GOST 진짜 문서란 무엇입니까? 다우 분야의 국가 표준

이 표준을 적용하는 규칙은 GOST R 1.1-2012(섹션 8)에 설정되어 있습니다. 이 표준의 변경 사항에 대한 정보는 연간(올해 1월 1일 기준) 정보 색인 "국가 표준"에 게시되며, 변경 및 개정에 대한 공식 텍스트는 월간 정보 색인 "국가 표준"에 게시됩니다. 본 표준이 개정(교체)되거나 폐지될 경우에는 월간정보지표 "국가표준"의 다음호에 해당 고시를 게재한다. 관련 정보, 공지 및 텍스트는 공공 정보 시스템(인터넷상의 연방 기술 규제 및 계측 기관 공식 웹사이트(gost.ru))에도 게시됩니다.

사무

러시아 연방 기록 보관 기금 문서 보관

문서

러시아 연방 기록 보관 기금 문서

임시 보관 문서

영구 문서

다큐멘터리 전시

다큐멘터리 펀드

문서지원(관리), 유아교육기관

문서화된 정보

선적 서류 비치

문서 흐름

문서 흐름

신뢰성(전자문서)

문서 접근

중복된 문서

문서의 인증 사본

케이스 제목

보관문서의 기록단위

보관 문서 보관 장치

좋은 문서

사례 색인

개별 서류 작성 기한

아카이브의 정보 활동

보관 문서의 사용

기록 보관 기금에 대한 역사적 정보

획득 출처(아카이브)

보관 문서 목록 작성

영화 문서

아카이브 완료

변환(전자문서), 변환(전자문서)

문서 실행 제어

보관 문서의 보존

문서 사본

문서의 가치를 심사하는 기준

해당 사건의 증명서

서류승인(배서)서

기금 시트

문서의 편집(발행) 장소

메타데이터

마이그레이션(전자문서)

시립 기록 보관소

기록 보관소의 과학적 참고 장치, 기록 보관소의 참조 및 검색 시설 NSA 아카이브

사례의 명칭

(문서화된) 정보의 전달자

기록기금 개요

문서의 안전성 확보

문서의 물리적, 화학적 안전성 확보

유나이티드 아카이브 펀드

문서 흐름의 양

보관 문서에 대한 접근 제한

신속한 문서 보관

보관 문서에 대한 설명

보관 참고서에 대한 설명 기사

사건, 문서 목록

구조 단위의 업무 목록

보관 문서 사용 조직

특히 귀중한 문서

문서 실행 및 파일로 전송에 대한 메모

2014년 3월 1일, 새로운 표준 GOST R 7.0.8-2013 "정보, 도서관 및 출판 표준 시스템"이 발효되었습니다. 기록 보관 및 보관. 용어 및 정의”, 2013년 10월 17일 No. 1185-st Rosstandart의 명령에 의해 승인되었습니다. 이와 관련하여 GOST R 51141-98 “사무실 관리 및 보관. 용어 및 정의."

2014년 3월 1일, 새로운 표준 GOST R 7.0.8-2013 "정보, 도서관 및 출판 표준 시스템"이 발효되었습니다. 기록 보관 및 보관. 용어 및 정의”, 2013년 10월 17일 No. 1185-st Rosstandart의 명령에 의해 승인되었습니다. 이와 관련하여 GOST R 51141-98 “사무실 관리 및 보관. 용어 및 정의."

새로운 표준의 채택은 사무실 관리와 보관이라는 두 가지 주제 영역의 기본 개념에 대한 용어와 정의를 표준화하는 것을 목표로 합니다. 표준에 의해 확립된 특수 용어는 사무 및 보관 분야의 작업을 수행할 때뿐만 아니라 이러한 영역과 관련된 문제에 대한 문서 및 문헌에서 사용하는 것이 좋습니다.

이전 표준을 개정해야 하는 이유는 무엇입니까?

GOST R 51141-98 표준 "사무실 관리 및 보관"을 개정해야 할 필요성. 용어 및 정의'는 주로 관련 주제 영역에서 발생한 변경으로 인해 발생했습니다. 정보 기술의 광범위한 도입, 규제 프레임워크의 변화, 전자 문서의 출현 등은 문서화 관행, 문서 관리 프로세스, 문서의 운영 및 보관 저장 조직에 심각한 영향을 미쳤습니다. 이 모든 것은 새로운 전문 용어의 출현으로 이어졌을 뿐만 아니라, 오랫동안 존재했던 용어에 대한 재고와 그에 대한 새로운 정의를 공식화할 필요성을 불러일으켰습니다.

최근에는 정보 및 문서화 분야에서 ISO 표준을 기반으로 한 새로운 국가 표준이 채택되었습니다. 이러한 표준은 사무 및 보관이라는 용어 시스템에도 영향을 미칩니다. 국가 용어 시스템은 일부 용어를 차용합니다(예를 들어 "문서 관리"라는 용어를 인용하는 것으로 충분합니다). 국내 용어 체계에 대한 국제 표준의 영향은 국내 용어 체계와 국제 사회가 채택한 용어 체계의 개념, 용어, 정의 간의 일치성을 확립하고 포함 문제를 해결하기 위한 분석 대상입니다. 사무 및 기록 보관 업무의 국가 용어 체계에서 국제 용어.

