Как правильно заполнить дубликат трудовой книжки. Дубликат трудовой книжки: когда и как оформлять

– Если трудовая книжка (вкладыш к ней) утеряны. Лицо, потерявшее трудовую книжку (вкладыш к ней), обязано немедленно заявить об этом администрации по месту последней работы. Не позднее 15 дней после подачи заявления администрация выдает работнику другую трудовую книжку или вкладыш к ней (новых образцов)

– Если трудовая книжка (вкладыш к ней) пришла в негодность (обгорела, изорвана, замазана и т. п.)

– Если записи об увольнении или переводе на другую постоянную работу, впоследствии были признаны недействительными

– Если работник восстановлен в связи с вынесением оправдательного договора, прекращением уголовного дела за отсутствием события преступления, за отсутствием в деянии состава преступления или за недоказанностью его участия в совершении преступления

– Если трудовые книжки работников утеряны в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства).

В правом верхнем углу титульного листа дубликата трудовой книжки делается надпись: «Дубликат» (рис.46).

Рис.46 Образец оформления титульного листа трудовой книжки

На титульном листе прежней трудовой книжки пишется: «Взамен выдан дубликат» с указанием его серии и номера (кроме случаев утери трудовой книжки) (рис.47).

Рис.47 Образец оформления титульного листа трудовой книжки

При оформлении дубликата трудовой книжки в него вносятся:

а) сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы работника до поступления в данную организацию, подтвержденном соответствующими документами

б) сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.

Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, у какого работодателя, в какие периоды времени и на каких должностях работал в прошлом владелец трудовой книжки.

Если работник до поступления в данную организацию (к данному работодателю) уже работал, то при заполнении дубликата трудовой книжки в разделе «Сведения о работе» в графе 3 прежде всего вносится запись об общем и/или непрерывном трудовом стаже работы в качестве работника до поступления в данную организацию (к данному работодателю), подтвержденном соответствующими документами (рис.48).

Рис.48 Образец внесения общего стажа в трудовую книжку

После этого общий и/или непрерывный трудовой стаж работы, подтвержденный надлежаще оформленными документами, записывается по отдельным периодам работы в следующем порядке: в графе 2 указывается дата приема на работу в графе 3 записывается наименование организации (работодателя), где работал работник, а также структурное подразделение и работа (должность), специальность, профессия с указанием квалификации, на которую был принят работник. Если представленными документами подтверждается, что работник переводился на другую постоянную работу в той же организации (у того же работодателя), то об этом также делается соответствующая запись.

В случае, когда документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в этих документах сведения (рис.49).

Рис.49 Образец заполнения раздела «Сведения о работе» дубликата трудовой книжки

Затем в графе 2 указывается дата увольнения (прекращения трудового договора), а в графе 3 – причина (основание) увольнения, если в представленном работником документе имеются такие данные. В графе 4 указывается наименование, дата и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате.

Оригиналы документов, подтверждающих стаж работы, после снятия с них копий и надлежащего их заверения работодателем или службой персонала возвращаются их владельцу. Администрация предприятия обязана оказать содействие работнику в получении документов, подтверждающих стаж его работы, предшествующий поступлению в данную организацию.

КАК ОФОРМИТЬ ДУБЛИКАТ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ?

1. На первой странице новой трудовой книжки в верхнем правом углу проставьте запись Дубликат п. 1.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек.

2. Заполните титульный лист дубликата трудовой книжки так же, как при оформлении новой трудовой книжки. Данные о работнике вы указываете на дату оформления дубликата п. 7.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек.

3. В первой строке графы 3 раздела Сведения о работе трудовой книжки сделайте запись об общем стаже работы у предыдущих работодателей, который подтвержден документами п. 7.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек. Например, Общий стаж работы _ лет _ месяцев _ дней. В графах 1, 2 и 4 этой строки ничего писать не надо.

4. После этой записи внесите в раздел Сведения о работе трудовой книжки в хронологическом порядке сведения о работе у всех предыдущих работодателей, содержащиеся в представленных работником документах. В графе 3 перед каждой записью о приеме на работу надо указать наименование того из предыдущих работодателей, к которому работник был принят. В графе 4 напротив записи о приеме на работу к каждому предыдущему работодателю, переводе и увольнении впишите реквизиты представленного работником документа, подтверждающего эту запись п. 7.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек. В остальном записи о приеме на работу, переводах на другую работу и увольнении делаются так же, как при обычном заполнении трудовой книжки.

5. В последнюю очередь надо сделать записи о работе и награждении в вашей организации. Эти записи вносятся на основании ваших кадровых документов п. 32 Правил ведения трудовых книжек. При оформлении дубликата трудовой книжки уволенному работнику не забудьте после записи об увольнении указать свою должность и Ф.И.О. После этого в трудовой книжке расписывается работник и ставится печать вашей организации (если вы ее используете).

6. Если дубликат выдан взамен испорченной трудовой книжки, на титульном листе испорченной книжки сделайте запись Взамен выдан дубликат п. 1.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек.

Стоимость бланка дубликата трудовой книжки, выданного работнику, учитывается так же, как при выдаче работнику новой трудовой книжки.

Связанные вопросы

Дополнительно в Путеводителях КонсультантПлюс

Популярное по теме

Так, при оформлении пенсии сотрудник пенсионного фонда скорее всего обратит внимание на то, что бланк трудовой книжки выпущен в обращение позже, чем датированы записи, содержащиеся в нем.

Такого рода несостыковка способна вызвать подозрения относительно подлинности документа, и работнику придется предъявлять дополнительные справки, подтверждающие наличие у него трудового стажа. За необходимыми бумагами он опять же придет в организацию, где в свое время ему так удачно оформили документ.

