실행된 문서를 케이스별로 그룹화합니다. 문서를 케이스로 그룹화 케이스 구성에 대한 일반 원칙

3.5.1. 사건의 형성은 사건의 명명법에 따라 실행된 문서를 사건으로 그룹화하는 것입니다.

내용이 사건 제목과 일치하는 문서는 파일에 보관되지만 문서의 초안 및 이중 사본(특히 귀중한 문서 제외)과 관련 문서를 그룹화하는 것은 금지됩니다. 파일로 반환합니다.

3.5.2. 사례는 중앙 집중식 기록 보관(조직의 유아원 교육 기관 서비스) 및 분산 관리(유치원 교육 기관 책임자) 및 조직의 유아원 교육 기관 서비스를 통해 조직에서 형성됩니다.

사건의 형성은 조직의 기록 보관소와 필요한 경우 해당 국가 기록 보관소의 직접적인 방법론적 지침에 따라 수행됩니다.

3.5.3. 케이스를 구성할 때 다음 기본 요구 사항을 준수해야 합니다.

영구 및 임시 저장 문서는 별도의 파일로 그룹화해야 합니다.

각 문서의 사본 한 부를 파일에 포함합니다.

같은 연도의 문서를 파일로 그룹화합니다. 예외는 다음과 같습니다. 법원 사건; 이 사람이 조직에서 근무하는 전체 기간 동안 형성된 개인 파일 소집 기간 동안 그룹화되는 선출 기관 및 상임위원회, 대의원 그룹의 문서; 학년도 중에 생성된 교육 기관 문서, 연극 시즌 동안의 무대 활동을 특징짓는 연극 문서; 영화, 원고, 병력 등의 파일;

케이스에는 250매 이하, 두께가 4cm 이하이어야 합니다.

3.5.4. 케이스 내에서 문서는 해당 내용이 특정 문제를 일관되게 다루도록 배열되어야 합니다. 이 경우 문서는 연대순(수신일 - 수신일, 발신 - 출발일) 또는 저자 및 통신원의 알파벳순으로 정렬됩니다.

문서의 첨부 파일은 승인 또는 준비 날짜에 관계없이 관련 문서에 첨부됩니다.

250장이 넘는 부록은 별도의 책으로 구성되며 이에 대한 메모가 문서에 작성됩니다.

3.5.5. 관리 문서는 관련 애플리케이션과 함께 유형 및 연대순으로 케이스로 그룹화됩니다.

행정 문서에 의해 승인된 헌장, 규정, 지침은 부록이며 지정된 문서와 함께 그룹화됩니다. 독립된 문서로 승인된 경우 별도의 케이스로 그룹화됩니다.

핵심 활동에 대한 주문은 인력에 대한 주문과 별도로 그룹화됩니다.

직원에 대한 주문은 설정된 보존 기간에 따라 파일로 그룹화됩니다. 문서의 양이 많은 경우 조직 활동(고용, 해고 및 이전, 출장 등)의 다양한 측면과 관련된 인사 명령을 별도의 사례로 그룹화하는 것이 좋습니다.

상위 조직의 지침과 구현을 위한 문서는 조직의 활동 영역에 따라 파일로 그룹화됩니다.

승인된 계획, 보고서, 견적, 한도, 제목 목록 및 기타 문서는 해당 프로젝트와 별도로 그룹화됩니다.

활동 과정에서 기업은 수많은 문서를 수신하고 생성합니다. 문서의 빠른 검색 및 사용은 명확한 분류를 통해서만 가능하므로 문서 작업 구성의 주요 문제 중 하나는 사례 명명법을 개발하는 것입니다.

사례의 명명법은 각 열에 고유한 목적이 있고 올바른 완성이 필요한 통일된 형식에 따라 작성됩니다. 사례의 명명법은 다목적 문서입니다. 주요 목적은 문서를 체계화하여 실행 후 문서를 사례로 배포하고 기관의 문서 보관 시스템을 결정하는 것입니다. 각 케이스에는 보관 기간이 동일한 문서가 포함되어 있으므로 케이스의 명명법을 통해 문서의 가치를 초기에 조사할 수 있습니다. 사건 명명법에 따라 고정된 사건 색인은 문서를 등록할 때 사용됩니다.

또한 실행된 문서에 대한 참조 파일을 구성하기 위한 구성표로도 사용할 수 있습니다. 보관 기간이 최대 10년인 파일을 전달할 때 목록 대신 명명법을 사용할 수 있습니다. 영구 및 장기 저장 파일에 대한 목록을 작성할 때 파일 명명법도 사용합니다.

조직의 구조를 연구할 때 사례 목록은 참고 자료로 사용됩니다. 준비 및 실행을 위해 규범적이고 방법론적인 문서가 사용됩니다. 기록 보관 기관은 기관 파일의 명명법을 편집하기 위한 방법론적 매뉴얼을 개발했습니다.

문서를 분류하는 가장 간단한 방법은 문서를 케이스별로 그룹화하는 것입니다. 사례는 다음 기준에 따라 그룹화됩니다.

• · 명목상;
• · 주제별 질문;
• · 저자;
• · 특파원;
• 연대순

공칭 부호- 동일한 유형의 문서를 하나의 파일로 그룹화(주문서, 프로토콜 등)

제목-물음표 -이는 하나의 문제(예: 법원 사건 또는 새 교육 건물 건설에 관한 문서)에 대한 문서를 하나의 폴더에 결합한 것입니다.

특파원 사인 -특정 통신원과의 통신(예: Novaya Zarya 공장과의 통신)

연대순 기호(회계 문서) -문서의 시간 매개변수(1월 물품 선적 보고서)가 첫 번째 위치를 차지할 때 사용됩니다.

사건의 명명법은 모든 기관과 회사에 있어야 하며 활동 과정에서 생성된 모든 문서를 포괄해야 합니다. 사례 명명법에는 개인(특정 회사, 회사 부서의 경우), 근사치 및 표준의 세 가지 유형이 있습니다.

일반적이고 대략적인 명명법성격이 유사하고 필수인 조직을 위해 작성되었습니다.

이는 회사의 각 기능 부문에 대해 해당 부문의 주요 전문가가 참여하여 기록 보관 책임자에 의해 작성됩니다. 이는 기록 보관소와 동의하고 이 부서의 기록 보관 책임자가 서명합니다.

소규모 회사의 경우 사례 명명법은 책임자가, 대기업에서는 부서장이 승인합니다.

4개 사본으로 편집됨:

• · 첫 번째는 기관이나 회사의 사무 서비스에 저장됩니다.
• · 국가 기록 보관소의 두 번째;
• · 부서별 기록 보관소에서 세 번째;
• · 네 번째는 작업 사본입니다.

통합 사례 목록은 대규모 사례에 대해 작성되며 해당 단위의 모든 사례 목록 요약을 나타냅니다.

명명법은 다음 해 1월 1일부터 발효됩니다. 기관의 기능과 업무가 변경되지 않는 경우, 이전에 합의한 명명법은 적절한 수정을 통해 내년에 재인쇄되고 기관장의 승인을 받습니다. 적어도 5년에 한 번씩 명칭은 변경되어 재승인될 수 있습니다. 연중 승인된 케이스 명칭은 새로운 케이스로 보완될 수 있으며 케이스에 대해서는 제공되지 않으며 개별 케이스에 대한 보관 기간이 명시될 수 있습니다.

조직 파일의 완성된 문서 구성은 해당 연도에 승인된 파일 명명법에 따라 전체 기록 보관 연도에 걸쳐 수행됩니다. 연도 초부터 조직의 기록 보관소 업무에 대한 기본 규칙에 규정된 규칙에 따라 케이스 표지를 준비해야 합니다. 영구 및 임시(최대 10년) 보관 파일의 표지 형태도 GSOT 17914-72 "장기 보관용 파일 표지"에 의해 확립되었습니다. 유형, 품종, 기술 요구 사항."

