문서 준비에 대한 국가 표준입니다. 문서 양식 요구 사항

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회사의 유치원 교육 기관 부서는 조직 및 관리 문서의 실행을 통제합니다. 이 절차통일된 조직 시스템을 기반으로 행정 문서. 오늘 우리는 그것으로 작업하는 원칙에 대해 이야기하겠습니다.

이 기사에서 배울 내용은 다음과 같습니다.

USORD(조직 및 행정 문서 통합 시스템)를 위한 새로운 GOST는 언제 채택됩니까?

USORD의 문서 및 지침 실행 조직

사무실 관리 지침 "문서 및 명령 실행 구성"의 여덟 번째 섹션은 다섯 부분으로 구성됩니다.

준비, 실행, 실행 절차 결의안매뉴얼.
문서 실행 마감일.
집행자에게 문서를 가져옵니다.
문서 실행의 특징.
문서 실행을 제어합니다.

섹션 준비의 뉘앙스를 더 자세히 설명하겠습니다.

또한 읽어보세요:

경영결의사항의 작성, 집행, 집행절차

실행이 필요한 각 문서에는 당국의 결의안이 포함되어 있습니다. 리더는 세 가지 유형의 결의안을 내립니다.

문서에 적힌 전통적인 결의안;
결의안이 작성되었습니다. 별지;
EDMS에 기록된 해상도.

세 가지 결의안 제출 방법 모두 요건을 충족해야 합니다. GOST R 6.30-2003. GOST에 따르면 "결의안" 세부 사항에는 유언집행자의 이름과 이니셜, 명령 내용, 실행 기한, 관리자의 서명 및 결의안 발행 날짜가 포함됩니다. 지침에서 해상도가 문서의 일부이며 문서와 함께 저장된다는 점을 명시하십시오. EDMS의 등록카드에 주문이 어느 필드에 입력되었는지 적어주세요.

문서 실행 마감일

이것은 통제를 위한 사무실 관리 지침의 주요 부분입니다. 마감일서류는 단장에 의해 결정되어 의결에 반영됩니다. 들어오는 비즈니스 서류에 대한 표준 응답 시간은 30입니다. 역일. 이것 보편적인 용어, 설치됨 부서별 지침사무에. 비정부기구따라하는 것도 좋습니다. 지침 섹션의 예에서는 미디어 요청은 역일 기준 7일 이내에 응답하고, 전화 메시지 및 전보는 긴급한 경우를 제외하고 역일 5일 이내에 응답하도록 규정되어 있습니다.

작업 완료 기한에 대해 내부 문서, 범위는 2~30일입니다. 마감일은 생산 프로세스의 특성에 따라 조직에서 설정됩니다.

집행자에게 문서 전달

계약자에게 비즈니스 문서를 보내기 위해 EDMS에 작업이 생성됩니다. 관리자와 비서 모두 작업을 시작할 수 있습니다. 업무를 생성할 때 반드시 업무용지등록카드 항목을 작성해 주세요. 지침에 어떤 필드를 작성해야 하는지 표시하세요. 작업을 완료하는 동안 담당 실행자를 기록하는 것이 중요합니다. 이는 결의안에서 성이 유일한 이름이거나 첫 번째로 나열된 직원입니다(아래 샘플).

견본. 결심하기

두 경우 모두 M. S. Pakhomova는 임무 수행에 대한 책임을 지며, 관리자는 임무 완료에 대한 보고서를 기대하며 임무를 완료하지 못한 경우 책임을 집니다. 업무의 일환으로 책임자는 다른 부서와 통신하고, 회의를 조직하고, 정보를 요청하는 등의 권한을 갖습니다.

USORD의 문서 실행 기능

제어에 할당된 각 작업에 대해 완료 보고서가 작성됩니다. 또한 보고서는 무엇을 수행했는지, 언제, 어떤 결과를 가져왔는지에 대한 정보를 제공합니다. 결과가 문서인 경우 보고서에 등록자료를 기재하고 에 입력합니다. 등록 카드요청 문서 링크. 예: “편지가 ref로 전송되었습니다. 2017년 10월 9일자 No. 4543.”

EDMS는 다양한 방식으로 사례 및 서신 이력을 생성하는 기능을 구현합니다. 그러나 의미는 동일합니다. 하나의 논문이 다른 논문의 탄생으로 이어진다면 비즈니스 서류, 그러면 각자의 등록 카드에는 문서 작업 이력이 있어야 합니다.

이것 완성된 이야기문제 해결. 편지에 대한 답변을 작성하기 전에 담당 임원은 다음을 수행했습니다. 내부 서신동료들과 회의를 조직한 후, 그 후에야 준비하여 답변을 보냈습니다.

문서 실행 제어

실행통제는 사무관리 서비스의 주요 기능 중 하나이자 주요 목표 중 하나입니다. 조직의 EDMS 구현. 이 기능을 구현하면 상태 보고서를 얻을 수 있습니다. 수행 규율회사에서. 통제를 통해 완료된 작업에 대한 할당된 작업의 비율을 설정하고 규율 위반자를 식별할 수 있습니다. 회사는 비즈니스 서류 작성에 대한 통제 인증서를 기반으로 보너스와 보험료를 분배하고 위반자를 처벌합니다.

이 부분에서 지침은 제어를 정의하고 이 프로세스에 참여하는 참가자의 기능을 공개합니다. 누가 작업을 설정하고, 누가 완료를 모니터링하고, 통제권을 제거하고, 보고서를 생성하는지 기록해야 합니다.

조직에 EDMS를 도입하면 프로세스에서 문서 실행에 대한 통제가 실질적으로 제거됩니다. 인적 요소. 모든 것이 자동화됩니다. EDMS 자체는 수행자에게 마감일을 상기시키고 다른 작업 중에서 "불타는" 작업을 시각적으로 강조합니다. 사무원은 완료, 기한, 일정 변경 등 작업에 대한 보고서를 정기적으로 생성해야 합니다.

GOST R 6.30-2003 "통합 문서 시스템"의 승인 및 구현 이후. 통합 시스템조직 및 관리 문서. 서류작성요건”을 참조하여 10년 이상의 시간이 지났습니다. 이 기간 동안 문서화 관행은 훨씬 앞섰습니다. 문서 작업 준비 및 구성을 위해 문서가 더욱 적극적으로 사용되었습니다. 정보 시스템, 새로운 세부 정보가 나타나고 문서 시스템에 다른 변경 사항이 발생합니다. 이 모든 것 때문에 기존 표준을 수정하고 문서 준비 요구 사항을 설정하는 새로운 표준을 준비해야 합니다.

