Как заполнить универсальный передаточный документ. Универсальный передаточный документ

Каждая компания или предприниматель стремится минимизировать количество составляемых документов и упростить документооборот с контрагентами. В соответствии с официальным уведомлением органов фискального контроля №ММВ-20-3/96 от 21.10.13 г. в российскую практику был введен новый документальная форма – универсальный передаточный документ (УПД).

Цели внедрения универсального передаточного документа

Главным преимуществом применения УПД является возможность объединить в одном бланке счет-фактуру и документ, определяющий фактическую передачу материальных ценностей контрагенту (товарная накладная, акт выполненных работ).

Использование универсального передаточного документа является рекомендацией налоговых органов. Соответственно, решение о том, применять в деятельности данный документ или нет, должно быть закреплено в учетной политике компании.

Счет-фактура или УПД: кто вправе использовать

Применять в своей деятельности данный бланк разрешено хозяйственным образованиям с любым правовым статусом (юридические лица, индивидуальные предприниматели) вне зависимости от применяемого режима налогообложения.

Таким образом, даже компании и ИП, которые ведут свою деятельность на одном из спецрежимов, в качестве первичного учетного документа вправе использовать универсальный передаточный документ.

Основными видами хозяйственных операций, при которых уместно составление УПД, являются:

1. выполнение работ, оказание услуг;
2. передача товаров, активов и имущественных прав;
3. посреднические операции.

Виды универсального передаточного документа и его статус

Как было рассмотрено выше, составление универсального передаточного документа допускается вне зависимости от режима налогообложения. Ориентируясь на цели составления УПД, потребуется внести информацию в поле «код» данного документа.

Для плательщиков налога на добавленную стоимость УПД совмещает в себе счет-фактуру и непосредственно передаточный акт, то есть УПД и счет-фактура одновременно представлены в одном документе. В этом случае статус универсального передаточного документа должен быть равным 1.

Если же организация или предприниматель освобождена от уплаты данного налога, то есть работает на одном из специальных режимов, универсальный передаточный документ будет являться документом, подтверждающим отгрузку товара, оказание услуг, выполнение работ, то есть выступать в качестве альтернативы ТОРГ-12 или актов выполненных работ. При этом в поле «Статус» необходимо указать код 2.

Что касается особенностей заполнения данного документа, его основное поле представлено в виде табличной части счета-фактуры. Соответственно, в том случае, если статус УПД равен 1, и счет-фактура = универсальному передаточному документу, УПД должен содержать в себе всю информацию, являющуюся обязательной для раскрытия в счете-фактуры.

Применение универсального передаточного документа на сегодняшний день широко распространено в российской практике. УПД вместо счет-фактуры и документа, подтверждающего отгрузку, позволяет оптимизировать документооборот фирмы, сократить количество вероятных ошибок и упростить архивацию документов. Образец заполнения УПД вы можете найти .

Комментарий к Письму ФНС России от 21.10.2013 N ММВ-20-3/96@ "Об отсутствии налоговых рисков при применении налогоплательщиками первичного документа, составленного на основе счета-фактуры"

При отгрузке товаров продавец передает покупателю , в состав которого помимо счета-фактуры входит накладная на отгруженные материальные ценности (ТОРГ-12, М-15, ОС-1 и т.д.). Информация о товаре в счете-фактуре дублирует сведения, включенные в отгрузочные документы. При этом организации не могут отказаться от применения этих документов, поскольку они имеют различные цели.
Накладная относится к первичным учетным документам, которыми оформляются факты хозяйственной жизни (п. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете").
Первичные учетные документы служат основанием для ведения бухгалтерского учета и учета для целей налогообложения прибыли (ст. 313 НК РФ, п. 1 ст. 9 и п. 1 ст. 10 Закона N 402-ФЗ).
Счет-фактура служит для принятия покупателем к вычету НДС, предъявленного продавцом товаров (п. 1 ст. 169 НК РФ).
Специалисты ФНС России считают, что налогоплательщики могут объединить накладную и счет-фактуру в единый документ, который будет соответствовать как требованиям Закона о бухгалтерском учете, так и нормам НК РФ - гл. 25 "Налог на прибыль организаций" и 21 "Налог на добавленную стоимость".
Дело в том, что с 1 января 2013 г. формы, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации (ТОРГ-12, М-15, ОС-1 и др.), перестали быть обязательными к применению (Информация Минфина России N ПЗ-10/2012), и у организаций появилась возможность разрабатывать собственные формы первичных учетных документов. Для применения таковых экономическому субъекту достаточно утвердить их приказом руководителя (п. 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ).
Свою позицию по этому вопросу налоговики высказали в комментируемом Письме от 21.10.2013 N ММВ-20-3/96@ "Об отсутствии налоговых рисков при применении налогоплательщиками первичного документа, составленного на основе счета-фактуры".

Примечание. Нельзя не заметить, что "новорожденный" первичный документ возник не случайно. Первый шаг на пути его появления был сделан год назад, когда был обнародован проект дорожной карты "Совершенствование налогового администрирования" (СНА).
В перечне целей этого документа были указаны усовершенствование принципов документооборота, устранение устаревших форм документов, отказ от ведения налогового и иных форм регламентированного учета параллельно бухгалтерскому учету. В качестве одной из мер по реализации этих целей указывалось сокращение избыточного документооборота. В итоге это должно привести к снижению трудозатрат на подготовку отчетных бухгалтерских документов.
А сама дорожная карта СНА была создана в качестве реализации мер по выполнению поручений, данных Правительству РФ в Указе Президента РФ от 07.05.2012 N 596 "О долгосрочной государственной экономической политике". В целях повышения темпов и обеспечения устойчивости экономического роста страны Кабинету министров поручалось в области налоговой политики реализовать до 1 ноября 2012 г. мероприятия по упрощению бухгалтерской (финансовой) отчетности для отдельных категорий субъектов экономической деятельности. А для улучшения условий ведения предпринимательской деятельности - до 2015 г. обеспечить меры налогового стимулирования и налогового администрирования, в том числе при реализации дорожных карт по совершенствованию делового климата, разработанных в рамках национальной предпринимательской инициативы по улучшению инвестиционного климата в РФ. Позже меры по реализации этих поручений нашли свое отражение в Основных направлениях деятельности Правительства РФ на период до 2018 года (утв. Председателем Правительства РФ 31.01.2013).
Мероприятия, предусмотренные дорожной картой СНА, отмечены и в Основных направлениях налоговой политики РФ на 2014 год и на плановый период 2015 и 2016 годов (одобрены Правительством РФ 30.05.2013, комментарий к документу опубликован в "720 часов" N N 7, 8 и 9 за 2013 г.).

Как объединить счет-фактуру и накладную в один документ

Основой для создания является форма счета-фактуры, утвержденная Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137. В форму счета-фактуры можно вносить дополнительные реквизиты, поскольку это не запрещено ни гл. 21 НК РФ, ни Постановлением Правительства РФ N 1137 (Письма Минфина России от 30.10.2012 N 03-07-09/146, от 09.02.2012 N 03-07-15/17 (направлено нижестоящим налоговым инспекциям Письмом ФНС России от 12.03.2012 N ЕД-4-3/4061@), ФНС России от 18.07.2012 N ЕД-4-3/11915@).
Следовательно, организация вправе дополнить счет-фактуру теми реквизитами, которые являются обязательными с точки зрения бухгалтерского учета (п. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ). После утверждения формы УПД организация может использовать ее при отгрузке товаров, выполнении работ, оказании услуг .
Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным - непосредственно после его окончания (п. 3 ст. 9 Закона N 402-ФЗ). Следовательно, УПД необходимо составлять в день отгрузки товаров, передачи выполненных работ или оказанных услуг.
В комментируемом Письме N ММВ-20-3/96@ налоговики приводят форму такого универсального передаточного документа - УПД (Приложение N 1). Если организации будут оформлять операции по отгрузке товаров (передаче выполненных работ, оказанных услуг) этим документом, то его можно использовать и в бухгалтерском учете, и при расчете налога на прибыль, и при вычете предъявленной суммы НДС. При этом никаких налоговых рисков в этом случае у организации не возникает.
Разработанная налоговиками форма УПД носит рекомендательный характер . Следовательно, организациям не обязательно переходить на его применение, отказавшись от традиционной формы счета-фактуры и унифицированных форм накладных.

