초과 근무에 대한 서비스 편지를 작성하는 방법. 서비스 메모: 작성 예시

현재 위치: 분류되지 않음

서비스 메모동일한 조직 내 직원 간의 통신에만 사용됩니다. 이러한 문서에는 직접적인 지침이나 명령이 포함될 수 없으며 현재 업무 문제를 강조하는 역할만 합니다. 어떤 경우에는 그러한 메모가 행동에 대한 인센티브로 작용할 수 있지만, 이 문서는 주로 동등한 지위에 있는 직원들 사이에서 사용되므로, 비슷한 정보구속력이 있는 것으로 간주될 수 없습니다.

메모는 요소이다 내부 문서 흐름그리고 봉사하다 신속한 해결책확실한 현재 작업보다 효과적인 구현이 가능합니다.

도움을 받아 해당 메모의 컴파일러는 다음을 수행할 수 있습니다.

문제에 대해 적절한 사람에게 알리기 공식적인;
다른 직원과 행동 계획 또는 업무 실행을 조정합니다.
당신의 제안을 하십시오;
일부 문제를 해결하는 데 도움을 요청하세요.

글을 쓰기 전에 메모, 제공하는 것이 필요하다 가능한 결과. 실제로 이 문서를 수취인이 심각하게 받아들이지 않을 수 있음에도 불구하고(그리고 경영진이 더욱 심각하게) 때로는 특정 문제에 대한 도움 요청이 직원의 무능력으로 간주될 수 있습니다. 반면에, 어려운 상황스스로 해결할 수 없는 문제인 경우, 노트 작성자는 문제를 해결하기 위해 가능한 모든 노력을 기울였음을 나중에 증명할 수 있습니다.

예를 들어, 메모에 있는 가구 공장의 공장장은 가구와 장비를 담당하는 사람에게 구매를 요청합니다. 새로운 도구오래된 것이 실패했기 때문입니다. 그러한 요구 사항이 무시되는 경우 해당 메모가 있다는 사실은 감독이 기한을 지키지 못했다는 것을 증명하는 데 도움이 될 것입니다. 긴급 주문그의 잘못이 아니라 자원 부족으로 인해 발생했습니다. 이 경우- 기구).

그러나 그러한 메모에는 반드시 요청이나 요구 사항이 포함되어 있지는 않습니다. 대기업자주 컴파일됨 직원 상여금 메모, 샘플각 조직마다 고유한 것이 있습니다. 그건 그렇고, 그리기 규칙 공식 문서메모 작성 형식을 어떤 식으로든 규제하지 마십시오.

따라서 이 문서는 동일한 부서의 직원 간 또는 여러 동등한 부서 간의 의사소통 수단입니다. 그러나 그러한 문서를 작성할 때, 해당 문서를 직원에게 보내는 사람의 이름으로 보내야 한다는 점을 고려해야 합니다. 계층적 시스템조직은 동등한 위치를 차지합니다.

메모 작성 방법

메모 작성에는 규정 준수가 필요하지 않습니다. 엄격한 규칙, 문서에 법적 강제조직 외부의 사람에게는 가치가 없습니다.

그러나 컴파일할 때는 최소한 대략적으로 다음을 따라야 합니다. 다음 구조:

기본 케이스의 헤더에 수취인의 직위와 성을 표시합니다(“누구에게”).
두 부분으로 구성된 텍스트: 문제에 대한 설명과 솔루션에 기여할 특정 요청;
컴파일러의 데이터(직위, 성명, 성적표가 포함된 서명).

메모 샘플을 작성할 때 표준보기어떤 상황에서도 사용할 수 있습니다. 대부분의 경우 이러한 문서에는 특정 상황을 설명하기 위한 특수 필드가 필요하지 않습니다.

뉘앙스

그러한 문서를 작성할 때 “ 함정"그럴 수는 없지만 문서의 흐름을 고려하면 현대 기업점차적으로 전자형태로 전환되고 있으며, 전자 양식필요하다 상세한 고려, 이 경우에는 약간의 뉘앙스가 있기 때문입니다.

단순 메모와 전자 메모의 경우 텍스트를 작성하는 예는 동일합니다. 처리 및 배송에 차이가 있습니다. 일반적으로 직원이 오랫동안 전자 메일을 사용하여 보낸 기업에서 내부 서신, 이메일에 액세스할 수 있는 각 직원은 자신의 서명이 포함된 자신의 템플릿을 사용합니다.

이 경우 직원이 템플릿에 지정된 자동 서명을 사용할 수 있으므로 메모 양식에 서명과 데이터를 수동으로 입력할 필요가 없습니다.

보낼 때도 이메일편지는 특정 공무원의 이메일 주소로 전송되고 메모는 항상 수취인에게 전달되므로 "헤더"를 디자인할 필요가 없습니다.

어느 조직에서나 직원이 발생한 문제를 경영진에게 알리거나 발생한 상황을 설명하거나 업무 문제 해결 방법을 제안해야 하는 상황이 발생합니다. 이 문서는 이런 용도로 사용됩니다. 이 기사에서는 메모를 올바르게 작성하는 방법을 자세히 분석할 것입니다. 무료로 샘플을 다운로드할 수 있습니다.