사건의 명칭에 따라 개봉된 각 사건의 표지에는 조직명, 구조 단위명, 사건 색인, 사건 제목, 사건 날짜, 보관 기간 및 목록에 따른 물품 등의 정보가 포함되어 있습니다. 연초에 사건 표지에 포함된 정보는 새로운 데이터로 명확화되고 보완될 수 있습니다. 따라서 연말에만 제목을 명확히 할 수 있으며, 필요한 경우 사건의 여러 권이 구성된 경우 부제를 제공할 수 있습니다. 이 경우 사례 색인 옆에 "volume 1", "volume 2" 등을 쓸 수 있습니다.

연말에만 여우 수를 입력하고 형성 날짜를 명확히하여 첫 번째 문서와 마지막 문서의 정확한 날짜를 나타낼 수 있습니다. 사무에서 케이스를 작성할 때 케이스의 보관 코드는 표지에 표시되지 않습니다. 여기에는 다음이 포함됩니다. 조직이 영구 보관을 위해 케이스를 전송하는 국가 보관소의 이름; 자금 번호, 재고, 파일 - 이 정보는 조직의 아카이브에 저장하기 위해 파일이 전송된 후에 입력됩니다.

케이스 표지의 조직 이름은 명목 케이스에 전체가 표시되어 직접 종속되는 조직의 전체 이름을 나타냅니다(명목 케이스에서도). 조직이나 상위 조직이 공식적으로 약식 이름을 채택한 경우 전체 이름 뒤에 괄호 안에 표시됩니다. 예: 모스크바 인구 사회 보호 위원회(Komsotszashchity Moscow). 기록연도 중에 조직명이나 구조단위의 명칭이 변경되거나 사건이 다른 조직(부서)으로 이관된 경우에는 표지에 해당 기관 또는 접수기관(부서)의 새로운 명칭을 추가하고, 이전 하나는 괄호 안에 표시됩니다. 목록에 따른 케이스 색인, 케이스 제목, 유효 기간 및 품목은 케이스 명칭에서 케이스 표지로 옮겨집니다.

첫 번째 집행 문서가 제출되면 사건이 시작된 것으로 간주됩니다. 문서를 사건으로 구성하는 작업은 사무원이나 사건 형성에 대한 기본 요구 사항을 알고 있는 특별히 임명된 사람이 수행해야 합니다.

• · 집행 문서 획득;
• · 디자인의 정확성, 법적 효력을 보장하는 모든 세부 사항 및 문서 작업 완료를 나타내는 표시가 있는지 확인합니다.
• · 사건의 명명법에 따른 사건의 집행 문서 배포 : 사건의 제목과 내용이 일치하는 문서는 사건에 배치되지만 초안 및 이중 사본을 사건으로 그룹화하는 것은 금지됩니다. 반환할 서류.

각 문서의 사본 한 개씩 파일에 보관되며 특히 귀중한 문서에 대해서는 예외가 적용될 수 있습니다. 항상 충족해야 하는 주요 요구 사항은 영구 및 임시 보관 기간이 포함된 문서를 별도의 파일로 구성하는 것입니다. 파일의 두께는 4cm를 초과할 수 없으며 한 권에 20장을 초과할 수 없으며, 문서는 특정 순서로 파일 내에 위치해야 합니다. 조직의 기록 보관소 운영 기본 규칙에 따라 파일 내의 문서는 해당 내용이 특정 문제를 일관되게 다루도록 정리되어야 합니다. 일반적으로 문서는 날짜의 이전 문서부터 시작하여 최신 문서로 끝나는 시간순으로 파일에 있습니다. 문서는 연대순을 반영하는 일련번호(순서)에 따라 정렬될 수 있습니다. 역연대순은 문서를 파일로 구성할 때 종종 사용됩니다. 예를 들어 개인 파일을 생성할 때 앞의 문서가 사건의 끝에 있고 나중의 문서가 사건의 시작 부분에 있을 때입니다. 이렇게 하면 사용이 간편하고 다른 문서를 제출할 때 파일에서 문서를 제거할 필요가 없습니다. 이러한 사례가 보관 저장소로 전송되면 일반적인 연대순 순서를 보장하기 위해 재배열됩니다.

개별 문서 범주의 케이스를 생성할 때 다음 규칙도 따릅니다.

• · 행정 문서는 관련 부속서와 함께 파일로 구성됩니다.
• · 응답 문서가 요청 문서 바로 뒤에 배치되는 방식으로 서신은 파일로 그룹화됩니다.
• · 문서의 첨부 파일은 승인 날짜 또는 준비 날짜에 관계없이 관련 문서에 첨부됩니다. 250매 이상의 응용프로그램은 별도의 볼륨으로 구성되며 이에 대한 메모가 문서에 작성됩니다.
• · 승인된 문서는 항상 프로젝트와 별도로 생성됩니다.
• · 특정 범주의 문서를 생성할 때 사건의 내부 목록(개인 파일, 특히 귀중한 문서가 포함된 파일)을 즉시 작성해야 합니다.
• · 시민이 항소하는 사건은 신청인의 가나다순으로 구성됩니다. 한 명의 신청자와 관련된 모든 문서는 독립적인 그룹을 구성합니다. 이 문서 그룹에 대해 반복적인 요청이 접수됩니다.
• · 내부에는 문서가 시간순으로 정렬되어 있습니다.

사례 문서의 작성은 생산 연도 초부터 시작됩니다. 이미 언급한 바와 같이 문서를 제출할 때는 "코로나" 유형의 폴더를 사용하는 것이 가장 좋습니다. 조직에서는 일이 일어나는 경향이 있습니다. 분산형 방식으로 구성됩니다. 소규모 조직에서만 유치원 교육 기관 서비스를 통해 사례를 중앙 집중적으로 구성하는 것이 가능합니다. DOU 서비스는 분산화된 구성으로 조직의 관리 문서 중 가장 중요한 부분의 안전을 보장하고 나머지 문서는 구조적 분할로 구성됩니다. 사건 형성의 정확성은 유치원 교육 기관 서비스, 조직의 기록 보관소 및 주 기록 보관소에서 모니터링됩니다. 위의 모든 요구 사항은 주로 전통적인 방식으로 케이스를 구성하는 데 적용됩니다.

어린이를 위한 해열제는 소아과 의사가 처방합니다. 그러나 아이에게 즉시 약을 투여해야 하는 열이 나는 응급 상황이 있습니다. 그러면 부모가 책임을 지고 해열제를 사용하게 됩니다. 유아에게 무엇을 줄 수 있습니까? 나이가 많은 어린이의 체온을 어떻게 낮출 수 있습니까? 어떤 약이 가장 안전한가요?

소규모 조직에서는 경영 문서 지원 서비스 또는 비서와 함께 업무가 중앙에서 형성됩니다. 조직 규모가 큰 경우 관리 문서는 관리 문서 지원 서비스에서 생성되어 저장되며, 기타 문서는 파일로 그룹화되어 작업된 구조 단위로 저장됩니다.

소송 형성 규칙 및 절차

사례의 형성은 다음에 포함된 규칙에 따라 수행됩니다. 작업 아카이브의 기본 규칙조직, 사무에 대한 표준 지침연방 행정부에서.

연도 초에 사례 목록에 나열된 모든 사례에 대한 폴더가 준비됩니다.

표지는 다음을 나타냅니다.

• 조직 이름(전체 및 단축)
• 구조 단위의 이름;
• 사례 명명법에 따른 사례 지수;
• 사건의 제목은 사건의 명칭과 완전히 일치합니다.
• 케이스 보관 기간.

케이스를 구성할 때는 여러 가지 규칙을 따라야 합니다. 이를 구현하면 항상 문서의 저장 위치를 ​​올바르게 결정하는 데 도움이 됩니다.