Операции, в которых может быть использована форма УПД

В Приложении N 2 к Письму N ММВ-20-3/96@ налоговики перечислили операции, для оформления которых может быть использована форма УПД. Рассмотрим этот Перечень подробнее.

Продажа товаров

Прежде всего, УПД можно использовать при отгрузке товаров. Напомним, что товаром для целей НК РФ признается любое имущество, реализуемое либо предназначенное для реализации (п. 3 ст. 38 НК РФ).
Следовательно, УПД может применяться при отгрузке любого имущества (кроме объектов недвижимости):

• без транспортировки с передачей товара покупателю;
• с транспортировкой и передачей товара покупателю (его доверенному лицу) или иному лицу, привлеченному для транспортировки товаров.

Передача имущественных прав

Еще одна группа операций, при осуществлении которых может использоваться УПД, - это передача имущественных прав. В этом случае универсальный передаточный документ передается при:

• заключении договора об отчуждении исключительного права - правообладателем, передающим исключительные права на результаты интеллектуальной деятельности и (или) на средства индивидуализации, приобретателю этих прав (ст. 1234 ГК РФ);
• заключении лицензионного договора - лицензиаром лицензиату (ст. 1235 ГК РФ);
• заключении договора коммерческой концессии - правообладателем пользователю по договору коммерческой концессии (ст. 1027 ГК РФ);
• передаче права требования другому лицу - кредитором, передающим права (требования) на возмездной основе, лицу, к которому переходит право (требования) (ст. 382 ГК РФ).

Выполнение работ и оказание услуг

По новой форме может оформляться передача результатов выполненных работ, а также оказания услуг. В этом случае УПД составляется при заключении договора:

• подряда - подрядчиком (субподрядчиком) их заказчику (генподрядчику) (ст. 702 ГК РФ);
• о выполнении научно-исследовательских работ - исполнителем НИР их заказчику (ст. 769 ГК РФ);
• возмездного оказания услуг - исполнителем услуг их заказчику (ст. 779 ГК РФ);
• транспортной экспедиции - экспедитором клиенту при составлении документа на вознаграждение экспедитора (ст. 801 ГК РФ);
• финансирования под уступку денежного требования - финансовым агентом клиенту (ст. 824 ГК РФ);
• хранения - хранителем поклажедателю (ст. 886 ГК РФ);
• договора доверительного управления - доверительным управляющим доверителю управления (ст. 1012 ГК РФ).

Посреднические договоры

При заключении посреднических договоров, в которых посредник действует от своего имени, УПД оформляется и передается:

• при покупке товаров (работ, услуг) для комитента (принципала):

а) продавцом товаров (работ, услуг) комиссионеру (агенту);

б) комиссионером (агентом) комитенту (принципалу);

• при продаже товаров (работ, услуг), принадлежащих комитенту (принципалу), - комиссионером (агентом) покупателю товаров (работ, услуг).

Обратите внимание : при передаче товаров комиссионеру (агенту) комитент (принципал) составляет только накладную на передаваемые материальные ценности. Счет-фактуру он выставляет комиссионеру (агенту) только после реализации им товаров покупателям.
Кроме того, УПД может использоваться в качестве документа, отражающего начисление комиссионного, агентского вознаграждения или вознаграждения поверенному. В этом случае УПД оформляется и передается при заключении договора:

• поручения - поверенным доверителю (ст. 971 ГК РФ);
• комиссии - комиссионером комитенту (ст. 990 ГК РФ);
• агентского - агентом принципалу (ст. 1005 ГК РФ).

Порядок заполнения УПД

Статус документа

Его необходимо указать в левом верхнем углу УПД.
Если УПД используется одновременно в качестве счета-фактуры и передаточного документа (накладной, акта и т.д.), то в этом поле проставляется код 1 . При этом отдельный счет-фактуру составлять не следует.
Форма УПД может быть использована только в качестве первичного документа для оформления фактов хозяйственной жизни. В этом случае в поле "Статус" проставляется код 2 , а показатели, установленные в качестве обязательных для счетов-фактур, не заполняются . В частности, необходимо оставить незаполненными строки (графы) или поставить прочерки:

• в строке 5 "К платежно-расчетному документу";
• в графе 6 "В том числе сумма акциза";
• в графе 7 "Налоговая ставка";
• в графе 10 "Цифровой код страны происхождения товара";
• в графе 10а "Краткое наименование страны происхождения товара";
• в графе 11 "Номер таможенной декларации".

В качестве первичного учетного документа УПД могут использовать организации и индивидуальные предприниматели (ИП), которые не являются плательщиками НДС. При этом они не заполняют графы 7 "Налоговая ставка" и 8 "Сумма налога, предъявляемая покупателю". Несмотря на то что в названии УПД указаны слова "Счет-фактура", оформление УПД с кодом 2 (первичного документа) не приведет к необходимости перечислять в бюджет НДС.
Помимо этого, форму УПД можно использовать и при отгрузке комитентом (принципалом, доверителем) товаров комиссионеру (агенту, поверенному) для продажи от своего имени или от имени комитента (принципала, доверителя). В этом случае УПД будет выступать в качестве первичного документа на передачу ценностей комиссионеру (агенту, поверенному) для продажи без перехода права собственности на них. При заполнении УПД комитент (принципал, доверитель) в строке 8 "Основания передачи (сдачи)/получения (приемки)" указывает договор на оказание посреднических услуг, а строки 2 "Продавец", 2а "Адрес", 2б "ИНН/КПП продавца" и 6 "Покупатель", 6а "Адрес", 6б "ИНН/КПП покупателя" не заполняет.

Обратите внимание : статус документа, указанный организацией в верхнем левом углу УПД, носит информационный характер. Фактический статус документа определяется наличием или отсутствием в нем всех обязательных реквизитов, установленных Законом N 402-ФЗ в отношении первичных учетных документов, или обязательных реквизитов, определенных п. п. 5 и 6 ст. 169 НК РФ в отношении счетов-фактур.

Реквизиты и показатели счета-фактуры

При составлении УПД со статусом "1" необходимо заполнить строки 1 - 7, в которых приводятся реквизиты, обязательные для счетов-фактур, а также графы 1 - 11. Заполнять эти строки и графы следует в соответствии с Приложением N 1 к Постановлению Правительства РФ N 1137.

Внимание, неясность: в комментируемом Письме ничего не говорится о порядке присвоения номеров УПД в случае, когда организация выставляет покупателям и счета-фактуры, и УПД. По нашему мнению, в этом случае целесообразно вести сквозную нумерацию указанных документов, чтобы номера счетов-фактур и УПД не повторялись.

По мнению ФНС России, строку 3 "Грузоотправитель и его адрес" можно дополнить информацией об ИНН и КПП грузополучателя, а строку 4 "Грузополучатель и его адрес" - информацией об ИНН и КПП грузоотправителя.
Если счет-фактура подписывается иным лицом, уполномоченным на то приказом или иным распорядительным документом по организации или доверенностью от имени организации, в счете-фактуре может быть указан соответствующий распорядительный документ или должность лица, подписавшего счет-фактуру (Письмо Минфина России от 23.04.2012 N 03-07-09/39).