그들은:

보고서. 직원이 다른 직원과의 위반이나 불일치를 제거하기 위해 제안을 하거나 도움을 구하는 경우 작성됩니다.
설명. 주로 관련된 사건으로 인해 발생합니다. 부정적인 결과, 작성 설명 텍스트, 위반 사유를 나타냅니다.
분석 또는 정보 제공. 분석이 포함되어 있습니다. 직장 문제또는 수신된 정보를 기반으로 한 개념, 결론 및 제안.

창작이유는 직원들의 주도로 이루어지나 언어적일 수도 있고, 서면 지시지도자.

서류 요구 사항

메모 작성 방법을 알아보고 샘플을 만들어 보겠습니다. 예산 조직. 사용된 기본 회계 문서 목록에서 정부 기관, 2015년 3월 30일자 러시아 재무부 명령 부록 1번 52n호에 정의됨 통일된 형태이 논문을 작성하기 위해. 그들은 다음과 같이 쓰여 있습니다. 자유 형식빈 A4용지에. 필요한 경우 분기된 구조를 가진 조직에서 이 형식을 개발하는 것이 가능합니다.

메모 양식(샘플)에는 다음이 포함되어야 합니다. 필요한 세부 사항, 사용자에게 문서의 본질, 출처, 날짜 관련성 및 관련성을 신속하게 안내할 수 있습니다. 일련번호. 이 문서는 다음 사항의 적용을 받지 않습니다. 필수 등록. 그러나 조직은 예를 들어 통제 목적으로 등록하기로 결정할 수 있습니다.

메모 형식

중요한 기능 및 표현

특히 공무원 사이의 사업 행위는 윤리적이어야 합니다. “주의를 기울이고 싶습니다...”라는 메모는 요구되는 높은 윤리적 기준을 충족하지 않습니다. 위반사항에 대해 작성하세요 노동 규정보고서에서 "주의를 환기합니다"라는 문구를 건너뛰고 즉시 사건의 사실과 본질을 제시하기 시작할 수 있습니다. 예: “2018년 8월 15일 어제 수업이 중단되었습니다. 교실때문에…".

기관이 채택한 경우 종종 질문이 발생합니다. 전자문서관리, 메모 작성 방법, 샘플 형식은 동일하며, 종이 메모와 어떻게 다른가요? 등록 전자 양식큰 차이는 없습니다. 이메일을 보낼 때 수신자가 읽었는지 알림을 요청할 수 있습니다.

단계별 컴파일

메모 작업 규칙은 여러 단계로 구성됩니다.

직원이 서비스 노트를 생성합니다.
직속 감독자 및 이해관계자(예: 작업 실행에 참여할 전문가)와 협력합니다.
그런 다음 지정된 부서 또는 부서의 수취인에게 고려를 위해 제출됩니다.
수취인은 내용을 숙지하고 필요한 경우 지시를 하면서 해결을 합니다.
문서는 실행을 위해 전송되고 작성자에게 결과가 통보됩니다.

이사가 거절서를 작성하지 않은 경우 그의 긍정적인 결의만이 조치를 취하거나 업무를 수행하는 기초가 됩니다.

부국장이 기관장에게 보내는 메모를 작성하는 상황을 생각해 봅시다. 그는 장비 공급 계약을 체결하기 전에 제3자 회사 직원이 학교 구내에 들어갈 수 있도록 허가를 받아야 합니다. 감독관은 이를 읽은 후 접근할 사람의 목록을 작성하거나 임시 출입증을 준비하도록 명령할 필요가 있다고 결의할 수 있습니다.

메모 작성 방법을 알려드렸는데, 아래에는 공공 부문 직원을 위한 예시가 나와 있습니다.

예산 조직 샘플

보관 방법과 양

사무로 완료된 조직의 문서는 다음 위치에 보관됩니다. 다른 용어유형과 유형에 따라 저장됩니다. 2019년에는 2010년 8월 25일자 러시아 연방 문화부 명령 No. 558의 보관 기간을 나타내는 문서 유형 목록이 여전히 관련이 있습니다. 2016년 2월 16일 수정됨.

설명, 메모 및 기타 공식 메모는 정부 기관의 활동 과정에서 생성된 기타 문서(서신, 행위, 패스 발급 신청, 인증서 분실 신청 등)와 함께 저장됩니다. 아카이브 보관 기간은 다음과 같습니다. 5년.

이번 글에서는 메모를 올바르게 작성하는 방법에 대해 이야기하겠습니다. 점점 더 직책 후보자의 요구 사항 목록에서 전문가의 의사 소통 기술에 대한 논문을 찾을 수 있습니다. 이는 직원이 휴가에 대한 길고 흥미로운 이야기를 쓰거나 이웃에 대한 소문을 쓸 것으로 예상된다는 의미는 아닙니다. 고용주가 이해하는 바에 따르면 직원은 팀과의 성공적인 협력을 위해 의사소통하고 업무를 명확하게 공식화하는 능력이 필요합니다. 그러한 상호작용의 한 형태는 메모일 수 있습니다.

술어

직원 수가 적은 회사에서는 직원들이 소문으로만 내부 메모의 존재를 아는 경우가 많습니다. 전체 팀이 수십 명에 미치지 못하는 경우, 발생한 사건과 곧 일어날 사건 모두를 포함한 모든 중요한 사건에 대한 정보가 다음으로 전파됩니다. 구두로. 숫자가 적다고 해서 서면 의사소통이 효과적이지 않다는 의미는 아닙니다.

