기업 내에서 문서 흐름이 구성되는 방식. 내부 및 외부 문서 흐름을 연결합니다

문서 흐름은 문서가 생성되는 순간부터 문서 작업이 완료되는 순간까지의 문서 이동입니다.

문서 흐름의 구성은 기계식 컨베이어의 구성과 공통점이 많습니다. 한때 제품 유형화 및 부품 표준화와 함께 조립 라인 조립이 도입되면서 노동 생산성이 크게 향상되고 생산 공정 비용이 절감되며 대량 생산이 시작되었습니다. 사실, 컨베이어가 설정한 리듬은 작업 강도를 높이고 작업자의 긴장감을 증가시켰습니다.

기업의 문서 흐름

문서 흐름의 구성은 기계식 컨베이어와 동일한 원칙을 기반으로 합니다. 문서 이동은 이전 단계로의 수익을 최소화해야 하며, 작업 중복을 피하기 위해 문서는 책임에 따라 수행자에게 전송되어야 합니다.

문서 흐름도

문서 흐름도

문서 흐름에는 외부 윤곽과 내부 윤곽이 있습니다.

외부 윤곽은 외부에서 기업에 도착하는 수신(외부) 문서로 시작됩니다. 이는 상위 기관의 명령, 명령, 결의안, 고객 파트너의 편지 등일 수 있습니다. 수신된 문서는 비서가 등록한 후 실행을 위해 전송됩니다.

수신 문서는 기업이 다른 조직으로부터 받은 문서입니다. 발신 문서는 기업(조직)이 다른 기업에 보내는 문서입니다. 발신 문서는 편지, 증명서, 보고서, 주문, 전보, 전화 메시지 등 다른 조직으로 전송할 목적으로 기업에서 생성된 정보를 포함하는 문서입니다.

문서 흐름– 문서가 접수되거나 발급되는 순간부터 실행 또는 발송이 완료될 때까지 조직 내 문서의 이동입니다.

세 가지 주요 문서 스트림이 있습니다.

– 다른 조직에서 도착하는 문서(수신)

– 다른 조직으로 보낸 문서(발신)

– 조직에서 작성되어 조직의 직원이 관리 프로세스(내부)에서 사용하는 문서입니다.

문서 흐름은 중요한 부분 DOU는 기관 활동에 대한 정보 지원, 이전에 생성된 관리 정보의 문서화 및 저장을 목적으로 합니다. DOW는 다음에 직접적으로 의존합니다. 경영 결정, 프로세스로서 문서 지원에는 결정에 대한 정보 지원, 즉 결정에 정보(문서) 제공, 결정 문서화 및 구현 모니터링의 세 가지 구성 요소가 포함됩니다. 이 프로세스의 주요 구성 요소는 초기 정보 획득, 목표 설정(작업), 필요한 정보 검색(참고 작업), 솔루션 개발(문서 초안 작성), 승인, 편집, 제작, 인증, 전송(전송)입니다. 수취인에게), 실행 솔루션을 모니터링합니다. 문서 흐름의 양은 들어오고 나가는 문서 수에 따라 결정됩니다. 내부 문서특정 기간(연도, 분기, 월, 일) 동안 기관. 문서 흐름의 합리적인 구성에는 직선성, 연속성, 리듬, 병렬성, 비례성 등의 원칙을 고려하는 것이 포함됩니다. 문서의 직접 이동 원리는 문서의 이동이 최단 경로를 따라 수행되어야 함을 의미합니다. 문서 흐름 이동의 가장 간단한 형태는 구조 단위의 선형 배열에 해당합니다. 문서 흐름의 연속성 원칙은 문서에 대한 결정이 내려지는 수준까지 문서를 지속적으로 제출하는 것입니다. 이 원칙은 문서의 "연쇄", 즉 한 번에 축적되는 것과 양립할 수 없습니다. 리드미컬한 문서 흐름의 원리는 문서 흐름의 균일한 움직임을 의미합니다. 병렬성 원칙은 문서가 이동함에 따라 문서를 처리하기 위해 별도의 작업을 수행하는 것을 의미합니다. 이 원칙의 주요 목적은 문서를 완성하는 데 걸리는 시간을 줄이는 것입니다. 개별 작업을 병렬로 실행하면 문서 흐름과 문서 전체 실행 속도가 크게 향상됩니다. 비례의 원리는 문서 이동 채널의 비례적이고 균일한 로딩을 가정합니다. 문서 작업에는 독립성과 책임의 원칙이 중요합니다. 이 원칙은 방향, 배포, 조정, 서명 등 모든 활동에서 기관과 해당 부분의 기능, 직원의 역량을 엄격히 따라야 함을 의미합니다. 기관의 기존 구조와 기능, 관리 활동의 형태와 방법은 문서 흐름에 중요한 영향을 미칩니다. 따라서 순전히 사무적인 이유 외에도 문서의 신속한 통과 및 실행은 조직적 결함, 공무원 간의 책임에 대한 명확한 설명 부족, 일부 기관의 기능 및 개별 구조 부서에 대한 명확성이 부족하여 방해를 받습니다.

과학기술의 진보에 기초한 경영규모는 모든 단계에서 사무의 기계화를 요구합니다. 사무 프로세스의 기계화에는 문서화 및 문서 처리 작업을 수행하기 위한 기술적 수단의 사용이 포함됩니다. 문제를 해결할 때 전자 기술이 정말 필요해졌습니다. 문서 지원기업 관리. 컴퓨터 시대에는 문서에 대한 전통적인 정의를 명확히 할 필요가 있습니다. 왜냐하면 오늘날 문서는 이메일, 사운드 파일, 비디오 등으로 받은 메시지일 수 있기 때문입니다. 따라서 문서는 다음과 같이 정의할 수 있습니다. 문서는 인간의 지각으로 접근할 수 있는 정보의 모음이다. . 공식 문서를 작성하고 편집하는 프로그램은 많습니다. 전자 문서의 급속한 발전에도 불구하고 전문가들은 여러 가지 조직적, 기술적 어려움으로 인해 가까운 미래에 유통되는 기존 문서를 완전히 대체하거나 제거할 수 없을 것이라고 믿습니다.

