А. Рукавичкин

Акт о порче документов

Случаются ситуации, когда документы на предприятии приходят в негодность вследствие пожара, затопления, других факторов, например, грызунов, или же неумышленного либо злоумышленного деяния. В любом случае, поврежденные бумаги уже непригодны к дальнейшему использованию. Это могут быть документы архивного хранения или же действующая документация. Чтобы обосновать уничтожение таких документов, нужен акт об их порче, иначе неминуема административная при проведении проверки и обнаружении недостачи в документации.

Акт составляет сформированная руководством сразу после обнаружения факта порчи комиссия. Состав комиссии произвольный, как правило, в нее включается бухгалтер, руководитель структурного подразделения, юрист, могут быть приглашены и представители правоохранительных органов, пожарного надзора, коммунальщиков и т.п.

Форма акта свободная, но удобно применять образец, приведенный в Правилах архивного хранения документов. В тексте должны быть указаны:

• названия (регистры) пришедших в негодность документов или № архивного дела;
• описание факта обнаружения повреждений документации;
• место, где хранились бумаги;
• причина случившегося;
• ответственное за хранение лицо (его надо обязать написать объяснительную по необеспечению сохранности документов, что входит в его прямые обязанности);
• итог - количество поврежденных или утраченных документов.

ООО «Симфония»

АКТ № 15
о порче трудовой книжки

г. Хабаровск, 30.08.2017 г.

В связи с порчей трудовой книжки на имя кладовщика ООО «Симфония» Романенко Г.В. приказом № 12/1 от 30.08.2017 г. генерального директора ООО «Симфония» Л.Н. Недзельского создана комиссия в составе:

• председатель - начальник отдела кадров Волинецкая Н.П.;
• члены комиссии: главный бухгалтер Петрановская П.Е., инспектор отдела кадров Чумакова Р.О.

Комиссией составлен данный акт о том, что 29.08.2017 г. при внесении записи о переводе на должность кладовщика оказался непоправимо испорчен бланк трудовой книжки - серия ТК № 5738593 на имя Романенко Г.В. Повреждение совершено сотрудником отдела кадров Кольской А.А. в результате разлития краски для печатей и штампов на разворот трудовой книжки и просачиванием ее на титульный лист.

Комиссия подтверждает непригодность дальнейшего использования бланка трудовой книжки. Испорченный экземпляр предлагается утилизировать с помощью шредера либо сожжения.

Председатель комиссии
Начальник отдела кадров /Волинецкая/ Н.П. Волинецкая

Члены комиссии
Главный бухгалтер /Петрановская/ П.Е. Петрановская
Инспектор отдела кадров /Чумакова/ Р.О. Чумакова

Акт - это документ, составляемый группой лиц подтверждающий установленные ими факты или события. Акты составляются при ревизиях и обследованиях, инвентаризации, передаче товарно-материальных ценностей, передаче дел при смене должностных лиц, проведении испыта­ний новых изделий, оборудования, при сдаче в эксплуатацию законченных объектов и т.д. В некоторых случаях его составляет одно должностное лицо - при ревизии финансово-хозяйствен­ной деятельности, проверке наличия товара и т.д. Независимо от разновидности акт оформляется по одной схеме, как прави ло, на бланке организации и содержит следующие реквизиты: наименование организации, наименование структурного подраз­деления, название вида документа (акт), дату, индекс, место со­ставления, заголовок к тексту, текст, подписи, указание на ко­личество экземпляров и их местонахождение.

Дата и место составления акта должны соответствовать дате актируемого события и месту его составления. Заголовок соот­носится с названием вида документа и формулируется в роди­тельном падеже Акт (чего?) «работы комиссии по проверке об­щежития». Возможна формулировка заголовка с помощью от­глагольного существительного - «О приеме-передаче оборудо­вания», «Об уничтожении дел». Текст акта делится на три части: введение, констатирующая часть, выводы.

Текст введения должен содержать ссылку на документ, по­служивший основанием для проведения проверки (работы комиссии), список фамилий с указанием должностей лиц, со­ставивших акт (их перечисляют в последовательности: пред­седатель комиссии, члены комиссии, присутствующие). В тех случаях, когда должностные лица, составившие акт, работают в других учреждениях, должны быть указаны и названия этих учреждений.