외국어 어휘의 정당하고 합법적인 차용은 우선 차용된 단어(용어)가 우리가 차용하고 있는 현상(개념)을 나타낸다는 것을 전제로 합니다. 기록 관리 및 보관 분야에서 오랫동안 존재하는 프로세스와 조치를 지정하기 위해 외국어를 사용하는 것은 항상 적절한 것은 아니며 혼란을 초래할 수 있습니다. 따라서 표준 GOST R ISO 15489-1-2007 "SIBID. 문서 관리. 실무자들이 동의어로 인식하는 기존의 "사무"와 "문서 관리 지원" 쌍 외에 일반 요구 사항"에는 "문서 관리"라는 세 번째 용어도 도입되었습니다. 또한 GOST R ISO 15489-1-2007 표준에서 이 용어의 정의는 "사무"라는 개념의 전통적인 정의를 반복합니다.

지난 10~20년 동안 사무 업무는 정보 통신 기술의 영향을 크게 받았습니다. 사무 및 보관이라는 용어 시스템에 포함되는 새로운 개념과 그에 따른 새로운 특수 용어가 등장하고 이를 확장하며 내용에 영향을 미칩니다. 기존 개념.

위의 모든 상황으로 인해 국가 용어 시스템의 표준화 문제가 가장 중요한 문제가 되었으며, 이에 대한 해결책은 과학 연구뿐만 아니라 다양한 실제 활동 영역의 추가 발전을 결정합니다. 이로 인해 GOST R 7.0.8-2013 표준 개발자에게 특별한 책임이 부과되었으며 표준을 개발하기 전에 진지한 연구가 필요했습니다.

새로운 표준의 구조

GOST R 7.0.8-2013은 사무 및 보관이라는 두 가지 관련 영역에서 용어 사용을 표준화합니다.

이전에 유효한 GOST R 51141-98과 달리 새로운 표준은 더 많은 수의 용어를 포함할 뿐만 아니라(새 표준에는 171개의 용어, 이전 표준에는 143개의 용어가 있음) 1998년부터 용어 체계.

표준에는 개념을 나타내는 용어뿐만 아니라 소위 노멘(예를 들어 조직 이름, 직위 등을 포함하는 명명법 이름 또는 식별자)도 포함됩니다. GOST R 7.0.8-2013에서 노멘에는 다음과 같은 용어가 포함됩니다.

• 기록 관리 서비스, 기록 보관소, 러시아 연방 기록 보관소 기금, 국가 기록 보관소, 시립 기록 보관소.

표준의 주요 섹션은 "일반 개념", "사무실 관리", "아카이브" 섹션입니다. "일반 개념" 섹션에는 사무 및 보관에 동일하게 사용되는 용어가 포함되어 있습니다. 다음과 같은 용어가 있습니다.

• 사무, 보관, 문서관리, 보관, 문서, 공문서, 보관문서, 전자문서, 문서의 법적 효력 등

"사무실 관리"섹션은 "문서화"및 "문서 작업 구성"하위 섹션으로 표시됩니다. 섹션 "보관 작업" - 하위 섹션: "보관 문서의 저장 및 회계", "아카이브 획득", "아카이브의 과학 ​​및 정보 활동".

용어는 해당 용어 체계에서 용어 간의 연관성과 관계를 반영하여 체계적인 순서로 배열됩니다. 각 개념에 대해 표준에는 하나의 표준화된 용어가 있습니다. 용어 표준을 위해 설정된 설계 규칙에 따라 용어는 굵은 글씨로 입력하고 약어는 약어로 표시합니다. 용어 사용법에 따라 고정된 경우 약어 형태의 짧은 용어가 제공됩니다. 예:

• 아카이브의 과학적 참고 장치: NSAarchive.

표준의 동의어는 이탤릭체로 표시됩니다. 예를 들면 다음과 같습니다.

• 문서 승인; 목격.

많은 용어에는 괄호로 묶인 부분이 포함됩니다. 예를 들면 다음과 같습니다.

• 문서 지원(관리), 유치원 교육 기관;
• (문서화된) 정보의 전달자;
• 진위여부(전자문서) 등

표준화 문서 등에서 용어를 사용할 때 괄호 안의 용어 부분은 생략될 수 있다.

사용이 권장되지 않는 동의어는 표준화된 용어 뒤에 괄호 안에 표시하고 “Нрк”로 표시합니다. "Nrk"로 표시된 동의어는 참조용으로 제공되며 표준화되지 않았습니다. 예를 들면 다음과 같습니다.

• 아카이브(Nrk. 아카이브 스토리지): 아카이브 문서의 획득, 회계, 저장 및 사용을 수행하는 조직 또는 조직의 구조 단위입니다.

표준화된 용어는 굵은 글꼴로 입력되고, 약어로 표시되는 짧은 형식은 일반 글꼴 두께로, 동의어는 이탤릭체로 표시됩니다.

표준에 대한 첫 번째 응답

새로운 용어 표준의 내용을 고려하기 전에 표준이 아직 출판되지 않았지만 이에 대한 첫 번째 응답이 이미 나타났습니다.

인터넷 출판물 중 하나에서 GOST R 7.0.8-2013은 주로 용어의 "완전성"이라는 관점에서 여러 측면에서 비판을 받았습니다.