논의할 문제

1 컨트롤 카드 파일은 어떤 섹션으로 구성되어 있나요?

2 문서 실행 마감일을 알고 있습니까?

3 통제에서 문서를 제거하는 공무원은 누구입니까?

4 문서집행을 통제하는 대상은 무엇입니까?

5 문서의 등록 색인은 어떤 요소로 구성됩니까?

6 문서에 "컨트롤 표시"를 놓습니다.

7 문서의 실행기간과 실행에 대한 통제권은 언제부터 계산되나요?

8 문서 집행 기한을 연장하는 절차는 무엇입니까?

9 문서 흐름의 목적은 무엇입니까?

10 문서 흐름을 분석하고 개선할 수 있는 문서는 무엇입니까?

11 문서 흐름이란 무엇입니까?

12 "케이스 명명법"의 개념을 설명하십시오.

13 "비즈니스"의 개념을 설명하십시오.

14 문서등록이란?

15 사무의 주요 단계를 나타냅니다.

16 문서 흐름에 일반적인 문서 작업 단계를 지정하십시오.

17 사례형성의 개념에는 무엇이 포함되나요?

18 서류 사전 검토는 누가 진행하나요?

19 어떤 원칙에 따라 보관하거나 파기할 문서를 선택합니까?

20 사례 명명법은 어떤 기준에 따라 구성됩니까?

21 문서의 가치 조사를 정의합니다.

22 서류 심사 업무는 무엇인가요?

23 기관에서는 어떤 유형의 사례 목록을 개발합니까?

24 목록에 의해 설정된 문서의 보관 기간은 어떤 그룹으로 나눌 수 있습니까?

25 영구, 임시(10년 이상) 보관 및 직원용 파일을 바인딩하거나 제출할 때 준수해야 하는 요구 사항은 무엇입니까?

26 파일에서 시트 번호는 어떻게 매겨지나요?

27 어떤 데이터가 표시됩니까? 제목 페이지영구 저장 재고?

문서 관리의 본질은 문서 작업의 모든 단계를 신속하게 실행하는 것입니다. 솔루션 개발에 필요한 정보를 얻는 속도를 결정하는 것은 처리의 명확성과 문서의 이동입니다. 그렇기 때문에 합리적인 조직문서 흐름, 처리 속도 및 명확성 및 실행을 위한 문서 전송이 항상 제공됩니다. 큰 관심.

문서가 생성되거나 수신되는 순간부터 실행 또는 발송이 완료될 때까지 조직 내에서 문서가 이동하는 것을 문서 흐름이라고 합니다.

고전적 관점에서 문서 흐름은 다음과 같습니다. 정보 흐름, 한편으로는 조직이 상호 작용합니다. 환경(국가, 사회, 시민) 반면에 문서 흐름의 도움으로 단일 중앙 집중식 실체로서의 조직은 서로 간의 내부 상호 작용을 수행합니다. 집행 기관, 구조적 부서 및 개별 직원.

기관의 모든 문서는 세 가지 문서 흐름으로 나뉩니다.

• - 수신 (수신) 문서;
• - 나가는 (보낸) 문서;
• - 내부 문서.

각 문서 흐름에는 구성, 수량, 측면에서 고유한 특성이 있습니다.

처리 및 이동.

수신 문서 - 기관에서 받은 문서입니다. 대부분의 수신 문서는 그에 상응하는 발신 문서를 생성해야 합니다. 마감일. 마감일을 설정할 수 있습니다 규정, 해당 응답에 대한 특정 응답 시간을 규정합니다. 들어오는 문서또는 수신 문서에서 직접 지정할 수도 있습니다.

발신 문서 - 공식 문서, 기관에서 보냈습니다. 대부분의 발신 문서는 수신 문서에 대한 조직의 응답입니다. 나가는 문서 중 일부는 조직의 내부 문서를 기반으로 준비됩니다. 소수의 발신 문서의 경우 수신 문서 수신이 필요할 수 있습니다(예: 다른 조직에 대한 요청).

내부 문서는 이를 작성한 조직의 범위를 벗어나지 않는 공식 문서입니다. 이 문서는 목표 솔루션을 제공하므로 기관의 작업을 구성하는 데 사용됩니다. 관리 업무한 조직 내에서. 내부 문서에는 조직, 법률, 조직 및 관리 문서가 포함됩니다. 독립 그룹 내부 문서 흐름프로토콜과 행위를 작성하고, 계획하고, 회계 문서, 자재 회계에 관한 문서 및 돈, 장비, 내부 공식 서신(보고, 설명 편지), 인원등.

연간 모든 흐름의 문서 수는 기관의 문서 흐름량입니다. 이 값은 기계화 및 사무 자동화 사용의 효율성을 계산하기 위해 필요한 사무실 직원 수를 계산하는 데 필요합니다. 일반적으로 전체 관리장치의 작업량을 나타낸다.

또한 수평 및 수직 흐름 방향이 구별됩니다.

기업의 문서 흐름 조직은 동일한 수준의 부서, 모든 수준의 경영진과 하위 부서 및 지리적으로 서로 멀리 떨어진 회사의 개별 지점을 연결하도록 설계되었습니다. 조직에서 문서 흐름을 구성할 때 동등한 부서 간에 문서를 교환하는 내부 흐름을 포함하여 모든 유형의 흐름의 상호 작용이 중요합니다.

문서 흐름은 다음과 같은 주요 매개변수로 특징지어집니다.

• - 콘텐츠 또는 기능
• - 구조;
• - 모드 또는 주기성;
• - 방향;
• - 용량.

문서 흐름의 구조는 문서를 분류하고 색인할 수 있는 특성에 따라 설명되며, 해당 조직의 문서를 기반으로 하는 과학적 참조 장치 시스템을 구성할 수 있습니다. 대체로 문서 흐름의 구조는 구성 문서의 기능 및 의도된 목적과 일치합니다.