Констатирующая часть печатается с абзаца и включает сроки проведения работы комиссии, ее цели и задачи, сущность уста­новленных фактов, методы, которыми велась проверка, ее ре­зультаты. Текст констатирующей части при необходимости мо­жет быть разбит на пункты.

Выводы, предложения, заключения комиссии печатаются с абзаца; они также могут состоять из нескольких пунктов.

В конце текста указывают данные о количестве экземпляров акта и их нахождении или адресатах, которым он направлен. Ко­личество экземпляров акта определяется практической необходи­мостью (если в нормативных документах не предусмотрено иное).

Подписи располагаются в той же последовательности, как и в вводной части, но без указания должности. Акт подписы­вают все члены комиссии. Член комиссии, имеющий замеча­ния к содержанию акта и не согласный с выводами комиссии, также обязан поставить свою подпись, но имеет право изло­жить суть замечания ниже подписей или на отдельном листе, который является приложением к акту.

Пример оформления акта см. на с. 99.

Ряд разновидностей акта обретает юридическую силу после утверждения. Например, акт о ликвидации учреждения стано­вится официальным документом после утверждения руководите­лем вышестоящей организации. Акт о выделении к уничтоже­нию документов и дел с истекшими сроками хранения утвер­ждается руководителем данного учреждения.

Все лица, упомянутые в акте, особенно те, к работе которых высказаны замечания, должны быть ознакомлены с его содер­жанием под расписку.

Смотрите также:

Бывают рабочие моменты, когда приходится документально подтверждать или доказывать, что какое-то событие действительно состоялось: документы переданы новому работнику, проверка проведена, старые печати уничтожены, а слесарь Иванов явился на работу нетрезвым. Как это сделать? Очень просто: нужно актировать событие, т.е. составить акт, в котором несколько человек своими подписями подтвердят, что тот или иной факт имел место быть. Мы расскажем, как составить акт правильно и придать этому документу юридическую силу, чтобы в случае спора он мог выступить в качестве доказательства случившегося.

Акт составляется группой лиц (или специально созданной комиссией) с целью документально зафиксировать какой-либо факт: результаты проверки, прием-передачу дел, дисциплинарное нарушение и т.д. Документ содержит как минимум подробное описание фиксируемого факта и подписи установивших его лиц, как максимум (помимо перечисленного) – выводы и рекомендации по изменению ситуации.

Государственные стандарты по делопроизводству не жалуют этот вид документов своим вниманием и дают только самые общие правила составления. Возможно, это связано с тем, что видов актов существует великое множество, и подогнать каждый из них под унифицированную форму просто невозможно.

4.10. Акт составляется несколькими лицами (комиссией) и подтверждает установленные факты или события. Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной (констатирующей).

В вводной части акта указывается распорядительный документ, на основании которого актируется факт, событие или действие (в именительном падеже), его номер и дата. При перечислении лиц, участвовавших в составлении акта, указываются наименования должностей с обозначением организаций, фамилий и инициалов (в именительном падеже). Первым указывается председатель комиссии. В необходимых случаях допускается приводить сведения о документах, удостоверяющих личность и полномочия лиц, участвовавших в составлении акта, и их адреса. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке. Слова «Основание», «Председатель», «Члены комиссии», «Присутствовали» пишутся с прописной буквы.

В основной части акта излагаются установленные факты, а также выводы и заключения. Текст акта заканчивается сведениями о количестве экземпляров акта и месте их нахождения. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных сторон или нормативными документами, регламентирующими составление акта. Например:

Составлен в 3 экземплярах:

1-й экземпляр ‑ бухгалтерия,

2-й экземпляр ‑ коммерческий отдел,

3-й экземпляр ‑ покупатель.