새로운 표준의 총 용어 수(171개)는 비평가에 따르면 표준의 품질이 낮다는 것을 나타내는 미국 기록 보관 협회 용어집의 2,000개 이상과 비교됩니다. 이와 관련하여, 첫째, 표준은 표준과, 용어집(사전)은 사전과만 비교할 수 있으며, 둘째, 용어 표준은 사전과 달리, , 전문 용어의 주요하고 기본적인 부분만이 포함되어 있으며, 그 부분은 상당히 잘 정립되고 입증된 용어 사용 관행입니다. 이 표준은 해당 주제 영역의 모든 용어를 가능한 한 표준화하는 것을 목표로 하는 용어 사전과 다릅니다.

비교를 위해 MoReq의 용어 부분(그리고 MoReq는 사양, 즉 지역 표준임)에는 70개가 조금 넘는 용어가 포함되어 있습니다.

예시와 설명이 포함된 새로운 표준에 대한 자세한 내용을 보려면 Deputy의 기사를 읽어보세요. VNIIDAD 이사, Ph.D. ist. 과학 V.F. Yankova와 머리. 부문 VNIIDAD M.V. 2014년 6호 잡지의 Beldova

새로운 표준 GOST R 7.0.8-2013 “정보, 도서관 및 출판에 대한 표준 시스템. 기록 보관 및 보관. 용어 및 정의"는 국가 용어집행에 대한 고심한 분석의 결과이며, 표준 개발자들은 이것이 많은 전문가를 위한 용어 분야의 자격을 갖춘 가이드 역할을 할 뿐만 아니라 다음과 같은 자료가 되기를 희망합니다. 반성과 누군가가 말해야 할 이유.

따라서 2014년 3월 1일부터 오래된 용어 GOST R 51141-98은 더 이상 유효하지 않으며 VNIIDAD의 새로운 아이디어인 GOST R 7.0.8-2013 "사무 및 보관"으로 대체되었습니다. 용어 및 정의”는 우리가 꽤 오랫동안 함께 살아야 할 가능성이 높습니다.

새로운 표준의 내용은 다음에서 확인할 수 있습니다. http://protect.gost.ru/v.aspx?control=8&baseC=6&page=5&month=4&year=2014&search=&RegNum=1&DocOnPageCount=15&id=178513 .
[2014년 4월 21일 업데이트:오래된 하이퍼링크가 새로운 하이퍼링크로 교체되었습니다.]

15년이 된 업계 용어 표준을 개정하여 이상적으로 얻고 싶은 것은 무엇입니까? 저는 다음 사항을 강조하겠습니다.

• 주로 이미 잊혀진 기술과 관련된 오래되고 사용되지 않는 용어를 제거합니다.


• 새로운 유형의 활동, 새로운 아이디어, 개념 및 기술을 반영하는 용어로 전문 어휘를 보충합니다.


• 사용된 기술 및 미디어 유형에 관계없이 문서 및 정보에 적용되는 용어 정의를 개정합니다. 이는 주로 개별 기술에 대한 정의의 초점을 제거하기 위한 것입니다.

우리는 다른 나라와 비교했을 때 러시아 산업 용어가 솔직히 한심해 보인다는 사실을 잊어서는 안 됩니다. GOST R 51141-98의 140개 용어와 미국 기록 보관인 협회 용어집의 2,000개 이상의 용어를 비교해 보세요.

새로운 표준은 두 가지 인상을 남깁니다. 앞으로 나아가려는 소심한 시도는 눈에 보이지만 에너지 부족으로 인해 문서 전체가 뒤로 물러나고 업계와 업계 모두의 급격한 변화를 따라잡을 수 없습니다. 큰”세상.

새로운 표준에 대한 작업 결과는 제가 이미 실생활에서 여러 번 관찰한 장면을 연상시킵니다. 한 여성이 장수하여 할머니와 증조할머니가 되었으며, 이 기간 동안 그녀의 아파트를 어지럽히는 많은 것들. 이러한 것 중 일부는 귀중하고 필요한 것이지만 일부는 그다지 많지 않으며 일부는 추억만큼 소중하며 일부는 그것이 어디서 왔는지, 한때 어떤 용도로 사용되었는지 기억하기조차 어렵습니다. 손자(더 이상 그 자신은 청년이 아님)는 주말 동안 할머니를 방문하여 적어도 일부 쓰레기를 치우도록 설득합니다. 많은 논쟁과 설득 끝에 잡다한 물건 모음은 지역 역사 박물관이 부러워할 쓰레기 더미로 보내지지만 할머니는 현대 기술을 선물로 사거나 받아들이겠다는 제안을 단호하게 거부합니다. 그는 큰 버튼과 벨소리가 큰 새 전화기에만 동의하고 스마트폰, 태블릿 또는 인터넷에 대해서는 알고 싶어하지 않습니다.

그래서 여기에 있습니다. 저자는 라이브 커뮤니케이션이나 전문 문학에서 더 이상 사용되지 않는 여러 용어의 표준을 실제로 클리어했습니다 (동시에 우리 방식으로 때로는 목욕물과 함께 "아기"를 버립니다). 그러나 사전을 보충하고 도덕적으로 오래된 정의를 수정하면서 어떻게 든 그다지 좋지 않은 것으로 나타났습니다.

근거 없는 주장을 피하기 위해 몇 가지 사실과 수치를 제시하겠습니다. 이전 표준 GOST R 51141-98에는 140개의 용어가 포함되어 있습니다. 처음에 새 표준 초안에는 233개의 용어가 포함되어 있었지만 최종 버전에는 174개만 남았습니다.