케이스에만 넣어요 완료되고 올바르게 실행된 문서, 모양과 내용이 제목과 일치합니다. 파일에 문서의 초안 및 이중 사본을 포함하는 것은 금지되어 있습니다.

영구 보관 기간과 임시 보관 기간이 있는 문서는 하나의 파일로 그룹화되지 않는다는 점을 기억할 필요가 있습니다.

규칙이 있습니다. 두께가 4cm 이하인 케이스에 250매 이상 넣지 마십시오.. 이러한 조건은 정보 검색을 위한 최적의 조건을 제공하며, 보관용 파일을 준비할 때 최소한의 인건비를 제공합니다. 이 사건과 관련된 문서가 추가로 생성되면 동일한 제목으로 새 권이 생성됩니다.

사무 1년 이내에 형성됩니다.. 교육 기관에서는 문서가 일반적으로 학년도(즉, 9월부터 8월까지) 동안 그룹화됩니다. 그러나 여러 가지 범주의 사례를 형성하는 데는 특정한 특이성이 있습니다. 여기에는 법원 사건, 결정이 역년(학업) 연도를 넘어 연장되는 사건이 포함됩니다. 전체 작업 기간 동안 선출된 위원회 및 창작 그룹의 업무가 구성됩니다.

주요 활동별로 직원별 주문과 별도로 그룹화해야 합니다. 직원에 대한 주문은 설정된 보존 기간에 따라 파일로 그룹화됩니다.

케이스 내부의 서류도 체계화하다. 애플리케이션과 함께 비즈니스로 발전 문서 유형 및 연대순. 즉, 이전 날짜의 문서가 먼저 배치되고 이후 문서가 배치됩니다. 시간순, 번호순으로 정리했습니다.

첨부 파일은 일반적으로 관련된 문서에 첨부됩니다. 첨부 파일이 큰 경우 적절한 제목이 포함된 별도의 파일을 구성할 수 있습니다.

사업체를 설립할 때 일치응답 편지는 요청 편지 뒤에 배치된다는 점을 고려해야 합니다. 이는 이니셔티브 문서와 관련하여 연대기 원칙이 준수됨을 의미합니다.

기획 및 보고 문서생성 시간에 관계없이 해당 연도의 파일에 저장됩니다. 연간, 분기별, 월별 계획이 별도로 저장됩니다.

별도의 케이스에 배치 시민들의 호소, 알파벳 순서로 정렬합니다. 동시에 조직 업무 문제에 대한 시민의 제안, 진술 및 불만 사항과 고려 및 실행을 위한 모든 문서는 개인 문제에 대한 시민의 진술과 별도로 그룹화됩니다.

개인 파일의 문서받은 순서대로 정리했습니다.

전자문서데이터베이스는 종이 문서와는 별도로 조직의 파일 명칭에 따라 전용 컴퓨터의 하드 드라이브에 파일(폴더, 디렉토리)로 구성됩니다. 전자 데이터베이스는 별도의 파일로 구성됩니다.

케이스 보관

형성되고 완성된 케이스는 조직의 아카이브로 전송될 때까지 구조 단위로 저장됩니다. 문서를 안전하게 보관하고 빛과 먼지로 인한 부정적인 영향으로부터 보호합니다. 캐비닛, 금고 또는 엘리베이터 파일 캐비닛.

상황이 안정되고 있어요 선반에 수직으로. 각 사례의 척추에는 명명법 색인이 표시되어 있습니다. 캐비닛 도어 안쪽에 부착해야 합니다. 필요한 문서를 찾으려면 명명법에서 해당 사례의 번호를 찾은 다음 동일한 번호의 폴더를 찾으십시오.

직원이 업무를 수행하려면 이미 파일로 편집된 문서가 필요할 수 있습니다. 이 경우 파일에서 추출된 문서 대신 대체 시트가 배치됩니다. 대체 시트에는 문서의 번호와 날짜, 간략한 내용, 문서가 발행된 시기와 대상이 표시됩니다. 전체 발급된 케이스의 경우 대체 카드가 작성됩니다. 발급된 케이스 번호, 발급 날짜, 발급 대상, 케이스 반환 후 수령 및 수락 시 서명 기간을 나타냅니다. 대체 카드는 발급된 케이스가 있는 캐비닛에 보관됩니다.

연방 행정부의 사무 규칙에 따라 영구 및 임시(10년 이상) 저장 파일은 아카이브로 전송됩니다.연방 집행 기관은 구조 단위의 사용 또는 보관 개시일로부터 1년 이상 3년 미만입니다. 사건을 연방 집행 기관의 기록 보관소로 이전하는 것은 연방 집행 기관의 구조 부문에서 편집된 영구 보관, 임시(10년 이상) 보관 및 인사 기록 목록을 기반으로 수행됩니다. 임시(최대 10년 포함) 보관 사례는 연방 집행 기관의 기록 보관소로 이전되지 않으며 규정된 방식으로 파기될 수 있습니다.

사건의 구성은 사건의 명명법에 따라 실행된 문서를 사건으로 그룹화하고 사건 내 문서를 체계화하는 것입니다.

케이스는 구조적 분할(분산형)으로 구성됩니다.

실행된 문서는 채택된 기록 보관 시스템에 따라 유언집행자가 15일 이내에 유아원 교육 기관 서비스 또는 구조 부문의 기록 보관 책임자에게 제출하여 사건의 작성을 완료해야 합니다.

올바른 사례 형성에 대한 통제는 유치원 교육 기관 서비스에서 수행됩니다.

케이스를 구성할 때 다음 규칙을 준수해야 합니다.

명명법에 따른 사건 제목에 따라 사건에 실행된 문서만 배치합니다.

양도 가능한 케이스를 제외하고 동일한 연도의 문서를 케이스로 그룹화합니다. 영구 및 임시 저장 문서를 파일로 분리합니다.

팩스 및 전화 메시지의 사본을 일반적으로 파일에 보관합니다.

반환해야 하는 문서, 추가 사본 또는 초안은 포함하지 마십시오. 케이스의 부피는 250매를 초과해서는 안 됩니다.

한 사건에 여러 권(부분)이 있는 경우, 사건의 색인과 제목을 각 권에 표시하고 “t. 1", "티. 2" 등

사건 내의 문서는 시간순, 질문-논리적 순서 또는 그 조합으로 배열됩니다.

사건등록 – 이는 설정된 규칙에 따라 저장할 파일을 준비하는 절차로, 두 단계로 구성됩니다.

사례의 초기 등록은 설립 시(첫 번째 문서가 배치되기 직전) 수행되고, 최종(전체) 등록은 연도 말(롤링 사례의 경우 - 종료될 때)에 수행됩니다. 보관 저장소로 이전할 케이스를 준비할 때 케이스 추가 등록이 수행됩니다.

사건의 초기 등록에는 표지의 세부 사항을 작성하고(일부 예외 있음) 표지에 사건을 증명하는 문서를 배치하는 작업이 포함됩니다. 표지 등 부분에는 케이스 번호를 나타내는 스티커가 부착되어 있으며, 여러 권(파트)으로 구성된 케이스의 경우 케이스의 권(파트) 번호를 표시합니다.

최종(전체)등록(영구보관, 임시(10년 이상)보관, 개인파일의 경우 전체등록 대상이며, 임시(최대 10년)보관의 경우 부분적으로 처리하여 시트보관이 가능함) 번호가 매겨지지 않은 폴더에 케이스에 포함된 문서, 문서 인증 시트를 준비하지 않음)에는 일련의 작업의 순차적 구현이 포함됩니다.

이전에 채워지지 않은 케이스 커버 세부 정보 작성(부록 1) 사례 페이지 번호 매기기; 사건의 인증 시트 (인증 메모) 작성 (부록 2)

사례 문서의 내부 목록 작성(경우에 따라) 사건의 바인딩 (바인더 또는 바인딩); 사건의 완전성과 정확성을 확인합니다.