Формы актов зачастую содержатся в нормативных документах, регламентирующих тот или иной вид деятельности. Например, форма акта о несчастном случае на производстве утверждена постановлением Минтруда РФ от 24.10.2002 № 73. Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, содержат формы:

• акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;
• акта о выдаче дел во временное пользование;
• акта проверки наличия и состояния дел;
• акта о миграции и перезаписи электронных документов;
• акта приема-передачи документов на государственное хранение;
• акта о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны, и др.

Если для определенной ситуации нет унифицированной формы акта, организация сама может разработать ее с учетом собственной специфики и внести в альбом локальных унифицированных форм документов.

Что такое комиссия и кто такие присутствующие?

Комиссия представляет собой специальный орган, созданный в организации с определенной целью: проверка деятельности подразделения, экспертиза ценности документов и т.п.

Комиссия может быть постоянной . В этом случае ее состав закреплен в соответствующем локальном нормативном акте (например, положении об экспертной комиссии) и не меняется годами. Так, если в положении об экспертной комиссии написано, что экспертиза ценности документов осуществляется начальником канцелярии, начальником юридического отдела и главным бухгалтером, то каждый год именно они определяют, какие документы оставить в архиве, а какие уничтожить. То, что люди, занимающие эти должности, могут меняться, значения не имеет.

Комиссия может создаваться разово . Например, если в компании за несколько лет деятельности скопилось много испорченных фирменных бланков и требуется их уничтожить, издается приказ, в котором работники, составляющие комиссию по уничтожению, перечисляются не только по должностям, но и пофамильно (Пример 1). Эта комиссия соберется только один раз, выполнит свою работу, зафиксирует ее результат в акте и прекратит свое существование.

ПРИМЕР 1

Фрагмент приказа об уничтожении испорченных фирменных бланков

ПРИКАЗЫВАЮ:

Создать комиссию в составе:

Председатель комиссии: начальник службы ДОУ Петрова И.П.

Члены комиссии:

специалист службы безопасности Нуриев С.Д.,

секретарь-делопроизводитель Коченкова Ю.А.

Обратите внимание : председатель комиссии тоже назначается «сверху». Самого себя назначить председателем комиссии нельзя.

Кроме того, в комиссию могут войти работники, случайно оказавшиеся свидетелями какого-то происшествия. Обычно это касается актов, составляемых относительно дисциплинарных проступков работников. Например, если требуется документально зафиксировать факт опоздания одного из сотрудников отдела, комиссия может состоять в т.ч. из его коллег, чье рабочее место находится в том же кабинете (подробнее см. раздел «Акты в кадровом делопроизводстве»).

Существуют разновидности актов, не требующие присутствия комиссии (например, акты передачи дел, которые составляются работником, передающим дела, и работником, принимающим их) (Пример 2).

ПРИМЕР 2

Акт приема-передачи дел канцелярии

Открытое акционерное общество

«Завод молочных продуктов»

АКТ

19.09.2013 № 1

г. Москва

приема-передачи дел канцелярии

В связи с освобождением Румянцевой А.П. от должности начальника канцелярии ОАО «Завод молочных продуктов» 20.09.2013 и назначением на должность Федоровой О.В. в соответствии с трудовым договором от 16.09.2013 № 432-13 Румянцева А.П. передает, а Федорова О.В. принимает следующие документы:

1. Приказы по основной деятельности за 2013 год (подлинники).
2. Журнал регистрации приказов по основной деятельности за 2013 год (подлинник).
3. Журнал регистрации входящих документов за 2013 год (подлинник).

Документы передала Документы приняла

Румянцева А.П. Румянцева Федорова О.В. Федорова

19.09.2 013 19.09.2013

В качестве присутствующих при составлении акта обычно перечисляют тех, в чьем отношении проводится проверка или составляется акт о дисциплинарном проступке. Присутствующий не может быть членом комиссии, равно как и член комиссии не может участвовать в проверке относительно самого себя.

Реквизиты акта

Юридическую силу акту придают следующие реквизиты:

Если какое-то событие актируется не в первый раз, акт получает регистрационный номер . Это касается, например, актов уничтожения печатей и штампов, актов необнаружения документов, актов уничтожения документов с истекшим сроком хранения и т.п., т.е. документов, которые регулярно составляются внутри структурного подразделения (в данном случае – службы ДОУ). При этом каждый вид актов регистрируется отдельно.