사무실 표준: 이전과 이후

GOST R 6.30-2003은 USORD(Unified System of Organizational and Administrative Documentation)와 관련된 조직 및 행정 문서(명령, 명령, 명령, 결정, 프로토콜, 행위, 편지 등)에 적용됩니다. 문서 세부 구성에 대한 요구 사항을 설정합니다. , 국가 상징이 복제된 양식을 포함한 실행 세부 사항 및 문서 양식 러시아 연방.

GOST R 6.30-2003은 조직 및 관리 문서 준비에 대한 기존 표준의 후속 버전으로 간주될 수 있습니다.

첫 번째 표준은 다음과 같습니다.

GOST 6.38-72“통합 문서 시스템. 조직 및 관리 문서 시스템. 문서 준비 요구 사항”(문서 준비를 위해 확립된 요구 사항)
GOST 6.39-72“통합 문서 시스템. 조직 및 관리 문서 시스템. 샘플 양식"(샘플 양식의 세부 사항 위치 및 경계 순서 및 문서 양식 요구 사항 설정)

이 표준은 당국에 적용되었습니다. 국가 권력, 전국의 조직. 1990년에는 위의 기준이 개정되어 다음과 같이 통합되었습니다. GOST 6.38-90“통합 문서 시스템. 조직 및 관리 문서의 통합 시스템. 문서 요구 사항."

다음 단계는 1997년 표준의 업데이트와 출현이었습니다. GOST 6.30-97. 1997년 표준은 2000년 1월 21일자 러시아 국가 표준 법령 No. 9-st(변경 No. 1)에 의해 개정되었습니다. 일부 세부 사항 ( "수취인", "날짜", "신청서 존재 표시"등)의 디자인.

2003년에 표준이 개정, 승인되어 시행되었습니다. GOST R 6.30-2003, 현재 시행 중입니다.

2014년에 전 러시아 문서 보관 연구소(VNIIDAD)는 GOST R 6.30-2003을 개정하기 시작했습니다. 올해 이 작품계속될 것이며 이것이 끝이나 시작에 있기를 바랄 수 있습니다. 내년우리는 가질 것이다 새로운 표준서류상으로.

2003년부터 관련 법안이 통과됐다. 주요 변경 사항정보 및 문서 분야: 채택되었습니다. 연방법 2006년 7월 27일자 No. 149-FZ "정보, 정보 기술 및 정보 보호에 관한", 2011년 4월 6일자 연방법 No. 63-FZ "On" 전자 서명"; 2009년 6월 15일자 러시아 연방 정부 법령 No. 477은 연방 기관의 사무 규칙을 승인했습니다. 행정부(이하 사무 규칙이라고 함)은 다음을 포함합니다. 문서 세부 구성. 세부 사항 등록 규칙, 규칙에 의해 확립된사무실 업무, 시작하다 체계적인 권장 사항 2009년 12월 23일자 연방 기록 보관소 명령 제76호(이하 방법론적 권고사항)에 의해 승인된 연방 행정 기관의 사무 지침 개발(부록 11~3.3.2항)에 관한 것입니다.

그런데

이전에 문서 통일 문제를 다루고 관련 표준을 통과시킨 Rosstandart 기술위원회가 현재 청산되었으므로 새로운 표준을 준비하는 작업은 다른 곳에서 수행될 예정입니다. 기술위원회- 정보, 도서관 및 정보에 대한 표준을 개발하는 TK 191 출판. 문서 관리 표준(GOST R ISO 15489-1-2007, GOST R ISO 23081-1-2008 등)과 최근 승인된 GOST R 7.0.8-2013 "정보, 도서관 및 출판 사업 표준 시스템" . 기록 보관 및 보관. 용어 및 정의".

다른 현실

GOST R 6.30-2003 개선의 주요 방향은 내용에 따라 결정됩니다. 기준 세 개의 섹션: 먼저 문서 세부사항의 구성을 설정합니다. 두 번째에는 문서 세부 사항 준비에 대한 요구 사항이 포함되어 있습니다. 세 번째 - 문서 양식 요구 사항. 또한 표준에는 두 가지가 포함되어 있습니다. 참조 애플리케이션: A - 문서 세부사항의 레이아웃 다이어그램 및 B - 문서 양식 샘플.

GOST 6.38-90 및 이전 표준에는 두 개의 섹션이 더 있다는 점을 기억해 보겠습니다. 하나는 인쇄 장비를 사용하여 문서 생산 규칙을 설정하고 다른 하나는 러시아 국가 상징을 재현하여 양식을 기록하는 절차를 설정했습니다. 연합. 문서 생성 규칙(양식의 글꼴, 간격, 세부 정보 위치)에 대한 섹션 표준에서 제외된 것은 문서 생성을 위한 기술적 수단의 변경으로 인해 발생했습니다. 타자기는 수단으로 대체되었습니다. 컴퓨터 장비, 문서 제작을 위해 다양한 텍스트 편집기를 사용했고, 글꼴 사용 등에 통일성이 없었습니다. 균일한 요구 사항서류제작이 불가능했습니다.

현재는 다른 상황이 발생했습니다. 당국과 조직 모두에서 문서 생성을 위해 주로 사용됩니다. 텍스트 편집기문서 제작에 사용되는 글꼴, 서체 및 크기, 문서 준비 시 줄 간격 설정 등에 관한 기본 조항을 공식화할 수 있는 표준화된 글꼴 세트가 있는 MS Word.

러시아 연방 국가 휘장 이미지가 포함된 양식 기록 절차를 설정하는 섹션의 경우, 이러한 양식은 연방 정부 기관에서만 사용되며 해당 섹션은 다음에서 제공되므로 표준에 이 섹션을 포함시키는 것은 부적절해 보입니다. 방법론적 권고사항.

분명히 주요 변경 사항은 문서 세부 사항의 구성, 실행 요구 사항 및 문서 양식 요구 사항을 결정하는 표준 섹션에 영향을 미쳐야 합니다.

변경이 필요한 표준 조항과 이러한 변경 사항이 어떻게 나타나는지 순차적으로 고려해 보겠습니다.