사건 등록은 다음 규칙에 따라 구조 부서의 기록 보관 책임자 또는 유아원 교육 서비스 직원이 수행합니다.

케이스 커버 세부정보 작성 (앞면) – 최초 등록시 가장 먼저 표시 비즈니스 이름(공식 이름 (약칭은 전체 이름 뒤에 괄호 안에 표시됨) 및 구조 단위 (기업의 승인 된 조직 구조에 따라)에 따라 명목상의 경우 전체입니다.

인덱싱 사건에는 사건의 명명법에 따라 사건의 디지털 명칭을 적용하는 것이 포함됩니다. 여러권(파트)으로 구성된 경우에는 해당 권(파트)의 일련번호를 표시합니다.

사건 제목 사건의 명명법에 따라 표시됩니다(필요한 경우 처음에 표시된 제목을 명확히 할 수 있습니다).

날짜 초등학생 사건 등록(볼륨, 부분)은 사건이 개시된 날짜입니다(날짜와 연도는 아라비아 숫자로 표시되고 월은 단어로 표시됩니다). 사건이 마무리되면 다음과 같이 표시됩니다. 종료일(마감일)

유통기한 (파일의 저장 기간에 대한 정보는 표준 문서 목록(기업 활동에서 생성됨)에 제공된 저장 기간을 확인한 후 승인된 파일 명명법에 따라 표시됩니다. 영구 저장 파일의 표지에는 다음 표시가 나타납니다: "영구적으로 보관");

보관 암호 - 영구 저장 파일(펀드 번호, 재고, 아카이브 파일)은 먼저 연필로 작성됩니다. 최종(“잉크”) 버전은 관련 보관 기관의 EPC가 승인한 요약 목록의 연간 섹션에 해당 파일이 포함된 후에만 부서별 보관소에서 완료됩니다(영구 저장 파일의 표지에는 다음을 위한 공간이 남아 있음). 저장을 위해 파일이 전송될 아카이브의 이름과 OKPO에 따른 아카이브 코드)

매수 – (인증 표시에 따라) 번호를 기준으로 표시됩니다. 번호 매기기는 각 시트의 오른쪽 상단에 연필로 이루어집니다. 다음 규칙이 준수됩니다.

사건 파일의 시트 번호 매기기는 직접(오름차순) 순서로 수행됩니다.

사건의 여러 부분(볼륨)에 있는 사건 시트는 적절한 범위 내에서 번호가 매겨져 있습니다.

부품(볼륨);

파일에 포함된 사진, 그림, 도표 및 기타 항목의 번호 매기기

예시 자료는 왼쪽 상단에 숫자가 표시된 뒷면에 작성되어 있습니다.

케이스에 첨부 파일이 포함된 봉투의 번호 매기기는 다음과 같이 수행됩니다.

"봉투 - 첨부 파일" 순서로 각 첨부 파일에 고유한 번호가 할당됩니다.

인증 시트와 케이스의 내부 목록에는 번호가 매겨져 있지 않습니다.

케이스 시트의 번호 매기기가 완료되면 시트별로 정확성이 확인됩니다. 오류(번호 누락 또는 반복)가 감지되면 잘못 번호가 매겨진 시트와 모든 후속 시트의 번호가 다시 매겨집니다.

시트 번호 매기기를 마친 후 별도의 시트에 있는 파일을 인증하세요. 인증서가 발급됩니다 , 파일의 시트 수에 대한 정보와 개별 문서의 기능(그림, 사진, 그림)이 표시됩니다. 인증 편지는 편집자에 의해 서명됩니다(서명 사본, 위치 및 준비 날짜 표시).

문서 유형, 제목에 따라 작성된 경우 특정 범주의 문서를 영구 및 임시 저장 기간(10년 이상)이 있는 파일의 일부로 기록합니다.

이 문서의 구체적인 내용을 공개하지 않습니다. 개인 파일에 포함된 문서에 대한 내부 문서 목록도 제공됩니다. 사건 문서의 내부 목록은 규정된 형식(부록 3)으로 별도의 시트에 작성되며 사건 문서의 일련 번호, 색인, 날짜 및 제목, 사건 시트 번호에 대한 정보가 포함되어 있습니다. 관련 문서가 있습니다. 사건 문서의 내부 목록을 위해 최종 기록이 작성됩니다. 내부 인벤토리에 포함된 문서 및 내부 인벤토리 시트의 수를 숫자와 단어로 나타냅니다. 사건 문서의 내부 목록은 컴파일러에 의해 서명된 후(서명 사본, 위치, 편집 날짜 표시) 앞 표지 안쪽에 접착됩니다.

파일 정리 및 바인딩 추가 보관 중에 문서를 기계적 손상으로부터 보다 안정적으로 보호하기 위해 제작되었습니다.

파일링(제본)할 파일을 준비할 때는 먼저 문서에서 금속 고정 장치(핀, 종이 클립)를 제거해야 합니다. 케이스를 구성하는 문서는 4개의 구멍이 있는 단단한 판지 덮개에 보관되거나 케이스를 열면 어디에서나 텍스트를 자유롭게 읽을 수 있도록 제본됩니다.

위의 모든 절차를 완료한 후에는 사건의 완전성과 정확성을 확인하는 것이 필수입니다. (앞 표지 세부 사항, 증명서 내용 및 내부 재고 목록의 완전성과 정확성에 특히 주의하십시오.) 만약에 어떠한).

완성된 파일은 현재 설립 장소 또는 유치원 교육 기관(사무실) 서비스에 보관되며, 적절한 준비(추가 등록) 후 임시 보관을 위해 기업 아카이브로 전송됩니다.

부록 1

케이스 형성- 사건의 명명법과 사건 내 체계화에 따라 실행된 문서를 사건으로 그룹화하는 것입니다.

실행된 문서에는 해당 문서가 실행되었음을 나타내는 표시가 있어야 하며(요구사항 28) 실행이 완료된 날 파일에 배치되어야 합니다. 이 간단한 규칙을 엄격히 준수하면 문서 손실을 방지하고 안전을 보장할 수 있습니다.

사건을 구성할 때 내용이 사건 제목과 일치하는 문서가 배치되지만 문서의 초안 및 이중 사본(특히 귀중한 문서 제외)을 그룹화하는 것은 금지됩니다. 반환 대상 문서를 케이스에 넣습니다.

사례는 중앙 집중식 기록 관리(조직의 기록 관리 서비스, 분산형)를 통해 구조 단위(책임자) 및 조직의 기록 관리 서비스를 통해 조직에서 형성됩니다. 동시에 파일 형성은 조직 아카이브의 직접적인 방법론적 지침에 따라 수행되며, 필요한 경우 해당 상태 아카이브도 수행됩니다.

케이스를 구성할 때 다음 기본 요구 사항을 준수해야 합니다.

유효기간이 최대 10년인 케이스의 두께는 10cm를 초과해서는 안 됩니다.

한 케이스에 여러 권(부분)이 있는 경우 각 권에 “T.1”, “T.2” 등을 추가하여 해당 케이스의 색인과 제목을 배치합니다.

케이스 내에서 문서는 해당 내용이 특정 문제를 일관되게 다루도록 배열되어야 합니다. 이 경우 문서는 연대순(수신일 - 수신일, 발신 - 출발일) 또는 저자 및 통신원의 알파벳순으로 정렬됩니다.

문서의 첨부 파일은 승인 또는 준비 날짜에 관계없이 관련 문서에 첨부됩니다. 250장이 넘는 부록은 별도의 책으로 구성되며 이에 대한 메모가 문서에 작성됩니다.

조직 및 관리 문서는 다음 규칙을 고려하여 관련 부록과 함께 유형 및 연대순으로 파일로 그룹화됩니다.

명령 발행의 기초가 되는 문서(신청서, 증명서, 행위, 메모)를 명령과 별도로 그룹화할 수 있습니다.