Реквизиты и показатели первичного документа

Чтобы УПД можно было использовать в качестве первичного учетного документа в бухгалтерском учете, необходимо заполнить строки 1, 1а, 2 "Продавец", 6 "Покупатель", 7 "Валюта: наименование, код" и графы 1 "Наименование товара (описание выполненных работ, оказанных услуг), имущественного права", 2 "Единица измерения", 3 "Количество (объем)" и 9 "Стоимость товаров (работ, услуг), имущественных прав с налогом - всего". Кроме того, можно заполнить и другие строки, уточняющие условия совершения факта хозяйственной жизни, а именно строки 2а, 2б, 3, 4, 5, 6, 6а, 6б, графы 4, 5, 6 и др.

Графы А и Б

Для удобства поиска и визуального выделения позиций в форму УПД включена графа А, в которой отражается порядковый номер в таблице.
В графе Б "Код товара/работ, услуг" в отношении товаров следует указать артикул, а в отношении работ и услуг - вид деятельности, в рамках которого они выполнялись, в соответствии с ОКВЭД или ОКУН. Подобная информация может использоваться для обозначения применения специальных налоговых режимов, налоговых льгот (освобождений от уплаты налога), пониженных тарифов страховых взносов и пр.
Обратите внимание: заполнять графы А и Б не обязательно, поскольку законодательно этот реквизит в качестве обязательного не установлен.

Строка 8 "Основание передачи (сдачи)/получения (приемки)"

По этой строке отражаются сведения о договоре (соглашении, поручении и т.д.), на основании которых осуществляется операция.

Строка 9 "Данные о транспортировке и грузе"

Эта строка уточняет содержание факта хозяйственной жизни при осуществлении транспортировки грузов своим транспортом или силами сторонних организаций , при приемке товаров по количеству мест, по весу и т.д. Здесь отражаются реквизиты транспортных документов (транспортной накладной, путевого листа), поручений экспедиторам, складских расписок и другая уточняющая информация о перевозке. В частности, по этой строке может быть указана масса груза нетто (брутто) и т.д.
Кроме того, в этой строке можно указать базис поставки, с учетом которого сформирована договорная цена товара (выборка, отгрузка, доставка и прочее с возможным использованием Международных правил толкования торговых терминов "Инкотермс 2010" (публикация МТП N 715)) или наименование организации, которая несет транспортные расходы, и др.

Строка 10 "Товар (груз) передал/услуги, результаты работ, права сдал"

По этой строке может быть указана должность лица, совершившего отгрузку товара, или ответственного за передачу результатов работ (услуг, имущественных прав) от имени организации, а также его подпись и расшифровка подписи.

Строка 11 "Дата отгрузки, передачи (сдачи)"

По этой строке отражается дата совершения факта хозяйственной жизни - дата отгрузки товара, оказания услуги, передачи результатов выполненных работ, передачи имущественных прав.

Обратите внимание : эта дата может не совпадать с датой составления документа.

Пример 1 . УПД оформлен 11 ноября 2013 г. (строка 1), но фактически по ряду причин отгрузка состоялась только на следующий день.
В строке 11 в этом случае следует указать дату "12.11.2013".

Если дата в строке 11 не указана, это будет основанием полагать, что дата совершения отгрузки товаров совпадает с датой составления документа (строка 1).

Строка 12 "Иные сведения об отгрузке, передаче"

Здесь отражается иная существенная информация об исполнении сделки продавцом (исполнителем), не вошедшая в форму УПД. Это могут быть данные о паспортах, сертификатах, а также о количестве и виде любых других документов, являющихся неотъемлемыми приложениями к УПД.

Строка 13 "Ответственный за правильное оформление акта хозяйственной жизни"

По этой строке следует указывать должность, Ф.И.О. лица, которое отвечает за правильное оформление сделки. Если таких лиц несколько, то необходимо ввести дополнительные строки (13а, 13б и т.д.) для указания должности, Ф.И.О. этих лиц. Строка содержит подпись указанных лиц.
Если таковым является лицо, уполномоченное на подписание счетов-фактур и подписавшее документ от имени руководителя или главного бухгалтера (до строки 8), то в этой строке можно указать только сведения о его должности и Ф.И.О. без повторения подписи.
Если этим лицом является лицо, поставившее подпись в строке 10 "Товар (груз) передал/услуги, результаты работ, права сдал", то в строке 13 можно указать только сведения о его должности и Ф.И.О. без повторения подписи.

Строка 14 "Наименование экономического субъекта - составителя документа, в т.ч. комиссионера (агента)"

Здесь могут быть указаны наименование и реквизиты организации или ИП, составившего документ со стороны продавца. Речь в данном случае идет об организации (ИП), ведущей бухгалтерский учет организации-продавца на основании договора.
Кроме того, УПД может быть составлен комиссионером (агентом) в случае передачи комитенту (принципалу) товаров (работ, услуг), приобретенных у продавца от своего имени. В этом случае в строке 8 следует указать реквизиты посреднического договора, а по строке 14 - сведения об организации-посреднике.
В случае когда субъект, составивший документ, проставляет на УПД печать со своим полным наименованием, строку 14 он может не заполнять .

Строка 15 "Товар (груз) получил/услуги, результаты работ, права принял"

В этой строке может быть указана должность лица, получившего товар, или уполномоченного на принятие результатов работ (услуг, имущественных прав) от имени организации, а также его подпись и Ф.И.О.

Строка 16 "Дата получения (приемки)"

Здесь отражается дата совершения факта хозяйственной жизни - дата получения товара, оказания услуги, принятия результатов выполненных работ, передачи имущественных прав.

Обратите внимание : дата, указанная в строке 16, не может быть ранее даты составления УПД (строка 1) и даты отгрузки товара (строка 11). При этом дата по строке 16 может не совпадать с датой составления документа (строка 1) и с датой отгрузки товаров (строка 11).

Пример 2 . УПД оформлен 11 ноября 2013 г. (строка 1), но фактически отгрузка состоялась 12 ноября. Покупатель получил товар 15 ноября.
В строке 16 УПД в этом случае следует указать дату "15.11.2013".

Если дата в строке 16 не указана, это будет основанием полагать, что дата принятия товаров совпадает с датой передачи товаров (строка 11), а в случае, когда в строке 11 дата не проставлена, - с датой составления документа (строка 1).

Строка 17 "Иные сведения о получении, приемке"

Эта строка предназначена для отражения иной существенной информации об исполнении сделки продавцом (исполнителем), не вошедшей в форму УПД. Например, в ней мог быть отражены:

• сведения о наличии или отсутствии претензий;
• данные о документах, оформленных покупателем (заказчиком) при получении товаров (работ, услуг, имущественных прав).

Строка 18 "Ответственный за правильное оформление факта хозяйственной жизни"

Здесь указывают должность, Ф.И.О. лица, которое отвечает за правильное оформление сделки со стороны покупателя. Если таких лиц несколько, то необходимо ввести дополнительные строки (18а, 18б и т.д.) для указания должности, Ф.И.О. этих лиц.
Если таковым является лицо, поставившее подпись в строке 15 "Товар (груз) получил/услуги, результаты работ, права принял", то в строке 18 можно указать только сведения о его должности и Ф.И.О. без повторения подписи.

Строка 19 "Наименование экономического субъекта - составителя документа"

Здесь могут быть указаны наименование и реквизиты организации или ИП, составившего документ со стороны покупателя.
Речь в данном случае идет об организации (ИП), которая ведет бухгалтерский учет организации-покупателя на основании договора.
В случае когда субъект, принимавший участие в составлении документа, проставляет на УПД печать со своим полным наименованием, строка 19 может не заполняться.