문서 내용의 구성

가장 먼저 주목해야 할 것은 세부 구성의 불일치, 경우에 따라 이름의 불일치 GOST R 6.30-2003 및 사무 규칙에 포함되어 있습니다. 세부 사항 수의 차이는 Office 규칙이 다음을 대상으로 한다는 사실로 설명됩니다. 연방 기관행정권, 표준은 국가 및 비국가의 모든 조직에 적용됩니다.

실제로 정부 기관에서 문서를 준비할 때 사용되지 않는 세부 사항이 있습니다. « 러시아 연방 주체의 문장", "조직 코드"; “주 주 등록 번호(OGRN) 법인»; « ID 번호납세자/등록 사유 코드(TIN/KPP"). 표준의 범위는 사무규칙의 범위보다 넓으므로 다음 사항을 반드시 포함해야 하는 표준이다. 모든 세부 사항, 법적 형식 및 소유권 형식에 관계없이 모든 조직에서 문서를 준비하는 과정에 사용됩니다. 게다가 이 부분에서는 현재 표준은 최소한 몇 가지 세부 사항으로 보완되어야 합니다.실제로 사용됩니다. 우선 이것:

이를 고려하여 새로운 표준 개발자는 다음을 포함하도록 제안했습니다. 새로운 GOST소품 하나 - « 문장(국가, 러시아 연방의 주체, 지방자치단체)", 표준 초안 텍스트에는 각 정부 기관이 현행법에 따라 레터헤드에 문장을 재현할 것이라고 명시되어 있습니다.

소품 섹션 4 "문서 양식 요구 사항"에 양식이 언급되어 있지만 현재 표준에서는 제공되지 않습니다. 공무원, 표준의 부록 B에는 공무원의 샘플 양식이 있습니다. 이 예에서 공식 형식에서는 조직(또는 관리자 형식인 경우 영역)의 이름과 함께 다음과 같이 표시됩니다(실습에 의해 확인됨). 영토 실체) 그 사람의 직위 이름이 표시됩니다(보통 기관이나 조직의 장이나 부장의 직위). GOST R 6.30-2003과 달리 Office Rules에는 이 필수 사항이 포함되어 있지만 이름 아래에 "사람의 위치 - 문서 작성자". 우리는 이 속성이 표준에 포함되어야 한다고 생각하지만, 에디션에는 다음이 포함됩니다. “문서를 작성한 사람의 직위 이름”.

표준의 세부 구성은 하나 더 보완되어야 합니다. 개인정보 보호정책, 또는 문서에 대한 접근을 제한하는 스탬프. 실제로 이 속성은 정보가 포함된 문서를 작업하는 모든 기관 및 조직의 문서에 사용됩니다. 제한된 접근. 정보 유형에 따라 이는 기밀 표시일 수 있습니다(“For 공식적인 사용», « 영업비밀”, “기밀”) 또는 비밀(“비밀”, “일급 비밀”, “특별 중요성”)입니다. 사무실 규칙에서 이 세부 사항은 기밀 유지 표시의 형태로 존재하는데, 이는 매우 정당합니다. 기록 보관 규칙은 국가 비밀을 구성하는 정보가 포함된 문서에는 적용되지 않습니다.

참고하세요

GOST R 6.30-97에는 " 문서 접근 제한 스탬프", 표준은 문서의 첫 번째 시트, 오른쪽 상단, 상단 필드 테두리에서 해당 위치를 양식(문서)에서 결정했지만 이 속성은 GOST R 6.30-2003에서 제외되었습니다.
정보 보안 문제의 중요성을 고려합니다. 사무 과정에서 새로운 표준 초안은 이 필수 사항을 복원할 것을 제안합니다.

문서 세부정보에 포함되어야 할 두 가지 추가 세부정보는 다음과 같습니다. “전자문서 작성시 표시”그리고 “전자서명마크” (전자 서명 시각화 스탬프), 이는 종이 없는 문서 흐름으로의 전환과 문서의 법적 중요성을 보장하기 위한 전자 서명의 사용에 따라 결정됩니다. 조건에서 이러한 세부 사항의 사용 전자문서관리연방 행정부와 러시아 연방 정부 기관 간의 상호 작용에서 전자 서명으로 서명된 전자 문서의 시각적 표시에 대한 규칙 초안에서 제안되었습니다(문서는 통신부 및 매스커뮤니케이션러시아 연방). 본 규칙 초안에서는 정보 시스템에서 생성된 문서에 소프트웨어를 통해 이러한 세부 정보를 자동으로 첨부할 것을 제안합니다.

전자문서의 생성을 표시하는 표시에는 괄호 안의 텍스트(“문서는 다음에서 생성되었습니다. 전자 양식. 원본은..."), 전자서명에 있는 표시(전자서명의 시각화 스탬프) - 전자서명으로 문서에 서명할 때의 표시, 전자문서 서명 시 사용한 전자서명증명서에 대한 정보( 인증서 번호, 인증서 소유자, 인증서 유효 기간).

규칙 초안에서는 전자 서명 표시를 다음과 같이 시각화할 것을 제안합니다.

시각화된 문서에는 전자서명 표시가 부착될 것으로 추정됩니다. 전자문서위치에 자필 서명문서에 공식적으로 종이에.

초안 표준은 문서 세부 사항에 하나의 세부 사항을 포함하도록 제안합니다. 전자 서명 시각화 스탬프"에는 문서가 전자 형식으로 생성되었다는 메모와 문서에 서명한 사람 및 전자 서명 인증서에 대한 정보가 포함됩니다.

문서 세부 사항 등록 요구 사항

두 번째 섹션인 "세부 사항 준비 요구 사항"에서는 현재 표준에 없고 이전 표준에도 없었던 몇 가지 새로운 조항을 포함할 것을 제안합니다. 특히 이는 행정 문서의 부속서인 규범적 법적 행위에 대한 신청에 대한 메모를 발행하는 규칙입니다. 부록의 GOST R 6.30-2003에 따르면 행정명령(주문, 처리) 첨부 파일에 대한 메모가 다음 형식으로 있어야 합니다.

또한, 이 표준에는 승인된 문서가 행정 문서의 부속서인지 여부에 관계없이 표준에서 정한 형식의 승인 스탬프가 있어야 한다는 조항이 포함되어 있습니다. 예를 들어, 지침이 관리 문서에 의해 승인된 경우 다음과 같은 형식의 승인 스탬프가 있어야 합니다.