계획 및 보고 문서(계획, 응용 프로그램, 견적, 보고서)는 준비 시간이나 수령 날짜에 관계없이 해당 내용이 속한 연도의 파일에 배치됩니다. 예를 들어, 2008년 보고서는 2009년에 작성되었지만 2008년 파일에 배치됩니다. 반대로 2009년 계획은 2008년에 작성되어 2009년 파일에 포함됩니다. 장기 계획은 운영 첫 해부터 시작되어야 합니다.

추가 정보:

_____
1 GOST R 7.0.8-2013. 정보, 사서 및 출판에 관한 표준 시스템. 기록 보관 및 보관. 용어 및 정의. - 입력하다. 2014-03-01. - M.: FSUE "Standardinform", 2014. - 항목 98.
2 쿠즈네초프 S.L. 관리 문서 지원을 위한 최신 기술: 2판, 개정 및 확장. – M.: 출판사 “TERMIKA”, 2014 – 288 p.
3 2002년 2월 6일 Rosarkhiv 이사회의 결정에 의해 승인된 조직 기록 보관소 작업에 대한 기본 규칙 - 섹션 3.5.
4 동일합니다. – 섹션 3.5.
5 상동. – 섹션 3.5.
6 2009년 12월 23일자 연방 기록 보관소 명령에 따라 승인된 연방 행정부의 사무 지침 개발을 위한 방법론적 권장 사항 No. 76. – 부록 No. 21.
7 같은. – 부록 21번.
8 2002년 2월 6일 Rosarkhiv 이사회의 결정으로 승인된 조직 기록 보관소 작업에 대한 기본 규칙 - 섹션 3.5
9 동일합니다. – 섹션 3.5.
10 동일. – 섹션 3.5.
11 쿠즈네초프 S.L. 관리 문서 지원을 위한 최신 기술: 2판, 개정 및 확장. – M.: 출판사 “TERMIKA”, 2014 – 288 p.
12 동일.

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파일은 하나의 문제 또는 활동 영역과 관련된 문서 또는 문서 세트로, 별도의 표지에 배치되고 동일한 유효 기간을 갖습니다. 조직 기록 보관소 운영 기본 규칙에 따라 파일 형성은 실행된 문서를 명명법에 따라 파일로 그룹화하는 것입니다. 여기에는 내용의 제목에 해당하는 문서가 포함되어 있지만 문서의 초안 및 이중 사본(특히 귀중한 문서 제외) 및 반환 대상 문서를 그룹화하는 것은 금지되어 있습니다.

사례는 중앙 집중식 기록 관리(조직의 기록 관리 서비스, 분산형)를 통해 구조 단위(기록 관리 책임자) 및 조직의 기록 관리 서비스를 통해 조직에서 형성됩니다.

사건의 형성은 조직의 기록 보관소와 필요한 경우 해당 국가 기록 보관소의 직접적인 방법론적 지침에 따라 수행됩니다. 이를 형성할 때 다음이 필요합니다.

다음 기본 요구 사항을 준수하십시오. 영구 및 임시 저장 문서는 별도의 파일로 그룹화되어야 합니다. 각 문서의 사본 한 부를 파일에 포함합니다. 같은 연도의 문서로 그룹화합니다.

예외는 다음과 같습니다: 양도 가능; 사법; 이 사람이 조직에서 근무하는 전체 기간 동안 형성된 개인 파일 선출된 기관 및 그 상임위원회의 문서, 소집 기간 동안 그룹화된 대의원 그룹의 문서; 학년도 중에 생성된 교육 기관 문서, 연극 시즌 동안의 무대 활동을 특징짓는 연극 문서; 영화, 원고, 병력 등의 파일; 케이스에는 두께가 4cm 이하인 시트가 250장 이하로 들어 있어야 합니다.

케이스 내에서 문서는 해당 내용이 특정 문제를 일관되게 다루도록 배열되어야 합니다. 이 경우 문서는 시간순(수신일 기준 수신 문서, 출발 날짜 기준 발신 문서) 또는 저자 및 통신자별 알파벳순으로 정렬됩니다. 문서의 첨부 파일은 승인 또는 준비 날짜에 관계없이 관련 문서에 첨부됩니다. 250장이 넘는 부록은 별도의 책으로 구성되며 이에 대한 메모가 문서에 작성됩니다. 행정 문서는 관련 응용 프로그램과 함께 유형 및 연대순으로 케이스로 그룹화됩니다.

행정 문서에 의해 승인된 헌장, 규정, 지침은 부록이며 지정된 문서와 함께 그룹화됩니다. 독립된 문서로 승인된 경우 별도의 케이스로 그룹화됩니다. 핵심 활동에 대한 주문은 인력에 대한 주문과 별도로 그룹화됩니다. 직원에 대한 주문은 설정된 보관 기간에 따라 그룹화됩니다.

문서의 양이 많은 경우 조직 활동(채용, 해고 및 이전, 출장 등)의 다양한 측면과 관련된 인사 명령을 별도의 케이스로 그룹화하는 것이 좋습니다. 상위 조직의 지침과 실행 문서는 조직의 활동 영역에 따라 그룹화됩니다. 승인된 계획, 보고서, 견적 및 기타 문서는 해당 프로젝트와 별도로 그룹화됩니다. 개인파일의 문서는 접수된 시간순으로 정리됩니다.

급여에 따른 근로자 및 직원의 개인 계정은 별도의 파일로 그룹화되어 성의 알파벳순으로 정렬됩니다. 조직의 업무에 관한 시민의 제안, 진술 및 불만 사항과 고려 및 실행을위한 모든 문서는 개인 문제에 대한 시민의 진술과 별도로 그룹화되며 일반적으로 1 년 동안 그룹화되고 연대순으로 체계화됩니다. 응답 문서는 요청 문서 뒤에 위치합니다. 전년도에 시작된 특정 문제에 대한 서신이 재개되면 해당 문서는 올해 파일에 포함되어 전년도 파일의 색인을 나타냅니다. 조직 활동의 세부 사항에 따라 서신은 학년도, 선출 기관 소집 기간 등을 기준으로 그룹화될 수도 있습니다. 모든 파일은 저장 기간에 따라 다음 범주로 구분됩니다. - 영구 저장 파일; - 저장 기간이 10년 이상인 임시 저장 파일 - 저장 기간이 최대 10년인 임시 저장 파일입니다.

보관 기간이 최대 10년인 임시 저장 파일은 원칙적으로 조직의 아카이브로 이전되지 않습니다. 사례는 사무실 관리 서비스(조직이 문서 작업의 중앙 집중식 형식을 사용하는 경우) 또는 파일로 구성된 위치의 구조 단위(분산형 또는 혼합 형식의 경우)에 저장됩니다. 소규모 조직에서는 문서 지원 서비스에 파일을 중앙에 저장하는 것이 좋습니다. 문서화를 담당하는 구조 단위 책임자와 직원은 문서 및 파일의 안전을 보장합니다. 파일은 문서의 완전한 안전을 보장하는 잠긴 캐비닛과 테이블에 위치한 작업실이나 이 목적을 위해 특별히 지정된 방에 보관됩니다.

문서 검색의 효율성을 높이기 위해 케이스 명칭에 따라 케이스를 배열하고, 케이스 내부 캐비닛 도어에 사본을 배치합니다. 명명법에 따른 케이스 번호는 케이스 커버의 등뼈에 표시되어 있습니다. 적합하지 않은 데스크톱에 문서를 저장하는 것은 금지되어 있습니다. 단체회의의 음반이 담긴 자기테이프는 사무총장이 보관한다. 회의 날짜와 녹음 시간을 나타내는 표시가 테이프와 상자에 표시됩니다.

단체의 비서는 그들의 안전을 책임집니다. 제3자 기관에 대한 케이스 발행은 해당 기관장의 허가를 받아 수행됩니다. 발급된 케이스에 대해 대체 파일 카드가 생성됩니다(부록 16 참조).