문서 흐름의 모드나 주기성은 시간에 따른 정보 로드의 변화에 ​​따라 결정됩니다. 이러한 변화는 일반적으로 계획 및 요약 작업의 주기적 특성, 비즈니스, 정치 및 관리 활동의 계절적 감소, 조직의 내부 리듬과 관련이 있습니다.

문서 흐름의 방향은 문서 처리의 특정 기술 링크 내용에 따라 다릅니다. 미등록 문서, 유아교육기관 서비스에서 실행통제권을 행사하는 문서와 그렇지 않은 문서 등 문서 흐름의 방향은 이 흐름을 구성하는 문서를 평가하고 인증하는 방법(승인, 승인, 숙지 등)의 영향도 받습니다.

문서 흐름의 양은 문서(원본 및 사본)의 물리적 개수로 측정되며, 시트, 기호, 주문 수, 집행자 등으로 표현되는 문서에 포함된 정보의 양으로 지정되거나 보완될 수 있습니다.

존재한다 대규모 그룹지원하도록 설계된 문서 관리 시스템 개별 종활동:

• - 보관(보관 문서 관리 절차 세트)
• - 인사 문서 흐름(인사 절차)
• - 회계 문서 흐름;
• - 비밀스럽고 비밀이 보장되는 사무 업무
• - 기술 및 기술 문서 흐름;
• - 품질경영시스템의 문서 흐름.

활동 유형만큼 문서 관리 시스템이 있을 수 있습니다.

일반적으로 기업의 문서 흐름 구성은 다음을 기반으로 합니다. 특정 규칙모든 직원이 준수해야 하는 사항입니다.

각 문서 작업에 소요되는 시간은 최소화되어야 하므로 기업의 문서 흐름도에 포함된 문서의 이동 경로를 신중하게 고려해야 합니다. 문서 흐름 시스템 내에서 각 문서가 통과하는 링크 수도 최소한으로 유지되도록 노력해야 합니다.

최소한의 시간을 소비하면서 최단 경로를 따라 문서를 신속하게 전달하는 다음과 같은 기본 원칙이 식별됩니다.

• - 문서 수신, 기본 처리 및 전송 작업을 중앙 집중화하는 것은 조직이 모든 전달 방법(우편, 팩스, 이메일등) 기관에서 전송한 내용은 DOU 서비스에서 처리됩니다.
• - 통과 횟수 최대 감소 및 업무상의 필요가 없는 문서의 반송 이동 제외(문서의 반송 이동은 이미 처리된 기관에 도달하는 것으로 간주)
• - 특정 유형의 문서 라우팅(문서 흐름도 개발)
• - 문서 일회 등록(조직에 들어오고 조직에서 생성된 문서는 한 번 등록됩니다. 수신 - 수신 시, 내부 및 발신 - 생성 시, 문서 등록은 서비스에서 수행할 수 있습니다. 유치원 교육 기관또는 구조 단위로)
• - 조직 예비 검토문서 (조직에서받은 문서를 관리자, 그의 대리인에게 해결을 위해 전송되고 실행을 위해 부서로 직접 전송되는 문서로 배포, 예비 검토는 전문가가 수행함) DOW 서비스(비서 보좌관 또는 대리)
• - 가능하다면 유언집행자, 임무, 마감일을 정확하게 정의하는 구체적인 결의안을 발행합니다.
• - 불합리한 승인 배제, 여러 직원이 동시에 문서를 병렬 승인 구성 (문서 초안을 복사하거나 모든 이해 관계자에게 동시에 이메일로 전송)
• - 문서 서명 수준이 감소합니다.

현재 기업 활동에 사용되는 모든 문서는 다음과 같은 주요 특성에 따라 나눌 수 있습니다.

• - 기업과 관련하여 문서는 외부 문서와 내부 문서로 구분됩니다. 외부 문서기업 특파원이 편집하고, 제3자 조직기업과 상대방의 관계(지불 요구 사항)를 반영합니다. 내부 문서는 내부 문서를 공식화하기 위해 직원과 관리자가 기업 자체에서 작성합니다. 비즈니스 거래(입구 현금 주문).
• - 반영된 비즈니스 거래의 양에 따라 - 기본 및 요약 문서. 기본 문서에는 하나의 비즈니스 거래(영수증 및 비용 현금 주문, 송장)에 대한 정보가 포함됩니다. 요약 문서특정 기간 동안의 유사한 비즈니스 거래 전체에 대한 정보(계산원 보고서, 제품 보고서, 비즈니스 사실 로그)를 요약하기 위한 것입니다.
• - 고려되는 위치 수에 따라 문서는 한 줄 또는 여러 줄이 될 수 있습니다. 단일 라인 문서에는 하나의 회계 항목이 포함됩니다. 여러 줄로 구성된 문서에는 두 개 이상의 회계 항목(급여)이 포함되어 있습니다.
• - 문서는 목적에 따라 행정문서, 정당화문서, 문서로 구분됩니다. 회계등록그리고 결합. 행정 문서특정 비즈니스 거래를 수행할 수 있는 권한이 포함되어 있습니다(보고를 위한 자금 발행을 위한 관리자의 명령, 명령). 이러한 문서는 작업을 문서화하지만 포함된 정보는 회계 기록부에 반영되지 않습니다. 지원 서류주문 실행에 대한 정보(계산원 보고서, 송장, 요구 사항, 영수증 주문). 이 문서는 실제 거래 완료를 반영하며 여기에 포함된 정보는 회계 기록부에 입력됩니다. 회계 문서는 등록용입니다. 회계 기록~을 목표로 추가 사용 V 회계 과정(고정자산 감가상각 계산). 결합 문서는 행정(허가), 지원 문서 및 회계 문서(비용 현금 주문, 급여임금의 경우).
• - 서류는 상거래 내용에 따라 자료, 금전, 결산으로 구분됩니다. 자재 문서상품 이동을 위한 운영을 공식화하는 데 사용됩니다. 물질적 자산(고정 자산의 인수 및 양도 행위). 돈 문서기업의 현금 및 비현금 자금 거래(지불 요청-주문)를 처리하기 위한 것입니다. 정산 서류상대방과의 결제 관계를 공식화하는 데 사용됩니다. 외부 의무(송장).
• - 작성방법에 따라 - 서류는 수동으로 작성하거나, 전자 수단 컴퓨터 기술.
• - 기본 회계 문서는 회계사가 작성합니다. 여기에는 다음이 포함됩니다. 각종 증명서, 계산, 개발 시트 등. 이 문서에 반영된 정보는 회계 기록부에도 입력됩니다. 이슈를 반영한 ​​문서 일반 관리기업과 그 생산 및 운영 활동은 조직의 관리 기관에 의해 작성됩니다.