승인됨

Rosarkhiv의 명령으로

2009년 12월 26일자 63호

따라서 표준 규정에 따라 행정 문서에 의해 승인된 규범적 법적 행위(신청)에는 두 가지 세부 사항이 있어야 합니다. 즉, 신청서에 표시된 표시와 반복되는 정보(문서 유형 이름, 날짜 및 문서 이름)가 포함된 승인 스탬프입니다. 숫자).

에서는 분명하다. 이 경우규범적 법적 행위(행정 문서의 부록)에서는 아래 첨부 파일(부록 또는 부록 1)에 대한 참고 사항을 표시하는 것으로 충분합니다. 이 규범적 법률 행위가 적용되는 규범적 문서에 대한 링크가 포함된 승인 스탬프 예를 들어 명령에 의해 승인된 지침에 따라 승인되었습니다.

안에 새 버전기준 일부 세부사항 등록에 대한 규칙을 명확히 할 필요가 있습니다., 예를 들어 "승인 표시줄". 안에 최신판문서에 부착된 위치에 대해서는 언급된 바가 없으므로 실제로 위치에 대한 질문이 자주 발생합니다. 이 필수품 중: 문서의 첫 번째 시트 왼쪽 상단, 승인 스탬프 수준(오른쪽 상단) 또는 문서의 마지막 시트에? 표준의 새 버전 초안에서는 이 문제를 제거하고 문서 승인 스탬프의 위치를 명확하게 정의합니다. 제목 페이지가 있는 문서의 경우.

현재 표준은 설계 규칙을 설정하지 않습니다. 제목 페이지조직 및 관리 문서의 경우 많은 문서와 주로 규제 법률 행위(예: 조직 헌장)가 제목 페이지로 작성됩니다. 초안 표준의 부록에는 문서 제목 페이지의 샘플 디자인이 포함되어 있습니다.

설명이 필요하며 인감증명서 발급, 특히 봉인 장소에 대한 문제입니다. GOST R 6.30-2003의 3.25항에 따라 인감은 다음과 관련된 사실을 기록하는 사람의 권리를 증명하는 문서에 대한 공무원 서명의 진위를 증명합니다. 재정적 수단, 원본 서명 인증이 필요한 기타 문서에도 적용됩니다. 동시에, 문서실습에서는 도장을 어느 위치에, 어떻게 부착하는지도 중요합니다.

문서 양식 요구 사항

표준의 세 번째 섹션은 문서 형식에 대한 요구 사항을 설정하는 섹션입니다. 우선, 주의해야 할 점은 GOST R 6.30-2003을 준비하는 동안 발생한 오류는 새 표준 버전에서 제외됩니다..

본 표준의 4항 “문서양식 요구사항”에서 일반서식, 편지서식, 서식 등의 세부사항을 기재할 때 오류가 발생함 특정 유형문서 양식을 개발할 때 전문가들 사이에서 많은 질문을 제기하는 문서. 예를 들어 편지 양식에는 ' 문서의 편집 또는 발행 장소", « 컨트롤 마크", 이러한 문서에서는 사용되지 않습니다. 불행하게도 이 오류는 유일한 오류가 아닙니다.

표준 부록 A의 세부 사항 레이아웃에도 오류가 발생했습니다(그림 A.1 및 A.2). 특히, 이러한 계획에 따르면 소품은 “서류 승인 스탬프”에 위치하지 않습니다 작업 영역문서에 있지만 위쪽 여백에는 허용되지 않습니다.

종이 양식을 작성할 필요가 없는 전자 양식 템플릿을 사용하는 것은 표준의 새 버전에도 반영되어야 하는 또 다른 문제입니다.

게다가 필요할 것이다.

우리는 문서 준비에 관한 새로운 GOST R 7.0.97-2016에 대해 계속 언급하고 있습니다. 섹션 6 "문서 양식"을 살펴보겠습니다.

우리 사전

문서 양식 - 공식 문서 작성자를 식별하는 세부 정보가 포함된 종이 또는 전자 템플릿입니다.

전자 양식 템플릿은 다음과 같은 형식으로 제공되는 문서 양식입니다. 전자 양식. 일반적으로 조직에서는 인쇄된 종이 양식 대신 전자 양식 템플릿을 사용합니다.

새로운 GOST R 7.0.97-2016 “정보, 도서관 및 출판에 대한 표준 시스템. 조직 및 관리 문서. 문서 준비 요구 사항"(이하 GOST R 7.0.97-2016)은 GOST R 6.30-2003 "통합 문서 시스템의 후속 버전입니다. 조직 및 관리 문서의 통합 시스템. 문서 준비 요구 사항"(이하 GOST R 6.30-2003)이며 완전히 새로운 표준은 아닙니다. 따라서 표준을 개발할 때 표준 사용자가 새 버전을 사용하여 편안하게 작업할 수 있도록 조항의 일관성을 유지하는 것이 중요했습니다.

"문서 양식" 섹션에서 자료 제시 순서도 동일하게 유지됩니다. 그러나 문서 작성 규칙을 더 자세히 설명하는 섹션의 일부 조항에 추가 또는 설명이 이루어졌습니다. 우리는 "문서 양식"섹션의 모든 조항을 고려하고 의견을 제시할 것입니다(GOST R 7.09-2016에서 발췌한 내용이 프레임워크 내에 제공됨).

형식 및 필드 크기

6.1 문서 양식 제작에는 A4(210 x 297mm), A5(148 x 210mm) 형식의 용지가 사용됩니다. 문서 실행(해상도)을 위한 지침 형식을 생성하려면 A5(148 x 210mm), A6(105 x 148mm) 형식의 용지가 사용됩니다.

양식에 있든 없든 문서의 각 시트에는 최소한 다음 필드가 있어야 합니다.

20mm - 왼쪽;

10mm - 오른쪽;

20mm - 상단;

20mm - 더 낮습니다.

장기 보관 기간(10년 이상)이 있는 문서의 왼쪽 여백은 최소 30mm 이상이어야 합니다.

A5 형식의 양식은 주로 증명서, 위임장, 메모 발급에 매우 제한적으로 사용됩니다. 대부분의 조직 및 행정 문서(명령, 지침, 규정, 지침, 프로토콜, 비즈니스 편지등) A4 크기의 용지를 사용합니다.

해결 형식의 경우 표준 형식은 A5 및 A6입니다(예 1).