Впрочем, казус может произойти и значительно раньше. Например, при оформлении заграничного паспорта. Копия неправильной трудовой книжки - основание для отказа в получении документа, дающего право на зарубежные поездки.

Чтобы избавить себя от подобных сложностей, кадровик должен четко следовать предписанию закона - взамен утраченной или пришедшей в негодность трудовой книжки может быть выдан только дубликат.

Дубликат трудовой книжки - это ее повторный экземпляр, имеющий равную с подлинником юридическую силу

Если представленные документы не содержат полностью сведений о прошлой работе, в дубликат вносятся только имеющиеся в документах сведения

Стаж работы может быть подтвержден выписками из приказов, личных дел, личных карточек, ведомостей на выдачу заработной платы

Работодатель обязан оказывать сотруднику содействие в получении документов, подтверждающих стаж его прошлой работы

* Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей утверждены постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. №.225. Текст правил опубликован на стр. 106.

** Новой бланк трудовой книжки утвержден постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. №.225.

Заполняем трудовую книжку без ошибок

Каждый уже работающий или только устраивающийся на работу человек должен задуматься о документе, который будет подтверждать этот факт в настоящем, и давать право на пенсию в будущем. Трудовая книжка - это не простой, очень важный и единственный документ, отражающий весь трудовой стаж человека.

Основные понятия

Вначале необходимо понять, что закон подразумевает под термином трудовая книжка. Определение этого понятия можно найти в статье 66 Трудового кодекса РФ.

Оно базируется на двух критериях:

1. Образец трудовой книжки утверждается исключительно государством и является унифицированным.
2. Она удостоверяет информацию о трудовом стаже и деятельности работника.

Законодательство

Трудовая книжка оформляется по строго определенным правилам, которые регулируются отдельными законодательными актами.

К ним можно отнести:

Ответственные лица

За ведение, учет, хранение и выдачу трудовой книжки, как правило, отвечает лицо в чьи обязанности это входит. Однако стоит отметить, что ответственное лицо назначается исключительно приказом или распоряжением работодателя. Именно так определяется, кто заполняет трудовые книжки в организации.

Работодатель будет отвечать, если не организовал на своем предприятии систему ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек и вкладышей.

Если в организации не создана кадровая служба, либо нет уполномоченного приказом лица, занимающегося трудовыми книжками, он может быть привлечен юридической ответственности.Статья 5.27 КоАП РФ предусматривает административную ответственность.

Так, виновное должностное лицо заплатит штраф от 1 тысячи до 5 тысяч рублей или принудительное приостановление деятельности до 90 дней, юридическое лицо – от 30 тысяч до 50 тысяч рублей или аналогичное приостановление.

Заполняет ли ИП такой документ?

На всех работодателей возложена обязанность ведения трудовых книжек на каждого сотрудника. При этом для сотрудника эта работа должна быть основной и работать он должен свыше пяти дней.

В законе есть единственное исключение, и оно распространяется на физических лиц – работодателей, которые не зарегистрированы как ИП. Индивидуальные предприниматели же обязаны осуществлять с трудовыми книжками те же действия, что и иные работодатели.

Зачем издавать приказ об изменении штатного расписания? Читайте здесь.

Требования к ведению трудовой книжки

Заполнять впервые

Законодатель, понимая всю неопытность человека устраивающегося впервые на работу, обязал именно работодателя оформить ему трудовую книжку. Срок установлен не позднее недели со дня начала работы.

Именно работодатель выдает новому сотруднику, в том числе и студенту трудовую книжку с удержанием платы, покрывающей расходы на ее приобретение.

Вновь принятому сотруднику необходимо очень внимательно проверить данные внесенные в нее и при их правильности удостоверить своей подписью.

Какой ручкой можно вносить записи?

Согласно инструкции записи надлежит делать аккуратно и читабельно. На вопрос, какой пастой и ручкой можно заполнять трудовую, закон дает исчерпывающий ответ.

Так, для написания можно использовать гелиевую, перьевую ручку, ручку-роллер (сюда относится и шариковая). Чернила, гель или паста в ручке должны быть световодостойкими и исключительно черного, фиолетового или синего цвета. Никакой красной пасты при исправлении неточностей и ошибок быть не должно.

Морфология

Записи в трудовой делаются на государственном языке РФ. Если в субъекте РФ установлен государственный язык, то записи могут дублироваться и на нем.

Любые, даже общепринятые сокращения в трудовой книжке строжайше запрещены.

В том числе и названия документов не сокращаются. Приказ пишется именно как «приказ», а не «пр.».

Все цифры пишутся исключительно по-арабски. Пример записи даты увольнения 30.06.2014 и никак иначе. Сокращения слова «г.», после цифр не применяется.

Нумерация записей

Всем записям в трудовой присваивается свой порядковый номер. Он проставляется в первой графе, именуемой «N записи». Записи нумеруются последовательно в каждом разделе арабскими цифрами (1, 2, 3).

Каждая запись. даже о внесении корректив в сами сведения, нумеруется сквозным образом, т.е. присваивается следующий номер.

Если нужен дубликат

Трудовая книжка может быть утеряна хозяином. При обнаружении утраты хозяин книжки должен незамедлительно довести эту информацию до работодателя. В течение 15 дней с даты подачи сотрудником заявления об утере работодатель обязан выдать не новую книжку, как заблуждаются многие, а дубликат.

Образец дубликата трудовой книжки

Дубликат содержит информацию:

1. Об общем стаже работы сотрудника до поступления к работодателю, выдающему дубликат. Стаж указывается суммарно без конкретизации.
2. Конкретные сведения о работе в организации, выдающей дубликат.

Еще есть вариант, позволяющий хозяину получить дубликат трудовой. Если сотрудник в судебном порядке признает запись в ней недействительной, то он может подать заявление своему последнему работодателю с просьбой выдать дубликат уже без подобной записи. Указанный выше порядок распространяется также на случаи непригодности книжки к использованию.