따라서 문서 흐름의 주요 기능은 다음과 같습니다.

• - 의사소통 - 내부 및 외부 상호 작용에 대한 정보를 제공하는 것입니다.
• - 지시문 - 보장하는 것입니다 직접 제어작업을 설정하고 구현을 모니터링합니다.

중앙 집중식 문서 흐름의 상당히 큰 계층은 소위 내부 문서로 구성됩니다. 여기에는 조직 내에서만 사용하도록 고안된 (ORD)가 포함됩니다. 이는 경영진의 명령일 수 있습니다. 내부 활동조직, 회의록, 각종 규정 (직업 설명, 구조적 분할에 관한 규정 등).

이 단계에서 사무실의 기능에는 다음과 같은 작업 수행이 포함됩니다(그림 3).

내부 문서 초안 준비;

문서 승인 보장

성명;

문서 실행 제어;

파일의 사본을 제출합니다.

쌀. 3. 내부문서 처리

내부 문서의 초안은 조직의 구조적 부서나 관리 비서가 준비할 수 있습니다. 추가 처리 기술은 위에서 설명한 수신 문서 처리 기술과 완전히 유사합니다.

사무실 관리 서비스 등록 양식 및 서류

문서 등록은 조직이 문서를 작성하거나 수신했다는 사실을 기록하는 것입니다. 등록에는 부착이 포함됩니다 등록 번호등록 양식에 있는 문서에 대한 문서 및 기록 정보입니다.

필요한 문서에 대한 회계, 통제, 검색을 위해서는 문서 등록이 필요합니다.

서류 승인은 해당 부서의 공무원(장)이나 기업의 장이 또는 서류를 제공하기 위해 특별히 발행된 문서에 의해 수행됩니다. 법적 강제. 안에 승인된 문서 APPROVED(따옴표 제외)라는 단어, 직위, 서명, 문서를 승인하는 사람의 이니셜과 성, 승인 날짜가 포함된 문서 승인 스탬프가 있습니다.

승인 대상 서류 목록입니다.

· 행위(검사, 감사, 업무수행, 상각, 심사, 사건의 접수 및 이송 등)

· 지침(공식, 안전 등)

· 보고서(약 생산 활동, 출장 등에 대해)

· 목록(직위, 직원, 문서 등)

· 계획(생산, 개발, 구현 새로운 기술등.)

· 규정(구조분할, 상여금 등에 관한 사항)

· 프로그램(업무, 행사, 출장)

· 구조와 직원 수준

· 견적(비용, 자금사용 등)

· 스탬프를 찍을 서류 목록

공무원의 권리를 증명하는 서류, 자금 및 물질적 자산의 지출 사실을 기록하고 특별히 제공되는 서류 법적 행위스탬프와 서명이 부착되어 있습니다. 서명은 기업 인감의 인증을 받아야 합니다.

인감은 부분을 덮는 방식으로 배치되어야 합니다. 개인 서명 공식적인, 문서에 서명한 사람이었으며 텍스트를 읽을 수 있었습니다.

· 행위(물건, 장비, 수행업무의 인수, 상각, 심사, 사건의 인수 및 이송 등).

· 보관 참고자료, 보관 문서의 사본 (추출).

· 위임장(재고 품목 수령, 중재 업무 수행 등).

· 계약(약 재정적 책임, 공급품, 계약, 공동 활동, 건물 임대, 작업 실행 등).

· 용도(장비용 등).

· 신청 (신용장, 수락 거부 등).

· 여행 및 기타 공식 신분증.

· 모든 활동을 수행할 수 있는 권리에 대한 라이센스입니다.

· 금융 및 사업 거래를 수행할 권리가 있는 직원의 인감 및 서명 샘플.

· 보증서(업무, 서비스 등에 대한).

· 예산, 은행, 연금, 지불 명령(은행에 통합, 통화 수신 및 이체, 수입 등을 위해).

· 등록부(국제 서신 발송을 위해 은행에 제출된 수표, 예산 명령서).

· 대표 사무소 개설 증명서.

· 비용 추정(자본 건설을 위한 신제품 생산, 계약 비용 산정 등).

· 기업의 장이 서명한 공동 문서.

· 사양(제품, 제품 등).

· 구성 문서(헌장, 의정서 등).

· 특성.

· 인력 배치 차트그리고 그것들을 변경합니다.

· 등록 대상이 아닌 서류 목록입니다.

안에 이 목록등록 대상이 아닌 서류가 포함되어 있습니다. 이 목록은 기업의 활동 유형을 고려하여 지정될 수 있으며 비서 참조자 또는 일지를 보관하는 사람에게 전달될 수 있습니다.

· 회의, 회의 및 안건 보고서.

· 일정, 주문, 요청.

· 정보 제공을 위해 보고서 및 정보가 전송됩니다.

· 가격표, 가격표.

· 기술적 조건.

· 재료 소비에 대한 규범 및 표준.

· 축하 편지.

· 초대 카드.

· 인쇄된 출판물(책, 잡지, 뉴스레터, 카탈로그).

· 통계 보고 양식.

· "개인적으로"라고 표시된 기업의 직원에게 보낸 서신.

· 설명 메모.

· 수신문서 등록을 위한 로그 양식

들어오는 문서에는 입법부 및 임원 전원, 공식 서신, 편지, 성명서 및 시민의 항소.