문서의 서비스 영역 크기에 대한 규정은 보관 기간이 10년을 초과하는 문서의 경우(행정 문서, 현지 규정, 인원등) 왼쪽 여백은 30mm 이상이어야 합니다. 이렇게 하면 텍스트의 일부를 캡처하지 않고도 문서를 파일에 깔끔하게 연결할 수 있습니다.

전자 형식 및 종이 형식

6.2 조직은 종이로 만든 문서 양식을 사용합니다(러시아 연방 국가 상징이 복제된 연방 정부 기관 문서 양식은 기술 및 가용성 인증서가 있는 인쇄 기업에서 생성됩니다). 기술적 역량고품질 생산을 위해 지정된 유형제품) 및/또는 전자 양식 템플릿. 종이양식과 전자양식 템플릿은 세부 구성, 배열 순서, 글꼴 서체 등이 동일해야 합니다.

종이 문서 양식과 전자 양식 템플릿은 조직의 장이 승인 한 양식 레이아웃을 기반으로 제작됩니다.

서류양식은 흰색 종이나 밝은색 종이로 작성해야 합니다.

문서 양식의 전자 템플릿은 무단 변경으로부터 보호되어야 합니다.

표준의 맥락에서 종이 문서 양식과 전자 양식 템플릿은 동일합니다.

조직에서는 일반적으로 종이 양식과 전자 양식 템플릿(예: 내부 문서용)을 모두 사용합니다.

중요한!

종이문서와 전자문서의 한 종류의 문서(예: 편지)의 형식은 세부사항과 디자인이 동일해야 합니다. 즉, 동일한 종류의 종이 문서와 전자 템플릿의 형식이 달라서는 안 됩니다.

한 가지 더 중요한 요구 사항- 전자 양식 템플릿은 변경할 수 없어야 합니다. 즉, 무단 변경으로부터 보호되어야 합니다.

이 표준은 러시아 연방 국가 상징의 이미지가 종이에만 재현될 수 있음을 강조합니다. 이러한 양식의 생산에 대한 요구 사항은 1995년 12월 27일자 러시아 연방 정부 법령 No. 1268에 의해 확립되었습니다. 러시아 연방”(이하 결의안 제1268호).

각도 및 세로 블랭크

6.3 문서 양식은 부록 B에 따라 작성됩니다. 세부 사항이 있는 영역의 대략적인 경계는 점선으로 표시됩니다. 각 영역은 여기에 포함된 세부정보 집합에 따라 결정됩니다.

6.4 세부 사항의 위치에 따라 각도(그림 B.1)와 세로(그림 B.2)의 두 가지 버전의 폼이 설치됩니다.

표준의 부록 B는 세부 사항이 각도로 배열된 양식(다이어그램 B1)(예 2)과 세부 사항이 세로로 배열된 양식(다이어그램 B2)(예 3)의 문서 세부 사항 배열 다이어그램입니다. 이 경우, 점선으로 표시된 세부사항의 위치 영역은 대략적인 것입니다.

세부 사항의 중심 및 플래그 위치

6.5 세부사항 01, 02, 03은 이 세부사항이 차지하는 영역 중앙의 세부사항 05 위 문서의 상단 필드에 있습니다.

속성 03은 속성 05 레벨 왼쪽에 위치할 수 있습니다.

세부 사항 05, 06, 07, 08, 09, 13, 세부 사항 위치 영역 경계 내의 세부 사항 10, 11, 12에 대한 제한 표시는 다음 방법 중 하나로 배치됩니다.

중앙(세부 사항의 각 줄의 시작과 끝은 세부 사항이 있는 영역의 경계에서 동일하게 떨어져 있음)

플래그(각 세부정보 줄은 세부정보가 위치한 영역의 왼쪽 경계선에서 시작됩니다.)

이러한 표준 조항은 이전 GOST R 6.30-2003을 반복하며 해당 위치 영역 내에서 세부 정보를 등록하는 두 가지 방법을 제공합니다.

중앙(세부 위치 영역의 중앙)

플래그(영역의 왼쪽 경계선을 따라).

표준은 또한 세부 사항 01 "을 나타냅니다. 국가 상징러시아 연방(러시아 연방 주체의 문장, 자치단체의 문장(문장))", 02 "엠블럼" 및 03 " 등록 상표(서비스 마크)”는 속성 05 “조직 이름 - 문서 작성자”(예 4)가 차지하는 영역 중앙의 문서 상단 필드에 위치합니다. 그러나 속성 03은 "조직 이름 - 문서 작성자" 속성과 동일한 수준에 배치될 수도 있습니다(예 5).

양식 유형

6.6 설치됨 다음 유형조직 문서 양식:

일반 형태;

편지 양식;

특정 유형의 문서에 대한 양식입니다.

규제 법적 행위조직은 사용되는 양식의 유형과 그 종류를 설정합니다(편지 형식 구조 단위 x, 공식 편지 양식, 주문 양식, 지침 양식, 프로토콜 양식 등).

문서 양식 샘플은 부록 B에 나와 있습니다.

양식 유형의 구성은 변경되지 않았습니다. 그러나 조직에서 사용하는 양식 유형 목록을 로컬에서 수정해야 한다는 조항이 나타났습니다. 규범적 행위(LNA) 조직. 이는 조직의 사무에 대한 지시일 수도 있고 사용되는 양식 유형과 샘플(레이아웃)을 동시에 승인하는 관리자의 명령일 수도 있습니다.

양식 세부사항의 구성 및 위치

6.7 일반 양식은 비즈니스(공식) 서한을 제외한 모든 유형의 문서 작성에 사용됩니다.

조직의 구성 문서 및 현지 규정에 따라 일반 양식에는 세부 사항 01(02 또는 03), 05, 06, 07, 13 및 세부 사항 10, 11, 16, 17에 대한 제한 표시가 포함됩니다.

조직의 구성 문서 및 지역 규정에 따라 편지 형식에는 세부 사항 01(02 또는 03), 05, 08, 세부 사항에 대한 제한 표시 10, 11, 12, 15, 17이 포함됩니다. 구조 단위의 편지 형식 추가로 세부사항 06, 공식 편지 양식 - 세부사항 07이 포함됩니다.