메모 자체는 내부 문서로서 관심 있는 팀 구성원에게 다음 사항에 대한 알림 형식입니다. 중요한 사실또는 다른 부서의 추가 작업에 영향을 미치는 일부 정보가 포함되어 있습니다. 그리고 이러한 유형의 문서에 대한 언급과 훨씬 더 표준적인 메모 샘플에 대한 언급도 있습니다. 노동법부재하는 경우 그 필요성은 때때로 러시아 노동법 규범에 따라 결정됩니다.

동료에게 서면으로 알려야 할 경우 그러한 문서를 작성하는 것이 좋습니다.

물질적 자산 상태의 존재 또는 변경에 대해;
근무 일정 변경에 대해 개인 직원또는 세분의 일부;
작업 프로세스를 조정하기 위한 기존 의견이나 제안에 대해
그의 행동이나 의도에 대한 이의에 대해;
업무에 사용되는 정보의 본질과 구성의 변화에 대해;
문서 작성자의 의견에 따라 직무 수행에 잠재적으로 영향을 미칠 수 있는 기타 사실이나 사건에 대해 설명합니다.

메모가 다음과 같이 인식되도록 하려면 주목할만한문서의 경우, 종이에 몇 개의 문구를 휘갈겨 쓰는 것만으로는 충분하지 않습니다. 양식이 승인되지 않더라도 규정, 항상 표준 6.30–2003 “USD를 사용해야 합니다. USORD. 문서 요구 사항." 이는 개발할 때도 마찬가지이다. 내부 양식회사의 문서관리 시스템에 안전하게 보관하고 있습니다.

법안에는 메모라는 개념이 포함되어 있지 않지만, 표준형 GOST 6.30-2003에 따라 독립적으로 개발하고 별도의 명령으로 시행할 수 있습니다.

메모와 메모의 차이점

공식 메모 작성 관행이 모든 기업에 영향을 미치는 것은 아니기 때문에 모든 전문가가 공식 메모와 메모 사이에 큰 차이를 느끼는 것은 아닙니다. 그러나 그럼에도 불구하고 그것은 명백하며 매우 구체적인 징후를 가지고 있습니다.

문서 유형	목적지	콘텐츠
서비스 메모	'하급-상급' 형태로 상호작용이 없는 팀 구성원. 부서 내외의 동급 동료	대부분 정보 제공 또는 경고 성격을 띠고 있습니다. 이는 데이터에 대한 친숙함을 보장하고 경영진에 대한 자신의 입장을 추가로 확인하기 위한 목적으로 작성되었습니다.
내부 보고	다음 중 하나를 해결했습니다. 직속 상사에게문서 작성자 또는 상급 기관	이는 업무를 방해하거나 건강에 해를 끼치는 부정적이거나 돌이킬 수 없는 결과의 발생을 경고하기 위한 통지 성격일 수 있습니다. 회사의 요구 사항을 조정하거나 프로세스를 재구성하는 방법을 제안하기 위해 작성될 수 있습니다.
외부 보고	주소로 관련 기관또는 그것이 수행되는 구조 협동또는 긴급한 프로젝트가 진행 중이거나	일반적으로 경영진에게 알리기 위한 목적으로 작성됩니다. 파트너 조직직원이나 공무원의 위반, 의무 이행 실패에 대해. 누군가를 격려하거나 축하하겠다는 제안을 하는 경우는 덜 자주 발생합니다.

압도적 다수의 근로자들 사이에서는 "문서"를 교환하는 과정이 전화를 걸어 그림을 빠르게 스케치하는 것이 훨씬 빠르고 쉽기 때문에 편집하는 데 시간과 노력이 낭비된다는 의견이 있습니다. 모든 사람에게 관련 정보를 보낸다는 사실을 증명해야 하는 생산 상황에 처음 접촉한 후 그들의 사고 방식은 급격하게 방향을 바꿉니다. 이해관계자. 때로는 운명뿐만 아니라 그것에 달려 있습니다 징계 조치(해고를 포함하여 매우 심각할 수도 있음)뿐만 아니라 전체 기업의 성공적인 운영도 가능합니다.

메모의 종류

고마워요 자유 형식프레젠테이션, 메모는 매우 유용합니다. 넓은 범위질문과 상황. 다음은 가장 일반적인 상황을 나열하지만 이것이 의미하는 것은 아닙니다. 이 목록배타적이며 다른 조항으로 보완될 수 없습니다.

확인해 보세요 표준 샘플여기에 메모 -
여기 보편적인 형태메모

직원 대 직원

두 명의 직원이 책상 사이의 통로만으로 서로 떨어져 있더라도 의사소통을 방해할 수는 없습니다. 서면으로. 그리고 이것을 업무상 갈등으로 간주하는 것은 완전히 잘못된 것입니다. “편지” 교환을 통한 상호작용은 다음과 같은 도움이 됩니다.

과도한 업무량과 건망증으로 인한 실패를 피하십시오.
의무 불이행 또는 필요한 데이터의 시기적절한 전송 문제를 해결합니다.
긴장된 관계를 완화하고 메모를 징계 및 조직 문서 범주로 직원에게 전달합니다.