Как её заполнить на индивидуального предпринимателя?

По трудовому законодательству работник - это человек, заключивший трудовой договор с работодателем, в котором прописаны все существенные условия.

ИП как работодатель, конечно, может заключать подобные договора, но точно не сам с собой. Так как для договора нужны два индивидуальных субъекта, а не один. В трудовую книжку вносятся записи о трудовой деятельности человека, а ИП осуществляет предпринимательскую деятельность. Это два абсолютно разных понятия.

Данное правило распространяется и на других лиц. Ни сам ИП в свою трудовую книжку ни другое лицо по его просьбе не уполномочены вносить записи.Однако при приёме на работу индивидуального предпринимателя, что не противоречит нормам законодательства, его трудовая книжка заполняется так же, как и остальным сотрудникам.

И ещё один нюанс: неполная ставка. О том, как вносить такую запись, смотрите видео

Заполнение трудовой книжки

Многие сотрудники до выхода на пенсию не обращают особого внимания, на то, как заполнена их трудовая книжка. Проблемы начинаются при оформлении социального пособия. Конечно, знать, как правильно заполнить трудовую книжку должен кадровик, но и сам работник обязан иметь представление о правилах ее заполнения, чтобы не столкнуть с неприятностями в будущем.

Трудовую книжку директору заполняет лицо, назначенное приказом ответственным за это, например, кадровик, бухгалтер (обычно в небольшом ООО) либо сам директор. На вопрос кто заполняет её кадровику, ответ аналогичен. Если новый кадровик уже оформлен приказом как ответственное лицо, то сам, если нет, то руководитель или другой сотрудник ответственный по приказу за ведение трудовых книжек.

Титульный лист и разворот

Титульный лист содержит всю персональную информацию о работнике и заполняется исключительно на основании документов, удостоверяющих её.

К подобной информации относиться:

Далее, заполняется строчка Дата заполнения трудовой книжки, которая по закону должна быть в пределах пятидневного срока со дня приема на работу. Внизу титульного листа оставлено место для двух подписей, одно для работника, второе для ответственного лица.

Образование

Информация об образовании сотрудника размещается на титульном листе. При заполнении этого поля в точности переписывается формулировку из документа об образовании сотрудника.

Если сотрудник повысил степень своего образования или получил дополнительное второе образование, то данные дополняют уже имеющиеся, без их зачеркивания.

Сведения о работе

Самый важный и информативный раздел «Сведения о работе» и он включает четыре графы.

1. Вначале в виде заголовка в третьей графе прописывается полное официальное наименование работодателя и краткое, если есть.
2. Под заголовком в первой графе – «N записи», проставляется ее порядковый номер именно в этом разделе и во второй графе «Дата», заполняются три столбца, в каждый из которых арабскими цифрами вноситься соответствующая названию столбца информация.
3. Далее в третьей графе заполняется информация о том, куда принят работник (отдел, подразделение) и какую трудовую функцию в соответствии со штатным расписанием он будет выполнять (профессия, должность, специальность).
4. В четвертую графу вносятся реквизиты документа, которым человек принят на работу.

Любое изменение информации указываемой в этом разделе, так же должно в нем отражаться. К подобным случаям можно отнести: установление второй профессии, присвоенное нового разряда, чина, изменение работодателем своего названия, работа по совместительству.

Заполнение трудовой книжки совместителю

Записи о переводах

Существуют определенные нюансы отображения записи о переводе.

В случае перевода из внешней организации должны присутствовать обязательные сведения. Запись об увольнении переводимого работника в графе третьей раздела «Сведения о работе» обязательно должна содержать информацию, было ли это по инициативе работника. Если инициатором выступал сам работодатель, то согласился ли сотрудник на перевод.Запись о приеме к новому работодателю делается в общем порядке при указании, что он поступает на работу в порядке перевода.

При внутреннем переводе работника в трудовую книжку также вносят запись. В ней указывают новое место работы и основания перевода.

Взыскания и выговор

Часть 5 раздела 1 Правил о ведении и хранении трудовых книжек предусматривает, что дисциплинарные взыскания не отображаются в ней.

Дубликат трудовой книжки

Дубликат трудовой книжки выдается в следующих случаях:

Как восстановить трудовую книжку

Как восстановить утерянную трудовую книжку

Потерянную трудовую книжку (вкладыш к ней) можно восстановить следующим образом: заявить о факте утери работодателю по месту последней работы. Выдача дубликата трудовой книжки (вкладыша к ней) производится работодателем в течение 15 дней с момента подачи заявления.

При массовой потере трудовых книжек работодателем трудовой стаж сотрудников устанавливается специальной комиссией. Дубликаты трудовых книжек выдаются работодателем сотрудникам на основании акта комиссии.

Как восстановить испорченную трудовую книжку

В случае если трудовая книжка пришла в негодность (порвалась, испачкалась, обгорела) либо при наличии в ней записи о переводе на другую работу либо увольнении, признанной недействительной по письменному заявлению работника работодатель обязан ему выдать дубликат. В дубликат переносятся все записи из прежней трудовой (за исключением записи, признанной недействительной).

Как заполнить дубликат трудовой книжки

При оформлении дубликата трудовой книжки сначала в графу 3 раздела Сведения о работе вносится общий трудовой стаж до трудоустройства к данному работодателю суммарно (если таковой имеется), указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения мест, должностей и периодов работы. Трудовой стаж должен быть подтвержден надлежаще оформленными документами, содержащими сведения о периодах работы (копии приказов о приеме на работу, переводе, увольнении, трудовые договоры и др.).