Акты, требующие утверждения должностным лицом, содержат гриф утверждения .

В актах, составляемых на основании другого (обычно организационно-распорядительного) документа, содержится ссылка на регистрационный номер и дату этого документа .

Если к акту прикладывают какие-то документы, на нем проставляется отметка о наличии приложения .

В случае если акт составляется в отношении кого-то из работников (что характерно для кадрового делопроизводства), документ содержит визы ознакомления .

В случаях направления в организацию без сопроводительного письма акт, рассмотренный руководителем компании-адресата, проходит путь входящего документа и может содержать реквизиты «Резолюция», «Отметка о контроле», «Отметка об исполнении».

После того как работа над актом завершена, на нем проставляется отметка о помещении в дело .

Шаблон акта

Формы для актирования каждого случая, который может произойти в процессе деятельности организации, создать невозможно. Тем не менее на основе информации, представленной в государственных стандартах по делопроизводству, можно создать универсальный шаблон акта, который в зависимости от ситуации можно будет изменять. Рекомендуем использовать этот шаблон (Пример 3) при актировании событий, для которых нормативные документы не предлагают образца или формы акта.

ПРИМЕР 3

Универсальный шаблон акта

[Наименование организации]

УТВЕРЖДАЮ

АКТ

[ Место составления документа ]

[ Заголовок к тексту документа ]

Подпись

Расшифровка подписи

Дата

Основание: [текст основания].

Комиссия в составе:

Председатель:

Члены комиссии:

[наименование должности] [фамилия, инициалы],

[наименование должности] [фамилия, инициалы].

Присутствовали:

[наименование должности] [фамилия, инициалы],

[наименование должности] [фамилия, инициалы].

[Текст акта]

Приложение: __________________ на ___ л. в ___ экз.

Акт составлен в ___ экземплярах:

1-й экземпляр – [место нахождения экземпляра];

2-й экземпляр – [место нахождения экземпляра].

Председатель Подпись Расшифровка подписи Дата

Члены комиссии: Подпись Расшифровка подписи

Подпись Расшифровка подписи

С актом ознакомлен(ы):

Расшифровка подписи Подпись Дата

Подпись Дата

В качестве актов по общему делопроизводству, составляемых в относительно свободной форме, можно привести акты проверки деятельности работников, ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях организации (Пример 4), и акт приема-передачи дел канцелярии (см. Пример 2).

ПРИМЕР 4

Акт проверки деятельности работников, ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях организации

Закрытое акционерное общество «Профиль»

УТВЕРЖДАЮ

наименование организации

АКТ

07.10.2013

2

Генеральный директор

Москва

место составления

наименование должности руководителя организации

проверки деятельности работников, ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях организации

Васильев

М.В. Васильев

подпись

расшифровка подписи

07.10.2013

Основание: график проверки деятельности структурных подразделений ЗАО «Профиль» в 2013 г., утвержденный приказом от 14.01.2013 № 3.

Комиссия в составе:

Председатель: административный директор Шестаев Л.Б.

Члены комиссии:

начальник управления персоналом Климова Т.И.,

помощник генерального директора Леонтьева М.С.

Присутствовали:

начальник службы документационного обеспечения управления Гаврилова П.Р.,

инженер Епишева Р.Т.,

инженер Костина А.А.,

главный специалист Рязанов И.М.

С 16 по 20 сентября 2013 г. комиссией была проведена проверка деятельности работников, ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях организации.

В ходе проверки рассматривались:

• нормативное и методическое обеспечение структурных подразделений организации по вопросам делопроизводства;
• правильность и своевременность выполнения работниками функций по ведению делопроизводства в структурных подразделениях.