보관기간 만료 후, 보관기간이 최대 10년인 임시보관파일은 경영진 직원이 매년 실시하는 문서가치 조사 결과에 따라 작성된 행위에 따라 파기됩니다. 방법론적 아카이브 관리 대상 조직의 중앙전문가위원회(CEC) 또는 전문가위원회(EC)와 함께 문서 지원 서비스를 제공합니다. 저장 대상이 아닌 파일의 파기 할당에 관한 법률의 형식은 부록 15에 나와 있습니다. 해당 법률이 해당 연도의 1월 1일까지 제공된 저장 기간이 만료된 경우 해당 사례가 해당 법률에 포함됩니다. 작성. 예를 들어, 2005년에 3년의 저장 기간으로 완료된 파일은 2009년 1월 1일 이후에 작성되는 법안에 포함될 수 있습니다. 저장 대상이 아닌 파일의 파기 할당에 관한 법안이 작성됩니다. 전체 조직의 파일에 적용됩니다. 법이 여러 부서의 업무를 나타내는 경우 해당 부서의 사건 제목 그룹 앞에 각 부서의 이름이 표시됩니다.

파기 대상으로 선택된 유사한 사건의 제목은 이 그룹에 할당된 사건의 수를 나타내는 공통 제목 아래에 행위에 포함됩니다. 파기 대상 사건은 처리(폐기)를 위해 이송됩니다. 케이스 양도는 양도 날짜, 양도할 케이스 수 및 폐지 무게를 나타내는 수락 메모로 공식화됩니다. 폐기를 위한 적재 및 제거는 보관 문서의 안전 보장을 담당하는 직원의 감독하에 수행됩니다.

아카이브로 전송할 영구 및 임시(10년 이상) 저장 파일 선택 결정, 구조 단위로 저장할 임시 저장 기간이 있는 파일 선택, 저장 기간이 지난 연도의 파일 파기 할당 만료된 경우 유가 문서를 검토하여 결정됩니다. 문서의 가치에 대한 조사는 아카이브의 방법론적 지침에 따라 조직의 중앙선거관리위원회(EC)와 함께 관리 문서 지원 서비스 직원이 매년 수행합니다. 영구 및 임시(10년 이상) 보관할 문서의 선택은 파일을 시트별로 검토하여 수행됩니다.

사건 제목만을 근거로 보관 및 파기할 문서를 선택하는 것은 허용되지 않습니다. "EPC"("전문가 검증 위원회")로 표시된 사례는 영구 보관 대상인 구성 문서를 식별하고 격리하기 위해 시트별로 검토됩니다. 영구 보관 문서가 포함된 "EPK"라고 표시된 케이스는 재편성될 수 있습니다. 구성과 분리된 영구보관 문서는 동종케이스에 첨부되거나 독립케이스로 등록됩니다.

임시 보관의 나머지 문서를 포함하는 파일의 보관 기간은 보관 기간을 나타내는 문서 목록 또는 조직 파일의 명칭에 따라 결정됩니다. 동시에 문서의 가치를 조사할 때 조직 파일 명칭의 품질과 완전성, 파일 보관 기간 결정의 정확성을 확인합니다. 조직의 문서 가치 조사 결과를 바탕으로 위에서 언급한 저장 대상이 아닌 파일 파기 할당에 관한 법률 외에도 조직은 영구 문서 목록을 작성합니다(부록 17). 임시(10년 이상) 보관(부록 18) 및 인력(부록 19)).

지정된 목록과 행위는 조직의 중앙집행위원회(EC) 회의에서 동시에 고려됩니다. 중앙집행위원회(EC)가 승인한 행위 및 목록은 보관 기관의 EPC가 영구 보관 케이스 목록을 승인한 후에만 조직의 책임자가 승인합니다. 기록 보관 기관은 영구 보관할 파일 선택의 정확성을 확인하고, 필요한 경우 조직 기록 보관소 운영 기본 규칙에 따라 임시 보관 또는 파기하도록 선택한 사례를 목록에 포함하도록 요구할 권리가 있습니다. 따라서 조직은 영구 보관 케이스 목록 보관 기관의 EPC 승인 후에만 이러한 행위에 포함된 파일을 파기할 권리가 있습니다.

사건의 형성 사건의 명명법에 따라 집행된 문서를 사건으로 그룹화하고 사건 내 문서를 체계화하는 것을 말합니다.*

* GOST R 51141-98 기록 보관 및 보관. 용어 및 정의, s.Z.

문서가 실행된 후에는 적절한 파일에 배치되고 그 안에서 체계화됩니다. 사건은 처음으로 실행된 문서가 나타나는 순간부터 시작된 것으로 간주됩니다.

필요한 문서와 해당 문서의 안전을 빠르게 검색할 수 있으므로 파일에 문서를 올바르게 배포하는 것이 매우 중요합니다.

현재 사례의 형성 및 실행에 대한 통일된 요구 사항이 개발되었습니다. 이는 국가 문서 관리 시스템 및 부서 기록 보관소 운영 기본 규칙에 명시되어 있습니다. 기존 표준을 기반으로 한 파일의 형성, 저장 및 등록 절차는 특정 조직의 사무실 관리 지침에 명시되어야 합니다. 이를 통해 작업 및 문서의 세부 사항을 고려할 수 있습니다.

소규모 조직에서는 사무를 담당하는 직원(예: 비서)이 중앙에서 파일을 편집하고 저장합니다. 대규모 기관이나 조직에서는 문서가 생성되거나 실행된 장소에서 구조적 단위로 사례가 구성됩니다. 관리 문서, 관리자의 서신 및 가장 중요한 내부 문서가 작성되어 관리 사무실이나 사무국에 보관됩니다.

명명법에 명명된 각 사례에 대해 별도의 폴더(바인더 폴더 또는 레코더 폴더)가 생성되는 연도 초에 형성이 시작됩니다.

케이스 구성 작업은 다음 작업으로 구성됩니다. 실행된 문서를 폴더(케이스)로 배포 및 레이아웃합니다. 특정 순서로 파일 내의 문서 배열; 케이스 커버 디자인.

사례는 기존 규칙에 따라 처리되어야 합니다. 표지에는 문서의 조직 관계, 구성 및 내용, 유효 기간에 대한 아이디어를 제공하는 여러 데이터가 표시됩니다. 각 사례의 표지에는 조직의 전체 이름 및/또는 공식적으로 인정된 경우 약어로 표시됩니다(예: Russian State Humanitarian University - RSUH). 구조 단위의 이름은 재무부, 인사부 아래에 기록되어 있습니다.

구조 단위 이름 아래에 명명법에 따른 케이스 색인이 표시됩니다. 예를 들어 케이스 번호 01-05, 여기서 01은 구조 단위의 색인이고 05는 명명법에 있는 케이스의 일련 번호입니다.

명명법에 제공된 문서만 제출할 수 있습니다. 새 문서가 나타나면 해당 문서로부터 독립된 케이스가 형성되고 해당 이름(제목)이 예약 번호로 케이스 명명법에 입력됩니다.

파일 내 문서의 올바른 배열은 매우 중요합니다. 필요한 정보를 찾는 데 걸리는 시간은 해당 정보가 위치한 순서에 따라 크게 달라집니다.

문서는 특정 원칙에 따라 파일로 체계화됩니다. 가장 중요하고 실질적으로 가장 편리한 것은 질문-논리적, 연대순, 알파벳순, 번호 매기기입니다. 다양하고 결합될 수 있습니다.

가장 자주 사용되는 의문의(질문-논리적) 원칙: 특정 문제를 해결하기 위해 문서가 논리적 순서에 따라 파일에 배치됩니다. 이러한 체계화는 다음과 일치한다. 연대순문서 정리.

~에 알파벳순문서 체계화에는 작성자 이름, 해당 기관 이름, 행정 구역 단위 이름 등이 사용됩니다.