들어오는 문서를 등록하려면 등록 번호(색인)가 일련 번호로 구성되는 특수 저널을 사용합니다. 이 잡지서류가 접수된 사건의 번호.

저널은 들어오는 문서의 안전과 신속한 검색을 보장하는 데 필요합니다.

문서 실행을 제어하기 위해 저널에 "실행에 대한 참고 사항" 열이 도입되었습니다. 계약자 및 마감일에 대한 데이터는 수신 문서에 대한 관리자의 결의안에서 가져옵니다.

문서는 "집행자"열의 영수증을 통해 집행자에게 전송됩니다.

일지는 비서 보조원이나 회사원이 관리합니다.

흐름이 많은 대기업 비즈니스 문서사무 조직 및 문서 작업 보장 특수 유닛 - 사무실.수행되는 업무의 성격에 따라 사무실 직원은 두 가지 범주로 나뉩니다. 전문가그리고 기술 수행자.

전문가- 이들은 추천인, 방법론자, 아카이브 책임자, 탐험 책임자, 편집자, 교정자입니다.
기술 수행자- 비서 속기사, 사무원, 전달자, 택배사입니다.

기업 사무실에서 수행하는 주요 기능은 다음과 같습니다.

1). 접수 및 등록(회계)서류

2). 서류배부 및 배송그들의 공연자

3). 발신 메시지 처리 및 보내기서류

4). 속기 및 타이핑서류

5). 마감일 제어서류

6). 케이스 구성 및 배송보관해두세요

7). 보관 정리 및 문서 사용 보장, 아카이브에 저장됩니다.

자가 테스트 질문.

1. 조직의 중앙 집중식 문서 흐름과 문서 흐름의 차이점은 무엇입니까? 구조 단위?

2. 비서는 들어오는 서류를 어떻게 처리합니까?

3. 총무는 외부로 나가는 서류를 어떻게 처리하나요?

4. 조직 내 내부 문서 흐름은 어떻게 구성되어 있나요?

5. 간사가 서류를 등록하는 절차는 어떻게 되나요?

6. 사무실은 비서와 협력하여 어떤 기능을 수행합니까?

관련 정보.

조직의 문서 흐름은 사무에서 가장 중요한 연결고리입니다. 문서 이동 인스턴스와 이동 속도를 결정합니다. 이는 매우 중요합니다. 관리 프로세스, 문서를 신속하게 처리하면 최신 정보를 체계적으로 정리할 수 있기 때문입니다. 시기적절한 정보. 청구되지 않은 문서는 종이 한 장일 뿐입니다. 처리됨 제대로, 소스가 됩니다 귀중한 정보. 회사의 사무 조직은 효율성에 직접적인 영향을 미칩니다.

이 기사에서 배울 내용은 다음과 같습니다.

• 무엇인가 기본 원리들문서 흐름 구성;
• 워크플로 다이어그램을 사용하여 작업 프로세스를 설명하는 방법
• 조직에 가장 적합한 문서 관리 형태는 무엇입니까?
• 조직 내부의 문서 흐름이 외부 문서 흐름과 다른가요?

문서관리 조직의 원칙

문서 흐름조직에서는 문서 생성 또는 수신 순간부터 전송 또는 실행까지 문서 이동 프로세스를 결합합니다. 의 연결을 반영합니다. 행정 프로세스, 이는 문서 정보를 사용하여 수행되며 기능의 속성입니다. 운동은 특정 규칙이나 원칙을 준수해야 하며, 그 임무는 문서의 가능한 가장 빠른 통과, 즉 최소한의 시간 소모로 가능한 최단 경로를 보장하는 것입니다.

Rational 문서 흐름은 다음 원칙을 준수합니다.

• 직진성

문서를 이동하기 위해 루프 및 복귀 이동을 포함하지 않는 최적의 최단 경로가 선택됩니다. 이 원칙은 합리적인 처리 기술의 창출과 작업 순서의 준수를 요구합니다.

• 연속성

의사결정 수준에 대한 문서 제출은 지속적으로 이루어져야 합니다. 문서 흐름의 연속성은 구조 단위에서 문서의 "정체" 및 축적을 제거하고 부하 직원의 균일한 작업량을 보장합니다.

• 율

다큐멘터리의 흐름은 최적의 리듬에 맞춰 고르게 움직여야 합니다. 한 인스턴스에서 문서가 지연되면 흐름이 중단될 수 있습니다. 다음 레벨, 즉. 이 원리는 물체의 움직임의 연속성과 밀접한 관련이 있습니다.

• 병행

문서 이동 중에 문서를 처리하기 위해 특정 작업이 수행됩니다. 이는 이동 시간을 줄이고 조직의 문서 흐름을 전체적으로 가속화합니다.

• 비례

교통 채널의 부하는 보조 기술 장치의 능력과 요구 사항에 비례해야 합니다. 규정을 준수하지 않는 경우 이 원칙채널 정체가 발생합니다.

조직의 문서 흐름도

조직 내 문서 흐름의 효율성을 높이려면 사무 프로세스를 규제하는 규범적인 행위를 개발하는 것이 필요합니다. 그는 사무 업무에 대한 지침. 조직 및 관리 구조의 특성과 특정 회사 활동의 특성을 고려해야 합니다.

문서 흐름 체계는 다음 합리성 기준을 충족해야 합니다.

• 문서 경로에 따른 최소 인스턴스 수
• 유효성 통일된 규칙사무 프로세스 및 기술 절차를 위해;
• 완료 시간을 단축합니다.
• 생성, 등록 및 승인 과정에서 반품 이동 횟수를 줄입니다.
• 직장인 수 감소;

사무 프로세스를 최적화하는 과정에서 다음을 설명하는 문서가 개발됩니다. 최적의 경로, 작업 순서를 규제하는 개체 통과 다이어그램이 포함되어 있습니다. 여기에는 조직의 문서 흐름에 대한 문서 양식, 경로 및 기술 체계 시트, 제도법및 문서 이동 패턴.