Комиссией было установлено следующее:

• работа по ведению делопроизводства в структурных подразделениях осуществляется в соответствии с Инструкцией по делопроизводству ЗАО «Профиль» и другими локальными нормативными актами, регламентирующими процессы делопроизводства в организации;
• структурные подразделения обеспечены копиями всех локальных нормативных актов, регламентирующих процессы делопроизводства в организации;
• Епишева Р.Т. и Рязанов И.М. прошли обучение на семинаре «Организация делопроизводства и архивного дела» продолжительностью 8 часов в соответствии с Планом обучения работников ЗАО «Профиль» в 2013 г., утвержденным приказом от 10.12.2012 № 543, о чем имеют соответствующие сертификаты;
• работники своевременно выполняют функции по ведению делопроизводства в структурных подразделениях.

В то же время комиссией было установлено отсутствие приказа о назначении инженера Костиной А.А. ответственной за делопроизводство в отделе технического контроля, о чем получено письменное объяснение начальника службы документационного обеспечения управления Гавриловой П.Р.

Приложение: объяснительная записка Гавриловой П.Р. на 1 л. в 1 экз.

Акт составлен в двух экземплярах:

1-й экземпляр – в управление персонала;

2-й экземпляр – в дело № 24-56.

Председатель комиссии Шестаев Л.Б. Шестаев 08.10.2013

Члены комиссии: Климова Т.И. Климова

Леонтьева М.С. Леонтьева

С актом ознакомлен(ы):

Гаврилова П.Р. Гаврилова 08.10.2013

Епишева Р.Т. Епишева 08.10.2013

Костина А.А. Костина 08.10.2013

Рязанов И.М. Рязанов 08.10.2013

В дело № 24-56

Петрова 08.10.2013

Акты в кадровом делопроизводстве

В кадровом делопроизводстве акты чаще всего составляются для того, чтобы зафиксировать дисциплинарный проступок работника, его отказ выполнять поручение руководителя или какой-либо другой факт, который при возможном споре с работником поможет работодателю доказать правомерность своих действий. Например, при расторжении трудового договора из-за невыхода работника в первый день на работу именно работодатель должен будет доказать, что в определенный день его новый сотрудник отсутствовал на рабочем месте, и в качестве доказательства используют акт.

Подобные акты являются основаниями для издания приказов по личному составу о дисциплинарном взыскании, выплате премии в уменьшенном размере или расторжении трудового договора.

Обратите внимание!

Иногда одного акта о нарушении трудовой дисциплины недостаточно, проступок работника должен подтвердить еще и медик. В основном это касается случаев появления на работе в состоянии алкогольного, наркотического или токсического опьянения.

Комиссия, составляющая акт о дисциплинарном проступке, имеет свои особенности. Так как приказа о создании комиссии нет, ее председатель тоже отсутствует. Вместо него появляется составитель акта – работник, ответственный за работу с кадрами или охрану труда. Фиксировать факты нарушения трудовой дисциплины – его прямая обязанность. Если есть возможность пригласить в комиссию непосредственного руководителя нарушителя, то это нужно сделать, поскольку начальник, в свою очередь, обязан следить за дисциплиной во вверенном ему коллективе. Третьим участником комиссии может стать любой коллега провинившегося работника.

Приведем пример акта об отсутствии работника на рабочем месте (Пример 5).

ПРИМЕР 5

Акт об отсутствии работника на рабочем месте

Общество с ограниченной ответственностью «Автосалон “Солярис”»

Иды актов

· сдачи-приемки (работ, материальных ценностей, документов);

· обследования (состояния техники безопасности, противопожарной безопасности; условий труда; результатов деятельности);

· испытаний (образцов, систем, технологий);

· выделения к уничтожению (материальных ценностей, документов);

· передачи (структурного подразделения из одной организации в другую);

· нарушения установленных правил;

· ревизии;

· инвентаризации;

· расследования аварий, несчастных случаев;

· ликвидации организации;

· конкретизирующие (регламентирующие);

· разрешающие (разрешительные);

· акты о признании;

· регистрационные;

· учреждающие (учредительные);

· запрещающие (запретительные).

· технические (выполнен работ, отказа, осмотра, устранения отказа и т. д.).

Обязательные реквизиты акта

· составляется на общем бланке

· наименование организации

· наименование вида документа

· дата и регистрационный номер

· место составления или издания

· заголовок к тексту

· подписи

· гриф утверждения (акты, требующие утверждения, должны быть включены в список документов, подлежащих утверждению).