이러한 서류의 내용은 매우 다를 수 있으며 요청과 요구가 모두 포함될 수 있습니다. 예를 들어, 팀원 중 한 사람이 자신을 방치하고 있는 것을 직원이 본다면 직무, 관리자에게 연락하기 전에도 규정 위반에 대한 메모를 보낼 수 있습니다. 공무자기 일에 경솔한 동료. 이는 더 정확할 것이며 앞으로 작업의 공백이 다음의 결과가 아니라는 것을 증명할 수 있게 될 것입니다. 상호 책임"그리고 문제를 조용히 처리합니다.

메모는 같은 분야의 전문가들 간의 상호작용을 위한 도구입니다. 구조적 수준, 관리자에게 연설하려면 메모를 사용하는 것이 더 정확합니다.

상각의 경우

관련없는 작업은 거의 없습니다 물질적 자산또는 사용되는 소모품 성공적인 일. 이는 손상이나 손실을 수반합니다. 품질 특성, 그런 다음 공급 서비스에 연락하여 오래된 자료를 삭제하고 새 자료를 발행해야 합니다.

노동 대상의 마모 또는 고장이 노화 또는 자원 고갈과 관련된 자연적 과정의 결과인 경우 이를 실질적으로 보고할 수 있습니다. 책임자. 통지의 형태는 유용성을 상실한 항목의 목록과 사용을 거부하는 이유가 포함된 상각 메모일 수 있습니다.

형성의 붕괴가 비표준 사건이나 책임있는 직원의 부주의와 관련이 있다면 이는 또 다른 문제입니다. 이는 당국의 지식과 결정 없이는 이루어질 수 없습니다. 이런 경우에는 메모보다는 보고서를 작성하는 것이 더 적절합니다.

보너스의 경우

서면 의사소통은 불쾌한 사건이나 데이터 교환과 더 자주 연관됩니다. 보너스에 대한 메시지인 메모를 작성하는 더 즐거운 이유는 덜 일반적입니다.

부터 독특한 특징메모는 동일한 직위의 직원에게 전송되는 것으로 간주되므로 비슷한 방식으로 작성된 보상 제안을 예를 들어 다음과 같이 보내는 것이 더 정확합니다. 인사 서비스. 또는 보너스에 대한 초안 주문 작성 또는 현금 인센티브를 받을 후보자 목록 제시를 담당하는 직원에게 문서를 제공할 수 있습니다.

이 아이디어를 회사 책임자에게 직접 전달할 수도 있지만, 메모 형식으로 주장을 제시하는 것이 더 정확할 것입니다. 확인해 보세요.

출장 중

2014년 폐지 이후 필요 필수 등록 여행 증명서각각에 대해 출장, 문제는 일부 뉘앙스를 올바르게 기록하고 그 결과를 보고하는 방법이 되었습니다. 해결책은 출장 메모였습니다. 이 양식을 사용하면 회사 업무를 언제 어떻게 수행할 계획인지 관리자에게 알리고 여행 결과를 메모에 작성할 수 있습니다.

이 문서는 일반적으로 사용됩니다:

목적지까지의 여행이 개인 또는 경유 교통 수단으로 이루어진 경우,
휴일이나 초과근무에 대해 업무를 보고해야 하는 경우
첨부된 내용대로라면 재정 서류실제 출장 기간을 정확하게 파악하는 것은 불가능합니다.
일일 수당 및 비용 상환을 계산할 때 고려해야 할 상황이 있거나 기본 문서 없이 비용의 필요성을 설명해야 하는 경우.

이 메모는 이전에 출장에 대한 필수 임무와 구현 보고서를 어느 정도 대체했습니다. 확인해 보세요.

감독에게 보내는 메모

리더가 가장 높은 자리에 있는 경우가 많기 때문에 유일한 몸기업을 운영하면서 이사에게 메모를 보내는 것이 올바른 상황을 상상하기는 매우 어렵습니다. 서비스 계층의 원칙에 따라 그의 이름으로 보고서를 제출하는 것이 좋습니다.

이러한 방식으로 고려하기 위해 당국에 제출된 문서의 제목을 지정하는 것을 꺼리는 것은 오히려 주관적인 이유그리고 감정. 그러나 위반에 관한 메모는 이해할만한 가치가 있습니다. 직업 설명비논리적인 것 같습니다.

옵션 올바른 사용이사에게 보내는 메모 형식은 기업이나 보유 기업에서 가능합니다. 구조에서만 동시에 여러 명의 이사가 있을 수 있으며 조직 내에서 동일한 위치에 있고 서로 종속되지 않습니다. 간단한 관리 시스템과 한 명의 관리자가 있는 기업에서는 이사의 관심과 승인이 필요한 모든 생산 문제에 대한 보고서를 사용하는 것이 더 적절합니다.

서비스 노트는 다른 서신과 마찬가지로 특별 회계 저널에 등록되어야 합니다. 두 번째 사본이나 저널 컬럼에 서명하여 전달하는 것이 좋습니다.

메모 작성

메모를 올바르게 작성하는 방법에 대해 의심의 여지가 없도록 간단한 지침을 사용할 수 있습니다.