구성표는 문서 전달의 모든 단계를 가장 정확하게 표시할 수 있습니다. 각 작업 유형을 철저히 분석한 후 전체 프로세스를 설명하는 흐름도가 작성됩니다. 문제를 해결하는 데 필요한 일련의 작업을 그래픽으로 나타냅니다.

조직의 문서 흐름도 예시

해당 주제에 대한 문서 다운로드:

• 사무 업무 지침(조각). 문서 흐름의 구성

조직 문서 관리

회사 내의 모든 문서 흐름은 승인된 규칙을 준수하고 이를 준수해야 합니다. 행정 구조회사, 허용되는 관리 방법 및 형태.

또한, 효과적인 관리 조직의 문서 흐름세부 사항에 가장 적합한 조직 형태를 선택하는 것이 좋습니다.

• 중앙 집중식

특수 구조 단위에 모든 기술 작업을 축적합니다. 그의 역할은 사무실, 사무실 관리 부서 또는 특정 직원(비서 또는 사무실 관리자)이 수행할 수 있습니다. 한 부서에서는 문서를 수신하거나 생성하는 순간부터 보관 저장소로 전송하는 순간까지 기술 작업의 전체 주기가 수행됩니다. 비슷한 조직 형태문서 회전율이 연간 10,000개 문서를 초과하지 않는 경우에만 최적입니다.

• 분산화

여기에는 회사의 각 구조적 부서에 대해 별도의 사무 서비스를 만드는 것이 포함됩니다. 분산화를 통해 전체 작업 주기가 자율적으로 수행됩니다. 부서 내에서. 이 양식은 지리적으로 분산된 회사 또는 문서에 특정 세부 사항(예: 조직 단위 활동의 ​​기밀성 또는 독립성 향상)이 있는 경우에 가장 적합합니다.

• 혼합

이러한 형태의 관리를 통해 사무실 관리 서비스는 수신 및 처리, 등록, 실행 제어, 복제 및 저장을 담당합니다. 회사의 부서에서는 문서를 작성하고 파일을 체계화 및 저장하며 보관 저장소로 전송할 준비를 합니다.

선택한 관리 형태에 따른 문서 흐름 체계와 작업을 위한 전문 부서의 기능 공식 문서현지 규정에 기록되어 있습니다. 그러한 행위의 예로는 기록 관리 서비스에 관한 규정이나 기록 관리 지침이 있습니다.

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문서 흐름의 기본 개념

계획

소개

1. 문서 흐름의 본질

2. 문서 작업 기술

3. 접수된 서류 처리

4. 발송서류 처리

5. 내부 문서 흐름

6. 문서의 보관보관

결론

서지

소개

문서 흐름은 유치원 교육 기관 내에서 문서의 이동입니다. 조직에서 작업이 수행되는 문서(조직에서 생성되고 다른 소스에서 수신됨)는 문서 흐름에 포함됩니다. 문서 흐름은 문서가 생성되거나 수신되는 순간부터 실행이 완료되거나 발송될 때까지 문서의 이동입니다. 조직의 문서 흐름을 분석할 때 다양한 정량적, 정성적 평가가 사용됩니다. 주요 지표 중 하나는 문서 흐름의 양, 즉 조직이 특정 기간 동안 수신하고 개발한 문서 수입니다.

모든 조직의 활동에 대한 정보 및 문서 지원은 매우 중요한 서비스 기능입니다. 대규모 및 중간 규모 조직에서 이러한 기능은 일반적으로 비즈니스 관리, 일반 부서, 사무실, 사무국과 같이 이름이 다를 수 있는 특수 구조 단위에 의해 수행됩니다.

안에 소규모 회사이러한 기능은 일반적으로 비서에게 할당됩니다. 조직의 문서화 서비스를 정의하는 주요 규제 문서는 서류 작업 지침입니다. 이는 국가 규제 문서를 기반으로 개발되었습니다. 관리를 위한 문서 지원 국가 시스템의 기본 조항, 비부서 기록 보관소 작업에 대한 기본 규칙, 주 표준~에 통합 시스템선적 서류 비치, 교재보관 기관, 부서별 규칙.

작업 목적: 문서 흐름과 단계를 고려합니다.

직무 목표:

문서 흐름의 본질을 고려하십시오.

문서 작업 기술을 고려하십시오.

들어오는 문서의 처리를 검토합니다.

나가는 문서 처리를 고려하십시오.

내부 문서 흐름을 검토합니다.

문서의 보관 저장을 고려하십시오.

1. 문서 흐름의 본질

문서 흐름은 운영 사용 과정에서 문서의 이동이며 회계 서비스다른 기업 및 조직으로부터 편집 또는 수령한 순간부터 회계 기록부에 등록된 후 아카이브의 저장 장소로 전송될 때까지. 문서 흐름의 주요 단계: 문서 준비 및 실행 회계 부서 (회계 장치)의 문서 수락; 회계 부서 및 작업장을 통한 문서 이동, 회계 기록 처리 및 사용; 컴퓨터 장비(기타 사무 장비)에 대한 문서 양도 및 반환; 문서를 아카이브로 전송합니다. 적절한 조직문서 흐름에는 문서 실행 순서, 회계 부서의 수령, 처리, 회계 기록부 항목 사용 및 아카이브로 전송 순서를 결정하는 문서 흐름 계획을 작성해야 합니다.