Акты, требующие утверждение:

· акт проверок

· ревизий

· обследований

· приема законченных строительных объектов, оборудование

· списание

· экспертизы

· передачи дел и т.д.

Общие правила составления актов

Акты составляются коллегиально (должно быть не менее двух составителей). Нередко акты составляются специально создаваемыми комиссиями, состав которых утверждается распорядительным документом руководителя данной организации, вышестоящей организации или органа управления, осуществляющего контрольные, надзорные или иные функции. Акты могут составляться и постоянно действующими комиссиями на регулярной основе.

Главное при составлении акта – определение фактического состояния дел и правильное отражение его в акте. Если составлению акта предшествовала предварительная работа (проверка, экспертиза, испытания), акт составляется на основе черновых записей, которые ведутся во время работы комиссии или группы лиц и содержат количественные показатели, фактические сведения и аналитические данные. Акт оформляется на общем бланке организации или с использованием унифицированной формы акта.

Обязательными реквизитами акта являются: название организации, название вида документа (АКТ), дата и регистрационный номер документа, место составления, заголовок к тексту, подписи составителей (с указанием их должностей и, при необходимости, места работы). Некоторые формы актов предусматривают проставление точного времени составления акта в часах и минутах. В том случае, если акт утверждается руководителем, оформляется гриф утверждения.

Заголовок к акту должен грамматически согласовываться со словом «акт», например: Акт проверки финансово-хозяйственной деятельности, Акт ликвидации торгово-закупочного кооператива «Феникс», Акт списания материальных ценностей, или формулируется с помощью предлога «о», например: Акт об отсутствии на рабочем месте, Акт о несчастном случае на производстве.

Датой акта является дата его составления. Если составлению акта предшествовали какие-либо мероприятия (проверка и др.), в тексте акта указывается дата или период времени, в течение которого проводилось данное мероприятие, например: В период с 15.09.2011 по 18.09.2011 комиссия провела проверку хранения материальных ценностей.

Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной (констатирующей). Во вводной части акта указывается основание его составления (распорядительный документ, нормативный документ, договор с указанием его даты и номера), называются председатель и члены комиссии. В основной части излагается сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, установленные факты, а также выводы, предложения и заключения. Содержание акта может излагаться по пунктам, материал может быть представлен в виде таблицы.

Акты проверок, обследований, ревизий и некоторые другие разновидности актов не только фиксируют установленные факты и события, но и содержат выводы, рекомендации и предложения, которые составляют заключительную часть акта.

В конце текста акта указывается количество составленных экземпляров и их местонахождение. Количество экземпляров акта зависит от количества заинтересованных в его получении сторон или определяется нормативными документами (чаще всего 3 экземпляра). После отметки о количестве экземпляров акта следует отметка о наличии приложений к акту (если они имеются).

Содержание актов ревизий и обследований согласовывается с должностными лицами, деятельность которых отражается в акте. Акт считается принятым и вступает в действие после его подписания всеми членами комиссии или всеми лицами, участвовавшими в его составлении. Лицо, не согласное с содержанием акта, обязано подписать его с оговоркой о своем несогласии. Особое мнение члена комиссии должно оформляться на отдельном листе и прилагаться к акту.

В необходимых случаях, если этого требуют нормативные документы, акты утверждаются руководителем данной или вышестоящей организации, по распоряжению которого проводились действия, завершившиеся составлением акта.

Протокол – документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях коллегиальных органов, конференциях, совещаниях.

Как правило, заседанию предшествует большая подготовительная работа: подготовка повестки дня заседания, информирование членов коллегиального органа и других заинтересованных лиц, подготовка в соответствии с повесткой дня материалов для рассмотрения на заседании (как правило, это справка по вопросу или тезисы выступления и проект решения), их копирование и рассылка всем участникам заседания для предварительного ознакомления, подготовка помещения для проведения заседания и др.

Протоколы могут быть трех видов:

Краткие (записываются обсуждаемые вопросы (повестка дня), фамилии докладчиков и выступающих в прениях, а также принятые решения);

Стенографические (весь ход заседания записывается дословно).