조직의 구성 문서 및 현지 규제 법적 행위에 따라 편지를 제외한 특정 유형의 문서 형식에는 세부 사항 01 (02 또는 03), 05, 09, 13 및 필요한 경우 한계 표시가 포함됩니다. 세부 사항이 위치한 영역의 경계 10, 11, 16 , 17. 구조 단위의 특정 유형의 문서 형식에는 추가로 세부 사항 06, 공식 형식-세부 사항 07이 포함됩니다.

일반 형태다음을 포함할 수 있습니다(예 6):

세부:

02 - "엠블럼";

10 - "문서 날짜";

17 - "본문의 제목."

편지 양식에는 다음이 포함될 수 있습니다(예 7).

세부:

01 - "문장(러시아 연방 국가 상징, 러시아 연방 구성 기관의 문장, 지방 자치단체의 문장(문장))";

02 - "엠블럼";

03 - "상표(서비스표)";

06 - "구조 단위의 이름 - 문서 작성자";

08 - "조직에 대한 참조 정보";

영역 경계에 대한 제한 표시가 양식에 배치되는 세부 정보:

10 - "문서 날짜";

11 - « 등록번호문서";

15 - "수취인";

17 - "본문의 제목."

특정 유형의 문서 형식다음을 포함합니다(예 8):

세부:

01 - "문장(러시아 연방 국가 상징, 러시아 연방 구성 기관의 문장, 지방 자치단체의 문장(문장))";

02 - "엠블럼";

03 - "상표(서비스표)";

06 - "구조 단위의 이름 - 문서 작성자";

09 - "문서 유형 이름";

13 - "문서 편집(발행) 장소";

영역 경계에 대한 제한 표시가 양식에 배치되는 세부 정보:

10 - "문서 날짜";

11 - "문서 등록 번호";

16 - "문서 승인 스탬프";

17 - "본문의 제목."

공식 편지 양식세부정보 07 "문서 작성자의 직위 이름"을 포함해야 합니다. 이 세부정보는 러시아 연방 구성 기관의 수장과 국가 수장이 발행한 행정 문서(지시, 명령)의 형태로도 사용됩니다. 지방자치단체(예: 도지사 명령, 시·구청장 명령, 기타 자치단체 명령 등) 이는 또한 조직의 독립적인 구조적 부서의 책임자가 그러한 권리를 부여받은 경우 조직의 독립적인 구조적 부서의 책임자가 발행한 행정 문서(명령)의 형태로 사용됩니다(예 9).

구조 단위의 특정 유형의 문서에 대한 양식에는 세부 정보 06 "구조 단위 이름 - 문서 작성자"(예 10)가 포함되어야 합니다.

중요한!

표준은 최대값을 제공합니다. 가능한 목록각 문서 양식 유형에 대한 세부 정보입니다. 문서 양식을 개발할 때 세부 사항의 구성을 결정하려면 실제로 지침을 따라야 합니다. 구성 문서그리고 LNA.

다양한 언어로 된 양식

6.8. 러시아어와 함께 러시아 연방의 국어, 러시아 연방 내 공화국의 국어(국어)를 사용하는 러시아 연방 구성 기관의 정부 기관 및 조직에서는 문서 형식이 다음과 같이 사용됩니다. 러시아어 및 러시아 연방 내 공화국의 국어(언어): 코너(양식의 세부 사항은 동일한 수준에 위치합니다: 러시아어 - 왼쪽, 내 공화국 내 공화국의 국어(언어) 러시아 연방 - 오른쪽) 또는 종단(러시아어로 된 양식의 모든 세부 사항 - 위, 아래 - 국어(언어)로 된 양식의 모든 세부 사항 ) 러시아 연방 내 공화국).

외국 특파원과의 통신에는 러시아어와 영어 (부록 B.8) 또는 다른 외국어의 두 가지 언어로 된 양식을 사용하십시오.

이 표준은 1991년 10월 25일자 러시아 연방 법률 No. 1807-1에 따라 "러시아 국민의 언어에 관한" 조직을 위해 두 개 이상의 언어로 양식을 준비하기 위한 규칙을 설정합니다. 연방”(2014년 3월 12일 개정)은 러시아어(러시아 연방의 국어)와 함께 러시아 공화국에서 국어로 인정되는 국어(언어)를 사용할 권리가 있습니다. 해당 법률에 따라 연맹을 운영합니다.

와의 통신을 위해 외국 기관표준에서는 러시아어와 다음 중 하나의 두 가지 언어로 양식을 작성할 것을 권장합니다. 외국어(대부분 영어로)(예 11)

새로운 양식을 개발해야 할까요, 아니면 개발하지 말아야 할까요?

참고하세요!

새로운 GOST 발효와 관련하여 조직은 필요하지 않은 경우 문서 양식을 변경할 필요가 없습니다.

그럼에도 불구하고 조직이 새로운 양식을 개발하기로 결정한 경우 조치 알고리즘은 다음과 같을 수 있습니다.

1. 조직의 장은 사무실 관리 서비스에 새로운 양식 샘플 (레이아웃)을 개발하도록 지시합니다.

2. 사무실 관리 서비스는 문서 양식의 레이아웃(샘플) 개발을 구성합니다(독립적으로 개발하거나 전문 조직의 서비스에 의존).

3. 조직의 장은 다음과 같은 문구가 포함된 새로운 양식 샘플을 주문하여 승인합니다.

사무실 관리 지침이 동시에 개발되는 경우 지침에 새로운 샘플 양식이 포함될 수 있습니다.

4. 행정 및 경제 서비스는 인쇄소 또는 전문가에게 양식 인쇄를 명령합니다. 정보 기술조직에서는 승인된 레이아웃을 기반으로 전자 양식 템플릿을 준비합니다.

새로운 GOST에 따라 어떤 문서를 작성해야 합니까?

USORD와 관련된 조직 및 관리 문서에 적용되는 GOST R 6.30-2003의 요구 사항을 기억해 봅시다. 전 러시아 분류기 관리 문서(OKUD). 새로운 표준의 조항은 새로운 표준의 섹션 1 "범위"에 기록된 USORD에 포함된 문서를 포함하여 모든 조직 및 행정 문서에 적용됩니다.

GOST R 6.30-2003

GOST R 7.0.97-2016

1 적용분야

이 표준 USORD(Unified System of Organizational and Administrative Documentation)와 관련된 조직 및 행정 문서(OK 011-93에 포함된 결의안, 지시, 명령, 결정, 프로토콜, 행위, 서신 등(이하 문서라고 함))에 적용됩니다. 관리 문서의 전 러시아 분류자"(OKUD)(클래스 0200000).