Регистрация УПД со статусом "1" в книге продаж и в книге покупок

Примечание. В Приложении N 5 к Письму N ММВ-20-3/96@ приведен описываемый далее автором порядок отражения показателей УПД со статусом "1" в книге покупок и продаж, а также в журналах учета полученных и выставленных счетов-фактур. Этот порядок нацелен на налогоплательщиков, которые реализуют товары (работы, услуги, имущественные права), облагаемые по налоговым ставкам в размере 10 и 18% либо освобождаемые от налогообложения в соответствии со ст. 149 НК РФ. Рекомендации по отражению показателей даны в разрезе двух ситуаций для продавца : в день совершения факта хозяйственной жизни (ситуация 1), а также при составлении УПД как перед, так и непосредственно после окончания совершения факта хозяйственной жизни (ситуация 2).
Для покупателя в этом Приложении приведены особенности составления и использования УПД со статусом "1", позволяющие определить дату получения этого документа.

Учет у продавца

Счета-фактуры регистрируются в ч. 1 журнала учета полученных и выданных счетов-фактур по дате их выставления (п. 3 разд. II Приложения 3 к Постановлению Правительства РФ N 1137). При регистрации показатель из строки 1 УПД переносится в журнал в графу 6 "Дата составления счета-фактуры".
Продавец обязан регистрировать счета-фактуры в книге продаж в хронологическом порядке в том налоговом периоде, в котором возникает налоговое обязательство (п. 2 разд. II Приложения 5 к Постановлению Правительства РФ N 1137). Моментом определения налогового обязательства является день отгрузки товаров, работ, услуг, имущества (пп. 1 п. 1 ст. 167 НК РФ).
При реализации товаров (работ, услуг) счет-фактура выставляется не позднее 5 календарных дней считая со дня отгрузки товаров (выполнения работ, оказания услуг) (п. 3 ст. 168 НК РФ).
На практике возможны две ситуации.

Ситуация 1: УПД составлен продавцом непосредственно в день совершения факта хозяйственной жизни , то есть:

• в день передачи товара (груза) покупателю или в день доставки товара (груза) покупателю;
• в день передачи имущественного права;
• в день оказания услуг, а при длящихся услугах - в последний день налогового периода (Письмо Минфина России от 25.06.2008 N 07-05-06/142);
• в день сдачи заказчику результатов выполненных работ (и в тех случаях, если созданная (обработанная, переработанная) в ходе работ вещь передавалась для перевозки в более ранние сроки).

В этой ситуации даты составления и выставления счета-фактуры покупателю будут совпадать. Поэтому никаких проблем при регистрации УПД в ч. 1 журнала учета счетов-фактур и книге продаж у продавца не возникнет.
УПД регистрируется в журнале учета полученных и выставленных счетов-фактур и книге продаж в том налоговом периоде, к которому относится дата его выставления. При этом дата выставления УПД (строка 11 "Дата отгрузки, передачи (сдачи)") совпадает с датой составления УПД (строка 1). Исключением являются случаи сдачи работ, когда моментом определения налоговой базы является дата их приемки (строка 16). При передаче результатов работ в графу 2 "Дата выставления" счета-фактуры ч. 1 журнала переносится показатель из строки 16 УПД.

Пример 3 . Организация 26 ноября 2013 г. заключила договор подряда с обществом на выполнение ремонтных работ. Вместо акта выполненных работ и счета-фактуры продавцом (производителем работ) 30 ноября 2013 г. был составлен УПД.
Фактически работы были закончены 30 ноября (строка 11 УПД), а приняты заказчиком 4 декабря (строка 16 УПД).

• в графе 2 "Дата выставления" была указана дата "04.12.2013" (из строки 16 УПД);
• в графе 6 "Дата составления счета-фактуры" была указана дата "30.11.2013" (из строки 1 УПД).

Ситуация 2: УПД составлен продавцом перед или непосредственно после окончания совершения факта хозяйственной жизни .
В этой ситуации датой выставления счета-фактуры является дата отгрузки товаров (передачи выполненных работ, оказанных услуг), указанная в строке 11 УПД. Следовательно, регистрировать в журнале учета и книге продаж такой УПД необходимо в том налоговом периоде, к которому относится дата, указанная в строке 11 УПД, за исключением случаев передачи результатов работ, когда дата выставления счета-фактуры определяется по дате, указанной в строке 16.

Пример 4 . Организация А 25 ноября 2013 г. заключила договор купли-продажи с обществом В. Вместо накладной по форме ТОРГ-12 и счета-фактуры 30 ноября 2013 г. в адрес покупателя был оформлен УПД. Фактически товар был отгружен 1 декабря 2013 г., получен покупателем 2 декабря.
Продавец зарегистрировал УПД в ч. 1 журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур за IV квартал 2013 г. следующим образом:

• в графе 2 "Дата выставления" была указана дата "01.12.2013" (из строки 11 УПД);
• в графе 6 "Дата составления" указана дата "30.11.2013" (из строки 1 УПД).

Помимо этого, продавец зарегистрировал УПД в книге продаж за IV квартал 2013 г., в графе 1 "Дата и номер счета-фактуры продавца" он указал дату "30.11.2013" (строка 1 УПД).

Учет у покупателя

Покупатель должен регистрировать полученные счета-фактуры в ч. 2 журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур в хронологическом порядке по дате получения (п. 10 разд. II Приложения 3 к Постановлению Правительства РФ N 1137). Эта дата определяется на основании показателя по строке 16 "Дата получения (приемки)" УПД. Показатель из строки 16 УПД переносится в графу 2 "Дата получения" ч. 2 журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, а показатель из строки 1 - в графу 6 "Дата составления счета-фактуры" ч. 2 журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур.
По мере возникновения права на налоговые вычеты счета-фактуры регистрируются в книге покупок (п. 2 разд. II Приложения 4 к Постановлению Правительства РФ N 1137). При использовании УПД дата получения счета-фактуры и дата принятия к учету приобретенных товаров (работ, услуг) совпадают (строка 16). Показатель из строки 16 УПД переносится в графу 4 "Дата принятия на учет товаров (работ услуг), имущественных прав" книги покупок, а показатель из строки 1 УПД - в графу 2 "Дата и номер счета-фактуры продавца" книги покупок.

Пример 5 . Используем условия примера 3.

• в графе 2 "Дата получения" была указана дата "04.12.2013" (из строки 16 УПД);

Покупатель зарегистрировал УПД в книге покупок за IV квартал 2013 г.:

• в графе 4 "Дата принятия на учет товаров (работ, услуг), имущественных прав" указал дату "04.12.2013" (из строки 16 УПД).

А теперь проиллюстрируем примером порядок регистрации у покупателя в ситуации, когда УПД составлен продавцом непосредственно после окончания совершения факта хозяйственной жизни.

Пример 6 . Используем условия примера 4.
Покупатель зарегистрировал УПД в ч. 2 журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур за IV квартал 2013 г. следующим образом:

• в графе 2 "Дата получения" была указана дата "02.12.2013" (из строки 11 УПД);
• в графе 6 "Дата составления счета-фактуры" - дата "30.11.2013" (из строки 1 УПД).

Покупатель зарегистрировал УПД в книге покупок за IV квартал 2013 г. следующим образом:

• в графе 2 "Дата и номер счета-фактуры продавца" он указал дату "30.11.2013" (из строки 1 УПД);
• в графе 4 "Дата принятия на учет товаров (работ, услуг), имущественных прав" указал дату "02.12.2013" (из строки 11 УПД).