Решение о том, какой вид протокола вести на заседании, принимают руководитель коллегиального органа или руководитель организации.

Протокол ведет секретарь, конспектируя, стенографируя или записывая на диктофон выступления участников заседания.

Протокол оформляется на общих бланках или специально разработанных бланках.

Датой протокола является дата заседания.

Протоколы нумеруют в пределах календарного года.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Вводная часть. Имеет постоянную информацию (председатель, секретарь, присутствующие) и переменную (инициалы и фамилии председателя, секретаря, присутствующих). Фамилии присутствующих и приглашенных пишут в алфавитном порядке через один интервал. Если их число превышает 15, к протоколу прилагается список присутствующих, а во вводной части протокола указывается их общее количество: «Присутствовало 130 человек». Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня. Каждый пункт повестки дня нумеруется и записывается с красной строки. Наиболее важные вопросы ставят первыми.

Основная часть текста протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

ВЫСТУПИЛИ:

ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ):

Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола, постановление (решение) печатается полностью. Содержание выступлений излагается от третьего лица единственного числа. Тест постановления строится по образцу текста приказа. Документ утверждаемый коллегиальным органом, прилагается к протоколу. Содержание особого мнения записывается в протоколе после соответствующего протокольного решения.

Протокол, составленный в ходе заседания, редактируют, при наличии стенограммы расшифровывают и печатают. Протокол подписывается председателем и секретарем. Для информирования заинтересованных организаций и лиц о принятых решениях, а также в целях их подтверждения могут оформляться выписки из протоколов.

Выписка из протокола – документ, представляющий собой копию части протокола. В выписке воспроизводится вводная часть протокола (реквизиты бланка, сведения о председателе, секретаре, присутствовавших), вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, и часть текста, отражающая рассмотрение вопроса и принятые по нему решения. Подписями председателя и секретаря собрания выписка не удостоверяется. Заверительная надпись делается от руки и состоит из слова «верно», оформляемый секретарем. Если выписка из документа выдается для представления в другую организацию, она заверяется печатью организации.

Докладная записка

Докладная записка – документ, информирующий вышестоящую инстанцию, руководителя организации или структурного подразделения о различных событиях или сложившейся ситуации. Докладная записка составляется по инициативе работника, либо по требованию руководства. По своему содержанию ДЗ могут быть:

Инициативными – составляются с целью побудить адресата к принятию определенного решения и содержат не только факты, но и конкретные предложения;

Информационными – составляются регулярно и содержат сведения о деталях или о результатах выполнения работ;

Отчетными – информируют о завершении работы, ее этапа, выполнения распоряжения

В ДЗ обязательно должен быть заголовок, начинающийся с предлога «О». «Об».

ДЗ оформляют на простом листе бумаги с указанием следующих реквизитов: -наименование структурного подразделения; - вид документа; - дата; -адресат; -заголовок к тексту; - текст; -подпись.

В крупных организациях принята регистрация докладных записок по месту их создания (в структурных подразделениях). Докладная записка создается в двух экземплярах, один из которых передается руководителю, после рассмотрения подшивается секретарем в дело согласно номенклатуре дел. Второй остается в деле, которое хранится в структурном подразделении. Дела с докладными записками формируются, как правило, по хронологии. Срок хранения докладных записок такой же, как и переписки, и составляет 3-5 лет. Делопроизводство по внешним докладным запискам в тех организациях, которым они адресованы, ведется в порядке, аналогичном работе с входящими письмами.

Служебная записка является разновидностью докладной записки. По сути это один и тот же документ, однако СЗ не имеет официального статуса. Ни в одном нормативно-методическом документе, регламентирующем состав вида управленческих документов, этот документ не предусмотрен. Но в практике работы она широко применяется.

Объяснительные записки бывают двух видов: 1.- составляются для пояснения отдельных положений выполненной работы. 2 вид - работники организации пишут о причинах своих поступков или комментируют какие либо события.