Затем на основании предоставленных документов (подтверждений) трудовой стаж расписывается детально: в графу 2 раздела Сведения о работе вносится дата приема на работу, в графу 3 - наименование организации-работодателя, структурное подразделение, занимаемая должность (в случае перевода на другую должность у одного и того же работодателя об этом также делается отметка).

После этого в графу 2 раздела Сведения о работе вносится дата увольнения, в графу 3 - основание (причина) увольнения, в графу 4 - наименование, номер и дата документа - основания внесения записей в дубликат.

В раздел Награждения дубликата вносятся сведения о награждениях, поощрениях, которые были внесены в книжку по месту последней работы.

Дубликат трудовой книжки оформляется надписью Дубликат в правом верхнем углу титульной страницы документа.

данного документа можно разработать самостоятельно, приняв во внимание разъяснения, содержащиеся в настоящей статье. В ней мы расскажем, что такое дубликат трудовой книжки и в каких случаях он выдается, а также рассмотрим, каким образом заполняется и издается приказ о его выдаче.

Что такое дубликат трудовой книжки

Трудовая деятельность каждого конкретного работника любой организации либо ИП подтверждается трудовой книжкой. В ней отражается различная информация о работнике, в частности о его предыдущей и настоящей трудовой деятельности, наградах, поощрениях по службе, увольнениях с прежних мест работы, переводах на новые места службы и т. д. Основная роль трудовой книжки — подтверждение стажа работника, предоставление исчерпывающей информации о трудовой деятельности. Ведение данного документа — обязанность работодателя (ст. 66 ТК РФ).

Дубликат трудовой книжки выдается при необходимости замены подлинного документа. Фактически дубликат является документом, полностью идентичным подлиннику. В п. 22 раздела 3 ГОСТ Р 7.0.8-2013 (утв. приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст) сказано, что дубликат является повторным экземпляром подлинника документа, т. е. существенных различий между подлинником трудовой книжки и ее дубликатом нет. Таким образом, унифицированный бланк трудовой книжки, утвержденный приказом Минфина России «О трудовых книжках» от 22.12.2003 № 117н, актуален и для дубликата.

Отличия дубликата от подлинника могут проявляться только в объеме вносимых сведений. Кроме того, на титульном листе дубликата проставляется отметка «Дубликат». В том случае, если оригинал трудовой книжки не потерян, а утратил действительность (например, приведен в негодность), в нем проставляется отметка «Взамен выдан дубликат».

Для сведения! Дубликат трудовой книжки необходимо отличать от ее копии, заверенной работодателем или иным уполномоченным сотрудником. Дубликат после его составления и заверки обретает силу подлинника, то есть первоначального документа, в то время как копия лишь воспроизводит информацию, которая содержится в оригинале трудовой книжки, и заменить его в полной мере не может.

Не знаете свои права?

В каких случаях предусмотрена выдача дубликата трудовой книжки

Постановление Правительства РФ «О трудовых книжках» от 16.04.2003 № 225 в пп. 31, 33 и 34 содержит исчерпывающий перечень ситуаций, при возникновении которых выдается дубликат трудовой книжки.

К таким ситуациям относятся:

1. Потеря трудовой книжки работником, а также ее утрата вследствие кражи, грабежа и т. п. Если трудовая книжка потеряна работником либо украдена кем-то, он должен сообщить эту информацию работодателю в течение 15 дней (п. 32 постановления № 225). В рассматриваемом случае в дубликат вносятся не все сведения, которые содержались в первоначальном документе, а лишь подтвержденные документами данные о стаже работника до последнего трудоустройства и данные о последнем месте работы, включая сведения о наградах и поощрениях.
2. Непригодность документа к дальнейшему использованию. Как и все прочие документы, трудовая может износиться, порваться, обгореть в результате пожара, пострадать от воздействия влаги и т. п. В этом случае абсолютно все записи, которые содержались в подлиннике, переносятся в новый документ — дубликат.
3. Наличие в подлиннике признанной недействительной записи об увольнении работника либо его переводе на другую работу. Хотя подлинник документа при этом не утрачивается, подобная запись может навредить работнику при дальнейшем трудоустройстве и повлиять на его репутацию. В этом случае все записи из оригинала переносятся в дубликат, за исключением информации о незаконном увольнении или переводе.
4. Массовая утрата трудовых книжек работодателем ввиду произошедшей чрезвычайной ситуации. В данном случае создается специальная комиссия, которая определяет стаж работника. Стаж определяется на основании представленных работником документов либо объяснений свидетелей (при отсутствии иных доказательств). Результатом работы комиссии будет составление акта, который и послужит основанием для выдачи дубликата трудовой.

Для чего издается приказ о выдаче дубликата

Приказ руководителя — распоряжение, выданное в рамках должностных полномочий начальника и обязательное для исполнения всеми упомянутыми в нем лицами. Приказ издается в письменной форме и доводится до сведения сотрудников, которых он касается.

ТК РФ предусматривает обязательное издание приказов о приеме сотрудника на работу, его увольнении и т. д. Необходимость издания приказа руководителя о выдаче дубликата трудовой книжки действующим законодательством прямо не предусмотрена, однако и запрета на его издание нет. Между тем, исходя из того, что выдача дубликата трудовой книжки является обязанностью работодателя, издание соответствующего приказа позволит:

1. Не допустить задержки выдачи дубликата книжки со стороны кадровых сотрудников ввиду необходимости неукоснительного соблюдения приказа начальника.
2. Избежать административной ответственности по ст. 5.27 КОАП РФ за нарушение требований трудового законодательства (неисполнение обязанности выдать дубликат), поскольку приказ руководителя организации о выдаче дубликата свидетельствует о соблюдении норм трудового права и принятии мер для исполнения требований закона.