Отражение показателей УПД со статусом "1" в налоговом учете

Примечание. Порядку отражения показателей УПД со статусом "1" в налоговом учете в соответствии с требованиями гл. 25 НК РФ посвящено Приложение N 6 Письма N ММВ-20-3/96@. Оно содержит рекомендации как для продавца, так и для покупателя. При этом в сноске к Приложению указано, что при использовании УПД только в качестве учетного документа (статус "2") учет оформленной таким образом операции для целей налогообложения осуществляется в общем порядке, что не требует пояснений применительно к специфике использования УПД.

Учет у продавца

Доходы от реализации товаров отражаются в налоговом учете на основании УПД в зависимости от условий договора.
Если право собственности на товар переходит к покупателю в момент передачи продавцом покупателю или перевозчику товаров, то доходы продавец признает на дату оформления отпуска груза, указанную по строке 11 "Дата отгрузки, передачи (сдачи)".
Если право собственности на товар переходит в момент вручения вещи покупателю, то доходы продавец признает на дату получения груза, указанную по строке 16 "Дата получения (приемки)".

Пример 7 . Используем условия примера 4, дополнив их числовыми показателями. Организация А по договору купли-продажи реализовала обществу В пять металлических дверей по цене 23 600 руб. за штуку, в том числе НДС 3600 руб.
По условиям договора право собственности на товар переходит к покупателю на дату получения груза. Выручку от реализации товара организация А отражает в бухгалтерском и налоговом учете 2 декабря 2013 г. (по дате, указанной в строке 16 УПД). При этом в бухгалтерском учете будут сделаны следующие записи:

Дебет 62 Кредит 90-1

• 118 000 руб. (23 600 руб. x 5 шт.) - отражена выручка от реализации металлических дверей;

Дебет 90-3 Кредит 68, субсчет "Расчеты по НДС",

• 18 000 руб. (20 000 руб. x 5 шт. x 18%) - начислена сумма НДС, подлежащая уплате в бюджет.

Доходы от реализации выполненных работ или оказанных услуг продавец признает по наиболее позднему показателю из указанных по строкам 1, 11 или 16.

Учет у покупателя

На основании УПД покупатель может учесть при расчете налога на прибыль расходы на приобретение материалов, товаров, основных средств, имущественных прав, на получение результатов работ и на потребление услуг. При этом дата признания соответствующего расхода не может быть ранее даты, указанной по строке 16 "Дата получения (приемки)".

Пример 8 . Вновь используем условия примера 4.
По условиям договора право собственности на товар переходит к покупателю на дату получения груза. Поступление металлических дверей общество В отразит в бухгалтерском и налоговом учете 2 декабря 2013 г. (по дате, указанной в строке 16 УПД). При этом в бухгалтерском учете будут сделаны следующие записи:

Дебет 41 Кредит 60

• 100 000 руб. (118 000 - 18 000) - приняты на учет металлические двери;

Дебет 19 Кредит 60

• 18 000 руб. - выделена сумма НДС, указанная продавцом в УПД;

Дебет 68, субсчет "Расчеты по НДС", Кредит 19

• 18 000 руб. - сумма НДС предъявлена к налоговому вычету.

Федеральная налоговая служба разработала новую форму – универсальный передаточный документ (УПД), который совместит в себе функции счета-фактуры и бухгалтерской первички и позволит существенно сократить документооборот.

Для чего был разработан универсальный передаточный документ

Многие реквизиты в счете-фактуре и первичном документе (например, накладной) дублируются. Потребность в едином документе, который позволил бы снизить издержки на обработку информации, назрела уже давно. Но с правовой точки зрения это стало возможно лишь в 2013 году, когда вступил в силу Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее Закон № 412-ФЗ), который отменил обязательное применение унифицированных форм первичных документов.

Вслед за ним бухгалтерскому сообществу на форуме ФНС России был предложен для обсуждения проект такого документа (ранее он назывался единый отгрузочный документ ). При разработке проекта формы ФНС России принимала во внимание мнения экспертов в этой области, в частности, специалистов фирмы "1С". В результате работы над проектом появился единый документ, который ФНС разместила на своем официальном сайте 22 октября 2013 г. - приложение к письму от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@ «Об отсутствии налоговых рисков при применении налогоплательщиками первичного документа, составленного на основе счета-фактуры». В письме налоговики предлагают применять форму универсального передаточного документа (УПД), приводят перечень операций, для оформления которых можно его использовать, а также дают рекомендации по заполнению отдельных реквизитов формы. Текущее законодательство позволяет применять документ уже сейчас.

Зачем нужен УПД

На основании универсального передаточного документа можно вести бухучет, списать затраты по налогу на прибыль, а также заявить налоговый вычет по НДС. Такое объединение функций вполне логично и закономерно, так как надлежаще оформленные первичные учетные документы необходимы не только для бухгалтерского, но и для налогового учета.

Приведем для примера отдельные положения, которые определяет налоговое законодательство для заявления вычетов по НДС:

• Счет-фактура - это основание для принятия покупателем предъявленных продавцом товаров (работ, услуг), имущественных прав сумм налога к вычету НК РФ (п. 1 ст. 169 НК РФ).
• Вычетам подлежат суммы налога, предъявленные налогоплательщику при приобретении товаров (работ, услуг), имущественных прав на территории РФ, либо фактически уплаченные ими при ввозе товаров на территорию РФ и иные территории, находящиеся под ее юрисдикцией, после принятия на учет указанных товаров (работ, услуг), имущественных прав с учетом особенностей, предусмотренных настоящей статьей и при наличии соответствующих первичных документов (п. 1 ст. 172 НК РФ).

А вот какая роль отводится первичным документам при исчислении налога на прибыль:

• Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (ст. 252 НК РФ).
• Налоговый учет - система обобщения информации для определения налоговой базы по налогу на основе данных первичных документов. Подтверждением данных налогового учета являются первичные учетные документы (включая справку бухгалтера) (ст. 313 НК РФ).

Напомним, что требования к первичным учетным документам изложены в статье 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». В части 1 этой статьи сказано, что каждый факт хозяйственной жизни должен быть оформлен первичным учетным документом (ч. 1 ст. 9). В части 2 перечислены обязательные реквизиты :

• наименование документа;
• дата составления документа;
• наименование организации или фамилия предпринимателя, составившего документ;
• содержание факта хозяйственной жизни;
• величина натурального или денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
• наименование должности лица, совершившего сделку, операцию и ответственного за правильность ее оформления, либо наименование должности лица, ответственного за правильность оформления свершившегося события;
• подписи лиц вышеуказанных лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Формы первичных учетных документов утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета (ч. 4 ст. 9). Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью (ч. 5 ст. 9).

В каких случаях можно использовать УПД

УПД можно применять наряду с традиционными первичными документами и счетами-фактурами. Отметим, что счета-фактуры по-прежнему будут использоваться - отменять их Минфин России не планирует (письма от 17.10.2013 № 03-07-14/43330, от 29.12.2012 № 03-07-03/230).

За основу при создании универсального первичного документа был взят счет-фактура. Форма счета-фактуры была дополнена обязательными реквизитами, установленными Федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Это не противоречит нормам 21 главы НК РФ (письма ФНС России от 23.08.2012 № АС-4-3/13968@, от 12.03.2012 № ЕД-4-3/4061@).

Применяться универсальный передаточный документ может для оформления следующих операций:

• отгрузка товаров (без транспортировки и с транспортировкой);
• передача результатов выполненных работ;
• оказание услуг;
• передача имущественных прав;
• отгрузка товаров (работ, услуг) комиссионером (агентом) комитенту (принципалу).

УПД может использоваться и как совмещенный документ (первичный и счет-фактура) и как только первичный учетный документ.