안에 번호 매기기일련번호가 부여된 동질적인 문서(프로토콜, 주문, 영수증, 송장 등)가 순서대로 그룹화됩니다.

행정 문서(명령, 지침, 결의안 등)는 문서 유형 및 연대순(부록 포함)별로 파일로 구성됩니다. 주요 활동 및 인력에 대한 주문은 별도로 그룹화됩니다.

프로토콜은 연대순과 번호별로 사례별로 그룹화됩니다.

서신은 1년 단위로 그룹화되고 시간순으로 체계화됩니다. 응답 문서는 요청 문서 뒤에 배치됩니다.

계획 및 보고 문서는 준비 시간이나 수령 날짜에 관계없이 내용과 관련된 연도의 파일에 저장되어야 합니다.

보고서의 문서는 설명서, 보고서, 부록의 순서로 배치되어야 합니다.

연간 계획 및 보고서는 분기별 및 월별 계획과 구분됩니다.

금융 화폐 문서(현금 주문, 사전 보고서, 은행 명세서 등)는 번호별로 그룹화됩니다. 영수증, 송장 등도 비슷하게 배열됩니다.

개인 파일의 문서는 다음 순서로 배치됩니다. 개인 파일에서 사용 가능한 문서의 내부 목록; 취업 지원; 설문지, 인사 기록 시트; 자서전; 교육 문서; 임명, 이전, 해고 명령에서 발췌; 개인 인사 기록부에 추가; 인센티브 회계를 위한 개인 시트에 추가; 이 사람과 관련된 증명서 및 기타 문서(개인 파일과 별도로 그룹화되어 있는 거주 증명서, 건강 상태 및 기타 이차적으로 중요한 문서는 제외).

이러한 그룹 내에서 문서는 시간순으로 정렬됩니다. 벌금, 인센티브, 이름 변경 등에 대한 명령 사본. 이 정보는 개인 인사 기록부에 추가로 기록되므로 개인 파일에 보관되지 않습니다.

근로자와 직원의 개인 계정은 해당 연도 내에서 알파벳순으로 독립적인 케이스로 그룹화됩니다.

시민의 항소는 알파벳순으로 그룹화되어 별도의 케이스로 구성됩니다.

문서 체계화 원칙과 함께 케이스를 생성할 때 모든 문서 범주에 공통적인 기본 규칙을 준수해야 합니다.

실행된 문서만 파일에 보관됩니다. 이행되지 않은 서류와 반환 대상 서류를 파일에 보관하는 것은 금지되어 있습니다.

파일에 있는 각 문서는 주 표준 및 기타 규정의 요구 사항에 따라 작성되어야 합니다.* 따라서 파일에 문서를 제출하기 전에 실행의 정확성을 확인해야 합니다. 필요한 서명, 비자가 있는지 여부 , 색인, 날짜, 표시 등;

* 기초적인부서별 기록 보관소 운영 규칙, 2.2.3항.

사건 파일에는 하나의 사본에 문서가 포함됩니다. 초안 및 사본은 원본과 함께 제출되지 않습니다. 유일한 예외는 첫 번째 사본의 내용을 보완하는 표시, 비자 등이 있는 특히 귀중한 문서 또는 사본의 초안일 수 있습니다.

영구 보관 기간과 임시 보관 기간이 있는 문서는 별도의 파일로 그룹화됩니다.

과도기 케이스를 제외하고 동일한 연도의 문서는 케이스로 그룹화됩니다. 또한 특정 범주의 사례에는 고유한 형성 특성이 있습니다. 따라서 개인 파일은 조직에서 개인이 일하는 전체 기간 동안 형성됩니다. 선출된 기관의 업무와 상임위원회는 소집 기간 동안 구성됩니다. 교육 기관의 문서는 학년별로 파일로 정리됩니다.

문서는 모든 관련 첨부 파일 및 추가 자료와 함께 파일에 배치됩니다. 응용 프로그램의 규모가 크면 독립된 사업체로 구성됩니다.

각 케이스의 두께는 30~40mm(약 250매)를 초과해서는 안 됩니다. 문서가 더 많으면 사건이 여러 권으로 나누어집니다. 각 사건의 권수는 연말에 사건명칭에 표시됩니다.

문서를 파일로 올바르게 그룹화하고 파일에서 체계화하면 문서의 가치 검토, 후속 저장 및 사용을 위한 문서 준비가 크게 용이해집니다.

소규모 조직에서는 경영 문서 지원 서비스 또는 비서와 함께 업무가 중앙에서 형성됩니다. 조직 규모가 큰 경우 관리 문서는 관리 문서 지원 서비스에서 생성되어 저장되며, 기타 문서는 파일로 그룹화되어 작업된 구조 단위로 저장됩니다.

소송 형성 규칙 및 절차

사례의 형성은 다음에 포함된 규칙에 따라 수행됩니다. 작업 아카이브의 기본 규칙조직, 사무에 대한 표준 지침연방 행정부에서.

연도 초에 사례 목록에 나열된 모든 사례에 대한 폴더가 준비됩니다.

표지는 다음을 나타냅니다.

• 조직 이름(전체 및 단축)
• 구조 단위의 이름;
• 사례 명명법에 따른 사례 지수;
• 사건의 제목은 사건의 명칭과 완전히 일치합니다.
• 케이스 보관 기간.

케이스를 구성할 때는 여러 가지 규칙을 따라야 합니다. 이를 구현하면 항상 문서의 저장 위치를 ​​올바르게 결정하는 데 도움이 됩니다.

케이스에만 넣어요 완료되고 올바르게 실행된 문서, 모양과 내용이 제목과 일치합니다. 파일에 문서의 초안 및 이중 사본을 포함하는 것은 금지되어 있습니다.

영구 보관 기간과 임시 보관 기간이 있는 문서는 하나의 파일로 그룹화되지 않는다는 점을 기억할 필요가 있습니다.

규칙이 있습니다. 두께가 4cm 이하인 케이스에 250매 이상 넣지 마십시오.. 이러한 조건은 정보 검색을 위한 최적의 조건을 제공하며, 보관용 파일을 준비할 때 최소한의 인건비를 제공합니다. 이 사건과 관련된 문서가 추가로 생성되면 동일한 제목으로 새 권이 생성됩니다.

사무 1년 이내에 형성됩니다.. 교육 기관에서는 문서가 일반적으로 학년도(즉, 9월부터 8월까지) 동안 그룹화됩니다. 그러나 여러 가지 범주의 사례를 형성하는 데는 특정한 특이성이 있습니다. 여기에는 법원 사건, 결정이 역년(학업) 연도를 넘어 연장되는 사건이 포함됩니다. 전체 작업 기간 동안 선출된 위원회 및 창작 그룹의 업무가 구성됩니다.

주요 활동별로 직원별 주문과 별도로 그룹화해야 합니다. 직원에 대한 주문은 설정된 보존 기간에 따라 파일로 그룹화됩니다.

케이스 내부의 서류도 체계화하다. 애플리케이션과 함께 비즈니스로 발전 문서 유형 및 연대순. 즉, 이전 날짜의 문서가 먼저 배치되고 이후 문서가 배치됩니다. 시간순, 번호순으로 정리했습니다.

첨부 파일은 일반적으로 관련된 문서에 첨부됩니다. 첨부 파일이 큰 경우 적절한 제목이 포함된 별도의 파일을 구성할 수 있습니다.

사업체를 설립할 때 일치응답 편지는 요청 편지 뒤에 배치된다는 점을 고려해야 합니다. 이는 이니셔티브 문서와 관련하여 연대기 원칙이 준수됨을 의미합니다.

기획 및 보고 문서생성 시간에 관계없이 해당 연도의 파일에 저장됩니다. 연간, 분기별, 월별 계획이 별도로 저장됩니다.