Как составить приказ о выдаче дубликата трудовой книжки

Требований к форме и содержанию такого приказа законодателем не установлено, что дает определенную свободу в его составлении. Главное, помнить при этом, что приказ должен содержать обязательные для такого рода документов реквизиты и соответствовать по содержанию и структуре обычаям кадрового оборота.

1. Наименование приказа.
2. Его порядковый номер.
3. Дату издания.
4. Наименование организации.
5. Обоснование приказа. Как правило, это формулировка вида: «В связи с утратой (указываются Ф. И. О. и наименование должности работника ) трудовой книжки, на основании поступившего заявления сотрудника… » В зависимости от конкретной ситуации вводная часть может меняться.
6. Далее, после надписи «Приказываю », идет непосредственное содержание приказа, начинающееся обычно с фразы вида: «Выдать (указываются Ф. И. О. работника) дубликат трудовой книжки, отразив в нем следующие сведения… ). Так как конкретизация сведений, требующих отражения в дубликате, необязательна, поскольку соблюдение требований по его заполнению — обязанность исполнителя, в приказе можно ограничиться по этому поводу общей фразой о том, что дубликат трудовой книжки должен соответствовать требованиям закона.
7. Сведения об исполнителях приказа. Чаще всего используется формулировка: «Поручить изготовление дубликата трудовой книжки (указываются должность, Ф. И. О. кадрового сотрудника)» .
8. Данные о сотруднике, на которого возлагается контроль за исполнением приказа. Впрочем, здесь можно ограничиться фразой «Контроль за исполнением приказа оставляю за собой ».
9. Наименование должности лица, издавшего приказ, и подпись.

ВАЖНО! Необходимо ознакомить с приказом под подпись как исполнителя, который будет изготавливать дубликат трудовой книжки, так и работника, которому он выдается.

Образец приказа о выдаче дубликата трудовой книжки можно скачать на нашем сайте.

Трудовая книжка является важным для каждого работника документом. Кроме того она необходима и работодателям. Ведь в ней фиксируются даты принятия на работу, увольнения и другие передвижения по службе.

Хранится трудовая книжка в отделе кадров по месту трудовой деятельности. Но в некоторых случаях возможна ее утрата. В таком случае работнику может предоставляться дубликат документа.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Составлять новый вариант необходимо в соответствии с определенными правилами. Чтобы не допустить ошибок, можно ориентироваться на образец заполнения дубликата трудовой книжки, актуальный в 2019 году.

Когда возникает необходимость в копии

Оформление копии трудовой книжки является вынужденной мерой. Часто процедуру называют восстановлением. Однако данный термин не может применяться ни по юридическим, ни по логическим причинам. Ведь в ходе нее создается дубликат.

Необходимость создания второго экземпляра предусмотрена несколькими ситуациями:

• Дубликат требуется при утере документа по вине самого собственника книжки или работодателя.
• Второй экземпляр необходим при порче внешнего вида книжки, в результате которой записи нельзя рассмотреть. При этом не учитывается прямой умысел или случайность произошедшего.
• Трудовые книжки, хранящиеся у работодателя, могут быть утрачены массово при стихийном бедствии, пожаре или других чрезвычайных происшествиях.
• Создание нового образца потребуется, если в книжку внесена запись, которая считается неправомерно сделанной. Среди таких ситуаций выделяют неправильные причины увольнения или отсутствие такового факта.

Определение виновного

Трудовая книжка может быть утрачена как самим работником, так и работодателем, осуществляющим хранение документа. В зависимости от того, кто виновный в утере, предусматривается два варианта развития событий.

При утрате трудовой книжки в ходе действий работодателя, сотрудник не будет нести за это ответственности. Поэтому восстановлением документа будет заниматься кадровая служба по месту трудовой деятельности. Для создания дубликата потребуется обращение в архивные и другие органы.

Однако это возможно в том случае, если книжка была потеряна при непредвиденных обстоятельствах:

• пожар;
• наводнение;
• стихийное бедствие.

Порядок создания дубликата регламентирован законодательно. Если кадровик не знает, как провести процедуру, ему необходимо проконсультироваться с юристами.

Иногда работодатель не желает возвращать трудовую после увольнения. Тогда работнику потребуется обратиться в судебные органы. Помимо возврата трудовой истцу положена материальная компенсация за каждый день, считающийся просроченным при возврате документа. Суды часто выносят решения в пользу работников, быстро рассматривая подобные споры.

Иногда трудовые книжки утрачиваются самими работниками. И многие из них, не имея должного образования, не знакомы с процедурой восстановления.

Если документ был потерян при начале трудовой деятельности, восстановление не составит труда. В соответствии со статьей 65 Трудового кодекса РФ при оформлении на работу при отсутствии трудовой книжки будущим работником подается заявление. В обращении к работодателю прописывается просьба оформить новую книжку.

Более трудным считается создание дубликата при наличии длительной трудовой деятельности. Для восстановления данных необходимо обратиться по последнему месту работы. В соответствии с письменным заявлением на имя работодателя, сотрудники кадровой службы должны быть привлечены к восстановлению информации. Чтобы дело пошло быстрее, можно отправить письменный запрос с уведомлением.

На основании Постановления Правительства РФ «О трудовых книгах» работодателю вменена в обязанности помощь по получению дубликата работником в течение 15 дней. В трудовую книжку будет внесены данные, которые подтверждаются документальными доказательствами.

В этом случае работник должен обратиться по местам бывшей трудовой деятельности с запросом о предоставлении справок. Также может понадобиться посещение архивов.

Кто должен оформить копию

Трудовая книжка имеется на руках у работника при отсутствии у него места трудовой деятельности. В остальных случаях документ находится на хранении у сотрудников кадровой службы по месту работы. Поэтому выдача сведений для получения дубликата возможна при заявлении, поданном на старую работу.