1 적용분야

이 표준은 USORD(Unified System of Organizational and Administrative Documentation)와 관련된 조직 및 관리 문서에 적용됩니다: 헌장, 규정, 규칙, 지침, 규정, 결의안, 명령, 명령, 결정, 의정서, 계약, 행위, 편지, 인증서, OK 011-93 "전 러시아 관리 문서 분류기"(클래스 0200000)에 포함된 내용을 포함한 (이하 문서라고 함).

참조: Turkina V.S. 용법 주 언어양식, 인장 및 표지판의 러시아 연방 // 비서관. 2017. 5호. P. 33 - 35.

알았어 011-93. 전 러시아 관리 문서 분류자(1993년 12월 30일자 러시아 국가 표준 법령 No. 299에 의해 승인, 2016년 12월 6일 개정됨).

강의 2.2. 조직 및 관리 문서의 통합

1. 조직 및 관리 문서의 목적, 특징 및 내용

조직 및 관리 문서- 이것은 조직 및 준비에 사용되는 문서입니다. 임원 활동단체(기관).

조직 및 관리 문서에는 다음이 포함됩니다.

- 조직 문서 (조직 헌장, 조직, 구조 및 규정에 대한 규정 직원 수준, 직원 테이블, 규칙 내부 규정, 구조 분할에 관한 규정, 직업 설명직원). 이 문서들 결정하다 법적 지위및 주요 업무기관, 조직, 기업 및 그 구조 부서, 직원;

- 행정서류(명령, 지시, 지시, 결정, 결의). 그러한 문서가 작성되었습니다. 행정 활동공무원과 단체. 행정 문서동시에 전송 수단이다 서면 지침 소속 기관, 조직, 기업 및 특정인;

- 정보 및 참고 문서(프로토콜, 법령, 서한, 보고서 및 설명서, 증명서, 위임장, 전보, 전화 메시지 등). 이 문서는 경영 결정, 하나 이상의 작업 방법을 선택할 수 있습니다.

- 조직의 인사에 관한 문서(접수, 전근, 해고, 휴가 등록, 인센티브, 처벌). 이 문서는 활동에 사용됩니다 인사 서비스조직.

샘플 양식

문서 세부사항 세트와 그 배열 다이어그램은 다음과 같습니다. 샘플 문서 양식. 가능한 최대세부 사항 목록은 다음과 같습니다 32개 타이틀. 각 특정 유형의 문서에 대해 모든 세부 사항은 아님, 단, 문서에 해당하는 것만 이런 유형의. 구성 및 위치조직 및 관리 문서 형식에 대한 세부 정보는 STB 6.38-2004를 준수해야 합니다.

템플릿 양식의 표준은 특정 통합 문서 시스템의 일부인 문서 필드의 형식과 크기뿐만 아니라 템플릿 양식의 구조적 그리드 구성에 대한 요구 사항, 해당 위치에 대한 세부 사항 및 규칙을 설정합니다.

샘플 양식은 다음과 같이 표시될 수 있습니다. 그림포함하는 세부 배치 계획또는 세부정보에 대한 설명 순서를 나타내는. 설명은 다음에서 수행됩니다. 표준 시트종이 또는 자기 매체에 기록됩니다. 샘플 양식은:1) 종이 형식, 2) 서비스 분야, 3) 구조적 격자; 4) 양면 인쇄를 고려한 부품, 영역 및 세부 사항 배열.

샘플양식은 형태와 형태를 디자인하기 위한 기초모든 유형의 관리 문서. 각 세부 사항의 위치에 대해 샘플 양식에 할당된 영역은 인쇄된 문자에서 이 세부 사항의 최적 볼륨에 해당합니다.

개발 통일된 계획허용되는 샘플 양식을 기반으로 ORD 구성:

· 관리 장치의 효율성을 크게 높입니다.

· 문서 입력 과정을 단순화하고 속도를 높입니다.

· 문서 검색 및 처리를 촉진합니다.

· 조직, 컴퓨팅 및 사용 효율성을 높입니다. 복제 장비;

· 국가 규율을 강화합니다.

A4 형식의 샘플 양식에는 다음이 명시되어 있습니다. 세부 구성: 벨로루시 공화국의 국가 상징; 조직 로고; 벨로루시 공화국 "기업 및 조직"(OKPO) 국가 분류 기준에 따른 조직(기업) 코드 벨로루시 공화국 국가 분류자에 따른 문서 코드 " 통합 문서"(OKUD); 이름 더 높은 조직; 조직 이름(기업) 구조 단위의 이름; 우편 주소보내는 사람; 통신 데이터(전신 주소, 텔레타이프, 팩스, 전화, 전자 거의, 자동 장거리 코드) 전화통신등) 및 상업정보(계좌번호, 은행명 등) 문서 유형의 이름 날짜; 문서 색인; 색인 및 날짜에 대한 링크 들어오는 문서; 문서의 준비 또는 출판 장소; 문서에 대한 접근을 제한하는 스탬프; 주소; 승인 스탬프; 해결; 텍스트 제목; 제어 표시; 텍스트; 응용 프로그램의 존재 여부를 표시합니다. 서명; 승인 스탬프; 비자; 밀봉하다; 공연자의 성 및 전화번호; 사본 인증에 표시; 문서 실행에 대한 메모 및 파일로 보내기 자기 매체로의 데이터 전송에 대한 표시; 조직(기업)이 문서를 받았을 때의 메모 경고 표시.

문서 헤더 부분의 세부정보 서식을 지정하는 옵션

각 문서 형식에는 다음이 있습니다. 두 가지 유형의 헤더 세부정보 위치. 첫 번째 - 모서리문서를 발행한 기관(기업)의 이름, 주소, 전화번호 등과 문서의 종류(명령, 법률 등)의 이름을 왼쪽 상단에 배치하는 배열 , 오른쪽 모서리에 수취인 정보 또는 승인 스탬프에 대한 정보를 표시할 수 있는 공간을 남겨 둡니다. 이 유형이 가장 자주 사용됩니다.