무엇이 사라졌나요?

39개의 용어가 표준에서 사라졌습니다. 대부분은 당연히 그렇습니다. 그러나 일부 용어를 제외하면 전문가들 사이에서 의문이 제기될 것이라고 생각합니다. 목록은 다음과 같습니다.

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새로운 소식

이전 GOST에는 없었던 총 71개의 용어가 나타났습니다. 이전에 누락된 9개의 용어가 기록 보관 업무에 관한 법률에서 가져왔습니다.

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• 보관 문서 정리

동시에, 법률에 대한 존중은 선택적으로 표시됩니다. 법률에는 작성자가 추가할 필요가 없다고 생각한 용어가 하나 있으며(원래 초안에 있었음에도 불구하고) 그러한 결정은 상당히 이해할 수 있습니다. 인사에 관한 문서”는 Rosarkhiv가 미래 퇴직자에게 발생할 수있는 결과에 대해 신경 쓰지 않고 신속하게 파괴하는 것을 꿈꾸고 있습니다.

또한 표준의 작성자와 사용자는 정의 측면에서 부러워해서는 안 된다는 점에 유의해야 합니다. 표준의 여러 정의는 법률에 제공된 정의와 크게 다릅니다.(때때로 더 나은 경우) - 예를 들어 "보관 문서"의 정의가 있습니다. 소송 발생 시 문제를 방지하려면 저자가 과학적이고 실용적인 관점에서 더 정확하다고 생각하는 정의와 병행하여 법률의 정의를 인용(가능한 경우 링크와 함께)해야 할 것 같습니다. 관점. 그것이 아무리 나쁘더라도 법원은 법에 주어진 정의에 의존할 것이며 귀하는 이를 알아야 합니다.

이 표준은 매우 우수한 표준 GOST R ISO 15489-1-2007의 여러 용어로 보충되었습니다(이것은 훌륭합니다!). 다음은 8개의 용어입니다.

• 진위성(전자문서)
• 신뢰성(전자문서)
• 문서에 대한 접근
• 변환(전자문서), 변환(전자문서)
• 메타데이터
• 마이그레이션(전자문서)
• 이용적합성(전자문서)
• 무결성(전자문서)

새로운 용어 GOST의 저자가 GOST R ISO 15489-1-2007을 읽었지만 이해하지 못한 것은 유감입니다. 우선, VNIIDAD의 동료들은 이 표준의 가장 중요한 특징, 즉 기술적으로 중립적이고 전자 문서와 기존 문서 모두에 동일하게 적용 가능하다는 점을 무시합니다. 전자 문서뿐만 아니라 모든 문서에는 진위성, 신뢰성, 무결성 및 사용 적합성과 같은 특성이 있습니다! 그리고 전환과 이주 과정은 전통적인 문서의 참여로 이루어질 수도 있습니다.

더욱 공격적인 점은 GOST R ISO 15489-1-2007에서 핵심 용어(예: "문서")에 대해 훨씬 더 현대적이고 국제적으로 인정되는 정의를 많이 사용할 수 있다는 것입니다. 그러나 아마도 이를 기대하기 어려웠을 것입니다. 이 팀에서.

다른 새로운 용어 중 약 12개는 신기술과 규제 환경을 반영하는 것으로 간주될 수 있습니다. 그러나 혁신 중에는 과거 논문의 유물이 훨씬 더 많습니다. 때로는 저자가 용어 표준과 전통적인 표준 세부 사항 또는 회계 양식 목록 간의 차이를 이해하지 못하는 것 같습니다. 목록은 다음과 같습니다.

• 목적지
• 표준화된 문서양식 앨범
• 보관 암호
• 문서 유형
• 비디오 문서
• EDMS에 문서 포함
• 문서에서 추출
• 문서의 주 등록 번호
• 다큐멘터리 전시회
• 문서 흐름
• 보관 문서 목록 작성
• 보관 문서의 보존
• 문서의 가치를 심사하는 기준
• 서류 승인 시트
• 사건을 증명하는 서류
• 문서의 편집 (발행) 장소
• 기록 보관소의 과학적 참고 장치, 기록 보관소의 참고 및 검색 시설; NSA 아카이브
• 기록 보관 기금 검토
• 보관 문서에 대한 액세스 제한
• 신속한 문서 보관
• 보관 문서에 대한 설명
• 보관 참고서의 설명 기사
• 구조 단위의 업무 목록
• 케이스, 문서 목록
• 보관 문서 사용 조직
• 인증마크 복사
• 애플리케이션 가용성 표시
• 서류 접수 표시
• 문서 실행에 대한 메모 및 파일로 보내기
• 문서의 공식 출판
• 문서의 기본 처리; 문서 처리 전달
• 밀봉하다
• 문서 흐름 밀도
• (문서에) 서명하다
• 보관 문서의 사용
• 서류 사전 검토
• 사업의 흔적
• 등록 및 회계 양식
• 사무실 관리 서비스
• 보관 문서의 소유자
• 문서 승인; 목격
• 문서화 도구
• 문서 보관 기간
• 지형지표
• 문서 파기
• 문서 관리
• 문서 승인
• 문서 저장
• 문서의 전자 사본
• 전자 서명
• 전자 비즈니스
• 전자문서
• 전자문서관리
• 문서의 법적 의미

여기서의 결론은 매우 슬프습니다. 새 용어의 3분의 1만 현재/미래에서, 2/3는 과거에서 나온 경우 표준은 문자 그대로 "한 걸음 전진하고 두 걸음 후퇴"한 것입니다. :)

부문별 재생산

두 가지 경우에는 이전 GOST가 동의어로 간주했던 용어가 (우리 의견으로는 불합리하게) 별도의 기사로 분리되었습니다.