Заполнение копии трудовой книжки в случае утере не составляет труда. В момент приема на работу на сотрудника заводится личная карточка (форма Т-2). В ней отражены все данные о гражданине, включая предыдущие места трудовой деятельности. Записи вносятся в соответствии с данными трудовой книжки.

Хранение карточек осуществляется на протяжении года после увольнения сотрудника. Далее документация передается в архив, где остается на ближайшие 75 лет.

Поэтому при утрате трудовой книжки или ее негодности необходимо обращаться по месту последней трудовой деятельности. Кадровикам подается заявление на имя руководителя о выдаче дубликата документа.

Какие данные нужно восстановить

При потере трудовой книжки заявление составляется произвольно. Иногда в организации уже имеются правила составления документа. Это необходимо для конкретного изложения заявителем сути обращения.

В Постановлении Правительства РФ №225, изданном 16 апреля 2003 года, отражается порядок предоставления дубликата. В документе определены сроки, в течение которых копия должна быть выдана работнику. На процедуру кадровикам отводится не более 15 календарных дней.

Перед подачей заявления важно определить, кто виноват в утрате документа. Если книжка пропала по вине работника, ему необходимо будет подтвердить записи в трудовой документально.

Для этого нужно иметь в наличии:

• архивные справки;
• бумаги из Налоговой службы, Трудовой инспекции, Пенсионного фонда России;
• ксерокопии трудовых договоров, которые заключались со всеми работодателями;
• справки по предыдущим местам трудовой деятельности;
• выписки из приказов о приеме работника и увольнении (заверенные копии документов).

Образец заполнения дубликата трудовой книжки

Дубликат трудового документа требует правильного оформления. Обязательным условием является идентичность его оригинальному экземпляру. Из этого правила исключаются только ошибочно внесенные записи, а также те сведения, которые невозможно восстановить ввиду отсутствия подтверждающей документации.

Заполнение и ведение дубликата производится на основании двух нормативных актов (Правил и Инструкции, которые отражают порядок заполнения, ведения и хранения трудовых книжек).

Если кадровик не знает, как оформить второй экземпляр документа, он может ориентироваться на образец заполнения дубликата трудовой книжки.

В копию важно внести данные о:

• работнике (сведения из титульного листа);
• трудовом стаже до приема в учреждение (на основании подтверждающих документов);
• наградах и поощрениях на последнем месте работы.

Сведения вписываются в чистую трудовую книжку. На титульном листе обязательно ставится печать со словом «Дубликат».

Титульная страница должна содержать:

• фамилию, имя, отчество;
• дату рождения;
• образование;
• профессию;
• специальность.

Личные данные должны быть указаны без сокращений. Аналогичное правило предусматривается в отношении даты рождения. При заполнении этих сведений нужно обращаться к паспорту.

Профессия, уровень образования и специальность прописываются в соответствии с дипломом при наличии подтверждающих документов. Если работник еще учится, то ориентироваться нужно на справку из вуза или зачетную книжку.

Титульный лист должен содержать дату заполнения. После внесения всех данных ставится подпись сотрудника отдела кадров, печать учреждения. Информация должна быть актуальной на момент внесения.

Данные о трудовой деятельности вносятся в таком же порядке, как и при первичном заполнении. Они подтверждаются соответствующими приказами или другими бумагами. Такое же правило предусматривается для раздела о награждениях.

В одной из граф раздела «Сведения о работе» нужно указать непрерывный трудовой стаж. Он определяется в виде суммарного значения без указания конкретных периодов.

После этого записываются все места трудовой деятельности с:

• порядковым номером;
• датой приема;
• данными о приеме (структурное подразделение, должность, специальность, профессия, квалификация);
• подтверждающими документами (реквизиты приказа).

Аналогичное правило действует в отношении перевода сотрудника в рамках одного учреждения.

1. В первой графе ставится номер по порядку.
2. Далее отмечается дата прекращения трудовых отношений с работодателем.
3. В третьей графе прописывается основание для увольнения при наличии подтверждающих документов.
4. Следующая графа содержит сведения о документе, на основании которого данные вносятся в дубликат.

Раздел со сведениями о работе должны быть заверен сотрудником кадровой службы, печатью учреждение и подписью владельца дубликата. Все записи идентичны документам, которые подтверждают их внесение. При отсутствии данных информация не может быть внесена.

Трудовая книжка является документом строгой отчетности. Поэтому при выдаче дубликата в журнал учета движения прописываются дата выдачи новой книжки и снятие с учета старой.

Образец заполнения дубликата трудовой книжки:

Оформление, если работник уволился

Иногда работникам приходится сталкиваться со спорными моментами. Сотрудница Лисова А.И. обратилась в учреждение по месту последней работы с заявлением о выдаче дубликата трудовой книжки. Кадровики потребовали предоставление документа, из которого видно, что А.И. в этот период не имела официального трудоустройства в других местах. В соответствии с тем, что документ не был предоставлен, в выдаче дубликата ей было отказано.

Несмотря на увольнение работницы, действия работодателя считаются противозаконными. Ведь в его обязанности входит выдача дубликата при обращении гражданина.

Необходимость подтверждения трудовой деятельности не отражается на законодательном уровне. Поэтому выдача дубликата проводится в соответствии с общими правилами.

Особые случаи

Иногда сотрудники после оформления дубликата трудовой книжки, обнаруживают ранее пропавший документ. В законе не отмечается, что нужно делать в таких ситуациях.

Трудовая книжка должна быть все равно возвращена сотруднику. В момент оформления на пенсию она потребуется для подтверждения трудового стажа. В дальнейшем учет будет вестись на основании дубликата.