코너 위치 세부 사항이 있습니다 플래그 및 중앙. ~에 깃발위치에서는 세부 라인이 왼쪽 여백의 경계선에서 시작되고 라인의 오른쪽 가장자리가 정렬되지 않습니다. ~에 각도 중심위치에 있는 경우 시트 모서리에 있는 모든 세부정보가 정렬(가운데)됩니다. 왼쪽 여백 경계와 시트 중앙에서 동일한 거리에 있습니다.

두 번째 옵션 - 세로 방향, 문서를 발행한 기관에 대한 정보와 문서 이름을 포함한 세부 정보가 시트 상단 전체에 배치됩니다. 세부 사항을 정렬하기 위한 이 옵션은 다음과 같은 경우에 사용됩니다. 대량이러한 세부 사항에 서명합니다.

조직 및 관리 문서의 통합 시스템(USORD)는 소유권 형태에 관계없이 조직 및 기업의 조직 및 관리 활동을 보장하는 상호 연결된 문서 세트입니다. USORD 개발을 위한 주요 문서는 벨로루시 공화국 국가 표준 STB 6.10.1-95 “벨로루시 공화국의 통합 문서 시스템입니다. 기본 조항”, 통합 문서 시스템의 개발, 조정 및 승인에 대한 요구 사항을 설정합니다.

USORD에는 다음이 포함됩니다.

1. 벨로루시 공화국의 국가 표준 STB 6.38-2004 “벨로루시 공화국의 통합 문서 시스템. 조직 및 관리 문서 시스템. 문서 요구 사항."

2. 지침에 의해 실제 적용 국가 표준벨로루시 공화국 STB 6.38-2004 “벨로루시 공화국의 통합 문서 시스템. 조직 및 관리 문서 시스템. 문서 요구 사항."

3. 조직 및 행정 문서의 통일된 형태 분류자.

4. 조직 및 기업의 생성, 개편, 청산 및 기능적 활동에 관한 문서의 통일된 형태.

5. 조직 및 기업의 직원을 위한 통일된 문서 형식.

통합 문서 양식 USORD에 포함된 은 장기에 사용하도록 권장됩니다. 공공행정, 기관, 조직, 국가 및 비국가 소유 형태의 기업.

통합된 형태의 운영 활동다음에 따라 체계화(분류)되었습니다. 다음 하위 시스템:

a) 조직 및 기업의 생성, 개편, 청산 및 기능적 활동에 관한 통일된 형태의 문서

· 조직이나 기업의 설립에 관한 문서;

· 조직이나 기업의 재구성에 관한 문서;

· 조직이나 기업의 청산에 관한 문서;

·국가 및 지방자치단체와 기업의 민영화에 관한 문서;

문서 행정 활동조직, 기업;

· 조직이나 기업의 활동에 대한 조직 및 규제 규제에 관한 문서

· 조직 또는 기업 활동의 운영 및 정보 규제에 관한 문서

b) 조직 및 기업의 직원을 위한 통일된 형태의 문서

· 고용 서류;

· 다른 직업으로의 이전(재배치)에 관한 문서;

· 직장 해고에 관한 문서;

· 휴가 등록 서류;

· 인센티브 등록에 관한 문서;

· 징계 제재 등록에 관한 문서.

더 자세한 정보위의 각 하위 시스템의 통합 형식에 따라 "조직 및 관리 문서의 통합 시스템"/ Hand 책에 배치됩니다. 팀 P.A. Levchik et al. / Mn.: BelNIIDAD, 2000. – 87 p.

통합된 형태의 운영 활동 코딩을 구현하기 위해 로컬 분류기가 개발되었습니다.

하위 시스템;

·문서의 종류.

암호 통일된 형태 필요한 경우 관련 ORD 양식에 첨부됩니다.

로컬 ORD 분류기는 다음과 같습니다. 필수적인 부분 정보 지원개발 중 자동화 시스템문서의 편집, 기록, 검색, 통과 및 실행 모니터링, 저장 구성을 위해.

을 위한 실제 활동"조직 및 관리 문서 형식의 앨범"도 사용됩니다 / 작성자-개발자. E.N. Davydova 및 기타 - Mn.: BelNIIDAD, 2002. - 148 p. 앨범에는 문서가 다음 형식으로 표시됩니다. 레이아웃(문서 구조) 및 샘플(문서 디자인 예). 문서 양식은 세부 사항의 각도 및 세로 배열을 기반으로 작성되었으며 배열의 중심 및 플래그 방법에 대한 예가 제공됩니다.

앨범은 다음 섹션으로 구성됩니다.

행정 문서(명령, 지시, 결정, 지시;

·조직 문서(규정, 지침, 규칙);

·참고 및 정보 문서(의정서, 법령, 서비스 편지, 메모, 설명 메모, 전화 메시지, 전보);

· 인사에 관한 서류(신청서, 주문서, 제출서류, 각서, 설명서).

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조직 및 관리 문서 시스템.

샘플 양식

제어 장치는 다음을 사용하여 기능을 구현합니다. 범용 문서조직 및 관리 문서 시스템에 포함됩니다.

ORD(조직 및 행정 문서)는 관리 분야에서 작동하는 일련의 상호 관련된 문서입니다.

1990년에는 GOST 6.38.-90 "통합 문서 시스템"이 승인되었습니다. 조직 및 관리 문서 시스템. 문서 준비 요구 사항”은 1997년까지 운영 활동 문서가 작성되는 기준이 되는 규범 문서였습니다. 1997년에는 GOST R.6.30-97 "조직 및 관리 문서의 통합 시스템"이 등장했습니다. 문서 요구 사항."

문서의 일반 모델을 구축하려면 이 모델의 구성 요소 부분을 정의해야 합니다. 이는 세부 사항입니다. 세부정보 - 필수 표시문서에 법으로 정한 것(GOST).

모든 문서에 내재된 특정 순서로 위치한 일련의 세부 정보 특정 시스템문서화, 샘플 양식을 이해하십시오.

표준에는 이 시스템의 문서를 작성할 때 접할 수 있는 최대 세부 정보가 나열되어 있습니다.

ORD 시스템에 대해 GOST R.6.30-97에 의해 29가지 세부 사항이 확립되었습니다.

01 - 러시아 연방의 국가 상징;

02 - 러시아 연방 구성 기관의 문장;

03 - 조직의 상징;

04 - 조직 코드;

05 - 문서의 통합 형식 코드

06 - 조직 이름

07 - 조직 주소(우편 주소, 전화번호, 팩스 번호, 은행 계좌 번호)

08 - 문서 유형의 이름