Заметьте, использовать новую форму в документообороте не обязательно! Организации и предприниматели могут по-прежнему применять любые другие документы, соответствующие требованиям статьи 9 Закона № 402-ФЗ.

Что такое статус УПД

В универсальном передаточном документе есть реквизит Статус. Его значение может быть «1» или «2». Если в поле Статус указать «1», то документ применяется одновременно в качестве счета-фактуры и первички.

Если значение статуса равно «2», то УПД будет использоваться только в качестве первичного учетного документа. УПД со статусом «2» могут смело применять «упрощенцы», так как выставление такого документа не приводит к возникновению обязанности по исчислению и уплате НДС. Кроме этого, документ со статусом «2» может применяться при отгрузке товаров комитентом комиссионеру.

Если статус документа «2», то поля, установленные в качестве обязательных исключительно для счета-фактуры, могут не заполняться:

• «К платежно-расчетному документу» (строка 7);
• «В том числе сумма акциза» (графа 6);
• «Налоговая ставка» (графа 7);
• «Цифровой код страны происхождения товара» (графа 10);
• «Краткое наименование страны происхождения товара» (графа 10а);
• «Номер таможенной декларации» (графа 11).

Как присвоить номер УПД

Номер универсального передаточного документа зависит от его статуса. Напомним: налоговое законодательство предъявляет определенные требования к порядку нумерации счетов-фактур. Так при выставлении счета-фактуры в строке 1 должен быть обязательно указан его порядковый номер (п.5 ст.169 НК РФ, пп.«а» п.1 Правил заполнения счетов-фактур, утв. Постановлением № 1137). Номера счетов-фактур, в т.ч. корректировочных и авансовых, присваиваются в хронологическом порядке (письмо Минфина РФ от 10.08.2012 № 03-07-11/284). Кроме этого, определен специальный порядок нумерации счетов-фактур обособленными подразделениями (участником товарищества, доверительным управляющим).

Что касается требований к первичному бухгалтерскому документу, то номер не перечислен среди его обязательных реквизитов (ст. 9 Закона № 402-ФЗ). Исходя из этого:

• в УПД со статусом «1» номер присваивается в соответствии с хронологией нумерации счетов-фактур;
• в УПД со статусом «2» номер присваивается в соответствии с хронологией нумерации первичных документов (накладных, актов и т.д.).

Как заполнить дату УПД

• строка (1) - дата составления документа;
• строка - дата совершения факта хозяйственной жизни (дата реальной отгрузки товаров, передачи заказчику результатов работ, предъявления документа об оказании услуг, передачи имущественных прав);
• строка - дата получения товаров, приемки результатов работ, оказания услуг, получения имущественных прав.

Вспомним, как законодательство увязывает дату составления счета-фактуры, момент определения налоговой базы и возникновение права на вычет у покупателя. В соответствии с п.5 ст.169 НК РФ, пп.«а» п.1 Правил заполнения счетов-фактур:

• счет-фактура должен быть выставлен не позднее 5 календарных дней со дня отгрузки товара (выполнения работ, оказания услуг), передачи имущественных прав;
• счет-фактура, выставленный до даты отгрузки (до оформления первичных документов, подтверждающих отгрузку), не может являться основанием для вычета (письма Минфина РФ от 09.11.2011 № 03-07-09/39, от 17.02.2011 № 03-07-08/44);
• моментом определения налоговой базы по НДС для работ следует признавать дату подписания акта сдачи-приемки работ заказчиком (письма Минфина РФ от 16.03.2011 № 03-03-06/1/141, от 07.10.2008 № 03-07-11/328).

Согласно ч. 3 ст. 9 закона № 402-ФЗ, первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а при невозможности - непосредственно после его окончания.

Рассмотрим теперь возможные варианты проставления дат в передаточном документе:

• УПД составляется в момент совершения факта хозяйственной жизни (отгрузки товара, передачи работ, услуг, имущественных прав). Вполне может быть «идеальный вариант», когда дата составления документа, даты отгрузки и приемки товаров совпадают, тогда соответственно совпадают и показатели строк 1, 11 и 16.
• Могут совпадать даты составления документа и дата отгрузки, то есть совпадают строки 1 и 11, а дата приемки, то есть стр. 16 будет позже.

В этих случаях моментом определения налоговой базы по НДС будет являться дата, указанная в строках 1 и 11, а для работ - в строке 16.

• УПД может составляться до совершения факта хозяйственной жизни (перед отгрузкой товаров, передачей), тогда хронология событий будет выглядеть следующим образом:

1. составление документа - дата, указанная в cтроке 1;

2. отгрузка - дата, указанная в cтроке 11;

Моментом определения налоговой базы по НДС будет являться дата, указанная в строке 11, а для работ - в строке 16.

Может сложиться ситуация, когда составить документ при совершении факта хозяйственной жизни не было возможности, и УПД был составлен непосредственно после его окончания (в предусмотренных п. 3 ст. 9 Закона № 402-ФЗ случаях), тогда хронология событий будет выглядеть следующим образом:

1. отгрузка - дата, указанная в cтроке 11;

2. составление документа - дата, указанная в cтроке 1;

3. приемка - дата, указанная в cтроке 16.

Моментом определения налоговой базы по НДС будет являться дата, указанная в строке 11, а для работ - в строке 16. Что касается покупателя, то он вправе заявлять вычет по НДС не раньше даты получения товара или даты приемки работ, указанной в строке 16.

Кто ставит подпись в УПД

Кто и в каких строках должен подписывать универсальный передаточный документ? Строки «Руководитель организации или иное уполномоченное лицо», «Главный бухгалтер или иное уполномоченное лицо» заполняются всегда согласно ст. 169 НК РФ, Приложению № 1 к Постановлению № 1137. Нет исключения для заполнения этих строк и при применении статуса «2».

В строке 10 указывается должность, инициалы и подпись лица, отгрузившего товар, или уполномоченного подписывать акты передачи результатов работ (услуг, имущественных прав) от имени организации или предпринимателя. Если это лицо совпадает с лицом, уполномоченным подписывать счет-фактуру, то может указываться только должность и инициалы без повторения подписи.

В строке 13 нужно указать должность, инициалы и подпись человека, ответственного за правильное оформление факта хозяйственной жизни, со стороны продавца. Если это это тот же человек, кто указан и в строке 10, то в строке 13 можно указать только должность и инициалы без повторения подписи.

В строке 15 нужно написать должность, инициалы и подпись лица, получившего товар, или лица, уполномоченного подписывать акты передачи результатов работ (услуг, имущественных прав) от имени экономического субъекта.

В строке 18 указывается должность, инициалы и подпись лица, ответственного за правильное оформление факта хозяйственной жизни, со стороны покупателя. Если это лицо совпадает с лицом, указанным в строке 15, то может указываться только должность и инициалы без повторения подписи.

Обратите внимание: проектом Федерального закона № 192810-6 «О внесении изменений в Федеральный закон от 6 декабря 2011 года № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете"» (в редакции от 14.06.2013, принятой Государственной Думой во втором чтении) предложено внести изменения в статью 9 Закона. Поправки в часть 1 статьи 9 ужесточают требования к первичным учетным документам. В частности, «не допускается принятие к бухгалтерскому учету документов, которыми оформляются не имевшие место факты хозяйственной жизни, мнимые и притворные сделки».

Изменения, вносимые в часть 3 статьи 9, разграничивают меру ответственности лиц, подписывающих первичные учетные документы. Так, «лицо, ответственное за правильность оформления факта хозяйственной жизни, обеспечивает своевременную передачу первичных учетных документов для регистрации содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета, а также достоверность этих данных. Лицо, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, и лицо, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета, не несут ответственность за правильность оформления фактов хозяйственной жизни».