문서는 A4 용지에 작성되며 "헤더"에 수취인 직위의 전체 이름과 제목이 표시됩니다.
메모 작성자의 이름도 거기에 표시되어 있으며 그의 직위와 부서를 적는 것을 잊지 않습니다.
제목으로 "서비스 노트"라는 문구를 사용하십시오.
다음으로 문제, 질문, 정보 또는 제안의 본질을 간단하지만 간결한 형식으로 기술해야 합니다. 비즈니스 스타일글쓰기.
마지막에는 편집 날짜, 컴파일러 서명 및 성을 적어야 합니다.
문서 흐름을 간소화하기 위해 모든 발신 및 수신 문서는 등록 대상입니다. 따라서 올바르게 편집된 메모에는 일련번호를 할당해야 합니다.

메모의 형식을 통일하고 메모 작성 방법에 대한 일반적인 절차를 통합하려는 기업의 경우 별도 주문기업별. 그러면 승인된 작문 예제는 조직의 모든 직원이 의무적으로 사용해야 합니다.

동료와의 의사소통에 메모를 사용하는 것에 대한 일반적인 편견과 달리, 이 문서는 다음 사항에 긍정적인 영향을 미칠 수 있습니다. 노동 과정내부 커뮤니케이션을 구축합니다. 그렇기 때문에 모든 직원은 의심과 감정을 제쳐두고 일부 문제는 서면 문서 준비를 통해서만 해결할 수 있다는 것을 당연하게 여겨야 합니다.

변호사 법적 보호. 관련된 사건 처리를 전문으로 합니다. 노동쟁의. 법정 변론, 청구서 준비 등 규제 문서규제 당국에.

거의 모든 것 중요한 사항사람들은 서신으로 범합니다.

그러므로 말하는 능력만으로는 충분하지 않습니다.

뤽 드 보베나르그스

내부 커뮤니케이션의 주요 수단이자 내부 관계를 간소화하고 신속한 정보 교환을 보장하며 논란의 여지가 있는 상황을 해결할 수 있는 문서인 메모에 대해 이야기해 보겠습니다.

조직이 공식 기록을 무시하는 이유는 무엇입니까?

해당 메모는 민간단체의 업무 서신에서 외부인으로 남아 있다. 안에 정부 기관, 반대로 대다수는 내부 문서- 공식 노트입니다.

상업 조직에서는 메모를 무의미한 형식으로 취급하는 경우가 많지만 기업 내부 문서 흐름의 이러한 요소는 필수적인 부분기업 문화는 비즈니스 발전에 있어 매우 귀중한 잠재력을 갖고 있습니다.

채택의 기초가 되는 가장 중요한 내부 문서 중 하나에 대해 상업 조직의 여러 직급 관리자가 극도로 부정적인 태도를 취하는 근거는 무엇입니까? 경영 결정? 가능한 이유:

문화 수준이 낮음 비즈니스 커뮤니케이션, 결석 기업 표준, 내부 문서 흐름 분야에서 강력한 의지의 관리 결정;

결석 공식적인 지위, 메모는 관리 문서의 분류자에 포함되지 않기 때문입니다.

유효성 전자 수단연락. 관리자는 관리 프로세스를 공식화하는 데 시간을 낭비하고 싶지 않으며 개인 회의에서 몇 마디 대화를 나누는 것을 선호합니다. 휴대전화, 편지 쓰기 이메일또는 Skype 등에서

그러나 또 다른 이유가 있습니다. 관리자가 내부 문서 시스템의 형식화를 방해하는 경우가 있습니다. 문서화됨 확인된 정보조직의 상황, 공무원에 대한 지시 또는 조치 절차에 대한 명령에 대해 특정 상황반박하기 어렵다. 혼돈 속에서 일하는 것에는 몇 가지 장점이 있습니다. 전송 사실을 거부하는 것보다 쉬운 것은 없습니다. 구두 정보, 일대일로 제공되는 지침도 포함됩니다. 직원이 정기적으로 구두로 상호 배타적인 지시를 받고 이를 준수하지 않으면 행정적 제재가 수반되는 상황을 누구나 잘 알고 있습니다.

공식 노트의 이점은 무엇입니까?

메모가 내부에 있습니다. 비즈니스 편지를 사용하면 현재 생산 문제를 빠르고 효과적으로 해결할 수 있습니다.

메모의 주요 목적은 교환입니다. 공식 정보같은 조직 내 동등한 지위의 직원들 사이.

메모 작성 목적은 다를 수 있습니다.

공통 문제 해결 시 구조 부서/공무원의 수평적 의사소통 생산 문제그리고 문제;

효과적인 정보 상호작용:

교환 운영정보구조적/독립적 부서와 지점 간;

배경 정보 요청

지시를 수행합니다.

다른 메시지와 함께(표지 메모)

해결책 현재 문제행정, 경제, 물류, 정보 및 기타 지원;

논란이 되고 갈등이 있는 상황의 해결.

메모를 포함한 내부 문서를 유능하게 작성하는 능력은 매우 복잡하고 혼란스러운 상황에서 도움이 됩니다.

우선 메모는 서비스 직원의 주요 비서입니다. 문서 지원논란이 되고 있는 상황에서 매니지먼트(이하 DOU).