각 기업의 문서 흐름 계획은 최고 회계사가 개발하고 관리자가 승인합니다. 회계 부서에 제출하고 컴퓨터를 설치하고 처리하는 절차에 관한 최고 회계사의 요구 사항은 기업의 모든 부서와 서비스에 필수입니다. 기업은 문서 흐름 구성 및 문서 흐름 일정에 대한 규정을 개발해야 합니다. 이 조항은 세부 사항을 고려하여 개발되었습니다. 경제 활동기업이며 이사의 승인을 받았습니다. 이동을 간소화하고 시기적절한 수령을 보장하는 역할을 합니다. 기본 문서회계 기록용. 서류 제출 마감일, 이동 경로, 책임자. 일정은 문서 작성, 확인 및 처리에 대한 작업 목록을 반영하고 특정 수행자, 관계 및 작업 완료 기한을 나타냅니다. 기업의 문서 흐름 일정 준수에 대한 통제는 최고 회계사가 수행합니다. 회계 부서 또는 컴퓨팅 장치에 제출하는 절차에 관한 최고 회계사의 요구 사항 필요한 서류진술은 기업의 모든 부서와 서비스에 필수입니다. 국가 시스템관리를 위한 문서 지원: 기본 조항. - M., 2001. - p. 32

쌀. 1. 사무실과 조직의 다른 부서 간의 관계

2. 티문서 작업 기술

중앙 집중식 문서 흐름과 문서 흐름을 구조 단위 수준에서 분리합니다. 중앙 집중식 문서 흐름에는 중앙 집중식 등록이 적용되는 모든 문서가 포함됩니다. 구조 단위에서만 고려되는 문서는 구조 단위 수준의 문서 흐름을 구성합니다. 일반적으로 중앙 집중식 문서 흐름은 조직 및 관리 문서(ORD)로 표시되고, 구조 단위 수준의 문서 흐름은 조직 활동의 주요 방향을 제공하는 전문 문서로 표시됩니다(ORD도 포함될 수 있음). .

안에 대규모 조직일반적으로 중앙 집중식 문서 흐름을 보장하는 작업을 포함하는 별도의 구조 단위가 있습니다. 비즈니스 관리, 일반 부서 등 다르게 불릴 수 있습니다. 중앙 집중식 문서 흐름의 양이 처리해야 할 만큼 크지 않은 조직의 경우 독립부서, 이를 유지하는 기능은 예를 들어 조직 책임자의 비서에게 할당됩니다. Baranovsky V.P. 조직 활동에 대한 문서 지원 - M.: Ekmos, 2000. - p. 41

중앙 집중식 문서 흐름을 구성하는 문서에는 세 가지 주요 유형이 있습니다.

1. 외부기관으로부터 사무실로 접수되는 서류

2. 외부 기관으로 보내기 위해 구조 부서로부터 사무실로 접수된 발신 문서

3. 조직의 구조 부서 또는 기업 내 배포 관리자로부터 사무실이 받은 내부 문서.

3. 들어오는 서류 처리

들어오는 문서를 처리하기 위해 다음과 같은 기본 절차가 규정됩니다(그림 2).

포워딩 처리;

등록;

경영진의 검토 및 결의사항

구조 단위 또는 실행에 대한 숙지

실행 제어.

실행 통제는 사무실 직원이나 조직의 비서가 수행하며 다음을 포함합니다.

진행 상황을 모니터링해야 하는 문서를 통제합니다.

진행 상황 모니터링 및 관리용 보고서 생성

실행된 문서를 통제에서 제거합니다.

쌀. 2. 접수된 서류 처리 절차

조직이 받은 문서는 결국 사무실의 구조 단위인 원정대에 들어갑니다. 그곳에서 올바른 서신 전달 확인, 봉투 개봉, 첨부 파일 무결성 확인, 문서를 등록 및 비등록으로 예비 분류하는 등의 전달 처리를 거칩니다.

들어오는 문서를 등록한다는 것은 문서를 할당하여 문서를 받았다는 사실을 기록하는 것을 의미합니다. 일련번호입장하다 확립된 정보 o “등록 농장으로 보내주세요. 신문, 잡지, 개인 편지 및 검토를 위해 전송된 정보 및 참고 자료를 제외한 거의 모든 수신 서신을 등록하십시오. 인사말 카드즉, 많은 문서의 경우 등록 번호는 다음과 같습니다. 필수 필수사항. 항상 충족되어야 하는 요구 사항은 다음과 같습니다. 문서의 단일 등록 및 구조 단위 간의 이동에 대한 추가 설명.

수신된 대부분의 문서는 실행을 위해 주소가 지정되어야 합니다. 이 경우 문서를 전달하는 데는 계약자에게 직접 전달하거나 경영진에게 전달하는 두 가지 주요 경로가 있습니다.

접수 된 문서의 고려 결과에 따라 실행 절차 및 성격, 담당 집행자 및 실행 마감일에 대한 지침을 포함하여 결의안이 발행됩니다. 마감일은 표준(규정에 의해 설정) 또는 개별(관리자가 설정)일 수 있습니다. 일부 조직에서는 경영 결의안이 다음과 같이 공식화됩니다. 독립 문서- 과제.

검토된 문서는 사무실을 통해 결의에 따라 임명된 책임 집행자에게 전송됩니다. 즉, 결의와 함께 문서를 받은 부서, 부서 또는 부문의 책임자는 하위 직위의 집행자를 위한 명확한 결의안을 부과할 수 있습니다. 등 Kudryavtsev V.A. 문서 작업 조직. -M.: INFRA-M, 2000. -p. 68

일부 수신 문서의 실행 진행 상황(전체 수신 서신량의 약 10%)은 다음 사항에 따라 달라질 수 있습니다. 중앙 집중식 제어. 이는 문서 실행에 대해 관리자가 발행한 결의안이 사무실 직원에 의해 입력됨을 의미합니다. 등록 카드, 즉. 문서가 통제됩니다. 그런 다음 구조 단위에서 실행하는 동안 사무실 직원이 상황을 모니터링합니다. 경영진은 그로부터 다양한 사무실 보고서의 형태로 통제 문서 실행에 대한 정보를 받습니다.

문서가 실행되면 제어에서 제거됩니다. 문서 작업 결과에 대한 데이터와 문서가 배치된 사건 번호에 대한 링크가 등록 카드에 입력됩니다.

4. 나가는 문서 처리

발신 문서 처리 기술에는 다음과 같은 주요 절차가 포함됩니다(그림 3).

구조 단위의 초안 문서 개발

조직의 구조적 부서에서 초안 문서 조정

경영진의 문서 승인

문서 등록;

문서 처리를 전달합니다.