Наименование экономического субъекта и печать

Строка 14 УПД - показатель, позволяющий включить информацию о хозяйствующем субъекте, составившем документ со стороны продавца (исполнителя). Это может быть лицо, ведущее бухгалтерский учет продавца (исполнителя), или комиссионер (агент), если он передает комитенту (принципалу) товар, результаты работ, услуги, приобретенные в его интересах.

В строке 19 нужно указать сведения о хозяйствующем субъекте, составившем документ со стороны покупателя (заказчика), в том числе сведения о лице, ведущем бухгалтерский учет покупателя.

Печать на универсальном передаточном документе не нужна. Во-первых, она не предусмотрена для счета-фактуры (исключена из п. 6 ст. 169 НК РФ с 01.01.2002). Во-вторых, она не является обязательным реквизитом первичного учетного документа. Поэтому отсутствие печати в УПД не будет препятствием, как для вычета НДС, так и для документального подтверждения расходов для целей налога на прибыль.

Однако, если на документе будет стоять печать, имеющая в своем составе полное наименование экономического субъекта, составившего документ, показатели строк 14 и 19 можно не заполнять.

Поля, которые заполнять не обязательно, но полезно

В универсальный передаточный документ введены дополнительные поля , которые необязательны для заполнения, но, могут быть удобны для пользователей. К дополнительным относятся следующие поля УПД:

• Графа «А» - порядковый номер записи в таблице - может заполняться для удобства поиска и визуального выделения позиций.
• Графа «Б» - артикул (для товаров), код вида деятельности для работ (услуг) и т.п. Эту графу рекомендуется заполнять, например, для подтверждения права применения льготных тарифов по страховым взносам для фондов.
• В строке 8 указывается информация, идентифицирующая отношения сторон (реквизиты договоров, соглашений, счетов и т.д.) Этот показатель позволяет определить содержание факта хозяйственной жизни и специфические условия сделки непосредственно в первичном документе. В некоторых случаях может косвенно подтверждать содержание сделки и ее условия, что может явиться существенным условием для целей определения налога на прибыль.

• В строке 9 при необходимости указываются реквизиты транспортных документов (транспортной накладной, путевого листа), поручения экспедитору, складских расписок и т.д.; базис поставки; сведения о грузе: масса нетто/брутто и т.д.

• Строка 12 может включать дополнительные сведения о грузе (данные о сертификатах, паспортах), а также здесь могут указываться иные сведения, являющиеся неотъемлемыми приложениям УПД. Эта строка может заполняться в случае наличия существенной дополнительной информации об исполнении сделки продавцом (исполнителем), не вошедшей в форму УПД.

• В строке 17 указываются дополнительные сведения о наличии/отсутствии претензий, данные о документах, оформленных покупателем (заказчиком при получении товаров (работ. услуг, имущественных прав), являющихся неотъемлемыми приложениями УПД.

Как заполнить УПД в программе "1С:Бухгалтерия 8"

Пользователи «1С:Предприятия 8» уже сегодня могут использовать в работе универсальный документ, который заполняется в соответствие с данными ФНС рекомендациями. Форма универсального передаточного документа реализована в следующих программах системы «1С:Предприятие»:

• «1С:Бухгалтерия 8» (ред. 2.0 и 3.0);
• «1С:Бухгалтерия 8 КОРП» (ред. 2.0 и 3.0)
• «1С:Управление торговлей 8»;
• «1С:Бухгалтерский учет 7.7»;
• «1С:Учет и отчетность предпринимателя 7.7»;
• «1С:Упрощенная система налогообложения 7.7»;
• «1С:Торговля и Склад 7.7»;
• Комплексная конфигурация;
• «1С:Производство+Услуги+Бухгалтерия 7.7».

В программе «1С:Бухгалтерия 8» универсальный передаточный документ включен в список печатных форм для документов реализации и выданных счетов-фактур на реализацию.

Распечатать УПД со статусом «1», можно на основании счета-фактуры, который был зарегистрирован для документа отгрузки в информационной базе. При нажатии на кнопку Печать нужно выбрать Универсальный передаточный документ. Программа автоматически заполняет реквизиты УПД по данным учетной системы, однако некоторые показатели придется заполнить в режиме редактирования.

Как исправить УПД в "1С:Бухгалтерии 8"

Если в универсальном передаточном документе обнаружена ошибка, необходимо на основании исправляемого документа реализации сформировать документКорректировка реализации с видом операции Исправление в первичных документах. Нужно внести исправления, затем зарегистрировать счет-фактуру на исправление. После этого можно выбрать печатную форму документа: либо счет-фактуру, либо УПД. В УПД в строке (1а) будет указана дата и номер исправления.

Корректировка реализации и УПД

В настоящее время форма корректировочного УПД отсутствует. Но ФНС России сообщила, что занимается разработкой такого документа. Поэтому для корректировки нужно использовать счет-фактуру в соответствии с Постановлением Правительства №1137. После проведения документа Корректировка реализации с видом операции Корректировка по согласованию сторон необходимо выписать корректировочный счет-фактуру и распечатать его. Что касается первичного документа, то основанием корректировки должен служить специальный документ - дополнительное соглашение к договору, протокол изменения цены и т.п.В программу «Бухгалтерия предприятия» редакции 3.0 встроена печатная форма Соглашение об изменении цены, которую при желании можно использовать в качестве такого специального первичного документа.

Как видим, введение в документооборот пользователя универсального передаточного документа совсем не обременительно, зато имеет очевидные плюсы. К примеру, оно позволит:

• существенно сократить количество документов;
• сблизить бухгалтерский и налоговый учет;
• оптимизировать процесс передачи информации по телекоммуникационным каналам связи и, возможно, ускорить процесс внедрения электронного документооборота в нашей стране.

Вы можете ДОБАВИТЬ СВОЙ

Универсальные передаточные документы еще только входят в стандартный документооборот между покупателем и поставщиком. Поэтому каждый даже мелкий недочет в полученном от контрагента УПД вызывает тревогу: не откажут ли налоговики в расходах и вычетах?

Мы выделили самые частые ошибки, которые вероятнее всего могут встретиться вам во входящих УПД. И разделили их на две группы. В первой группе — неточности, с которыми можно, не опасаясь, принимать НДС к вычету и списывать расходы. Во второй — существенные ошибки, из-за которых можно потерять вычет и расходы. Сориентироваться в них поможет также образец

Возможно, вы впервые получили УПД поставщика, который раньше всегда передавал стандартный комплект — счет-фактуру и накладную или акт приемки-сдачи. О переходе на новый бланк договоренности не было. В договоре о нем ничего не сказано. Не теряйтесь: вы можете без риска принять к учету такой УПД. Конечно, если он верно заполнен. Ведь прописывать в договоре формы первичных документов необязательно.

Недочеты в УПД, которые не мешают вычету

Многие недочеты в УПД не влияют на право компании заявить вычет НДС или учесть расходы при

Ошибочный статус документа

Поставщик может ошибиться в статусе документа (1). Например, в универсальном документе, который заменяет счет-фактуру и накладную, отразить значение 2 вместо 1. Или вообще забыть о заполнении этого реквизита.

Это некритично. Данный показатель носит информационный характер. При определении фактического статуса документа нужно исходить из того, заполнены ли в нем обязательные показатели счета-фактуры и первички (приложение № 4 к письму от 21 октября 2013 г. № ММВ-20-3/96@). Таким образом, компания вправе заявить вычет по УПД с ошибкой в статусе. Но при условии, что «счет-фактурная» часть документа заполнена верно.