불행히도 주요 구조 부서의 책임자는 보조 부서 직원에 대한 문서 작업을 할 때 부서의 단점을 비난하는 경우가 많습니다. 예를 들어, 구조 단위의 관리가 지침을 이행하지 않았습니다. 고위 관리자정시에 도착했지만 이에 대한 책임은 유치원 교육 기관 서비스로 옮겨져 보내는 편지 발송이 지연된 것으로 알려졌습니다.

메모는 근거 없는 비난을 반박하는 데 도움이 될 것입니다. 사실, 마감일, 이름이 포함된 메모입니다. 유치원 직원지원 첨부 파일(등록 카드 사본, 등록 로그 발췌 등)을 사용하여 효율적이고 적시에 작업을 완료한 사람은 종종 객관성을 유지하고 근거 없는 주장을 인식하고 복원하는 데 도움이 됩니다. 사업 평판 특정 직원그리고 DOW 서비스일반적으로(예 1).

메모의 내용은 메시지의 목적을 이해하기 쉽고 간결한 형식으로 명확하게 기술해야 합니다. 불완전하거나 중복된 정보는 수신자가 문제의 본질을 이해하기 어렵게 만들고 모호한 해석으로 이어질 수 있으며 결과적으로 원하는 결과가 나오지 않을 수 있습니다. 메모의 효과는 문서의 구조가 얼마나 잘 구성되어 있는지, 제시된 주장이 논리적인지 여부에 따라 달라집니다.

서비스 노트를 마무리하고 있습니다

양식에 있는 경우 어떤 방법으로 작성되나요?

사무실 메모는 대개 빈 A4 용지에 작성됩니다. 하지만 상업 조직이를 위해 GOST R 6.30-2003 "통합 문서 시스템"의 4.7 절에 따라 편지 형식이 자주 사용됩니다. 통합 시스템조직 및 관리 문서. 문서 준비 요구 사항"에는 다음이 포함됩니다.

조직 로고 또는 등록 상표(서비스 마크);

조직의 이름

조직 코드

법인의 주요 주 등록 번호(OGRN)

납세자 식별 번호/등록 사유 코드(TIN/KPP)

조직에 대한 참조 정보

문서가 편집되거나 출판된 장소입니다.

또한 잡지 페이지와 인터넷의 일부 전문가는 레터헤드에 작성된 메모의 예를 제공합니다.

의심할 바 없이 모든 문서를 동일한 양식으로 무분별하게 준비하는 것이 더 쉽습니다. 하지만 참고자료나 TIN, OGRN 등이 담긴 레터헤드에 이웃 부서장에게 메모를 쓰는 것은 의미가 없다. 게다가 조직의 레터헤드는 전체 첫 페이지의 최소 20%를 차지하며, 종종 필요한 정보한 장에 맞지 않습니다. 작은 일처럼 보이지만 한계 안에 대규모 조직그러한 작은 일들은 비생산적인 지출로 이어지고 돈을 절약하지 못하게 만듭니다.

메모를 작성할 수 있는 양식(원하는 경우)을 알아봅시다.

문서 형식의 유형은 GOST R 6.30-2003의 4.6항에 설정되어 있습니다.

한편, GOST R 7.0.97-2016 “정보, 도서관 및 도서관 표준 시스템 출판. 조직 및 관리 문서. 2018년 7월 1일 발효되는 문서 준비 요건”에는 이미 조직 양식 준비에 대한 설명이 포함되어 있습니다(5.8 및 6.6항).

따라서 표준에서는 레터헤드에 메모를 작성하는 것을 권장하지 않습니다. 하지만 리드하고 싶은 욕망이 있다면 내부 서신확실히 양식이 크면 양식을 개발하여 LNA에 첨부할 수 있습니다. 특정 유형문서 - 메모.

서비스 노트 양식: 세부정보

GOST R 6.30-2003에 따라 특정 유형의 문서(이 경우 메모) 형식으로 다음을 포함해야 합니다. 다음 세부정보(예 2):

03 - "조직의 상징 또는 상표(서비스표)";

08 - "조직 이름";

10 - "문서 유형 이름";

11 - "문서 날짜";

12 - « 등록번호문서";

14 - "문서 준비 또는 출판 장소";

15 - "수취인"(메모가 전송되는 직원의 구조 단위 이름 및 위치)

18 - "본문 제목";

20 - "문서 텍스트";

21 - "응용 프로그램 존재 표시";

22 - "서명";

27 - "연주자에 대한 메모."

등록 세부 사항의 뉘앙스

"목적지". 메모가 여러 구조 부서로 전송되면 "수취인" 세부 정보가 오른쪽 상단에 다음과 같이 입력됩니다.

만약에 총 수량수신자가 4명 이상인 경우 메일링 리스트를 만들어야 합니다.

"문서 텍스트". 메모는 비즈니스 서신과 마찬가지로 명확하게 구성되어야 합니다. 메모의 내용은 1인칭 단수(“기재해 주세요”, “필요하다고 생각합니다” 등)로 작성됩니다.

논리적으로 완전한 단락으로 구분된 텍스트는 읽고 이해하기 쉽게 만들고, 각 생각에 논리적 완전성을 부여하며, 수신자가 문서의 텍스트를 더 잘 탐색할 수 있도록 해줍니다.

메모의 텍스트는 일반적으로 다음으로 구성됩니다.

서문(소개 부분)에서;

주요 부분;

마지막 부분(결론, 제안, 요청 등)입니다.