• “1 사무; 경영을 위한 문서지원”, “1사무”, “2문서지원(관리), 유아교육기관”이라는 기사가 등장했다.


• “3 문서; 문서화된 정보" 기사 "7개 문서"와 "11개 문서화된 정보"가 나타납니다.

가장 나쁜 점은 누군가 자신의 과학적 자존심을 건드리기 때문에 다른 사람들은 변호사와 판사가 그러한 차이를 두고 소송을 벌이는 동안 법적 분쟁에 휘말릴 수 있다는 것입니다.

(계속하려면 다음을 참조하세요.

러시아의 표준화는 표준화 분야 문서의 자발적 적용 원칙에 따라 수행됩니다(2002년 12월 27일자 연방법 No. 184-FZ "기술 규정" 제12조 참조). 따라서 엄밀히 말하면, GOST는 필수 사용이 아니며 회사가 이를 따를지 여부를 자체적으로 결정합니다.. 그러나 이것이 상업 조직의 사무실 관리에 대한 규칙이 전혀 없다는 것을 의미하지는 않습니다. 이는 연방 또는 산업 표준과 현지 회사 규정에 따라 확립될 수 있고 확립되어야 합니다.

GOST R ISO 15489-1-2007

GOST R ISO 15489-1-2007 “정보, 도서관 및 출판에 대한 표준 시스템. 문서 관리. 일반 요구 사항"은 러시아 사무 분야에서 일종의 혁명을 일으켰습니다. 처음으로 문서 작업 구성에 대한 요구 사항이 제공되었습니다. 국제표준에 부합하며, 문서관리 프로세스가 가장 중요한 관리 기능 중 하나로 격상되었습니다..

예를 들어 GOST R ISO 15489-1-2007은 근본적으로 도입되었습니다. '문서'라는 용어에 대한 새로운 해석: “법적 의무나 사업 활동을 뒷받침하는 증거로서 조직이나 개인이 생성, 수신, 보유하는 식별 가능한 정보를 유형 매체에 고정”합니다. GOST R 51141-98 "사무 및 보관"의 정의와 비교해 보세요. 용어 및 정의": "문서, 문서화된 정보 - 식별할 수 있는 세부 정보와 함께 유형 매체에 기록된 정보입니다."

이 표준은 내부 또는 외부 사용을 목적으로 하는 정부, 상업 및 공공 조직의 문서를 관리하는 프로세스를 관리합니다. 해당 조항은 문서 관리 시스템 생성, 문서 포함, 문서가 표준에 설정된 특성을 준수하는지 확인하기 위한 권장 사항입니다.

GOST R ISO 15489-1-2007은 국제 표준 준수 인증을 받은 조직에서 구현하는 데 필수입니다. 품질 관리 시스템에는 조직 관리 시스템의 필수적인 부분인 문서 관리 시스템의 생성이 필요합니다. 다른 회사에서는 문서 사용이 자발적으로 수행됩니다.

GOST R 6.30-2003

GOST R 6.30-2003긴 이름이 있습니다: “통합 문서 시스템. 조직 및 관리 문서의 통합 시스템. 서류 준비 요건'을 참조하세요.

과장하지 않고 이 GOST는 모든 직장인의 참고서가 되어야 합니다. 현재 이것은 다음을 포함하는 사무에 관한 몇 안되는 규제 문서 중 하나입니다. 문서 준비를 위한 실용적인 권장 사항. 특히 다음을 설정합니다.

• 화합물 문서 세부정보;
• 문서 세부 사항 준비 요구 사항;
• 요구 사항 문서 양식, 러시아 연방의 국가 상징이 복제된 양식을 포함합니다.

더 많이 출시되었습니다 GOST R 6.30-2003 구현 지침(전체 이름은 "조직 및 관리 문서. 문서 준비 요구 사항. GOST R 6.30-2003 구현을 위한 방법론적 권장 사항"입니다.)

이는 해석된 문서보다 덜 알려진 문서이지만 실제로는 그만큼 가치가 있습니다. 방법론적 권장사항에 추가적인 가치가 부여됩니다. 승인 대상 문서의 대략적인 목록(부록 7) 및 직인이 날인된 서류의 대략적인 목록(상표 또는 서비스 표시를 나타내는 인장) (부록 8)

쇼 축소

베라 이리티코바

10년 넘게 시행된 GOST R 6.30-2003, “통합 문서 시스템. 조직 및 관리 문서의 통합 시스템. 문서 준비 요구 사항"에는 문서 통일 및 표준화 관행을 통해 시간 테스트를 거쳐 확인된 러시아어 텍스트 문서 작성 전통을 반영하는 규칙 및 요구 사항이 포함되어 있습니다.