В некоторых случаях работники просят предоставить новую книжку вместо дубликата. В соответствии со статьей 65 Трудового кодекса РФ такое право имеется только у новых работников при потере трудовой. В нем будут прописываться сведения, имеющиеся на момент приема на работу.

Порядок выдачи нового вкладыша в документ

Вкладыш в трудовую книжку должен вестись и оформляться в соответствии с тем же порядком, что и сам документ о трудовой деятельности. Поэтому восстановить его можно по аналогичным правилам.

При утрате вкладыша возможны два варианта восстановления. В первом случае необходимо обратиться к работодателю по последнему месту трудовой деятельности. Заявителю будет выдан дубликат в течение 15 календарных дней.

Во втором случае сотрудник при поступлении на новую работу может обратиться к руководству для оформления новой книжки или вкладыша. Для этого потребуется предоставление письменного заявления. Порядок заполнения не предусмотрен на законодательном уровне.

В каких случаях выдается дубликат трудовой книжки? В таких случаях, как:

• утеря трудовой книжки бывшим работником ();
• утеря трудовой книжки работодателем;
• негодность трудовой книжки (если она была испачкана, порвана, обгорела и т.д.);
• внесение в трудовую книжку записи об увольнении или переводе на другую работу, признанной недействительной. В этой ситуации дубликат трудовой книжки оформляется только по требованию работника (п. 33 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225);
• массовая утрата трудовых книжек работодателем в результате чрезвычайного происшествия: катастрофы, стихийного бедствия и т.д. (п. 34 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225).

Дубликат трудовой книжки при утере

Сначала определимся с тем, кто выдает дубликат трудовой книжки при утере. Как известно, трудовые книжки работников хранятся у работодателей (п. 42 Правил, утв. Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225). Соответственно, сам работник может потерять книжку в период, когда является безработным - т.е. когда уволился с одной работы, но еще не устроился на другую. И в некоторых других случаях, когда работнику организации на время выдается трудовая книжка на руки под расписку. К примеру, для представления в отделение ПФР (ст. 62 ТК РФ).

Так вот, если гражданин потерял свою трудовую книжку, будучи безработным, то оформление дубликата трудовой книжки ложится на плечи его последнего бывшего работодателя (п. 31 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225). А новый работодатель, если таковой будет, этим заниматься не должен. Он может лишь оформить работнику обычную новую трудовую книжку по его заявлению и сделать в ней первую запись о приеме к себе на работу.

Так что если к вам, как к новому работодателю, придет только что принятый на работу сотрудник и спросит, как получить дубликат трудовой книжки при утере, посоветуйте ему обратиться с этим на прежнее место работы.

Порядок оформления дубликата трудовой книжки

Предположим, вы и есть тот самый работодатель, чей бывший работник потерял свою трудовую книжку и теперь пришел к вам с заявлением о выдаче дубликата трудовой книжки. Утвержденной формы такого заявления нет, поэтому оно может быть составлено в произвольной форме.

В такой ситуации вы, как работодатель, должны оформить дубликат в течение 15 дней со дня подачи заявления работником (п. 31 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225). Для этого вам понадобятся сведения о предыдущих местах работы вашего бывшего сотрудника. Их вам должен предоставить он. Это могут быть копии его трудовых договоров, справки с предыдущих мест работы, выписки из приказов о приеме на работу, об увольнении (их копии), справки из государственного или муниципального архива.

Как оформить дубликат трудовой книжки (образец)

На новом бланке трудовой книжки:

• на титульном листе в левом верхнем углу указывается «Дубликат». Все основные сведения о работнике заполняются в общем порядке;
• на первом развороте книжки в разделе «Сведения о работе» сначала отражается общий трудовой стаж работника, заработанный им до трудоустройства к вам на работу. Затем в дубликате указываются периоды работы у конкретных работодателей на основании копий документов и справок с предыдущих мест работы, предоставленных работником. При этом записи не нумеруются. Первая нумерация должна появиться в дубликате в строке с записью о приеме на работу этого сотрудника в вашу организацию.

В идеале в дубликате трудовой книжки должны быть восстановлены все сведения о трудовой деятельности сотрудника. Но если каких-то данных нет, к примеру, оснований увольнения с тех или иных мест работы, то вносить их в дубликат со слов работника не нужно (п. 32 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225).

Пример заполнения дубликата трудовой книжки при утере приведен ниже.

Последний этап - это выдача дубликата трудовой книжки. Дату выдачи необходимо зафиксировать в книге учета движения трудовых книжек (Приложение N 3 к Постановлению Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69). И в ней же сотрудник должен поставить подпись, свидетельствующую о том, что дубликат книжки он получил.

Если работодатель потерял трудовую книжку или внес в нее не ту запись

Если работодатель потеряет трудовую книжку работника, ему также придется ее восстанавливать. Но в такой ситуации, раз уж вина лежит на работодателе, нужно будет помочь работнику собрать сведения о стаже с его предыдущих мест работы. Например, разослав бывшим работодателям пострадавшего сотрудника запросы о предоставлении соответствующей информации.

В целом, образец заполнения дубликата трудовой книжки по справкам с других мест работы будет выглядеть так же, как и в случае с утерей книжки самим работником.

А еще бывает, что работодатели по ошибке вносят недействительные записи в трудовые книжки своих работников. Такая ситуация - самый простой случай, когда понадобится оформление дубликата трудовой книжки. Образец для его заполнения - это оригинал трудовой книжки. То есть в дубликат надо будет просто перенести все записи из первоначальной трудовой книжки, кроме последней недействительной записи.

Аналогичным образом оформляется дубликат, если книжка пришла в негодность. То есть ее состояние таково, что требуется замена (

Иногда случаются такие непредвиденные ситуации, когда сотрудники отдела кадров выдают трудовую книжку работника на руки (под расписку либо в день увольнения), а работник ее теряет. Бывает, что сам работодатель в силу определенных причин, не зависящих от его воли, потерял некоторое количество трудовых книжек. В этой связи возникает объективный вопрос, что нужно делать, к кому обращаться за помощью, как оформить дубликат трудовой книжки после её утери, а также какие именно записи подлежат внесению в дубликат.