전문에는 메모 작성 목적을 밝히고 작성 이유가 된 날짜, 문서 및 사실에 대한 언급이 포함되어 있습니다. 전문에 포함된 정보는 간단할 수도 있고 상세할 수도 있습니다. 서문은 매끄럽게 본편으로 이어진다.

본문의 크기는 메모에 명시한 목적에 따라 달라지며, 여러 줄 또는 여러 페이지의 타이핑된 텍스트일 수 있습니다.

주요 부분의 주요 목표는 설명하고, 설득하고, 행동에 동기를 부여하는 것, 즉 결과를 달성하는 것입니다. 메모의 내용을 가장 완벽하게 드러내는 것은 텍스트의 이 부분입니다. 주요 부분에는 다음이 포함됩니다. 가장 큰 수정보를 제공할 뿐만 아니라 설득해야 하는 사실 자료입니다. 신청서가 있는 경우 거기에도 언급해야 합니다.

메모의 최종 또는 요약 부분은 위의 내용을 확인하는 일종의 요약이며 결론, 요청, 구체적인 제안문제를 해결하려면. 요약의 표현이 더 명확하고 명확할수록 문제에 대한 결정이 적시에 내려질 가능성이 높아집니다.

조직 내 지폐 이동의 등록 및 경로

등록 문제와 그에 따른 공식 메모를 수취인에게 전달하는 문제는 종종 논란을 불러일으킵니다. 메모는 누가 등록해야 하나요? DOW 서비스? 구조적 분할? 비서? 그리고 원칙적으로 등록을 해야 하나요? 내부 메모가 관심 있는 관계자들에게 적시에 전달될 수 있도록 누가, 어떻게 전달해야 합니까?

의심할 여지 없이 이러한 문제를 해결하는 것은 사무실 관리 지침에 섹션이 포함되어야 하는 조직 자체의 특권입니다. 일에 전념하다내부 문서로. LNA에 설정된 규칙과 해당 조치 절차는 불일치를 피하는 데 도움이 됩니다.

다음과 같은 경우 어떻게 해야 할까요? 유사한 문서아니요? 물론, 내부 공문서 작성, 처리, 이동 절차를 형식화하여 생성합니다. 공식화는 많은 비즈니스 프로세스를 간소화하는 데 도움이 되며 이는 매우 긍정적인 영향을 미칩니다. 일반 절차조직에서.

공식 메모의 흐름을 분석하여 작업을 시작해야 합니다. 즉, 문서의 양과 경로를 결정하고 문서 경로를 따라 명백히 불필요한 부분을 제거합니다. 문서의 가장 효율적인 경로를 결정하려면 오래되고 불편한 디자인을 깨고 물류 오류를 수정하고 수정하는 것을 두려워하지 마십시오.

공식 메모를 전달하는 데는 유치원 교육 기관 서비스 참여 여부(계획 1)와 참여하지 않는 경우(계획 2) 등 여러 가지 옵션이 있을 수 있습니다. 이 계획 중 어떤 것이 가장 효과적인지 알아 보겠습니다.

비효율적인 등록 및 메모 전달 방식

대규모 기관의 유아교육서비스 등록. 등록을 위해 공식 메모를 유치원 교육 기관 서비스로 전송하고 이후 수취인에게 리디렉션하면 정보 전달 및 결정 과정이 느려집니다. 이는 외부 및 내부 문서 흐름의 양이 많은 조직에서 특히 두드러집니다. 총 업무량을 고려할 때 모든 유치원 교육 기관이 할당할 수 있는 것은 아닙니다. 개인 직원공무원, 보고서 및 기타 메모 등록용. 어떤 식으로든 긴급하게 보내는 편지, 명령, 지시, 수신 서신 고위 당국, 메모-순순히 날개에서 기다리십시오.

비서 등록 소규모 조직 . 문서 흐름이 작은 조직에서는 내부 메모를 관리자 비서가 등록합니다. 내부 메모는 수평적인 내부 문서이므로 고위 공무원에게 사용할 수 없습니다.

비즈니스 서신, 보고서, 분석 및 분석을 통해 경영진에게 정보를 제공합니다. 설명 메모. 결과적으로, 동등한 지위에 있는 공무원들 간의 공식 문서 수신 및 전송 체인의 비서는 추가 링크입니다.

등록은 없지만 양도에 대한 DOW 서비스 표시가 있음. 조직이 공식 메모를 등록하는 것이 관례가 아닌 경우 등록하지 않고 DOU 서비스를 통해 수취인에게 전송하는 것은 의미가 없습니다. DOW 서비스에 메모를 전달하고 전송 시 표시를 받은 후 DOW 서비스에서 문서를 수신자에게 전송하고 전송에 또 다른 표시를 붙이려면 이 모든 것이 프로세스를 복잡하게 하고 시간이 걸리며 주문 실행 기한이 늘어납니다.

조직에 승인 표시를 받은 공식 메모를 전송하는 절차가 아직 있는 경우 수신자는 수신 서명을 하고 자신의 위치, 문서 수신 날짜 및 시간(필요한 경우)을 표시합니다. 메모 사본에 영수증 표시가 기록되어 수령 부서에 반환됩니다.