이 표준은 조직 및 관리 문서 준비에 대한 기존 표준의 후속 표준으로 간주될 수 있습니다. 이러한 표준의 첫 번째 버전은 1969년과 1970년에 개발되었습니다. 그리고 가장 유명하고 오래 지속되는 표준은 GOST 6.38-72 및 GOST 6.39-72(세부 디자인 및 샘플 양식에 대한 요구 사항은 별도로 설정되었으며 1978년에 변경됨)와 GOST 6.38-90입니다. 여기에는 "템플릿 양식에 대한 요구 사항과 세부 디자인이 결합되었으며 그 후속 버전은 정확히 동일한 이름을 가진 GOST R 6.30-97입니다.

GOST R 6.30-2003은 적용 범위를 정의합니다. 조직 및 관리 문서(ORD)는 전러시아 관리 문서 분류기(OKUD, OK 011-93)의 클래스 0200000에 포함되어 있습니다. 그러나 이 OKUD 클래스의 문서 구성은 오랫동안 수정되지 않았습니다(2013년에만 Rosarkhiv는 이 클래스의 문서 유형을 검토하고 통합을 제안하라는 정부 명령을 받았습니다). 관리 실무에서 문서 유형이 널리 보급되었으며 일반적으로 인사 관리를 문서화하기 위해 기본 회계 문서의 형식이 보편적인 형식으로 사용되기 시작했습니다. 따라서 이 표준의 적용 범위가 크게 변경되고 확대되었습니다. 예를 들어, GOST R 6.30-2003의 요구 사항에 따라 작성된 새로운 유형의 문서는 다음과 같습니다.

• 조직 문서의 하위 시스템 - 개념, 전략, 정책;
• 관리 문서의 하위 시스템-명령 및 추가로 지침보다 핵심 활동에 대한 명령이 훨씬 더 자주 발행됩니다.
• 정보 및 참조 문서의 하위 시스템-공식 메모.

다른 문서 시스템에 속하는 문서의 기본 식별 세부 정보(날짜, 서명, 색인, 유형 이름)는 본질적으로 권고라는 사실에도 불구하고 이 표준에 의해 설정된 것과 거의 동일한 방식으로 작성됩니다.

GOST R 6.30-2003은 방법론적, 실제적 의미 모두에서 그 중요성을 유지합니다. 표준에는 다음과 같이 명시되어 있습니다.

• 조직 및 관리 문서의 세부 사항 구성; 이 구성은 최대입니다. 운영 조사 문서를 준비할 때 사용할 수 있는 일반적인 세부 정보 목록입니다. 이러한 세부 사항의 정확한 용어 이름을 설정하는 것이 특히 중요합니다(세부 사항 이름의 왜곡은 연방 집행 기관의 사무 규칙에서 허용됩니다).
• 각 세부정보 등록 요건
• ORD 문서를 준비할 때 사용되는 표준 종이 형식;
• 표준 형식의 종이에 세부 정보 위치를 나타내는 다이어그램, 즉 각 세부 사항의 배치 경계를 정의하는 구조적 격자를 기반으로 하는 ORD 시스템 문서의 템플릿 양식
• ORD 문서 등록에 사용되는 양식 유형 및 유형
• 일반 양식, 편지 양식 및 주문 양식의 예(표준에서는 샘플이라고 함).

원본 상태에서 전자 문서를 생성하는 과정에서 이미 실제로 입증된 데이터를 기반으로 한 설계 요구 사항에 대한 규제가 더욱 중요해집니다(물론 전자 문서 표시 형식의 제한 사항과의 조화를 고려). .

국제 표준화 실무에서는 표준 개정을 위한 10년 주기를 설정했기 때문에 가까운 시일 내에 이 표준의 새 버전이 준비되기를 바랍니다. 현재 문서 준비 요구 사항을 현대화하기 위한 주요 방향은 다음과 같습니다.

• 전자 형식으로만 생성된 문서의 필수 메타데이터 규정에 접근하여 종이 또는 전자 형식의 처리 프로세스를 반영하는 문서 및 표시의 실제 세부 사항 분류
• 전자 형식을 포함하여 문서 작성을 위한 통합 형식의 사용을 고려하여 문서 세부 사항 및 문서 표시 준비에 대한 규칙을 설정합니다.
• 전자 문서, 기본 세부 정보, 기술 기록, 확인된 작업(거래) 및 메타데이터의 통일된 시각적 표시(시각화)를 위한 규칙 생성
• 전자문서양식(전자서식) 요구사항 규제 등

GOST 51141-98

GOST 51141-98 “사무실 관리 및 보관. 용어 및 정의"기록 관리 및 보관 분야의 용어와 개념 정의를 확립합니다. 이 문서의 오래된 연대를 주의 깊게 고려해야 합니다. 많은 사무 용어가 GOST R ISO 15489-1-2007에 의해 재해석되었습니다.

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베라 이리티코바, 전문 문서 관리자, 문서 전문가, 문서 관리자 길드 전문가

현재 GOST R 51141-98 “사무실 관리 및 보관. 용어 및 정의'에도 자체 역사가 있습니다. 거의 동일한 이름과 약간의 조정을 거쳐 1970년부터 시행되었습니다(GOST 16487-70). 그 후속 버전은 GOST 16487-83이었으며, 1999년 1월 1일부터 이 표준은 GOST R 51141-98이라는 명칭으로 러시아 연방의 표준으로 시행되었습니다.