Объяснительная записка такого рода обычно пишется от руки, адресуется руководителю, который ее запросил. Датой объяснительной записки будет день ее составления. Текст объяснительной записки должен содержать описание фактов, послуживших поводом к ее написанию, и аргументы, объясняющие происшествие, смягчающие проступок служащего или подтверждающие какие-то факты. В отличие от докладных записок объяснительные записки не содержат выводов и предложений. Требование краткости и четкости текста распространяются и на объяснительные записки. При оформлении подписи указывается должность, личная подпись, инициалы и фамилия.

Объяснительные записки, как правило, составляются в одном экземпляре и остаются в делах, содержащих документы-основания к приказам. В организациях, где ведутся личные дела, объяснительная записка может подшиваться в личное дело.

©2015-2019 сайт
Все права принадлежать их авторам. Данный сайт не претендует на авторства, а предоставляет бесплатное использование.
Дата создания страницы: 2017-06-11

Акт проверки – документ, который составлен несколькими лицами и подтверждает факт проверки. Для контроля исполнения предписаний, правил, норм или в целях безопасности иногда создают уполномоченную комиссию, которая проверяет обстоятельства или объект.

По итогам работы комиссии составляют и подписывают акт проверки, в который вносят итоги проведенной проверки, если необходимо - указывают нарушения или недостатки, если обнаружены такие, и отдельным пунктом отмечают методы устранения нарушений или рекомендации. Акт проверки в двух экземплярах составляется.

Акты составляются в результате проверок, проводимых муниципальными и государственными органами. Некоторая разновидность актов проверок составляется органами опеки.

• Акты проверок чиновниками налоговой службы;
• Акты проверок чиновниками ЦБ кредитных и страховых организаций;
• Акты проверок надзорными инстанциями предпринимателей.

Подобные проверки могут проводить СЭС, пожарная охрана. Прокурорские работники составляют заключение на основе проверок, проведенных разными органами. Сами прокуроры никогда не составляют акты проверок. Прокурор издает или заключение, или постановление.

Кроме этого, акты результатов проверки составляются комиссиями на предприятиях, организациях, в частности, акты фиксации несчастного случая.

Издается документ на официальном бланке организации, содержит наименование (акт проверки), дату, место и время составления. Целесообразно указать дату начала и окончания проверочного мероприятия.

Основное содержание документа представляет собой указание на ф.и.о. и должности членов комиссии, основание проведения проверки, присутствующие лица, что установлено, выводы комиссии и подписи.

Акт проверки может стать проведением служебной проверки в отношении отдельных работников и привлечении по ее итогам к дисциплинарной ответственности.

Примеры акта проверки

Для акта имеется унифицированная форма, утвержденная нормативными актами и обязательная для применения. Она представлена ниже. Необходимо также иметь в виду, что кроме унифицированных форм актов многие министерства (ведомства) утверждают специальные инструкции, правила о порядке составления актов.

Если необходимо, к акту прилагают копии разных документов - зависимо от наименования проверяемого объекта и типа проверки. Если не предусмотрен законодательством унифицированный бланк акта в конкретном случае, то используют основу бланка.

Образцы Акта проверки:

(в формате Word, doc)

(в формате Word, doc)

(в формате Word, doc)

В каких случаях составляется Акт по результатам проверки

Формы актов поверки и порядок проведения мероприятий органами государственной власти Вы найдете в ведомственных приказах, а также нормах Федерального закона от 26.12.2008 г. № 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля». Порядок обжалования таких документов закреплен в приказах (административных регламентах). Рекомендации по составлению административного иска об оспаривании решения органа власти размещены на нашем сайте.

Если требуется составить акт проверки деятельности работника, то необходимо обратиться к нормам Трудового кодекса РФ. Большинство актов в отношении работников составляются в рамках служебных проверок с соблюдением требований ст. 193 ТК РФ. На сайте можно найти образец Акта об отсутствии на рабочем месте, об отказе от подписи, от получения и др.

Учтите также, что акт инвентаризации и акт списания материальных ценностей имеют строго регламентированную законодательством РФ форму (информация о составлении таких документов также есть на сайте). Во всех остальных случаях, когда требуется фиксация факта проведения проверки того или иного обстоятельства, документирование результатов и выводов комиссии, составляйте акт проверки.