별도의 케이스에 배치 시민들의 호소, 알파벳 순서로 정렬합니다. 동시에 조직 업무 문제에 대한 시민의 제안, 진술 및 불만 사항과 고려 및 실행을 위한 모든 문서는 개인 문제에 대한 시민의 진술과 별도로 그룹화됩니다.

개인 파일의 문서받은 순서대로 정리했습니다.

전자문서데이터베이스는 종이 문서와는 별도로 조직의 파일 명칭에 따라 전용 컴퓨터의 하드 드라이브에 파일(폴더, 디렉토리)로 구성됩니다. 전자 데이터베이스는 별도의 파일로 구성됩니다.

케이스 보관

형성되고 완성된 케이스는 조직의 아카이브로 전송될 때까지 구조 단위로 저장됩니다. 문서를 안전하게 보관하고 빛과 먼지로 인한 부정적인 영향으로부터 보호합니다. 캐비닛, 금고 또는 엘리베이터 파일 캐비닛.

상황이 안정되고 있어요 선반에 수직으로. 각 사례의 척추에는 명명법 색인이 표시되어 있습니다. 캐비닛 도어 안쪽에 부착해야 합니다. 필요한 문서를 찾으려면 명명법에서 해당 사례의 번호를 찾은 다음 동일한 번호의 폴더를 찾으십시오.

직원이 업무를 수행하려면 이미 파일로 편집된 문서가 필요할 수 있습니다. 이 경우 파일에서 추출된 문서 대신 대체 시트가 배치됩니다. 대체 시트에는 문서의 번호와 날짜, 간략한 내용, 문서가 발행된 시기와 대상이 표시됩니다. 전체 발급된 케이스의 경우 대체 카드가 작성됩니다. 발급된 케이스 번호, 발급 날짜, 발급 대상, 케이스 반환 후 수령 및 수락 시 서명 기간을 나타냅니다. 대체 카드는 발급된 케이스가 있는 캐비닛에 보관됩니다.

연방 행정부의 사무 규칙에 따라 영구 및 임시(10년 이상) 저장 파일은 아카이브로 전송됩니다.연방 집행 기관은 구조 단위의 사용 또는 보관 개시일로부터 1년 이상 3년 미만입니다. 사건을 연방 집행 기관의 기록 보관소로 이전하는 것은 연방 집행 기관의 구조 부문에서 편집된 영구 보관, 임시(10년 이상) 보관 및 인사 기록 목록을 기반으로 수행됩니다. 임시(최대 10년 포함) 보관 사례는 연방 집행 기관의 기록 보관소로 이전되지 않으며 규정된 방식으로 파기될 수 있습니다.

기업마다 생성되는 문서의 구성과 수가 동일하지 않습니다. 그럼에도 불구하고 모든 기업의 문서는 하나 이상의 기준에 따라 체계화될 수 있습니다.

사무실 관리 실무에서는 문서를 파일로 그룹화하는 데 있어 다음과 같은 특성이 개발되었습니다.

문서 유형의 이름(예: "행위", "명령", "계약" 등)

개체별, 문서와 관련된 상대방 회사

통신을 수행하는 통신원에 의해;

영업비밀이 포함된 문서(“KT”, “기밀”)에 대한 접근제한 분류에 따라 분류됩니다.

주어진 분류 기준은 사례에 한 지역의 여러 특파원의 서신이 포함되어 있는 경우 지리적 분류와 같이 덜 일반적인 다른 분류 기준의 사용을 배제하지 않습니다.

현재 작업에서 문서 분류는 사례별로 그룹화하는 단계 또는 사례 명명법을 편집하는 동안 수행됩니다.

사건의 형성은 실행된 문서를 사건으로 그룹화하는 것입니다.

파일의 올바른 구성은 계속 증가하는 기업의 문서 배열에서 필요한 문서를 신속하게 검색하고 안전을 보장하며 사무 조직에서 질서를 확립하는 데 도움이 됩니다.

기업 업무의 형성은 원칙적으로 기업장의 직접 감독하에 비서 보조자 또는 특별히 임명된 직원이 수행합니다.

사건의 형성은 기업의 사전 컴파일된 명명법 또는 분류 기준에 따라 사건의 제목에 따라 수행됩니다.

대부분의 회사에서는 행위, 명령, 계약서 등 문서 유형의 이름에 따라 사례가 구성됩니다(그림 1). 문서의 양이 많은 경우 빠른 검색을 위해 계약서를 유리 공급 계약, 목재 공급 계약 등으로 구분하는 등 다른 분류 기능을 도입할 필요가 있습니다.

쌀. 1.

케이스를 구성할 때 다음 요구 사항을 준수해야 합니다.

작업이 수행된 문서가 파일에 저장됩니다.

해당 사건에 제출된 서류는 원본이거나 인증된 사본입니다.

보존 기간이 다른 문서는 다른 파일로 구성됩니다.

하나의 문제와 관련된 문서는 하나의 파일에 저장됩니다.

문서 사본 1개가 파일에 포함되어 있습니다.

파일에 있는 각 문서는 올바르게 실행되어야 합니다(날짜, 서명, 실행 표시 등이 있어야 함).

일반적으로 1년 간의 문서가 케이스에 통합됩니다.

반환할 문서와 초안 문서를 파일에 보관해서는 안 됩니다.

사건 내의 문서는 시간순 또는 번호순으로 정렬됩니다.

기업 정관 및 기타 구성 문서는 독립적인 사업으로 구성됩니다.

주주총회 의사록은 이사회 의사록과 별도로 작성됩니다. 신청서 및 기타 추가 문서는 관련 프로토콜과 함께 제출됩니다.

기업 계약은 두 그룹으로 나누어져 서로 다른 파일에 저장됩니다. 첫 번째 그룹은 기업 간의 상업 계약으로 구성되고, 두 번째 그룹은 직원과의 노동 계약(합의)으로 구성됩니다.

주요(생산) 활동에 대한 주문은 인력에 대한 주문과 별도로 구성됩니다.

기업 직원에 관한 문서(개인 파일, 개인 카드)는 직원의 성을 기준으로 알파벳순으로 구성됩니다.

"KT" 또는 "기밀"로 표시된 접근이 제한된 문서는 기업의 다른 문서와 별도로 구성됩니다.

대응 사례를 구성할 때 결정적인 요소 중 하나는 그 규모입니다.

서신의 양이 적은 경우 들어오고 나가는 메시지, 편지 및 팩스가 포함된 하나의 파일이 생성됩니다.

비즈니스 파트너와의 서신 증가를 예측할 때 들어오고 나가는 문서에 대해 별도의 파일을 만드는 것이 좋습니다.

양이 더욱 증가함에 따라 수신 및 발신 서신은 문서 유형에 따라 편지와 팩스로 나눌 수 있습니다.

많은 회사에서는 서신을 통해 사례를 작성할 때 "요청서" 옆에 "답장서" 파일을 사용합니다.

상대방 기업의 수가 상당히 안정적인 경우 이 경우 문서 생성의 객체 속성을 적용하는 것이 가능합니다. 하나의 파일에는 하나의 조직과 관련된 다양한 유형의 문서(계약서, 팩스, 전화 메시지 등)가 포함됩니다.

계획과 보고서는 준비 또는 승인 시점에 관계없이 내용과 관련된 해당 연도의 파일에 저장됩니다. 몇 년간 계획된 사업 계획은 첫 해 파일에 보관됩니다.

파일제출시에는 평균 200매용으로 제작된 국내 바인더를 사용하고, 수입 바인더는 2~3배 더 많은 파일링이 가능합니다. 기업의 특성과 문서의 양에 따라 두 가지를 조합하여 사용하는 것이 좋습니다.

가져온 폴더는 몇 년 동안 보관될 수 있습니다. 따라서 파일 내의 문서를 빠르게 검색하려면 연도를 나타내는 구분 기호를 사용해야 합니다.