그 범위는 사무 및 보관 문제에 관한 모든 유형의 문서 및 문헌입니다. 이 표준에는 특정 주제 영역의 일반적인 개념을 포함하는 정의와 함께 표준화된 용어가 포함되어 있습니다. 기본적이고 관련성이 있는 용어는 "문서"라는 용어의 정의입니다. 문서화된 정보”, “문서 세부사항”, “문서의 법적 효력”, “문서화”, “문서화 시스템”, “보관 문서”, “보관 기금”, “문서 기금” 및 기타.

그러나 2012~2013년 문서관리 개념 도입으로 인한 용어체계의 대대적인 업데이트 및 변경으로 인해. VNIIDAD는 사무 및 보관 분야의 새로운 용어 표준을 개발하고 승인을 준비했으며, 이 표준은 2014년 3월 1일부터 도입될 예정입니다(이미 새로운 번호 포함).

GOST R 54471-2011

GOST R 54471-2011/ISO/TR 15801:2009 “전자 문서 관리 시스템. 문서 관리. 정보는 전자적으로 저장됩니다. 타당성과 신뢰성을 보장하기 위한 권장 사항”은 우리가 관심을 갖고 있는 표준 중 가장 “최근”입니다. 이는 2011년 10월 18일자 러시아 산업통상부의 명령 No. 466-st에 따라 2012년 8월 1일에 발효되었습니다. 표준의 적용은 자발적입니다.

이 문서는 EDMS를 사용하는 회사뿐만 아니라 다른 모든 사람에게도 유용할 것입니다. 왜냐하면 오늘날 절대적으로 모든 사람이 전자 통신 수단과 정보 전송을 사용하기 때문입니다. 이 표준은 비즈니스 및 기타 정보를 전자 형식으로 저장하기 위한 권장 사례를 설명합니다.

GSDOU

“관리를 위한 문서 지원 국가 시스템. 기본 조항. 문서 및 문서 지원 서비스에 대한 일반 요구 사항"은 1988년 소련 중앙 기록 보관소의 명령에 의해 승인되었습니다. 문서가 상당히 오래되었음에도 불구하고 국가예산교육기관은 더 현대적인 기준에 위배되지 않는 범위 내에서 여전히 운영되고 있습니다.

GSDO는 관리 활동을 문서화하고 정부 기관, 기업, 기관 및 공공 기관의 문서 작업을 구성하기 위한 통일된 요구 사항을 설정하는 일련의 원칙 및 규칙입니다. 이것은 진지하고 완전한 문서이지만, 불행히도 많은 문제가 이미 더 현대적인 표준에 의해 개정되었기 때문에 자주 참조할 필요는 없습니다.

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베라 이리티코바, 전문 문서 관리자, 문서 전문가, 문서 관리자 길드 전문가

“관리를 위한 문서 지원 국가 시스템. 기본 조항. 문서 및 문서 지원 서비스에 대한 일반 요구 사항"은 문서의 전체 이름이며 약칭 GSDOU로 더 잘 알려져 있습니다. 이 문서는 1988년 4월 27일 소련 주요 기록 보관소 이사회의 승인을 받았으며 1988년 5월 25일자 소련 주요 기록 보관소 명령 33호에 의해 승인되었습니다.

GSDOU는 USSD(Unified State System of Records Management)(M., 1974)의 기본 조항을 개발하면서 개발되었으며 USSDOU(Unified State Documentation Support for Management)라는 중간 버전이 있었습니다.

국가 예산 교육 기관은 이러한 프로세스에서 문서 작업의 기계화 및 자동화 수단이 적극적으로 사용되기 시작한 조건에서 관리 활동을 문서화하고 문서 작업을 구성하기위한 통일 ​​된 요구 사항을 설정하는 규칙과 원칙을 설정하고 자동화 제어 시스템 (ACS )는 국가 경제 부문 관리에 도입되었으며 문서뿐만 아니라 여기에 포함된 정보의 분류 및 통합도 필요했습니다. 국가 예산 교육 기관 및 국가 표준에 기초하여 조직은 사용되는 문서의 구성을 규제하고, 통일된 형태의 문서를 개발 및 적용하고, 현재 통합된 문서 형식의 작업표로 유지되는 작업표에 이를 확보해야 합니다. 조직에서 사용됩니다.

국가 예산 교육 기관은 모든 정부 기관, 기업, 기관 및 심지어 공공 기관에서 사무실 관리 시스템(유치원 교육 시스템)을 만들기 위한 통일된 조직 기반을 통합하는 주요 규범적이고 방법론적인 문서로 항상 간주되어 왔습니다. 헌장(철도, 민간 항공, 해상 및 하천 운송, 국방)을 기반으로 활동하는 소련 기관, 당, 노동 조합, Komsomol 조직 및 산업 관리 기관은 공식적으로 GSDOU의 대상이 아니었지만 준비 과정에서 그럼에도 불구하고 문서의 주요 세부 사항(저자, 날짜, 색인, 서명)은 일반 규칙을 준수했습니다.

국가 예산 교육 기관의 규제 측면은 국가 표준 GOST 6.38-90, GOST 6.10.5-87의 요구 사항을 기반으로 문서화 및 문서 실행에 대한 규칙이 필수라는 사실에 의해 보장되었습니다. 규제 및 기술 문서의 성격과 상태. GOST 6.10.4-84 및 GOST 6.10.1-88의 요구 사항은 세부 사항 준비 및 기계 판독 가능 문서(현재 전자 문서라고 함) 및 기계 작업에 대한 주 교육 기관의 규제 요구 사항을 기반으로 했습니다. 다이어그램. 모든 연합 분류자(OKPO, OKUD, OKVED 등 현재 전 러시아 분류자로 알려지고 표준 상태를 가짐)를 기반으로 기계 판독 가능한 문서의 세부 사항에 대한 통일되고 공식화된 설명 원칙은 여전히 ​​관련성이 있습니다. 현대 정보 시스템(예: MEDO)에서 사용됩니다. 모든 EDMS 기능의 기본은 분류자 및 참고서 시스템입니다.