영수증 표시는 영수증 날짜, 이름을 나타내는 필드가 포함된 "수신" 스탬프로 대체될 수 있습니다. 그리고 공무원의 서명(그림).

쌀. 영수증 표시는 "Received" 스탬프로 대체될 수 있습니다.

효율적인 등록 및 메모 라우팅 방식

구조 단위에 등록, 단위 간 메모 직접 전송. 구조 단위에 공식 문서를 등록하고 중개자(DOU 서비스 또는 비서)를 우회하여 한 구조 단위에서 다른 구조 단위로 전송하면 문서의 수취인 경로가 단축됩니다.

구조 단위에 서기(부서/부서/부서의 비서) 직위가 없는 경우, 내부 문서를 포함한 문서를 등록하려면 기록 관리를 담당하는 직원을 임명해야 합니다. 사무를 담당하는 사람은 구조부서장이 결정한다. 원칙적으로 부담이없는 직원을 임명합니다. 직무. 누워서 추가 기능명령이나 규정에 의해 승인되고 직무 설명에 기록됩니다.

나가는 메모 등록하기. 구조단위 사무담당자가 발신메모를 등록합니다.

나가는 메모는 부서 내부(발신) 통신 일지에 기록됩니다(예 3). 발신 서비스 노트를 등록할 때 다음을 표시하십시오.

문서등록번호

수취인(메모를 보내는 부서)

페이지 수;

애플리케이션 가용성

실행일자

이름 메모를 준비한 직원.

메모를 스캔하여 이메일로 보낼 수 있습니다.

원본을 전송해야 하는 경우 구조 단위의 사무 담당자는 공식 메모를 수신자에게 하루에 한 번, 하루에 두 번 등 전송하는 일정을 작성할 수 있습니다.

긴급 메모(기한이 명확하게 명시된)는 즉시 전송되어야 합니다. 구조 단위의 번호 및/또는 이름과 함께 공식 메모를 수신자에게 직접 전송하거나 유아원 교육 기관 서비스의 특수 장비를 갖춘 셀을 통해 전송할 수 있습니다. 이 경우, 유아교육기관 서비스는 문서 전송 과정에 참여하지 않습니다.

들어오는 메모 등록하기. 수신자 단위로 메모가 접수되면 해당 수신자 단위의 사무 담당자가 내부 메모로 등록합니다. 들어오는 문서다음 세부 사항을 나타내는 부서의 내부(수신) 통신 로그(예 4)에:

수신 등록 번호;

수령(등록) 날짜

페이지 수;

응용 프로그램;

실행일자

집행자(메모를 받는 공무원).

규정 준수에 대한 책임 목표 날짜메모에 명시된 내용은 메모를 받는 공무원에게 있습니다. 메모 작성자 및/또는 상급자는 문서 실행 기한을 변경할 수 있습니다.

전 직원 등록. 조직이나 그 구조 부서에 사무를 담당하는 직원이 없는 경우 공식 메모를 등록하는 다른 메커니즘을 찾을 수 있습니다. 예를 들어 공식 메모 로그를 워드 형식또는 서버의 Excel 공공 사용. 이 경우 구조 단위 직원이 메모를 등록하는 데는 문서를 개인적으로 비서에게 전달하는 것보다 시간이 더 걸리지 않습니다.

그러나 전문 구조 단위의 전문가들은 종종 그러한 제안을 방해합니다. 사소한 사무까지 맡기려는 시도는 적극적인 저항에 부딪힌다. 어떤 면에서는 전문가들의 말이 옳습니다. 기억해, I.A. 크릴로바: "문제는 제화공이 파이를 굽기 시작하고 케이크 만드는 사람이 부츠를 만들기 시작하면 일이 잘 안 된다는 거예요."

조직의 책임자가 서명한 적절한 명령이나 지시를 내리면 관련 부서 전문가와의 공개적인 갈등을 피할 수 있습니다. 이 경우 개시자는 해당 유아교육기관 서비스의 장 또는 기타 사무담당자이어야 한다. 일부 오래된 기능을 제거하고, 문서 흐름 작업을 간소화하고, 효과적인 이동 경로를 구축하고, 내부 문서의 손실을 방지하는 것이 그의 관심사입니다.

이러한 제도가 시행되면 등록 시간이 크게 단축되고 등록 자체가 투명해지기 때문에 직원의 불만이 줄어듭니다.

공식 기록의 저장 조건

메모의 보관기간은 표준관리목록에 기재되어 있습니다. 보관 문서, 활동 과정에서 생성됨 정부 기관, 장기 지방 정부및 보관 기간을 나타내는 조직(2010년 8월 25일자 러시아 문화부 명령 No. 558에 의해 승인되었으며 2016년 2월 16일에 개정됨, 이하 2010 목록이라고 함)(표).

성공적으로 운영조직살아있고 끊임없이 변화하는 유기체이며, 사무는 이 유기체의 관리 시스템을 반영한 것입니다. 시대에 뒤처지지 않고 선두에 서고 싶나요? 메모부터 시작해 보세요. 이것이 유능한 인재를 향한 첫 걸음이 될 것입니다. 체계적인 문서 흐름, 내부 문서 경로의 검증된 물류는 경영 혼란에 맞서 싸우는 첫 번째 단계입니다. 서비스 노트의 예가 아래에 나와 있습니다(예 5-10).