Но без этих данных не ясно, в чем выражены стоимостные показатели «первичной» части УПД. А для налоговиков это лишний повод снять расходы. Поэтому документ поставщику надо исправить — дописать в него название и код валюты. Или нужно взять у поставщика новый правильный экземпляр.

Не хватает подписей

УПД подписывают руководитель и главный бухгалтер поставщика или вместо них уполномоченные работники. Также на документе должны расписаться сотрудники, за отгрузку товаров (строка 10) (8) и за оформление документа (строка 13) (9). Если эти подписи не проставлены, лучше обратиться к поставщику, чтобы он исправил недочет. Инспекторы при проверках особое внимание уделяют тому, как заверены документы. Ведь подписи — обязательный реквизит как счета-фактуры, так и первички (п. 6 ст. 169 НК РФ, п. 7 ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ).

Но есть особенности для ситуации, когда ответственными за отгрузку или оформление УПД являются те же работники, которые подписали «счет-фактурную» часть документа. В этом случае можно обойтись без подписей в строке 10 или 13 документа, а привести в ней только должность и Ф.И.О. работника.

Возможно также, что в компании один и тот же работник отвечает за отгрузку и оформление УПД. Тогда он может расписаться только в строке 10 , а в строке 13 указать свои Ф.И.О. и должность (приложение № 3 к письму № ММВ-20-3/96@).

Счет-фактура — это документ, удостоверяющий фактическую отгрузку товаров или оказание услуг и их стоимость. Заполняется по определенному стандартному образцу, утвержденному Постановлением Правительства в 2011 году (№ 1137) . Что же это и в чем разница?

Выставляется продавцом и предпринимателем, когда предстоит отгрузка товара или оказываются определенные услуги. Покупатель обязательно ставится в известность, чтобы не иметь проблем с налоговиками. Существует стандартный, корректирующий и авансовый тип фактуры, заполняемой при внесении предоплаты .

УПД — это универсальный передаточный документ, заменяющий накладную и счет-фактуру. Документ создавался совместными усилиями бухгалтеров и специалистов разного профиля, стал внедряться вместе с законом об учете.

Совмещает счет-фактуру, взятую за основу, вместе с транспортными (товарными) накладными, передачей и приемом бумаг, подтверждающими проведение работ.

ВАЖНО. Внесение дополнительных разделов в УПД позволяет изменять размер ячеек и вписывать новые строки, но не удалять утвержденные пункты в фактуре.

Чем отличаются?

Несмотря на внешнюю схожесть двух форм, между бумагами существуют определенные важные отличия. Особенности счет-фактуры:

• Подтверждает заключение контракта о продаже и покупке. Обязательно включается НДС.
• После проведения операции, грузоотправитель и получатель вносят запись в журнал закупок. В результате, предоставляется налоговая льгота (ст.172 НК). Вычет экономит немалые суммы, особенно при оптовых закупках.
• Документ заполняется от руки и в электронном виде с соблюдением основных требований (ст.169 НК). В случае внезапных изменений в стоимости составляется корректировочный счет.

Особенности УПД:

• Совмещает в себе первичные документы, такие как накладная и счет-фактура. Для это включены дополнительные необходимые реквизиты (№ 402-ФЗ).
• При правильном заполнении послужит основанием для вычетов по сборам на прибыль и добавочную стоимость.
• Разновидности УПД дают возможность совмещать или вносить дополнения. Неизменными остаются графы, отделенные черными линиями.

Пока не присвоен код, УПД в электронном виде не может быть отправлен в налоговую . В 2017 году в счет-фактуру внесли поправки и было разрешено самостоятельно добавлять в упрощенный документ графы идентификатора договора, кода вида товаров и подписи лица, заверяющего счет за индивидуального предпринимателя.

Можно ли использовать эти два документа одновременно?

Можно ли применять и УПД и счет-фактуры? В рекомендациях ФНС России не запрещает применение УПД совместно для отражения в бухгалтерском и налоговом учете фактов хозяйственной жизни.

При этом использование УПД не ограничивает права организации использовать иные формы первичных учетных документов.

Возможности УПД привлекли многие компании и организации . Для налоговиков не имеет принципиального значения какая форма была использована, если при оформлении не были допущены грубые ошибки.

Проблема чаще возникает с партнерами и клиентами, которые предпочитают использовать товарные накладные, акты и счет-фактуры. Особенно это затрагивает бюджетные организации.

Применение двух форм совместно-вполне оправдано. Только для этого руководителю в компаниях негосударственного сектора необходимо по предложению бухгалтера утвердить УПД и включить в него все необходимые реквизиты. При этом следует в обязательном порядке поставить в известность второго участника договора, особенно когда дело касается иностранного контрагента.

ВАЖНО. Для исключения споров следует заранее в контракт вписать пункт, где будут указаны формы первичных документов в рамках проведения конкретной сделки.

УПД вместо

Утверждение УПД позволит проводить ряд различных операций без дублирования и за более короткий срок. Что становится проще с УПД:

1. Проводить отгрузку любых товаров, как с транспортировкой, так и без нее. Возмещение транспортных расходов в этом случае не приносит дохода поставщику и ложится на перевозчика.
2. Оказывать всевозможные услуги, при наличии соответствующей лицензии.
3. Передавать права (имущественные), результаты после выполнения услуг и работ.
4. Заниматься отправкой контрагентам, комитентам и комиссионерам.

Многое зависит от условий договора, УПД предстает как первичная бумага или совмещенная, поскольку фактура всегда включена.

Нужно не забыть указать один параметр. Вписанная единичка говорит о том, что произошло совмещение первички и счета. Двойка свидетельствует о применении первичных документов для отправки и составления акта передачи.

Наиболее выгодно использовать УПД предпринимателям, перешедшим на ЕНВД и УСН , так как этого вполне достаточно для отчетности и нет необходимости рассчитывать и уплачивать налог на добавленную стоимость.

В каком случае не заменит?

Однако возникают ситуация, когда универсальный документ не сможет стать полноценной заменой действующей счет-фактуре. Подобное происходит при:

• Корректировке показателей, когда отгрузка товара произошла, но изменилась их стоимость в силу разных причин. Если выписывалась накладная, то достаточно подготовить документ с указанием разницы стоимости и заполнить корректировочный бланк.
• Применении аванса, когда получатель предоплаты выставит счет и не потребуется подготовить выписку из банка и платежное поручение.
• Необходимости внести коррективы в подготовленную бумагу. Составляется другая фактура (при неизменном номере и дате), только в специальной графе (1а) обозначается внесение откорректированных сведений. Промахи в накладной исправляются проще, нужно зачеркнуть сумму и написать правильную, а также указать число исправления и поставить подпись предпринимателя.

Нельзя сбрасывать со счетов риски, связанные с передаточным документом. Допущенные ошибки при оформлении, особенно при использовании первичной формы, приведут к материальным потерям . После сдачи отчетности не удастся получить имущественный вычет по НДС, возникнут дополнительные затраты из-за налога на прибыль.

Использование УПД носит пока необязательный характер, хотя к разработке формы подключались опытные бухгалтера и специалисты налоговой службы, которые провели широкие дискуссии на форуме официального портала.

С одной стороны, удается избавиться от заполнения многочисленных дублирующих накладных и актов. С другой, пока не появилась возможность передачи данных в электронном виде непосредственно налоговикам и возникают ситуации, когда применение становится нецелесообразным.

Заключение

Счет-фактуру никто не отменял, она по-прежнему востребована и дает полное представление о сделках купли и продажи. Важным условием считается уведомление сторон о том, что при проведении сделки будет использована именно эта форма, выписана накладная вместе с фактурой.

Предпринимателю и руководителю следует позаботиться о том, чтобы включить УПД в бухгалтерский учет, получая все преимущества от простой и модернизированной формы совмещения.