나가는 문서의 초안은 직접 실행자가 구조 단위로 준비합니다. 이렇게 준비된 프로젝트는 관련 구조 단위 책임자의 검토를 거쳐 다른 이해 관계 단위와 합의됩니다.

쌀. 3. 발송서류 처리절차

문서 승인은 친숙함을 의미합니다. 관심있는 사람문서의 내용과 승인 스탬프를 추가합니다. 필요한 모든 승인을 통과한 문서는 검토를 위해 경영진에 제출하기 위해 사무실로 전송됩니다.

들어오는 문서에 대응하여 준비된 나가는 문서 초안은 해당 들어오는 문서의 실행에 대한 결의안을 발행한 동일한 관리자가 검토합니다. 프로젝트가 제대로 작성되면 관리자의 서명을 받아 사무실로 반환됩니다.

조직에서 발생한 모든 문서는 문서에 책임자가 서명한 후 사무실에서 수행되는 필수 중앙 집중식 등록이 적용되며, 이는 전송되는 문서에 등록 번호를 할당할 때 나타납니다. Kudryavtsev V.A. 문서 작업 조직. -M.: INFRA-M, 2000. -p. 71

발신 문서 전달 처리에는 첨부 파일의 무결성 확인, 올바른 주소 지정, 봉투 포장 및 문서 발송이 포함됩니다.

5. 내부 문서 흐름

중앙 집중식 문서 흐름의 상당히 큰 계층은 소위 내부 문서로 구성됩니다. 여기에는 조직 내에서만 사용하도록 고안된 (ORD)가 포함됩니다. 이는 조직의 내부 활동, 회의록, 다양한 규제 문서(직무 설명, 구조 부문에 대한 규정 등)에 관한 경영진의 명령일 수 있습니다. 이 단계에서 사무실의 기능에는 다음과 같은 작업 수행이 포함됩니다(그림 4).

내부 문서 초안 준비

문서 승인 보장

성명;

문서 실행 제어

사용할 사본을 제출합니다.

쌀. 4. 내부문서 처리

내부 문서 초안은 조직의 구조적 부서나 관리 비서가 준비할 수 있습니다. 추가 처리 기술은 위에서 설명한 수신 문서 처리 기술과 완전히 유사합니다. 벨로프 A.A. 사무, 문서 흐름. - M .: Book World, 2004. - p. 48

6. 문서 보관 보관

문서 보관 저장 및 효과적인 사용을 구성하는 것은 문서 지원 서비스의 주요 업무 중 하나입니다. 조직의 아카이브 구조는 파일 명명법에 따라 구성됩니다. 이것은 독립적인 문서로, 그 준비는 복잡하고 다단계 작업입니다.

사건의 명명법은 임기가 시작되기 전에 매년 검토됩니다. 이를 컴파일할 때 이전 명명법의 구조와 조직의 기능에 대한 계획 내년. 각 구조 단위는 해당 부분을 준비한 다음 개별 부분을 공통 명명법으로 중앙에서 컴파일합니다. 초안 명명법은 조직장의 승인을 받아야합니다.

재임 기간 동안 서류 운영 작업완료된 것은 현재 명명법에 따라 파일에 보관됩니다. 이 경우 문서 작성 시 제공되지 않은 문서가 나타날 수 있습니다. 이런 일이 발생하면 새로운 제목이 포함된 케이스가 열리고 이에 대한 명칭이 기록됩니다. 또한 일년 내내 규정된 제목의 사건을 개시하는 문서가 하나도 나타나지 않을 가능성이 높습니다. 개봉된 각 케이스에 대해 명명법에 해당 메모가 작성됩니다.

조직 내 문서 보관 저장은 여러 단계로 수행될 수 있습니다. 구체적인 시간이는 구조 단위의 아카이브에 저장된 다음 조직의 아카이브로 전송됩니다. 그 후 일부 문서를 다음으로 전송해야 합니다. 상태 저장. Baranovsky V.P. 조직의 활동에 대한 문서 지원. - M .: Ekmos, 2000. - p. 49

러시아 사무에는 수세기의 역사, 국가적 특성으로 구별됩니다. 문서가 상주함 장수- 등록부터 보관, 파기까지. 그들과 함께 일하기 위한 규칙 특정 조직사무 시스템을 구성하고 있습니다. 세트입니다 일반 원칙그리고 특정 기술문서 처리. 그들의 형성은 많은 요인의 영향을 받아 발생합니다. 그 중 가장 중요한 것은 국가적, 특정 조직 내에서 발생한 기존 업무 전통뿐만 아니라 정부 기관의 다양한 규제 및 방법론 문서입니다.

결론

정보 전달자로서 문서는 필수 요소로 작용합니다. 내부 조직모든 기관, 기업, 회사는 해당 부분의 상호 작용을 보장합니다. 정보는 경영 결정을 내리는 기초이며, 실행의 증거이자 일반화의 출처이자 참조 및 검색 작업을 위한 자료입니다.

또한 많은 경우 법률 및 규정에 따라 문서화가 필수입니다. 정부가 통제하는, 그러므로 이는 법치와 통제를 강화하는 수단 중 하나입니다.

의사 결정 속도는 궁극적으로 문서 처리 및 이동의 명확성과 효율성에 따라 달라집니다. 따라서 합리적인 조직에서는 항상 문서 흐름, 특히 회계 분야에서 적시에 처리되지 않는 문서 흐름에 큰 관심을 기울입니다. 재정 서류부정적인 경제적 결과를 초래할 수 있습니다.

서지

1. 벨로프 A.A. 사무, 문서 흐름. -M .: 북 월드, 2004.

2. Baranovsky V.P. 조직의 활동에 대한 문서 지원. -M .: Ekmos, 2000.

3. 관리를 위한 문서 지원 국가 시스템: 기본 조항. -엠., 2001.

4. Kudryavtsev V.A. 문서 작업 조직. -M.: INFRA-M, 2000.

5. Ozhegov S.I. 및 Shvedova N.Yu. 러시아어 설명 사전. -엠., 1994.

6. Radchenko A.I. 국가 및 지방자치단체 관리의 기초. 로스토프나도누, 1999.

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