Законодательно закреплена обязанность лица, которое утратило трудовую книжку, сообщить об этом факте работодателю, у которого сотрудник был трудоустроен в последний раз. Сделать это нужно как можно быстрее, что позволит избежать лишней бумажной волокиты и временных затрат. Ведь бывший работодатель может отсутствовать на месте или, что еще больше усугубит ситуацию, ликвидирован либо реорганизован.

1. Общая информация о личности сотрудника (фамилия, имя, отчество сотрудника, день, месяц и год его рождения, полученное образование с отражением специальности или специализации, а также квалификационных характеристик и т.д.).
2. Основная информация о профессиональном стаже сотрудника, накопленного им в течение жизни и до момента поступления к данному работодателю.
3. Информация о работе, свидетельствующая о функциональных обязанностях, а также различных награждениях и поощрениях за трудовую деятельность, которые были записаны на предыдущем рабочем месте.

Особо следует подчеркнуть тот факт, что стаж трудовой деятельности учитывается комплексно без указания наименования организации, должностей и периодов. Иными словами, в дубликат по общим правилам вписывается общее количество рабочих лет, месяцев и дней.

Каждая вносимая в дубликат запись должна быть произведена на основании подтверждающих документов. К таким документам можно отнести следующие:

• трудовой договор}
• выписки из лицевого счета}
• грамоты}
• личное дело или карточка}
• ордена}
• соответствующие справки и т.д.

Чтобы доказать свою трудовую деятельность, работник должен предоставить работодателю или сотруднику отдела кадров оригиналы имеющихся документов о своем профессиональном стаже для снятия копий. После этого копии должны быть заверены в установленном порядке: на каждой странице с оттиском проставляется запись или штамп «Копия верна», подпись удостоверяющего с расшифровкой, печать и дата. При этом правом заверить их обладает как сам руководитель предприятия, так и начальник или уполномоченный сотрудник отдела кадров. Затем оригиналы возвращаются их владельцу.

В том случае, если предоставленные документы не полностью раскрывают сведения о рабочих моментах в прошлом, то в дубликате отражаются только имеющиеся данные.

Особенности оформления и выдачи дубликата трудовой книжки

Многие работники и работодатели не знают точно, надо ли писать заявление, чтобы сделать дубликат трудовой книжки при утере работником. Законодательством, регламентирующим порядок ведения, заполнения и учета движения трудовых книжек, в том числе содержание записей в дубликатах, установлено, что дубликат выдается работодателем в течение 15 дней с того дня, когда работник подал письменное заявление об утере трудового документа.

Таким образом, для получения дубликата взамен утерянной трудовой книжки, обязательно нужно написать соответствующее заявление и представить его в отдел кадров или непосредственно работодателю.

Помимо заявления, написанного работником, в отдел кадров предоставляются все документы, которые прямо или косвенно подтверждают его трудовую деятельность. На основании этих документов воспроизводятся все необходимые записи, а именно:

1. графа 1: ставится порядковый номер производимой записи}
2. графа 2: отражаются дата зачисления на работу, а также дата увольнения из организации}
3. графа 3: записываются наименование предприятия, в котором был трудоустроен работник, подразделение, а также вписывается должность, специальность, профессия и квалификационные характеристики} причина увольнения, а также возможный перевод работника в иное подразделение в рамках трудовой деятельности у одного и того же работодателя}
4. графа 4: вносятся наименование документа, являющегося правовым основанием для совершения каждой записи, его порядковый номер и дата составления.

Еще одной принципиальной особенностью при оформлении дубликата является то, что необходимо знать, пишется ли слово «дубликат» в новой трудовой книжке, если она утеряна, или нет. Правовыми нормами закреплено положение, в соответствии с которым в дубликате трудовой книжки, на титуле с правой стороны в верхнем углу, ставится отметка в виде надписи «Дубликат».

Трудовая книжка – это важный документ, за которым ведется строгое наблюдение и учет: выдавать на руки ее оригинал работодатель вправе только в день увольнения работника, что прописано в действующем законодательстве. Именно поэтому в книге учета движения данных документов необходимо сделать соответствующую пометку о том, что взамен оригинала выдан его дубликат.

Субъект, осуществляющий выдачу дубликата трудовой книжки

У лица, потерявшего трудовую книжку, может возникнуть мысль о том, кто выдает дубликат трудовой книжки при утере. Это самый простой момент, который прямо прописан в законодательстве, в частности в части 32 Постановления Правительства Российской Федерации «О трудовых книжках». На основании данной правовой нормы, работодатель в последнем рабочем месте человека, утратившего документ, должен выдать ему дубликат трудовой книжки. Причем срок, в течение которого должна быть произведена выдача, составляет максимум 15 дней.

Более сложный процесс выдачи дубликата связан с ситуацией, если работодатель массово утратил трудовые книжки своих сотрудников. В этом случае создается специальная комиссия, в которую включаются представители разных работодателей, у которых были трудоустроены работники, члены профессиональных союзов, а также иные заинтересованные субъекты. По результатам совещания комиссии выясняются все необходимые сведения, которые имеют непосредственное отношение к сути вопроса, и составляется акт. На основании этого акта работодатель выдает дубликаты трудовых книжек работникам.

Таким образом, в любом случае, выдача дубликата трудовой книжки при утере осуществляется работодателем только после того, как в него внесены все необходимые записи. Причем независимо от своего личного желания работодатель должен оказать возможное содействие лицу, утратившему трудовой документ.