문서 작업 구성 규칙과 국가 SDOU가 설정한 문서 흐름 원칙은 항상 방법론적 측면에서 고려되어 왔습니다. 소련의 주요 기록 보관소와 소련의 국가 표준은 개발 과정에서 유아원 교육 기관을 개선하기 위한 특정 전체 연합 규범 및 방법론적 틀을 개발할 것이며 부문별 및 공화당 부처는 일련의 규범적이고 권한의 틀 내에서 산업 분야의 문서 작업을 개선하기 위한 방법론적 문서입니다. GSDOU의 주요 조항은 1991년 VNIIDAD가 준비한 주요 조직 및 행정 문서의 포스터 및 교육 형식 컬렉션에 설명되어 있습니다.

불행하게도 행정 개혁의 결과로 Rosarkhiv는 이제 국내 사무의 방법론적 관리 기능을 상실했으며 Rosstat는 더 이상 통합 문서 양식을 승인하지 않습니다.

그럼에도 불구하고, 국가 예산 교육 기관의 일반 조항은 러시아 연방 부처 및 부서의 사무에 대한 표준 지침(1993)과 연방 집행 기관의 사무에 대한 두 가지 표준 지침 개발을 위한 기초로 개발되어 제공되었습니다. (첫 번째는 2000년 11월 27일 No. 68의 러시아 연방 기록 보관소의 명령에 의해 승인되었고, 두 번째는 같은 이름으로 2005년 11월 8일 No. 536의 문화부 명령에 의해 승인되었으며 등록되었습니다. 2006년 러시아 법무부에 의해 제정되었으며 2009년 사무규칙 승인으로 인해 무효가 되었습니다.)

현재 GSDO는 문서 관리 방법론에 의해 정당화되고 사무 관행에 의해 확인되는 높은 수준의 규칙과 원칙을 포함하는 방법론적 문서로 간주되어야 합니다. 이를 바탕으로 전자 문서 관리 시스템 도입의 맥락에서 국가 예산 교육 기관의 주요 조항을 주로 개발하고 지정하는 현대 사무의 규범적이고 방법론적인 기반이 구축되었습니다. 또한, 국가예산교육기관의 원칙과 규칙은 현재 사무실 관리에 관한 실무 매뉴얼을 작성한 많은 저자들에 의해 (불행히도 출처에 대한 각주 없이) 다시 언급되고 있습니다.

공식적으로는 국가예산교육기관이 폐지되지 않았으나 현재는 이미 출처로 분류될 수 있다. 규칙 시스템은 방법론적 원칙을 기반으로 계속해서 발전하고 있습니다.문서화, 문서 흐름 조직 및 조직의 문서 기금 형성. 이는 연방 행정부의 현재 사무 규칙(2009년 6월 15일자 러시아 연방 정부 법령 제477호에 의해 승인됨, 개정됨)에 의해 결정됩니다. 2011년 9월 7일), GOST R 6.30-2003, 문서 관리에 관한 GOST R 표준 ISO, 연방 행정부의 사무 지침 개발을 위한 방법론적 권장 사항(2009년 12월 23일자 Rosarkhiv 명령 No. 76에 의해 승인됨) , 조직 기록 보관소 작업에 대한 기본 규칙 (2002 년 2 월 6 일 Rosarkhiv 이사회에서 승인) 등 주제 결정, 전자 상호 작용 및 문서 흐름 구성, 전자 서명 유형 및 사용 규칙 등을 포함한 전자 문서 작업. 러시아 연방 정부의 법률 및 관련 규제법령에 의해 규제됩니다.

GOST에 따른 네비게이터

우리는 서기가 “이것이 어디에 기록되어 있습니까?”라는 성찬 질문에 답하는 데 도움이 되는 일종의 주제 색인을 제공합니다. "질문" 열에는 유치원 교육 기관의 업무에서 매일 발생하는 질문의 키워드가 포함되어 있습니다. "이 글은 어디에 쓰여 있나요?" 요청 시 정보를 읽을 수 있는 GOST 및 해당 조항에 대한 링크가 포함되어 있습니다(GOST를 제외하고 이 표에서는 GOST R 6.30-2003 구현을 위한 방법론적 권장 사항을 참조하여 "방법론적 권장 사항"이라고 함).

테이블

유치원 교육 기관 분야의 GOST에 따른 네비게이터

쇼 축소

국제 ISO 표준을 기반으로 개발된 문서 관리에 대한 러시아 연방 국가 표준은 간단하지만 별도의 검토가 필요합니다. 그들은 사무의 규범적이고 방법론적인 기초에서 자리를 잡습니다. 요구 사항을 구현하고 적용하려면 유치원 교육 기관의 직원은 최고의 전문성과 특별 교육이 필요합니다. "국제 문서를 기반으로 개발된 러시아 문서 관리 표준: 간략한 개요" 기사를 읽어보세요.